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NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA DIPUTACIÓN
INTRODUCCIÓN
Debido al progresivo aumento del volumen de documentos producidos por la
Diputación de Sevilla y ante el estado de saturación de las oficinas y de los “almacenes”
asignados a cada Área para la conservación de sus documentos, en el año 2008 se planteó por
las Áreas de Organización y Sistemas y de Cultura e Identidad, a través del Servicio de
Archivo, la necesidad de aumentar el espacio destinado al Archivo y tras la puesta en
funcionamiento de una nueva instalación para el Archivo Intermedio de la Corporación,
ubicado en el sótano 2º del edificio B, se ha completado el SISTEMA DE ARCHIVOS de la
Diputación, con la finalidad de racionalizar la producción y gestión de los documentos. Dicho
sistema estará integrado por:
- Los archivos de las distintas oficinas o archivos de gestión
- El Archivo Intermedio y
- El Archivo General de la Diputación
–
Archivos de oficina o de gestión, integrados por los documentos que van
produciendo las distintas áreas y servicios de la Diputación, en el desarrollo de sus
actividades y competencias. Son documentos de carácter administrativo, cuya consulta
por las propias oficinas productoras es muy frecuente. El tiempo de permanencia en
éstos se establece en cinco años desde que la fecha de terminación del procedimiento
administrativo, que para la mayoría de los documentos se estima como de vigencia
administrativa. No obstante, este tiempo se puede reducir en función de las
necesidades de cada oficina, que podrá transferir los documentos al Archivo
correspondiente del Sistema, una vez concluida su tramitación administrativa y
finalizados los procedimientos administrativos correspondientes.
–
Archivo Intermedio: tiene como finalidad la custodia, organización y servicio de los
documentos generados por las distintas Áreas, Servicios y unidades administrativas de
la Diputación. Una vez tramitados y terminados los expedientes y cumplida su
vigencia administrativa, los documentos se transfieren a este Archivo, en el que
permanecerán al menos 25 años. En éste los documentos tienen un valor
administrativo atenuado, su consulta por las oficinas productoras es menos frecuente e
irán adquiriendo la consideración de históricos, aquéllos que así se valoren; mientras
que otros serán eliminados.
–
Archivo General de la Diputación: a él se transferirán, bien desde el Archivo
Intermedio o bien desde los propios archivos de oficina, aquéllos documentos cuya
conservación deba ser definitiva, por su valor histórico, legal, de prueba de derechos y
deberes y que se integrarán en el Patrimonio documental de la Diputación.
Los primeros se encontrarán bajo la responsabilidad de cada unidad administrativa y
de los responsables nombrados al efecto, que podrán contar en todo momento con el
asesoramiento del personal técnico del Servicio de Archivo. El Archivo Intermedio y el
General se hallan bajo la responsabilidad del Servicio de Archivo, adscrito al Área de Cultura
e Identidad.
TRANSFERENCIAS
La transferencia es la operación por la que se remiten los documentos de un archivo a
otro. Dicha remisión vendrá determinada por un calendario de transferencias, establecido
entre las Áreas productoras y el Archivo General, del que dependerán funcionalmente los
demás archivos, independientemente de su adscripción orgánica.
En cualquier caso, a las transferencias les precederán estudios de valoración de los
documentos que deban ser enviados al siguiente Archivo. En estos estudios se determinará las
series documentales (expedientes) que deben ser conservadas y cuales eliminadas, en qué
momento y por qué período de tiempo. Estos procesos selectivos de los documentos están
reglamentados por la Comisión Calificadora de documentos administrativos de la Consejería
de Cultura.
PROCEDIMIENTO
1. Los documentos se enviarán desde los archivos de oficina al Archivo Intermedio o al
General, según determine el Servicio de Archivo, mediante una Relación de entrega
de documentos, que será facilitada por aquél al personal encargado de su remisión.
2. Tanto la Relación de entrega de documentos como las Normas de funcionamiento
del Archivo están disponibles en el Portal provincial: Mi oficina. Servicio de
Archivo.
3. Antes de enviar cualquier Relación de documentos al Archivo, se deberá contactar
obligatoriamente con el Servicio de Archivo que determinará, en función de la
demanda y de las necesidades de cada oficina, el momento en que se hará efectiva la
transferencia de los documentos al Archivo. Previamente y una vez cumplimentada la
Relación de entrega de documentos, será remitida por correo electrónico al Servicio de
Archivo, para su revisión y adecuación al Cuadro de clasificación de documentos del
Archivo.
4. En las Relaciones de entrega de documentos se consignarán los datos del remitente,
Área o Servicio de donde procedan los documentos, y la fecha en que se hace el envío
al Archivo.
En el bloque de descripción de los documentos, que cumplimentará el remitente, se
consignará:
• Nº de orden correlativo de cada uno de las cajas y/o libros de que conste la remesa.
Número que vendrá claramente indicado en la caja y/o libro correspondiente.
• “Contenido”: breve descripción de la documentación que contiene cada unidad,
por ejemplo: Libros de Actas de Sesiones Plenarias, Expedientes personales,
Mandamientos de ingresos y pagos, Proyectos de obras,...
Esta documentación debe venir ordenada, eliminando previamente documentos
duplicados o fotocopias.
En los expedientes debe incluirse toda aquélla información que, aún no siendo
propiamente documentos, sean reflejo del acto administrativo (carteles, dípticos,
folletos, casetes,...)
• “Fechas extremas”: indicación de las fechas (años) que abarcan los documentos:
libro, expediente,..
5.
Las siguientes casillas serán cumplimentadas por el Servicio de Archivo:
* “Vigencia”: fecha de la vigencia administrativa de los documentos, que se
determinará de acuerdo con la oficina productora de los documentos.
* ”Expurgo”: se indicará sí o no, en el caso de que pasada la vigencia administrativa
pueda eliminarse, tras el criterio archivístico y pasados los trámites administrativos
que establece la normativa legal vigente en esta materia.
* “Signatura”: es el número de orden del legajo, caja o libro con el que quedan
definitivamente instalados en las estanterías del Archivo.
* “Clasificación: se consignarán los dígitos correspondientes del cuadro de
clasificación del Archivo.
6. Una vez revisados y cotejados los documentos por el Servicio de Archivo, instalados y
signaturados, se devolverá un ejemplar de la Relación de entrega de documentos al
Servicio remitente para su constancia. Por medio de estos datos se harán los pedidos
de préstamos o las consultas posteriores.
7. Para la remisión de los documentos al Archivo deberán utilizarse cajas de folio
prolongado, en formato normalizado y en buen estado de conservación.
PRÉSTAMOS Y CONSULTAS:
1. Cuando un Servicio tenga necesidad de consultar un documento conservado en el
Archivo, habrá de hacerlo mediante los impresos que se facilitan por el Archivo. Al
hacer una petición de consulta o préstamo deberá siempre indicarse la signatura (libro
o legajo) que le corresponde en el Archivo. Este dato aparece reflejado en el ejemplar
de la Relación de entrega de documentos que se devuelve al Servicio remitente.
2. No se admitirán solicitudes de documentos en préstamo o consulta sin facilitar
previamente la signatura a que se refiere el párrafo anterior.
3. El plazo máximo de devolución de la documentación al Archivo será de 15 días,
renovable por períodos de igual tiempo (con las excepciones comunicadas al Servicio
de Archivo).
4. Las consultas y los préstamos se harán dentro del horario establecido por el Servicio
de Archivo.
5. La consulta y préstamo debe ser solicitada por el Servicio productor de los
documentos y por el que fueron remitidos al Archivo. (Por ejemplo, si un Área o
Servicio necesita consultar un expediente de Asesoramiento Jurídico deberá solicitarlo
a través del Servicio de Asesoramiento Jurídico, o un expediente personal deberá ser
Recursos Humanos quien lo solicite).
INFORMADO FAVORABLEMENTE POR LA JUNTA DE GOBIERNO DE LA
DIPUTACIÓN DE 26 DE ABRIL DE 2011