OSEPSA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA OSP-PG09.04 1/5 OSP-PG09.04 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA ÍNDICE 1. 2. 3. 4. 5. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES CONTENIDO 5.1 Comunicación interna ascendente y comunicación externa 5.2 Comunicación interna descendente 6. ARCHIVO 7. CONTROL DE MODIFICACIONES Elaborado: COPIA INFORMATIVA CONTROLADA Revisado y aprobado: Nº ____ FECHA: ___ / ___ / ___ ASIGNADA A: Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención Fecha : 10/12/07 Consejero Delegado Fecha : 10/12/07 OSEPSA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA OSP-PG09.04 1. 2/5 OBJETO Establecer los canales de comunicación inter na entre los diversos niveles y funciones de OSEPSA, así como recibir, documentar y responder a todas las comunicaciones externas. 2. ALCANCE La sistemática indicada en este procedimiento será de aplicación a las comunicaciones internas entre los distintos niveles y funciones dentro de OSEPSA, así como con partes externas interesadas. 3. REFERENCIAS Manual de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales de OSEPSA. Colección de Formatos de OSEPSA. 4. RESPONSABILIDADES Consejero Delegado: - Comunicar al personal los requisitos de cali laborales, los objetivos y su cumplimiento. dad, medioambientales y de prevención de riesgos Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención / Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación: - 5. 5.1 Recepcionar las comunicaciones relativas al Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales de OSEPSA. Resolver y comunicar las comunicaciones. Archivar los registros de comunicación generados y difundirlos al personal afectado. Representar a los trabajadores en asuntos de s eguridad y salud, cuando no existan representantes legales de estos. CONTENIDO Comunicación interna ascendente y comunicación externa Cualquier persona perteneciente a OSEPSA, así como cualquier persona u organismo externo afectado por las actividades que la empresa lleva a cabo, puede informar, sugerir o realizar una solicitud relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad, M edio Ambiente y Prevención, o con cualquiera de los aspectos que influyen en las actividades desarrolladas, como por ejemplo: Detección de posibles No Conformidades reales o potenciales Establecimiento de Acciones Correctivas o Preventivas Información o sugerencia referida al Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales de OSEPSA (información sobre impactos ambientales asociados a las operaciones de la empresa, co municaciones con las autoridades públicas con respecto a planes de emergencia, comunicaciones recibidas en obra, etc.) En el caso de comunicaciones internas, se cumplimentará la 09.HC). Hoja de Comunicación (Formato OSEPSA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA OSP-PG09.04 3/5 El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci ón o el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación recibe dicha comunicación (v erbal o escrita), y en los dos primeros casos, sigue lo dispuesto en OSP-PG06, “No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas”. En el rest o de los casos c umplimenta el Registro de Comunicaciones (Formato 09.RC), con la colaboración del personal que estime necesario, indicando: Fecha de comunicación Interlocutor (externo o interno) Objeto de la comunicación Decisión adoptada, indicando, según proceda: - información transmitida y plazo (si no es inmediato) - causas de la no tramitación - incidencia en OSEPSA, en cuyo caso registrará en “observaciones” la difusión al personal afectado. Una vez cumplido lo especificado, comunica al in terlocutor la decisión adoptada y consigna la fecha de cierre, en señal de conformidad. Por otra parte, la difusión al personal interno afectado de dicha decisión, así como otras comunicaciones más generales (r equisitos de calidad, medio ambiente y prevención, definición y cumplimiento de objetivos, ...) se lleva a cabo mediante reuniones informativas, exposición en carteles, internet, etc. 5.2 Comunicación interna descendente El Jefe de Área es responsable de comunicar aspectos: individualmente a cada trabajador los siguientes Los riesgos específicos para su seguridad y salud y las medidas de protección y prevención a adoptar. Cuando se incorpore un nuevo trabajador esta información será proporcionada, siempre que sea posible, antes del comienzo de la relación laboral. El lugar y la fecha de las evaluaciones de la salud de carácter voluntario y obligatorio de acuerdo a lo establecido en el procedimiento OSP-PG.23: “Vigilancia de la salud”. La persona que los representa en asuntos de seguridad y salud Así mismo, informa y consulta a los trabajadores a través de los representantes legales de éstos, o en el caso de no existir a través de tablones de anuncio, acerca de otros temas relativos a la prevención, tales como: Evaluaciones de riesgos. Programa de gestión preventiva. Plan de emergencia y simulacros. Memorias anuales. Actividades preventivas realizadas por SPA´s. Incorporación de trabajadores externos a OSEPSA. Selección y uso de equipos de protección individual, equipos de trabajo y productos químicos entre otros. Cambios que afecten a las condiciones de trabajo. Calendario de las evaluaciones de la salud periódicas de los trabajadores. Aspectos relevantes sobre requisitos legales y otros. Etc . Facilitándole la participación e involucración de los trabajadores en: OSEPSA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA OSP-PG09.04 4/5 La identificación de los peligros, evaluación de riesgos y determinación de los controles a realizar; La investigación de incidentes; El desarrollo y revisión de la política y objetivos de seguridad y salud establecido en OSEPSA; Los cambios que puedan afectar a la seguridad y salud; La representación en temas de seguridad y salud. En el caso de temas relativos en prevención cuyo cambio pueda afectar a la seguridad y salud de los empleados de las contratas, se procederá a su consulta y del mismo modo, cuando sea apropiado, de procederá a la consulta de las partes interes adas externas sobre temas de seguridad y salud pertinentes. Canales de comunicación interna descendente Los canales de comunicación interna a emplear dentro siguientes: de OSEPSA pueden ser, entre otros, los Correo electrónico. Comunicación telefónica. Reuniones periódicas. Informes Carteles. Tablón de anuncios. Buzón de sugerencias. Cursos de formación y sensibilización. Memoria anual de actividades preventivas La memoria anual de actividades preventivas repr esenta una de las herramientas principales para que la Dirección conozca la situación en materia de prevención de riesgos laborales. El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci ón, con el apoyo de los Responsables de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación elabor a la memoria anual de actividades preventivas realizadas en OSEPSA, que recogerá, al menos, los siguientes apartados: Datos de prevención de riesgos laborales más relevantes (estadísticas de siniestrabilidad, etc.) Evaluación y estado del programa de gestión preventiva. Memorias de las actuaciones desarrolladas por SPA,s. Información a visitas Es responsabilidad del Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención o los Responsables de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación informar a las visitas, sobre los siguientes aspectos: Riesgos derivados del lugar de trabajo. Consignas de actuación ante emergencias. Es responsabilidad del Jefe de Obra informar a las visitas, que acceden a zona de obras, sobre los siguientes aspectos: Riesgos derivados del lugar de trabajo. Riesgos específicos de las actividades desarrolladas en las áreas de operación. OSEPSA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA OSP-PG09.04 5/5 Medidas de prevención a adoptar con inclusión de las consignas de actuación en caso de emergencia. Esta información podrá hacerse a través de la señalización, entrega de información documental o verbalmente. 6. ARCHIVO Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenc Prevención de Delegación: 7. ión/ Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Hojas de Comunicación Registro de Comunicaciones Comunicaciones y documentación derivada Memoria anual de actividades preventivas CONTROL DE MODIFICACIONES REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Nº FECHA Se aclara que OSEPSA considera todas las comunicaciones relevantes, sean internas o externas, escritas o verbales. Por tanto trata todas ellas. 1 09.01 2 06.04 3 05.05 4 12.07 PÁGINAS REVISADAS 2 Adaptación a la Especificación OHSAS 18001:1999 Todas Se aclara como se comunica in formación relevante sobre requisitos legales y otros. También se detalla como se consulta a los trabajadores 1,2,3 Adaptación a OHSAS 18001:2007 4