Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de

Manual sobre la adquisición
de bienes y la contratación
de obras y servicios
Las Directrices revisadas del FIDA para la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios, junto
con el Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios, fueron elaboradas bajo la
dirección de Kevin Cleaver, Vicepresidente Adjunto encargado de Programas, Departamento de Administración
de Programas (PMD), por el siguiente grupo de trabajo:
Dina Saleh, Coordinadora y Redactora en Jefe
Amin Belhamissi, División de Asesoramiento Técnico y Políticas
Robert Creswell, Oficina de Auditoría y Supervisión
Francisco David E Silva, División de América Latina y el Caribe
Shankar Achuthan Kutty, División de Asia y el Pacífico
Ruth Farrant, División de Asia Oriental y Meridional
Charles Forrest, Oficina del Asesor Jurídico
Bernardino Fortuna, División de Servicios Financieros y del Contralor
Karen Juergens, Oficina de Auditoría y Supervisión
Esther Kasalu-Coffin, División de Asia Oriental y Meridional
Sandro Luzzietti, División de Servicios Administrativos
Luisa Migliaccio, División de Servicios Financieros y del Contralor
Perin Saint Ange, División de Africa Occidental y Central
Bambis Constantinides, Director, División de Servicios Financieros y del Contralor, y Shyam Khadka,
Gerente Superior de la Cartera, Oficina central (PMD), proporcionaron orientaciones generales.
Estas directrices fueron aprobadas por la Junta Ejecutiva del FIDA en septiembre de 2010.
Las directrices se actualizan periódicamente.
Consulte el enlace siguiente http://www.ifad.org/pub/basic/index.htm
para obtener la información más reciente.
Manual sobre la adquisición
de bienes y la contratación de
obras y servicios:
Índice
Introducción ............................................................................................ 1
Resumen Módulo A: Examen general del ciclo de los proyectos ......................... 9
Gestión del proceso....................................................................................
Módulo B: Responsabilidades en materia de adquisiciones
y contratación...................................................................... 13
Módulo C: Gestión de la correspondencia y los registros ...................... 15
Evaluación
Módulo D: Evaluación de la capacidad de adquisición y contratación
del prestatario/receptor........................................................ 17
Planificación
Módulo E1: Planificación de las adquisiciones y la contratación.............. 29
Módulo E2: Plan de adquisiciones y contratación (modelos)................... 31
Identificación
Módulo F1: Identificación de las necesidades......................................... 35
Módulo F2: Exposición de las necesidades de bienes y
sus especificaciones............................................................ 39
Módulo F3: Exposición de las necesidades de obras.............................. 44
Módulo F4: Exposición de las necesidades (términos de referencia)
de servicios.......................................................................... 48
Módulo F5: Selección de un método de adquisición y contratación........ 54
Módulo G: Identificación de las fuentes de suministro ........................... 60
Documentos de licitación
Módulo H: Documentos de llamado a licitación..................................... 67
Módulo H1: Documentos de licitación para la adquisición de bienes....... 69
Módulo H2: Documentos de licitación para la contratación de obras....... 72
Módulo H3: Documentos de licitación para la contratación de
servicios de consultoría........................................................ 75
Contratación
Módulo I1: Tipos de contratos de bienes............................................... 85
Módulo I2: Tipos de contratos de obras................................................ 87
Módulo I3: Tipos de contratos para consultores.................................... 92
Módulo J: Condiciones de pago, retenciones y garantías..................... 95
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
1
Proceso de licitación
Módulo K1: Expedición de los documentos de licitación......................... 101
Módulo K2: Reuniones previas a la licitación y visitas al lugar
del proyecto......................................................................... 103
Módulo K3: Aclaraciones a los licitantes, modificaciones y
cancelaciones...................................................................... 105
Módulo K4: Recepción de ofertas .......................................................... 108
Módulo K5: Apertura de las ofertas ........................................................ 111
Evaluación de propuestas
Módulo L1: Comités de evaluación y normas generales de evaluación... 119
Módulo L2: Procedimientos generales de evaluación de las ofertas relativas
a bienes, obras y servicios que no son de consultoría ......... 124
Módulo L3: Evaluaciones específicas en las adquisiciones de bienes ..... 129
Módulo L4: Evaluaciones específicas para la contratación de obras....... 131
Módulo L5: Evaluaciones específicas para la contratación de servicios
que no son de consultoría.................................................... 133
Módulo L6: Procedimientos generales de evaluación para la contratación
de servicios de consultoría................................................... 134
Módulo L7: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios de
consultoría aplicando el método de selección basado en la
calidad y el costo................................................................. 139
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría aplicando el método de selección basado
en el menor costo................................................................ 149
Módulo L9: Prórroga de la validez de la oferta........................................ 160
Módulo L10: Poscalificación..................................................................... 162
Módulo L11: Cancelación del proceso de adquisición/contratación
después de la apertura de las ofertas................................... 164
Adjudicación de contratos
Módulo M1: Cartas de aceptación de las ofertas .................................... 167
Módulo M2: Celebración de negociaciones para la contratación de
servicios de consultoría........................................................ 169
Módulo M3: Preparación y expedición de los documentos contractuales.172
Módulo M4: Rechazo de ofertas y notificación a los licitantes
no seleccionados................................................................. 174
Módulo M5: Formalización, entrada en vigor e inicio del contrato ............ 176
Gestión de contratos
Módulo N1: Gestión del contrato............................................................. 179
Módulo N2: Enmiendas al contrato......................................................... 185
Módulo N3: Ejecución efectiva del contrato............................................. 188
Módulo N4: Rescisión del contrato.......................................................... 189
Módulo O: Reclamaciones y controversias............................................ 191
Participación de las comunidades
2
Módulo P: Adquisiciones y contrataciones con participación de
la comunidad....................................................................... 193
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Definiciones
Los siguientes términos y expresiones se utilizan en las presentes directrices con los
significados que se indican a continuación:
Por “prestatario/receptor” se entiende la parte así indicada en el convenio de
financiación u otro convenio, y también hace referencia a los beneficiarios de un
préstamo y los receptores de una donación.
El término “comunidad” engloba a beneficiarios individuales o grupos de
beneficiarios de los proyectos, grupos comunitarios sin reconocimiento jurídico,
asociaciones o grupos con reconocimiento jurídico, pero con o sin personalidad
jurídica, por ejemplo un grupo, pequeños artesanos y otras organizaciones
comerciales y gremios pequeños, así como organizaciones locales reducidas
que respaldan y facilitan la realización de actividades agrícolas y sociales en las
zonas rurales. En tales casos, la “comunidad” puede participar como agente de
adquisiciones y contratación, organismo de ejecución o contratista y proveedor de
bienes, obras y servicios conexos para las actividades del proyecto.
La expresión “proceso de adquisición y contratación” engloba la totalidad del ciclo
de adquisición o contratación, desde la determinación de la necesidad hasta la
conclusión del contrato.
Por “administación del proyecto” se entiende la parte así designada en el convenio
de financiación por el prestatario/receptor que es responsable de la ejecución y
gestión del proyecto, y hace referencia tanto a las unidades de coordinación del
proyecto (UCP) como a las unidades de ejecución del proyecto.
El término “servicios” se aplica de forma general a los servicios tanto de consultoría
como de otra índole.
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
3
Introducción
1. Objetivo y uso del manual
El presente manual desarrolla de manera más
detallada las directrices para la adquisición de bienes
y la contratación de obras y servicios con cargo a
préstamos y donaciones financiados por el FIDA, y
tiene los objetivos siguientes:
• ofrecer asesoramiento y asistencia al personal
del Fondo en el desempeño de la función
que le incumbe en materia de adquisiciones
y contratación y facilitar a los prestatarios/
receptores la aplicación de los procedimientos
de adquisición y contratación financiados por el
FIDA;
• proporcionar indicaciones detalladas para
evaluar la capacidad de adquisición/contratación
que el prestatario/receptor debe poseer para
aplicar las disposiciones de su reglamentación
nacional en la materia, siempre que se estime
que esas disposiciones son compatibles con
las Directrices del FIDA para la adquisición de
bienes y la contratación de obras y servicios,
en su forma enmendada por las Condiciones
Generales del FIDA para la Financiación del
Desarrollo Agrícola en abril de 2009, y
• servir de principal referencia en las situaciones en
que se considere que los sistemas de adquisición
y contratación del prestatario/receptor son
inaceptables o incompatibles con las Directrices
del FIDA para la adquisición de bienes y la
contratación de obras y servicios.
Las presentes directrices tienen por objeto lo
siguiente:
(i) ofrecer indicaciones detalladas sobre los
procesos de adquisición y contratación;
(ii) establecer medidas uniformes para la
adquisición de bienes y la contratación de
obras y servicios;
(iii) garantizar la transparencia y la rendición
de cuentas en todas las operaciones y la
compatibilidad de estas con las Directrices
del FIDA para la adquisición de bienes y la
contratación de obras y servicios;
(iv) aumentar la eficiencia y la eficacia de las
operaciones de adquisición y contratación, y
(v) promover la aplicación sistemática de las
mejores prácticas y las normas internacionales
en materia de adquisiciones y contratación.
4
El manual tiene por objeto ofrecer al personal del
FIDA y a los prestatarios/receptores indicaciones
prácticas claras, pero detalladas, de las medidas
que deben adoptar para la adquisición de bienes
o la contratación de obras o servicios. Se persigue
el objetivo de que el manual sea de fácil uso y
comprensión, y con ese fin se ha fragmentado
el proceso de adquisición y contratación en una
serie de etapas, para cada una de las cuales se
proporcionan instrucciones pormenorizadas.
El manual se divide en dos partes:
– la primera parte consta de una introducción
general y una exposición de las disposiciones
aplicables a todo el proceso de adquisición y
contratación, y
– la segunda parte contiene distintos módulos
relativos a los diferentes aspectos concretos de las
adquisiciones y la contratación, lo que permite
modificarlos o actualizarlos, por separado,
cuando sea necesario.
El manual abarca todo el ciclo de las adquisiciones
y la contratación, desde la planificación hasta la
entrega final o la ejecución y la conclusión del
contrato. Contribuirá a:
(i) suprimir o reducir al mínimo la necesidad
de adoptar nuevas decisiones cada vez que se
plantee una situación comparable;
(ii) establecer procedimientos para todas las
actividades de adquisición y contratación
rutinarias;
(iii) ofrecer un punto de referencia para evaluar los
distintos principios y prácticas, y
(iv) servir de manual de capacitación para el
prestatario/receptor y el personal del FIDA
y proporcionar indicaciones basadas en las
mejores prácticas internacionales.
Es fundamental que las disposiciones y
procedimientos del manual se apliquen de manera
sistemática a fin de lograr mayor eficiencia,
transparencia y uniformidad de los documentos y
las decisiones, y reducir los costos de la actividad de
adquisición y contratación.
1.1Excepciones
Puede haber excepciones a la aplicación de las
disposiciones del presente manual, entre otras
razones, por las siguientes:
– una situación especial, por ejemplo una
emergencia extrema o cualquier otra
circunstancia que el FIDA pueda considerar
una situación especial;
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
– exigencias excepcionales contenidas en
disposiciones especiales de un servicio de
préstamo o crédito que no estén previstas
en el presente manual y no constituyan una
revisión del mismo;
– la necesidad de utilizar procesos no habituales
para adquisiciones o contrataciones especiales, y
– una legislación o política gubernamental
en virtud de la cual una parte del presente
manual resulte incompatible con las nuevas
disposiciones hasta que se apruebe una revisión
apropiada.
1.2Revisiones
Los módulos deberán ser objeto de continua mejora
por el FIDA teniendo en cuenta los cambios que se
produzcan en el Fondo, las nuevas necesidades, el
entorno comercial y la adopción de procedimientos
y prácticas mejorados. Diversos factores pueden
hacer necesaria una revisión de un módulo
determinado:
– cambios en materia de política del FIDA;
– la adopción de prácticas, políticas o
procedimientos mejorados;
– la supresión de prácticas, políticas o
procedimientos que han quedado anticuados, y
– enseñanzas extraídas de la experiencia.
Toda propuesta de modificación de un módulo o de
mejora de una práctica formulada por los usuarios
se someterá a la consideración del FIDA.
En el sitio web del FIDA figurará una lista
actualizada de las versiones más recientes de los
módulos, e incumbe a los usuarios del manual
asegurarse de que poseen la última versión.
2. Disposiciones generales
Productos de la evaluación:
El objetivo fundamental de la evaluación del
organismo de ejecución es extraer conclusiones
definitivas en el documento de diseño del proyecto
con respecto a si los mayores riesgos surgen en
su componente de adquisiciones y contratación.
Esos riesgos se clasificarán en “áreas temáticas”
durante la(s) etapa(s) de evaluación, por ejemplo
planificación de las adquisiciones y la contratación,
administración del contrato, etc.
En la evaluación podrán detectarse deficiencias
críticas que deban corregirse antes del inicio
del proyecto (p. ej. el establecimiento de una
dependencia de adquisiciones y contratación o
la preparación de la documentación básica de
licitación o contratación). Si el organismo de
ejecución no pudiera financiar esas actividades,
el equipo del proyecto examinará y acordará con
el prestatario/receptor otras fuentes posibles de
financiación.
Cualquier medida que se proponga para afrontar
cada uno de los riesgos identificados deberá
incorporarse como componente del proyecto en el
documento de diseño, y los costos se sufragarán con
los recursos de financiación que sean necesarios.
Hasta que se desarrolle plenamente y se considere
aceptable la capacidad del prestatario/receptor/
organismo de ejecución para enfrentar el área
temática, se aplicarán las disposiciones del manual
relativas a ese elemento en concreto. La adquisición
de bienes y la contratación de obras y servicios
de consultoría en el ámbito de un proyecto se
efectuarán observando los siguientes principios:
(i) se llevarán a cabo de conformidad con las
Directrices del FIDA para la adquisición de
bienes y la contratación de obras y servicios,
el convenio de préstamo respectivo y
cualesquiera enmiendas al mismo debidamente
convenidas, así como las normas en materia de
adquisiciones y contratación del prestatario/
receptor o el presente manual, según
corresponda;
(ii) se efectuarán durante el período de ejecución
del proyecto, salvo lo dispuesto en la sección
4.8 a) ii) del artículo IV de las Condiciones
Generales del FIDA para la Financiación del
Desarrollo Agrícola, o en los plazos previstos
en el convenio de préstamo cuando en él se
disponga la financiación retroactiva;
(iii) el costo no excederá de los fondos disponibles
que hayan sido debidamente consignados de
conformidad con el convenio de préstamo;
(iv) deberán ser congruentes con el plan operativo
anual debidamente aprobado, incluido un plan
de adquisiciones y contratación para 18 meses
como mínimo,1 y
(v) se efectuarán de manera que sea posible
conseguir la mejor relación posible preciocalidad, según se determina en las Directrices
del FIDA para la adquisición de bienes y la
contratación de obras y servicios.
1 El plan de adquisiciones y contratación formará parte del plan operativo anual del proyecto y comprenderá todas las
adquisiciones y contrataciones importantes que se prevea realizar en un período al menos de 12 meses (18 meses en el plan inicial).
Los proyectos en los que las adquisiciones y la contratación se efectúen con la participación de la comunidad podrán solicitar al
FIDA una flexibilidad apropiada con respecto a este requisito.
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obrasIntroducción
y servicios
5
3. Contratación anticipada y
financiación retroactiva
En determinadas circunstancias, por ejemplo para
acelerar la ejecución del proyecto, el prestatario/
receptor podrá iniciar los trámites de adquisición/
contratación antes de firmar el correspondiente
convenio de financiación con el FIDA. En tales
casos, para que los contratos que se suscriban
puedan ser financiados por el Fondo (es decir,
obtener el reembolso cuando el préstamo adquiera
efectividad), los procedimientos de adquisición
y contratación, incluidos los anuncios, deberán
ser conformes con las presentes directrices, y se
aplicará el proceso normal de examen del FIDA. Los
prestatarios/receptores realizarán la contratación
anticipada por su cuenta y riesgo, y la aceptación por
el Fondo de los procedimientos, la documentación
o la propuesta de adjudicación no le obligan a
conceder un préstamo para el proyecto de que
se trate. Si se firma el contrato, el reembolso por
el FIDA de cualesquiera pagos efectuados por el
prestatario/receptor en virtud del contrato celebrado
antes de la firma del préstamo se denomina
financiación retroactiva, y solo se autoriza dentro de
los límites especificados en el convenio
de financiación.
4. Operaciones conjuntas
Dado que el FIDA promueve el fortalecimiento de
la capacidad nacional, se alienta a los proveedores,
contratistas y consultores del país del prestatario/
receptor a participar en el proceso de adquisición/
contratación. Podrán licitar independientemente
o en asociación con empresas extranjeras, pero el
Fondo no aceptará condiciones de licitación que
exijan la constitución de empresas conjuntas u otras
formas de asociación entre empresas nacionales
y extranjeras.
5. Códigos de conducta y conflictos
de interés
Códigos de conducta
Si se considera el proceso desde fuera, algunas
personas o grupos pueden formarse rápida y
fácilmente ideas negativas de las adquisiciones y
contrataciones. Por lo tanto, es imprescindible que
esas actividades no solo se desarrollen de manera
ética, transparente y equitativa, sino también que
así lo parezcan.
A fin de que tanto el prestatario/receptor como el
personal del Fondo tengan idea de lo que se espera,
las Directrices del FIDA para la adquisición de
bienes y la contratación de obras y servicios definen
qué es lo que se requiere para que una conducta
sea ética.
2
6
El requisito es que ninguna persona o entidad
utilice su autoridad, posición o cargo en beneficio
propio, lo cual se definiría como solicitar, aceptar
o beneficiarse de cualquier otro modo de algo
que tenga valor material, sea cual sea su forma,2
personalmente o de forma indirecta por medio de
familiares cercanos o asociados, de actividades de
adquisición o contratación financiadas por el FIDA.
También disponen que los funcionarios del
prestatario/receptor que intervengan en la actividad
de adquisición o contratación tienen el deber de:
A) proteger y mejorar la reputación del país
prestatario/receptor mediante:
(i) el mantenimiento del más alto grado
de honradez e integridad en todas las
relaciones profesionales;
(ii) el fomento del nivel más alto posible de
competencia profesional;
(iii) el uso óptimo de los fondos y otros recursos
del FIDA, de cuya administración son
responsables para los fines para los que tales
fondos y recursos se proporcionaron al país
prestatario/receptor, y
(iv) el cumplimiento tanto de la letra como del
espíritu de:
– el convenio de financiación;
– las leyes y reglamentos del país
prestatario/receptor;
– los preceptos éticos profesionales
aceptados, y
– las obligaciones contractuales.
B) respetar la confidencialidad de la información
obtenida en el ejercicio de sus funciones y no
utilizarla en beneficio personal ni para beneficiar
de forma injusta a ningún licitante, proveedor
o contratista. La información que proporcionen
en el ejercicio de sus funciones será verdadera,
imparcial y no concebida para inducir a error.
Dos de las áreas más comunes de incertidumbre a
este respecto son las normas que rigen la aceptación
de regalos y atenciones sociales, y qué hacer en
caso de conflictos de interés. Estas cuestiones se
examinan más detalladamente a continuación.
Regalos y atenciones sociales
Los funcionarios del FIDA o del prestatario/receptor
que participen en una actividad de adquisición/
contratación financiada por el Fondo:
Por ejemplo, aunque no se limite a ello, regalos, servicios, favores o atenciones sociales.
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
(i) no podrán aceptar regalos3 de los proveedores,
contratistas o consultores actuales o potenciales
a menos que esos regalos tengan un valor
intrínseco muy pequeño, como un calendario o
una agenda;
(ii) se abstendrán de aceptar ninguna atención
que otros puedan considerar que influye en la
adopción de una decisión comercial, y
(iii) tienen la obligación de informar con prontitud
al FIDA o a las autoridades nacionales,
según corresponda, de cualesquiera prácticas
irregulares de un colega, un licitante, un
proveedor, un contratista o un consultor que
comporten, pero no se reduzcan a ello, fraude
o corrupción, según se definen en la política del
FIDA de lucha contra la corrupción.4
Conflictos de interés
(i) Con arreglo a lo establecido en las Directrices
del FIDA para la adquisición de bienes y
la contratación de obras y servicios, los
funcionarios del prestatario/receptor que
intervengan en actividades de adquisición o
contratación financiadas por el Fondo tienen
la obligación de declarar cualquier interés
personal que pudiera afectar, o que terceras
personas pudieran considerar razonablemente
que afecte, a su imparcialidad en cualquier
asunto relacionado con sus funciones (conflicto
de interés);
Cuando haya motivos para sospechar que existe o
puede producirse un conflicto de interés, se podrá
solicitar al FIDA asesoramiento u orientación;
no obstante, el principio general es que, en caso
de incertidumbre, es más seguro abstenerse de
participar en el proceso que arriesgarse a ofrecer una
imagen negativa del mismo y se declare viciada la
adquisición o contratación.
6. Aplicación y limitaciones
El manual es aplicable a todas las operaciones de
adquisición de bienes y contratación de obras o
servicios efectuadas en el marco de proyectos con
fondos del FIDA, independientemente del tipo
de financiación de que se trate, cuando se haya
determinado que el procedimiento de adquisición o
contratación del prestatario/receptor es inadecuado.
Es fundamental que las disposiciones y los
procedimientos del manual se apliquen de manera
sistemática para lograr una mayor eficiencia,
transparencia y uniformidad de los documentos y
las decisiones y una disminución de los costos de las
actividades.
El FIDA deberá llevar a cabo una labor continua de
mejoramiento de los módulos para adaptarlos a los
cambios que se produzcan en el Fondo, la evolución
de las necesidades, el entorno comercial y la
adopción de procedimientos y prácticas mejorados.
(ii) en cuanto tome(n) conciencia de que se ha
producido o puede producirse una situación
de esa naturaleza, el (los) funcionario(s)
afectado(s) se desvinculará(n) inmediatamente
de todo aspecto del proceso de adquisición/
contratación a fin de evitar encontrarse en una
situación de conflicto, y
(iii) el hecho de que el FIDA se percate de una
situación en la que ha podido producirse, pero
no se ha declarado, un conflicto de interés
será motivo suficiente para declarar viciada la
adquisición o contratación, de conformidad
con las Directrices del FIDA para la adquisición
de bienes y la contratación de obras y servicios.
3 De conformidad con el código de conducta del FIDA contenido en la versión actualizada del Manual de procedimientos de
recursos humanos.
4 Según se define en la Política del FIDA en materia de prevención del fraude y la corrupción en sus actividades y operaciones
(EB 2005/85/R.5), en su forma actualizada oportunamente.
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obrasIntroducción
y servicios
7
Resumen
Process
management
Resumen
Módulo A: Examen general del ciclo
de los proyectos
Finalidad del módulo:
En este módulo se exponen las consideraciones básicas de los aspectos de los tres elementos
fundamentales del ciclo de los proyectos que hacen referencia a la adquisición de bienes y la contratación
de obras y servicios, a saber:
– el diseño del proyecto;
–las negociaciones sobre la financiación, y
– la supervisión de la ejecución.
Debe leerse junto con las Directrices para el diseño de proyectos y las Directrices sobre supervisión del
FIDA.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todos los proyectos financiados por el FIDA.
1.Introducción
2. Diseño del proyecto El programa relativo a la eficacia de la ayuda ha
cambiado considerablemente el contexto en el que
se diseñan y ejecutan los proyectos financiados por
el FIDA.
En esta etapa se lleva a cabo un amplio examen
de todos los aspectos de las adquisiciones o la
contratación que el prestatario/receptor o su
organismo principal de ejecución encargado de esa
tarea van a realizar.5
La Declaración de París sobre la Eficacia de la Ayuda
al Desarrollo y el Programa de Acción de Accra,
con los que el FIDA, en su calidad de signatario,
está firmemente comprometido, hacen hincapié
en la necesidad de prestar un apoyo sistemático
a las estrategias que los países reconozcan como
propias para el logro de resultados de desarrollo,
en una mayor utilización de los sistemas nacionales
de administración y en la adopción de medidas
más coordinadas y previsibles entre los donantes.
También exhortan a una mayor focalización en la
gestión orientada a los resultados de desarrollo.
La mayoría de los conceptos de los proyectos del
FIDA empiezan por enunciarse en el programa sobre
oportunidades estratégicas nacionales (COSOP).
A continuación, se define el proyecto en el plan de
financiación, antes de pasar a la etapa de diseño.
Siguen las negociaciones y se termina con la
supervisión de la ejecución.
El Gerente del Programa en el País (GPP) del FIDA
y el equipo de diseño6 deben trabajar en estrecha
colaboración con el prestatario/receptor para
desarrollar las siguientes actividades relacionadas
con las adquisiciones o la contratación:
– evaluar la experiencia, los conocimientos
y la capacidad del (de los) organismo(s)
principal(es) de ejecución (el módulo D
contiene indicaciones sobre esta tarea);
– determinar los recursos que se necesitan y de
los que se dispone para las adquisiciones o la
contratación;
– elaborar un programa de fortalecimiento de la
capacidad del personal del prestatario/receptor o
de los organismos de ejecución que participen en
las adquisiciones o la contratación;
– formular una estrategia general coherente
de adquisiciones y contratación para todo el
período del proyecto;
Estas tres etapas del ciclo de los proyectos se
examinan con más detalle a continuación.
5 El módulo B contiene una exposición de las responsabilidades en materia de adquisiciones y contratación.
6 Véase la sección IV, Proceso de diseño del proyecto de las Directrices para el diseño de proyectos del FIDA (v. 2007) –
Constitución del equipo de gestión del programa en el país, del que formará parte un especialista en adquisiciones (de plantilla o
contratado).
Módulo
Examen
del ciclo
de losyproyectos
Manual sobre la adquisición
de A:
bienes
y la general
contratación
de obras
servicios
9
– preparación por el prestatario/receptor, con
la asistencia del GPP y el especialista en
adquisiciones y contratación, de un plan
inicial de adquisiciones y contratación de 18
meses. Dicho plan comprenderá los acuerdos
relativos a las actividades de adquisición y
contratación, los métodos que se adoptarán
al respecto, los umbrales para un examen
previo, las cantidades, los costos estimados y la
definición de un calendario de ejecución (véase
el módulo E: Planificación de las adquisiciones y
la contratación);
– prever la financiación retroactiva cuando se
contemple una contratación anticipada;
– delinear las medidas preliminares que permitan
al prestatario/receptor iniciar los procesos
necesarios para el primer año de ejecución,
incluido el establecimiento de sistemas
de seguimiento de las adquisiciones y la
contratación, la preparación de los documentos
de licitación, la solicitud del visto bueno y el
asesoramiento del FIDA y la publicación de los
anuncios generales de adquisiciones, y
– estipular y acordar las disposiciones relativas a la
auditoría del proyecto.
A continuación, el equipo de gestión del programa
en el país7 del FIDA examinará el proyecto de
disposiciones contenido en la carta al prestatario/
receptor y/o el convenio de financiación, donde
se detallarán las disposiciones relativas a las
adquisiciones y la contratación.
Los resultados de las medidas expuestas más arriba
se documentarán en el documento de diseño
del proyecto con el fin de informar a las partes
interesadas sobre las cuestiones siguientes:
(a) coherencia de las actividades de adquisición
y contratación: se esbozarán los objetivos
generales del proyecto, el plan operativo anual,
el plan de adquisiciones y contratación y el
cronograma para el período de ejecución del
proyecto;
(c) evaluación de la capacidad del prestatario/
receptor/organismo de ejecución: se comunicarán
los resultados de la evaluación y se contemplará
la adopción de una decisión clara con respecto
a cómo debe enfocar el FIDA la utilización
de los sistemas de adquisición y contratación
nacionales, se definirá la participación de
las partes en el proceso de adquisición/
contratación y se formularán las propuestas del
Fondo relativas al fomento o el fortalecimiento
de la capacidad en esta esfera;
(d) riesgos y estrategias de mitigación: se
identificarán los riesgos que pudieran surgir
durante la aplicación del plan de adquisiciones
y contratación, la capacidad del prestatario/
receptor/organismo de ejecución, y las medidas
que podrían adoptarse para mitigarlos. Tales
medidas pueden consistir, entre otras, en
propuestas de condiciones de desembolso, un
alto grado de supervisión directa, mejoramiento
de las aptitudes y/o los conocimientos del
personal del prestatario/receptor en materia de
adquisiciones y contratación, o cualesquiera
otras medidas de mitigación que se consideren
apropiadas y razonables;
(e) asignación de los recursos: esta sección del
documento de diseño sirve de instrumento
para destacar e integrar las prioridades de la
administración relativas a la ejecución, prever
las necesidades de adquisición y contratación
y facilitar la movilización del personal y los
recursos cuando sea necesario, y
(f) disposiciones de supervisión: el nivel de
supervisión que se considera necesario como
instrumento de gestión del proyecto, el control
de los costos y el establecimiento de una base
sobre la cual pueda evaluarse la supervisión
y el seguimiento ulteriores de las cuestiones
relativas a las adquisiciones y la contratación.
(b) observancia de los principios y las directrices
del FIDA en materia de adquisición de
bienes y contratación de obras y servicios: las
adquisiciones deberán llevarse a cabo
de conformidad con las normas y los
procedimientos aplicables, y se prevé que
en el documento de diseño del proyecto se
haga referencia concreta a las medidas que se
adoptarán para garantizar la observancia de
esos principios y directrices en el proyecto;
7 Básicamente, un grupo especializado de partes interesadas constituido en el programa del FIDA en el país, que participa en
todo el proceso de diseño y ejecución del programa en el país, desde el programa sobre oportunidades estratégicas nacionales
(COSOP) hasta las diversas etapas de diseño, ejecución y supervisión de los proyectos y programas. Tiene un componente
institucional y otro componente nacional. Su composición es variable ya que no todos los miembros del equipo de gestión del
programa en el país participarán en cada proceso y cambiarán con arreglo a la actividad de que se trate.
10
Resumen
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Cuando se proporcionan fondos del préstamo a
una institución de intermediación financiera (p.
ej. un banco de crédito agrícola o una institución
financiera de desarrollo) que se represtarán a los
beneficiarios (p. ej. agricultores individuales o
grupos, asociaciones o cooperativas de agricultores,
microempresas del sector privado o empresas
comerciales autónomas del sector público para
la financiación parcial de subproyectos), las
adquisiciones y la contratación por lo general
se llevan a cabo por los respectivos beneficiarios
de conformidad con prácticas comerciales o del
sector privado establecidas a nivel local que sean
aceptables para el FIDA. Sin embargo, aun en
esos casos, la licitación internacional limitada o la
licitación pública nacional pueden ser el método
más apropiado para la adquisición de bienes de
grandes dimensiones o cuando se trate de grandes
cantidades del mismo tipo de producto que puedan
agruparse para realizar una compra al por mayor.
En el documento de ejecución del proyecto se
describirán los procedimientos que deben adoptarse
y se definirán las principales responsabilidades
de las instituciones de intermediación financiera
o los beneficiarios de los subpréstamos. Deberán
contener, entre otras cosas, disposiciones tales como
la evaluación de la capacidad de los beneficiarios,
un acuerdo sobre las disposiciones relativas a la
supervisión y la fiscalización en el marco de cada
subpréstamo, y la conservación de todos los registros
pertinentes para que puedan ser examinados a
posteriori por el FIDA y auditados cuando se solicite.
3. Negociaciones sobre la
financiación
La negociación del convenio de préstamo es una
etapa decisiva del inicio de las adquisiciones o la
contratación ya que ese proceso tiene consecuencias
en todas las facetas del proyecto. El prestatario/receptor y el FIDA inician
negociaciones sobre el alcance del proyecto,
las necesidades de la ejecución y los términos y
condiciones de la financiación. Con respecto a
las adquisiciones y la contratación, ambas partes
examinan el documento de diseño del proyecto
para debatir y perfilar las disposiciones del plan de
adquisiciones y contratación y la carta al prestatario/
receptor, que se definirán como obligaciones
jurídicas; las cuestiones relacionadas con las
adquisiciones y la contratación por lo general no
se incluyen en el convenio de financiación, salvo
cuando las partes en la negociación lo consideren
necesario.
El objetivo es que el prestatario/receptor y el FIDA
lleguen a un acuerdo sobre los distintos aspectos
concretos del proceso de adquisición y contratación.
Todo cambio que se desee introducir en los acuerdos
alcanzados durante las negociaciones requerirá la
aprobación de ambas partes o la celebración de
consultas con los representantes del prestatario/
receptor antes de modificar la carta al prestatario/
receptor.
Uno de los principales aspectos que habrá de
resolverse es el del examen previo y posterior por
el FIDA. Generalmente, el nivel del examen previo
dependerá de varios factores, en particular el valor
del contrato, la capacidad de compra del prestatario/
receptor y la complejidad de la adquisición/
contratación. Sin embargo, en el cuadro que figura a
continuación se indican los umbrales establecidos a
partir de los cuales se recomienda un examen previo
del FIDA:
Categoría Valor estimado del contrato
Bienes
Superior a USD 200 000
Obras
Servicios
Superior a USD 100 000
4. Supervisión del proyecto
El acto de adquisición/contratación se produce
en la etapa de ejecución y, a pesar de todas las
salvaguardias y las medidas de mitigación de los
riesgos que hayan podido adoptarse, siempre habrá
factores de riesgo que solo se mitigarán mediante
una vigilancia constante desde el mismo momento
de la planificación hasta la conclusión del ciclo de
adquisiciones y contratación.
Si bien incumbe al prestatario/receptor la
responsabilidad principal de las adquisiciones y la
contratación, el personal del FIDA debe desempeñar
una función de supervisión para asegurarse no solo
de que el prestatario/receptor cumple las Directrices
del FIDA para la adquisición de bienes y la
contratación de obras y servicios, sino también a fin
de extraer enseñanzas y basarse en esa experiencia
para mejorar el diseño de proyectos futuros y
adoptar mejores políticas y procedimientos.
Las necesidades de adquisición y contratación
pueden evolucionar durante la etapa de ejecución
del proyecto, por lo que una buena supervisión
requiere capacidad de adaptación y flexibilidad de
las políticas actuales, sin atentar por ello contra los
principios básicos.
Módulo
Examen
del ciclo
de losyproyectos
Manual sobre la adquisición
de A:
bienes
y la general
contratación
de obras
servicios
11
Por lo general, el equipo de gestión del programa
del FIDA en el país adoptará un enfoque propicio
a la solución de problemas, sin infringir las políticas
del Fondo y velando por transmitir siempre
mensajes coherentes al prestatario/receptor, bien
sea oralmente o por escrito, a fin de propiciar una
mejor comprensión de las expectativas y las normas
del FIDA.
En las directrices sobre supervisión se hace
una exposición detallada de la función de
supervisión del FIDA; sin embargo, por lo que
se refiere concretamente a la función de supervisión
de las adquisiciones y la contratación, se alienta
al personal del Fondo (GPP y especialistas en esta
esfera) a que lleve a cabo las siguientes tareas
que se ha observado que aumentan la eficacia de
los proyectos:
– velar por que se celebre un taller de puesta en
marcha del proyecto con el fin de exponer y
explicar al personal del prestatario/receptor los
procedimientos de adquisición y contratación
y las necesidades en esa materia;
– velar por que toda nueva actividad de
capacitación en materia de adquisiciones y
contratación se base en una evaluación de
las necesidades al respecto;
– realizar periódicamente una puesta al día de
los cambios importantes que puedan haberse
producido en el sistema y las prácticas del
prestatario/receptor en materia de adquisiciones
y contratación;
12
– revisar el plan de adquisiciones y contratación
y velar por que se hagan revisiones cuando sea
necesario;
– orientar al prestatario/receptor en la preparación
de los documentos de licitación;
– limitar la declaración de “conformidad, sin
objeciones” del FIDA (en la licitación y la
adjudicación) a las adquisiciones que requieran
un examen previo;
– en los contratos de obras, prestar especial
atención a los términos y condiciones
contractuales, en particular a las variaciones
propuestas (plazos y precio);
– realizar misiones sobre el terreno
periódicamente;
– realizar exámenes posteriores y hacer un
seguimiento de la ejecución del contrato;
– hacer un seguimiento de la marcha general
del proceso de adquisición/contratación,
recomendar posibles mejoras y/o introducir
los ajustes necesarios, y
– velar por que se asignen recursos suficientes
(tiempo y dinero) para que el FIDA pueda
desempeñar debidamente sus funciones de
asesoramiento y supervisión.
Resumen
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Gestión del
proceso
Process
management
Gestión del
proceso
Módulo B: Responsabilidades en materia
de adquisiciones y contratación
Finalidad del modulo:
En este módulo se describen las responsabilidades generales del prestatario/receptor y el personal
del FIDA respecto de las disposiciones relativas a la adquisición de bienes y la contratación de obras y
servicios para proyectos financiados por el Fondo.
Es una descripción general que no tiene por objeto ni la pretensión de derogar ninguna disposición
concreta que pueda haberse establecido en el convenio de financiación o la carta al prestatario/receptor
de un proyecto determinado.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todos los proyectos financiados por el FIDA.
1. Principios generales relativos a
las responsabilidades en materia de
adquisiciones y contratación
Incumbe al prestatario/receptor la responsabilidad
principal de la adquisición de bienes o la
contratación de obras y servicios, y su gestión,
mientras que el FIDA asume la responsabilidad
fiduciaria de velar por que sus recursos solo se
destinen a los fines previstos en el (los) convenio(s)
de financiación aplicable(s).
El prestatario/receptor está, desde el punto de
vista jurídico y operativo, a cargo, en su calidad de
cliente, de todas las transacciones de adquisición y
contratación para el proyecto, utilizando los recursos
del FIDA a esos efectos.
El FIDA ejerce su responsabilidad fiduciaria
mediante el desempeño de las funciones de
supervisión y asesoramiento que le incumben. Con
respecto a esta última función, promueve el fomento
de la capacidad para el logro de economías y una
mayor eficiencia y equidad social, principalmente
mediante la implementación de actividades de
apoyo.
2. Organismo principal de ejecución
El “organismo principal de ejecución” se designa y
define en el apéndice 1 ó 3 (según corresponda8) del
convenio de financiación y tiene la responsabilidad
general de la ejecución del proyecto.
En la mayoría de los casos, desempeñará esta
función un ministerio del gobierno central, al
que incumbirá cumplir la obligación contractual
principal en nombre del gobierno del país
prestatario/receptor.
De conformidad con las Condiciones Generales del
FIDA para la Financiación del Desarrollo Agrícola
(Condiciones Generales), las tareas del organismo
principal de ejecución en materia de adquisiciones
y contratación son las siguientes:
– realizar un seguimiento de la gestión de las
adquisiciones de bienes y la contratación
de obras y servicios y velar por el cabal
cumplimiento de las responsabilidades
fiduciarias;
– decidir quién será el responsable de la ejecución
cotidiana del proyecto;
– preparar el plan operativo anual;
– establecer y mantener un sistema de gestión
de la información de conformidad con la
Guía para el seguimiento y la evaluación de
proyectos del FIDA;
– realizar un seguimiento de la marcha de la
ejecución del proyecto;
– mantener registros y presentarlos cuando el
FIDA lo requiera;
– presentar al FIDA informes periódicos sobre la
marcha del proyecto, según se definen en las
Condiciones Generales;
– realizar conjuntamente una revisión de la
ejecución del proyecto a mitad del período
de ejecución;
8 En qué apéndice dependerá de la versión del convenio de financiación que se utilice; en las más antiguas (anteriores a abril
de 2009), normalmente se definirá en el apéndice 3, mientras que en los convenios de financiación nuevos (posteriores a abril de
2009), las disposiciones relativas a la ejecución se definen en el apéndice 1.
Módulo
B: Responsabilidades
en materia
de adquisiciones
y contratación
Manual
sobre
la adquisición de bienes
y la contratación
de obras
y servicios
13
– supervisar cualquier conclusión, recomendación
e incumplimiento, así como cualquier cuestión
de control interno, y adoptar las medidas
oportunas;
– informar al Fondo de toda circunstancia que
interfiera o amenace con interferir la ejecución
del proyecto o el logro de sus objetivos;
– notificar al Fondo cualquier alegación de fraude
o corrupción que haya recibido en relación con
el proyecto, y
– llevar cuentas separadas para reflejar las
operaciones, los recursos y los gastos relativos
al proyecto.
3. Unidad de ejecución
En cada proyecto, el organismo principal de
ejecución podrá decidir establecer una unidad de
ejecución encargada de gestionar las actividades
operacionales cotidianas del proyecto.
En tal caso, podrá llevar a cabo las adquisiciones y
la contratación:
– una unidad de ejecución ya existente en un
proyecto actual;
– una unidad de ejecución nueva especialmente
creada para ese proyecto concreto;
– el departamento de adquisiciones y contratación
del organismo principal del proyecto ya
existente;
– un departamento de adquisiciones y
contratación de otro organismo gubernamental
existente;
– una organización comercial contratada por el
gobierno a esos efectos, o
– un organismo de las Naciones Unidas.
Cuando se designa una unidad de ejecución auxiliar
a tales efectos, el organismo principal de ejecución
conserva la responsabilidad general y la obligación
de rendir cuentas del proyecto al FIDA, por lo que
deberá supervisar en todo momento la labor de
dicha unidad.
Con respecto a las adquisiciones y la contratación,
la unidad de ejecución sería responsable de todo
el proceso y desempeñaría, entre otras, las funciones
siguientes:
– preparación de los planes de adquisiciones
y contratación;
– preparación de las exposiciones de las
necesidades, las especificaciones, los términos
de referencia (TdR) y/o las estimaciones
cuantitativas;
– celebración de un acuerdo con el FIDA con
respecto al método de adquisición o el método
de selección para cada actividad de adquisición/
contratación;
14
– realización de las actividades de precalificación,
publicidad, gestión de las expresiones de interés
y preparación de la lista de preselección;
– preparación de los documentos de solicitud de
ofertas y los proyectos de contrato;
– publicación de los documentos de licitación,
respuesta a las solicitudes de aclaraciones y
gestión general del proceso de licitación;
– recepción de las ofertas, apertura de estas y
evaluación de las mismas;
– preparación de un informe de evaluación;
– cancelación de ofertas;
– adjudicación y negociación del contrato;
– elaboración de documentos contractuales y
formalización del contrato;
– gestión del contrato;
– emisión de facturas y pago;
– solución de controversias, y
– ejecución efectiva y evaluación del contrato.
También velará por que el proceso de adquisición/
contratación que se apruebe sea conforme con los
procedimientos de autorización vigentes en el país
y/o con los criterios de supervisión de los proyectos
del FIDA.
4. Agentes de adquisiciones/
contratistas en materia de gestión
Cuando el prestatario/receptor carezca de la
organización, los recursos o la experiencia necesarios
para ocuparse de las adquisiciones internacionales,
podrá considerar (o el FIDA podrá exigirle que
considere) la conveniencia de emplear como
agente de adquisiciones a una empresa o entidad
especializada en adquisiciones internacionales.
La institución cooperante no podrá actuar como
agente en esta esfera. El agente aplicará todos los
procedimientos establecidos en el convenio de
financiación en nombre del prestatario/receptor.
También se podrá emplear a tal efecto a contratistas
en materia de gestión, a los que se pagarán
honorarios, para que contraten diversas obras
relacionadas con labores de reconstrucción,
reparación, rehabilitación y nueva construcción en
situaciones de emergencia o cuando se trate de un
gran número de pequeños contratos.
El proceso de contratación de los servicicos de
agentes de adquisiciones y contratistas en materia
de gestión será el expuesto en el presente manual
para los servicios de consultoría.
Gestión
del proceso
Manual sobre
la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo C: Gestión de la
correspondencia y los registros
Finalidad del módulo:
El hecho de mantener sistemas precisos de registro y de referencia numérica de las adquisiciones
constituye una prueba decisiva de que el proceso de adquisiciones y contratación es transparente
y auditable.
Una correspondencia y unas comunicaciones eficaces son fundamentales para gestionar las relaciones
con los licitantes, los proveedores, los contratistas y los consultores, si bien puede comprometer u obligar
a los remitentes y los destinatarios a una línea de acción que tenga consecuencias jurídicas, contractuales
o financieras.
Por tanto, el mantenimiento de registros documentales, en forma impresa o electrónica, es esencial para
una gestión eficiente y eficaz de las actividades, ya que sirve para respaldar las decisiones y medidas
adoptadas, y proporciona un historial de las revisiones de auditoría que permitirá verificar la transparencia,
la rendición de cuentas y la eficacia.
Un sistema eficiente de gestión de registros también es fundamental para la conservación, recuperación
y utilización eficaces de los mismos, con la debida atención a la seguridad, la integridad y la
confidencialidad.
Las Condiciones Generales del FIDA para la Financiación del Desarrollo Agrícola disponen que el
prestatario/receptor deberá mantener los documentos y registros relacionados con la licitación o el
contrato para que el Fondo pueda examinarlos en cualquier momento durante un período de tres años
después de terminada la licitación o el contrato. De acuerdo con esa exigencia, en este módulo se
enuncian normas generales para el mantenimiento de las comunicaciones y los registros básicos
relativos a las adquisiciones.
Aplicabilidad:
Se prevé que la mayoría de los gobiernos habrán establecido procedimientos para el mantenimiento
de registros en el sistema de adquisiciones y contratación del sector público. Cuando se haya convenido
en que se utilizará el sistema nacional de mantenimiento de correspondencia y registros para las
adquisiciones en el marco de los proyectos este módulo no será aplicable.
Cuando no existan tales procedimientos, o el FIDA haya determinado que no cumplen sus requisitos,
se utilizará este módulo.
2. Registros que deben conservarse
1. Correspondencia y
comunicaciones
A fin de cumplir mejor la finalidad y los objetivos
de los registros relativos a las adquisiciones, todas
las comunicaciones, decisiones e instrucciones entre
el FIDA y los prestatarios/receptores y entre estos y
los licitantes, los proveedores, los contratistas o los
consultores se intercambiarán o se registrarán9 por
escrito.
La mejor práctica determina que, para cada
actividad de adquisición y contratación, debe haber
una carpeta, un archivo o un expediente donde
se mantengan los registros relacionados con la
adquisición de que se trate debidamente codificados
en orden cronológico. Los documentos relativos
a otras actividades de adquisición o contratación
no deberán mezclarse con ese registro. La finalidad
es que pueda examinarse en cualquier momento
todo el historial de la adquisición relativa a una
necesidad de manera lógica y secuencial. En el
cuadro que figura a continuación se indica lo que
deben contener las carpetas, archivos o expedientes:
9 Cuando se celebren reuniones como medio de comunicación, se redactarán minutas de las mismas para registrar la
información proporcionada y los debates celebrados en ellas.
Módulo C:
correspondencia
y losy servicios
registros
Manual sobre la adquisición
de Gestión
bienes ydelalacontratación
de obras
15
Documento Formato preferido
(i)
Una copia del anuncio publicado o de la lista de preselección (cuando proceda)*
En forma impresa
(ii)
Una copia de los documentos de precalificación y llamado a licitación publicados y
cualesquiera modificaciones, prórrogas o aclaraciones solicitadas y hechas públicas*
En forma impresa
(iii)
Un acta de la apertura de las ofertas firmada por todos los presentes
En forma impresa
(iv)
Una copia de cada oferta recibida y evaluada, además de las aclaraciones solicitadas y
las respuestas recibidas
En forma impresa
(v)
v) Una copia del informe de evaluación*
En forma impresa
(vi)
Las minutas firmadas de todas las reuniones relacionadas con la adquisición/
contratación, incluidas las reuniones previas a la licitación y de negociación, cuando se
celebraron
En forma impresa o
electrónica
(vii)
Una copia de la notificación de la adjudicación del contrato*
En forma impresa
(viii)
Cualquier carta de aceptación de la oferta dirigida al proveedor, el contratista o el
consultor*
En forma impresa
(ix)
El documento del contrato y de aceptación del contrato firmado*
En forma impresa
(x)
Cualesquiera enmiendas al contrato*
(xi)
Toda la correspondencia contractual entre la entidad contratante y el proveedor,
contratista o consultor
(xii)
Los documentos poscontractuales relacionados con el cumplimiento de las obligaciones
contractuales, en particular fotocopias de las garantías bancarias o de pago
En forma impresa
(xiii)
Las minutas firmadas de todas las reuniones relacionadas con la gestión del contrato,
incluidas las reuniones de examen de la ejecución o de revisión del contrato
En forma impresa
(xiv)
Los documentos de entrega firmados, que demuestren que se han entregado los
suministros, o los certificados de terminación firmados en los contratos de servicios o de
obras, incluidos cualesquiera registros de ejecución del contrato
En forma impresa
(xv)
Una copia de todas las facturas de obras, servicios o suministros, incluidas las hojas de
trabajo, que demuestren la exactitud de los pagos requeridos y contengan información
detallada sobre el pago efectivo autorizado
En forma impresa
(xvi)
Una copia de las hojas de trabajo/registros relativos a los pagos acumulativos que
acrediten la gestión de todos los pagos realizados
En forma electrónica
En forma impresa
En forma impresa o
electrónica
(xvii) Una copia de todas las comunicaciones dirigidas al órgano apropiado de aprobación,
y todas las decisiones adoptadas por este, en relación con las adquisiciones o la
contratación, incluida la aprobación de los documentos de llamado a licitación, la
aprobación del (de los) informe(s) de evaluación, la adjudicación del contrato, la
aprobación de los documentos contractuales y las enmiendas del contrato, o cualquier
decisión de suspender o cancelar las actuaciones relativas a las adquisiciones o la
contratación
En forma impresa
(xviii) Una copia de toda reclamación que haya presentado la entidad contratante al proveedor
o a la entidad contratante con respecto a cualquier garantía, falta de garantía,
insuficiencia de los suministros, daños, etc.
En forma impresa o
electrónica
(xix)
En caso de examen previo por el FIDA, todas las comunicaciones y correspondencia
relacionadas con la búsqueda de una “declaración de conformidad, sin objeciones” del
Fondo
En forma impresa o
electrónica
(xx)
Cualesquiera otras comunicaciones relacionadas con las adquisiciones o la contratación
de que se trate, incluida la correspondencia interna de la entidad
En forma impresa o
electrónica
* Lo mejor sería que los proyectos de estos documentos e informes publicados también se conservaran para que los
registros fueran completos y ofrecieran una panorámica completa de cómo evolucionaron los documentos publicados. Sin
embargo, se comprende que, cuando haya problemas de espacio, esto no siempre será posible en la práctica.
16
Gestión
del proceso
Manual sobre
la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Evaluación
Process
management
Evaluación
Módulo D: Evaluación de la capacidad
de adquisición y contratación del
prestatario/receptor
Finalidad del módulo:
Este módulo tiene por objeto facilitar al personal del FIDA y a los consultores la tarea de evaluar la
capacidad de adquisición y contratación del prestatario/receptor requerida por las Directrices del FIDA
para la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios.
Aplicabilidad:
Es aplicable siempre que sea necesario evaluar un sistema de adquisición de bienes y contratación de
obras y servicios.
1. Consideraciones generales
Como se indica en las Directrices del FIDA para la
adquisición de bienes y la contratación de obras y
servicios, las Condiciones Generales del FIDA para
la Financiación del Desarrollo Agrícola se revisaron
en abril de 2009 a fin de tener en cuenta el nuevo
enfoque del Fondo con respecto a las adquisiciones
y contrataciones financiadas mediante préstamos
y donaciones suyos.
Concretamente en relación con las adquisiciones
y contrataciones, las Condiciones Generales hacen
hincapié en que se realizarán de conformidad
con las disposiciones especificadas en las normas
de adquisiciones y contratación del prestatario/
receptor, en la medida en que estas sean compatibles
con las Directrices del FIDA para la adquisición de
bienes y la contratación de obras y servicios, lo cual
está en consonancia con los diversos compromisos
de la comunidad internacional de donantes de
utilizar en mayor medida los sistemas nacionales
cuando pueda demostrarse que son compatibles
con las necesidades de los donantes.
En las directrices también se describe el
procedimiento en dos etapas que el FIDA aplica
para evaluar los sistemas de adquisición y
contratación del prestatario/receptor, a saber:
Etapa 1: Evaluación general del país
Es un examen teórico de la información disponible,
a los efectos del COSOP y para comprobar con un
alto grado de precisión la situación de dos factores:
– el marco legislativo y reglamentario general, y
– la estructura nacional relativa a las adquisiciones
y la contratación del sector público.
Etapa 2: Evaluación de proyectos
específicos
Durante la etapa de diseño de un proyecto, el
FIDA realiza una evaluación más exhaustiva de los
aspectos siguientes:
(i) el nivel de aplicación en la práctica del marco
normativo, y
(ii) la capacidad de adquisición y contratación
del organismo designado para realizar las
adquisiciones y contrataciones del proyecto.
La evaluación de los sistemas, las estructuras, los
procesos y las actividades de un sistema nacional
permite al FIDA estar bien informado y le ayuda
en la forma de enfocar la adopción de decisiones
y la evaluación/mitigación de los riesgos. El hecho
de compartir las conclusiones de esas evaluaciones
con el prestatario/receptor también supone un
componente de fomento de la capacidad porque
contribuye a reforzar la capacidad que ya poseen
los países y propicia el desempeño de sus funciones
de implementación.
A continuación se hace una exposición más
detallada de las actividades concretas que se deberán
llevar a cabo en cada una de esas etapas.
Etapa 1: Evaluación general del país
Al examinar un sistema nacional de adquisición
y contratación es preciso disponer de una
definición clara de lo que significa la expresión
“sistema nacional”.
Todo “sistema” de adquisición y contratación consta
de varios componentes, que en conjunto forman
el “sistema”, por lo que es necesario velar por que
se haga una evaluación individualizada de cada
componente. Esos componentes (a los que a veces
Módulo D: Evaluación
la capacidad
de adquisición
de de
prestatario/receptor
Manualdesobre
la adquisición
de bienesyycontratación
la contratación
obras y servicios
17
17
se hace referencia con el término de “cuestiones
básicas”) a menudo pueden agruparse en los dos
entornos siguientes:
– el entorno propicio general, y
– el entorno organizativo/operacional.
En los dos cuadros que figuran a continuación
se ofrecen algunos ejemplos de componentes (o
“cuestiones básicas”) de cada entorno:
Entorno propicio
Entorno organizativo/operacional
Marco jurídico/de política
Estructura orgánica
Nivel de liderazgo/voluntad política
Aplicación de los procesos en la práctica
Estructura institucional
Recursos humanos
Alcance de los procesos y los procedimientos
Recursos materiales
Disponibilidad de herramientas y orientación
Rendición de cuentas
Participación y percepción públicas
Nivel de liderazgo
A los efectos de la preparación del COSOP, los respectivos GPP se encargan de reunir la información existente
sobre las adquisiciones y contrataciones públicas en el país de que se trate.
Las fuentes de los datos que van a utilizarse variarán
en función de la disponibilidad y exhaustividad de
la información y del tamaño general de la cartera
en el país, pero generalmente comprenderán lo
siguiente:
– los resultados de las evaluaciones de los sistemas
nacionales de adquisición y contratación
realizadas por el Comité de Asistencia para el
Desarrollo de la Organización de Cooperación y
Desarrollo Económicos (CAD/OCDE);
– los informes y conclusiones recientes de otros
organismos de ejecución gubernamentales,
donantes y asociados en el desarrollo
(p. ej. el diagnóstico de los procedimientos de
adquisiciones de los países (DPAP) que realiza el
Banco Mundial);
– otras instituciones que se ocupan de la cuestión
de las adquisiciones y la contratación (p. ej.
Transparency International o los organismos
nacionales de adquisiciones del sector público), y
– la experiencia de trabajo previa en proyectos del
FIDA.
En el cuadro que figura a continuación se indican
algunas de las herramientas empleadas para
evaluar el desempeño de los sistemas nacionales
de adquisición y contratación. Muchos de esos
documentos pueden descargarse de Internet u
obtenerse en las oficinas que los asociados en el
desarrollo tienen en el país durante la misión de
preparación del COSOP.
Herramienta CAD/
OCDE
DPAP del Banco
Mundial
Utilización de
los sistemas
nacionales por el
Banco Mundial
Evaluación de la
capacidad por el
PNUD
Objetivo
principal
Evaluación de la
capacidad
Evaluación de
los riesgos
Evaluación de
los riesgos
Fomento de
la capacidad
Destinatarios
Países asociados y
donantes/asociados
en el desarrollo
Banco Mundial y sus
asociados
Banco Mundial y sus
asociados
Países asociados y
donantes/asociados
en el desarrollo
Equipo de
evaluación
País asociado (principal),
donantes/consultores
Banco Mundial(principal),
otros donantes/
consultores
Combinación
Naciones Unidas
(principal)
Diseño de la
evaluación
Evaluación cuantitativa
y cualitativa
Evaluación cualitativa
Evaluación cuantitativa
y cualitativa
Evaluación cuantitativa
y cualitativa
Resultado
previsto
Sistema nacional de
Operaciones del Banco
adquisición y contratación Mundial eficientes
fortalecido
Compatibilidad con las
directrices del Banco
Mundial/ Identificación
de los elementos de
riesgo fiduciario
Estrategias de fomento
de la capacidad
www.bancomundial.org
www.unpcdc.org/
espa%C3%B1ol.aspx
Disponible en www.unpcdc.org/
espa%C3%B1ol.aspx
www.oecd.org/
dac/effectiveness/
procurement
18
www.bancomundial.org
www.unpcdc.org/
espa%C3%B1ol.aspx
Evaluación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
La finalidad de reunir estos datos es la siguiente:
a) apto para su uso sin ningún reajuste;
1) hacer una valoración global de la situación actual
de las adquisiciones y contrataciones públicas en
el país, y
b) apto para su uso, pero deberá considerarse la
adopción de algunas disposiciones durante el
diseño del proyecto para mitigar los riesgos
percibidos, o
2) comprender la percepción internacional general
de la fortaleza y la madurez del sistema nacional
de adquisición y contratación,
a fin de poder determinar dónde existen los mayores
riesgos fiduciarios y operacionales.
Para ello, es preciso considerar los aspectos
siguientes:
(i)
(ii)
la existencia de leyes, decretos, reglamentos
o procedimientos con fuerza obligatoria
aplicables a la adquisición de bienes y la
contratación de obras y servicios, que sean
compatibles con normas internacionalmente
aceptables y cumplan los requisitos de la
sección B de las directrices;
el grado de difusión y conocimiento de tales
leyes, decretos, reglamentos o procedimientos
entre el público;
(iii) las disposiciones organizativas respecto
de la centralización o descentralización de
la función de adquisición y contratación;
(iv) los sistemas y las políticas que definen
y garantizan la separación de funciones
y responsabilidades en el proceso de
adquisición y contratación;
(v)
la existencia de manuales de uso, directrices,
folletos, modelos de formularios/
documentos estándar, contratos y condiciones
contractuales;
(vi) el grado de difusión y disponibilidad de esos
manuales, directrices, folletos, modelos de
formularios/documentos estándar, contratos
y condiciones contractuales;
(vii) la existencia de un sistema plenamente
operativo para regular las adquisiciones;
(viii) la existencia de un sistema aceptable para la
presentación de reclamaciones y apelaciones
en relación con las adquisiciones;
(ix) procesos y procedimientos de auditoría o
examen independientes de las adquisiciones, y
(x)
el nivel de riesgo fiduciario percibido por el
FIDA.
Como resultado de este examen, el COSOP
deberá contener una opinión bien fundada de si
un sistema de adquisición y contratación de un
país determinado puede considerarse aceptable
para llevar a cabo una actividad de adquisición/
contratación financiada en el marco de un proyecto.
A este respecto, se prevé que en el COSOP se
calificará el sistema de la manera siguiente:
c) no apto para su uso en esta etapa.
Cuando se estime que un sistema no puede
utilizarse en su totalidad, el FIDA recomendará
la utilización de los elementos del mismo que
sea posible y considerará, durante el diseño del
proyecto, posibles actividades de apoyo para mejorar
el sistema como actividad separada del programa
durante el proceso de implementación.
En el COSOP también se deberán indicar los
proyectos, programas o iniciativas, previstos o
en ejecución, que puedan afectar al sistema de
adquisiciones y contratación del sector público,
su estructura o capacidad durante la vigencia del
COSOP, por ejemplo:
– proyectos de reforma de las adquisiciones y la
contratación (o componentes de proyectos más
amplios de gestión de las finanzas públicas);
– iniciativas de capacitación centradas en las
adquisiciones y la contratación, y
– actividades de contratación previstas.
El FIDA compartirá sus conclusiones con el país
prestatario/receptor y señalará las deficiencias
encontradas, lo cual servirá no solo para promover
la transparencia, sino que también proporcionará
al prestatario/receptor una herramienta útil para
emprender un programa de fomento de la capacidad
a fin de mejorar sus sistemas.
Etapa 2: Evaluación de proyectos
específicos
Al emprender el diseño de un proyecto, los
diseñadores deben adoptar las medidas siguientes:
(i) Estudiar los comentarios contenidos en
el COSOP
Es imprescindible que los diseñadores
conozcan las cuestiones que se planteen en el
COSOP para poder abordarlas en el proyecto.
Con arreglo a la antigüedad del COSOP en
el momento del diseño del proyecto, puede
ser necesario revalidar las conclusiones en él
formuladas para tener en cuenta cualquier
mejora o deterioro del sistema que se haya
podido producir con posterioridad a la
preparación del mismo.
Como regla general, si el COSOP tiene más
de 12 meses de antigüedad, será necesaria la
revalidación prevista en la fase ii). Si tiene
menos de 12 meses, salvo que se haya llegado
Módulo D: Evaluación
la capacidad
de adquisición
de de
prestatario/receptor
Manualdesobre
la adquisición
de bienesyycontratación
la contratación
obras y servicios
19
19
en él a la conclusión de que el sistema “no es
apto para su uso”10, pasar a la fase iii).
A continuación podría hacerse un examen
de los nuevos informes o publicaciones que
hayan salido a la luz con posterioridad a la
publicación del COSOP.
(ii) Revalidar el COSOP
La revalidación del COSOP no deberá ser
un proceso largo o complicado. Consiste en
un examen teórico de las conclusiones en él
formuladas, seguido de una breve puesta al
día de la situación vigente en el momento de
diseñar el proyecto.
Como resultado de este proceso de revalidación
podrá concluirse si la situación actual es mejor,
peor o igual que cuando se publicó el COSOP.
El diagrama que figura a continuación ofrece
una ilustración gráfica de las medidas que
deben adoptarse como consecuencia de este
proceso de revalidación.
El equipo de diseño del proyecto deberá
determinar las cuestiones planteadas en el
COSOP que representen mayores riesgos y
verificar si se ha producido un cambio tal que
justifique la reconsideración de las conclusiones
en él formuladas.
(iii)Realizar una evaluación institucional
Aunque lo más probable es que los datos a
nivel nacional sobre los marcos y las estructuras
jurídicos puedan encontrarse fácilmente en
otras fuentes (p. ej. el DPAP del Banco Mundial
o las evaluaciones de la OCDE relativas a las
adquisiciones), la experiencia demuestra que
hay muy pocos datos disponibles al nivel
descentralizado en el que se desarrollan las
actividades de la mayoría de los proyectos
del FIDA.
Uno de los medios más rápidos de hacerlo
consistiría en celebrar consultas con el
gobierno del país prestatario/receptor y otras
organizaciones donantes presentes en el país a
fin de conocer su posición al respecto.
A
SÍ
Revalidación en la etapa de
diseño del proyecto
¿Se ha
producido
algún
deterioro?
Realización una evaluación
institucional
NO
Focalización en las cuestiones
prácticas de ejecución
1. Cuantificación de las áreas de deterioro
2. Realización de una evaluación y
mitigación de los riesgos
Sí
B
¿Se ha
producido
alguna
mejora?
Revalidación en la
etapa de diseño
del proyecto
SÍ
¿Las mejoras
justifican
la medida A?
NO
NO
¿Se ha
producido
algún
deterioro?
SÍ
¿El deterioro
justifica
la medida C?
SÍ
C
Revalidación en la etapa de
diseño del proyecto
¿Se ha
producido
alguna
mejora?
Realización de una evaluación
institucional centrada en:
1. la mitigación de los riesgos de las
restantes áreas de preocupación, y
2. las cuestiones prácticas de ejecución.
NO
Cuantificación de las áreas de mejora
Aplicación de las Directrices
del FIDA para la adquisición
de bienes y la contratación
de obras y servicios
SÍ
10 En tal caso, no deberá utilizarse el sistema nacional, no será necesaria la evaluación prevista en la etapa 2 y se aplicarán los
métodos de adquisición y contratación del FIDA.
20
Evaluación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
En la etapa 2 es necesario realizar una
evaluación institucional de las adquisiciones
centrada en el organismo de ejecución
propuesto para el proyecto, y ello en todos
los casos salvo cuando se haya llegado a la
conclusión, tanto en el COSOP como en la
revalidación de este, de que el sistema nacional
no es apto para su uso.
Los objetivos de la evaluación de las
adquisiciones y contrataciones que se lleva a
cabo en la etapa 2 son los siguientes:
– evaluar la capacidad del organismo
de ejecución y la idoneidad de los
sistemas de adquisición y contratación
y otros sistemas conexos existentes para
administrar las adquisiciones financiadas
en el marco del proyecto;
– evaluar los riesgos (institucionales,
políticos, organizativos, procedimentales,
etc.) que pueden influir negativamente
en la capacidad del organismo para
llevar a cabo el proceso de adquisición y
contratación;
– elaborar un plan de acción, que se
ejecutará como parte del proyecto, si es
necesario, para corregir las deficiencias
detectadas mediante el análisis de la
capacidad y reducir al mínimo los
riesgos identificados en el análisis
correspondiente, y
– proponer un plan adecuado de
supervisión del proyecto tomando en
consideración los puntos fuertes y débiles
y los riesgos observados en la evaluación.
Para poder efectuar una evaluación de las
adquisiciones y la contratación a nivel
operacional cuando sea poco probable que
puedan obtenerse datos de otras fuentes, el
FIDA deberá realizar su propio examen y, para
ello, necesitará disponer de una herramienta
que facilite y estandarice ese proceso. Deberá
utilizarse la herramienta que se adjunta al final
del presente módulo (véase el apéndice 1)
durante la misión de diseño del proyecto. La
herramienta, que se ha desarrollado tomando
como base la lista de comprobación del Banco
Mundial para la evaluación de los organismos,
abarca una serie de cuestiones que hay que
examinar para evaluar la capacidad, y deberá
utilizarse con flexibilidad teniendo en cuenta
las circunstancias de cada caso.
La herramienta de evaluación
La herramienta consiste en una evaluación
basada en datos empíricos que abarca una serie
de cuestiones que hay que examinar. Comprende
aspectos que van desde la condición jurídica del
organismo que está siendo evaluado hasta las
aptitudes de su personal en materia de adquisiciones
y contratación.
Una vez más, a efectos de la mayor simplificación
posible, cada cuestión solo tendrá una calificación:
3 = Plenamente satisfactoria, 2 = Parcialmente
satisfactoria, o 1 = Insatisfactoria, basada en
porcentajes fluctuantes, lo cual contribuirá a
reducir la subjetividad de los distintos evaluadores.
Las calificaciones se asignarán tomando en
consideración datos objetivos observados por el
evaluador, y no meramente referidos. Se espera
que los criterios aplicados en la calificación sean
imparciales y coherentes.
La calificación que se dé a cada criterio no será
agregada, sino que cada indicador se evaluará
individualmente en el marco de un “área temática”,
por ejemplo planificación de las adquisiciones y la
contratación, administración de contratos, etc. Toda
decisión de no utilizar, totalmente o en parte, un
área temática determinada del sistema nacional de
adquisiciones deberá basarse en las calificaciones
individuales teniendo en cuenta la importancia
de las deficiencias detectadas; algunas áreas
temáticas podrán contar con una combinación de
calificaciones, lo cual requerirá decidir si se utiliza
esa área en su totalidad o en parte.
Se prevé que, para completar la evaluación, los
evaluadores examinarán un mínimo de cinco
actividades de adquisición/contratación llevadas a
cabo por la entidad/organismo en los últimos 12
meses (por lo menos una adquisición de bienes,
una contratación de obras y una contratación de
servicios).
Aplicación de la herramienta
La calificación correspondiente a cada indicador
de evaluación se consignará en la columna
‘Calificación’ de la ‘Hoja de puntuación’. Con arreglo
a la calificación que se asigne, el indicador se pondrá
automáticamente de color rojo (si la calificación es
1), naranja (si es 2) o verde (si es 3), para indicar
las esferas que requieren una atención urgente
(cuestiones rojas) en el diseño del proyecto.
Módulo D: Evaluación
la capacidad
de adquisición
de de
prestatario/receptor
Manualdesobre
la adquisición
de bienesyycontratación
la contratación
obras y servicios
21
21
A los efectos de una representación gráfica de
las áreas problemáticas, la herramienta tiene
un sistema codificado automático de colores
correspondientes a las tres calificaciones. La
calificación más baja, que corresponde a las áreas
que son motivo de preocupación, se indicará con el
ROJO (Insatisfactorio); las cuestiones que obtengan
la calificación más alta se colorearán de VERDE
(Plenamente satisfactorio) y las cuestiones que
obtengan una calificación media se indicarán con
el color NARANJA (Parcialmente satisfactorio). Este
sistema de “semáforo” es de uso muy frecuente en
la actividad de evaluación y de gestión de riesgos y
permite determinar inmediatamente las cuestiones
que requieren una atención prioritaria.
Actualmente, los valores porcentuales se indican
como sigue:
0%-25% de cumplimiento de los archivos
examinados = calificación 1 (rojo)
26%-74% de cumplimiento = calificación 2
(naranja)
75%-100% de cumplimiento = calificación 3
(verde).
Sin embargo, es probable que estos valores se
reajusten y perfeccionen con arreglo a la experiencia.
Acompañarán a la Hoja de Puntuación notas a los
evaluadores, que les servirán de guía sobre cómo
aplicar las calificaciones a cada área temática y cada
indicador. Por ejemplo, uno de los indicadores que
deberán calificarse en el área temática Planificación
de las adquisiciones y la contratación es el siguiente:
“¿Los planes de adquisiciones y
contratación normalmente se preparan
por adelantado y son realistas?”
En relación con esta cuestión, las notas de
los evaluadores informarían al evaluador de
que debe solicitar que se le permita examinar
por lo menos 5 planes de adquisiciones y
contratación de proyectos que el organismo
esté ejecutando actualmente. Indicarán que,
cuando haya un número mayor de planes,
la decisión de cuáles examinar corresponde
al evaluador, no al organismo. Con ello se
pretende evitar que el organismo solo facilite
los “mejores” ejemplos para el examen.
Con arreglo a las instrucciones, si no hay
ningún plan para examinar la calificación del
evaluador será 1 (rojo).
22
Cuando se faciliten los planes, el examen de
los mismos tendrá por objeto verificar que
se han ejecutado oportunamente y en qué
medida se han cumplido en la práctica todos
los plazos y respetado los valores, de modo
que el evaluador pueda puntuar la actuación
del organismo a este respecto.
En caso de que el prestatario/receptor o los organismos
de ejecución sean nuevos, puede ser necesario
considerar todos los puntos enumerados en el
apéndice 1. Sin embargo, si se está avaluando a un
organismo ya conocido por el FIDA, es probable
que ya se disponga de gran parte de la información
enumerada en la herramienta y la evaluación podrá
en gran medida hacerse sin celebrar consultas, con
lo que solo será preciso actualizar o llevar a cabo
sobre el terreno, si es necesario, algunas partes de
importancia decisiva de la evaluación.
En los proyectos que tengan varios organismos
de ejecución, el equipo de diseño del proyecto
evaluará la capacidad del organismo designado
como organismo principal o coordinador del
proyecto, así como de todos los que desempeñen
una función importante en la gestión de las
adquisiciones del proyecto, o de una muestra
representativa si todos los organismos desempeñan
una función similar. Esta evaluación, igual que
en el caso de un solo organismo, servirá de base
para elaborar los planes de fortalecimiento de la
capacidad y de supervisión de las adquisiciones y
la contratación.
¿Quién debe llevar a cabo la evaluación?
La evaluación del organismo de ejecución estará
a cargo de un especialista en adquisiciones y
contratación o de un oficial de adquisiciones y
contratación acreditado que se haya asignado
al proyecto en la etapa de diseño, y se utilizará
la herramienta adjunta para garantizar una
uniformidad de criterio.
Los aspectos de la evaluación relativos a los
controles financieros y administrativos existentes
se ejecutarán con la ayuda del especialista en
desembolsos o gestión financiera asignado al
proyecto. Este procedimiento es necesario debido
a la naturaleza especializada de la evaluación de
los controles financieros y porque la evaluación
también es necesaria a efectos de la gestión
financiera. La Oficina del Asesor Jurídico también
intervendrá, si es necesario, en relación con
cualquier problema jurídico que pueda plantearse
en el proceso.
Evaluación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
La evaluación y elaboración del plan de acción se
realizarán con la plena participación del prestatario/
receptor y el organismo de ejecución a fin de
lograr una mayor identificación con las medidas
propuestas.
¿Cuánto tiempo debe durar?
No hay plazos precisos; la duración de la evaluación
dependerá, entre otras cuestiones, de las siguientes:
– el tamaño del proyecto;
– el número de organismos de ejecución a evaluar;
– la cantidad de datos ya disponibles, y
– el número y la gravedad de los riesgos.
Sin embargo, y a título de orientación general
únicamente, cabe prever que toda evaluación a
fondo lleve como mínimo cinco días. Es poco
probable que en menos tiempo pueda hacerse
una evaluación suficientemente detallada para las
necesidades del diseño general.
Análisis de los riesgos
Un aspecto fundamental de la evaluación es el
análisis de los riesgos del proceso de adquisición
y contratación. Deberá comprender los riesgos en
todas las esferas abarcadas por la evaluación, y está
estrechamente relacionado con la transparencia
y la previsibilidad de la ejecución del proceso
de adquisición y contratación por el organismo
correspondiente.
Resultados de la evaluación
El objetivo fundamental de la evaluación del
organismo de ejecución es extraer conclusiones
definitivas en el documento de diseño del proyecto
respecto de en qué partes del componente de
adquisiciones y contratación del proyecto se
plantean los mayores riesgos.
En la evaluación podrán detectarse deficiencias
muy graves que deban afrontarse antes de
iniciar el proyecto (p. ej. establecer una unidad
de adquisiciones y contratación o preparar la
documentación contractual o de licitación básica).
Si el organismo de ejecución no puede financiar esas
actividades, el equipo del proyecto examinará
y acordará con el prestatario/receptor otras fuentes
de financiación.
Cualesquiera medidas que se propongan para
gestionar cada riesgo se incorporarán en el
documento de diseño como componentes del
proyecto y se financiarán con los recursos de
financiación necesarios. Hasta que se desarrolle
planamente y se considere aceptable la capacidad
del organismo de ejecución del prestatario/receptor
para gestionar el área temática en su conjunto, se
aplicarán las disposiciones del manual relativas al
elemento o elementos de que se trate. Esta evaluación debe culminar en la calificación de
los riesgos como altos, medios o bajos, lo que será
decisivo para determinar el criterio de supervisión
que debe recomendarse.
Toda evaluación de los riesgos requiere una
capacidad de juicio profesional considerable y no
hay instrucciones ni medidas precisas que garanticen
una evaluación general claramente definida.
Además, diferentes instituciones pueden presentar
deficiencias en las mismas esferas, pero de distinta
gravedad. En general, una institución que tenga
graves deficiencias en esferas fundamentales de la
evaluación deberá clasificarse en la categoría de alto
riesgo, y la que obtenga una calificación satisfactoria
en la mayoría de ellas se la incluirá en la zona de
riesgo medio. Únicamente las instituciones que
obtengan buenas o las mejores calificaciones en
todas las esferas deberán incluirse en el grupo de
riesgo bajo.
Módulo D: Evaluación
la capacidad
de adquisición
de de
prestatario/receptor
Manualdesobre
la adquisición
de bienesyycontratación
la contratación
obras y servicios
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23
24
Evaluación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
CARACTERÍSTICAS GENERALES
¿Existen documentos estándar de licitación (sea esta internacional o a nivel nacional) para la adquisición de bienes y la contratación de
obras y servicios? En caso afirmativo, sírvanse enumerarlos.
¿Las especificaciones técnicas y los TdR son claros, neutrales y precisos (incluidas las exposiciones de las necesidades)?
¿Cuál es la calidad general de la documentación preparada por el organismo? Sírvanse indicar las mejoras necesarias.
¿Tiene el organismo personal competente para preparar los documentos de licitación?
DOCUMENTOS DE LICITACIÓN
¿Están los componentes del proyecto debidamente agrupados a efectos de las adquisiciones? (véase el módulo E del manual)
¿Se están utilizando los métodos de adquisición y contratación de conformidad con el marco jurídico nacional?
¿Los planes de adquisiciones y contratación normalmente se preparan por adelantado y son realistas? (véase el módulo E del manual)
PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y LA CONTRATACIÓN
¿Cuál es la condición jurídica de este organismo (departamento gubernamental, empresa estatal, empresa paraestatal, etc.)? ¿Son
aplicables las leyes y las reglamentaciones nacionales a este organismo? Remítanse a las herramientas de evaluación existentes (p. ej. el
DPAP del Banco Mundial o la evaluación de la OCDE) para analizar el ordenamiento jurídico.
EQUIPO DE EVALUACIÓN DEL FIDA:
FECHA DE LA EVALUACIÓN:
NOMBRE DE LA ENTIDAD/ORGANISMO OBJETO DE EVALUACIÓN:
PAÍS:
HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN – HOJA DE PUNTUACIÓN
CALIFICACIÓN
(Sírvanse puntuar 1, 2 ó 3)
(si la legislación nacional no es
aplicable, describan sus propias
reglamentaciones e indique si
abarcan todos los aspectos
esenciales)
Es importante verificar la
condición jurídica del organismo
para poder cerciorarse de la
legalidad de sus operaciones.
Cuando un organismo no entre
dentro del ámbito de aplicación
de las leyes y reglamentos
nacionales, deberá considerarse
detenidamente la utilización de
ese organismo como vehículo de
ejecución del proyecto.
NOTA AL EVALUADOR:
Módulo D: Evaluación
la capacidad
de adquisición
de de
prestatario/receptor
Manualdesobre
la adquisición
de bienesyycontratación
la contratación
obras y servicios
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25
¿Se guardan en un lugar seguro las ofertas recibidas hasta que venza el plazo de presentación (p. ej. en una caja de seguridad u otro lugar
que pueda cerrarse con llave)?
RECEPCIÓN Y APERTURA DE LAS OFERTAS
¿Se comunican con prontitud a todos los posible licitantes las aclaraciones, las minutas de la reunión previa a la licitación, si la hubiere, y
las modificaciones introducidas en los documentos?
¿Se responde con prontitud y de manera completa por escrito a las solicitudes de aclaraciones y se comunica esa información a todos los
posibles licitantes?
COMUNICACIONES ENTRE LOS LICITANTES Y EL ORGANISMO CONTRATANTE
¿Se respeta la exigencia de conceder el tiempo mínimo necesario para obtener la documentación y preparar las ofertas? (sírvanse consultar
los plazos establecidos en la normativa de los distintos países)
¿Se anuncian en medios de amplia difusión los contratos que se adjudicarán mediante licitación pública?
ANUNCIO
¿Se exige y analiza la información financiera a fin de evaluar la capacidad financiera para ejecutar contratos?
¿Se describen de manera clara y completa en los documentos de precalificación todos los requisitos de calificación y para la presentación
de ofertas adecuadas?
¿Se hace la precalificación en el momento apropiado? (véase el módulo G del manual para el momento en que la precalificación puede ser
apropiada)
PRECALIFICACIÓN
¿Se utilizan órdenes de compra (o su equivalente) estándar?
¿Las condiciones contractuales que figuran en los documentos de licitación reúnen los requisitos mínimos necesarios para ofrecer una
protección adecuada a la entidad contratante? (véanse las Condiciones Generales de los Contratos, el modelo del Banco Mundial y la
legislación nacional en materia de adquisiciones y contratación).
¿Contienen los documentos de licitación toda la información necesaria (véanse los módulos H1 a 3 del manual) para preparar ofertas
adecuadas y comunicar claramente los criterios de evaluación?
26
Evaluación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
¿Los contratos de obras son supervisados por ingenieros independientes o un gerente de proyecto designado?
¿Las controversias contractuales se gestionan de conformidad con un sistema formal de solución de controversias/arbitraje? (véase el
módulo O del manual)
¿Las enmiendas al contrato se gestionan con prontitud de conformidad con las condiciones contractuales y la práctica establecida? (véase
el módulo N2 del manual)
¿Existe un proceso de seguimiento de la entrega de bienes y la prestación de servicios que permita verificar la cantidad, la calidad y la
puntualidad?
¿Existe un sistema de seguimiento del contrato, en forma manual o electrónica, en vigor? Examinar muestra.
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
¿Se definen claramente en el contrato las condiciones para su entrada en vigor (p. ej. garantía de cumplimiento, pago anticipado, etc.)?
¿Se informa por escrito a los licitantes no seleccionados de que no se les ha adjudicado el contrato?
¿Deben adjudicarse los contratos al licitante cuya oferta se haya evaluado como la más baja y que se haya considerado que reúne las
condiciones adecuadas para ejecutar el contrato de manera satisfactoria?
ADJUDICACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR DEL CONTRATO
¿Se preparan informes de evaluación de las ofertas en los que se consigne toda la información fundamental? (para obtener información más
detallada, sírvanse consultar el grupo de módulos L del manual)
¿Se completan las evaluaciones dentro del período original de validez de la oferta?
¿Se realizan evaluaciones a fondo de las ofertas y con arreglo a los criterios expuestos en los documentos?
¿La idoneidad se determina sobre la base de los requisitos enunciados en los documentos?
¿Las evaluaciones están a cargo de comités de evaluación debidamente cualificados? (véase el módulo L1 del manual)
EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
¿Los procedimientos de apertura de las ofertas son en general los previstos en las directrices? ¿Se preparan minutas?
Si la respuesta a la pregunta anterior es afirmativa, ¿se realiza en un plazo de 48 horas después de haberse cumplido el plazo de
presentación?
¿Se realiza la apertura de las ofertas en sesión pública?
Módulo D: Evaluación
la capacidad
de adquisición
de de
prestatario/receptor
Manualdesobre
la adquisición
de bienesyycontratación
la contratación
obras y servicios
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27
¿Tiene el organismo una plantilla de personal capacitado en adquisiciones y contratación que satisfaga las exigencias del marco regulador
nacional?
DOTACIÓN DE PERSONAL
¿Se mantiene un registro de los precios de los contratos? ¿Cómo se utiliza? ¿Para construir índices nacionales de los precios?
¿Se preparan informes periódicos sobre las actividades generales de adquisición y contratación?
¿Se mantienen registros adecuados de la administración del contrato? (Comprenderían los avisos contractuales hechos por el proveedor, el
contratista, el comprador o el empleador; un registro detallado de todas las órdenes de cambio o modificación que afecten al alcance, las
cantidades, los plazos o el precio del contrato; registros de las facturas y los pagos; informes sobre la marcha de ejecución del contrato;
certificados de inspección, aceptación y ejecución; registros de las reclamaciones y controversias y sus resultados, etc.)
¿Mantiene el organismo un registro completo de todo el proceso? Esto comprendería, p. ej., copias de todos los anuncios públicos, los
documentos de precalificación (si se utilizan), el informe de evaluación en el que se justifican las decisiones de no haber seleccionado a
algunos posibles licitantes, los documentos de licitación, con sus posibles ediciones, un acta de cualesquiera posibles reuniones previas a
la licitación, las actas de la reunión de apertura de las ofertas, el informe de evaluación final de las ofertas (incluida una exposición detallada
de las razones por las que se ha aceptado o rechazado cada oferta, copias de las ofertas, apelaciones contra los procedimientos o las
recomendaciones de adjudicación, una copia firmada del contrato definitivo y de cualesquiera garantías de ejecución y de pago anticipado
que puedan haberse constituido, etc.)
MANTENIMIENTO DE REGISTROS
¿Puede la unidad contar con asesoramiento jurídico y se dispone de datos que confirmen que utiliza ese servicio?
¿Existen sistemas de auditoría independientes y se realizan auditorías?
SISTEMAS DE APOYO Y CONTROL
¿Las funciones de adquisición/contratación y de gestión financiera están separadas?
¿Tiene el personal de adquisiciones y contratación acceso a copias del marco regulador nacional de las adquisiciones y las contrataciones
(p. ej. ley, reglamentos, manuales/guías del usuario)?
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
¿Los pagos finales y la clausura del contrato se realizan de conformidad con el procedimiento nacional pertinente (o, si no existe tal
procedimiento, de conformidad con el módulo O del manual)?
¿Se ejecutan los contratos con arreglo a los plazos establecidos y dentro del precio contractual originalmente aprobado?
Planificación
Process
management
Planificación
Módulo E1: Planificación de las
adquisiciones y la contratación
Finalidad del módulo:
De conformidad con lo establecido en las Directrices del FIDA para la adquisición de bienes y la
contratación de obras y servicios, el prestatario/receptor y el Fondo acordarán al comienzo de cada
proyecto un plan de adquisiciones y contratación para los primeros 18 meses de ejecución, seguido de
planes sucesivos de 12 meses sincronizados con la ejecución del plan operativo anual.
La planificación es un elemento decisivo del proceso de adquisición y contratación porque permite fijar
objetivos y prioridades, calcular la carga de trabajo y asignar los recursos. Permite a la entidad contratante
planificar, organizar, programar y establecer un calendario de actividades de adquisición y contratación
y determinar los sectores en los que se pueden agrupar las necesidades. Al FIDA le proporciona una
herramienta para hacer un seguimiento de la ejecución del proyecto.
En la medida de lo posible, la planificación de las adquisiciones y la contratación se integrarán en
la planificación financiera de un proyecto a fin de sincronizar lo más posible los presupuestos y las
necesidades.
Este módulo ofrece al prestatario/receptor y al personal del FIDA indicaciones prácticas de cómo preparar
un plan, qué debe incluirse en él y cuándo actualizarlo.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todos los proyectos financiados por el FIDA.
1. Formato del plan
Ejemplo 1:
Cuando exista un modelo de plan de adquisiciones
y contratación en un país y el FIDA convenga en que
se utilice en un proyecto, podrá usarse ese modelo.
“Vehículo” se consideraría insuficiente.
Si no existen tales modelos o no son aprobados
por el FIDA, este y el prestatario/receptor acordarán
adoptar los de otras instituciones financieras
internacionales que el prestatario/receptor conozca
y que se utilicen en otros proyectos. Se adjunta al
presente módulo un ejemplo de modelo.
“Vehículo 4x4, potencia del motor..., tara del
vehículo..., dirección asistida, volante a la
izquierda” sería ya una especificación y, por lo
tanto, demasiado detallada en esa etapa.
2. Datos que deben incluirse
Cada plan deberá contener, como mínimo, la
información siguiente:
Una breve descripción de cada actividad de
adquisición o contratación que haya de realizarse
durante el período de vigencia del plan
El plan se dividirá en bienes, obras y
servicios, y se hará una breve descripción
de cada actividad prevista. Por “breve
descripción” se entiende la que es suficiente
para que se la identifique claramente como
una actividad de adquisición o contratación,
pero no tan detallada como para que se
convierta en una especificación.
“Vehículo 4x4 para el proyecto, seis asientos”
sería una descripción breve y suficiente.
Ejemplo 2:
“Obras públicas” es una expresión demasiado
vaga.
“Construcción de una pequeña caseta para
un generador” sería suficiente.
“Caseta para un grupo generador de 10KVA
para una vivienda, construcción de un
bloque de hormigón, tejado plano de 6x6x6”
sería demasiado específico a efectos de
planificación.
La naturaleza y cantidad de los bienes/
obras/servicios deben ser compatibles con
las actividades previstas en el plan operativo
anual, y el prestatario/receptor es quien debe
completar esa información en el proyecto
de plan de adquisiciones y contratación.
El FIDA dará su visto bueno o sugerirá las
modificaciones que considere necesarias.
E1: Planificación
adquisiciones
y la contratación
Manual sobreMódulo
la adquisición
de bienes de
y lalas
contratación
de obras
y servicios
29
Para esta sección del plan de adquisiciones y
contratación, será útil consultar también el
grupo F de módulos.
Valor estimado de cada actividad
Para armonizar, en la medida de lo posible, el
plan y el presupuesto, es necesario indicar los
gastos estimados para cada actividad.
Es posible obtener los precios estimados,
entre otras, de las fuentes siguientes:
– compras similares anteriores (en el marco de
un proyecto anterior/actual o de proyectos
recientes en un país vecino);
– los precios publicados de posibles
proveedores;
– cualquier lista de precios nacionales
existente, e
–Internet.
Lo más importante es tener un presupuesto
realista que se base en datos fidedignos,
ya que el valor estimado de una actividad
de adquisición o contratación puede tener
una influencia directa en el método de
adquisición/contratación que se adopte y
el método de examen de esa actividad por
el FIDA.
El prestatario/receptor deberá completar
esa información en el proyecto de plan de
adquisiciones y contratación.
Método de adquisición o contratación que se
aplicará para cada actividad
Deberá indicarse en el plan el método que se
adoptará para cada actividad de adquisición
y contratación. El módulo 5 contiene
información sobre cómo seleccionar los
métodos.
Método de examen que aplicará el FIDA para cada
actividad
Deberá indicarse en el plan el método de
examen convenido que el FIDA adoptará para
cada actividad de adquisición y contratación.
El FIDA deberá determinarlo durante su
examen del plan.
El módulo A contiene más información sobre
los métodos de examen.
Otros datos
Además de la información mínima indicada
más arriba, se considera buena práctica que
un plan de adquisiciones y contratación
también contenga la siguiente información
adicional:
– el calendario de actividades de adquisición
y contratación previsto11 (o, al menos, las
fechas del inicio y fin de las actividades);
– las adquisiciones y la contratación por
componente del proyecto;
– la fecha del examen previo del FIDA, y
– la entidad responsable, en caso de que varias
entidades estén a cargo de las adquisiciones y
la contratación en el marco del proyecto (p.
ej. la unidad de coordinación del proyecto, el
distrito A, el ministerio de agricultura, etc.).
Aunque no sean datos que deban incluirse
obligatoriamente en el plan, esta información
sirve de ayuda al personal de gestión del
proyecto porque el plan de adquisiciones
y contratación deja así de ser solo una lista
inicial de actividades para convertirse en una
herramienta de control y seguimiento activos.
3. Cuándo actualizar un plan
Como ya se ha indicado más arriba, el plan inicial
de adquisiciones y contratación del proyecto de 18
meses de duración deberá prepararse al comienzo
de cada proyecto, y posteriormente, durante la
ejecución de este, se prepararán planes sucesivos de
12 meses.
Una vez que el plan inicial reciba la “conformidad,
sin objeciones” del FIDA, constituirá la base de
las actividades de adquisición y contratación del
proyecto.
Sin embargo, es importante que esos planes no
sean documentos estáticos. Deben considerarse
documentos “vivos” y ser actualizados
periódicamente. Cualquier reajuste o modificación
importante deberá hacerse con prontitud, pero,
en todo caso, los planes serán objeto de examen y
actualización por lo menos una vez al año, si bien
lo ideal es hacerlo cada tres meses. Todo reajuste o
modificación importante requerirá una declaración
de conformidad del FIDA.
11 Cuando los planes se actualicen o se modifiquen, es buena práctica conservar como referencia las fechas previstas en un
principio.
30
Planificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo
E1: Planificación
E2: de
Plan
de adquisiciones
de
adquisiciones
y contratación
y la contratación
Manual sobreMódulo
la adquisición
bienes
y lalas
contratación
de obras
y(modelos)
servicios
31
DATOS BÁSICOS
Llenar las casillas grises únicamente.
Costo total
0,00
0,00
Llamado
Valor
Precalificación
Número de
a la
Método de
estimado en
o
lote
presentación
adquisición
USD
poscalificación
de ofertas No.
Descripción*
Préstamo No.:
País/organización:
Proyecto/programa:
Bienes
Examen
previo o
posterior
Período de presentación de
ofertas
Evaluación de las ofertas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Fecha de la
firma del
contrato
Formalización del contrato
Fecha de
Fecha de
cierre de la
Fecha de la
Informe de
Cuantía del
Previsión y
Fecha
invitación a la presentación
Conformidad,
Fecha de
declaración de
evaluación de
contrato en
cifras efectivas propuesta
presentación de ofertas y
sin objeciones
adjudicación
conformidad
las ofertas
USD
de ofertas de apertura de
estas
Documentos de licitación
Módulo E2: Plan de adquisiciones y contratación (modelos)
32
Planificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
DATOS BÁSICOS
Documentos de
licitación
Costo total Llenar las casillas grises únicamente.
0,00
0,00
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Período de presentación
Evaluación de las
Formalización del contrato
de ofertas
ofertas
Fecha de
Cantidad
Fecha de
Fecha de
cierre de la Informe de
Llamado a la
Valor
Precalificación Examen
Conformidad, Cuantía del
Fecha de la
Número
global o
Método de
Previsión y
Fecha
declaración invitación a la presentación evaluación
Fecha de
presentación
estimado
o
previo o
sin
contrato en
firma del
de lote
especificación adquisición
cifras efectivas propuesta
de
presentación de ofertas y
de las
adjudicación
de ofertas No.
en USD poscalificación posterior
objeciones
USD
contrato
de cantidades
conformidad
de ofertas
de apertura
ofertas
de estas
Previsión
Descripción*
Préstamo No.:
País/organización:
Proyecto/programa:
Obras
Módulo
E1: Planificación
E2: de
Plan
de adquisiciones
de
adquisiciones
y contratación
y la contratación
Manual sobreMódulo
la adquisición
bienes
y lalas
contratación
de obras
y(modelos)
servicios
33
0,00
0,00
Valor estimado
en USD
Método de
selección
Cantidad global o
por períodos
Llenar las casillas grises únicamente.
Descripción*
Examen previo o
posterior
Previsión y cifras
efectivas
Previsión
Cifras efectivas Cifras efectivas Previsión
Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Cifras efectivas Previsión
Fecha de cierre
Fecha propuesta
Fecha de
publicación
Cifras efectivas Fecha de
declaración de
conformidad
Lista de
preselección
Fecha propuesta
TdR
Previsión
Previsión y cifras
efectivas
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Fecha de
declaración de
conformidad
Fecha propuesta
Fecha de
declaración de
conformidad
Fecha del llamado
Plazo de
presentación/
fecha de apertura
Presentación
del informe de
evaluación (T)
Evaluación de las propuestas
técnica (T) y financiera (F)
Declaración de
conformidad
del informe de
evaluación (T)
Propuestas
presentadas
Apertura de
las propuestas
financieras
Solicitud de
propuestas
informe de
evaluación T y F
Llamado
a la
expresión
de interés
Declaración de
conformidad
del informe de
evaluación de las
propuestas T y F
Préstamo No.:
Previsión
Previsión y cifras
efectivas
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Previsión
Cifras efectivas
Formalización del
contrato
0,00
0,00
Cuantía del
contrato en USD
País/organización:
Proyecto/programa:
Adjudicación del
contrato
Consultores
Firma del contrato
Process
management
Identificación
Identificación
Módulo F1: Identificación de las
necesidades
Finalidad del módulo:
Este módulo forma parte del grupo F (Definición de las adquisiciones y la contratación) y proporciona
información al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre los siguientes aspectos de la identificación
de las necesidades:
– tipos de necesidades;
– necesidades o deseos;
– alternativas, y
– factores impulsores de las adquisiciones y la contratación.
También contiene un diagrama de las actividades a modo de resumen.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todos los proyectos financiados por el FIDA.
1. Tipos de necesidades
Por lo general, las necesidades entran dentro de una
de las categorías siguientes:
• Necesidades previstas
Son las necesidades previstas del proyecto y
constituirán la base del plan operativo anual.
Estas necesidades se conocerán al principio del
proyecto y en ellas se basarán la mayor parte de
las adquisiciones y contrataciones proyectadas.
• Necesidades transitorias
Serán las que resulten de la identificación de las
necesidades cuando se requiera un elemento
“puente” o de “reposición”. Se prevé que estas
necesidades no representarán más de 1/12 ó
2/12 de las necesidades totales de suministro de
cualquier rubro y que normalmente la cuantía de
la adquisición o contratación será baja.
Las necesidades transitorias normalmente se
considerarán una pequeña reposición que se
realiza para evitar situaciones de falta total
de existencias hasta que se satisfagan las
necesidades anuales. Por lo general no se habrán
determinado concretamente al principio del
proyecto, y es poco probable que se disponga de
datos precisos al respecto hasta que se estudie
un plan completo de entregas relativo a las
necesidades anuales.
• Necesidades de emergencia específicas y excepcionales
Son las necesidades imprevistas de carácter
excepcional, y es poco probable que se conozcan
hasta que se produzcan. Puede haberse previsto
una pequeña partida general para imprevistos
en el presupuesto a fin de hacer frente a esas
situaciones.
A los efectos de planificación, obviamente es
preferible que por lo menos el 90% del proyecto
entre dentro de la categoría “Necesidades previstas”,
ya que es el tipo más proactivo y ofrece al
comprador las mayores probabilidades de obtener
la mejor relación posible precio-calidad. Las otras
categorías son reactivas, por lo que pueden limitar
esa probabilidad (véase “Factores impulsores de las
adquisiciones” infra).
2. “Necesidades” o “deseos”
A menudo es fácil caer en la trampa de confundir
lo que “se necesita” con lo que “se desea”. Dos
buenos ejemplos al respecto, en materia de bienes,
es la adquisición de automóviles y computadoras,
aunque también es aplicable a los servicios y las
obras.
Ejemplo:
Con respecto a los vehículos, la principal
“necesidad” es un vehículo para transportar a
personas de un punto A a otro B. Agréguese
la necesidad de cierta comodidad (cuanto
más largos se prevé que sean los viajes tanta
mayor comodidad se deseará) y, tal vez,
la consideración del terreno sobre el que
probablemente habrá de circular el vehículo.
Por tanto, esta es la “necesidad” básica.
Compárese esto con un “deseo” –un 4x4
de gran tamaño, con asientos forrados de
piel y un reproductor de CD– y comenzará
a comprender el dilema. Por ejemplo, si
el vehículo solo se utilizará para recorrer
distancias cortas en un medio urbano, la
necesidad de un vehículo de tracción en las
deobras
las necesidades
Manual sobre la adquisición de Módulo
bienes yF1:
la Identificación
contratación de
y servicios
35
cuatro ruedas se convierte en un “deseo”
más que en una “necesidad”.
En el caso de computadoras de escritorio,
la “necesidad” básica podría considerarse
la que desempeñe funciones básicas de
oficina, por ejemplo planillas electrónicas y
procesamiento de texto, acceso a Internet,
un CD/DVD-ROM y una velocidad y una
capacidad del disco duro razonables.
Compárese esto con “deseos” como tarjeta
gráfica de gama alta, discos duros múltiples
o grabador DVD, y la especificación empieza
inmediatamente a aumentar.
Existe el dicho con respecto a las adquisiciones
que “lo mejor es enemigo de lo bueno” –lo cual
significa básicamente que, si bien algo puede
corresponder perfectamente a nuestras necesidades,
lo descartamos porque hay algo que preferimos,
incluso aunque realmente no “necesitemos” algunas
de sus características.
Por razones de política comercial, a menudo se trata
de vender productos con características adicionales
que estimulan los “deseos” de los compradores. Sin
embargo, los “deseos” invariablemente supondrán
un grado de especificación superior a lo que es
funcionalmente necesario y, en consecuencia,
elevarán el precio.
Otra razón por la que a menudo se adquieren
cosas que responden a un “deseo” más que a una
“necesidad” es cuando determinados bienes llevan
anejo un elemento de prestigio o estatus social (una
vez más, los vehículos son un buen ejemplo de ello).
Una forma eficaz de evadir este problema, al menos
en relación con algunos bienes, es la normalización
de las especificaciones de ciertos bienes de prestigio,
como los vehículos, las computadoras o lo teléfonos
móviles. Esta cuestión se examina más a fondo en la
hoja de indicaciones F2.
En resumen, es preciso verificar que las necesidades
de adquisiciones reflejen necesidades legítimas y
justificables de la entidad de que se trate.
3.Alternativas
Damos por supuesto que siempre hay una
alternativa a cualquier decisión que adoptemos,
y las adquisiciones no son una excepción. En esta
subsección se examinan brevemente dos aspectos de
las “alternativas”.
• La alternativa a la necesidad
La cuestión es saber si la “necesidad” sentida
es realmente la solución o si conviene hacerse
la pregunta decisiva de “si existe otra forma de
lograr el mismo resultado”.
36
Para resolver este dilema es preciso considerar la
razón principal de la necesidad. ¿Es un síntoma
de alguna otra cosa que, si no se resuelve, seguirá
constituyendo un problema?
Ejemplo:
Frecuentemente se considera que la
capacitación es la solución a un bajo
rendimiento. Sin embargo, puede no serlo
si la causa del bajo rendimiento no guarda
relación alguna con la falta de aptitudes o
conocimientos. Si la cuestión subyacente está
relacionada con un bajo estado de ánimo,
escasa motivación o falta de interés, o porque
no se dispone de las herramientas necesarias
para realizar el trabajo debidamente (p. ej.
el equipo o las instalaciones apropiadas),
entonces la capacitación técnica no servirá
para resolver el problema básico. Si el estado
de ánimo, la motivación o las actitudes son
la causa de ese rendimiento, la solución
del problema se hallará en la esfera de la
gestión del personal. Asimismo, si la falta de
instalaciones apropiadas está influyendo en
el rendimiento, será prioritario habilitar esas
instalaciones.
Aunque suele ser más fácil hallar alternativas
en el ámbito de la prestación de servicios, lo
dicho es aplicable tanto a los bienes como
a los servicios. Un buen ejemplo es el de un
puente para pasar un río. Hay más de una
forma de atravesar el río, y la construcción de
un túnel o el establecimiento de un servicio de
embarcaciones serían alternativas viables
Lo más importante es cuestionar las
adquisiciones lo antes posible para asegurarse
de que el hecho de satisfacer la “necesidad”
permitirá realmente alcanzar los objetivos.
• La finalidad de las adquisiciones
La otra cuestión es la propiedad. Comprar para
adquirir la propiedad es lo se hace en más del
90% de los casos en el curso de la vida. Es un
ciclo sencillo: se necesita algo, se compra, se
adquiere la propiedad. En esta última etapa,
el bien se puede consumir (p. ej. alimentos,
materias primas, etc.) o guardar.
Por lo que se refiere a las adquisiciones para
los proyectos, sin embargo, existen muchas
más probabilidades de que se adopte una
estrategia diferente, una que siga satisfaciendo
una necesidad pero que no requiera adquirir
de hecho la propiedad; por ejemplo, se puede
alquilar o arrendar.
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Lo dicho se aplica sobre todo a la adquisición de
bienes, y puede ser una manera muy económica
de satisfacer una necesidad sin el gasto que
supone adquirir la propiedad de un producto.
Artículos como materiales de oficina, vehículos
o equipo agrícola/de construcción no tienen
por qué adquirirse necesariamente nuevos y
para que queden en propiedad del proyecto,
especialmente cuando solo se necesitan por un
período corto, sino que se pueden alquilar o
arrendar por un plazo determinado y devolverlos
cuando se termine el proyecto.
4. Factores impulsores de las
adquisiciones y la contratación
A la pregunta “¿qué es lo que queremos conseguir
con esta adquisición?”, la respuesta inmediata sería
“asegurarnos de que obtenemos lo que queremos, cuando
lo queremos y a buen precio”.
Como declaración general de intención sería difícil
no estar de acuerdo. Lo más probable es que, si no
se cumple alguno de esos criterios, el proceso de
adquisición acabe siendo insatisfactorio. Ahora bien,
esa afirmación es algo simplista. En primer lugar,
por ejemplo, ¿cómo llegar a un acuerdo con respecto
a la definición del momento apropiado, el precio
apropiado y la calidad apropiada? Salvo que hayamos
definido y convenido en lo que se considera
“apropiado”, ¿cómo podremos tratar de materializar
ese criterio? Y ¿hasta qué punto es realista esperar
que vayamos a conseguir que se cumpla en los
tres aspectos?
Básicamente, todo se resume en considerar, caso
por caso, qué es lo que determinará el éxito de cada
una de las actividades de adquisición: ¿el precio
más barato, la entrega más rápida, la mejor calidad?
Aunque lo ideal sería conseguir esas tres cosas
en igual proporción, la realidad es que esos tres
objetivos pueden resultar contradictorios. “¿Lo más
barato es siempre lo mejor?” “¿Si los plazos fueran lo
más importante, se estaría dispuesto a pagar más por
pronta entrega?”
Si el factor impulsor
es...
(ejemplo)
Esta realidad puede representarse mediante el
siguiente gráfico, que a menudo se denomina
“Triángulo de las adquisiciones” o “Triángulo TPC”:
T=tiempo
P= precio
C= calidad
El dilema es que se puede hacer girar el triángulo
para presentar claramente una prioridad (como
en el ejemplo anterior) o una combinación de
prioridades que es preciso comprender y equilibrar
cuidadosamente para garantizar el éxito de la
operación.
Solo cuando todas las partes conocen y comprenden
claramente las prioridades se podrá estar seguro de
que se sincronizan los esfuerzos para el logro de los
mismos objetivos.
En un principio, como se señaló más arriba, puede
parecer que los tres objetivos tienen la misma
prioridad. Es una reacción natural, pero de un
examen más a fondo de las necesidades siempre
se desprenderá la existencia de una jerarquía entre
los objetivos. Un aspecto siempre tendrá menos
elasticidad que los otros. Este proceso se denomina
identificación del factor impulsor y forma parte
esencial del proceso de determinación de las
necesidades.
Una vez identificado, el factor impulsor permite
iniciar el proceso de adquisición/contratación
otorgando prioridad a la consecución del objetivo
apropiado. Por supuesto, esto no significa que se
dejen de lado los otros objetivos. Siguen formando
parte decisiva del proceso, pero el factor impulsor
influye en el proceso de adopción de decisiones por
ser el que tiene más prioridad.
En el cuadro que figura a continuación se muestra
cómo puede influir el factor impulsor en las
decisiones que se adopten respecto de cómo enfocar
la actividad de adquisición y contratación:
La prioridad consiste
en…
Considerar…
Calidad
–– Equipo de seguridad
–– Consultoría muy
especializada
Definir bien las
especificaciones
Contratar a un
especialista para que
participe en la definición
de las especificaciones
Costo
–– Suministros de oficina
–– Obras básicas
–– Suprimir elementos no
esenciales
–– Aspectos comerciales
Los costos durante todo
el período del proyecto,
no solo el precio
Tiempo
–– Suministros de oficina
–– Obras básicas
Velocidad de la
adquisición
Planificación y etapas
claramente definidas
deobras
las necesidades
Manual sobre la adquisición de Módulo
bienes yF1:
la Identificación
contratación de
y servicios
37
Como puede observarse, distintos factores
impulsores determinan la focalización en diversas
esferas y no sería positivo dedicar semanas a definir
la mejor especificación posible cuando la prioridad
es el tiempo.
Por último, cabe señalar que, de todos los factores
impulsores existentes, el menos favorable desde el
punto de vista de las adquisiciones y la contratación
es el factor tiempo. Así es porque, cuando el
comprador está presionado por el tiempo, el
precio invariablemente sube o la relación preciocalidad empeora, y ello por diversas razones, pero
especialmente por lo siguiente:
– el comprador reacciona en función de cada
situación, por lo que no puede planificar la
adquisición/contratación;
– generalmente no hay tiempo suficiente para
iniciar un proceso competitivo;
– el equilibrio de poder en la negociación se
inclina a favor del licitante, el proveedor, el
contratista o el consultor, ya que estos son
conscientes de que el comprador no tiene tiempo
para mantener conversaciones prolongadas, y
– generalmente se trata de bienes “corrientes”,
por lo que no pueden cumplir todas las
especificaciones.
Aunque se reconoce que no todo hecho
puede preverse y que se producen situaciones
imprevisibles, a menudo se experimenta presión
de tiempo por falta de planificación, por lo cual es
preferible planificar el mayor número posible de
adquisiciones con la mayor antelación posible para
evitar encontrarse obligatoriamente en una situación
en la que el tiempo sea el factor determinante
(en el módulo E se examina detalladamente la
cuestión de la planificación de las adquisiciones y la
contratación).
5. Diagrama
¿Qué tipo de
adquisición/
contratación es?
¿Es una
“necesidad”
o un “deseo”?
Considerar todas
las alternativas
Tomar una
decisión sobre
los factores
impulsores
38
• Ordinaria, proyectada y planificada
• Transitoria
• Excepcional, de emergencia
• ¿Qué es lo que se necesita realmente?
• ¿Qué se considera una necesidad opcional
o adicional?
• ¿Es una necesidad legítima y justificable?
• ¿Cuál es el objetivo?
• ¿Hay otro medio de conseguir el objetivo?
• ¿Resolverá esta adquisición el problema?
• ¿Hay una alternativa a la propiedad?
• ¿Cuál es la prioridad?
• ¿Cómo cabe definir el éxito?
• ¿Qué factor impulsor es menos elástico?
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo F2: Exposición de las
necesidades de bienes y sus
especificaciones
Finalidad del módulo:
La exposición de las necesidades es un documento fundamental que se utiliza en todo el proceso de
adquisición con los fines siguientes:
– informar a los posibles licitantes de las necesidades de la entidad contratante mediante su inclusión en
el documento de invitación;
– indicar la norma técnica que servirá de base para evaluar las ofertas;
– incorporándola en el contrato, definir los bienes que deberán suministrarse, y
– definir la norma técnica en la que se basará toda inspección que pueda hacerse de los bienes
suministrados antes de su aceptación.
En este módulo se ofrece asesoramiento sobre cómo preparar debidamente la exposición de las
necesidades y las especificaciones, y las cuestiones que es preciso tomar en consideración. No tiene
por objeto ni la pretensión de presentar una lista exhaustiva, sino indicaciones generales relativas a las
principales consideraciones.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todas las adquisiciones de bienes financiadas por el FIDA. Hay otros módulos
correspondientes a la contratación de obras y de servicios.
1. Preparación de la lista de
artículos
completos, como vehículos o computadoras, la
unidad de medida será “unidad”.
La preparación de la exposición de las necesidades
debe comenzar con una breve descripción de la
necesidad ya consignada en el plan de adquisiciones
y contratación (véase el módulo E).
Los bienes que hayan de adquirirse para satisfacer
una necesidad determinada deberán agruparse, y se
preparará una lista completa de los artículos objeto
de esa oferta.
En la lista se describirá brevemente cada uno de
los bienes que la entidad contratante necesita y se
indicarán las cantidades correspondientes. Deberá
considerarse la conveniencia de incluir las piezas
de repuesto o los consumibles que sean necesarios,
bien sea indicando concretamente los artículos que
se necesitan o solicitando las piezas de repuesto
o los consumibles que normalmente se requieren
durante un período de actividad determinado, por
ejemplo un año. En la lista de los bienes también
se describirán las obras o los servicios accesorios
necesarios, por ejemplo la instalación o puesta
en servicio preliminar, la preparación del lugar de
instalación o la capacitación de los usuarios.
Los artículos se numerarán sucesivamente en la lista
con fines de referencia. Junto con la cantidad, se
indicará también la unidad de medida, por ejemplo
kilogramos, litros, resmas, etc. Para los artículos
Ejemplo:
Breve descripción
Número
Unidad
de los bienes
del
Cantidad de
y los servicios
artículo
medida
anejos
1
Computadora
personal de
escritorio
2
Unidad
2
Impresora
LaserJet para
folios A4
(impresión en
blanco y negro)
1
Unidad
2a
Cartucho de tinta 2
para el artículo 2
Unidad
3
Suministro
de energía
ininterrumpible
1
Unidad
4
Programa
Office para la
computadora
(Word y planillas
electrónicas)
1
Lote
5
Escáner
1
Unidad
Módulosobre
F2: Exposición
de lasdenecesidades
Módulo
de bienes y sus
deobras
especificaciones
las necesidades
Manual
la adquisición
bienes yF1:
la Identificación
contratación
de
y servicios
39
2. Preparación de las
especificaciones
Una vez elaborada la lista de los artículos, es
preciso preparar las especificaciones técnicas. La
definición precisa de estas facilitará la preparación
de las ofertas por los posibles proveedores y una
evaluación expedita de las mismas por la entidad
contratante, por lo que es importante dedicar a esta
tarea el tiempo necesario.
2.1 Diferentes tipos de especificación
Fundamentalmente hay los tres tipos de
especificación siguientes:
(i) Rendimiento: Hace referencia a lo siguiente:
– para qué sirve el artículo;
– el rendimiento cuantificable del mismo, y
– sus cualidades.
El licitante elige el enfoque o producto
más apropiado para lograr el rendimiento
requerido. Este criterio permite ofrecer nuevas
ideas o tecnologías, si bien no siempre es
fácil de evaluar, salvo que se hayan definido
claramente los parámetros del rendimiento.
(ii) Funcional: La especificación hace referencia a
lo siguiente:
– la función general del artículo –lo que es y
cómo debe usarse;
– un nombre que el proveedor y el comprador
comprendan, y
– un artículo genérico.
(iii) Técnica (o “diseño”): Comprende lo siguiente:
– una descripción completa de las
características técnicas y físicas de cada
elemento, y
– cómo se fabrica y su apariencia.
Esta especificación por lo general solo se
utiliza para los productos complejos, cada
uno de cuyos componentes debe ser objeto
de inspección o comprobación, o en los que
es preciso seguir un proceso de fabricación
específico o utilizar un determinado material
si se desea cumplir una norma establecida. De
esa manera, todos los proveedores presentan
ofertas similares, lo cual facilita la labor
de evaluación. Sin embargo, requiere un
conocimiento técnico excelente del producto
que se solicita, ya que el comprador indica
exactamente cómo debe elaborarse y con
qué materiales. El riesgo es que, al ser tan
prescriptiva, la entidad contratante asume
una responsabilidad mucho mayor en caso
de que los bienes no cumplan los requisitos.
Por tanto, es un enfoque de alto riesgo que
deberá utilizarse con cautela y siempre con el
asesoramiento técnico de un experto en ese tipo
de producto.
2.2 ¿Qué debe incluir una
especificación?
La mayoría de las especificaciones suelen incluir
elementos de datos tanto funcionales como relativos
al rendimiento. A continuación se enuncian algunas
normas generales sobre las mejores prácticas para
la preparación de las especificaciones con arreglo al
tipo de especificación de que se trate:
(i) Se indicará la finalidad general y el uso previsto
de los bienes y si hay algún requisito especial
(p. ej. para uso en pistas de montaña o para
utilizar programas de maquetación electrónica).
A menudo es útil hacer una breve descripción
funcional de los bienes, incluidas las
condiciones en que se utilizarán (p. ej. grado
de humedad o temperatura). Con respecto a los
vehículos, esta especificación podría limitarse a
señalar que es “para uso en [el país X]”.
(ii) Se definirán las características técnicas mínimas,
los parámetros de rendimiento y las normas de
calidad de los bienes requeridos por la entidad
contratante. Comprende resultados, plazos
y cualesquiera indicadores o criterios que
puedan servir de base para juzgar o evaluar
si el rendimiento ha sido satisfactorio. En la
evaluación no se concederá valor especial al
hecho de superar la norma.
(iii) Exigir siempre que los bienes sean nuevos y
sin usar.12 También es frecuente que en las
especificaciones se indique que los bienes
deben ser “de los últimos modelos, que
incorporen las últimas mejoras de diseño
y materiales”. Aunque pueda así evitarse
que se suministren “viejas existencias”, la
contrapartida es que no siempre es necesario o
económico tener los últimos modelos (véase el
módulo F1).
(iv) Las especificaciones técnicas deben contener
una descripción completa, precisa y clara de
los bienes requeridos, con indicación de lo
siguiente:
– las distintas funciones o características
requeridas, por ejemplo impresión en
color si se trata de una impresora, copia
en las dos caras de las hojas en el caso de
una fotocopiadora, dimensiones de los
artículos, dosis de un medicamento, aire
acondicionado en un vehículo, etc.;
12 Salvo que el FIDA haya convenido en que pueda suministrarse equipo reacondicionado plenamente garantizado.
40
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
– el rendimiento requerido, por ejemplo
la velocidad de una impresora, una
fotocopiadora o el procesador de una
computadora, o la precisión de un equipo
de laboratorio, y/o
– las normas de calidad del equipo, los
materiales o la ejecución.
(v) Las especificaciones deben ser genéricas, es decir,
no hacer referencia a una determinada marca o
nombre comercial, modelo, patente, número de
catálogo o cualquier otro detalle que limite la
especificación a un determinado fabricante.
Ejemplo:
En una especificación para una impresora
no deberá precisarse Hewlett Packard o
Canon, sino indicar las características de la
impresora, por ejemplo:
“impresora LaserJet, blanco y negro,
velocidad mínima de impresión 20 páginas
por minuto, calidad de impresión mínima
de 1 200x1 200 dpi, capacidad mínima de
carga de 200 hojas A4”, etc.
En casos excepcionales, cuando no haya un
modo suficientemente preciso de describir
los bienes sin hacer referencia a una marca o
algo parecido, deberán incluirse las palabras
“o equivalente”. También podrá permitirse la
mención de una marca o modelo determinados
por razones de compatibilidad (p. ej. piezas de
repuesto o consumibles para un equipo, con
indicación de los números de fabricante de las
piezas para asegurarse de que se proporcione
la pieza correcta; en tal caso, es conveniente
indicar el modelo y hacer una descripción del
equipo principal para el que se requieren las
piezas).
(vi) Se indicará cualquier característica ambiental
o de seguridad requerida de acuerdo con
las normas de fabricación nacionales o
internacionales aplicables. Sin embargo, es
importante que las normas indicadas no sean
restrictivas, de manera que, cuando sea posible,
deberán aplicarse las normas internacionales
establecidas. Cuando se utilicen otras normas,
normalmente se hará una declaración en el
sentido de que “también serán aceptables otras
normas establecidas que garanticen por lo
menos una calidad sustancialmente igual”.
(vii)Se indicará toda la documentación requerida
(p. ej. manuales de funcionamiento/
mantenimiento, guías para los usuarios,
licencias, certificados de prueba) y en qué
idioma.
Con arreglo a la naturaleza de las necesidades,
también puede ser necesario consignar los
datos siguientes:
(viii)Descripciones de los procesos de fabricación,
los materiales o la forma de ejecución.
Esto solo se aplicaría a necesidades muy
especializadas, cuando es obligatorio seguir un
proceso de fabricación concreto o utilizar un
material específico para cumplir una norma
determinado (véase “Especificación técnica” en
la sección 2.1 supra).
(ix) Cualesquiera exigencias relativas al embalaje,
las marcas y el etiquetado, por ejemplo que
las píldoras estén envasadas en blísteres
correspondientes a dosis semanales, los
juegos de análisis del VIH estén en envases
individuales, junto con los correspondientes
guantes de protección e instrucciones de uso, o
que en los medicamentos se indique la fecha de
caducidad.
(x) Cuando se adquiera maquinaria industrial, se
incluirán los planos del lugar de instalación para
que los posibles licitantes dispongan de toda la
información posible acerca del lugar definitivo
propuesto para instalar el equipo (es decir,
dimensiones del edificio/lugar, disponibilidad
de suministro de energía y abastecimiento de
agua, accesos al edificio/lugar, etc.).
(xi) Datos sobre cualesquiera obras o servicios
conexos requeridos. Por ejemplo:
– cuando incumbe al proveedor preparar un
lugar para la instalación, deberá indicarse el
estado actual del mismo y las obras que es
necesario realizar, por ejemplo una base de
hormigón de un grosor determinado para la
maquinaria, y
– el número de personas a las que se deberá
capacitar en el uso, el mantenimiento o la
reparación del equipo, el lugar en que se
impartirá la capacitación, el nivel requerido,
etc.
2.3 ¿Quién debe preparar las
especificaciones?
Incumbe al prestatario/receptor preparar el proyecto
inicial de especificaciones.
Cuando no posea la capacidad técnica necesaria
para ello, podrá solicitar asesoramiento técnico
de fuentes externas, por ejemplo otros órganos
gubernamentales o especialistas externos en esa
materia.
La función del FIDA con respecto a las
especificaciones se limita a examinarlas como parte
de cualquier proceso de examen previo que realice
del documento de solicitud de ofertas.
Módulosobre
F2: Exposición
de lasdenecesidades
Módulo
de bienes y sus
deobras
especificaciones
las necesidades
Manual
la adquisición
bienes yF1:
la Identificación
contratación
de
y servicios
41
2.4Utilización de especificaciones
estándar o anteriores
La preparación de las especificaciones puede ser una
tarea laboriosa, por lo que no es infrecuente recurrir
a especificaciones estándar bien sea del sistema
nacional de adquisiciones y contratación o de
determinados ministerios u organismos públicos.
Son herramientas útiles, pero que deben utilizarse
con prudencia porque básicamente hay dos tipos
de especificaciones estándar, con características muy
diferentes, a saber:
– En primer lugar, las que representan un
estándar nacional o empresarial a efectos de
normalización. Por lo general provienen de una
autoridad central, son obligatorias y prescriben
exactamente lo que se ha de adquirir. Resultan
muy útiles para artículos muy estándar, que se
adquieran con frecuencia y que es poco probable
que cambien con el tiempo (p. ej. suministros
de oficina), pero también pueden servir para
“controlar” la adquisición de otros artículos de
más valor, por ejemplo vehículos (a efectos de
una mayor uniformidad del parque y facilitar
su mantenimiento), computadoras y teléfonos
móviles. Ese “control” garantiza que todo el
personal del mismo grado/rango/nivel tenga el
mismo equipo y evita la cuestión de los “deseos”
frente a las “necesidades” (véase el módulo F1).
– En segundo lugar, las que se utilizan como
modelos genéricos que sirven de punto de
partida para la preparación de una especificación
más detallada de acuerdo con las necesidades
de la adquisición de que se trate. Teniendo en
cuenta que toda actividad de adquisición tiene
características propias, no debe presuponerse
que cualesquiera modelos genéricos (o
especificaciones anteriores) pueda adoptarse
enteramente; en efecto, no se pretende que
así sea. Son solo referencias que pueden
servir de guía, y es fundamental evaluarlas y
perfeccionarlas para que satisfagan plenamente
las necesidades de la adquisición específica en
cuestión.
Por lo tanto, cuando se utilicen especificaciones
estándar, es imprescindible saber de qué tipo de
“estándar” se trata.
42
3. Plan de entregas
En el plan de entregas deberá indicarse claramente el
plazo y lugar de entrega de cada uno de los bienes.
Cuando haya también que realizar obras o prestar
servicios, se indicará el plazo de terminación o
prestación y el lugar.
Al preparar el plan de entregas, deberán tenerse en
cuenta los siguientes aspectos:
(i) Los plazos de entrega, terminación o prestación
deben ser realistas. El hecho de establecer un
plazo excesivamente breve puede limitar la
competencia o propiciar la presentación de
quejas de los posibles licitantes. Hay distintos
modos de expresar los plazos. Por lo general se
indica lo siguiente:
– una fecha determinada (p. ej. 30 de junio).
Solo se adoptará este criterio cuando el
tiempo sea el principal factor impulsor de
la adquisición (véase el módulo F1) y no
pueda aceptarse ningún retraso. Se da esta
circunstancia cuando se trata de eventos
concretos (tales como una conferencia) o
para atender una demanda de temporada, o
– el número de días, semanas o meses
deseado a partir de la fecha de adjudicación
del contrato.
(ii) El plazo de entrega deberá tener en cuenta si la
adquisición es de bienes estándar fácilmente
disponibles o bienes que se han de fabricar
para atender un pedido.
(iii) En el caso de una sola entrega de toda
la cantidad prevista en un contrato, se
considerará si las instalaciones de recepción y
almacenamiento lo permiten. Cuando proceda,
podrán fijarse plazos diferentes para la entrega
de distintos artículos, o la cantidad total se
dividirá en varios lotes con plazos de entrega
escalonada.
(iv) Al fijar el plazo de entrega se tendrá en cuenta
si los bienes están disponibles en el país o
habrá que importarlos. En este último caso,
deberá tomarse en consideración tanto el lugar
donde se encuentren los bienes como el tiempo
probable de transporte.
(v) Se velará por que el plazo de entrega tenga en
cuenta la Incoterm especificada para la entrega.
Debe recordarse que, de acuerdo con algunas
Incoterms, la “entrega” de los bienes tiene lugar
cuando se entregan al portador, y no cuando
llegan al destino final. Con arreglo a otras
Incoterms, debe fijarse un plazo de entrega
realista en función del modo de transporte.
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
4. Problemas más comunes que
son causa de cancelación, demora o
reinicio de la contratación de obras
Debe observarse que, en el proceso de preparación
de las exposiciones de las necesidades y las
especificaciones, varios factores pueden causar
problemas durante la licitación y obligar a
cancelarla, demorarla o reiniciarla. Los más
frecuentes son los siguientes:
– estipulaciones no deliberadas en las
especificaciones funcionales o relativas a las
prestaciones que limiten la capacidad de elección
de los licitantes a una sola marca o un solo
modelo de equipo;
– un plazo de entrega poco realista que limite de
hecho las fuentes de suministro a las del país, o
– especificaciones poco precisas que propicien
la presentación de ofertas muy variadas cuya
evaluación técnica resulte difícil.
5.Resumen
Al preparar las exposiciones de las necesidades de
bienes y sus especificaciones se deberán adoptar las
medidas siguientes:
– enumerar todos los bienes requeridos, la
cantidad y la unidad de medida;
– tomar en consideración el tipo de especificación
que se utiliza;
– incluir en las especificaciones todos los datos
pertinentes;
– considerar la posibilidad de emplear a un
experto si no se dispone internamente de los
conocimientos necesarios para preparar la
especificación;
– tener en cuenta cualesquiera especificaciones
estándar obligatorias que tal vez sea necesario
utilizar;
– recordar que cada adquisición tiene
características propias; por lo tanto, utilizar
especificaciones anteriores o modelos genéricos
únicamente como punto de partida y como guía;
– considerar las necesidades y los aspectos
logísticos de la entrega;
– tener en cuenta los errores más habituales y
tratar de evitarlos, y
– en caso de duda, solicitar asesoramiento u
orientación.
Módulosobre
F2: Exposición
de lasdenecesidades
Módulo
de bienes y sus
deobras
especificaciones
las necesidades
Manual
la adquisición
bienes yF1:
la Identificación
contratación
de
y servicios
43
Módulo F3: Exposición de las
necesidades de obras
Finalidad del módulo:
La exposición de las necesidades es un documento fundamental que se utiliza en todo el proceso de
contratación con los fines siguientes:
– informar a los posibles licitantes de las necesidades de la entidad contratante mediante su inclusión en el
documento de invitación;
– indicar la norma técnica y, para algunas necesidades, las cantidades estimadas que servirán de base para
evaluar las ofertas;
– incorporándola en el contrato, definir las obras que hay que realizar y la norma técnica en la que se basará
toda inspección que pueda hacerse de las obras realizadas antes de su aceptación, e
– indicar, para algunos tipos de contratos, las tarifas y las cantidades estimadas en las que se basará la
cuantificación de las obras realizadas a efectos del pago.
En este módulo se ofrece asesoramiento sobre cómo preparar debidamente la exposición de las
necesidades y las especificaciones/estimaciones cuantitativas, así como las cuestiones que es preciso
tomar en consideración. No tiene por objeto ni la pretensión de presentar una lista exhaustiva, sino
indicaciones generales relativas a las principales consideraciones.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todas las actividades de contratación de obras financiadas por el FIDA. Hay
otros módulos correspondientes a las adquisiciones de bienes y la contratación de servicios.
1.Introducción
2.Planos
La exposición de las necesidades de contratación de
obras estará a cargo de un ingeniero que posea los
conocimientos técnicos y la experiencia apropiados.
Cuando la entidad contratante no tenga acceso a
esos conocimientos especializados, deberá recabar
asesoramiento técnico externo.
Los planos ayudan a definir las obras requeridas por
la entidad contratante. Aunque no sean definitivos,
deben ser suficientemente detallados para que los
licitantes puedan hacerse una idea del tipo y la
complejidad de la obra de que se trata y ofertar un
precio preciso y apropiado.
La preparación de la exposición de las necesidades
comenzará con una descripción general resumida
de la necesidad (p. ej. construcción de aulas
o reparación de una carretera al aeropuerto)
ya consignada en el plan de adquisiciones y
contratación (véase el módulo E). Normalmente
esa descripción se precisará en una reunión de
información más detallada sobre diseño con el
ingeniero.
Además, es conveniente presentar un mapa
simplificado del lugar de la obra, con indicación
de las principales carreteras, puertos, aeropuertos y
ferrocarriles.
La exposición de las necesidades de obras no
es un solo documento, sino que consta de los
componentes siguientes:
44
Al preparar el documento de llamado a presentar
ofertas (véase el módulo H2), es práctica normal
incluir una lista de planos, aunque estos a menudo
estén encuadernados en un volumen aparte,
especialmente cuando son muchos o de gran
tamaño, por ejemplo en hojas A1 o A2.
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
3.Especificaciones
4. Estimaciones cuantitativas
La presentación de un conjunto de especificaciones
precisas y claras es un requisito necesario para que
los licitantes puedan responder de manera realista
y competitiva a las necesidades de la entidad
contratante sin someter sus ofertas a condiciones o
reservas.
En los contratos a precio unitario,13 deberán
prepararse estimaciones cuantitativas, que se
incluirán en el documento de solicitud de ofertas.
Las especificaciones se redactarán de manera que
propicien la competencia más amplia posible y,
al mismo tiempo, indiquen claramente el nivel
requerido de la forma de ejecución, los materiales y
el rendimiento de los bienes y servicios conexos que
han de adquirirse o contratarse. Las especificaciones
deberán exigir que todos los materiales que se
utilicen en las obras sean nuevos y no usados,
aunque esto no sea aplicable al equipo utilizado
para facilitar la realización de las obras (p. ej.
maquinaria y herramientas de construcción).
Se indicará claramente si se exige el empleo
de los modelos más recientes y/o los mejores
materiales, aunque deberá procurarse al preparar
las especificaciones que estas no sean restrictivas ni
exclusivas.
Al especificar las normas relativas a los bienes, los
materiales y la forma de ejecución, se utilizarán en
la medida de lo posible normas internacionales
reconocidas. Cuando se adopten normas nacionales
o de otro tipo, se indicará que los bienes, los
materiales y la forma de ejecución que cumplan
otras normas reconocidas y garanticen una calidad
igual o superior a la de las normas mencionadas
también serán aceptables.
No existe un conjunto estándar de especificaciones
internacionales de aplicación universal en todos
los sectores, si bien hay principios y prácticas
establecidos. Por lo general, la mayoría de las
especificaciones se redactan para las obras concretas
de que se trate; sin embargo, la normalización de
las especificaciones generales para aplicarlas en la
ejecución de obras de carácter repetitivo en sectores
públicos reconocidos, como autopistas, puertos,
ferrocarriles, vivienda urbana, riego y abastecimiento
de agua en la misma región, o donde se den
condiciones análogas, ofrece considerables ventajas.
Cuando existen esas especificaciones generales,
suelen provenir de una autoridad nacional central o
regional y abarcar toda clase de formas de ejecución,
materiales y equipo normalmente utilizados en
la construcción, aunque no vayan a utilizarse
necesariamente todos en un contrato determinado
de obras. Podrán suprimirse o agregarse algunos
elementos para adaptar las especificaciones generales
a las obras concretas que se estén contratando.
Esas estimaciones tienen dos objetivos principales:
– proporcionar información suficiente sobre las
cantidades de obras a realizar para que puedan
prepararse ofertas de manera eficiente y precisa, y
– proporcionar estimaciones de los precios que
puedan utilizarse en la evaluación periódica de
las obras realizadas después de celebrado un
contrato.
Para lograr esos objetivos, se enumerarán las obras
con suficiente detalle para que pueda distinguirse
entre las distintas clases de obras, o entre obras
de la misma naturaleza que se hayan realizado en
diferentes lugares o circunstancias que puedan dar
lugar a distintas consideraciones en relación con
los costos. El FIDA no tiene un modelo o formato
establecido para las estimaciones cuantitativas
debido a las numerosas variantes existentes en los
países prestatarios/receptores que pueden utilizarse.
Ahora bien, la regla general es que deben ser lo más
sencillas y breves posible.
En los contratos a precio unitario, los licitantes
deberán incluir en sus ofertas una evaluación del
precio de las estimaciones cuantitativas, que se
convertirán en parte del contrato. Por tanto, el pago
se hará de acuerdo con los precios consignados
en las estimaciones, pero sobre la base de la
cantidad de los materiales utilizados, que el cliente
cuantificará periódicamente.14
5. Plan de actividades
En los contratos a suma alzada, se preparará un plan
de actividades para incluirlo en el documento de
solicitud de ofertas.
Los licitantes deberán ofertar un precio a tanto
alzado basado en el plan de actividades, y el
precio ofertado por el adjudicatario se convierte
en el precio del contrato. Las obras realizadas
efectivamente no serán objeto de cuantificación
periódica a efectos de pago, como en los contratos a
precio unitario, de modo que el desglose del precio
en el plan de actividades solo se utiliza para las
variantes del contrato.
13 Véase el módulo I2.
14 Generalmente estará a cargo de un contable empleado directamente por el cliente con ese fin.
Módulo
F3: Exposición
de las necesidades
deobras
las necesidades
de obras
Manual sobre la adquisición
de Módulo
bienes
yF1:
la Identificación
contratación
de
y servicios
45
Por lo tanto, el plan de actividades tiene por
finalidad ofrecer un desglose de las actividades y su
costo, que son las obras que han de abonarse a tanto
alzado. El desglose se utilizará:
– como base para certificar todo pago provisional
que se haga al proveedor, y
– para facilitar la valoración de las variantes que se
soliciten.
Las obras se desglosarán de acuerdo con la
naturaleza de cada actividad y, si es aplicable, por
su ubicación. La entidad contratante tendrá que
determinar en qué medida deben desglosarse las
obras teniendo en cuenta su complejidad y los
plazos de terminación.
Podrán fijarse planes para cada elemento discreto
de las obras. Si las obras requieren el suministro de
instalaciones y equipo, podrán establecerse planes
separados para el suministro de los mismos.
Al igual que en el caso de las estimaciones
cuantitativas, el plan de actividades deberá ser lo
más sencillo y breve posible.
6. Plan de realización
En el plan de realización se indicarán el plazo y el
lugar de terminación de cada parte de las obras.
Es necesario asegurarse de que los plazos sean
realistas. En caso contrario, se podría ver limitada la
competencia o propiciar la presentación de quejas
por los posibles licitantes.
7. Alcance general de las obras
El alcance de las obras comprenderá lo siguiente:
– una descripción de las obras;
– las cantidades aproximadas de los principales
artículos;
– una exposición de antecedentes de las obras
requeridas, cuando corresponda, y
– los objetivos de las obras, cuando corresponda.
El alcance de las obras normalmente formará la
primera parte de la exposición de las necesidades,
pero deberá ser lo último que se prepare, cuando
se conozcan las cantidades aproximadas, etc. En la
mayoría de los contratos bastará una descripción de
1 ó 2 páginas.
8. Necesidades de supervisión
El alcance de las obras deberá comprender lo
siguiente:
(i) información sobre la actividad de supervisión
de las obras que se llevará a cabo, incluido el
nombre de la organización supervisora y el
nivel de supervisión.
(ii) información sobre las disposiciones relativas a
la presentación de informes de gestión de las
obras, y
(iii) información sobre otras disposiciones
administrativas que será preciso adoptar en
relación con las obras y el posible contrato.
Los plazos de entrega y terminación pueden
expresarse de distintas maneras, pero generalmente
como sigue:
– una fecha determinada (p. ej. 30 de junio). Solo
se adoptará este criterio cuando el tiempo sea el
principal factor impulsor (véase el módulo F1)
y no pueda aceptarse ningún retraso. Se da esta
circunstancia cuando se trata de obras para
acontecimientos específicos y con fecha fija
(p. ej. los Juegos Olímpicos), o
– número de días, semanas o meses deseado a
partir de la fecha de adjudicación del contrato.
46
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
9. Requisitos de inspección y
comprobación
Deberá considerarse cómo verificar la ejecución
final de las obras y comprobar si cumple la norma
contractual. Suelen establecerse para ello requisitos
de inspección y comprobación y, si bien el nivel
concreto de esa actividad dependerá del tipo, la
escala, el valor y la complejidad de las obras, es
importante que todo requisito a ese respecto se
incluya en la exposición de las necesidades a fin de
que los licitantes sepan que se llevarán a cabo. Las
dos cuestiones principales que deben mencionarse
son las siguientes:
– datos sobre los requisitos concretos de
inspección de las obras, incluido, cuando
corresponda, el nombre de los inspectores
designados y un resumen del alcance de los
servicios, y
– datos sobre los requisitos concretos de
comprobación de las obras, incluido, cuando
proceda, el nombre de la prueba concreta que
se llevará a cabo y el nombre del laboratorio/
organización que se ha designado para realizarla.
11.Resumen
Al preparar la exposición de las necesidades de obras
se adoptarán las medidas siguientes:
– tomar la descripción básica de las obras del plan
de adquisiciones y contratación;
– nombrar a un especialista técnico;
– preparar los planos y las especificaciones de las
obras;
– decidir si el tipo más adecuado de contrato
es a precio unitario o a suma alzada (véase el
módulo I2);
– preparar estimaciones cuantitativas o un plan de
actividades, según corresponda;
– preparar el calendario de ejecución requerido;
– preparar una exposición del alcance general de
las obras, que constituirá la primera parte de la
exposición de las necesidades;
– considerar las necesidades de supervisión, las
relaciones de trabajo y otras disposiciones
administrativas;
– estudiar las necesidades de inspección y
comprobación, y
– advertir los errores que se cometen comúnmente
y tratar de evitarlos.
10.Problemas más comunes que
son causa de cancelación, demora o
reinicio de la licitación
Debe observarse que, en el proceso de preparación
de la exposición de las necesidades, varios factores
pueden causar problemas durante la licitación y
obligar a cancelarla, demorarla o reiniciarla. Los más
comunes son los siguientes:
– una especificación excesiva que limite la
competencia;
– plazos poco realistas de terminación, y
– especificaciones/estimaciones cuantitativas
imprecisas, con la consiguiente presentación de
ofertas muy variadas de las que es difícil hacer
una evaluación técnica apropiada.
Módulo
F3: Exposición
de las necesidades
deobras
las necesidades
de obras
Manual sobre la adquisición
de Módulo
bienes
yF1:
la Identificación
contratación
de
y servicios
47
Módulo F4: Exposición de las
necesidades (términos de referencia)
de servicios
Finalidad del módulo:
La exposición de las necesidades es un documento fundamental que se utiliza en todo el proceso de
contratación con los fines siguientes:
– informar a los posibles licitantes de las necesidades de la entidad contratante mediante su inclusión en
el documento de invitación;
– exponer TdR en los que se basará la evaluación de las ofertas o propuestas;
– incorporándola en el contrato, definir los servicios que deben prestarse, y
– determinar la norma técnica y/o los entregables que podrán servir de base para emitir un juicio sobre
los servicios prestados antes de su aceptación.
La exposición de las necesidades de servicios por lo general se denomina TdR. Por lo tanto, en este
módulo se empleará esta expresión.
En este módulo se ofrece asesoramiento sobre cómo preparar debidamente los TdR para la contratación
de servicios de consultoría y de otra índole, y las cuestiones que es preciso tomar en consideración. No
tiene por objeto ni la pretensión de presentar una lista exhaustiva, sino indicaciones generales relativas a
las principales consideraciones.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todas las contrataciones de servicios financiadas por el FIDA. Hay otros
módulos relativos a la adquisición de bienes y la contratación de obras.
1. Diferencias entre servicios de
consultoría y servicios que no son de
consultoría
diseño técnico o
supervisión de obras
servicios financieros
arquitectura
El término “servicios” es una expresión general que
puede emplearse para describir tanto los servicios
de consultoría como otro tipo de servicios que por
su propia naturaleza no estén relacionados con la
actividad de consultoría. A continuación se ofrece
una breve explicación de esas diferencias:
servicios de
adquisición
cuantificación de los
servicios de
costos de construcción capacitación y
de fomento de la
capacidad
(i)Por “servicios de consultoría” se entienden
aquellos tipos de servicios de carácter
intelectual o consultivo que presta un
profesional especializado y cualificado en una
determinada esfera o profesión. El consultor
puede ser una persona o una empresa.
48
Se suele decir que cuando se contratan
servicios de consultoría se está contratando
la “mente” del consultor para que preste
asesoramiento, apoyo u orientación al cliente
o, en caso de capacitación, para que transmita
conocimientos. A menudo se contratan por un
período breve, y cabe mencionar, entre otros,
los siguientes ejemplos:
Contabilidad
estudios en materia
de política
Auditoría
comercialización
(ii) Por el contrario, los “servicios que no son de
consultoría” son aquellos por los que se encarga
a una empresa o una persona que realice una
tarea para el contratante. Aunque también
requiere cierto nivel de conocimientos o
aptitudes especializados, lo que se adquiere es
el propio servicio.
A efectos de una mejor diferenciación, a
menudo se emplea la expresión “proveedor de
servicios” para referirse a una empresa o una
persona que presta servicios que no son de
consultoría.
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Cabe citar como ejemplos, entre otros, los
siguientes:
servicios de hostelería
servicios de limpieza
servicios de
mantenimiento/
reparación
servicios de seguridad
servicios de
conducción
servicios de jardinería
Es importante saber qué tipo de servicio se
está contratando, ya que la información que es
preciso proporcionar a los licitantes en los TdR
puede variar de un caso a otro, según se indica
con más detalle a continuación.
2. Redacción de losTdR
–Antecedentes;
– finalidad y objetivos de la labor;
– alcance de las actividades;
– aptitudes y conocimientos del consultor/
proveedor de servicios;
– nivel de insumos;
–lugar;
– plan de entregables y de presentación de
informes;
– servicios que el cliente debe prestar, y
– disposiciones institucionales y de organización.
El contenido preciso de cada una de las secciones
mencionadas se determinará en cada contrato,
pero por lo general deberá incluir la información
contenida en el cuadro que figura a continuación,
según corresponda:
Los TdR deben contener información suficiente
para que los licitantes puedan comprender los
servicios que la entidad contratante requiere, y esa
información debe ser completa, precisa y clara. Unos
TdR bien estructurados facilitarán la preparación
de las ofertas de los licitantes y la evaluación de las
mismas por la entidad contratante.
El FIDA no tiene un modelo concreto preferido
de TdR, pues ya hay muchos que se utilizan en la
mayoría de los países prestatarios/receptores. Ahora
bien, los TdR para la contratación de servicios
tanto de consultoría como de otra índole deberán
contener siempre la información siguiente:
Módulo
F4:sobre
Exposición
de las necesidades
(términos
de referencia)
deobras
las necesidades
dey servicios
Manual
la adquisición
de Módulo
bienes yF1:
la Identificación
contratación
de
49
50
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Servicios de consultoría
Una exposición pormenorizada de los resultados previstos del trabajo
Finalidad y objetivos
Una breve exposición (1 a 2 páginas) del trabajo, incluida información sobre cualquier
proyecto de mayor alcance del que forme parte
Sección de antecedentes
El alcance concreto de los servicios requeridos o una lista de las tareas/entregables
concretos requeridos, p.ej. informes teóricos y recomendaciones, programas
informáticos, bases de datos, documentos de invitación, planos, especificaciones,
mapas, material didáctico, etc.
Las horas de trabajo o el horario en que el proveedor de servicios tendrá acceso al
lugar/los locales
La duración del contrato o la fecha prevista de terminación
La función, las cualificaciones y la experiencia del (de los) consultor(es) principale(s)
requerido(s). Los “consultores principales” son los encargados concretamente de
desarrollar el trabajo. Los requisitos comprenderían, entre otras cosas, lo siguiente:
– títulos académicos;
– años de experiencia en actividades análogas;
– conocimiento del país, región, sector, y
– conocimiento de idiomas.
Es útil señalar si se necesitará un consultor o un equipo de consultores. En este último
caso, será útil indicar, a título informativo, la composición del equipo deseada.
La duración del trabajo y las fechas previstas de terminación. Deberá indicarse si la
fecha de terminación no es flexible y no podrá prorrogarse.
Nivel de insumos
La función, las cualificaciones y la experiencia del personal principal requeridas. El
“personal principal” sería por lo general el encargado de llevar a cabo las actividades y
sus supervisores.
Los requisitos exigidos comprenderían, entre otras cosas, lo siguiente:
– títulos/formación (p. ej. certificado de hostelería, formación en materia de
seguridad);
– años de experiencia en labores análogas, y
– conocimientos de ámbito local (útiles en sectores como la hostelería, la
conducción y la jardinería).
Aptitudes y conocimientos del consultor/proveedor de servicios
Esta información constituye un aspecto fundamental de los TdR, ya que se están adquiriendo las aptitudes, los conocimientos y la experiencia del consultor/proveedor
de servicios. Es importante velar por que:
– haya un equilibrio adecuado entre los títulos académicos (teoría) y la experiencia (práctica) de los consultores que se contraten;
– las cualificaciones/experiencia exigidas sean compatibles con el presupuesto disponible −el asesoramiento es barato, pero el asesoramiento de calidad no lo es, y
– los requisitos sean realistas y no limiten, voluntaria o involuntariamente, la competencia.
Las funciones/tareas concretas a desempeñar o una descripción del alcance de los
servicios requeridos
Deberá exponerse el alcance de las actividades con el mayor detalle posible, si bien no de manera excesivamente prescriptiva, a fin de que los licitantes puedan comprender
las necesidades. Es importante que en esa exposición se tengan debidamente en cuenta cualesquiera posibles limitaciones presupuestarias existentes.
Alcance de las actividades
Una exposición pormenorizada de los resultados previstos de la actividad
Una breve exposición (1 a 2 páginas) de por qué se requieren los servicios
Servicios que no son de consultoría
Módulo
F4:sobre
Exposición
de las necesidades
(términos
de referencia)
deobras
las necesidades
dey servicios
Manual
la adquisición
de Módulo
bienes yF1:
la Identificación
contratación
de
51
La ubicación de los locales donde se desarrollará el trabajo
Lugar
Información sobre los resultados cuantificables o informes requeridos (inicial, sobre la
marcha de las actividades y final) y en qué plazos
Instalaciones, servicios o recursos que la entidad contratante debe proporcionar (p. ej.
locales de oficina, vehículos, medios de comunicación, documentos, personal de
contrapartida)
Disposiciones relativas a la presentación de informes de gestión a la entidad
contratante, incluidas las líneas de comunicación y el punto de contacto para la
gestión del trabajo, además de información sobre dónde proporcionar los entregables/
presentar los informes
Información sobre los indicadores de resultados satisfactorios
Requisitos relacionados con los programas de transferencia de conocimientos o de
capacitación
Cualquier otra información o requisitos relacionados con el trabajo
Requisitos en materia de inspección o comprobación de la calidad, o indicadores/
definiciones de resultados satisfactorios
El equipo o los recursos especiales que el proveedor deberá proporcionar,
p. ej. equipo de vigilancia con fines de seguridad en el caso de un contrato de
seguridad de un edificio
Cualquier otra información o requisitos relacionados con el trabajo
Otros datos posibles
Disposiciones relativas a la presentación de informes (de gestión) a la entidad
contratante, incluidas las líneas de comunicación y el(los) punto(s) de contacto para la
gestión y administración del trabajo
Disposiciones institucionales y de organización
Las instalaciones, los servicios o los recursos que la entidad contratante debe
proporcionar (p. ej., instalaciones, aseos, trasteros, personal de contrapartida, etc.)
Es importante que se presten los servicios o se proporcione el personal indicado en la exposición de las necesidades, pues en caso contrario podría producirse un
incumplimiento de contrato
Servicios que el cliente debe prestar
Información sobre las normas y los servicios cuantificables/niveles de rendimiento
previstos (p. ej. número de oficinas que se deberá limpiar diariamente o de
reparaciones que deberán realizarse en X días) y cualesquiera informes que puedan
requerirse en el contrato
Servicios de consultoría
También podrá indicarse, si se desea o se conoce, el número de días‑persona
requeridos. Podrá indicarse una cifra concreta o una estimación con arreglo al tipo de
trabajo y el presupuesto disponible.
Plan de entregables y de presentación de informes
El (los) lugar(es) o local(es) en que se prestarán los servicios, p. ej. la dirección
Una estimación de la cantidad o el valor del trabajo que debe realizarse, cuando
el alcance de los servicios no pueda definirse con precisión, p. ej. servicios de
reparación para 50 vehículos durante un año
Servicios que no son de consultoría
Al redactar, revisar o aprobar los TdR es importante
considerar lo siguiente:
– ¿Qué resultados se esperan?
¿Qué se espera que cambie, mejore, se haga o se
logre como resultado de esos TdR?
– ¿Cómo se sabrá si son satisfactorios los resultados?
Una vez que se hayan determinado los resultados
previstos, ¿cómo se sabrá si se han conseguido?
– ¿Son cuantificables los entregables?
Cuando se trate de determinar si el resultado es
o no satisfactorio, ¿los entregables previstos en
los TdR son adecuados para lograr los resultados
previstos y son cuantificables?
– ¿Qué aptitudes se necesitan?
Para obtener los resultados previstos, ¿qué
aptitudes y conocimientos específicos se
requieren? ¿Es más importante la experiencia que
los títulos académicos, o viceversa?
– ¿Cuánto tiempo se requerirá para realizarlo?
A menudo se subestima el tiempo que puede
necesitarse para llevar a cabo la tarea, en
particular cuando los TdR se refieren a la
prestación de servicios de consultoría y se
requiere cierta familiarización o una labor de
investigación básica previa.
– ¿Existen limitaciones concretas para la realización
del trabajo?
¿Hay algo que pueda resultar un obstáculo
a la realización satisfactoria del trabajo? A
este respecto, la disponibilidad de fondos
de contrapartida o la existencia de órganos
de aprobación de los resultados, un acceso
limitado a las instalaciones o el equipo, etc., son
problemas frecuentes.
Además, ¿hay algo de lo que el cliente
proporciona que se deba contratar u organizar
antes de que pueda iniciarse la prestación de
los servicios, por ejemplo vehículos, equipo de
oficina, llaves adicionales, pases de seguridad,
etc.?
– ¿Cómo se obtendrá información sobre el
seguimiento durante la ejecución?
Es buena práctica realizar un seguimiento
periódico de la ejecución del contrato durante
toda su duración (véase el módulo N). Para ello,
deberá considerarse qué mecanismos pueden
incluirse en los TdR para facilitar un seguimiento
provisional. Por lo general, puede lograrse
empleando mecanismos como la preparación
de informes sobre la marcha de las actividades o
informes sobre las excepciones, la determinación
de etapas bien definidas o la celebración de
reuniones de información.
52
– ¿Se especificará en los TdR el resultado?
Como comprobación final, siempre es útil
considerar si lo que se ha consignado por escrito
en los TdR transmite claramente la naturaleza
y el tipo de los resultados previstos. En caso
contrario, será necesario revisar los TdR.
3. ¿Quién debe redactar losTdR?
Incumbe al prestatario/receptor preparar el proyecto
inicial de TdR.
Es preferible que se encarguen de ello especialistas
en la esfera técnica de que se trate, y que cuenten
con el apoyo de personal que conozca las
condiciones y las necesidades locales. Cuando no
posea los conocimientos técnicos especializados
requeridos, el prestatario/receptor deberá recabar
apoyo técnico de fuentes externas, por ejemplo otros
órganos gubernamentales o especialistas técnicos
externos.
La función del FIDA en las especificaciones se limita
al examen de estas como parte de cualquier proceso
de examen previo que lleve a cabo del documento
de solicitud de ofertas.
4. Utilización de TdR estándar o
anteriores
La preparación de los TdR puede resultar laboriosa,
y, a diferencia de las especificaciones relativas a
los bienes y las obras, no es muy frecuente que
existan modelos tanto en el sistema nacional de
contratación de servicios como en los ministerios u
organismos públicos competentes en la materia.
Cuando existan, pueden resultar útiles y ahorrar
tiempo, pero deben utilizarse con prudencia ya
que fundamentalmente hay dos tipos de modelos,
ambos con características muy diferentes:
– En primer lugar, los que representan una
norma nacional o empresarial a efectos de
normalización. Esos modelos suelen haber sido
elaborados por un órgano del gobierno central,
son obligatorios y prescriben unas normas
mínimas. Pueden utilizarse para la contratación
de servicios estándar y muy comunes, que
probablemente cambiarán poco en el transcurso
del tiempo (p. ej. los servicios de seguridad).
– En segundo lugar, los que se han utilizado
anteriormente y pueden servir de modelo
genérico, como punto de partida para la
elaboración de unos TdR más específicos y
que reflejen las necesidades concretas del
servicio requerido. Dado que toda actividad
de contratación es única en su género, no
debe presumirse que unos TdR anteriores
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
para la contratación de un servicio análogo
sean enteramente apropiados – en efecto, es
sumamente raro que así ocurra, si bien las
enseñanzas extraídas de experiencias anteriores
deben incorporarse en los TdR como parte de un
proceso de mejora constante.
Por lo tanto, cuando se utilicen unos TdR existentes/
anteriores/estándar es imprescindible conocer la
historia del modelo, asegurarse de que abarca todos
los aspectos enumerados en la sección 2 supra y es
apropiado para la labor de que se trate.
5. Problemas más frecuentes que
son causa de cancelación, demora
o reinicio de la contratación de
servicios
Durante la preparación de los TdR, varios factores
pueden causar problemas en la licitación, con la
consiguiente cancelación, demora o reinicio de la
licitación. Los más frecuentes son los siguientes:
– falta de coherencia o contradicciones entre las
distintas secciones de los TdR;
– ambigüedad, que comporte la recepción de
ofertas muy diversas que sean difíciles de evaluar
técnicamente;
– un carácter excesivamente prescriptivo, que
no permita a los licitantes presentar su propia
solución, enfoque o metodología;
– un alcance poco realista de las actividades dentro
de los plazos establecidos;
– estipulaciones no intencionadas con respecto a
las cualificaciones o la experiencia que limiten la
competencia, y
– omisión de cualquier información que forme
parte del proceso de preparación de una oferta.
6. Resumen
Al preparar los TdR se adoptarán las medidas
siguientes:
– determinar si se trata de un servicio de
consultoría o de otra índole;
– informarse si existe un modelo de TdR que
pueda tener que utilizarse obligatoriamente;
– no olvidar que cada actividad de contratación
es única en su género, por lo que únicamente
deberán utilizarse especificaciones anteriores
o modelos genéricos como punto de partida y
guía;
– incluir toda la información pertinente a la que se
ha hecho referencia más arriba;
– recabar la colaboración de un especialista
externo si no se dispone “internamente” de los
conocimientos necesarios para preparar los TdR;
– revisar el proyecto de TdR para considerar si es
probable que puedan alcanzarse los resultados y
los objetivos deseados;
– tener en cuenta los errores más frecuentes y tratar
de evitarlos, y
– en caso de duda, solicitar siempre asesoramiento
u orientación.
Módulo
F4:sobre
Exposición
de las necesidades
(términos
de referencia)
deobras
las necesidades
dey servicios
Manual
la adquisición
de Módulo
bienes yF1:
la Identificación
contratación
de
53
Módulo F5: Selección de un método
de adquisición y contratación
Finalidad del módulo:
La adopción de un método u otro de adquisición y contratación a menudo se considera la decisión más
importante del proceso de planificación de las adquisiciones y la contratación y es uno de los elementos
que han de figurar obligatoriamente en el plan anual de adquisiciones y contratación (véase el módulo E).
Existen muchos métodos, y determinadas circunstancias son especialmente apropiadas para cada
método de adquisición de bienes y contratación de obras.15 Por lo tanto, la elección del método adecuado
desde un principio es un factor importante del éxito de la actuación, ya que una decisión equivocada
puede influir de manera negativa en el proceso de licitación.
En el presente módulo se ofrece asesoramiento a los prestatarios/receptores y al personal del FIDA para
facilitar la adopción de una decisión bien fundamentada respecto del método más apropiado en cada
circunstancia.
También contiene un diagrama en el que se resume el proceso de adopción de decisiones.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todas las adquisiciones y contrataciones financiadas por el FIDA.
1. ¿Qué métodos existen de
adquisición de bienes y contratación
de obras?
Existen distintos métodos y procesos, y también
varía la terminología de un país a otro y entre las
diversas organizaciones de desarrollo e instituciones
financieras. No obstante, hay características generales
comunes a todos los métodos adoptados o preferidos
por la mayoría de los países, organizaciones de
desarrollo e instituciones financieras.
Los métodos más conocidos y utilizados, que
se describen en las Directrices del FIDA para la
adquisición de bienes y la contratación de obras y
servicios, son los siguientes:
Cuadro 1
Método de adquisición/Contratación
Terminología alternativa
Licitación pública internacional1
Licitación pública abierta
Licitación internacional limitada
Licitación pública nacional
Licitación restringida/limitada
Comparación internacional o nacional de precios
Solicitudes de ofertas de precios
Contratación directa2
Contratación con un único proveedor
1 Cuando se utilice el método de licitación pública internacional se aplicarán en todos los casos los procedimientos del Banco
Mundial en esta materia descritos en sus normas relativas a contrataciones.
2 Solo se podrá utilizar la contratación directa en los casos excepcionales indicados más abajo y previo acuerdo expreso
del FIDA.
15 Para la contratación de servicios, la atención se centra sobre todo en el método de selección. Véase la sección 2 infra.
54
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
En el cuadro 2 que figura a continuación se indican
los casos o las circunstancias que en general se
consideran más apropiadas a cada método de
adquisición/contratación, además del tiempo que
probablemente se requerirá. Sírvanse observar
que, a los efectos de una mayor uniformidad, la
terminología empleada en el cuadro 2 es la misma
que la utilizada en la primera columna del cuadro 1
supra.
Cuadro 2
Método de
adquisición/
contratación
Descripción
básica
Casos aplicables
Licitación pública
internacional
El proceso
competitivo normal
de contratación de
obras y adquisición
de bienes en
el mercado
internacional
Contratos de bienes y de
obras de elevada cuantía
Como en la
licitación pública
internacional, pero
mediante invitación
directa en vez de
anuncio público
Solo se conoce a un número
reducido de proveedores (en
tal caso, se deberá permitir
que todos presenten ofertas)
Características
Tiempo indicativo
para cada método
MÉTODOS MÁS COMUNES
Licitación
internacional
limitada
Licitación pública
nacional
Generalmente es
el proceso más
utilizado en el
mercado nacional
Un proceso
completo de
licitación en el que
la posibilidad de
presentar ofertas
solo se anuncia
en el mercado
nacional
Cuando se considere
probable que deseen
participar licitantes extranjeros
El objeto del contrato (bienes
u obras) es fácil de conseguir
o contratar
Menor cuantía
Circunstancias excepcionales,
p. ej. una acción de
emergencia en caso de
grave desastre natural, que
puede justificar eximir de la
obligación de llamado público
a la presentación de ofertas
Los bienes u obras se
pueden conseguir o realizar
localmente a precios muy
inferiores a los del mercado
internacional
Puede ser la forma más
eficiente y económica de
adquirir bienes o contratar
obras cuando, por sus
características o su alcance,
no es probable que atraigan a
competidores extranjeros
La cuantía probable del
contrato es inferior al nivel
mínimo al que los licitantes
extranjeros desearán
competir para obtener el
contrato habida cuenta de la
capacidad y la competitividad
de los licitantes nacionales
Anuncio público
Es posible la
preferencia nacional
Apertura pública de
las ofertas
Ofertas por lo general
en las “principales”
monedas
Ninguna publicidad.
Obras con precalificación:
16 a 20 meses
Obras sin precalificación:
8 a 12 meses
Licitación pública
internacional para la
adquisición de bienes:
8 a 10 meses.
Bienes: 4 a 6 meses
La lista de ofertas es
restringida
Ninguna preferencia
nacional
Apertura pública
La publicidad por lo
general se limita a la
prensa nacional
Bienes: 5 a 6 meses
Los documentos
de licitación pueden
estar redactados en el
idioma oficial del país
prestatario/receptor
Generalmente se
utiliza la moneda
nacional para la
evaluación.
Apertura pública de
las ofertas
Cuando las obras han de
realizarse en
diversos lugares o en
diversos momentos, lo que
influye negativamente en las
economías de escala
Los costos de la licitación
pública internacional son
desproporcionadamente
elevados
Módulo
F5: Selección
de un método
de adquisición
y contratación
Manual sobre
la adquisición
de bienes
y la contratación
de obras
y servicios
55
Método de
adquisición/
contratación
Comparación
internacional
o nacional de
precios
Descripción
básica
Comparación
de las ofertas
de precios de
al menos tres
empresas.
Casos aplicables
Los bienes que se
necesitan son bienes en
existencia o productos con
especificaciones normalizadas
de valor relativamente bajo
Obras sencillas
Contratación
directa
Contratación con
una empresa, sin
competencia
Cuando se requiera ampliar
un contrato de bienes o de
obras en una cuantía que no
supere el 25% del valor del
contrato original
Cuando el equipo necesario
es de marca registradas y
solo se puede obtener de un
proveedor
Características
Tiempo indicativo
para cada método
Ninguna publicidad
Bienes: 2 a 4 meses
No hay apertura
pública de las ofertas
Obras: 2 a 6 meses
“Cotizaciones” en vez
de “ofertas”
Negociación del
precio
Bienes y obras: 1 a 3
meses
Su uso por lo
general requiere una
autorización/dispensa
especial debido a la
falta de competencia
Cuando es necesario que
las piezas de repuesto sean
compatibles con el equipo
existente
En situaciones de emergencia,
si se necesita una entrega
urgente
OTROS MÉTODOS
Adquisición en
los mercados
de productos
básicos
Adquisición de
bienes en los
mercados de
productos básicos
Todo producto adquirido y
vendido en los mercados
de productos básicos, p. ej.
aceite, metales, cereales
Validez breve de la
oferta
Puede durar tan solo unas
pocas semanas
Moneda (mercado)
única(o) para la oferta
y el pago
Las adjudicaciones
pueden dividirse entre
diversos proveedores
para garantizar que se
obtendrá la cantidad
total del pedido
Construcción por
administración16
Empleo de personal
y equipo del propio
prestatario/receptor
para ejecutar obras
de construcción
Cuando resulta difícil
determinar la cantidad de las
obras
Puede resultar difícil
cuantificar el valor de
los insumos
Obras pequeñas y dispersas
en lugares remotos
Inexistencia de
competencia o
de un proceso de
contratación
No interfiere con las
operaciones en curso
Situaciones de emergencia
que exigen una reacción
rápida
Adquisiciones
a organismos
de las Naciones
Unidas
Adquisición de
determinados
bienes a
organismos
especializados
de las Naciones
Unidas
Pequeñas cantidades de
productos en existencia,
especialmente en los sectores
de la educación y la salud
Productos especializados
en los que el número
de proveedores es
limitado, p. ej. vacunas o
medicamentos
Ninguna publicidad
Depende del producto
Falta de competencia
Aplicación de
las normas y
procedimientos del
organismo de las
Naciones Unidas
16 La “construcción por administración” también se denomina “contratación directa de la mano de obra” o “trabajo directo”
56
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
2. ¿Qué métodos existen de
contratación de servicios?
Solo existe un método de contratación de servicios
ya que, en esta materia, se hace más hincapié en
los métodos de selección de los proveedores/
consultores. Sin embargo, hay dos procesos posibles
de contratación con arreglo a la cuantía del contrato:
– solicitud de propuestas, o
– solicitud de ofertas de precios.
Los métodos de selección para la contratación de
servicios se exponen en el módulo H3.
3. Factores determinantes de la
decisión
En la mayoría de los casos, el método de
contratación de una actividad concreta estará
determinado por un umbral monetario previamente
convenido. En el cuadro que figura a continuación
se indican los umbrales financieros por encima de
los cuales la licitación pública internacional es
el método que debe emplearse obligatoriamente
para la contratación de actividades financiadas por
el FIDA:
Categoría
Cuantía del contrato
Bienes
Superior a USD 200 000
Obras
Superior a USD 1 000 000
Servicios
Superior a USD 100 000
Por debajo de estas cifras, pueden ser aplicables
umbrales nacionales, cuando existan, o umbrales
específicos convenidos entre el FIDA y el prestatario/
receptor para un proyecto en el momento de
las negociaciones sobre el préstamo (véase el
módulo A).
En cualquier caso, es importante que las actividades
no se fragmenten injustificadamente en actividades
de menor cuantía con el fin de no tener que utilizar
el método de contratación impuesto por un umbral
financiero. Si se determina que se ha producido
dicha fragmentación a esos efectos, el FIDA retirará
su declaración de “conformidad, sin objeciones”,
hasta que se haya enmendado esa decisión.
Por el contrario, habrá casos en los que, debido a
su escasa cuantía, las actividades de contratación se
agrupen en una oferta a fin de lograr economías de
escala. En esos casos, el monto total estimado de la
oferta deberá servir de base para decidir el método
de contratación.
donantes bilaterales por lo general son partidarios
de la licitación pública internacional/abierta. Sin
embargo, al seleccionar el método de contratación
durante el proceso de planificación también se
deberán tener en cuenta las circunstancias concretas
o el contexto de la actividad de contratación.
Por ejemplo:
– La naturaleza de los bienes o las obras
Algunos bienes son altamente especializados
y solo se podrán obtener en determinados
mercados del mundo o de determinados
proveedores. Cuando realmente se den esos
casos, se podrá considerar motivo suficiente
para hacer caso omiso de cualesquiera
umbrales financieros.
– El probable interés de licitantes internacionales en
una licitación determinada
Hay casos en los que, a pesar de que la licitación
sea de elevada cuantía, no hay proveedores o
contratistas internacionales que tengan interés
en presentar ofertas debido a determinadas
cuestiones anejas, como la seguridad, el idioma,
la costumbre o el conocimiento del país. Así
ocurre, en particular, respecto de zonas de
conflicto reciente o en curso, o en las que pueda
manifestarse resistencia contra las empresas
internacionales que desarrollen actividades en
una zona o región determinada de un país.
Cuando realmente se den esas circunstancias y
sean demostrables, bien sea por la experiencia
o por declaraciones expresas de posibles
proveedores internacionales, tal vez sea más
apropiado considerar la posibilidad de limitar
la licitación a proveedores regionales o
nacionales únicamente.
– El número de posibles proveedores nacionales
Si los bienes u obras requeridos pueden
obtenerse o contratarse fácilmente mediante
licitación nacional, puede ser razonable
considerar la posibilidad de limitar el proceso
de adquisición o contratación a los proveedores
nacionales. Esta decisión también tiene la ventaja
de apoyar a las empresas nacionales.
Por el contrario, aunque pueda haberse
convenido previamente en la necesidad de
superar un umbral determinado para recurrir
a la licitación internacional, si los bienes o las
obras solo pueden adquirirse o contratarse en el
plano internacional, la licitación internacional
será apropiada.
– Plazos muy estrictos de entrega/ejecución
Si existen razones poderosas de tiempo (que
no tengan fines dilatorios) para no iniciar
un proceso de licitación en toda regla, se
Los umbrales monetarios, aunque se consideren
la “posición por defecto”, no son el único factor
determinante para seleccionar el método de
contratación. Otras instituciones financieras y
Módulo
F5: Selección
de un método
de adquisición
y contratación
Manual sobre
la adquisición
de bienes
y la contratación
de obras
y servicios
57
podrá, previa aprobación del FIDA, reducir los
plazos y considerar métodos de adquisición y
contratación más breves y/o alternativos.
La decisión final en cada caso se deberá examinar
y convenir con el FIDA como parte del proceso de
examen del plan de adquisiciones y contratación.
4. Resumen
Para cada actividad de adquisición y contratación se
deberá considerar lo siguiente:
El árbol de decisiones que figura a continuación
también puede servir de indicación del método de
adquisición/contratación apropiado. Sin embargo,
debe observarse que, en sí mismo, no constituye
una herramienta suficiente para adoptar una
decisión respecto de cada actividad de adquisición/
contratación ya que cada una de ellas tendrá sus
propias circunstancias y contexto, como se examina
en el presente módulo. Sin embargo, ofrece un buen
punto de partida y sirve de orientación en el proceso
de adopción de decisiones.
Definir los
métodos
• ¿Cuáles son los métodos de adquisición/
contratación existentes para el préstamo/donación?
Considerar
los umbrales
• ¿Qué método de adquisición/contratación es
apropiado de acuerdo con los umbrales financieros
convenidos para el préstamo/donación?
Considerar otra
cuestiones
• ¿Hay alguna razón que justifique utilizar un
método de adquisición o contratación distinto del
que resultaría apropiado de acuerdo con los
umbrales financieros?
Adoptar
una decisió
• Teniendo en cuenta:
- los umbrales financieros y
- cualquier otra justificación
decidir cuál es el método de adquisición/
contratación apropiado
El árbol de decisiones que figura a continuación
también puede servir de indicación del método de
adquisición/contratación apropiado. Sin embargo,
debe observarse que, en sí mismo, no constituye
una herramienta suficiente para adoptar una
decisión respecto de cada actividad de adquisición/
contratación ya que cada una de ellas tendrá sus
propias circunstancias y contexto, como se examina
en el presente módulo. Sin embargo, ofrece un buen
punto de partida y sirve de orientación en el proceso
de adopción de decisiones.
58
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo
F5: Selección
de un método
de adquisición
y contratación
Manual sobre
la adquisición
de bienes
y la contratación
de obras
y servicios
59
NO
Cuando la necesidad
solo pueda ser
satisfecha por un
licitante debido a
razones físicas o
técnicas.
¿Solo un
licitante o
una fuente
posible?
SÍ
NO
NO
Cuando se necesitan
bienes, servicios u
obras adicionales
dentro de los límites
establecidos en un
contrato vigente y
no es conveniente
cambiar de proveedor.
¿Bienes/
obras/
servicios
adicionales?
SÍ
NO
Bajo
Cuando una licitación
abierta no ha dado un
resultado positivo,
puede ser necesario
iniciar un proceso de
licitación restringida.
¿Ha
fracasado
una licitación
abierta
anterior?
NO
SÍ
Reexaminar la necesidad. ¿Vale la pena agruparla con
otra necesidad para aumentar el valor y que resulte
más atractiva para los licitantes y suficiente para que
justifique abrir una licitación pública?
Las necesidades
urgentes solo podrán
satisfacerse empleando
este método. Las que
no son urgentes
deberán satisfacerse
por separado utilizando
los métodos normales.
No deberá emplearse
abusivamente el término
“emergencia”, y no será
aplicable a hechos que
el prestatario pudiera
haber previsto o que
sean consecuencia de
un comportamiento
dilatorio por su parte.
¿Necesidad
de
emergencia?
SÍ
De un valor total
acumulativo inferior
al 25% del valor
del contrato original
SÍ
¿Valor
estimado?
SÍ
¿Ha
fracasado
una licitación NO
restringida
anterior?
¿Valor
estimado?
Selección del método de adquisición de bienes y contratación de obras
SÍ
Número
suficiente
de
proveedores
nacionales
SÍ
Número
suficiente
de
proveedores
nacionales
NO
NO
Reexaminar la especificación/el plazo
para licitar/las condiciones contractuales
Valor de los bienes
≥ USD 200 000
Valor de las obras
≥ USD 1 millón
Medio
Medio
¿Valor
estimado?
Medio
Bajo
Alto
Licitación
pública
internacional
Licitación
pública
nacional
Licitación
internacional
limitada
Comparación
nacional
de precios
Comparación
internacional
de precios
Contratación
directa
Módulo G: Identificación de las fuentes
de suministro
Finalidad del módulo:
A menudo puede resultar difícil encontrar suficientes fuentes adecuadas y seguras de bienes, obras y
servicios.
En este módulo se ofrece asistencia en varios aspectos comunes de este proceso, a saber:
– la precalificación;
– la expresión de interés, y
– la elaboración de una lista de preselección.
No se pretende presentar un análisis exhaustivo de cada enfoque, sino describir algunas buenas prácticas
y enfoques generales que pueden adoptarse para identificar fuentes de suministro.
Aplicabilidad:
Este módulo es una guía de buenas prácticas, por lo que es aplicable a todas las actividades de
adquisición y contratación financiadas por el FIDA.
Cuando la adquisición o contratación se realice mediante licitación pública internacional, se aplicarán las
normas del Banco Mundial relativas a los anuncios generales de adquisiciones y precalificación.
1.Precalificación
(i) ¿En qué consiste?
La precalificación sirve para identificar a los
licitantes que poseen capacidad, recursos
y experiencia suficientes para ejecutar un
contrato, antes de hacer un llamado a la
presentación de ofertas detalladas y de que
estas se presenten.
De esta manera se obtiene y evalúa información
sobre las cualificaciones de los posibles
licitantes, con el fin de limitar las ofertas a una
lista de licitantes cualificados. Este objetivo se
logra mediante la publicación de un anuncio
de precalificación, la recepción de candidaturas
y la evaluación de estas con arreglo a criterios
previamente definidos.
(ii) ¿Cuándo se utiliza?
La precalificación se utiliza para la adquisición
de bienes y la contratación de obras y servicios
que no son de consultoría. La precalificación
para la contratación de servicios de consultoría
se realiza mediante la recepción y evaluación de
expresiones de interés (véase la sección 2).
En la mayoría de las disposiciones nacionales
relativas a las adquisiciones y la contratación, la
precalificación generalmente no es obligatoria y
no existe ninguna norma en la que se establezca
cuándo debe o no debe utilizarse.
60
Es una herramienta que puede usarse cuando
se considere apropiado, pero a menudo se
utiliza en el marco de licitaciones públicas
internacionales/abiertas (véase el módulo F5)
para adquisiciones o contrataciones de un valor
o complejidad particularmente elevados:
– la preparación de ofertas detalladas puede
resultar costosa y desalentar la participación
si los posibles licitantes estiman que hay
muchos competidores;
– la evaluación de un gran número de ofertas
detalladas puede exigir tiempo y recursos
excesivos para la entidad contratante, por
lo que es preferible recibir un número de
ofertas razonable, y
– la capacidad, los recursos y la experiencia
del proveedor pueden contribuir de manera
decisiva a una ejecución satisfactoria del
contrato, por lo que la licitación debe
limitarse a licitantes cualificados.
Sin embargo, también puede utilizarse con
provecho para un grupo de contratos similares
u ordinarios, en cuyo caso la lista de los
proveedores cualificados serviría de base para
preparar listas reducidas de candidatos tanto
en la licitación pública limitada como en la
solicitud de ofertas de precios, o para identificar
la fuente en el caso de una adquisición
o contratación con una única fuente. De
esta manera, se evita tener que repetir el
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
procedimiento de precalificación, y también
permite precalificar a un licitante para un
contrato o contratos de un determinado valor o
volumen.
(iv) Cómo hacerlo
La alternativa a la precalificación es la
“poscalificación”. Abarca básicamente las
mismas cuestiones que la precalificación,
pero se realiza con posterioridad al proceso
de evaluación de una actividad concreta de
adquisición o contratación. La poscalificación
se examina con más detalle en el módulo L10.
La decisión de proceder o no a la precalificación
o la poscalificación generalmente se adopta en
la etapa de planificación de las adquisiciones y
a menudo es una decisión a plazo determinado.
Aunque la precalificación puede garantizar que
todos los licitantes incluidos en la lista final
de candidatos tengan capacidad para ejecutar
el contrato, es preciso considerar el tiempo
que requiere el proceso, incluida la evaluación
de los resultados. En el cuadro que figura
a continuación se presentan algunas de las
ventajas e inconvenientes de cada proceso:
Una vez tomada la decisión de proceder a
la precalificación, la entidad contratante
gestionará el proceso en consulta con
especialistas en adquisiciones y técnicos para
la formulación y aplicación de los criterios de
precalificación.
El proceso de precalificación constituye de
hecho un miniproceso de licitación, que
comporta la invitación, recepción y evaluación
de candidaturas a la precalificación. Por lo
tanto, estas instrucciones siguen a grandes
rasgos las indicaciones generales relativas a las
distintas etapas del proceso de licitación:
1. Seleccionar un modelo.
2. Redactar el documento de precalificación,
incluidos los criterios de calificación,17 una
descripción del tipo de bienes, obras o servicios
a los que se refiere la precalificación, y el lugar/
dirección, plazo y formato (correo electrónico/
papel) para la presentación de solicitudes.
Ventajas
Precalificación
Inconvenientes
– facilita la elaboración de una lista final de
candidatos
– retrasa la presentación inicial de ofertas
– todos los licitantes incluidos en esa lista
cumplen los criterios mínimos establecidos, por
lo que se reduce el tiempo de evaluación
– también ahorra tiempo en la etapa de
adjudicación y formalización del contrato ya
que permite avanzar rápidamente sin necesidad
de una larga poscalificación
Poscalificación
– las ofertas pueden presentarse rápidamente sin
necesidad de un proceso de precalificación
– puede hacerse una evaluación de licitantes que
posteriormente resulten inadecuados
– mientras se lleva a cabo, puede crear demoras
entre la adjudicación del contrato y su
formalización
(iii)Modelos
El FIDA no tiene modelos propios predefinidos
de precalificación ya que la mayoría de
los sistemas nacionales de adquisición y
contratación tendrán sus propios formatos.
Cuando estos no existan, podrán obtenerse
en los sitios web del Banco Mundial (www.
bancomundial.org) o de los bancos regionales
de desarrollo.
3. Redactar y publicar un anuncio de invitación a
presentar candidaturas (el módulo K1 contiene
información más detallada).
4. Enviar los documentos de precalificación a todos
los candidatos que lo soliciten (el módulo K1
contiene información más detallada) velando
por que se cumplan todos los plazos mínimos
para la presentación de las candidaturas.
17 La precalificación se basará exclusivamente en la capacidad y los recursos de los posibles licitantes para ejecutar
satisfactoriamente el contrato de que se trate, teniendo en cuenta lo siguiente: a) su experiencia y actuación en contratos similares
en el pasado; b) la capacidad para suministrar los bienes, realizar las obras o prestar los servicios necesarios; c) su posición
financiera, y d) su situación legal o fiscal. Deberán indicarse los requisitos mínimos que se han de cumplir a efectos de la evaluación.
En esta etapa se podrán pedir referencias o esperar a que se presenten en el marco del proceso de licitación.
Módulo
Módulo
Identificación
de las fuentes
deobras
lasde
necesidades
Manual sobre la adquisición
de G:
bienes
yF1:
la Identificación
contratación
de
ysuministro
servicios
61
5. Recibir candidaturas hasta que venza el plazo,
recordando que no se aceptarán las que se
presenten fuera de plazo (véase el módulo K4).
6. Abrir las solicitudes y registrar los nombres de
todos los postulantes. No se requiere la apertura
pública.
7. Evaluar cada candidatura de acuerdo con
los criterios enunciados en el documento de
precalificación y determinar si cada licitante
reúne o no las condiciones requeridas. Registrar
los resultados de la evaluación.
8. Preparar una lista de los licitantes precalificados
y obtener la aprobación de la evaluación
y la lista de precalificación por el FIDA.
Normalmente esta aprobación podrá obtenerse
al mismo tiempo que la aprobación del
documento de invitación a presentar ofertas.
2. Expresión de interés
(i) ¿En qué consiste?
Con “expresión de interés” se hace referencia
a un proceso de precalificación para la
contratación de servicios de consultoría.
Al igual que con la precalificación para la
adquisición de bienes y la contratación de
obras y servicios que no son de consultoría,
el procedimiento de expresión de interés
permite obtener y evaluar información sobre las
cualificaciones y la experiencia de los posibles
licitantes, con el fin de limitar la licitación a
una lista de licitantes cualificados. Este objetivo
se logra mediante la publicación de un anuncio
para que se presenten expresiones de interés,
la recepción y evaluación de estas con arreglo a
criterios previamente definidos y la elaboración
de una lista final de candidatos.
(ii) ¿Cuándo se utiliza?
El procedimiento de expresión de interés
se utiliza para la contratación de servicios
de consultoría únicamente. Su uso no es
obligatorio en la mayoría de los sistemas
nacionales de contratación, pero se recomienda
en todos los casos salvo en el de los contratos
más sencillos y de menor cuantía (la
elaboración de una lista final de candidatos sin
recurrir al procedimiento de la expresión de
interés se expone en la sección 3).
Este procedimiento sirve para identificar a
los consultores (sean individuos o empresas)
que poseen capacidad, personal y experiencia
suficientes para cumplir un contrato de
prestación de servicios de consultoría, a fin
62
de elaborar una lista limitada de candidatos
e invitar a los tres a seis licitantes mejor
cualificados a presentar propuestas detalladas.
El procedimiento de expresión de interés
presenta las siguientes ventajas:
– la publicación de un anuncio en el que
se invita a presentar expresiones de
interés facilita a la entidad contratante
la identificación de posibles consultores
cualificados;
– solo se solicita a un número limitado
de consultores que preparen propuestas
detalladas y mantengan a personal
competente disponible durante el período
de validez de las mismas. Es más probable
que los consultores dediquen más recursos a
la preparación de propuestas y que, cuando
proceda, mantengan a personal disponible
si consideran que solo compiten con un
número limitado de consultores;
– la entidad contratante carece del tiempo y
los recursos para evaluar un gran número de
propuestas detalladas, y
– el proceso de licitación se limita a los
consultores que han demostrado que
poseen la capacidad, el personal y la
experiencia necesarios para cumplir de
manera satisfactoria el contrato.
(iii)Modelos
El FIDA no tiene modelos propios predefinidos
para la expresión de interés ya que la mayoría
de los sistemas nacionales de adquisición y
contratación tendrán sus propios formatos.
Cuando estos no existan, podrán obtenerse de
proyectos financiados por el Banco Mundial
(www.bancomundial.org) o los bancos
regionales de desarrollo.
(iv) Cómo hacerlo
El proceso de expresión de interés constituye
de hecho un miniproceso de licitación, que
comporta la invitación, recepción y evaluación
de candidaturas a la precalificación. Por lo
tanto, estas instrucciones siguen a grandes
rasgos las indicaciones generales relativas a las
distintas etapas del proceso de licitación.
1. Decidir si se buscan consultores o empresas de
consultoría. No se considera buena práctica
la combinación de consultores y empresas
de consultoría porque no se podrá comparar
directamente a ambos en el proceso final
de licitación. Las empresas tendrán costos
elevados, por ejemplo gastos generales y seguro
de responsabilidad civil, que los consultores
individuales no tendrán, lo cual hace imposible
una verdadera comparación de los costos. Sin
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
embargo, el aspecto positivo de emplear a
empresas de consultoría es la disponibilidad
de un número mayor de expertos (lo cual es
especialmente importante si la actividad a
desarrollar requiere un enfoque de equipo),
su responsabilización institucional, los seguros
suscritos y una posición financiera más sólida
que puede reducir la necesidad de elevados
pagos anticipados.
2. Redactar un anuncio en el que se invite a
formular expresiones de interés que incluyan la
información siguiente:
– si se desea contratar a consultores a título
individual o a empresas de consultoría;
– el nombre y domicilio de la entidad
contratante;
– una breve descripción del proyecto del
que forme parte la labor a desarrollar, si
corresponde;
– una breve descripción de la labor propuesta;
– una exposición de los criterios
fundamentales de preselección, que estarán
relacionados con la experiencia y las
cualificaciones que se posean, el personal de
que se disponga y cualesquiera otros factores
relativos a la capacidad del postulante para
desarrollar satisfactoriamente el trabajo;18
– cualquier información o documentación
que permita comprobar la elegibilidad o las
cualificaciones del postulante, e
– instrucciones sobre el lugar/dirección, los
plazos y el formato (correo electrónico/papel)
para la presentación de las expresiones de
interés.
3. Publicar la invitación a presentar expresiones de
interés velando por que se cumplan los plazos
mínimos establecidos (el módulo K1 contiene
información más detallada).
4. Recibir las expresiones de interés hasta el
vencimiento del plazo, recordando que no se
aceptarán las que se presenten fuera de plazo
(véase el módulo K4).
5. Abrir las expresiones de interés y registrar los
nombres de todos los postulantes. No se requiere
una apertura pública.
6. Evaluar cada expresión de interés teniendo
en cuenta las aptitudes básicas, la experiencia
o las capacidades requeridas para la labor a
desarrollar y documentar los resultados de esa
evaluación en un informe, junto con los datos de
todos los licitantes seleccionados y la puntuación
obtenida por cada uno de ellos.19
7. Preparar una lista final de los tres a seis
consultores que mejor cumplan los requisitos
para realizar el trabajo propuesto. Obtener la
aprobación de la lista de preselección por el
FIDA, al mismo tiempo que la del documento
de solicitud de propuestas.
3.Preselección
(i) ¿Qué es la preselección?
La preselección es el proceso de elaboración de
una lista de las posibles fuentes de suministro
a las que la entidad contratante invitará
directamente a participar en un proceso de
licitación.
(ii) ¿Cuándo se recurre a ella?
Se elaborará una lista de preselección:
a) a raíz de un proceso de precalificación o
expresión de interés público y abierto,
cuando se requiera una licitación pública
(para la adquisición de bienes o la
contratación de obras o servicios que no
sean de consultoría) o cuando se haga un
llamado a la expresión de interés (para la
contratación de servicios de consultoría);
b) en el marco de una licitación limitada (o
restringida) y una solicitud de ofertas de
precios para la adquisición de bienes o la
contratación de obras, cuando no se haya
realizado una precalificación,20 y
c) en el marco de un proceso de licitación para
la contratación de servicios de consultoría,
cuando no se haya publicado ningún
llamado a presentar expresiones de interés.
Por lo general, el único caso en el que no
se requiere la elaboración de una lista de
preselección es el de la licitación pública (sea
internacional o nacional), que se anuncia
directamente sin requerir ningún tipo de
precalificación y en la que cualquier empresa
puede presentar una oferta.
18 En esta etapa podrán solicitarse referencias o esperar a que se presenten en el marco del proceso de licitación.
19 Este informe constituirá una sección del informe general de evaluación (véase el grupo de módulos L).
20 Velar por que se conozcan los motivos por los que se utiliza la licitación limitada, ya que afecta a la elaboración de la lista de
preselección. Los motivos pueden consistir en que solo exista un número limitado de fuentes o porque el valor de la adquisición
sea inferior a un umbral convenido para un proceso limitado. La solicitud de ofertas de precios casi siempre solo se utiliza cuando el
valor relativamente bajo de la adquisición es inferior al umbral convenido en el proyecto para este método.
Módulo
Módulo
Identificación
de las fuentes
deobras
lasde
necesidades
Manual sobre la adquisición
de G:
bienes
yF1:
la Identificación
contratación
de
ysuministro
servicios
63
(iii)Modelos
La preselección es solo una lista de las empresas
o las personas a las que se invitará a presentar
ofertas concretas. Por lo tanto, no existe ningún
modelo específico que deba utilizarse para
elaborar la lista.
Sin embargo, el proceso de preselección deberá
documentarse en el informe de evaluación
que se publique al término del proceso de
evaluación de las ofertas (véase el grupo
de módulos L). Existen muchos modelos
de informes de evaluación en los sistemas
nacionales de adquisiciones y contratación
o el Banco Mundial y los bancos regionales
de desarrollo.
(iv) Cómo proceder
Puede adoptarse este proceso
independientemente de que la elaboración de
una lista de preselección se lleve o no a cabo
a raíz de un proceso de precalificación o de
expresión de interés:
1. Preparación de una “lista larga”
Preparar una “lista larga” de las posibles
fuentes de suministro utilizando un
determinado número de fuentes
de información:
a) A los efectos de una mayor transparencia
y equidad, cuando se haya llevado
a cabo un proceso específico de
precalificación/expresión de interés para
una actividad concreta de adquisición
o contratación, la “lista larga” solo
deberá contener las respuestas recibidas
a ese proceso, salvo que el número de
respuestas a esa precalificación no sea
suficiente para elaborar una lista de ese
tipo, en cuyo caso podrán utilizarse las
otras fuentes de información que se
enumeran más abajo.
b) Cuando no se haya llevado a cabo un
proceso de precalificación/expresión de
interés concretamente para la actividad
de adquisición o contratación de que se
trata, o cuando sí se llevó a cabo pero el
número de respuestas fue insuficiente
para preparar dicha lista, podrán
utilizarse las siguientes fuentes de
información:
– cualquier proceso de precalificación/
expresión de interés que se haya
llevado a cabo al inicio del proyecto;
– cualquier sistema de registro o
base de datos que posea la entidad
contratante o el prestatario/receptor;
– anteriores ofertas recibidas o
contratos formalizados por la
entidad contratante, otra entidad
contratante o el FIDA;
– la información que se pueda
obtener de órganos comerciales o
profesionales;
– las cámaras de comercio del país
prestatario/receptor y otros;
– los representantes comerciales
de las embajadas para las fuentes
extranjeras;
– el conocimiento del mercado que
posean especialistas en adquisiciones
o técnicos, y
– las investigaciones de mercado
reseñadas en revistas comerciales,
Internet, directorios comerciales, etc.
Obsérvese que los proveedores
que figuren en cualquier lista de
inhabilitación publicada por el
prestatario/receptor o el FIDA no
deberán incluirse en una lista de
preselección (o una lista larga).
2. Elaboración de la “lista de preselección”
Sobre la base de la “lista larga” inicial de
posibles proveedores, es preciso elaborar
la “lista de preselección” de las posibles
fuentes de suministro que recibirán los
documentos de licitación.
Cuando la competencia sea limitada porque
solo puedan obtenerse los bienes, las obras
o los servicios de un número limitado
de proveedores, se incluirá en la lista de
preselección a todas las fuentes potenciales.
Cuando la competencia sea limitada debido
al valor relativamente bajo de la adquisición
o la contratación, se incluirá en la lista de
preselección un mínimo de tres licitantes.21
Al elaborar la lista de preselección deberán
tenerse también en cuenta los factores
siguientes:
– debe haber una rotación de los distintos
licitantes en listas de preselección
sucesivas, es decir, no se incluirá siempre
al mismo proveedor cuando haya
muchas fuentes;
– no se incluirá en la lista de preselección
a los proveedores que probablemente
no estén en condiciones de presentar
ofertas adecuadas o que carezcan de las
cualificaciones requeridas;
21 En las actividades de adquisición y contratación internacionales deberán estar representados por lo menos dos países.
64
Identificación
Manual sobre la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
– no deberán figurar en la lista de
preselección únicamente los licitantes
de la misma propiedad;
– cuando se trate de la adquisición de
bienes, no deberán figurar en la lista de
preselección únicamente los licitantes
que ofrezcan el mismo tipo
de productos;
– los proveedores que figuren en cualquier
lista de inhabilitación publicada por
el prestatario/receptor o el FIDA no se
incluirán en la lista de preselección;
– algunos de los licitantes incluidos en
la lista de preselección podrán decidir
no presentar ofertas, por lo tanto, se
recomienda incluir en la lista a más de
tres fuentes, a fin de recibir por lo menos
tres ofertas −el número de fuentes
incluidas deberá ser proporcional al
valor de los bienes que se desee adquirir
o las obras y servicios que se deseen
contratar, pero por lo general no más de
ocho, y
– cuando los bienes, obras o servicios
puedan obtenerse a precios competitivos
por lo menos de tres fuentes en el
país prestatario/receptor, la lista de
preselección puede limitarse a los
proveedores nacionales −se incluirá
a licitantes internacionales cuando
no haya por lo menos tres fuentes
nacionales competitivas o cuando haya
fracasado un procedimiento de
licitación nacional.
¿Precalificación?
Licitación pública22 abierta
Licitación restringida/
limitada
Solicitud de ofertas de
precios
4.Resumen
Hay distintos medios de identificar las fuentes
posibles de suministro, y en el presente módulo se
ha examinado lo siguiente:
– la precalificación;
– la expresión de interés, y
– la elaboración de una lista de preselección.
Es importante recordar que no existe una sola
norma aplicable a todos estos planteamientos y,
como se desprende de la sección 3, el recurso a
un proceso de precalificación o de expresión de
interés no obvia la necesidad de elaborar una lista
de preselección.
La matriz básica tiene por objeto facilitar la
comprensión de cuándo puede adoptarse uno u otro
criterio, aunque se vuelve a insistir en que en ningún
caso se pretende que sea obligatoria o exhaustiva.
¿Expresión de interés?
Cómo elaborar una
lista de preselección
En caso afirmativo
Con los resultados de la
precalificación
En caso negativo
No se necesita una lista de
preselección
En caso afirmativo
Con los resultados de la
precalificación
En caso negativo
Con datos de otras fuentes
No
Con datos de otras fuentes
Consultoría
En caso afirmativo
Con los resultados de las
expresiones de interés
Pequeña consultoría
En caso negativo
Con datos de otras fuentes
22 Para la adquisición de bienes o la contratación de obras o servicios que no sean de consultoría.
Módulo
Módulo
Identificación
de las fuentes
deobras
lasde
necesidades
Manual sobre la adquisición
de G:
bienes
yF1:
la Identificación
contratación
de
ysuministro
servicios
65
Process
management
Documentos
de licitación
Documentos
de licitación
Módulo H: Documentos de llamado
a licitación
Este grupo de módulos ofrece indicaciones generales respecto de las buenas
prácticas para la preparación de los documentos de llamado a licitación.
El documento de llamado a licitación constituye el núcleo del proceso de licitación. La elaboración de
un documento claro, conciso y bien redactado comportará un proceso de adquisición/contratación
satisfactorio, y, por la misma razón, un documento poco claro, ambiguo y mal redactado creará confusión
y provocará demoras. Por lo tanto, el éxito de toda actividad de adquisición y contratación dependerá
decisivamente de que el documento esté bien elaborado.
Un buen documento de llamado a licitación deberá informar a los posibles licitantes de lo siguiente:
– la descripción precisa de los bienes, obras o servicios requeridos;
– las normas por las que se regirá el proceso de licitación;
– los criterios y la metodología de evaluación que se aplicarán;
– los criterios de calificación que se aplicarán, y
– el tipo y las condiciones del contrato propuesto.
Este grupo está formado por los 3 módulos siguientes:
H1: Documentos de licitación para la adquisición de bienes;
H2: Documentos de licitación para la contratación de obras, y
H3: Documentos de licitación para la contratación de consultores.
Estos módulos no tienen por objeto ni se pretende con ellos ofrecer una guía detallada de cómo
cumplimentar un modelo concreto de documento de licitación, sino que contiene indicaciones generales
de las cuestiones que es preciso tener en cuenta al preparar cualquier documento de invitación.
Hay también algunas disposiciones generales aplicables a los tres módulos, que deberán leerse
conjuntamente con ellos. Se exponen a continuación.
1. Tipos de documento de licitación
Antes de empezar a preparar un documento de
licitación es preciso formularse dos preguntas
fundamentales:
(i) ¿Qué modelo debe utilizarse?
Al inicio del proyecto, el FIDA, en consulta con el
prestatario/receptor, habrá tomado una decisión
con respecto a los modelos de documentos de
licitación que deberán utilizarse en las actividades
de adquisición y contratación. En esa decisión se
dispondrá lo siguiente:
a) que puede utilizarse cualquier modelo nacional
existente, o
b) que deben adoptarse los modelos de otras
instituciones financieras internacionales o
donantes (p. ej. el Banco Mundial o los bancos
regionales de desarrollo).
A fin de cumplir con esa disposición, es necesario
saber qué modelo se ha aprobado para el proyecto
concreto de que se trate. La utilización de un
modelo no aprobado podría suponer que el FIDA
retirara su declaración de “conformidad, sin
objeciones” a los proyectos de documentos de
licitación (en caso de examen previo) o declarar
que la adquisición o la contratación está viciada
de acuerdo con lo establecido en las Directrices del
FIDA para la adquisición de bienes y la contratación
de obras y servicios (en caso de examen posterior).
También se han diseñado y pueden obtenerse
modelos para la adquisición de determinado
equipo, por ejemplo libros de texto, productos
farmacéuticos o sistemas de tecnología de la
información (TI).
dede
llamado
Manual sobre la adquisición deMódulo
bienesH:y Documentos
la contratación
obras ay licitación
servicios
67
Para contratos de obras/construcción de gran valor
o complejidad (p. ej. superiores a USD 5 millones),
se recomienda la utilización de los documentos de
licitación y los formularios de contratos publicados
por la Federación Internacional de Ingenieros
Consultores (FIDIC) a fin de garantizar una
protección legal adecuada al comprador durante la
ejecución de contratos de mayor cuantía.
Para los servicios de consultoría, por lo general hay
solo dos tipos de documentos:
– un documento breve de “solicitud de ofertas de
precios” para servicios de menor cuantía y de
breve duración, o
– un documento completo de “solicitud de
propuestas” aplicable a todas las demás
necesidades de servicios.
(ii) ¿Qué método de adquisición/
contratación se está empleando?
El método de adquisición/contratación23 que se esté
empleando generalmente determinará la longitud y
la complejidad del documento de licitación. En las
adquisiciones de mayor cuantía o gran complejidad,
el documento generalmente constará de varias
secciones, instrucciones detalladas, condiciones,
criterios de evaluación y modelos, y podrá tener
una longitud de unas 60 a 100 páginas. En las
adquisiciones de menor cuantía, el documento
probablemente será muy corto, de unas 3 a 5
páginas, y solo contendrá información básica,
como la fecha y hora de cierre, los rubros objeto del
contrato e instrucciones mínimas con respecto a la
presentación y evaluación de las ofertas.
El cuadro que figura a continuación contiene
un ejemplo de métodos y tipos de documentos
algo diferentes para la adquisición de bienes y la
contratación de obras.24 Obsérvese que es solo un
ejemplo ilustrativo y no contiene instrucciones de
aplicación obligatoria.
Método de
adquisición/
contratación
Tipo de documento
Licitación pública
internacional
Versión completa del
documento de licitación
(en algunos países, este
documento se denomina el
documento de los “Bienes”)
Licitación internacional
limitada
Puede ser la versión
completa del documento
de licitación o una versión
abreviada
Licitación pública nacional
Comparación internacional o
nacional de precios
Solicitud de ofertas de
precios
2 ¿Quién debe prepararlos?
Incumbe al prestatario/receptor iniciar la actividad
de adquisición/contratación, y las disposiciones
operacionales deberán haberse adoptado al inicio
del proyecto.
Sin embargo, no es fácil preparar un documento
de licitación de manera aislada y, a reserva de la
cuantía y la complejidad de la adquisición o la
contratación, podrá celebrar consultas con o recibir
la colaboración de:
– el usuario final de los bienes (si no ha redactado
el documento);
– especialistas técnicos, y
– los ministerios competentes u otros órganos o
autoridades nacionales.
La función del FIDA se limita a realizar un
examen (previo o posterior) de los documentos
en el marco de sus actividades de supervisión del
proyecto. Aunque pueda formular sugerencias y
recomendaciones durante el examen previo, ello
no obvia en modo alguno la responsabilidad del
prestatario/receptor.
23 Véase el módulo F6.
24 No existe ningún método concreto para la contratación de servicios de consultoría. La atención se centra en el método de
selección, que se examina en el módulo H3.
68
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo H1: Documentos de licitación
para la adquisición de bienes
Finalidad del módulo:
Ofrecer a los prestatarios/receptores y al personal del FIDA indicaciones generales de lo que debe
incluirse en los documentos de licitación.
Este módulo no se remite a ningún modelo o plantilla estándar, sino que en él se abordan cuestiones
relacionadas con la buena práctica que deberá tenerse en cuenta al preparar o examinar un documento de
licitación.
Obsérvese que este módulo solo se refiere a determinados aspectos de la adquisición de bienes, por lo
que deberá leerse conjuntamente con el módulo H.
Aplicabilidad:
Como guía de la buena práctica, el presente módulo es aplicable a todas las adquisiciones de bienes.
1. ¿Qué debe incluirse en estos
documentos?
El modelo que se utilice definirá la estructura y el
contenido general del documento de licitación para
la adquisición de bienes. Ahora bien, el documento
deberá cumplir algunos requisitos generales, a saber:
(i) Referencias, puntos de contacto y
arreglos contractuales
Estos datos definen quién es el comprador
(p. ej. el ministerio de XYZ), quién será el
usuario final (si es diferente), los puntos de
contacto durante el proceso de licitación, y
el proyecto dentro de cuyo marco se realiza
la adquisición. A los efectos de una mejor
identificación, cada actividad de adquisición
deberá tener su propio número de referencia,
que se consignará en el documento.
(ii) La descripción y las especificaciones
de los bienes requeridos
Estos datos tienen evidentemente una
importancia decisiva ya que, sin una exposición
clara de las necesidades y las especificaciones,
la actividad de adquisición probablemente
no llegue a buen término. En el módulo F2
se ofrecen indicaciones de cómo preparar
las exposiciones de las necesidades y las
especificaciones
(iii) Información pertinente con respecto a
la presentación de ofertas
Abarcará, entre otras, las cuestiones siguientes:
– la elegibilidad de los licitantes;
– la fecha límite para que los licitantes
soliciten aclaraciones;
– la moneda de la oferta;
– el plazo de presentación de ofertas;
– cuándo se abrirán las ofertas (véase el
módulo K5), y
– el período de validez de las ofertas..
Los documentos de licitación largos a menudo
tienen una sección titulada “Información para
los licitantes” o “Instrucciones a los licitantes”,
con datos destinados a facilitar la labor del
licitante.
(iv) Las normas relativas al proceso de
adquisición
Son las normas por las que se rige todo el
proceso. El grado de detalle dependerá de la
cuantía de la adquisición, pero comprenderán
como mínimo lo siguiente:
– la ley general, los reglamentos, las normas,
las instrucciones o la autoridad en virtud de
los que se realiza la adquisición (p. ej. Ley
de contratos del sector público del país);
– la dirección y cualesquiera instrucciones
concretas (p. ej. número de copias, en forma
impresa o digital, documentos/folletos que
se deben proporcionar, referencias) para la
presentación de ofertas, y
– necesidades de garantía de oferta (fianza).25
25 Véase el módulo J.
Módulo
H1: Documentos
de licitación
H:y Documentos
para lade
adquisición
llamado
licitación
bienes
Manual sobre
la adquisición
deMódulo
bienes
la contratación
de
obras ayde
servicios
69
(v) Los criterios y la metodología de
evaluación aplicables
Es preciso indicar los criterios de evaluación
en los documentos de licitación, entre otras
razones, con la finalidad siguiente:
– determinar si las ofertas recibidas satisfarán
las necesidades;
– garantizar que todas las ofertas se evalúen
con arreglo a los mismos parámetros, y
– proporcionar a los posibles licitantes
información sobre esos criterios y en qué
se basará la decisión de adjudicación del
contrato.
El hecho de ofrecer esta información a todos
los posibles licitantes aporta equidad y
transparencia al proceso y permite a todos los
licitantes considerar estos aspectos al preparar
sus ofertas.
Los criterios de evaluación serán específicos
para cada actividad de adquisición. Sin
embargo, hay algunos criterios comunes a todas
las adquisiciones, a saber:
– competencia/ aptitudes técnicas;
–experiencia/historial;
–costos;
– calidad/especificaciones, y
– cumplimiento de los requisitos de la
licitación.
En la mayoría de las adquisiciones de bienes, el
criterio probablemente será el del menor costo
total que cumpla la especificación y satisfaga
todos los aspectos de los documentos de
licitación.
En caso de que la decisión de adjudicación
se base en el tiempo y no en el costo (en
el módulo F1 se indica cómo se establecen
las prioridades), también se indicarán las
exigencias concretas con respecto a los
plazos de entrega (p. ej. entrega en un plazo
determinado o expediciones escalonadas
durante un período determinado).
Cuando el costo sea el factor principal, el costo
del transporte será un elemento importante del
costo total de los bienes adquiridos. Por tanto,
se tendrá muy en cuenta en la evaluación de las
ofertas y se deberá abordar en los documentos
de licitación. Los licitantes necesitarán saber
hasta qué punto se prevé que se encarguen
del transporte, en qué medida deberán estar
asegurados y cuándo se considerará que se ha
efectuado la entrega de los bienes. Asimismo,
los compradores necesitan saber qué es lo que
está incluido en los precios ofertados para
poder hacer comparaciones sobre la misma
base entre distintas ofertas.
70
La manera más sencilla de obtener
esta información y evitar problemas de
interpretación entre las partes contratantes será
utilizar las INCOTERMS, que es un conjunto
de reglas para la interpretación de las normas
más comúnmente empleadas en el comercio
internacional, que la Cámara de Comercio
Internacional publica periódicamente.
El objetivo básico de cada Incoterm es aclarar
cómo se reparten las funciones, los costos y
los riesgos entre el comprador y el proveedor
en relación con el suministro de los bienes
previsto en el contrato. Cada regla indica
claramente lo que incumbe al vendedor y al
comprador, y las reglas abarcan desde una
situación en la que todo es responsabilidad
fundamentalmente del comprador hasta el otro
extremo en el que todo es fundamentalmente
incumbencia del proveedor.
A efectos de la licitación y la evaluación,
los precios se solicitan de conformidad con
una o más Incoterms a fin de garantizar la
uniformidad de todas las ofertas recibidas.
La versión más reciente de Incoterms, con
instrucciones detalladas sobre su uso, figura
en el sitio web de la Cámara de Comercio
Internacional (www.iccwbo.org/Incoterms).
Otros criterios de evaluación pueden
comprender lo siguiente:
– disponibilidad de piezas de repuesto/agente
local/servicios posventa;
– costo de propiedad (p. ej. precio y tasa de
utilización de consumibles, intervalos de
servicio);
– conformidad con las muestras (véase infra)
– términos y duración de la garantía;
– compatibilidad con los artículos existentes;
– cuestiones ambientales (es decir, productos
inocuos para el medio ambiente, grado
de reciclaje en el sector manufacturero,
posibilidades de reciclaje después del uso),
e
– introducción de reajustes para otorgar
preferencia a los licitantes nacionales
(si se utilizan los sistemas nacionales de
adquisición, esta disposición podrá figurar
en una ley/reglamento nacional para apoyar
a los licitantes nacionales).
La adquisición por muestras puede ser eficaz.
Su funcionamiento presenta algunas variantes,
y el comprador deberá dejar bien clara la
función de las muestras en el proceso de
adquisición. Las opciones son las siguientes:
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
i) Que el comprador tenga una muestra del
producto del color o del estilo al que los
licitantes deberán ajustarse. Esta situación
suele darse cuando hay cuestiones de
normalización o de estilo de la empresa
(p. ej. el color). El comprador indica en
el documento de licitación que hay una
muestra a la disposición de los licitantes
y cuándo y dónde podrá examinarse, y
que la adecuación a la muestra será un
factor decisivo en la evaluación. Cuando se
adopte este criterio, es una buena práctica
pedir a los licitantes que confirmen por
escrito que han examinado o han tenido la
oportunidad de examinar la muestra a fin
de evitar quejas en una etapa posterior
del proceso.
ii) Que el comprador exija que los licitantes
presenten una muestra de su producto junto
con la oferta. En este caso, es fundamental
indicar si las muestras proporcionadas:
a) se considera que son indicativas del
tipo, la calidad y/o el color del producto
que se suministrará, o b) son una
representación concreta del producto. En
el primer caso, se examina la muestra en
la etapa de la evaluación de las ofertas y
se devuelve al licitante o se conserva con
fines de información, de acuerdo con las
disposiciones del documento de licitación.26
En el segundo caso, la muestra presentada
con la oferta se mantiene en lugar seguro
y forma parte del contrato. Los bienes que
se proporcionen en el marco del contrato
se comparan con ella para determinar si
coinciden con la misma. Si los bienes no
coinciden con la muestra, son rechazados y
se retiene el pago. Así ocurre a menudo en
la adquisición de prendas de vestir.
(vi) Criterios de calificación aplicables
Si no se ha realizado una precalificación,27
será necesario incluir todas las pruebas
documentales que aporten los licitantes para
demostrar que reúnen las condiciones para que
se les adjudique un contrato. Por lo general,
comprende las cuestiones siguientes:
– la experiencia y el cumplimiento de
contratos similares en el pasado;
– la capacidad para suministrar o
proporcionar los bienes;
– la situación financiera, y
– la situación jurídica y/o fiscal.
Se indicarán los requisitos mínimos que se han
de cumplir a efectos de evaluación.
(vii)Tipo y condiciones del contrato
propuesto
En general se considera buena práctica
proporcionar a los licitantes un modelo del
contrato propuesto y de las condiciones
contractuales (incluidas las condiciones de
pago28 y los plazos) que tendrán que cumplir
si se les adjudica el contrato. Esta exposición
temprana de las condiciones contractuales
presenta varias ventajas:
– ofrece a los licitantes la posibilidad de
adoptar la decisión de presentar o no
una oferta ya que disponen de una visión
completa del proceso de adquisición;
– al presentar un modelo de contrato y
las condiciones contractuales desde el
principio, no podrá decirse en una etapa
posterior del proceso que los licitantes no
conocían las cláusulas o las obligaciones
contractuales (lo cual es especialmente
importante con respecto a las condiciones
de pago), y
– acelera el proceso entre la adjudicación
del contrato y su firma, ya que el licitante
ya ha visto y aceptado, al presentar su
oferta, el formato y las condiciones
generales del contrato.
26 En la licitación internacional no suelen devolverse las muestras a los licitantes por el costo que entraña. Es más factible en
la licitación nacional, ya que los costos serán menores. También se puede informar a los licitantes de que pueden recoger sus
muestras, si así lo desean, y que si no lo hacen la conservarán o se desharán de ella.
27 Véase el módulo G.
28 Véase el grupo de módulos J.
Módulo
H1: Documentos
de licitación
H:y Documentos
para lade
adquisición
llamado
licitación
bienes
Manual sobre
la adquisición
deMódulo
bienes
la contratación
de
obras ayde
servicios
71
Módulo H2: Documentos de licitación
para la contratación de obras
Finalidad del módulo:
Ofrecer a los prestatarios/receptores y al personal del FIDA indicaciones generales de lo que debe
incluirse en los documentos de licitación.
Este módulo no se remite a ningún modelo o plantilla estándar, sino que en él se abordan cuestiones
relacionadas con la buena práctica que deberán tenerse en cuenta al preparar o examinar un documento
de licitación.
Obsérvese que este módulo solo se refiere a determinados aspectos de la contratación de obras, por lo
que deberá leerse conjuntamente con el módulo H, en el que se ofrece asesoramiento sobre cuestiones
generales relacionadas con los documentos de licitación.
Aplicabilidad:
Como guía de la buena práctica, el presente módulo es aplicable a todas las contrataciones de obras.
1. ¿Qué debe incluirse en estos
documentos?
El modelo que se utilice definirá la estructura y el
contenido general del documento de licitación para
la contratación de obras. Ahora bien, este deberá
cumplir algunos requisitos generales, a saber:
(i) Referencias, puntos de contacto y
arreglos contractuales
Estos datos definen quién es el comprador
(p. ej. el ministerio de XYZ), quién será el
usuario final (si es diferente), los puntos de
contacto durante el proceso de licitación y
el proyecto dentro de cuyo marco se realiza
la adquisición. A los efectos de una mejor
identificación, cada actividad de adquisición
deberá tener su propio número de referencia,
que se consignará en el documento.
(ii) La descripción y las especificaciones
de las obras requeridas
Estos datos tienen evidentemente una
importancia decisiva ya que, sin una exposición
clara de las necesidades y las especificaciones,
la actividad de contratación probablemente
no llegue a buen término. En el módulo F3
se ofrecen indicaciones de cómo preparar la
exposición de las necesidades.
(iii) Información pertinente con respecto a
la presentación de ofertas
Abarcará, entre otras, las cuestiones siguientes:
– la elegibilidad de los licitantes;
– la fecha límite para que los licitantes
soliciten aclaraciones;
– la moneda de la oferta;
– el plazo de presentación de ofertas;
– cuándo se abrirán las ofertas (véase el
módulo K5), y
– el período de validez de las ofertas.
Los documentos de licitación largos a menudo
tienen una sección titulada “Información para
los licitantes” o “Instrucciones a los licitantes”,
con datos destinados a facilitar la labor del
licitante.
(iv) Las normas relativas al proceso de
contratación
Son las normas por las que se rige todo el
proceso. El grado de detalle dependerá de la
cuantía del contrato, pero deberán comprender
como mínimo lo siguiente:
– la ley general, los reglamentos, las normas,
las instrucciones o la autoridad en virtud de
los cuales se realiza la contratación (p. ej.
Ley de contratos del sector público del país);
– la dirección y cualesquiera instrucciones
concretas (p. ej. número de copias, en forma
impresa o digital, planos/diseños que se
deben proporcionar, referencias) para la
presentación de ofertas;
– necesidades de garantía de oferta
(fianza),29 y
– opciones de visitas al lugar de las obras.
29 Véase el módulo J.
72
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
(v) Los criterios y la metodología de
evaluación aplicables
Es preciso indicar los criterios de evaluación
en los documentos de licitación, entre otras
razones, para:
– determinar si las ofertas recibidas satisfarán
las necesidades;
– garantizar que todas las ofertas se evalúen
con arreglo a los mismos parámetros, y
– proporcionar a los posibles licitantes
información sobre esos criterios y en qué
se basará la decisión de adjudicación
del contrato.
El hecho de ofrecer esta información a todos
los posibles licitantes aporta equidad y
transparencia al proceso y permite a todos los
licitantes considerar estos aspectos al preparar
sus ofertas.
Los criterios de evaluación serán específicos
para cada actividad de contratación. Sin
embargo, hay algunos criterios comunes a todas
las contrataciones, a saber:
– competencia/aptitudes técnicas;
–experiencia/historial;
–costos;
– calidad/especificaciones, y
– cumplimiento de los requisitos de la
licitación.
En la mayoría de las contrataciones de obras,
el criterio probablemente será el del menor
costo total que cumpla los requisitos técnicos y
satisfaga todos los aspectos de los documentos
de licitación.
En caso de que la decisión de adjudicación
se base en el tiempo y no en el costo (en el
módulo F1 se indica cómo se establecen las
prioridades), también deberán indicarse las
exigencias concretas con respecto a los plazos
de ejecución (p. ej. terminación en un plazo
concreto para un evento determinado).
Otros criterios de evaluación pueden ser los
siguientes:
– las cualificaciones de personal principal;
– los jornales (en las obras de construcción
a largo plazo, este criterio puede incluir
los aumentos salariales anuales y las
vacaciones pagadas);
– el grado de subcontratación, ya que la
mayoría de las obras deberá realizarlas el
contratista principal;
– el plan de trabajo/plazo de terminación;
– los planos;
– el volumen anual de construcción;
– las instalaciones y el equipo que el
contratista ha de aportar;
– la gestión del lugar/la capacidad en materia
de seguridad;
– el empleo de mano de obra, equipo y/o
materiales locales;
– el costo de propiedad (p. ej. precio y tasa
de utilización de consumibles, intervalos de
servicio);
– los términos y la duración de la garantía/
responsabilidad por defectos;
– los aspectos ambientales del diseño y,
cuando corresponda, de funcionamiento
(p. ej. utilización de productos inocuos
para el medio ambiente, proporción de
materiales reciclados utilizados en la
realización de las obras, utilización de
fuentes de energía natural), y
– cualquier margen de preferencia con
respecto a licitantes nacionales.
(vi) Criterios de calificación aplicables
Si no se ha realizado una precalificación,30
será necesario incluir todas las pruebas
documentales que aporten los licitantes para
demostrar que reúnen las condiciones para que
se les adjudique un contrato. Por lo general,
comprende las cuestiones siguientes:
– la experiencia y el cumplimiento de
contratos similares en el pasado;
– la capacidad para ejecutar las obras;
– la situación financiera, y
– la condición jurídica y/o la situación fiscal.
Se indicarán los requisitos mínimos que se han
de cumplir a efectos de evaluación.
(vii)Tipo y condiciones del contrato
propuesto
En general se considera buena práctica
proporcionar a los licitantes un modelo del
contrato propuesto (a suma alzada o a precio
unitario31) y de las condiciones contractuales
(incluidas las condiciones de pago32 y los
plazos) que tendrán que cumplir si se les
adjudica el contrato. Esta exposición temprana
de las condiciones contractuales presenta varias
ventajas:
– ofrece a los licitantes la posibilidad de
adoptar la decisión de presentar o no una
oferta, ya que disponen de una visión
completa del proceso de contratación;
30 Véase el módulo G.
31 Véase el módulo I2.
32 Véase el grupo de módulos J.
Módulo
H2: Documentos
de licitación
H:y Documentos
para lade
contratación
llamado
de obras
Manual sobre
la adquisición
deMódulo
bienes
la contratación
de
obras ay licitación
servicios
73
– al presentar un modelo de contrato y
las condiciones contractuales desde el
principio, no podrá decirse en una etapa
posterior del proceso que los licitantes no
conocían las cláusulas o las obligaciones
contractuales (lo cual es especialmente
aplicable a las condiciones de pago), y
– acelera el proceso entre la adjudicación del
contrato y su firma, ya que el licitante ya
ha visto y aceptado, al presentar su oferta,
el formato y las condiciones generales del
contrato.
Para contratos de mucho valor o
gran complejidad (p. ej. superiores a
USD 5 millones), se recomienda utilizar los
modelos de documentos de licitación y de
contratos publicados por la FIDIC a fin de
garantizar una protección legal adecuada al
empleador durante la ejecución de contratos de
mayor cuantía.
74
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo H3: Documentos de licitación
para la contratación de servicios de
consultoría
Finalidad del módulo:
Ofrecer a los prestatarios/receptores y al personal del FIDA algunas indicaciones generales de lo que debe
incluirse en los documentos de licitación y una explicación de los distintos métodos de selección que
pueden emplearse.
La contratación de servicios de consultoría es una forma especializada de contratación que requiere
procedimientos y documentos de licitación muy diferentes de los empleados normalmente para la
adquisición de bienes y la contratación de obras. El documento de licitación estándar para la contratación
de servicios de consultoría suele denominarse “Solicitud de propuestas” y la mayoría de los sistemas
nacionales tendrán su propia versión de este documento o emplearán un modelo estándar de un donante
internacional. En cambio, para la contratación de servicios de menor cuantía y breve duración (p. ej. un
estudio de uno o dos días de duración) es posible utilizar un tipo de documento más breve denominado
“Solicitud de ofertas de precios” del que existen muchos modelos provenientes de otros proyectos o
sistemas nacionales.
Este módulo no se remite a ningún modelo o plantilla estándar, sino que en él se abordan cuestiones
relacionadas con la buena práctica que deberá tenerse en cuenta al preparar o examinar un documento de
licitación.
Obsérvese que este módulo solo se refiere a determinados aspectos de la contratación de servicios de
consultoría, por lo que deberá leerse conjuntamente con el módulo H, en el que se ofrece asesoramiento
sobre cuestiones generales relacionadas con los documentos de licitación.
Aplicabilidad:
Como guía de la buena práctica, el presente módulo es aplicable a todas las contrataciones de servicios
de consultoría.
1. ¿Qué debe incluirse en estos
documentos?
El modelo que se utilice definirá la estructura y
el contenido global del documento de licitación.
Ahora bien, este debe cumplir algunos requisitos
genericos, que cualquier documento de licitación de
servicios de consultorías debería contener, a saber:
1.1 Referencias, puntos de contacto y
arreglos contractuales
Estos datos definen quién es el comprador (p. ej.
el ministerio de XYZ), a quién están destinados los
servicios (si es diferente), los puntos de contacto
durante el proceso de licitación, y el proyecto
dentro de cuyo marco se realiza la labor. A los
efectos de una mejor identificación, cada actividad
de contratación deberá tener su propio número de
referencia, que se consignará en el documento.
1.2 La descripción y las especificaciones
de los servicios requeridos
necesidades y las especificaciones, la actividad
de contratación probablemente no llegue a buen
término. En el módulo F4 se ofrecen indicaciones
de cómo preparar la exposición de las necesidades
(TdR) de servicios.
1.3 Información pertinente con respecto a
la presentación de ofertas
El documento de solicitud de propuestas a menudo
tiene una sección titulada “Información para los
licitantes” o “Instrucciones a los licitantes” y otra
titulada “Datos básicos”, con datos destinados a
facilitar la labor del licitante. Comprenden, entre
otras, las cuestiones siguientes:
– la elegibilidad de los licitantes;
– la fecha límite para que los licitantes soliciten
aclaraciones;
– la moneda de la oferta;
– el plazo de presentación de ofertas;
– cuándo se abrirán las ofertas (véase el
módulo K5);
Estos datos tienen evidentemente una importancia
decisiva ya que, sin una exposición clara de las
Módulo H3:
Documentos
licitación de
para
Módulo
la contratación
H:y Documentos
de servicios
dede
llamado
de consultoría
ay licitación
Manual
sobre la de
adquisición
bienes
la contratación
obras
servicios
75
– el período de validez de las ofertas, y
– la dirección, e instrucciones concretas para la
presentación de las propuestas (p. ej. en dos
sobres,33 número de copias, en forma impresa o
electrónica, referencias).
1.4 Las normas relativas al proceso de
contratación
Son las leyes generales, los reglamentos, las normas,
las instrucciones o la autoridad en virtud de los
cuales se realiza la contratación (p. ej. Ley de
contratos del sector público del país) y por los que
se regirá todo el proceso.
1.5 Los criterios y la metodología de
evaluación aplicables
Es preciso indicar los criterios de evaluación en los
documentos de licitación, entre otras razones, por
las siguientes:
– determinar si las ofertas recibidas satisfarán las
necesidades;
– garantizar que todas las ofertas se evalúen con
arreglo a los mismos parámetros, y
– proporcionar a los posibles licitantes
información sobre esos criterios y en qué se
basará la decisión de adjudicación del contrato.
El hecho de ofrecer esta información a todos los
posibles licitantes aporta equidad y transparencia al
proceso y permite a todos los licitantes considerar
estos aspectos al preparar sus propuestas.
Los criterios de evaluación serán específicos para
cada actividad de contratación. Sin embargo, hay
algunos criterios comunes a todas las contrataciones,
a saber:
– competencia/aptitudes técnicas;
– experiencia/historial;
– costos;
– calidad/especificaciones, y
– cumplimiento de los requisitos de la licitación.
A diferencia de la mayoría de las adquisiciones
de bienes y la contratación de obras, el principal
criterio de selección en la contratación de servicios
de consultoría probablemente no será el menor
costo. La competencia general de los consultores,
su experiencia y la calidad de la propuesta técnica
presentada suelen ser mucho más importantes
que el simple costo de los servicios, por lo que la
evaluación consistirá más en una transacción entre
la calidad profesional de los servicios prestados y el
costo de los mismos.
La solución de transacción se logra mediante la
adopción de un sistema de puntuación, en el
que se conceden puntos a la capacidad técnica y
el costo, con arreglo a los criterios enunciados en
el documento de solicitud de propuestas, y por lo
general se recomendará que se adjudique el contrato
al licitante que obtenga la puntuación más alta.
Cuando se aplica este sistema, el desglose de los
criterios de evaluación y el número de puntos
que debe asignarse a cada criterio tienen una
importancia fundamental para el proceso de
evaluación y para lograr un resultado satisfactorio en
la selección de la oferta ganadora.
Con miras a facilitar la decisión relativa a la relación
adecuada entre la calidad profesional de los servicios
prestados y el costo de los mismos en cada caso,
se han desarrollado distintos métodos posibles
de selección de consultores. Las prioridades de
evaluación varían algo de uno a otro método según
las distintas características de la actividad, y es
fundamental que en el documento de solicitud de
propuestas se indique el método de selección que
se va a utilizar. Pueden adoptarse los métodos de
selección siguientes:
(i) Selección basada en la calidad y el
costo.
Este es el método de selección que se considera
estándar (o “por defecto”) para la contratación
de la mayoría de los servicios de consultoría y
deberá emplearse cuando:
– se necesite lograr un equilibrio entre la
calidad y el costo;
– el alcance del trabajo asignado pueda
definirse con precisión y los TdR sean bien
claros y precisos, y
– tanto el cliente como los consultores
puedan calcular con precisión razonable el
tiempo de personal y los demás insumos
que los consultores necesitarán para realizar
el trabajo, así como los costos.
Se evalúan los aspectos tanto técnicos como
financieros de cada oferta recibida y se les
asigna de 0 a 100 puntos. Sin embargo, esas
puntuaciones se reajustan en la evaluación
final34 aplicando el porcentaje de ponderación
que se indique en la solicitud de propuestas
antes de sumarlas para obtener la puntuación
total.
33 Cuando la calidad y el costo sean los factores que se tendrán en cuenta en la evaluación en la que se emplee un sistema de
puntuación, se presentarán sendas ofertas técnica y financiera por separado en sobres cerrados. Para evitar toda posibilidad de
que el precio influya en la evaluación técnica, solo se abrirá el sobre que contiene la propuesta financiera después de que se haya
concluido y aprobado la evaluación técnica. A los efectos de una mayor transparencia, se celebra una segunda sesión pública para
la apertura de las propuestas financieras de los licitantes que han pasado la etapa de la evaluación técnica. El módulo L6 contiene
información más detallada al respecto.
34 Los módulos L6, L7 y L8 contienen información más detallada sobre la evaluación de los servicios de consultoría.
76
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
El mejor modo de lograr un equilibrio entre
la calidad técnica y el costo de los servicios
a menudo consiste en asignar entre el 70%
y el 80% de los puntos totales a los aspectos
técnicos de la propuesta y entre el 20% y el 30%
a los aspectos financieros. Independientemente
del porcentaje que se decida asignar, es
imprescindible que se indique claramente
en la solicitud de propuestas a fin de que los
licitantes conozcan el factor de ponderación
que se aplicará y puedan tenerlo en cuenta al
preparar su propuesta.
También es preciso enumerar en la solicitud
de propuestas los principales criterios de
evaluación técnica (o “criterios principales”).
Comprenderán lo siguiente:
– una experiencia determinada en relación
con la tarea a desarrollar;35
– la calidad de la metodología propuesta, y
– las cualificaciones y la experiencia
profesional mínimas del personal principal
que se propone.
A reserva de la naturaleza de la tarea de que se
trate, también podrá comprender lo siguiente:
– disposiciones para la capacitación/fomento
de la capacidad del personal local,36 y
– el grado de participación de nacionales,
junto con el personal principal, en el
desempeño del trabajo.37
Una vez elegidos los criterios, se divide un
total de 100 puntos entre cada criterio técnico
de acuerdo con su importancia para la tarea.
También deberá indicarse en la solicitud la
distribución de los puntos.
El cuadro que figura a continuación contiene
un ejemplo de cómo se suelen distribuir los
puntos. Debe tenerse en cuenta que es un
ejemplo indicativo y que cada caso deberá
considerarse en relación con los criterios
elegidos y las circunstancias concretas de la
actividad.
Criterios principales:
Habitualmente
entre:
Experiencia profesional
específica:38
0 a10 puntos
Respuesta a los TdR y la
metodología propuestos:
20 a 50 puntos
Personal principal:39
30 a 60 puntos
Capacitación:
0 a 10 puntos
Participación de
nacionales:
0 a 10 puntos
Total:
100 puntos
Obsérvese que el total DEBE sumar 100.
Debido a su gran amplitud, estos criterios
principales se dividirán en subcriterios a fin
de: a) hacer hincapié en los componentes
importantes de los criterios, y b) propiciar una
mayor objetividad de la evaluación logrando
que la diferencia de las puntuaciones de
los distintos evaluadores sea menor que si
hubieran tenido que elegir una puntuación
subjetiva, por ejemplo, entre 20 y 50 puntos.
Habrá una puntuación máxima para cada
subcriterio. Estas puntuaciones parciales se
sumarán para obtener la puntuación total
de los criterios principales. El número de
subcriterios deberá ser el mínimo necesario
y detallarse con precisión en la solicitud de
propuestas. Deberá evitarse tener un número
excesivo de subcriterios ya que la asignación de
menos de 5 puntos a un criterio o subcriterio
puede hacer que esa puntuación resulte
irrelevante para la evaluación.
Algunos ejemplos aplicables a los criterios
principales que figuran en el cuadro supra son
los siguientes:
– Para la respuesta a los TdR y la metodología:
si se asignaron 40 puntos en total, estos
podrían dividirse como sigue:
• Grado de innovación = 25 puntos
• Grado de detalle = 10 puntos
• Plan de trabajo propuesto = 5 puntos
con lo que se haría mucho hincapié en una
propuesta técnica innovadora y menos en el
plan de trabajo.
35 Salvo que ya se haya evaluado en el marco de un proceso de precalificación o de preselección. Véase el módulo G.
36 La transferencia de conocimientos puede constituir el objetivo principal de algunas actividades; en tales casos, deberá
atribuírsele más valor.
37 La proporción de consultores nacionales con respecto al personal principal presentado por las empresas extranjeras y
nacionales.
38 La puntuación asignada a la experiencia puede ser baja si ya se ha tenido en cuenta este criterio en la preselección de
los licitantes.
39 Normalmente solo se evaluará al personal principal ya que será quien determine la calidad de los resultados. Deberá
aumentarse la puntuación si la tarea propuesta es compleja.
Módulo H3:
Documentos
licitación de
para
Módulo
la contratación
H:y Documentos
de servicios
dede
llamado
de consultoría
ay licitación
Manual
sobre la de
adquisición
bienes
la contratación
obras
servicios
77
– Para el personal principal: es normal aplicar
subcriterios al personal principal para
evaluar sus cualificaciones, experiencia
técnica, conocimientos o experiencia
del país o la región y, si procede, sus
conocimientos de idiomas. Si también se
asignaron 40 puntos a este criterio principal,
podrían dividirse como sigue:
• Cualificaciones generales40 = 10 puntos
• Idoneidad para el trabajo41 = 15 puntos
• Experiencia en el país/región42 = 15
puntos
deberán distribuirse entre el personal
principal determinando la cantidad máxima
de puntos que puede atribuirse a cada
persona. En la hipótesis de que se requieran
tres personas principales para el trabajo,
la distribución de los puntos podría ser la
siguiente:
• Jefe de equipo = 50% 43
• Especialista 1 = 30%
• Especialista 2 = 20%
– De esta manera se informa a los licitantes
de que el jefe de equipo se considera un
puesto muy importante para esa tarea y que
se atribuye algo más de importancia al
especialista 1 que al especialista 2. También
se aclara que el número máximo de puntos
que se puede asignar a cada puesto de
especialista es el siguiente:
con lo que se consigue una distribución
bastante equilibrada de los puntos entre los
subcriterios.
– Ahora bien, obsérvese que estos son los
puntos totales que pueden asignarse a estos
subcriterios. A continuación, esos puntos
Subcriterios
Puesto
% de
puntos
Cualificaciones
generales
(10 puntos)
Idoneidad para
la tarea
(15 puntos)
Experiencia reg./
nac.
(15 puntos)
Puntuación
máxima
Jefe de equipo
50
10x50% = 5
15x50% = 7.5
15x50% = 7,5
20
Especialista 1
30
10x30% = 3
15x30%= 4.5
15x30% = 4,5
12
Especialista 2
20
10x20% = 2
15x20%= 3
15x20% = 3
8
En la solicitud de propuestas también se
indicará la puntuación mínima que una
propuesta técnica debe recibir para poder
pasar a la evaluación financiera. Por lo general
no debe ser inferior al 70%.
Por último, además del porcentaje de
ponderación de las calificaciones técnica y
financiera, en la solicitud de propuestas deberá
indicarse la fórmula que se empleará para
adjudicar los puntos a cada precio de oferta.
Normalmente, el precio ofertado más bajo
recibe 100 puntos, y para las demás ofertas la
puntuación se calculará dividiendo el precio
de cada una por el precio más bajo ofertado y
multiplicando el resultado por 100. La fórmula
utilizada para esta operación es la siguiente:
Puntuación final = 100 x Fz
Fy
donde Fz = precio ofertado más bajo,
y Fy = precio de la propuesta que está siendo
objeto de evaluación
La aplicación de los criterios de evaluación, la
adjudicación de los puntos y el cálculo de las
calificaciones técnica y financiera se exponen en
los módulos L6, L7 y L8.
Los errores aritméticos y de otro tipo se
corregirán aplicando los procedimientos
normales a fin de reajustar los precios de las
ofertas antes de asignar los puntos a cada una
de ellas.
En resumen, la preparación de los criterios de evaluación para la selección basada en la calidad y el costo
consta de las etapas siguientes:
Convenir
en la
ponderación de
las puntuaciones
técnica y
financiera
Establecer
los principales
criterios
técnicos
Asignar el
número máximo
de puntos
a los criterios
técnicos
Establecer
los
subcriterios
técnicos
Asignar
el número
máximo de
puntos a los
subcriterios
técnicos
Asignar
los porcentajes
de ponderación/
núm. máx.
de puntos
por miembro
del equipo
Determinar
la puntuación
técnica
mínima
40 Cuestiones como la educación y capacitación generales, las cualificaciones profesionales, la experiencia, los puestos ocupados.
41 La experiencia concreta en el sector, esfera, tema, proceso o actividad pertinente para el trabajo.
42 Conocimiento de la cultura, los sistemas administrativos, las organizaciones y estructuras gubernamentales, etc.
43 Dada su condición de principal miembro del equipo, normalmente deberán asignarse al jefe de equipo más puntos que a
cualquier otro miembro. La excepción es cuando el desempeño profesional de otro de los principales especialistas del equipo es más
importante para el trabajo, en cuyo caso deberán asignarse más puntos a esta persona en la evaluación.
78
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
(ii) Selección basada en la calidad
Este tipo de selección puede ser apropiada
para tareas complejas o muy especializadas,
o aquellas que requieran innovaciones y
necesiten los mejores especialistas disponibles,
sin tomar en consideración el precio. Por
ejemplo:
– cuando es difícil definir con precisión los
TdR y la contribución que se requiere de
los consultores, y el cliente espera que estos
demuestren capacidad de innovación en
sus propuestas (p. ej. estudios económicos
nacionales o sectoriales, estudios de
viabilidad multisectoriales, diseño de
una planta de tratamiento de desechos
peligrosos, elaboración de un plan general
de ordenación urbana, reformas del sector
financiero, etc.);
– tareas que tienen un efecto a largo plazo
y que requieren los mejores expertos
disponibles (p. ej. estudio de viabilidad
y diseño de la estructura de grandes
obras de infraestructura como presas,
estudios en materia de política de ámbito
nacional, estudios sobre gestión de grandes
organismos públicos, etc.), y
– tareas que puedan ejecutarse empleando
métodos muy diferentes, por lo que las
propuestas pueden no ser directamente
comparables (p. ej. asesoramiento en
materia de gestión o estudios de política, en
los que el valor de los servicios depende de
la calidad del análisis).
Teniendo en cuenta que la selección se basa
únicamente en la calidad de la propuesta sin tomar
en consideración el costo, este método no se emplea
a menudo en contrataciones financiadas
por proyectos.
Casi todas las etapas de preparación de los criterios
de evaluación para la selección basada en la calidad
son iguales que en la selección basada en la calidad
y los costos, con la diferencia importante de que
no es necesario asignar factores de ponderación
a las calificaciones financieras y técnicas ya que
la adjudicación se basa exclusivamente en la
puntuación técnica más alta.
Otros aspectos concretos de la selección basada en la
calidad son los siguientes:
– En la solicitud de propuestas no se
informará del presupuesto estimado, pero
podrá consignarse una estimación numérica
del personal principal y el tiempo, con
la advertencia de que esa información
solo tiene un carácter indicativo y que los
consultores pueden proponer sus propias
estimaciones.
– La solicitud de propuestas puede requerir
la presentación de una propuesta técnica
únicamente (sin una propuesta financiera),
o la presentación simultánea de propuestas
tanto técnica como financiera, pero en
sobres separados (sistema de doble sobre).
Solo se abrirá el sobre con la propuesta
financiera que acompañe a la propuesta
técnica que haya obtenido la puntuación
más alta.
– Si solo se invita a presentar propuestas
técnicas, una vez evaluadas estas se invitará
al consultor cuya propuesta técnica haya
recibido mayor puntuación a que presente
una propuesta financiera detallada.
– La entidad contratante y el consultor
negociarán entonces la propuesta financiera
y el contrato.
En resumen, la preparación de los criterios de evaluación para una selección basada en la calidad consta
de las siguientes etapas:
Establecer
los principales
criterios
técnicos
Asignar el
número máximo
de puntos a los
criterios
técnicos
Establecer
los
subcriterios
técnicos
Asignar el
número máximo
de puntos a
los subcriterios
técnico
Asignar
los porcentajes
de ponderación/
núm. máx.
de puntos
por miembro
del equipo
Determinar
la puntuación
técnica
mínima
Módulo H3:
Documentos
licitación de
para
Módulo
la contratación
H:y Documentos
de servicios
dede
llamado
de consultoría
ay licitación
Manual
sobre la de
adquisición
bienes
la contratación
obras
servicios
79
(iii) Selección cuando el presupuesto
es fijo
Se emplea este método cuando:
– la tarea es sencilla;
– se puede definir con precisión, y
– se dispone de un presupuesto estrictamente
limitado para los servicios.
Este método se emplea a menudo al final de
los proyectos, cuando solo queda una cantidad
limitada de fondos en la cuenta del préstamo
y, por lo tanto, no se dispone de ninguna
flexibilidad financiera.
Se invita a los licitantes a presentar la mejor
propuesta técnica posible dentro de los límites
de un presupuesto fijo, y se adjudicará el
contrato a la propuesta que haya obtenido la
puntuación más alta dentro de los límites de
ese presupuesto.
Casi todas las etapas de preparación de los
criterios de evaluación para la selección cuando el
presupuesto es fijo son iguales que en la selección
basada en la calidad y el costo, con la diferencia
importante de que no es necesario asignar factores
de ponderación a las calificaciones financieras
y técnicas ya que la adjudicación se basa
exclusivamente en la puntuación técnica más alta
dentro de los límites del presupuesto.
Otros aspectos concretos de la selección cuando el
presupuesto es fijo son los siguientes:
– En la solicitud de propuestas se indicará
el presupuesto disponible y se pedirá a los
consultores que presenten las propuestas
técnica y financiera mejores posibles, en
sendos sobres cerrados, dentro de los límites
del presupuesto fijo disponible.
– Debido a que el presupuesto es fijo, al
preparar los TdR se pondrá mucho cuidado
en que sean realistas y compatibles con el
presupuesto a fin de que los consultores
puedan ejecutar todas las tareas previstas.
El módulo F4 contiene indicaciones sobre la
preparación de los TdR.
– Se evaluarán las propuestas técnicas, y los
licitantes que superen la calificación técnica
mínima serán invitados a la apertura pública
de los sobres que contienen sus propuestas
financieras.
– Los sobres que contengan las propuestas
financieras de los licitantes cuyas propuestas
técnicas no alcancen la puntuación técnica
mínima se devolverán sin abrir a sus
remitentes.
– Toda propuesta técnica que supere el
presupuesto indicado será rechazada.
– El contrato se adjudicará al consultor
cuya propuesta técnica haya recibido la
puntuación más alta dentro de los límites
del presupuesto.
En resumen, la preparación de los criterios de evaluación para la selección cuando el presupuesto es fijo
consta de las siguientes etapas:
Fijar el
presupuesto
y verificar su
corresponden-cia
con los TdR
Establecer
los principales
criterios
técnicos
Asignar el
número máximo
de puntos
a los criterios
técnicos
Establecer
los
subcriterios
técnicos
(iv) Selección basada en el menor costo
Este método es apropiado para seleccionar
a consultores que deban prestar servicios
rutinarios de poco valor (p. ej. auditorías,
diseño técnico de obras sencillas o actividades
de supervisión) para los que existan prácticas
y normas profesionales establecidas. También
puede haber limitaciones presupuestarias o
factores que hagan que el costo sea el principal
factor determinante44 de la contratación de
determinados servicios.
Se examinan las propuestas técnicas para
asegurarse de que superan una puntuación
técnica mínima determinada, y el licitante que
haya ofrecido el precio más bajo de todas las
propuestas que superaron la puntuación técnica
44 Véase el módulo F1.
80
Asignar el
número máximo
de puntos a
los criterios
técnicos
Asignar
los factores de
ponderación/núm.
máx. de puntos
por miembro
del equipo
Determinar
la puntuación
técnica
mínima
mínima necesaria será seleccionado para la
adjudicación del contrato.
La ventaja de este método de selección es
que la entidad contratante adquiere servicios
de buena calidad al precio más bajo. La
desventaja es que, debido a que el contrato se
adjudica sobre la base de la oferta de precio
más bajo que haya superado una puntuación
técnica mínima, generalmente no se obtendrá
el grado más alto de cualificación técnica,
experiencia o conocimientos especializados
disponibles. Aunque esa desventaja puede
quedar compensada por el precio, si se desea
establecer un mayor equilibrio entre los
aspectos financieros y técnicos, y siempre que
se disponga de recursos financieros suficientes,
deberá considerarse la posibilidad de emplear
el método de selección basado en la calidad y
el costo.
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Casi todas las etapas de preparación de los
criterios de evaluación para la selección
basada en el menor costo son iguales que en
la selección basada en la calidad y el costo,
con la diferencia importante de que no es
necesario asignar factores de ponderación a las
puntuaciones financieras y técnicas ya que la
adjudicación se basa simplemente en la oferta
de menor costo que supere el umbral técnico
mínimo establecido.
En resumen, la preparación de los criterios de evaluación para la selección basada en el menor costo
consta de las siguientes etapas:
Establecer
los principales
criterios
técnicos
Asignar el
número máximo
de puntos a los
criterios
técnicos
Establecer
los
subcriterios
técnicos
(v) Selección basada en las cualificaciones
de los consultores
Este método puede ser apropiado para
trabajos muy pequeños, en los que no se
justifique un proceso completo de licitación
ni la preparación y evaluación de propuestas
competitivas detalladas.
Al no ser un proceso completo de licitación, no
se anuncia formalmente ninguna puntuación
técnica o financiera y las expresiones de interés
y la información sobre la experiencia y la
competencia de los consultores para el trabajo
se solicitan por medio de un anuncio. En este
se indicará una fecha límite y el lugar en que
han de presentarse las expresiones de interés
y la información, así como cualesquiera otras
instrucciones con respecto al número de copias
requeridas y la forma de presentación (en papel
o en forma electrónica).
Aunque no se anuncie ninguna puntuación
técnica, un grupo de evaluación determina
en qué medida las candidaturas cumplen
algunos criterios para que la evaluación sea lo
más objetiva posible. Por lo tanto, la entidad
contratante deberá establecer determinados
criterios técnicos, preferentemente en la etapa
de preparación del anuncio, pero en todo caso
antes de que venza el plazo de presentación
de candidaturas.
Lo mismo que al preparar los criterios técnicos
para otros métodos de selección, es preciso
tomar en consideración lo siguiente:
–datos básicos que permitan conocer la
condición jurídica y la experiencia general
del consultor (p. ej. copias de licencias
comerciales válidas, certificados de pago de
impuestos, o cuentas auditadas);
– las aptitudes, los conocimientos o la
experiencia específicos que se requieren para
el trabajo, y
Asignar el
número máximo
de puntos a
los subcriterios
técnico
Asignar
los porcentajes
de ponderación/
núm. máx.
de puntos
por miembro
del equipo
Determinar
la puntuación
técnica
mínima
– las cualificaciones y la experiencia mínimas
previstas del personal principal propuesto.
La asignación de puntos se hará como en los
otros métodos de selección, pero la principal
diferencia es que son solo para uso interno.
Una vez recibidas las candidaturas, se evalúan
de acuerdo con los criterios previamente
convenidos y se selecciona la empresa o la
persona cuyas cualificaciones y referencias el
grupo de evaluación considere más apropiadas.
La empresa seleccionada es invitada a presentar
una propuesta técnica y financiera conjunta
más completa. Si es aceptable desde ambos
puntos de vista para la entidad contratante, se
invita al licitante a negociar el contrato.
(vi) Selección basada en una sola fuente
Igual que en cualquier otro tipo de adquisición
y contratación en la que solo hay una
fuente (contratación directa), la selección
de consultores basada en una sola fuente
presenta las siguientes desventajas: no hay
competencia en cuanto a la calidad y el costo,
no es transparente y puede fomentar prácticas
inaceptables. Por lo tanto, solo se recurrirá a
este tipo de selección en casos excepcionales y
previo acuerdo expreso del FIDA.
La solicitud de selección directa presentada por
un prestatario/receptor deberá ir acompañada
de una justificación detallada, que se examinará
detenidamente para que el FIDA tenga la
certeza de que no puede emplearse otro medio
de selección.
Para recibir la aprobación, es necesario demostrar
que este método ofrece indudables ventajas sobre la
selección competitiva. Puede darse esa situación en
los casos siguientes:
– para tareas que sean una continuación
natural de trabajos anteriores ejecutados por
el consultor;
Módulo H3:
Documentos
licitación de
para
Módulo
la contratación
H:y Documentos
de servicios
dede
llamado
de consultoría
ay licitación
Manual
sobre la de
adquisición
bienes
la contratación
obras
servicios
81
– cuando sea fundamental una selección
rápida (p. ej. en una situación de
emergencia);
– para trabajos de muy poco valor, y
– cuando solo una empresa posea la
competencia o la experiencia necesaria para
la tarea de que se trate.
Método de
selección
82
Se emplea con el
objetivo de lograr...
A continuación figura un cuadro en el que se
resumen los distintos métodos de selección,
seguido de un diagrama sobre la elección del
método apropiado:
Restricciones
de uso
Criterios
anunciados
Base para la
adjudicación
Selección
basada en la
calidad y el
costo
Un equilibrio entre la calidad y
el costo
Ninguna
Técnicos y
financieros
Puntuación total más
alta
Selección
basada en la
calidad
Calidad más alta posible a
cualquier costo
Limitaciones
presupuestarias
Técnicos
únicamente
Puntuación técnica
más alta
Selección
basada en el
menor costo
Competencia al menor costo
Ninguna
Umbral técnico
Precio más bajo y
superación de un
umbral técnico
Selección
cuando el
presupuesto es
fijo
Calidad dentro de ciertos límites
financieros
Ninguna
Presupuesto
disponible
Puntuación técnica
más alta dentro
de los límites del
presupuesto
Selección
basada en las
cualificaciones
de los
consultores
Aptitudes, conocimientos y
experiencia
Bajo valor
únicamente
Aptitudes,
conocimientos y
experiencia
Mejor puntuación
Selección
basada en una
sola fuente
Continuidad, rapidez y aptitudes,
conocimientos y experiencia
únicos en su género
Bajo valor o
circunstancias
excepcionales
n/a
Negociación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
NO
¿Será el costo
un factor de la
decisión de
adjudicación?
Calidad
Su prioridad es:
A) el costo
B) la calidad
C) ambos
NO
¿El valor
es bajo?
SÍ
NO
NO
¿El presupuesto
es limitado?
Reconfirmar: no hay limitaciones de costos
y la calidad es el único criterio de evaluación
Ambos
Costo
NO
SÍ
Equilibrio
¿Desea:
A) pagar el precio más bajo
posible por el servicio, o
B) lograr un equilibrio entre la
buena calidad y un precio
razonable?
SÍ
¿Los servicios son
rutinarios y a corto plazo?
NO
¿Está justificado obviar
un proceso competitivo?
Decisión relativa a los métodos de selección para la contratación de
SÍ
NO
SÍ
Menor precio posible
¿Puede superarse
el presupuesto?
SÍ
SÍ
Selección
basada
en la calidad
Selección
basada
en la calidad
el costo
Selección
basada
en el
menor costo
Selección
cuando
el presupuesto
es fijo
Cualificaciones
de los
consultores
Selección
basada
en una
sola fuente
servicios de consultorí
dede
llamado
Manual sobre la adquisición deMódulo
bienesH:y Documentos
la contratación
obras ay licitación
servicios
83
1.6 ¿El presupuesto?
Si el método de selección se basa en la existencia
de un presupuesto fijo, es fundamental publicar
el presupuesto.
Igual que en los otros métodos, en la solicitud de
propuestas generalmente se incluye una de las dos
informaciones siguientes:
– el número estimado de personas que formarán
el personal principal y el tiempo que se habrá de
invertir, o
– el presupuesto estimado,
pero normalmente no ambas a la vez, ya que
determinar el presupuesto y el número de días que
se ha de invertir equivale a fijar una tarifa diaria para
los consultores y, por lo tanto, se podría limitar la
competencia entre los licitantes en esta esfera.
1.7 Criterios de calificación aplicables
Si no se ha realizado una precalificación,45 será
necesario incluir todas las pruebas documentales
que aporten los licitantes para demostrar que
reúnen las condiciones para que se les adjudique un
contrato. Por lo general, comprende las cuestiones
siguientes:
– la experiencia y el cumplimiento de contratos
similares en el pasado;
– la capacidad para prestar los servicios;
– la situación financiera (p. ej. cuentas auditadas o
declaración de solvencia financiera emitida por
un banco), y
– la condición jurídica y/o la situación fiscal (p.
ej. copias de licencias comerciales válidas o
declaraciones de impuestos);
1.8 Tipo y condiciones del contrato
propuesto
En general se considera buena práctica proporcionar
a los licitantes un modelo del contrato propuesto
y de las condiciones contractuales (incluidas las
condiciones de pago46 y los plazos) que tendrán que
cumplir si se les adjudica el contrato. Esta exposición
temprana de las condiciones contractuales presenta
varias ventajas:
– ofrece a los licitantes la posibilidad de adoptar
la decisión de presentar o no una oferta ya que
disponen de una visión completa del proceso
de adquisición;
– al presentar un modelo de contrato y las
condiciones contractuales desde el principio, no
podrá decirse en una etapa posterior del proceso
que los licitantes no conocían las cláusulas
o las obligaciones contractuales (lo cual es
especialmente aplicable a las condiciones
de pago), y
– acelera el proceso entre la adjudicación del
contrato y su firma, ya que el licitante ya ha visto
y aceptado, al presentar su oferta, el formato y las
condiciones generales del contrato.
Los distintos tipos de contrato de servicios de
consultoría se examinan más detalladamente en
el módulo I3.
Se indicarán los requisitos mínimos que se han de
cumplir a efectos de evaluación.
45 Véase el módulo G.
46 Véase el grupo de módulos J.
84
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Contratación
Process
management
Contratación
Módulo I1: Tipos de contratos de bienes
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones generales sobre los principales tipos de contratos normalmente
empleados para la adquisición de bienes, y cuándo son apropiados.
Aplicabilidad:
El módulo es aplicable únicamente a la adquisición de bienes. Se adjuntan sendos módulos sobre los
contratos de obras y de servicios.
1. Consideraciones generales
Al igual que hay diversos métodos de adquisición y
selección, también hay distintos tipos de contratos
con arreglo al tipo de adquisición que se realice.
Las principales cuestiones que deberán tomarse en
consideración para decidir qué tipo de contrato se
suscribirá son las siguientes:
– la naturaleza y el grado de definición del
contrato, y
– la distribución de los riesgos entre las partes
contratantes.
Una tercera consideración, pero menos decisiva, es
el nivel de supervisión que el prestatario/receptor
puede ser capaz de llevar a cabo.
2. Tipos de contrato
(i) De suministro únicamente
En la mayoría de los casos, los bienes solo
se adquirirán suscribiendo un contrato de
suministro, lo cual significa que se considerará
que se ha cumplido el contrato cuando se
hayan “entregado” los bienes de manera
satisfactoria con arreglo a las Incoterms47 del
contrato.
Se hará el pago total (o final si en el contrato
se ha previsto un pago anticipado48) contra
la entrega de los bienes. Sin embargo, es
importante observar que las definiciones
de “entregado” y “entrega” varían en las
Incoterms. En algunos casos, el término
“entregado” significa que los bienes se han
puesto físicamente en manos del cliente. Ahora
bien, con arreglo a la mayoría de las Incoterms,
la expedición de los bienes se demostrará
mediante prueba documental. Por lo tanto, es
fundamental comprender bien las Incoterms y
sus implicaciones.
Los contratos únicamente de suministro por lo
general contendrán la información siguiente:
– la fuente de los fondos;
– el precio del contrato;
– las condiciones de entrega (p. ej. método de
expedición, Incoterms);
– la fecha de entrega, calculada teniendo en
cuenta el plazo de entrega establecido por el
proveedor;
– las condiciones aplicables del contrato;
– la descripción/las especificaciones de los
bienes de acuerdo con la oferta;
– las condiciones/método de pago;
– la garantía de cumplimiento, si procede;
– los requerimientos de entrega/expedición,
cuando la organización del envío esté a
cargo del proveedor;
– los requerimientos de seguro, si este está a
cargo del proveedor;
– la documentación requerida;
– los datos relativos a la distribución de la
documentación;
– las exigencias de embalaje, y
– las marcas de expedición/dirección del
consignatario.
(ii) De suministro y servicios
Ese tipo de contrato es apropiado cuando los
bienes que se han de suministrar requieren
la prestación de algún tipo de servicio por
el contratista después de la entrega. Podría
consistir en lo siguiente:
– instalación o puesta en servicio (p. ej.
plantas de elaboración);
– montaje final (en caso de productos
suministrados en forma semicompleta o en
partes por razones de transporte);
– capacitación en el manejo y/o
mantenimiento del producto (generalmente
en caso de bienes muy especializados);
– prestación directa de servicios o
mantenimiento.
47 Véase el módulo H1.
48 Véase el módulo J.
Módulo
I1: Tipos de
contratos
bienes
H:y Documentos
dede
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición deMódulo
bienes
la contratación
obras ayde
servicios
85
A menudo se efectúan sendos pagos por los
bienes y los servicios, y el pago final solo se
realizará cuando se hayan prestado todos los
servicios previstos en el contrato.
El contrato deberá contener toda la
información relativa al “suministro
únicamente”, pero también los datos siguientes:
– las fechas de inicio de la prestación de cada
servicio;
– un desglose completo del precio, de manera
que figure por separado el costo de cada
servicio;
– las condiciones de pago de los servicios
respectivos;
– la obligación de cada parte de proporcionar
mano de obra, equipo, servicios;
– la duración del servicio y el número
requerido de empleados del contratista;
– el costo de los vuelos, las dietas, el seguro,
etc. del personal del contratista;
– la documentación que deberá presentarse
para demostrar la prestación de cada
servicio (p. ej. certificado de instalación
completa);
– los planos o diagramas pertinentes.
(iii) Contratos marco
Los contratos marco pueden constituir un
medio eficiente, eficaz en función de los
costos y flexible de obtener los bienes, obras o
servicios que se necesiten de manera continua o
repetida durante un período determinado.
El objetivo de este tipo de contratos es reducir
al mínimo los costos y los esfuerzos de
preparación de múltiples procesos similares
de adquisición/contratación de menor cuantía
acordando precios fijos con un proveedor
para un período determinado. La agrupación
de las necesidades comportará una mayor
competencia entre los proveedores, que se
reflejará en los precios, para obtener el derecho
de satisfacer todas las necesidades objeto del
contrato marco.
Las piezas de repuesto, los suministros de
oficina y los suministros médicos son ejemplos
de los tipos de bienes que pueden adquirirse
con provecho mediante un contrato marco.
3.Resumen
En resumen:
Características del
contrato
El contrato se cumple a la
entrega de los bienes
Suministro únicamente
El contrato incluye alguno
de los servicios enumerados
más arriba
Suministro y servicios
Suministro repetido durante
un período determinado
Marco
Los contratos marco son particularmente útiles
para la adquisición de bienes y la contratación
de obras y servicios en el mercado local, o
para la adquisición de bienes cuyo tiempo de
conservación sea relativamente breve. Aunque
no existe un conjunto de normas relativas a
la utilización de estos contratos, en general se
estima que, si los gastos anuales acumulativos
son elevados, o si se inician durante un año
más de 10 a 15 procesos de adquisiciones de un
grupo de bienes similares, debería considerarse
la conveniencia de suscribir un contrato marco.
86
Uso
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo I2: Tipos de contratos de obras
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones generales sobre los principales tipos de contratos normalmente
empleados para la contratación de obras, y cuándo son apropiados.
Aplicabilidad:
El módulo es aplicable únicamente a la contratación de obras. Se adjuntan sendos módulos sobre los de
contratos de bienes y de servicios.
1. Consideraciones generales
Al igual que hay diversos métodos de contratación y
selección, también hay distintos tipos de contratos
con arreglo al tipo de contratación que se realice.
Las principales cuestiones que deberán tomarse en
consideración para decidir qué tipo de contrato se
suscribirá son las siguientes:
– la naturaleza y complejidad de lo que se necesita;
– la cuantía y duración del contrato;
– el grado de definición de lo que se necesita y el
elemento de riesgo/incertidumbre;
– la capacidad técnica y los recursos de diseño y
supervisión del empleador;
– el presupuesto;
– la experiencia, y
– el grado de definición del contrato.
2. Tipos de contratos
Generalmente se considera que hay ocho (8) tipos
principales de contratos de obras, a saber:
– a suma alzada;
son los más
– con especificación de cantidades
comunes
o de precio unitario;
– reembolso de costos más comisión:
• comisión fija, y
• comisión variable (o porcentaje);
– de costo proyectado (más comisión de incentivo
o bonificación);
– de suministro y construcción/instalación;
– de diseño y construcción;
– llave en mano, y
– de gestión.
En la mayoría de los tipos de contratos más
arriba indicados se reajustan los precios durante
la ejecución bien sea por contingencias físicas,
por variaciones de los precios o por ambos. Las
contingencias físicas hacen referencia al aumento o
disminución del alcance del proyecto (normalmente
se denominan “órdenes de variación”), mientras
que las contingencias de precios hacen referencia a
las fluctuaciones de estos debidas a la inflación, la
legislación o la política del gobierno.
A continuación se describen los distintos tipos
de contratos, con breves comentarios sobre su
utilización y las ventajas e inconvenientes que
presentan (obsérvese que, para los contratos de
obras/construcción de gran cuantía o gran
complejidad (p. ej. superiores a USD 5 millones) se
recomienda utilizar los modelos de documentos de
licitación y de contratos publicados por la FIDIC a
fin de garantizar una protección jurídica adecuada
al comprador durante la ejecución de contratos
importantes):
(i) Contratos a suma alzada
Los contratos a suma alzada o fija hacen
referencia a los contratos en los que el precio
se fija al comienzo y permanece invariable
durante la ejecución. Son apropiados cuando
el alcance y el cronograma del proyecto están
suficientemente definidos para que puedan
calcularse los costos del proyecto con mucha
precisión.
Cuándo utilizarlos
Pequeñas obras o
construcciones bien
definidas de breve duración
Planta de elaboración
industrial de grandes
dimensiones (llave en mano)
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Presupuestación de suma
fija
De fácil administración
Reestimación poco
frecuente o nula
Menos documentación
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
Inflexibles a los cambios
Elevado riesgo para
los contratistas, lo que
comporta precios más
elevados
Módulo
Módulo
I1:
I2:Tipos
Tiposde
dede
contratos
contratos
debienes
obras
H:y Documentos
de
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición deMódulo
bienes
la contratación
obras ayde
servicios
87
(ii) Contratos con especificación de cantidades/de precio unitario
Estos contratos se utilizan en la mayoría de
los proyectos de construcción y se basan en
las cantidades estimadas de elementos de
trabajo y los precios unitarios convenidos,
que se consignan en el documento contractual
como especificación de cantidades con
precios. El pago se basa en la medición de las
cantidades de trabajo ejecutadas aplicando los
precios unitarios convenidos. Por lo tanto, el
precio final del contrato depende de la cantidad
total de trabajo realizado cuando se termine.
Por lo general, este tipo de contrato es
apropiado para los proyectos de construcción
que constan de distintos elementos que pueden
identificarse con precisión en los documentos
contractuales. No es infrecuente combinar un
contrato con especificación de cantidades para
algunas partes del proyecto con un contrato a
suma alzada para otros aspectos (p. ej. la
mano de obra y los materiales a un precio
unitario, y un tanto alzado para los honorarios
de gestión).
Cuándo utilizarlos
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Se utilizan en la mayoría
de los proyectos de
construcción cuando no
está ultimado el diseño en la
etapa de licitación
Este tipo de contratos es apropiado cuando
el alcance del trabajo es muy indeterminado
o sumamente incierto y también lo son el
tipo de mano de obra, los materiales y el
equipo necesarios. A menudo se utiliza en
situaciones de emergencia, cuando la rapidez
es fundamental y no hay tiempo para elaborar
una propuesta en la que se hayan calculado
los costos con precisión. En este tipo de
contrato, debe llevarse un registro detallado y
completo del tiempo, los materiales y el equipo
empleados por el contratista en las obras, e
incumbe en mayor medida al empleador la
responsabilidad de velar por que se realice un
seguimiento de los costos y se justifiquen las
reclamaciones de pago.
Cuándo utilizarlo
Licitación sobre bases
justas
Pagos periódicos
adaptados al flujo de
efectivo de los contratos
Normalmente hay poca
diferencia entre el precio
ofertado y el costo final del
contrato
Problemas con ofertas/
precios unitarios
desequilibrados
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Pronta movilización y rápido
inicio
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
Inapropiados para licitación
pública
La preparación y el
seguimiento de la ejecución
de un contrato detallado de
este tipo pueden ser tareas
muy laboriosas
88
El contratista asume pocos
riesgos o ninguno, por lo
que los imprevistos no se
abonan
Con comisión fija, sin
incentivo alguno por calidad
o puntualidad del trabajo
Con el pago de un
porcentaje, sin incentivo
para reducir costos
Necesidad de personal
adicional para vigilar los
costos
(iii) Contratos al costo más comisión
En este tipo de contratos, el empleador
conviene en pagar el costo de toda la mano
de obra y los materiales más una cantidad
convenida al contratista para gastos generales y
en concepto de beneficio.
Situaciones de emergencia
general (terremotos e
inundaciones) con comisión
fija
Riesgo e incertidumbre
elevados (construcción
de túneles) con comisión
variable (%)
Facilitan la comparación de
las ofertas y su evaluación
Adaptables a los cambios
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
La comisión puede consistir en un
determinado porcentaje del costo de la mano
de obra y los materiales (comisión variable)
o una cantidad fija convenida (comisión fija)
independientemente del costo final de la mano
de obra y los materiales. La comisión variable
abonada al contratista en concepto de incentivo
aumenta con el costo de la mano de obra y los
materiales. Sin embargo, permanece invariable
en un monto previamente determinado en el
caso de los contratos con comisión fija.
Debido a la incertidumbre con respecto al
presupuesto final, este tipo de contrato no es
frecuente en los proyectos de desarrollo.
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
(iv) Contratos de costo proyectado
Este tipo de contrato básicamente es igual
que el contrato al costo más comisión, pero
con incentivos financieros. El empleador y el
contratista negocian y convienen en el costo
final del proyecto –el “costo proyectado”. Se
acuerda abonar al contratista una cantidad
superior al costo proyectado.
Como incentivo para realizar economías, las
partes contratantes también convendrían en
compartir cualesquiera economías o aumento
de los costos en una proporción previamente
determinada (p. ej. 50/50, 60/40).
De ello se desprende que los pagos debidos al
contratista al término de un proyecto serán
los siguientes:
Si el contrato final
representa…
el costo proyectado más
un 20% menos que el
costo proyectado (p. ej.
un 20% de economías)
el costo final más
un 20% más que el
costo proyectado (p. ej.
un aumento de los
costos del 20%)
el costo final más
Cuándo utilizarlos
Generalmente solo se
utilizan para actividades
como la construcción de
grandes puentes, edificios
públicos, estaciones de
bombeo, oleoductos y
torres de transmisión
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Contratos en parte de
adquisición de bienes y en
parte de contratación de
obras con un importante
componente de equipo
Un contratista responsable
del proyecto, con la
consiguiente disminución
del componente de gestión
la cantidad convenida
Tanto alzado o combinación
de tanto alzado y precio
unitario o estimaciones
cuantitativas
la cantidad convenida más
una una bonificación de X%
del 20% de las economías
Diseño y construcción
la cantidad convenida
menos
una penalización de X% del
20% del aumento de los
costos
En situaciones de gran
incertidumbre y riesgo no
cuantificable
Cuando sea necesario
suscribir un contrato al
costo más comisión, pero
con incentivos
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Estos contratos comprenden una combinación
de bienes y obras, ya que suponen el suministro
de materiales y la instalación por parte del
contratista. El empleador, o un agente que
actúe en su nombre, se encarga del diseño y
la supervisión.
los pagos deberán
representar…
el costo proyectado
convenido
Cuándo utilizarlos
(v) Contratos de suministro y
construcción/instalación
Permiten la innovación
y las últimas novedades
de diseño y técnicas de
construcción
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
De evaluación muy compleja
debido a la variedad del
equipo y de los costos entre
los licitantes durante el ciclo
del proyecto
Por lo general la cantidad
y los precios experimentan
fuertes variaciones, lo que
dificulta la presupuestación
Las economías o el
aumento de los costos se
reparten de acuerdo con el
costo final proyectado
Riesgo compartido por el
empleador y el contratista
Inconvenientes
No son apropiados para la
para el prestatario/ licitación pública
receptor
Se necesita personal
adicional para vigilar los
costos
Módulo
Módulo
I1:
I2:Tipos
Tiposde
dede
contratos
contratos
debienes
obras
H:y Documentos
de
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición deMódulo
bienes
la contratación
obras ayde
servicios
89
(vi) Contratos de diseño y construcción
En virtud de un contrato de diseño y
construcción, el contratista asume mayor
responsabilidad ya que abarca tanto el diseño
como la construcción.
Por lo general, estos contratos solo se utilizan
para estructuras sencillas, por ejemplo edificios
poco complejos, almacenes y pequeños
proyectos en los que no está justificado separar
los procesos de diseño y construcción. Son
comunes para la adquisición de componentes
prefabricados de dimensiones estándar
producidos en masa.
Cuándo utilizarlo
Para una construcción
relativamente rápida,
cuando el empleador
disponga de poco tiempo
para un proceso de diseño
y licitación normal
Normalmente se utilizan
para satisfacer necesidades
sencillas, por ejemplo
almacenes, campamentos,
instalaciones de
almacenamientos y bloques
de oficinas
A menudo se utilizan
cuando el cliente carece de
capacidad de diseño
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Pueden ser una suma
alzada
Un contratista responsable
del proyecto, con la
consiguiente disminución
del componente de gestión
del contrato
Permiten la innovación y
la utilización de las últimas
novedades de diseño y
técnicas de construcción
(vii) Contratos llave en mano
Este tipo de contratos son similares a los de
diseño y construcción porque el contratista
asume la responsabilidad tanto del diseño
como de la construcción. Sin embargo, la
diferencia fundamental es que el contrato
llave en mano suele utilizarse en situaciones
más complejas, en las que generalmente no
se pueden formular desde un principio ni el
alcance total del proyecto ni especificaciones
detalladas.
Algunas veces se emplea un proceso de
licitación en dos etapas. La primera consiste
en hacer un llamado a la presentación de ideas
de diseño con el objetivo de conocer la visión
que se ha formado el empleador de las obras
proyectadas a base de ideas iniciales y sesiones
de información preliminares. Puede hacerse
un llamado a la presentación de propuestas de
diseño a una lista de contratistas precalificados.
La idea que mejor se ajuste a la visión del
empleador es aceptada, tras lo cual se hace
un llamado a la presentación de propuestas
técnicas y financieras detalladas durante la
segunda etapa del proceso de licitación en
relación con la idea seleccionada.
Teniendo en cuenta que el contratista es el
responsable de la terminación de todo el
proyecto, normalmente se suscriben contratos
llave en mano a suma alzada. Con arreglo a la
duración del contrato, también podrá incluirse
una cláusula de reajuste de los precios para
sufragar los aumentos anuales de los sueldos
o fluctuaciones extremas de los precios de los
materiales en los mercados.
Cuándo utilizarlos
Similares a los contratos
de diseño y construcción,
pero de complejidad mucho
mayor (p. ej. plantas de
elaboración industrial
complejas)
Ventajas para
el prestatario/
receptor
El contratista es
responsable de llevar a cabo
todo el trabajo necesario
para obtener el producto
final específico, por lo que
la aportación de tiempo del
empleador es muy reducida
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
Muy costosos, ya que el
contratista asume todos los
riesgos
Una solución rápida
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
Falta de flexibilidad, ya
que la mayor parte de los
componentes se fabrican en
dimensiones y con diseño
estándar
El contratista asume el
riesgo del diseño, por lo que
cobrará una prima
El empleador a menudo
necesita verificar los
cálculos relativos al diseño o
emplear a un consultor
Difíciles de evaluar sobre
bases comparables
90
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
A menudo se aplicará una
fórmula de reajuste de
precios, lo que dificulta la
presupuestación
(viii) Contratos de gestión o de
asociaciones público-privadas
Este tipo de contratos son fundamentalmente
contratos llave en mano, que incluyen la
financiación de un inversor en condiciones
favorables cuando el propietario dispone de un
presupuesto o capacidad de endeudamiento
limitados. A continuación se definen algunos
de los contratos de este tipo más comunes.
– BOT– Construcción, explotación y
retrocesión
– BOO – Construcción, explotación y
posesión
– BOOT – Construcción, explotación,
posesión y retrocesión
– DBOM – Diseño, construcción, explotación
y mantenimiento (generalmente
denominados DBO)
– DBMF – Diseño, construcción,
mantenimiento y financiación
– DBOMF – Diseño, construcción,
explotación, mantenimiento y financiación
– BOLT – Construcción, explotación,
arrendamiento financiero y retrocesión
Varios elementos requieren un examen
detenido al considerar la posibilidad de
suscribir este tipo de contrato, a saber:
– el proyecto debe ser económicamente viable
para el sector público;
– el proyecto debe ser financieramente viable
para el sector privado;
– debe haber una distribución apropiada de
los riesgos y los beneficios entre los sectores
público y privado, y
– el sector público debe lograr un uso óptimo
de los recursos.
La tarifa propuesta (ingresos para el inversor)
será una consideración importante al evaluar
las ofertas.
Cuándo utilizarlos
En los proyectos que
generen ingresos (carreteras
de peaje, energía eléctrica,
abastecimiento de agua,
transporte, salud y
educación)
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Llevan financiación, y
por tanto relativamente
baratos en términos
de desembolsos
presupuestarios
Incorporan recursos
y conocimientos
especializados del sector
privado
Mejor relación preciocalidad para la contratación
de servicios públicos en
competencia con otras
fuentes
Mejores resultados
operacionales y comerciales
Costos y riegos a cargo del
inversor
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
Requieren una planificación
y examen detenidos
El precio general es elevado
porque el contratista asume
la mayor parte del riesgo
Pueden comportar un riesgo
muy alto si no se obtienen
los ingresos previstos
(ix) Contratos marco
Este tipo de contratos puede constituir un
medio eficiente, eficaz en función de los
costos y flexible de adquirir los bienes y
contratar las obras y los servicios que se
necesiten de manera continua o repetida
durante un período determinado.
Los contratos marco son particularmente
útiles para obras de pequeña escala que
puedan contratarse fácilmente en el mercado
local. Aunque no existe un conjunto de normas
relativas a la utilización de estos contratos,
por lo general se estima que, si los gastos
anuales acumulativos son elevados, o si se
inician durante un año más de 10 a 15
procesos de contratación independientes,
debería considerarse la posibilidad de
suscribir un contrato marco para agrupar
actividades similares.
El objetivo de este tipo de contratos es reducir
al mínimo los costos y los esfuerzos de
preparación de múltiples procesos similares
de adquisiciones/contratación de menor
cuantía acordando con un proveedor precios
fijos durante un período determinado.
La agrupación de las necesidades comportará
una mayor competencia entre los proveedores,
que se reflejará en los precios, para obtener
el derecho de proveer a todas las necesidades
objeto del contrato marco.
La renovación, reparación y/o mantenimiento
rutinarios de oficinas y recintos son buenos
ejemplos de los tipos de trabajo que pueden ser
objeto de un contrato marco.
Módulo
Módulo
I1:
I2:Tipos
Tiposde
dede
contratos
contratos
debienes
obras
H:y Documentos
de
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición deMódulo
bienes
la contratación
obras ayde
servicios
91
Módulo I3: Tipos de contratos para
consultores
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones generales sobre los principales tipos de contratos normalmente
empleados para la contratación de consultores, y cuándo son apropiados.
Aplicabilidad:
El módulo es aplicable únicamente a la contratación de consultores. Se adjuntan sendos módulos sobre
los de contratos de bienes y de obras.
1. Consideraciones generales
Al igual que hay diversos métodos de contratación y
selección, también hay distintos tipos de contratos
con arreglo al tipo de contratación que se realice.
Las principales cuestiones que deberán tomarse en
consideración para decidir qué tipo de contrato se
suscribirá son las siguientes:
– la naturaleza y el grado de definición del
contrato, y
– la distribución de los riesgos entre las partes
contratantes.
Ventajas para
el prestatario/
receptor
El riesgo relativo a los
costos se transfiere al
contratista/consultor, por lo
que los sobrecostos no se
cargan al cliente
No hay ningún elemento
reembolsable que
considerar
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
Una tercera consideración, pero menos decisiva, es
el nivel de supervisión que el prestatario/receptor
puede ser capaz de llevar a cabo.
2. Principales tipos de contrato
Básicamente solo hay dos variantes principales de
tipo de contrato para consultores:
(i) A suma alzada
Los contratos a suma alzada o fija hacen
referencia a los contratos en los que el precio
se fija al comienzo y permanece invariable
durante la ejecución. Son apropiados cuando
el alcance y el cronograma del proyecto están
suficientemente definidos para que puedan
calcularse los costos del proyecto con mucha
precisión.
Cuándo utilizarlos
92
Tareas relativamente
sencillas y bien definidas o
en cuyos resultados ningún
factor externo pueda influir
y, por tanto, quedan fuera
del control del consultor
El precio del contrato es fijo
y comprende los honorarios
profesionales y los gastos
Elevado riesgo para
los contratistas, lo que
comporta precios más
elevados
El cliente no se beneficia de
las economías que puedan
realizarse en materia de
honorarios o gastos
El pago de la suma fija se efectúa como sigue:
– 100% al finalizar el trabajo (o 10%
anticipado y 90% a la conclusión);
– en plazos determinados durante la
ejecución, o
– en relación con determinados entregables
durante la ejecución.
(ii) Por tiempo
En virtud de este tipo de contratos, el consultor
presta servicios que se remuneran por unidad
de tiempo previamente convenida (p. ej. por
hora, por día) y cobra por el tiempo dedicado
a ejecutar la tarea. Los gastos efectivos también
se cobran al prestatario/receptor a título
reembolsable con cargo a una estimación
presupuestaria previamente convenida.
En este tipo de contrato se debe indicar la
cantidad máxima de los pagos totales (el tope
contractual) que habrán de abonarse a los
consultores, y que podrán o no incluir una
asignación para imprevistos.
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Cuándo utilizarlos
Se emplean frecuentemente
para la realización de
estudios complejos, la
supervisión de obras,
servicios de asesoramiento
técnico y tareas de
capacitación.
Cuando la naturaleza y el
alcance de los servicios
no pueden definirse con
suficiente precisión o
cuando la duración y la
cantidad de los insumos
dependan de factores que
quedan fuera del control del
consultor
Ventajas para
el prestatario/
receptor
Precios unitarios más bajos
debido a que el consultor
asume menos riesgos con
respecto a los costos
El prestatario/receptor se
beneficia de cualesquiera
economías
Inconvenientes
para el prestatario/
receptor
El prestatario/receptor
asume el riesgo con
respecto a los costos
Requieren un seguimiento
y gestión minuciosos para
que la tarea se ejecute
de manera satisfactoria
y los pagos reclamados
por los consultores sean
apropiados.
Los pagos se basan en lo siguiente:
– Remuneración: las tarifas unitarias
convenidas multiplicadas por el número de
unidades trabajadas, y
– Cantidades reembolsables: rubros
reembolsables de acuerdo con los gastos
efectivamente realizados.
Como en cualquier contrato, el momento
en que se realice el pago dependerá de la
naturaleza específica del propio contrato, su
duración, el plan de trabajo y los entregables.
Sin embargo, es normal que en este tipo de
contratos se abone un pequeño anticipo (se
suele recomendar hasta un máximo del 10%)
garantizado,49 y después se efectúen pagos
escalonados:
– cuando expire el plazo establecido (p. ej.
pago mensual, trimestral);
– cuando se termine una tarea determinada, o
– cuando se presente/acepte50 un entregable
determinado.
3. Otros tipos de contrato
Existen varios tipos de contrato distintos, que son
utilizados raramente en proyectos financiados por
el FIDA. Sin embargo, a continuación se hace una
breve descripción de los mismos a los efectos de una
información más completa:
(i) Contratos marco
Este tipo de contratos puede constituir un
medio eficiente, eficaz en función de los
costos y flexible de obtener los servicios que
se necesiten de manera continua o repetida
durante un período determinado.
Los contratos marco son particularmente útiles
para la prestación de servicios en pequeña
escala que puedan contratarse fácilmente
en el mercado local. Aunque no existe un
conjunto de normas relativas a la utilización
de estos contratos, por lo general se estima
que, si los gastos anuales acumulativos son
elevados, o si se inician durante un año
más de 10 a 15 procesos de contratación
independientes, deberá considerarse la
posibilidad de suscribir un contrato marco para
agrupar actividades similares.
El objetivo de estos contratos es reducir
al mínimo los costos y los esfuerzos de
preparación de múltiples procesos similares de
contratación de menor cuantía acordando con
un proveedor precios fijos durante un período
determinado. La agrupación de las necesidades
comportará una mayor competencia entre
los proveedores, que se reflejará en el precio,
para obtener el derecho de proveer a todas las
necesidades objeto del contrato marco.
(ii) Contrato de honorarios fijos y/o
adicionales (en función de los
resultados)
Frecuentemente se suscribe este tipo de
contratos cuando los consultores (bancos o
empresas financieras) desarrollan actividades
financieras especializadas, como la preparación
de empresas para la venta, fusiones de empresas
u operaciones de privatización.
La remuneración del consultor comprende una
cantidad mínima fija y honorarios en función
del resultado, y estos últimos normalmente
consisten en un porcentaje del precio de venta
de los activos.
49 Véase el módulo J.
50 Podrá negociarse si el pago se efectúa cuando se realice un entregable (p. ej. se presente un informe) o lo acepte el cliente
(véase el módulo M2). Los contratistas en general preferirán que el pago se efectúe contra la entrega de un producto ya que es
algo que pueden controlar y excluye el riesgo de que el pago se demore por falta de aceptación expresa del cliente, mientras
que los compradores insistirán en que el entregable sea aceptado antes de efectuar el pago para asegurarse de que cumple los
requisitos establecidos. Habitualmente se llega a una transacción, de manera que si se ha presentado un entregable y el cliente no
ha formulado objeciones en un plazo determinado deberá efectuarse el pago.
Módulo
Módulo
I3:
I1:de
Tipos
contratos
de
contratos
para consultores
bienes
Módulo
H:y Tipos
Documentos
dede
llamado
ayde
licitación
Manual sobre la adquisición de
bienes
la contratación
obras
servicios
93
(iii) Contrato a porcentaje
Normalmente se suscribe este tipo de contratos
para la prestación de servicios arquitectónicos,
pero también pueden utilizarse en
circunstancias análogas como la contratación
de agentes de adquisiciones e inspección.
En los contratos a porcentaje, los honorarios
abonados al consultor están directamente
relacionados con el costo estimado o efectivo
de construcción del proyecto o el costo de los
bienes adquiridos o que han sido objeto de
inspección.
Los contratos se negocian de acuerdo con
las normas vigentes en el mercado para la
remuneración de servicios y/o el costo mespersona estimado por la prestación de los
servicios, o en licitación pública.
Cuando se trata de servicios arquitectónicos o
de ingeniería, este tipo de contratos no ofrece
ningún incentivo por diseño o resultados
económicos. Solo se recomienda la suscripción
de un contrato a porcentaje para la prestación
de servicios arquitectónicos si se basa en
un costo proyectado fijo y abarca servicios
definidos con precisión.
94
(iv) Contrato con entrega no definida
(convenio de precios)
Se utilizan estos contratos cuando se necesita
contar con servicios especializados “a pedido”
para la prestación de asesoramiento o servicios,
cuyo alcance y plazo no se pueden establecer de
antemano.
Normalmente se utilizan para asegurar la
disponibilidad de servicios de “asesores”
para la ejecución de proyectos complejos, de
conciliadores expertos para integrar grupos
de solución de controversias, reformas
institucionales, asesoramiento en materia de
adquisiciones, identificación y solución de
problemas técnicos, etc., por lo general por
períodos de un año o más.
La entidad contratante y la empresa acuerdan
los precios unitarios que se han de pagar, y los
pagos se realizan de acuerdo con el tiempo y
los recursos efectivamente empleados.
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
Módulo J: Condiciones de pago,
retenciones y garantías
Finalidad del módulo:
En este módulo se describen los distintos tipos de condiciones y métodos de pago, así como los diversos
tipos de garantías que a menudo se utilizan en las adquisiciones y contrataciones.
Aplicabilidad:
Como en todos los contratos se exige el pago, la sección 1 de este módulo es aplicable a todos los
contratos suscritos. Sin embargo, no todos los contratos requieren garantías, por lo que la sección 2 solo
será aplicable cuando esos instrumentos sean necesarios.
1.Pago
En relación con el pago, es preciso considerar dos
cuestiones fundamentales: “cómo” se efectuará
(métodos de pago) y “cuándo” (condiciones de
pago). Estos aspectos se examinan en las secciones
que figuran a continuación.
Independientemente de los métodos y las
condiciones de pago, en el contrato se estipulará
la moneda de pago, el proceso del posible cálculo
del tipo de cambio y la fórmula para calcular los
intereses por mora.
1.1 Métodos de pago (el “cómo”)
Hay distintos métodos de efectuar el pago a los
proveedores, los contratistas o los consultores,
a saber:
Efectivo para gastos menores: se emplea únicamente
para las transacciones de pequeña cuantía que se
efectúen durante la ejecución cotidiana de
un proyecto.
Pago mediante cheque: se emplea para el pago de
bienes y servicios en un país en el que haya servicios
de emisión de cheques con cargo a
cuentas bancarias.
método de pago porque una vez puesto en marcha
es irrevocable y, por tanto, representa para ellos una
garantía de pago. Este método comporta gastos,
debido a las comisiones que cobra la institución
financiera por expedir y gestionar la carta de
crédito, pero a menudo puede negociarse con los
proveedores que sufraguen esos gastos, en su propio
país o en el país de origen, ya que la carta de crédito
básicamente les beneficia a ellos.
Por lo general no se utilizan cartas de crédito para
la contratación de servicios, pues la determinación
de si el contrato se ha cumplido es más subjetiva y,
por consiguiente, no se presta a evaluación por una
institución financiera independiente.
Puede obtenerse información detallada útil sobre las
cartas de crédito, su funcionamiento y las mejores
prácticas aplicables en el sitio web siguiente:
http://www.sitpro.org.uk/trade/lettcred.html
1.2 Condiciones de pago (el “cuándo”)
En relación con “cuándo” se efectuará el pago,
deben considerarse dos aspectos: cuánto tiempo
requerirá la transferencia y cuándo puede reclamarse
el pago.
¿Cuántos días se tardará en efectuar el pago?
Transferencia bancaria: para realizar el pago
directamente en la cuenta del proveedor. Se emplea
frecuentemente en los pagos internacionales o para
pagos periódicos al mismo receptor.
El pago en las adquisiciones del sector público se
suele efectuar en un plazo de 30 a 60 días a partir de
la fecha de aceptación51 por la entidad contratante
de los bienes, obras o servicios.
Carta de crédito: es un documento expedido por
una institución financiera (generalmente un banco
reputado) que conlleva un compromiso irrevocable
de pago a un beneficiario contra la presentación
de los documentos enumerados en el crédito. Los
proveedores internacionales a menudo exigen este
El plazo convenido debe ser realista. A menudo,
pueden requerirse largos procesos internos antes
de efectuar pagos a los proveedores o contratistas,
por lo que es preciso ser lo más realista posible al
acordar las condiciones de pago del contrato.
51 Según se estipule en el contrato.
Módulo J:
Condiciones
Módulo
de
I1:pago,
Tipos retenciones
de
contratos
garantías
bienes
H:y Documentos
dede
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición
deMódulo
bienes
la contratación
obras yayde
servicios
95
La cuestión de la corriente de efectivo es importante
para que los proveedores y contratistas puedan
ofrecer descuentos por pronto pago, ya que esto les
resulta económicamente ventajoso. Es un hecho
que cuanto más tiempo deba esperar un proveedor
o un contratista para recibir el pago tanto mayor
será el precio de los bienes, las obras o los servicios.
Sin embargo, ninguna de las partes contratantes
tiene interés en hacer promesas de pronto pago
si este no es posible debido a los sistemas o
procedimientos vigentes en el sistema nacional
o el proyecto.
Las falsas promesas solo sirven para crear
dificultades durante la ejecución, pues el retraso en
el pago con respecto a lo establecido en el contrato
puede comportar pérdida de reputación, aumento
de los precios de futuros contratos, reclamación
del pago de intereses o, en los casos más extremos,
recursos judiciales.
¿Cuándo puede exigirse el pago?
No siempre se efectúa el 100% del pago al final del
contrato. De hecho, a menudo esto solo ocurre en
los contratos de suministro más sencillos.
Los pagos pueden efectuarse como sigue:
– 100% al cumplimiento del contrato;
– en determinadas etapas del contrato, o
– con arreglo a porcentajes o cantidades
convenidos que se detallen en el contrato;
– cuando se produzcan ciertos hechos, en ciertos
hitos, contra la entrega de suministros o tras la
presentación de entregables.
Anticipos
Son muy populares entre los proveedores y
contratistas y se abonan al inicio de un contrato
antes de que se haya suministrado ningún bien,
realizado ninguna obra o prestado ningún servicio.
Son un componente habitual de muchos procesos
de licitación, y a menudo se negocian antes de la
firma del contrato. Los proveedores, contratistas y
consultores frecuentemente solicitarán un anticipo
por las razones siguientes:
– en la adquisición de bienes: para sufragar gastos
en materiales de producción;
– en la ejecución de obras: para sufragar gastos
de alquiler y/o adquisición de instalaciones o
equipo especializados, o
– en la prestación de servicios: para sufragar gastos
de movilización (vuelos, visas),
a fin de que su corriente de efectivo no sea negativa
durante las primeras etapas del contrato.
Aunque en principio esto es generalmente
aceptable, un oficial de adquisiciones y contratación
responsable aceptará con reservas y examinará
96
detenidamente las solicitudes de anticipo para
asegurarse de que la cuantía solicitada esté
justificada y sea realista. Para ello, se podrá pedir
al proveedor, contratista o consultor que aporte
pruebas de los gastos iniciales que según afirma
deberá realizar y verificar que el monto del anticipo
solicitado se corresponde con los gastos efectivos.
Como regla general, los bienes en existencia
adquiridos a través de un intermediario no
requerirán un anticipo. El proveedor no tendrá que
realizar gastos iniciales excesivos o incluso podrá
comprar los bienes a crédito, lo que significa que
no tendrá que haber hecho ningún desembolso
en efectivo en el momento de proporcionar
los suministros.
Nunca se abonarán anticipos para sufragar los gastos
normales de funcionamiento o “las herramientas de
trabajo” –nunca se abonaría a un carpintero un anticipo
para comprar un nuevo martillo.
Los anticipos a menudo se expresan como
porcentaje del precio total del contrato. Aunque esa
práctica no es totalmente equivocada, es indudable
que resulta más claro en un contrato indicar con
exactitud las cantidades que se han de pagar. La
razón es que, si la cifra del anticipo se basa en un
porcentaje y el valor del componente del contrato
al que se refiere el cálculo aumenta, el monto del
anticipo también aumentará, aunque un aumento
del anticipo pueda no estar justificado.
Si la cantidad que se ha de abonar se expresa en
términos porcentuales, tampoco será siempre
apropiado basar el cálculo en el precio total del
contrato, sino que deberá basarse en el valor del
componente del contrato de que se trate.
Ejemplo:
El precio total de un contrato para la
adquisición de una pieza de equipo asciende
a USD 20 000, con un plazo de entrega de
seis meses. El precio se desglosa como
sigue:
– equipo: USD 15 000
– gastos de envío: USD 5 000
El contratista solicita un anticipo del 10%
para sufragar algunos gastos iniciales de
producción, que el comprador acepta. 10%
del precio total del contrato = USD 2 000.
Aunque USD 2 000 son el 10% del precio
total del contrato, esa cifra representa el
13,3% del costo del equipo. Habida cuenta
de que este es el único componente del
contrato al que deberá aplicarse el anticipo,
esa cantidad no es correcta.
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
El monto del anticipo para sufragar gastos
iniciales de producción debería ser el 10% de
USD 15 000 (es decir USD 1 500).
Al aceptar abonar un 10% del costo total del
proyecto, el comprador estaría abonando
también un anticipo sobre los gastos de
envío, lo cual no se justifica.
Todo anticipo deberá estar siempre respaldado
por una garantía constituida por una institución
financiera antes del pago (véase infra). Abonar un
anticipo sin garantía representa un riesgo financiero
considerable para el comprador, y no se recomienda.
Una vez abonado, el anticipo se podrá recuperar
en plazos o amortizar durante un período de 6 a
12 meses. Este período normalmente se acuerda
durante la negociación del contrato.
Retenciones
Las retenciones son el contrario de los anticipos,
ya que la entidad contratante retiene un porcentaje
determinado o cantidad fija hasta que se adopte una
decisión o se produzca un hecho, a saber:
– se deducen de los pagos parciales, o
– se retiran del plan de pagos.
Las cantidades retenidas podrán liberarse pronto
a cambio de una fianza o aval que garantice la
devolución del pago si el contratista no cumple
sus obligaciones.
Generalmente hay dos tipos de retención:
Garantía: cuando la retención está vinculada al
vencimiento del plazo de garantía/responsabilidad
por defectos ocultos de los bienes adquiridos o
las obras y servicios contratados. La retención
normalmente varía entre el 2,5% y el 10% del valor
total de los mismos.
Aceptación final: cuando se ha declarado una
aceptación provisional a reserva de la entrega,
instalación o puesta en marcha definitivas. Es más
habitual en la contratación de obras.
Disposiciones relativas al reajuste del precio
Solo están permitidas si están previstas de manera
expresa en el contrato o por ley, y únicamente
se aplicarán para tener en cuenta cambios en la
“situación económica”. A menudo se adopta este
tipo de disposiciones en contratos de empleo de
consultores de más de un año, o en contratos de
obras cuando los precios de los materiales están
sujetos a aumentos anuales.
Los reajustes del precio deberán someterse a la
aprobación del comprador o, en los contratos de
obras, a la aprobación del “ingeniero”. Sin embargo,
en muchos países deberá obtenerse la aprobación
de funcionarios de categoría superior del ministerio
competente.
La posibilidad de reajustar el precio deberá estar
claramente contemplada en el contrato, con una
metodología y una fórmula bien definidas. La
metodología normalmente supone la utilización
de las estadísticas sobre inflación elaboradas por el
organismo de estadística del gobierno central.
Suele resultar más económico aplicar una
metodología de reajuste del precio que pagar una
prima al contratista/consultor para que asuma todos
los riesgos de cualquier aumento de los costos,
aunque deberá establecerse en el contrato un límite
máximo para cualquier reajuste.
2. Avales, fianzas y garantías
2.1 Formularios y tipos
Un aval es una garantía ofrecida por escrito por
una parte (aseguradora) a otra (beneficiario) del
cumplimiento de determinadas obligaciones
contractuales por un tercero (el proveedor).
Se emplea para proteger los fondos públicos/de
un proyecto mediante la aportación de recursos
financieros en caso de incumplimiento por parte de
un proveedor, contratista o consultor.
En relación con las fianzas, la terminología
empleada hace referencia a “formas” y “tipos”.
Las dos formas de fianzas son las siguientes:
Fianza para caso de incumplimiento (o fianza
condicional). Pone en la entidad contratante la carga
de la prueba de incumplimiento del contratista y
de la pérdida correspondiente. El pago consistirá en
la cantidad de la pérdida sufrida efectivamente por
el comprador hasta un máximo igual al valor de la
fianza o garantía.
Garantía a primera demanda. El monto total de
esta garantía es pagadero “a la vista” en cualquier
momento, independientemente de la cuantía de la
pérdida del comprador. Por lo tanto, podrá exigirse
el pago haya o no cumplido el exportador sus
obligaciones contractuales. Sin embargo, la entidad
contratante podrá ser objeto de una contrademanda
judicial si se hubiera reclamado indebidamente el
pago de la garantía.
Los principales tipos de fianzas y garantías son:
Módulo J:
Condiciones
Módulo
de
I1:pago,
Tipos retenciones
de
contratos
garantías
bienes
H:y Documentos
dede
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición
deMódulo
bienes
la contratación
obras yayde
servicios
97
Garantía de seriedad de la oferta
Ofrece a la entidad contratante protección contra el
costo que comportaría volver a llamar a licitación
cuando el licitante cuya oferta se ha aceptado no
suscriba el contrato que se le ha adjudicado o no
proporcione las garantías adicionales previstas en el
contrato.
Se garantiza así que la oferta es “seria” y cumple los
requisitos de la licitación.
Esta garantía se devuelve al adjudicatario y a todos
los demás licitantes en la fecha de entrada en vigor
del contrato.
Garantía de pago anticipado
Garantiza los anticipos que se hagan al contratista.
No se realiza el pago hasta recibir la garantía, y
el monto de esta siempre será igual a la cantidad
de dinero que se ha de pagar. En teoría, debería
disminuir a medida que avanza el trabajo y se
“gana” el anticipo.
Fianza de cumplimiento
Sirve para proteger contra el incumplimiento del
contrato por parte del adjudicatario y a menudo
está condicionada a la entrada en vigor del contrato.
Si el contratista no cumple, la entidad contratante
puede “exigir” que se ejecute la fianza y emplear el
dinero para sufragar el costo adicional de conseguir
la ejecución efectiva del contrato.
Las fianzas de cumplimiento suelen representar
entre el 5% y el 10% del precio del contrato.
2.2 Principios generales
El formato y los términos de los avales/fianzas/
garantías deberán corresponderse con los empleados
en el documento de licitación. Si un sistema
nacional de adquisiciones y contratación no tiene
un formato y una terminología propios, podrán
emplearse los que figuran en los modelos de las
instituciones financieras y los donantes.
El garante debe tener buena reputación y ser
aceptable para la entidad contratante. Algunos países
exigen que sea confirmado por una institución
financiera “local”.
La cuantía, moneda y duración/validez deben ser
correctas. La fecha de vencimiento deberá ser por
lo menos un mes a partir de la fecha en que se
haya producido el hecho previsto o transcurrido
el período establecido, a fin de que haya tiempo
suficiente para presentar reclamaciones. Toda
98
modificación de la fecha de ejecución efectiva del
contrato requerirá una prórroga equivalente de la
fecha de vencimiento de la garantía.
Las garantías de seriedad de la oferta y las fianzas de
cumplimiento por lo general no son recomendables
para los servicios de consultoría. Las primeras tienen
un carácter contencioso porque, cuando las
negociaciones no llegan a buen término, las razones
del fracaso pueden ser complejas y atribuibles por
igual a la entidad contratante y al contratista. Es
complicado recurrir a fianzas de cumplimiento en
los contratos de consultoría porque la evaluación del
cumplimiento es muy subjetiva y puede desembocar
en un litigio en el que resulte difícil demostrar que
el comportamiento del consultor es la única causa
de un cumplimiento insatisfactorio. Los consultores
internacionales podrán no presentar ofertas cuando
se requieran fianzas de cumplimiento debido a
los riesgos que ello comporta, con la consiguiente
disminución de la competencia en el mercado.
Todas las garantías cuestan dinero al proveedor
porque ha de abonar honorarios al garante. Los
costos generalmente son calculados por el garante
con una periodicidad trimestral y a menudo
representan un porcentaje del valor de la fianza.
Aunque su costo no es enorme, representan una
carga financiera para el proveedor, por lo que este
puede tratar de recuperar ese costo cobrando precios
ligeramente más altos.
2.3.Gestión de los avales, las fianzas y
las garantías
Pueden suceder tres cosas a una garantía:
– Se prorroga: Las posibles razones para
prorrogar la validez de una garantía son las
siguientes:
a) Se ha demorado la adjudicación de un
contrato (garantía de seriedad de la oferta
únicamente). En este caso, se pedirá a todos
los licitantes que prorroguen su garantía por
un período determinado.
b) Se ha modificado la fecha de entrega/terminación
estipulada en el contrato. Se pide al contratista
que prorrogue la garantía por un plazo que
coincida con el nuevo.
– Se rechaza. Las razones para rechazar una
garantía son las siguientes:
a) El contrato se ha adjudicado a otro
licitante (garantía de seriedad de la oferta
únicamente).
b) Las tareas cubiertas por la fianza/garantía se
han ejecutado satisfactoriamente.
c) Ha expirado el plazo de garantía.
d) El monto del pago se ha recuperado (garantía
de pago anticipado únicamente).
Contratación
Documentos
Manual sobrede
la licitación
adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios
– Se exige el pago Las razones para adoptar esta
medida son las siguientes:
a) El contratista se ha retirado de la licitación
(garantía de seriedad de la oferta
únicamente).
b) El contratista ha incumplido el contrato.
c) El contratista no ha hecho frente a la
garantía/la responsabilidad por defectos
ocultos.
d) El contratista ha rechazado una solicitud
válida de prórroga de la garantía (no
aplicable a las garantías de seriedad de la
oferta).
Cuando se exija el pago, la demanda deberá
dirigirse por escrito a la parte que otorgó la garantía
por lo menos una semana antes de la fecha de
vencimiento, pero preferiblemente por lo menos un
mes antes, si es posible.
Por último, los avales, las fianzas y las garantías
son instrumentos financieros (efectivo) y siempre
deberán:
– estar debidamente registradas;
– estar guardadas en una caja de seguridad u otro
lugar seguro de la entidad contratante;
– no tener ninguna anotación;
– ser objeto de un seguimiento y una gestión
que garanticen que no vencerán en una fecha
demasiado temprana;
– ser devueltas en la fecha de vencimiento, si no se
han ejecutado;
– ser registradas y archivadas, y
– ser sometidas a un mecanismo de seguimiento
de las fechas de vencimiento y de renovación.
Esto deberá llevarse a cabo por lo menos
cuatro semanas antes de su fecha prevista de
vencimiento.
Módulo J:
Condiciones
Módulo
de
I1:pago,
Tipos retenciones
de
contratos
garantías
bienes
H:y Documentos
dede
llamado
licitación
Manual sobre la adquisición
deMódulo
bienes
la contratación
obras yayde
servicios
99
Proceso de
licitación
Process
management
Proceso de
licitación
Módulo K1: Expedición de los
documentos de licitación
Finalidad del módulo:
Ofrecer información al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre procesos aceptables de
expedición de los documentos de licitación.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable cuando se requiera orientación en relación con las esferas abarcadas y no
se disponga de otras fuentes de referencia. Cuando se esté utilizando un sistema de adquisiciones y
contratación nacional que contenga disposiciones relativas a estos temas, se aplicarán esas instrucciones.
1.Introducción
Los documentos de licitación se deben expedir
con prontitud a fin de que los licitantes tengan
tiempo suficiente para preparar y presentar sus
ofertas. Cualquier demora puede suponer menor
competencia, lo que a su vez puede llevar a la
cancelación del proceso de licitación o resultar en el
pago de precios más altos por los bienes,
obras o servicios.
Se debe proporcionar a todos los licitantes la misma
información (es decir, exactamente el mismo
documento), en la misma fecha, a efectos de una
mayor equidad del proceso.
Es fundamental mantener registros de todos
los documentos expedidos por si los licitantes
formularan consultas o presentaran reclamaciones.
2. Cuándo y cómo
La expedición de los documentos de licitación es
una tarea que incumbe a la entidad contratante,
pero no podrá iniciarla hasta que el documento
haya sido aprobado:
– por el FIDA, en caso de examen previo, o
– por el órgano competente de la entidad
contratante o la estructura nacional.
Estos documentos se pueden vender o entregar
gratuitamente. La entidad contratante y el FIDA
determinarán qué criterio se adopta. Cuando se
cobra un precio es para recuperar los gastos de
impresión de documentos largos y su envío por
mensajería a los licitantes –y no para obtener
“beneficios”, ni como medio de recaudar ingresos
por la entidad contratante. En consecuencia, la
primera cuestión será considerar si los documentos
se expiden en forma electrónica o impresa. En el
primer caso, su venta carece de justificación.
Si los documentos se publican en forma impresa y
se venden, la entidad contratante velará por que:
1. se imprima un número suficiente de ejemplares
o se adopten disposiciones para imprimir
ejemplares con prontitud cuando se soliciten;
2. se han adoptado medidas para recibir y
contabilizar el pago (p. ej. instalaciones seguras
para el manejo del dinero, una cuenta asignada
para ingresar los derechos, expedición de recibos
oficiales, personal autorizado con conocimiento
del proceso), y
3. se han contratado servicios para el envío de los
documentos bien sea por correo certificado o, lo
que es más habitual, por servicio de mensajería,
especialmente a los licitantes internacionales.
3. El proceso de licitación
pública abierta
1. Disponer la publicación del anuncio (para la
licitación pública abierta únicamente). Puede
hacerse en el sitio web de las Naciones Unidas
“Development Business” o en diarios locales,
regionales e internacionales.
2. Los licitantes podrán solicitar ver los documentos
antes de adquirirlos. Si se permite ese examen
previo, se adoptarán medidas que lo posibiliten,
entre otras, indicando en el anuncio la dirección
y la fecha y hora en que podrá realizarse.
Módulo K1: IFAD
Expedición
de los documentos
de licitación
Procurement
Handbook
101
3. Se enviarán los documentos con prontitud a
quienes hayan respondido a un anuncio.
Si se cobra un precio por ellos, deberán
despacharse inmediatamente después de
haber recibido la solicitud o el pago de
los derechos correspondientes.
4. Cuando se haya recibido el pago se contabilizará
y depositará en una cuenta designada.
5. Se llevará un registro de todos los licitantes a los
que se haya enviado un documento. Servirá para
contactarlos en caso de que la oferta requiera
aclaraciones o una prórroga. El registro deberá
contener la información mínima siguiente:
– el título y el número de referencia del
documento de licitación, junto con la fecha
en que se puso a la venta y la fecha de cierre;
– la referencia asignada a cada licitante que
adquiera el documento, y
– el nombre, la dirección y los datos de
contacto del comprador (teléfono, móvil,
fax y dirección de correo electrónico).
6. En todos los casos se pedirá a los licitantes que
acusen recibo del documento.
102
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
4. El proceso de licitación
restringida
1. Cuando se envíen documentos a los licitantes
que figuren en una lista final de candidatos
o de precalificación, se enviarán a todos
al mismo tiempo.
2. Se llevará un registro de los
documentos enviados.
Módulo K2: Reuniones previas a la
licitación y visitas al lugar del proyecto
Finalidad del módulo:
Ofrecer información al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre cuándo, por qué y cómo utilizar
las reuniones previas a la licitación y las visitas al lugar del proyecto como herramienta durante el proceso
de licitación.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable cuando se requiera orientación en relación con las esferas abarcadas y no
se disponga de otras fuentes de referencia. Cuando se esté utilizando un sistema de adquisiciones y
contratación nacional que contenga disposiciones relativas a esos temas, se aplicarán esas instrucciones.
1.Introducción
Las reuniones previas a la licitación o las visitas
al lugar del proyecto no son obligatorias, pero
son útiles cuando el objeto de la adquisición o la
contratación es muy técnico, cuando es probable
que haya un número considerable de solicitudes de
aclaraciones o cuando el conocimiento del lugar sea
importante para preparar las ofertas.
En las reuniones previas, la entidad contratante
informa a los posibles licitantes de los requisitos
que se deben cumplir y responde a las preguntas que
se le formulen con miras a facilitar a los licitantes la
preparación de sus ofertas.
En las visitas al lugar del proyecto, se ofrece a los
licitantes la oportunidad de ver el lugar donde se
ubicarán los bienes, se ejecutarán las obras o se
prestarán los servicios.
Esas reuniones y visitas pueden ofrecer las
ventajas siguientes:
– permiten a la entidad contratante ofrecer
información adicional a los licitantes,
velando por que todos ellos reciban la misma
información;
– facilitan a los licitantes la preparación de ofertas
basadas en una información más detallada y
precisa, que respondan a las necesidades de la
entidad contratante y que contengan menos
reservas, condiciones o salvedades;
– permiten a la entidad contratante conocer en una
etapa temprana dudas o problemas imprevistos,
cuando todavía hay tiempo para modificar el
documento de invitación, si es necesario;
– permiten abordar al mismo tiempo la mayoría
de las probables solicitudes de aclaraciones, y
– disminuyen la probabilidad de controversias
contractuales debidas a una mala interpretación
por parte del licitante de las necesidades de la
entidad contratante.
Cuando se vayan a celebrar una reunión previa a
la licitación y una visita al lugar del proyecto, se
adoptarán medidas para, si es posible, hacerlas
coincidir, en particular cuando un licitante
internacional probablemente tenga que viajar
para participar en ellas. La necesidad de esas
reuniones o visitas deberá considerarse en la etapa
de planificación de las actividades de adquisición
y contratación y se incluirán las disposiciones
apropiadas en el documento de licitación.
Normalmente esas reuniones y visitas no serán
necesarias cuando se emplee el método de solicitud
de ofertas de precios para satisfacer necesidades
sencillas y de poco valor.
Podrá ser necesario organizar reuniones previas a
la licitación y visitas al lugar del proyecto para la
adquisición de bienes, la ejecución de obras y la
prestación de servicios tanto de consultoría como
de otra índole.
2. Reunión previa a la licitación
Se recomienda celebrar una reunión previa a la
licitación cuando se trate de tareas complejas, a fin
de que los licitantes puedan solicitar aclaraciones
en relación con la solicitud de propuestas y
obtener información de la entidad contratante
o el organismo de ejecución acerca de la tarea.
Esta reunión ofrece ventajas tanto para la entidad
contratante como para el licitante porque en ese
proceso podrán detectarse errores u omisiones en
una etapa.
Módulo K2: Reuniones
Módulo
previas
K1: IFAD
Expedición
a la licitación
deylos
visitas
documentos
al lugar
del
de licitación
proyecto
Procurement
Handbook
103
Se recomienda que en las tareas complejas también
se ofrezca a los licitantes la oportunidad de visitar el
lugar de ejecución del proyecto antes de que venza
el plazo de presentación de ofertas para que puedan
conocer las condiciones locales. Puede ser útil hacer
coincidir esa visita con una reunión previa a la
licitación.
2.2 Medidas que deberán adoptarse
después de la celebración de una reunión
previa a la licitación
Un proceso de selección transparente aumenta la
calidad de la competencia porque crea un ambiente
de confianza entre las partes interesadas, limita los
riesgos profesionales potenciales y efectivos para los
consultores y reduce al mínimo la presentación de
quejas y reclamaciones. La transparencia disipa toda
sospecha de discrecionalidad y parcialidad en el
proceso de selección.
2. La entidad contratante determinará si es
necesario ofrecer aclaraciones oficiales de la
licitación junto con la minuta.
2.1 Notas relativas a las reuniones
previas a la licitación
1. La decisión de celebrar una reunión previa a
la licitación se consignará en el documento de
licitación, junto con la dirección, la fecha y la
hora de celebración.
2. La reunión deberá celebrarse al comienzo del
período de llamado a licitación a fin de que los
licitantes dispongan de tiempo para tener en
cuenta la información al preparar sus ofertas.
1. La entidad contratante preparará una minuta
autorizada de las actuaciones, que se remitirá
a todas las organizaciones a las que se haya
enviado un ejemplar del documento.
3. La entidad contratante determinará si es
necesario cambiar la fecha límite de presentación
de ofertas como consecuencia de las aclaraciones
relativas a la licitación. La decisión de prorrogar
la fecha de cierre deberá adoptarse con
prontitud. Se ahorrará tiempo y trabajo si se
comunica junto con las aclaraciones relativas
a la licitación.
3. Visitas al lugar del proyecto
Cuando se trate de tareas complejas, deberá
alentarse a los licitantes a realizar una visita al lugar
del proyecto para que conozcan las condiciones
locales y el ambiente de trabajo en que se ejecutará
el contrato.
3. El lugar de celebración se deberá reservar por
adelantado y será suficientemente grande
para acoger a todos los licitantes interesados.
Si se cobra un precio por los documentos de
licitación, podrían llegar licitantes que aún no
los hayan adquirido, por lo que se deberán
adoptar medidas para su venta.
Después de realizar la visita, los licitantes estarán
mejor informados y, por tanto, en condiciones de
presentar ofertas más precisas y apropiadas, que se
basarán en hechos e información de primera mano y
no en supuestos y datos secundarios. De esa manera
aumentará la calidad de las mismas, lo que a su vez
facilitará el proceso de evaluación.
4. El lugar de celebración de la reunión deberá estar
habilitado para que la entidad contratante pueda
hacer una exposición a los licitantes, si fuera
necesario, y se pueda instalar una computadora
para levantar acta de las actuaciones, que será la
minuta oficial de la reunión.
La organización concreta de cualquier visita
dependerá de la naturaleza y el tamaño del lugar
y del tipo de adquisición o contratación que se
contemple. Sin embargo, la entidad contratante
deberá garantizar antes de cada visita lo siguiente:
5. Por lo general, la estructura de una reunión
previa a la licitación consistirá en lo siguiente:
– apertura y bienvenida por la entidad
contratante;
– una breve exposición de los requisitos
relativos a la adquisición/contratación, y
– preguntas de los licitantes y clausura.
Las solicitudes de aclaraciones recibidas antes
de la reunión podrán utilizarse para elaborar el
programa y preparar las respuestas. El personal
de adquisiciones y contratación que participe en
la reunión será informado de sus funciones y de
las preguntas y respuestas previstas.
104
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
1. Se han adoptado medidas para garantizar la
salud y la seguridad de todos los visitantes.
2. Todo el personal es consciente de la necesidad de
proporcionar un acceso al lugar en condiciones
de igualdad a todos los licitantes.
3. Se enseñará el lugar a los licitantes de la manera
más completa posible y se permitirá que visiten
cualesquiera instalaciones que la entidad
contratante vaya a habilitar.
4. El personal no proporcionará información
diferente a los distintos licitantes, pues ello
supondría ofrecer a algunos una ventaja
injustificada y expondría a la entidad contratante
a que se le presenten quejas.
Módulo K3: Aclaraciones a los licitantes,
modificaciones y cancelaciones
Finalidad del módulo:
Proporcionar información al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre las prácticas generales que
se han de adoptar durante el proceso de licitación cuando el licitante necesite aclaraciones o sea preciso
modificar el documento de licitación o cancelar todo el proceso.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable cuando se requiera orientación en relación con las esferas abarcadas y no
se disponga de otras fuentes de referencia. Cuando se esté utilizando un sistema de adquisiciones y
contratación nacional que contenga disposiciones relativas a esos temas, se aplicarán esas instrucciones.
1.Introducción
Lo mejor sería que el licitante no necesitara
aclaraciones ni fuera preciso introducir
modificaciones en el documento de licitación o
prorrogar el plazo de presentación de ofertas. Sin
embargo, es importante que, cuando sea necesario,
se proceda con prontitud y con antelación suficiente
al vencimiento del plazo. También es fundamental
que se proporcione simultáneamente a todos los
licitantes la misma información.
Una mala gestión de las solicitudes de aclaraciones,
de las modificaciones o de las prórrogas puede dar
lugar a quejas de los licitantes, demoras innecesarias
del proceso de invitación o un número reducido
de ofertas.
Por lo tanto, en esta sección se exponen algunos
procedimientos estándar para responder a
las solicitudes de aclaraciones de los licitantes,
introducir modificaciones en el documento
de invitación y prorrogar el plazo de presentación
de ofertas.
2. Aclaraciones sobre la licitación
Son las solicitudes de los licitantes de que se aclare
algún aspecto de la licitación, y pueden plantearse
a raíz de una reunión previa o responder a una
comunicación escrita de un licitante. La entidad
contratante no preparará ni ofrecerá aclaraciones en
respuesta a una solicitud oral de un licitante.
Por lo general, en el documento de licitación se
indica un plazo para la presentación de solicitudes
de aclaraciones, y las que se reciban después de
esa fecha serán rechazadas, salvo que la entidad
contratante determine que tal decisión va en
detrimento del proceso de licitación. En tal caso,
puede ser necesario prorrogar la fecha límite.
2.1.Procesos posteriores a la recepción
de una solicitud de aclaraciones
1. Registro de la solicitud.
2. Verificación de que se recibió dentro del plazo
fijado en el documento de licitación. En caso
contrario, se hará caso omiso de ella, salvo que
se refiera a un defecto grave del documento de
licitación que pueda invalidar el propósito de
esta.
3. Respuesta a la solicitud de aclaraciones en el
plazo fijado en el documento de licitación.
Deberán haberse obtenido todas las
autorizaciones necesarias antes de enviar la
respuesta.
4. Envío de la solicitud de aclaraciones y la
respuesta simultáneamente a todos los licitantes,
pero sin indicar la fuente original de la solicitud.
La respuesta se enviará a todos empleando el
mismo método. Actualmente, el medio más
rápido es el correo electrónico.
5. Conservación de una copia en el archivo de la
licitación.
Módulo K3: Aclaraciones
Módulo aK1:
losIFAD
Expedición
licitantes,
modificaciones
de los documentos
yHandbook
cancelaciones
de licitación
Procurement
105
Al preparar la respuesta deberán tenerse en cuenta
las siguientes consideraciones:
1. ¿La aclaración requiere alguna modificación
de las especificaciones o de los términos del
documento de licitación?
2. ¿Exige de los licitantes trabajo adicional o una
modificación importante de sus ofertas que
razonablemente no podrá llevarse a cabo antes
de que venza el plazo de presentación? En caso
afirmativo, considerar la posibilidad de prorrogar
el plazo de presentación de ofertas.
En tal caso, consultar la sección relativa a la
modificación del documento de licitación que figura
a continuación.
3. Modificaciones del documento
de llamado a licitación
Son enmiendas formales que la entidad contratante
puede decidir introducir en el documento de
invitación, bien sea como respuesta a una solicitud
de aclaraciones de los licitantes o por iniciativa
propia.
Pueden consistir en la subsanación de errores en el
documento original, reajustes en cualquier parte de
las especificaciones o los términos del documento
de licitación (posiblemente a raíz de una solicitud
de clarificación, una visita al lugar del proyecto o
una reunión previa a la licitación), o una prórroga
del plazo de presentación para que los licitantes
dispongan de más tiempo para preparar su ofertas.
Al introducir una modificación, es preciso
considerar la necesidad de prorrogar el plazo de
presentación de ofertas. No todas las modificaciones
requerirán automáticamente una prórroga. Esta
podría decidirse por las razones siguientes:
– cambios en los documentos de licitación que
puedan exigir a los licitantes modificar sus
ofertas y, por tanto, trabajo adicional;
– solicitudes de prórroga recibidas de más de
un licitante, cuya denegación podría reducir la
competencia, y
– hechos imprevistos que hagan inapropiado el
plazo original de presentación de ofertas.
Antes de decidir prolongar un período de licitación,
es necesario que la entidad contratante celebre
consultas con:
– el usuario final para asegurarse de la idoneidad
del plazo revisado, y
– quienes hayan de participar en la apertura de
las ofertas y su evaluación a fin de confirmar
su disponibilidad. Esto es particularmente
importante cuando vayan a realizar la evaluación
personas que posean aptitudes, conocimientos o
experiencia excepcionales.
Cuando se introduzca una modificación que no
requiera una ampliación del período de licitación:
1. Enviar la modificación simultáneamente a todos
los licitantes, empleando el mismo método.
Actualmente, el correo electrónico es el medio
más rápido.
2. Conservar una copia en el archivo de
la licitación.
Cuando se introduzca una modificación que
consista en una prórroga del plazo de presentación
de ofertas, seguir los pasos 1 y 2 supra, pero también:
3. Indicar la hora y fecha revisadas de la apertura
pública de las ofertas a fin de evitar todo
malentendido.
4. Velar por que se revisen las disposiciones
relativas a la recepción de las ofertas y a la
apertura pública de las mismas y notificarlo a la
persona encargada de coordinar la apertura.
5. Velar por que el comité de evaluación tenga
oficialmente conocimiento de las revisiones
del cronograma de las adquisiciones y los
nuevos plazos.
4. Cancelación de la licitación
Un proceso de licitación se podrá cancelar antes del
vencimiento del plazo de presentación de ofertas.
Toda decisión en ese sentido es muy importante
por las consecuencias que tiene tanto para la
entidad contratante (recursos dilapidados y posible
disminución de la confianza del mercado) como
para los licitantes (pérdida de tiempo y derroche de
esfuerzos hasta el punto de cancelación). También es
preciso considerar el tiempo perdido en el proyecto.
Teniendo en cuenta las consecuencias negativas
expuestas más arriba, toda decisión de cancelar un
proceso de adquisición/contratación requiere la
autorización de la entidad contratante y el FIDA.
106
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
La cancelación puede justificarse por las razones
siguientes:
– ha desaparecido la necesidad;
– la necesidad ha cambiado en tal medida que
es preciso volver a iniciar todo el proceso de
adquisición/contratación;
– ya no se dispone de financiación;
– hay pruebas de colusión entre los licitantes, o
– se considera que redunda en interés de la
seguridad nacional.
Cuando se cancela un proceso de licitación después
del llamado, pero antes de la apertura de las ofertas,
la entidad contratante:
– notificará la cancelación a todos los licitantes
que hayan adquirido o recibido los documentos
de licitación;
– reembolsará íntegramente el producto de la
ventas (en su caso) de los documentos de
licitación;
– todas las ofertas ya recibidas se devolverán sin
abrir, y
– lo notificará al FIDA y a todos los departamentos,
unidades y comités que participen en el proceso
de licitación.
Las medidas que deban adoptarse después de la
cancelación dependerán del motivo de esta. En
el cuadro que figura a continuación se indican
algunas de las posibles medidas en función de la
justificación:
Motivo de la cancelación
Posible medida a adoptar…
Ha desaparecido la necesidad
Ninguna
La necesidad ha cambiado considerablemente
Modificar los documentos y hacer un nuevo llamado a licitación
No se dispone de recursos financieros
Ninguna
Hay pruebas de colusión entre los licitantes
Nuevo llamado a licitación a un nuevo conjunto de licitantes
Seguridad nacional
Considerar otro posible enfoque
Módulo K3: Aclaraciones
Módulo aK1:
losIFAD
Expedición
licitantes,
modificaciones
de los documentos
yHandbook
cancelaciones
de licitación
Procurement
107
Módulo K4: Recepción de ofertas
Finalidad del módulo:
Ofrecer información al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre procesos aceptables de:
– recepción de los documentos de licitación;
– cierre del proceso de licitación en la fecha límite establecida, y
– mantenimiento de las ofertas en lugar seguro hasta la fecha del acto de apertura.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable cuando se requiera orientación en relación con las esferas abarcadas y no
se disponga de otras fuentes de referencia. Cuando se esté utilizando un sistema de adquisiciones y
contratación nacional que contenga disposiciones relativas a esos temas, se aplicarán esas instrucciones.
1.Introducción
El procedimiento que se adopte para la recepción
oficial de las ofertas, el cierre de este proceso y la
conservación de las ofertas en lugar seguro tiene una
importancia fundamental para todo el proceso de
licitación por los motivos siguientes:
– garantiza, a los efectos de una competencia
leal, que las ofertas presentadas se mantendrán
cerradas hasta la fecha de su apertura;52
– garantiza que la licitación se cerrará en la fecha
y hora límites establecidas y que no se aceptarán
ofertas fuera de plazo, y
– garantiza que se mantendrá un registro de todas
las ofertas presentadas dentro de plazo a fin de
evitar la apertura de ofertas presentadas fuera del
mismo.
Incumbe a la entidad contratante adoptar las
disposiciones necesarias para la recepción de las
ofertas y su conservación en lugar seguro hasta el
momento designado para su apertura.
El método preferido de conservación es en una urna
cerrada con llave. Sin embargo, este método puede
no ser apropiado en los casos siguientes:
– tareas complejas que requieran una
documentación voluminosa, o
– tareas de muy pequeña cuantía que se resuelvan
mediante comparación nacional de precios
(véase el módulo F5).
Es preciso adoptar un método de recepción oficial
de las ofertas y habilitar un lugar seguro para
guardarlas.
52 Véase el módulo K5.
108
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
En todo caso, las decisiones relativas a los métodos
y disposiciones de recepción de las ofertas se
adoptarán dentro del marco de la preparación de
los documentos de licitación y se incluirán en ellos
como instrucciones a los licitantes.
2. Instrucciones pormenorizadas
2.1 Si se utiliza una urna para la
recepción de las ofertas
i)
Cuando una urna sea el método que se emplea
para recibir las ofertas, se habilitará una urna
que pueda cerrarse con llave durante el período
de licitación para que los licitantes depositen
en ella sus ofertas.
ii) La urna deberá tener una abertura
suficientemente grande para que se puedan
depositar en ella la mayoría de las ofertas, pero
no tanto como para que una persona pueda
extraer de ella una oferta.
iii) Las ofertas, o las muestras, que sean demasiado
voluminosas para introducirlas en una urna se
entregarán en mano a la entidad contratante
contra expedición de un recibo firmado en
el que figure la fecha y hora de entrega y el
nombre de la persona que recibió la oferta. Esa
persona será responsable de guardar la oferta en
un lugar o de una manera que resulten seguros
hasta el acto de apertura, y depositará una copia
del recibo en la urna de las ofertas para que
se tenga en cuenta durante la apertura de las
mismas.
iv) La urna deberá permanecer cerrada con llave en
todo momento durante el período de licitación.
v) La urna deberá estar en un lugar accesible al
público durante el horario normal de trabajo.
Se marcará en ella el número de referencia
de la adquisición/contratación cuando se
estén utilizando simultáneamente varias
urnas para licitaciones con distintos plazos de
presentación de ofertas.
vi) Se velará por que se haya nombrado al personal
encargado de gestionar el cierre del plazo de
presentación de ofertas y se le haya comunicado
la fecha, hora y lugar de cierre.
vii) La urna se precintará en la fecha y hora límites
precisas fijadas. El precintado de la urna deberá
hacerse de manera que impida depositar
cualquier oferta ulteriormente.
viii)En toda oferta recibida fuera de plazo se
indicará inmediatamente la fecha y hora de
recepción y se escribirá a mano o se pondrá un
sello que diga “Recibida fuera de plazo –
No abrir”.
ix) Se recomienda que el jefe del equipo encargado
de abrir las ofertas (véase el módulo K5) esté
presente a la hora precisa de cierre para verificar
ese dato e impedir que se acepten ofertas fuera
de plazo. Asimismo, es importante que el
oficial encargado de precintar la urna lo haga a
la hora establecida, ni antes ni después.
x) La urna precintada, junto con las ofertas u
otra documentación que fueran demasiado
voluminosas para introducirlas en ella, se
trasladará al lugar en que se abrirán las ofertas
y quedará al cuidado del equipo encargado
de la apertura. La urna no se abrirá ni estará
sin vigilancia en ningún momento entre el
vencimiento del plazo de presentación de
ofertas y la hora de apertura de las mismas.
2.2 Si no se utiliza una urna para recibir
las ofertas (método de recepción formal)
i)
Con arreglo a este método, los licitantes
entregarán sus ofertas en el lugar indicado
en el documento de invitación. Uno o varios
funcionarios se encargarán de recibir y
mantener en lugar seguro las ofertas selladas
hasta su apertura. Se entregará un recibo a los
licitantes con la fecha y hora de entrega como
prueba de que se ha efectuado dentro de plazo.
ii) La entidad contratante conservará una copia
del recibo, cuyos datos se consignarán en un
documento de registro de recibos (se adjunta
un modelo al final del presente módulo).
Ese documento se entregará al presidente
del equipo encargado de abrir las ofertas
cuando estas se les entreguen con ese fin para
asegurarse de que se han contabilizado todas
las ofertas. También puede figurar como anexo
al informe de evaluación.
iii) El(los) oficial(es) designado(s) gestionará(n)
el cierre del plazo de presentación de ofertas y
deberá(n) encontrarse en el lugar de recepción
de las ofertas antes de la hora en que venza el
plazo. Por razones prácticas, se recomienda
que todo el personal que participe en el cierre
se encuentre en ese lugar por lo menos 60
minutos antes de la hora (muchas ofertas se
entregarán a última hora, y no es extraño que se
forme una cola en los últimos 15 minutos).
iv) Todas las ofertas se trasladarán al lugar de
apertura de las mismas antes de la hora fijada
al efecto.
Módulo K1: IFAD
Expedición
Módulo
de los documentos
K4: Recepción
dedelicitación
ofertas
Procurement
Handbook
109
Modelo de registro de recibos: Documentos o muestras de ofertas
Número de referencia de la adquisición/contratación:
Paquete recibido de
(nombre y dirección
del proveedor/
consultor)
110
Hora y fecha Número de
de recepción paquetes
(indíquese
recibidos
el mes)
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
Número
de serie
del recibo
Contenido
(si se conoce)
(documentos/
muestras)
Estado
(dañado/
intacto,
cerrado/no
cerrado)
Nombre y
firma de la
persona que
recibe
Módulo K5: Apertura de las ofertas
Finalidad del módulo:
Ofrecer información al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre los procesos aceptables de
apertura de las ofertas.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable cuando se requiera orientación en relación con las esferas abarcadas y no
se disponga de otras fuentes de referencia. Cuando se esté utilizando un sistema de adquisiciones y
contratación nacional que contenga disposiciones relativas a esos temas, se aplicarán esas instrucciones.
En cambio, cuando la licitación pública internacional sea el método de adquisición/contratación, se
aplicarán los procedimientos del Banco Mundial descritos en sus normas.
1.Introducción
Las ofertas recibidas dentro de plazo generalmente
se abren públicamente en presencia de los licitantes.
Es una fase importante del proceso de licitación
porque:
– la apertura pública de las ofertas contribuye
a demostrar que el proceso de licitación es
transparente, y aumenta la confianza de los
licitantes en la imparcialidad del sistema;
– la lectura en voz alta de las puntuaciones técnicas
y de los precios en la sesión de apertura de
las propuestas financieras debería evitar toda
controversia respecto de posibles reajustes del
precio o sobre los resultados de la evaluación en
una etapa ulterior, y
– el procedimiento formal, que coincide con
el cierre del plazo de presentación de ofertas,
impedirá que ofertas presentadas fuera de plazo
se incluyan en la evaluación.
En el documento de llamado a licitación se
informará de si habrá una apertura pública de las
ofertas, con indicación precisa del lugar, la fecha y la
hora de la misma.
La entidad contratante velará por que el lugar
designado esté disponible en la fecha indicada
y tenga unas dimensiones y una disposición
adecuadas. Al elegir un local deberán considerarse
los factores siguientes:
– ¿Cuántas ofertas se prevén y cuántos
representantes de los licitantes acudirán? No es
infrecuente que asistan dos o tres representantes
por cada licitante.
– ¿Qué dimensiones debe tener la sala? Los
representantes de los licitantes estarán separados
del comité encargado de abrir las ofertas.
– ¿Qué mobiliario se requiere? Debe ser
suficiente para que las ofertas se puedan abrir
cómodamente y distribuir a los miembros del
comité a fin de que las examinen y lean en voz
alta las conclusiones. Lo normal es que todos los
licitantes tengan un lugar para sentarse.
– ¿Será preciso utilizar una computadora para
registrar los datos de las ofertas? ¿Será necesario
utilizar un proyector para mostrar la información
contenida en cada oferta? Actualmente el empleo
de estos instrumentos es frecuente ya que aporta
transparencia al proceso y permite a los licitantes
conocer y registrar con precisión los datos de
cada oferta, reduciéndose así las posibilidades de
error y ulteriores reclamaciones.
2. Un procedimiento de uno o
dos sobres
Básicamente hay dos tipos de procedimientos
de licitación:
– Procedimiento de un sobre: las propuestas
técnica y financiera están en el mismo sobre y se
abren al mismo tiempo. Se lee en voz alta y se
registra en acta un resumen de la información,
incluida la puntuación técnica y el precio.
– Procedimiento de dos sobres: uno (de mayores
dimensiones) contiene dos sobres en los que
figuran por separado las propuestas técnica y
financiera. El sobre que contiene las ofertas
recibidas dentro de plazo se abre en público para
conocer las propuestas técnica y financiera que
figuran por separado dentro de él. Las propuestas
técnicas se abren y se lee y registra en acta un
resumen de la información contenida en ellas.
Las propuestas financieras se mantienen cerradas
hasta que se haya terminado y aprobado la
evaluación técnica.
Módulo K1: IFAD
Expedición
Módulo
de losK5:
documentos
AperturaHandbook
dedelaslicitación
ofertas
Procurement
111
Las propuestas financieras, de las que se hará
una evaluación financiera, se abren en público
durante un acto cuya fecha y hora se anunciará
después de la evaluación técnica. Se lee en
voz alta y registra en acta un resumen de la
información contenida en ellas, incluidas las
puntuaciones técnicas y los precios.
El procedimiento de dos sobres por lo general
solo se utiliza para la contratación de servicios de
consultoría, mientras que el sistema de un sobre
se utiliza en la mayoría de las otras adquisiciones y
contrataciones.
3. El acto de apertura de las ofertas
3.1 Preparativos para el acto de apertura
Es necesario preparar la sala antes de la hora de
apertura de las ofertas. El personal se asegurará de
que se dispone de los recursos apropiados, tanto
materiales como humanos, para que la apertura de
las ofertas se lleve a cabo de manera expedita.
i)
Los recursos materiales necesarios son
los siguientes:
– una sala accesible, dispuesta de manera que
los representantes de los licitantes estén
sentados a poca distancia de la mesa donde
se lleva a cabo la apertura de las ofertas.
Es importante que los licitantes, más que
participar, sean testigos del procedimiento
de apertura;
– material de oficina (p. ej. tijeras,
marcadores) para abrir y marcar las ofertas;
– una copia del documento de licitación,
por si fuera necesario remitirse a las
instrucciones contenidas en el documento
de invitación u otros datos;
– formularios en blanco para registrar los
datos de las ofertas;
– registro de asistencia en blanco y material
de escritura para que todos los licitantes
y otros asistentes firmen el certificado de
asistencia, y
– disponibilidad de una máquina
fotocopiadora para distribuir copias del acta
de apertura de las ofertas.
ii) Los recursos humanos deben ser suficientes
para que el acto se desarrolle sin incidencias:
– el equipo/comité encargado de abrir las
ofertas estará integrado por tres miembros
como mínimo. Podrán formar parte de
él miembros del comité de evaluación
designado, aunque es mejor que, en la
medida de lo posible, los licitantes no
112
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
conozcan la identidad de los miembros del
comité de evaluación, y
– además del equipo/comité, deberá haber
personal administrativo encargado de
registrar toda la información leída en
voz alta, volver a introducir las ofertas en
su envoltorio original y velar por que se
complete el registro de asistencia.
3.2 El procedimiento de apertura
de las ofertas
Todos los representantes de los licitantes que deseen
estar presentes deberán firmar un registro, donde
consignarán su nombre y apellido y el nombre y la
dirección de la empresa que representan. En algunos
casos, se les requerirá, antes de ser admitidos,
que presenten un poder notarial que confirme su
condición de representante del licitante.
El presidente del equipo/comité declarará
oficialmente abierta la sesión, hará una presentación
de los miembros del equipo/comité e indicará la
función que desempeñarán en el procedimiento,
y también informará de cómo se llevará a cabo
la apertura. Se recordará a los representantes
de los licitantes que no podrán interrumpir el
procedimiento.
Se procederá como sigue:
1. Se verifica que las ofertas llevan la marca
correspondiente a la sesión de apertura de que se
trate.
2. Se verifica si se ha retirado alguna oferta y, en
caso afirmativo, se confirmará que la retirada es
efectiva.
3. Se verifica que no hay en el paquete ninguna
señal de que se haya intentado abrir. En caso
contrario, se consignará ese hecho en la minuta.
4. Se abren las ofertas una por una. Se lee la
siguiente información:
i)
el nombre y domicilio del licitante,
incluidos los nombres de todas las partes
que formen una empresa conjunta, un
consorcio o una asociación;
ii) la confirmación de que la oferta está o
parece estar completa;
iii) cualesquiera observaciones iniciales con
respecto a la adecuación de la oferta.
Comprenderán lo siguiente:
– ¿se presentó la oferta fuera de plazo?
– ¿estaba cerrada?
– ¿estaba debidamente firmada?
– ¿iba acompañada del número de copias
apropiado?
– en caso necesario, ¿acompañaba a la otra
documentación requerida una garantía
de oferta adecuada?
– si se requerían, ¿acompañaban a la
oferta las muestras requeridas?
– en caso de aplicar el sistema de dos
sobres, ¿hay un sobre cerrado que
contenga la propuesta financiera
(obsérvese que el sobre con esta
propuesta debe permanecer cerrado);
iv) si se aplica el sistema de un solo sobre, la
moneda en que se hace la oferta y el precio
total, y
v) normalmente no se lee en voz alta ninguna
información adicional a menos que se
disponga expresamente lo contrario en el
documento de la oferta.
5. Se asigna un número de referencia único a
cada oferta, que se anota en cada copia del
documento.
6. Todas las copias de la oferta son firmadas por los
miembros del comité de apertura.
7. El presidente podrá decidir ofrecer a los licitantes
la posibilidad de formular preguntas, aunque
no sea obligatorio. Si lo permite, las respuestas
normalmente se limitarán a la información
contenida en el documento de licitación. El
comité no responderá a las preguntas relativas
a la aceptación o rechazo de las propuestas, ni
discutirá los pormenores de una propuesta o
precio. En caso de que se formule ese tipo de
preguntas, la respuesta estándar podría ser “eso
lo decidirá el comité de evaluación”.
8. El presidente levanta la sesión recordando a
los licitantes que no deben tratar de influir en
el proceso de evaluación, y que la propuesta
aceptada se anunciará oportunamente.
9. Se distribuye a los licitantes copias del acta de la
sesión. El acta original se incorporará al archivo
de la adquisición/contratación.
10.Todas las propuestas se guardan inmediatamente
en un lugar seguro hasta que el comité de
evaluación pueda reunirse e iniciar su trabajo.
11.Cuando en una misma sesión se realice la
apertura de las ofertas correspondientes a más
de un proceso de adquisición/contratación, se
procederá consecutivamente, de manera que
antes de iniciar la apertura de las ofertas de
un nuevo proceso se deberá haber concluido,
levantado acta y retirado de la sala las ofertas del
anterior.
3.3 Instrucciones adicionales relativas a
la apertura de las propuestas financieras
en un sistema de dos sobres
Cuando se emplee el sistema de dos sobres, las
propuestas financieras solo se abrirán después
de la conclusión y aprobación/declaración de
“conformidad, sin objeciones” de la evaluación
técnica.
La primera medida consistirá en cerciorarse de
que se han notificado a todos los licitantes cuyas
propuestas financieras aún no se han abierto la hora,
la fecha y el lugar en que se efectuará la apertura,
con antelación suficiente53 al acto.
Aunque la mayoría de las otras medidas
generalmente coinciden con las de los procesos
descritos más arriba, hay algunas sutiles diferencias.
El procedimiento es el siguiente:
1. El presidente da la bienvenida a los licitantes a la
sesión de apertura de las propuestas financieras y
pide a todos que firmen el registro de asistencia.
2. El presidente explica brevemente el
procedimiento que se seguirá, que normalmente
consiste en lo siguiente:
i)
lectura de las puntuaciones técnicas;
ii) apertura de las propuestas financieras;
iii) lectura y registro de la información
financiera por la entidad contratante;
iv) posibilidad de formulación de preguntas
por los licitantes;
v) clausura de la sesión, y
vi) traslado de las propuestas financieras a un
lugar seguro antes de su evaluación.
3. Se leen en voz alta el nombre y la puntuación
técnica de los licitantes cuyas propuestas pasen a
la evaluación financiera. El comité encargado de
abrir las propuestas no discutirá las calificaciones
técnicas ni los resultados de la evaluación técnica
en modo alguno.
53 Por lo general, se recomienda una semana como mínimo para que los licitantes puedan organizar su asistencia. Salvo
que el domicilio de todos los licitantes esté muy próximo al lugar donde se realizará la apertura de las propuestas, el anuncio
con menos de una semana de antelación probablemente perjudicaría a algunos licitantes y, por lo tanto, podría atentar contra
el principio de equidad.
Módulo K1: IFAD
Expedición
Módulo
de losK5:
documentos
AperturaHandbook
dedelaslicitación
ofertas
Procurement
113
4. Se verifica que las ofertas llevan la marca
correspondiente a la sesión de apertura de que
se trate, y, si se ha retirado alguna oferta, se
confirmará que la retirada es efectiva.
5. Se verifica que en el sobre que contiene la
propuesta financiera no hay ninguna señal de
que se haya intentado abrir. En caso contrario, se
consignará ese hecho en la minuta.
6. Se abren las ofertas una por una. Se lee en voz
alta la siguiente información:
i)
el nombre y domicilio del licitante,
incluidos los nombres de todas las partes
que formen una empresa conjunta, un
consorcio o una asociación;
ii) el número de copias de la propuesta
financiera recibida;
iii) la moneda y el precio total de la propuesta
financiera. El comité encargado de abrir
las propuestas no hará ningún comentario
sobre los precios o la evaluación
financiera, y
iv) normalmente no se lee ninguna
información adicional a menos que se
disponga expresamente lo contrario en
el documento de licitación.
7. Cuando todas las propuestas financieras
pertinentes se han abierto, leído y registrado y
firmado por todos los miembros del comité,
su presidente podrá permitir que los licitantes
formulen preguntas.
8. El presidente levanta la sesión recordando a
los licitantes que no deben tratar de influir en
el proceso de evaluación, y que la propuesta
aceptada se anunciará oportunamente.
9. Se distribuye a los licitantes copias del acta de la
sesión. El acta original se incorporará al archivo
de la adquisición/contratación.
10.Todas las propuestas financieras se guardan
inmediatamente en lugar seguro hasta que el
comité de evaluación pueda reunirse.
11.Cuando en una misma sesión se realice la
apertura de las ofertas correspondientes a más
de un proceso de adquisición/contratación, se
procederá consecutivamente, de manera que
antes de iniciar la apertura de las ofertas de
un nuevo proceso se deberá haber concluido,
levantado acta y retirado de la sala las ofertas del
anterior.
114
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
3.4 Minuta de la sesión de apertura
de las ofertas
El comité encargado de abrir las ofertas prepara
la minuta basándose en la información registrada
durante el acto. Gracias a la utilización de equipo y
programas de computadora modernos, actualmente
algunas organizaciones distribuyen la minuta
de la sesión a los representantes de los licitantes
inmediatamente después de la clausura de la
reunión. También se envía a la dirección de contacto
de cada licitante.
4. Las principales normas de toda
apertura de ofertas son las siguientes
1. Que esté bien organizada.
2. Se rechazarán las ofertas presentadas fuera
de plazo.
3. Por razones de transparencia, la apertura de
las ofertas, una vez iniciada, no se interrumpirá
ni aplazará.
4. Por razones también de transparencia,
la apertura de las ofertas relativas a una
adquisición/contratación determinada deberá
concluirse en una sesión.
5. Ningún visitante formulará comunicaciones
espontáneas durante el proceso.
6. No se permitirá a ningún licitante intervenir en
el proceso de apertura, ni interferir en la labor
del comité encargado de la apertura o del comité
de evaluación.
7. Cualquier objeción que un licitante pueda tener
con respecto al procedimiento seguido o las
decisiones adoptadas en la sesión de apertura de
las ofertas deberá dirigirla por escrito al oficial
designado con arreglo al procedimiento de
reclamación apropiado.
5. Modelos de registro de apertura
de ofertas
En las páginas siguientes figuran algunos modelos
útiles de:
– registro de apertura de las ofertas (empleado
en el método tanto de un sobre como en el
de dos), y
– hojas de asistencia.
Módulo K1: IFAD
Expedición
Módulo
de losK5:
documentos
AperturaHandbook
dedelaslicitación
ofertas
Procurement
115
7
6
5
4
3
2
1
Núm.
de
serie
Núm. de
copias de
la oferta
Moneda de
la oferta
Cuantía de la oferta
¿Garantía de
oferta?
¿Valor?
Retiros o
modificaciones
Hora y fecha de apertura:
………………………………………….
Presidente de la apertura de ofertas
Nombre del Presidente
Fecha Divergencias
observadas
PÁGINA NÚM.:
………………………......................……………………………………………..
Firmado:
Nombre y dirección
abreviada del licitante
Número de referencia de la adquisición/contratación:
Registro de apertura de las ofertas (Método de un sobre)
DE
116
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
7
6
5
4
3
2
1
Núm.
de
serie
Núm. de
copias de la
propuesta
técnica
¿Garantía de
oferta?
¿Valor?
Retiros o modificaciones
¿Propuesta financiera recibida cerrada?
Hora y fecha de apertura:
………………………………………….
Presidente de la apertura de ofertas
Nombre del Presidente
Fecha PÁGINA NÚM.:
DE
Divergencias observadas
………………………......................……………………………………………..
Firmado:
Nombre y dirección
abreviada del licitante
(o empresa conjunta,
consorcio o asociación)
Número de referencia de la adquisición/contratación:
Registro de apertura de las ofertas (método de dos sobres – propuestas técnicas únicamente)
Módulo K1: IFAD
Expedición
Módulo
de losK5:
documentos
AperturaHandbook
dedelaslicitación
ofertas
Procurement
117
7
6
5
4
3
2
1
Núm.
de
serie
Puntuación
técnica
Moneda de
la oferta
Cuantía de la oferta
Retiros o
modificaciones
Número de
copias de la
propuesta
financiera
Hora y fecha de apertura:
………………………………………….
Presidente de la apertura de ofertas
Divergencias observadas
Nombre del Presidente
Fecha ………………………......................……………………………………………..
Firmado:
Nombre y dirección
abreviada del licitante
(o empresa conjunta,
consorcio o asociación)
Número de referencia de la adquisición/contratación:
Registro de apertura de las ofertas (método de dos sobres – propuestas financieras únicamente) PÁGINA NÚM.:
DE
PÁGINA NÚM.:
Registro de asistencia
DE
Hora y fecha de apertura:………………………………………….................................................
Tipo de apertura:
un sobre
dos sobres: propuesta técnica/financiera
Número de referencia de la adquisición/contratación:
Nombre del participante
118
En representación de (empresa)
Proceso
de licitación
IFAD Procurement
Bidding
DocumentsHandbook
Título o cargo
Evaluación de
propuestas
Process
management
Evaluación de
propuestas
Módulo L1: Comités de evaluación54
y normas generales de evaluación
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe una buena práctica general de evaluación por un comité.
La finalidad de la evaluación es valorar objetivamente y comparar todas las ofertas recibidas, aplicando
metodologías previamente definidas, a fin de determinar a qué licitante debe adjudicarse un contrato.
Toda evaluación bien realizada debe garantizar que:
– la competencia sea leal y se ofrece a todos los licitantes las mismas oportunidades de obtener
contratos;
– los bienes, las obras o los servicios no consultivos objeto del contrato sean de una calidad
apropiada, y
– la entidad contratante logre la mejor relación posible precio-calidad.
La designación de un comité de evaluación es una práctica habitual y se considera que ofrece varias
ventajas sobre la adjudicación de los contratos por decisión de una persona. Cabe mencionar entre ellas
las siguientes:
– mayor grado de responsabilización en el marco de un grupo;
– un criterio más transparente, y
– menor posibilidad de ejercer influencia indebida sobre un comité que sobre un individuo.
Aplicabilidad:
Se parte de la hipótesis de que en la mayoría de los sistemas nacionales de adquisiciones y contratación
existe algún tipo de disposición que prevea la evaluación del proceso por un comité. Cuando se esté
utilizando un sistema nacional, se aplicarán las disposiciones del mismo. Cuando en los procedimientos
nacionales no existan tales normas, el presente módulo ofrece indicaciones generales sobre el tema.
Cuando la licitación pública internacional sea el método empleado de adquisición y contratación, se
aplicarán los procedimientos del Banco Mundial descritos en sus normas.
1. Normas generales de evaluación
Son aplicables las siguientes normas generales
de evaluación:
– se adoptarán únicamente la metodología y
los criterios de evaluación establecidos en el
documento de llamado a licitación, y todos los
criterios se aplicarán por igual a todas las ofertas
para determinar la que merece mejor evaluación;
– no se emplearán ni establecerán métodos o
criterios de evaluación distintos de los previstos
en el documento de llamado a licitación;
– la determinación por el comité de evaluación
de que una oferta es adecuada se basará en el
contenido de la propia oferta y cualesquiera
aclaraciones que se hayan recibido sobre la
misma;
– el comité de evaluación podrá solicitar por
escrito a los licitantes aclaraciones sobre sus
ofertas para facilitar la evaluación, pero no
se permitirá introducir ningún cambio en su
contenido, en particular el precio, después
de la fecha y hora límites establecidos para la
presentación (para información más detallada
véase infra);
– el hecho de que un licitante no responda a una
solicitud de aclaraciones es motivo para que se
rechace su oferta;
– una oferta será básicamente adecuada si cumple
todas las instrucciones, requisitos y condiciones
de los documentos de licitación, sin ninguna
divergencia, reserva u omisión sustancial;
– en ese caso, el comité de evaluación podrá
hacer caso omiso, clarificar o subsanar cualquier
falta de conformidad, error u omisión que no
constituya una divergencia sustancial;
54 Algunas veces también se denomina grupo de evaluación.
Módulo L1: ComitésMódulo
de evaluación
y normas generales
de
evaluación
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
119
– la falta de conformidad, error u omisión no
sustancial se cuantificará dentro de lo posible en
términos monetarios y se tendrá en cuenta en la
evaluación financiera y la comparación
de las ofertas;
– el comité de evaluación podrá corregir los errores
puramente aritméticos cometidos en las ofertas
de conformidad con el procedimiento previsto
en el documento de invitación;
– se notificará a los licitantes toda corrección de
errores aritméticos y se les pedirá, por escrito,
que den su visto bueno;
– el licitante que no acepte la corrección de un
error aritmético será rechazado y se podrá
ejecutar la garantía de oferta de ese licitante,55 y
– no se enviará a ningún licitante, sin previa
aprobación, ninguna comunicación de
aceptación o rechazo de una oferta o en la que
se indique cuál es la oferta aceptada.
2. El comité de evaluación
2.1 Composición
El comité de evaluación por lo general tiene un
carácter ad hoc y es designado para cada adquisición/
contratación por el oficial autorizador56 de la
entidad contratante.
Sus miembros deberán poseer un tipo de aptitudes,
conocimientos y experiencia que satisfagan los
requisitos de la adquisición, a saber:
– conocimientos técnicos;
– representantes del usuario final;
– conocimientos en materia de adquisiciones y
contratación;
– conocimientos en materia de gestión o análisis
financiero, y
– conocimientos jurídicos.
El número de miembros del comité dependerá
de la cuantía y la complejidad de la adquisición/
contratación que se vaya a efectuar, pero nunca serán
menos de tres. Esos miembros deberán tener una
antigüedad y experiencia de un nivel apropiado.
Un miembro del comité de evaluación podrá
proceder de fuera de la entidad contratante cuando
esta no disponga de personal con las aptitudes o
la experiencia requeridas, y ese miembro externo
deberá declarar si el objeto del contrato representa
un conflicto de interés que pueda influir en su
imparcialidad en el proceso de evaluación.
55 Véase el módulo J.
56 U oficial controlador.
120
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
2.2 Función del presidente
Normalmente los miembros del comité elegirán
entre ellos a un presidente. En algunos casos, sin
embargo, se nombra a un presidente en el momento
de constituir el comité. Ambos métodos tienen sus
ventajas e inconvenientes, por lo que los dos se
consideran apropiados.
El presidente del comité de evaluación desempeña
una función importante, ya que por lo general se
encargará de lo siguiente:
– velar por que todos los miembros interpreten de
la misma manera la metodología y los criterios
de evaluación que deben aplicarse;
– desarrollar una labor de supervisión y
coordinación de los miembros del comité
durante el proceso de evaluación, si bien no les
indicará las decisiones que deben adoptar en
la evaluación ni los presionará para obtener un
resultado concreto en relación con cualquier
cuestión;
– velar por que la evaluación se ajuste a los
requisitos y las disposiciones del documento de
invitación;
– presidir todas las sesiones del comité y velar
por que los debates sean productivos, abiertos y
participativos;
– velar por que todos los miembros conozcan
sus obligaciones, en particular la necesidad de
confidencialidad;
– garantizar la seguridad de las ofertas y otra
documentación;
– velar por que las decisiones se adopten
oportunamente;
– gestionar las comunicaciones entre el comité de
evaluación y los licitantes;
– velar por que el comité de evaluación tenga
acceso a recursos adecuados, y
– velar por que el informe final de evaluación sea
preciso y se prepare oportunamente.
El presidente designado deberá conocer sus
obligaciones antes de aceptar el cargo.
2.3 Cuándo debe constituirse
Cuándo constituir el comité de evaluación es a
menudo una de las preguntas más frecuentemente
formuladas en relación con la evaluación. Puede
hacerse en distintas etapas del proceso de licitación,
con las consiguientes ventajas e inconvenientes.
A continuación se hace un breve resumen de
unas y otros:
Cuándo
Aspectos positivos
Aspectos negativos
Durante la preparación del
documento de licitación
a fin de que el comité
contribuya a definir los
criterios de evaluación
Los miembros pueden ser seleccionados de
manera proactiva, y el comité conoce a fondo
los criterios y por qué se eligieron. Así se
evitan desacuerdos o malentendidos durante
la evaluación entre el comité y los autores del
documento de licitación.
Puede afirmarse que en ese caso el comité
no es plenamente independiente y se pone en
peligro la división de funciones
Se puede fijar el plazo de presentación de
ofertas en función de la disponibilidad del comité
Cuando el documento
de licitación se somete
a la aprobación interna
o a la declaración
de “conformidad, sin
objeciones” del FIDA
Los miembros pueden ser seleccionados de
manera proactiva y puede fijarse el plazo de
presentación de ofertas para cuando todos
los miembros del comité estén presentes.
También ofrece al comité tiempo suficiente para
familiarizarse con los documentos de licitación,
los requisitos y los criterios.
La composición del comité se puede examinar y
considerar como parte de esa solicitud
de aprobación
Inmediatamente
después de publicado el
documento de licitación
Los miembros pueden ser seleccionados de
manera proactiva y ofrece al comité tiempo
suficiente para familiarizarse con los documentos
de licitación, los requisitos y los criterios
Justo antes de que venza
el plazo de presentación
de ofertas
Si no se sabe quiénes serán los miembros del
comité hasta el último momento las posibilidades
de cabildeo son mínimas
También se expresa a menudo la preocupación
de que cuanto antes se constituya un comité
tanto mayores serán las posibilidades de
manipulación/cabildeo de sus miembros
Aunque en tal caso no intervienen en la
elaboración del documento de licitación, existe el
riesgo de que el comité esté en desacuerdo con
los criterios de evaluación establecidos en dicho
documento o no entienda sus intenciones
Es también aplicable la segunda preocupación
expresada más arriba
Suele plantearse la disyuntiva de quién está
disponible para formar parte del comité y quién
está mejor situado/más cualificado para ello
El comité no tiene tiempo suficiente para
familiarizarse con los documentos de licitación,
los requisitos y los criterios
Del cuadro anterior se desprende que no existe una
solución definitiva a esta cuestión. Es aconsejable
adoptar una actitud proactiva con respecto a la
selección, la actuación y el tiempo de preparación
del comité, por lo que se aconseja designarlo lo
antes posible. Sin embargo, aumenta así el riesgo de
una posible “interferencia” de sus miembros.
En la práctica, la decisión deberá adoptarse caso
por caso, teniendo en cuenta la complejidad y la
cuantía del objeto del contrato y después de haber
hecho una evaluación equilibrada de los posibles
riesgos que una decisión u otra comporte, según se
ha señalado más arriba. Por ejemplo, ¿qué riesgo
existe de posible manipulación del comité si la
cuantía del objeto del contrato es baja? O, si el
objeto del contrato es muy especializado y requiere
una aportación técnica del comité ¿se corre el riesgo
de no haber nombrado a un especialista apropiado
en el comité?
Como en la mayoría de las cuestiones relacionadas
con las adquisiciones y la contratación, el hecho
de tener en cuenta las circunstancias y exigencias
propias de cada actividad es, por tanto, una decisión
que reduce los riesgos.
2.4 La labor del comité
Antes de iniciar el proceso de evaluación, los
miembros del comité se reunirán para examinar
en primer lugar la metodología y los criterios
de evaluación establecidos en el documento
de invitación y asegurarse de que todos los
comprenden plenamente.
Así, la evaluación de las ofertas es un proceso
secuencial que consiste en lo siguiente:
i)
Un examen preliminar para descartar las ofertas
que no cumplan los requisitos básicos del
documento de invitación y los licitantes que no
reúnan las condiciones de elegibilidad.
En los módulos L2 y L6 figura una explicación
sobre la adecuación de las ofertas y el examen
preliminar.
ii) Evaluar la adecuación y realizar una evaluación
técnica detallada para determinar si las ofertas
cumplen básicamente los requisitos técnicos
y comerciales del documento de invitación.
Esta evaluación comprende la solicitud de
aclaraciones.
Módulo L1: ComitésMódulo
de evaluación
y normas generales
de
evaluación
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
121
La evaluación técnica detallada de las ofertas
dependerá de que:
a) se aplique un sistema en el que se determine
si la oferta cumple todos los requisitos del
documento de invitación, o un sistema en
el que simplemente se apruebe o se
suspenda, o
b) se aplique un sistema de puntuación de los
distintos aspectos.
En el caso a), la evaluación detallada
normalmente la realiza el comité de evaluación
en pleno, salvo que se considere especialmente
compleja o laboriosa, en cuyo caso los
miembros podrán realizar individualmente una
evaluación inicial detallada antes de debatir y
llegar a resultados concordados en una reunión
del comité.
En el caso b), la evaluación detallada siempre se
lleva a cabo como se indica en el módulo L2.
Si durante la evaluación el comité necesita
aclaraciones de los licitantes, se procederá
como se indica en el módulo L2.
iii) Una evaluación financiera para comparar los
costos de las ofertas que cumplan los requisitos
y determinar el licitante a quien se debe
recomendar que se adjudique al contrato.
La comparación financiera deberá ser siempre
una actividad del comité de evaluación en
pleno.
2.5 Registros y presentación de informes
Todos los registros relacionados con la evaluación,
que comprenden:
– copias de toda la correspondencia mantenida
con los licitantes, por ejemplo cartas
relacionadas con las aclaraciones;
– toda corrección de errores aritméticos;
– prórrogas del plazo de validez de las ofertas;
– hojas de puntuación individual firmadas, y
– minutas de todas las reuniones firmadas por
todos los miembros del comité de evaluación
para confirmar que dejan constancia de manera
precisa y completa de las actuaciones de cada
reunión,
se conservarán como parte del registro de la
adquisición o contratación a efectos de auditoría.
57 Incluida la designación de los miembros del comité.
122
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
El comité también preparará un informe de
evaluación firmado por todos los que hayan
participado en la evaluación. Aunque el FIDA
no tiene un modelo específico de informe de
evaluación, este deberá contener como mínimo la
información siguiente:
– los antecedentes del proceso de licitación;
– el documento de invitación correspondiente;
– la publicación de las ofertas, las prórrogas y
las respuestas recibidas de los licitantes a las
solicitudes de aclaraciones;
– el cierre del plazo de presentación de ofertas y la
apertura de estas;
– un resumen de las ofertas recibidas y abiertas,
incluido el precio de cada oferta leído en voz
alta;
– la selección y composición57 del comité de
evaluación;
– los resultados del examen preliminar de las
ofertas;
– los reajustes y las correcciones;
– los resultados de la evaluación técnica y
financiera detallada y la comparación de las
ofertas;
– datos sobre cualesquiera divergencias, errores u
omisiones no sustanciales aceptados, clarificados
o subsanados y, cuando proceda, el modo en
que se han cuantificado y tenido en cuenta en la
evaluación financiera;
– las razones por las que se ha declarado que
determinadas ofertas no cumplen los requisitos y
han sido rechazadas;
– el precio evaluado de cada oferta, con indicación
de cualquier corrección o reajuste del precio
ofertado, y su conversión a una moneda común;
– la clasificación de las ofertas con arreglo al precio
evaluado de cada una;
– copias de las minutas del comité de evaluación
(generalmente en un anexo);
– especificación de la oferta que ha recibido mejor
evaluación de cada lote, cuando corresponda;
– los resultados de toda posible poscalificación;
– exposición de cualquier desacuerdo, incluidas las
razones, las conversaciones mantenidas sobre la
cuestión y los nombres de quienes tienen puntos
de vista diferentes;
– una recomendación de que el contrato o los
contratos se adjudique(n) a la oferta o conjunto
de ofertas que han recibido mejor evaluación,
u otra recomendación apropiada, por ejemplo
la cancelación del proceso de adquisición/
contratación o el inicio de una nueva licitación, y
– cualesquiera cuestiones o aspectos que necesiten
aclaración antes de la formalización del contrato.
Cuando examine un informe de evaluación como
parte de su proceso de supervisión, el FIDA verificará
lo siguiente:
– que contiene la información indicada más arriba;
– si hubo consenso en el grupo de evaluación;
– si la evaluación se realizó aplicando únicamente
los criterios establecidos;
– cuando la evaluación se llevó a cabo utilizando
el sistema de puntuación de los distintos
aspectos, si se hizo de manera precisa y
coherente;
– la idoneidad del proveedor/contratista
(poscalificación);
– el estado de las aclaraciones solicitadas en
relación con las ofertas;
– si el plazo de validez de las ofertas debe
prorrogarse;
– si se han abordado todas las cuestiones
logísticas;
– si se rechazó alguna oferta durante la evaluación
detallada y, en caso afirmativo, si estaba
justificado;
– si se dispensó a todos los licitantes igual trato, y
– si no se respetó alguno de los principios relativos
a las adquisiciones/contratación enunciados en
las Directrices del FIDA para la adquisición de
bienes y la contratación de obras y servicios.
2.6 Otras disposiciones generales
– Normalmente no se celebrará una reunión
del comité de evaluación hasta que todos sus
miembros estén presentes, salvo que no sea
posible o pertinente la asistencia de todos.
– Cuando un miembro esté ausente de una
reunión del comité de evaluación, se le
informará de las actuaciones y las decisiones
de la misma. Si el miembro ausente no está de
acuerdo con alguna de las decisiones adoptadas,
informará inmediatamente al respecto al
presidente del comité, quien convocará una
nueva reunión para solventar el desacuerdo.
– Los trabajos de la reunión se desarrollarán de
acuerdo con la metodología de evaluación
indicada en los documentos de invitación y
serán coordinados por el presidente.
– Las decisiones del comité se adoptarán por
unanimidad, excepto cuando se requieran
puntuaciones o calificaciones individuales de
acuerdo con la metodología de evaluación.
– Cuando el comité de evaluación no consiga
adoptar una decisión por unanimidad, las
conclusiones y recomendaciones de la mayoría
se consignarán en el informe de evaluación.
– Cuando los miembros de un comité de
evaluación no consigan ponerse de acuerdo
con respecto a una parte de una evaluación y
el desacuerdo sea importante y pueda afectar
de manera sustancial a los resultados de una
evaluación, deberán celebrar consultas con el
órgano adjudicante.
Módulo L1: ComitésMódulo
de evaluación
y normas generales
de
evaluación
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
123
Módulo L2: Procedimientos generales
de evaluación de las ofertas relativas
a bienes, obras y servicios que no son
de consultoría
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones generales para la evaluación de las ofertas relativas a bienes, obras
y servicios que no son de consultoría. Debe leerse junto con el módulo pertinente para determinar la
metodología de evaluación específica que debe emplearse, que será una de las siguientes:
– Módulo L3: Evaluación de las ofertas relativas a bienes;
– Módulo L4: Evaluación de las ofertas relativas a obras, o
– Módulo L5: Evaluación de las ofertas relativas a servicios que no son de consultoría.
La finalidad de la evaluación es valorar objetivamente y comparar todas las ofertas recibidas, aplicando
una metodología y criterios previamente definidos, a fin de determinar a qué licitante debe adjudicarse un
contrato. Toda evaluación bien realizada debe garantizar que:
– la competencia sea leal y se ofrece a todos los licitantes las mismas oportunidades de obtener
contratos financiados por el gobierno;
– los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato sean de una calidad apropiada, y
– la entidad contratante logre la mejor relación posible precio-calidad.
Las evaluaciones variarán según se refieran a bienes, obras y servicios que no son de consultoría, pero la
metodología empleada siempre constará de las siguientes etapas:
– un examen preliminar para descartar las ofertas que no cumplan los requisitos básicos del documento
de invitación y los licitantes que no reúnan las condiciones de elegibilidad;
– una evaluación técnica y comercial para determinar si las ofertas cumplen básicamente los requisitos
técnicos y comerciales del documento de invitación, y
– una evaluación financiera para comparar los costos de las ofertas que cumplen los requisitos y
determinar el licitante a quien se debe recomendar que se adjudique el contrato.
Al final de este módulo figura un diagrama en el que se resume esta metodología de evaluación.
Aplicabilidad:
Los principios generales enunciados en el presente módulo son aplicables a la evaluación de las ofertas
relativas a bienes, obras y servicios que no son de consultoría. La metodología técnica específica para
cada uno de esos rubros se detalla en los módulos L3, L4 y L5, respectivamente. Obsérvese que, cuando
la licitación pública internacional sea el método de adquisición/contratación empleado, se aplicarán los
procedimientos del Banco Mundial descritos en sus normas.
La evaluación de las propuestas relativas a los servicios de consultoría, con arreglo al método de solicitud
de propuestas, se aborda en los módulos L6, L7 y L8.
1. Instrucciones pormenorizadas
1.1 Examen y enumeración de los
requisitos, instrucciones y criterios
de evaluación
El comité de evaluación examinará y compondrá
una lista de los requisitos, las instrucciones y los
criterios de evaluación expuestos en el documento
de invitación y velará por que se comprendan
claramente, pidiendo aclaraciones a la(s) persona(s)
124
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
que haya(n) redactado dicho documento, cuando
sea necesario. En la evaluación se aplicarán los
criterios descritos en el documento de invitación, y
no se introducirán otros nuevos ni se modificarán
los existentes.
1.2 Examen preliminar
Este examen tiene por objeto determinar si las
ofertas cumplen las instrucciones y los requisitos
básicos contenidos en el documento de invitación.
Permite a los evaluadores eliminar las ofertas menos
adecuadas, sin dedicar el tiempo y los esfuerzos que
requeriría llevar a cabo una evaluación detallada.
Cuando no se ha hecho una precalificación, este
examen también puede servir para evaluar si los
licitantes cumplen los requisitos establecidos.
El resultado del examen preliminar será aprobado o
suspenso, de modo que las ofertas que básicamente
no cumplan los requisitos serán rechazadas. Los
criterios que se utilicen en el examen preliminar
dependerán de los requisitos y las instrucciones
enunciados en el documento de invitación, por
lo que siempre se comenzará con un examen
de ese documento a fin de elaborar una lista de
los requisitos que deben cumplirse. A título de
orientación únicamente, en el examen preliminar
generalmente se comprobará que se cumplen los
requisitos siguientes:
– la oferta se ha presentado en el formato
apropiado;
– se ha constituido toda posible garantía exigida
en la forma correcta y la cuantía apropiada y con
un plazo de validez al menos igual al requerido;
– la oferta se ha presentado sin reservas o
divergencias sustanciales con respecto a los
términos y condiciones del documento de
invitación;
– la oferta ha sido debidamente firmada y
autorizada;
– se ha presentado el número de copias de la oferta
requerido;
– la oferta es válida al menos durante un plazo
igual al requerido;
– se ha presentado toda la documentación y la
información clave requeridas;
– se han presentado las muestras requeridas;
– la oferta cumple todos los demás requisitos
básicos del documento de invitación, y
– no se han introducido modificaciones o cambios
en los documentos de la oferta, salvo los que
deban efectuarse atendiendo a las necesidades de
la licitación.
Se eliminarán las ofertas que no aprueben este
examen.
1.3.Evaluar la adecuación de las ofertas
Al evaluar las ofertas, los evaluadores deberán
decidir si son “adecuadas”58 (es decir, si cumplen los
requisitos establecidos por la entidad contratante)
o “inadecuadas” (es decir, si no cumplen esos
requisitos).
En la práctica, pocas ofertas son perfectas, por lo
que la prueba fundamental consiste en determinar
si es “básicamente adecuada”. Por “básicamente
adecuada” se entiende la oferta que cumple las
instrucciones, los requisitos y los términos y
condiciones del documento de invitación sin
divergencias, reservas u omisiones sustanciales.
En otras palabras, el(los) evaluador(es) puede(n)
aceptar o el licitante subsanar errores o problemas
menores (o ”no sustanciales”), mientras que
deberán rechazarse las ofertas que contengan errores
o problemas importantes (o “sustanciales”).
Como norma general, se considerará una
divergencia, reserva u omisión sustancial la que:
– afecte al alcance, la calidad o el desempeño
de los bienes, obras o servicios de manera
sustancial;
– limite de manera sustancial los derechos de la
entidad contratante o las obligaciones de los
licitantes enunciados en el contrato, o
– afecte de manera desleal la competitividad de
otros licitantes, si se corrige.
Incumbe a los evaluadores decidir si una divergencia
es o no sustancial basándose en el contenido de
la oferta únicamente. No deberá tenerse en cuenta
ninguna información adicional o conocimiento
previo de un producto o un licitante.
La divergencia será o no sustancial con arreglo a los
requisitos concretos de cada uno de los distintos
procedimientos de licitación empleados. Sin
embargo, las decisiones relativas a lo que constituye
o no una divergencia sustancial deberán basarse
siempre en los mismos criterios para todas las
ofertas que formen parte del mismo proceso de
evaluación.
Al determinar si una divergencia es o no
sustancial, el(los) evaluador(es) considerará(n)
sus repercusiones en factores fundamentales como
el precio, el riesgo, los plazos y la calidad de la
58 Los métodos para evaluar la adecuación variarán considerablemente según se trate de bienes, obras o servicios
que no sean de consultoría. Pueden hallarse indicaciones más detalladas sobre la evaluación técnica en los módulos L3,
L4 y L5, respectivamente.
Módulo L2: Procedimientos generales de evaluación de las ofertas
Módulorelativas
L1: Comités
a bienes,
de evaluación
obrasA:
y Procurement
servicios
y normasque
generales
no sonHandbook
de
de
consultoría
evaluación
Módulo
IFAD
Project
Cycle
Overview
125
adquisición/contratación. A título orientativo
únicamente, las divergencias, reservas u omisiones
sustanciales probablemente consistirán en lo
siguiente:
– plazos inaceptables de entrega o cumplimiento;
– aspectos técnicos inaceptables, por ejemplo
diseño, materiales, forma de ejecución,
especificaciones, normas o metodologías, y
– contrapropuestas inaceptables de términos
y condiciones contractuales básicos, por
ejemplo condiciones de pago, reajuste del
precio, indemnización por daños y perjuicios,
subcontratación o garantía.
A título orientativo únicamente, las divergencias,
reservas u omisiones no sustanciales probablemente
consistirán en lo siguiente:
– pequeñas diferencias en los plazos de entrega
o cumplimiento, cuando el tiempo no sea un
factor decisivo;
– la omisión de artículos de menor importancia;
– errores aritméticos;
– aspectos técnicos alternativos, por ejemplo
diseño, materiales, forma de ejecución,
especificaciones, normas o metodologías que
básicamente cumplan los requisitos y sean
aceptables para la entidad contratante, y
– pequeñas modificaciones de los términos y
condiciones del contrato que sean aceptables
para la entidad contratante.
Cuando se determine que una oferta es básicamente
adecuada, el(los) evaluador(es) podrá(n) dispensar,
aclarar o subsanar la divergencia, el error o la
omisión contenidos en la oferta –para más
información véase infra.
1.4 Realizar una evaluación técnica
y comercial
Únicamente de las ofertas que aprobaron el examen
de adecuación.
El resultado de la propia evaluación técnica por
lo general también será aprobado o suspenso;
solo las ofertas que cumplan enteramente o de
manera sustancial los requisitos del documento de
invitación se incluirán en la evaluación financiera
subsiguiente. Las ofertas que no cumplan los
requisitos se eliminan de la evaluación. Los módulos
L3, L4 y L5 contienen información más detallada
sobre los aspectos específicos de las evaluaciones
relativas a bienes, obras y servicios que no son de
consultoría.
126
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
La evaluación comercial consiste en determinar si
la oferta cumple entera o básicamente todos los
términos, condiciones y requisitos del documento
de invitación. Por tanto, los criterios dependerán
de dicho documento, pero podrían comprender lo
siguiente:
– la aceptación de las condiciones contractuales
básicas, por ejemplo pago, garantía e
indemnización de daños y perjuicios por
demora;
– la entrega de los bienes en los plazos
establecidos;
– la prestación de los servicios accesorios en
los plazos establecidos, cuando se requiera
instalación y puesta en servicio preliminar o
capacitación de los usuarios;
– la disponibilidad de piezas de repuesto y
consumibles, y
– disposiciones relativas a servicios, como la
necesidad de agentes locales.
Al igual que en la evaluación técnica, la norma
comercial deberá establecerse en los términos y
condiciones del documento de invitación, y se
evaluará si las ofertas cumplen o no esa norma.
No se concederá ningún valor añadido a las ofertas
que superen la norma, salvo que se haga aplicando
criterios no relacionados con el precio (véanse los
módulos L3 y L4).
1.5 Corregir las ofertas o solicitar
aclaraciones a los licitantes, cuando
sea necesario
Cuando la información contenida en una oferta
sea poco clara, el comité de evaluación podrá
solicitar aclaraciones al licitante. Estas no podrán
utilizarse para modificar el precio de la oferta
(salvo la corrección de errores aritméticos), corregir
divergencias sustanciales o introducir otros cambios
importantes en cualquier aspecto de la oferta.
Las solicitudes de aclaraciones se dirigirán por
escrito al licitante, con indicación de que se requiere
una respuesta por escrito antes de una fecha
determinada. También se señalará que la falta de
respuesta podrá comportar el rechazo de su oferta.
Cuando una oferta contenga divergencias, errores
u omisiones no sustanciales, el(los) evaluador(es)
podrá(n) decidir aceptarlos o subsanarlos. A fin
de que la evaluación se realice en condiciones
de igualdad para todos los licitantes, la falta de
conformidad se cuantificará y expresará en términos
monetarios, cuando sea posible. A continuación,
se agregará esa cantidad al precio de la oferta,
únicamente a efectos de la evaluación financiera,
para que quede reflejado el precio o el costo del
rubro que falte o que no se ajuste a los requisitos
establecidos.
Por ejemplo, cuando una oferta en una adquisición
de bienes no incluya el precio de una pieza de
repuesto o un consumible, el precio del artículo que
falte se agregará al de la oferta, aplicando el precio
más alto del mismo artículo que figure en las otras
ofertas.
Otro ejemplo es cuando en una oferta se establece
un plazo de entrega ligeramente más largo que el
fijado en el documento de invitación y esa demora
es aceptable para la entidad contratante, la demora
en la entrega podría cuantificarse y expresarse en
términos monetarios, y se aplicarían las sanciones
monetarias en concepto de indemnización por
daños y perjuicios previstas en el proyecto de
contrato.
1.6.Realizar una evaluación financiera
Únicamente las ofertas que hayan aprobado la
evaluación técnica son objeto de una evaluación
financiera para determinar la oferta de precio
más bajo.
Salvo que se disponga otra cosa en las instrucciones
del documento de invitación, el procedimiento para
determinar el precio evaluado de cada oferta suele
ser el siguiente:
– Se toma el precio total de la oferta leído en la
sesión de apertura de las ofertas, con inclusión
o exclusión de determinados costos, según se
establezca en el documento de invitación (p. ej.,
este puede contener instrucciones concretas para
que se incluyan todos los impuestos y derechos
en el precio de la oferta o se excluyan sumas y
gastos accesorios provisionales, pero no jornadas
laborales remuneradas a precios competitivos en
las ofertas relativas a la contratación de obras).
– Se corrigen los posibles errores aritméticos.
Normalmente se indica el procedimiento
en los documentos de invitación, que será
el que deberá aplicarse. Si no se especifica
ningún procedimiento en dicho documento
y hay divergencias entre el precio unitario y el
precio total que se obtiene de multiplicar el
precio unitario por la cantidad, prevalecerá el
precio unitario y se corregirá el precio total. Se
notificará por escrito a los licitantes cualesquiera
correcciones que se hayan hecho de errores
aritméticos y se solicitará que den su visto bueno
por escrito.
– Se aplican los descuentos no condicionales
ofrecidos por los licitantes. Puede permitirse
que estos ofrezcan descuentos de los precios
ofertados. No se permitirán descuentos, ni
ninguna otra modificación del precio, después
de la fecha límite fijada para la presentación
de las ofertas, y solo se tendrán en cuenta los
descuentos no condicionales del precio evaluado
de las ofertas. Los descuentos condicionales,
por ejemplo por pronto pago por parte de la
entidad contratante, no se tendrán en cuenta
en la evaluación financiera, pero sí se incluirán
(como condición contractual) si se acepta la
oferta. Si así se establece en el documento
de invitación, los licitantes podrán ofrecer
descuentos condicionales (o cruzados), es decir,
descuentos condicionados a la adjudicación
simultánea de contratos para más de un lote. Sin
embargo, también se excluirán los descuentos
condicionales de la principal evaluación
financiera. Una vez que se haya concluido esta
y se haya determinado quién es el licitante o
quiénes son los licitantes seleccionado(s), se
realizará una nueva comparación financiera
para tomar en consideración los descuentos
condicionales. En esta comparación se deberá
determinar cuál ofrece la mejor relación general
precio-calidad para la entidad contratante, es
decir, la combinación de contratos adjudicados
que ofrezca el precio total más bajo.
– Se convierten todas las ofertas a una sola
moneda de evaluación para facilitar las
comparaciones, utilizando la moneda, la fecha y
el tipo de cambio aplicable que se indiquen en el
documento de invitación.
– Se aplica cualquier margen de preferencia en
cuanto al precio.
– Y se determina el precio total evaluado de cada
oferta.
1.7 Clasificación de las ofertas
El objetivo es determinar el precio ofertado más
bajo.
1.8 Realizar una poscalificación
Si es necesario, se realiza una poscalificación del
licitante que haya ofertado el precio más bajo (véase
el módulo L10).
1.9 Preparar un informe de evaluación
Para presentarlo al órgano encargado de la
aprobación. El módulo L1 contiene información
detallada sobre el contenido de un informe de
evaluación.
Módulo L2: Procedimientos generales de evaluación de las ofertas
Módulorelativas
L1: Comités
a bienes,
de evaluación
obrasA:
y Procurement
servicios
y normasque
generales
no sonHandbook
de
de
consultoría
evaluación
Módulo
IFAD
Project
Cycle
Overview
127
Procedimiento de evaluación en las adquisiciones de bienes y la contratación
de obras y servicios que no son de consultoría
Apertura de
las ofertas
Examen
preliminar
Adecuadas
Clarificación
(por escrito)
POCO CLARAS
Confirmación
de las
correcciones
(por escrito)
Evaluación
técnica
y comercial
Básicamente
adecuadas
Evaluación
financiera
ERRORES
ARITMÉTICOS
Mejor precio
evaluadoe
Informe
de evaluación
Incluida una
recomendación
de adjudicación del
contrato
128
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Apertura de las ofertas: la evaluación comprende las
ofertas enumeradas en el registro de apertura de las
ofertas recibidas dentro de plazo y que se han abierto
y leído en voz alta. No se incluyen las ofertas recibidas
fuera de plazo.
Examen preliminar para eliminar las ofertas que no
cumplan los requisitos. Por lo general, los criterios son
los siguientes:
– inclusión de todos los documentos requeridos en el
formato adecuado;
– debida autorización de la oferta;
– garantía aceptable de la oferta;
– plazo de validez suficiente de la oferta;
– número exigido de copias, y
– inclusión de los documentos clave y los requisitos
NO ADECUADAS
Rechazadas
Evaluación técnica y comercial del cumplimiento de
los requisitos técnicos y comerciales del documento de
invitación, por ejemplo:
– aceptación de los términos y condiciones principales
del contrato;
– ninguna divergencia sustancial;
– cumplimiento dentro de plazo de los requisitos técnicos;
– plazo aceptable de entrega/cumplimiento;
– buena comprensión del trabajo, y
– dotación de personal y supervisión/gestión adecuados
NO ADECUADAS
Rechazadas
Evaluación financiera para:
– corregir los errores aritméticos;
– cuantificar las divergencias sustanciales y/o los criterios
distintos de los precios;
– corrección de una falta de conformidad no sustancial;
– reajuste para tener en cuenta cualesquiera criterios de
evaluación adicionales;
– conversión a una moneda común (aplicando el tipo de
cambio indicado en el documento de invitación);
– aplicación de cualquier margen indicado de preferencia;
– comparación de los costos totales, y
– clasificación de los precios, poniendo en primer el
precio más bajo
OTROS
Rechazadas
Recomendación: mejor precio evaluado, recomendación
de que se adjudica el contrato a la oferta sustancialmente
adecuada, a reserva de que se requiera una
poscalificación.
Recomendación consignada en el informe de evaluación
Módulo L3: Evaluaciones específicas en
las adquisiciones de bienes
Finalidad del módulo:
En el módulo L2 se describen los componentes de la evaluación de las ofertas relativas a bienes, que
consta de tres etapas:
– un examen preliminar;
– una evaluación técnica y comercial detallada, y
– una evaluación financiera.
En este módulo se ofrecen indicaciones prácticas adicionales que deberán tenerse en cuenta durante la
evaluación de las ofertas en las adquisiciones de bienes. Debe leerse junto con el módulo L1: Comités de
evaluación y normas generales de evaluación, y el módulo L2: “Procedimientos generales de evaluación
de las ofertas relativas a bienes, obras y servicios que no son de consultoría”.
La mejor oferta evaluada será la de precio más bajo y que cumpla básicamente los requisitos del
documento de invitación.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable únicamente a las evaluaciones de las ofertas en las adquisiciones de bienes.
Cuando se esté utilizando un sistema nacional de evaluación, se aplicarán las disposiciones del mismo.
Obsérvese que cuando la licitación pública internacional sea el método empleado de adquisición y
contratación, se aplicarán los procedimientos del Banco Mundial descritos en sus normas.
La evaluación de las ofertas para la contratación de obras y servicios que no son de consultoría se
aborda en los módulos L4 y L5, respectivamente. Las evaluaciones para la contratación de servicios
de consultoría en las que se aplique el método de solicitud de propuestas se abordan en los módulos
L6, L7 y L8.
1. Evaluación de acuerdo con
las especificaciones
La evaluación técnica de las ofertas en las
adquisiciones de bienes se lleva a cabo tomando
como referencia la especificación detallada
contenida en el documento de invitación. Esa
especificación constituye un estándar o requisito
mínimo que las ofertas deben cumplir. Las que no
cumplan esa norma no son adecuadas. Las que la
cumplan o la superen sí lo son.
El resultado de la evaluación se limitará a
aprobado o suspenso, por lo que no se concede
ningún valor adicional a las ofertas que superen
la norma, salvo que así se establezca de acuerdo
con criterios distintos de los precios –véase infra.
Podrá considerarse que las ofertas sustancialmente
adecuadas han aprobado la evaluación técnica.
Por ejemplo, en un documento de invitación se
especifica que una fotocopiadora debe tener una
velocidad de 25 páginas por minuto:
– la oferta A ofrece una velocidad de 15 páginas
por minuto, por lo que no sería adecuada;
– la oferta B ofrece una velocidad de 24
páginas por minuto por lo que podría ser
básicamente adecuada, si así lo decide(n) el(los)
evaluador(es);
– la oferta C ofrece una velocidad de 25 páginas
por minuto, por lo que sería adecuada, y
– la oferta D ofrece una velocidad de 33 páginas
por minuto, por lo que sería adecuada, pero no
se valoraría más que la oferta de una velocidad
de 25 páginas por minuto.
Considérese la diferencia si la especificación
estableciese que la velocidad mínima es de 25
páginas por minuto:
– la oferta A seguiría sin ser adecuada;
– la oferta B resulta un 100% inadecuada por no
cumplir la norma mínima, y
– las ofertas C y D siguen siendo adecuadas.
Módulo
MóduloL1:
L3:Comités
Evaluaciones
de evaluación
específicas
y normas
en las generales
adquisiciones
de
evaluación
de bienes
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
129
Una tercera hipótesis es que la especificación
establezca una velocidad de entre 20 y 25 páginas
por minuto:
– la oferta A seguiría siendo inadecuada;
– la oferta B resulta ahora un 100% adecuada, ya
que entra dentro de la horquilla, y
– las ofertas C y D siguen siendo adecuadas.
Por lo tanto, al realizar la evaluación técnica, es
importante considerar todos los aspectos de la
especificación técnica y recabar asesoramiento
técnico cuando sea necesario. En particular,
se requerirá asesoramiento técnico, y también
información del usuario final sobre el destino
preciso y el uso de los bienes, para determinar si la
divergencia con respecto a la especificación es o no
sustancial. Por ejemplo:
– el hecho de no ofrecer un motor del tamaño
especificado constituiría casi sin duda una
divergencia sustancial al evaluar si es adecuado
para un vehículo;
– el hecho de no ofrecer el color especificado de
un vehículo puede constituir una divergencia
no sustancial si el vehículo está destinado a uso
general, pero puede representar una divergencia
sustancial si el vehículo está destinado a la
policía o a usos militares y requiere un color o
marcas determinadas a efectos de identificación
o camuflaje.
130
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
2. Aplicación de criterios distintos
del precio
En las adquisiciones de bienes, normalmente se
acepta la oferta de precio más bajo que cumpla
los requisitos técnicos y comerciales de la entidad
contratante, según la evaluación técnica. Sin
embargo, las entidades contratantes podrán aplicar
criterios distintos del precio, siempre que así se
prevea en el documento de invitación.
Se atribuirá una ponderación relativa a los criterios
distintos del precio, y estos se expresarán en
términos monetarios cuando sea posible. Cabe
mencionar, entre otros, los siguientes criterios
distintos del precio:
– Una penalización por demora en la entrega y/o
una bonificación por entrega anticipada, de
acuerdo con los plazos fijados en el documento
de invitación. Las penalizaciones y las
bonificaciones podrán expresarse en términos
monetarios, aumentando o reduciendo el precio
evaluado en una cantidad determinada por
cada día o semana de demora en la entrega o de
entrega anticipada. El monto podrá calcularse
utilizando los tipos normalmente aplicables a la
indemnización por daños y perjuicios en caso de
entrega fuera de plazo.
– Una penalización en relación con las
condiciones de pago, si estas exigen que el
pago se realice antes de lo establecido en el
documento de invitación. La penalización podrá
expresarse en términos monetarios, calculando
el interés que el dinero habría devengado a una
tasa de interés determinada.
– La inclusión del costo estimado de las piezas
de repuesto y/o los consumibles durante un
período especificado. Podrá expresarse en
términos monetarios pidiendo a los licitantes
que indiquen los precios de una lista de artículos
determinados, que se agregarían al precio
evaluado.
– La inclusión de los costos de funcionamiento y
mantenimiento del equipo durante su vida útil
proyectada.
– Una penalización o bonificación en función de
una productividad o un rendimiento del equipo
inferior o superior a un nivel determinado.
Módulo L4: Evaluaciones específicas
para la contratación de obras
Finalidad del módulo:
En el módulo L2 se describen los componentes de la evaluación de las ofertas para la contratación de
obras, que consta de tres etapas:
– un examen preliminar;
– una evaluación técnica y comercial detallada, y
– una evaluación financiera.
En este módulo se ofrecen indicaciones prácticas adicionales que deberán tenerse en cuenta durante la
evaluación de las ofertas para la contratación de obras. Debe leerse junto con el módulo L1: Comités de
evaluación y normas generales de evaluación, y el módulo L2: “Procedimientos generales de evaluación
de las ofertas relativas a bienes, obras y servicios que no son de consultoría”.
La mejor oferta evaluada será la de precio más bajo y que cumpla básicamente los requisitos del
documento de invitación.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable únicamente a las evaluaciones de las ofertas para la contratación de obras.
Cuando se esté utilizando un sistema nacional de evaluación, se aplicarán las disposiciones del mismo.
Obsérvese que cuando la licitación pública internacional sea el método empleado de contratación, se
aplicarán los procedimientos del Banco Mundial descritos en sus normas, en vez de este módulo o
cualesquiera procedimientos nacionales.
La evaluación de las ofertas para la adquisición de bienes y la contratación de servicios que no son de
consultoría se aborda en los módulos L3 y L5, respectivamente. Las evaluaciones para la contratación
de servicios de consultoría en las que se aplique el método de solicitud de propuestas se abordan en los
módulos L6, L7 y L8.
1. Evaluación de acuerdo con
las especificaciones
El objetivo de la metodología de evaluación en
la contratación de obras es determinar la oferta
que ha obtenido mejor evaluación y que cumpla
los requisitos enunciados en el documento de
invitación. De esta manera la entidad contratante
solo contratará obras que tengan el nivel requerido y
no pagará más de lo necesario por su ejecución.
La evaluación técnica se lleva a cabo estimando si
la oferta cumple total o básicamente los términos,
condiciones y requisitos del documento de
invitación. Por tanto, los criterios dependerán de
lo establecido en ese documento, pero podrán
comprender lo siguiente:
– aceptación de las principales condiciones
contractuales, como pago, reajuste del precio,
garantía, seguro, indemnización por daños
y perjuicios, solución de controversias,
responsabilidad y garantía de cumplimiento,
o inclusión de pequeñas divergencias que sean
–
–
–
–
–
–
aceptables para la entidad contratante y puedan
cuantificarse en la evaluación;
calendario de ejecución para que las obras se
terminen en los plazos previstos y/o se cumplan
etapas claramente definidas del programa de
construcción;
equipo, materiales, forma de ejecución y diseño
que cumplan las normas o códigos especificados
en el documento de invitación o equivalente;
empleo de los métodos de construcción
indicados en el documento de invitación u otros
aceptables;
idoneidad del personal principal del contratista,
teniendo en cuenta sus cualificaciones y
experiencia;
oferta basada en el diseño especificado en
el documento de invitación, u otro diseño
aceptable cuando en el documento de invitación
así se permita;
cumplimiento de la normativa aplicable, p. ej. la
relativa a las condiciones de trabajo, y/o
Módulo
Módulo
L1:L4:
Comités
Evaluaciones
de evaluación
específicas
y normas
para generales
laCycle
contratación
de
evaluación
de obras
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Handbook
Overview
131
– subcontratación dentro de los límites y de
la manera permitidos en el documento de
invitación, siempre que los subcontratistas
cumplan los requisitos especificados en ese
documento.
El grado de adecuación dependerá de los términos,
condiciones y requisitos del documento de
invitación, y se evaluará si las ofertas cumplen o no
esa norma. Podrán aceptarse las ofertas que sean
básicamente adecuadas, si bien las divergencias, los
errores o las omisiones de menor cuantía se deberán
cuantificar y ser tenidos en cuenta en la evaluación
financiera. No se concederá más valor a las ofertas
que superen la norma, salvo cuando se apliquen
criterios distintos del precio –véase infra.
La evaluación técnica de las ofertas en la
contratación de obras requerirá la contribución
técnica de personal cualificado en la materia y de
representantes del usuario final.
132
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
2. Aplicación de criterios distintos
del precio
En la contratación de obras, normalmente se
acepta la oferta de precio más bajo que cumpla
los requisitos técnicos y comerciales de la entidad
contratante, según la evaluación técnica. Sin
embargo, los comités de evaluación podrán aplicar
criterios distintos del precio, siempre que así se
prevea en el documento de invitación.
Se atribuirá una ponderación relativa a los criterios
distintos del precio, y estos se expresarán en
términos monetarios cuando sea posible. Cabe
mencionar, entre otros, los siguientes criterios
distintos del precio:
– Una penalización por demora en la entrega y/o
una bonificación por ejecución anticipada, de
acuerdo con los plazos fijados en el documento
de invitación. Las penalizaciones y las
bonificaciones podrán expresarse en términos
monetarios, aumentando o reduciendo el precio
evaluado en una cantidad determinada por
cada día o semana de demora en la entrega o de
entrega anticipada. El monto podrá calcularse
utilizando los tipos normalmente aplicables a la
indemnización por daños y perjuicios en caso de
entrega fuera de plazo.
– Una penalización en relación con las
condiciones de pago, si estas exigen que los
pagos se realicen antes de lo establecido en el
documento de invitación. La penalización podrá
expresarse en términos monetarios, calculando
el interés que el dinero habría devengado a una
tasa de interés determinada.
Módulo L5: Evaluaciones específicas
para la contratación de servicios que
no son de consultoría
Finalidad del módulo:
En el módulo L2 se describen los componentes de la evaluación de las ofertas para la contratación de
servicios no consultivos, que consta de tres etapas:
– un examen preliminar;
– una evaluación técnica y comercial detallada;
– una evaluación financiera.
En este módulo se ofrecen algunas indicaciones que deberán tenerse en cuenta durante la evaluación de
las ofertas para la contratación de servicios que no son de consultoría. Debe leerse junto con el módulo
L1: Comités de evaluación y normas generales de evaluación, y el módulo L2: Procedimientos generales
de evaluación de las ofertas relativas a bienes, obras y servicios que no son de consultoría.
La mejor oferta evaluada será la de precio más bajo y que cumpla básicamente los requisitos del
documento de invitación.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable únicamente a las evaluaciones de las ofertas para la contratación de servicios
que no son de consultoría.
La evaluación de las ofertas para la adquisición de bienes y la contratación de obras se aborda en los módulos
L3 y L4, respectivamente. Las evaluaciones de las ofertas para la contratación de servicios de consultoría
en las que se aplique el método de solicitud de propuestas se abordan en los módulos L6, L7 y L8.
1. Evaluación técnica y
comercial detallada
El objetivo de la metodología de evaluación en la
contratación de servicios que no son de consultoría es
determinar la oferta de precio más bajo que cumpla
los requisitos enunciados en el documento de
invitación. De esta manera la entidad contratante solo
contratará los servicios que tengan el nivel requerido
y no pagará más de lo necesario por su prestación.
La evaluación técnica se lleva a cabo estimando si
la oferta cumple total o básicamente los términos,
condiciones y requisitos del documento de
invitación y responde debidamente a los TdR.
Por tanto, los criterios dependerán de lo establecido
en ese documento, pero podrán comprender
lo siguiente:
– aceptación de las principales condiciones
contractuales, como pago, seguro, solución de
controversias y responsabilidad, o inclusión de
pequeñas divergencias que sean aceptables para
la entidad contratante y puedan cuantificarse en
la evaluación;
– idoneidad del personal principal del contratista,
teniendo en cuenta sus cualificaciones y experiencia;
– equipo, materiales y forma de ejecución del
nivel especificado en el documento de invitación
o equivalente;
– metodología aceptable de prestación de
los servicios;
– cumplimiento de la normativa aplicable,
por ejemplo la relativa a las condiciones de
trabajo, y/o
– subcontratación dentro de los límites
cuantitativos y de la manera permitidos en
el documento de invitación, siempre que
los subcontratistas cumplan los requisitos
especificados en ese documento.
El grado de adecuación dependerá de los términos,
condiciones y requisitos del documento de
invitación, y se evaluará si las ofertas cumplen o no
esa norma. Podrán aceptarse las ofertas que sean
básicamente adecuadas, si bien las divergencias, los
errores o las omisiones de menor cuantía se deberán
cuantificar y ser tenidas en cuenta en la evaluación
financiera. No se concederá más valor a las ofertas
que superen la norma, salvo cuando se apliquen
criterios distintos del precio.
Módulo L5: Evaluaciones específicas
Módulo L1:para
Comités
la contratación
de evaluación
de
servicios
y normasque
generales
no sonHandbook
de
de
consultoría
evaluación
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Overview
133
Módulo L6: Procedimientos generales
de evaluación para la contratación
de servicios de consultoría
Finalidad del módulo:
Los procedimientos específicos de evaluación para la contratación de servicios de consultoría varían
con arreglo a las distintas metodologías de selección que se empleen (véase el módulo H3), pero todos
constan de tres etapas:
– un examen preliminar para descartar las propuestas que no cumplan los requisitos básicos enunciados
en el documento de solicitud de propuestas y los consultores que no tengan las cualificaciones
requeridas;
– una evaluación técnica para valorar la calidad técnica de las propuestas con arreglo a los criterios
de evaluación en la que se emplea un sistema de calificación de las propuestas técnicas por puntos
a fin de determinar cuáles han obtenido la puntuación mínima necesaria para pasar a la apertura y
evaluación de las propuestas financieras, y
– una evaluación y comparación financieras para determinar qué propuesta ha obtenido la mejor
evaluación con arreglo a los procedimientos específicos de selección y a la que se recomendará que
se adjudique el contrato.
En el presente módulo se exponen los procedimientos generales de evaluación de las propuestas para
la contratación de servicios de consultoría. Hay dos módulos que se centran en las dos metodologías de
evaluación más comunes y que deben leerse junto con el presente módulo, a saber:
– Módulo L7, relativo a la selección basada en la calidad y el costo, y
– Módulo L8, relativo a la selección basada en el menor costo.
El módulo L1 también contiene una descripción del método utilizado para seleccionar un comité de
evaluación y las normas generales de evaluación aplicables.
Aplicabilidad:
Los principios generales enunciados en este módulo son aplicables a todas las evaluaciones que se
realicen con arreglo al método de solicitud de propuestas.
1.Introducción
2. Instrucciones pormenorizadas
El propósito de las evaluaciones en la contratación
de servicios de consultoría es valorar y comparar de
la manera más objetiva posible todas las propuestas
recibidas, aplicando una metodología y criterios
previamente definidos, con el fin de determinar a
qué consultor se adjudicará un contrato. Si se lleva
a cabo debidamente, toda evaluación de este tipo
deberá garantizar lo siguiente:
– que la competencia es leal y se ofrece a todos
los consultores las mismas oportunidades de
obtener contratos financiados por el gobierno;
– que el consultor seleccionado tiene el personal
y la experiencia apropiados para prestar
debidamente los servicios, y
– que existe un equilibrio apropiado para la
entidad contratante entre la calidad y el costo
de los servicios de consultoría que obtiene, de
acuerdo con los objetivos y las circunstancias de
la contratación.
Esta sección deberá leerse junto con las instrucciones
detalladas que figuran en los módulos L7 o L8,
según corresponda.
134
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
2.1 Examinar los requisitos
El comité de evaluación examinará la lista de los
requisitos, las instrucciones, los TdR y los criterios de
evaluación expuestos en el documento de solicitud
de propuestas, así como el número máximo de
puntos asignado a cada criterio. Velará por que esos
aspectos se comprendan claramente, y solicitará
aclaraciones a la persona encargada de redactar el
documento de solicitud de propuestas cuando sea
necesario.
En la evaluación se aplicarán los criterios y se
asignarán las puntuaciones especificados en el
documento de solicitud de propuestas, y no podrán
introducirse criterios nuevos o diversos.
El comité de evaluación también examinará la
metodología expuesta en el mencionado documento
y velará por que se comprenda debidamente.
2.2 Realizar un examen preliminar
Se realiza un examen preliminar a fin de determinar
si las propuestas cumplen las instrucciones y los
requisitos básicos del documento de solicitud de
propuestas. Permite a los evaluadores eliminar
las propuestas menos adecuadas, sin dedicar el
tiempo y los esfuerzos que requeriría llevar a cabo
una evaluación detallada con las puntuaciones
respectivas de los distintos aspectos. El examen
preliminar también puede servir para evaluar si los
consultores cumplen los requisitos de elegibilidad.
El resultado del examen preliminar será aprobado
o suspenso, de manera que se rechazarán las
propuestas que sean básicamente inadecuadas. Los
criterios aplicables dependerán de los requisitos
y las instrucciones contenidos en el documento
de solicitud de propuestas, por lo que siempre se
empezará con un examen de dicho documento
con miras a elaborar una lista de los requisitos
que se han de cumplir. A título de orientación
únicamente, el examen preliminar normalmente
podrá comportar la comprobación de los aspectos
siguientes:
– que la propuesta se ha presentado en el formato
apropiado (todos los formularios y documentos
requeridos, incluido, en particular, el formulario
de presentación de propuestas);
– que la propuesta se ha presentado sin reservas
o divergencias sustanciales respecto de los
términos y condiciones del documento de
solicitud de propuestas;
– que la propuesta ha sido debidamente firmada y
autorizada (incluida la presentación de un poder
notarial cuando así se requiera en el documento
de solicitud de propuestas);
– que se ha presentado el original y el número de
copias requerido;
– que se ha presentado por separado una
propuesta financiera en sobre cerrado y que
la propuesta técnica no contiene ninguna
información financiera;
– que la propuesta será válida como mínimo
durante el período establecido;
– que los consultores propuestos han presentado
un currículum vitae firmado, y
– que se han presentado los documentos
adicionales requeridos en el documento de
solicitud de propuestas.
Se eliminarán las propuestas que no aprueben el
examen preliminar.
2.3 Realizar una evaluación técnica
detallada
Solo se realizará una evaluación detallada de las
propuestas que se haya determinado durante el
examen preliminar que son básicamente adecuadas.
En el documento de solicitud de propuestas se
enuncian y describen los criterios de evaluación
específicos, junto con la puntuación máxima que
puede asignarse a cada uno de ellos.
Cuando en este tipo de evaluación se adopte un
sistema de puntuación de las propuestas, se aplicará
el procedimiento siguiente:
i)
El comité de evaluación reunido en pleno
examinará los criterios y cualesquiera
subcriterios a fin de que todos sus miembros
los interpreten de la misma manera y les
atribuyan la misma importancia relativa.
Comportará lo siguiente:
– convenir en el sistema de clasificación que
se empleará en la evaluación técnica;
– convenir en las calificaciones aplicables en
el sistema de clasificación, y
– decidir las definiciones de las calificaciones.
Los módulos L7 y L8 contienen información
detallada sobre estos aspectos.
ii) El comité de evaluación preparará las hojas
de puntuación y las tablas que se utilizarán
durante la evaluación para garantizar la
uniformidad de la información y los datos
recogidos a efectos de puntuación.
iii) Cada miembro del comité de evaluación
realizará una evaluación independiente de cada
oferta, que puntuará con arreglo a cada criterio;
el evaluador consignará sus puntuaciones en
una hoja al efecto, que firmará.
iv) El presidente del comité de evaluación
convocará una reunión para conocer, recopilar
y comparar las puntuaciones. Ni el presidente
ni ningún otro miembro del equipo pedirá
conocer las distintas puntuaciones, salvo en el
marco de una reunión del comité.
Módulo L6: Procedimientos generales
Módulode
L1:evaluación
ComitésMódulo
depara
evaluación
la contratación
y normas
degenerales
servicios
de
de
consultoría
evaluación
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
135
v) Se anotarán las puntuaciones de cada evaluador
durante la reunión para elaborar una hoja de
puntuación de cada oferta y se calculará su
puntuación media.
Una vez que se haya asignado una puntuación
definitiva, el comité en pleno realizará el cálculo de
la puntuación técnica final de cada oferta y llevará a
cabo todos los demás aspectos de la evaluación.
vi) El comité de evaluación en pleno comparará
las puntuaciones asignadas por cada evaluador
a cada oferta para comprobar que se han
aplicado siempre los mismos criterios y
que todos los miembros del comité los han
interpretado de la misma manera.
La puntuación total media de cada propuesta se
compara con la puntuación mínima de calificación
consignada en el documento de solicitud de
propuestas. Las propuestas que no obtengan esa
puntuación mínima quedarán eliminadas y no
volverán a ser examinadas.
vii) El comité de evaluación observará si alguna
puntuación se ha apartado considerablemente
de la puntuación media o si ha habido falta
de coherencia en las puntuaciones, lo cual
será objeto de debate, y cada evaluador deberá
explicar y justificar sus puntuaciones, cuando
así se requiera.
2.4 Realizar entrevistas, si es necesario
viii)Cuando el comité de evaluación convenga en
que no se ha aplicado de manera coherente un
método de puntuación o cuando de los debates
se desprenda que un criterio o una oferta han
sido malinterpretados, se podrá permitir a uno
o más evaluadores reajustar sus puntuaciones.
ix) Ningún evaluador estará obligado a reajustar
sus puntuaciones.
El comité de evaluación decidirá el miembro o los
miembros que pueden reajustar sus puntuaciones y
en relación con qué ofertas o criterios.
Solo se permitirá realizar un reajuste cuando sea
necesario para corregir una falta de coherencia en la
aplicación del método de puntuación o haya habido
claramente una mala interpretación de un criterio o
una oferta; no se podrá realizar ningún reajuste sin
la autorización expresa del comité de evaluación.
Cuando se reajuste una puntuación, se conservará la
hoja de puntuación original como parte del registro
de la evaluación, y la puntuación reajustada se
registrará en una nueva hoja de puntuación.
Todo reajuste de una puntuación deberá realizarse
lo antes posible después de celebrada la reunión
original, tras lo cual se convocará una nueva
reunión; hasta entonces, el presidente del comité de
evaluación mantendrá todas las copias de las hojas
de puntuación individuales y consolidadas en un
lugar seguro.
136
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Podrán realizarse entrevistas en el marco de la
evaluación puntuable siempre que así se haya
previsto claramente en el documento de solicitud
de propuestas. Se comunicará a los consultores
con suficiente antelación la convocación a una
entrevista, y, dentro de lo posible, el comité de
evaluación adoptará una actitud flexible en cuanto
a la fecha y hora de celebración, a fin de que el
consultor pueda razonablemente asistir a ella. Esto
es particularmente importante cuando se invite a
una entrevista a consultores extranjeros.
Las entrevistas solo se celebrarán después de haber
aplicado todos los demás criterios de evaluación
técnica. Cuando el criterio de selección se base en
la calidad y el costo o en el menor costo, solo se
invitará a ser entrevistados a los consultores que
sigan pudiendo superar el umbral técnico mínimo.
Solo se entrevistará a los miembros del personal o
los consultores principales, por ejemplo el jefe de
equipo.
Dirigirá las entrevistas el presidente del comité
de evaluación, pero participarán en ellas los
miembros del comité encargados de puntuar las
propuestas. Todos los miembros que participen
en la puntuación deberán elaborar y acordar por
adelantado las preguntas que se formularán al
entrevistado.
Se redactarán minutas detalladas de las entrevistas,
así como del debate y la decisión subsiguientes
sobre el número de puntos que se debe asignar. Esas
minutas formarán parte del informe de evaluación
técnica.
2.5 Determinar qué propuesta o
propuestas deben pasar a la etapa de la
apertura y evaluación de las propuestas
financieras, con arreglo a la metodología
de evaluación que se emplee
2.6 Preparar un informe de evaluación
técnica para su examen y aprobación
El informe de evaluación técnica deberá contener la
información siguiente:
– el registro de apertura de las propuestas técnicas
(y las minutas, si se redactaron);
– los resultados del examen preliminar, con una
exposición de los motivos por los que se pudo
considerar que algunas propuestas no satisfacían
importantes aspectos de los TdR;
– la puntuación técnica atribuida por cada
evaluador a cada propuesta;
– un resumen de las virtudes y defectos de cada
propuesta;
– un análisis de las discrepancias o incongruencias
importantes que puedan observarse en las
puntuaciones y una explicación de cualquier
reajuste que se haya realizado en ellas;
– la puntuación técnica total de cada propuesta;
– una lista de las propuestas que han obtenido
la puntuación técnica mínima de clasificación,
y una recomendación de que se abran las
propuestas financieras de esos licitantes, y
– una recomendación de que se rechacen todas las
demás propuestas.
2.7 Informar a los consultores
Una vez aceptado el informe de evaluación técnica,
el comprador podrá iniciar la siguiente etapa de
diálogo con los licitantes:
– notificará a los consultores cuyas propuestas
financieras se vayan a abrir la fecha, hora y lugar
en que tendrá lugar la apertura de las mismas –el
módulo K5 contiene información adicional
sobre la apertura de las propuestas financieras, y
– notificará a los consultores cuyas propuestas
técnicas hayan sido rechazadas que se les
devolverán las propuestas financieras sin abrir
una vez terminado el proceso de evaluación.
2.8 Realizar la evaluación financiera
Qué propuesta o propuestas pasará(n) a la
etapa de evaluación financiera dependerá de la
metodología empleada en la evaluación técnica
(véase el módulo H3).
La evaluación financiera tiene por objeto determinar
el precio evaluado de las propuestas, hacer una
comparación de las mismas y determinar la
propuesta ganadora, es decir, la propuesta a la
que se recomendará que se adjudique el contrato.
La evaluación financiera y la determinación de la
propuesta seleccionada varían con arreglo a las
distintas metodologías de evaluación. Los módulos
L7 y L8 contienen información detallada sobre las
evaluaciones financieras cuando la selección se base
en la calidad y el costo o en el menor costo.
No obstante el contenido de esos módulos en
concreto, a continuación se describen algunas
buenas prácticas generales que deberán adoptarse,
salvo que se disponga otra cosa en el sistema
nacional de adquisiciones y contratación adoptado
para el proyecto:
– determinar si las propuestas financieras son
completas y se ha evaluado en ellas el costo
de todos los insumos correspondientes de la
propuesta técnica y de los artículos omitidos,
y si este costo se ha agregado al precio total de
la propuesta; por ejemplo, en el documento de
solicitud de propuestas podrá establecerse que
se incluyan en la evaluación todos los impuestos
y derechos;
– corregir cualesquiera errores aritméticos
aplicando el procedimiento descrito en el
documento de solicitud de propuestas −si no
se especifica ningún procedimiento en dicho
documento y hay divergencias entre el precio
unitario y el precio total que se obtiene de
multiplicar el precio unitario por la cantidad,
prevalecerá el precio unitario y se corregirá el
precio total. Se notificarán por escrito a los
consultores cualesquiera correcciones de errores
aritméticos que se hayan efectuado y se solicitará
que den su visto bueno por escrito;
– evaluar si se han incluido todos los artículos
en el precio de la propuesta y se ha agregado el
costo de cualesquiera artículos omitidos;
– convertir todas las propuestas a una sola moneda
de evaluación para facilitar las comparaciones,
utilizando la moneda, la fecha y el tipo
de cambio aplicable que se indiquen en el
documento de solicitud de propuestas;
– aplicar cualquier margen de preferencia en
cuanto al precio, y
– determinar el precio total evaluado de
cada propuesta.
Módulo L6: Procedimientos generales
Módulode
L1:evaluación
ComitésMódulo
depara
evaluación
la contratación
y normas
degenerales
servicios
de
de
consultoría
evaluación
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
137
2.9 Preparar un informe de evaluación
combinado para su examen y aprobación
Un informe de evaluación combinado es el que
contiene los resultados de la evaluación tanto
técnica como financiera. Como ya se ha publicado
el informe de evaluación técnica, generalmente
convendrá preparar un informe financiero
específico, al que se añadirá como anexo el
informe técnico.
El informe de evaluación financiera deberá contener
la información siguiente:
– el registro de apertura de las propuestas
financieras (y cualesquiera minutas que se hayan
redactado), en el que figurarán los precios totales
de las propuestas y las puntuaciones técnicas
leídas en el acto de apertura de las propuestas
financieras;
– el precio evaluado de cada propuesta, con
cualesquiera correcciones o ajustes que se hayan
podido realizar en el precio y su conversión a
una sola moneda;
– las puntuaciones financieras de cada propuesta y
la metodología empleada;
– la ponderación de las puntuaciones técnica y
financiera;
– la puntuación total de cada propuesta;
– una recomendación de que se adjudique el
contrato al licitante que obtenga la puntuación
total más alta, a reserva de las negociaciones que
sea preciso celebrar, y
– la moneda y el precio del contrato propuesto, a
reserva de cualesquiera cambios que hubiera que
introducir después de las negociaciones.
138
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Sería buena práctica indicar en el informe de
evaluación financiera las esferas o cuestiones que
requieren negociación.
Sería buena práctica indicar en el informe de
evaluación financiera las esferas o cuestiones que
requieren negociación.
Todos los informes de evaluación deberán estar
firmados por todas las personas que hayan
participado en la evaluación.
Medidas sucesivas:
– pasar al módulo L10: Poscalificación, si los
consultores no han sido preseleccionados; a
continuación,
– pasar al módulo M2: Celebración de
negociaciones para la contratación de servicios
de consultoría, cuando sean necesarias, o
– pasar al módulo M1: Expedición de una carta de
aceptación de la oferta, cuando no sea necesario
celebrar negociaciones.
Módulo L7: Evaluación de las propuestas
de prestación de servicios de consultoría
aplicando el método de selección
basado en la calidad y el costo
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe el procedimiento estándar de evaluación de las propuestas relativas a
la prestación de servicios de consultoría aplicando el método de selección basado en la calidad y el
costo. Debe leerse conjuntamente con el módulo L6: Procedimientos generales de evaluación para la
contratación de servicios de consultoría.
Este módulo también contiene un anexo en el que figuran indicaciones detalladas para la calificación de
los criterios de evaluación.
Aplicabilidad:
Los principios generales enunciados en este módulo son aplicables a todas las evaluaciones en las que el
método de selección de las propuestas presentadas en respuesta a una solicitud de propuestas se base
en la calidad y el costo (véase el módulo H3).
1.Introducción
Cuando se utiliza el método de selección basado
en la calidad y el costo, el comité de evaluación
combina los aspectos técnicos y financieros para
determinar la propuesta que ha obtenido más
puntos. Este sistema de evaluación se ilustra de
manera esquemática al final del módulo.
En la evaluación se valora más la calidad que el
precio. Los aspectos técnicos reciben un coeficiente
de ponderación de 70 (u 80) y los financieros de
30 (ó 20). La ponderación total de los aspectos
técnicos y financieros debe ser 100, por lo que
si se decide que la ponderación técnica es 70, la
financiera sería 30, y si aquella fuera 80 esta será 20.
La ponderación calidad/precio debe aproximarse a
80/20, respectivamente.
2. Instrucciones pormenorizadas
2.1 El comité de evaluación examina los
criterios de evaluación y establece la hoja
de puntuación
En la evaluación técnica de los servicios de
consultoría se examinarán los criterios enunciados
en el documento de licitación. Por ejemplo, el
examen podría ser como sigue:
Criterios
i)
Puntuación máxima
Experiencia específica de los consultores relacionada con el trabajo
20
ii) Adecuación de la metodología y el plan de trabajo propuestos con los TdR
30
a) Enfoque técnico y metodología
10
b) Plan de trabajo
10
c) Organización y dotación de personal
10
iii) Cualificaciones del personal profesional principal y competencia para el trabajo
40
a) Jefe de equipo
15
b) Especialista en abastecimiento de agua y saneamiento
10
c) Experto jurídico e institucional
10
d)Socioeconomista
5
iv) Participación de nacionales en el equipo propuesto
10
Total
Módulo L7: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios deMódulo
consultoría
el método
de
basado
en la Handbook
calidad
y el costo
L1: aplicando
ComitésMódulo
de
evaluación
y normas
generales
de
evaluación
IFAD
A:selección
Procurement
Project
Cycle
Overview
100
139
Los aspectos técnicos se puntuarán aplicando
únicamente los criterios enunciados en el
documento de licitación. Por lo tanto, el ejemplo
que figura más arriba constituye la base de la
evaluación técnica, de modo que la hoja de
puntuación de un evaluador normalmente sería
como sigue:
Nombres de los
consultores
discretas. El objetivo es determinar la adecuación
de la respuesta contenida en una propuesta, que
se vincula a una puntuación. En consecuencia,
es importante identificar las propuestas cuya
adecuación se considere buena o muy buena. Por
último, solo es necesario identificar las propuestas
[Nombre del
consultor 1]
[Nombre del
consultor 2]
[Nombre del
consultor 3]
[Nombre del
consultor 4]
Puntos
Puntos
Puntos
Puntos
Máximo
Criterios
i) Experiencia específica
20
ii) Metodología y plan de
trabajo
a) Enfoque técnico y
metodología
10
b) Plan de trabajo
10
c) Organización y dotación
de personal
10
iii) Personal propuesto
a) Jefe de equipo
15
b) Especialista en
abastecimiento de agua
y saneamiento
10
c) Especialista jurídico e
institucional
10
d)Socioeconomista
5
iv) Participación de nacionales
10
Puntuación total
100
Puesto
Nota: Los criterios aplicables en una evaluación se tomarán del documento de licitación. El cuadro supra tiene
una finalidad meramente ilustrativa.
2.2 El comité de evaluación define el
método de puntuación técnica
Se ha desarrollado una práctica comúnmente
aceptada de puntuación de los servicios de
consultoría en la que se utiliza un sistema
previamente convenido de calificación y clasificación
que permite uniformizar los criterios de puntuación
de las propuestas técnicas por los evaluadores.
Antes de recibir las propuestas técnicas, el comité
de evaluación debe convenir en la definición de
cómo calificar cada criterio (o subcriterio), es decir,
debe convenir en las calificaciones que empleará y
establecer una clasificación de las mismas.
Para facilitar la puntuación y hacerla más
transparente, se recomienda que la escala de
clasificación se divida en varias calificaciones
140
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
cuya adecuación sea insuficiente. Lo normal
será asignar puntos basándose en las siguientes
calificaciones:
Calificación
Clasificación*
Insuficiente
40%
Satisfactorio
70%
Bueno
90%
Muy bueno
100%
* La clasificación se expresa como porcentaje de la
puntuación máxima posible.
Estos valores podrán modificarse o ser distintos,
pero deberán concertarse antes de que el comité
inicie una evaluación. El sistema de puntuación
se describirá y explicará en el informe de
evaluación técnica.
Asignar una puntuación de cero no es realista
porque supondría que el consultor no ha
respondido a ninguno de los TdR con arreglo a los
criterios establecidos, por lo que esa puntuación
queda excluida.
2.3 Definir la calificación relativa a
cada criterio
Teniendo en cuenta que cada criterio (o subcriterio)
hace referencia a un aspecto diferente de la
propuesta, es preciso considerar la necesidad de
definir las calificaciones a fin de que cada evaluador
puntúe de acuerdo con una definición uniforme. En
consecuencia, una evaluación típica podría dar la
siguiente hoja de puntuación técnica de
un evaluador:
Nombre del consultor
iii) obliga a cada miembro del comité a justificar
su evaluación basándose en una definición
comúnmente aceptada de las calificaciones, lo
cual desalienta las evaluaciones sesgadas, y
iv) aumenta la transparencia y la imparcialidad del
proceso de evaluación.
Definir las calificaciones es una labor difícil que
requiere un conocimiento a fondo de los TdR, las
principales cuestiones técnicas que deberá abordar
el consultor en el trabajo y las cualificaciones
que los consultores deben poseer. Sin embargo,
debería mejorar considerablemente la calidad
de la evaluación. Clasificar las propuestas sin
utilizar calificaciones uniformes de la adecuación
previamente definidas supone que la definición
Consultor 1
Consultor 2
Consultor 3
Consultor 4
Puntuación
máxima Clasifi- Puntos Clasifi- Puntos Clasifi- Puntos Clasifi- Puntos
Criterios
cación
Experiencia específica de la
empresa
20
Metodología y plan de trabajo
30
a) Enfoque técnico y metodología
cación
cación
cación
90%
18,0
70%
14,0
100%
20,0
40%
8,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
b) Plan de trabajo
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
c) Organización y dotación de
personal
10
40%
4,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
Personal propuesto
40
a) Jefe de equipo
15
90%
13,5
70%
10,5
100%
15,0
40%
6,0
b) Especialista en abastecimiento de
agua y saneamiento
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
c) Especialista jurídico e institucional
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
5
70%
3,5
70%
3,5
100%
5,0
40%
2,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
2,0
d) Socioeconomista
Participación de nacionales
Puntuación total
78,0
70,0
100,0
40,0
Puesto
2
3
1
4
Estos resultados representarían la puntuación
asignada por un evaluador y habrían de combinarse
con las puntuaciones de los otros evaluadores y
hacer un promedio para obtener la puntuación
técnica final asignada en la evaluación.
Puntuar las propuestas técnicas aplicando este
método ofrece las ventajas siguientes:
i) proporciona al comité de evaluación una
definición común de las calificaciones, lo
cual facilita la evaluación y permite hacer
comparaciones;
ii) reduce al mínimo el riesgo de una puntuación
poco coherente y arbitraria;
de las calificaciones quedaría al criterio de cada
evaluador, con la muy probable consecuencia de
una puntuación subjetiva y difícil de comparar.
La clasificación no debe ser excesivamente rígida.
En la probable eventualidad de que una empresa
no cumpla todas las condiciones establecidas en la
definición de una calificación, pero esa calificación
concreta parezca resumir la experiencia general
concreta de la empresa mejor que la calificación
inferior, se le podrá asignar la calificación más alta.
El anexo A de este módulo contiene información
adicional sobre cómo definir las calificaciones
aplicables a cada criterio y subcriterio.
Módulo L7: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios deMódulo
consultoría
el método
de
basado
en la Handbook
calidad
y el costo
L1: aplicando
ComitésMódulo
de
evaluación
y normas
generales
de
evaluación
IFAD
A:selección
Procurement
Project
Cycle
Overview
141
2.4 Puntuación de los aspectos
financieros
2.5 Ponderación de las puntuaciones para
calcular la puntuación total
Los aspectos financieros se puntuarán empleando el
método que se indique en el documento de solicitud
de propuestas. Normalmente es el siguiente:
– la propuesta en la que se ofrece el precio más
bajo recibe una puntuación de 100;
– todas las demás propuestas reciben una
puntuación proporcional a la anterior, aplicando
la fórmula siguiente:
Las puntuaciones técnica y financiera se ponderarán
aplicando los coeficientes fijados en el documento
de solicitud de propuestas. Normalmente se aplica
una horquilla de 70%-90% para la puntuación
técnica y de 10%-30% para la financiera. La suma
de ambas ponderaciones siempre deberá dar un
total de 100%. (El coeficiente de ponderación puede
expresarse en términos porcentuales o como una fracción
decimal, es decir, 80%/20% ó 0,8/0,2.)
Puntuación final = 100 x Fz
Para determinar las puntuaciones ponderadas se
multiplicarán las puntuaciones técnicas y financieras
efectivamente adjudicadas por los coeficientes de
ponderación establecidos en el documento de
solicitud de propuestas.
Fy
donde Fz = propuesta de precio más bajo, y Fy =
precio de la propuesta que se está evaluando
Por ejemplo, si los precios son:
Propuesta
Precio de la propuesta
evaluada
A
USD 500 000
B
USD 450 000
C
USD 600 000
Para determinar la puntuación total, basta sumar las
puntuaciones técnicas y financieras ponderadas.
El ejemplo contenido en el cuadro que figura a
continuación muestra las puntuaciones técnica
y financiera recibidas por una propuesta, las
ponderaciones establecidas en el documento de
solicitud de propuestas, el cálculo requerido, las
puntuaciones ponderadas y la puntuación total:
– La propuesta B ofrece el precio más bajo y se le
asignarían 100 puntos.
– Se aplicaría la fórmula a la propuesta A como
sigue: 100 x (450 000/500 000) = 90 puntos.
– Se aplicaría la fórmula a la propuesta C como
sigue: 100 x (450 000/600 000) = 75 puntos.
Propuesta
Precio de la propuesta
evaluada
Puntuación financiera
A
USD 500 000
90
B
USD 450 000
C
USD 600 000
Nombre del Coeficiente de
consultor
ponderación
precio más bajo
100
75
Consultor 1
Consultor 2
Consultor 3
Consultor 4
Puntua- Puntuación Puntua- Puntuación Puntua- Puntuación Puntua- Puntuación
ción
ponderada
ción
ponderada
ción
ponderada
ción
ponderada
Técnica
80%
78,0
62,4
70,0
56,0
100,0
80,0
40,0
Financiera
20%
90,0
18,0
100,0
20,0
75,0
15,0
n/a
Total
142
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
80,4
Handbook
76,0
95,0
Eliminado
n/a
Procedimiento de evaluación para la contratación de servicios de consultoría
(selección basada en la calidad y el costo)
Apertura de las
propuestas técnicas
Selección
preliminar
Adecuadas
Clarificación
(por escrito)
POCO CLARAS
Evaluación
técnica
Igual o superior
a la puntuación
de clasificación
Se recomienda
la apertura de
las propuestas
financieras
Apertura de
las propuestas
financieras
Confirmación
de las
correcciones
(por escrito)
ERRORES
ARITMÉTICOS
Evaluación
financiera
Puntuación
total más alta
Se recomienda
la adjudicación
del contrato
Apertura de las propuestas técnicas: la evaluación
comprende las propuestas recibidas dentro de plazo y
que se han abierto y leído en voz alta. No se incluyen las
propuestas recibidas fuera de plazo. Las propuestas
financieras permanecen en sobre cerrado.
Selección preliminar para eliminar las propuestas que
no cumplan los requisitos. Por lo general, los criterios son
los siguientes:
– inclusión de todos los documentos requeridos en el
formato adecuado
– debida autorización de las propuestas
– firma del CV
– plazo de validez de la propuesta suficiente
– propuesta financiera por separado en sobre cerrado
– ninguna reserva o divergencia sustancial respecto de la
solicitud de propuestas
NO ADECUADAS
Rechazadas
Evaluación técnica detallada utilizando un sistema de
puntuación a fin de:
– asignar puntos al cumplimiento de cada uno de los
criterios enunciados en el documento de solicitud de
propuestas, y
– comparar las puntuaciones con el umbral técnico
mínimo establecido en el documento de solicitud de
propuestas.
INFERIOR A LA
PUNTUACIÓN DE
CLASIFICACIÓN
Rechazadas
Informe de evaluación técnica: con respecto a las
propuestas que han obtenido la puntuación técnica
mínima de clasificación, se recomienda proceder a la
apertura y evaluación de las propuestas financieras.
Se somete a aprobación la recomendación contenida
en el informe de evaluación técnica.
Apertura de las propuestas financieras: se abren las
propuestas financieras. Se leen en voz alta las
puntuaciones técnicas y los precios.
Evaluación financiera:
– se corrigen los errores aritméticos;
– se convierten a una moneda común (aplicando el tipo
de cambio indicado en el documento de solicitud de
propuestas);
– se puntúan las propuestas financieras, y
– se ponderan las puntuaciones técnica y financiera para
obtener una puntuación total de cada propuesta.
OTRAS
Rechazadas
Informe de evaluación financiera: se recomienda que
se adjudique el contrato a la propuesta que ha obtenido
la puntuación total más alta, a reserva de cualesquiera
negociaciones que haya que celebrar.
Módulo L7: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios deMódulo
consultoría
el método
de
basado
en la Handbook
calidad
y el costo
L1: aplicando
ComitésMódulo
de
evaluación
y normas
generales
de
evaluación
IFAD
A:selección
Procurement
Project
Cycle
Overview
143
Anexo A al módulo L7
Este anexo contiene indicaciones detalladas
sobre cómo definir las calificaciones relativas a los
criterios de evaluación descritos en la sección 2.3
de este módulo.
Criterio: Experiencia específica de la empresa
(aspectos a considerar en la evaluación)
El comité de evaluación considerará los siguientes
aspectos al evaluar este criterio:
• Experiencia en proyectos similares. Prueba
de haber realizado satisfactoriamente
tareas análogas.
• Experiencia en zonas y condiciones análogas. Los
consultores han trabajado en regiones o países
con características físicas, culturales, sociales e
institucionales comparables a las del
país receptor.
• Tamaño, organización y gestión. Los consultores
tienen capacidad para realizar el trabajo, por
ejemplo personal, organización y gestión. En
algunos casos, considerar desde cuándo existe
la empresa.
• Especialización. Puede ser importante para
algunos trabajos evaluar los conocimientos
especializados de los consultores, en particular
de determinadas tecnologías relacionadas con
el trabajo.
• Experiencia en transferencia de conocimientos y
capacitación. La experiencia de los consultores en
la transferencia de conocimientos y capacitación
del personal del cliente (si procede).
A continuación se ofrece un ejemplo de definición
de las distintas calificaciones teniendo en cuenta
los subcriterios específicos enunciados supra (las
definiciones podrán variar de un caso a otro en
función de las características del trabajo). Es
necesario convenir en las definiciones antes de
iniciar la evaluación.
• Insuficiente. Los consultores tienen poca o no
tienen ninguna experiencia reciente en la esfera
de trabajo de que se trata y no han afrontado las
cuestiones fundamentales propias de ese tipo
de trabajo. Los consultores no tienen suficiente
experiencia en la aplicación de los enfoques y las
metodologías estándar que el trabajo requiere.
El personal permanente de los consultores es
insuficiente para realizar el trabajo.
144
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
• Satisfactorio. Los consultores tienen experiencia
adecuada en la esfera de trabajo de que se
trata, pero no han afrontado las cuestiones
fundamentales propias de ese tipo de trabajo,
por ejemplo cuestiones sociales o ambientales
delicadas. Los consultores han empleado con
frecuencia los enfoques y las metodologías
estándar que el trabajo requiere. El personal
permanente de los consultores es suficiente.
• Bueno. Los consultores tienen mucha experiencia
en la esfera de trabajo de que se trata y han
desarrollado actividades en países que tienen
condiciones físicas e institucionales similares,
incluidas cuestiones fundamentales análogas. El
personal permanente es suficiente y altamente
especializado para atender las necesidades del
trabajo, y la empresa posee recursos adicionales
para hacer frente a exigencias imprevistas. Los
consultores poseen experiencia en la aplicación
de enfoques y metodologías avanzadas para
afrontar las exigencias específicas del trabajo.
• Muy bueno. Los consultores poseen una
experiencia especializada excepcional en
trabajos análogos al que se considera. La
calidad y la composición del personal de
los consultores satisfacen ampliamente las
necesidades del trabajo y garantizan un nivel
excelente de apoyo, y se cuenta con expertos
destacados en la esfera de trabajo de que se
trata. Los consultores tienen la consideración de
especialistas de nivel mundial en la aplicación
de enfoques y metodologías para afrontar las
cuestiones específicas del trabajo. Los consultores
desarrollan sus actividades de acuerdo con
procedimientos establecidos de gestión de
la calidad.
Criterio: Idoneidad de la metodología y
el plan de trabajo propuestos
(aspectos a considerar en la evaluación)
El comité de evaluación considerará los siguientes
aspectos al evaluar este criterio:
• Comprensión de los objetivos del trabajo. El grado
en que el enfoque técnico y del plan de trabajo
de los consultores responde a los objetivos
enunciados en los TdR.
• Exhaustividad y adecuación. ¿La propuesta
cumple de manera exhaustiva todos los
requisitos de los TdR?
• Claridad. ¿Son coherentes los diversos elementos
y están bien definidos los puntos de decisión?
• Creatividad e innovación. ¿Contiene la propuesta
nuevos enfoques con respecto al trabajo o nuevas
metodologías que propicien la obtención de
mejores resultados?
• Oportunidad del producto. ¿Es realista el
calendario de actividades propuesto? ¿Los
resultados previstos se obtienen en los plazos
establecidos?
• Calidad de la utilización de los recursos.
¿Es apropiado el plan de dotación de personal,
de manera que no se prevea un número
excesivo de expertos a corto plazo ni tampoco
demasiados generalistas? ¿La plantilla propuesta
estará formada por personal permanente o
por consultores externos? En este último caso
deberá aclararse si los consultores externos han
colaborado en trabajos anteriores con el personal
permanente de la empresa. Siempre deberá
tomarse en consideración este aspecto.
• Flexibilidad y adaptabilidad. ¿La metodología
y el plan de trabajo son flexibles y fáciles de
adaptar a los cambios que puedan producirse
durante la ejecución del trabajo? Este aspecto es
particularmente importante cuando el trabajo se
desarrolle en entornos que puedan cambiar.
• Nivel tecnológico. ¿Se propone el uso de
tecnologías avanzadas y la adopción de
soluciones innovadoras?
• Logística. Si los consultores deben trabajar en
lugares remotos, también podrá considerarse
el enfoque de los consultores con respecto a la
logística.
• Gestión de la calidad. Especialmente en el caso
de tareas de gran alcance y complejidad, los TdR
pueden incluir la exigencia de que se elabore
un plan de calidad o la lista de sus elementos
integrantes.
Por lo general este criterio se evalúa considerando
los tres subcriterios siguientes (únicamente
ateniéndose a lo indicado en el documento de
solicitud de propuestas):
a) Enfoque técnico y metodología;
b) Plan de trabajo, y
c) Organización y dotación de personal.
La definición de las cuatro calificaciones
correspondientes a esos tres subcriterios podrán
incluir, entre otras cosas, las consideraciones
siguientes (las definiciones pueden variar, según los
casos, en función de las características del trabajo):
a) Enfoque técnico y metodología:
• Insuficientes. El enfoque técnico o la
metodología (o ambos) que se prevé aplicar
para llevar a cabo importantes actividades
previstas en los TdR son inapropiados
o están deficientemente presentados, lo
que demostraría que el consultor no ha
comprendido debidamente importantes
aspectos del alcance del trabajo. Falta una lista
de los elementos integrantes del plan de calidad
(si así lo requieren los TdR).
• Satisfactorios. Se examina en términos generales
la manera de ejecutar las distintas actividades
previstas en los TdR. El enfoque es estándar y
no específicamente adaptado al trabajo. Aunque
el enfoque y la metodología son adecuados,
no incluyen un examen de la forma en que el
consultor propone abordar las características
principales del trabajo. Se proporciona la lista
de los elementos integrantes del plan de calidad
(si así se requiere en los TdR), pero es general
y no refleja las características específicas del
trabajo.
• Buenos. Se examina detalladamente el enfoque
propuesto, y la metodología responde
totalmente a las características del trabajo y
es suficientemente flexible para adaptarse a
los cambios que puedan producirse durante
la prestación de los servicios. La lista de los
elementos integrantes del plan de calidad
(si así se requiere en los TdR) se ajusta a las
características específicas del trabajo.
• Muy buenos. Además de los requisitos
enumerados en el apartado “bueno” supra,
se abordan importantes cuestiones de
manera innovadora y eficaz, lo cual indica
que los consultores han comprendido las
cuestiones principales del trabajo y poseen
un conocimiento excepcional de nuevas
soluciones. Se proponen medios para mejorar
los resultados y la calidad del trabajo mediante
la aplicación de enfoques, metodologías y
conocimientos avanzados. Se proporciona
una descripción detallada del plan de
calidad además de una lista de los elementos
integrantes del plan (si así se requiere).
b) Plan de trabajo:
• Insuficiente. Se omiten importantes tareas en el
plan de actividades; el calendario de ejecución
de las actividades y la correlación entre ellas
no se corresponden con el enfoque o la
metodología propuestos. Hay falta de claridad y
lógica en la secuencia de las actividades.
Módulo L7: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios deMódulo
consultoría
el método
de
basado
en la Handbook
calidad
y el costo
L1: aplicando
ComitésMódulo
de
evaluación
y normas
generales
de
evaluación
IFAD
A:selección
Procurement
Project
Cycle
Overview
145
•
•
•
Satisfactorio. Todas las actividades principales
están incluidas en el calendario de actividades,
pero sin detallar. Hay pequeñas faltas de
concordancia entre el calendario, los resultados
del trabajo y el enfoque propuesto.
Bueno. El plan de trabajo responde
debidamente a los TdR; en el calendario
de actividades figuran todas las actividades
importantes, y sus plazos de ejecución son
apropiados y coherentes con los resultados
previstos del trabajo. Además, la interrelación
entre las diversas actividades es realista y
coherente con el enfoque propuesto. Por el
hecho de ser razonablemente detallado, el plan
de trabajo propuesto facilita su comprensión.
Muy bueno. Además de los requisitos
enumerados en el apartado “bueno” supra,
los puntos de decisión y la secuencia y el
calendario de las actividades están muy bien
definidos, lo cual indica que los consultores
han optimizado el uso de los recursos. En un
capítulo concreto de la propuesta se explica
el plan de trabajo en relación con el enfoque
propuesto. El plan de trabajo permite abordar
con flexibilidad los imprevistos.
c) Organización y dotación de personal:
• Insuficientes. El organigrama es somero, el plan
de personal es insatisfactorio en importantes
aspectos, y el calendario de dotación de personal
no guarda una relación adecuada con el
cronograma de los resultados más importantes
previstos del trabajo. La asignación de tareas y
responsabilidades es poco clara. Los especialistas
propuestos nunca han trabajado juntos en
equipo.
• Satisfactorias. El organigrama es completo y
detallado, el nivel técnico y la composición de
la plantilla adecuados y la dotación de personal
se ajusta al calendario de actividades y a los
resultados previstos del trabajo.
• Buenas. Además de lo señalado en la calificación
de “satisfactorias” supra, el personal está muy
bien equilibrado (es decir, existe una buena
coordinación entre sus miembros, hay una
definición clara y detallada de las funciones y
responsabilidades, no hay demasiados expertos
a corto plazo ni demasiados generalistas,
las aptitudes del personal se corresponden
exactamente con las necesidades, y se cuenta con
un buen apoyo logístico). Algunos miembros
del equipo del proyecto han trabajado juntos
anteriormente en algunas actividades.
146
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
• Muy buenas. Además de cumplir todos los
requisitos para obtener una calificación de
“buenas”, el equipo propuesto está bien
integrado, y varios miembros han trabajado
juntos frecuentemente en el pasado; se
proporciona una explicación detallada de la
función del prestatario/receptor y su integración
en el trabajo. La propuesta contiene un examen
detallado que demuestra que los consultores han
optimizado el uso y despliegue del personal de
manera eficiente y económica, basándose en la
logística propuesta.
Criterio: Personal principal propuesto
(aspectos a considerar en la evaluación)
Por lo general este criterio se evalúa considerando
los tres subcriterios siguientes (únicamente cuando
se enuncian en el documento de solicitud de
propuestas):
a) Cualificaciones generales;
b) Idoneidad para el trabajo, y
c) Experiencia en la región y conocimiento
de idiomas.
El comité de evaluación hará una evaluación del
personal principal (no se evaluará al personal
de categoría inferior o administrativo). Deberán
tomarse en consideración los aspectos siguientes:
• Cualificaciones generales. Es importante
considerar el número de años de experiencia
profesional de los consultores en la esfera
técnica del trabajo que hayan de desarrollar.
A efectos de la evaluación, la importancia de
la educación universitaria disminuye con la
edad. Se evaluará a los expertos que tengan
una experiencia de más de 10 años en función
de toda la formación universitaria adquirida.
Teniendo en cuenta que la experiencia aumenta
con la edad, los miembros del personal que
tengan 60 años o más a menudo se emplean con
resultados satisfactorios en trabajos complejos
o delicados. Una larga experiencia en trabajos
de consultoría puede ser un factor positivo,
pero los evaluadores no deberán conceder más
puntos a los candidatos mayores cuando la
edad no sea especialmente importante para el
trabajo. Cuando el conocimiento de enfoques,
metodologías y tecnologías recientes tenga una
importancia decisiva, podría ser preferible o más
conveniente contratar a expertos más jóvenes.
• Idoneidad para el trabajo. Este es el aspecto
más importante y deberá ser objeto de una
evaluación detenida. El hecho de poseer una
capacidad adecuada, aptitudes profesionales
apropiadas y experiencia deberá ser siempre la
consideración fundamental de la evaluación.
Mientras que el aspecto anterior, es decir, las
“cualificaciones generales”, sirve para evaluar
la experiencia general del consultor en la esfera
técnica de la actividad que haya de desarrollar,
la “idoneidad para el trabajo” sirve para evaluar
su capacidad para desempeñar las funciones
concretas que se le encomienden. ¿Ha ocupado
recientemente el experto puestos similares? En
caso afirmativo, ¿las funciones desempeñadas
en esos puestos eran análogas a las que habrá
de desempeñar en el trabajo que se considera?
¿El jefe de equipo propuesto ha desempeñado
esa función anteriormente? En caso afirmativo,
¿ha dirigido un equipo similar al propuesto
(número de miembros, disciplinas técnicas
abarcadas, combinación análoga de personal
nacional y expatriado, etc.)? ¿En qué medida
los conocimientos y las aptitudes del personal
propuesto satisfacen las necesidades del trabajo?
• Experiencia en la región y conocimiento de
idiomas. Al evaluar la experiencia en la región,
deberán considerarse factores tales como el
número de trabajos realizados en el país o en
países con culturas, sistemas administrativos y
organizaciones gubernamentales similares. En
cuanto al personal expatriado, en la solicitud
de propuestas se indicará el conocimiento del
idioma nacional/local que se requiere para
poder comunicarse debidamente en el país de
destino, si fuera necesario. Solo se puntuará
el conocimiento del idioma local. Al puntuar
a los consultores nacionales, se valorará su
conocimiento de uno de los principales idiomas
de trabajo del FIDA, en vez del idioma local.
Siempre que el personal principal reúna las
condiciones requeridas,59 se evaluarán sus aptitudes
y su idoneidad para el trabajo, independientemente
de su nacionalidad. Se evaluarán detenidamente las
cualificaciones del jefe de equipo, ya que su posición
desempeña un papel decisivo en el trabajo. Si el jefe
de equipo actúa a la vez como gerente del proyecto y
como experto, se evaluarán sus cualificaciones para
cada una de esas dos funciones, y la puntuación que
se adjudique a cada función deberá ser proporcional
al tiempo que se dedique a cada una de ellas (si las
dos funciones se superponen). Solo se adjudicará
una puntuación independiente a cada función si las
funciones pueden separarse claramente sin afectar
por ello a la calidad de los servicios.
El comité de evaluación determinará para cada uno
de los tres subcriterios la definición de cada una de
las calificaciones indicadas.
La definición de las cuatro calificaciones
correspondiente a cada uno de los tres subcriterios
enumerados supra podría ser, por ejemplo, la
siguiente:
a) Cualificaciones generales:
• Insuficientes. El experto propuesto tiene menos
de 10 años de experiencia en esa materia.
• Satisfactorias. El experto propuesto tiene 10
años o más de experiencia general en un
trabajo análogo y una formación académica y
capacitación pertinentes.
• Buenas. El experto propuesto tiene más de 15
años de experiencia general de trabajo; una parte
considerable de esa experiencia es en trabajos de
consultoría análogos al que se considera; el nivel
profesional del experto, por ejemplo su cargo
en la empresa y el grado de responsabilidad, ha
aumentado gradualmente.
• Muy buenas. El especialista propuesto tiene más
de 20 años de experiencia especializada en la
esfera del trabajo propuesto y goza de mucho
prestigio en esa materia. El especialista está al
tanto de la evolución más reciente de
la disciplina.
b) Idoneidad para el trabajo:
• Insuficiente. El experto propuesto nunca, o
solo ocasionalmente, ha ocupado un puesto
similar al que se considera para el trabajo. Sus
cualificaciones no corresponden a las requeridas
para el puesto. (P. ej. el puesto requiere un
gerente de proyecto con mucha experiencia,
mientras que se propone a un profesional
relativamente joven con poca experiencia.)
• Satisfactoria. La experiencia del experto
propuesto es la exigida para el puesto; en los
últimos 10 años o más ha ocupado puestos
análogos al propuesto para el trabajo al menos
en un proyecto de naturaleza similar. Sus
aptitudes (tanto profesionales como de gestión,
ya que el puesto podría requerir ambas) son
adecuadas para el trabajo.
59 Según se define en las Directrices del FIDA para la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios.
Módulo L7: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios deMódulo
consultoría
el método
de
basado
en la Handbook
calidad
y el costo
L1: aplicando
ComitésMódulo
de
evaluación
y normas
generales
de
evaluación
IFAD
A:selección
Procurement
Project
Cycle
Overview
147
• Buena. Las cualificaciones del experto son
adecuadas para el puesto propuesto. Durante
los últimos 10 años ha ocupado puestos
similares para desarrollar actividades análogas;
sus aptitudes (tanto profesionales como de
gestión) se ajustan plenamente al puesto y las
características del trabajo.
• Muy buena. Además de los criterios expuestos
en la calificación “buena” supra, el experto posee
cualificaciones y experiencia muy superiores
a las exigidas para puestos análogos al que se
considera.
c) Experiencia en la región y conocimiento de
idiomas (este ejemplo se refiere al personal
expatriado)
•Insuficientes. El experto propuesto nunca o solo
ocasionalmente ha trabajado en países similares
a aquel en que habría de realizar el trabajo, y su
conocimiento del idioma local es insuficiente
para comunicarse bien oralmente y por escrito.
•Satisfactorios. El experto ha trabajado en países
con una organización cultural, administrativa y
gubernamental análoga a la del país en cuestión;
su conocimiento de uno de los idiomas oficiales
del FIDA es suficiente.
• Buenos. En los últimos años, el experto ha
trabajado en la región de destino al menos
durante un año, y posee un excelente
conocimiento de uno de los idiomas oficiales del
FIDA, así como del idioma local.
• Muy buenos. Además de cumplir los requisitos
para recibir una calificación de “buenos”, el
experto tiene un conocimiento directo detallado
del país y del idioma debido a sus años de
experiencia profesional en él.
Si el personal principal propuesto por los
consultores no satisface plenamente todas las
condiciones establecidas en la definición de una
de las calificaciones, pero la calificación que se
considera parece reflejar la idoneidad general del
personal principal mejor que la calificación inferior,
se le asignará la calificación superior.
148
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Criterio: Participación de consultores
nacionales en la plantilla de
personal principal propuesto
(aspectos a considerar en la evaluación)
Los puntos se asignarán a cada propuesta en una
proporción igual a la participación porcentual del
personal principal nacional en el tiempo total del
personal principal propuesto. (P. ej. si se asignan 10
puntos a este criterio, y el 50% del total de meses
u horas del personal principal es asignado por los
consultores a expertos/consultores nacionales, la
propuesta recibirá 5 puntos.)
Este criterio solo abarca el aspecto cuantitativo
de la participación de nacionales; los aspectos
cualitativos, tales como la experiencia del personal
principal nacional, están comprendidos en el criterio
Cualificaciones del personal profesional principal
propuesto e idoneidad para el trabajo.
La participación de consultores nacionales en
calidad de filiales locales de consultores extranjeros,
o a título de expertos individuales, también se
considerará.
Módulo L8: Evaluación de las propuestas
de prestación de servicios de consultoría
aplicando el método de selección basado
en el menor costo
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe el procedimiento estándar de evaluación de las propuestas relativas a la
prestación de servicios de consultoría aplicando el método de selección basado en el menor costo. Debe
leerse junto con el módulo L6: Procedimientos generales de evaluación para la contratación de servicios
de consultoría.
Este módulo también contiene un anexo en el que figuran indicaciones detalladas para la calificación de
los criterios de evaluación.
Aplicabilidad:
Los principios generales enunciados en este módulo son aplicables a todas las evaluaciones en las que el
método de selección de las propuestas presentadas en respuesta a una solicitud de propuestas se base
en el menor costo (véase el módulo H3).
1.Introducción
La evaluación de propuestas de prestación de
servicios de consultoría utilizando un método
de selección basado en el menor costo no está
ponderada como en el caso de la evaluación en la
que se emplea el sistema de selección basado en la
calidad y el costo. Aunque en la evaluación técnica
la puntuación se lleva a cabo utilizando el mismo
método que en este último sistema mencionado, las
propuestas que han recibido la puntuación mínima
necesaria para la clasificación son objeto de examen
y se adjudica el contrato a la propuesta que ofrezca
el precio más bajo.
Con respecto a las ofertas que obtengan la
puntuación mínima necesaria para la clasificación,
las propuestas financieras contenidas en ellas se
abren públicamente en una reunión destinada
especialmente a ese fin y los precios se leen en voz
alta junto con la puntuación asignada. La evaluación
financiera de cada propuesta determina el precio
evaluado de cada propuesta, y se adjudicará el
contrato a la que oferte el precio más bajo.
Este sistema de evaluación se ilustra de manera
esquemática al final del presente módulo.
El sistema de puntuación de los distintos aspectos
es el mismo que el del sistema en el que se emplea
el método de selección basado en la calidad y
el costo, y también se exige a las empresas de
consultoría que presenten propuestas técnicas y
financieras por separado.
Módulo
L1: Comités
de evaluación
y normas
de
evaluación
Módulo
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría
aplicando
elIFAD
método
de
seleccióngenerales
basado en
el menor
costo
149
2. Instrucciones pormenorizadas
2.1 El comité de evaluación examina los
criterios de evaluación y establece
la hoja de puntuación
En la evaluación técnica de los servicios de
consultoría se examinarán los criterios enunciados
en el documento de licitación. Por ejemplo, el
examen podría ser como sigue:
Criterios
Puntuación máxima
i) Experiencia específica de los consultores relacionada con el trabajo
20
ii) Adecuación de la metodología y el plan de trabajo propuestos con los TdR
30
a) Enfoque técnico y metodología
10
b) Plan de trabajo
10
c) Organización y dotación de personal
10
iii) Cualificaciones del personal profesional principal y competencia para el trabajo
40
a) Jefe de equipo
15
b) Especialista en abastecimiento de agua y saneamiento
10
c) Experto jurídico e institucional
10
d)Socioeconomista
5
iv) Participación de nacionales en el equipo propuesto
10
Evaluating Proposals for Con-
Total
100
Los aspectos técnicos se puntuarán aplicando
únicamente los criterios enunciados en el
documento de licitación. Por lo tanto, elsulting
ejemploServices using Least
que figura más arriba constituye la base de la
evaluación técnica, de modo que la hoja de
puntuación de un evaluador normalmente sería Cost Selection (LCS)
como sigue:
Nombres de los
consultores
[Nombre del
consultor 1]
[Nombre del
consultor 2]
[Nombre del
consultor 3]
[Nombre del
consultor 4]
Puntos
Puntos
Puntos
Puntos
Máximo
Criterios
i) Experiencia específica
20
ii) Metodología y plan de
trabajo
a) Enfoque técnico y
metodología
10
b) Plan de trabajo
10
c) Organización y dotación
de personal
10
iii) Personal propuesto
a) Jefe de equipo
15
b) Especialista en
abastecimiento de agua
y saneamiento
10
c) Especialista jurídico e
institucional
10
d)Socioeconomista
5
iv) Participación de nacionales
10
Puntuación total
100
Puesto
Nota: Los criterios aplicables en una evaluación se tomarán del documento de licitación. El cuadro supra tiene
una finalidad meramente ilustrativa.
150
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
2.2 El comité de evaluación define
el método de puntuación técnica
Se ha desarrollado una práctica comúnmente
aceptada de puntuación de los servicios de
consultoría en la que se utiliza un sistema
previamente convenido de calificación y clasificación
que permite uniformizar los criterios de puntuación
de las propuestas técnicas por los evaluadores.
Antes de recibir las propuestas técnicas, el comité
de evaluación debe convenir en la definición de
cómo calificar cada criterio (o subcriterio), es decir,
debe convenir en las calificaciones que empleará y
establecer una clasificación de las mismas.
Clasificación*
Insuficiente
40%
Satisfactorio
70%
Bueno
90%
Muy bueno
100%
* La clasificación se expresa como porcentaje de la
puntuación máxima posible.
Estos valores podrán modificarse o ser distintos,
pero deberán concertarse antes de que el comité
inicie una evaluación. El sistema de puntuación
se describirá y explicará en el informe de
evaluación técnica.
Para facilitar la puntuación y hacerla más
transparente, se recomienda que la escala de
clasificación se divida en varias calificaciones
discretas. El objetivo es determinar la adecuación
de la respuesta contenida en una propuesta, que
se vincula a una puntuación. En consecuencia,
es importante identificar las propuestas cuya
adecuación se considere buena o muy buena.
Por último, solo es necesario identificar las
propuestas cuya adecuación sea insuficiente.
Lo normal será asignar puntos basándose en las
siguientes calificaciones:
Nombre del consultor
Calificación
Asignar una puntuación de cero no es realista
porque supondría que el consultor no ha
respondido a ninguno de los TdR con arreglo a
los criterios establecidos, por lo que esa
puntuación queda excluida.
2.3 Definir la calificación relativa a
cada criterio
Teniendo en cuenta que cada criterio (o subcriterio)
hace referencia a un aspecto diferente de la
propuesta, es preciso considerar la necesidad de
definir las calificaciones a fin de que cada evaluador
puntúe de acuerdo con una definición uniforme. En
consecuencia, una evaluación típica podría dar la
siguiente hoja de puntuación técnica
de un evaluador:
Consultor 1
Consultor 2
Consultor 3
Consultor 4
Puntuación
ClasifiPuntos
ClasifiPuntos
ClasifiPuntos
ClasifiPuntos
máxima
Criterios
cación
cación
cación
cación
90%
18,0
70%
14,0
100%
20,0
40%
8,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
b) Plan de trabajo
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
c) Organización y dotación de personal
10
40%
4,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
Personal propuesto
40
a) Jefe de equipo
15
90%
13,5
70%
10,5
100%
15,0
40%
6,0
b) Especialista en abastecimiento de
agua y saneamiento
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
c) Especialista jurídico e institucional
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
5
70%
3,5
70%
3,5
100%
5,0
40%
2,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
2,0
Experiencia específica de la empresa
20
Metodología y plan de trabajo
30
a) Enfoque técnico y metodología
d) Socioeconomista
Participación de nacionales
Puntuación total
78,0
70,0
100,0
40,0
Puesto
2
3
1
4
Módulo
L1: Comités
de evaluación
y normas
de
evaluación
Módulo
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría
aplicando
elIFAD
método
de
seleccióngenerales
basado en
el menor
costo
151
Estos resultados representarían la puntuación
asignada por un evaluador y habrían de combinarse
con las puntuaciones de los otros evaluadores y
hacer un promedio para obtener la puntuación
técnica final asignada en la evaluación.
Puntuar las propuestas técnicas aplicando este
método ofrece las ventajas siguientes:
i) proporciona al comité de evaluación una
definición común de las calificaciones,
lo cual facilita la evaluación y permite
hacer comparaciones;
ii) reduce al mínimo el riesgo de una puntuación
poco coherente y arbitraria;
iii)obliga a cada miembro del comité a justificar
su evaluación basándose en una definición
comúnmente aceptada de las calificaciones, lo
cual desalienta las evaluaciones sesgadas, y
iv)aumenta la transparencia y la imparcialidad del
proceso de evaluación.
2.4 Puntuación de las propuestas
financieras
Después de haber determinado las propuestas que
obtienen o superan la puntuación mínima necesaria
para la clasificación (por lo menos las propuestas
calificadas de satisfactorias), la evaluación financiera
consiste en lo siguiente:
– un examen del precio de la propuesta para
determinar posibles errores aritméticos;
– su conversión a la moneda común de
evaluación, y
– la introducción de los reajustes necesarios
para corregir omisiones y subsanar errores
no sustanciales conforme a lo previsto en el
documento de licitación,
a fin de obtener el precio evaluado. La oferta que
contenga el precio más bajo será clasificada como
primera oferta.
El cuadro que figura a continuación es una muestra
de un examen financiero típico de propuestas y
Evaluating
for Conrepresenta
el tipo de cuadro que será un elemento
Definir las calificaciones es una labor difícil
que Proposals
central del informe de evaluación financiera.
requiere un conocimiento a fondo de los TdR, las
principales cuestiones técnicas que deberá abordar
sulting Services using Least
el consultor en el trabajo y las cualificaciones
que los consultores deben poseer. Sin embargo,
debería mejorar considerablemente la calidad
Cost Selection (LCS)
de la evaluación. Clasificar las propuestas sin
utilizar calificaciones uniformes de la adecuación
previamente definidas supone que la definición
de las calificaciones quedaría al criterio de cada
evaluador, con la muy probable consecuencia de
una puntuación subjetiva y difícil de comparar.
La clasificación no debe ser excesivamente rígida.
En la probable eventualidad de que una empresa
no cumpla todas las condiciones establecidas en la
definición de una calificación, pero esa calificación
concreta parezca resumir la experiencia general
concreta de la empresa mejor que la calificación
inferior, se le podrá asignar la calificación más alta.
El anexo A de este módulo contiene información
adicional sobre cómo definir las calificaciones
aplicables a cada criterio y subcriterio.
152
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Módulo
L1: Comités
de evaluación
y normas
de
evaluación
Módulo
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría
aplicando
elIFAD
método
de
seleccióngenerales
basado en
el menor
costo
153
Reajuste por ampliación incorrecta en el cuadro 5 de la propuesta (personal administrativo)
Reajuste por la falta de capacitación requerida o de fomento de la capacidad en la propuesta (valor tomado de los costos del consultor 2)
Reajuste por …
D
E
F
1 460 000,00
Reajuste por ampliación incorrecta en el cuadro 3 de la propuesta (jefe de equipo)
1 460 000,00
1 457 300,00
C
1,00
1,90
1 452 000,00
1 458 637,20
1 436 362,00
Total revisado
Reajuste por ampliación incorrecta en el cuadro 1 de la propuesta
1 460 000,00
767 000,00
75 000.00
Valor
B
0,00
87 000,00
1 377 000,00
1 458 637,20
1 436 362,00
Total revisado
Reajuste por ampliación incorrecta en el cuadro 2 de la propuesta
1 460 000,00
680 000,00
2,70
2,70
1,90
Tipo aplicado
Omisiones no sustanciale
A
SAR
USD
540 236,00
755 980,00
Total revisado
Conversión a la moneda
común de evaluación
Evaluación financiera
En este ejemplo, el precio evaluado del consultor 1 es el más bajo y es la propuesta a la que se recomendará que se adjudique el contrato en el informe
de evaluación financiera.
Notas:
Consultor 5
F
Consultor 4
E
510 000,00
-39 764,00
GBP
30 000,00
D
Consultor 3
-8 900,00
5 980,00
Errores (+/-)
Errores aritméticos
-60 864,00
580 000,00
750 000,00
Monto
C
GBP
USD
Moneda
Apertura de las
propuestas financieras
B
Consultor 2
A
Consultor 1
Nombre de los
consultores (notas)
1 460 000,00
1 452 000,00
1 458 637,20
1 436 362,00
Precio
revisado
Precio
evaluado
Procedimiento de evaluación para la contratación de servicios de consultoría
(selección basada en el menor costo)
Apertura de las
propuestas técnicas
Selección
preliminar
Adecuadas
Clarificación
(por escrito)
POCO CLARAS
Apertura de las propuestas técnicas: la evaluación
comprende las propuestas recibidas dentro de plazo y
que se han abierto y leído en voz alta. No se incluyen las
propuestas recibidas fuera de plazo. Las propuestas
financieras permanecen en sobre cerrado.
Selección preliminar para eliminar las propuestas que
no cumplan los requisitos. Por lo general, los criterios son
los siguientes:
– inclusión de todos los documentos requeridos en el
formato adecuado;
– debida autorización de las propuestas;
– firma del CV;
– plazo de validez de la propuesta suficiente;
– propuesta financiera por separado en sobre cerrado, y
– ninguna reserva o divergencia sustancial respecto de la
solicitud de propuestas.
NO ADECUADAS
Rechazadas
Evaluación técnica detallada utilizando un sistema de
puntuación a fin de:
– asignar puntos
al cumplimiento de cada uno de los
Evaluating Proposals
for ConEvaluación
criterios enunciados en el documento de solicitud de
propuestas, y
técnica
– comparar las puntuaciones con el umbral técnico
sulting Services
using Least
mínimo establecido en el documento de solicitud
de propuestas.
Igual o superior
CostINFERIOR
Selection
a la puntuación
A LA(LCS)
de clasificación
Rechazadas
PUNTUACIÓN
DE CLASIFICACIÓN
Se recomienda
la apertura de
las propuestas
financieras
Confirmación
de las
correcciones
(por escrito)
ERRORES
ARITMÉTICOS
Se somete a aprobación la recomendación contenida
en el informe de evaluación técnica.
Apertura de
las propuestas
financieras
Apertura de las propuestas financieras: se abren
las propuestas financieras. Se leen en voz alta las
puntuaciones técnicas y los precios.
Evaluación
financiera
Evaluación financiera:
– se corrigen los errores aritméticos;
– se convierten a una moneda común (aplicando el
tipo de cambio indicado en el documento de solicitud
de propuestas), y
– se determina la propuesta con el precio evaluado
más bajo.
Precio evaluado
más bajo
Se recomienda
la adjudicación
del contrato
154
Informe de evaluación técnica: con respecto a las
propuestas que han obtenido la puntuación técnica
mínima de clasificación, se recomienda proceder a la
apertura y evaluación de las propuestas financieras.
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
OTRAS
Rechazadas
Informe de evaluación financiera: se recomienda que
se adjudique el contrato a la propuesta que ha obtenido
la puntuación total más alta, a reserva de cualesquiera
negociaciones que haya que celebrar.
Anexo A al módulo L8
Este anexo contiene indicaciones detalladas
sobre cómo definir las calificaciones relativas a los
criterios de evaluación descritos en la sección 2.3
de este módulo.
Criterio: Experiencia específica de la
empresa (aspectos a considerar en la
evaluación)
El comité de evaluación considerará los siguientes
aspectos al evaluar este criterio:
• Experiencia en proyectos similares. Prueba de
haber realizado satisfactoriamente
tareas análogas.
• Experiencia en zonas y condiciones análogas.
Los consultores han trabajado en regiones o
países con características físicas, culturales,
sociales e institucionales comparables a las del
país receptor.
• Tamaño, organización y gestión. Los consultores
tienen capacidad para realizar el trabajo, por
ejemplo personal, organización y gestión. En
algunos casos, considerar desde cuándo existe la
empresa.
• Especialización. Puede ser importante para
algunos trabajos evaluar los conocimientos
especializados de los consultores, en particular
de determinadas tecnologías relacionadas con el
trabajo.
• Experiencia en transferencia de conocimientos y
capacitación. La experiencia de los consultores en
la transferencia de conocimientos y capacitación
del personal del cliente (si procede).
A continuación se ofrece un ejemplo de definición
de las distintas calificaciones teniendo en cuenta
los subcriterios específicos enunciados supra (las
definiciones podrán variar de un caso a otro en
función de las características del trabajo). Es
necesario convenir en las definiciones antes de
iniciar la evaluación.
• Insuficiente. Los consultores tienen poca o no
tienen ninguna experiencia reciente en la esfera
de trabajo de que se trata y no han afrontado las
cuestiones fundamentales propias de ese tipo
de trabajo. Los consultores no tienen suficiente
experiencia en la aplicación de los enfoques y las
metodologías estándar que el trabajo requiere.
El personal permanente de los consultores es
insuficiente para realizar el trabajo.
• Satisfactorio. Los consultores tienen experiencia
adecuada en la esfera de trabajo de que se
trata, pero no han afrontado las cuestiones
fundamentales propias de ese tipo de trabajo,
por ejemplo cuestiones sociales o ambientales
delicadas. Los consultores han empleado con
frecuencia los enfoques y las metodologías
estándar que el trabajo requiere. El personal
permanente de los consultores es suficiente.
• Bueno. Los consultores tienen mucha experiencia
en la esfera de trabajo de que se trata y han
desarrollado actividades en países que tienen
condiciones físicas e institucionales similares,
incluidas cuestiones fundamentales análogas. El
personal permanente es suficiente y altamente
especializado para atender las necesidades del
trabajo, y la empresa posee recursos adicionales
para hacer frente a exigencias imprevistas. Los
consultores poseen experiencia en la aplicación
de enfoques y metodologías avanzadas para
afrontar las exigencias específicas del trabajo.
• Muy bueno. Los consultores poseen una
experiencia especializada excepcional en
trabajos análogos al que se considera. La
calidad y la composición del personal de
los consultores satisfacen ampliamente las
necesidades del trabajo y garantizan un nivel
excelente de apoyo, y se cuenta con expertos
destacados en la esfera de trabajo de que se
trata. Los consultores tienen la consideración de
especialistas de nivel mundial en la aplicación
de enfoques y metodologías para afrontar las
cuestiones específicas del trabajo. Los consultores
desarrollan sus actividades de acuerdo con
procedimientos establecidos de gestión de
la calidad.
Criterio: Idoneidad de la metodología y
el plan de trabajo propuestos
(aspectos a considerar en la evaluación)
El comité de evaluación considerará los siguientes
aspectos al evaluar este criterio:
• Comprensión de los objetivos del trabajo. El grado
en que el enfoque técnico y del plan de trabajo
de los consultores responde a los objetivos
enunciados en los TdR.
• Exhaustividad y adecuación. ¿La propuesta
cumple de manera exhaustiva todos los
requisitos de los TdR?
Módulo
L1: Comités
de evaluación
y normas
de
evaluación
Módulo
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría
aplicando
elIFAD
método
de
seleccióngenerales
basado en
el menor
costo
155
• Claridad. ¿Son coherentes los diversos elementos
a) Enfoque técnico y metodología:
y están bien definidos los puntos de decisión?
• Insuficientes. El enfoque técnico o la metodología
• Creatividad e innovación. ¿Contiene la propuesta
(o ambos) que se prevé aplicar para llevar a
nuevos enfoques con respecto al trabajo o nuevas
cabo importantes actividades previstas en los
metodologías que propicien la obtención de
TdR son inapropiados o están deficientemente
mejores resultados?
presentados, lo que demostraría que el consultor
• Oportunidad del producto. ¿Es realista el
no ha comprendido debidamente importantes
calendario de actividades propuesto? ¿Los
aspectos del alcance del trabajo. Falta una lista de
resultados previstos se obtienen en los plazos
los elementos integrantes del plan de calidad (si
establecidos?
así lo requieren los TdR).
• Calidad de la utilización de los recursos.
• Satisfactorios. Se examina en términos generales
¿Es apropiado el plan de dotación de personal,
la manera de ejecutar las distintas actividades
de manera que no se prevea un número
previstas en los TdR. El enfoque es estándar y
excesivo de expertos a corto plazo ni tampoco
no específicamente adaptado al trabajo. Aunque
demasiados generalistas? ¿La plantilla propuesta
el enfoque y la metodología son adecuados,
estará formada por personal permanente o
no incluyen un examen de la forma en que el
por consultores externos? En este último caso
consultor propone abordar las características
deberá aclararse si los consultores externos han
principales del trabajo. Se proporciona la lista de
colaborado en trabajos anteriores con el personal
los elementos integrantes del plan de calidad (si
permanente de la empresa. Siempre deberá
así se requiere en los TdR), pero es general y no
tomarse en consideración este aspecto.
refleja las características específicas del trabajo.
• Flexibilidad y adaptabilidad. ¿La metodología
• Buenos. Se examina detalladamente el enfoque
y el plan de trabajo son flexibles y Evaluating
fáciles de
propuesto,
Proposals
for Con-y la metodología responde
adaptar a los cambios que puedan producirse
totalmente a las características del trabajo y
durante la ejecución del trabajo? Este aspecto es
es suficientemente flexible para adaptarse a
particularmente importante cuando el
trabajo
se
los cambios
sulting Services using
Leastque puedan producirse durante
desarrolle en entornos que puedan cambiar.
la prestación de los servicios. La lista de los
• Nivel tecnológico. ¿Se propone el uso de
elementos integrantes del plan de calidad
tecnologías avanzadas y la adopción de
(si así (LCS)
se requiere en los TdR) se ajusta a las
Cost Selection
soluciones innovadoras?
características específicas del trabajo.
• Logística. Si los consultores deben trabajar en
• Muy buenos. Además de los requisitos
lugares remotos, también podrá considerarse el
enumerados en el apartado “bueno” supra,
enfoque de los consultores con respecto
se abordan importantes cuestiones de
a la logística.
manera innovadora y eficaz, lo cual indica
• Gestión de la calidad. Especialmente en
que los consultores han comprendido las
el caso de tareas de gran alcance y complejidad,
cuestiones principales del trabajo y poseen un
los TdR pueden incluir la exigencia de que se
conocimiento excepcional de nuevas soluciones.
elabore un plan de calidad o la lista de sus
Se proponen medios para mejorar los resultados
elementos integrantes.
y la calidad del trabajo mediante la aplicación
de enfoques, metodologías y conocimientos
Por lo general este criterio se evalúa considerando
avanzados. Se proporciona una descripción
los tres subcriterios siguientes (únicamente
detallada del plan de calidad además de una
ateniéndose a lo indicado en el documento de
lista de los elementos integrantes del plan
solicitud de propuestas):
(si así se requiere).
a) Enfoque técnico y metodología;
b) Plan de trabajo:
b) Plan de trabajo, y
• Insuficiente. Se omiten importantes tareas en el
c) Organización y dotación de personal.
plan de actividades; el calendario de ejecución de
La definición de las cuatro calificaciones
correspondientes a esos tres subcriterios podrán
incluir, entre otras cosas, las consideraciones
siguientes (las definiciones pueden variar según los
casos, en función de las características del trabajo):
156
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
las actividades y la correlación entre ellas no se
corresponden con el enfoque o la metodología
propuestos. Hay falta de claridad y lógica en la
secuencia de las actividades.
• Satisfactorio. Todas las actividades principales
están incluidas en el calendario de actividades,
pero sin detallar. Hay pequeñas faltas de
concordancia entre el calendario, los resultados
del trabajo y el enfoque propuesto.
• Bueno. El plan de trabajo responde debidamente
a los TdR; en el calendario de actividades figuran
todas las actividades importantes, y sus plazos
de ejecución son apropiados y coherentes con
los resultados previstos del trabajo. Además, la
interrelación entre las diversas actividades es
realista y coherente con el enfoque propuesto.
Por el hecho de ser razonablemente detallado,
el plan de trabajo propuesto facilita su
comprensión.
• Muy bueno. Además de los requisitos
enumerados en el apartado “bueno” supra, los
puntos de decisión y la secuencia y el calendario
de las actividades están muy bien definidos, lo
cual indica que los consultores han optimizado
el uso de los recursos. En un capítulo concreto
de la propuesta se explica el plan de trabajo
en relación con el enfoque propuesto. El plan
de trabajo permite abordar con flexibilidad los
imprevistos.
c) Organización y dotación de personal:
• Insuficientes. El organigrama es somero, el plan
de personal es insatisfactorio en importantes
aspectos, y el calendario de dotación de personal
no guarda una relación adecuada con el
cronograma de los resultados más importantes
previstos del trabajo. La asignación de tareas y
responsabilidades es poco clara. Los especialistas
propuestos nunca han trabajado juntos en
equipo.
• Satisfactorias. El organigrama es completo y
detallado, el nivel técnico y la composición de
la plantilla adecuados y la dotación de personal
se ajusta al calendario de actividades y a los
resultados previstos del trabajo.
• Buenas. Además de lo señalado en la calificación
de “satisfactorias” supra, el personal está muy
bien equilibrado (es decir, existe una buena
coordinación entre sus miembros, hay una
definición clara y detallada de las funciones y
responsabilidades, no hay demasiados expertos
a corto plazo ni demasiados generalistas,
las aptitudes del personal se corresponden
exactamente con las necesidades, y se cuenta con
un buen apoyo logístico). Algunos miembros
del equipo del proyecto han trabajado juntos
anteriormente en algunas actividades.
• Muy buenas. Además de cumplir todos los
requisitos para obtener una calificación de
“buenas”, el equipo propuesto está bien
integrado, y varios miembros han trabajado
juntos frecuentemente en el pasado; se
proporciona una explicación detallada de la
función del prestatario/receptor y su integración
en el trabajo. La propuesta contiene un examen
detallado que demuestra que los consultores han
optimizado el uso y despliegue del personal de
manera eficiente y económica, basándose en la
logística propuesta.
Criterio: Personal principal propuesto
(aspectos a considerar en la evaluación)
Por lo general este criterio se evalúa considerando
los tres subcriterios siguientes (únicamente cuando
se enuncian en el documento de solicitud de
propuestas):
a) Cualificaciones generales;
b) Idoneidad para el trabajo, y
c) Experiencia en la región y conocimiento de
idiomas.
El comité de evaluación hará una evaluación del
personal principal (no se evaluará al personal
de categoría inferior o administrativo). Deberán
tomarse en consideración los aspectos siguientes:
• Cualificaciones generales. Es importante
considerar el número de años de experiencia
profesional de los consultores en la esfera
técnica del trabajo que hayan de desarrollar.
A efectos de la evaluación, la importancia de
la educación universitaria disminuye con la
edad. Se evaluará a los expertos que tengan
una experiencia de más de 10 años en función
de toda la formación universitaria adquirida.
Teniendo en cuenta que la experiencia aumenta
con la edad, los miembros del personal que
tengan 60 años o más a menudo se emplean con
resultados satisfactorios en trabajos complejos
o delicados. Una larga experiencia en trabajos
de consultoría puede ser un factor positivo,
pero los evaluadores no deberán conceder más
puntos a los candidatos mayores cuando la
edad no sea especialmente importante para el
trabajo. Cuando el conocimiento de enfoques,
metodologías y tecnologías recientes tenga una
importancia decisiva, podría ser preferible o más
conveniente contratar a expertos más jóvenes.
• Idoneidad para el trabajo. Este es el aspecto
más importante y deberá ser objeto de una
evaluación detenida. El hecho de poseer una
capacidad adecuada, aptitudes profesionales
apropiadas y experiencia deberá ser siempre la
Módulo
L1: Comités
de evaluación
y normas
de
evaluación
Módulo
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría
aplicando
elIFAD
método
de
seleccióngenerales
basado en
el menor
costo
157
consideración fundamental de la evaluación.
El comité de evaluación determinará para cada uno
Mientras que el aspecto anterior, es decir, las
de los tres subcriterios la definición de cada una de
“cualificaciones generales”, sirve para evaluar
las calificaciones indicadas.
la experiencia general del consultor en la esfera
La definición de las cuatro calificaciones
técnica de la actividad que haya de desarrollar,
correspondiente a cada uno de los tres subcriterios
la “idoneidad para el trabajo” sirve para evaluar
enumerados supra podría ser, por ejemplo, la
su capacidad para desempeñar las funciones
siguiente:
concretas que se le encomienden. ¿Ha ocupado
recientemente el experto puestos similares? En
a) Cualificaciones generales:
caso afirmativo, ¿las funciones desempeñadas
• Insuficientes. El experto propuesto tiene menos
en esos puestos eran análogas a las que habrá
de 10 años de experiencia en esa materia.
de desempeñar en el trabajo que se considera?
• Satisfactorias. El experto propuesto tiene
¿El jefe de equipo propuesto ha desempeñado
10 años o más de experiencia general en un
esa función anteriormente? En caso afirmativo,
trabajo análogo y una formación académica y
¿ha dirigido un equipo similar al propuesto
capacitación pertinentes.
(número de miembros, disciplinas técnicas
• Buenas. El experto propuesto tiene más de
abarcadas, combinación análoga de personal
15 años de experiencia general de trabajo;
nacional y expatriado, etc.)? ¿En qué medida
una parte considerable de esa experiencia es
los conocimientos y las aptitudes del personal
en trabajos de consultoría análogos al que se
propuesto satisfacen las necesidades del trabajo?
considera; el nivel profesional del experto, por
• Experiencia en la región y conocimiento de
ejemplo su cargo en la empresa y el grado de
idiomas. Al evaluar la experiencia en la región,
responsabilidad, ha aumentado gradualmente.
deberán considerarse factores talesEvaluating
como el
• Muy
Proposals
forbuenas.
Con- El especialista propuesto tiene más
número de trabajos realizados en el país o en
de 20 años de experiencia especializada en la
países con culturas, sistemas administrativos y
esfera del trabajo propuesto y goza de mucho
organizaciones gubernamentales similares.
prestigio
en esa materia. El especialista está al
sultingEnServices using
Least
cuanto al personal expatriado, en la solicitud
tanto de la evolución más reciente
de propuestas se indicará el conocimiento del
de la disciplina.
idioma nacional/local que se requiere para Cost Selection (LCS)
b) Idoneidad para el trabajo:
poder comunicarse debidamente en el país de
• Insuficiente. El experto propuesto nunca, o
destino, si fuera necesario. Solo se puntuará
solo ocasionalmente, ha ocupado un puesto
el conocimiento del idioma local. Al puntuar
similar al que se considera para el trabajo. Sus
a los consultores nacionales, se valorará su
cualificaciones no corresponden a las requeridas
conocimiento de uno de los principales idiomas
para el puesto. (P. ej. el puesto requiere un
de trabajo del FIDA, en vez del idioma local.
gerente de proyecto con mucha experiencia,
mientras que se propone a un profesional
Siempre que el personal principal reúna las
relativamente joven con poca experiencia.)
condiciones requeridas,60 se evaluarán sus aptitudes
• Satisfactoria. La experiencia del experto
y su idoneidad para el trabajo, independientemente
propuesto es la exigida para el puesto; en los
de su nacionalidad. Se evaluarán detenidamente las
últimos 10 años o más ha ocupado puestos
cualificaciones del jefe de equipo, ya que su posición
análogos al propuesto para el trabajo al menos
desempeña un papel decisivo en el trabajo. Si el jefe
en un proyecto de naturaleza similar. Sus
de equipo actúa a la vez como gerente del proyecto y
aptitudes (tanto profesionales como de gestión,
como experto, se evaluarán sus cualificaciones para
ya que el puesto podría requerir ambas) son
cada una de esas dos funciones, y la puntuación que
adecuadas para el trabajo.
se adjudique a cada función deberá ser proporcional
• Buena. Las cualificaciones del experto son
al tiempo que se dedique a cada una de ellas (si las
adecuadas para el puesto propuesto. Durante
dos funciones se superponen). Solo se adjudicará
los últimos 10 años ha ocupado puestos
una puntuación independiente a cada función si las
similares para desarrollar actividades análogas;
funciones pueden separarse claramente sin afectar
sus aptitudes (tanto profesionales como de
por ello a la calidad de los servicios.
gestión) se ajustan plenamente al puesto y las
características del trabajo.
60 Según se define en las Directrices del FIDA para la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios.
158
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
• Muy buena. Además de los criterios expuestos
en la calificación “buena” supra, el experto posee
cualificaciones y experiencia muy superiores
a las exigidas para puestos análogos al que se
considera.
c) Experiencia en la región y conocimiento de
idiomas (este ejemplo se refiere al personal
expatriado)
• Insuficientes. El experto propuesto nunca o solo
ocasionalmente ha trabajado en países similares
a aquel en que habría de realizar el trabajo, y su
conocimiento del idioma local es insuficiente
para comunicarse bien oralmente y por escrito.
• Satisfactorios. El experto ha trabajado en países
con una organización cultural, administrativa y
gubernamental análoga a la del país en cuestión;
su conocimiento de uno de los idiomas oficiales
del FIDA es suficiente.
• Buenos. En los últimos años, el experto ha
trabajado en la región de destino al menos
durante un año, y posee un excelente
conocimiento de uno de los idiomas oficiales del
FIDA, así como del idioma local.
• Muy buenos. Además de cumplir los requisitos
para recibir una calificación de “buenos”, el
experto tiene un conocimiento directo detallado
del país y del idioma debido a sus años de
experiencia profesional en él.
Criterio: Participación de consultores
nacionales en la plantilla de
personal principal propuesto
(aspectos a considerar en la evaluación)
Los puntos se asignarán a cada propuesta en una
proporción igual a la participación porcentual del
personal principal nacional en el tiempo total del
personal principal propuesto. (P. ej. si se asignan 10
puntos a este criterio, y el 50% del total de meses
u horas del personal principal es asignado por los
consultores a expertos/consultores nacionales, la
propuesta recibirá 5 puntos.)
Este criterio solo abarca el aspecto cuantitativo
de la participación de nacionales; los aspectos
cualitativos, tales como la experiencia del personal
principal nacional, están comprendidos en el criterio
Cualificaciones del personal profesional principal
propuesto e idoneidad para el trabajo.
La participación de consultores nacionales en
calidad de filiales locales de consultores extranjeros,
o a título de expertos individuales, también se
considerará.
Si el personal principal propuesto por los
consultores no satisface plenamente todas las
condiciones establecidas en la definición de una
de las calificaciones, pero la calificación que se
considera parece reflejar la idoneidad general del
personal principal mejor que la calificación inferior,
se le asignará la calificación superior.
Módulo
L1: Comités
de evaluación
y normas
de
evaluación
Módulo
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
Módulo L8: Evaluación de las propuestas de prestación de servicios
de consultoría
aplicando
elIFAD
método
de
seleccióngenerales
basado en
el menor
costo
159
Módulo L9: Prórroga de la validez
de la oferta
Finalidad del módulo:
En este módulo se presentan algunas de las principales cuestiones que deberán examinarse cuando se pida a
los licitantes que prorroguen la validez de sus ofertas.
Aplicación:
Cuando vaya a solicitarse una prórroga de la validez de una oferta.
El período de validez de la oferta o la propuesta
solicitado en el documento de invitación
normalmente debería de ser suficiente para que
el comité de evaluación pueda llevar a cabo las
evaluaciones técnica y financiera y obtener la
aprobación, y para que la entidad contratante
formalice un contrato. Por lo tanto, normalmente
no se requerirán prórrogas de la validez de las
ofertas.
Sin embargo, cuando sea necesaria una prórroga,
se solicitará por escrito a todos los licitantes que
aún permanezcan en el proceso de evaluación
que prorroguen la validez de sus propuestas por
un plazo adicional determinado. Esa solicitud se
deberá formular con una antelación razonable a la
expiración de la validez, a fin de que haya tiempo
suficiente para recibir las respuestas.
Las solicitudes deberán estar redactadas de manera
que la falta de respuesta se considere falta de
conformidad con la prórroga. Se adjunta a este
módulo, a título de referencia, un modelo de
solicitud de prórroga de la validez.
160
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Los licitantes deberán aceptar o rechazar prorrogar la
validez de sus ofertas, y no se les permitirá modificar
su propuesta financiera ni ningún dato de su oferta
o propuesta si prorrogan la validez.
Si un consultor no desea prorrogar la validez de su
oferta, será excluido de la evaluación.
Cuando se requiera una garantía de oferta, los
licitantes que prorroguen la validez de sus ofertas
también deberán prorrogar la de la garantía por el
mismo período. Cualquier licitante podrá negarse
a prorrogar la validez de su oferta, sin perder por
ello cualquier garantía de oferta que pudiera haber
constituido.
A los efectos de una mayor equidad y transparencia,
el plazo para responder a las solicitudes de
prórroga se tratará del mismo modo que el plazo
de presentación de ofertas. Solo se tomarán en
consideración las respuestas positivas recibidas por
escrito dentro de plazo. Las respuestas fuera de plazo
no se examinarán.
***Un modelo de solicitud de prórroga de la validez***
Hacemos referencia a su oferta mencionada infra y, por la presente, solicitamos una prórroga de la validez
de la misma y de la garantía de oferta [suprímase la mención de la garantía de oferta si no se requería en
la licitación], a fin de que podamos concluir el proceso de evaluación.
Referencia de la adquisición:
Objeto de la adquisición:
Referencia de su oferta:
Validez original de la oferta:
Nuevo plazo de validez de la oferta
solicitado:
Indíquese el nuevo plazo de validez propuesto
Número de la garantía de la oferta:
Fecha de vencimiento de la garantía de la
oferta solicitada:
Suprímase si no se requería una garantía de oferta
Sírvanse tener en cuenta que en caso de que no deseen prorrogar la validez de su oferta:
1) La oferta será excluida del proceso de evaluación.
2) No perderán la garantía de la oferta, que se les devolverá en la fecha original de vencimiento [suprímase
este apartado 2) si no se requería una garantía de oferta].
Solicitamos que tengan la amabilidad de confirmar su decisión cumplimentando la Parte A o la Parte B
del proyecto de carta adjunto y nos lo remitan a más tardar el_________________________ [indíquese la
fecha límite para la recepción de las respuestas]. Si en esa fecha no hemos recibido confirmación de la
prórroga de la validez, consideraremos que no desean prorrogarla y su oferta será excluida del proceso de
evaluación.
PARTE A: Convenimos en prorrogar la validez de nuestra oferta, y de la garantía de la misma [no se hará
referencia a esta última si no se requería una garantía de oferta en la licitación], conforme han solicitado
y reconfirmamos a continuación:
Nuevo plazo de validez de la oferta:
Número de la garantía de la oferta:
Fecha de vencimiento solicitada
de la garantía de oferta:
Nombre
Suprímase si no se requería una garantía de oferta
Firma
Puesto
Fecha
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
PARTE B: No podemos atender la solicitud de prórroga de la validez de nuestra oferta. Entendemos que,
como consecuencia de ello, nuestra oferta será excluida del proceso de evaluación. Entendemos asimismo
que no perderemos ninguna garantía que hayamos podido proporcionar y que esta se nos devolverá en la
fecha original de vencimiento.
Nombre
Puesto
Firma
Fecha
Módulo L1: ComitésMódulo
de evaluación
Módulo
L9:Procurement
yPrórroga
normas de
generales
la validez
de
de
evaluación
la oferta
IFAD
A:
Project
Cycle
Handbook
Overview
161
Módulo L10: Poscalificación
Finalidad del módulo:
Ofrecer asesoramiento al prestatario/receptor y al personal del FIDA sobre el proceso de poscalificación
dentro del marco del proceso de evaluación de las ofertas.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios que no
son de consultoría.
1. ¿Qué es la poscalificación?
oferta que cumpla los requisitos y cuyo precio
evaluado sea más bajo, a menos que, con
posterioridad a la fecha de la precalificación:
– las cualificaciones, la propiedad o la condición
jurídica del licitante se hayan menoscabado de
manera sustancial;
– el licitante haya recibido trabajo adicional que
reduzca su capacidad disponible, o
– se haya incluido el nombre del licitante en una
lista de proveedores inhabilitados.
La poscalificación (o “calificación posterior a
la evaluación”) sirve para determinar, antes de
la adjudicación, si un licitante seleccionado posee
los recursos, la experiencia y las cualificaciones
necesarias para ejecutar satisfactoriamente
un contrato.
El prefijo “pos” de esta expresión hace referencia al
hecho de que se lleva a cabo después del proceso de
evaluación, a diferencia de la “precalificación”, que
se realiza antes del proceso de licitación, y que se
examina en el módulo G.
2. ¿Cuándo se utiliza?
La poscalificación se lleva a cabo fundamentalmente
cuando se adopta el método de licitación pública
abierta, en el que no se realiza una precalificación ni
una preselección.
a) Si se ha realizado una precalificación, se
recomendará la adjudicación del contrato a la
Cuando no ha habido precalificación, la oferta que
cumpla los requisitos y cuyo precio evaluado sea
más bajo será objeto de poscalificación con arreglo
a los procedimientos descritos en los documentos
de licitación.
La decisión de realizar una precalificación o
una poscalificación generalmente se adopta en
la etapa de planificación de las adquisiciones y
contrataciones y a menudo es una decisión a plazo.
A continuación se enuncian algunos factores que
deberán considerarse:
Ventajas
Inconvenientes
Precalificación
– facilita la preselección
– todos los licitantes preseleccionados cumplen
unos criterios mínimos, por lo que se reduce el
tiempo de evaluación
– también ahorra tiempo en la etapa de adjudicación
y formalización del contrato, ya que permite
avanzar rápidamente sin la necesidad de una
laboriosa poscalificación
– retrasa la presentación inicial de las ofertas
Poscalificación
– las ofertas pueden presentarse rápidamente sin
necesidad de un proceso de precalificación
– puede iniciarse la evaluación de licitantes
que posteriormente resulten inadecuados
– puede provocar demoras entre la
adjudicación y la formalización del contrato
mientras se lleva a cabo
Por lo general no se requerirá una poscalificación
cuando se emplee el método de solicitud de ofertas
de precios, porque los contratos normalmente
serán de una complejidad y un valor relativamente
pequeños y las ofertas de precios se solicitarán a
proveedores conocidos.
162
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
Normalmente tampoco será necesaria cuando se
emplee el método de solicitud de propuestas, ya
que al elaborar la lista de preselección o durante
el proceso de evaluación, se tienen en cuenta la
experiencia y la dotación de personal del licitante.
3. ¿Quién la realiza?
Normalmente el comité de evaluación. (Cuando sea
necesario, se recabará asesoramiento técnico, por
lo general al funcionario que hizo contribuciones
técnicas a la evaluación.)
4. ¿Qué hacer?
A) A continuación figuran algunas instrucciones
generales para llevar a cabo la poscalificación
cuando no hubo precalificación. Los sistemas
nacionales de adquisiciones y contratación podrán
tener sus propias variantes al respecto:
1. antes de hacer el llamado a la presentación
de ofertas, establecer los criterios de
poscalificación;61
2. identificar al licitante más idóneo mediante el
proceso de evaluación;
3. examinar el documento de invitación
para verificar los criterios establecidos de
poscalificación y las pruebas solicitadas a los
licitantes al respecto;
4. examinar las pruebas presentadas por el
licitante seleccionado y evaluar si cumple los
criterios. Solicitar aclaraciones o información
actualizada al licitante, si es necesario (cuando
la poscalificación requiera una visita al licitante
seleccionado o cualquier otra verificación que
probablemente comporte gastos importantes,
obtener la aprobación del informe de evaluación
antes de la aceptación del contrato);
5. cuando se determine que el licitante que ha
obtenido la mejor evaluación cumple los
requisitos exigidos, incluir esta información
en el informe de evaluación y ultimarlo, con
la recomendación de que se le adjudique el
contrato;
6. si el contrato está siendo objeto de examen
previo por el FIDA, remitir el informe de
evaluación al Fondo, y
7. si se considera que el licitante seleccionado
no cumple los requisitos, realizar una
poscalificación del licitante cuyo precio haya
sido evaluado como el segundo más bajo y
repetir este proceso, si es necesario, hasta hallar
un licitante cualificado. Incluir los resultados
de todos los ejercicios de poscalificación en el
informe de evaluación, exponiendo las razones
por las que se determinó que un licitante no
cumplía los requisitos, con una recomendación
clara de adjudicación del contrato. En la etapa
de poscalificación, no se notificará a los licitantes
la decisión de que han sido rechazados antes
de obtener la aprobación de los resultados
de la poscalificación.
B) Cuando se realizó una precalificación, hay
algunos aspectos de menor importancia de la
reconfirmación que deberán tenerse en cuenta,
según se indica en la sección 2 supra, a saber:
1. examinar el documento de precalificación
para conocer los criterios de poscalificación
establecidos y también el documento de
invitación para conocer la información
actualizada solicitada a los licitantes;
2. examinar la información actualizada presentada
por el licitante seleccionado y evaluar si sigue
cumpliendo los criterios de precalificación
originales. Solicitar aclaraciones o nueva
información actualizada al licitante, si es
necesario;
3. si el licitante seleccionado sigue cumpliendo los
requisitos, incluir esa confirmación en el informe
de evaluación y proceder a ultimarlo, con una
recomendación de adjudicación del contrato;
4. si el contrato está siendo objeto de un examen
previo del FIDA, remitir el informe de evaluación al
Fondo, y
5. si el licitante seleccionado ha dejado de cumplir
los requisitos, verificar la información de
precalificación del licitante cuyo precio haya
sido evaluado el segundo más bajo y repetir este
proceso, si es necesario, hasta hallar un licitante
cualificado. Incluir los resultados de todas las
pruebas hechas a los licitantes precalificados
en el informe de evaluación, exponiendo las
razones por las que se determinó que un licitante
había dejado de cumplir los requisitos, con
una recomendación clara de adjudicación del
contrato. No se rechazará a ningún licitante antes
de haber obtenido la aprobación de
los resultados de la poscalificación.
61 Los criterios se basarán en la capacidad y los recursos del licitante seleccionado para ejecutar satisfactoriamente
el contrato, teniendo en cuenta lo siguiente: a) su experiencia y desempeño en contratos análogos en el pasado; b) su
capacidad para suministrar los bienes, ejecutar las obras o prestar los servicios necesarios, y c) su situación financiera.
Se definirán los requisitos mínimos que se han de cumplir a efectos de la evaluación. Se pedirán referencias.
Módulo L1: ComitésMódulo
de evaluación
y normas
Módulo
generales
L10:Handbook
Poscalificación
de
evaluación
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Overview
163
Módulo L11: Cancelación del proceso
de adquisición/contratación después
de la apertura de las ofertas
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe un procedimiento estándar de cancelación del proceso de adquisición/
contratación antes de la adjudicación del contrato.
Cuando sea necesario cancelar el proceso después de la adjudicación del contrato, se utilizará
el módulo N3.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todos los tipos de adquisición y contratación. Obsérvese que cuando el
método de adquisición/contratación sea la licitación pública internacional, se aplicarán los procedimientos
del Banco Mundial de cancelación del proceso de adquisición/contratación después de la apertura de las
ofertas descritos en sus normas.
1.Introducción
En la medida de lo posible, se evitará cancelar el
proceso de adquisición/contratación porque supone
una pérdida de tiempo y un desperdicio de recursos
tanto para la entidad contratante como para los
licitantes, especialmente después de cerrado el plazo
de presentación de ofertas, pues en ese momento ya
se han gastado muchos recursos.
Sin embargo, cuando haya una razón que lo
justifique, se podrá cancelar el proceso en cualquier
momento antes de la adjudicación del contrato.
La información que figura a continuación constituye
una buena práctica que garantiza que toda
cancelación inevitable se realice adecuadamente y de
manera equitativa para todos los licitantes.
2. Instrucciones pormenorizadas
Determinar la necesidad de cancelar un proceso de
adquisición/contratación y los motivos que
la justifican.
Los motivos que justifiquen la cancelación de un
proceso de adquisición/contratación deberán ser
aprobados por el FIDA y, cuando corresponda, por
cualquier otra autoridad nacional competente, y
podrían ser los siguientes:
– la adquisición o contratación en cuestión ha
dejado de ser necesaria;
164
IFAD Procurement
Overview
Evaluación
de propuestas
Handbook
– los datos técnicos, contractuales o de otro tipo han
cambiado en tal medida que convocar una nueva
licitación resulta más apropiado que modificar el
documento de invitación existente;
– la necesidad de adquisición se puede satisfacer con
un artículo mucho más barato;
– hay pruebas de colusión entre los licitantes;
– se ha dejado de disponer de los fondos necesarios,
o
– no hay ofertas adecuadas.
Es importante examinar y acordar la cancelación con
todas las partes interesadas antes de adoptar una
decisión definitiva.
Preparar una notificación de cancelación del proceso
de adquisición/contratación, que deberá ser idéntica
para todos los licitantes que presentaron ofertas.
En la notificación normalmente se expondrán
los motivos de la cancelación para evitar recibir
consultas de muchos licitantes. Sin embargo, no
tienen por qué justificarse en ella los motivos de
la cancelación.
Devolver con prontitud las ofertas no abiertas
(incluidas las propuestas financieras contenidas por
separado en sobres cerrados cuando se emplee el
método de solicitud de propuestas) y cualesquiera
garantías de oferta.
En caso de cancelación después de la apertura de las
ofertas, pero antes de la evaluación de las mismas,
informar de la cancelación al comité de evaluación.
3. Documentos/registros requeridos
La notificación de cancelación enviada a todos los
licitantes, junto con la aprobación de la misma por
el FIDA y, cuando corresponda, por la autoridad
nacional competente, se registrará en el archivo
de adquisiciones y contratación. También deberá
figurar en este información sobre la decisión de
cancelar el proceso de adquisición/contratación,
incluidos los motivos de esa decisión.
Módulo L11: Cancelación del proceso
Módulo
de adquisición/contratación
L1: ComitésMódulo
de evaluación
después
y normas
de lagenerales
aperturaHandbook
de
evaluación
las ofertas
IFAD
A:
Procurement
Project
Cycle
Overview
165
Adjudicación de
contratos
Process
management
Adjudicación de
contratos
Módulo M1: Cartas de aceptación
de las ofertas
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe el procedimiento de expedición de una carta de aceptación de la oferta
o la propuesta del licitante seleccionado a efectos de la formalización de un contrato. Es muy
importante que este procedimiento se siga de manera apropiada y correcta, ya que la notificación de
la aceptación normalmente tiene un valor contractualmente vinculante, cuyo resultado es la entrada
en vigor de un contrato.
Es importante tener en cuenta que en este módulo se describe el procedimiento más frecuentemente
utilizado de notificación de aceptación de ofertas. Si en el sistema nacional de adquisiciones y
contratación o en el documento de invitación se establece otro procedimiento de notificación u otro medio
de entrada en vigor del contrato, prevalecerán los términos del documento de invitación sobre
este módulo..
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a los bienes, las obras y los servicios tanto de consultoría como de otra índole.
1.Introducción
El envío de un aviso de aceptación de la oferta al
licitante seleccionado constituye un medio rápido
de formalizar un contrato, sin necesidad de esperar
que se prepare el documento contractual completo.
Este procedimiento ofrece varias posibles ventajas:
•el contrato entra antes en vigor, por lo que
los plazos de entrega o de movilización
empiezan a contar en una fecha más temprana
y la conclusión general del contrato se
logrará antes, y
• si la validez de una oferta está a punto de expirar,
puede aceptarse rápidamente, antes de que sea
necesario solicitar una prórroga con el riesgo de
que el licitante no esté dispuesto a concederla.
2. Proceso básico
Si se considera necesario notificar la aceptación de
una oferta, la entidad contratante enviará el aviso
después de haber obtenido la aprobación de la
autoridad competente.
Al preparar la notificación, la entidad contratante
adoptará las medidas siguientes:
1. Se asegurará de que ha recibido por escrito
la aprobación de la decisión de adjudicar el
contrato. La recomendación de adjudicación se
formula en el informe de evaluación, por lo que
deberá recibirse la aprobación de ese informe
por escrito.
2. Obtendrá todas las demás aprobaciones
requeridas, en particular la aprobación financiera
para la consignación de los fondos necesarios.
3. Se cerciorará de que la oferta del licitante
seleccionado sigue siendo válida y de que
cualesquiera posibles modificaciones han sido
confirmadas por escrito por el licitante.
4. Preparará el aviso de aceptación de la oferta –
más abajo figura información detallada sobre
su contenido.
5. Se cerciorará de que la notificación esté firmada
por el signatario autorizado de la entidad
contratante.
6. Remitirá la notificación al licitante seleccionado,
guardando prueba del envío, por ejemplo un
recibo de correos. En ese momento, el contrato
entra en vigor (salvo que se disponga otra cosa
en el documento de invitación, la oferta haya
dejado de ser válida o el aviso de aceptación
contenga disposiciones que sean contrarias a la
oferta, por ejemplo una contraoferta).
7. Se cerciorará de que ha recibido confirmación
del licitante de que ha recibido la carta de
aceptación de la oferta.
Módulo
M1:
Cartas
de aceptación
de las ofertas
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
167
3. Contenido de la notificación
El contenido de la notificación varía
ligeramente con arreglo a la naturaleza de
la adquisición/contratación.
Para bienes, obras y servicios que no son de consultoría,
la carta de aceptación de la oferta deberá contener,
como mínimo, los datos siguientes:
– el nombre y la dirección de la entidad
contratante que es parte en el contrato;
– el nombre y la dirección del licitante/proveedor;
– la fecha de la carta de aceptación de la oferta;
– el número de referencia de la transacción y una
breve descripción de los bienes adquiridos o las
obras o servicios contratados;
– la fecha y todo número de referencia de
la oferta del licitante;
– una referencia a cualquier modificación de la
oferta resultante de aclaraciones o correcciones,
y a cualesquiera artículos que hayan podido
quedar excluidos del contrato, la variación de la
cantidad o cualquier otra información;
– la moneda y el precio total del contrato, y
– la frase siguiente: “la carta de aceptación de
la oferta constituye un contrato entre la entidad
contratante y el licitante hasta que se formalice un
contrato y el licitante lo firme y constituya cualquier
garantía de ejecución requerida en un plazo máximo
de 14 días a partir de la fecha de la carta de
aceptación de la oferta”.
La carta deberá de estar firmada por el signatario
autorizado de la entidad contratante, y en ella se
solicitará al licitante que acuse recibo de la carta de
aceptación de la oferta y confirme que procede a
cumplir el contrato.
168
IFAD Procurement
Overview
Adjudicación
de contratos
Handbook
Para los servicios de consultoría, la carta de
aceptación de la oferta deberá contener la
información siguiente:
– el nombre y la dirección de la entidad
contratante que es parte en el contrato;
– el nombre y la dirección del licitante/consultor;
– la fecha de la carta de aceptación de la oferta;
– el número de referencia de la oferta aceptada;
– la frase siguiente: “la carta de aceptación de
la oferta constituye un contrato entre la entidad
contratante y el licitante a reserva de la conclusión
satisfactoria de las negociaciones”, y
– la fecha y hora de las negociaciones propuestas.
La carta deberá estar firmada por el signatario
autorizado de la entidad contratante y en ella se
solicitará al licitante que acuse recibo de la misma y
confirme que asistirá a las negociaciones en la fecha
y hora indicadas en la notificación.
4.Registro
Se mantendrá en el archivo de adquisiciones y
contrataciones una copia de la carta de aceptación
de la oferta, junto con la aprobación de la misma
por la autoridad competente. También se conservará
prueba del envío de la notificación; la constancia
del envío tiene una importancia decisiva porque
el contrato entra en vigor en la fecha de expedición
de la notificación.
Módulo M2: Celebración de
negociaciones para la contratación
de servicios de consultoría
Finalidad del módulo:
Esta módulo contiene indicaciones de cuándo pueden celebrarse negociaciones con un consultor, qué
cuestiones pueden ser objeto de las mismas y el procedimiento que debe seguirse.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable únicamente a la contratación de servicios de consultoría.
1.Introducción
El objetivo de las negociaciones es examinar y
ultimar algunos detalles de un contrato con el
licitante seleccionado antes de la formalización del
contrato. Las negociaciones deben desembocar en
la firma de un contrato que sea aceptable para
ambas partes y, por tanto, reduzca la probabilidad
de controversias o la necesidad de enmiendas
al contrato.
Las negociaciones no se celebran con la
intención de introducir cambios sustanciales en
un contrato u obtener una reducción del precio
del licitante seleccionado. Las únicas excepciones
son las siguientes:
– cuando se ha empleado el método de selección
basado en una sola fuente/contratación directa, o
– cuando el precio no ha sido un factor en el
proceso de evaluación de las ofertas (p. ej. la
selección basada en la calidad62).
2. El equipo negociador
Incumbe al equipo negociador la responsabilidad
general de dirigir las negociaciones y formular
recomendaciones relativas a la aprobación de
sus resultados. Sin embargo, participarán en las
negociaciones tres personas como mínimo, alguna
de las cuales deberá poseer un conocimiento técnico
de los servicios objeto de contratación y tener
capacidad para captar las necesidades del
usuario final.
Normalmente las negociaciones estarán dirigidas
por un miembro experimentado del equipo, si
bien también podrá participar personal adicional
de adquisiciones y contratación que posea más
experiencia o conocimientos especializados.
Incumbirá a esa persona coordinar las
contribuciones de otros miembros del personal,
velar por que las negociaciones se desarrollen de
conformidad con todas las normas y procedimientos
aplicables y preparar minutas de las negociaciones
y las recomendaciones para someterlas a la
aprobación de la autoridad competente.
A los efectos de una mayor continuidad o para
reducir considerablemente la necesidad de
preparativos se empleará al personal que participó
en la evaluación porque este ya conocerá las
necesidades de la entidad contratante descritas en el
documento de invitación, el contenido de la oferta
seleccionada, las razones por las que se recomendó
la celebración de negociaciones, las cuestiones
que requieren negociación y los objetivos de las
mismas. El número y el tipo de personal apropiado
dependerán del tipo, valor y complejidad de los
servicios objeto de contratación, las cuestiones que
requieran negociaciones y el alcance de estas.
Para determinar las personas que participarán en las
negociaciones, la entidad contratante considerará
el tipo de aptitudes, conocimientos o experiencia
necesarios, que podrían consistir en lo siguiente:
– conocimientos especializados en materia
de adquisiciones y contratación, incluida
experiencia en negociaciones;
– conocimientos técnicos;
– conocimientos jurídicos, y
– conocimiento de las necesidades del
usuario final.
62 Véase el módulo H3.
Módulo M2: Celebración de negociaciones
Módulo
paraIFAD
la contratación
M1:
Cartas
dedeaceptación
servicios
de
de consultoría
las ofertas
Módulo
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
169
Es importante que los miembros del órgano
de aprobación pertinente no participen en las
negociaciones, sino solo en la aprobación de los
resultados y las recomendaciones, a fin de que no
acaben examinando y aprobando su propio trabajo.
3. Cuestiones que pueden ser
objeto de negociación
Salvo lo dispuesto en la sección 1 supra, las
negociaciones no podrán versar sobre el precio
o el contenido de las ofertas o propuestas, sino
únicamente sobre pequeños detalles técnicos,
contractuales o logísticos. A título de orientación
únicamente, las negociaciones por lo general se
referirán a las cuestiones siguientes:
– pequeños cambios en los aspectos técnicos, por
ejemplo TdR, metodología de asignación de
tareas propuesta o dotación de personal;
– pequeños cambios en las condiciones especiales
del contrato;
– las disposiciones de movilización;
– los insumos requeridos de la entidad
contratante;
– la ultimación de las disposiciones de pago;
– el calendario definitivo de ejecución a fin de
tener en cuenta cualesquiera cambios requeridos
por la entidad contratante;
– una aclaración de aspectos no manifiestos o
que no pudieron definirse antes de la fecha de
licitación, y
– la obligación por impuestos del licitante.
No deberán celebrarse negociaciones con el fin de:
– modificar sustancialmente la calidad o los
aspectos técnicos de la propuesta, en particular
las tareas o responsabilidades del licitante;
– modificar sustancialmente los términos y
condiciones del contrato expuestos en el
documento de invitación;
– reducir el precio (véase supra) o los costos
reembolsables, salvo cuando sea necesario
modificarlos para tener en cuenta cualesquiera
cambios que se haya acordado introducir en la
propuesta técnica, o
– modificar sustancialmente cualquier aspecto
que constituya un factor esencial o decisivo de la
evaluación de las ofertas o propuestas.
No deberá permitirse al licitante sustituir al
personal principal, salvo que la entidad contratante
y el licitante convengan en que las demoras en el
proceso de contratación, los cambios introducidos
en los TdR u otras circunstancias que queden fuera
de su control razonable lo hagan necesario
e inevitable.
170
IFAD Procurement
Overview
Adjudicación
de contratos
Handbook
4. El proceso de negociación
El comité de evaluación habrá formulado
recomendaciones en su informe de evaluación
con respecto a si es o no necesario celebrar
negociaciones y sobre qué cuestiones.
La recomendación de negociar deberá ser aprobada
por la autoridad competente antes de iniciar
cualquier tipo de preparativo.
A raíz de la aprobación de negociar:
1. La entidad contratante nombrará un equipo
encargado de dirigir las negociaciones –véanse
notas supra sobre la selección del personal.
2. Se invitará a las negociaciones al licitante
seleccionado, con indicación de la hora, la fecha
y el lugar propuestos. En la carta de invitación se
podrá indicar que se ha seleccionado la oferta del
licitante, pero es importante no contraer ningún
compromiso contractual con el licitante en esta
etapa (p. ej. no se hará ninguna referencia a
la aceptación de la oferta o la adjudicación
del contrato).
3. Los negociadores, previo examen del documento
de invitación, de la oferta del licitante
seleccionado y del informe de evaluación,
determinarán las cuestiones que deben
negociarse. La entidad contratante determinará
y cuantificará los objetivos que desea alcanzar
en cada esfera y, cuando sea posible, establecerá
parámetros máximos y mínimos de negociación.
4. Durante las negociaciones con el licitante
seleccionado, es importante que los negociadores
no comprometan a la entidad contratante
con respecto a la adopción de cualesquiera
disposiciones o acuerdos.
5. Es importante que el licitante firme un acta de
lo convenido durante las negociaciones una vez
concluidas estas.
6. Se preparará un acta de las negociaciones y se
harán recomendaciones sobre cómo proceder.
7. Se solicitará la aprobación de las
recomendaciones y el modo de proceder, si
corresponde. Si se recomienda que prosigan las
negociaciones con el licitante seleccionado o
que se celebren negociaciones con el siguiente
licitante, se repetirá este proceso a partir
del punto 2.
Después de las negociaciones, las recomendaciones
formuladas al órgano de aprobación pertinente
podrán consistir en lo siguiente:
1. adjudicar el contrato al licitante seleccionado,
con las revisiones convenidas durante
las negociaciones;
2. revisar los objetivos de las negociaciones y
negociar más a fondo determinadas cuestiones;
3. poner fin a las negociaciones cuando no hayan
tenido como resultado un contrato aceptable,
rechazar al licitante y adjudicar el contrato o
celebrar negociaciones con el siguiente licitante
mejor clasificado, y
4. cancelar el proceso de contratación, si se
considera que el documento original de
invitación resultó fallido, la necesidad ha
cambiado o el presupuesto es insuficiente
(véase el módulo L11).
Los resultados de las negociaciones y cualesquiera
recomendaciones que de ella se desprendan deberán
ser aprobados al nivel apropiado por la entidad
contratante antes de adjudicar ningún contrato o de
contraer otro compromiso con cualquier licitante.
5.Actas
Se levantará acta de las negociaciones, que se
conservará en el archivo de adquisiciones y
contratación de la entidad contratante. En el acta
se consignará como mínimo lo siguiente:
– el nombre del licitante con el que se
celebraron negociaciones y los nombres de sus
representantes;
– los nombres de todos los miembros del personal
de la entidad contratante que participaron en
las negociaciones;
– la hora, la fecha y el lugar de las negociaciones;
– las cuestiones objeto de negociación y los
principales puntos planteados o solicitudes
presentadas por cada parte;
– el acuerdo final alcanzado en cada esfera
de negociación, y
– los puntos sobre los que no hubo acuerdo o que
requieren negociaciones adicionales.
Deberán firmar el acta de las negociaciones todos
los miembros del personal de la entidad contratante
que participaron en ellas y el representante
del licitante.
También se conservará en el archivo de
adquisiciones y contratación cualquier otra
correspondencia o información relativa a las
negociaciones, incluidas las cartas de invitación
al licitante a negociar y a la entidad contratante a
preparar su posición en las negociaciones.
Módulo M2: Celebración de negociaciones
Módulo
paraIFAD
la contratación
M1:
Cartas
dedeaceptación
servicios
de
de consultoría
las ofertas
Módulo
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
171
Módulo M3: Preparación y expedición
de los documentos contractuales
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones relativas a la preparación de los documentos contractuales,
la obtención de su aprobación y la expedición de los mismos.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a los bienes, las obras y los servicios tanto de consultoría como de otra índole.
1.Introducción
El documento contractual confirma por escrito el
contrato acordado y formalizado entre la entidad
contratante y el proveedor, el contratista o el
consultor. En él se determinan los bienes que se
habrán de proporcionar, las obras que se habrán de
ejecutar o los servicios que se habrán de prestar, el
precio a abonar, y los derechos y obligaciones de
cada parte. El contrato es el documento por el que
se regirá la administración del contrato.
Por lo tanto, es importante que el documento
contractual se prepare de manera clara, correcta
y cuidando los detalles, ya que cualquier error o
ambigüedad obstaculizará una ejecución efectiva
del contrato.
Incumbe a la entidad contratante la preparación de
los documentos contractuales, la obtención de la
firma del documento contractual aprobado y
la expedición del mismo.
2. Contenido del documento
contractual
El contenido del documento contractual dependerá
del modelo de contrato incluido en el documento
de licitación. Por lo general, el contenido de un
contrato y el orden de precedencia figuran en el
formulario de contrato o las condiciones especiales
del contrato. A título de orientación únicamente,
los documentos contractuales normalmente
consisten en lo siguiente:
– las condiciones generales del contrato –
una exposición de las condiciones
generales aplicables;
– las condiciones especiales del contrato;
172
IFAD Procurement
Overview
Adjudicación
de contratos
Handbook
– una declaración en el sentido de que las
condiciones especiales prevalecerán sobre las
condiciones generales, y el orden de prioridad
de otros documentos contractuales;
– una descripción clara de los bienes adquiridos
o las obras o los servicios contratados, incluidos
los requisitos técnicos, la cantidad y los plazos
de entrega y terminación, que se basará en
la exposición de las necesidades incluida
en el documento de invitación y la oferta
del proveedor sujeta a cualesquiera
modificaciones convenidas;
– el precio total del contrato y, si procede, las
condiciones aplicables a la variación, reajuste,
modificación o nuevo cálculo del precio
efectivo pagadero;
– las condiciones de pago, en particular los plazos,
la moneda y la documentación requerida;
– cualquier exigencia de garantía de
cumplimiento, y
– el procedimiento convenido para la solución
de controversias.
3. Preparación del documento
contractual
A fin de “crear” el documento contractual efectivo,
normalmente se adoptarán las medidas siguientes:
1. Verificar que se han obtenido todas las
aprobaciones necesarias para formalizar el
contrato.
2. Verificar que la oferta que va a ser aceptada sigue
siendo válida.
3. Obtener copias de todos los documentos que
formarán parte del documento contractual.
4. Armar el documento contractual completo con
todos los documentos necesarios en el orden
apropiado. Asegurarse de que el contrato no
contiene nuevos términos o nuevas condiciones
que no figuren en el documento de licitación
o que hayan sido objeto de examen y acuerdo
con el licitante ulteriormente. Incumbe al oficial
autorizador firmar el contrato y velar por que
este se ajuste a la recomendación del informe de
evaluación aprobado.
El documento contractual original debidamente
firmado y devuelto por el proveedor se conservará
en un lugar seguro, y una copia se mantendrá en el
archivo de adquisiciones y contratación con fines de
referencia.
5. Hacer el número requerido de copias del
contrato aprobado y encuadernar o unir de
manera segura las páginas para que no puedan
ser sustituidas ni perderse. Se harán por lo menos
dos copias –una para el proveedor y la otra para
la entidad contratante. (Con arreglo a la buena
práctica, una vez firmadas las dos copias por
la entidad contratante, se hace una fotocopia
del documento contractual, a fin de que haya
un registro de las dos copias del documento
enviadas al licitante. La fotocopia se guarda en
el archivo hasta que una copia sea refrendada y
devuelta por el licitante.)
6. El signatario autorizado de la entidad contratante
firmará todas las copias del contrato.
7. Enviar todas las copias del contrato al proveedor,
acompañadas de una carta de envío con
instrucciones para que refrende todas las copias,
conserve una en sus archivos y devuelva todas las
demás firmadas a la entidad contratante.
Módulo M3: Preparación
Módulo
y expedición
M1:
Cartas
de losdedocumentos
aceptación
de
contractuales
las ofertas
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
CycleHandbook
Overview
173
Módulo M4: Rechazo de ofertas
y notificación a los licitantes no
seleccionados
Finalidad del módulo:
Este módulo ofrece indicaciones generales relativas a la notificación a los licitantes no seleccionados de
de que no se les ha adjudicado el contrato.
También se indica la información que debe ofrecerse a los licitantes no seleccionados cuando se reciba
una solicitud al respecto.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a los bienes, las obras y los servicios tanto de consultoría como de otra índole.
1.Introducción
La publicación de información relativa a la
adjudicación de los contratos de mayor cuantía
aumenta la transparencia de las adquisiciones y
contrataciones del sector público.
Es importante que se notifique a los licitantes
no seleccionados que no se les ha adjudicado un
contrato lo antes posible después de su entrada en
vigor, y que se les informe de las razones por las que
han sido rechazados, si así lo solicitan. Esta práctica
de notificación e información tiene varios aspectos
positivos:
– La comunicación abierta debería alentar a los
licitantes no seleccionados a volver a presentar
ofertas en ocasiones futuras, y servirles de ayuda
para que sus ofertas sean más adecuadas o
competitivas. Se fomenta así la competencia, lo
que propiciará la optimización del uso de los
recursos por la entidad contratante.
– Ofrece a los licitantes no seleccionados una
posibilidad razonable de apelar, de acuerdo con
los procedimientos de revisión administrativa
vigentes, si consideran que no se ha desarrollado
debidamente el procedimiento de adquisición.
Dado que las solicitudes de revisión
administrativa por lo general han de presentarse
en un plazo determinado a partir de la fecha en
que se tuvo conocimiento de las circunstancias
que dan lugar a la queja, dicha notificación
oficial sirve de punto de referencia a partir del
cual empieza a contar el plazo, disminuyendo
así la posibilidad de que se presenten recursos
mucho después de que se haya adoptado la
decisión que se impugna.
174
IFAD Procurement
Overview
Adjudicación
de contratos
Handbook
2. Expedición de la carta de
notificación de rechazo de la oferta
El proceso que se sigue normalmente es el siguiente:
1. Se cercioran de que el contrato con el
adjudicatario ha entrado en vigor y se ha
recibido toda garantía de cumplimiento
requerida.
2. Se prepara una carta estándar para informar a los
licitantes no seleccionados de la adjudicación
del contrato. En ella deberá figurar el nombre del
adjudicatario y el precio del contrato.
3. Se envía una copia de la carta a cada solicitante
no seleccionado.
4. Cuando se reciba una solicitud de información
de un licitante no seleccionado, se preparará y
enviará una carta explicativa en un plazo de siete
días a partir de la fecha de recepción de
la solicitud.
3. Contenido de las cartas
explicativas
Si un licitante no seleccionado ha solicitado
información más detallada sobre el rechazo de su
oferta, la entidad contratante podrá enviar una carta
explicativa. La información en ella contenida deberá
explicar al licitante no seleccionado las razones
por las que no se le ha adjudicado el contrato,
pero sin excesivo detalle y sin dedicar demasiado
tiempo a prepararla.
Cada una de estas cartas se preparará
específicamente para cada licitante no seleccionado
y no deberán revelar información sobre otras
ofertas, con excepción de la limitada información
sobre el adjudicatario.
En la carta se informará en qué etapa de la
evaluación se rechazó la oferta, por ejemplo durante
el examen preliminar, la evaluación detallada o la
evaluación financiera.
– su metodología no satisfacía debidamente las
3.1 Cuando una oferta fue rechazada
durante el examen preliminar
3.4 Cuando una oferta fue rechazada
durante la evaluación financiera
Se expondrá brevemente la razón o las razones
del rechazo. Por ejemplo:
– la institución que constituyó la garantía de
su oferta no es aceptable;
– su oferta no estaba firmada ni autorizada, o
– el plazo de validez de su oferta no era
el requerido.
Se indicará lo siguiente:
– en los contratos de bienes, obras o servicios
que no son de consultoría, que el licitante
no presentó la oferta adecuada con el precio
más bajo;
– en los contratos de servicios de consultoría que
se evaluaron aplicando el método de selección
basado en la calidad y el costo, que el licitante
no presentó la propuesta que ofreciera la mejor
relación general precio-calidad, y
– en los contratos de servicios de consultoría
que se evaluaron aplicando el método de
selección basado en el menor costo, que el
licitante no presentó la propuesta de precio
más bajo que hubiera obtenido la puntuación
mínima de clasificación.
3.2 Cuando una oferta para un contrato
de bienes, obras o servicios que no son
de consultoría fue rechazada durante la
evaluación detallada
Se expondrá brevemente por qué no cumplía la
especificación técnica o la norma requerida o por
qué era comercialmente inaceptable. Por ejemplo:
– su oferta no cumplía la especificación requerida
porque el motor era demasiado pequeño;
– su oferta no cumplía la especificación requerida
porque el procesador era demasiado lento;
– las condiciones de pago propuestas no cumplían
las condiciones establecidas en el documento
de invitación y resultaban inaceptables para el
comité de evaluación, o
– su personal supervisor carecía de las
cualificaciones apropiadas o de experiencia
suficiente para el contrato.
3.3 Cuando una propuesta para un
contrato de servicios de consultoría
que se evaluó empleando el método de
selección basado en la calidad y el costo
o el método de selección basado en el
menor costo fue rechazada durante la
evaluación técnica detallada
exigencias del componente de los TdR relativo al
fomento de la capacidad o no permitiría lograr
una transferencia suficiente de conocimientos.
Ya se habrá informado del precio del contrato
en la carta de notificación enviada a los licitantes
no seleccionados, y, en el caso de servicios de
consultoría, las calificaciones técnicas y los precios
se habrán leído en la reunión de apertura de las
propuestas financieras. Sin embargo, la entidad
contratante podrá repetir esta información en
la carta explicativa para ofrecer una información
completa.
Después de haber expedido la carta explicativa
no se mantendrán nuevas comunicaciones con
el licitante.
Se indicará que la propuesta no obtuvo la
puntuación mínima de clasificación, y contendrá
una breve exposición de los principales puntos
débiles de la propuesta. Por ejemplo:
– el personal principal incluido en su propuesta
carecía de experiencia suficiente en este tipo
de trabajo o de experiencia de trabajo en las
condiciones imperantes en (país o región
meridional);
– su jefe de equipo carecía de suficiente experiencia
en materia de gestión o de trabajo a este nivel, o
Módulo M4: Rechazo de ofertas
Módulo
y notificación
M1:
Cartas
a losdelicitantes
aceptación
noHandbook
seleccionados
de las ofertas
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Overview
175
Módulo M5: Formalización, entrada en
vigor e inicio del contrato
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe un procedimiento general de inicio de un contrato, tras la expedición de un
documento contractual o la emisión de una orden de compra.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a los bienes, las obras y los servicios tanto de consultoría como de otra índole.
1.Introducción
3. ¿Cuándo se inicia un contrato?
Después de la adjudicación de un contrato,
normalmente hay tres etapas importantes:
• la formalización del contrato (esta cuestión se
aborda en el módulo M3);
• la entrada en vigor del contrato, y
• el inicio del contrato.
Normalmente el contrato comienza en la fecha o el
plazo a partir del cual se considere que ha entrado
en vigor. En los contratos de obras públicas y de
servicios de consultoría, el inicio también está
vinculado al período de movilización, pero su
importancia radica en fijar un cronograma para
el inicio de la ejecución de las actividades o el
desempeño de las funciones principales para las
que se ha formalizado el contrato. Sirva de
ejemplo lo siguiente:
Es importante que, una vez adjudicado un contrato,
se disponga todo lo necesario para que las partes
contratantes puedan cumplir sus deberes y
obligaciones.
2. ¿Qué significa la entrada en vigor
del contrato?
No es infrecuente que en muchos contratos se
establezcan condiciones para su entrada en vigor.
Una de las más frecuentes es la de un pago
anticipado. Una buena práctica es que una entidad
contratante realice un pago anticipado solo después
de haber recibido una garantía en relación con
el mismo. El anticipo normalmente sería una
condición para la entrada en vigor y, por lo tanto,
la constitución de una garantía en relación con él
también lo sería.
Además, la constitución de una garantía de
cumplimiento por parte del proveedor o contratista
también representaría una condición en este
sentido. Otra condición podría ser la apertura de
una carta de crédito.
Puede haber otras condiciones, que se detallarían
en el contrato (conforme a lo establecido en
el documento de invitación original), pero las
mencionadas más arriba son las más habituales.
Por lo tanto, deben cumplirse las condiciones de
entrada en vigor para que una o ambas partes en el
contrato puedan iniciar su ejecución.
176
IFAD Procurement
Overview
Adjudicación
de contratos
Handbook
Adjudicación del contrato:
1º de febrero
Formalización del contrato: 14 de febrero (cumplimentada
en un plazo de
dos semanas)
Entrada en vigor del contrato:
10 de marzo
(tres semanas y media para recibir la garantía relativa al pago anticipado y la realización efectiva del anticipo)
Movilización del contrato:
24 de marzo (dos semanas después)
Inicio del contrato:
24 de marzo
(equipo de
consultores
preparado
para iniciar las
actividades)
Este ejemplo representa un cronograma razonable
para un contrato de servicios de consultoría de
mayor cuantía. Muchos plazos podrán reducirse si la
relación entre la entidad contratante y la empresa de
consultoría es más estrecha.
No es infrecuente que se establezcan en un contrato
los plazos de entrada en vigor, movilización e inicio
que el contratista/consultor debe cumplir.
3.1 Movilización del contrato
En los contratos de servicios de consultoría y de
obras, a menudo hay un período de movilización
después de su entrada en vigor. Es el período que
va desde esta última fecha hasta que se inician de
hecho las tareas principales o el objeto del contrato.
En los contratos de servicios de consultoría, la
movilización comprendería la reunión del grupo
designado de consultores, la organización y
disposición de su traslado al país de destino y
su constitución en unidad operativa en el país
antes de iniciar los trabajos para los que han sido
seleccionados. En los contratos de obras, sería
el período transcurrido con posterioridad a la
entrada en vigor del contrato en el que se disponen
y organizan los recursos necesarios, es decir,
especialistas, grupos de trabajo y equipo, para iniciar
la ejecución de las obras. En los contratos de bienes,
la movilización es muy poco frecuente.
6. Preparar cualesquiera otros asuntos que
puedan ser necesarios para el inicio efectivo
de las tareas del contrato y que permitan al
proveedor/contratista o al consultor
completar sus entregables.
Todos los documentos relativos a la adjudicación,
formalización, entrada en vigor y, cuando proceda,
movilización del contrato deberán quedar
registrados en el archivo de adquisiciones y
contratación de la entidad contratante.
4. Proceso básico
1. Asegurarse de que el contrato se ha adjudicado
debidamente y de conformidad con el
procedimiento establecido en el documento
de invitación.
2. Cerciorarse de que se ha recibido del proveedor
una copia firmada del contrato o la confirmación
del pedido y que la formalización del contrato se
ha llevado a cabo debidamente.
3. Asegurarse de que la entidad contratante ha
cumplido, o al menos empezado a cumplir, las
condiciones para la entrada en vigor del contrato
(se ha recibido del proveedor la garantía de
cumplimiento requerida o la garantía relativa
al pago anticipado).
4. Asegurarse de que la entidad contratante cumple
cualesquiera condiciones inmediatas para la
entrada en vigor (p. ej. pago de un anticipo,
apertura de una carta de crédito, asistencia en la
obtención de visas para el personal extranjero del
proveedor, etc.).
5. Abordar cualesquiera cuestiones de movilización
del proveedor/contratista o los consultores
(p. ej. facilitación del acceso al lugar de las
obras, habilitación de una oficina para los
consultores/contratistas, preparación de
cartas de presentación a los departamentos
gubernamentales que participen en un estudio/
encuesta, etc.).
Módulo M5: Formalización,
Módulo
M1:
Cartas
en
de vigor
aceptación
e inicio
dedel
lascontrato
ofertas
Módulo
IFAD
A:entrada
Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
177
Gestión de
contratos
Process
management
Gestión de
contratos
Módulo N1: Gestión del contrato63
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe un procedimiento general de gestión/administración de los contratos tras
la expedición de un documento contractual o la emisión de una orden de compra.
Los procedimientos de administración de los contratos están en gran parte determinados por los
términos y condiciones de cada contrato y la descripción de las necesidades de bienes, obras o servicios.
Por lo tanto, en este módulo solo se exponen las normas y los principios generales, y el personal deberá
guiarse por el contenido de cada contrato.
Aplicabilidad:
Todos los contratos necesitan una buena gestión, por lo que las indicaciones formuladas en este
módulo son aplicables por igual a los contratos de bienes, obras y servicios tanto de consultoría como
de otra índole.
1.Introducción
Una buena administración es decisiva para
la ejecución efectiva del contrato y para el
cumplimiento de los objetivos de la adquisición/
contratación. Los procedimientos de administración
de los contratos tienen por objeto lo siguiente:
– que el proveedor ejecute el contrato de
conformidad con los términos y condiciones
en él enunciados;
– que la entidad contratante cumpla sus
obligaciones y desempeñe las funciones previstas
en el contrato, y
– que se adopten con rapidez medidas
correctivas o preventivas cuando surjan o
se prevean problemas.
Incumbe a la entidad contratante la responsabilidad
general de la gestión del contrato, pero utilizará
otros recursos, por ejemplo conocimientos técnicos,
servicios de pago, servicios jurídicos y sistemas
de gestión de suministros, cuando así se requiera.
Si se utilizan esos otros servicios y sistemas, la
entidad contratante seguirá siendo responsable de
vigilar su desempeño y velar por que las actividades
relacionadas con el contrato se lleven a cabo en
los plazos establecidos y de conformidad con las
normas sobre adquisiciones y contratación.
La gestión/administración cotidiana del
contrato a menudo se asignará a un usuario final
o a un experto.
2. Funciones de gestión de
los contratos
2.1 Determinar a quién corresponde
la gestión del contrato
La responsabilidad general de la gestión del contrato
siempre corresponderá a la entidad contratante, pero
no necesariamente la actividad funcional cotidiana,
que a menudo puede encomendarse a otra entidad
si se considera apropiado.
Por ejemplo, la entidad contratante normalmente
conservará el control de las enmiendas al contrato,
los pagos o la solución de controversias, pero podrá
encomendar la labor cotidiana de enlace con el
proveedor, el contratista o el consultor al usuario
final.
Al considerar cuál es la persona o el equipo más
apropiados para gestionar/administrar el contrato,
la entidad contratante deberá tener en cuenta lo
siguiente:
– si la supervisión debe estar a cargo de una
persona que posea los conocimientos técnicos
apropiados, por ejemplo en contratos de
obras o la instalación de fábricas y maquinaria
complejas −en ese caso, es mejor encomendar la
administración del contrato al usuario final o a
un consultor externo;
– si es probable que la administración del contrato
absorba mucho tiempo o requiera aptitudes que
no posee la entidad contratante, será preciso
contratar a un administrador externo, por
ejemplo un gerente de proyecto para un contrato
de obras de gran volumen;
63 Los términos “gestión” y “administración” se utilizan indistintamente en este módulo y tienen el mismo significado.
Módulo N1:
Gestión
del contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
179
– si los bienes han de entregarse directamente
al usuario final, lo mejor es encomendar la
administración del contrato al usuario final o
al personal de adquisiciones;
– si se requiere la colaboración de un consultor
con el usuario final para realizar un estudio,
prestar asesoramiento o reforzar la capacidad,
lo mejor es encomendar la administración
del contrato al usuario final y tal vez sea
necesario designar a un miembro del personal
de contrapartida para que colabore con el
consultor, y
– si se prestan servicios de apoyo a la gestión o
administración general de la entidad contratante,
lo mejor es encomendar la administración del
contrato al miembro del personal responsable
de esa función.
2.2 Gestionar las actividades relacionadas
con el inicio del contrato
El gerente o el equipo de gestión del contrato
designado:
i)
estudiará el contrato para conocer
detalladamente las necesidades y el programa
para satisfacerlas;
ii) se cerciorará de que se ha recibido del
proveedor, el contratista o el consultor una
copia firmada del contrato;
iii) se cerciorará de que se ha recibido del
proveedor, el contratista o el consultor la
garantía de cumplimiento o la garantía de
restitución de anticipos que se haya requerido;
iv) velará por que la entidad contratante cumpla
cualesquiera obligaciones inmediatas, por
ejemplo pago de un anticipo, apertura de una
carta de crédito o prestación de asistencia para
la obtención de visas para el personal extranjero
del proveedor, y
v) en los contratos de mayor cuantía, preparará
un plan de ejecución del contrato, con etapas
claramente definidas, por ejemplo fechas
de movilización, entregas o terminación de
determinadas obras o partes de obras, y de
cumplimiento de las obligaciones de la entidad
contratante, por ejemplo facilitación del acceso
al lugar de las obras, pago, o aprobación de los
informes.
180
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
El plan de ejecución del contrato es un instrumento
de gestión fundamental para que el contrato se
ejecute conforme a lo previsto y de acuerdo con las
obligaciones contraídas por ambas partes. Permite al
gerente del contrato formular un plan de agilización
para propiciar activamente la puntual recepción de
los entregables.
2.3 Hacer un seguimiento
del cumplimiento
El objetivo del seguimiento es cerciorarse de que
ambas partes cumplen el contrato de acuerdo con
lo establecido y adoptar las medidas necesarias para
afrontar cualquier posible problema o retraso actual
o previsto.
En los contratos de bienes, la tarea consiste en velar por
que los bienes se entreguen puntualmente, que sean
aceptables para la entidad contratante, en lo que se
refiere a la cantidad, la calidad y la documentación
de apoyo, y que la entidad contratante cumpla su
obligación de pagar los bienes recibidos.
La administración de contratos de obras a menudo
es una labor compleja y laboriosa, ya que
supone la supervisión de la marcha de las obras,
la introducción de variantes cuando se den
condiciones imprevistas, y la cuantificación de la
labor realizada a efectos de pago. En los contratos de
gran volumen, la entidad contratante normalmente
empleará a jornada completa a un ingeniero o
gerente del proyecto, que llevará a cabo el control y
la supervisión del contrato en su nombre.
En la gestión de contratos de servicios, la atención se
centra en que los servicios se presten puntualmente
y tengan una calidad aceptable. Puede resultar
una tarea difícil, debido a que la calidad de los
servicios, en particular los de consultoría, puede
ser una apreciación subjetiva y difícil de cuantificar.
Por lo tanto, es importante establecer una buena
relación de trabajo con el consultor y realizar
un seguimiento continuo de los servicios para
garantizar una ejecución satisfactoria del contrato.
La entidad contratante también deberá garantizar el
cumplimiento de sus obligaciones, especialmente
cuando la prestación de servicios de consultoría
dependa de su aportación de determinados
insumos o información o cuando deba designar los
miembros de su personal que se beneficiarán de las
iniciativas de fomento de la capacidad.
En los anexos A, B y C de este módulo se definen
tareas específicas en el marco de estos tres tipos de
contrato.
2.4 Gestión de las reclamaciones
Pueden surgir reclamaciones en cualquier tipo
de contrato y por muy diversas razones. Las más
frecuentes hacen referencia a lo siguiente:
– Insuficiencia o exceso de suministros.
Discrepancia entre el contenido de una
expedición declarado por el proveedor y
lo que se recibe a su llegada. La diferencia
puede consistir en recibir una cantidad menor
(insuficiencia de suministros) o mayor (exceso
de suministros) que la prevista en el contrato y/o
la documentación de entrega.
– Garantía. Depende de lo dispuesto en las
cláusulas contractuales relativas a la garantía.
Por lo general, una cláusula de garantía tiene por
objeto proteger contra materiales y/o sistemas
de construcción defectuosos, defectos que
normalmente solo se advierten cuando se usan
los bienes o después de terminadas las obras.
En tal caso, se presentan reclamaciones contra el
proveedor, el fabricante o el contratista para que
adopte medidas correctivas.
– Seguro. Las reclamaciones están respaldadas por
una póliza de seguro contra daños o pérdida de
los artículos.
La decisión de presentar una reclamación dependerá
de las circunstancias de cada caso, pero en general
será preciso adoptar las medidas siguientes:
– Identificación de una causa para la
reclamación. Después de haber recibido todos
los informes sobre los defectos/discrepancias,
la entidad contratante determinará si hay
motivos para presentar una reclamación. Deberá
especificarse el concepto de la reclamación
(seguro o insuficiencia de suministros, ya que es
poco probable que en dichos informes se hagan
constar defectos que estén cubiertos por una
garantía). Será necesario estudiar más a fondo
los informes y examinarlos o discutirlos con el
usuario final antes de presentar una reclamación
a la parte interesada.
– Presentación de una reclamación. Cuando
se considere que cabe presentar una solicitud
de indemnización, será necesario ponerse en
contacto con el agente local del seguro para
proporcionarle información detallada de la
reclamación y los hechos en que se basa.
– Cuando se considere que la reclamación debe
ser por insuficiencia o exceso de suministros,
se enviará una comunicación al proveedor
exponiendo los hechos relacionados con los
suministros y preguntando qué soluciones
propone.
– Cuando se trate de una reclamación basada
en una garantía, se enviará una comunicación
al proveedor exponiendo los hechos y
preguntándole qué soluciones propone.
– Resolución de una reclamación. La mayoría de
los proveedores responderán a las reclamaciones
que se les presenten cuando el error sea
claramente responsabilidad suya. La resolución
de cada reclamación dependerá de la precisión
y la solidez de los hechos y del grado de detalle
de las especificaciones técnicas consignadas en el
contrato.
Las reclamaciones podrán resolverse de manera
satisfactoria mediante negociaciones, y la solución
dependerá del motivo o el origen de la discrepancia
o la deficiencia. Los proveedores por lo general
pasarán por alto los errores atribuibles a ellos, y cabe
esperar que la entidad contratante en ciertos casos
reconozca sus propios fallos si en algún modo se le
puede hacer parcialmente responsable.
Cuando no se pueda llegar a una solución amigable,
tal vez sea necesario acudir a recursos de solución de
controversias más formales, según se expone en el
módulo O.
2.5 Enmiendas a los contratos
Cuando fuere preciso introducir enmiendas al
contrato en cualquier etapa, véase el módulo N2.
2.6 Ejecución efectiva del contrato
El módulo N3 contiene indicaciones relativas a
la ejecución efectiva del contrato.
3. Documentos/registros requeridos
Toda la correspondencia y la documentación
relacionada con la administración del contrato
se conservarán en el archivo de adquisiciones y
contratación. En particular, se registrará lo siguiente:
– todas las facturas y demás documentos de pago;
– toda la documentación relativa al cumplimiento
del contrato, por ejemplo comprobantes de
entrega, informes sobre la marcha de los trabajos
y otros entregables;
– todas las variantes del contrato;
– todas las enmiendas al contrato;
– todos los documentos relativos a las
reclamaciones presentadas en virtud del contrato,
incluidas las relacionadas con la garantía, y
– todos los documentos relacionados con las
controversias y su resolución.
Módulo N1:
Gestión
del contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
181
Anexo A: Tareas de administración
de los contratos de bienes
En los contratos de bienes, normalmente el
administrador del contrato desempeñará las
funciones siguientes:
– velar por que se convengan con el proveedor las
fechas efectivas de entrega, tomando como base
la fecha de entrada en vigor del contrato;
– agilizar los trámites durante el período de
entrega, a fin de que la fabricación, el transporte
y las entregas se efectúen en los plazos previstos;
– velar por que el proveedor cumpla todas sus
obligaciones relativas a suministro, metas y
entregables. El mantenimiento de un registro de
las entregas previstas en el contrato es un buen
método de controlar y vigilar el suministro
de los entregables;
– estar presente en las pruebas o aprobar las
muestras, cuando sea necesario;
– disponer la recogida, el transporte, el despacho
de aduana o la entrega, cuando incumba a la
entidad contratante alguna de estas tareas;
– disponer la recepción e inspección de los bienes;
– comprobar toda la documentación relacionada
con los bienes, por ejemplo los comprobantes
de entrega, y asegurarse de que es correcta antes
de firmarla;
– tomar nota de los artículos que falten, estén
dañados o sean defectuosos, y presentar
reclamaciones a las compañías de seguros
o al proveedor;
– comunicar a la entidad contratante cualesquiera
problemas contractuales o solicitudes de
enmienda del contrato;
– examinar las facturas y los comprobantes de
pago para verificar si son correctos y disponer
el pago;
182
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
– velar por que las garantías, por ejemplo de
cumplimiento o de pago, se conserven en lugar
seguro, se obtenga oportunamente una prórroga
de su validez, cuando sea necesario, se reduzca
su valor, cuando sea preciso, y se cancelen con
prontitud, cuando se hayan cumplido todas
las obligaciones;
– asegurarse de que toda la documentación y
la información relativa a las garantías y las
reclamaciones se han presentado en buena y
debida forma;
– asegurarse de que los bienes están registrados y
etiquetados, cuando sea necesario;
– velar por que todas las guías del usuario,
manuales, licencias, etc. se conserven junto con
los bienes o en un lugar apropiado, y
– velar por que los bienes estén registrados en el
registro de activos de la entidad contratante y se
hagan llegar al usuario final de conformidad con
los procedimientos nacionales o institucionales
de gestión de almacenes y suministro aplicables.
Anexo B: Tareas de administración
de los contratos de obras
Cuando se emplee a un gerente de proyecto, la
entidad contratante deberá adoptar las medidas
siguientes:
– asegurarse de que la función del gerente de
proyecto esté claramente definida, en particular
sus facultades para introducir variaciones en el
contrato que comporten cambios en el costo
general, la fecha de terminación, la calidad y el
diseño de las obras y para resolver controversias;
– adoptar las disposiciones necesarias para
mantener informada a la entidad contratante
de la marcha de la ejecución del contrato, las
variaciones introducidas y cualquier posible
controversia, y
– designar a un administrador del contrato en
la entidad contratante, que será el punto de
contacto para el gerente del proyecto.
– examinar las facturas y los comprobantes de
pago para verificar si son correctos y disponer
el pago;
– velar por que las garantías, por ejemplo de
cumplimiento o de pago, se conserven en lugar
seguro, se obtenga oportunamente una prórroga
de su validez, cuando sea necesario, se reduzca
su valor, cuando sea preciso, y se cancelen con
prontitud, cuando se hayan cumplido todas las
obligaciones;
– velar por que se hayan adoptado y documentado
de manera satisfactoria todas las disposiciones de
entrega y aceptación final, y
– velar por que todos los planos, manuales, etc.,
definitivos se han recibido y se mantienen en un
lugar apropiado.
Normalmente el administrador del contrato
desempeñará las funciones siguientes:
– velar por que se convengan con el proveedor las
fechas efectivas de movilización y terminación,
tomando como base la fecha de entrada en vigor
del contrato;
– realizar un seguimiento de la marcha general de
las obras y la actuación del gerente del proyecto;
– someter a la aprobación de la autoridad
designada cualesquiera solicitudes de variación
del contrato que queden fuera del ámbito de
competencia del gerente del proyecto;
– comunicar a la entidad contratante cualesquiera
problemas contractuales o solicitudes de
enmienda del contrato;
Módulo N1:
Gestión
del contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
183
Anexo C: Tareas de administración
de los contratos de servicios
En los contratos de servicios, normalmente el
administrador del contrato desempeñará las
funciones siguientes:
– velar por que se convengan con el proveedor las
fechas efectivas en lo relativo a la movilización,
las etapas principales o los entregables y la
ejecución efectiva, tomando como base la fecha
de la entrada en vigor del contrato;
– vigilar la ejecución del contrato para asegurarse
de que se mantienen los niveles de servicio, se
proporcionan los entregables o se terminan las
obras en los plazos previstos;
– velar por que se presenten puntualmente todos
los informes requeridos;
– velar por que, cuando sea necesario, la entidad
contratante formule oportunamente por escrito
observaciones o declaraciones de conformidad
con los entregables o los informes;
– velar por que la entidad contratante proporcione
oportunamente los recursos, la asistencia o el
personal de contrapartida previstos;
– examinar las facturas y los comprobantes
de pago para verificar si son correctos y
disponer el pago;
– velar por que las garantías, por ejemplo de
cumplimiento o de pago, se conserven en lugar
seguro, se obtenga oportunamente una prórroga
de su validez, cuando sea necesario, se reduzca
su valor, cuando sea preciso, y se cancelen con
prontitud, cuando se hayan cumplido todas
las obligaciones;
184
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
– notificar por escrito al suministrador de
servicios cualesquiera defectos de ejecución o
incumplimiento de objetivos, y
– velar por que todos los informes o los
entregables se conserven en un lugar
apropiado y se distribuyan o proporcionen
según corresponda.
Módulo N2: Enmiendas al contrato
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones generales sobre la introducción de enmiendas a los contratos cuando
es necesario durante el período de su ejecución.
Aplicabilidad:
Las indicaciones contenidas en este módulo son aplicables por igual a los contratos de bienes, de obras
y de servicios tanto de consultoría como de otra índole.
1.Introducción
– el número de la enmienda del contrato, por
ejemplo “Enmienda Núm. 1, 2, 3”;
– la fecha de la enmienda;
– una exposición clara de la parte del contrato
que va a ser enmendado, incluido el número
de la cláusula o el anexo correspondiente;
– una exposición clara de cómo se modifica
el contrato, por ejemplo “por la presente
se prorroga en una semana el plazo de
ejecución, de manera que el plazo revisado
de ejecución será de 13 semanas” o “por la
presente se aumenta en dos (2) unidades
la partida 3, con la que la cantidad revisada
asciende a cinco (5)”;
– cuando se modifique el precio del contrato,
una indicación clara de la cuantía en que se
aumenta o disminuye, así como el precio
total revisado, por ejemplo. “por la presente
se aumenta el precio del contrato en
USD 5 000, por lo que el precio total revisado
del contrato asciende a USD 135 000”;
– una declaración en el sentido de que todos
los demás términos y condiciones del
contrato no cambian, y
– la solicitud al proveedor, contratista o
consultor de que notifique su aceptación de
la enmienda.
Normalmente, un contrato no debería necesitar
ninguna enmienda una vez formalizado, pero
algunas veces es necesario introducir cambios en
sus términos y condiciones o en la descripción de
los requisitos contractuales. Las enmiendas a los
contratos constituyen un medio formal legítimo de
modificar un contrato y asegurarse de que ambas
partes han aceptado los cambios.
Incumbe a la entidad contratante preparar todas las
enmiendas y obtener la aprobación de los órganos
competentes y, en caso de examen previo, del FIDA.
2. Instrucciones básicas
1. Determinar la necesidad de introducir una
enmienda en el contrato –normalmente estará
a cargo del gerente/administrador del contrato.
Se introduce una enmienda cuando es necesario
modificar los términos o condiciones del
contrato, por ejemplo el plazo de entrega o
terminación, la descripción técnica de los bienes,
obras o servicios, la cantidad de un artículo
adquirido, el precio, etc.
2. Proporcionar información detallada de la
enmienda requerida a la entidad contratante.
3. La entidad contratante examinará la enmienda
con el proveedor, si es necesario.
4. Preparar la enmienda del contrato. Su contenido
dependerá del motivo en que se base y el
término o condición que se desee modificar.
Sin embargo, todas las enmiendas contractuales
contendrán por lo menos los datos siguientes:
– el número de referencia de la adquisición o
contratación y la fecha del contrato que va a
ser enmendado, y una breve descripción del
objeto del contrato;
Se adjunta, a título de información, un posible
modelo de proyecto de enmienda a un contrato.
5. Obtener la aprobación de la enmienda por la
autoridad competente.
6. Obtener cualesquiera otras aprobaciones
requeridas, en particular la aprobación financiera
para la consignación de cualesquiera fondos
adicionales.
Módulo
Módulo
N2:N1:
Enmiendas
Gestión
del
al contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
185
7. Hacer el número requerido de copias de la
enmienda aprobada. Por lo menos se harán dos
copias, una para el proveedor y la otra para la
entidad contratante.
8. El signatario autorizado de la entidad contratante
firmará todas las copias de la enmienda del
contrato.
9. Expedir todas las copias de la enmienda al
proveedor, con una carta de envío en la que
se impartirán instrucciones al proveedor para
que refrende todas las copias, conserve una en
sus archivos y devuelva todas las demás copias
firmadas a la entidad contratante.
186
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
3. Documentos/registros requeridos
Se conservará en el registro de adquisiciones y
contratación una copia de todas las enmiendas
contractuales, firmadas por ambas partes, junto
con la aprobación de cada enmienda por la
autoridad competente.
*** Posible modelo de proyecto de enmienda a un contrato ***
Enmienda número 1 al contrato
Fecha de la enmienda: ...................................................................................................................................
Asunto:.................................................................................................................. ………………………………
Referencia de la adquisición/contratación: .................................................................................................
Hacemos referencia al contrato mencionado supra entre [nombre del proveedor/contratista/consultor]
y el Gobierno de………………., de fecha………………, para [el suministro/la construcción/la prestación]
de [indíquese el objeto del contrato] y, por la presente, se introduce la enmienda siguiente:
[Sírvanse describir aquí la enmienda –a continuación figura un ejemplo]
Se añadirán las siguientes nuevas partidas al contrato:
Nueva
partida
Descripción
Cantidad
25
Bombas de desagüe (igual especificación que en la
partida 15)
26
27
Precio unitario Precio total en
en GBP
GBP
1
74 000,00
74 000,00
Codos, tuberías y accesorios (igual especificación que
en la partida 16)
juego
12 000,00
12 000,00
Piezas de repuesto y consumibles (igual especificación
que en la partida 17)
juego
3 500,00
3 500,00
Total
89 500,00
En consecuencia, el precio total del contrato [aumenta/disminuye] en [sírvanse indicar la cuantía del
aumento/disminución del valor del contrato], por lo que el precio total del contrato [aumenta/disminuye] del
monto actual de [sírvanse indicar el precio del contrato anterior a la enmienda] a la nueva cifra de [sírvanse
indicar el nuevo precio del contrato] [sírvanse incluir las Incoterms, si es un contrato de bienes].
Todos los demás términos y condiciones del contrato no varían.
Sírvanse firmar y devolver una copia de esta enmienda como reconocimiento por ustedes de la misma.
Les saluda atentamente:
Convenido en nombre de (el proveedor)
................................................................................. .................................................................................
Signatario autorizado en nombre de
Signatario autorizado en nombre de
(el proveedor)
................................................................................. .................................................................................
Módulo
Módulo
N2:N1:
Enmiendas
Gestión
del
al contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
187
Módulo N3: Ejecución efectiva
del contrato
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene una breve descripción general de la ejecución efectiva de un contrato y el cierre del
archivo de adquisiciones/contratación una vez que ambas partes han cumplido todas las obligaciones
contractuales.
Aplicabilidad:
Las indicaciones contenidas en este módulo son aplicables por igual a los bienes, las obras y los servicios
tanto de consultoría como de otro tipo.
1.Introducción
3. Conservación de documentos
Es importante que los contratos sean objeto
de un examen formal y que se cierre el archivo
de adquisiciones/contratación una vez que se
hayan ejecutado todas las actividades y cumplido
todas las obligaciones contractuales. Es necesario
asegurarse de que el contrato se ha cumplido en su
totalidad y que no quedan pendientes entregables,
reclamaciones, pagos, retenciones o garantías.
La entidad contratante conservará todos los
registros relacionados con un contrato a los
efectos de auditoría durante el período establecido
en las Condiciones Generales del FIDA para la
Financiación del Desarrollo Agrícola.
2. Basic instructions
Incumbe al gerente del contrato, junto con el
administrador designado, ejecutar el contrato y
cerrar el archivo de adquisiciones y contratación.
Antes de cerrar el archivo, el gerente o el
administrador del contrato deberá asegurarse
de que:
– se han suministrado y recibido todos los bienes
y entregables, ejecutado y entregado todas las
obras y prestado todos los servicios previstos en
el contrato;
– no hay ningún aval o garantía vigente;
– no hay ninguna reclamación pendiente por
artículos que falten o dañados contra el
proveedor o una compañía de seguros;
– se han realizado todos los pagos necesarios;
– el pago total es correcto, teniendo en
cuenta cualesquiera posibles enmiendas o
modificaciones del contrato, variaciones del
precio y la amortización de todo posible
pago anticipado;
– se han devuelto todas las garantías y fianzas;
– se está en poder de toda la documentación
necesaria y esta es correcta, y
– se ha examinado la ejecución general del
contrato y se ha identificado y corregido
cualquier posible fallo grave.
188
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
Módulo N4: Rescisión del contrato
Finalidad del módulo:
En este módulo se describe un procedimiento general de rescisión de un contrato después
de su adjudicación.
Para la cancelación de una adquisición/contratación antes de la adjudicación del contrato véase
el módulo L11.
Aplicabilidad:
Las indicaciones contenidas en este módulo son aplicables por igual a los bienes, las obras y los servicios
tanto de consultoría como de otra índole.
1.Introducción
Como norma general, un contrato solo se rescindirá
si no puede evitarse. La rescisión deberá considerarse
un “último recurso”, si bien algunas veces es
necesario e inevitable:
– a fin de evitar o reducir al mínimo nuevas
pérdidas para la entidad contratante o un
deficiente cumplimiento por parte del proveedor;
– cuando resulte imposible cumplir el contrato, o
– cuando un proveedor haya dejado de cumplir
los requisitos o haya participado en
prácticas corruptas.
Incumbe a la entidad contratante rescindir el
contrato, a reserva de su aprobación por la autoridad
competente.
2. Causas típicas de rescisión
Las causas de rescisión dependerán de los términos
y condiciones de cada contrato. En las notas que
figuran a continuación se proporcionan indicaciones
de las causas típicas de rescisión de un contrato,
pero es fundamental que la entidad contratante se
base en el propio documento contractual:
– Rescisión por conveniencia. La mayoría de los
contratos contienen una cláusula que permite a
la entidad contratante rescindir el contrato a su
propia conveniencia, sin necesidad de que haya
habido incumplimiento por parte del proveedor.
En tal caso, la entidad contratante abonará todos
los bienes suministrados, las obras ejecutadas
o los servicios prestados de manera satisfactoria
y cualesquiera otros gastos que haya realizado
el proveedor.
– Rescisión por incumplimiento. La mayoría
de los contratos contienen una cláusula que
permite a la entidad contratante rescindir un
contrato cuando el proveedor no haya cumplido
las obligaciones que le incumben en virtud
del contrato o haya incumplido un acuerdo
alcanzado mediante arbitraje u otro mecanismo
de solución de controversias. A menudo se
indicará en el contrato el procedimiento que la
entidad contratante debe aplicar para notificar
oficialmente el incumplimiento al proveedor
y darle tiempo para que cumpla, antes de
declarar rescindido el contrato. Cuando la
entidad contratante rescinda un contrato por
incumplimiento del proveedor, normalmente
podrá adquirir los bienes o contratar las obras o
los servicios de otra fuente y cargar al proveedor
original cualesquiera costos adicionales.
– Rescisión por prácticas corruptas. La mayoría
de los contratos contienen una cláusula que
permite a la entidad contratante rescindir un
contrato cuando el proveedor haya participado
en prácticas corruptas o fraudulentas para
obtener el contrato o durante su ejecución. Al
igual que la rescisión por incumplimiento, la
entidad contratante normalmente podrá adquirir
los bienes o contratar las obras o los servicios
de otra fuente y cargar al proveedor original
cualesquiera costos adicionales.
– Rescisión por insolvencia. La mayoría de los
contratos contienen una cláusula que permite
a la entidad contratante rescindir un contrato
cuando el proveedor haya quebrado o sea
insolvente. En tales casos, normalmente no se
indemnizará al proveedor.
Módulo
Módulo
N4:
N1:
Rescisión
Gestión
del contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
Overview
189
– Rescisión por fuerza mayor. La mayoría de los
contratos contienen una cláusula que permite
a la entidad contratante rescindir un contrato
cuando el proveedor no haya podido cumplir el
contrato durante un período determinado por
causa de fuerza mayor. En tales casos, la entidad
contratante normalmente abonará todos los
bienes suministrados, las obras terminadas o los
servicios prestados satisfactoriamente antes de la
rescisión y cualesquiera otros gastos efectuados
por el proveedor.
La entidad contratante deberá tener en cuenta
que la mayoría de los contratos también
contienen cláusulas que permiten rescindir el
contrato al proveedor, normalmente por mora
de la entidad contratante en el pago durante un
período determinado, causa de fuerza mayor o
incumplimiento por la entidad contratante de
un acuerdo alcanzado mediante arbitraje u otro
mecanismo de solución de controversias.
7. Adoptar cualesquiera medidas complementarias
que sean necesarias, incluido el abono de
cualesquiera cantidades debidas al proveedor
en virtud del contrato, y comunicar al FIDA
y a las autoridades nacionales competentes
todo incumplimiento o cualesquiera prácticas
corruptas del proveedor, el contratista o
el consultor.
8. Si un proveedor rechaza la notificación de
rescisión se plantea una controversia que deberá
resolverse de acuerdo con lo establecido en el
módulo O.
4.Registros requeridos
Se conservará en el archivo de adquisiciones
y contratación una copia de la notificación de
rescisión del contrato y de la aprobación de la
misma por la autoridad competente.
3. Medidas básicas
También se conservará en ese archivo una copia
de toda otra correspondencia o documentación
relacionada con la rescisión.
A continuación se indican las medidas básicas que
deben adoptarse antes de rescindir un contrato:
5. Medidas ulteriores
1. Examinar el contrato o el documento a la
orden para confirmar las cláusulas relativas a la
rescisión. Determinar la causa que se invocará
y asegurarse de que la entidad contratante tiene
razones suficientes para invocar esa causa.
Se deberá solicitar asesoramiento jurídico antes
de seguir adelante.
2. Calcular las cantidades que, en su caso, se habrán
de abonar al proveedor a raíz de la rescisión.
3. Preparar una notificación formal en la que se
indique claramente que se rescinde el contrato y
se expliquen lo motivos.
4. Obtener la aprobación por la autoridad
competente de la notificación y la justificación
de la rescisión. Asegurarse de que dicho órgano
esté informado de los gastos que la rescisión del
contrato comporta.
5. Consultar con el FIDA la cuestión de la rescisión
y obtener su acuerdo para seguir adelante.
6. Enviar la notificación de rescisión y cerciorarse
de que ha sido recibida por el proveedor.
190
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
Después de la rescisión de un contrato no es preciso
adoptar medidas ulteriores.
Todo procedimiento de adquisición/contratación
que se inicie en sustitución del contrato rescindido
se considerará un proceso completamente diferente
y se volverá a empezar desde un principio. Deberán
estudiarse los motivos de la rescisión del contrato
para velar por que no se repitan en ningún nuevo
proceso de adquisición o contratación.
Módulo O: Reclamaciones
y controversias
Finalidad del módulo:
Este módulo contiene indicaciones generales de cómo tratar las reclamaciones. Estas pueden provenir de
fuentes muy diversas, pero solo se examinan los dos tipos más frecuentes de reclamación o controversia,
a saber:
– las presentadas por los licitantes no seleccionados/agraviados, y
– las surgidas entre las partes en el contrato.
Aunque hay otros tipos de reclamaciones, los principios generales enunciados en este módulo siguen
siendo de aplicación general.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable cuando se plantea una reclamación o una controversia y no existen
disposiciones nacionales aplicables o se ha considerado que no son adecuadas para el proyecto.
1. Reclamaciones presentadas por
los licitantes no seleccionados
Es el procedimiento que los licitantes actuales o
potenciales pueden adoptar para presentar una
reclamación por incumplimiento de una obligación
por parte de la entidad contratante en un proceso
de adquisición/contratación en virtud de lo
establecido en las reglamentaciones aplicables
o los documentos de licitación.
En relación con las adquisiciones y la contratación
del sector público, muchos países han establecido
un órgano con atribuciones para realizar un examen
independiente de las reclamaciones que no puedan
resolverse entre las partes directamente interesadas.
Solicitud de revisión. Toda solicitud de examen
normalmente deberá contener lo siguiente:
– información detallada sobre el proceso de
adquisición/contratación de que se trate;
– información detallada sobre las disposiciones de
la reglamentación relativa a las adquisiciones o
los procedimientos de licitación que se
han infringido;
– información detallada sobre la omisión
o infracción, y
– cualesquiera pruebas documentales.
Las solicitudes de examen deberán presentarse
normalmente en un plazo de 5 a 15 días hábiles a
partir de la fecha en que se tuvo conocimiento de las
circunstancias que originan la reclamación.
¿A quién presentar la reclamación?
En un principio, las reclamaciones deberán
dirigirse al funcionario de categoría superior
de la entidad contratante. Sin embargo, en
muchos países hay un órgano independiente que
es el responsable de examinar y resolver todas las
reclamaciones que se presenten.
En último término, la reclamación podrá someterse
a un tribunal de justicia si no puede hallarse una
solución mediante el procedimiento oficial de
conocimiento de reclamaciones.
El procedimiento normal de conocimiento y
resolución de reclamaciones consta de las
siguientes etapas:
Etapa 1: Entidad contratante
Si un contrato todavía no ha entrado en vigor, no
podrá adjudicarse hasta que se haya adoptado una
resolución definitiva con respecto a la reclamación.
La entidad contratante deberá tratar de resolver
la reclamación por mutuo acuerdo, pero, si no
puede lograrse, suspenderá el procedimiento de
adquisición/contratación y estudiará la reclamación.
Frecuentemente se fija un plazo para la investigación
y la adopción de una decisión. El plazo sugerido
sería de cinco días hábiles.
Si se acepta la reclamación, todo el proceso de
adquisición/contratación se podrá cancelar y
reiniciar el proceso de licitación, o tal vez sea
necesario reevaluar las ofertas.
Módulo
O:Módulo
Reclamaciones
N1:
Gestión
y Overview
controversias
del contrato
Módulo
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Handbook
191
Etapa 2: Órgano regulador
Si no se recibe una comunicación por escrito de que
se ha adoptado una decisión en el plazo estipulado
o el autor de la reclamación no queda satisfecho
con la decisión, podrá presentarse una nueva
reclamación ante el órgano regulador.
La solicitud de revisión por el órgano regulador
deberá presentarse en un plazo de 10 días hábiles a
partir de la fecha en que se haga pública la decisión
de la entidad contratante. A menudo se exige el
pago de derechos para evitar que se presenten
reclamaciones infundadas.
Normalmente el órgano regulador no examinará las
reclamaciones en los casos siguientes:
– no se han pagado los derechos correspondientes
(si procede);
– no cumplen los requisitos de la ley o el
reglamento aplicables;
– no se presentan pruebas concretas;
– se han presentado fuera de plazo;
– se refieren a la ejecución del contrato, no
a su adjudicación, y
– hacen referencia a las cualificaciones de
uno de los licitantes.
Las reclamaciones válidas comportarán la
suspensión del procedimiento de adquisición/
contratación salvo que este sea de “interés público
urgente”. Se comunicará por escrito una decisión en
un plazo de días determinado a partir de la fecha de
recepción de la reclamación.
Resolución:
– se dicta una orden por la que se prohíbe a
la entidad contratante actuar de manera no
autorizada en el futuro;
– el órgano regulador anula totalmente o en
parte cualquier acto o decisión de la entidad
contratante, salvo cuando tal acto o decisión
supuso la entrada en vigor del contrato;
– se revoca la decisión relativa a la adquisición/
contratación, salvo cuando esa decisión supuso
la entrada en vigor del contrato, y
– se asignan las costas al autor de la reclamación.
2. Reclamaciones de los contratistas
o controversias con ellos
A menudo se hace referencia a estas cuestiones con
la expresión de “solución de controversias” ya que
son frecuentes los conflictos con los contratistas
durante la ejecución del contrato. A menudo surgen
controversias por lo siguiente:
192
IFAD Procurement
Overview
Gestión
de contratos
Handbook
– no se han comprendido bien los riesgos que
comporta la celebración de un contrato −puede
suceder esto a una o a ambas partes;
– falta de preparación a fondo para el contrato;
– defecto de comunicación entre las partes;
– supuestos imprecisos sobre lo que el
contrato comporta;
– hechos imprevistos que influyen de manera
importante en la capacidad para cumplir
el contrato;
– errores de supervisión de la entidad
contratante, y
– cambio de las necesidades después de haberse
iniciado los trabajos.
Gestión de las reclamaciones/
controversias.
Se tratará de resolver todas las controversias de
manera amigable mediante conversaciones y
acuerdos razonables. Sin embargo, si no es posible,
toda reclamación formal se dirigirá al jefe de la
entidad contratante para que autorice nuevas
conversaciones o negociaciones.
Medidas que deben adoptarse.
La entidad contratante estudiará el contrato
para verificar la pertinencia de la reclamación/
controversia, lo cual requerirá un examen detallado
de las condiciones del contrato a fin de determinar
la posición de las partes en él.
La entidad contratante invitará al contratista a
celebrar conversaciones formales con miras a llegar
a una solución amigable de la controversia. Se dejará
constancia en una minuta de esas conversaciones y
cualesquiera acuerdos alcanzados, que deberán ser
aceptados por ambas partes, y las decisiones que
se adopten durante la reunión se consignarán
por escrito.
Si las conversaciones fracasan, se iniciará el
procedimiento de conciliación o arbitraje
independiente previsto en el contrato. Todos los
contratos de obras y servicios deberán contener
cláusulas estándar de conciliación y arbitraje.
La cancelación de un contrato tiene graves
consecuencias que pueden resultar onerosas para
ambas partes, por lo que deberá hacerse todo lo
posible para resolver la controversia antes de llegar
a esa etapa.
Participación de
las comunidades
Participación de
las comunidades
Módulo P: Adquisiciones y
contrataciones con participación
de la comunidad
Finalidad de este módulo:
Las Directrices para la adquisición de bienes y la contratación de obras y servicios del FIDA prevén
adquisiciones/contrataciones en las que participe la comunidad y ofrece algunas indicaciones generales
respecto de los distintos enfoques que pueden adoptarse.
Este módulo se basa en esa información y proporciona información detallada sobre:
– las ventajas de la participación de la comunidad;
– las consideraciones durante el diseño del proyecto, y
– las disposiciones relativas a la organización y las funciones de la comunidad.
Aplicabilidad:
Este módulo es aplicable a todos los proyectos del FIDA.
1.Introducción
La experiencia de los proyectos ejecutados en
los sectores agrícola y de desarrollo rural, en los
que el FIDA ha sido una de las instituciones de
préstamo destacadas, pone de manifiesto que es
muy conveniente que las comunidades afectadas por
los proyectos participen en su diseño y ejecución.
La naturaleza y el grado de participación de la
comunidad en los proyectos de desarrollo han
evolucionado en el transcurso de los años, desde la
colaboración voluntaria o la prestación de asistencia
de ONG para la creación de capacidad en la fase
inicial, al desempeño de una función más directa
y activa que puede ir desde la tarea de determinar
la naturaleza de los subproyectos hasta actuar,
en un período más reciente, como organismo de
ejecución. La consecuencia es que, cada vez con
más frecuencia, las comunidades son beneficiarias,
usuarias y administradoras de sumas importantes
de los fondos de los proyectos y, por consiguiente,
participantes activos en las actividades relacionadas
con las adquisiciones.
Como se señala en las Directrices del FIDA para
la adquisición de bienes y la contratación de
obras y servicios, la adquisición/contratación con
participación de la comunidad no es un método de
adquisición/contratación diferente en sí mismo, sino
la simplificación y adopción de métodos aceptados
comúnmente (principalmente, la licitación pública
nacional, la comparación local o nacional de precios
y la contratación directa) y su aplicación con la
participación de la comunidad o de instituciones
comunitarias beneficiarias, ya sea como agentes
de adquisiciones/contrataciones, organismos de
ejecución o contratistas y proveedores de bienes,
obras y servicios conexos.
En los proyectos con participación de la comunidad,
la función de la administración del proyecto
o de otros participantes en este consiste en
examinar, supervisar y orientar las adquisiciones/
contrataciones, el desembolso y la realización
material de las actividades pertinentes que lleva
a cabo la comunidad, con el fin de mantener los
principios y normas enunciados en las directrices.
La adquisición/contratación con participación
de la comunidad en un proyecto no debe excluir
ningún otro método, particularmente la licitación
pública nacional, por cuanto los principios
básicos de competencia, transparencia y equidad
deben equilibrarse con la ventaja de la
participación comunitaria.
La adquisición/contratación con participación de la
comunidad, al igual que cualquier otro método de
adquisición utilizado en los proyectos financiados
por el FIDA, debe detallarse en los documentos del
proyecto, y en el respectivo convenio de financiación
entre el Fondo y el prestatario/receptor deben
incluirse disposiciones al respecto.
Módulo P: Adquisiciones yMódulo
contrataciones
con
participación
deHandbook
la comunidad
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Overview
193
2. Ventajas derivadas de la
participación de la comunidad
De conformidad con el mandato del FIDA de aplicar
los principios de economía, eficiencia y equidad
social en las comunidades rurales y relativamente
pobres en las que se llevan a cabo los proyectos
financiados por el Fondo, se han observado las
siguientes ventajas en los proyectos en los que se ha
puesto en práctica la participación de la comunidad
en las adquisiciones y contrataciones:
– mayor pertinencia de la asistencia del proyecto
para la comunidad beneficiaria, y actividades del
proyecto basadas en la demanda;
– mayor identificación de la comunidad con el
proyecto y potenciación de su capacidad, que
redundan en la sostenibilidad del proyecto y en
su contribución a la reducción de la pobreza;
– mayor economía y eficiencia en las
adquisiciones, gracias a la reducción de los
costos de transporte y a la disponibilidad de los
materiales en el momento oportuno;
– mayor capacidad y conocimientos especializados
en la comunidad;
– generación de empleo y oportunidades
económicas en la comunidad;
– reducción del volumen de trabajo de la UCP
central relacionado con la ejecución, gracias
a la descentralización y delegación de
competencias, y
– mayores oportunidades de conseguir las metas y
los objetivos deseados del proyecto. UREMENT
3. Consideraciones durante la fase
de diseño del proyecto
El entorno en que se lleva a cabo el proyecto y la
capacidad institucional colectiva de la comunidad
destinataria del proyecto para participar activamente
y contribuir en la ejecución del mismo son
elementos esenciales en lo que respecta a la
participación de la comunidad en las adquisiciones.
La gran importancia que la situación económica y
sociocultural de las comunidades tiene para el éxito
del proyecto hace necesario consultar a los dirigentes
comunitarios, instituciones, organizaciones
populares y ONG locales presentes en la zona, si las
hubiere, durante la evaluación ex ante del proyecto.
Se exhorta a los encargados de diseñar el proyecto a
considerar las siguientes cuestiones para determinar,
en primera instancia, si la comunidad cumplirá una
función constructiva y positiva en las adquisiciones/
contrataciones necesarias para el proyecto, y en qué
forma podrá hacerlo:
194
IFAD Procurement Handbook
Overview
i)
Marco reglamentario del prestatario
Como parte de la evaluación del sistema
nacional de adquisiciones y contratación (véase
el módulo D), se habrán evaluado el marco
jurídico y gubernamental y otros elementos
del marco reglamentario en los que se llevan
a cabo los proyectos de desarrollo, y el grado
de descentralización permitida y existente en
el país para que los grupos comunitarios, las
organizaciones populares y las ONG puedan
funcionar de forma efectiva en la ejecución de
los proyectos.
ii) Capacidad de organización
Utilizando una vez más los resultados de la
evaluación de las adquisiciones/contrataciones,
será necesario determinar:
a) la existencia o ausencia de organizaciones
comunitarias formales o informales, y si
son representativas de los intereses de la
comunidad;
b) la capacidad institucional de las
organizaciones comunitarias para asumir
responsabilidades en la gestión de los
recursos;
c) la homogeneidad en el seno del grupo
comunitario beneficiario y la posibilidad
de desarrollar una interacción sin
contratiempos dentro de ese grupo y con la
UCP, y
d) la existencia de mecanismos que garanticen
la rendición de cuentas en la comunidad
o, si tales mecanismos no existen, la
posibilidad de elaborarlos e introducirlos..
iii) Capacidad y conocimientos técnicos
Examinar:
a) la ocupación u ocupaciones principales
de los miembros de la comunidad y los
cultivos u otros productos que producen en
relación con las actividades propuestas del
proyecto, con miras a las posibilidades de
integración;
b) los medios y métodos utilizados en la
adquisición de bienes y la contratación de
obras para satisfacer las necesidades de la
comunidad, y
c) la posibilidad de disponer de mano de obra
excedente en la comunidad y los momentos
en que ello es posible.
iv) Conocimientos administrativos y de
contabilidad
Evaluar la capacidad de la comunidad para
recibir, proteger, utilizar y responder de fondos
colectivos de forma fiable y determinar las
necesidades de capacitación y fomento de la
capacidad, si las hubiere.
v)Intermediarios
Determinar la presencia y la función de
los intermediarios (centros comunitarios,
cooperativas, ONG, filiales de bancos de
desarrollo rural, etc.) que operan en la
comunidad.
vi) Análisis costo-beneficio
Calcular los costos adicionales derivados de la
participación de la comunidad, incluidos los
costos de capacitación, los riesgos y beneficios
cuantificables, como la mayor sostenibilidad de
las actividades del proyecto, el funcionamiento
y mantenimiento más eficaces de los servicios
del proyecto, y la distribución de los costos.
vii) Contribución de la comunidad
de beneficiarios
Determinar la posible contribución de la
comunidad y establecer los aspectos materiales
y financieros de dicha contribución para
su inclusión en los cuadros de costos y
financiación durante el diseño del proyecto.
4. Disposiciones relativas a las
adquisiciones y la contratación
Una vez que se ha establecido con carácter
preliminar la viabilidad y conveniencia de la
participación de grupos comunitarios en las
adquisiciones y la contratación del proyecto, el
siguiente paso consiste en determinar lo más
claramente posible las siguientes cuestiones en el
marco del proyecto o de los componentes en los que
está prevista la participación de la comunidad en las
adquisiciones:
i)
los bienes, obras y servicios conexos que se han
de adquirir o contratar;
ii) el calendario de adquisiciones y contratación,
determinado por los plazos y los objetivos de
ejecución, y
Esta información ayudaría a concretar los métodos
de adquisición y contratación más apropiados y
la función y las competencias de la comunidad
en el proceso de adquisición. Al determinar
las necesidades en materia de adquisiciones, el
procedimiento habitual consiste en separar los
bienes, las obras y los servicios. Seguidamente, habrá
que identificar la naturaleza, la cantidad y la fuente
de cada una de esas categorías.
En algunos proyectos, el plan de adquisiciones
y contratación de una comunidad puede formar
parte del microplan preparado por la comunidad
para ejecutar el proyecto en el plano local. En
tales casos, la UCP examinará y aprobará el plan
de adquisiciones y contratación y los microplanes
comunitarios.
5. Cuantía y valor de
las adquisiciones
Estimar el volumen de los bienes y la naturaleza
y cuantía de las obras y servicios necesarios en el
marco del componente comunitario del proyecto
es esencial para planificar las adquisiciones/
contrataciones (véase el módulo E) y prepararlas.
Cuando se prevé que la cuantía de los contratos
sea considerable, puede no ser económico, ni
eficiente o posible, atender a la consideración
general de una mayor y más abierta competencia,
de conformidad con las Directrices del FIDA para
la adquisición de bienes y la contratación de obras
y servicios. La participación de la comunidad solo
deberá planificarse cuando el valor de los contratos
sea apropiado, teniendo en cuenta la evaluación
de la capacidad administrativa y financiera de la
comunidad beneficiaria del proyecto.
En muchos proyectos agrícolas y del sector social
el volumen de las adquisiciones/contrataciones
se establece en función de la demanda y, en
consecuencia, no se determina hasta la fase de
ejecución del proyecto, por medio de subproyectos
iniciados por la comunidad. En tales casos, puede
ser aceptable asignar una parte de la suma total
del préstamo a “adquisiciones/contrataciones
por determinar”, a condición de que exista un
arreglo institucional bien definido en virtud del
cual se determinen las que son necesarias en ese
componente y se garantice la rendición de cuentas
de los fondos (p. ej. proyectos de autoayuda
iniciados por la comunidad beneficiaria).
iii) la función que les corresponderá a la
comunidad y/o sus representantes.
Módulo P: Adquisiciones yMódulo
contrataciones
con
participación
deHandbook
la comunidad
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
Overview
195
6. Fuente de las adquisiciones/
contrataciones
Identificar la fuente de las adquisiciones/
contrataciones es una medida importante. Las
comunidades solo pueden participar en las ellas
como proveedores o contratistas cuando los bienes,
las obras o los servicios son del mismo tipo que
los que producen o suministran las comunidades.
Asimismo, las comunidades solo pueden actuar
como agentes cuando los bienes están disponibles
en los mercados locales, las obras son del mismo
tipo que las que realizan los contratistas en las zonas
del proyecto y los servicios son similares a los que
suministran personas o grupos que se encuentran a
su alcance.
7. Participación de grupos
comunitarios como organismos
de ejecución
Cuando se incorpora a grupos comunitarios
informales como organismos de ejecución
encargados de las adquisiciones/contrataciones,
es necesario examinar y evaluar su capacidad
institucional. Durante la fase de diseño del proyecto,
o de puesta en marcha a más tardar, se deben
abordar las siguientes cuestiones para determinar la
inversión en creación de capacidad que requieren
los grupos comunitarios:
i)
Capacidad de organización del grupo
¿Pueden constituirse en una entidad jurídica?
En caso afirmativo, ¿existen procedimientos
reglamentarios para hacerlo?
ii) Normas de funcionamiento
¿Está dotado el grupo de normas de
participación, normas de funcionamiento y
reglas de transparencia de información a sus
miembros?
iii) Responsabilización de los dirigentes
del grupo
¿Desempeñan su cargo por elección? ¿A
quién rinden informes? ¿Tienen los oficiales
la capacidad necesaria para administrar los
procedimientos y responder de los fondos?
iv) Capacidad para recibir
fondos públicos
¿Existe alguna reglamentación del prestatario/
receptor que impida recibir fondos? ¿Cuáles
son las disposiciones en materia de auditoría, si
las hay? ¿Existe un servicio bancario comercial
y, en caso afirmativo, a qué procedimientos
debe atenerse el grupo para acceder a los
fondos?
v) Capacidad para celebrar contratos
¿Posee el grupo la condición jurídica que le
permita celebrar contratos? De no ser así,
¿puede el proyecto proporcionar o desarrollar
esa capacidad?
vi) Solución de controversias
¿Cuáles son los procedimientos formales de
solución de controversias existentes? ¿Cómo se
solucionarán dentro del grupo, con personas
ajenas a él y con la UCP? ¿Existe algún
procedimiento local más rápido y sencillo de
solución de controversias que la comunidad
respetaría y aceptaría?
vii) Situación financiera de la comunidad
¿Qué capacidad tiene la comunidad para
aportar una contribución, en especie o en
efectivo? ¿Cómo se garantizará la contribución
equitativa de los miembros? ¿Están en
condiciones de aportar garantías o fianzas por
los anticipos que pudieran recibir del proyecto?
8. Participación de intermediarios
como agentes de ejecución
Cuando la comunidad beneficiaria del proyecto
carece de la capacidad institucional necesaria
para recibir fondos y responder de ellos o para
administrar las adquisiciones/contrataciones
apropiadamente, puede ser necesario recurrir a
intermediarios para que actúen en nombre de
la comunidad. Los intermediarios pueden ser
organizaciones de la sociedad civil, sociedades
cooperativas, entidades privadas u otros. La
administración del proyecto se cerciorará de que los
intermediarios tengan la capacidad necesaria para
desempeñar esas funciones.
Cuando se incluya a organizaciones de la sociedad
civil u otras entidades como organismos de
ejecución en nombre de grupos comunitarios
que no tienen la capacidad necesaria, deberán
considerarse los siguientes aspectos en la fase de
diseño del proyecto:
196
IFAD Procurement Handbook
Overview
i)
Condición jurídica del intermediario
9. Procedimientos y documentación
Reglamentación que rige el registro (del
gobierno central o las administraciones
locales), el funcionamiento en sectores
concretos, facultad para recibir y responder de
fondos públicos y la capacidad para participar
en el proyecto.
Los responsables del diseño del proyecto se
encargarán de que se adopten disposiciones sencillas
y fiables en el marco del proyecto para llevar a
término las diferentes etapas del procedimiento de
adquisición/contratación, por ejemplo un anuncio
transparente de la licitación, una competencia
abierta (incluso en la comunidad), la apertura
pública de las ofertas, la adjudicación del contrato
a la oferta evaluada como la más baja, etc., con
el fin de preservar la integridad del proceso en la
medida de lo posible. Podrá ser necesario simplificar
o normalizar los documentos de licitación, los
contratos, etc., para facilitar su comprensión y
utilización por los participantes comunitarios.
Aunque la documentación y los registros pueden
elaborarse en el idioma o los idiomas oficiales del
prestatario/receptor, deberá facilitarse una versión
traducida cuando se requiera para los exámenes
independientes del FIDA o de los auditores. Se
establecerán procedimientos apropiados en relación
con el seguimiento y la verificación regulares de
las actividades de adquisición y contratación de la
comunidad y con los registros pertinentes por parte
la administración del proyecto.
ii) Función del intermediario
(contratista o consultor)
En caso de que su función sea meramente
de capacitación o supervisión de los grupos
comunitarios, el intermediario podrá ser
contratado como consultor con arreglo a
las directrices establecidas para la selección
de consultores. Si el intermediario debe
actuar como agente de ejecución ayudando
activamente a la construcción de infraestructura
con mano de obra comunitaria, será más
apropiado emplearlo como contratista, ya sea
mediante un proceso competitivo transparente
(si existe más de un intermediario) con arreglo
a las Directrices del FIDA para la adquisición
de bienes y la contratación de obras y servicios,
o mediante contratación directa (cuando solo
exista un intermediario operativo en la zona del
proyecto).
iii) Viabilidad financiera y capacidad
administrativa
Será necesario examinar la fuente principal
de financiación, la dotación de personal,
la capacidad administrativa y de gestión
y la responsabilidad del intermediario,
mediante auditorías independientes y otros
procedimientos, para garantizar la seguridad en
el manejo de fondos públicos en nombre de la
administración del proyecto y la comunidad.
Módulo P: Adquisiciones yMódulo
contrataciones
con
participación
deHandbook
la comunidad
IFAD
A:Procurement
Project
Cycle
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