taller de gestión documental parte 2
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Taller de Gestión Documental 2012 Taller de Gestión Documental Agenda • • • • Presentación Expositores – Entrenadores Contenido programático a desarrollar Metodología empleada Presentación asistentes Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores - Iván Mauricio Gómez Barrios CISA Certified Information System Auditor CRISC Certified Risk Informations System and Control ISO 20000 Certified Bureau Veritas INGENIERO ELECTRÓNICO UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO DIRECTOR DE AUDITORÍA OPERATIVA Y DE SISTEMAS Banco GNB Sudameris COORDINADOR NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES 1998 -2001 AUDITOR DE SISTEMAS 2001 -2006 COORDINADOR DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DG BOGOTÁ 2006 -2010 Banco de Occidente ADMINISTRADOR DE SEGURIDAD E INFRAESTRUCTURA SISTEMAS Banco de Occidente Panamá Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores - Iván Mauricio Gómez Barrios IMPSAT COLOMBIA CEMENTOS DIAMANTE – CEMEX - NESTLÉ DE COLOMBIA - COMPLEJO CARBONIFERO INTERCOR – PRODECO - BANCOLOMBIA – CORFINSURA – PROTECCIÓN SURAMERICANA AMERICATEL COLOMBIA CANAL CARACOL - CANAL RCN – CONALVIDRIOS - VALORES BAVARIA - PLANTAS BAVARIA CONSULTOR INDEPENDIENTE COOPSERFUN LOS OLIVOS – SYMTEK - CENTRO DERMATOLÓGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA - LE APUESTO - BRAD TECHNOLOGIEST - WWW SYSTEM - ACT TECNOLOGÍA BRIO DE COLOMBIA - GANA - GLOBAL GAMES – SU SUERTE -ASSERTO – GEOPOLIMEROS – SECRETARIA DE MOVILIDAD - Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores - Iván Mauricio Gómez Barrios PREPARACIÓN ACADÉMICA CTT COLOMBIA - CISCO SYSTEMS – ICRC – ACRC -NETWORK DESIGNER GRUPO SCITUM – MÉXICO - DIPLOMADO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA WANDELL & GOLTERMAN DOMINO IMPSAT COLOMBIA EF DATA SATELLITAL COMMUNICATIONS -DMC CORPORATION MICROWAVE ETEK UNIVERSITY - CHECK POINT ISS INTRUDER DETECT TSP TECHNOLOGIEST ETHICAL HACKING NIVEL 1 y 2 UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI DIPLOMADO ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO POLITECNICO GRAN COLOMBIANO HAGE 1 HAGE 2 ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA JULIO GARAVITO TRACK PMI FOR PMP UNIVERSIDAD JAVERIANA SEGURIDAD SOA ISC2 PREPARACION CISSP ISACA PREPARANDO CERTIFICACION CISM TOGAF Arquitecto de soluciones Preparación Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores - Iván Mauricio Gómez Barrios CHARLAS Y SEMINARIOS UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA - UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA – BANCO DE OCCIDENTE - GRUPO AVAL - ASOBANCARIA COLOMBIA POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO PROGRAMAS PEDAGÓGICOS FORMALES ESCUELA DE LOGÍSTICA DEL EJERCITO FACULTAD LOGISTICA Materias: Métodos Determinísticos / Métodos Estocásticos POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Materias: Gestión Financiera/ Control Interno / Gestión Documental UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS DE AQUINO Especialización de Auditoría de Sistemas Materias: Seminario de Investigación I y II – Gestión de TIC´s Tecnologías de Información y Comunicación Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores – Hedilbrando Suárez Palacios ESPECIALISTA EN GERENCIA INFORMATICA UNIVERSIDAD E.A.N ADMINISTRADOR DE EMPRESAS UNIVERSIDAD CENTRAL DIPLOMADO EN DOCENCIA PARA PROFESIONALES NO LICENCIADOS UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN COORDINADOR DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Banco de Occidente – 2010 – JEFE DE PRODUCCION DE INFORMACION – CENTRO DE COMPUTO 2003 -2009 ANALISTA DE PLANEACION DIVISION TECNOLOGIA 1998 -2003 Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores – Hedilbrando Suárez Palacios • • Líder del Proyecto Automatización de procesos de Producción. Año-2009-2010 • • Coordinador Proyecto sustitución sistemas de Impresión Láser área de Producción. Año. 2009 • • Líder del Proyecto Migración procesos diarios Tarjeta de Crédito de Producción. Año 2008 • Participación y Coordinación de proyecto de Migración plataforma Sistema Operacional VSE/Z’OS, interventoría con IBM. Año 2003-2004. • Coordinación de Proyectos de Mejoramiento Contínuo y Calidad Total en el Servicio . Año 2.000-2007. • Jefe del Proyecto de Disco Optico para la captura de documentos de impuestos. Año 2003-2004 Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Expositores – Hedilbrando Suárez Palacios PREPARACIÓN ACADÉMICA ESCUELA DE INGENIERIA JULIO GARAVITO – CURSO PMI DE GERENCIA DE PROYECTOS CHARLAS Y SEMINARIOS POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO – TALLERES GESTION DOCUMENTAL POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO - DISEÑO CURSO VIRTUAL ATENCION AL CLIENTE PROGRAMAS PEDAGÓGICOS FORMALES POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO FACULTAD ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Materia: Seminario de Gerencia de Proyectos PROGRAMA DE SECRETARIADO BILINGÜE Materias: Principios de Administración de Empresas/Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Contenido Programático a Desarrollar 1. Organización y Manejo de Archivos: Historias Laborales, Conformación de Expedientes de Cobro, Historias Clínicas, Historias o Expedientes Pensionales, Historial de Afiliación de Cotizantes y beneficiarios, Expedientes de Predios, Procesos Disciplinarios: Tablas de Retención Documental Complejas 2. Elaboración, Modificación, Evaluación y Aplicación de Tablas de Retención Documental 3. Transferencias Documentales Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Metodología empleada • Clase Magistral • Prácticas aplicables basadas en Casos de Negocio particulares • Participación interactiva Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Presentación Asistentes • Nombre • Cargo • Qué tanto sabe de los principios de Gestión Documental • Cuales son sus expectativas al final del Seminario Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre La violación del derecho a la intimidad es un delito que consiste en el apoderamiento de papeles, cartas, mensajes de correo electrónico o cualquier otro documento o efectos personales, interceptación de telecomunicaciones, utilización de artificios técnicos de escucha, transmisión, grabación o reproducción del sonido o imagen, o de cualquier otra señal de comunicación, con intención de descubrir secretos o vulnerar su intimidad, sin que medie en consentimiento del afectado. Es un delito reconocido por la ONU. 1. REGULACIÓN EN COLOMBIA: El derecho a la intimidad es un derecho fundamental que se encuentra contemplado en la constitución Política de Colombia en su artículo 15, Protege el derecho a la vida privada y familiar de cada persona. Siempre que estos se vean amenazados, transgredidos o desconocidos en el procesamiento, almacenamiento, registro, utilización o uso o en la tele transmisión de datos de carácter personal y se realicen por medios informáticos, telemáticos o electrónicos. Igualmente el código penal colombiano vigente a partir del Titulo III relativo a los “Delitos contra libertad individual y otras garantías” hace referencia a la protección del derecho a la intimidad y su visión informática a la luz del derecho estableciendo diferentes formas de violación tales como: Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre Violación ilícita de comunicaciones (art. 192) Ofrecimiento, venta o compra de instrumento apto para interceptar la comunicación privada entre personas (art. 193), Divulgación y empleo de documentos reservados (art. 194), Acceso abusivo a un sistema informático (art. 195), Violación ilícita de comunicaciones o correspondencia de carácter oficial (art.196), Utilización ilícita de equipos transmisores o receptores (art.197). La comisión de cualquiera de estos tipos penales se configura por medios tradicionales y medios informáticos, electrónicos o telemáticos. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental EJERCICIO DESARROLLO Cada Grupo deberá establecer en que casos se podría presentar violación a la intimidad: Caso 1 La paciente Nohora Hernández debe ser intervenida por un quiste maligno, razón por la cual le ha pedido a su médico guardar la reserva ante su familia. Como médico que debería hacer sabiendo que en la operación la Sra. Hernández podría perder la vida. Caso 2 La empresa en la cual usted labora no ha revelado el aumento para este año pero usted por su cargo en el área de Sistemas se entera que estará por debajo de las expectativas. Que debería hacer usted sabiendo que hace parte del sindicato y que esta información podría ser usada en contra de la compañía. Caso 3 Una compañera suya le confiere que tiene tendencias y gustos por personas de su mismo sexo. Usted decide contarle a su familia y a su hermano se le escapa esta información con sus amigos. Cree usted que hubo violación a la intimidad Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre Caso 1 El secreto profesional Algunos profesionales tienen el deber moral o jurídico de no revelar ciertos datos dados por el cliente, ya que tiene su fundamento en la defensa de la intimidad del depositante del secreto que a determinados profesionales, debido a la necesaria relación de confianza que necesita con el cliente, le son revelados ciertos datos de la esfera particular y privada que deben de quedar como tal. Es el llamado "secreto profesional" y la vulneración del mismo hace que sea un atentado contra la vida privada, y el cliente tiene el derecho a exigir el cumplimiento del mismo, no solo ante el profesional sino ante cualquier poder publico. Este secreto va a afectar tanto a abogados como a procuradores debiendo guardar fidelidad hacia su cliente. Al igual ocurre con los médicos y los profesionales de los medios de comunicación. En el caso de los periodistas no pueden revelar públicamente las fuentes de información recibidas en confidencia. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre Caso 2 El secreto de documentos Los documentos al igual que el resto de las comunicaciones han de ser preservadas de destinatarios que no son los propios de la condición de la comunicación entre destinatarios, por eso han de ser igualmente protegidas contra cualquier injerencia que pueda producir daños tanto al remitente como al destinatario. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre Caso 3 El derecho al secreto: al tener una vida privada implica a todo individuo a resguardar determinados datos del conocimiento público ya que si estos fueran divulgados supondría una violación de la intimidad de todo sujeto, ya que si se deposita en otras personas la confianza de ciertas cosas, estas deben de seguir siendo secreto y no ser publicadas.: al tener una vida privada implica a todo individuo a resguardar determinados datos del conocimiento público ya que si estos fueran divulgados supondría una violación de la intimidad de todo sujeto, ya que si se deposita en otras personas la confianza de ciertas cosas, estas deben de seguir siendo secreto y no ser publicadas. La diferencia entre el secreto y la intimidad es aquella en que el depositario del secreto no es titular de un derecho de protección sobre el mismo ya que dicho secreto no afecta a su esfera privada, siendo el depositario del secreto el que vería lesionada su intimidad si el mismo se divulgara y expusiera a la vista de otras personas por lo que el depositario tiene la obligación de guardar el secreto que se le haya confiado. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre Caso 3 El derecho al secreto: El secreto pues es algo intimo que no puede comunicarse a terceros ni mucho menos divulgar a un tercero desconocedor del mismo ya que toda comunicación de todo secreto es violación del mismo y está protegido por la ley. Por eso es necesario el proteger los mismos a niveles como son: 1. comunicaciones: a través de ella se pueden exteriorizar sentimientos, ideas y tendencias, por medio de gestos, escrituras, o por medio de la voz. Toda intromisión en las mismas extraña una violación del secreto de la comunicación. Por eso la constitución garantiza en el art. 18.3 el secreto de las comunicaciones independientemente del termino que se emplee para realizarlo( cartas, papeles escritos y cerrados..) ya que toda comunicación publicada de este modo no puede hacerse sin el consentimiento del remitente. Puede ocurrir que en el supuesto de que exista un interés legitimo como justa causa se justifica con la existencia de una efectiva necesidad de revelación. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la intimidad personal, familiar y buen nombre Caso 3 El derecho al secreto: 2. Al igual ocurren con las comunicaciones por teléfono en la cuales se necesita la protección de la misma forma que las anteriores, ya que pueden ser desveladas y atentar contra la vida privada en nuestros días. Por eso es posible el "pinchar" un teléfono siempre y cuando sea por autorización judicial con el fin de perseguir un delito. En caso de que se realice de forma ilegal existirán penas que oscilan desde uno a cuatro años de prisión y multas de 12 a 24 meses agravándose la pena en caso de divulgación a prisión de dos a cinco años. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho a la Información El derecho a la información, es la capacidad de acceder, solicitar y conocer datos, documentos y demás información que el ciudadano considere de interés o necesidad. Está sustentado en los Arts. 15, 20 y 23 de la Constitución política y tiene tres estados de aplicación: Forma activa cuando soy yo quien brinda la información, forma pasiva cuando la solicito, y neutra cuando puedo conocer qué existe sobre mí, en bases de datos tanto públicas como privadas. Empresas de Tel celular Datacrédito Entidad Crediticia Empresas de Serv Publicos Quién solicita Crédito Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho de petición “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho de petición Peticiones escritas y verbales. Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. Las escritas deberán contener, por lo menos: 1. La designación de la autoridad a la que se dirigen. 2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante legal o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección. 3. El objeto de la petición. 4. Las razones en que se apoya. 5. La relación de documentos que se acompañan. 6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Derecho de petición Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta. Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrán elaborar formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes. A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el uncionario respectivo, con anotación de la fecha de su presentación y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará derecho alguno a cargo del peticionario. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental Tipos de peticiones que se pueden formular. Mediante un derecho de petición se puedan hacer las siguientes peticiones: Quejas, cuando ponen en conocimiento de las autoridades conductas irregulares de empleados oficiales o particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público. Reclamos, cuando se da a las autoridades noticia de la suspensión injustificada o de la prestación deficiente de un servicio público. Manifestaciones, cuando hacen llegar a las autoridades la opinión del peticionario sobre una materia sometida a actuación administrativa. Peticiones de información, cuando se formulan a las autoridades para que estas: Den a conocer cómo han actuado en un caso concreto. Permitan el acceso a los documentos públicos que tienen en su poder. Expidan copia de documentos que reposan en una oficina pública. Consultas, cuando se presentan a las autoridades para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected] Taller de Gestión Documental EVALUACION GENERAL DEL TALLER Por favor responda según su concepto, el grado de acuerdo para cada una de las afirmaciones.(1:totalmente de acuerdo 2: de acuerdo 3: parcialmente de acuerdo 4: en desacuerdo) 1 2 3 4 1. Los temas tratados están relacionados con el desempeño de mis funciones. 2. El tiempo asignado al desarrollo del taller es el adecuado. 3. Los talleres aplicados en las sesiones son útiles para el mejoramiento de mi área. 4. El conocimiento del tema por parte del expositor es el adecuado 5. La comunicación, el trato y la atención de inquietudes por parte del expositor fue adecuado. 6. Las instalaciones en donde se desarrollo la actividad fueron adecuadas. 7. La profundidad de los conceptos teóricos tratados fue adecuada. 8. Los horarios y días asignados para el desarrollo del taller son adecuados. Enseñar es aprender dos veces **Joseph Joubert [email protected] Trainners [email protected]
