Metodología para la integración de los Planes

Secretaría de Planeación
Metodología para
la integración de
los Planes
Institucionales
[Metodologías para el Desarrollo]
Coordinación General de Planeación/ Coordinación de Planeación Territorial
[Junio 2007]
Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
Secretaría de Planeación
Metodología para
la integración de
los Planes
Institucionales
Dr. Héctor Eduardo Gómez Hernández
Coordinador General de Planeación
Mtro. José Martínez Graciliano
Coordinador de Planeación Territorial
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Metodología para la integración de los Planes Institucionales
CONTENIDO
Introducción ................................................................................................................................................. 4
Proceso General para la integración del Plan Institucional .......................................................................... 5
Etapa 1: Misión y Visión ............................................................................................................................... 6
Misión ....................................................................................................................................................... 6
Características de la MISIÓN: ............................................................................................................... 7
Visión ........................................................................................................................................................ 7
Características de la Visión: .................................................................................................................. 8
Etapa 2: Objetivos, Metas e Indicadores ...................................................................................................... 9
Identificación de Objetivos Metas y Estrategia del PED ......................................................................... 10
Objetivos Institucionales ........................................................................................................................ 10
Políticas Institucionales ...................................................................................................................... 11
Alineación de Objetivos por área de trabajo ...................................................................................... 11
Diagnóstico Institucional ........................................................................................................................ 12
La Agenda organizacional ................................................................................................................... 12
Definición de metas e indicadores ......................................................................................................... 13
Los indicadores ................................................................................................................................... 13
Las metas ............................................................................................................................................ 13
Etapa 3. Mecanismos de Seguimiento y Control ........................................................................................ 14
Tablero de seguimiento y control........................................................................................................... 14
Procesos de la Dependencia ................................................................................................................... 16
La Agenda Institucional (o de Gobierno) ................................................................................................ 18
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
INTRODUCCIÓN
La presente guía ha sido elaborada con el propósito de facilitar
la integración de los planes institucionales de las dependencias
y organismos descentralizados del poder ejecutivo del Estado
de Jalisco. Con ella se pretende homogenizar los contenidos de
los planes institucionales, pero sobre todo, busca establecer las
bases para materializar a través de los planes institucionales el
Plan Estatal de Desarrollo.
La metodología está diseñada en tres grandes apartados:
•
La primera parte tiene como tiene por objetivo
establecer con la mayor claridad posible, la razón de
ser de cada organización y definir sus expectativas
hacia el futuro.
•
La segunda parte está orientada a identificar los
objetivos, metas y estrategias contenidas en el PED
Jalisco 2030, a las cuales la Dependencia contribuirá a
su instrumentación o consecución. En esta fase se
definen los objetivos específicos institucionales y las
actividades que la Dependencia desarrollará en los
siguientes 6 años, en cumplimiento al PED 2030.
•
En la última fase se propone un mecanismo de
seguimiento y control, y se proporcionan los
elementos para la integración de una agenda
institucional que facilite la integración de los
Programas Operativos Anuales (POAs)
Esta metodología representa una propuesta y se elabora en
cumplimiento a las atribuciones que el marco legal le otorga a
la Secretaría de Planeación.
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Metodología para la integración de los Planes Institucionales
PROCESO GENERAL PARA LA INTEGRACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
Etapa 2
Etapa 1
Análisis del
Marco
normativo
Construcción o
redefinición de
la Misión e
identificación
de valores
La visión de
futuro
Identificación de
los objetivos,
metas y
estrategias del
PED 2030
objetivos
Institucionales Y
políticas
(alineados al
PED)
Etapa 3
Agenda
Institucional
Diagnóstico y
agenda
organizacional
Procesos
de la Dependencia
Mecanismos
de
Seguimiento y
Evaluación
Metas, e
indicadores
20/05
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Metodología para la integración de los Planes Institucionales
ETAPA 1: MISIÓN Y VISIÓN
En la primera etapa de la construcción de los Planes Institucionales, tiene por objetivo
establecer con la mayor claridad posible, la razón de ser de cada organización y definir sus
expectativas hacia el futuro.
Análisis del
Marco
normativo
Construcción o
redefinición de
la Misión e
identificación
de valores
La visión de
futuro
MISIÓN
Para la definición de la Misión en el caso de los organismos gubernamentales, es importante
hacer acopio y análisis de los diferentes documentos legales (el decreto o acuerdo de creación,
La Ley orgánica del poder ejecutivo, otros instrumentos) que le dieron origen a la
dependencia, pues en ellos se plasman las obligaciones y los mandatos que le dan razón de ser
a cada organismo gubernamental, esta razón de ser constituye la Misión de la dependencia.
La Misión es un Planteamiento que expresa los propósitos fundamentales de la institución y su
compromiso con la sociedad, describe su razón de ser y sus distintivos principales.
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
CARACTERÍSTICAS DE LA MISIÓN:
Que exprese el quehacer fundamental de la institución.
Que sea trascendente y duradera.
Que sea inspiradora.
Que sea sencilla y comprensible.
Que indique la repercusión o beneficio Social.
•
•
•
•
•
En la construcción de la Misión es importante reflexionar sobre las siguientes preguntas:
¿A quién están dirigidos los esfuerzos de la dependencia?
¿Qué necesidades satisface la Dependencia de aquellos a quienes se dirigen los
esfuerzos?
¿Como la Dependencia satisface esas necesidades?
¿Bajo qué valores y principios se debe trabajar en la Dependencia?
•
•
•
•
Ejemplo de Misión del Programa Alianza AT&T.
La misión del Programa Alianza AT&T es satisfacer la necesidades de comunicaciones de clientes a
través de la unión con empresas líderes cuyas capacidades complementen las nuestras.
VISIÓN
Otro elemento a definir en esta etapa de la integración de los Planes Institucionales está
relacionado con la determinación de las aspiraciones, anhelos y la visualización de futuro que
se tiene de la dependencia. La visión es un pronunciamiento o declaración amplia y suficiente
sobre lo que la institución aspira a ser y sobre sus expectativas hacia el futuro. La visión de
futuro señala el rumbo, da dirección, es la cadena o el lazo que une a la institución del
presente y del futuro.
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Metodología para la integración de los Planes Institucionales
CARACTERÍSTICAS DE LA VISIÓN:
Es formulada por los líderes.
Es Compartida
Es guiada por intereses comunes.
Positiva y alentadora.
Ser amplia y detallada
Comunicar entusiasmo
Proyectar sueños y esperanzas
Utilizar un lenguaje ennoblecedor, gráfico y metafórico.
Lograr la concurrencia de esfuerzos.
Que oriente la transición de lo que es a lo que debe llegar a ser la institución.
Que especifique un alcance temporal en años (se recomienda a 20 años)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ejemplo de Visión De la SEPLAN
“Somos la dependencia líder en la Región Centro Occidente en gestión e innovación de la función
pública; referente obligado en materia de planeación, programación y formulación de proyectos
institucionales, sectoriales o regionales; generadora de información estratégica, válida y pertinente
que permite la toma de decisiones eficaz y oportuna; integrada por personal altamente calificado y
capaz, reconocida por organismos internacionales como ejemplo de planeación en América Latina”
.
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Versión 0.1
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ETAPA 2: OBJETIVOS, METAS E INDICADORES
Esta etapa está orientada a identificar los objetivos, metas y estrategias contenidas en el PED
Jalisco 2030, a las cuales la Dependencia contribuirá a su instrumentación o consecución. Se
definen los objetivos específicos (productos) y las actividades que la Dependencia desarrollará
en los siguientes 6 años, en cumplimiento al PED 2030. Como resultado de este proceso se
integra la agenda institucional.
Proceso Etapa 2 de la Integración de los Planes Institucionales
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS METAS Y ESTRATEGIA DEL PED
En este apartado se deberán de revisar los capítulos 3, 4, 5 y 6 del Plan Estatal de Desarrollo
Jalisco 2030, con el propósito de identificar cuáles son los objetivos estratégicos, las
estrategias y en particular las metas que de acuerdo a las atribuciones y misión de la
dependencia estará contribuyendo a su consecución. Para esta actividad se recomienda
elaborar una matriz como la que se indica más abajo.
Para la elaboración de esta matriz, es importante que se revisen todos los objetivos del PED,
más allá del sector en el cual comúnmente se ha venido desempeñando la dependencia. Es
importante que la matriz quede validada por el Titular de la Dependencia y consensuada al
menos con los Directores y Coordinadores Generales.
Cuadro de Contribución al PED, Jalisco 2030
Propósito 1
Objetivo Estratégico
1
m1
mn
x
Objetivo
Estratégico2
m1
mn
x
Objetivo Estratégico
n
m1
mn
x
Propósito n
Objetivo Estratégico
1
m1
mn
Objetivo Estratégico
n
m1
mn
x
x= Objetivos y Metas del PED a las que contribuye la institución.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Los objetivos institucionales son una descripción anticipada de la situación a la que se desea
llegar. Para el caso de los planes institucionales los objetivos de la dependencia se sugiere
expresarlos en términos de resultados específicos, deben ser redactados claramente y como
resultados o productos finales, ejemplos.
Infraestructura de salud ampliada
Caminos rurales ampliados y mejorados
Espacios de salud con personal suficiente y capacitado
•
•
•
Se deberá asegurar que cada objetivo institucional establecido quede perfectamente alineado
a la consecución de una meta, estrategia y objetivo específico del PED.
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Metodología para la integración de los Planes Institucionales
Cuadro de Objetivos Institucionales
Objetivo Institucional
Objetivo del PED
a
Meta del PED
X
b
Estrategia del PED
X
X
X
X
X
X
c
X
f
n
Al igual que el punto anterior, y en general todos los apartados del Plan Institucional, es
importante que quede validado por Titular de la Dependencia y consensuado al menos, con los
Directores y Coordinadores Generales. Procure establecer un número razonable de objetivos.
POLÍTICAS INSTITUCIONALES
Las políticas institucionales son las directrices que vertebraran las tareas y esfuerzos de la
dependencia para la consecución de sus objetivos específicos.
ALINEACIÓN DE OBJETIVOS POR ÁREA DE TRABAJO
Una vez identificado los objetivos institucionales, es importante identificar las áreas
responsables de su cumplimiento de la dependencia en estudio. Cada objetivo deberá contar
con un área responsable de su consecución y áreas de trabajo que contribuyan a ello.
Cuadro de alineación de Objetivos Institucionales por Áreas de Trabajo
Área de trabajo
a
1
2
3
4
5
n
11
b
X
Objetivos Institucionales
c
d..
X
X
X
X
n
X
X
X
X
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DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
Una vez identificada la magnitud de las responsabilidades de la institución para dar
cumplimiento al Plan Estatal de Desarrollo, es importante desarrollar un diagnóstico
situacional que le permita a la dependencia identificar sus desafíos y potencialidades; y definir
metas reales de cumplimiento. El propósito del diagnóstico es básicamente conocer la
situación actual que guarda la dependencia; es el recuento de las carencias y problemas, sus
recursos, reservas y posibilidades de desarrollo
Los desafíos se describen como una situación negativa o insatisfactoria que afecta o limita a la
institución en la consecución de los objetivos y el cumplimiento de su misión establecida. Las
potencialidades, son los factores humanos, físicos o de otra índole, que disponen las
organizaciones para alcanzar sus objetivos y visión establecida. Estos factores pueden ser
externos o internos a los procesos que se desarrollan en la dependencia.
Dentro de este apartado es importante hacer un análisis de las áreas de trabajo, en cuanto a
su estructura, perfiles que la componen y nivel de coordinación entre otros aspectos; a fin de
valorar cuales son los requerimientos de reestructuración que se requiere impulsar y en su
caso el perfil y personal requerido a fin de lograr objetivos establecidos. Es importante
destacar que se deberá privilegiar el fortalecimiento de las capacidades, sobre la contratación
de personal.
Desafíos
Reducir o Eliminar
Agenda
Organizacional
Potencialidades
Aprovechar o incrementar
LA AGENDA ORGANIZACIONAL
En esta etapa se definen las acciones que habrá de emprender la dependencia para reducir o
eliminar los desafíos y aprovechar o incrementar sus potencialidades. Para el diseño del
diagnóstico se recomienda realizar un taller con la mayor participación posible del personal a
fin de tener una comprensión más amplia de la problemática y las áreas de oportunidad.
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
DEFINICIÓN DE METAS E INDICADORES
En esta etapa se definen los indicadores y las metas en términos anuales, (éstas últimas en
términos de los resultados del diagnóstico situacional). Esta información permitirá medir el
nivel de cumplimiento de los objetivos establecidos. Es recomendable utilizar el menor
número posible de indicadores, de hecho, es deseable establecer un indicador para cada
objetivo.
LOS INDICADORES
Los indicadores son la cuantificación de los objetivos. Sirven para apuntar el avance,
estancamiento o retroceso en el logro de los objetivos establecidos. Por ejemplo si el objetivo
es "Incrementar la inversión pública estatal fuera de la ZMG" un indicador para ello podría ser
"% de la inversión pública estatal destinada a municipios fuera de la ZMG.....el número o % de
proyectos no sería adecuado ya que el objetivo es incrementar la inversión, no el número de
proyectos. El indicador debe reflejar (indicar) el resultado especificado en el objetivo, no los
medios utilizados para alcanzar ese resultado. En algunas ocasiones se usa más de un indicador
por objetivo, lo recomendable es utilizar el menor número de indicadores posible. Los
indicadores deben ser prácticos; deben medir lo que es importante.
LAS METAS
Una meta es el valor que se espera obtenga el indicador en un tiempo dado. Deben ser
numéricas a menos que sea imposible cuantificarlas (Debemos tener presente que se puede
cuantificar lo cualitativo. Por ejemplo si se trata de alguna percepción y esta puede ser
excelente, buena, regular mala y pésima, se le ponen valores a cada adjetivo cualificador y
listo).
Cuadro de indicadores y meta por objetivo específico
Objetivo
Institucional
1. Ampliar la
infraestructura
de salud en
comunidades
rurales
2.
3.
4.
n.
13
Indicador
% de localidades de
Jalisco entre 100 y 500
habitantes con una casa
de salud.
Meta
2008
Meta
2009
Meta
2010
Meta
2011
Meta
2012
Meta
2013
5
15
20
30
40
50
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Metodología para la integración de los Planes Institucionales
ETAPA 3. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
"Si no se miden los resultados no se puede distinguir entre el éxito y el fracaso”1
Proceso Etapa 3 de la Integración de los Planes Institucionales
Agenda
Institucional
Procesos
de la Dependencia
2
Mecanismos
de
Seguimiento y
Evaluación
20/05
TABLERO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
En este apartado enfocaremos los esfuerzos a la integración de un mecanismo de seguimiento
y control al que denominaremos “Tablero de seguimiento y control”, este instrumento nos
permitirá monitorear y evaluar el logro de los objetivos y metas que se han planteado en el
Plan Institucional. Este instrumento comprende la definición y desarrollo de cinco conceptos:
objetivo, indicadores, rangos de alerta, frecuencia y medios de verificación.
Los objetivos, para el caso de los objetivos institucionales habrá que expresarlos en términos
de resultados esperados: es una descripción anticipada de la situación a la que se desea llegar.
1
David Osborne y Ted Gaegler en la Reinvención del Gobierno: La influencia del espíritu empresarial en el sector
público. Paidós, Barcelona, 1994.
2
Etapa basada en el documento Control de gestión evaluación de resultados en la gerencia pública – Héctor Sanín
Ángel – ILPES/CEPAL
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
Los indicadores son la expresión de valor de los resultados esperados. En lo posible, y cuando
varios indicadores intentan medir complementariamente un resultado, se sugiere fijar una
ponderación para cada indicador, de acuerdo con la percepción o verificación que se tenga de
su incidencia o importancia en el resultado.
Los rangos de alerta son pautas preestablecidas para monitorear el desempeño de los
objetivos institucionales, en función de los valores que adopten los indicadores. En todos los
casos se sugiere fijar metas o valores estándares predefinidos que sirvan de referencia para
medir el comportamiento real.
El sistema de alertas funciona como un semáforo:
• Rojo: es señal de incumplimiento o de situación
marcadamente negativa: la institución está distante de lograr
los resultados esperados.
• Amarillo: indica un nivel de satisfacción apenas cercano al
aceptable. Es el color de transición entre los otros dos.
• Verde: denota cumplimiento satisfactorio (y más que
satisfactorio) del resultado esperado. Es el rango en el que se
supera o iguala el valor aceptable del Indicador.
La frecuencia determina la periodicidad que será empleada para medir cada una de las metas,
lo ideal para el caso de los planes institucionales, se sugiere no sean mayores de 1 año.
Los medios de verificación contienen fuentes de datos sobre donde se puede obtener
información sobre la situación, comportamiento o desempeño de cada meta indicador
establecida.
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
Ejemplo:
Tablero de seguimiento y control
Objetivo
Indicador
Rangos de alerta
Verde: >
Estructuras
de
participación
social
establecidas a nivel
estatal,
regional
y
municipal fortalecidas.
Amarillo
Frecuencia
Medios de
verificación
Rojo:<
subcomités especiales y
sectoriales
del
COPLADE,
que
se
encuentran integrados y
operando.
80%
30% < MI <80
30%
Año
Actas
integración
actas
reuniones
de
y
de
Subcomités Regionales
se encuentra integrado
y operando
80%
30% < MI <80
30%
Año
Actas
integración
actas
reuniones
de
y
de
El cuadro anterior deberá contener los objetivos y los indicadores que se establecieron como
resultados esperados. Habrá que recordar que las metas son la expresión de medida del
cumplimiento del plan institucional.
PROCESOS DE LA DEPENDENCIA
Para los efectos del presente trabajo, denominaremos proceso al “conjunto de actividades que
recibe insumos y entrega un producto de valor. Considerando el anterior concepto y en el
entendido que las metas generan productos específicos, se sugiere tomar como base las
metas.
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
Ejemplo:
Meta asociada a procesos
Objetivo Institucional
1. Fortalecer las
estructuras de
participación social
establecidas a nivel
municipal, regional y
estatal, induciendo la
participación de los
diversos actores del
desarrollo e impulsando
su capacitación.
Meta - indicador
Proceso
Al año 2010 el 100% de los Subcomités
especiales y sectoriales del COPLADE, se
encuentran integrados y operando.
Integración y operación de Subcomités
Sectoriales y especiales
Al año 2010 el 100% de los Subcomités
Regionales se encuentra integrado y operando
Integración y operación de Subcomités
Regionales
Al año 2013 en el 100% de los municipios del
estado se encuentra integrando y operando un
Comité de Planeación Municipal
(COPLADEMUN)
Integración y operación de Comité de
Planeación para el Desarrollo Municipal
Es importante identificar las áreas responsables e involucradas en diferentes procesos:
Procesos de la Dependencia
Proceso
Integración y operación de
Subcomités Sectoriales y
especiales
Área Coordinadora
Coordinación de Planeación Sectorial
Áreas Involucradas
Coordinación de Planeación Territorial
Coordinación de Información Estratégica de
Concertación Social
Coordinación de Seguimiento y Evaluación de
la Concertación Social
Integración y operación de
Subcomités Regionales
Coordinación de Planeación Territorial
Coordinación de Planeación Sectorial
Coordinación de Gestión Gubernamental
Coordinaciones Regionales
Integración y operación de
Comité de Planeación para
el Desarrollo Municipal
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Coordinación de Planeación Territorial
Coordinación de Gestión Gubernamental
Coordinaciones Regionales
Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
En algunos casos es importante considerar las áreas de trabajo externas a la dependencia con
las cuales habrá que coordinarse en algún proceso determinado.
Procesos de la Dependencia de alcance externo
Proceso
Área Coordinadora
Integración
y
operación de los
Comités
de
Planeación para el
Desarrollo Municipal
Coordinación de Planeación
Territorial
Áreas Involucradas
Coordinación
Gubernamental
de
Gestión
Áreas Externas
Secretaría de Desarrollo Humano
Coordinaciones Regionales
LA AGENDA INSTITUCIONAL (O DE GOBIERNO)
La agenda institucional (o de gobierno) es el mecanismo que operativiza el Plan Institucional y
materializa el Plan Estatal de Desarrollo; contiene el conjunto de actividades, su temporalidad
de ejecución, las áreas responsables, y los productos que se estarán generando para el
cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Este instrumento de planeación deberá
elaborarse al menos con un horizonte de 3 años.
Para la elaboración del la Agenda se sugiere utilizar el siguiente formato, mismo que se
utilizará para cada una de las metas que se hayan establecido. Este formato le permitirá en
años sucesivos determinar el presupuesto anual de la dependencia.
Objetivo
Meta
Título de la acción
Cómo se hace
Responsables
Resultados
Fecha de
cumplimiento
A manera de ejemplo, se anexa un extracto de la Agenda contenida en el Plan institucional de la
SEPLAN.
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Versión 0.1
Metodología para la integración de los Planes Institucionales
Objetivo
Objetivo 1: Fortalecer las
estructuras de participación
social establecidas a nivel
municipal, regional y estatal,
induciendo la participación de
los diversos actores del
desarrollo e impulsando su
capacitación.
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Meta - indicador
Título de la acción
Cómo se hace
Responsables
Resultados
Fecha de
cumplimiento
Al 2009 60% de los
subcomités especiales y
sectoriales del COPLADE, se
encuentran integrados y
operando.
Integración e impulso a la
operación incluyente y
sinérgica de la mayoría de los
subcomités especiales y
sectoriales
Impulsar la implementación y
seguimiento de los planes
sectoriales con base en un sólido
tejido organizativo de los
subcomités, amarrado y
sustentado legalmente por medio
de una actualización del marco
normativo relacionado
Héctor Gómez
Hernández
Están integrados y
funcionando los
Subcomités
Dic-09
Al 2009 60% de los
Subcomités Regionales se
encuentran integrado y
operando
Reestructuración de los
subcomités regionales de las
Regiones Sur, Altos Sur, Altos
Norte, Valles, Ciénega y Costa
Norte
Juntar a los principales actores
del desarrollo de estas Regiones
(productores, representantes de
organismos sociales, instituciones
educativas, autoridades
municipales) y acordar y poner en
marcha una agenda mínima de
trabajo con un horizonte de 2
años.
Jesús Hernández
Están conformados y
funcionando los
Subcomités para el
Desarrollo del la
Región Sur, Altos Sur ,
Altos Norte, Valles,
Ciénega y Costa Norte
Dic-09