+ Taller PROFOCIE

ASPECTOS GENERALES Y
RECOMENDACIONES PARA EL
CIERRE DEL PROFOCIE
Mtra. Rocío Chávez Mayo
Subdirectora de Fomento Institucional
Septiembre de 2015
TEMARIO

Normativa del Programa

El Convenio y Anexo de Ejecución

Transferencias

Los reportes Financieros

Manual de Políticas Financieras

El informe académico

Caso práctico
Normativa del Programa
NORMATIVA

Reglas de Operación

Guía para formular el PROFOCIE

Guía para la Reprogramación

Manual de Políticas Financieras

Comunicados durante el periodo de ejecución del Programa
REGLAS DE OPERACIÓN

Objetivo

Estructura

Introducción

Objetivos del PROFOCIE

Lineamientos

Operación

Auditoría, control y seguimiento

Evaluación

Transparencia

Quejas y denuncias

ANEXOS

GLOSARIO
REGLAS DE OPERACIÓN
 3.Lineamientos
3.3
Beneficiarios/as
3.3.1
Requisitos
Numeral
9. “Que los recursos
del programa que sean
otorgados no se utilicen en el
pago de:”
3.3.1 numeral 9
Gastos que no se apoyan

Becas, apoyos de transporte, alimentación y hospedaje para
realizar estudios de posgrado PTC (debe canalizarse al
Programa para el Desarrollo Profesional Docente”

Apoyos de transporte, alimentación y hospedaje a
evaluadores para realizar las acreditaciones de los organismos
reconocidos por el COPAES, o en su caso, para el personal de
organismos certificadores de procesos de gestión.

Becas para estudiantes que realizan estudios de nivel TSU,
licenciatura y posgrado (canalizarse a los programas
correspondientes)

Compensaciones salariales

Compra de muebles para oficinas administrativas
3.3.1 numeral 9
Gastos que no se apoyan

Compra de obsequios de cualquier índole y para cualquier
tipo de evento

Compra de medicamentos que no tengan relación con
alguno de los PE que se impartan en la IES

Compra de vehículo (terrestres, acuáticos y /o aéreos)

Contratación de base de datos (Canalizarse a través del
Consorcio)

Estímulos económicos al personal académico y
administrativo que labora en la IES

Eventos culturales sin relación con la misión del PE
3.3.1 numeral 9
Gastos que no se apoyan

Gastos de Operación (agua, luz, teléfono, servicios de
internet, mantenimiento de vehículos, tractores, lanchas
y servicios de mensajería institucional

Honorarios para el persona de la propia IES o pago de
personal de apoyo

Papelería, materiales y cafetería (debe atenderse con
recursos del presupuesto ordinario de la IES

Materiales para promoción de la oferta educativa

Plazas del personal académico y administrativo que labora
en la IES
3.3.1 numeral 9
Gastos que no se apoyan

Publicaciones de libros y revistas no arbitradas

Reconocimientos y estímulos a estudiantes

Recursos para firmas de convenios

Renta de espacios y mobiliario de la propia institución
para la realización de eventos académicos

Sobresueldos

Sueldos (excepto para los proyectos de estancias
infantiles dictaminados favorablemente)
3.3.1 numeral 9
Gastos que no se apoyan

Pago a profesores bajo los rubros de honorarios o servicios
para tender actividades de docencia

Pago de personal para llevar a cabo presentaciones
musicales, artísticas, trabajo de seguridad o para el apoyo
de actividades deportivas

Pago de peajes y combustible para el personal
administrativo o para profesores y alumnos que no estén
directamente relacionados con actividades propias del
quehacer académico

Pago de propinas

Materiales para reproducción de cursos, talleres y/o
diplomados (máximo 15% del total del evento)
Guía para formular el PROFOCIE
SITUACIÓN
ACTUAL
DIAGNÓSTICO
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
PRODES
PROGES
PROYECTOS INTEGRALES DE LAS DES Y
LA GESTION
METAS ACADÉMICA
METAS COMPROMISO
METAS DE LA GESTIÓN
Guía para formular el
PROFOCIE

PRODES

Proyectos Integrales por DES


Proyecto, objetivo particular, meta, acción, rubro del gasto
PROGES

Proyecto Integral de la Gestión


Proyecto, objetivo particular, meta, acción, rubro del gasto
Proyectos Integral de Problemas Comunes de las DES

Proyecto, objetivo particular, meta, acción, rubro del gasto
Guía para la Reprogramación

Ajustar los proyectos, objetivos particulares, metas y
acciones al monto autorizado

Ajuste en los proyectos dictaminados favorablemente

Ajuste de las metas compromiso

Rectificación-ratificación de los conceptos de gasto

Gastos que no se apoyan
Proyecto
Reprogramado
Proyecto
Original
Pry
OP
M
M
M
A
A
A
R
R
R
OP
MA
MC
EVALUACIÓN
OP
Pry
M
M
A
A
R
R
MA
MC
Anexo de
Reprogramación
Conceptos que se apoyan
El Convenio y Anexo
de Ejecución
Transferencias
Transferencia

Productos financieros

Remanentes

Reprogramación
Reglas de Operación

3. Lineamientos


3.5 Derechos, obligaciones y causas de incumplimiento,
suspensión o cancelación de los recursos
Derechos

Solicitar transferencias de los productos financieros de PIFI 2013
para aplicarse en PROFOCIE 14 (febrero 2015)

Solicitar transferencias de productos financieros de PROFOCIE
2014 para aplicarse al mismo ejercicio (01 de marzo al 14 de
agosto de 2015)

Solicitar transferencias de productos financieros de PROFOCIE
2014 a PROFOCIE 2015 (días hábiles del mes de febrero de
2016)

Utilizar los formatos correspondientes

Todas estas transferencias deben Comprobarse en el plazo
establecido en el Oficio de autorización
Transferencias

Productos Financieros

De un ejercicio a otro

Corroborar que el monto de productos financieros generados en
el ejercicio corresponda con los datos de los estados de cuenta

Anotar en el Reporte del Fideicomiso, los productos financieros
generados y verificar que la suma total corresponda con los
datos de los estados de cuenta hasta el 30 de enero
(Apoyarse con los datos de los oficios que envía la DFI como
resultado de la revisión mensual de los estados de cuenta)

Tomar en cuenta los ajustes que se solicitan se realicen en el
Reporte del Fideicomiso, en su caso.
Transferencias

Productos Financieros

De un ejercicio a otro

Solicitarlos dentro del plazo establecido en las Reglas de
Operación (último día hábil del mes de febrero de 2016)

Solicitar el monto exacto que se señala en el Reporte del
Fideicomiso (cierre al 30 de enero)

Verificar que su aplicación corresponda a proyectos del siguiente
ejercicio dictaminados favorablemente HASTA EL MONTO
SUGERIDO POR LOS EVALUADORES

Ejercerlos y comprobarlos en el plazo establecido en el Oficio de
Autorización
Transferencias

Productos Financieros


En el mismo ejercicio

Solicitarlos dentro del plazo establecido en las Reglas de
Operación (del 1 de marzo al 14 de agosto 2015)

Solicitar el monto exacto que se señala en el Reporte del
Fideicomiso (cierres de mes de acuerdo con los estado de
cuenta)

Se pueden aplicar en BMS ya existentes o en nuevos BMS de
proyectos apoyados, hasta EL MONTO SUGERIDO POR EL
EVALUADOR

Ejercerlos y comprobarlos en el plazo establecido en el Oficio de
Autorización
PARA COMPROBAR LOS PRODUCTOS FINANCIEROS,
VERIFICAR QUE ESTÉ DADO DE ALTA EL BMS EN EL SISTEMA
3.5 Derechos, obligaciones….

Derechos

Solicitar transferencias por remanentes y reprogramaciones
del PROFOCIE 14 (01 de marzo al 14 de agosto 2015)


Debe comprobarse el último día hábil del mes de noviembre
de 2015
Solicitar entre el 1 y 11 de diciembre de 2015, transferencias
por remanentes para aplicarse en el PROFOCIE 14.

Deben comprobarse a más tardar el 15 de enero de 2016
Transferencias

Requisitos

Respetar los periodos establecidos en las Reglas de
Operación para su solicitud ante la DGESU

Utilizar el formato indicado en las Reglas de Operación

Verificar el correcto llenado del formato

Realizar la comprobación en el tiempo señalado en el Oficio
de Autorización
Transferencias

Remanentes

Para que se puedan considerar “Remanentes”, deberán:

Haberse logrado la meta programática para el BMS del cual se solicita
la transferencia

Efectivamente haber ejercido y comprobado menos de lo autorizado
(cuidado con lo saldos negativos)

Verificar el reporte que emite el sistema (Reporte de BMS)

Cuidar que no se compruebe un BMS del cual se ha solicitado la
transferencia, durante el periodo se autorización.

Si no se comprueba la totalidad de la transferencia por
remanentes, la diferencia deberá reintegrarse a la TESOFE

NO SE PUEDE SOLICITAR MÁS DE UNA VEZ UNA TRANSFERENCIA
POR REMANENTE QUE AFECTE UN BMS
Transferencias

Remanentes

Solicitarlos dentro del plazo establecido en las Reglas de
Operación (del 1 de marzo al 14 de agosto 2015)

Solicitar el monto exacto de acuerdo con el reporte del sistema.
NO SE ACEPTAN PARCIALIDADES

Se pueden aplicar en BMS ya existentes o en nuevos BMS de
proyectos apoyados, hasta EL MONTO SUGERIDO POR EL
EVALUADOR

Ejercerlos y comprobarlos en el plazo establecido en el Oficio de
Autorización

NO ES NECESARIO SOLICITAR TRANSFERENCIA POR REMANENTES
CUANDO LA APLICACIÓN SEA EN LA MISMA ACCIÓN
Transferencias

Remanentes

Los remanentes que se soliciten en el mes de diciembre deberán
corresponder a BMS que NO SE AFECTARON CON LA SOLICITUD
ANTERIOR

PARA COMPROBAR EL NUEVO BMS CREADO POR LA
TRANSFERENCIA POR REMANENTE, ESPERAR A QUE SE
CARGUE EN EL SISTEMA

DFI envía un correo de notificación informando que las
transferencias han sido registradas en el sistema
PROY
OBJ.
META
ACCION
BMS
UNIDA
COSTO UNITARIO
DES
COMPROBACIÓN
MONTO DEL BMS
POR COMPROBAR
CANTIDAD
MONTO
CANTIDAD
MONTO
1
1
1
1
13
4
$5,800.00
$23,200.00
4
$23,200.00
0
$0.00
1
1
1
1
14
3
$8,120.00
$24,360.00
3
$17,400.00
0
$6,960.00
1
1
1
1
15
1
$1,000.00
$1,000.00
1
$1,002.40
0
-$2.40
1
1
1
1
16
10
$100.00
$1,000.00
5
$997.60
5
$2.40
1
1
1
1
17
3
$2,000.00
$6,000.00
3
$6,000.00
0
$0.00
1
1
1
1
18
1
$4,000.00
$4,000.00
1
$4,641.16
0
-$641.16
1
1
1
1
20
2
$8,000.00
$16,000.00
1
$15,223.48
1
$776.52
1
1
1
1
21
1
$178,240.00
$178,240.00
1
$185,200.00
0
-$6,960.00
1
1
1
1
22
12
$300.00
$3,600.00
12
$3,724.76
0
-$124.76
1
1
1
1
23
5
$13,340.00
$66,700.00
5
$66,700.01
0
-$0.01
$324,100.00
$324,089.41
$10.59
1
1
3
3
2
10
$1,200.00
$12,000.00
0
$0.00
10
$12,000.00
2
1
1
2
2
8
$15,000.00
$87,000.00
8
$87,000.00
0
$0.00
2
1
1
2
3
1
$5,938.00
$2,633.64
1
$2,633.64
0
$0.00
2
1
1
3
4
35
$1,500.00
$52,500.00
35
$52,500.00
0
$0.00
2
1
1
3
5
1
$12,891.00
$12,891.00
0
$0.00
1
$12,891.00
2
1
3
1
2
1
$67,812.00
$104,116.36
1
$100,691.20
0
$3,425.16
PROY
OBJ.
META
ACCION
BMS
UNIDADE
COSTO
S
UNITARIO
MONTO DEL BMS
COMPROBACIÓN
CANTIDAD
$60,000.00
103
POR COMPROBAR
MONTO
CANTIDAD
$40,662.66
-28
MONTO
$19,337.34
1
1
1
1
1
75
$800.00
1
1
1
1
2
301
$1,200.00
$361,200.00
475
$167,770.01
-174
$193,429.99
1
1
1
1
3
300
$800.00
$240,000.00
348
$204,460.75
-48
$35,539.25
1
1
1
1
4
200
$1,500.00
$300,000.00
229
$164,727.02
-29
$135,272.98
1
1
1
1
5
120
$1,300.00
$156,000.00
174
$109,950.08
-54
$46,049.92
1
1
1
1
6
60
$1,400.00
$84,000.00
2
$148.80
58
$83,851.20
1
1
1
1
7
255
$1,400.00
$357,000.00
110
$82,050.53
145
$274,949.47
1
1
1
1
1
1
1
1
8
9
25
2
$700.00
$25,000.00
$17,500.00
$50,000.00
0
1
$0.00
$34,488.00
25
1
$17,500.00
$15,512.00
1
1
1
1
10
1
$24,828.00
$24,828.00
0
$0.00
1
$24,828.00
1
1
1
1
3001
44
$1,212.04
$53,329.76
$1,703,857.76
100
$53,080.80
$857,338.65
-56
$248.96
$846,519.11
Transferencias

Reprogramación

Para que se puedan considerar “Reprogramación”, deberá
ser una acción o dentro de esa acción un BMS que YA NO SE
VA A REALIZAR

La solicitud debe estar debidamente justificada

Verificar el reporte que emite el sistema (Reporte de BMS)

Cuidar que no se compruebe un BMS del cual se ha solicitado
la transferencia

Si no se comprueba la totalidad de la transferencia por
“Reprogramación”, la diferencia deberá reintegrarse a la
TESOFE

SOLO SE PUEDE SOLICITAR UNA VEZ
Transferencias

Reprogramación

Solicitarlos dentro del plazo establecido en las Reglas de
Operación (del 1 de marzo al 14 de agosto 2015)

Solicitar el monto exacto de acuerdo con el reporte del sistema.
NO SE ACEPTAN PARCIALIDADES

Se pueden aplicar en BMS ya existentes o en nuevos BMS de
proyectos apoyados, hasta EL MONTO SUGERIDO POR EL
EVALUADOR

Ejercerlos y comprobarlos en el plazo establecido en el Oficio de
Autorización
Los Reportes
Financieros
3.5 Derechos, obligaciones….

Obligaciones

Aperturar subcuenta en el Fideicomiso para el manejo y
administración exclusivos de los recursos del PROFOCIE 2014.

Debe registrarse en el sistema 3-PIFI 3.0 “Seguimiento
Financiero 2014” y subir el comprobante.
NO MEZCLAR SUBCUENTAS

Subir mensualmente al sistema e-PIFI 3.0 los estados de
cuenta del Fideicomiso

Registrar los datos del Estado de Cuenta en el Reporte del
Fide (mensual)

Enviar a la DFI el Reporte del Fideicomiso (Trimestral)

Verificar que el saldo corresponda con el último estado de
cuenta
PROFOCIE

Comprobación del gasto


Reporte del Fideicomiso y Estados de Cuenta

Cargar en el sistema los datos del Fideicomiso o la cuenta de cheques
según sea el caso

Cargar mensualmente los estados cuenta del fideicomiso y registrar en
el Reporte del Fideicomiso

Verificar que los conceptos de los estados de cuenta sean los que se
registren en el Reporte, en las columnas correctas

Verificar que los datos del Fideicomiso, respecto a los recursos ejercidos
(cheques pagados o en tránsito), correspondan al registro de Facturas
en el sistema.
IMPORTANTE: AL CIERRE DEL EJERCICIOS LAS CIFRAS DEBEN
COINCIDIR
3.5 Derechos, obligaciones….

Obligaciones

Presentar los informes trimestrales (académicos y
financieros) Oficio de notificación

Subir los informes en la página de transparencia de la
institución. Oficio/correo de Notificación con liga

Haber ejercido y comprobado el 50% de los recursos
otorgados por PROFOCIE 2014 al 31 de julio de 2015
3.5 Derechos, obligaciones….

Obligaciones

Ejercer y comprobar antes del 16 de enero de 2016, la
totalidad de los recursos asignados de PROFOCIE 2014,
incluyendo las transferencias autorizadas en diciembre de
2015.

En caso de haberse aprobado transferencia de productos
financieros de PROFOCIE 2014 a PROFOCIE 2015, registrar en
el reporte del FIDE 2014 en el apartado de Productos
Financieros, columna , la cantidad aprobada y en el FIDE
2015 en el apartado de Capital en la columna , esa misma
cantidad.
3.5 Derechos, obligaciones….

Obligaciones

Reintegrar a la TESOFE los recursos no ejercidos ni
comprobados al 16 de enero de 2016.


Debe remitirse a la DFI el comprobante correspondiente
Finiquitar las subcuentas PROFOCIE 2014

Fideicomiso con saldo $0.00 (cero pesos 00/100 M.N.)

Carta de cancelación

Estado de cuenta que muestre el saldo en $0.00 (cero pesos
00/100 M.N.)
3.5 Derechos, obligaciones….

Obligaciones

Atender las observaciones en el plazo establecido en el
Oficio de revisión

En caso de no solventarlas, deberá reintegrar a la TESOFE el
monto correspondiente
 SUBIR
PERIÓDICAMENTE LOS
COMPROBANTES.
 NO DEJAR AL FINAL
3.5 Derechos, obligaciones….

Obligaciones

Reintegrar a la TESOFE los recursos no ejercidos ni
comprobados del PIFI 2012 y PIFI 2013.


Debe remitirse a la DFI el comprobante correspondiente
Finiquitar las subcuentas PIFI 2012 y PIFI 2013

Fideicomiso con saldo $0.00 (cero pesos 00/100 M.N.)

Carta de cancelación

Estado de cuenta que muestre el saldo en $0.00 (cero pesos
00/100 M.N.)
PROFOCIE

Informes trimestrales Programático Financieros

IES envían oficio indicando que ya se hizo la carga
correspondiente (académica y financiera) en el sistema.

DGESU a través de DFI, hace el corte de acuerdo con el
calendario y elabora oficio.

El Oficio considera tanto la comprobación, como lo relativo
al Fideicomiso.
Manual de Políticas
Financieras
PROFOCIE

Comprobación del gasto
Que el recurso se ejerza en lo que se autoriza
El registro en el sistema es continuo

Normativa: Manual de Políticas Financieras

Requisitos generales

Facturas

A nombre de la Institución

Descripción del bien o servicio acorde al Anexo de Ejecución

Comprobación hasta por el MONTO TOTAL APROBADO POR ACCIÓN

Carga en el sistema con todos los datos que en él se solicitan
PROFOCIE

Comprobación del gasto(requisitos, casos especiales)

Movilidad

Carta de aceptación

Factura del boleto de transporte

Al término de la estancia académica:

Carta de término expedida por la institución
en la que se realizó la estancia, en la que se
conste la aprobación de los cursos tomados.
PROFOCIE

Comprobación del gasto (requisitos, casos especiales)

Asistencia a Congresos

Carta de invitación a nombre del Profesor Investigador,
en su caso

Publicación del evento cuando no sea por invitación
directa

Temario, agenda del evento en el que se identifique el
área de interés para la institución

Factura del boleto del transporte

Constancia de participación

Factura del hospedaje
PROFOCIE

Comprobación del gasto (requisitos, casos especiales)

Prácticas de Campo

Cheque a nombre del profesor responsable de la práctica

Relación de los alumnos que participarán en la práctica

Documento en el que se describa:


Periodo de realización de la práctica

Objetivo

Lugar en que se llevó a cabo

Resultados obtenidos
Relación de gastos efectuados con sus respectivos comprobantes
cuando esto sea posible. Por ejemplo:

Factura de la renta del autobús

Pago de alimentos

Hospedaje
PROFOCIE

Comprobación del gasto

La DFI revisa diariamente lo que se carga en el sistema,
elaborando las observaciones correspondientes

Las instituciones pueden verificar diariamente las
observaciones e irlas solventando. NO ES NECESARIO
ESPERARSE A RECIBIR EL OFICIO CORRESPONDIENTE
El Informe Académico
Informe Académico

Informes trimestrales de alcance de metas académicas y
metas compromiso


Criterios de revisión

Verificación trimestral de los valores absolutos y porcentuales de los
compromisos académicos a lograrse en un lapso de tiempo (1 año).

Coherencia entre el avance académico y el ejercicio de los recursos.

Coherencia de la justificación de la diferencia entre lo comprometido
y lo alcanzado al final de la ejecución de los recursos asignados a los
proyectos a nivel de DES, Institucional y de la gestión.
Resultados

Mejora de la calidad de los programas educativos y de la gestión
institucional.
 IMPORTANTE:
 Se
alcanzó la Meta Académica con el
ejercicio de los recursos
PROFOCIE

OMISIONES FRECUENTES DE LAS INSTITUCIONES

Académicas:

No se alcanzan los valores comprometidos a nivel de metas
académicas y compromiso.

Se sobrepasan hasta más del 200% en los compromisos
establecidos a nivel de metas académicas y compromiso.

No se captura en el sistema los informes finales.

No se justifica adecuadamente las diferencias entre los
valores comprometidos y los alcanzados al final de la
ejecución de los proyectos.

Incumplimientos de las fechas de entrega de los informes
trimestrales, previamente establecidos.
PROFOCIE

OMISIONES FRECUENTES DE LAS INSTITUCIONES

Programático-Financieras

Los datos de la factura no corresponden con lo capturado

El monto de la factura es menor al que se comprueba

Comprueban de más en una acción

La factura no es legible

El concepto de la factura no corresponde con el autorizado

Omisión al cierre del ejercicio respecto de los comprobantes de
movilidad, cuando el alumno ya regresó
PROFOCIE

OMISIONES FRECUENTES DE LAS INSTITUCIONES

Programático-Financieras

En el Reporte de Fideicomiso registran cantidades en columnas
equivocadas

El saldo del Reporte no corresponde con los Estados de Cuenta

No cargan los Estados de Cuenta mensualmente

No actualizan mensualmente el Reporte del Fideicomiso

No registran la totalidad de los recursos asignados

Registran cantidades que no han sido autorizadas

No realizan las devoluciones en tiempo. No remiten el formato
para descargar las devoluciones en el sistema
PROFOCIE

OMISIONES FRECUENTES DE LAS
INSTITUCIONES

NO RESPONDEN EN EL TIEMPO ESTABLECIDO A LAS
OBSERVACIONES SEÑALADAS EN LOS OFICIOS
Caso
práctico
GRACIAS