UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL HOTEL ALTAMIRA SUITES C.A. Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial Autor: Carmen Gouveia Carnet: 09-2534 C.I.: 19.508.300 Tutor Académico: Prof. María Gómez Camurí Grande, Enero de 2013 i ii RECONOCIMIENTOS Primeramente le agradezco a Dios y la Virgen por mantenerme con salud, paciencia y fortaleza para seguir en la lucha constante y lograr mi meta. Agradezco a mis padres por apoyarme persistentemente durante toda mi carrera universitaria, de manera económica, física y moral. Agradezco a todos mis profesores que me formaron y me ayudaron a crecer tanto profesional como personalmente, sus enseñanzas y llamados de atención constituyeron parte importante en la lucha. Agradezco a mis compañeros que con palabras de aliento y ayuda mutua en las materias se logró concretar con éxito cada uno de los trimestres. Agradezco a la empresa Hotel Altamira Suites C.A. por darme la oportunidad de desempeñar mis pasantías en el área administrativas para aprender y aportar conocimientos, así como también para alcanzar el título de Técnico Superior Universitario. iii ÍNDICE GENERAL ÍNDICE DE CUADROS .......................................................................................................vi ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................................vii RESUMEN ......................................................................................................................... viii INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 1 CAPÍTULO I - MARCO REFERENCIAL ............................................................................ 3 1.1.Marco institucional del Hotel Altamira Suites C.A…………………………………...3 1.1.1.Reseña histórica de la institución…………………………………………………...4 1.1.2.Misión………………………………………………………………………………4 1.1.3.Visión……………………………………………………………………………….4 1.1.4.Valores……………………………………………………………………………...5 1.1.5.Objetivo general……………………………………………………………………5 1.1.6.Estructura organizativa de la institución…………………………………………...5 1.1.7.Estructura organizativa del Departamento de Tesorería…………………………....7 1.2.Marco legal……………………………………………………………………………8 1.3Diagnóstico…………………………………………………………………………….9 1.3.2Análisis del diagnóstico del problema……………………………………………...10 CAPÍTULO II - EL PROBLEMA ........................................................................................ 12 2.1.Planteamiento del problema…………………………………………………………12 2.2.Formulación del problema…………………………………………………………..12 2.3.Objetivos de la investigación………………………………………………………..13 2.3.1.Objetivo general…………………………………………………………………...13 2.3.2.Objetivos específicos………………………………………………………………13 2.4.Justificación e importancia…………………………………………………………..13 2.5.Alcance………………………………………………………………………………14 2.6.Limitaciones…………………………………………………………………………14 CAPÍTULO III - MARCO TEÓRICO……………………………………………………..15 3.1.Antecedentes…………………………………………………………………………15 3.2.Bases Teóricas……………………………………………………………………….16 iv 3.2.1.Normas…………………………………………………………………………….16 3.2.2.Procedimientos…………………………………………………………………….16 3.2.3.Procesos……………………………………………………………………………17 3.2.4.Flujogramas……………………………………………………………………......17 3.2.5.Manual……………………………………………………………………………..17 3.2.6.Tesorería…………………………………………………………………………...18 3.2.7.Hoteles……………………………………………………………………………..19 CAPÍTULO IV - MARCO METODOLÓGICO .................................................................. 20 4.1.Tipo de investigación………………………………………………………………..20 4.2.Diseño de la investigación…………………………………………………………...20 4.3.Técnicas e instrumentos de recolección de datos…………………………………....21 4.4.Análisis y tratamiento de la información……………………………………………22 4.4.1.Elaboración de procedimientos……………………………………………………22 CAPÍTULO V - PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .................... 24 CONCLUSIONES ................................................................................................................ 28 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 29 FUENTES DE INFORMACIÓN ......................................................................................... 30 ANEXO ................................................................................................................................ 32 v ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1. Matriz DOFA ....................................................................................................... 10 vi ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Mapa del Hotel Altamira Suites C.A. ..................................................................... 3 Figura 2. Organigrama del Hotel Altamira Suites C.A. .......................................................... 6 Figura 3. Organigrama del área de Contraloría del Hotel Altamira Suites C.A. .................... 7 Figura 4. Cronograma de actividades planificadas. .............................................................. 23 Figura 5. Índice del Manual de Normas y Procedimientos del Dpto. de Tesorería. ............. 25 Figura 6. Ejemplo de un proceso diseñado. .......................................................................... 26 vii UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL HOTEL ALTAMIRA SUITES C.A. Autor: Carmen Gouveia Tutor Académico: Prof. María Gómez Fecha: Enero 2013 RESUMEN El presente informe reseña de manera concisa los conocimientos y experiencias administrativas obtenidas en el Hotel Altamira Suites C.A. durante el período de pasantías, lo cual concluyó con la elaboración de un manual de normas y procedimientos para el Departamento de Tesorería para optimizar sus procesos, dicho proyecto fue consecuencia de los problemas que se evidenciaron en el Departamento mencionado como la carencia de documentos que definan las actividades pertenecientes al mismo y la duplicidad de funciones que generaban pérdida de tiempo y dinero. En este informe se manifiesta las actividades realizadas por la pasante y se enfocan en fases como son; diagnóstico de la situación actual, análisis de la información recopilada y sistematizada necesaria para el desarrollo del manual y elaboración del manual de normas y procedimientos, todo esto con el empleo de técnicas y herramientas como observación directa, demostraciones prácticas por parte del personal, entrevistas abiertas y toma de notas que fueron vitales para lograr los objetivos. Durante el periodo de pasantías, se desarrollaron exitosamente todas las fases lo cual permitió concretar el manual y donarle la documentación al Departamento de Tesorería. PALABRAS CLAVES: tesorería, manual, normas, procesos. viii INTRODUCCIÓN El período de pasantías constituido por tres meses correspondiente a doce semanas es un requisito fundamental para obtener el título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial de la Universidad Simón Bolívar, carrera que permite al estudiante conocer todo el campo administrativo que conforman una empresa bien sea de producción, comerciales o de servicios. Para este caso, las pasantías fueron realizadas en una empresa de servicio llamada Hotel Altamira Suites C.A. donde la pasante tuvo la oportunidad de desempeñarse específicamente en el Departamento de Tesorería. En el presente informe se plasma el cumplimiento de las actividades asignadas por la empresa y el desenvolvimiento de la pasante para el logro de su objetivo final, el cual fue la elaboración de un manual de normas y procedimientos para el Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A., a través de los conocimientos obtenidos en la casa de estudios; el referido manual de normas y procedimientos en el área anteriormente expuesta, es necesario para la organización debido a que la misma carece, hasta ahora, de procesos documentados de tal manera que se logren conocer las actividades correspondientes, guiar al personal a la correcta ejecución de los procesos, proporcionar documentos a la organización, evitar improvisaciones, etc. El informe está conformado de la siguiente manera: 1. Marco Referencial 2. El problema 3. Marco Teórico 4. Marco Metodológico 5. Presentación y análisis de los resultados En el capítulo I se describen de manera muy detallada los aspectos relativos de la empresa en la que se llevo a cabo la pasantía como son reseña histórica, misión, visión, valores, objetivos, estructura organizativa general y organigrama del departamento en el que 1 desarrolló sus actividades la pasante, todo esto con la finalidad de conocer aspectos importantes de la compañía. El capítulo II presenta el planteamiento del problema detectado en el Departamento de Tesorería, así como los objetivos general y específicos, justificación que fundamenta la importancia de la realización del trabajo y sus limitaciones. En el capítulo III, se encuentra el marco teórico que es donde se evidencia la información consultada para el desarrollo del informe. El capítulo IV pertenece al marco metodológico que engloba el tipo de investigación realizada y las técnicas empleadas para lograr la recolección de datos. Por último, en el capitulo V se reflejan los resultados obtenidos durante la investigación mediante la presentación de las fases necesarias para la elaboración del manual de normas y procedimientos. 2 CAPÍTULO I MARCO REFERENCIAL 1.1. Marco institucional del Hotel Altamira Suites C.A. El Hotel Altamira Suites C.A. está ubicado en la Urbanización Los Palos Grandes, Municipio Chacao, Caracas, Venezuela, rodeado de los mejores restaurantes, las tiendas más exclusivas, completos centros comerciales, interesantes centros culturales, muy cerca del imponente Parque Nacional El Ávila y a una cuadra de la estación del Metro Altamira, el cual facilita el traslado a cualquier parte de la ciudad. Figura 1. Mapa del Hotel Altamira Suites C.A. (Google Maps, 2012) La empresa, Hotel Altamira Suites C.A. está constituida por tres organizaciones: Inmobiliaria 56, C.A. (Alojamiento). Restaurant PALM’S 2001, C.A. (Gerencia de Alimentos & Bebidas y Palm’s Restaurant & Bar). Condominio Altamira Suites (aquellas suites que no están bajo el régimen hotelero, es decir que son propiedad de terceros). 3 Las diferentes gerencias del Hotel manejan el funcionamiento global de los servicios independientemente de la empresa a la cual pertenecen. 1.1.1. Reseña histórica de la institución El día 28 de noviembre de 1978 se crea, en un lugar ideal para el hospedaje y el descanso, un nuevo concepto: brindarle a una clientela empresarial VIP, nacional e internacional, la más cálida atención y el más esmerado servicio, para que así pudiese tener toda la privacidad y confort necesario, tanto en reuniones de trabajo como para disfrutar un merecido descanso. El edificio Altamira Suites, se construye bajo un concepto de condominio, más adelante se concreta la compra de la mayor parte de los apartamentos para crear así el Hotel Altamira Suites C.A. No todos los apartamentos son propiedad del Hotel, aunque hoy día están siendo alquilados algunos apartamentos por éste, mientras el resto son habitados por sus propietarios. 1.1.2. Misión El Hotel Altamira Suites C.A. está comprometido a prestar un servicio que cumpla plenamente las expectativas y requerimientos de nuestros clientes, donde la calidad del servicio y el cuidado del mínimo detalle se convierta para nosotros en el lema de trabajo, resaltando la cultura del arte de atender. Cumplir el 100% de los compromisos que hemos asumido con nuestros clientes, quienes se sentirán satisfechos, agradecidos y volverán siempre a ésta, su casa. 1.1.3. Visión Alcanzar el reconocimiento como único Hotel en Venezuela especializado en ofrecerle a cada uno de nuestros clientes un servicio personalizado, que le haga sentir como si estuviesen en casa. 4 1.1.4. Valores Compromiso. Orientación al servicio y al cliente. Responsabilidad. Competitividad. Ética. Profesionalismo. Honradez. 1.1.5. Objetivo general Planificar, controlar, dirigir y realizar las actividades propuestas en todas las áreas que constituyen al Hotel Altamira Suites C.A. para ofrecer un servicio integrado de calidad. 1.1.6. Estructura organizativa de la institución El Hotel Altamira Suites C.A. es una empresa dirigida por sus socios y el gerente general que cuenta con diez Gerencias, tres de ellas conforman el soporte financiero y administrativo de la empresa y el resto conforman las operaciones. En la Figura 1 se muestra de manera jerárquica como está organizada la compañía. 5 Administradores Gerente General Contraloría Gerencia de Ingeniería Jefe de Almacén Jefe de Ingeniería Gerencia de Sistemas Programadores Gerencia de Seguridad Gerencia de Recursos Humanos Jefes de Grupo Gerencia de Banquetes Coordinadores de Banquetes Gerencia de Mercadeo y Ventas Ejecutivas de Reservación Departamento de Contabilidad Departamento de Compras Supervisor de piso Jefe de Recepción Asistentes Contables Asistente de Compras Jefe de Caja Departamento de Cobranzas Recepcionista Bilingüe Asistente de Tesorería Gerencia Nocturna Ejecutivas de Ventas Asistentes de Banquetes Departamento de Tesorería Gerencia de Alojamiento Asistentes de Cobranzas Asistente de Contraloría Analistas Figura 2. Organigrama del Hotel Altamira Suites C.A. (Gerencia de Recursos Humanos Hotel Altamira Suites, 2012) 6 Concierge Gerencia de Operaciones Supervisor áreas comunes 1.1.7. Estructura organizativa del Departamento de Tesorería La pasante, durante el trimestre correspondiente a las pasantías, se desenvolvió en el Departamento de Tesorería el cual se encarga de gestionar y controlar los recursos financieros de la empresa. En la Figura 2 se muestra la estructura jerárquica del personal que allí labora. Contraloría Departamento de Tesorería Asistente de Tesorería Figura 3. Organigrama del área de Contraloría del Hotel Altamira Suites C.A. (Gerencia de Recursos Humanos Hotel Altamira Suites, 2012) 7 1.2. Marco legal A continuación se presentan las leyes y reglamentos por las cuales se rige el Hotel Altamira Suites C.A. siendo el mismo una empresa privada, que presta servicio y está relacionada con la actividad turística del país; y cumpliéndolas a cabalidad son las siguientes: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela del 24 de marzo de 2000. Artículo 112: “Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta Constitución, y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras de interés social”. Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras según Gaceta Oficial Nº 8.938 del 30 de abril de 2012. Como toda empresa bien sea pública o privada, el Hotel Altamira Suites C.A. de rige por completo por dicha ley, para evitar conflictos laborales en cuanto al derecho al trabajo, protección del trabajador, beneficios laborales, seguridad laboral, inamovilidad, pago de bono nocturno, horas extras, utilidades y todo aquello reflejado en la ley. Ley Orgánica de Turismo según Gaceta Oficial Nº 6.072 del 15 de junio de 2012. Debido a que el Hotel Altamira Suites C.A. se maneja en el ámbito turístico a nivel corporativo y particular debe aplicar leyes referentes a esa ley en la que se puede reflejar la categoría cinco estrellas, para impulsar el desarrollo socio-productivo, los servicios que se ofrecen e incluso colaborar con el 1% de las ganancias para fomentar el turismo algo expuesto en la ley. Reglamento Interno del Hotel Altamira Suites. Año 2006 8 1.3 Diagnóstico Durante de los tres meses correspondientes al período de pasantías la estudiante asimiló las actividades que se ejercen dentro del Departamento de Tesorería, notando la carencia de un manual de normas y procedimientos por lo cual el personal trabajaba por costumbre, es por ello que la pasante decide elaborar un manual que se ajuste a la estructura de la empresa, usando un formato adecuado, definiendo las funciones correspondientes al área, redactando los procedimientos de forma clara para evitar errores del personal y lograr de manera eficiente los objetivos de la organización. 1.3.1 Descripción y análisis de la situación actual El Hotel Altamira Suites C.A. está conformado por una serie de Gerencias y Departamentos entre ellos Tesorería en el cual se desenvolvió la pasante y donde se ejecutan actividades como manejo del efectivo que ingresa a la empresa, manejo de cheques, depósitos bancarios, verificación de los puntos de venta y estados de cuenta, cálculo de la retención del impuestos sobre la renta, chequeo, control y carga en hoja de cálculo de las relaciones de cobranza, control de reposición de gastos y control de recibos de condominio. Sin embargo, este Departamento no posee un manual de normas y procedimientos lo cual ha afectado particularmente iniciar procesos, es decir no se observa fluidez en los procedimientos, incomprensión al realizar ciertas funciones y las actividades se ven duplicadas, es decir, en dados casos una misma actividad se ejecuta en dos Departamentos diferentes, esta ultima trae como consecuencia pérdida de tiempo y poca productividad en el horario de trabajo ya que si cada área tuviese las funciones bien definidas se evitarían fallas de este tipo y se trabajara eficientemente sin improvisación de tareas. 9 1.3.2 Análisis del diagnóstico del problema Después de plantear la situación actual que ocurre en el área de Tesorería se puede aplicar una matriz DOFA para mayor comprensión de la problemática (ver Cuadro 1). Cuadro 1. Matriz DOFA Debilidades O R G A N I Z A C I O N Oportunidades • Inexistencia de manuales de los procesos de cada departamento. • Amplia información para elaborar manuales en cada área. • Carencia de iniciativa por parte del personal para aportar manuales a ciertas áreas de la empresa. • Tiempo y recursos para incentivar al personal para el logro de los objetivos. Fortalezas E N T O R N O Amenazas • Trabajadores de alta calidad • Existe duplicidad en las tareas, es decir, dos departamentos ejercen una mima función. • Trabajo en equipo y capacidad de resolver problemas. • Perdida de tiempo y recursos al no tener claros los procedimientos a seguir L A B O R A L • Improvisación de actividades Fuente: Elaboración Propia, 2012. Con el apoyo de la matriz DOFA, se puede evidenciar que la organización tiene grandes oportunidades de mejorar su parte administrativa, ya que tiene a su disposición un personal capacitado para acoplarse a seguir normas para el desarrollo de actividades y flexible a un cambio organizacional. Es por ello que, al unir las debilidades con oportunidades se genere una estrategia de mantener la capacitación del personal, aprovechar los recursos y al mismo personal para crear nuevos proyectos que sean útiles en cada área y a su vez para la empresa, para optimizar su funcionamiento. Por otro lado, al cruzar fortalezas con amenazas, se origina una estrategia la cual es coordinar las funciones de cada Departamento 10 para evitar pérdidas materiales y de tiempo que se pueden aprovechar para que en cada proceso se tenga un trabajo de calidad. También es importante acotar que las debilidades y amenazas son pequeños dilemas que afectan a la organización pero son fáciles de solventar. 11 CAPÍTULO II EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del problema Durante el periodo de pasantías se logró detectar la problemática existente en el Hotel Altamira Suites C.A. que, a pesar de ser una gran empresa de servicios, carece de manuales de normas y procedimientos sobre las funciones ejercidas en cada una de sus Gerencias y Departamentos, lo cual origina debilidades laborales como duplicidad de actividades en dos o más áreas de la empresa, pérdida de tiempo y dificultad para llevar a cabo las tareas correspondientes. Dicho esto, la problemática fue resuelta mediante el análisis realizado de la situación actual, a través de la elaboración de un manual de normas y procedimientos tras conocer las funciones a realizar en el área de Tesorería y tomando en cuenta la ausencia de una guía escrita, para mejorar la calidad del trabajo y facilitar el de aquel personal que ingrese en dicha área. 2.2 Formulación del problema Dado lo mencionado anteriormente, la pasante centra su proyecto en la elaboración de un manual de normas y procedimientos, de esta manera es imprescindible proponer lo siguiente: ¿Qué debe contener el manual de normas y procedimientos para asegurar el óptimo desempeño de las funciones en el Departamento de Tesorería? 12 2.3 Objetivos de la investigación 2.3.1 Objetivo general Elaborar un manual de normas y procedimientos del Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. que contribuya con la optimización de los procesos realizados por su personal. 2.3.2 Objetivos específicos Diagnosticar la problemática actual del Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. Analizar la información recopilada y sistematizada necesaria para el desarrollo del manual. Diseñar el manual de normas y procedimientos de las actividades llevadas a cabo en el Departamento de Tesorería. 2.4 Justificación e importancia Es requisito indispensable de las pasantías elaborar un proyecto que refleje lo aprendido durante la carrera, por ello y tomando en cuenta la ausencia de un manual en el área de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A., se consideró de suma importancia contribuir con la realización de un manual de normas y procedimientos de los procesos que allí se ejecutan, ya que es un requisito esencial en todas las empresas que sus departamentos cuenten con un documento escrito por el cual regirse al momento de realizar sus funciones, además la inexistencia del mismo acarreaba problemas como incomprensión al realizar algunas actividades, repetitividad de procesos en dos departamentos, pérdida de tiempo y de recursos materiales por no tener claros las funciones de cada departamento. 13 2.5 Alcance El presente informe universitario tiene como finalidad presentar un manual de normas y procedimientos para el Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A., así como los pasos realizados para tal fin, todo ello basado en criterios y sugerencias de la pasante; cabe destacar que tras su elaboración el manual pasó por el proceso de revisión, corrección y aprobación por parte de la tutora académica y la tutora empresarial, antes de ser implementado en la organización. 2.6 Limitaciones Como única limitante presentada al momento de realizar el manual de normas y procedimientos era la falta de tiempo por parte del personal del área de Contraloría, ya que los mismos se encontraban ocupados con trabajo, reuniones, talleres y cursos. Sin embargo, tal situación no fue impedimento para terminar todas las actividades planeadas y el manual en el tiempo previsto. 14 CAPÍTULO III MARCO TEÓRICO 3.1 Antecedentes Para la elaboración del presente informe de pasantía y del manual de normas y procedimientos a aportar a la empresa, se consultaron diversos libros e informes de pasantías realizados en años anteriores por estudiantes de la misma institución ya que no se contó con el apoyo de ningún manual empresarial del Hotel debido a que la empresa no cuenta con dichos documentos, siendo éste el primero a poseer la institución. En cuanto a los informes de pasantías que se tomaron en cuenta para realizar el presente informe, se consideraron trabajos conducentes a la obtención del título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial de la Universidad Simón Bolívar, también un trabajo conducente a la obtención del título de Técnico Superior Universitario en Administración Hotelera (Sartenejas) y otro de Licenciatura en Gestión de la Hospitalidad; entre ellos se mencionan: Elaboración de un Manual de Usuarios para la Coordinación de Calidad de Datos de la CANTV realizado por Daili Hernández en el 2011. Propuesta de Actualización del Manual Organizacional del Laboratorio “G” en la Universidad Simón Bolívar Sede del Litoral elaborado por Mary Alfonzo León en el año 2011. Informe de Pasantías Realizadas en el Hotel Altamira Suites en Gerencia de Alojamiento y Gerencia de Eventos y Banquetes realizado por Jesús Calvo en el 2010. 15 Informe de Pasantías Realizadas en el Hotel Altamira Suites en la Gerencia de Alojamiento- Caja y Gerencia de Mercadeo y Ventas elaborado por Alexander Hartmann en el 2012 3.2 Bases Teóricas 3.2.1 Normas Las normas son las reglas a las que se deben ajustar las conductas, tareas y actividades del ser humanos tanto dentro como fuera de una organización. Por su parte, Hellriegel (2009,p. 344) señala que las normas “son las reglas y los patrones de comportamiento que los miembros de un equipo esperan tener y que ayudan a definir las conductas que los individuos consideran necesarias para que les ayuden a alcanzar sus metas”. De acuerdo a lo antes señalado, las normas son fundamentales en toda organización y todo el personal debe regirse por las mismas para mantener el control interno, además que le dan una orientación específica a la empresa. 3.2.2 Procedimientos Dentro de una organización, siempre se llevan a cabo procedimientos en cada actividad para disminuir el margen de errores es por ello importante conocerlos correctamente. Según Rodríguez (2009,p.147) “los procedimientos son una serie ordenada de actos que sirve de cauce formal a la actividad administrativa”. Es así que, al conocer y seguir debidamente los procedimientos se logra el fin determinado en cada función a ejecutar. Es importante resaltar que siempre se deben realizar de la misma manera para tener siempre el mismo resultado. Rodríguez (2002,p.22) señala que un procedimiento es “la función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración a simplificar y estandarizar las operaciones”. 16 3.2.3 Procesos Tanto en una organización como en la vida diaria se llevan a cabo procesos que se realizan de manera simultánea o alternativa con un fin determinado. Bustamante (2008,p.69) expresa que un proceso “es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para tener unos resultados que cumplan con ciertos requisitos previamente establecidos, a partir de la trasformación de unas entradas”. Cada proceso cuenta con elementos de entrada que incluyen las acciones, los responsables, los recursos y el ámbito de aplicación para hacer posible la transformación. Dentro de una organización los procesos son útiles para distribuir el trabajo ente los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. 3.2.4 Flujogramas Estupiñán (2006,p.176) define flujogramas como “la representación grafica de un proceso administrativo caracterizado por su naturaleza secuencial. Los flujogramas facilitan la comprensión de los procesos descritos ya que se realizan con una simbología diferente, entre los que se pueden mencionar el símbolo de inicio y fin, símbolo de operación, símbolo de decisión, símbolo de documentación y flujo de la información. También facilita la visualización de las actividades innecesarias, si el trabajo está distribuido equitativamente y ayudan a resolver problemas. En la actualidad estos son considerados como una de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistema. 3.2.5 Manual Un manual es una herramienta administrativa muy valiosa para el momento de tomar decisiones, contiene instrucciones necesarias para ejecutar una actividad siempre tomando en cuenta los objetivos de la empresa, sirve de guía para los empleados, para aprovechar recursos físicos y financieros, entre otras cosas. Ahora bien, Mejía (2006,p.61) define 17 manual como “el documento que registra el conjunto de procesos, discriminado en actividades y tareas que realiza un servicio, un departamento o toda una organización”. Dentro de este orden de ideas, también es importante recalcar que los manuales presentan limitaciones, que pueden ser superadas siempre y cuando en una organización se comprenda la importancia de los mismos; dichas limitaciones son: Usualmente se encuentran desactualizados. Carecen de utilización por parte del personal a quien va dirigido. Limitación del trabajo a lo especificado en el manual. 3.2.6 Tesorería En el interior de una empresa circulan fondos, la circulación de estos fondos se describe como el conjunto de entradas y salidas de dinero, el Departamento de Tesorería se encarga de contar con el dinero necesario y disponible para el momento en que se genere alguna obligación de pago, manteniendo para ello relaciones oportunas con las entidades correspondientes, procurando minimizar los fondos retenidos en circulante mediante el control funcional de clientes, proveedores y circuitos de cobros y pagos. En resumidas cuentas, Olsina (2009,p.11) tesorería es: “aquella área en la cual se gestionan óptimamente los fondos monetarios de la empresa”. Esto quiere decir que esta área es la responsable de manejar el pago a los proveedores, gestiones bancarias y todas las operaciones relacionadas con operaciones financieras, por lo que es de vital importancia para cualquier organización contar con procesos documentados en manuales de normas y procedimientos de esta área. 18 3.2.7 Hoteles Un hotel se puede describir como un establecimiento dirigido por profesionales en el que se ofrece hospedaje al cliente con o sin servicios integrados, a cambio de una contraprestación económica, existen varias categorías dependiendo del confort y los servicios que ofrecen, a lo que el Hotel Altamira Suites C.A. responde como un hotel de categoría cinco estrellas, ya que brinda altos estándares de comodidad y calidad, está a disposición del cliente las 24 horas, posee dos restaurantes, ofrece piscina, cancha de tenis, gimnasio y peluquería. 19 CAPÍTULO IV MARCO METODOLÓGICO 4.1 Tipo de investigación En concordancia a la clasificación presentada por la Universidad Pedagógica Experimental Libertador- UPEL (2006) el presente informe es una memoria de pasantías ya que es el resultado de los conocimientos obtenidos por el pasante a lo largo de su carrera universitaria, en contextos organizacionales, personales y laborales absolutamente reales, siendo siempre supervisados por el personal empresarial en la que desempeña dichas pasantías. De acuerdo a esto, la investigación plateada en este informe que conduce a la elaboración de un manual de normas y procedimientos del Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. que contribuya con la optimización de los procesos realizados por su personal, se ajusta a esa clasificación ya que la pasante plasma en este informe sus memorias, siguiendo los parámetros y normas preestablecidos por la universidad donde cursó sus estudios. Este informe está sustentado en la observación directa, recolección de datos, registro de información y análisis sobre la situación presentada en el área donde se desarrolló la pasantía. 4.2 Diseño de la investigación Uno de los componentes más importantes es seleccionar un diseño de la investigación que permita responder a las preguntas de la investigación de manera práctica y precisa, y así alcanzar los objetivos propuestos, es por ello que el siguiente informe de pasantías se sustenta en una investigación mixta, ya que además de investigar documentalmente información relevante para la elaboración del manual, se procedió a la elaboración del mismo. 20 4.3 Técnicas e instrumentos de recolección de datos Dentro de las técnicas empleadas para la recolección de datos se aplicaron las siguientes: Observación directa: esta técnica permitió examinar los procedimientos de cada función que se lleva a cabo en el área, así como también contemplar donde se encuentran los implementos de trabajo como carpetas para archivar, resmas de papel, caja fuerte, facturas, entre otros. Entrevistas abiertas y no estructuradas: esta técnica permite realizar preguntas abiertas al personal que labora en el departamento de tesorería y se realizó a lo largo de las pasantías para tener claras las funciones y procesos que allí se ejercen para el momento de redactar el manual de normas y procedimientos. Revisión documental: para desarrollar este informe fue necesario implantar esta técnica utilizando como fuente textos bibliográficos e informes realizados por estudiantes de esta casa de estudios. De igual modo, se revisó información en formatos digitales e impresos de la organización. Por consiguiente, los instrumentos que se manejaron para la recolección de datos se describen a continuación: Libreta de notas: fue fundamental al momento de la observación directa para facilitar la retentiva de todos los procesos. 21 4.4 Análisis y tratamiento de la información 4.4.1 Elaboración de procedimientos En el siguiente punto se desarrollarán cada una de las fases por las cuales la pasante se enfocó durante su investigación para cumplir con el cronograma de actividades establecido y alcanzar los objetivos específicos planteados: Fase Nº 1: Diagnosticar la problemática actual del Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. Fase Nº 2: Analizar la información recopilada y sistematizada necesaria para el desarrollo del manual. Fase Nº 3: Diseñar el manual de normas y procedimientos de las actividades llevadas a cabo en el Departamento de Tesorería. 22 4.4.2 Elaboración del cronograma de actividades SEMANAS ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 Familiarización con la empresa Estudiar la problemática que afecta al departamento Levantamiento de información, dialogo con el personal Seleccionar los formatos para el manual Recopilar información Documentar y estandarizar los procedimientos de trabajo Revisión de la documentación realizada Entrega del manual Figura 4. Cronograma de actividades planificadas. (Elaboración propia, 2012) 23 6 7 8 9 10 11 12 CAPÍTULO V PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Dentro de este capítulo se mostrará el resultado final de la labor realizada durante las pasantías y que se manifiesta en el manual de normas y procedimientos elaborado para el departamento en estudio. Fase Nº 1: Diagnostico de la problemática actual del Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. Pasos: Realizar inducción a la empresa y al Departamento por parte del tutor empresarial. Verificar existencia de documentación forma de los procesos del Departamento de Tesorería. Identificar las consecuencias que implican realizar el manual. Realizar un análisis de la información obtenida. Hito: Diagnostico de la situación actual del Departamento de Tesorería, el cual se logro mediante la matriz DOFA. Fase Nº 2: Análisis de la información recopilada y sistematizada necesaria para el desarrollo del manual. Pasos: Solicitar la estructura organizativa de la empresa. Buscar el formato adecuado para realizar el manual. Establecer un dialogo con el personal del área para conocer procesos y unidades que intervienen en los mismos. Identificar procesos claves Recabar la información necesaria para el desarrollo del manual. 24 Hito: Análisis, resumen y registro de toda la información obtenida del departamento en cuestión. Fase Nº 3: Diseño del manual de normas y procedimientos de las actividades llevadas a cabo en el Departamento de Tesorería. Pasos: Ordenar y clasificar la información recabada. Diseñar el formato del manual: El manual de normas y procedimientos del Departamento de Tesorería constituirá formalmente los pasos a seguir en los procedimientos del área con el fin de que sean ejecutados y está estructurado de la siguiente manera: objetivo, alcance, unidades que intervienen en los procesos, glosario, bases legales, normas, procedimientos y flujogramas. Figura 5. Índice del Manual de Normas y Procedimientos del Dpto. de Tesorería. Elaboración propia, 2012 25 Fijar los procedimientos del área: Para mayor comprensión de los procedimientos se diseñaron diagramas de flujo de tipo vertical y horizontal dependiendo del proceso. Figura 6. Ejemplo de un proceso diseñado. Elaboración propia, 2012 Transcribir la información analizada al formato seleccionado para la realización del manual. Revisar la documentación realizada. Entrega del manual de normas y procedimientos (ver anexo) a la Contralora, para su posterior revisión y aprobación. Hito: Manual de normas y procedimientos para el Departamento de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. 26 Como se ha comentado a lo largo del presente informe, la pasante realizó su proyecto mediante un análisis minucioso para la elaboración del manual de normas y procedimientos del Departamento en estudio, todo esto siguiendo parámetros preestablecidos, los cuales son: diagnóstico de la situación actual, análisis de la información recopilada y sistematizada necesaria para el desarrollo del manual y finalmente la elaboración del manual. Durante el periodo de pasantías se mantuvo una constante investigación tanto dentro como fuera de la empresa, presentar adelantos del trabajo a la tutora académica para posteriores correcciones y consejos y, como ya se mencionó anteriormente, la utilización de técnicas y herramienta para recolectar información; todo esto fue de vital importancia porque permitió desarrollar el manual y el presente informe de manera correcta. Dentro del manual de normas y procedimientos realizado específicamente para el Área de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A., además de señalar las unidades que intervienen en algunas de sus actividades, también se puntualizan todas las funciones que se emprenden de manera detallada y las normas a cumplir para una mejor ejecución de los procesos operativos y ahorrar tiempo y dinero, y que el trabajo sea eficiente. 27 CONCLUSIONES Las empresas hoteleras están a disposición de prestar servicio a sus clientes y siempre trabajan con dedicación y esmero para cumplir con sus objetivos y mejorar sus procesos cada día más para que su trabajo sea productivo. Por su parte, el Hotel Altamira Suites C.A. pertenece a la categoría cinco estrellas y ofrece maravillosos y completos servicios para la estadía de sus clientes y para que siempre vuelvan a preferirlos. De esta manera, diariamente buscan mejorar sus procesos administrativos y operativos, aplicar técnicas y utilizar herramientas que disminuyan las fallas y la ineficiencia en el funcionamiento de la misma. Durante el periodo de pasantías, la pasante adquirió experiencia laboral mediante la práctica de los procesos operativos de dicha empresa, y aplicando sus conocimientos obtenidos a lo largo de su carrera logro diagnosticar la situación del Departamento de Tesorería lo cual se logró mediante la aplicación de un indicador de gestión, la matriz DOFA la observación directa, la identificación y el análisis de fallas permitieron detectar los problemas que se generan en una organización cuando no se tienen documentados los procesos. Por otra parte, el análisis de la información recopilada y sistematizada facilitó la identificación de los procesos claves, el desarrollo del manual y la selección del formato acorde a la empresa. Para finalizar se considera importante que toda organización disponga de documentos tan fundamentales como los manuales en todos sus departamentos, ya que permiten legalizar los procesos que se realizan en cada dependencia; así mismo deben estar redactados claramente para su fácil comprensión y de gran utilidad para los usuarios. La futura implementación del manual permitirá guiar tanto al personal existente como a todo aquel que ingrese al departamento, a conocer las normas y procesos del área y como llevaros a cabo, también se evitara eludir responsabilidades por desconocimiento y además se evitaran pérdidas de tiempo y recursos materiales y financieros. 28 RECOMENDACIONES A continuación, se muestran un conjunto de recomendaciones que deben ser consideradas por el Departamento de Tesorería: Fomentar la comunicación entre las unidades que intervienen en cada proceso. Gestionar la aprobación e implantación del manual realizado ante la Contralora. Estimular el uso del manual y normas dentro del Departamento. Incentivar al personal a aportar información a los manuales para sus Departamentos correspondientes. Mantener actualizado el manual y al personal con respecto a los procesos. 29 FUENTES DE INFORMACIÓN Alfonzo, Mary. (2011) Propuesta de Actualización del Manual Organizacional del Laboratorio “G” en la Universidad Simón Bolívar, Sede del Litoral. (TSU en Organización Empresarial). Camurí Grande, Venezuela, Universidad Simón Bolívar. Bustamante, R. (2008) Sistema de Gestión Integral, Una Sola Gestión un Solo Equipo. Colombia: Quimbaya. Calvo, Jesús. (2010) Informe de Pasantías realizadas en el Hotel Altamira Suites en Gerencia de Alojamiento y Gerencia de Eventos y Banquetes. (TSU en Administración Hotelera). Sartenejas, Venezuela, Universidad Simón Bolívar. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela del 24 de marzo de 2000 Estupiñán, R. (2006) Control Interno y Fraudes. Bogotá: Ecoe Ediciones Hartmann, Alexander. (2012) Informe de Pasantías realizadas en el Hotel Altamira Suites en Gerencia de Alojamiento- Caja y Gerencia de Mercadeo y Ventas. (Licenciado en Gestión de la Hospitalidad). Sartenejas, Venezuela, Universidad Simón Bolívar. Hellriegel, J. (2009) Comportamiento Organizacional. México: Cengage Learning Hernández, Daili. (2011) Elaboración de un manual de usuarios para la coordinación de calidad de Datos de la CANTV. Informe de pasantías (TSU en organización Empresarial). Camurí Grande, Venezuela, Universidad Simón Bolívar. Ley Orgánica del Trabajo según Gaceta Oficial Nº 8.938 del 30 de abril de 2012 Ley Orgánica del Turismo según Gaceta Oficial Nº 6.072 del 15 de junio de 2012 Mejía, B. (2006) Gestión de procesos para la organización y control interno de empresas. Bogotá: Ecoe Ediciones. 30 Olsina, X. (2009) Gestión de Tesorería Optimizando los Flujos Monetarios. Barcelona: Bresca, S.L Reglamento Interno del Hotel Altamira Suites. Año 2006 Rodríguez, J. (2009) Derecho Administrativo. España: Gesbiblo, S.L Rodríguez, J (2002) Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. México: International Thomson UPEL (2006) Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. 4ta Edición. Fondo Editorial de la UPEL. 31 ANEXO 32 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA DEL HOTEL ALTAMIRA SUITES C.A. 33 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:34/32 Fecha: 23/11/2012 INDICE GENERAL I.- ASPECTOS GENERALES ..................................................................................... 38 I.1.- Objetivo .............................................................. ¡Error! Marcador no definido. I.2.- Alcance ............................................................................................................... 38 I.3.- Unidades que intervienen ................................................................................... 39 I.4.- Glosario .............................................................................................................. 39 II.- MARCO LEGAL .................................................. ¡Error! Marcador no definido. II.1.- Bases Legales .................................................................................................... 42 III.- DESCRIPCIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS……………………….44 III.1.- Normas para el Chequeo de las Relaciones de Cobranza ............................................... ………………………..¡Error! Marcador no definido. III.1.1.- Procedimientos para el Chequeo de las Relaciones de Cobranza………..45 III.1.2.Flujograma………………………………………………………………...¡Error! Marcador no definido. III.2.- Normas para los Depósitos Bancarios ................ …………………………………………….¡Error! Marcador no definido. III.2.1.- Procedimientos para los Depósitos Bancarios…………………………….47 III.2.2.Flujograma………………………………………………………………...¡Error! Marcador no definido. III.3.- Normas para el Proceso de Carga de las Relaciones de Cobranza ............................................................ ……………….¡Error! Marcador no definido. 34 III.3.1.- Procedimientos para el Proceso de Carga de las Relaciones de Cobranza 49 III.3.2.- Flujograma………………………………………………………………...50 REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:35/32 Fecha: 23/11/2012 III.4.- Normas para la Verificación de los Puntos de Venta ............................................ ………………………….¡Error! Marcador no definido. III.4.1.- Procedimientos para la Verificación de los Puntos de Venta……………..51 III.4.2.Flujograma………………………………………………………………...¡Error! Marcador no definido. III.5.- Normas para la Relación de Caja de Taxis Cargados a Huéspedes………………53 III.5.1.- Procedimientos para la Relación de Caja de Taxis Cargados a Huéspedes ……..53 III.5.2.- Flujograma………………………………………………………………...20 III.6.- Normas para la Verificación de la Reposición de Gastos………………………...55 III.6.1.- Procedimientos para la Verificación de Gastos…………………………...55 III.6.2.- Flujograma………………………………………………………………...22 III.7.- Normas para la Revisión de Estados de Cuenta…………………………………..57 III.7.1.- Procedimientos para la Revisión de Estados de Cuenta…………………..57 III.7.2.Flujograma………………………………………………………………..¡Error! Marcador no definido. III.8.- Normas Para la Elaboración de Hoja de Cálculo de los Voucher de Egresos .............................................................................. …...¡Error! Marcador no definido. III.8.1.- Procedimientos Para la Hoja de Cálculo de los Voucher de Egresos…….59 35 III.8.2.Flujograma………………………………………………………………..¡Error! Marcador no definido. III.9.- Normas para la Organización y Archivo de las Relaciones de Cobranza………..61 III.9.1.- Procedimiento para la Organización y Archivo de las Relaciones de Cobranza ……………………………………………………………………………...61 III.9.2.- Flujograma………………………………………………………………..62 III.10.- Normas para el Control de las Retenciones de los Impuestos Sobre La Renta... ..................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. III.10.1.- Procedimientos para el Control de las Retenciones de los Impuestos Sobre La Renta ……………………………………………………………………...63 III.10.2.Flujograma……………………………………………………………...¡Error! Marcador no definido. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:36/32 Fecha: 23/11/2012 III.11.- Normas para el Control de los Recibos de Condominio………………………..30 III.11.1.- Procedimientos del Control de los Recibos de Condominio……………30 III.11.2.- Flujograma……………………………………………………………...66 36 REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 37 Página:37/32 Fecha: 23/11/2012 I.- ASPECTOS GENERALES REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:38/32 Fecha: 23/11/2012 I.1.- Objetivo Establecer y determinar las normas y procedimientos de los procesos operativos a seguir en el Área de Tesorería del Hotel Altamira Suites C.A. I.2.- Alcance El presente manual va dirigido al área de Tesorería para lograr el óptimo funcionamiento de la unidad y a su vez evitar la duplicidad de tareas en otros Departamentos. 38 I.3.- Unidades que intervienen Gerencia de Alojamiento (Caja) Departamento de Tesorería Departamento de Contabilidad Contraloría I.4.- Glosario Gerencia de Alojamiento: Tiene a su cargo el área de recepción, central telefónica, reservaciones, doorman, bell boys y concierge. Gestiona la oferta de suites teniendo en cuenta las reservas, coordinación de entradas y salidas de huéspedes, facturación y situaciones especiales, optimizando el uso de los recursos humanos y materiales de los que dispone, con el objeto de ofrecer una mejor calidad de servicio al huésped, una mayor satisfacción al empleado y la máxima ocupación y producción a la empresa. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:39/32 Fecha: 23/11/2012 Departamento de Tesorería: Gestiona y concreta todas las actividades relacionadas con operaciones de tipo monetario. Departamento de Contabilidad: Se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. 39 Contraloría: Atiende y responde por las áreas fiscales, legales, financieras, contrataciones, compromisos e inversiones que la empresa necesite realizar. Tiene a su cargo la supervisión de la gestión de los Departamentos de: Contabilidad, Crédito y Cobranzas, Tesorería y Compras. Relaciones de Cobranza: Es el resumen donde se detallan las facturas cobradas bien sea al contado o a crédito, mediante las diferentes modalidades de pago (efectivo, tarjetas de crédito y débito, cheques). Voucher de egreso: Documento que contiene la información del cheque elaborado y el concepto por el cual se hace el pago. Plataforma Platco: Es una plataforma común perteneciente al Banco Mercantil que permite consultar las operaciones efectuadas con los distintos medios de pago tales como tarjetas de debito, crédito y alimentación en los puntos de venta y cajas registradoras de los establecimientos comerciales. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:40/32 Fecha: 23/11/2012 Flujograma: Representación grafica de un proceso administrativo caracterizado por su naturaleza secuencial. A continuación el significado de la simbología: Límites: se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso. Sentido de flujo: significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso. 40 Operación: representa un etapa del proceso. Documento: simboliza el documento resultante de la operación respectiva. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 41 Página:41/32 Fecha: 23/11/2012 II.- MARCO LEGAL REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:42/32 Fecha: 23/11/2012 II.1.- Bases Legales Constitución de La Republica Bolivariana de Venezuela del 24 de marzo de 2000. Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras según Gaceta Oficial Nº 8.938 del 30 de abril de 2012. Ley Orgánica de Turismo según Gaceta Oficial Nº 6.072 del 15 de junio de 2012. Reglamento Interno del Hotel Altamira Suites. Año 2006 42 REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 43 Página:43/32 Fecha: 23/11/2012 III.- DESCRIPCIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:44/32 Fecha: 23/11/2012 III.1.- Normas para el Chequeo de las Relaciones de Cobranza El hotel cuenta con tres cajeros los cuales deben cubrir el turno matutino, vespertino y nocturno. La gerencia de alojamiento, específicamente los cajeros, deben cobrar al cliente y facturar para elaborar las relaciones de cobranza. Cada cajero debe hacer el cierre de la caja al terminar su turno. 44 Los cajeros deben guardar diariamente las relaciones de cobranza en una caja fuerte que se encuentra en el área administrativa de la empresa. El Departamento de Tesorería debe retirar diariamente dichas relaciones para realizar diversas funciones. III.1.1.- Procedimientos para el Chequeo de las Relaciones de Cobranza RESPONSABLES ACCIÓN Cajeros 1.- Elaboran a diario, las relaciones de cobranzas con las facturas cobradas y el efectivo. 2.- Guardan las relaciones en una caja fuerte. Dpto. de Tesorería 3.- Retira de la caja fuerte todas las relaciones de cobranzas. 4.- Conteo del efectivo 5.- Verificación de los cheques 6.- Verificación de las facturas REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA Página:45/32 Fecha: 23/11/2012 III.1.2.- Flujograma CHEQUEO DE LAS RELACIONES DE COBRANZA Cajeros Dpto. de Tesorería 45 INICIO Elaboran a diario las relaciones de cobranza Guardan las relaciones en una caja fuerte Retira de la caja fuerte las relaciones de cobranza Conteo del efectivo Verificación de los cheques Verificación de las facturas FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 46 Página:46/32 Fecha: 23/11/2012 III.2.- Normas para los Depósitos Bancarios Diariamente se deben realizar los depósito bancarios, ya que no puede retenerse el dinero entrante; esto puede hacerse en cualquier banco donde la empresa posee cuentas como son Banco Mercantil, CorpBanca o Banesco. El hotel cuenta con cuatro mensajeros los cuales deben cubrir cuatro rutas las cuales son La Castellana, el centro de Caracas, Los Palos Grandes y el este de Caracas. Los depósitos deben ser llevados por los mensajeros de la empresa. III.2.1.- Procedimientos para los Depósitos Bancarios RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Organiza todo el dinero y cheques y decide a cual(es) banco(s) enviarlo. 2.- Llena la(s) planilla(s) de depósito del banco seleccionado. 3.- Entrega al mensajero las planillas según el banco que le corresponda. Mensajero 1.- Recibe los depósitos y se dirige al banco 2.- Devuelve al Dpto. de Tesorería la copia de las planillas. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 47 Página:47/32 Fecha: 23/11/2012 III.2.2.- Flujograma DEPÓSITOS BANCARIOS Dpto. de Tesorería Mensajero INICIO Organiza el dinero y decide a cual banco enviarlo Llena las planillas de deposito del banco correspondiente Entrega las planillas al mensajero según el banco correspondiente. Recibe los depósitos y se dirige al banco Devuelve al Dpto. de Tesorería la copia de las planillas FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 48 Página:48/32 Fecha: 23/11/2012 III.3.- Normas para el Proceso de Carga de las Relaciones de Cobranza Las relaciones de cobranza después de estar totalmente chequeadas, se deben cargar en una hoja de cálculo con la finalidad de mantener un control dentro del Departamento. Al llenar todos los campos se debe hacer la sumatoria, la cual debe coincidir con el total que aparece en la relación. A final de mes, el cuadro se debe entregar a la Contralora. Las relaciones de cobranza deben ser ordenadas y archivadas correlativamente. III.3.1.- Procedimientos para el Proceso de Carga de las Relaciones de Cobranza RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Realiza el membrete de la hoja de cálculo con el nombre de la empresa, mes y año de las relaciones emitidas. 2.- Transcribe la fecha en que fue creada la relación. 3.- Transcribe el número de la relación. 4.- Transcribe el monto de las comisiones bancarias. 5.- Transcribe el monto de las tarjetas impuestos retenidos. 6.- Transcribe el IVA retenido. 7.- Transcribe el ISLR retenido. 8.- Transcribe el monto de las notas de crédito. 9.- Transcribe el monto de los recibos. 10.- Transcribe los pagos complementarios. 11.- Transcribe las diferencias existentes. 12.- Totaliza los datos. 13.- Ordena y archiva correlativamente REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 49 Página:49/32 Fecha: 23/11/2012 III.3.2.- Flujograma CARGA DE LAS RELACIONES DE COBRANZA Dpto. de Tesorería INICIO Realiza membrete de la hoja de cálculo Transcribe la fecha de la relación Transcribe el nº de la relación Transcribe las comisiones bancarias Transcribe tarjeta impuestos retenidos Transcribe el IVA retenido Transcribe el ISLR retenido Transcribe notas de crédito Transcribe monto de los recibos Transcribe los pagos complementarios Transcribe las diferencias Totaliza los datos Ordena y archiva correlativamente FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 50 Página:50/32 Fecha: 23/11/2012 III.4.- Normas para la Verificación de los Puntos de Venta Al disponer de relaciones de cobranza se deben verificar semanalmente los recibos de pagos del Banco Mercantil que se encuentran en las relaciones de cobranza, con la finalidad de comprobar que los ingresos fueron satisfactorios. Se debe disponer de un código de usuario y una clave para ingresar a la Plataforma Platco. Se debe solicitar puntos de venta de las tarjetas Visa, Master, Dinner y Crédito. No debe faltar ninguna transacción. Se deben archivar todos los puntos de venta en una carpeta que posee el departamento. III.4.1.- Procedimientos para la Verificación de los Puntos de Venta RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Accede a la plataforma mediante la clave. 2.- Ingresa al importe bruto de la tarjeta Visa y sombrea su información. 3.- Traslada los datos arrojados a Excel. 4.- Repetir pasos 2 y 3 con el resto de las tarjetas procesadas. 5.- Imprimir la información de cada tarjeta 6.- Tildar en el documento y en los recibos de pago, el número de lote, el número de la tarjeta y el monto ingresado. 7.- Ordenar los documentos por orden cronológico. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 51 Página:51/32 Fecha: 23/11/2012 III.4.2.- Flujograma VERIFICACION DE LOS PUNTOS DE VENTA Dpto. de Tesorería INICIO Accede a la plataforma Ingresa al importe bruto de la tarjeta Visa Traslada los datos a Excel Repetir los dos pasos anteriores con el resto de las tarjetas Imprimir la información de cada tarjeta Ordenar los documentos por orden cronológico FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 52 Página:52/32 Fecha: 23/11/2012 III.5.- Normas para la Relación de Caja de Taxis Cargados a Huéspedes Los taxistas del Hotel Altamira Suites deben pasar semanalmente por el Departamento con la constancia de traslado para cancelarle el costo de la carrera. La empresa cubre el gasto de los taxis pero luego debe cargar el costo del traslado a la cuenta del cliente. El Departamento de Tesorería debe quedarse con dicha constancia para crear una hoja de cálculo con la información que ésta contiene. III.5.1.- Procedimientos para la Relación de Caja de Taxis Cargados a Huéspedes RESPONSABLE ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Pega en una hoja por orden cronológico todas las constancias de traslado. 2.- Crea una hoja de cálculo y coloca membrete. 3.- Escribe el número de cada suite. 4.- Escribe la fecha de cada traslado. 5.- Escribe el número de cada recibo. 6.- Escribe el costo de cada traslado. 7.- Totaliza los montos. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 53 Página:53/32 Fecha: 23/11/2012 III.5.2.- Flujograma RELACION DE CAJA DE TAXIS CARGADOS A HUÉSPEDES Dpto. de Tesorería INICIO Pega por orden cronológico las constancias de traslado Crear hoja de cálculo y colocar membrete Escribe el número de cada suite Escribe fecha del traslado Escribe el número del recibo Escribe el costo de cada traslado Totaliza los montos FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 54 Página:54/32 Fecha: 23/11/2012 III.6.- Normas para la Verificación de la Reposición de Gastos Se debe solicitar al Departamento de Cobranza las carpetas de las facturas amarillas que contienen la información necesaria. Solo debe recoger la información de las facturas que expresan los gastos de taxis, masajes y peluquería, solo de estos gastos por ser concesiones del hotel. Para verificar la reposición de caja chica la información de las facturas deben coincidir con el número de la suite y el costo de los gastos expresados en el paso anterior. Los datos necesarios deben incluirse en la hoja de cálculo anteriormente creada. Al obtener toda la información se debe anexar a los voucher de egresos. III.6.1.- Procedimientos para la Verificación de Gastos RESPONSABLE ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Revisa una a una las facturas 2.- Escribe en la celda correspondiente, el nombre del cliente 3.- Escribe el número de la factura 4.- Escribe la fecha de egreso del cliente. 5.- Imprime la información y anexa a los voucher de egresos. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 55 Página:55/32 Fecha: 23/11/2012 III.6.2.- Flujograma VERIFICACION DE LA REPOSICION DE GASTOS Dpto. de Tesorería INICIO Revisa las facturas una a una Escribe el nombre del cliente Escribe el número de la factura Escribe la fecha de egreso del cliente Imprime y anexa a los voucher de egresos FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 56 Página:56/32 Fecha: 23/11/2012 III.7.- Normas para la Revisión de Estados de Cuenta El Departamento de Tesorería debe poseer una clave para ingresar a la página del Banco Mercantil, Corp Banca y Banesco, los cuales son manejados por la empresa. Diariamente se deben imprimir los estados de cuenta. Se debe disponer de las relaciones de cobranza para realizar dicha función. No debe faltar ninguno de los ítems conciliados. III.7.1.- Procedimientos para la Revisión de Estados de Cuenta RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Ingresa a cada página bancaria mediante la clave 2.- Imprime los estados de cuenta de cada banco 3.- Verifica los depósitos y transferencias realizadas 4.- Verifica los abonos con tarjetas de crédito 5.- Verifica notas de crédito y debito 6.- Verifica cheques devueltos 7.- Compara la información de los estados de cuenta con la información física que contiene las relaciones de cobranza 8.- Identifica cada uno de los ítems de los estados de cuenta con el número de la relación correspondiente 9.- Archivar cronológicamente los estados de cuenta REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 57 Página:57/32 Fecha: 23/11/2012 III.7.2.- Flujograma REVISIÓN DE LOS ESTADOS DE CUENTA Dpto. de Tesorería INICIO Ingresa a cada pagina bancaria mediante una clave Imprime los estados de cuenta de cada banco Verifica los depósitos y transferencias realizadas Verifica los abonos con tarjetas de crédito Verifica los cheques devueltos Compara la información de los estados de cuenta con la información de las relaciones de cobranza Identifica cada uno de los ítems de los estados de cuenta con el nº de relación correspondiente Archiva cronológicamente los estados de cuenta FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 58 Página:58/32 Fecha: 23/11/2012 III.8.- Normas Para la Elaboración de Hoja de Cálculo de los Voucher de Egresos Se debe disponer de los voucher de egresos. Los voucher de egresos deben ser entregados al Departamento de Contabilidad. La hoja de cálculo debe ser firmada por el Departamento de Contabilidad para confirmar que los vouchers fueron entregados. III.8.1.- Procedimientos Para la Hoja de Cálculo de los Voucher de Egresos RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Elabora hoja de cálculo de cuatro columnas 2.- Transcribe el nombre de la empresa que tuvo el egreso (ej. Inmobiliaria 56 o Restaurant Palms) 3.- Transcribe el nombre del banco donde fue emitido el cheque 4.- Transcribe los últimos cuatro dígitos del cheque 5.- Describe el concepto por el cual fue emitido el cheque 6.- Imprime la información y la lleva al Dpto. de Contabilidad junto con los vouchers en físico. Dpto. de Contabilidad 1.- Recibe los vouchers y firma el documento impreso REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ+ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 59 Página:59/32 Fecha: 23/11/2012 III.8.2.- Flujograma HOJA DE CALCULO PARA LOS VOUCHER DE EGRESOS Dpto. de Tesorería Dpto. de Contabilidad INICIO Elabora hoja de cálculo de cuatro columnas Transcribe nombre de la empresa que tuvo el egreso Transcribe el nombre del banco Transcribe los últimos cuatro dígitos del cheque Describe el concepto por el cual se emite el cheque Imprime la información y lleva a Contabilidad junto con los vouchers en físico Recibe los vouchers y firma el documento FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 60 Página:60/32 Fecha: 23/11/2012 III.9.- Normas para la Organización y Archivo de las Relaciones de Cobranza Las relaciones de cobranza se deben archivar después de terminar los procesos en que éstas sean necesarias. Se deben archivar en carpetas Oslo y la cantidad de relaciones por carpeta depende del tamaño de las mismas. Las carpetas deben identificarse con una etiqueta que tenga logo de la empresa, título, número de carpeta, mes y año de las relaciones. Las carpetas deben entregarse al Departamento de Contabilidad. III.9.1.- Procedimiento para la Organización y Archivo de las Relaciones de Cobranza RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Organiza las relaciones según su correlativo. 2.- Pega etiqueta a cada carpeta. 3.- Entrega carpetas al Dpto. de Contabilidad. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 61 Página:61/32 Fecha: 23/11/2012 III.9.2.- Flujograma ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS RELACIONES DE COBRANZA Dpto. de Tesorería INICIO Organiza las relaciones correlativamente Pega etiqueta a cada carpeta Entrega carpetas al Dpto. de Contabilidad FIN III.10.- Normas para el Control de las Retenciones de los Impuestos Sobre La Renta Se debe tener la sumatoria de los montos de las tarjetas con impuestos retenidos que se encuentran en la hoja de cálculo creada con las relaciones de cobranza. Se debe tener la sumatoria del ISLR retenido. Se deben sumar de manera horizontal y vertical, los montos anteriormente mencionados. El total final debe coincidir con la suma de la columna vertical y la fila horizontal. Se realiza cada dos o tres meses. Se debe entregar a la contralora. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 62 Página:62/32 Fecha: 23/11/2012 III.10.1.- Procedimientos para el Control de las Retenciones de los Impuestos Sobre La Renta RESPONSABLE ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Realiza una hoja de cálculo con membrete. 2.- Coloca en la primera columna los meses. 3.- Coloca en la segunda columna los totales de las tarjetas con impuestos retenidos 4.- Coloca en la tercera columna los totales de los ISLR retenidos. 5.- Coloca en la cuarta columna el total. 6.- Imprime y entrega a la contralora. REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 63 Página:63/32 Fecha: 23/11/2012 III.10.2.- Flujograma CONTROL DE LAS RETENCIONES DE LOS IMPUESTOS SOBRE LA RENTA Dpto. de Tesorería INICIO Realiza hoja de calculo con membrete Coloca en la primera columna los meses Coloca en la segunda columna los totales de las tarjetas con impuestos Coloca en la tercera columna los totales de ISLR retenidos Coloca en la cuarta columna el total Imprime y entrega a la contralora FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 64 Página:64/32 Fecha: 23/11/2012 III.11.- Normas para el Control de los Recibos de Condominio Algunos propietarios alquilaron al hotel su suite las cuales son a su vez alquiladas a los clientes, otros aún habitan su apartamento. Se deben recibir por parte de la secretaria de contraloría, el original y la copia de los recibos de condominio. Se deben separar los recibos de condominio de los apartamentos que pertenecen al hotel de los recibos de los propietarios. Se debe enviar por fax los recibos a propietarios que por algún motivo no habitan su apartamento. Los propietarios deben pasar por el departamento de Tesorería a cancelar el condominio. III.11.1.- Procedimientos del Control de los Recibos de Condominio RESPONSABLES ACCIÓN Dpto. de Tesorería 1.- Archiva los recibos de condominio de los propietarios Propietarios 1.- Llega con cheque para pagar el recibo pendiente Dpto. de Tesorería 3.- Busca el recibo del (los) mes (es) a cancelar 4.- Retira de la carpeta el original y la copia 5.- Sella ambos documentos y coloca fecha 6.- Entrega el original al propietario 7.- Guarda la copia en una carpeta aparte 8.- Realiza una planilla de depósito 9.- Envía al banco REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE TESORERÍA 65 Página:65/32 Fecha: 23/11/2012 III.11.2.- Flujograma CONTROL DE LOS RECIBOS DE CONDOMINIO Propietarios Dpto. de Tesorería INICIO Llega con cheque para pagar recibo pendiente Busca el recibo del (los) mes(es) a cancelar Retira de la carpeta el original y la copia de los recibos Sella ambos documentos y coloca fecha Entrega el original al propietario Guarda la copia en una carpeta aparte Realiza una planilla de depósito FIN REALIZADO POR: CARMEN GOUVEIA REVISADO POR: LIC. XIOMARA MARTINEZ 66