1. ELABORACION DE PRESUPUESTOS BASICOS E INDICES PECUARIOS El presupuesto o costo de producción que se elabora permite tener conocimiento más cercano de la estructura productiva, la demanda de insumos, la distribución de la fuerza de trabajo, la utilización de la tracción mecánica o animal y conocimiento de la realidad socio económica del agro. Los presupuestos básicos e índices pecuarios reflejan los análisis realizados por el personal técnico de la empresa agrícola (fundo, predio, parcela, lotes, cooperativas e instituciones vinculadas con el agro), en la determinación y actualización de los costos de producción de cultivos o explotación pecuaria en cada zona del país. Podemos decir entonces que los llamados a elaborar presupuestos básicos son los técnicos, por ser conocedores de las condiciones en que se desarrollan los cultivos y las prácticas de diversas tecnologías empleadas en su territorio, y son los que utilizan estos documentos para sustentar sus requerimientos financieros o créditos que el agricultor requiere para la conducción de los cultivos que programe sembrar. Las diferencias del costo total de la producción con el presupuesto básico está en que este último no se consideran los llamados: “RUBROS NO FINANCIEROS POR LOS BANCOS”, como son: leyes soc iales diferibles costo financiero, valor de la tierra, etc. Para los entes financieros el presupuesto básico es el monto financiable para un cultivo y territorio determinado , en las condiciones de explotación de la zona. En síntesis los presupuestos básicos e índices pecuarios son herramientas que se utilizan para la cuantificación del monto que constituye el soporte económico tanto de los cultivos como de las exportaciones pecuarias que se conducen en una zona, mostrando en detalle todas las labores, necesidades de mano de obra, maquinaria e insumos. Asimismo, indica el valor probable de las producciones que representará la garantía de obtener ganancia y/o financiamiento. Los presupuestos básicos tienen un compo rtamiento dinámico, y como tal se modifican continuamente en función a las variaciones que se registran en sus componentes (mano de obra, tracción, etc.) Muchas veces son reemplazados por otros como resultado de mejoras tecnológicas en los cultivos y/o crianzas. La actualización de los presupuestos básicos e índices pecuarios se debe efectuar cuando se produzcan variaciones significativas en los valores que los conforman y que inciden en el monto de la inversión y/o en el valor de las garantías. Debe tenerse especial cuidado en los reajustes periódicos de sueldos y salarios, así como en la variación de los precios de insumos. 2.-ESTRUCTURA DE LOS PRESUPUESTOS BÁSICOS.Es la siguiente: a) Costos de cultivo. Costos directos. b) Costos especiales. c) Gastos generales. Costos indirectos. El presupuesto básico para la instalació n de un cultivo permanente contiene una estructura similar, con el añadido de una desagregación por años, constituyendo un conjunto de presupuestos de campaña en un número igual al total de años desde la implantación hasta la producción plena del cultivo. Dentro de esta estructura se establece los costos en base a dos grupos de datos, uno de los fijos y otros de los variables. 2.1 DETERMINACIÓN DE LOS DATOS 2.1.1 DATOS FIJOS Son aquellos que por su naturaleza tienden a ser constantes no necesariamente inmutables, y se refieren a número de jornales por labor, número de horas tracción, cantidad de semilla, fórmula N -P-K de abonamiento, cantidad y clase de fertilizantes usados (debe corresponder a la fórmula N-P-K), número de m3 de agua y su origen y/o gravedad subterránea, volumen de producción expresada en las unidades en que se comercializa. La relación de todos los datos fijos que pueden considerarse en un presupuesto están impresos y codificados en el formato número 1 DATOS FIJOS POR HAS. (anexo1). 2.1.2 DATOS VARIABLES Estos corresponden al precio unitario de cada uno de los datos fijos, además de los costos por hectárea de otros insumos que no corresponden a determinados datos fijos, como son costo del canon de agua, pago a la junta de usuarios, el total del costo de pesticidas, trabajos por contrato, etc. En la misma forma que para los datos fijos presentamos el formato Nª 2: DATOS VARIABLES, para consignar estos valores en los cuales están registrados y codificados todos los rubros que pueden utilizarse en el presupuesto dado. (Anexo 2: FORMATO Nª2 PRESUPUESTO BASICO DATOS VARIABLES) 2.1.3 DOBLE PRODUCCIÓN Existen cultivos que por su naturaleza tienen 2 clases de productos, cuyos rendimientos son diferentes y también sus precios distintos. Para poder valorizar la cosecha se deben diferenciar por lo que se ha considerado los rubros respectivos debidamente codificados, tanto en los datos fijos en los que se considera la cantidad producida, como en datos variables en los que se anotan los precios unitarios. Esta situación de doble producción se encuentra en cultivos de semilleros, donde toda la cosecha no responda a las características exigidas para la semilla, por lo que existe parte de ésta que se utiliza para consumo, y por consiguiente tiene precio distinto. También en algunas zonas se comercializa la chala de maíz, además del grano, constituyendo doble producción. 2.2 DETERMINACIÓN DE LOS DATOS FIJOS Se obtienen mediante encuestas y observación en campo, determinando el dato más representativo de la zona, estableciendo la moda resultante de la serie obtenida en la encuesta para cada uno de los valores a fijarse. En esta forma se llenará el valor de cada dato fijo que interviene en la elaboración de un presupuesto básico, por ejemplo: se habrá fijado: el número de jornales necesarios para hacer el “deshierbo” del cultivo; el número de horas requeridas para la aradura ; fórmula de abonamiento, etc. 2.3 OBTENCIÓN DE DATOS VARIABLES En el momento de formular un presupuesto se recabarán los precios unitarios en el mercado donde se abastece el agricultor correspondiente a cada uno de los datos fijos utilizados, por ejemplo: el monto de jornal del campo, el costo de la hora de tracción utilizada, el valor de la semilla, el costo suministro de agua, el precio en chacra del producto obtenido. Hay que tener presente y cuidado en anotar los precios unitarios correspondientes a la unidad en la que se a considerado el dato fijo (si la semilla se ha fijado en kilos el precio debe ser del kilo y no de tonelada). Dentro de los datos variables se indicada que hay algunos que no se refieren a número de unidades anotadas como dato fijos y se refieren a gastos por has. Por ejemplo tenemos los trabajos por contrato que se refieren al costo por has. De la labor contratada; el precio que se paga por cuota de agua; costo de aplicación aérea, fletes de transporte, costo de materiales y/o herramientas, etc. 2.4 PROCESAMIENTO El procesamiento consiste en obtener el costo individual de cada rubro, lo que se consigue valorizando el dato fijo en base al precio unitario respectivo, ejemplo: el número de jornales (dato fijo) se multiplica por el valor del jornal (dato variable); las horas de tracción por el precio de cada hora; la cantidad de fertilizantes utilizada por su precio unitario. A demás se consideran los costos de otros rubros que se dan como gasto por hectárea, como este caso están entre otros el costo total de pesticidas, trabajo por contrato, etc. Determinados los costos individuales se suman parcialmente los de cada parte de la estructura del presupuesto; esto es, totales de gasto de cultivo, de gastos especiales y de gastos generales. 3. INSTRUCIONES DE LLENADO DE LOS DOCUMENTOS DE ENTRADA (Anexos 1 y 2 de presupuestos básicos ) 3.1 INSTRUCCIONES GENERALES La primera vez que se llenan los formulares se deberá tener presente que los datos servirán para crear (en el computador) los archivos maestros de los presupuestos básicos; por lo tanto se deberán crear para cada presupuesto, en el formato 1 (datos fijos), todos los datos que correspondan a gastos de cultivo, gastos especiales, producción por hectárea y tipos de fertilizantes; y en el formato 2 (datos variables), todos los costos o precios unitarios que correspondan a cada una de las cantidades indicadas en el formato 1. Es decir que para cada formato 1 corresponde un formato 2 similar. 3.1.1 CREACIÓN Cuando se trate de la creación de un presupuesto básico se tendrá presente que se deberán llenar todos los datos fijos y variables que correspondan a dichos presupuestos, así como de colocar un 1 en el recuadro que identifica el documento. 3.1.2 MODIFICACIÓN Cuando se requiera modificar algún rubro de los datos fijos y/o variables (formatos 1 y 2) se deberá llenar la fecha en el rubro correspondiente a la modificación, así como colocar un 2 en el recuadro que identifica al documento. 3.1.3 ANULACIÓN Cuando se requiera anular algún rubro de datos fijos y/o variables (formato 1 y 2) se deberá llenar la fecha en el rubro correspondiente a la anulación, así como colocar un “0” en el recuadro que identifica el documento. 3.2 INSTRUCCIONES ESPECIFICAS Estas instrucciones son válidas para ambos formatos (1 y 2) y constituyen la identificación individualizada de cada presupuesto básico. 3.2.1 FECHA Se colocará la fecha que corresponda al día, mes y año en que se llene el documento. 3.2.2 DEPARTAMENTO, PROVINCIA, DISTRITO, ZONA O SECTOR Se colocarán los nombres respectivos que corr esponden de acuerdo al lugar donde se obtiene los datos para la creación del presupuesto. 3.2.3 NÚMERO DE ORDEN Este campo se utiliza para identificar presupuestos básicos del mismo cultivo en la misma oficina, predio, fundo, etc., cuando hay más de uno. Correspondiendo al código “0” cuando es sólo un presupuesto, y utilizando los códigos 1, 2, 3etc., Cuando existen 2, 3 o más presupuestos. Estos códigos son los equivalentes de las letras a, b, c, Etc. De la numeración de los presupuestos. 3.2.4 CULTIVO Se colocará nombre y código del cultivo al que correspondan los datos del documento. 3.2.5 TIPO DE RIEGO Se colocará el código del tipo de riego que corresponde al presupuesto básico del documento. Se utilizarán los códigos siguientes : Gravedad 1 Subterráneo 2 Lluvia 3 Gravedad y subterráneo 4 Tecnificado 5 Aspersión, Microaspersión, Goteo, Ferti, etc. 3.2.6 TIPO DE EXPLOTACIÓN Se colocará el código del tipo de explotación al que corresponde el presupuesto básico del documento. Se utilizarán los códigos siguientes: Técnica 1 Semi-técnica 2 Empírica 3 Alta, media, Bajo 3.2.7 AÑO DE CULTIVO Este campo se utilizará para los presupuestos básicos que correspondan a los cultivos de instalación. En él se señalará qué año de vida del cultivo corresponden los datos fijos o variables del formato 1 ó 2. 3.2.8 CONDICIÓN Este campo sólo se utilizará para los presupuestos básicos que corresponden a financiamiento de préstamos de largo plazo o cultivos de instalación. Sirve para señalar cuando se trata de gasto aviado o no aviado en lo que respecta al año del cultivo. Correspondiendo el número 1 para aviados y el número 2 para no aviados. 3.3 FORMATO 1 (DATOS FIJOS POR HECTAREA) 3.3.1 Los rubros del 01 se refieren a las labores del cultivo. Para cada uno de estos rubros se anotará la época de ejecución correspondiente, número de jornales básicos y especiales, y el número de horas tracción (oruga, rueda, yunta, cosechadora), si es que tuvieren. Ejemplo: Maíz Híbrido en Ica Gasto del horas Época de número de número Cultivo rueda Ejecución jornales básicos tracción Sembrío 05 – 10 3 2 En la elaboración de los formatos es importante tener en consideración las siguientes recomendaciones: a) No existen horas de tracción de oruga para labores de cosecha. b) Las horas de tracción de cosechadora son exclusivas para este fin. c) Para el caso particular de algodón, la cosecha de 1ª mano (rubro 46), 2ª mano (rubro 47) y 3ª mano (rubro 48), puede ser dada en número de jornales o quintales de acuerdo a la realidad de cada zona. 3.3.2 Los rubros 57 al 69 corresponden a los datos para gastos especiales, producción por hectárea y fertilizantes. Se debe tener en cuenta para el llenado de los formatos de algunos detalles, tales como: a) Si se llena el dato de cantidad de semilla, no debe llenarse al mismo tiempo cantidad de pla ntones o plántulas. b) Las unidades deben ser anotadas claramente de la siguiente manera: Kilos Kgs. Quintales QQ. Fanegadas FAN. Toneladas TM. Métricas Docenas DOC. Canastas CAN. Cajones CAJ. Jabas JAB. Tercios TER. Atados ATA. Manos MAN. Sacos SAC. Cargas CAR. Cientos CNT. Unidades UNI. 3.4 FORMATO 2 (Datos variables) Se deberá llenar en forma clara los rubros del 01 al 60, los datos correspondientes, teniendo cuidado por tratarse de valores o costos, pueden utilizarse dos cifras decimales. 3.5 RELACIÓN EXISTENTE ENTRE LOS FORMATOS 1 Y 2 PARA CADA PRESUPUESTO BASICO. Es muy importante tener en cuenta que para cada dato del formato 1 (datos fijos) corresponde un costo o valor en el formato 2 (datos variables); es decir que debe tener en cuenta que no se debe omitir costo alguno, así como en el uso de las unidades de medida, las q ue deben ser las mismas para ambos formatos de cada presupuesto básico. Por ejemplo: a) Si en el formato 1, se anotan número de jornales especiales para fangueo, se deberá anotar el formato 2 el costo correspondiente al jornal especial de fangueo. b) Si en el formato 1 se anota la cantidad de semilla en QQ. Se anotará en el formato 2 el costo correspondiente por QQ. 4.- RECOMENDACIONES GENERALES Los puntos críticos para el empleo de la codificación, para la elaboración de los presupuestos, que pueden ser susceptibles de error, son los siguientes: a) Los rubros 3.2.1 al 3.2.8 establecen la identidad de cada presupuesto, por lo que una vez creado y registrado no se pueden variar (menos en la memoria del computador). b) La creación, modificación o anulación de cual quier valor del formato1 de datos fijos es por línea. c) Se debe tomar atención a la estrecha relación que existe entre los formatos 1 y 2, toda vez de que un dato fijo que necesariamente requiere de su correspondiente dato variable expresado para la unidad registrada. Ejemplo: si se expresa en el F.1 el recojo de algodón en unidad de QQ. Recogido, en el F.2 debe iniciarse el precio por QQ. De recojo y la mano a la que corresponde (1ª, 2ª ó 3ª).Si en el F.1 se expresan en unidades de toneladas o cientos, en F.2 debe establecerse su valor por toneladas o cientos respectivamente. d) Al registrar la clase de fertilizante utilizado, debe anotarse su código. (Anexo Nª 1), es importante para la digitación. e) Cuando quiere anular un dato variable, basta con poner en lugar del valor un cero en el mismo formato que estamos indicando modificaciones; es decir no se necesita llenar otro formato 2 para anular un valor, cuando se está haciendo modificación o actualización. Caso que no sucede para el formato Nª 1, datos fijos, pues para anular un valor se llena un formato especialmente para anulación (Recuadro 0). CODIFICACION DE FERTILIZANTES CODIGO FERTILIZANTE LEY N 01 Urea Agrícola 02 Nitrato de Amonio 33.5 03 Sulfato de Amonio 21 04 Fosfato di amonio 18 05 Superfosfato de calcio triple Superfosfato de calcio simple 06 P K 45 46 46 20 07 Cloruro de potasio 60 08 Sulfato de potasio 50 09 Sulfato de magnesio y potasio 21 10 Abono compuesto 11 Guano de isla 12 Otros fertilizantes 12 12 12 IMPREVISTOS 5 %.Es el valor considerado en el costo de producción de producción de gastos directos (gastos de cultivo y gastos especiales) , a fin de equilibrar las omisiones o mayores costos ocasionados durante el cultivo desde la preparación hasta la cosecha. El porcentaje a considerar varía del 2 al 5% como promedio. LEYES SOCIALES.Conforme a las disposiciones legales se paga un determinado tanto por ciento del jornal básico por distintos conceptos qu e se agrupan bajo este rubro. Utilizando información proporcionada por el ministerio de trabajo, la sumatoria es: EMPLEADOS Dominical: = 1 día x 100 = 16.67 % 6 días 1ª. De mayo: = 1 día x 100 = 0.37 % 270 días Vacaciones = 1 mes x 100 = 9-09 11 meses Indemnizaciones = 1 mes x 100 = 8.33 % 12 meses Fondo nacional de vivienda = 5.00 % DL. Sistema nacional de pensiones = 6.00 % DL. 19990 Seguro social = 6.00 % DL. 22482 Seguro contra accidentes = 2.40 % DL. 18846 TOTAL: 53.86 %