Ricoh PPDM Brochure ES.qxp

Personal Paperless
Document Manager
Solución de captura y distribución
Escaneo productivo y personalizado
captura
conversión
administración
Personal Paperless Document Manager de Ricoh
Haga que sus documentos realicen el trabajo por usted
Uno de los mayores desafíos para optimizar los procesos
de documentación es la incompatibilidad de documentos en
papel, PDF y archivos de aplicaciones, como Microsoft Office.
El Personal Paperless Document Manager (PPDM) de RICOH
resuelve este problema ya que se integra sin inconvenientes
a productos multifunción de Ricoh (MFP) con el fin de
capturar, combinar, convertir y compartir documentos,
independientemente del formato original. Esta sencilla
solución permite a los usuarios crear flujos de trabajo
personalizados para obtener una experiencia perfecta que
mejore los procesos y aumente de forma significativa la
productividad.
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Cuando vaya al dispositivo multifunción e inicie sesión, la interfaz de pantalla
táctil mostrará una lista completa de sus flujos de trabajo de distribución y
escaneo, tanto personalizados como preconfigurados, cada uno con su propio
ícono de acceso rápido.
EscaneeCaptureIntegreConvierta
Escaneo personalizado y sencillo
Establezca un control completo de sus actividades de escaneo al
configurar flujos de trabajo personalizados, directamente desde
su computadora de escritorio.
• Sepa exactamente a dónde van los archivos escaneados sin necesidad de adivinar.
Simplemente defina un flujo de trabajo en su computadora. Cuando inicie sesión en su
dispositivo multifunción Ricoh, la interfaz de pantalla táctil mostrará sus destinos de
escaneo personalizados.
• Complete tareas habituales más rápidamente, sin tener que volver a programar destinos
de escaneo cada vez que utiliza el dispositivo multifunción.
• Escanee archivos y aplíqueles formato, directamente en su computadora —o en muchos
otros destinos—, en la menor cantidad de pasos posible, de forma práctica y segura.
• Vea cualquier dispositivo multifunción Ricoh en la red desde su computadora de escritorio
y modifique los destinos, los flujos de trabajo y las preferencias de escaneo que tenga
disponibles en dicho dispositivo. Las modificaciones no requieren asistencia de parte del
personal de TI.
• Mejore la productividad de los usuarios de forma inmediata para alcanzar más
rápidamente el retorno de la inversión.
El PPDM permite a los usuarios personalizar
interfaces de pantalla táctil de dispositivos
multifunción directamente desde una
computadora de escritorio, sin necesidad de
que tenga que intervenir el personal de TI.
Distribución rápida
El PPDM hace que la distribución de documentos sea sencilla,
segura y productiva. Úselo para enviar archivos impresos y
electrónicos desde dispositivos multifunción Ricoh a
prácticamente cualquier destino.
• Reemplace procesos manuales basados en papel y reduzca de forma significativa el
desperdicio de papel y tóner, gracias a la distribución efectiva de documentos mediante
correo electrónico, Internet, sistemas de administración de documentos y otras
herramientas.
• Capture documentos en papel y envíelos a sistemas de correo electrónico, sitios FTP,
carpetas web, servidores Microsoft SharePoint y sistemas de administración de contenido
compatibles con ODMA.
• Combine opciones, destinos y formatos en una operación perfecta por medio de un
solo botón en la interfaz de pantalla táctil del dispositivo multifunción Ricoh.
• Abra y guarde archivos PDF directamente desde su computadora de escritorio con
compatibilidad nativa para SharePoint 2007, Interwoven, Open Text y LexisNexis CaseMap.
• Aproveche las funciones avanzadas de flujo de trabajo para combinar operaciones
complejas de enrutamiento y conversión de documentos en un único paso sencillo
y automático.
Los usuarios se autentican en el dispositivo
multifunción y, de este modo, pueden acceder
desde su escritorio a todos los flujos de
trabajo personalizados.
Cree y arme PDF
Cree PDF compactos que se puedan leer en forma universal de
archivos de texto, hojas de cálculo y papel escaneado utilizando
herramientas que permitan arrastrar y soltar, con la misma
facilidad que si estuviera armando documentos en papel.
• Escanee, cree y combine archivos PDF estándar de la industria desde aplicaciones que
sean compatibles con Adobe® Acrobat®, pero que no lo requieran.
• Comparta documentos en color fácilmente con archivos PDF en color escaneados y muy
comprimidos que sean hasta ocho veces más pequeños que los JPEG convencionales.
• Combine documentos de carpetas diferentes, como una carpeta de su computadora
y otra carpeta de Microsoft SharePoint, gracias a la innovadora función de división
de escritorio.
• Mantenga segura la información confidencial con seguridad de 128 bits que requiere que
los destinatarios escriban una contraseña para visualizar, modificar o imprimir un PDF.
• Cree archivos PDF en los que se pueda buscar a fin de ubicar fácilmente texto dentro
de archivos escaneados directamente desde su computadora de escritorio o un sistema
de administración de documentos empresarial.
• Cree formularios vacíos y listos para ser completados a partir de formularios escaneados o
formularios PDF estáticos.
• Organice varios tipos de documentos y simplifique el intercambio con paquetes de PDF.
Combine archivos electrónicos y escaneados
de diferentes formatos en un único archivo
PDF que se pueda compartir, almacenar o
imprimir.
Personal Paperless Document Manager de Ricoh
Edite PDF con precisión
El PPDM facilita la edición de PDF, ya que elimina
la necesidad de utilizar aplicaciones de software
costosas y complicadas.
• Realice una amplia variedad de operaciones de edición: anote,
redacte o resalte texto; limpie imágenes escaneadas; retoque texto
e imágenes; agregue estampas, marcas de agua y sellado Bates; y
cambie colores, fuentes o tamaño de texto.
• Copie gráficos, cuadros y texto de archivos PDF, y colóquelos en
Microsoft Word, Excel o PowerPoint.
• Optimice la colaboración utilizando notas digitales y resaltando
herramientas que le permitan enfatizar texto o imágenes durante
el proceso de revisión.
• Agregue marcadores e hipervínculos para buscar con rapidez un
lugar en un documento, o incorpore un enlace para que los lectores
puedan acceder a la información importante rápidamente.
• Active archivos PDF convencionales con archivos de video, audio
o aplicación.
Conversión de archivos avanzada
El PPDM ofrece diversas herramientas sofisticadas
de conversión de documentos que redefinen las
posibilidades de eficacia en el flujo de trabajo.
• Elimine la necesidad de recrear documentos existentes al convertir,
en cuestión de segundos, documentos estáticos en papel y PDF en
documentos de texto editables. Los archivos convertidos conservan el
formato original (columnas, tablas, viñetas, gráficos) y el flujo de texto.
• Utilice Logical Form Recognition™, una avanzada tecnología de
conversión de formularios para convertir formularios en papel en
formularios en PDF o Microsoft Word que se puedan editar o
completar.
• Extraiga datos de formularios completados, tanto en papel como
en PDF, en hojas de cálculo o bases de datos. Por ejemplo, puede
recopilar de forma automática información de los empleados de un
formulario de beneficios y convertirla en una hoja de cálculo en la que
se pueda buscar y ordenar.
• Convierta documentos en papel y archivos PDF en archivos de audio WAV
que se puedan escuchar en cualquier momento y en cualquier lugar.
Especificaciones
Requisitos del sistema: aplicaciones de escritorio
PaperPort Professional 11.
OmniPage Professional 16.
PDF Converter Professional 5 Enterprise.
Computadora con un procesador Intel® Pentium® o superior.
Microsoft Windows® XP (32 y 64 bits) SP2 o superior, o Windows Vista®
(32 y 64 bits) SP1 o superior.
Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior.
256 MB de RAM (se recomienda 1 GB).
1 GB de espacio libre en el disco rígido para archivos de aplicación y de muestra,
además de 70 MB de espacio de trabajo durante la instalación.
Monitor SVGA con 256 colores, preferentemente, con color de 16 bits (denominado
color de calidad media en Windows XP y Vista) y resolución de 800 x 600 píxeles.
Dispositivo señalador compatible con Windows.
Unidad de CD-ROM para instalación.
Para guardar archivos DOCX, XLSX y PPTX (para aplicaciones de Microsoft Office
2007, como Word, Excel y PowerPoint), o cargar y guardar archivos XPS
(XML Paper Specification), los usuarios necesitan Microsoft .NET Framework 3.0,
que forma parte del sistema operativo Windows Vista.
Requisitos del sistema: SP Server 2
Computadora con un procesador Intel® Pentium® o superior.
Microsoft Windows® XP (32) SP3, Windows Server 2003 (32 bits) SP2 o superior,
o Windows Server 2008 (32 bits) SP1 o superior.
Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.0, 5.1, 6.0 (o 7.0, solamente en
Windows 2008 Server, instalado con “servicios web habilitados” y “servicios FTP”)
Microsoft Internet Explorer 6.0 o superior.
256 MB de RAM (se recomienda 1 GB).
20 MB de espacio libre en el disco rígido para archivos de aplicación, además
de 5 MB de espacio de trabajo durante la instalación.
Monitor SVGA con 256 colores, preferentemente, con color de 16 bits (denominado
color de calidad media en XP y Vista) y resolución de 800 x 600 píxeles.
Dispositivo señalador compatible con Windows.
Unidad de CD-ROM para instalación.
Microsoft .NET Framework versión 2.0 (componente que se puede seleccionar
durante la instalación).
Web Services Enhancements 2.0 SP3 Runtime for Microsoft .NET (componente que
se puede seleccionar durante la instalación).
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Propuesta de valor de Ricoh para su organización
La tecnología Ricoh ofrece una diversa cartera de soluciones para ayudar a su organización a mantenerse
competitiva y actualizada. Permita que Ricoh le enseñe cómo consolidar su empresa para mejorar los procesos
importantes, proteger la seguridad de la información, garantizar el cumplimiento y promover la sostenibilidad
ambiental al mismo tiempo que reduce el costo total de propiedad.
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