GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DE AUDITORÍA AL PROCESO

PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL
SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE
1.1
Fecha de Revisión
7 de junio de 2007
Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA PREPARACIÓN
DE VISITA DE AUDITORÍA AL PROCESO
FINANCIERO
Versión
1
INS – EV – EI - 040
Página
1
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DE AUDITORÍA AL
PROCESO FINANCIERO
GUÍA
Para la Preparación de las actividades de auditoría in situ sobre el proceso
financiero o parte de él, sobre cuantas o información financiera o sobre
dependencias encargadas de su registro.
1
DESCRIPCIÓN
La labor de preparación de una Auditoria incluye las actividades previas incluidas
en el Plan de Visita de Auditoría, la distribución de tareas en el equipo auditor, la
preparación de los documentos de trabajo y la inclusión en el archivo de la visita.
2
OBJETIVOS
Preparar la verificación del cumplimiento de las normas y políticas que regulan el
Proceso Financiero, determinar la gestión y sus resultados, analizar los hechos y
soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor.
3
REQUISITOS
Designación del equipo auditor.
4
OPERACIÓN
La Preparación de las actividades de auditoría in situ garantiza el éxito de la
revisión al favorecer un examen confiable del objeto a auditar, se debe considerar
lo siguiente:
4.1
1
Preparación de los documentos de trabajo1
Los formatos se adjuntan en el software desde el menú Adjuntos, en caso que sean electrónicos.
Los documentos de trabajo permitirán la generación de los Registros, incluye los
formatos de registro de actas, estadísticas, y demás que se consideran
necesarios. Los formatos referidos a continuación son los que se consideran
adecuados conforme a las buenas prácticas de auditoría seguidas en la
Procuraduría para auditorías al proceso financiero.
Para efectos de unificar lenguaje se recuerda que los registros desde el punto de
vista de la auditoría, corresponderían a los papeles de trabajo, soportes,
evidencias que utiliza el auditor en desarrollo del programa de auditoría.
Los Formatos de registro a preparar incluyen:
‫ﻡ‬
‫ﻡ‬
REG-EV-EI-034- Lista de Chequeo a proceso financiero
REG-EV-EI-035- Lista de chequeo a Sistemas de Información y medios
informáticos de almacenamiento de información financiera
Se debe considerar que la información financiera:
‫ﻡ‬
‫ﻡ‬
‫ﻡ‬
Debe ser llevada a través de medios informáticos, en las aplicaciones
existentes para ello, en casos excepcionales en medios manuales (se
considera que el registro manual presenta una menor efectividad como control
y viceversa el registros en sistemas de información contaría con controles
más efectivos)
Existe el Sistema de Información SIIF del Ministerio de Hacienda y el Sistema
de Información Administrativo y Financiero SIAF de la Procuraduría General
de la Nación
Se llevan registros en herramientas tales como el Excel que si bien es un
medio electrónico presenta deficiencias en los procesos de validación
automática y por lo tanto el control sería menos efectivo.
Es necesario:
 Revisar el informe de la pasada visita (si se efectuó)
 Obtener y revisar el POA de la dependencia en la Oficina de Planeación
(solicitarlo vía correo electrónico y preferiblemente obtener la copia en medio
magnético)
 Obtener y revisar Mapa de Riesgos de la dependencia o proceso
 Obtener y revisar el Mejorando de la dependencia, con el servidor de la Oficina
de Control Interno encargado (solicitarlo vía correo electrónico y
preferiblemente obtener la copia en medio magnético)
 Obtener la Información Financiera con un corte determinado para tener un
referente de la magnitud de recursos que se manejan, contextualizar la
situación y los principales aspectos o cuentas a ser valorados.
o Determine la fecha de corte suministrada y por ende la actualización de
información
o En caso de las Coordinaciones Regionales:
- Determinar previamente con el nivel central si la misma está
reportando la información en forma oportuna.
- Determinar previamente el manejo manual o automatizado que tiene
de la información, así como si funciona en línea o realiza sus
operaciones a través del envío de archivos planos.
 Abrir en el archivo de gestión la carpeta de la visita
 Guardar en medio magnético para su utilización posterior en la regional
5
PAPELES DE TRABAJO
Permanentes:
Ver primer Instructivo de este Capítulo
Corrientes:
 Normas internas de incorporación, asignación y manejo de recursos financieros
 Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría
 Formato REG-EV-EI-034 Lista de Chequeo a Proceso Financiero
 Formato de Registro REG-EV-EI-035- Lista de chequeo a Sistemas de Información y
medios informáticos de almacenamiento de información financiera
 Información financiera incluida en los Sistema s de Información SIIF y SIAF
 Reportes de información financiera presentada tales como: balances,
consolidados, reportes de apropiaciones, compromisos, disponibilidades,
pagos.
 Informe de la visita anterior e información de seguimiento
 POA de la dependencia visitada
 Plan de Mejoramiento de Proceso de la dependencia visitada