osp-pg09.04 comunicación, participación y consulta

OSEPSA
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
OSP-PG09.04
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OSP-PG09.04
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
5.
OBJETO
ALCANCE
REFERENCIAS
RESPONSABILIDADES
CONTENIDO
5.1
Comunicación interna ascendente y comunicación externa
5.2
Comunicación interna descendente
6.
ARCHIVO
7.
CONTROL DE MODIFICACIONES
Elaborado:
COPIA
INFORMATIVA
CONTROLADA

Revisado y aprobado:
Nº ____
FECHA: ___ / ___ / ___
ASIGNADA A:
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y
Prevención
Fecha : 10/12/07
Consejero Delegado
Fecha : 10/12/07
OSEPSA
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1.
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OBJETO
Establecer los canales de comunicación inter na entre los diversos niveles y funciones de OSEPSA, así
como recibir, documentar y responder a todas las comunicaciones externas.
2.
ALCANCE
La sistemática indicada en este procedimiento será de aplicación a las comunicaciones internas entre los
distintos niveles y funciones dentro de OSEPSA, así como con partes externas interesadas.
3.
REFERENCIAS
 Manual de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales de OSEPSA.
 Colección de Formatos de OSEPSA.
4.
RESPONSABILIDADES
Consejero Delegado:
-
Comunicar al personal los requisitos de cali
laborales, los objetivos y su cumplimiento.
dad, medioambientales y de prevención de riesgos
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención / Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención
de Delegación:
-
5.
5.1
Recepcionar las comunicaciones relativas al Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y
Prevención de Riesgos Laborales de OSEPSA.
Resolver y comunicar las comunicaciones.
Archivar los registros de comunicación generados y difundirlos al personal afectado.
Representar a los trabajadores en asuntos de s eguridad y salud, cuando no existan representantes
legales de estos.
CONTENIDO
Comunicación interna ascendente y comunicación externa
Cualquier persona perteneciente a OSEPSA, así como cualquier persona u organismo externo afectado
por las actividades que la empresa lleva a cabo,
puede informar, sugerir o realizar una solicitud
relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad, M edio Ambiente y Prevención, o con cualquiera de
los aspectos que influyen en las actividades desarrolladas, como por ejemplo:



Detección de posibles No Conformidades reales o potenciales
Establecimiento de Acciones Correctivas o Preventivas
Información o sugerencia referida al Sistema
de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y
Prevención de Riesgos Laborales
de OSEPSA (información sobre impactos ambientales
asociados a las operaciones de la empresa, co municaciones con las autoridades públicas con
respecto a planes de emergencia, comunicaciones recibidas en obra, etc.)
En el caso de comunicaciones internas, se cumplimentará la
09.HC).
Hoja de Comunicación (Formato
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El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci ón o el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y
Prevención de Delegación recibe dicha comunicación (v erbal o escrita), y en los dos primeros casos,
sigue lo dispuesto en OSP-PG06, “No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas”.
En el rest o de los casos c umplimenta el Registro de Comunicaciones (Formato 09.RC), con la
colaboración del personal que estime necesario, indicando:




Fecha de comunicación
Interlocutor (externo o interno)
Objeto de la comunicación
Decisión adoptada, indicando, según proceda:
- información transmitida y plazo (si no es inmediato)
- causas de la no tramitación
- incidencia en OSEPSA, en cuyo caso registrará en “observaciones” la difusión al personal
afectado.
Una vez cumplido lo especificado, comunica al in terlocutor la decisión adoptada y consigna la fecha
de cierre, en señal de conformidad.
Por otra parte, la difusión al
personal interno afectado de dicha decisión, así como otras
comunicaciones más generales (r equisitos de calidad, medio ambiente y prevención, definición y
cumplimiento de objetivos, ...) se lleva a cabo mediante reuniones informativas, exposición en carteles,
internet, etc.
5.2
Comunicación interna descendente
El Jefe de Área es responsable de comunicar
aspectos:



individualmente a cada trabajador los siguientes
Los riesgos específicos para su seguridad y salud y las medidas de protección y prevención a
adoptar. Cuando se incorpore un nuevo trabajador esta información será proporcionada, siempre
que sea posible, antes del comienzo de la relación laboral.
El lugar y la fecha de las evaluaciones de la salud de carácter voluntario y obligatorio de acuerdo
a lo establecido en el procedimiento OSP-PG.23: “Vigilancia de la salud”.
La persona que los representa en asuntos de seguridad y salud
Así mismo, informa y consulta a los trabajadores a través de los representantes legales de éstos, o
en el caso de no existir a través de tablones de anuncio, acerca de otros temas relativos a la
prevención, tales como:
 Evaluaciones de riesgos.
 Programa de gestión preventiva.
 Plan de emergencia y simulacros.
 Memorias anuales.
 Actividades preventivas realizadas por SPA´s.
 Incorporación de trabajadores externos a OSEPSA.
 Selección y uso de equipos de protección individual, equipos de trabajo y productos químicos
entre otros.
 Cambios que afecten a las condiciones de trabajo.
 Calendario de las evaluaciones de la salud periódicas de los trabajadores.
 Aspectos relevantes sobre requisitos legales y otros.
 Etc .
Facilitándole la participación e involucración de los trabajadores en:
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




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La identificación de los peligros, evaluación de riesgos y determinación de los controles a realizar;
La investigación de incidentes;
El desarrollo y revisión de la política y objetivos de seguridad y salud establecido en OSEPSA;
Los cambios que puedan afectar a la seguridad y salud;
La representación en temas de seguridad y salud.
En el caso de temas relativos en prevención cuyo cambio pueda afectar a la seguridad y salud de los
empleados de las contratas, se procederá a su consulta y del mismo modo, cuando sea apropiado,
de procederá a la consulta de las partes interes adas externas sobre temas de seguridad y salud
pertinentes.
Canales de comunicación interna descendente
Los canales de comunicación interna a emplear dentro
siguientes:
de OSEPSA pueden ser, entre otros, los
 Correo electrónico.
 Comunicación telefónica.
 Reuniones periódicas.
 Informes
 Carteles.
 Tablón de anuncios.
 Buzón de sugerencias.
 Cursos de formación y sensibilización.
Memoria anual de actividades preventivas
La memoria anual de actividades preventivas repr esenta una de las herramientas principales para
que la Dirección conozca la situación en materia de prevención de riesgos laborales.
El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci ón, con el apoyo de los Responsables de Calidad,
Medio Ambiente y Prevención de Delegación elabor a la memoria anual de actividades preventivas
realizadas en OSEPSA, que recogerá, al menos, los siguientes apartados:



Datos de prevención de riesgos laborales más relevantes (estadísticas de siniestrabilidad, etc.)
Evaluación y estado del programa de gestión preventiva.
Memorias de las actuaciones desarrolladas por SPA,s.
Información a visitas
Es responsabilidad del Jefe de Calidad, Medio
Ambiente y Prevención o los Responsables
de
Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación informar a las visitas, sobre los siguientes
aspectos:


Riesgos derivados del lugar de trabajo.
Consignas de actuación ante emergencias.
Es responsabilidad del Jefe de Obra informar a las visitas, que acceden a zona de obras, sobre los
siguientes aspectos:


Riesgos derivados del lugar de trabajo.
Riesgos específicos de las actividades desarrolladas en las áreas de operación.
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Medidas de prevención a adoptar
con inclusión de las consignas de actuación en caso de
emergencia.
Esta información podrá hacerse a través de la señalización, entrega de información documental o
verbalmente.

6.
ARCHIVO
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenc
Prevención de Delegación:




7.
ión/ Responsable de Calidad, Medio
Ambiente y
Hojas de Comunicación
Registro de Comunicaciones
Comunicaciones y documentación derivada
Memoria anual de actividades preventivas
CONTROL DE MODIFICACIONES
REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Nº
FECHA
Se aclara que OSEPSA considera todas las comunicaciones relevantes,
sean internas o externas, escritas o verbales. Por tanto trata todas ellas.
1 09.01
2
06.04
3 05.05
4
12.07
PÁGINAS
REVISADAS
2
Adaptación a la Especificación OHSAS 18001:1999
Todas
Se aclara como se comunica in
formación relevante sobre requisitos
legales y otros. También se detalla como se consulta a los trabajadores
1,2,3
Adaptación a OHSAS 18001:2007
4