Manual de Organización y Funciones

Modelo Técnico - Financiero para Intermediario
Financiero Rural:
SOCIEDAD COOPERATIVA DE AHORRO Y
PRÉSTAMO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Proyecto: Cooperación Técnica ATN/ME-9118-ME
Apoyo a Intermediarios Financieros Rurales
México, Enero 2010
V - Ene. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD COOPERATIVA DE AHORRO Y PRÉSTAMO
Índice de Contenido
Pagina
Glosario de Abreviaturas ..................................................................................... 4
Introducción ........................................................................................................ 5
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
3.
Generalidades ........................................................................................ 6
Antecedentes de la Sociedad Cooperativa. ................................................... 6
Objetivo de la Cooperativa ......................................................................... 6
Misión, Visión y Valores de la Cooperativa. .................................................. 6
Base Legal ............................................................................................... 6
Alcance ................................................................................................... 6
Aprobación, Divulgación y Actualización ...................................................... 6
Estructura Orgánica ............................................................................... 7
Órgano de Gobierno. ................................................................................. 7
Órgano de Dirección.................................................................................. 7
Órgano de Control .................................................................................... 7
Órganos o Comisiones Especiales ............................................................... 7
Órgano Consultivo: ................................................................................... 7
Órgano de Asesoría ................................................................................... 8
Órganos de Línea...................................................................................... 8
Organigrama Estructural ....................................................................... 8
4.
4.1.
4.1.1.
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.3.
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.4.
4.4.1.
4.5.
4.5.1.
4.5.2.
4.6.
4.6.1.
4.6.1.1.
4.6.1.2.
4.6.1.3.
4.6.1.4.
4.6.1.5.
4.6.1.6.
4.6.1.7.
4.6.2.
4.6.2.1
4.6.2.2
Funciones y Descripción de los Órganos de la Cooperativa. ................. 11
Órgano de Gobierno .................................................................................11
Asamblea General ....................................................................................11
Órgano de Dirección.................................................................................12
Consejo de Administración ........................................................................12
Gerencia General .....................................................................................15
Secretaría de Gerencia .............................................................................19
Órgano de Control ...................................................................................20
Consejo de Vigilancia ...............................................................................20
Auditoria Interna .....................................................................................20
Asistente de Auditoría ..............................................................................22
Órgano Consultivo ...................................................................................22
Unidad de Riesgos ...................................................................................22
Órgano de Asesoría ..................................................................................24
Asesoría Legal .........................................................................................24
Área de Marketing e Imagen Institucional ...................................................26
Órganos de Línea.....................................................................................28
Área de Administración.............................................................................28
Contabilidad ............................................................................................29
Asistente de Contabilidad .........................................................................31
Auxiliar de Contabilidad ............................................................................32
Personal y Logística .................................................................................33
Asistente de Personal y Logística ...............................................................36
Auxiliar de Almacén y Archivo. ..................................................................38
Asistente de Seguridad. ............................................................................39
Área de Sistema ......................................................................................41
Asistente de Sistema................................................................................43
Auxiliar de Sistema (Hardware) .................................................................44
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Vigencia: Indefinida
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Actualización: Julio 2011
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4.6.2.3.
4.6.3.
4.6.3.1.
4.6.3.2.
4.6.3.3.
4.6.3.4.
4.6.3.5.
4.6.3.6.
4.6.4.7.
4.6.5.
4.6.5.1.
4.6.5.2.
4.6.5.3.
4.6.5.4.
4.6.5.5.
4.6.5.6.
Auxiliar de Sistema (Software) ..................................................................46
Captaciones y Finanzas ............................................................................47
Gerente de Captaciones y Finanzas ............................................................47
Encargado de Captaciones y Operaciones ...................................................48
Cajero o Guardavalor General/Tesorero ......................................................51
Asistente de Caja General .........................................................................53
Auxiliar de Operaciones/Cajero o Guardavalor .............................................54
Administrador de Agencia .........................................................................56
Auxiliar de Administrativo de Agencia/Sucursal............................................61
Área de Crédito .......................................................................................63
Gerente de Crédito ..................................................................................63
Coordinador de Crédito.............................................................................66
Analista de Crédito ..................................................................................69
Auxiliar de Crédito ...................................................................................72
Encargado de Recuperaciones ...................................................................74
Auxiliar de Recuperaciones .......................................................................76
ANEXOS
Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación ............................................................79
Anexo 2: Glosario de Términos................................................................................80
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Vigencia: Indefinida
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Glosario de Abreviaturas
SCAP:
Sociedad Cooperativa de Ahorro y Préstamo
LGSC:
Ley General de Sociedades Cooperativas
CNBV:
Comisión Nacional Bancaria y de Valores
LRASCAP:
Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y
Préstamo
MOF:
Manual de Organización y Funciones
LGISM:
Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros
CUACP:
Circular Única de Ahorro y Crédito Popular
LGTOC:
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito
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Introducción
El presente Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado a fin de propiciar que los
ejecutivos de la Sociedad Cooperativa, interactúen en el marco de las Normas, Políticas,
Procedimientos y Reglamentos vigentes.
En este sentido, el presente Manual tiene como objetivo básico normar la estructura interna
de la Cooperativa, así como el ordenamiento y sistematización de las funciones y
responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura organizativa y
está orientado a constituirse en un instrumento útil y dinámico para la gestión exitosa.
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1.
Generalidades
1.1.
Antecedentes de la Sociedad Cooperativa.
[Incorporar Descripción de origen, evolución y cambios significativos]
1.2.
Objetivo de la Cooperativa
La Sociedad Cooperativa de Ahorro y Préstamo tiene como objetivos:

[Citar los objetivos de la Sociedad Cooperativa].
La estructura orgánica de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Préstamo debe apoyar el
logro de estos objetivos. Para ello es indispensable asegurar que todos los niveles
jerárquicos actúen con rapidez en la toma de decisiones y en el otorgamiento de los
servicios financieros.
1.3.
Misión, Visión y Valores de la Cooperativa.
Misión: [Incorporar Misión en caso que la cooperativa ya lo tenga definido o definirlo con el
nivel superior]
Visión: [Incorporar Visión en caso que la cooperativa ya lo tenga definido o definirlo con el
nivel superior].
Valores: [Incorporar la declaración de Valores de la cooperativa o definirlo con el nivel
superior].
1.4.
Marco Legal
La Sociedad Cooperativa de Ahorro y Préstamo se rige por las siguientes disposiciones
legales:

Acta Constitutiva de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Préstamo

Ley General de Sociedades Cooperativas.

Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo.

Ley General de Sociedades Mercantiles

Código de Comercio

Código Civil Federal

Disposiciones de Carácter General emitidas por la C.N.B.V [Citar las resoluciones].
1.5.
Alcance
El Manual de Organización y Funciones rige a todos los empleados, funcionarios y miembros
que integran la estructura organizacional de la Cooperativa de Ahorro y Préstamo, quienes
deben familiarizarse con su contenido, deberá ser de conocimiento y cumplimiento de todos.
1.6.
Aprobación, Divulgación y Actualización
El presente Manual deberá ser aprobado por el Consejo de Administración y en caso de
presentarse la necesidad de insertar modificaciones sustanciales, éstas podrán ser sugeridas
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por la Gerencia. La Gerencia en coordinación con el área de Recursos Humanos de la
cooperativa dará a conocer al Consejo de Administración las modificaciones necesarias, las
mismas serán incluidas en el Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación, que se adjunta al
presente.
2.
Estructura Orgánica
A continuación se procede a detallar la estructura orgánica de la Cooperativa de conformidad
con el organigrama estructural propuesto.
2.1.
•
Órgano de Gobierno.
Asamblea de General: Es la autoridad suprema, y sus acuerdos obligan a todos los
socios, presentes o ausentes, siempre que se haya procedido conforme a las bases
constitutivas, a la Ley General de Sociedades Cooperativas y a las bases constitutivas.
2.2.
Órgano de Dirección
•
El Consejo de Administración: Es el órgano ejecutivo de la Asamblea General y tendrá
la representación de la Sociedad Cooperativa y la firma social, pudiendo designar de
entre los socios o personas no asociadas, uno o más gerentes con la facultad de
representación que se les asigne, así como uno o más comisionados que se encarguen de
administrar las secciones especiales.
•
Gerencia General: Es la máxima autoridad ejecutiva de la Cooperativa, ejerce su
representación legal y su propósito es conducir a la institución hacia el logro de los
objetivos propuestos por el Consejo de Administración. Como función principal tiene el de
dirigir todas las actividades que realiza la cooperativa, tomar las decisiones sobre las
operaciones, evaluar los resultados de lo realizado y tomar medidas correctivas de ser
necesario.
2.3.
Órgano de Control
•
Consejo de Vigilancia: El Consejo de Vigilancia ejercerá la supervisión de todas las
actividades de la sociedad y tiene derecho de veto para que el Consejo de Administración
reconsidere las resoluciones objetadas, por tanto, toda la resolución del Consejo de
Administración debe ser comunicada por escrito al consejo de vigilancia.
•
Auditoría Interna: es el órgano de control interno cuya labor fundamental constituye la
evaluación permanente del funcionamiento del sistema de control interno, planea y
ejecuta las acciones de control necesarias para verificar el empleo correcto y oportuno de
los recursos humanos, materiales y financieros de la cooperativa, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes, así como los
resultados de la gestión y ejecución de los planes y programas en relación con los
objetivos y metas trazados.
2.4.

Se permite a las Sociedades Cooperativas tantas comisiones como sean necesarias para
atender mejor la administración y vigilancia de la sociedad.
2.5.
•
Órganos o Comisiones Especiales
Órgano Consultivo:
Unidad de Riesgos: Es el órgano encargado de la administración de los riesgos de todo
tipo a los que se enfrenta la cooperativa, su finalidad es implementar el sistema de
control de riesgos que permita identificar, medir, prevenir, controlar y reportar los
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riesgos operativos que enfrenta la empresa, ya sean estos riesgos ante la posibilidad de
pérdidas financieras, por deficiencias o fallas en procesos internos, en la tecnología de
información, en las personas o por ocurrencia de eventos externos adversos.
2.6.
Órgano de Asesoría
•
Área de Asesoría Legal: Es el órgano de asesoramiento en materia legal y normativa a
la alta dirección y a las demás áreas de la cooperativa, presta asesoramiento jurídico
integral en todo tipo de materia legal ya sea civil, mercantil, comercial, penal, laboral,
administrativa y en general, en todos los aspectos relacionados con el desarrollo de las
actividades de la cooperativa. La asesoría legal puede ser interna, personal permanente
de la Sociedad Cooperativa o externa con la contratación de un profesional según los
requerimientos de la sociedad.
•
Área de Marketing e Imagen Institucional: Es el área que asesora a toda la
cooperativa y especialmente a la alta dirección en todas las actividades referidas a
Marketing y a la promoción de la Imagen Institucional, en general realiza todas las
actividades que mejoren los resultados de mercadeo, colocación de productos y servicios
que ofrece la institución, y todo lo relacionado a mantener y mejorar la imagen de la
cooperativa. El personal de marketing puede ser personal permanente de la Sociedad
Cooperativa o un profesional contratado según los requerimientos.
2.7.
Órganos de Línea
•
Gerencia de Administración: Soporta las actividades en general de todas las áreas,
supervisa y gestiona las actividades administrativas y operativas de la entidad, tales
como las Áreas de Personal, Logística, Contabilidad y Sistemas.
•
Gerencia de Crédito Involucra las actividades de negocios de la cooperativa entidad
relacionadas con la administración, evaluación, aprobación y desembolso de crédito
solicitados por los socios/clientes, el manejo de los empleados de las áreas a su cargo.
Están consideradas en esta gerencia, las Áreas de Crédito y el Departamento de
Recuperaciones.
•
Gerencia de Captación y Finanzas: Involucra las actividades operativas de la
cooperativa relacionadas con las operaciones financieras, administración de fondos,
operaciones de ahorros y las actividades de atención a clientes. Están consideradas en
esta gerencia las Áreas de Operaciones, Tesorería y Caja General.
3.
Organigrama Estructural
El organigrama que se plasma a continuación recoge, gráficamente la estructura
organizativa diseñada para las Sociedades Cooperativa de Ahorro y Préstamo donde se
contempla la estructura de la casa Matriz y la Casa Central u Oficina Principal. En él se
identifican las diferentes unidades que se acuerdo al tamaño de la entidad se deberán
realizar las adecuaciones necesarias.
Se presentan dos propuestas de estructura orgánica la primera correspondería a una
Sociedad Cooperativa grande y la segunda correspondería a una estructura básica para una
Sociedad Cooperativa pequeña.
Secuencialmente se desglosa la estructura de la Agencia o Sucursal detallando cada una de
las áreas que las integran, al igual que la estructura general antes mencionada la misma
deberá ir adoptando las diferentes formas de la sucursal o agencia.
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Estructura Orgánica Completa de una SCAP Grande
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE VIGILANCIA
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
AUDITOR INTERNO
GERENTE GENERAL
SECRETARIA DE GERENCIA
ASESORÍA LEGAL
UNIDAD DE RIESGOS
MARKETING E IMAGEN
INSTITUCIONAL
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
CONTADOR GENERAL
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
GERENCIA DE CRÉDITO
GERENCIA DE CAPTACIONES Y
FINANZAS
ENCARGADO DE CAPTACIONES Y
OPERACIONES
ADMINISTRADOR DE
AGENCIA
CAJERO GENERAL/TESORERO
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
RECUPERACIONES
AUXILIAR DE RECUPERACIONES
COORDINADOR DE CRÉDITO
ENCARGADO DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
ASISTENTE DE CAJA GENERAL
ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGÍSTICA
AUXILIAR DE
OPERACIONES/CAJERO
AUXILIAR DE ALMACÉN Y ARCHIVO
ANALISTA DE CRÉDITO
AUXILIAR DE CRÉDITO
ASISTENTE DE SEGURIDAD
JEFE DE SISTEMAS
ASISTENTE DE SISTEMAS
Estructura Orgánica de Agencia o Sucursal
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Estructura Orgánica Completa de una SCAP Pequeña
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4.
Funciones y Descripción de los Órganos de la Sociedad Cooperativa de
Ahorro y Préstamo.
A continuación se describen las funciones de cada uno de los órganos que componen la
estructura organizativa de la cooperativa:
4.1.
Órgano de Gobierno
4.1.1. Asamblea General
Órgano:
Asamblea General
Designado por:
Los Socios de la Cooperativa
Objetivo del Puesto
La asamblea General de Socios o Cooperativistas es el máximo órgano de gobierno de la
Cooperativa y al pertenecer a la alta dirección de la institución las decisiones que toman son
estratégicas y corporativas. Nombra a los responsables del Consejo de Administración y
Consejo de Vigilancia delegándoles facultades y obligaciones, sobre los asuntos de mayor
trascendencia y tomar decisiones para que la Sociedad opere con base a lo establecido en la
Ley General de Sociedades Cooperativas, en la Ley para Regular las Actividades de las
Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo, las Disposiciones de Carácter General para
las Sociedades de Ahorro y Préstamo emitidas por la CNBV (la CUACP), Estatutos Sociales y
Reglas de Operación.
Funciones
I.- Aceptación, exclusión y separación voluntaria de socios;
II.- Modificación de las bases constitutivas;
III.- Aprobación de sistemas y planes de producción, trabajo, distribución, ventas y
financiamiento;
IV.- Aumento o disminución del patrimonio y capital social;
V.- Nombramiento y remoción, con motivo justificado, de los miembros del Consejo de
Administración y de Vigilancia; de las comisiones especiales y de los especialistas
contratados;
VI.- Examen del sistema contable interno;
VII.- Informes de los consejos y de las mayorías calificadas para los acuerdos que se tomen
sobre otros asuntos;
VIII.- Responsabilidad de los miembros de los consejos y de las comisiones, para el efecto
de pedir la aplicación de las sanciones en que incurran, o efectuar la denuncia o querella
correspondiente;
IX.- Aplicación de sanciones disciplinarias a socios;
X.- Reparto de rendimientos, excedentes y percepción de anticipos entre socios, y
XI.- Aprobación de las medidas de tipo ecológico que se propongan.
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Los acuerdos sobre los asuntos arriba señalados, deberán tomarse por mayoría de votos en
la Asamblea General.
En las bases constitutivas se podrán establecer los asuntos en que se requiera una mayoría
calificada.
A las Asambleas deberá acudir con voz pero sin voto un representante de la Federación que
la supervise de manera auxiliar.
Será nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo
las sanas prácticas o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como propósito
provocar un deterioro en la condición financiera de la SCAP.
Las SCAP a través de su asamblea, podrán designar consejeros independientes para que
participen en los trabajos del consejo de administración, en igualdad de circunstancias que el
resto de los consejeros.
Se entenderá por consejero independiente a la persona que sea ajena a la administración de
la SCAP, y que reúna los requisitos y condiciones que determine la Comisión, mediante
disposiciones de carácter general.
La Comisión, mediante disposiciones de carácter general, determinará los casos en los que
las Entidades, atendiendo a su Nivel de Operaciones, deberán contar con al menos un
Consejero independiente.
4.2.
Órgano de Dirección
4.2.1. Consejo de Administración
Órgano:
Consejo de Administración
Designado por:
Asamblea General de Socios o Cooperativistas
Línea de Autoridad:
Gerente General
Objetivo del Puesto
El Consejo de Administración es el órgano encargado de determinar los lineamientos de la
política general de la Cooperativa, así como de supervisar su implementación.
Funciones Específicas
1. El Consejo de Administración ejerce la representación institucional de la Cooperativa.
Está encargado de formular y/o aprobar los lineamientos de la política general de la
institución, así como, supervisar su ejecución.
2. Fijar los objetivos de política general y plan anual de gestión de la Cooperativa de Ahorro
y Préstamo.
3. Vigilar las actividades del Gerente General y conocer sobre los resultados periódicos de la
institución, pudiendo para el efecto recabar de la misma, cualquier información que
estime conveniente;
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4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la Asamblea
General.
5. Elaborar propuestas de modificación del estatuto de la Cooperativa y elevarlo a la
Asamblea General para su aprobación, previo análisis.
6. Aprobar el Manual de Organización, Funciones de la Cooperativa de Ahorro y Préstamo.
7. Aprobar los Manuales de Procedimientos de la Cooperativa.
8. Supervisar la gestión administrativa, económica y financiera de la Cooperativa.
9. Aprobar la Memoria Anual, así como el Balance y el Estado de Ganancias y Pérdidas y la
capitalización de utilidades mensuales.
10. Aprobar las Políticas de los tipos de créditos que vaya a desarrollar la Cooperativa.
11. Elegir periódicamente a su Presidente y Vicepresidente;
12. Velar por el cumplimiento de las limitaciones a que están sujetas las operaciones de la
Cooperativa, de acuerdo con la ley;
13. Elegir o remover Al Gerente General, previo el cumplimiento de los procedimientos
legales vigentes.
14. Asignar a los Gerentes sus respectivas áreas de mando, a propuesta de estos, sobre los
Departamentos, Secciones, Agencias, para un cabal cumplimiento de los objetivos, así
como para adquirir un nivel adecuado de especialización.
15. Supervisar y controlar la correcta aplicación de los recursos de la Cooperativa.
16. Aprobar los presupuestos de la Cooperativa. así como sus modificaciones;
17. Aprobar los reglamentos que fueran necesarios para la mejor marcha operativa de la
Cooperativa.
18. Decidir sobre las transacciones de inmuebles destinados a servir como locales de la
Cooperativa, así como el establecimiento de agencias
19. Otorgar los poderes que juzgue necesarios;
20. Conceder licencias a los miembros del Consejo de Administración y al Gerente General;
21. Aprobar los aumentos de capital;
22. Declarar la vacante de miembros del Consejo de Administración;
23. Aprobar las políticas de los programas de crédito que vaya a desarrollar la Cooperativa;
24. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por el Gerente General;
25. Designar en su caso, el miembro del Consejo de Administración que representará a la
Cooperativa en la Federación.
26. Redactar el Reglamento de Sesiones de las Asambleas Generales de Delegados.
27. Aprobar la remuneración del Gerente General, del Auditor Interno, así como la política
global de remuneraciones.
28. Las demás que le señala el Estatuto y las normas aplicadas a la Cooperativa.
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Responsabilidades
1. La determinación de los lineamientos de la política general y la supervisión de la gestión
económica, financiera y administrativa de la SCAP.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría Interna y sus modificaciones.
3. Estudiar y aprobar las respuestas a los informes de auditoría e inspección practicados a
la Cooperativa, por Auditoria Interna, Auditores Externos, Comisión Nacional Bancaria y
de Valores, o el Comité de Supervisión Auxiliar.
Atribuciones
1. El Presidente del Consejo de Administración, conjuntamente con otro integrante del
Consejo de Administración, el Gerente General y el Contador firmarán el Balance y los
Estados Financieros de la Cooperativa.
2. El Consejo de Administración recibirá de la Gerencia informes debidamente sustentados
de los créditos de montos mayores que requieran de dicho nivel para su aprobación.
3. Convocar a Asamblea General Ordinaria, cuando menos una vez al año y dentro de los
primeros noventa días del año.
4. El Presidente del Consejo de Administración tiene las siguientes atribuciones:
-
Dirimir las votaciones del Consejo de Administración, en caso de empate
-
Ejercer las atribuciones que le encomienda el Consejo de Administración.
-
Asistir a las Asambleas Generales de la Federación a la que pertenezca la
Cooperativa.
-
Ejercer la representación institucional de la Cooperativa.
-
Convocar a las sesiones ordinarias del Consejo de Administración.
-
Presidir las sesiones del Consejo de Administración.
-
No tiene funciones ejecutivas.
Requisitos
Los consejeros de la SCAP deberán reunir los requisitos siguientes:
I. Acreditar conocimientos y experiencia en materia financiera y administrativa;
II. No tener alguno de los impedimentos señalados en el artículo siguiente, y
III. Los demás que la Ley de Sociedades Cooperativas, la LRASCAP, la Asamblea o los
Estatutos o Bases Constitutivas de la SCAP determinen.
En ningún caso podrán ser consejeros de la SCAP:
I. Las personas que desempeñen simultáneamente otro cargo en la SCAP de que se trate,
así como en otras Entidades;
II. Las personas inhabilitadas para ejercer el comercio;
III. Las personas sentenciadas por delitos intencionales patrimoniales;
IV. Las personas que tengan litigio pendiente con la SCAP;
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V. Las personas que hayan sido inhabilitadas para ejercer cualquier cargo, comisión o
empleo en el Servicio Público Federal, Estatal o Municipal, en el Sistema Financiero
Mexicano, en el Sistema de Ahorro y Crédito Popular o conforme a la LRASCAP;
VI. El cónyuge o las personas que tengan parentesco por consanguinidad hasta el primer
grado, afinidad hasta el segundo grado, o civil con el Director o Gerente General de la
Entidad, o con alguno de los miembros del Consejo de Vigilancia o Comisario de la misma;
VII. Cualquier persona que celebre con la SCAP, directa o indirectamente, contratos de
obras, servicios, suministros o cualquier otro de naturaleza análoga, o que participen en
empresas con las que la Entidad, celebre cualquiera de los actos antes señalados, y
VIII. Cualquier persona que desempeñe un cargo público de elección popular o de dirigencia
partidista.
Los mismos impedimentos se aplicarán, cuando corresponda, a los casos de Federaciones y
Confederaciones.
La Comisión, atendiendo a las circunstancias del caso, podrá exceptuar a las SCAP del Nivel
de Operaciones I, de cumplir con el requisito señalado en la fracción VIII anterior, por lo que
se refiere al desempeño de un cargo público.
4.2.2. Gerencia General
Cargo:
Gerente General
Designado por:
Consejo de Administración
Depende de:
Consejo de Administración
Línea de Autoridad:
Todas las áreas de la cooperativa
Objetivo
El Gerente General asume la representación legal de la COOPERATIVA. Es responsable de
planear y coordinar las actividades administrativas, operativas, financieras y crediticias de la
Sociedad Cooperativa. Así como de resolver los asuntos que requieren su intervención de
acuerdo con las facultades delegadas.
Funciones
1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de
la Sociedad Cooperativa se desarrollen de acuerdo con las políticas y planes aprobados
por el Consejo de Administración.
2. Velar por el cumplimiento de la Ley SCAP, del Estatuto Social, de los Manuales,
Reglamentos y Políticas de la Institución y demás disposiciones que afecten a la Sociedad
Cooperativa de Ahorro y Préstamo;
3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administración.
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4. Formular y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación los Reglamentos,
Manuales y disposiciones internas que regulen el funcionamiento de la Sociedad
Cooperativa y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus actividades.
5. Proponer al Consejo de Administración las modificaciones en la organización de la
Sociedad Cooperativa.
6. Diseñar y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, la implementación
de nuevas modalidades de ahorros, créditos y servicios financieros, así como de
introducir mejoras a los servicios y productos financieros existentes.
7. Elaborar y someter al Consejo de Administración, para su aprobación los presupuestos y
metas a corto, mediano y largo plazo.
8. Informar periódicamente y asesorar al Consejo de Administración sobre la gestión
económico-financiera y administrativa de la Sociedad Cooperativa. Para ello debe
presentar periódicamente análisis de liquidez, rentabilidad, morosidad e informes sobre
evaluación de la ejecución del Programa Anual de Operaciones: Plan de Captaciones de
Depósitos, de Colocaciones, del Presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversiones, así como
del Flujo de Caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el desempeño
y los resultados tengan lugar de acuerdo con los planes.
9. Preparar informes periódicos para el Consejo de Administración, y para la Asamblea
General sobre la situación patrimonial y financiera de la Sociedad Cooperativa.
10. Presentar oportunamente al Consejo de Administración
correspondientes a cada período o ejercicio económico.
los
Estados
Financieros
11. Preparar la Memoria Anual.
12. Presentar a las instituciones de supervisión, control y regulación monetaria, la
documentación e informes que le sean requeridos, en concordancia con las normas
legales vigentes.
13. Contratar y/o nombrar al personal de acuerdo con la política establecida. La contratación
de personal se hará previa selección por concurso de méritos, mediante convocatoria
pública y en casos excepcionales; como de contratar personal experimentado o
especializado dará cuenta al Consejo de Administración.
14. Nombrar o contratar a los empleados de acuerdo con los resultados de concurso, dando
cuenta al Consejo de Administración y fijando sus remuneraciones en concordancia con
la evaluación y política de remuneraciones.
15. Proponer al Consejo de Administración aumentó de sueldos para los Gerentes o Jefes de
Área, Administradores de Agencia y Auditor Interno.
16. Fijar la remuneración de empleados y funcionarios no comprendidos en el punto anterior,
previa evaluación y de acuerdo con la política de remuneraciones.
17. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.
18. Velar por la suficiencia de la cobertura de seguros y de las medidas generales de
seguridad para proteger a las personas, valores y bienes patrimoniales de la institución,
de socios y terceros dejados en garantía o en custodia.
19. Determinar la aplicación de los recursos financieros en las operaciones activas más
convenientes para la institución.
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20. Decidir sobre las inversiones en el sistema financiero de los excedentes de fondos
disponibles que no pueden ser destinados a las colocaciones y vigilar sobre la
rentabilidad de dichas operaciones.
21. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación, así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
contraídas.
22. Conformar el Comité de Crédito (de acuerdo a los niveles de aprobación de las
operaciones de crédito establecido en el Manual de Crédito) de la SCAP y autorizar los
créditos solicitados por los socios, en el marco de las normas establecidas para tal fin y
dentro de los límites establecidos por el Consejo de Administración.
23. Revisar la evaluación y calificación de la cartera de colocaciones, determinando el nivel
de provisiones.
24. Suscribir los Estados Financieros, conjuntamente con los directores y el contador de la
Cooperativa.
25. Asistir a las sesiones de Consejo de Administración de la Cooperativa con voz pero sin
voto y redactar las actas.
26. Asumir en forma individual la responsabilidad de la planificación, dirección, ejecución y
control del área de mando (Departamentos, Secciones) directa e indirecta, que le haya
sido delegada.
27. Cumplir con las demás funciones que le señale el Consejo de Administración y las
disposiciones legales vigentes.
Responsabilidades
1. El cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas, así como de la buena marcha
económica, financiera y administrativa de la Sociedad Cooperativa.
2. Resolver en forma óptima el conflicto de objetivos internos de: rentabilidad versus
liquidez.
3. Adoptar medidas de control que garanticen una eficiente operatividad institucional.
4. Mantener y mejorar la buena imagen de la Sociedad Cooperativa ante sus socios,
acreedores y su comunidad.
5. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los
bienes y valores de la Cooperativa de los socios y de terceros dejadas en garantía o en
custodia.
6. Mantener el patrimonio de la Cooperativa en términos reales.
Atribuciones
1. Adoptar políticas internas que permitan el logro de los objetivos institucionales.
2. Administrar el buen uso y empleo de los recursos financieros, bienes, materiales y de
personal de la SCAP, observando que su aplicación sea exclusivamente para alcanzar
sus objetivos.
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3. Abrir, transferir, cancelar, afectar y levantar observaciones o imposiciones de cuentas
bancarias, cuentas corrientes, cuentas de ahorros, cuentas a plazo, certificados bancarios
y otros valores.
4. Firmar, endosar y cobrar cheques.
5. Endosar cheques a favor de terceros.
6. Con la Autorización del Consejo de Administración y en forma mancomunada con un
Consejero abrir cuentas bancarias de: cheques, cuentas de ahorro, contratos a plazo fijo,
certificados de depósito y otros valores. Contratos de Inversión en Casas de Bolsa,
Operadoras de Fondos y Fondos de Inversión.
7. Contratar el personal necesario de acuerdo con el cuadro de asignación de personal
aprobado por el Consejo de Administración.
8. Cobrar y otorgar recibos y cancelaciones.
9. Suscribir vales, pagarés, endosarlos, avalarlos y descontarlos.
10. Endosar Pólizas de Seguros.
11. Celebrar contratos para créditos en cuenta corriente, crédito documentario y otros
créditos.
12. Firmar pagarés y otros valores.
13. Depositar valores en custodia y retirarlos.
14. Solicitar fianzas.
15. Dar y tomar bienes muebles e inmuebles en arriendo.
16. Alquilar Cajas de Seguridad, abrirlas y cerrarlas.
17. Suscribir contratos de crédito y elevarlos a escritura pública cuando se otorguen a los
acreditados con garantía hipotecaria a favor de la SCAP para garantizar los créditos
otorgados.
18. Autorizar gastos por servicios generales y administrativos, así como la adquisición de
bienes y servicios de acuerdo con el presupuesto aprobado por el Consejo de
Administración y de conformidad con las normas vigentes.
19. Representar a la Cooperativa en todos los actos civiles, comerciales, judiciales,
administrativos y laborales, con las facultades generales del mandato.
El gerente general, deberá reunir los requisitos siguientes:
1. Tener conocimientos y experiencia de por lo menos tres años en materia financiera y
administrativa, en cuyo caso, deberán acreditar conocimientos en materia financiera y
administrativa a satisfacción de la Federación;
2. Los demás que la Ley, la Asamblea o los Estatutos o bases constitutivas de la Entidad
determinen.
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4.2.3. Secretaría de Gerencia
Cargo:
Secretaría de Gerencia
Depende de:
Gerencia General
Coordinaciones para Gerencia: Con todas las áreas de la Sociedad Cooperativa
Funciones Específicas
1. Atender y brindar información a funcionarios, empleados y público que la soliciten, en
concordancia con la política de información de la Sociedad Cooperativa; para tal efecto
deberá informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.
2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia interna y
externa que ingresa a la Cooperativa.
3. Preparar correspondencia, elevarla a la Gerencia General para su aprobación, distribución
y/o envío.
4. Prestar apoyo secretarial y documentario a los distintos órganos de la Sociedad
Cooperativa que requieran su servicio.
5. Archivar la correspondencia, así como la documentación originada por las sesiones del
Consejo de Administración y Gerencia General.
6. Archivar las disposiciones legales relacionadas con las actividades bancarias.
7. Llevar libros de Actas, Reglamentos, políticas y normas internas y libro de tarifas
aprobadas por el Consejo de Administración de la Cooperativa.
8. Efectuar y atender las llamadas telefónicas locales y a larga distancia.
9. Tomar dictados, preparar correspondencia y documentos que se le encomienden.
10. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.
11. Controlar el uso de los teléfonos de la Institución, de acuerdo con las disposiciones
emitidas por Gerencia General.
12. Cumplir con las demás funciones que le encomiende Gerencia General.
Responsabilidades
1. Guardar confidencia de los acuerdos del Consejo de Administración, decisiones de
Gerencia, documentos e informaciones que requieran este tratamiento.
2. Velar por el adecuado control y organización del archivo a su cargo.
3. Velar por la oportuna y envío de información oficial y autorizada por el Gerente General.
4. Velar por el mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes, equipos y materiales
a su cargo.
Atribuciones
1. Atender a los miembros del Consejo de Administración y Gerentes en sus sesiones.
2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.
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3. Establecer un sistema de archivo adecuado.
4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.
5. Realizar los pedidos de útiles y formularios impresos para uso del Gerente General.
4.3.
Órgano de Control
4.3.1. Consejo de Vigilancia
Órgano:
Consejo de Vigilancia
Designado por:
Asamblea General
Línea de Coordinación:
Consejo de Administración y Gerente General
Línea de Autoridad:
Auditor Interno
Objetivo
El Consejo de Vigilancia es el órgano encargado de determinar los lineamientos de la política
de control y fiscalización de la SCAP, así como de supervisar su implementación.
El Consejo de Vigilancia ejercerá la supervisión de todas las actividades de la Sociedad
Cooperativa y tendrá el derecho de veto para el solo objeto de que el Consejo de
Administración reconsidere las resoluciones vetadas. El derecho de veto deberá ejercitarse
ante el presidente del Consejo de Administración, en forma verbal e implementarse
inmediatamente por escrito dentro de las 48 horas siguientes a la resolución de que se trate.
Si fuera necesario, en los términos de esta Ley y de su reglamento interno, se convocará
dentro de los 30 días siguientes, a una Asamblea General extraordinaria para que se avoque
a resolver el conflicto. Artículo 46 de la LGSC.
4.3.2. Auditoría Interna
Órgano:
Auditoría Interna
Cargo:
Auditor Interno
Designado:
Consejo de Vigilancia
Depende de:
Consejo de Vigilancia
Línea de Autoridad:
Asistente de Auditoría
Funciones
1. Elaborar el Plan Anual de Auditoría según las normas emitidas por los entes rectores y de
acuerdo con las necesidades de la Sociedad Cooperativa;
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2. Elevar el Plan Anual de Auditoria al Comité de Auditoría (si corresponde) y Consejo de
Vigilancia para su aprobación y luego al Consejo de Administración para que presupueste
su ejecución y posterior a ello, a los entes de control y supervisión.
3. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a
pedido expreso del Consejo de Vigilancia, Consejo de Administración o a solicitud del
Gerente General, previa aprobación del Consejo de Administración cuando así lo amerite.
4. Elaborar el memorando de Planificación y Programas de Trabajo para cada acción de
control.
5. Supervisar la ejecución de los programas de trabajo por parte del equipo de auditoría.
6. Consolidar los hallazgos de auditoría y remitirlos a las personas comprendidas en ellos.
7. Evaluar los descargos recibidos de las personas comunicadas.
8. Elaborar el Informe de Auditoría y elevarlo al Consejo de Vigilancia y luego
simultáneamente al Consejo de Administración, con copia para el Gerente General.
9. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditoria e informar
al Consejo de vigilancia para que lo presente al Consejo de Administración y Consejo de
Vigilancia en forma simultánea.
10. Evaluar el seguimiento a la implantación de las recomendaciones formuladas por
Auditoría Externa, Federación y Auditoría Interna.
11. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente
referenciados y archivados y contengan la información mínima.
codificados
y
12. Revisar periódicamente el MOF de Auditoría Interna y Proponer su actualización al
Comité de Auditoría (si corresponde) y los Consejos de Administración y Vigilancia.
13. Actuar a solicitud del Consejo de Administración como coordinador en el proceso de
designación de Sociedades de Auditoría Externa y formar parte de la comisión de cautela.
Durante la ejecución de su trabajo.
14. Participar en las reuniones de Consejo de Vigilancia y de Administración en calidad de
invitado.
15. Coordinar permanentemente el trabajo con la Unidad de Riesgos.
16. Comunicar de manera inmediata el informe sobre hechos significativos al Consejo de
Vigilancia para que luego lo remita simultáneamente al Consejo de Administración y
Consejo de Vigilancia.
17. Verificar la eficacia de los controles internos implementados para una operación o
producto en la etapa previa a su lanzamiento.
18. Proponer de acuerdo con las necesidades, el Personal, recursos técnicos, logísticos y de
capacitación de acuerdo con la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y
riesgos que enfrenta la Sociedad Cooperativa velando por el fortalecimiento de la Oficina
de Auditoría Interna.
19. Efectuar arqueos e inventarios de manera sorpresiva tanto en la oficina principal como
en Agencias.
20. Participar como veedor en el proceso de licitación y concursos públicos.
21. Realizar otras funciones inherentes a su cargo.
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4.3.3. Asistente de Auditoría
Cargo:
Asistente de Auditoría
Depende de:
Jefe de Auditoría Interna
Funciones
1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Auditor Interno.
2. Comunicar al Auditor Interna los resultados de la aplicación de los programas de trabajo,
elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditoria, sugiriendo las recomendaciones.
3. Apoyar en la realización de arqueos e inventarios.
4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada
5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento
6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo.
7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina.
8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente. Realizar otras funciones
inherentes a su cargo, por delegación del Auditor Interno.
4.4.
Órgano Consultivo
4.4.1. Unidad de Riesgos
Unidad:
Riesgos
Cargo:
Jefe de Unidad de Riesgos
Depende de:
Gerencia General
Línea de Coordinación:
Gerentes de Áreas
Jefes de Departamentos
Administrador de Agencia
Línea de Autoridad:
Ninguna
Funciones
1. Elaborar un diagnóstico trimestral sobre el comportamiento económico financiero del
país, con énfasis en los mercados donde opera la Sociedad Cooperativa.
2. Realizar estudios de mercado para conocer la competencia y las necesidades del socio.
2. Elaborar informes sobre los sectores económicos de los mercados en donde funciona la
Cooperativa.
3. Elaborar informes sobre la capacidad de ahorro de los mercados en donde funciona la
Cooperativa.
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4. Coordinar con Cajero o Guardavalor general los requerimientos mínimos de liquidez
elaborando para ello, el reporte de tesorería y posición diaria y mensual de liquidez.
5. Coordinar con jefes de sistemas el envío y la recepción del informe crediticio confidencial
6. Evaluar e informar sobre posibles fluctuaciones del tipo de cambio.
7. Establecer sistemas de control para la parte operativa con la finalidad de mejorar el
control y reducir el riesgo administrativo.
8. Evaluar las pólizas de seguros con la finalidad de determinar si los bienes propios y/o de
terceros (embargos), el dinero, las garantías y otros se encuentren con cobertura
adecuada, informando al Gerente General sobre el particular.
9. Evaluar de manera permanente que el área de créditos de cumplimiento a los límites,
políticas y procedimientos establecidos para las operaciones y las disposiciones de la
CNBV, en materia de administración de riesgo.
10. Evaluar y calificar la cartera de colocaciones en forma mensual de acuerdo con las
circulares y oficios que sobre el particular dicte la CNBV, determinar y proponer la
provisión correspondiente.
11. Remitir al Comité de Supervisión Auxiliar dentro de los plazos correspondientes los
anexos, reportes y todo tipo de información que la CNBV u otro organismo de control
requiera dentro de lo que sea su competencia.
12. Evaluar los riesgos de operación, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y
ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático.
13. Identificar las necesidades de capacitación y difusión para una adecuada administración
de los riesgos.
14. Conocer y mantenerse enterado de las normas, reglamentos internos, leyes y decretos
que rigen los procedimientos de otorgamiento, evaluación y seguimiento de los créditos.
15. Recomendar medidas correctivas tendentes a mejorar los sistemas de control que
puedan representar mayor seguridad en las colocaciones crediticias en la cooperativa.
16. Formular el Plan Anual de Supervisión de Sucursales considerando exámenes especiales,
visitas inopinadas u otros que le encomiende el Gerente General o coordinada con el
Gerente de Crédito.
17. Preparar para la Gerencia General, estadísticas, informes mensuales de los exámenes
efectuados a su cargo sobre:

Fallas o errores en la aplicación de las normas internas y externas que rigen los
créditos (aún cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas
probables y medidas correctivas realizadas.

Morosidad general de la cartera, fallas o errores en la recuperación.
18. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de
los mismos y sugerir a la Gerencia de crédito las medidas correctivas adecuadas a tomar.
19. Atender, por escrito si así lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y
externas que rigen el criterio del crédito, formuladas por el personal responsable de su
promoción, otorgamiento o recuperación.
20. Señalar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los
Gerentes de áreas las medidas correctivas a tomar.
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21. Revisar los expedientes de crédito, en cualquier estado de los mismos y emitir su opinión
con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.
22. Con respectos a los créditos en mora:

Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y verificar su cumplimiento.

Informar a la Gerencia de Crédito y Gerencia General, de las desviaciones notorias de
los planes de seguimiento, de los créditos en mora.
23. Verificar los expedientes de créditos refinanciados:

Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.

Sus condiciones y garantías ya formalizadas que cumplan con las normas internas y
externas que los rigen.
24. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los acreditados, garantes y otras
personas involucradas en los expedientes de créditos sujetos a revisión, cuando el caso
lo amerite.
25. Otras funciones relativas a la revisión de créditos que lo asigne la Gerencia General.
Responsabilidades
1. Entregar al departamento de contabilidad dentro de los plazos establecidos la evaluación
y clasificación de la cartera de créditos.
2. Desarrollar el plan anual de la Unidad de Riesgos debidamente aprobado por el Comité
de Riesgos.
3. Convocar en forma mensual a reunión del Comité de Riesgos.
Atribuciones
1. Solicitar toda la información necesaria a las áreas de negocio y de registro con la
finalidad de ejecutar su labor.
2. Evaluar y Clasificar la cartera de colocaciones.
3. Sugerir (a través del Comité de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas
precauciones para la administración de los riesgos de mercado.
4.5.
Órgano de Asesoría
4.5.1. Asesoría Legal
El Asesor legal puede ser un personal de la Sociedad Cooperativa o puede ser un profesional
independiente contratado según los requerimientos.
Unidad:
Asesoría Legal
Cargo:
Asesor Legal
Depende de:
Gerente General
Línea de Coordinación:
Gerentes de Área
Administradores de Agencias
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Funciones Básica
1. Brindar asesoría legal al Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Gerentes de
Áreas y a todos los departamentos de la institución con la finalidad de evitar posibles
contingencias que pongan en riesgo los activos de la Sociedad Cooperativa.
2. Defender en procesos jurídicos, tributarios, administrativos y de otra índole los intereses
y derechos de la Sociedad Cooperativa.
3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas
judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a la
Sociedad Cooperativa.
Funciones Específicas
1. Coordinar e informar a Gerencia General sobre el estado que se encuentran los procesos
judiciales seguidos por la Sociedad Cooperativa.
2. Coordinar con todas las áreas de la Sociedad Cooperativa sobre los diversos asuntos
legales que se puedan presentar dentro de sus funciones.
3. Realizar gestiones para llevar a cabo todas las diligencias que se presentan dentro de los
procesos que no sean de recuperación de créditos
4. Asistir a las diversas diligencias que se llevan a cabo en los juzgados.
5. Revisar los Contratos de Prenda, los laborales, los de servicios externos que la empresa
suscribe con terceros.
6. Revisar los documentos (pagaré, contratos, hipotecas, entre otros) que requieran opinión
legal.
7. Interpretar leyes decretos y normas que afecten en cualquier aspecto las operaciones de
rutina de la Sociedad Cooperativa.
8. Verificar y hacer seguimiento de las inscripciones de Poderes de Gerentes y/o
Funcionarios.
9. Verificar las modificaciones del estatuto y su proceso de inscripción y presentación a los
organismos pertinentes.
10. Control de las labores efectuadas por los asistentes legales en el cumplimiento de sus
funciones.
11. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General.
Atribuciones
1. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamentos Establecidos
2. Asistir a reuniones que convoque el Gerente General.
3. Organizar el funcionamiento interno del Área, estableciendo los medios para acelerar los
procesos judiciales en que se encuentre incursa la Sociedad Cooperativa.
4. Inspeccionar el Cumplimiento de los deberes del Personal a su cargo.
5. Remitir Informes Verbales y escritos sobre el cumplimiento de las funciones y metas
trazadas.
6. Representar al Área Legal en las reuniones con el Gerente General y con otras Áreas.
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7. Programar la Capacitación del personal a su cargo a fin de optimizar el rendimiento en el
cumplimiento de sus labores.
Responsabilidades
1. Redactar o analizar de acuerdo con ley los diferentes contratos que celebre la Sociedad
Cooperativa con terceros y con el personal que contrate la institución
2. Remitir Informes respecto de posibles contingencias legales en las que pueda
encontrarse involucrada la institución
3. Velar el cumplimiento de todas las disposiciones emanadas por la Asamblea General de
Socios o Cooperativistas, el Consejo de Administración y el Gerente General.
4. Llevar a cabo labores de cobranza extrajudicial y judicial.
5. Elaborar las demandas que por falta de pago tenga que realizar la SCAP.
6. Vigilar la inscripción en RPPyC de los contratos de crédito afectos a este trámite.
7. Acudir a la Notaría de que se trate para la revisión de los contratos de crédito
8. Velar el cumplimiento de todas las disposiciones emanadas por Gerencia General.
4.5.2. Área de Marketing e Imagen Institucional
Marketing e Imagen Institucional puede contar con personal permanente de la Sociedad
Cooperativa o se puede contratar los servicios de un profesional independiente según los
requerimientos.
Departamento:
Marketing e Imagen Institucionales
Cargo:
Jefe de Marketing e Imagen Institucional
Depende de:
Gerente General
Línea de Coordinación:
Gerentes General
Gerentes de Áreas
Administradores de Agencias
Línea de Autoridad:
Asistente de Marketing e Imagen Institucional
Función Básica
Es el órgano central de promoción y mejoramiento de la imagen institucional de la Sociedad
Cooperativa, cuya función principal es crear e idear novedosas técnicas de negocios para
difundir los diversos servicios o productos financieros que ofrece la Sociedad Cooperativa,
utilizando criterio técnico para evaluar las oportunidades y riesgos de los diferentes
mercados en donde la Sociedad Cooperativa brinda sus servicios, a fin de mejorar los
productos existentes y crear nuevos productos.
Funciones Específicas
1. Difundir la misión, visión y objetivos estratégicos de la Sociedad Cooperativa a nivel
interno y en las diversas localidades en donde la institución brinda sus servicios.
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2. Elaborar y proponer al Gerente General el plan anual de marketing y de imagen
institucional.
3. Diseñar estrategias de penetración a los diferentes mercados donde funciona la Sociedad
Cooperativa.
4. Elaborar y aplicar encuestas a los socios de la Sociedad Cooperativa para conocer su
percepción respecto del servicio financiero brindado y sobre las mejoras que se puedan
realizar.
5. Elaborar estudios de mercado para conocer la oferta y demanda de los servicios
financieros de la competencia, así como, estar al tanto de la satisfacción de sus usuarios.
6. Coordinar con los administradores de las agencias las campañas a realizar en cada una
de las zonas, con la finalidad de incrementar el volumen de intermediación, mediante la
captación de mayor número de socios.
7. Coordinar con el Departamento de Administración la preparación del presupuesto y
metas de Departamento, controlar su ejecución y explicar las variaciones en la
evaluación del presupuesto y metas.
8. Fomentar reuniones con los diferentes gremios de las diversas zonas donde la Sociedad
Cooperativa brinda sus servicios con la finalidad de realizar charlas para proponer los
servicios que presta la institución.
9. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Crédito la implementación de nuevos
productos o modalidades de créditos en concordancia con las normas vigentes.
10. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Captaciones y Finanzas la implementación
de nuevos productos o modalidades de ahorros en concordancia con las normas vigentes.
11. Elaborar las ideas publicitarias a desarrollar para el lanzamiento de nuevos productos,
mejoramiento de los actuales productos, implementación de nuevas agencias y difusión
de las diversas campañas.
12. Elaborar el plan de publicidad y de contratación de medios de comunicación en los cuales
se difundirían los spot publicitarios de la Sociedad Cooperativa, previo estudio del nivel
de sintonía.
13. Promocionar la imagen institucional de la Sociedad Cooperativa, vía charlas corporativas
y mediante la utilización de los diversos medios de comunicación.
14. Coordinar y realizar las actividades de prensa y propaganda planificadas y aprobadas en
el Plan de Medios que se desarrollan en la Sociedad Cooperativa.
15. Coordinar con los medios de comunicación trabajos relativos a mejorar y promocionar la
Imagen Institucional de la Sociedad Cooperativa.
16. Realizar las actividades de información y difusión de las actividades de la Sociedad
Cooperativa, a través de los diferentes medios de comunicación.
17. Elaborar los artículos y material a publicar o entregar a los medios a fin de lograr los
objetivos de mantener la buena imagen de la Sociedad Cooperativa.
18. Verificar y gestionar la aprobación por parte de la Gerencia de la información,
comunicaciones y similares de prensa y propaganda, antes de su impresión, publicación
o divulgación.
19. Organizar y coordinar las conferencias de prensa solicitadas por la Gerencia y el Consejo
de Administración.
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20. Coordinar con los medios de comunicación, periodistas, reporteros, agencias de
publicidad y otros, las actividades de imagen, promoción y publicidad que se han
planificado desarrollar para el año.
21. Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Gerente General.
4.6.
Órganos de Línea
4.6.5.5.
Área de Administración
Área:
Administración
Cargo:
Gerente de Administración
Depende de:
Gerente General
Línea de Coordinación:
Gerente de Crédito
Gerente de Finanzas y Captaciones
Línea de Autoridad:
Departamento de Contabilidad
Departamento de Personal y Logística
Departamento de Sistemas
Función Básica
Es el órgano central de ejecución, encargado de planear de dirigir y controlar las actividades
relacionadas con el personal, recursos materiales, organizacionales, así como con la
contabilidad y sistemas.
Funciones Específicas
1. Establecer normas, procedimientos para la eficiente Administración del Personal y los
materiales en la oficina principal y agencias con el objeto de buscar eficiencia y
racionalizar su empleo respectivamente.
2. Evaluar constantemente la organización, los procedimientos y la mecánica operativa de
la Cooperativa
3. Proponer al Gerente General el reordenamiento orgánico-funcional y operativo de las
distintas dependencias de la Sociedad Cooperativa, cuando las necesidades del servicio lo
requieran.
4. Elaborar proyectos de manuales de organización y funciones, de procedimientos y otros
documentos de carácter normativo, así como los organigramas correspondientes en
coordinación con las áreas que lo requieran.
5. Formular y dirigir planes y programas para las áreas de contabilidad, logística y personal.
6. Supervisar y controlar el cumplimiento de los contratos y programas de construcción y/o
ampliación de locales e instalaciones que la Sociedad Cooperativa haya contraído con
terceros.
7. Velar por la eficiencia en la provisión de los diferentes servicios que se prestan para toda
la Sociedad Cooperativa que se proporcionan a través de las áreas a su cargo.
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8. Vigilar que los departamentos de Contabilidad, Sistemas, Crédito, Cobranza y Personal
cumplan con las disposiciones legales vigentes que afectan sus actividades.
9. Velar por la oportuna presentación de información requerida por la CNBV, el Comité de
Supervisión Auxiliar, Organismos Fondeadores y otros Intermediarios Financieros.
10. Velar, en coordinación con el Gerente General, por la suficiencia de cobertura de seguros
y medidas de seguridad, con la finalidad de salvaguardar adecuadamente los activos,
bienes y personal de la institución, así como los bienes dejados en garantía por socios.
11. Elaborar el Programa Anual de Operaciones de la SCAP, en coordinación con El Gerente
General, Gerentes de áreas, Administradores de Agencias, Jefes de Oficina, Jefes de
Departamento y/o Sección, teniendo en cuenta el establecimiento de metas: controlar
su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del presupuesto y metas.
12. Elaborar en coordinación con el Gerente General las modificaciones al Presupuesto de
Operación e Inversión y Metas y someterlas al Consejo de Administración para su
aprobación, cuando sea necesario.
13. Presentar y proponer al Consejo de Administración para su aprobación el Balance
Mensual de la Sociedad Cooperativa.
14. Controlar que la adquisición de Bienes y Servicios se encuentren presupuestados y que el
proceso de adquisiciones de recursos materiales y su abastecimiento a las diferentes
áreas de la entidad, se realicen de acuerdo con las disposiciones legales y reglamento
interno de adquisiciones de bienes y servicios.
15. Dirigir y controlar el cambio de claves de las puertas de Bóveda y Cajas Fuertes ubicadas
en los locales de la Cooperativa.
16. Administrar la prestación de servicios generales dentro de la institución, en apoyo de las
diversas agencias, áreas y secciones.
17. Determinar la política contable de la Sociedad Cooperativa.
18. Dirigir y controlar el aspecto tributario.
19. Controlar el correcto llenado de los formularios y declaraciones sobre el impuesto, tasas
y contribuciones ordenando sus pagos.
20. Autorizar y ordenar el pago de sueldos, vacaciones, reintegros, adelantos, liquidaciones
por tiempo de servicios, beneficios y otros en coordinación con gerencia.
21. Integrar y presidir el Comité de Adjudicaciones.
22. Realizar las demás funciones que le encomiende el Gerente General.
4.6.1.1. Contabilidad
Departamento:
Contabilidad.
Cargo:
Contador General
Depende de:
Gerente de Administración.
Línea de Coordinación:
Gerentes de Áreas
Administradores de Agencias
Línea de Autoridad:
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Asistentes y Auxiliares de Contabilidad.
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Función Básica
Elaborar los estados financieros según los principios de contabilidad generalmente aceptados
y de acuerdo con las normas de la CNBV, tributarias y las internacionales.
Funciones Específicas
1. Elaborar los estados financieros
2. Registrar las operaciones en los correspondientes libros contables.
3. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos (pagos a
proveedores de bienes y servicios) a realizar.
4. Controlar y elaborar los formularios del pago de impuestos y retenciones.
5. Elaborar en forma mensual las notas explicativas y anexos a los estados financieros
6. Realizar análisis mensual de los estados financieros, emitiendo un informe económico
financiero de la marcha de la cooperativa para el Gerente General y para el Consejo de
Administración.
7. Informar al Gerente de Administración posibles omisiones en la contabilización que se
cometan en las diferentes áreas o agencias, con la finalidad de que se apliquen las
medidas correctivas pertinentes.
8. Validar la información contable previo al registro correspondiente con la finalidad de no
tener futuras contingencias laborales, tributarias y de otra índole.
9. Remitir información contable a los organismos superiores que así lo requieran.
Responsabilidades
1. Preparar los estados financieros: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas,
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo y las
correspondientes Notas a los Estados Financieros, en los plazos señalados.
2. Enviar mensualmente en los plazos establecidos, los Balances de Comprobación en
Moneda Nacional, Moneda Extranjera y Consolidado por el medio de comunicación que
corresponda y Anexos correspondientes al área de los órganos de supervisión y de
regulación.
3. Preparar la información financiera comparativa, anexos a los estados financieros, e
información complementaria para el Consejo de Administración.
4. Coordinar con el área de Informática el envío del Balance Dígito Integrador en forma
mensual a los órganos de control correspondiente.
5. Enviar los anexos correspondientes a los órganos de control correspondientes.
6. Solicitar la publicación, en los plazos señalados por la CNBV, en el diario Oficial de la
Federación, del Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas, así como el reporte
de Activos y Créditos Contingentes Ponderados de Riesgo.
7. Realizar los ajustes de cierre del ejercicio.
8. Elaborar la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta de la Cooperativa.
9. Solicitar se realicen copias de seguridad de la información contable al área de
Informática.
10. Dar de alta en el sistema de contabilidad el catalogo de cuentas que la Autoridad emita al
iniciar el año.
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Atribuciones
1. Revisar los códigos de las cuentas de los comprobantes verificando también que los
documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estén conformes.
2. Revisión permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias; Código contable, importes y conformidad de los
documentos de respaldo (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos documentos
que no cumplen las formalidades legales.
4.6.1.2. Asistente de Contabilidad
Cargo:
Asistente de Contabilidad
Depende de:
Contador General
Línea de Autoridad:
Auxiliar de Contabilidad
Funciones
1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina
principal como agencias.
2. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en
ausencia del Contador.
3. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo con el Reglamento de Logística
5. Verificar que la información remitida a Tributaciones.
6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.
Responsabilidades
1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las
Agencias.
2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones,
activos fijos, adjudicados.
3. Realizar en coordinación con el área de Personal y Logística, los inventarios de Activo
Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores,
Jefes de áreas, Jefes de departamentos y/o sección, que tiene a cargo dichos bienes.
4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por
agentes económicos
5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no
Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por áreas y agencias para
el inventario de equipos de cómputo con el control que lleva el encargado de SistemasHardware.
6. Revisar los saldos de las cuentas de intereses devengados no cobrados de créditos en
cartera vencida administrativa y litigiosa
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7. Revisar los saldos de las cuentas de orden de castigados de la oficina principal y de las
agencias.
8. Realizar el control contable en coordinación con el área de Logística o Sistemas de los
Activos Fijos, Depreciables y no Depreciables, verificando la depreciación, cambio de
lugar del bien, baja, etc.
9. Realizar inventario a la Unidad de Almacén en coordinación con el Jefe del área de
Personal y Logística.
10. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador) verificando también que los documentos que sustenten los desembolsos estén
conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos de respaldo de Caja Chica de Oficina Principal
y de Agencias (en ausencia del contador): código contable, importes y conformidad de
los documentos de respaldo (con sello de pagado y firmado). Devolver aquellos
documentos que no cumplan con las formalidades legales.
4.6.1.3. Auxiliar de Contabilidad
Cargo:
Auxiliar de Contabilidad
Depende de:
Contador General
Funciones
1. Elaborar la Estadística Adelantada para lo cual debe coordinar con el Cajero o
Guardavalor General, Asistente de Ahorros y los Administradores de las respectivas
Agencias para luego remitirla a la Federación.
2. Elaborar la posición
correspondientes.
bancaria
diaria
y
remitirla
a
los
órganos
de
controles
3. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de ahorros diarias tanto de oficina
principal como agencias.
4. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
5. Registrar y revisar los asientos por las operaciones diarias, tanto de oficina principal
como agencias de las cuentas, colocaciones pendientes y de orden.
6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.
Responsabilidades
1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos
anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo con las normas legales vigentes.
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2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en
moneda nacional y extranjera.
3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce así como los correspondientes
ajustes en moneda nacional y extranjera.
4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trámite y Órdenes de Pago,
Pendientes de Caja, Gastos de transporte y viáticos en el área de personal y logística, y
libreta de ahorros de la Cooperativa y cheques de gerencia con el área de Caja General.
5. Generar los balances de comprobación en moneda nacional y extranjera, así como con el
digito integrador; imprimirlos y sellarlos.
6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos
son legalizados por Notario.
7. Coordinar con el área de Sistemas para hacer el vaciado y reversión de los saldos del
Balance.
8. Preparar los anexos a los estados financieros: depósitos y colocaciones por Oficinas,
Oficinas en Funcionamiento y número de personal, Compensación por tiempo de
Servicios, Fondo de Seguro de Depósito y Líneas de Crédito otorgadas proveniente del
exterior.
9. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce así como los
correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.
10. Archivar los comprobantes de pago de Caja General, manteniéndolos bajo su custodia y
de conformidad con los procedimientos de la administración tributaria.
11. Ingresar la información correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.
12. Ingresar la información
mensual al programa de Confrontación de Operaciones
Autodeclaradas y enviar dicha información en los plazos establecidos.
13. Preparar la información necesaria para poden realizar los reparos tributarios.
14. Mantener organizados los archivadores con los documentos de respaldo de la oficina
principal y de las agencias.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador y Asistente) verificando también que los documentos que sustenten los
desembolsos estén conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): código contable,
importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.
4.6.1.4. Personal y Logística
Departamento:
Personal y Logística.
Cargo:
Depende de:
Encargado de Personal y Logística
Gerente de Administración.
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Línea de Coordinación:
Gerentes de Áreas
Administradores de Agencias
Línea de Autoridad:
Asistente de Personal y Logística
Auxiliar de Almacén y Archivo
Funciones – Área de Personal
1. Elaboración del cuadro de vacantes de Personal para el año, en coordinación con el
Gerente General y de acuerdo con los requerimientos y crecimiento Institucional
2. Organización de los procesos de selección, evaluación e inducción del personal que
ingrese a laborar a la Institución, debiendo coordinar con el Gerente General, Gerentes
de áreas y administradores de agencia
3. Comunicar al Departamento de Informática los datos del nuevo personal, con la finalidad
de que se ingresen en el sistema de nómina.
4. Verificación de la Planilla de Sueldos, vacaciones, gratificaciones, compensación por
tiempo de servicios, distribución de utilidades y otros beneficios de Ley.
5. Elaboración del rol de vacaciones, debiendo coordinar con el Gerente General, Gerentes
de áreas, administradores de agencias y jefes de departamentos.
6. Otorgar permisos al personal, debiendo coordinar con el jefe inmediato superior la
posibilidad del otorgamiento.
7. Verificación de las Planillas de pago de impuestos correspondientes al Area de Personal.
8. Vigilar por el cumplimiento y vigencia de los contratos del personal, coordinando con el
Gerente de administración la renovación o vencimiento de los mismos.
9. Disponer y autorizar el envío de comunicaciones administrativo-laboral a los diferentes
organismos relacionados con el Área de Personal.
10. Revisar los documentos de autorización de descuento y capacidad de endeudamiento del
personal, teniendo en cuenta los plazos de vencimiento de contratos.
11. Supervisar la actualización anual de los expedientes del personal.
12. Verificación y actualización de la información correspondiente a la compañía de seguros,
referente a seguro de vida ley y accidentes personales de los trabajadores de la
Institución.
13. Coordinar la atención al personal de la Institución, (refrigerios) cuando se desarrollen
labores fuera de hora, o cierres de fin de mes.
14. Coordinar y conducir actividades culturales, sociales y deportivas que contribuyan al
desarrollo, identificación e integración del personal.
15. Coordinar, ejecutar
Cooperativa.
y
controlar
los
cursos
de
capacitación
organizados
por
la
16. Elaborar las liquidaciones del personal que ha cesado.
17. Verificar el estricto control de permisos del personal y la permanencia en el centro de
trabajo de los mismos.
18. Controlar el vencimiento de contratos.
19. Mantener actualizado el cuadro de movimiento de personal.
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20. Supervisar las funciones del personal a su cargo.
Funciones – Área de Logística
1. Supervisar y verificar la ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios
de acuerdo con la normatividad vigente, así como del Manual de procedimientos de
compras de la Sociedad Cooperativa.
2. Supervisar la adecuada prestación y funcionamiento de los servicios auxiliares de las
instalaciones de la Sociedad Cooperativa.
3. Supervisar y controlar el cumplimiento de funciones del jefe de seguridad y vigilancia de
la Cooperativa. Así como verificar los sistemas de seguridad de las instalaciones, bienes y
equipos de la Institución, asimismo deberá mantener bajo custodia las llaves de puertas
del local y duplicados de las unidades de transporte.
4. Supervisar y controlar del cumplimiento de funciones del auxiliar de almacén.
5. Supervisar y controlar del cumplimiento de funciones del Asistente de Departamento.
6. Conciliación con el Departamento de Contabilidad, del Inventario físico de los bienes,
instalaciones y materiales de propiedad de la Institución.
7. Verificación y trabajo coordinado con el departamento de contabilidad del inventario
anual de bienes de la Sociedad Cooperativa.
8. Participación como miembro y secretario del Comité de Adjudicaciones
9. Mantener adecuada custodia de las Pólizas de Seguros contratadas por la Cooperativa,
en salvaguarda de los valores de la institución y de terceros.
10. Firmar la documentación respectiva de las cotizaciones realizadas para las diferentes
adquisiciones de bienes y/o servicios, así como de la contratación de obras.
11. Otras que le designe el Gerente de Administración.
Responsabilidades
El Encargado de personal y de logística, es responsable de:
1. Supervisión del cumplimiento de las Normas internas de trabajo, Directivas y Normas
legales vigentes directamente relacionadas con el Departamento de Personal y logística.
2. Realizar el presupuesto de compras de bienes y servicios de la Cooperativa, en
coordinación con el Gerente General, Gerentes de Áreas y Administradores de Agencias.
3. El cumplimiento de los cronogramas de pagos de impuestos, sueldos, depósitos,
utilidades y otros derivados del Departamento de Personal y Logística.
4. Cumplimiento de remisión de información establecidas por las instituciones y velar por el
cumplimiento de las normas vigentes.
5. Cumplimiento de las labores del personal a su cargo.
6. Estricto cumplimiento de actualización de los expedientes del personal de la Institución
7. Cumplir con la verificación de servicios de mantenimiento necesarios en las instalaciones
de la Cooperativa y agencias con la finalidad de que se encuentren en buen estado de
conservación.
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8. Elaborar en forma semestral un informe de los gastos y principales adquisiciones
realizadas.
9. Informar trimestralmente a las Instituciones supervisoras, sobre las adjudicaciones
realizadas de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes.
10. Coordinar con el Gerente de Administración, Gerentes de Áreas y Administradores de
agencias, de la actualización de las pólizas de seguros respectivas.
11. Revisar y dar su conformidad sobre los movimientos contables que deriven del
Departamento de Personal y Logística.
12. Informar al Gerente de Administración en forma mensual y luego de recibido el balance
sobre la situación actual, haciendo llegar sus sugerencias para el mejor control y
adecuado desarrollo del presupuesto.
13. Realizar estudios del consumo promedio de bienes empleados por la entidad, debiendo
informar en forma periódica.
Atribuciones
1. En coordinación con el Gerente de Administración y los jefes inmediatos aplicar sanciones
al personal que incumpla las Normas de Trabajo, reglamentos y Políticas vigentes.
2. Presentar informes escritos o verbales a la gerencia de administración sobre acciones de
importancia del personal
3. Autorizar los permisos señalados de acuerdo con las Normas Internas de Trabajo.
4. Solicitar a las compañías de Seguros por intermedio del Gerente General la actualización
de las Pólizas.
5. Firmar las planillas de sueldos, vacaciones, gratificaciones, cts. Distribución de utilidades
y otros beneficios de ley para el personal.
6. Controlar la ejecución del rol vacacional del personal de la Sociedad Cooperativa.
7. Decidir la adquisición de algún bien o servicio considerado como urgente, necesario para
la continuación del trabajo de la Cooperativa, previo requerimiento y autorización del
Gerente General.
8. Participar en las reuniones del Comité de Adjudicaciones como miembro de este con voz
y voto.
9. Determinar fechas y personal de apoyo en la realización del inventario físico de
materiales y de almacén.
10. Entregar vales de consumo de combustible de los vehículos y grupo electrógeno de la
Sociedad Cooperativa.
11. Revisar las facturas de compras de acuerdo con las normas vigentes.
12. Verificar y controlar así como autorizar el mantenimiento de las unidades móviles de la
Cooperativa.
4.6.1.5. Asistente de Personal y Logística
Cargo:
Asistente de Personal y Logística
Depende de:
Jefe de Personal y Logística
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Funciones
1. Elaborar la documentación respectiva de transferencias de puestos,
vacaciones y otros que le encargue la jefatura de personal y logística.
sanciones,
2. Elaborar la planilla de sueldos, vacaciones, gratificaciones.
3. Confeccionar las planillas de pago de impuestos.
4. Enviar la documentación respectiva por los diferentes medios de comunicación.
5. Mantener el archivo de los expedientes del personal de la Cooperativa, verificando la
actualización periódica de los mismos.
6. Elaborar los contratos de personal, previa coordinación con el Jefe de Departamento.
7. Elaborar y remitir las solicitudes de cotización, cuadros, actas y órdenes de compra
respectivos, en coordinación con el encargado de Personal y Logística.
8. Realizar arqueos de fin de mes y arqueos sorpresivos de almacén.
9. Mantener actualizado el control y récord de asistencia del personal
10. Mantener un adecuado registro y control de la correspondencia del Departamento.
11. Registrar las compras realizadas y el seguimiento del proceso en el cuadro de control de
adquisiciones.
12. Elaborar las órdenes de compra repetitivas.
Responsabilidades
1. Verificar el correcto desarrollo y sustentación respectiva de los descuentos de
remuneraciones del personal.
2. Elaborar en forma oportuna la documentación respectiva correspondiente para pagos de
impuestos, remuneraciones y otros con la finalidad de dar cumplimiento a los
cronogramas respectivos.
3. Mantener actualizados los expedientes del personal y otros documentos importantes de
los trabajadores.
4. Mantener actualizado el cuadro de compras realizadas.
5. Supervisar la existencia de stocks mínimo de almacén
6. Elaborar las órdenes de compra respectivas u órdenes de servicios, para la respectiva
verificación y remisión.
7. Mantener actualizado el sistema de control de asistencia, velando por el cumplimiento de
lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo.
8. Entregar la documentación al personal. (memos, cartas, informes, otros, etc.)
9. Entrega de los reportes de asistencia mensual, con la finalidad de que el jefe informe la
decisión de las sanciones a aplicar a los infractores.
10. Apoyar en la realización de arqueos programados apoyando al jefe de departamento.
Atribuciones
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1. Realizar arqueos sorpresivos de almacén, previa coordinación con el encargado del
departamento.
2. Otorgar permisos al personal, previa coordinación con el Gerente General, Gerentes de
áreas y los administradores de agencias.
3. Decidir en ausencia del titular sobre las compras urgentes a realizar, previa coordinación
con el Gerente de administración.
4. Comunicar al encargado de departamento sobre irregularidades que pudieran ocurrir en
las diferentes acciones del personal y de compras
4.6.1.6. Auxiliar de Almacén y Archivo
Cargo:
Auxiliar de Almacén y Archivo
Depende de:
Encargado de Personal y Logística
Funciones
1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Cooperativa. verificando el estado y calidad
de los artículos, dando ingreso a almacén.
2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente
autorizada por el Jefe de Logística y/o quien haga sus veces.
3. Dar salida de almacén a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del
solicitante.
4. Mantener el stock mínimo en almacén, debiendo informar al Asistente de Logística la
relación de útiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacén se encuentre
en condiciones de atender los requerimientos necesarios.
5. Informar al Jefe de Logística de los saldos en forma mensual.
6. Mantener actualizadas las tarjetas de control del personal.
7. Archivar las boletas de requerimiento, las órdenes de ingreso y salidas de almacén.
8. Verificar el ingreso de los bienes embargados y adjudicados, mediante acta de entrega
que remite el Gerente de Crédito; observando su grado de conservación, característica,
nombre del cliente y del analista responsable.
9. Inventariar los bienes embargados y adjudicados.
10. Verificar la salida de bienes embargados y adjudicados, con autorización del Gerente de
Administración y visado por el Gerente de Crédito, levantando el acta respectiva de
entrega de los bienes embargados, hacer firmar la conformidad al socio.
11. Mantener actualizadas las tarjetas de reparación y mantenimiento de los activos remitir
mensualmente a contabilidad y a la jefatura de logística, la relación de bienes no
depreciables y activo fijo, indicando, código, descripción del bien, ubicación, estado de
conservación.
12. Distribución de correspondencia en forma oportuna.
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13. Organizar el sistema de archivos de la Sociedad Cooperativa; así como controlar el
ingreso y salida de documentos.
Responsabilidades
1. Comunicar al Encargado de departamento sobre el stock mínimo de materiales, con el fin
de poder abastecerse de los mismos.
2. Mantener al día las tarjetas de control de los bienes y materiales a su cargo.
3. Mantener el archivo ordenado y limpio.
4. Mantener ordenado y Limpio, los bienes embargados y adjudicados.
5. Otras que le designe su Jefe inmediato.
6. Revisar la calidad de la mercadería recibida, emitiendo el informe respectivo de haber
irregularidades.
Atribuciones
1. Rechazar los pedidos de materiales que no cuenten con la debida autorización
2. Rechazar los pedidos de información del archivo de personas no autorizadas.
3. Solicitar al Jefe de Departamento realizar el proceso de compra de aquellos artículos que
estén por llegar al stock mínimo
4. Comunicar y mantener informado al Jefe del Departamento de posibles irregularidades
que se presenten durante el cumplimiento de sus funciones.
5. Revisar y realizar la devolución de los bienes que no se ajusten a lo indicado en la Orden
de compra y/o de servicio respectivas.
6. Confeccionar constancias de entrega de documentos del archivo, así como dar
conformidad de la devolución de los documentos solicitados.
4.6.1.7. Asistente de Seguridad
Cargo:
Asistente de Seguridad
Depende de:
Encargado de Personal y Logística
Funciones
1. Velar por la seguridad física de las instalaciones, material y personal de la Sociedad
Cooperativa.
2. Diseñar estrategias de seguridad para las zonas de mayor riesgo de la Sociedad
Cooperativa.
3. Coordinar con la Empresa de Vigilancia privada sobre la instrucción y entrenamiento de
los agentes de Vigilancia así como de la instrucción del personal de la Sociedad
Cooperativa en lo referente a seguridad.
4. Verificar la apertura y cierre de la Oficina Principal y coordinar el cierre de los locales de
las agencias
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5. Verificar el empleo del sistema de seguridad de la oficina.
6. Realizar visitas imprevistas al local de la Cooperativa los días domingos y feriados,
levantando el acta respectiva.
7. Asesorar al personal sobre seguridad integral.
8. Establecer mecanismos para custodiar el transporte de valores, según la magnitud y
lugar.
9. Verificar que el armamento del personal de vigilancia que presta servicios en la Sociedad
Cooperativa se encuentre en perfecto estado de conservación.
10. Planear y conducir programas de instrucción al personal, coordinando con el Gerente
General y Encargado de Personal y Logística.
11. Aplicar medidas preventivas para evitar acotes delincuenciales como asaltos y robos.
12. Realizar acciones de inteligencia sobre la acción delictiva en las zonas en donde posee
oficinas la Cooperativa, así como el avance o exterminio de la subversión.
Responsabilidades
1. Controlar por intermedio del personal de vigilancia la salida de materiales de propiedad
de la Cooperativa.
2. Constatar la apertura y cierre de bóveda cerciorándose que no haya elementos extraños
en las inmediaciones. Asimismo coordinar con los Administradores de las Agencias dicha
labor
3. Presenciar la ejecución de los ejercicios de tiro y evaluación de los agentes de seguridad.
4. Constatar los domicilios de los agentes de seguridad y del personal de limpieza que
presten servicio en las instalaciones de la Cooperativa.
5. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de los agentes de seguridad dados por su
empresa.
6. Revisar la correcta presentación de prendas de vestir y equipos de los agentes.
7. Verificar el armamento y la licencia respectiva de los agentes de seguridad.
8. Revisar que los materiales asignados se encuentren en perfecto estado de conservación.
9. Coordinar el cambio de clave de las puertas de acceso a bóvedas cuando crea
conveniente en coordinación con el Jefe de Administración.
10. Confeccionar el Plan de seguridad de la Institución
11. Verificar el mantenimiento y limpieza de los locales de la Cooperativa.
12. Efectuar revisión de las instalaciones del local con la finalidad de detectar posibles
objetos extraños o sospechosos
13. Activar el sistema de alarma en caso de asaltos.
14. Confeccionar cartillas de seguridad y revisar que las instalaciones cuenten con las
respectivas señales de seguridad.
15. Informar periódicamente y de inmediato al Jefe de Departamento en caso de cualquier
situación que se presente.
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16. Brindar seguridad a los funcionarios de la Cooperativa, en visitas que realicen a socios y
que ameriten su presencia.
Atribuciones
1. Prohibir el ingreso de personas no identificadas al local de la Sociedad Cooperativa.
2. Sugerir e informar al Jefe de Departamento, sobre cambios e incumplimiento por parte
de los Agentes de Vigilancia.
3. Solicitar los implementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones al Encargado
de Departamento.
4. Comunicar al Encargado de personal, sobre irregularidades en el ingreso y salida del
personal, así como de actos sospechosos que perjudiquen a la institución.
4.6.5.6.
Área de Sistemas
Departamento:
Sistemas
Cargo:
Jefe de Sistemas
Depende de:
Gerente General
Línea de Coordinación:
Gerentes de Área
Administradores de Agencias/Sucursales
Funciones Generales
1. Identificar las necesidades de informática de la Sociedad Cooperativa.
2. Implementación, mantenimiento y seguimiento de los sistemas y aplicativos de
información mecanizada existente, en coordinación con los Gerentes de Áreas,
Administradores de Agencias y con el Gerente General de la Sociedad Cooperativa.
3. Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento
electrónico de datos que se realizan con las distintas áreas de la Sociedad Cooperativa.
4. Programar y coordinar el mantenimiento de los activos fijos que son de responsabilidad
del área de Sistemas.
Funciones Específicas
1. Proponer las políticas que orienten las actividades de informática impartiendo las
directivas necesarias para su cumplimiento en coordinación con el Gerente General.
2. Formular el plan de desarrollo de informática con participación de las áreas usuarias y en
coordinación con el Gerente General.
3. Emitir las normas técnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cómputo y
activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han
sido confiados al área de Sistemas.
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4. Efectuar las coordinaciones necesarias para la capacitación y entrenamiento del personal
de la Sociedad, en el campo de la informática, a fin de mantener un adecuado nivel de
actualización.
5. Asesorar al Gerente General en el uso de las técnicas informáticas, a fin de apoyar la
gestión.
6. Apoyar a la mecanización de las tareas administrativas de la Sociedad Cooperativa.
7. Dirigir la ejecución de estudio e investigaciones de factibilidad y aplicación de sistemas
mecanizados.
8. Orientar y asesorar a las diferentes áreas en el desenvolvimiento de las actividades de
procesamiento electrónico de datos.
9. Verificar que la documentación presentada por el área de Sistemas sea lo
suficientemente completas para ejecutar los trabajos sin asistencia de los que
desarrollaron el sistema.
10. Apoyar la preparación de la documentación de los sistemas y programas.
11. Realizar estudios para determinar la factibilidad de mecanización de sistemas y
recomendar reformas y/o técnicas nuevas.
12. Ejecutar las tareas de análisis de sistemas.
13. Preparar y aprobar programas informáticos.
14. Dirigir y asesorar la implementación de sistemas.
15. Planificar, asignar tareas en orden prioritario, designar a los encargados de aplicaciones y
el equipo de programadores.
16. Supervisar e informar sobre la calidad de producción del área de Sistemas.
17. Supervisar la preparación de equipos para su óptimo funcionamiento.
18. Supervisar el tratamiento en la recepción, verificación y almacenamiento de la
información en general.
19. Administrar los equipos de informáticos y no informáticos asignados al área de sistemas.
20. Sugerir modificaciones de los sistemas en fase de producción.
21. Realizar otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el jefe inmediato
superior.
22. Coordinar con el personal del área para la documentación de procesos, procedimientos y
actividades que competan con el área.
23. Elaboración de Manuales, Entrenamiento y asignación del personal para el manejo de
equipos no informáticos.
24. Organizar el plan de contingencia y seguridad para el área y todo lo relacionado a
software y hardware.
25. Modificar en forma periódica las claves de acceso que tenga el personal a programas
específicos importantes para la SCAP.
Responsabilidades
1. Administrar y controlar los recursos y programas de uso general y específico.
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2. Vigilar que se realicen las copias de seguridad necesarias de acuerdo con las normas, con
el objeto de salvaguardar la información correctamente.
3. Guardar en custodia exterior las copias de seguridad mensuales de los sistemas de
información, coordinando para tal efecto con el Gerente General.
4. Velar por la marcha eficiente y ordenada del área de Sistemas.
5. Supervisar y coordinar las actividades de procesamiento electrónico de datos.
6. Velar por la seguridad y confidencialidad de la documentación e información y de datos a
cargo del área de Sistemas.
7. Responsabilizarse por la actualización de los libros, manuales existentes en la biblioteca y
software utilitario del área.
8. Controlar y cuidar los materiales de oficina y formatos especiales de programación y
control que le han confiado, evitando su uso sin autorización e información sobre su
existencia a fin de mantener un stock adecuado.
9. Crear mecanismos de seguridad para que la información tratada por el área de Sistemas
sea utilizada única y exclusivamente para los fines del usuario.
10. Controlar la calidad de los datos.
11. Velar por el cumplimiento de las operaciones de mantenimiento de los equipos
informáticos y no informáticos.
Atribuciones
1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecución de las acciones del área de
Sistemas.
2. Representar al área de Sistemas en su relación con las otras áreas de la Sociedad
Cooperativa.
3. Programar y participar en la capacitación del personal del área de Sistemas, así como al
personal de las otras áreas de la Sociedad Cooperativa.
4. Cambiar y hacer mantenimiento periódicamente a las claves y accesos de seguridad del
personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local.
5. Actualizarse de los avances tecnológicos y transmitirlos a su personal.
6. Asignar tareas al personal de su área, las labores de mantenimiento y servicio de todo el
entorno informático de la Sociedad Cooperativa.
7. Desactivar accesos y terminales no autorizadas en forma inmediata.
4.6.2.1.
Asistente de Sistema
Cargo:
Asistente de Sistema
Depende de:
Jefe de Sistema
Funciones
1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por los gerentes de las
diferentes áreas; tales como:
a) Cambio de parámetros.
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b) Actualización de variables del sistema.
2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al área de Sistemas.
a) Caída de línea de comunicaciones.
b) Problemas en el ingreso de terminales.
c) Problemas en las operaciones de los usuarios.
3. Emitir reportes solicitados por los Gerentes de Área, para un mejor control de sus
funciones.
4. Emitir y procesar las tarjetas de identificación de los socios diariamente.
5. Actualización y control de los datos de información al socio.
6. Supervisión de la calidad de los resultados producidos por el Sistema.
7. Elaboración de reportes mensuales solicitados por las áreas y departamentos.
8. Confección y mantenimiento constante de la pagina WEB, en coordinación con las áreas,
administradores de agencia o gerentes.
9. Cambio de acceso de usuarios a los recursos del Sistema y Red en forma bimensual, en
coordinación con el gerente de área.
10. Comunicación constante con las agencias y oficinas especiales para conocer sus
necesidades.
11. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo con las necesidades de cada área,
con debida sustentación y conocimiento del gerente de área.
12. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe de departamento.
Responsabilidades
1. Que el sistema y sus aplicaciones se encuentren operando y en optimas condiciones para
ser usado por las diferentes departamentos y/o agencias de la Cooperativa.
2. Supervisar la correcta aplicación de los programas.
3. Verificar el término de las operaciones diarias y mensuales en forma normal.
4. Absolver las consultas provenientes de los terminales en línea.
5. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del área de Sistemas.
6. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.
2. Distribuir los trabajos de información para el mejor empleo de los recursos.
3. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas
presentados.
4.6.2.2.
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Auxiliar de Sistema (Hardware)
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Cargo:
Auxiliar de Sistema (Hardware)
Depende de:
Jefe de Sistema
Funciones
1. Encendido y preparación de los sistemas informáticos para el desarrollo de las
actividades diarias:
a) Encendido de los equipos de seguridad eléctrica.
b) Encendido de Servidores.
c) Control y Cargado del control de asistencia.
2. Respaldo de soporte técnico.
a) Identificar las causas de los problemas que se presenten en los equipos, dándole
solución o alternativas de solución,
b) Prestar ayuda y asesoramiento en la identificación de las mejores características
técnicas para la adquisición de equipos de cómputo.
c) Preparación de documentos que sustenten pedidos de equipos y materiales para la
mejor eficiencia en el mantenimiento.
3. Planificar y controlar los recursos informáticos disponibles, para su empleo óptimo.
4. Prestar ayuda, asesorar y capacitar al usuario en el manejo de equipos.
5. Cumplir con el Cronograma de mantenimiento preventivo de equipos en la Sociedad
Cooperativa.
6. Controlar el buen estado de los circuitos eléctricos y de comunicación.
7. Mantener un control adecuado y estricto de los inventarios de equipos y accesorios de
mantenimiento preventivo y correctivo.
8. Preparar y acondicionar los equipos y accesorios para uso del personal.
9. Mantener en orden los instrumentos y equipos de mantenimiento.
10. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe de departamento.
Responsabilidades
1. Que los equipos en general se encuentren en óptimas condiciones para la labor normal
del personal de la Sociedad Cooperativa.
2. Mantener e informar los stocks mínimos de materiales de mantenimiento preventivo y
correctivo.
3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.
4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.
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2. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas
presentados.
4.6.2.3.
Auxiliar de Sistema (Software)
Cargo:
Auxiliar de Sistema (Software)
Depende de:
Jefe de Sistema
Funciones
1. Apagado de los sistemas informáticos en la culminación de las actividades diarias:
a) Apagado del los Servidores
b) Apagado de los equipos de seguridad eléctrica
c) Control y apagado del control de asistencia.
2. Procesamiento de Cierres Diarios y Mensuales de los sistemas de información.
3. Control e impresión de reportes diarios y mensuales.
4. Ordenar y clasificar los reportes que se generan en el cierre diario, para entregarlos
posteriormente a las áreas correspondientes.
5. Asesoramiento en el uso de los sistemas y aplicativos al personal.
6. Control del funcionamiento de sistemas y aplicativos de la Sociedad Cooperativa.
7. Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo con las normas de seguridad
interna.
8. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo con las necesidades de cada área,
con debida sustentación y conocimiento al Jefe del departamento.
9. Planificar y controlar los recursos informáticos disponibles, para su empleo optimo.
10. Apoyo, Solución y asesoramiento en problemas esporádicos presentados por los
usuarios.
11. Coordinar labores con el auxiliar de Hardware.
12. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe del departamento.
Responsabilidad
1. Que las copias de seguridad tengan 0% de margen de error en su procesamiento y
control de fechas.
2. Mantener e informar periódicamente el stock de materiales para el uso de copias de
seguridad y útiles de escritorio.
3. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
4. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
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1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.
2. Coordinar con las áreas y administradores de agencias respectivas para lograr la mejor
solución a los problemas presentados.
4.6.3 Captaciones y Finanzas
4.6.3.1. Gerente de Captaciones y Finanzas
Área:
Captaciones y Finanzas
Cargo:
Gerente de Captaciones y Finanzas
Depende de:
Gerente General
Línea de Coordinación:
Gerente de Administración
Gerente de Crédito
Línea de Autoridad:
Departamento de Ahorros
Cajero o Guardavalor General
Administradores de Agencia.
Designado por:
Consejo de Administración.
Función Básica
Es el órgano central de ejecución encargado de planificar, organizar y ejecutar las
actividades relacionadas con la captación de depósitos de proponer la política financiera de la
institución y de organizar las actividades de mercadotecnia.
Funciones Específicas
1. Conducir las actividades relacionadas con la captación de ahorros en sus diversas
modalidades y desarrollar otras modalidades de captación de depósitos.
2. Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captación de depósitos con el
objeto de lograr una mayor participación en el mercado.
3. Mantener información actualizada de los productos y modalidades de captación que
ofrece la competencia.
4. Establecer relaciones comerciales con socios y efectuar visitas para la captación
nuevos socios ahorristas.
de
5. Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Sociedad Cooperativa a corto,
mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.
6. Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión más
convenientes para la institución y recomendar al respecto.
7. Encaminar la política financiera de la Sociedad Cooperativa a supervisar la suficiencia de
los requerimientos de reservas de acuerdo con las pautas indicadas por el Gerente
General.
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8. Interpretar las informaciones económicas, financieras, contables, presupuestales y
estadísticas para ser reportada al Gerente General y al Consejo de Administración.
9. Preparar estudios económicos e informes de carácter financiero para el Gerente General
y el Consejo de Administración.
10. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
11. Proponer al Gerente General el presupuesto y Cronograma de Actividades a desarrollar
en materia de publicidad, promoción y de relaciones públicas.
12. Integrar el Comité de Crédito.
13. Integrar el Comité de Adjudicaciones.
14. Controlar el cumplimiento de convenios de servicio de tesorería que celebre la
Cooperativa con otras instituciones.
15. Cumplir con las demás funciones que le encomienden.
4.6.3.2. Encargado de Captaciones y Operaciones
Cargo:
Encargado de Captaciones y Operaciones
Depende de:
Gerente de Captaciones y Finanzas
Línea de Coordinación:
Administradores de Sucursales
Contador General
Encargado de Personal y Logística
Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Jefe de Sistemas
Gerente de Crédito
Función General
Ejecutar las políticas de captaciones de depósitos implementadas por el Gerente de
Captaciones y Finanzas, dirigidas a mejorar la imagen de la institución e incrementar el
grado de penetración en el mercado. Realizar el control de las operaciones y estadísticas de
la sección, tanto en moneda nacional como extranjera.
Funciones Específicas
1. Controlar que todas las operaciones que se realicen en el departamento se efectúen de
acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
2. Resolver las consultas de los socios respecto al sistema de ahorros que ofrece la
institución, modalidades, plazos, tasas de interés, forma de capitalización, etc. Si la
consulta se hace por escrito, contestar de la misma forma. Atender toda la
correspondencia o consultas respecto a personas fallecidas, pedidos de extractos de
cuentas y cualquier otra situación que no se considere del Gerente, consulta con el Área
Legal de la SCAP sobre solicitud de retiros anticipados de depósitos a plazo.
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3. Informar a los órganos de control sobre socios que giran órdenes de pago sin fondos y
enviar comunicación escrita al titular(es) de la cuenta, indicando que está transgrediendo
las reglas del sistema. Caso contrario, cancelar la cuenta con órdenes de pago, pasando
el saldo a una cuenta de Ahorro Corriente. Esto con el fin de mantener socios de primera
clase y que las órdenes de pago no pierdan credibilidad dentro del Sistema Financiero.
4. Controlar el nivel de sobre compra o sobreventa de Moneda Extrajera e informar al
Gerente, cuando no se logra el nivel adecuado a fin de tomar medidas correctivas.
Coordinar con los Bancos o Casas de Cambio la comprar de dólares para atender a
socios, cuando una situación de sobreventa así lo requiera.
5. Revisar los Listados de Capitalización de Ahorros, mensualmente.
6. Coordinar con el Jefe de Sistema las modificaciones que pudieran realizarse en el
software de plataforma a fin de mejorar el servicio.
7. Mantener comunicación con los titulares de cuenta de ahorro que manejen montos
considerables, a fin de controlar la liquidez. Del mismo modo, para los Plazos Fijos,
controlar la fecha de vencimiento y comunicar al Gerente del área posibles retiros.
8. Presentar al Gerente del área un Plan Anual de Requerimientos sobre Incentivos de
Ahorro y Publicidad, a fin de elaborar el Plan de Gestión correspondiente.
9. Planificar el abastecimiento de los artículos de promoción, para un periodo mínimo de
tres meses; con el fin de que las operaciones de aperturas se realicen sin inconvenientes.
10. Autorizar y/o realizar los extornos de operaciones de ahorros en el sistema
computarizado. El extorno se realiza a través de una clave de autorización de extorno y
V°B° en la boleta de Depósito/Retiro, previamente averiguar las causas del mismo.
11. Autorizar retiros y/o cancelaciones de cuentas, de acuerdo con el nivel que
correspondiente, establecidos por el Gerente General, a través de un V° B° en la boleta.
12. Evaluar e informar a Gerencia sobre el desarrollo de la captación de depósitos, en
comparación con el mercado.
13. Actualizar y Publicar el tarifario de ahorros (Tasas Mínimas y Máximas).
14. Llevar el control de la cuenta contable “OPERACIONES EN TRAMITE”, tanto en Moneda
Nacional y Moneda Extranjera, esto es :
 Pendiente entre Cooperativas.
 Pendiente con Bancos.
 Otras Operaciones por Liquidar.
15. Revisar y dar conformidad a los registros de firmas en aperturas de cuentas de ahorros,
plazos fijos y otros.
16. Revisar y dar conformidad a los documentos de aperturas y contratos de órdenes de
pago.
17. Proponer al Gerente del área planes sobre campañas de captación de depósitos del
público.
18. Monitorear los planes de desarrollo del área.
19. Coordinar con los administradores de las agencias lo relacionado con la atención al
público, sobre los servicios que brinda el área.
20. Verificar la conformidad de los saldos de ahorros.
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21. Verificar, responder y archivar los documentos de embargo, cobranzas coactivas y
solicitud de informes del poder judicial.
22. Coordinar con Asesoría legal todo lo concerniente a la apertura de cuentas de personas
jurídicas.
23. Identificar cuentas de ahorros que realicen operaciones significativas a fin de verificar la
procedencia de los fondos.
24. Elaborar los anexos y reportes contables concernientes al área.
25. Ejercer las funciones relacionadas con el área de (cobranza) requerimiento de pago.
26. Coordinar la promoción de ahorros en la oficina principal y agencias.
27. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente del área.
Responsabilidades
1. Mantener cuadrados los saldos de las cuentas de ahorro corriente, plazo fijo y otros, en
moneda nacional y extranjera, con lo que se refleja en el balance. A fin de mes todos los
datos deben estar sustentados con los que aparecen el listado de capitalización.
2. Hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.
3. Trabajar con responsabilidad dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el
servicio y la atención al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de
armonía que se refleje en el incremento de la productividad.
4. Proporcionar información al Gerente de Créditos y administradores de agencia sobre
garantía de plazo fijo, cuando lo sea requerido.
5. Guardar debidamente el protocolo diario, así como el movimiento diario de cajeros o
guardavalores y alcanzarlo oportunamente a la Oficina de Archivos.
Atribuciones
1. Mediante la clave de autorización de extorno, se podrán anular operaciones mal
efectuadas, así como también la ejecución de alguna transacción que necesite de dicha
clave, en coordinación con los administradores de las agencias.
2. Recibir cuadres de efectivo de los administradores de agencias para el cierre final del día,
e ingresarlo al sistema, en coordinación con el cajero o guardavalor general/tesorero.
3. Solicitar a Contabilidad cuando crea conveniente, listados de las cuentas contables para
la confrontación de los saldos de las mismas.
4. Autorizar la reactivación o cancelación de las cuentas inactivas en coordinación con los
administradores de las agencias.
5. Autorizar retiros de ahorro corriente de acuerdo con los niveles establecidos.
6. Autorizar los cargos en cuentas de ahorro corriente.
7. Firmar los contratos de órdenes de pago, certificados de depósitos a plazo fijo, tarjetas
de registro de firmas y otros documentos del área.
8. Atender las solicitudes de traslado de depósitos a otras instituciones en coordinación con
el Gerente del Área y Caja general/tesorería.
9. Depurar los listados de socios ahorradores inactivos.
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10. Remitir carta de bienvenida a nuevos socios y obsequios de cumpleaños.
11. Otras atribuciones que le designe el Gerente de Captaciones y Finanzas.
4.6.3.3. Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Cargo:
Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Depende de:
Gerente de Captaciones y Finanzas
Línea de Coordinación:
Administradores de Agencia
Jefes de Departamento
Función Básica
Conducir y supervisar las actividades operativas y financieras de la oficina principal y de las
agencias, relacionadas con los productos de ahorros, créditos y otros servicios que brinda la
Cooperativa
Funciones Específicas
1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depósitos, del efectivo necesario para
el desarrollo normal de sus operaciones diarias.
2. Atender a los socios absolviendo sus consultas y/o requerimiento de pagos.
3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situación diaria de Caja, así como los
saldos de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Cooperativas tanto en Moneda
Nacional como Moneda Extranjera.
4. Establecer en forma periódica y regular el costo ponderado de los principales
adeudores e informar al gerente del área del mismo.
5. Elaborar el reporte contable de las Provisiones de Intereses de los deudores y
remitirlo a Contabilidad.
6. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de
Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la Sociedad
Cooperativa.
7. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias de la Sociedad
Cooperativa, así como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un cheque
destruir las firmas y remitirlo a contabilidad.
8. Coordinar en forma permanente con el Jefe de Ahorros y Finanzas, sobre los saldos
disponibles en Caja y bancos, así como la posición de cambio en moneda extranjera.
9. Elaborar el reporte de la situación preliminar de encaje en moneda nacional y moneda
extranjera.
10. Establecer, con conocimiento y en coordinación con el Gerente de Captaciones y
Finanzas, el tipo de cambio para las operaciones diarias de Compra /Venta de moneda
extranjera, efectuando las variaciones necesarias de acuerdo con la información del
mercado cambiario recogida en bancos o en el mercado informal.
11. Certificar órdenes de pago, previa verificación y cargo en cuenta, y efectuar la
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regularización de las mismas al momento de recibirlas en canje.
12. Revisar y dar el visto bueno a la documentación que sustenta las operaciones del
día y remitir la información al área respectiva para su contabilización.
13. Verificar cierres diarios de operaciones y de caja general, dejando constancia en los
documentos respectivos.
14. Confeccionar estadísticas e informes respectivos para el Gerente del área en forma
quincenal y mensual.
15. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memos y/o
reglamentos emitidos por el gerente del área.
16. Verificar que se cumplan con los límites de autorización.
17. Coordinar con los administradores de las agencias a fin de obtener en forma oportuna
la información necesaria.
18. Vigilar que se cruce diariamente los resultados de las operaciones con contabilidad.
19. Coordinar con la gerencia de crédito la entrega de los cheques de las instituciones con
las que se ha aperturado cuenta de cheques para cobrar los créditos otorgados.
20. Solicitar a la Gerencia de Crédito la conformidad de los listados de los créditos de
descuentos o retenciones de créditos por convenio sean los correctos.
21. Llevar en perfecto orden los libros de control.
22. Controlar las cuentas de ahorro con órdenes de pago que giran sin fondo e informar al
Gerente de Captaciones y Finanzas para que comunique al cliente.
23. Coordinar con el Jefe de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el
sistema a fin de mejorar el servicio.
24. Solucionar las consultas presentadas por el personal que opera bajo su mando.
25. Autorizar los extornos de operaciones en el sistema computarizado y a solicitud del
administrador de la agencia correspondiente. El extorno se realiza a través de una
clave autoritativa y antes de su aplicación se debe averiguar las causas del mismo.
26. Atender al público cuando la demanda del servicio así lo requiera
27. Efectuar control de calidad de los diversos productos en forma trimestral, emitiendo
un informe correspondiente al gerente del área, quien lo revisará y devolverá para su
archivo.
28. Ejecutar control de calidad al trabajo realizado por los asistentes y auxiliares, a fin de
hacer cumplir las normas internas y superar cualquier deficiencia que se presente.
29. Proponer al Gerente de Administración, el monto de la cobertura de las pólizas de
seguros para efectivo en las diferentes agencias de la Sociedad Cooperativa.
30. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Jefe del área.
Responsabilidades
1. Es responsable de hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.
2. Que el personal a su cargo, así como los auxiliares de operación trabajen con
responsabilidad, enmarcado dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el
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servicio y la atención al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de
armonía que se refleje en el incremento de la productividad.
Atribuciones
1. Incautar billetes falsos y visar las actas de retención de las ventanillas, remitiendo el
informe respectivo al gerente general.
4.6.3.4. Asistente de Caja General
Cargo:
Asistente de Caja General
Depende de:
Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Línea de Coordinación:
Administradores de Sucursales
Funciones
1. Habilitar, en la Oficina Principal, de efectivo a las ventanillas de atención
(Recibidor/Pagador), para el funcionamiento de sus operaciones diarias, asimismo
coordinar con los administradores de las agencias la devolución de excedentes o
habilitación de dinero cuando tengan necesidad de efectivo.
2. Efectuar retiros de los Bancos, para las operaciones diarias de la Sociedad
Cooperativa, previa autorización al nivel correspondiente
3. Llevar los Libros de Caja General, tanto en moneda nacional como en moneda
extranjera, registrando en forma diaria las operaciones en efectivo.
4. Registrar y efectuar en forma diaria las entregas bancarias de los cheques que han
ingresado por operaciones tanto de ahorros como de créditos.
5. Llevar Libros Auxiliares de Bancos y mantenerlos actualizados para efectos de
conciliación de las cuentas bancarias, así como también Libro de Órdenes de pago
para un mejor control.
6. Organizar el Archivo de documentos del área, manteniendo bajo custodia y reserva la
información pertinente.
7. Ordenar los documentos que sustentan las operaciones diarias de caja, para su
remisión a Contabilidad, junto con el Reporte Contable.
8. Registrar los cheques recibidos para su posterior depósito en Cuentas de la Sociedad
Cooperativa.
9. Solicitar el requerimiento de materiales, papelería y formularios en forma mensual,
verificando que no exista desabastecimiento en el área
10. Realizar pagos, sea en efectivo o con cheques, a proveedores, de servicios, de
impuestos, de planillas, honorarios a directores y por otros conceptos debidamente
documentados y autorizados por el Área de Logística o Personal, visado por el
Gerente General o quien estipule el reglamento.
11. Retener, elaborando el acta respectiva, todo billete y/o moneda falsa que haya sido
presentado para su depósito o pago ante cualquier ventanilla de la Sociedad
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Cooperativa.
12. Elaborar y/o revisar el asiento contable de las operaciones diarias de Caja y bancos, y
remitirlo a contabilidad conjuntamente con los documentos que dieron origen a la
operación.
13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los límites asegurados.
14. Efectuar arqueos sorpresivos a ventanillas y a las agencias de la Sociedad
Cooperativa.
15. Informar al Cajero o Guardavalor general sobre las necesidades de cobertura de
Seguros
16. Otras funciones que le encomiende la Cajero o Guardavalor general/Tesorero.
Atribuciones
1. Sellar y firmar las habilitaciones de caja realizadas.
2. Pago de proveedores, personal y otros de acuerdo con la documentación presentada por
las áreas, debidamente visados por gerencia o por el que autorice el reglamento.
3. Incautar billetes falsos y remitirlos
conjuntamente con el acta de retención.
al
Cajero
o
Guardavalor
general/Tesorero
4. Elaborar el calendario de pagos de los deudores para un mejor control de los mismos.
5. Otras que le designe el Cajero o Guardavalor general/Tesorero.
4.6.3.5. Auxiliar de Operaciones/Cajero o Guardavalor
Cargo:
Auxiliar de Operaciones/Cajero o Guardavalor
Depende de:
Encargado de Captaciones y Operaciones. En las agencias
depende del Administrador o Gerente de Agencia, en
coordinación con el Encargado de Captaciones y
Operaciones.
Funciones
1. Atender amablemente al público brindando información de los productos y servicios que
ofrece la Sociedad Cooperativa.
2. Ser responsable del dinero habilitado, así como preparar el material de trabajo al inicio
de la atención al público.
3. Ser responsable por la autenticidad o falsedad de los billetes y la buena conservación de
los mismos que estén bajo su custodia.
4. Atender todas las operaciones que provienen de los productos o servicios que brinda la
Sociedad Cooperativa; tales como:
a. Apertura de cuentas de depósitos: ahorro corriente, plazo fijo.
b. Retiro de intereses de cuentas a plazo.
c. Cancelación y retiro de cuentas.
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d. Amortizar y cancelar los préstamos a socios que lo soliciten.
e. Operaciones de Compra/venta de moneda extranjera.
f.
Depósitos en efectivo y/o cheques.
g. Retiros, pago de órdenes de pago.
h. Retiros de intereses de cuentas a plazo.
i.
Cancelaciones y amortizaciones de créditos.
j.
Desembolsos de los créditos.
k. Operaciones con otras agencias o con Cooperativas que mantienen convenio con la
Cooperativa.
l.
Compra venta de moneda extranjera (si la SCAP está autorizada).
m. Cobro de las aportaciones que hacen los socios
5. Cumplir con los niveles de autorización establecidos para los retiros.
6. Ser responsable de cuadrar diariamente su caja y enviar reportes al Cajero o
Guardavalor general/tesorero.
7. Llevar control del material a utilizar en la sección: Formularios, útiles de oficina, etc. que
requiera la sección.
8. Elaboración de los movimientos contables de ahorros y/o créditos, cuando lo solicite el
Cajero o Guardavalor general/Tesorero.
9. Revisión de la documentación de la agencia u oficina; tales como: depósitos, retiros,
comprobantes de pago, comprobantes de desembolso y darles la conformidad para su
posterior archivo.
10. Preparación y entrega de órdenes de pago a los socios.
11. Recepción y verificación de las solicitudes de créditos descuento por planilla y con
Garantía Auto liquidable para su posterior aprobación.
12. Digitación de solicitudes de crédito.
13. Verificar en forma diaria que los comprobantes de las operaciones realizadas del mes se
encuentren completos, a fin de archivarlas y embalarlas para ser enviadas al archivo
general de la Sociedad Cooperativa.
14. Coordinación con el área de sistemas para la preparación y entrega las tarjetas de
ahorros.
15. Controlar el orden y la limpieza de la sección.
16. Cuando el caso lo requiera, realizar algunas operaciones propias de otras secciones.
17. Otras encomendadas por el administrador de agencia.
Responsabilidades
1. Cuadrar su caja y enviar reportes al Cajero o Guardavalor general/Tesorería.
2. Verificar diariamente que cuenta con los recursos de dinero suficiente para el buen
desempeño de sus funciones, así como contar con el material necesario para el
desempeño de las mismas.
3. Mantener el nivel necesario de efectivo en su ventanilla, cuidando siempre de no exceder
la cobertura de la póliza de seguros.
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4. Responsables de la autenticidad y buena conservación de los billetes.
5. Brindar información precisa (requisitos y limitaciones) de los productos financieros que
brinda la institución.
6. Atender los depósitos, retiros, cancelaciones, notas de cargo y abono, transferencias de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
7. Declarar los faltantes y/o sobrantes de efectivo detectados en los cierres diarios
8. Enviar a Caja los cheques recibidos durante el día.
9. Atender los créditos de acuerdo con los procedimientos establecidos.
10. Atender amablemente y sin demoras los requerimientos de pago de cualquier socio sobre
los productos que brinda la institución.
11. El uso adecuado de los bienes conferidos por la institución.
12. Verificar las firmas de los socios al momento de realizar las operaciones con el
documento de identidad nacional.
13. Responsables del archivo de la documentación del área.
14. Cumplir con todas las funciones encomendadas por el administrador de agencia o jefe
inmediato.
Atribuciones
1. Informar a los socios que se encuentren debidamente autorizados respecto a sus saldos
y estados de cuentas, a la fecha en que lo soliciten, así como entregar los extractos de
cuenta de los meses pasados al Departamento de Ahorros para su distribución.
2. Informar a los socios sobre las tasas de interés y los productos ofrecidos por la
institución.
3. Incautar billetes falsos y remitirlos vía administrador de agencia, al Cajero o Guardavalor
general/Tesorero conjuntamente con el Acta de Retención.
4. Pagar directamente los montos según el nivel autorizado por Gerencia.
4.6.4 Agencias
4.6.4.1. Administrador de Agencia
Cargo:
Administrador de Agencia
Depende de:
Gerente General
Línea de Coordinación:
Gerentes de Administración
Gerente de Captaciones y Finanzas
Gerente de Crédito
Línea de Autoridad:
Todo el Personal de la Agencia/Sucursal
Función Básica
Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo
relacionadas con el otorgamiento y recuperación de créditos, captación de ahorros en sus
diversas modalidades, así como de la parte administrativa de la agencia.
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Funciones Específicas
1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, así como velar por el
efectivo desempeño del personal a su cargo.
2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captación de nuevos socios.
3. Atender a los socios absolviendo sus consultas y/o requerimiento de pago.
4. Revisar y dar visto bueno a la documentación que sustentan las operaciones del día y
remitir la información al departamento de Contabilidad para su registro.
5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de ahorro y
crédito.
6. Remitir las estadísticas para los Gerentes y para contabilidad.
7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de créditos.
8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos
respectivos.
9. Mantener bajo control las claves de la bóveda y cajas de seguridad.
10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garantía se encuentren
en plena cobertura por la póliza de seguro.
11. Revisar y firmar las aperturas de cuentas de ahorro y depósito a plazo fijo y sus
respectivas tarjetas de registro de firmas.
12. Confeccionar las estadísticas e informes respectivos para los Gerentes de las áreas
respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.
13. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorándum,
directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de áreas.
14. Revisar y atender la correspondencia en general.
15. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes
escritos.
16. Proponer al Gerente General programas de promoción y publicidad.
17. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la
información necesaria, para la evaluación del crecimiento de la agencia y toma de
medidas correctivas.
18. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.
19. Mantener la caja en nivel óptimo de efectivo, así como velar por la custodia del mismo,
observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la póliza de
seguros.
20. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (títulos de crédito, contratos u otros
documentos) de la institución.
21. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus
operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).
22. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la
suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.
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23. Coordinar con el Cajero o Guardavalor General/Tesorero sobre el manejo del disponible.
24. Llevar los libros de Caja y bancos debidamente autorizados y mantenerlos actualizados.
25. Remitir el reporte preliminar de encaje en moneda nacional y extranjera.
26. Remitir a la oficina principal la situación diaria de caja.
27. Mantener información actualizada de los tipos de créditos y modalidades de captación
que ofrece la competencia.
28. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la información.
29. Vigilar el resguardo de las instalaciones, máquinas y equipos de cómputo y asegurar el
funcionamiento de los mismos.
30. Mantener actualizado el inventario físico de los bienes despreciables y no despreciables
de la agencia.
31. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades.
32. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.
33. Llevar el control y custodia de los pagarés y protestarlos en su debida oportunidad.
34. Enviar al encargado de recuperaciones expedientes de créditos para cobranza judicial
para el inicio de las acciones legales pertinentes.
35. Hacer las liquidaciones de créditos para cobranza judicial.
36. Coordinar la entrega y recoger los cheques de las instituciones con las que se han
firmado convenios para los descuentos por planilla.
37. Verificar que los listados para los descuentos o retenciones de créditos de descuento por
planilla sean los correctos.
38. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.
39. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos.
40. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le
asignen a su equipo de analistas.
41. Recopilar información sobre los diferentes productos y servicios financieros ofertados en
las áreas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren
el liderazgo y posicionamiento de la Sociedad Cooperativa.
42. Dirigir a los Analistas de Crédito en el cumplimiento de los lineamientos y las metas
señaladas por el Gerente de Crédito.
43. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo de los Analistas de Crédito que
pertenecen a su equipo, los horarios de atención al público, horarios de reuniones de
Comité de Crédito, rapidez en la resolución de solicitudes, realización de trabajo de
campo (visitas de promoción y visitas de análisis), y demás funciones y actividades, para
el logro de las metas de colocación y recuperación.
44. Proveer a los analistas a su cargo, de listados y reportes de apoyo a su trabajo:
Morosidad, pendiente de desembolso, tamaño de cartera, evolución de ratios, número de
socios nuevos, représtamos, etc. Según los requerimientos.
45. Apoyar a los Analistas de Crédito en las visitas a socios especiales y que requieran su
presencia, tanto para la promoción, análisis, requerimiento de pago por falta de pago,
etc.
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46. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece la
Sociedad Cooperativa.
47. Participar en el Comité de Crédito, especialmente en aquellos donde se requiere su firma
para las aprobaciones, según niveles de autonomía. Deberá revisar el análisis económico
y financiero de las operaciones de crédito que se presentan a su comité, a efectos de
determinar los niveles de riesgo que conllevan y evaluar el desempeño de los analistas a
su cargo.
48. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los créditos, guarden una
razonable relación con la situación económica financiera del socio, el comportamiento
crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas, los niveles de
riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crédito.
49. Vigilar los límites de concentración de los créditos otorgados por su equipo de Analistas.
50. Elevar y fundamentar ante el Comité de Crédito de niveles superiores, las propuestas de
crédito elaboradas de acuerdo con las disposiciones legales y normas de la Sociedad
Cooperativa.
51. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz información que el Analista de Crédito
presenta para el sustento de la propuesta de crédito.
52. Controlar la elaboración de las aActas del Comité de Crédito y Comité de Mora de la
Sucursal/Agencia a su cargo.
53. Visitar personalmente a algunos socios (de acuerdo con el monto de los créditos, según
la normativa de Crédito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y
evaluar el trabajo del analistas y también, para atender consultas de crédito.
54. Llevar un control de los créditos rechazados de cada uno de los analistas a su cargo, por
lo tanto, solicitará a los analistas la entrega de toda la documentación de los créditos que
sean rechazados en el Comité de Crédito o por el mismo, a fin de llevar el control de
estos.
55. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las
medidas correctivas necesarias.
56. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crédito para evaluar y
analizar la evolución de la cartera de cada uno de los Analistas de Crédito a su cargo:
colocaciones, morosidad, créditos aprobados, créditos rechazados, créditos refinanciados,
zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros aspectos que
considere relevantes.
57. Verificar al final del día, la emisión de información(en caso que amerite) para ejercer
control de los pagarés emitidos, créditos desembolsados, pagarés cancelados, pagarés
enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la
actividad diaria de la agencia.
58. Participar en los Comités de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad
son generados por fallas en el análisis de la capacidad y voluntad de pago de los socios y
poder tomar medidas correctivas.
59. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual serán remunerados los
Analistas de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y
desempeño.
60. Coordinar con la Gerencia de Crédito, la liquidación del incentivo monetario variable de
los Analistas a su cargo.
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61. Realizar la evolución periódica del equipo de analista y personal de
informar a la jefatura de personal el resultado de los mismos.
recuperaciones, e
62. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los
créditos: Políticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los
Analistas de Crédito a su cargo.
63. Participar como instructor en programas de capacitación y entrenamiento para Analistas
de Crédito, de acuerdo con la política de la Sociedad Cooperativa.
64. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los socios las políticas de crédito de la
Cooperativa de ser aceptado su crédito, especialmente de los beneficios de pagar
puntualmente y explicar técnicamente a los socios las razones por las cuales un crédito
no es aprobado.
65. Instruir a los analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e información de
los expedientes de créditos y resolver sus consultas al respecto.
66. Solicitar al Gerente de Crédito, la reasignación o reclasificación de cartera que estime
conveniente, una vez autorizado por el Comité de Crédito argumentando adecuadamente
la misma.
67. Solicitar el traslado oportuno de los créditos vencidos para iniciar acciones
administrativas o judiciales; al Gerente de Crédito, en coordinación con la Gerencia
General.
68. Realizar cualquier otra función que el Gerente General o los Gerentes de áreas le
designen.
Atribuciones
1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas
por el Gerente General.
2. Firmar los contratos de órdenes de pago, certificados de depósitos a plazo fijo, tarjetas
de registro de firmas y otros documentos del área.
3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.
4. Proponer al Gerente de Administración la rotación de personal de acuerdo con las
aptitudes y desempeño con que efectúen sus funciones.
5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.
6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar
las operaciones con el público y ofrecer un servicio ágil y eficiente.
7. Velar por la recuperación de los créditos, verificar que los registros e información
financiera se mantengan al día.
8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.
9. Efectuar arqueos a ventanillas.
10. Llevar un control adecuado de los pagarés.
11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo con los límites establecidos por el Gerente de
Captaciones y Finanzas, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.
12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo a la oficina de personal, por
lo menos 1 vez al año.
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13. Hacer cumplir las normas, procedimientos y políticas.
Responsabilidades
1. Mantener en armonía al personal haciendo cumplir las políticas y normas establecidas.
2. Mantener reserva de las actividades de la Sociedad Cooperativa, de todo lo relacionado
con el secreto bancario.
3. Emitir informes verbales o escritos que solicite el Gerente General u otra dependencia de
la Sociedad Cooperativa.
4. Salvaguardar la información de los socios en especial a lo que se refiere a los que
ahorran en la Sociedad Cooperativa.
5. Hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos de las operaciones efectuadas por
los trabajadores y los socios.
6. Guardar en bóveda debidamente ordenados e inventariados, los documentos que
sustenten las operaciones y los títulos valores dejados como garantía a la Cooperativa.
7. Promover el desarrollo efectivo de la agencia, optimizando los recursos materiales y
humanos con que cuenta.
8. Ejecutar un eficiente control de morosidad y recuperación de créditos.
9. Realizar las evaluaciones del personal a su cargo manteniendo la imparcialidad y equidad
que el caso amerita.
4.6.4.2. Auxiliar de Administrativo de Agencia/Sucursal
Cargo:
Auxiliar de Administrativo de Agencia
Depende de:
Administrador de Agencia (en Coordinación con Gerencia
Administración, Gerencia de Crédito y Gerencia de
Captaciones y Finanzas
Línea de Coordinación:
Asistente y Auxiliar de Operaciones
Funciones
1. Atender y brindar información a funcionarios, empleados y público que la soliciten, en
concordancia con la política de información de la Sociedad Cooperativa; para tal efecto
deberá informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.
2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia interna y
externa que ingresa a la Agencia/Sucursal.
3. Preparar correspondencia, elevarla a administración para su aprobación, distribución y/o
envío.
4. Prestar apoyo secretarial y documentario a las distintas secciones de la agencia/sucursal
que requieran su servicio.
5. Archivar la correspondencia, así como la documentación originadas de las actividades de
la agencia
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6. Tomar dictados y mecanografiar correspondencia y documentos que se le encomienden.
7. Llevar control de los fondos fijos de caja chica.
8. Coordinar con el administrador de agencia/sucursal, la compra de refrigerios al personal
que se queda a laborar fuera de hora.
9. Controlar el mantenimiento y conservación del archivo de la institución.
10. Actualizar periódicamente el Inventario físico de los bienes instalaciones y materiales de
la agencia en coordinación con la administración, conciliando con el personal que tenga a
cargo dichos bienes.
11. Llevar el archivo de copias de facturas de la agencia.
12. Supervisar la existencia de stocks mínimos de suministros necesarios en el almacén.
13. Recibir el material que ha sido enviado por la oficina principal, tanto de impresos,
papelería y suministros diversos y otros que hacen posible la operatividad de la empresa.
14. Entregar a las unidades solicitantes, previa coordinación con la administración, el
material requerido, para el desarrollo de sus actividades.
15. Controlar el stock mínimo del material, mediante tarjetas de control y comunicar al
Administrador la necesidad del material.
16. Atender las solicitudes de fotocopias del Administrador y trabajadores de la agencia.
17. Hacer legalizar documentos importantes y protestos.
18. Realizar pagos de servicios: agua, luz, teléfono y otros que sean requeridos.
19. Cumplir con las demás funciones que le encomiende la administración.
Responsabilidades
1. Guardar reserva de las operaciones e información de la agencia, y documentos e
informaciones que requieran este tratamiento.
2. Velar por el adecuado control y organización del archivo a su cargo.
3. Velar por la oportuna remisión de información oficial y autorizada por la administración.
4. Velar por el mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes, equipos y materiales
a su cargo.
5. Sugerir al administrador la compra de materiales necesarios para el mejor desempeño de
las funciones encomendadas.
6. Comunicar al Administrador sobre el Stock mínimo de materiales, con el fin de poder
abastecerse de los mismos.
7. Llevar al día las tarjetas de control de materiales.
8. Mantener el archivo en forma ordenada y limpio
9. Distribuir la correspondencia interna y externa en forma oportuna, dejando constancia, a
través del cargo respectivo.
10. Realizar el pago de servicios que se le encomiende en los plazos establecidos.
Atribuciones
1. Atender a los socios y/o usuarios de la agencia/sucursal.
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2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.
3. Establecer un sistema de archivo adecuado.
4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.
5. Atender al personal con los medicamentos de primeros auxilios.
4.6.5. Área de Crédito
4.6.5.1. Gerente de Crédito
Cargo:
Gerente de Crédito
Ubicación:
Oficina Central.
Jefe/puesto al que reporta:
Gerente General.
Personal a su cargo:
Coordinador de Crédito
Auxiliar Administrativo de Crédito
Analistas de Crédito
Jefe de Recuperaciones.
Asistente o Auxiliar de Recuperaciones
Unidad de Riesgos
Gerencia de Captaciones y Finanzas
Gerencia de Administración
Marketing e Imagen Institucional.
Coordinación funcional:
Objetivo del Puesto
Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades, del Área de Crédito de la Sociedad
Cooperativa en sus diferentes modalidades, gestionar las recuperaciones de los créditos,
utilizando criterios definidos en las políticas, reglamentos y procedimientos, evaluar los
productos y servicios crediticios procurando obtener la máxima rentabilidad al menor riesgo
posible en las colocaciones. Formular y controlar el cumplimiento de las políticas de créditos
dentro de los dispositivos legales que norman la intermediación financiera en el país, así
como los tarifarios referentes a las modificaciones de créditos en coordinación con la
Gerencia General. Formular planes tendentes a la optimización de las operaciones
crediticias. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas dictadas por la Sociedad
Cooperativa y los órganos supervisores, para la operación crediticia.
Funciones Específicas
1. Dirigir, controlar y actualizar de ser necesario, los procedimientos relacionadas con
evaluación, otorgamiento, vigilancia y recuperación de los créditos concedidos por la
SCAP.
2. Vigilar que las operaciones de créditos presentadas, mediante solicitudes de préstamo y
transacciones especiales que se ajusten a los dispositivos legales vigentes y a las normas
internas de la Sociedad Cooperativa.
3. Proveer los lineamientos necesarios que posibiliten el liderazgo en cualquier modalidad
de crédito que la institución ofrezca.
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4. Controlar a través de reportes, los resultados obtenidos en cada una de sus áreas y
cuando sea necesario, decidir las medidas correspondientes.
5. Elaborar el presupuesto y plan operativo de la Gerencia de Crédito, proponerlo al Gerente
General y presentarlo al Consejo de Administración en caso de ser necesario, una vez
aprobado, controlar su correcta ejecución y cumplimiento de metas.
6. Elaborar periódicamente los estados financieros comparativos entre el presupuesto
proyectado y ejecutado, evaluando permanentemente el desarrollo de la ejecución del
presupuesto de su área.
7. Mantener informado a Gerencia General sobre la situación operativa de la Sociedad
Cooperativa en cuando a colocaciones y recuperaciones.
8. Participar en el Comité de Crédito como proponente de las solicitudes de líneas de crédito
o préstamos de acuerdo a los límites establecidos en el Manual de Crédito y Aprobado
por el Consejo de Administración una vez hecho el estudio de crédito por el área de
análisis de crédito.
9. Evaluar las solicitudes de crédito de montos mayores, presentados por los Analistas de
Crédito, autorizándolas o denegándolas dentro del nivel de autorización que le ha sido
conferido.
10. Evaluar las actividades de seguimiento de los créditos otorgados y verificar el
cumplimiento de las condiciones estipuladas en las propuestas de crédito.
11. Controlar los informes estadísticos presentados por el coordinador de crédito.
12. Verificar el cálculo de incentivo de cada sucursal y evaluación de desempeño
proporcionado por coordinador de crédito.
13. Coordinar con la jefatura de personal el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para
canalizar las acciones a realizar.
14. Realizar la evaluación del personal a su cargo y de los administradores de sucursales en
lo concerniente al área de su competencia.
15. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensión y el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada al sector meta,
de las políticas, procedimientos y reglamentos para los productos y servicios de la
Sociedad Cooperativa.
16. Elaborar y proponer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados los
funcionarios de créditos y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y
desempeño. Deberá capacitar al coordinador de crédito y administradores de sucursales
el sistema de incentivos, para despejar dudas al respecto.
17. Realizar un control aleatorio de la formalización de los créditos aprobados, de acuerdo
con las normas y regulaciones de la Sociedad Cooperativa, y las disposiciones de los
órganos de control.
18. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de
Lavado de Dinero.
19. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado
de Dinero.
20. Vigilar que el monto máximo de los créditos concedidos a una sola persona física o
moral, no exceda de los límites fijados por los dispositivos legales vigentes.
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21. Llevar un control sobre las acciones realizadas por el área de recuperaciones para el
control de los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la recuperación
oportuna de los créditos, informando al Comité de Crédito sobre las propuestas de pago
de los deudores para su pronunciamiento.
22. Atender las observaciones o reparos que efectúen las auditorías internas o externas
sobre la función crediticia en general, evaluando sus observaciones y recomendaciones.
23. Preparar informes especiales que soliciten la Gerencia General y organismos rectores de
la actividad económica financiera nacional.
24. Establecer las coordinaciones pertinentes respecto a la asignación de recursos para el
desembolso de los créditos y a las nuevas líneas que van a operar.
25. Aprobar la oportuna transferencia a cobranza judicial de las obligaciones vencidas
cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo y que se efectúen las provisiones
correspondientes.
26. Presidir los comités de mora en la oficina principal y cuando le sea posible en las
agencias.
27. Participar o delegar su participación en los remates de bienes adjudicados, en resguardo
de los intereses de la Sociedad Cooperativa.
28. Representar a la Sociedad Cooperativa en actos públicos, así como en litigios y prestar
juramento en los juicios, acatando las citaciones para comparendo o confesiones en
asuntos de su competencia, de acuerdo con los poderes conferidos por los Estatutos, el
directorio y los regímenes de poderes.
29. Autorizar convenios judiciales de pago, condenaciones de intereses, liberación de
garantías, conversión de deudas de moneda extranjera a moneda nacional o viceversa,
de acuerdo con lo aprobado o reglamentado por el directorio.
30. Coordinar con el Coordinador de Crédito y Administradores de Sucursales los
procedimientos de otorgamiento, seguimiento, vigilancia y recuperación de los créditos
otorgados en las sucursales de acuerdo a las autorizaciones de líneas de crédito para
cada caso.
31. Desarrollar e implementar nuevos productos o nuevas modalidades de crédito en
coordinación con la Gerencia General y el Área de Marketing.
32. Coordinar con el Área de Sistemas el funcionamiento, mantenimiento y desarrollo de la
Central de riesgos y los Sistemas de Crédito.
33. Vigilar que los créditos concedidos bajo convenios de financiamiento suscritos por la
cooperativa con organismos financieros nacionales e internacionales, cumplan con las
condiciones pactadas en dichos instrumentos.
34. Gestionar y coordinar con los órganos respectivos la regularización de los créditos cuya
recuperación no se realice dentro de los plazos otorgados a los deudores para su
pronunciación.
35. Autorizar la cancelación de los recibos de los secretarios de juzgado, procuradores
judiciales, tramitados, peritos judiciales, martilleros y otros por sus actuaciones
judiciales.
36. Controlar los informes de asesoría legal sobre situación de créditos en cobranza judicial,
monto de la deuda, estado del juicio y situación de garantías.
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37. Constatar que los créditos concedidos a los socios que se encuentren en situación de
observación, se aprueben de acuerdo con las disposiciones vigentes para tal efecto.
38. Representar a la Sociedad Cooperativa en las Oficinas de los Secretarios de Juzgado para
autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.
39. Evaluar la cartera de créditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.
40. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisión de créditos,
recuperación de créditos, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,
Administradores de Sucursales, Recuperadores, Asesor Legal y Analistas de Crédito,
delegando representación.
41. Normar sobre el correcto contenido de los documentos del expediente del socio.
42. Otras funciones que le encargue la Gerencia General dentro del campo de su
competencia.
4.6.5.2. Coordinador de Crédito
Ubicación:
Oficina Principal
Jefe/puesto al que reporta:
Gerente de Crédito
Personal a su cargo:
Analista de Crédito
Auxiliar de Crédito
Objetivo del cargo
El objetivo del cargo es, administrar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades
relacionadas a la concesión y recuperación de créditos haciendo énfasis en la calidad del
servicio y la atención personalizada; colaborando en la promoción, evaluación, seguimiento y
administración de los productos y servicios de Créditos.
Tiene la responsabilidad de elaborar y proponer el presupuesto detallado de colocaciones de
créditos en conjunto con las sucursales y lograr la adecuada productividad de su equipo de
trabajo, consiguiendo las metas establecidas. Por lo anterior, también deberá diseñar y
proponer la estrategia comercial para alcanzar las proyecciones de cartera.
Deberá estar al tanto de las actividades de los equipos de analistas de las diferentes
sucursales, monitoreando y apoyando el cumplimiento de las metas. Será el responsable de
reportar al Gerente de Crédito los resultados y requerimientos del personal de crédito, así
como proponer estrategias de crecimiento en las sucursales de cada zona.
Deberá participar, en los Comités de Crédito y de Morosidad de los Analistas de Crédito.
Presidirá los Comités de Crédito en los cuáles participe con voz y voto.
Funciones Específicas
1. Planificar, organizar y dirigir las actividades relacionadas con la colocación de recursos
financieros del Área a su cargo, así como controlar el desarrollo de las operaciones en el
ámbito administrativo, de crédito, dentro de las normas aplicables.
2. Colaborar en la definición de las características y atributos de los productos y servicios
ofrecidos (precio, plazos, condiciones, garantías, etc.), también deberá colaborar y/o
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proponer al Gerente de Crédito nuevos procesos que signifiquen mejoras en temas
relacionados al área comercial.
3. Proponer al Gerente de Crédito, las políticas y normas necesarias para una adecuada
operatividad en la atención al socio y gestión dentro del ámbito de su competencia.
4. Comparar las estrategias empleadas por la competencia y las implementadas por la
Cooperativa, a fin de desarrollar mejoras e innovaciones en la calidad de los productos y
servicios ofrecidos.
5. Mantener información actualizada de los productos y servicios que ofrece la competencia.
6. Controlar que se mantenga actualizada la publicación de las tasas de interés y otros
costos de los productos y servicios, para conocimiento de los socios y de todos los
funcionarios del área de crédito.
7. Dar cumplimiento a las normas internas y externas en el ámbito de su competencia.
8. Promover y supervisar la correcta atención a los socios de la Sociedad Cooperativa,
velando por conservar la buena imagen institucional.
9. Atender y/o responder los requerimientos de pagos presentados por los socios de la
Sociedad Cooperativa en el ámbito de su competencia.
10. Recibir y analizar las sugerencias de los usuarios y del personal del área de crédito,
presentando propuestas de mejora para la atención al socio.
11. Conducir, organizar y difundir las campañas promociónales con el fin de alcanzar los
objetivos planteados respecto a operaciones de crédito en la Sociedad Cooperativa.
12. Dirigir y controlar el correcto desarrollo de las operaciones de créditos.
13. Autorizar con clave de acceso las operaciones de aprobación de créditos, según el nivel
establecido por la Gerencia.
14. Verificar el cumplimiento de los plazos establecidos de los contratos de constitución de
hipotecas.
15. Proponer las campañas publicitarias en las diversas instituciones que la Sociedad
Cooperativa tenga convenio, en las ferias y festividades representativas de cada región.
16. Eventualmente, apoyar en las actividades de promoción de los productos y servicios así
como en las actividades de requerimiento de pago de pago a los socios atrasados,
realizando trabajo de campo con los Analistas de Crédito y los Administradores de
Sucursales.
17. Apoyar en la negociación comercial que se requiera (convenios, créditos, etc.).
18. Elaborar y proponer a la Gerencia de Crédito, las metas de colocación de los diferentes
productos, detallando las proyecciones de crecimiento por: productos, cantidad de
Operaciones, monto promedio de las operaciones, moneda, zonas geográficas,
sucursales, administradores de sucursal, analistas de crédito, entre otras; que permitan
un seguimiento afinado de la Gestión Comercial. Posteriormente, encargarse de la
implementación y seguimiento.
19. Autorizar descuentos de gastos de cobranza o condonación de intereses moratorios,
dentro de los niveles autorizados por el Consejo de Administración.
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20. Autorizar el desbloqueo de cuentas de ahorros presentados como garantía para el
otorgamiento de crédito.
21. Verificar y dar conformidad a los documentos de su competencia antes de remitirlos a las
áreas competentes.
22. Programar y dirigir el proceso de emisión de cartas de invitación a los socios de la
Sociedad Cooperativa.
23. Supervisar la oportuna entrega de los reportes diarios y/o mensuales a las áreas que
corresponde y especialmente a los Administradores de Sucursales para que cuenten con
las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
24. Elaborar los reportes y/o estadísticas de control y análisis y aquellos solicitados por la
Gerencia de Crédito.
25. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de
Lavado de Activos.
26. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado
de Activos.
27. Realizar visitas aleatorias a los socios para verificar los datos e información declarada por
los mismos, cumpliendo con las normas establecidas en el Manual de Créditos.
28. Velar para que el otorgamiento de crédito, que se sujeten a las condiciones crediticias
establecidas.
29. Opinar sobre el otorgamiento de créditos, cancelaciones anticipadas, refinanciaciones y
otros asuntos crediticios que estén dentro y fuera de su autonomía de aprobación.
30. Revisar y firmar los contratos y/o minutas dentro de su competencia hasta los límites
establecidos en el Manual de Crédito.
31. Registrar y controlar el vencimiento de las pólizas de seguros de aquellas garantías que
ameriten.
32. Revisar en el sistema informático las refinanciaciones, reprogramaciones y
reestructuraciones de créditos, verificando que estas cumplan con los requisitos exigidos.
33. Colaborar en la organización y dirección de la recuperación de créditos vencidos, en
cobranza judicial y créditos castigados conjuntamente con los Administradores de
Sucursales y analistas de crédito.
34. Llegar a acuerdos prejudiciales y extrajudiciales con los socios cuando sea requerido.
35. Supervisar aleatoriamente el correcto registro de los pagarés en el momento del
desembolso de créditos.
36. Supervisar que se realicen oportunamente la entrega de los títulos valores al área de
operaciones de la Cooperativa.
37. Verificar el cumplimiento de la elaboración de los Libros de Actas del Comité de Crédito y
del Comité de Mora.
38. Controlar el mantenimiento de un flujo de caja proyectado para el desembolso de
créditos semanales, mensuales.
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39. Realizar las coordinaciones con el área de operaciones para el desembolso de créditos y
de esta manera disponibilidad de efectivo para la normal atención de los socios de
crédito en todas las sucursales.
40. Informar y motivar el personal del área de crédito en el cumplimiento de las metas
trazadas.
41. Evaluar el desempeño del personal del área de crédito dentro de su competencia.
42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de
la Sociedad Cooperativa.
43. Levantar las observaciones efectuadas por los órganos de control interno y externo, en el
ámbito de su competencia.
44. Autorizar o rechazar, en coordinación con la Gerencia de Crédito, la reasignación o
reclasificación de cartera que solicite un Administrador de Sucursal, e informar a quien
corresponda para que realice los cambios en el sistema informático.
45. Llevar el adecuado control de las reasignaciones y/o reclasificaciones de cartera, así
como de las refinanciaciones que se hayan realizado y elaborar un informe mensual
detallado para la Gerencia de Crédito.
46. Controlar los informes estadísticos de cada sucursal para el cálculo de incentivos y
evaluación de desempeño.
47. Coordinar con el Gerente de Crédito el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para
canalizar las acciones a realizar con Recursos Humanos.
48. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensión y el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada, de las políticas,
procedimientos y reglamentos para los productos y servicios de la cooperativa.
49. Conocer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados los funcionarios de
Créditos y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño.
Deberá estar en capacidad de explicar el sistema de incentivos, para despejar dudas al
respecto.
50. Velar por el adecuado abastecimiento de material logístico para el correcto desempeño
del personal del área de crédito.
51. Cumplir las demás funciones que asigne la Gerencia de Crédito mediante documentos
normativos internos.
4.6.5.3. Analista de Crédito
Cargo:
Analista de Crédito
Ubicación:
Oficina Principal / Sucursales.
Jefe/puesto al que reporta:
Coordinador de Crédito - Administrador de Sucursal.
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Personal a su cargo:
Ninguno.
Objetivo del Puesto
El trabajo de Analista de Crédito es básicamente de campo. Se requiere estar
permanentemente visitando prospectos y socios en mercados y zonas comerciales muchas
veces alejadas. El trabajo dentro de oficina es mínimo. El perfil requiere una particular
mezcla de una personalidad vendedora (promoción de crédito), analítica (evaluación de la
capacidad de pago) e intuitiva (evaluación de la voluntad de pago).
Funciones Específicas
1. Elaborar un cronograma de trabajo diario (hoja de ruta) y coordinar con el Coordinador
de Crédito - Administrador de Sucursal las actividades a realizar con respecto a la
promoción, visitas de análisis, visitas de requerimiento de pago a socios morosos,
créditos a presentar en Comité, etc.
2. Completar su hoja de seguimiento de promoción diaria.
3. Completar adecuadamente los formatos y formularios de crédito para cada socio o
potencial socio.
4. Realizar la promoción de los productos y servicios de la Cooperativa.
5. Realizar exposiciones y charlas ante los socios comparando los productos y servicios que
ofrece la Cooperativa, resaltando las ventajas con respecto a la competencia.
6. Facilitar la suscripción de créditos por parte de los solicitantes, orientándolos y
ayudándolos respecto a la documentación que tienen que presentar para gestionar su
crédito.
7. Actuar con rapidez y eficiencia en la respuesta de las solicitudes de los socios y
potenciales socios.
8. Administrar las metas presupuestarias que se le asignen y su consecución mensual.
9. Visitar, calificar y evaluar objetiva y exhaustivamente la unidad económica y la empresa
a financiar, con la finalidad de detectar oportunamente los riesgos y estimar
adecuadamente la capacidad y voluntad de pago de los socios y potenciales socios.
10. Informar sobre los solicitantes y los socios con obligaciones vencidas, que aparezcan en
la Central de Riesgos Interna de la Sociedad Cooperativa y en las Centrales de Riesgos
Externas, adoptando las precauciones del caso en resguardo de los intereses de la
Sociedad Cooperativa.
11. Preparar expedientes de crédito con todas las informaciones requeridas y con suficiente y
adecuada documentación para ser presentada al Comité de Crédito, debidamente
ordenado y caligrafía legible.
12. Ejecutar la política crediticia de la Sociedad Cooperativa, en armonía con las
disposiciones de las entidades rectoras del sistema financiero nacional, así como
mantenerse actualizado respecto al desarrollo de operaciones en el ámbito financiero
local y nacional, evaluando alternativas y proponiéndolas ante los niveles
correspondientes
13. Realizar visitas posteriores al otorgamiento del crédito según sea el destino del crédito,
con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio, determinando nuevas necesidades y
evaluando las posibilidades de nuevos créditos.
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14. Brindar atención oportuna y apoyo técnico al socio, informando con veracidad y
transparencia acerca de los productos financieros que la Sociedad Cooperativa ofrece,
buscando su fidelización.
15. Comunicar a los socios el resultado de la resolución del Comité de Aprobación de Crédito,
orientando los pasos a seguir del proceso de desembolso del crédito.
16. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o reclamo de los socios en coordinación
con su jefe inmediato.
17. Evaluar exhaustivamente la unidad económica, negocio y/o empresa a financiar del
solicitante, con la finalidad de determinar la capacidad de pago del socio, detectar
oportunamente los riesgos crediticios, estimando la voluntad de pago, aplicando así la
tecnología crediticia de la Sociedad Cooperativa.
18. Efectuar el análisis e interpretación de los estados financieros presentados por los socios
y potenciales socios de la Sociedad Cooperativa, así como las proyecciones de dichos
estados.
19. Presentar al respectivo comité la propuesta del otorgamiento de crédito, debidamente
documentada (basada en información cuantitativa y cualitativa del solicitante), aplicando
la tecnología crediticia.
20. Presentar al Administrador de Sucursal, las solicitudes de créditos en sus distintas
modalidades, incluyendo las ampliaciones, reprogramaciones, reestructuraciones y
refinanciaciones, para su aprobación o denegación según los niveles al que corresponde.
21. Verificar que el ingreso en el sistema informático se realice bajo las condiciones
establecidas en la resolución del Comité de Crédito.
22. Comunicar oportunamente y explicar técnicamente a los socios las razones por las cuales
el crédito no fue aprobado o las decisiones del Comité, que indiquen cambio de plazos,
disminución de montos de crédito, nuevos avales, etc.
23. Participar de los Comités de Mora, tanto para comentar su experiencia de gestiones
crediticias con los colegas, como para analizar las causas que originaron la mora de sus
socios, las medidas de recuperación aplicadas y ofrecer alguna alternativa de solución a
fin de que se regularice el pago o proceder al inicio de las acciones prejudiciales o
judiciales.
24. Participar en el comité de mora para los casos que resolverán pasar a incobrables.
25. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
26. Asumir con responsabilidad la calidad, confiabilidad y veracidad de la información que
presenta y sustenta a través del expediente de créditos ante el Comité de Crédito
designado de acuerdo con los niveles de aprobación.
27. Seleccionar, evaluar y verificar las garantías presentadas para la propuesta del crédito
(ubicación, área, construcciones, valorización, propietarios u otros) de acuerdo con las
normas vigentes, realizando el seguimiento para su formalización de ser el caso.
28. Completar las hojas de seguimiento de socios morosos, de acuerdo con el procedimiento
de requerimiento de pago establecido en el Manual de Crédito.
29. Realizar el seguimiento, control y recuperación de los créditos en mora y vencidos de
acuerdo con el Manual de Crédito.
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30. Apoyar al Área de Recuperaciones, en el seguimiento de los créditos en etapa pre-judicial
y judicial.
31. Mantener permanentemente una cartera saneada, cumpliendo con las metas en saldos
números de créditos vigentes y nivel de mora.
32. Cumplir con las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado de Activo,
dentro del ámbito de su competencia
33. Preparar o reportar la información que corresponde, cuando lo soliciten los órganos de
control.
34. Mantener y conservar en buen estado los materiales y equipos asignados para el mejor
desempeño de su trabajo.
35. Mantener y conservar en buen estado los vehículos asignados para el mejor desempeño
de su trabajo, en cumplimiento al reglamento interno sobre los mismos.
36. Mantenerse informado acerca de las características de los productos financieros de la
Sociedad Cooperativa con la finalidad de difundirlos al público en general.
37. Programar visitas a aquellos socios que están terminando de cancelar su crédito para
ofrecerles nuevas operaciones.
38. En caso de reasignación de cartera, los Analistas de Crédito, tienen la obligación de
visitar a los socios que les sean reasignados para interiorizarse de la realidad de cada
socio: Conocer su negocio y domicilio, determinar si la evaluación anterior estuvo bien
realizada, verificar la información que consta en el expediente (como garantías, activos
fijos y mercaderías declaradas) y especialmente establecer relación comercial con estos
socios a fin de que no se pierda el vínculo con la Sociedad Cooperativa.
39. Colaborar con los colegas nuevos, que se encuentren en etapa de entrenamiento y
realizando actividades de analista en entrenamiento.
40. Conocer el sistema de incentivos variable con el cual será remunerado y, que al mismo
tiempo servirá para la evaluación de su gestión.
41. Cumplir las demás funciones que le asigne su jefe inmediato o asignado mediante
documentos normativos internos.
4.6.5.4. Auxiliar de Crédito
Cargo:
Auxiliar de Crédito
Ubicación:
Oficina Principal / Sucursales
Jefe/puesto al que reporta:
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Ninguno
Objetivo del Puesto
El objetivo del cargo es cumplir una función de apoyo en la revisión y ordenamiento de
presolicitudes y solicitudes de crédito. El Auxiliar deberá administrar los archivos de
expedientes y emitir reportes de centrales de riesgos. Se encargará de realizar la digitación
de los expedientes de crédito, desde la solicitud hasta la aprobación o denegación del
crédito, según la resolución de los Comités de Crédito. Verificará las referencias comerciales,
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financieras y/o bancarias que declare el solicitante de crédito, apoyará en carga de
información en el sistema informático.
No será responsabilidad de este personal, regularizar las firmas o documentaciones que los
Analistas de Crédito deban presentar obligatoriamente para que sus expedientes sean
analizados en Comité de Crédito.
Funciones Específicas
1. Digitar las presolicitudes en el sistema informático asignando las mismas, al analista que
corresponda, cuidando que la zona de ubicación del negocio de los solicitantes esté de
acuerdo con la zona de trabajo de los analistas y de acuerdo con la sucursal donde
trabaja.
2. Entregar las presolicitudes a los Analistas de Crédito.
3. Realizar las consultas a las Sociedades de Información Crediticia definidas por la SCAP,
sobre las referencias bancarias y financieras de los solicitantes de Crédito y socios para
renovaciones.
4. Apoyar en la verificación de las referencias comerciales realizadas por los Analistas de
Crédito, llamando por teléfono a las personas de contacto.
5. Apoyar en la tensión de los socios proporcionando información sobre los productos y
servicios crediticios de la cooperativa y llenar la solicitud básica cuando sea necesario.
6. Apoyar en el ingresar al Sistema Informático, la información recopilada por los Analistas
de Crédito, en el expediente de cada solicitante de crédito.
7. Verificar que el ingreso de datos esté correcto y conforme a la información disponible
como actividad, el destino del crédito, tipo de garantía del crédito, avales, análisis de la
capacidad de pago, cuadre de estados financieros, entre otros.
8. Emitir los reportes de control y verificación del ingreso de expedientes al sistema.
9. Archivar los expedientes cuando se haya finalizado el proceso hasta su desembolsado.
10. Atender a los socios, proporcionándoles información sobre los productos crediticios,
tratando de resolver las dudas que los mismos puedan tener sobre el trámite a realizar,
requisitos, garantías, pagos, intereses, costos adicionales, morosidad, etc.
11. Realizar labores secretariales y asistencia administrativa en tareas de oficina, al
administrador de sucursal y a los Analistas de Crédito dentro de su ámbito de acción y
sus facultades.
12. Recibir, registrar, clasificar y disponer la correcta distribución, comunicación y envío a
quien corresponda, facilitando la contestación de las notas recibidas de los solicitantes y
de los socios que requieran una resolución, llevando ordenadamente su archivo.
13. Apoyar a los ejecutivos del área de recuperaciones en la coordinación de la emisión y
remisión de cartas de requerimiento de pago a socios con atraso, así como las gestiones
de cobranza y recuperación de créditos morosos.
14. Apoyar en la supervisión del correcto cumplimiento de las operaciones,
15. Apoyar en el ingreso y actualización de los datos de los expedientes de créditos, con la
finalidad de agilizar el otorgamiento de créditos.
16. Mantenerse informado acerca de las características de los productos financieros de la
Cooperativa con la finalidad de difundirlos al público usuario en general.
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17. Realizar cualquier otra función que le asigne el Administrador de Sucursal, dentro del
campo de su competencia.
4.6.5.5. Encargado de Recuperaciones
Cargo:
Encargado de Recuperaciones
Ubicación:
Oficina Principal
Jefe/puesto al que reporta:
Gerente de Crédito
Coordinación Funcional:
Coordinador de Crédito
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Auxiliar de Recuperación
Objetivo del Puesto
El objetivo del puesto es trabajar coordinadamente con el Área de Crédito, a fin de que los
socios con créditos en mora regularicen su situación.
Su colaboración, no implica que los Analistas de Crédito se desvinculen de la responsabilidad
de la recuperación de los créditos con problema de mora. El personal de recuperaciones,
ejercerá una mayor presión para conseguir que los socios con préstamos en mora paguen su
deuda; y finalmente, en caso de no lograr una solución por la vía administrativa, se
encargarán de la tramitación necesaria para el cobro por vía prejudicial o judicial.
Participarán de los Comités de Morosidad, a fin de compartir la experiencia de los casos que
se hayan presentado y también para coordinar y controlar el trabajo de seguimiento
realizado por los Analistas de Crédito.
Realizarán el registro, control, seguimiento y recuperación de los préstamos que se
encuentran en situación de cobranza difícil, desafectando la cartera de los Analistas de
Crédito.
Funciones Específicas
1. Realizar labores de requerimiento de pago de pago a socios que se encuentran con
créditos con mora crítica y en cobranza administrativa o judicial. A los efectos realizará
visitas de requerimiento de pago al domicilio comercial y/o particular del socio y del
obligado solidario, acompañado del Analista de Créditos responsable, cuando lo considere
necesario.
2. Planificar las visitas de cobranza, en coordinación con el Gerente de Crédito /
Administrador de Sucursal y con los Analistas de Crédito.
3. Revisar junto con el personal del área los listados diarios de morosidad y de vencimiento
de pago de cuotas y organizar el trabajo para gestionar la regularización de los créditos
vencidos.
4. Coordinar la emisión y remisión de cartas de notificación a socios con mora, para lo cual
deberá coordinar con el Gerente de Crédito / Administradores de Agencia y Analistas de
Crédito y visitar a aquellos socios que ameriten una gestión directa.
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5. Preparar expedientes en situación de mora para su traslado a asesoría legal quien deberá
realizar el protesto de pagarés.
6. Registrar los gastos en el sistema informático, remitiendo al departamento de
Contabilidad las boletas de ventas emitidas por la Notaría para su pago.
7. Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y los que tienen compromiso de regularización y verificar su cumplimiento.
8. Sugerir y solicitar a la Gerencia de Crédito, la oportuna transferencia a cobranza
prejudicial o judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mérito
ejecutivo y que se efectúen las provisiones correspondientes.
9. Recibir los expedientes de crédito que pasan a cobranza extrajudicial o judicial y realizar
la entrega de dichos expedientes al Asesor Legal adjuntando los títulos valores.
10. Velar por la documentación de seguimiento de mora en cada expediente de crédito con
mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia.
11. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de créditos que se encuentran en
proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los deudores y
en el trámite a las resoluciones judiciales que ordenan trabar embargo en forma de
retención sobre fondos, bienes o cualquier modalidad, que el deudor pueda tener en la
causa.
12. Llevar un control sobre los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la
recuperación oportuna de los créditos, informando a la Gerencia de Crédito y a la
Gerencia General sobre las propuestas de pago de los deudores para su
pronunciamiento, y definición de soluciones a los problemas de morosidad.
13. Preparar para la Gerencia de Crédito informes sobre el control periódico de la morosidad
por sucursal, por analista responsable, por montos, etc.; con mención separada para los
créditos refinanciados.
14. Preparar estadísticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre
la morosidad general de la cartera, fallas en la concesión de los créditos y en la
recuperación de la cartera con mora, por rango de montos, por rango de mora, créditos
normales, créditos refinanciados, por Analista de Crédito, entre otras.
15. Elaborar informes y cuadros estadísticos periódicos de la cobranza prejudicial y judicial,
por rango de montos, por rango de mora, créditos normales, créditos refinanciados, por
Analista de Crédito, entre otras.
16. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por socios con mora de difícil
recuperación.
17. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones
adoptadas respecto a los socios morosos y sus fiadores solidarios.
18. Proponer alternativas de solución (cambio de días de pago, posposición de pago de
cuotas, refinanciamiento, reestructuración), para solucionar los problemas de morosidad
que presentan los socios, previo análisis de cada caso, junto con el Analista de Crédito
responsable.
19. Informar sobre el progreso en la recuperación de créditos de los acuerdos prejudiciales o
extrajudiciales que se haya pactado y solicitar información al Asesor Legal, sobre las
acciones realizadas con aquellos socios que hayan pasado a su área.
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20. Realizar cualquier otra función que le asigne la Gerencia de Crédito, dentro del campo de
su competencia.
4.6.5.6
Auxiliar de Recuperaciones
Cargo:
Auxiliar de Recuperaciones
Ubicación:
Oficina Principal / Sucursales
Jefe/puesto al que reporta:
Encargado de Recuperaciones
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Ninguno
Objetivo del Puesto
Realizar acciones para negociar la recuperación de créditos de acuerdo con las instrucciones
del Administrador de Sucursal coordinadamente con el encargado de recuperaciones.
Funciones Específicas
1. Recibir los expedientes remitidos por el Encargado de Recuperaciones / Administrador de
Sucursal y agregar en ellos la documentación correspondiente a las acciones de
recuperación que se ejecuten, velar por su archivo y custodia.
2. Apoyar en la verificación de la veracidad de las Inscripciones de garantía en los Registros
Públicos.
3. Realizar acciones de notificación y negociación extrajudicial a los acreditados morosos.
4. Ejecutar las acciones de recuperación extrajudicial que se le indique.
5. Tomar nota de los acuerdos de recuperación extrajudicial y vigilar su cumplimiento.
6. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones sobre el
incumplimiento de los acuerdos extrajudiciales.
7. Realizar las diligencias judiciales notariales y otras, que le indique el Encargado de
Recuperaciones / Administrador de Sucursal necesarias para la recuperación de créditos
vencidos, así como la ejecución de sus garantías.
8. Apoyar en el remate de bienes embargados.
9. Apoyar en las diligencias para tramitar la adjudicación a la Sociedad Cooperativa de
bienes en garantía o embargados cuando el caso lo requiera.
10. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones acerca de la
marcha de la recuperación de algunos expedientes con problemas.
11. Remitir las cartas notariales que se requiera.
12. Elaborar los Informes de Recuperación para el Administrador de Sucursal / Encargado de
Recuperaciones de Agencia de acuerdo con las instrucciones de los mismos.
13. Preparar los cargos en la cuenta del acreditado, las tarifas y gastos que ocasione la
recuperación, de acuerdo con lo prescrito por el Reglamento de Crédito.
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14. Preparar los cargos a las cuentas de los acreditados por tarifas y gastos originados por
las acciones de recuperación.
15. Otras funciones de su competencia que le asigne el jefe inmediato.
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ANEXOS
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Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación
Manual de Organización y Funciones
Elaborado por:
Aprobado por:
Sesión del:
Acta Nº:
Vigencia:
Actualización Nº1:
Elaborado por:
Aprobado por:
Sesión del:
Acta Nº:
Vigencia:
Actualización Nº2:
Elaborado por:
Aprobado por:
Sesión del:
Acta Nº:
Vigencia:
Actualización Nº3:
Elaborado por:
Aprobado por:
Sesión del:
Acta Nº:
Vigencia:
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualización:
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Anexo 2:
Glosario de Términos
Comisión: La Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
Secretaría: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Socio: En singular o plural, aquella persona que participa en el capital social de la Entidad y
que utiliza los servicios que presta la SCAP.
Comité: Grupo de personas que se reúne periódicamente para discutir y resolver problemas
de interés común o atender ciertas funciones con un propósito u objetivo predeterminado, a
fin de que las lleven a cabo colegiadamente.
Coordinación: Proceso de integración de las acciones administrativas de una o varias
instituciones que tiene como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de
acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la
actuación de las partes en tiempo, espacio, uso de recursos y producción de bienes y
servicios para lograr en forma conjunta las metas establecidas.
Cultura Organizacional: Modo de vida, sistema de creencias y valores, forma aceptada de
interacción y de relaciones típicas en la entidad.
Control: La capacidad de una persona o grupo de personas para imponer, directa o
indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas de socios u órganos
equivalentes; nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o sus
equivalentes de una persona moral; el mantener la titularidad de derechos que permitan,
directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital
social de una persona moral; dirigir, directa o indirectamente, la administración, la
estrategia o las principales políticas de una persona moral, ya sea a través de la propiedad
de valores, por contrato o por cualquier otro acto jurídico.
Tarea: Fracción de trabajo que debe ser ejecutado para la realización de una acción
concreta.
Actividad: Conjunto de tareas que realizan en una entidad o sección de la misma. La
actividad está constituida por varias acciones practicadas por más de una persona, con un
resultado preferentemente caracterizable.
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