Módulo Configuración y Mantenimiento CONTPAQi Bancos
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Aviso de derechos del propietario Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computación en Acción, S.A. de C.V.; Copyright © 20052006 Derechos Reservados © 2005-2006 Computación en Acción, S.A. de C.V., Pablo Villaseñor No. 435, Col. Ladrón de Guevara, Guadalajara, Jalisco, México. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohíbe su producción, reproducción, publicación, edición o fijación material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importación, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización, venta o arrendamiento, así como su comunicación y transmisión pública por cualquier medio, su divulgación en cualquier modalidad, su traducción, adaptación, paráfrasis, arreglos, transformaciones u otras similares, sin previa autorización por escrito de su titular. La violación de esta prohibición constituyen un delito y una infracción administrativa que están sancionados conforme a los artículos 424 fracción III, 424 bis fracción I y 424 ter, del Código Penal Federal; así como los artículos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley Federal del Derecho de Autor y demás normas aplicables vigentes. Las marcas COMPUTACIÓN EN ACCIÓN ®, EN ACCIÓN ®, PAQ ® y sus respectivos diseños; la marca y nombre comercial COMPAC ® y su diseño; las marcas ES TIEMPO DE PODER ®, LA CONEXIÓN DE TU NEGOCIO ®, TU NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA ®, SOÑAR. PODER. CRECER. ®; los avisos comerciales “Bien Pensado” ®, “Respuesta Oportuna” ®, y “La Forma más Amigable de Controlar tu Negocio” ®; así como la Imagen del Foquito ®© y del Diseño de la Portada ®©, son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V. AdminPAQ ®©, MegaPAQ ®©, Exión ®©, ContPAQ ®©, CONTPAQ i ®©, CheqPAQ ®©, NomiPAQ ®©, WinPAQ ®©, Solución Contable PAQ ®©, ProduPAQ ®© y VentPAQ ®, también son marcas registradas y protegidas propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos patrimoniales de autor; con excepción del programa de cómputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Información, S.A. de C.V. Microsoft ®, MS-D.O.S. ®©, WINDOWS ®© y Excel ®©, son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation. Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no se responsabiliza de la ejecución o uso de estos productos. 51020111223 Módulo Configuración y Mantenimiento CONTPAQ i® BANCOS Contenido del manual Objetivo del manual Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones especializadas de CONTPAQ i® BANCOS. Estructura de este manual El Módulo Configuración y Mantenimiento está compuesto por capítulos que contienen información técnica que ayudará a conocer a fondo esta aplicación. Señalética Con las siguientes imágenes se identifica: Las referencias de consulta al Módulo de capacitación de CONTPAQ i® BANCOS. Los ejercicios prácticos. Aquí se identifican las bondades CONTPAQ i® BANCOS. También identifican características que son nuevas en CONTPAQ i® BANCOS y que no existen en CheqPAQ. GRACIAS POR TU ASISTENCIA ¡BIENVENIDO! Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 1 Índice Índice 1 IMPORTACIÓN DE EMPRESAS Tema VISIÓN GENERAL CÓMO IMPORTO UNA EMPRESA DE CHEQPAQ® W INDOWS QUÉ INFORMACIÓN ADICIONAL DEBO CONOCER AL IMPORTAR UNA EMPRESA QUÉ PASA SI… Página 1-1 1-2 1-8 1-10 2 CONFIGURACIÓN DE USUARIOS Tema VISIÓN GENERAL INFORMACIÓN GENERAL SOBRE CONFIGURACIÓN DE USUARIOS CÓMO CREO PERFILES DE USUARIO CÓMO REGISTRO UN USUARIO QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR Página 2-1 2-2 2-3 2-5 2-10 3 INFORMACIÓN TÉCNICA Tema VISIÓN GENERAL CÓMO SE MANEJAN LAS BASES DE DATOS INTEGRACIÓN CONTPAQ I® BANCOS Y CONTABILIDAD QUÉ PASA SI… CÓMO UTILIZO EL SERVIDOR DE APLICACIONES CONTPAQ I® CÓMO UTILIZO LA CONFIGURACIÓN DE APLICACIONES CONTPAQ I® CUÁLES SON LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA CÓMO MODIFICO UN ESQUEMA DE DATOS PARA TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS QUÉ ES LA BITÁCORA DE OPERACIONES Página 3-1 3-2 3-4 3-7 3-9 3-11 3-12 3-14 3-23 Continúa en la siguiente página Índice Página 2 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Índice, Continuación 4 HOJA ELECTRÓNICA Tema VISIÓN GENERAL CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO QUÉ PASA SI… Página 4-1 4-2 4-4 4-8 5 UTILERÍAS Tema VISIÓN GENERAL CÓMO RECONSTRUYO LOS SALDOS CÓMO RECONSTRUYO DÍGITOS DEL NÚMERO DE CHEQUE CÓMO ELIMINO TODOS LOS DOCUMENTOS CÓMO TRASPASO DOCUMENTOS ENTRE BENEFICIARIOS/PAGADORES Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3 Página 5-1 5-2 5-3 5-4 5-5 Índice 51020111223 Capítulo 1 Importación de empresas Visión general Introducción Trasladar la información de la empresa para utilizarla en CONTPAQ i® BANCOS es una tarea sencilla ya que no es necesario capturar de nuevo todos los catálogos y movimientos, como tampoco se requiere comenzar con saldos iniciales en cada una de las cuentas bancarias. Conoce el proceso para convertir la empresa proveniente de CheqPAQ para que comiences a utilizarla en CONTPAQ i® BANCOS. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: • • • En este capítulo Conocer el proceso de importar empresas. Conocer las ventajas de realizar este proceso. Identificar los datos que el sistema convierte. Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows Qué información adicional debo conocer al importar una empresa Qué pasa si… Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 1-1 Página 1-2 1-8 1-10 Capítulo Capítulo 11 Importación Para empezar de aempresas trabajar Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows Qué es La importación de empresas te permite transferir toda tu información de CheqPAQ a CONTPAQ i® BANCOS, sin necesidad de recapturar los datos. Cómo ingreso Para importar los datos de una empresa de CheqPAQ ve al menú Empresa y selecciona la opción Importar empresa de CheqPAQ. Una vez que hayas seleccionado los parámetros para la conversión, realiza cualquiera de las siguientes acciones para iniciar el proceso: • • Requisitos para importar Presiona la tecla de función <F8>. Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas. Para convertir una empresa toma en cuenta lo siguiente: • • Verifica que se encuentre instalado CheqPAQ 2010 versión 12.0.0 o superior en el mismo equipo donde vas a realizar la importación. Asegúrate de asignar acceso total a la carpeta Compacw donde se encuentra la información a convertir. Antes de ejecutar el proceso de importación asegúrate de realizar lo siguiente: • • • • • • • Formas de importar La importación de una empresa de CheqPAQ puede realizarse en dos formas: • • Si tienes CONTPAQ i® CONTABILIDAD Realiza la contabilización en la empresa de CheqPAQ antes de ejecutar el proceso. Cierra las empresas activas para poder ejecutar la importación. Ejecuta la utilería Reconstrucción de índices para la empresa en CheqPAQ. Nota: De forma automática, al ejecutar la importación, el sistema preparará la información realizando la Reconstrucción de Saldos. Revisa los saldos actuales y no captures información en la empresa hasta que sea convertida. Ejecuta el proceso en horarios que no interfieran en el trabajo diario de la empresa, ya que el tiempo de conversión depende del volumen de información de la empresa. Realiza la conversión de preferencia al fin o inicio de un periodo, de esta manera puedes tener más control sobre los saldos y conciliaciones que se van a convertir. Revisa que las monedas predefinidas de CheqPAQ tengan el mismo nombre que las creadas por CONTPAQ i® BANCOS y/o CONTABILIDAD, es decir, las monedas en CheqPAQ deben tener el nombre Peso mexicano y Dólar americano, de lo contrario, la conversión no se realizará. Creando una empresa nueva: Se crea una nueva base de datos para la empresa en CONTPAQ i® CONTABILIDAD, así como una base de datos nueva en CONTPAQi® BANCOS. Utilizando una empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD: Se importa la información de CheqPAQ a una empresa ya existente en el sistema de contabilidad. Esta es la única forma que la empresa lleve información contable. Importante: En este caso, la información contable no se generará en la empresa nueva de CONTPAQ i® BANCOS. Si tienes CONTPAQ i® CONTABILIDAD instalado asegúrate de actualizar a la versión 3.5.1 o superior. Continúa en la siguiente página Capítulo 1 Importación de empresas Página 1-2 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows, Continuación Con CONTPAQ i® la información contable y bancaria se integra en una sola. Al importar la empresa de CheqPAQ puedes compartir la misma base de datos con CONTPAQ i® CONTABILIDAD; por lo que es importante que revises la compatibilidad entre versiones. Al ejecutar el proceso, automáticamente, se genera un respaldo de la empresa contable y podrás identificarlo porque agrega la palabra CONVERT. Ejemplo: ctAzul_CONVERT-20100527 -1103.bak. Qué necesito para importar Para que puedas importar una empresa, debes indicar los siguientes datos: • • Empresa de CheqPAQ. Empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y base de datos; o bien, seleccionar una empresa Nueva para importar los datos. Cuando no hayas creado una empresa previamente en CONTPAQ i® CONTABILIDAD podrás seleccionar la opción Nueva en el campo “Empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD” para convertir los datos y se tenga una empresa disponible en el sistema contable. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 1-3 Capítulo 1 Importación de empresas Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows, Continuación Tipos de conversión CONTPAQ i® BANCOS maneja 2 tipos de conversión: • • Consideraciones para la conversión parcial Total – Convierte todos los documentos bancarios de todos los ejercicios y periodos de la empresa seleccionada. Parcial (A partir de) – Convierte sólo a partir de un ejercicio y periodo seleccionado. La importación parcial tiene algunas consideraciones que debes tomar en cuenta antes de realizar este tipo de conversión. Estas consideraciones son: • • • • • • • • Se convertirán únicamente los documentos cuya Fecha de emisión o Fecha de aplicación sean iguales o mayores al periodo y ejercicio que seleccionaste para la conversión (fecha de conversión). Se generará un saldo inicial con los documentos que NO se convirtieron. Este saldo inicial es el resultado de: (Depósitos + Abonos) – (Cheques + Cargos). o El saldo inicial creado tendrá como fecha de emisión y aplicación el día inmediato anterior a la fecha de emisión del primer documento convertido. Ejemplo: Si el primer documento convertido tiene fecha del 10 de febrero, el saldo inicial se creará con fecha 09 de febrero. Los presupuestos anteriores a la fecha de conversión no se convertirán. Los presupuestos que sean anteriores al periodo de conversión y que se encuentren dentro del ejercicio de conversión quedarán con importe $0.00. Ejemplo: Si la fecha de conversión es Abril de 2009, los presupuestos de Enero a Marzo de 2009 quedarán con importe $0.00. Se convertirán los importes de las categorías de los documentos que entren en la fecha de conversión Esto mismo aplica para los traspasos, asociación con AdminPAQ y pólizas. NO se pasará la relación de los traspasos que no se convirtieron. Sólo se convertirán las conciliaciones bancarias cuya fecha inicial sea igual o mayor a la fecha de conversión. Ejemplo: Si una conciliación tiene como fecha inicial 10/02/2009 y la fecha de corte es el 09/03/2009 y la fecha de conversión es Marzo de 2009, dicha conciliación no se convertirá. Si una conciliación tiene como fecha inicial 10/03/2009 (sin importar la fecha de corte) dicha conciliación sí se convertirá. El saldo inicial de la conciliación que sí se convirtió es el resultado de los depósitos y abonos que no se convirtieron – cheques y cargos que no se convirtieron, es decir, es el saldo inicial de los documentos no convertidos. Continúa en la siguiente página Capítulo 1 Importación de empresas Página 1-4 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows, Continuación Qué hago después de importar Una vez que hayas importado la empresa realiza las siguientes acciones: • • Bitácora del proceso Realiza una conciliación bancaria por cada cuenta para verificar que los saldos sean iguales tanto en la institución bancaria como en CONTPAQ i®. Consulta del menú Reportes las opciones indicadas por el instructor. Observa que al finalizar el proceso, el sistema muestra un resumen de la importación especificando los registros que se presentaron con error y los registros exitosos. Para verificar los resultados obtenidos consulta la bitácora del proceso que se almacena en la ruta de la empresa en CheqPAQ. En ella podrás visualizar todos los mensajes relacionados con la conversión. La ruta es: <C:\CompacW\Empresas\NombredelaBDD \Importar_Empresa_aaaammdd.xls>. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 1-5 Capítulo 1 Importación de empresas Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows, Continuación Qué información convierte • • Consulta la siguiente tabla para conocer qué se convierte de forma automática y qué opciones adicionales tienes. Al ejecutar el proceso El sistema siempre… Opcionalmente convierte… Crea una nueva base de datos para la empresa en • Movimientos bancarios CONTPAQ i® BANCOS o importa la información de o Cheque CheqPAQ a una empresa creada previamente en o Egresos CONTPAQ i® BANCOS. o Ingresos o Depósitos Convierte la siguiente información: o Traspasos o Configuración de la empresa o Catálogos: • Saldos • Bancos • Presupuestos • Conciliaciones • Cuentas bancarias • Monedas • Estado cuenta • Cuentas • Sucursales • Pólizas precontabilizadas agrupadoras • Prepólizas • Movimientos de Control IVA • Movimientos de Causación • Conceptos • Tipos de cambio • Asociación con AdminPAQ • Categorías y • Beneficiarios/ subcategorias pagadores Restricciones Al realizar la importación de la empresa existen ciertas restricciones que debes conocer: • • • • • • • • Para qué sirve Recuerda que CheqPAQ hace la afectación del saldo en bancos con base en la fecha de aplicación y CONTPAQ i® BANCOS realiza la afectación en bancos cuando el documento se concilie. Las empresas que realicen interfaz a ContPAQ® Windows no serán importadas sobre una base de datos existente en CONTPAQ i® CONTABILIDAD, sólo sobre una base de datos nueva. Si existieran dos empresas de CheqPAQ realizando interfaz a una empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, sólo podrás realizar la importación de una de ellas conservando la interfaz en línea porque la relación entre CONTPAQ i® BANCOS y CONTPAQ i® CONTABILIDAD es uno a uno. La importación de una empresa de CheqPAQ a CONTPAQ i® BANCOS sólo puedes realizarla una vez sobre la misma base de datos. Ejemplo: Si al convertir una empresa de CheqPAQ utilizaste la base de datos ctAzul ya no puedes utilizar esa base de datos para importar otra empresa de CheqPAQ. Al importar una empresa de CheqPAQ sobre base de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD ya no podrás seleccionar la empresa de CONTABILIDAD para realizar otra importación. Cuando importas la información sobre una empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y existe alguna inconsistencia durante el proceso de conversión, será necesario restaurar la empresa contable para iniciar nuevamente la importación. Los usuarios y permisos configurados en CheqPAQ no serán importados. Los formatos de impresión no serán considerados para la importación. Al realizar la importación de una empresa de CheqPAQ puedes comenzar a trabajar de inmediato con tu información en CONTPAQ i® BANCOS sin necesidad de recapturar información. Continúa en la siguiente página Capítulo 1 Importación de empresas Página 1-6 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo importo una empresa de CheqPAQ® Windows, Continuación Importar empresa Realiza los siguientes pasos para importar la empresa con la que trabajarás a lo largo de este curso. Ejercicio Paso 1 Ejercicio Ingresa a CONTPAQ i® BANCOS y del menú Empresa selecciona la opción Importar Empresa de CheqPAQ. Resultado: Aparecerá la ventana Importar empresa de CheqPAQ. 2 Especifica los datos para la conversión. Consulta la siguiente tabla: Campo Empresa de CheqPAQ Empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD Base de datos Convertir 3 4 5 6 Captura o Selecciona… Conversión Nueva CONVCHQ Deja las casillas marcadas por omisión Haz clic en el botón Procesar para iniciar la importación de los datos de la empresa de CheqPAQ. Resultado: Se realizará la conversión de la información de la empresa de CheqPAQ. Haz clic en el botón Aceptar de la ventana informativa indicando que la conversión finalizó con éxito. Resultado: Se despliega la ventana Importación de empresa indicando los resultados del proceso. Analiza la información arrojada al finalizar el proceso y haz clic en el botón Cerrar. Presiona la tecla <Esc> para salir de la ventana. Abrir empresa importada Ingresa a la empresa recién importada y ejecuta los siguientes reportes: • • • Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Catálogo de beneficiarios/pagadores Catálogo de cuentas bancarias Estado de cuenta (saldos contables) Página 1-7 Capítulo 1 Importación de empresas Qué información adicional debo conocer al importar una empresa Información adicional No. Consulta la siguiente tabla para conocer información adicional respecto al proceso de conversión. Descripción 1 Cuando en tu equipo de cómputo tengas instalado Windows Vista® o Windows 7® será necesario ejecutar el proceso Reconstrucción de índices en CheqPAQ, para evitar inconsistencias en la información a convertir así como evitar que el proceso se quede “colgado” sin hacer nada. 2 Al ejecutar el proceso, automáticamente, se genera un respaldo de la empresa contable y podrás identificarlo porque agrega la palabra CONVERT. Ejemplo: ctAzul_CONVERT-20100527 -1103.bak 3 Para que la información de una empresa de CheqPAQ pueda ser integrada a una de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, es necesario que la empresa contable venga de una versión no integrada (menor o igual a la 3.5.0 4 La versión recomendada para realizar la importación de las empresas es CheqPAQ 2010, sin embargo es posible convertir empresas a partir de la versión 2008. 5 Si la empresa donde se quiere importar la información de CheqPAQ, por alguna razón, contiene información de CONTPAQ i® BANCOS (ya sea porque se había abierto la empresa en CONTPAQ i® BANCOS o se crearon registros), dicha información será borrada para asegurar la integridad de los datos que serán traídos de CheqPAQ. 6 Recuerda que CheqPAQ hace la afectación del saldo en bancos con base en la fecha de aplicación. Y CONTPAQ i® BANCOS realiza la afectación en bancos cuando el documento se concilie. 7 Al convertir las conciliaciones, los movimientos del estado de cuenta no se convierten. 8 Los movimientos de ajustes de CheqPAQ se pasan a CONTPAQ i® BANCOS como “cargo por ajuste” o “abono por ajuste”. 9 No se recomienda reconstruir saldos en CheqPAQ. 10 Al finalizar la conversión, realiza una conciliación bancaria por cada cuenta para verificar que los saldos sean iguales tanto en la institución bancaria como en CONTPAQ i®. 11 El convertidor nunca realiza un rollback de la base datos en caso que ocurran inconsistencias durante el proceso. (Regresar a la base de datos a algún estado previo). Nota: Durante la conversión no se borra la base datos y en caso que la misma quede en un estado inconsistente, es recomendable ejecutar el proceso Restaurar empresa. 12 En caso que se presenten errores en los catálogos de bancos, monedas, tipos de cambio, personas y categorías la conversión será detenida y enviará un mensaje indicando que hay errores en catálogos que tienen que ser reparados. Continúa en la siguiente página Capítulo 1 Importación de empresas Página 1-8 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Qué información adicional debo conocer al importar una empresa, Continuación Información adicional (continúa) No. Descripción 13 La única forma en que una empresa se lleve información contable será importando la empresa de CheqPAQ sobre empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. 14 El proceso de conversión es exclusivo y no se recomienda realizarlo en red. 15 Al convertir documentos ya contabilizados en CheqPAQ, se busca si existe la llave de póliza en la empresa a convertir; si existe las asocia con el documento bancario, de lo contrario, sólo se convierte el documento bancario sin póliza. 16 Cuando una empresa contenga demasiados errores, al realizar la conversión se enviará el siguiente mensaje: “Out of memory exception”. Nota: Si ocurre la excepción es necesario ejecutar nuevamente el proceso. 17 Después de una conversión, automáticamente, se reconstruyen los saldos. Este proceso genera una bitácora que puede llegar a empalmarse con la bitácora del convertidor marcando un número de errores considerable. Es importante que identifique que dichos errores no están relacionados con la conversión, sino con la reconstrucción de saldos. 18 Todos los documentos creados desde el convertidor, se pueden identificar porque tiene como origen el convertidor bancos, así como las pólizas. 19 Las empresas de CONTPAQ i® CONTABILIDAD que se muestran en la ventana Importar Empresa, son sólo aquellas a las que no se le ha convertido información de CONTPAQ i® BANCOS. Nota: Las empresas que se crean desde CONTPAQ i® BANCOS no aplican para la conversión, si se quisiera utilice la opción de nueva. 20 Cuando se importa sobre una empresa nueva no se convierte nada de la información contable de CheqPAQ, esto porque la empresa nueva no cuenta con la configuración de cuentas, periodos y ejercicios que requeriría CheqPAQ para convertir. Si se crea una empresa nueva y se desea montar la información contable de CheqPAQ, deberá primero configurar sobre esa empresa la información de ejercicios y periodos contables, así como cargar los catálogos necesarios que se necesiten para importar las pólizas de CheqPAQ (como catálogo de cuentas contables, tipos de póliza, conceptos de IETU, etc.) y posteriormente proceder a la importación de la empresa de CheqPAQ sobre esta empresa. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 1-9 Capítulo 1 Importación de empresas Qué pasa si… Convierto una empresa de CheqPAQ sobre una de CONTABILIDAD Cuando conviertes una empresa de CheqPAQ sobre una base de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD automáticamente antes de iniciar la conversión se creará un respaldo de dicha empresa con el sufijo CONVERT. Ejemplo: ctEl_Perla_Azul_CONVERT-20100512-1231.bak. Importante: No podrás volver a utilizar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD para hacer una nueva importación de CheqPAQ ya que automáticamente desaparecerá de la lista de empresas. Si requieres utilizar esa misma empresa es necesario restaurar el respaldo que efectuó el sistema previo a la importación. Convierto una empresa de CheqPAQ sobre una BDD nueva Al seleccionar una empresa nueva para importar los datos de CheqPAQ debes especificar el nombre de la base de datos. Ejemplo: ctAzul. Importante. No es posible utilizar el nombre de una base de datos ya existente. Capítulo 1 Importación de empresas Página 1-10 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 2-1 Capítulo 2 Configurar usuarios 51020111223 Capítulo 2 Configuración de usuarios Visión general Introducción La seguridad de la información generada en CONTPAQ i® BANCOS es de gran importancia y relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de información confidencial. Ante esta situación, el sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de usuarios, donde podrás definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la aplicación. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: • • • En este capítulo Crear nuevos usuarios para las empresas de CONTPAQ i® BANCOS. Modificar sus privilegios de seguridad. Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de CONTPAQ i® BANCOS y verificar los usuarios conectados a la empresa. Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Información general sobre configuración de usuarios Cómo creo perfiles de usuario Cómo registro un usuario Qué otras funciones puedo realizar Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 2-1 Página 2-2 2-3 2-5 2-10 Capítulo 2 Configuración de usuarios Información general sobre configuración de usuarios Usuario Supervisor El usuario Supervisor se crea automáticamente al instalar CONTPAQ i® BANCOS. El Supervisor del sistema es quien tiene acceso total a éste y es el único que puede registrar nuevos usuarios y asignar prioridades. Recomendación: Antes de empezar a trabajar con CONTPAQ i® BANCOS asigna una contraseña al usuario Supervisor para proteger la integridad de la información de la empresa. Al crear contraseñas Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseñas más seguras: • • • Ventajas de crear usuarios Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra: • • • Permisos Utiliza combinaciones de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, pero de forma que la combinación te resulte familiar. Conserva la confidencialidad de las contraseñas. No proporciones la contraseña a otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i® BANCOS, ni utilices el mismo usuario y contraseña para varios empleados. Si conservas un archivo por escrito con las contraseñas de los usuarios, asegúrate de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de él. Generar plantillas con accesos específicos que después podrás asignar a los usuarios. Controlar el registro de información por medio de perfiles y contraseñas asignados al usuario. Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas. Entre las acciones que se podrán permitir o restringir a los usuarios está: Ejecutar, Crear, Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema. Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del sistema. Capítulo 2 Configuración de usuarios Página 2-2 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo creo perfiles de usuario Qué es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendrá un grupo de usuarios para trabajar con CONTPAQ i ® BANCOS. Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisión en CONTPAQ i® BANCOS y no puede modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto de los perfiles. Tiene el código 1002 y el nombre SUPERVISOR. Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Perfiles. Qué necesito para registrar Para crear estas plantillas asigna un código y nombre al perfil. Además, desmarca las casillas en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de personas. El Código es numérico, de 4 dígitos máximo. El Nombre admite caracteres alfanuméricos y especiales, con 50 caracteres máximo. Automáticamente al crear un perfil se encuentran activas todas las opciones. Haz clic en las casillas para desmarcar y así restringir los permisos. Cómo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opción realiza cualquiera de las siguientes acciones: • • Presiona la tecla <F8>. Haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 2-3 Capítulo 2 Configuración de usuarios Cómo creo perfiles de usuario, Continuación Para qué sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuración de permisos de nuevos usuarios que utilizarán CONTPAQ i® BANCOS. Esta opción resulta práctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios. En estos casos, primero creas el perfil y después lo asignas a cada uno de los usuarios. Registro de perfiles Ejercicio Crear perfiles de usuario facilita la labor de configuración de permisos a usuarios. Recuerda que los perfiles son útiles cuando tienes que asignar permisos similares a un grupo de personas que utilizará CONTPAQ i® BANCOS. Realiza los siguientes pasos para registrar perfiles de usuario: Paso Ejercicio 1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Perfiles. 2 Resultado: Aparecerá la ventana Perfiles. Captura 1003 en el campo “Código” y presiona la tecla <Enter>. 3 Captura AUXILIAR en el campo “Nombre” y presiona la tecla <Enter>. 4 Ve a la pestaña 1. Documentos y desmarca todas las opciones de la columna Borrar. Desmarca de la columna Cambiar la opción Documentos-Plantillas. 5 6 Continúa asignando los derechos para este perfil según se indica en la siguiente tabla: Pestaña 4. Configuración Columna Borrar Cambiar Ejecutar 5. Procesos y utilerías Ver 3. Catálogos 7 8 Capítulo 2 Configuración de usuarios Desmarca Todas las opciones de la columna Todas las opciones de la columna Conceptos – Bajar conceptos Conceptos – Cargar conceptos Todas las opciones de la columna Presiona la tecla <F8> o haz clic en el botón Guardar al finalizar la configuración. Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>. Página 2-4 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo registro un usuario Qué es Un usuario es una persona que utiliza CONTPAQ i® BANCOS y dependiendo de las funciones que realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el sistema. Cómo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo. Qué necesito para registrar Para registrar un usuario asegúrate de indicar un código y nombre. Aunque la clave de acceso no se considera un dato obligatorio es importante que la especifiques para mantener la integridad y confidencialidad de la información de tu empresa. Por omisión, CONTPAQ i® BANCOS especifica el perfil SUPERVISOR y permite el acceso completo a Todas las empresas instaladas, pero puedes configurarlo según te convenga. Los perfiles que ya están asociados a un usuario no pueden ser eliminados hasta que se remueva esa asociación en el catálogo del usuario. Formas de asignar permisos Para asignar los permisos a un usuario puedes utilizar alguna de las siguientes formas: 1. Configuración de permisos: Directamente en la ventana Usuarios desmarca de cada pestaña las opciones que el usuario NO tendrá permisos para trabajar. 2. Utilizar un perfil: Puedes seleccionar un perfil previamente definido, donde la configuración de permisos la adoptará el usuario. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 2-5 Capítulo 2 Configuración de usuarios Cómo registro un usuario, Continuación Empresas permitidas Puedes indicar que un usuario tenga acceso sólo a una o algunas empresas o bien a todas las que estén disponibles. Cómo ingreso Para especificar a qué empresas tendrá acceso realiza lo siguiente: 1. 2. 3. Desde la ventana Usuarios selecciona en el campo “Empresas” la opción Algunas empresas. Presiona la tecla <Enter> para habilitar la ventana Empresas permitidas para el usuario. Selecciona las empresas deseadas. Qué necesito Utiliza el botón Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de empresas permitidas. Asegúrate de dejar en el apartado Empresas permitidas sólo aquellas empresas con las que podrá trabajar el usuario. Cómo guardar Una vez que especificaste las empresas a las que tendrá derechos para trabajar el usuario realiza cualquiera de las siguientes acciones: • • Presiona la tecla <F8>. Haz clic en el botón Aceptar que se localiza en la barra de herramientas. Guarda los cambios de la configuración del usuario realizando las mismas acciones indicadas para guardar la selección de empresas. Guardar como perfil Cuando realizas la configuración de un nuevo usuario y especificas directamente los permisos en la ventana Usuarios puedes guardar esa configuración como un perfil. Cada vez que guardes un perfil desde esta ventana, asumirá por omisión un código consecutivo que empieza a contar desde el código 1002 que corresponde al usuario Supervisor. Observa el gráfico de la siguiente página: Continúa en la siguiente página Capítulo 2 Configuración de usuarios Página 2-6 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo registro un usuario, Continuación Guardar como perfil (continúa) El nombre está formado por la palabra Perfil – más el nombre del usuario a partir del cual se está creando el perfil. Modifica ambos datos si lo crees necesario y no olvides guardar los cambios haciendo clic en el botón Procesar. Para qué sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i® BANCOS tendrás mayor control sobre la información y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese a una opción que no le corresponde. Registro de usuarios Ejercicio 1 Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarán con el sistema tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar sólo las opciones que les corresponden. Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario: Paso 1 Ejercicio Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo. Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios. 2 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo “Código” y presiona la tecla <Enter>. Ejemplo: ASANCHEZ. 3 Captura tu nombre en el campo que solicita este dato. 4 Ejemplo: ADRIAN SANCHEZ. Captura la contraseña de seguridad en el campo “Clave”. Ejemplo: ezbancos09. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 2-7 Capítulo 2 Configuración de usuarios Cómo registro un usuario, Continuación Ejercicio 1 (continúa) Paso 5 Ejercicio Haz clic en el botón del campo “Perfil” para desplegar el listado de perfiles disponibles y agilizar la configuración de los permisos que aplicarán al usuario. Ejemplo: Selecciona el perfil Auxiliar. 6 7 Resultado: Se desmarcan las opciones que fueron configuradas para dicho perfil. Deja el dato asignado por omisión para que el usuario tenga acceso a todas las empresas instaladas. Nota: Si requieres cambiar algún dato especifico para este usuario hazlo directamente, las modificaciones se guardarán en la configuración del usuario y el perfil permanecerá igual. Guarda los cambios para que la nueva configuración tenga efecto. Presiona la tecla <F8>. Registro del usuario OAGUILAR Realiza el mismo procedimiento del ejercicio 2 para crear otro usuario, toma como base los datos de la siguiente tabla: Campo Captura Código OAGUILAR Nombre Oscar Aguilar Clave arbancos09 Perfil Auxiliar Pestaña 1.Documentos 3. Catálogos 4. Configuración 5. Procesos y utilerías Desmarca De columna Crear, las opciones Cheques. Presupuestos por categoría de la columna Ver. De la columna Ejecutar, la opción Empresa-Importar empresa de CheqPAQ® 2008. Empresa-Restaurar Importante: • • Asegúrate que en la pestaña 5.Procesos y utilerias, en la opción Empresa estén marcadas las casillas de Crear, Borrar, Cambiar y Ver. Al finalizar el registro guarda los cambios. Registro de perfil a partir de un usuario Ejercicio 2 CONTPAQ i® BANCOS te permite crear un perfil a partir de la configuración que especificaste a un usuario en particular. Esta tarea te ayuda a agilizar el trabajo de asignación de permisos a los usuarios. Continúa en la siguiente página Capítulo 2 Configuración de usuarios Página 2-8 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo registro un usuario, Continuación Ejercicio 2 (continúa) Realiza los siguientes pasos para registrar un perfil a partir de un usuario: Paso 1 Ejercicio Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo. Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios. 2 Haz clic en el botón F3 del campo “Código” y selecciona la opción OAGUILAR. 3 Haz clic en el botón Guardar como perfil. Resultado: Se despliega la ventana Guardar como perfil y por omisión muestra un número y nombre que identificará al nuevo perfil. 4 5 6 Ejemplo: “Código”: 1004 “Nombre”: Perfil – OAGUILAR Haz clic en el botó Procesar para guardar la información del nuevo perfil. Acepta el mensaje de información indicando que el perfil se guardó correctamente. Cierra la ventana Usuarios presionando la tecla <Esc>. Asignación del perfil a un nuevo usuario Realiza un nuevo registro utilizando el perfil del usuario OAGUILAR. Sigue las indicaciones del instructor para capturar el código, nombre y clave de acceso correspondientes. Cambio de sesión del usuario Ejercicio 3 Para verificar que los permisos otorgados a cada usuario son correctos utiliza la función Cambiar de usuario para ingresar al sistema y visualizar únicamente los módulo que debe tener acceso dicho usuario. Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesión del usuario: Paso 1 Ejercicio Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Cambiar de usuario. Resultado: Aparecerá la ventana Ingreso a CONTPAQ i® BANCOS. 2 Captura el código del usuario y su clave de acceso. Ejemplo: “Código”: OAGUILAR “Clave”: arbancos09 3 Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualizó en la barra de título de la ventana principal. Selecciona del menú Catálogo la opción Beneficiarios y pagadores e intente borrar alguno de los registros. Resultado: Enviará el mensaje “No tiene permiso para ver/ejecutar esta opción”. 4 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>. Página 2-9 Capítulo 2 Configuración de usuarios Qué otras funciones puedo realizar Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como: • • Usuarios conectados Verificar los usuarios conectados Cambiar de usuario Cuando te encuentras trabajando con una versión en Red y deseas verificar qué usuarios se encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opción Usuarios conectados; y si la versión que adquiriste es Monousuario, podrás ver el usuario con el que se abrió la sesión. Para hacerlo del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Usuarios conectados. Cambiar de usuario Al trabajar con CONTPAQ i® BANCOS puedes cambiar el usuario que utilizaste para ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicación. Esta opción permitirá a cada persona que ingrese al sistema tenga acceso únicamente a las tareas que le fueron asignadas. Para ello, del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Cambiar de usuario. Capítulo 2 Configuración de usuarios Página 2-10 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® 51020111223 Capítulo 3 Información técnica Visión general Introducción La información técnica te va a permitir contar con la información necesaria para realizar implementaciones especializadas del sistema CONTPAQ i® BANCOS. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: • • • • En este capítulo Conocer los archivos que componen el sistema. Identificar y conocer el funcionamiento del servidor de aplicaciones CONTPAQ i®. Conocer los diferentes escenarios que se pueden presentar al instalar CONTPAQ i® BANCOS. Conocer cómo se manejan las bases de datos. Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo se manejan las bases de datos Integración CONTPAQ i® BANCOS y CONTABILIDAD Qué pasa si… Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® Cómo utilizo la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® Cuáles son los archivos del sistema Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas Qué es la bitácora de operaciones Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-1 Página 3-2 3-4 3-7 3-9 3-11 3-12 3-14 3-23 Capítulo 3 Información técnica Cómo se manejan las bases de datos Qué es Las bases de datos de CONTPAQ i® BANCOS se manejan bajo Microsoft SQL Server® por lo que, al instalar una empresa en este sistema, se crean dos tipos de archivos: • • .mdf .ldf El archivo con extensión .mdf es la base de datos primaria que contiene toda la información de la empresa. El archivo con extensión .ldf (log) es el archivo de transacción. El archivo log se encarga de revisar que todas las transacciones se registren de forma completa en la base de datos; si por alguna razón una transacción no está completa, rechaza la misma protegiendo la integridad de la base de datos. Importante: Si el sistema está en red, las bases de datos se crearán en el disco duro del Servidor. Dónde se guardan Las bases de datos se crean al momento de instalar una empresa en CONTPAQ i® BANCOS y se guardan en el directorio <C:\Archivos de programa\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data>. Estas bases de datos se abren con el programa SQL Server Management Studio Express. Esta herramienta es gratuita y se puede descargar del siguiente sitio: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es Importante: El directorio puede variar, dependiendo de las instancias que existan en la máquina. Tablas que se comparten CONTPAQ i® BANCOS tiene tablas comunes con CONTPAQ i® CONTABILIDAD y son: • • • Lista de empresas Perfiles y permisos de Usuarios Procesos Así mismo, al ingresar a un módulo en CONTPAQ i® BANCOS, de forma interna se mandará llamar al SDK de CONTPAQ i® CONTABILIDAD por lo que el módulo en cuestión mostrará la información que ya se tiene en CONTABILIDAD y realizará la afectación en forma automática en dicho sistema. Las tablas que son de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y que usa CONTPAQ i® BANCOS son: • • • • • • • • • • • Causación de IVA Conceptos Control de IVA Monedas Parámetros Cuentas contables Pólizas Prepólizas Proveedores Tipos de cambio DevolucionesIVA Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-2 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo se manejan las bases de datos, Continuación Tablas que se comparten (continúa) Existen otras tablas de las cuales CONTPAQ i® BANCOS únicamente puede leer y cargar información de CONTABILIDAD. Éstas son: • • • • Diarios especiales Segmentos de negocio Tipos de póliza Conceptos de IETU Versiones compatibles CONTPAQ i® BANCOS es compatible a partir de la versión 3.5.1 de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. SDK Con la integración de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y CONTPAQ i® BANCOS ahora hay un solo SDK para ambos sistemas. Nota: El SDK maneja una configuración independiente a la de los sistemas, por lo tanto, por omisión toma la configuración del último sistema instalado. Esta configuración puedes editarla en la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® que se encuentra en el grupo de programas CONTPAQ i®. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-3 Capítulo 3 Información técnica Integración CONTPAQ i® BANCOS y CONTABILIDAD Qué es CONTPAQ i® BANCOS es un módulo de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, la integración entre ambos sistemas es transparente por lo que no es necesario relacionar ambas empresas mediante la selección de empresas o especificación de alias. Requisito Para que esta conexión exista es necesario que la base de datos de la empresa en CONTPAQ i® BANCOS sea idéntica a la que existe en CONTPAQ i® CONTABILIDAD, de lo contrario, la conexión no se realizará. Esquema antes de la integración El siguiente diagrama ejemplifica el esquema tradicional al trabajar con CONTPAQ i® CONTABILIDAD y CheqPAQ. En este caso, los sistemas están separados, la información fluye en un solo sentido y la comunicación se realiza a través de interfaces (bajado y cargado). Esquema de integración El siguiente diagrama ejemplifica el esquema al trabajar con la información integrada con CONTPAQ i® CONTABILIDAD y CONTPAQ i® BANCOS. Entre los principales beneficios, que se encuentran están: • • • • Manejas una sola empresa. Se comparten datos como padrón de proveedores, la configuración de IVA y cuentas contables. La contabilización se realiza mediante las Prepólizas. Controlas de forma detallada la información fiscal, al crear la póliza de los documentos bancarios desde CONTPAQ i® BANCOS. Observa el diagrama de la siguiente página para conocer el esquema de integración. Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-4 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Integración CONTPAQ i® BANCOS y CONTABILIDAD, Continuación Esquema de integración (continúa) En este caso se cuenta con un solo servidor de aplicaciones, se cuenta con la información integrada y existe una simplificación de las interfaces. Esquema de integración separado Existe un tercer esquema que puede presentarse al tener instalados tanto CONTPAQ i® CONTABILIDAD como CONTPAQ i® BANCOS pero en equipos distintos y no exista la conexión de red para conectarlos entre sí. En estos casos la información permanecerá separada y la interfaz se podrá realizar por medio del proceso Bajar y Cargar. Observa el esquema de la siguiente página: Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-5 Capítulo 3 Información técnica Integración CONTPAQ i® BANCOS y CONTABILIDAD, Continuación Esquema de integración separado (continúa) En estos casos la información estará separada y la interfaz se debe realizar por medio de los procesos Bajar y Cargar información. Importante: A pesar de que en este esquema puedes establecer la comunicación de la información, es recomendable que utilices el esquema integrado, así evitarás trabajar extra si puedes hacerlo de forma automática. Capítulo 3 Información técnica Página 3-6 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Qué pasa si… Quiero integrar los sistemas Cuando desees integrar información y trabajar con CONTPAQ i® BANCOS y CONTPAQ i® CONTABILIDAD instala ambos sistemas en el mismo equipo y asegúrate de contar con la versión de CONTPAQ i® CONTABILIDAD integrado. (versión 3.5.1). Quiero importar información de CheqPAQ Para mantener la información organizada, si vas a importar o cargar catálogos de CheqPAQ a CONTPAQ i® BANCOS, asegúrate de importar o cargar los datos sobre la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD con la que se estará trabajando. La empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD es nueva Cuando desees importar la información de CheqPAQ y no cuentas con una empresa en CONTPAQ i® CONTABILIDAD asegúrate de configurar en primera instancia todo lo relacionado con la contabilidad y posteriormente realiza la configuración de CONTPAQ i® BANCOS. El inicio de historia es distinto Cuando vas a integrar una empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y una de CONTPAQ i® BANCOS y ambas tienen fecha de inicio de historia distinto, recuerda tomar la fecha más antigua, siempre que vayas a realizar el cargado de toda la información. Nota: Si decides cargar a partir de un ejercicio específico asegúrate que la fecha de inicio de historia corresponda al ejercicio del cual quieras comenzar a trabajar. No actualizo la versión de CONTPAQ i® CONTABILIDAD Recuerda que si no actualizas a la versión 3.5.1 de CONTPAQ i® CONTABILIDAD se presentarán problemas con el uso del sistema, así como con el SDK del mismo. Quiero manejar restricciones Cuando requieras manejar restricciones en el uso del sistema podrás hacerlo tal como lo maneja CONTPAQ i® CONTABILIDAD ya que el funcionamiento es idéntico al sistema contable. Quiero utilizar los mismos ejercicios y periodos En caso que requieras que CONTPAQ i® BANCOS lleve la misma configuración de periodos y ejercicios que CONTPAQ i® CONTABILIDAD debes realizar lo siguiente: Desde la ventana Redefinir empresa, en la pestaña 5.Documentos bancarios marca la casilla “Tomar configuración de ejercicios y periodos contables”. Al marcar dicha casilla ambos sistemas trabajarán bajo el periodo y ejercicio actual de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Nota: Adicionalmente compartirán la funcionalidad de modificar periodos anteriores y futuros. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-7 Capítulo 3 Información técnica Qué pasa si…, Continuación Ya está instalado CONTPAQ i® CONTABILIDAD Cuando ya está instalada una versión de CONTPAQ i® CONTABILIDAD anterior a la 3.5.1 y deseas integrar la información con CONTPAQ i® BANCOS, al ejecutar el instalador, automáticamente se desinstalará la versión existente del sistema contable, así como su SDK. Posteriormente, iniciará la instalación de la versión integrada. Importante: Si por alguna circunstancia el SDK no se desinstala se presentarán errores en las interfaces con otros PAQ’s, así como con las Hojas Electrónicas. Para solucionar esta situación elimina manualmente el SDK instalado. Quiero realizar interfaz con AdminPAQ Para realizar la interfaz con AdminPAQ asegúrate de contar con la versión 5.1.2 Nota: A partir de la versión 5.0.0 es posible trabajar con la interfaz; sin embargo, con la versión 5.1.2 se valida que los documentos bancarios que generaron documentos de cargo y abono en el sistema comercial sean contabilizados por CONTPAQ i® BANCOS. De esta forma, AdminPAQ ya no considerará estos documentos de cargo y abono. Adicionalmente, para realizar la interfaz con AdminPAQ verifica: Que el cliente de CONTPAQ i® BANCOS que vaya a usar la interfaz a AdminPAQ esté instalado en la misma ruta del cliente de AdminPAQ. Esto, porque cuando hay un cliente de AdminPAQ se guarda en el registry la ruta de las empresas y esto es necesario para que CONTPAQ i® BANCOS pueda consultar hacia qué empresas se va a conectar. Quiero conservar la configuración de IVA de CONTABILIDAD Cuando realizas la importación de una empresa de CheqPAQ sobre una base de datos existente en CONTPAQ i® CONTABILIDAD, se tomará la configuración de IVA definida en CheqPAQ; sin embargo, podrás realizar las modificaciones necesarias. Falla el proceso de importación Cuando en la bitácora del proceso se indique un problema con los catálogos, el sistema detendrá la importación de empresa pero sí generará la base de datos correspondiente. En estos casos, es necesario que resuelvas el error reportado en los catálogos directamente en CheqPAQ, borrar la empresa en CONTPAQ i® BANCOS y ejecutar nuevamente el proceso de conversión. Tengo documentos relacionados con AdminPAQ Al realizar la importación, también se toman en cuenta los documentos relacionados con AdminPAQ donde se considerará la llave de CheqPAQ. Sin embargo, esta llave (compuesta por el código del concepto de AdminPAQ, la serie y el folio) no está completa para CONTPAQ i® BANCOS por lo que debes completarla manualmente. Para lograrlo, ingresa a la ventana del documento y captura los datos faltantes en la pestaña 1. AdminPAQ. Capítulo 3 Información técnica Página 3-8 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® Qué es El Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® es el núcleo de CONTPAQ i® BANCOS y de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Es el manejador tanto de las bases de datos como de los usuarios que se conectan a CONTPAQ i® BANCOS. Esta aplicación se encarga de realizar la conexión a la base de datos y de hacer todos los procesos y consultas. Cuando realizas una instalación… Monousuario Está disponible para levantar el sistema. Cliente-Servidor Sólo se instala en el Servidor y está disponible para que las terminales se conecten al servidor. Cómo ingreso al Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® Esta aplicación se abre automáticamente al ingresar a CONTPAQ i® BANCOS. Si se presenta una situación técnica y necesitas abrir manualmente la aplicación y utilizar las funciones que tiene la misma, realiza lo siguiente: 1. 2. Consola El Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®… Haz clic en el botón Inicio y selecciona Todos los programas. Selecciona del grupo CONTPAQ i® subgrupo Servidor de Aplicaciones, la opción con el mismo nombre. En la opción Consola podrás ver a qué puerto se conectó el servidor, además de revisar el inicio y fin de sesión de cada usuario. El botón Limpiar deja en blanco los mensajes de la consola. Si estás trabajando en CONTPAQ i® BANCOS y cierras el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®, se mostrará un mensaje indicando que hay un usuario conectado y no permitirá cerrar el servidor hasta que el usuario termine su sesión. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-9 Capítulo 3 Información técnica Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®, Continuación Qué necesito para configurar Cuando realizaste la instalación de CONTPAQ i® BANCOS, indicaste la “Instancia”, el “Usuario” y la “Clave” para SQL Server y esos son los datos que guarda el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®, en la opción Configuración, por lo que no es necesario indicar alguna configuración adicional. Al ingresar a CONTPAQ i® BANCOS, se mostrará automáticamente el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® antes de abrir el sistema. Si la consola marca error en la instancia o el usuario, podrás cambiarla desde esta opción. Importante: Si realizas alguna modificación a la configuración asegúrate de Guardar los cambios para que éstos se apliquen. Para qué sirve A través del Servidor de Aplicaciones podrás llevar un monitoreo de los procesos que están ejecutándose en CONTPAQ i® BANCOS. Además, puedes utilizarlo para conectarte a las diferentes instancias de SQL, en caso de que requieras tener el sistema en varias instancias. Archivos Properties En las versiones anteriores de CONTPAQ i® CONTABILIDAD los archivos de configuración CompacServidor.properties (sólo instalación tipo Servidor) CompacCliente.properties y Contpaq.properties se encontraban en la ruta: <C:\Archivos de Programa\Compac>. A partir de la versión 3.5.1 de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y CONTPAQ i® BANCOS existe este par de archivos independientes para cada uno de los siguientes módulos en sus respectivas rutas: Properties de CONTPAQ i® BANCOS CONTPAQ i® CONTABILIDAD SDK Servidor Capítulo 3 Información técnica Ruta <C:\Archivos de Programa\Compac\Bancos> <C:\Archivos de Programa\Compac\Contabilidad> <C:\Archivos de Programa\Compac\SDK> <C:\Archivos de Programa\Compac\Servidor> Página 3-10 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo utilizo la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® Qué es La Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® te permite ajustar, en la opción Servidor de CONTPAQ i® lo siguiente: • Instancia • Usuario • Clave de conexión a SQL Para las opciones CONTPAQ i® SDK, CONTPAQ i® CONTABILIDAD, CONTPAQ i® BANCOS, puedes configurar el: • Modo de conexión: Monousuario (computadora local) o Terminal (esta computadora se conectará al servidor. • Dirección IP del servidor al que se conectará. • Nivel de control de las bitácoras y ruta donde se guardarán éstas. Para abrir esta configuración ve al menú Inicio, opción Todos los programas, grupo de programa CONTPAQ i®, opción Conexión – Configuración de BDD. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-11 Capítulo 3 Información técnica Cuáles son los archivos del sistema Qué es Los archivos del sistema son aquellos que se generan al instalar CONTPAQ i® BANCOS. Estos archivos se utilizan para ejecutar la aplicación, los diferentes módulos, reportes y realizar la importación y exportación de datos. En este tema, se explicarán los archivos para: • • • • • Cuáles son los nombres de los reportes Reportes Bajar y cargar información (Configuración de datos) Ejecución de la Hoja electrónica Flujo de efectivo Plantilla del estado de cuenta Para que sea fácil de ubicar el archivo fuente de los reportes de CONTPAQ i® BANCOS, el nombre del archivo fuente es el mismo que se muestra en el sistema. Ejemplo: El reporte Auxiliar de Bancos tiene el archivo fuente AuxiliarDeBancos.rpt, el reporte Catálogo de categorías tiene el archivo fuente es CatalogoDeCategorias.rpt. Los archivos fuente tienen la extensión .rpt. Si necesitas modificarlos utiliza el Editor de reportes. Importante: Si modificas un reporte, guárdalo con otro nombre, para que conserves el reporte original como respaldo. Si no lo haces, al reinstalar el sistema, éste actualizará el reporte, por lo que se eliminarán las modificaciones que realizaste. Si quieres saber cómo hacer reportes personalizados, solicita el Manual de Reporteador de CONTPAQ i®. Los reportes de CONTPAQ i® BANCOS están almacenados en la siguiente ruta: <Compac\Empresas\Reportes\BANCOS>. Y los reportes que son creados por el usuario se guardan en la siguiente ruta: <Compac\Empresas\Reportes\BANCOS\MisReportes>. Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-12 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cuáles son los archivos del sistema, Continuación Hoja Electrónica La Hoja Electrónica se ejecuta con el archivo Hoja financiera NG.xls el cual se instala en la ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Bancos\Mis Reportes>. Además, cuenta con un complemento denominado Hoja_Financiera_AddIn.xla cuya función es almacenar todas las funciones de la hoja financiera y guardar las macros. Este archivo también se encuentra en la ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Bancos\Mis Reportes>. Nota: La Hoja Electrónica utiliza macros, por lo que deberás asegurarte que la seguridad de las macros en Excel® sea Media o Baja. Para cambiar la seguridad en Excel 2003, ve al menú Herramientas, submenú Macro y selecciona la opción Seguridad. Para cambiar la seguridad en Excel 2007, consulta la siguiente liga: http://office.microsoft.com/es-es/help/HA100310713082.aspx Flujo de efectivo El flujo de efectivo es el módulo que le ayuda al tesorero a la toma de decisiones con base en la información registrada en CONTPAQ i® BANCOS. Para trabajar con él se debe ejecutar el archivo FlujoEfectivo.xls el cual se instala en la ruta: <\Compac\Empresas\Reportes\Bancos\Mis Reportes>. Además, cuenta con su complemento denominado CTiB_FlujoEfectivo_AddIn. Este archivo se localiza en la misma ruta: <\Compac\Empresas\Reportes\Bancos\Mis Reportes>. Plantillas del estado de cuenta Cuando generas plantillas para cargar estados de cuenta al cierre de conciliación, se generan unos archivos de Excel que también se guardan en la siguiente ruta: <\Compac\Empresas\Reportes\Bancos\Mis Reportes\PlantillasEdoCuenta>. Estos archivos guardan las reglas de configuración que se necesitan, cada vez que requieres cargar un estado de cuenta de tu banco en CONTPAQ i® BANCOS. Importante: Estos archivos no se consideran en el proceso Respaldar, por ello, deberás tener cuidado de no eliminarlos. Si deseas generar un respaldo o crear una copia del mismo deberás copiarlo en el explorador de archivos de Windows®. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-13 Capítulo 3 Información técnica Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas Qué es Es un archivo realizado en Excel estructurado es el que indica bajo qué formato o estructura será generado el archivo texto con la información que almacena CONTPAQ i® BANCOS para que lo exportes a un sistema externo. Los esquemas de datos también te permiten leer la información de un sistema externo y cargarla hacia CONTPAQ I® BANCOS. El Esquema de datos – o archivo de Configuración de datos – fueron diseñados en Excel para que puedan modificarse fácilmente, de esta forma, si el archivo necesita un formato diferente al definido por CONTPAQ i® BANCOS, podrás adecuarlo de forma sencilla. Cómo ingreso Para ingresar a un esquema de datos basta con ubicarte en la ruta <Compac\Empresas\Esquemas\Bancos> y abrir cualquiera de los archivos en Excel. Dónde se utilizan los esquemas CONTPAQ i® BANCOS utiliza los esquemas de datos para: • • Bajar y cargar catálogos y documentos. Bajar egresos para transacciones electrónicas. En los siguientes bloques se explica el uso de cada tipo de esquema. Esquemas de datos para bajar y cargar información Los esquemas de datos que bajan y cargan catálogos y documentos se utilizan para pasar la información hacia CONTPAQ i® BANCOS proveniente de un sistema externo y viceversa. Existen varios esquemas de datos para realizar este proceso; dependiendo de lo que quieras exportar o importar, es el archivo que deberás seleccionar. Estos esquemas se encuentran en <\Compac\Empresas\Esquemas\Bancos>. A continuación se muestran los esquemas que tiene CONTPAQ i® BANCOS para bajar y cargar información y en dónde utilizar cada uno. Importante: • Los esquemas para los documentos sólo consideran el documento bancario y sus asociaciones con AdminPAQ pero no contempla las pólizas. • Al pasar los documentos bancarios y pólizas a una empresa de CONTPAQ i® BANCOS primero deberán cargarse las pólizas y después los documentos bancarios, debido a que, en el documento, se bajan las llaves de las pólizas; si éstas no se encuentran, la relación entre el documento bancario y la póliza no se creará. Nombre del esquema CH_EST_Banco_NG.xls CH_EST_BeneficiarioPagador_Chp.xls CH_EST_BeneficiarioPagador_NG.xls CH_EST_Categoria_NG.xls CH_EST_CuentaAgrupadora_NG.xls CH_EST_CuentaBancaria_NG.xls Se utiliza para bajar o cargar… Bancos Beneficiarios/Pagadores Beneficiarios/Pagadores Categorías Cuentas agrupadoras Cuentas bancarias Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-14 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Esquemas de datos para bajar y cargar información (continúa) Nombre del esquema CH_EST_DocumentoCheques_Chp.xls CH_EST_DocumentoCheques_NG.xls CH_EST_DocumentoDepositos_Chp.xls CH_EST_DocumentoDepositos_NG.xls CH_EST_DocumentoEgresos_Chp.xls CH_EST_DocumentoEgresos_NG.xls CH_EST_DocumentoIngresos_Chp.xls CH_EST_DocumentoIngresos_NG.xls CH_EST_DocumentoIngresosNoDep_Chp.xls CH_EST_DocumentoIngresosNoDep_NG.xls CH_EST_PrepolizaBancaria_Chp.xls CH_EST_PrepolizaBancaria_NG.xls CH_EST_PresupuestoCategoria_NG.xls CH_EST_TipoDocumento_NG.xls CT_EST_ConceptoIETU_NG.xls CT_EST_Cuenta_NG.xls CT_EST_DiarioEspecial_NG.xls CT_EST_Poliza_NG.xls CT_EST_SegmentoNegocio_NG.xls CT_EST_TipoPoliza_NG.xls Se utiliza para bajar o cargar… Cheques Cheques Depósitos Depósitos Egresos Egresos Ingresos Ingresos Ingresos No Depositados Ingresos No Depositados Prepóliza Bancaria Prepóliza Bancaria Presupuestos por Categoría Tipos de Documentos Conceptos de IETU Cuenta contable Diarios especiales Pólizas Segmentos de negocio Tipo de Pólizas Nota: Los archivos que contienen el sufijo “_NG” es el esquema que se utiliza para realizar el bajado y cargado de información entre empresas de CONTPAQ i® BANCOS. Aquellos que contienen el sufijo “_Chp” son los esquemas que se utilizan para el bajado y cargado de información de CheqPAQ Windows hacia CONTPAQ i® BANCOS. Esquema de datos para transacciones bancarias Los esquemas de datos para transacciones bancarias se utiliza para bajar los egresos registrados en CONTPAQ i® BANCOS hacia la banca electrónica para los realizar los pagos de los proveedores. Importante: Estos esquemas únicamente considerarán documentos cuya naturaleza sea Egreso, no tomará en cuenta los documentos de tipo Cheque ni considerará ingresos. Actualmente existen 3 esquemas de datos: • • • Banamex-MismoBanco Banamex-OtroBanco HSBC Estos esquemas de datos se encuentran en <\Compac\Empresas\Esquemas\Bancos\TransaccionesElectronicas>. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-15 Capítulo 3 Información técnica Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Para mayor información sobre este tema consulta el Manual de curso Módulo Procesos especiales de CONTPAQ i® BANCOS. Cómo modifico un esquema para transacciones electrónicas Debido a que cada institución bancaria solicita información específica, será común que estos esquemas deban modificarse para adecuarlos a los requisitos que indica el banco. Para modificar un esquema de datos es recomendable guardarlo con otro nombre para no alterar el archivo original. En los siguientes bloques se explica de forma detallada cómo realizar esta modificación. Importante. Aunque este tema está enfocado en los esquemas de datos para transacciones bancarias, también pueden aplicarse para los esquemas que bajan y cargan información. Estructura del esquema de datos El Esquema de datos debe contener las siguientes columnas: • • • • • Tipo Nombre Longitud Formato Alineación En los siguientes bloques se explica lo que debe contener cada columna. Tipo En esta columna se identifica el tipo del campo del esquema. Los valores que debe tener esta columna son: Caracter E A S C Identificador Descripción Entidad Representa el inicio de una entidad en el esquema, como puede ser el encabezado, cuerpo, detalle o pie de página. Atributo Es el campo perteneciente a una tabla. Debe ponerse textual el nombre del campo. Separador Es un campo fijo con longitud mayor a cero. El valor debe tener la longitud especificada. En la columna Formato se indicará el valor que debe tener en el archivo de texto. Ejemplo: Si en Formato se pone 114, al abrir el archivo texto, como separador debe mostrarse 114. Calculado Es un campo que se recupera de alguna tabla que no es la principal (en este caso, Egresos) o que se procesa al momento de generar el archivo como el IVA. Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-16 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Nombre En esta columna deberá ir el nombre del campo. En los campos de tipo Atributo, Entidad y Calculado es necesario que tenga un valor. Si el campo es de: Tipo Atributo Calculado Separador Longitud Entonces, el valor debe ser El nombre de un campo en la tabla Egresos. Uno de los campos calculados válidos definidos por el proceso. Vacío, es decir, no debe existir valor. En esta columna deberá indicarse cuánto mide el campo. La longitud debe ser un valor mayor a cero, a menos que sea un campo tipo Entidad, en cuyo caso es válido que la longitud sea cero, ya que no necesariamente se desea mostrar el código de la entidad. La longitud determina el espacio que el campo ocupará en la línea del archivo de texto. Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deberá indicarse la longitud. De esta forma tenemos que, si el dato es: Tipo Cadena Fecha Entero o Decimal Entonces, la longitud Se rellena siempre con espacios hasta alcanzar el tamaño definido por este campo de longitud. No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud especificada para el campo (ver información de la columna formato). No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud especificada para el campo (ver información de la columna formato). Nota: En el documento Estructura de la Base de Datos de CONTPAQ i® BANCOS se indica de qué tipo es el campo. Formato En esta columna se determina el formato con el que se genera la información. Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deberá definirse el formato. Apóyate en la siguiente tabla para que definas correctamente el formato: Tipo Cadena Fecha Entero Definición del Formato NO debe definirse. Siempre se rellena con espacios el campo a su máxima longitud. d – Representa el día. Este valor debe estar en minúsculas. M – Representa el mes. Este valor debe estar en mayúsculas. y – Representa el año. Este valor debe estar en minúsculas. 0 – Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un número que mostrar. # – Representa un espacio que se rellena con un caracter cuando no hay un número que mostrar Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-17 Capítulo 3 Información técnica Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Formato (continúa) Tipo Decimal Definición del formato 0 – Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un número que mostrar. # – Representa un espacio que se rellena con un caracter espacio cuando no hay un número que representar. . – (Punto) Representa un punto decimal que se debe mostrar. | – (Barra vertical o Pipe) Representa un punto decimal que NO se debe mostrar en el archivo de texto resultante. Este carácter no se considera parte de la longitud del formato por lo que, al definir un formato de un campo decimal de, digamos longitud 12, si se usa este carácter en realidad deben colocarse 12 caracteres de formato (0’s o #s) aparte de la barra horizontal. Ejemplos del Formato de acuerdo al Tipo Tipo Fecha Entero Decimal Alineación Estructura ddMMyyyy ddMM yyyyMMdd MMyy 00000 #0000 Dato en txt 10092010 1009 20100910 0910 00180 0180 ##000 ##### 180 180 00000 #0000 ##000 00009 0009 009 ##### 000.00 000|00 009.18 00918 Descripción 10 de Septiembre de 2010 10 de Septiembre 2010-09-10 Septiembre de 2010 Un espacio vacío y luego un cero antes del 180 Dos espacios vacíos antes del 180 Dos espacios vacíos antes del 180. Este formato, con un número menor a 3 dígitos, muestra más espacios vacíos, mientras que el formato anterior respeta poner al menos 3 ceros a la derecha. Rellena los espacios con ceros. Un espacio y el resto se rellena con ceros. Dos espacios y el resto se rellena con ceros. Todos los valores con espacios Rellena con ceros y pone punto decimal. Rellena con ceros y los últimos dos dígitos se deberán considerar como decimales aunque no se pondrá punto decimal. Esta columna indica hacia qué lado estará direccionados los campos. Por omisión, la alineación es hacia la izquierda, por lo tanto, si esta columna se deja vacía, considerará esta alineación. Cualquier espacio faltante se rellena a la derecha con espacios. Si la alineación será hacia la derecha, deberá capturarse DERECHA en esta columna. Si quieres centrar los datos entonces, captura CENTRO. Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-18 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Campos calculados En los formatos definidos por los bancos, en un mismo registro puede existir información de la transacción perteneciente al egreso, la cuenta bancaria y al beneficiario. Para este tipo de datos se generó un catálogo con los campos calculados que pueden ser usados en una misma entidad del esquema. Este catálogo de campos es fijo y contiene todos los datos que pueden ser utilizados en un registro de un archivo de transacciones electrónicas. Estos campos se muestran en la siguiente tabla: Entidad Cuenta Dato extra cuenta Beneficiario Dato extra persona IVA Campo Codigo Nombre Sucursal TextoExtra1 TextoExtra2 TextoExtra3 TextoExtra4 ImporteExtra1 ImporteExtra2 ImporteExtra3 ImporteExtra4 Codigo Nombre RFC CURP ClaveBanco Sucursal CuentaClabe Referencia TextoExtra1 TextoExtra2 TextoExtra3 TextoExtra4 ImporteExtra1 ImporteExtra2 ImporteExtra3 ImporteExtra4 Importe IVA Representación en esquema cta.codigo cta.nombre cta.numerosucursal cta.textoextra1 cta.textoextra2 cta.textoextra3 cta.textoextra4 cta.importeextra1 cta.importeextra2 cta.importeextra3 cta.importeextra4 bepa.codigo bepa.nombre bepa.rfc bepa.curp bepa.clavebanco bepa.sucursal bepa.cuentaclabe bepa.referencia bepa.textoextra1 bepa.textoextra2 bepa.textoextra3 bepa.textoextra4 bepa.importeextra1 bepa.importeextra2 bepa.importeextra3 bepa.importeextra4 Iva iva.calculado Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-19 Capítulo 3 Información técnica Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Cuándo utilizar estos campos Estos campos podrán ser usados en la entidad TR (transacción) que será la entidad principal y obligatoria en cualquier esquema que se utilice en el proceso. La finalidad de estos campos es lograr que cada registro en el archivo de texto pueda tener información de todas las entidades que guarden información relevante para la transacción. Los datos extra de personas y cuentas pueden utilizarse para capturar datos específicos que los bancos requieran en sus formatos de archivo de transacciones como claves de proveedor, de localidad, de tipos de cuenta, etcétera. Recuerda: Los campos de la tabla anterior deberán estar siempre definidos en los esquemas como de tipo C (Calculado). Campos de IVA Este campo sirve para bajar, al archivo de texto, el IVA registrado en CONTPAQ i® BANCOS, dependiendo de qué IVA maneje (Devolución de IVA o Causación de IVA). Si no se maneja IVA, se baja cero. Importante: Si un documento de egreso que se baja no está contabilizado, este campo nunca devolverá un valor mayor a cero. El campo iva.calculado desglosa el IVA, haciendo un cálculo usando el importe del egreso y desglosando el IVA utilizando la tasa asumida del Beneficiario/Proveedor. Campos calculados de control Este tipo de campo define una serie de datos que pueden ser utilizados en los registros de encabezado, pie o incluso en los registros de transacciones, si es que se requiere. Estos campos sí pueden incluirse en las entidades de encabezado y pie del esquema y también pueden utilizarse en la entidad de transacciones. Los únicos campos que pueden no ser útiles en la entidad de transacciones son los campos que totalizan el importe de transacciones, el número de transacciones y el IVA debido a que se calculan al momento de que baja cada transacción, y por lo tanto no tienen sus valores correctos sino hasta que terminó el proceso. Usarlos en las entidades de encabezado y pie no es problema porque estas entidades se construyen en el archivo de texto siempre al final del proceso. Campo de control ctrl.diatrabajo ctrl.fechaactual ctrl.numero transacciones ctrl.importetotal ctrl.numero transaccion ctrl.ivatotal Descripción Baja el día de trabajo definido en CONTPAQ i® BANCOS. Baja la fecha del sistema. Baja el número total de transacciones bajadas. Baja el importe total de los egresos bajados al archivo de texto. Baja el número consecutivo de una transacción bajada. Este campo es útil para incluirse en las transacciones cuando el formato del banco requiere que un campo que especifique un número de transacción consecutivo. Baja el importe total de IVA bajado al archivo. Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-20 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Entidades válidas Las entidades válidas para los esquemas de bajado de transacciones electrónicas son las siguientes: EN (Encabezado): Representa un registro de encabezado que se coloca antes del grupo de transacciones que se bajan. Tipo E Nombre Encabezado Longitud 0 Formato EN Alineación Debido a la complejidad que pudiera tener un archivo del banco, puedes manejar hasta 4 encabezados, siendo éstos: EN, EN1, EN2 Y EN3. Si manejas varios encabezados deberás definirlos de forma secuencial. TR (Transacciones): Representa los datos que se bajan por cada egreso que sea seleccionado con los filtros del proceso. Tipo E Nombre Transacciones Longitud 0 Formato TR Alineación PE (Pie): Representa un registro de pie que se coloca después del grupo de transacciones que se bajan. Tipo E Nombre Pie Longitud 0 Formato PE Alineación Debido a que se pueden manejar hasta 4 encabezados, también se habilitó la opción de manejar hasta 4 registros de pie, ya que, por cada encabezado, debe existir un pie. De esta forma, los registros de pie válidos son: PE, PE1, PE2 y PE3. Si manejas varios registros de pie deberás definirlos de forma secuencial. Es necesario respetar las claves que están definidas en la columna Formato para que el proceso las identifique adecuadamente. La longitud cero impide que las cadenas TR, EN y PE se muestren en el archivo de bajado. Después de definir la fila de tipo E se puede definir cualquier cantidad de campos de tipo A, S o C, con sus correspondientes longitudes y formatos, según aplique. El final de una entidad se determina por el inicio de otra, o bien porque se terminan los campos definidos en el esquema. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-21 Capítulo 3 Información técnica Cómo modifico un esquema de datos para transacciones electrónicas, Continuación Orden de las entidades Debe existir un orden en la definición de las entidades al generar el formato. Este orden es: EN Encabezado EN1 Encabezado1 EN2 Encabezado2 EN3 Encabezado3 TR Transacciones PE Pie PE1 Pie1 PE2 Pie2 PE3 Pie3 Consideraciones especiales Es importante considerar lo siguiente para los Encabezados y Pies de página: • • • • • • • • Capítulo 3 Información técnica Si se definieron 4 entidades de encabezado, deberá definirse el mismo número de registros de pie en cada esquema. Todas estas entidades pueden usar solamente campos calculados de control y campos calculados de la cuenta bancaria (definidos anteriormente). No pueden usar campos calculados del documento ni de beneficiario (definidos anteriormente). Son entidades opcionales, es decir que pueden omitirse por completo en los esquemas de bajado que no requieran de ellas. Cuando se utilice, en el bajado, un esquema que tenga entidades de encabezado definidas, éstas siempre se calculan al final y se agregan al principio del archivo, es decir, antes de todos los registros que se hayan generado para la entidad de transacciones. Cuando se utilice, en el bajado, un esquema que tenga entidades de pie definidas, éstas siempre se calculan igual que los encabezados y se agregan al final del archivo, es decir, después de todos los registros que se hayan generado para la entidad de transacciones. No importa el orden en el que se coloquen las entidades de encabezado y pie en el esquema. Los encabezados siempre se colocan al principio y los pies se colocan al final. Debe usarse la entidad adecuada para generar el esquema deseado dependiendo de las necesidades. Si se manejarán varios encabezados, debe existir un orden secuencial, no puede colocarse el EN3 antes del EN2. Lo mismo sucede con los registros de pie, no puede indicarse el P3 antes del P2. Página 3-22 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Qué es la bitácora de operaciones Qué es La bitácora de operaciones es un reporte donde se reflejan tanto las operaciones cotidianas realizadas por el usuario, como eventos o situaciones que ocurren de forma interna con CONTPAQ i® BANCOS. Para utilizar la bitácora de operaciones debes asegurarte de configurar su uso, ya que por omisión está desactivada esta funcionalidad. Antes de configurar Antes de realizar la configuración de la bitácora de operaciones asegúrate de cerrar el Servidor, de lo contrario, será necesario reiniciarlo para que tome la nueva configuración. Cómo ingreso La configuración de uso de la bitácora se realiza desde la ventana Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i®. Haz clic en el botón Inicio, opción Todos los programas, selecciona el grupo CONTPAQ i® y haz clic en Conexión – Configuración de BDD. Qué necesito para configurar Para configurar el uso de la bitácora de operaciones, en la sección Servidor CONTPAQ i®, apartado Bitácora de operaciones asegúrate de seleccionar la opción Activar y guarda los cambios. Acepta el mensaje de confirmación y al ingresar a CONTPAQ i® BANCOS se registrarán las operaciones que se realicen en la empresa. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-23 Capítulo 3 Información técnica Qué es la bitácora de operaciones, Continuación Qué información guarda la bitácora Una vez que la bitácora ha sido configurada se registrarán en ella todas las operaciones realizadas en el sistema, incluyendo: • • • • • • • • Altas, cambios y bajas en catálogos Altas, bajas y cambios en documentos Ejecuciones de reportes Ejecuciones de procesos Redefinir empresa Respaldar empresa Restaurar empresa Imprimir documentos bancarios Nota: En las operaciones que realices con los catálogos, adicionalmente se guarda el código y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catálogo en cuestión. Así mismo se guardará información adicional lo que te ayudará a identificar el registro sobre el que se realizó la operación. En el caso de las pólizas, la bitácora guardará adicionalmente lo siguiente: • Ejercicio • Periodo • Tipo de póliza • Número Para documentos bancarios, se guarda información sobre el documento correspondiente: • Cuenta bancaria • Tipo del documento • Modelo • Folio Mantenimiento a la bitácora Con esta herramienta puedes borrar de la bitácora los datos de las operaciones realizadas, para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros. Para ejecutarla ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Mantenimiento a la bitácora de operaciones. Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-24 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Qué es la bitácora de operaciones, Continuación El proceso Mantenimiento a la bitácora de operaciones es genérico, es decir, que aplica a todas las empresas instaladas en CONTPAQ i® BANCOS; de tal forma que al ejecutarlo borra todas las operaciones registradas, sin importar que sean de distintas empresas. Qué necesito para dar mantenimiento Para que un usuario pueda ejecutar el proceso Mantenimiento a la bitácora de operaciones debe contar con los permisos necesarios. Por omisión, todos los usuarios tienen permiso para ejecutarla, por lo que para restringir el uso de esta herramienta, ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogos. Activa el usuario al que quieres modificar el permiso, ve a la pestaña 5. Procesos y utilerías y desmarca la opción Utilerías – Mantenimiento a la bitácora de operaciones. Reporte Bitácora de operaciones Este reporte muestra la información guardada por la bitácora de operaciones y su objetivo consiste en responder las siguientes preguntas: • • • ¿Qué hizo “tal” usuario? ¿Qué pasó en esta fecha? ¿Qué pasó con este documento? Entre la información que muestra están distintas acciones realizadas: • • • Cómo ejecuto el reporte En un rango de fechas y organizado por módulo de funcionalidad, o bien, puede mostrar todos. Sobre un documento específico, en un rango de fechas. Por un usuario específico, en un rango de fechas. Para ejecutar este reporte haz clic en el botón CONTPAQ i® BANCOS. de la barra de herramientas de Se desplegará la ventana para que indiques los filtros según lo requieras. Notarás que cuenta con cuatro diferentes pestañas donde puedes especificar diferentes datos. También puedes ir al menú Empresa, submenú Usuarios y seleccionar la opción Reporte Bitácora BANCOS-en Excel® Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-25 Capítulo 3 Información técnica Qué es la bitácora de operaciones, Continuación Cómo ejecuto el reporte (continúa) Continúa en la siguiente página Capítulo 3 Información técnica Página 3-26 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Qué es la bitácora de operaciones, Continuación Configuración de la bitácora Configurar la bitácora de operaciones en CONTPAQ i® BANCOS te permite conocer las actividades que realizan los usuarios en el sistema. Ejercicio Realiza los siguientes pasos para configurar su uso: Paso Ejercicio 1 Haz clic en el botón Inicio, opción Todos los programas 2 Selecciona el grupo CONTPAQ i® y haz clic en Conexión – Configuración de BDD. Asegúrate que esté activa la sección Servidor CONTPAQ i®. 3 4 5 Ve al apartado Bitácora de operaciones y en el campo “Estado” selecciona la opción Activar. Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar. Resultado: Se desplegará un mensaje de confirmación indicando que los cambios han sido guardados. 6 7 Nota: Para que la nueva configuración surta efecto es necesario reiniciar el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® o el servicio en la consola del Servidor de Aplicación. Acepta el mensaje de confirmación y cierra la ventana Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i®. Reinicia la aplicación e ingresa nuevamente a CONTPAQ i® BANCOS. Alimentando la bitácora Activa la empresa indicada por el instructor y realiza las siguientes operaciones: • • • • • • Registra un nuevo beneficiario. Utiliza tus propios datos. Captura una nueva cuenta bancaria. Registra un cheque a nombre del beneficiario recién recreado. Ejecuta el reporte Estado de cuenta para conocer el saldo en bancos. Realiza alguna modificación a la ventana Redefinir empresa. Respalda la empresa. Ejecuta el Reporte - Bitácora BANCOS en Excel® considera como rango de fechas del 01/01/2010 al día actual. Analiza la información mostrada en el reporte. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 3-27 Capítulo 3 Información técnica 51020111223 Capítulo 4 Hoja Electrónica Visión general Introducción Para una empresa es muy importante obtener reportes que muestren la información requerida en el momento ya que, en base a eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa. CONTPAQ i® BANCOS incluye los reportes más utilizados en el área de tesorería para conocer el flujo de efectivo de tu empresa tanto de forma general como de manera detallada, sin embargo, es posible que estos reportes no cumplan con todos los datos que necesitas para tu negocio. Con el módulo Hoja Electrónica podrás obtener los reportes necesarios que cubran totalmente las necesidades específicas de tu empresa. Objetivo En este capítulo, el participante será capaz de: • • En este capítulo Conocer el manejo de la Hoja Electrónica, facilitando el uso y aplicación de las funciones predefinidas. Obtener información por medio del reporte creado y analizarla para asegurarse que la información es correcta. Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo utilizo la Hoja Electrónica Cómo creo un modelo electrónico Qué pasa si… Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 4-1 Página 4-2 4-4 4-8 Capítulo 4 Hoja Electrónica Cómo utilizo la Hoja Electrónica Qué es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic® que implementa funciones que extraen información de la base de datos de CONTPAQ i® BANCOS. Mediante la Hoja Electrónica se pueden ejecutar varios modelos ya que están predefinidos por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente. Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa de manera fácil y rápida. Cómo ingreso a la Hoja Electrónica Para que ingreses a la Hoja Electrónica puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones: • • En la ventana principal, haz clic en el botón . Ve al menú Reportes, submenú Hoja Electrónica. Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrónica, podrás ejecutar un modelo electrónico utilizando cualquiera de las acciones: • • Qué necesito para ejecutar un modelo En la barra de herramientas de la Hoja Electrónica, haz clic en el botón Selecciona el modelo deseado y haz doble clic sobre él. . Para ejecutar un modelo de la Hoja Electrónica, sólo necesitas abrir una empresa en CONTPAQ i® BANCOS, ya que esta opción sólo está disponible cuando estás dentro de una empresa. En esta ventana se mostrarán todos los modelos electrónicos que se pueden ejecutar desde CONTPAQ i® BANCOS. Continúa en la siguiente página Capítulo 4 Hoja Electrónica Página 4-2 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo utilizo la Hoja Electrónica, Continuación Qué necesito para ejecutar un modelo (continúa) Después de que lo ejecutas, deberás Habilitar macros y especificar la clave de acceso a CONTPAQ i® BANCOS. Por omisión, la Empresa Activa es la que se abrió para entrar a la Hoja Electrónica, sin embargo, puede modificarse mediante el botón Insertar empresa. Si eliminas una empresa de la lista, no se eliminará de CONTPAQ i® BANCOS, simplemente no estará disponible para extraer información desde la Hoja Electrónica. Características Algunas de las principales características de la Hoja Electrónica son: • • • Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar modelos de información consolidada. Extrae información del catálogo de beneficiarios/pagadores, cuentas bancarias, saldos de cuentas, presupuestos y movimientos de empresas instaladas en CONTPAQ i® BANCOS. Todos los modelos electrónicos estarán disponibles para todas las empresas de CONTPAQ i® BANCOS. Antes de que se abra el modelo, se iniciará una sesión de SDK de CONTPAQ i® BANCOS para conectar el reporte a la empresa, sin embargo, este ingreso no se considera para el control de número de usuarios. Para qué sirve La Hoja Electrónica sirve para el diseño fácil de reportes personalizados. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 4-3 Capítulo 4 Hoja Electrónica Cómo creo un modelo electrónico Qué necesito para registrar Para que generes un nuevo modelo electrónico, haz clic en el botón • • y captura: La “Descripción” del modelo. El nombre del “Archivo” del modelo. Por omisión, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta <\Compac\Empresas\Mis Reportes\>. Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrónica ve al menú Reportes opción Hoja Electrónica. Puedes crear tantos modelos necesites, no hay un límite en el número de modelos electrónicos. Continúa en la siguiente página Capítulo 4 Hoja Electrónica Página 4-4 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo creo un modelo electrónico, Continuación Hojas predefinidas Todos los modelos electrónicos están conformados por las siguientes hojas: Hoja Hoja 1 y Hoja 2 Nota: Podrán insertarse tantas hojas sean necesarias. Podrás crear una póliza desde Excel® y enviarla a CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Póliza Estructura de la función Descripción Están en blanco y podrás agregar las funciones que necesites para crear el modelo deseado. Datos Sin Formato Reglas Datos Preparados Contienen funcionalidad para importar de estados de cuenta a la Conciliación bancaria de CONTPAQ i® BANCOS. Parámetros Contiene los datos generales de las empresas, en donde podrás insertarlas o eliminarlas de la lista en la Hoja Electrónica. Funciones Contables Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD para generar modelos electrónicos. Funciones Bancarias Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa de CONTPAQ i® BANCOS para generar modelos electrónicos. Para que conozcas y puedas utilizar correctamente la estructura de las funciones, necesitas saber cómo debe estar estructurada la función. Todas las funciones tienen una nomenclatura; dependiendo de la función que quieres será la nomenclatura que debe tener la misma. Apóyate en las columnas Descripción y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para que utilices la función más conveniente. La Descripción indica para qué sirve la función. La Nomenclatura indica los datos que necesita la función. Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces, los valores que captures no los reconocerá como válidos. Ejemplo: La función ctacDatoCheque tiene la nomenclatura Cuenta Cheques, Folio, Dato, [nEmpresa], es decir, te pide el número de cuenta bancaria, el número de cheque, el número de dato que quieres obtener del cheque (fecha de emisión, importe, fecha de aplicación, etcétera) y el número de empresa de la que quieres obtener información. El número de empresa lo tomarás de la hoja Parámetros y el número de dato lo tomarás de la tabla Dato que se encuentra en la hoja Funciones. Entonces, si en una celda capturas = ctacDatoCheque(D4,E6,13,3) estás indicando lo siguiente: 1. 2. 3. 4. El número de la cuenta bancaria lo tomará de la celda D4. El número de cheque lo tomará de la celda E6. El dato que considerará es el Estado del cheque (13) . La empresa es la número 3 de la lista que aparece en la hoja Parámetros. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 4-5 Capítulo 4 Hoja Electrónica Cómo creo un modelo electrónico, Continuación Para qué sirve Además de que el modelo te permite extraer información bancaria de tus empresas en CONTPAQ i® BANCOS, podrás explotar las funcionalidades propias de Excel, haciendo inclusive un reporte con gráficas. La creación de modelos electrónicos te será de mucha utilidad para que realices reportes a la medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel. Creación de un modelo electrónico Realiza los pasos que se indican a continuación: Ejercicio 1 Paso Ejercicio 1 Verifica que la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V. esté abierta. 2 Ve al menú Reportes y selecciona la opción Hoja Electrónica. 3 Resultado: Se desplegará la ventana Hoja Electrónica. Haz clic en el botón Nuevo. 4 Captura Cheque en el campo “Nombre”. 5 Presiona el botón Guardar. 6 Resultado: Aparecerá el modelo Cheque en la lista de Hojas electrónicas. Selecciona la hoja electrónica Cheque y haz clic en el botón Ejecutar. 7 Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versión de Excel® que estés utilizando, se podrá mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las macros. Habilítalas para tener funcionalidad. Haz clic en el botón Aceptar en la ventana Ingreso a CONTPAQ i®. 8 Resultado: Se abrirá la hoja electrónica en la pestaña Parámetros. Verifica que la empresa La Casa Azul S.A. de C.V. sea la número 1 de la lista. De igual forma la empresa activa deberá ser la 1. Importante: No cierres la Hoja Electrónica ya que la necesitarás para el siguiente ejercicio. Continúa en la siguiente página Capítulo 4 Hoja Electrónica Página 4-6 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo creo un modelo electrónico, Continuación Extracción de datos de CONTPAQ i® BANCOS Realiza los pasos que se indican a continuación: Ejercicio 2 Paso Ejercicio 1 Verifica que el modelo Cheque esté abierto y ve a la Hoja1 del modelo. 2 Captura los siguientes textos: Celda A1 A2 A4 A5 A6 A7 B1 B2 3 4 5 6 7 8 Texto Cuenta: Folio: Fecha: Total: Código: Beneficiario: 3001 1 Inserta la función ctacDatoCheque en la celda B4, para extraer la “Fecha” del Cheque. Para ver los parámetros de esta función ve a la hoja Funciones Bancarias renglón 22. Para ver la tabla de Datos a extraer ve al renglón 55. Inserta la función ctacDatoCheque en la celda B5, para extraer el “Total” del Cheque. Para ver los parámetros de esta función ve a la hoja Funciones Bancarias renglón 22. Para ver la tabla de Datos a extraer ve al renglón 55. Inserta la función ctacDatoCheque en la celda B6, para extraer el “Código del Beneficiario” del Cheque. Para ver los parámetros de esta función ve a la hoja Funciones Bancarias renglón 22. Para ver la tabla de Datos a extraer ve al renglón 55. Inserta la función clprDatoBeneficiarioPagador en la celda B7, para extraer el “Nombre” del Beneficiario Para ver los parámetros de esta función ve a la hoja Funciones Bancarias renglón 42. Para ver la tabla de Datos a extraer ve al renglón 54. Captura diferentes folios en la celda B2, por ejemplo: 2,3,4,5. Observa cómo se extraerán los datos de estos cheques. Haz clic en el botón Guardar y Cierra Excel. Solución: Las funciones que debieron capturarse son: Celda B4 B5 B6 B7 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Texto =ctacDatoCheque(B1, B2, 1, 1) =ctacDatoCheque(B1, B2, 3, 1) =ctacDatoCheque(B1, B2, 2, 1) =clprDatoBeneficiarioPagador(B6, 1, 1, 1) Página 4-7 Capítulo 4 Hoja Electrónica Qué pasa si… Tengo Office 2010 Cuando en la máquina con la que estás trabajando tiene instalado Office 2010 y quieres ejecutar los modelos de la Hoja Electrónica de CONTPAQ i® BANCOS podrás hacer que dichas hojas funcionen en Office 2010 a 64 bits. Para lograrlo, debes realizar lo siguiente Paso Acción 1 Crea una nueva hoja electrónica desde CONTPAQ i® BANCOS 2 Abre el modelo electrónico origen y haz clic derecho sobre la hoja deseada. Resultado: Se desplegará el menú flotante. 3 Selecciona la opción Mover o copiar. Resultado: Se desplegará la ventana con el mismo nombre. 4 Selecciona el nuevo libro donde copiarás la información y especifica la ubicación donde quieres que se copie. 5 Asegúrate de marcar la casilla “Crear una copia” para que el contenido permanezca en el archivo origen y se copie toda la información en el archivo destino. 6 Haz clic en el botón Aceptar. Importante: Una vez que copies la información al nuevo libro y guardes los cambios el modelo electrónico también funcionará a 32 bits. Capítulo 4 Hoja Electrónica Página 4-8 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® 51020111223 Capítulo 5 Utilerías Visión general Introducción Las utilerías son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas, ya que una vez que afectan la información de la empresa el proceso es irreversible. Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto funcionamiento. Objetivo Al finalizar este capítulo serás capaz de: • • • • Requisitos previos Antes de ejecutar cualquiera de las utilerías de CONTPAQ i® BANCOS toma en cuenta las siguientes consideraciones: 1. 2. 3. En este capítulo Conocer la función y aplicación de cada una las utilerías, así como su utilidad práctica. Aplicar las utilerías adecuadas en el momento oportuno. Identificar los parámetros que se utilizan en cada una de las utilerías del sistema. Reconocer la importancia de los cambios realizados en la información al ejecutar alguna de las utilerías. Asegúrate que no haya ningún usuario utilizando la empresa. Realiza un respaldo de la información de la empresa sobre la que se ejecutará la utilería. Verifica qué cambios realizará la utilería sobre la información antes de ejecutarla, ya que se trata de un proceso irreversible. Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo reconstruyo los saldos Cómo reconstruyo dígitos del número de cheque Cómo elimino todos los documentos Cómo traspaso documentos entre beneficiarios/pagadores Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 5-1 Página 5-2 5-3 5-4 5-5 Capítulo 5 Utilerías Cómo reconstruyo los saldos Qué es Es el proceso mediante el cual se recalculan los saldos de una o más cuentas bancarias. Cómo ingreso Para ingresar a esta utilería ve al menú Empresa, submenú Utilerías y selecciona la opción Reconstrucción de Saldos. Qué necesito para ejecutar Para ejecutar esta utilería asegúrate de especificar una cuenta bancaria y define a partir de qué ejercicio y periodo se va a realizar el recálculo de las cuentas. Por omisión CONTPAQ i® BANCOS te sugiere Corregir los problemas y reconstruir los Saldos de la cuenta, pero puedes indicar que sólo Reporte los problemas y reconstruya los Saldos generales, según te convenga. Cómo ejecutar la utilería Una vez que hayas definido la información a reconstruir realiza cualquiera de las siguientes acciones: • • Presiona la tecla <F8>. Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas. Cuándo la utilizo Esta utilería se utiliza cuando los saldos están descuadrados, cuando no coinciden con la realidad según los movimientos capturados. Verificar resultados Si después de ejecutar la utilería los saldos no presentan el resultado que esperabas verifica que no existan movimientos proyectados, cheques sin autorizar o egresos sin depositar, los cuales no afectan los saldos de las cuentas y sí pueden estar engañando tu percepción. Capítulo 5 Utilerías Página 5-2 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo reconstruyo dígitos del número de cheque Qué es Es el proceso mediante el cual modificas el tamaño de dígitos establecidos para los números de cheques. Cómo ingreso Para ingresar a esta utilería ve al menú Empresa, submenú Utilerías y selecciona la opción Reconstruir dígitos del número de cheque. Qué necesito para ejecutar Para ejecutar esta utilería basta con capturar el nuevo dígito que deseas aplicar en el número de cheque. El sistema tiene asignado por omisión 4 dígitos; cuando estos se agotan debes ampliar la numeración. Importante: Asegúrate de indicar un número mayor a 5 o más dígitos, ya que la utilería sólo los aumenta, no los reduce. Restricciones Para reconstruir números de cheque asegúrate de recurrir siempre a la utilería en lugar de modificar directamente este dato desde la ventana Redefinir empresa, ya que al ejecutar este proceso se modifican todos los movimientos dados de alta en la empresa. Cómo ejecuto la utilería Una vez que hayas especificado el nuevo dígito realiza cualquiera de las siguientes acciones: Cuándo la utilizo Cuando requieras modificar el número de dígitos de captura en los números de cheque utiliza esta utilería, la cual agrega ceros a la izquierda incrementando los dígitos del número de cheque actual. • • Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Presiona la tecla <F8>. Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas. Página 5-3 Capítulo 5 Utilerías Cómo elimino todos los documentos Qué es Es el proceso mediante el cual se eliminan solamente todos los documentos de la base de datos, manteniendo el resto de información como catálogos, configuraciones, permisos, etcétera. Cómo ingreso Para ingresar a esta utilería ve al menú Empresa, submenú Utilerías y selecciona la opción Saldo cero a la base de datos. Qué necesito para ejecutar Para ejecutar esta utilería sólo necesitas hacer clic en el botón Procesar. Importante: Es altamente recomendable hacer un respaldo de la empresa antes de ejecutar esta utilería, ya que se borrarán todos los documentos de la historia. Cuándo la utilizo Capítulo 5 Utilerías Cuando la base de datos es muy grande y no deseas tener todos los documentos en la empresa, tan solo requieres mantener los catálogos y las configuraciones de ésta. Página 5-4 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo traspaso documentos entre beneficiarios/pagadores Qué es Es un proceso mediante el cual podrás pasar los documentos de un beneficiario a otro. Cómo ingreso Para ingresar a esta utilería ve al menú Catálogo y selecciona Traspaso de auxiliares entre beneficiarios y pagadores. Requisitos Antes de ejecutar esta utilería debes crear el nuevo beneficiario con las mismas características (generales, fiscales, contables, etcétera) que el beneficiario anterior. También es conveniente respaldar la empresa antes de ejecutar la utilería. Importante: Al ejecutar la utilería automáticamente se eliminará el beneficiario/pagador origen por lo que este proceso es irreversible. Qué necesito para ejecutar Lo único que necesitas para ejecutar esta utilería es especificar el código beneficiario/pagador que actualmente tiene los documentos y el código del nuevo beneficiario/pagador al que deseas pasar la información. Si el beneficiario origen tiene asignado el “Código AdminPAQ” y el beneficiario destino no lo tiene, enviará el mensaje correspondiente y deberás asignar el mismo para que el traspaso se realice. Continúa en la siguiente página Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 5-5 Capítulo 5 Utilerías Cómo traspaso documentos entre beneficiarios/pagadores, Continuación Qué se traspasa Al ejecutar esta utilería, la información que se traspasarán todos los documentos bancarios incluyendo los impresos y conciliados. Ni las pólizas ni la asociación con AdminPAQ se verá afectada ya que este proceso no afecta las cuentas contables y la llave que relaciona la factura con el pago no contiene ni el nombre ni el código del beneficiario. Los pagos de AdminPAQ realizados desde CONTPAQ i® BANCOS tendrán el código del nuevo beneficiario (proveedor) Si la empresa lleva el Control/Causación de IVA, al traspasar los documentos se considerarán los datos fiscales que se especificaron al beneficiario destino. Restricciones Para que el traspaso se lleve a cabo debes considerar las siguientes condiciones: • • • • • • El sistema origen del Beneficiario/Pagador (B/P) deberá ser CONTPAQ i® BANCOS, es decir, que el B/P se haya creado en dicho sistema. El tipo B/P del nuevo beneficiario o pagador deberá ser igual o mayor al actual. La utilería NO creará el nuevo beneficiario/pagador, por lo que deberá crearse con anterioridad. El “Código AdminPAQ” del nuevo B/P deberá ser idéntico al especificado en el B/P actual. El proveedor en AdminPAQ NO deberá tener especificado valor alguno en el “Cód.Prov. CONTPAQ” en los Segmentos Contables por Proveedor. El beneficiario nuevo deberá tener el mismo RFC que el actual para que la información relacionada con el Control/Causación de IVA se relacione al nuevo beneficiario. Importante: Debido a las condiciones explicadas en el párrafo anterior, este proceso se realiza por cada Beneficiario/Pagador. Cuáles son las condiciones En base a las restricciones descritas anteriormente, deben cumplirse las siguientes condiciones para que el traspaso pueda realizarse. Estas condiciones son: Tipo de beneficiario/pagador B/P Origen Beneficiario Beneficiario Beneficiario Pagador Pagador Pagador B/P destino Beneficiario Beneficiario/Pagador Pagador Pagador Beneficiario/Pagador Beneficiario Se traspasa Sí Sí No Sí Sí No Continúa en la siguiente página Capítulo 5 Utilerías Página 5-6 Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Cómo traspaso documentos entre beneficiarios/pagadores, Continuación Cuáles son las condiciones (continúa) Código AdminPAQ B/P Origen No No Sí Sí Sí B/P destino No Sí No Sí Sí Mismo código ---------Si No Se traspasa Sí Sí No Sí No RFC Proveedor Nacional B/P Origen Ninguno Sí Sí Sí B/P destino Sí Sí Sí Ninguno Mismo RFC Se traspasa ---Sí No ---- Sí Sí No No Mismo IdFiscal ---Sí No ---- Sí Sí No No IdFiscal Proveedor Extranjero B/P Origen Ninguno Sí Sí Sí B/P destino Sí Sí Sí Ninguno Se traspasa Cómo ejecuto la utilería Una vez que hayas especificado el nuevo dígito realiza cualquiera de las siguientes acciones: Cuándo la utilizo Esta utilería puedes utilizarla cuando, por error de dedo, has creado varios beneficiarios con el mismo nombre, sólo con diferencia de espacios o sustitución de letras. • • Presiona la tecla <F8>. Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas. También se utiliza cuando la razón social del beneficiario cambió y quieres mantener su historial. Para qué sirve Sirve para eliminar beneficiarios/pagadores duplicados. Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Página 5-7 Capítulo 5 Utilerías
