Universidad de Pamplona

Contabilidad I
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Programas de Estudio a Distancia
Contabilidad I
www.unipamplona.edu.co
Esperanza Paredes Hernández
Rectora
María Eugenia Velasco Espitia
Decana Facultad de Estudios a Distancia
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Tabla de Contenido
Presentación
Introducción
UNIDAD 1: La Contabilidad en las Empresas
Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Metodología
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
1.1
La Contabilidad en las Empresas
1.1.1 Como se clasifican las Empresas
1.2
Las Sociedades
1.2..1 Contrato de Sociedad
1.2.2 Clasificación de las Sociedades
1.3
Los Comerciantes
1.3.1 Quienes son Comerciantes
1.4
La Contabilidad
1.4.1 Las Cuentas
1.4.2 Clasificacion,Nomenclatura, y Movimiento de las Cuentas
1.4.3 Cuentas reales o de Balance
1.4.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
1.4.5 Plan Unico de Cuentas
1.4.6 Algunos Principios y Normas de Contabilidad
Unidad 2 La Partida Doble y la Ecuación Patrimonial
Horizontes
Núcleos Temáticos
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.2
Partida Doble
Asientos Contables
Procedimiento para registrar las operaciones Mercantiles
Comprobación de Saldos
La Ecuación Patrimonial
UNIDAD 3 INVENTARIO-MERCANCIAS
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Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
3.1
Sistema de Inventarios Periódicos
3.2
Sistema de Inventarios Permanente
3.2.1 Como Valorar los Inventarios
3.2.2 LIFO O UEPS
3.2.2.1 Manejo de Kardex por el Método UEPS o LIFO
3.2.3 FIFO o PEPS
3.2.3.1 Manejo de Kardex por el Método FIFO o PEPS
3.2.4 Contabilizacion Método UEPS
3.2.5 Balance de Comprobación Método UEPS
3.2.6 Solución Método Promedio Ponderado
3.2.7 Contabilizacion Promedio Ponderado
3.2.8 Balance de Comprobación, Método Promedio Ponderado
3.2.9 Contabilizacion Método PEPS
3.2.9.1 Balance de Comprobación Método PEPS
UNIDAD 4
MANEJO DE TRANSACCIONES CON ICA Y RETENCION EN LA FUENTE
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
4.1 Impuesto a las Ventas
4.2 Retención en la fuente
4.2.1 Obligaciones de los aspectos de Retención
4.2.2 Pago de Abono en Cuenta
4.3 Aspecto Contables Básicos en Materia de Iva y Retención.
4.3.1 Impuesto sobre las Ventas por Pagar
4.3.2 Retención en la Fuente
UNIDAD 5 CONTRATO DE TRABAJO Y LIQUIDACION DE NOMINA
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Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
UNIDAD 6 CICLO CONTABLE
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
6.1
6.2
6.3
6.4
Ciclo Contable
Estados Financieros
El Balance General
Estado de Resultados
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluacion
Repaso Significativo
Bibliografía General
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Presentación
La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno
Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación
y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región
para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las
actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares
de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la
Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia
es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales
se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio
temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y
el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”.
La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa
ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra
población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las
oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con
actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes.
La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar
servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a
Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de
apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte
integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para
trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior
y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir
colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia
el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto
Orgánico:
Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de
cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional.
Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI,
deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.
María Eugenia Velasco Espitia – Directora CEDUP
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Introducción
La preparación en el campo de la contabilidad tiene como objeto formar eficientes
administradores, economistas y contadores que sepan realizar bien la tarea de
cada día, conociendo con suficiencia la base científica de la materia.
Confiamos conseguir que el estudiante asimile las bases científicas de la
contabilidad para reflejar en cuentas, balances y demás estados numéricos la
situación económica y financiera de un negocio, los resultados que van
consiguiendo y la concordancia o no de lo que ha sucedido con lo que se había
presupuestado.
Al enfocar el alcance del texto hemos tenido muy presente la idea motriz de lo que
viene conociéndose como contabilidad gerencial, que es tanto, como decir al
servicio de la dirección de la empresa. Contabilizamos para ofrecer información
fidedigna, precisa y amplia, así dar una imagen fiel de la situación patrimonial de la
empresa en su conjunto y en el detalle necesario, también de los resultados
obtenidos y como estos se han adaptado a los parámetros establecidos. Este
enfoque obliga a considerar los enlaces de la contabilidad con la organización de la
empresa y con las técnicas de gestión económica de la misma.
Por esta razón, consideramos que es base necesaria para alcanzar un dominio
eficiente de las nociones de la economía de la empresa, en especial a lo que se
refiere a la organización administrativa de los distintos servicios que han de ofrecer
información contable.
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Horizontes
• Proporcionar un módulo integrado de contabilidad general con legislación
comercial, laboral y tributaria que permita agilizar el proceso de enseñanza y
aprendizaje.
• Aportar al tutor y al estudiante una guía didáctica para desarrollar en el área
contable.
• Presentar los aspectos legales, técnicos y de organización que permita
desarrollar el ciclo contable.
• Brindar al estudiante un módulo de consulta permanente que responda a las
expectativas académicas y empresariales en el campo de la contabilidad.
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UNIDAD 1: La Contabilidad y las
Empresas
Descripción Temática
Es de gran importancia identificar que es una empresa, sus características y su
estructura funcional para así entender o abarcar satisfactoriamente el por qué de
la contabilidad y trabajar de una manera adecuada y secuencial los principios de la
contabilidad como lo son las cuentas y sus respectivos movimientos.
Horizontes
•
•
•
•
•
•
•
Saber que es una empresa y todas sus clasificaciones.
Entender quienes son los comerciantes y su papel.
Entender la contabilidad y su origen dentro de la empresa y funcionalidad.
Entender claramente las cuentas.
Entender como se clasifican su nomenclatura y sus movimientos contables.
Como se registran las cuentas.
Algunos principios y normas contables.
Núcleos Temáticos y Problemáticos
• La Contabilidad en las Empresas
• Las Sociedades
• Los Comerciantes
• La Contabilidad
Metodología
En el siguiente módulo trataremos la contabilidad básica partiendo de conceptos,
explicaciones y una parte aplicativa del alumno donde de una manera práctica
desarrollará los conocimientos adquiridos mediante ejercicios contables.
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El desarrollo del siguiente modulo se llevará a cabo por parte de los estudiantes,
con asesoría del tutor y se realizarán trabajos coordinados para el adecuado
aprendizaje del tema.
El estudiante complementara el aprendizaje mediante el desarrollo de ejercicios
planteados en el material de trabajo.
Las exposiciones de los estudiantes se harán en foros individuales o en grupo y
corresponderán a los objetivos previamente definidos.
Síntesis de la Unidad
En la primera unidad trataremos las empresas, sus características, como se
clasifican según su actividad, según su tamaño y según la procedencia de su
capital y según el número de propietarios, trataremos también los comerciantes y
los pasos necesarios para la creación de una empresa, teniendo en cuenta los
parámetros anteriores, posteriormente aclarando el amplio criterio de empresa
entenderemos el por que de la contabilidad y sus objetivos.
Proceso de Información
1.1
LA CONTABILIDAD EN LAS EMPRESAS
En cualquier empresa, grande o pequeña, de cualquier tipo, se encuentran tres
factores necesarios para que pueda realizar su actividad; ellos son: personas,
capital y trabajo.
El factor personas está representado en los propietarios, administradores y todos
los empleados que laboran en la empresa. El capital está constituido por los
aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en
dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, muebles y otros bienes. El trabajo es
la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual
puede ser la producción de bienes, la compra - venta de mercancías o la
prestación de un servicio.
Empresa: reza en el Código de Comercio, Art. 25 “se entenderá por empresa toda
actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación,
administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”.
1.1.1
¿Cómo se Clasifican las Empresas?
Según el punto de vista, existen diversas clases de empresas, así:
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Según su Actividad
• Empresas Mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la explotación
de los recursos que se encuentran en el subsuelo. Ejemplos: empresas de
petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.
• Empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la materia
prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fábrica de telas,
fábrica de camisas, fábrica de muebles, fábrica de calzado.
• Empresas Agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes cantidades
los productos agrícolas y pecuarios. Ejemplos: granjas avícolas, granjas
porcinas, invernaderos, haciendas de producción agrícola. Se asimila al ente
económico a que se refiere el Plan Unico de Cuentas para los Comerciantes.
• Empresas Comerciales: son las empresas que se dedican a la compra y venta
de productos; colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados
y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una ganancia.
Ejemplos: una empresa distribuidora de productos farmacéuticos, un
supermercado, un almacén de electrodomésticos.
• Empresas de Servicios: son las empresas que buscan prestar un servicio para
satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación,
transporte, recreación, servicios públicos, seguros, y otros servicios. Ejemplos:
una empresa de aviación, un centro de salud, una universidad, una compañía
de seguros, una corporación recreativa.
Según su Tamaño
• Gran Empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico
especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se observa una gran
división y especialización del trabajo, y la inversión y las utilidades obtenidas
son de mayor cuantía. La información contable que se maneja en el
desenvolvimiento de las actividades mercantiles también es mayor y se lleva en
forma sistematizada. Ejemplos: Coca Cola, Sofasa, Carvajal.
• Mediana Empresa: en este tipo de empresa se puede observar una mayor
división y especialización del trabajo; en consecuencia, el número de
empleados es menor que en el anterior, la inversión y los rendimientos
obtenidos ya son considerables. Su información contable es amplia. Ejemplos:
una distribuidora de electrodomésticos con 10 empleados, una fábrica de
dulces con 15 empleados. En determinado momento su información contable se
puede manejar tanto manual como sistematizada.
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• Pequeña Empresa: es aquella que maneja escaso capital y pocos empleados.
Se caracteriza porque no existe una delimitación clara y definida de funciones
entre el administrador y / o propietario del capital de trabajo y los trabajadores;
por ello existe una reducida división y especialización del trabajo. Su
contabilidad es sencilla debido a que maneja poca información en este campo.
Ejemplos: un taller de mecánica con 2 empleados, un almacén de telas con un
empleado, una miscelánea con 2 empleados.
Según la Procedencia del Capital
• Empresas Privadas: son las empresas que para su constitución y
funcionamiento necesitan aportes de personas particulares. Ejemplos: un
centro educativo privado, un supermercado de propiedad de una familia.
• Empresas Oficiales o Públicas: son las empresas que para su funcionamiento
reciben aportes del Estado. Ejemplos: los hospitales departamentales, los
colegios nacionales.
• Empresas de Economía Mixta: son las empresas que reciben aportes de los
particulares y del Estado. Ejemplos: Una universidad semioficial.
Según el Número de Propietarios
• Empresas Individuales: denominadas también empresas unitarias o de
propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la
empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o
empleados particulares. Ejemplos: Almacén don Pedro, de propiedad exclusiva
de don Pedro Ruiz.
• Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o más personas llamadas
socios. Ejemplo: David & Vélez, Cía. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio
Vélez.
1.2
1.2.1
LAS SOCIEDADES
Contrato de Sociedad
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Según el Código
de Comercio Art. 98 “por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a
hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con
el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad
social”.
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1.2.2
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Clasificación de las Sociedades
De acuerdo con la forma como se asocian, las sociedades pueden ser:
Sociedades de Personas
Se clasifican en:
• Sociedad Colectiva: se constituye por dos o más personas, los socios pueden
aportar dinero o bienes y su responsabilidad es ilimitada y solidaria. La razón
social se forma con el nombre y / o apellidos de uno o varios socios seguido de
la expresión & Compañía, Hermanos, e Hijos u otra análoga (Art. 303 C. de
Co.). Ejemplo: Cruz, Díaz & Compañía.
• Sociedad en Comandita Simple: se forma por dos o más personas, de las
cuales por lo menos una tiene responsabilidad ilimitada (Art. 323 C. de Co.); en
la razón social debe figurar el nombre o apellido de los socios que tienen
responsabilidad ilimitada, seguido de la expresión & Cía. 5. en C. (Art. 324 C.
de Co.) Ejemplo: Torres & Cía. S. en C.
Sociedades de Capital
Se clasifican en:
• Sociedad Anónima: se forma con un mínimo de cinco socios (Art. 374 C. de
Co.). El Capital aportado está representado en acciones (Art. 375 C. de Co.).
La razón social se forma con el nombre que caracteriza a la empresa seguido
de la expresión S. A. Ejemplo: Galletas Tostaditas S.A.
• Sociedad en Comandita por Acciones: se constituye por uno o más socios con
responsabilidad ilimitada y cinco o más socios con responsabilidad limitada. El
Capital está representado en títulos de igual valor (Art. 344 C. de Co.). Se
distingue porque la razón social va acompañada de las iniciales S. C. A.
(Sociedad en Comandita por Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos
S.C.A.
Sociedades Mixtas
El prototipo de esta clase de sociedad es:
• Sociedad de Responsabilidad Limitada: los socios pueden ser mínimos dos,
máximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El capital está dividido en cuotas de
igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razón social está seguida de la palabra
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Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art. 357 C. de Co.). Ejemplo: Almacén el
Estudiante, Cía. Ltda.
• Sociedad sin ánimo de Lucro: son las entidades que persiguen exclusivamente
fines sociales, culturales, deportivos y de servicios, sin ánimo de lucro. Ejemplo:
el Club el Remanso, de propiedad de un fondo de empleados.
Escritura de Constitución de una Sociedad
“La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se expresará”:
• El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con
el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y
documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la
ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
• La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma,
formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad
que regula este código.
• El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan
en el mismo acto de constitución.
• El objeto social, esto es, la actividad o negocio de la sociedad, haciendo una
enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la
estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades
enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con
aquel.
• El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada
asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá
expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de
las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán
cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
• La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las
atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los
asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo
de sociedad.
• La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios
en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los
acuerdos en los asuntos de su competencia.
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• Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma
en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social,
con indicación de las reservas que deban hacerse.
• La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de
la misma.
• La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación
de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las
condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones
en especie.
• Si las diferencias que ocurran con los asociados entre si o con la sociedad,
con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de
amigables componedores y en caso afirmativo, la forma de hacer la
designación de los árbitros o amigables componedores.
• El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar
legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta
función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los
asociados.
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto
en la ley o en los estatutos.
• Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de
sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el
contrato (Art. 110 C. de Co).
Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la Cámara
de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su
domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha
escritura deberá ser registrada también en las Cámaras de Comercio que
correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo
distrito de la Cámara del domicilio principal. (Art. 111 C. de Co).
1.3
LOS COMERCIANTES
“Se denominan comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en
alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de
comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de
apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 C. de Co).
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1.3.1 ¿Quiénes son Comerciantes?
Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:
• Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
• Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y
• Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio. (Art. 13
C. de Co).
Obligaciones de los Comerciantes
• Matricularse en el Registro Mercantil.
• Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones
legales.
• Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos
relacionados con sus negocios o actividades.
• Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus
obligaciones mercantiles.
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co).
• Licencia de funcionamiento.
Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cámara de
Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a través de la Alcaldía
Municipal.
La licencia de funcionamiento es el documento que permite a un comerciante
ejercer el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene
facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de agosto de 1984) para determinar los trámites
y requisitos que puede exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su
jurisdicción municipal.
Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben presentar los
siguientes documentos, expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la
empresa:

Copia del Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio.

Paz y salvo de la Tesorería Municipal por el pago de impuestos de industria y
comercio.
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
Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud Pública.

Certificado del Cuerpo de Bomberos y Certificados expedidos por las Oficinas de
Planeación Municipal y de Obras Públicas, de acuerdo con la actividad u objeto
social del comerciante.

Paz y salvo de Sayco y Acinpro
1.4
LA CONTABILIDAD
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero
de la empresa, pues ésta proporciona suficiente material informativo sobre un
desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que
llevan a un manejo óptimo del negocio.
El Estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello
exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del
Código de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligación de todo comerciante “llevar
contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales”; Art. 48: “todo
comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás normas
sobre la materia”.
Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de
una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una
empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan
planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
La contabilidad satisface, a través de la información financiera que obtiene, dos
necesidades concretas de las entidades económicas: orientación para tomar
decisiones y control.
• Objetivos de la contabilidad
− Tener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre
el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
− Determinar en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el
patrimonio que posee la empresa.
− Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos.
− Suministrar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de
una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
− Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
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− Usar de fuente fidedigna información ante terceros (los proveedores, los
bancos y el Estado).
1.4.1
Las Cuentas
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo que
por el solo nombre se identifique lo que representa.
Esquema de la Cuenta “T”
La manera más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es
mediante el esquema de la cuenta “T”. Sus partes son:
Registros en la Cuenta “T”:
Nombre completo de la cuenta.
Debe, el lado izquierdo, para
registrar los débitos.
Haber, el lado derecho, para
registrar los créditos.
Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en el Debe;
acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la
columna del Haber.
Movimiento débito es la suma de todos los valores registrados en el Debe de una
cuenta; movimiento crédito es la suma de todos los valores registrados en el
Haber.
• Saldos en la cuenta “T”:
Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna
del Debe y los valores registrados en la columna del Haber.
Saldo Débito: una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento débito es mayor
que el movimiento crédito.
Saldo Crédito: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es
mayor que el movimiento débito.
1.4.2
Clasificación, Nomenclatura y Movimiento de las Cuentas
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Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en
una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un
período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en
reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden.
Clasificación de las cuentas:
1.4.3
Cuentas Reales o de Balance
Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las
deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez,
pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad
de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en
bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas
por cobrar y todos los créditos a su favor.
Características:
• Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
• Estar bajo el control de la empresa.
• Generar un derecho de reclamación.
Movimiento de las Cuentas de Activo:
estas cuentas empiezan y aumentan
su movimiento en el Debe,
disminuyen y se cancelan en el
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Haber; por lo general, su saldo
es débito.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones,
Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma
detallada, en el Plan Unico de Cuentas, un poco más adelante.
Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su
cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Características:
• La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el
pago.
• Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su
saldo es crédito.
A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales,
Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a
manejar con el Plan Único de Cuentas.
Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el
Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la
empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un
Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma
que las cuentas de Pasivo.
Características
• Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la
empresa.
• Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio
contable.
Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas
del Pasivo.
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1.4.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un
ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias
porque se cancelan al cierre del período contable.
Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos y
Costo de Ventas.
• Ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o
presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.
• Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan
en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar
su saldo.
• Gastos: una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos
necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una
pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de
sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.
Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el
Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.
Costo de Ventas: representa el valor de adquisición de los artículos
destinados a la venta.
• Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y
aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no
se acreditan; su saldo es débito.
• Cuentas de orden: hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la
empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa
para su custodia, manejo o negociación.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden
deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito.
Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el
grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo,
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por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en
Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el
Pasivo, ni el Patrimonio.
1.4.5 Plan Único de Cuentas
El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes comenzó a aplicarse, a partir del 1
de enero de 1993, al nivel de reporte, a sociedades y comerciantes legal o
estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a partir del 1 de enero de 1994,
al nivel de documento fuente, a sociedades y comerciantes con revisor fiscal; y a
partir del 1 de enero de 1995 regirá para todas las empresas obligadas a llevar
contabilidad.
Catálogo de Cuentas: el catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación
obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o
subcuentas diferentes a las previstas en él.
No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar
internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones
diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre
éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estará a
disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la
potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin
embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme
al Catálogo de Cuentas del mencionado Plan.
“Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán
informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente”. (Art.
2o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).
Abreviaturas: “la denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo del
Plan Unico de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la
denominación, según le corresponda”. (Art. 4o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).
El plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase: el primer dígito
Subcuenta: los seis primeros dígitos
Grupo: los dos primeros dígitos
Auxiliares: con siete o más dígitos
Cuenta: los cuatro primeros dígitos
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Las clases que identifica el primer dígito, son:
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costo de ventas
Clase 7: Costo de producción o de operación
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras
Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las
clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de resultados, y las clases 8
y 9 detallan las cuentas de orden.
Nota
Para facilitar el aprendizaje y manejo del Plan Único de Cuentas, en algunos
ejercicios, las autoras conforman la nomenclatura con el grupo seguido del nombre
de la cuenta o con el nombre de la cuenta y el grupo entre paréntesis.
Registra el valor de las devoluciones, originadas en compras efectuadas por el ente
económico.
Algunos Principios y Normas de Contabilidad
(Decreto 2649 del 29.12.93)

Normas Sobre las Cuentas de Orden
Artículo 42o. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes
reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura
financiera de un ente económico.
Artículo 43o. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias
reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que,
por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la
administración del ente económico.
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Artículo 44o. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben
reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y
en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones
tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
Artículo 45o. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son
utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros
que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también
para ejercer control interno.
Artículo 46o. Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de
orden se deben observar las siguientes normas:
− Se deben registrar bajo “cuentas de orden por derechos contingentes” los
compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
− Se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades
contingentes” los compromisos o contratos que se relacionen con posibles
obligaciones.
− Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas según la
naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta
deudora o acreedora por contra respectiva.
− Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el
registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas
pertinentes exigen la creación de provisiones.

Conceptos Técnicos en Contabilidad
− Artículo 6o. Ente económico: el ente económico es la empresa, esto es, la
actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se
predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en
forma tal que se distinga de otros entes.
− Articulo 48o. Contabilidad de acusación o por acumulación: los hechos
económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
− Artículo 35o. Activo: un activo es la representación financiera de un recurso
obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
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Proceso de Comprensión y Análisis
Resolver las siguientes preguntas:

¿Qué es empresa?.

Definir que es una cuenta.

Explicar cada una de las partes de una cuenta.

¿Cómo se clasifican las cuentas reales o de balance?.

Definir: pequeña, mediana y gran empresa.

¿Qué es contabilidad?.

• ¿Qué es Saldo?.

Que es acreditar una cuenta?

Que es Debitar una cuenta?
Solución de Problemas

Dar tres ejemplos de empresas constituidas como sociedades anónimas,
tres de responsabilidad limitada y tres sin animo de lucro, que se conozcan
a nivel regional o nacional.

Consultar los pasos para constituir una empresa

Consultar en el decreto 2649/93 las cualidades de la información contable

Explicar como se determina el saldo de una cuenta.

Investigue sobre la historia y evolución de la contabilidad.

Quienes son los precursores de la contabilidad en el mundo?

Consulte en el decreto 2649/93 los objetivos de la información contable.
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
FRENTE A CADA CUENTA INDIQUE LA CLASE y GRUPO
PERTENECEN
CUENTA
CLASE APORTES SOCIALES
CAJA
GASTOS DE PERSONAL
MUEBLES Y ENSERES
EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN
CONTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
CLIENTES
25
AL CUAL
Grupo
Síntesis Creativa

Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas según su actividad.

Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas según su constitución
legal.

Desarrollar en una cartelera una cuenta T, dibujando sus partes y
explicando cada una de ellas.
Autoevaluación
Responder las siguientes preguntas:
• ¿Qué obligaciones tienen los comerciantes según el código de comercio?.
• ¿Qué beneficios ofrece la contabilidad a las empresas?.
• ¿Por qué el estado obliga a los comerciantes a llevar libros de contabilidad?.
• Enumerar tres objetivos de la contabilidad.
• ¿Cómo se clasifican las cuentas nominales, transitorias o de resultado?.
• ¿Qué representan las cuentas de activo?.
• ¿Qué representan las cuentas de pasivo?
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26
1. A LAS SIGUIENTES CUENTAS COLOCAR LA CLASE – GRUPO A LA CUAL
PERTENECEN:
Impuesto sobre las ventas por pagar ______________________________
Comercio al por mayor y al por menor______________________________
Mercancías no fabricadas por la empresa
____________________________
De mercancías
_______________________________
Anticipo de impto y contri-impto a las vtas retenido _________________________
Anticipo de impto y contri-retención en la fuente__________________________
Retención en la fuente por pagar
_______________________________
Impuesto a las ventas retenido
_______________________________
Clientes
_______________________________
Proveedores
_______________________________
2.
3.
4.
5.
El primer digito de la cuenta significa____________
los dos primeros dígitos________________
los cuatro primeros dígitos___________
y los seis primeros_______________________
Repaso Significativo
Responder las siguientes preguntas:
• ¿Qué se entiende por contabilidad de costos.
Por que es importante al contabilidad en el proceso de decisiones
administrativas?
• ¿Para qué se utiliza la contabilidad bancaria?.
• ¿Qué relación existe entre la empresa y la contabilidad?.
Cual es la relación de la contabilidad con otras disciplinas?
• ¿Por qué es comparable la contabilidad?.
• ¿Qué representan las cuentas de ingresos o rentas?.
• ¿Qué representan las cuentas de costo de ventas?.
• ¿Qué representan las cuentas de gastos?.
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UNIDAD 2: La Partida Doble y la
Ecuación Patrimonial
Descripción Temática
En la segunda parte abarcaremos una fundamentación técnica de la contabilidad y
profundizaremos en los temas antes mencionados para entender así unos términos
contables básicos y llegar a la base contable que son los estados financieros y su
importancia dentro de la contabilidad.
Horizontes
• Identificar la partida doble y la ecuación patrimonial.
• Identificar los procedimientos apropiados para registrar las operaciones
mercantiles.
• Interpretar adecuadamente la ecuación patrimonial.
Núcleos Temáticos y Problemáticos
La Ecuación Patrimonial
La Partida Doble
Síntesis de la Unidad
En la segunda unidad trataremos la partida doble y la ecuación patrimonial,
aprendiendo a trabajar los asientos contables y el registro de las operaciones
mercantiles.
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Proceso de Información
LA PARTIDA DOBLE
Al estudiar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se
descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una
que se debita y otra que se acredita.
Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por $2'500.000
Al vender al contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta de Activo,
aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno,
luego la cuenta TERRENOS, que también es de Activo, disminuye; por lo tanto, se
acredita.
Ejemplo 2: compra de mercancías a crédito por $2'100.000.
La cuenta COMPRAS DE MERCANCIAS aumenta, debitándose.
Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a
crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NACIONALES se acredita.
Lo anterior ayuda a deducir el principio universal de la partida doble, base del
sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paciolo), según el
cual si se debita una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual
valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos
debe ser igual a la suma de los créditos.
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29
Asientos Contables
Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes
y libros de contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos
Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a
un débito y a un crédito.
Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la empresa por
$2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y
COMUNICACIÓN, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS,
cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas,
pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más
cuentas deudoras y una acreedora.
Procedimiento para Registrar las Operaciones Mercantiles
Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de
contabilidad, se cambia la cuenta “T” por los asientos de diario en forma
horizontal.
Ejemplo: el ejercicio anterior se registra así
CODIGO
CUENTA|
DEBE
1528 EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN 2.800.000
1110 BANCOS
HABER
2.8000.000
El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:
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30
• Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. Para ello
se plantean dos interrogantes:
Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se compra?
Al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?
• Al comprar mercancías a crédito por $900.000 se debe preguntar:
¿Qué se Compra?: Mercancías 
¿Cómo se cancela?: Crédito

PROVEEDORES NACIONALES
COMPRAS NACIONALES: Cuenta de Costo de Ventas;  aumenta DEBITO
PROVEEDORES NACIONALES: Cuenta de Pasivo; 
aumenta CREDITO

Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello,
primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar
su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se
procede a debitar o acreditar cada una.
Ejercicios de Aplicación

Consignación o depósito en entidades financieras: de acuerdo con los
principios de auditoría, todo el dinero que recibe la empresa debe
consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorros. Al
efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de
poco valor que se cancelan por caja menor.

Consignación en Bancomercio por $500.000
¿Dónde se consigna?: En el banco
BANCOS
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¿De dónde sale el dinero?: ¿De la empresa?
CAJA
BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumenta
DEBITO
CAJA: Cuenta de Activo; al retirar dinero disminuye
CREDITO

31
Compra de mercancías: compra de mercancías al contado por $2'300.000,
valor cancelado con cheque del Bancomercio.
¿Qué se compra?: Mercancías
COMPRAS DE MERCANCIAS
¿Cómo se paga el valor?: Al contado, con cheque
BANCOS
COMPRAS: Cuenta de Costo de Ventas; al comprar aumenta
DEBITO
BANCOS: Cuenta de Activo; al girar cheque disminuye
CREDITO

Compra de mercancías a crédito: compra de mercancías a crédito por
$220.000
¿Qué se compra?: Mercancías
COMPRAS DE MERCANCIAS
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____________________________________________________________________
¿Cómo se paga su valor?: A crédito
32
PROVEEDORES NACIONALES
COMPRAS DE MERCANCIAS Cuenta de Costo de Ventas: aumenta DEBITO
PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; al comprar a crédito:
aumenta CREDITO.

Venta de mercancías al contado: venta de mercancías al contado por
$820,000.
¿Qué se vende?: mercancíasCOMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR
¿Cómo se cobra su valor?: al contado CAJA
CAJA: cuenta de Activo; al recibir dinero aumentaDEBITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender
aumentaDEBITO
Venta de mercancías a crédito: venta de mercancías a crédito por $1’100,000
¿Qué vende la empresa?: mercancías COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR
¿Cómo cobra el valor?: a créditoCLIENTES
CLIENTES: cuenta de Activo; al vender a crédito aumenta DEBITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender
aumenta CREDITO
Cuentas
CLIENTES
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
Debe
1.100.000
Haber
1.100.000
Compra a crédito muebles para la oficina por $2'800,000
¿Qué se compra?: muebles para la oficina EQUIPO DE OFICINA
¿Cómo se paga su valor?: a créditoPROVEEDORES NACIONALES
EQUIPO DE OFICINA: activo; al comprar aumentaDEBITO
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PROVEEDORES
NACIONALES:
Cuentas
EQUIPOS DE OFICNA
NACIONALES
pasivo;
al
comprar
Debe
a
2.800.000
33
crédito aumenta
CREDITO
Haber
2.800.000
Préstamos recibidos por la empresa: la empresa obtiene un préstamo de
Bancolombia por $10’000.000 que consigna en cuenta corriente.
¿Qué tipo de deuda es?:
Deuda a cargo, por préstamo bancarioBANCOS NACIONALES
¿Cómo se recibe el valor del préstamo?:
Consignado en la cuenta corriente de la empresaBANCOS
BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumentaDEBITO
BANCOS NACIONALES: Cuenta de Pasivo; aumentaCREDITO
Abono a obligaciones bancarias: la empresa gira un cheque como por abono a
su deuda. POR $280.000
¿Qué tipo de deuda es?:
Deuda a cargo, por préstamo bancarioBANCOS NACIONALES
¿Cómo se hace el abono?: con chequeBANCOS
BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO
BANCOS: cuenta de Activo; disminuyeCREDITO
Abono a proveedores: la empresa gira un cheque de $1'000,000 a un
proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.
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34
¿Qué tipo de deuda es?:
Deuda en contra, por mercancíasPROVEEDORES NACIONALES
¿Cómo se hace el abono?: la empresa gira chequeBANCO
PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO
BANCOS: Cuenta de Activos disminuyeCREDITO
Aportes de capital: para iniciar una empresa, un socio aporta $12’000,000 con
cheque, otro socio aporta un terreno por $5’500,000.
¿Qué tipo de aporte hace el primer socio?: efectivo
¿Qué tipo de aporte hace el segundo socio?:
¿Por qué concepto aportan los socios?: Por capital
CAJA
TERRENOS
 APORTES SOCIALES
CAJA: cuenta de Activo; aumenta
TERRENOS: cuenta de Activo; aumenta
APORTES SOCIALES: cuenta de Patrimonio; aumenta
DEBITO
DEBITO
CREDITO
Gastos: la empresa gira un cheque por $220,000 por concepto de
arrendamiento de oficinas por un mes.
¿Cuál es el concepto del pago?:
Gasto de arrendamiento
¿Cómo se paga?: con cheque
GASTOS ARRENDAMIENTOS
BANCOS
GASTOS ARRENDAMIENTOS:
Cuenta de Egreso o Gastos: aumenta
BANCOS: cuenta de Activo, disminuye
DEBITO
CREDITO
Gastos pagados por anticipado: la empresa gira un cheque por valor de
$660,000 correspondiente a tres meses de arrendamiento anticipado.
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35
¿Cuál es el concepto del pago?:
Arrendamiento pagado anticipadamente por tres meses
 GASTOS
PAGADOSPOR ANTICIPADO
¿Cómo se paga?: con cheque
 BANCOS
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: cuenta de Activo; aumenta  DEBITO
BANCOS: cuenta de activo; disminuye
 CREDITO
Gastos causados por pagar: a fin de mes, la empresa adeuda los servicios
públicos correspondientes a un mes por valor de $89.400.
¿Por qué concepto debe la empresa?:
Por un gasto de servicios públicos
 GASTOS SERVICIOS
¿Cómo se paga el gasto?: se queda debiendo,  COSTOS Y GASTOS
POR PAGAR
GASTOS SERVICIOS: gastos; aumenta
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR: pasivo, aumenta
DEBITO
CREDITO
Ingresos recibidos por anticipado: la empresa recibe $120,000 por concepto de
intereses anticipados.
¿Por qué concepto se recibe anticipadamente?:
Por intereses
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO
¿Cómo se recibe?: en efectivo CAJA
CAJA: cuenta de activo; aumentaDEBITO
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: pasivo; aumentaCREDITO
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2.1.3
36
Comprobación de Saldos
Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de
la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta
“T". Al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales.
2.2.
LA ECUACIÓN PATRIMONIAL
Descripción de la Ecuación Patrimonial:
Contablemente, debe existir equilibrio entre las cuentas reales de activo, de pasivo
y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas,
se utiliza una fórmula matemática conocida con el nombre de Ecuación
Patrimonial. Esta fórmula da a conocer, independientemente, el valor del activo,
del Pasivo o del Patrimonio.
Ejemplo: VA. Ltda. Suministra la siguiente información: Posee $600.000 en cuenta
corriente bancaria, $3'000.000 en equipo para oficina, $1'200.000 que debe cobrar
por venta de mercancías $1'800.000 en terreno; debe pagar a proveedores
$900.000, un préstamo bancario por $500.000. Determinar el patrimonio de la
empresa.
PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO
Modificaciones en la Ecuación Patrimonial:
La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del activo,
Pasivo o Patrimonio. Ejemplo:
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37
• El 10 de abril Jhon Jairo Saavedra tiene $3'000.000 en Bancos y no tiene
deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así:
El 15 de abril compra al contado muebles por $500.000 y cancela con cheque.
La Ecuación patrimonial se modifica así:
Al cambiar un activo por otro activo el patrimonio permanece igual.
• El 20 de abril compra un terreno a crédito por $5'000.000. La ecuación
patrimonial se modifica así:
• El 23 de abril paga con un cheque $500.000 a la deuda del terreno. La
ecuación patrimonial se modifica así:
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38
Proceso de Comprensión y Análisis
• Desarrollar el siguiente cuestionario:
− Expresar el principio universal de la partida doble.
− cite cinco
compuesto.
ejemplos
de asiento simple y cinco ejemplos de asiento
 Determine los cambios que ocasiona en la ecuación patrimonial,
cada una de las siguientes operaciones realizadas por la empresa
BX Ltda.:
1. Se constituye la empresa BX Ltda. de la siguiente manera: (objeto social
compra y venta de mercancías)
SocioB: Aporta un Local por $50.000.000 correspondiente un 60% al valor de
la construcción y un 40% al valor del terreno.
Socio X: $ 10.000.000 en efectivo y 2 computadores por valor total de
$5.000.000
2. La empresa abre una Cuenta de ahorros en Bogotà por $1.500.000 y una
Cuenta Corriente en la misma entidad por 8.000.000
3. La empresa Compra un vehículo para uso de la empresa por valor de
$22.000.00 gira cheque de la cuenta corriente de Bogotà por el 20% y el
saldo lo queda debiendo a Bogotà
4. La empresa hace un traslado de la cuenta de ahorros de Bogotà por
$400.000 para abrir un CDT (Certificados de deposito a Termino) en la
misma entidad.
5. La empresa Gira un cheque por valor de $1.000.000 para abonar a la deuda
con Bogotà.
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39
EJERCICIOS DE APLICACIÓN:
Para registrar correctamente las transacciones, el proceso es el siguiente:
a. Identifique las cuentas que se afectan según el tipo de transacción.
b. Identificar la (s) cuenta (s) que se debita y la (s) cuenta (s) que se acreditan.
1. Se constituye la Empresa XYZ Ltda. de la siguiente manera: (objeto social
compra y venta de mercancías)
Socio X Aporta un Local por $40.000.000 correspondiente un 80% al valor
de la construcción y un 20% al valor del terreno.
Socio Y: $ 20.000.000 en efectivo.
Socio Z:$20.000.000 en efectivo
2. La empresa abre una Cuenta Corriente en con el dinero recibido por los
socios.
3. La empresa Compra mercancías no gravadas a la empresa DS Ltda. por
valor de $4.800.000 cancela el 60% mediante el giro de un cheque y le
conceden por el saldo un plazo de 30 días
4. La empresa Compra un escritorio para uso de la gerencia por valor de
$680.000 cancela mediante el giro de un cheque.
5. La empresa vende mercancías no gravadas a la empresa PR Ltda. por valor
de $6.200.000, el 50% de contado y el saldo a 45 días
6. La empresa hace un traslado de la cuenta corriente por $3.000.000 para
abrir una cuenta de ahorros en la misma entidad.
7. La empresa gira un cheque a favor de la empresa DS Ltda. para cancelar el
saldo de la deuda.
8. La empresa PR Ltda., nos cancela el saldo de la deuda.
9. La empresa concede un préstamo a la empleada Mariela Pérez, gira cheque
por valor de $100.000
10. La empresa obtiene un préstamo del BBVA por $6.000.000 y le descuenta
anticipadamente intereses correspondientes al primer trimestre por valor de
$130.000. el banco le consigna directamente en la cuenta corriente.
11. La empresa gira un cheque a favor del empleado Jaime Duque por valor de
$200.000 para constituir el fondo de caja menor.
12. La empresa recibe $320.000, por concepto de arrendamiento de una
bodega por un mes.
13. La empresa gira un cheque por $240.000 por concepto de arrendamiento de
un local por un mes.
14. A fìn de mes la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un
mes por valor de $229.920 correspondiente a Energía eléctrica $90.820;
teléfono $74.600 y acueducto y alcantarillado $64.500.
15. La empresa paga seguros contra incendio de las mercancías por un año
anticipado por la suma de $1.500.000.
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Desarrolladas las
comprobación.
transacciones
anteriores
realice
el
balance
40
de
Solución de Problemas
• Determinar el patrimonio de Juan Alberto Pérez quien tiene en sus libros los
siguientes saldos:
Caja
Bancos
Clientes
Proveedores nacionales
Mercancías no fabricadas por la empresa
Gastos pagados por anticipado
Equipo de oficina
Acreedores varios
Aportes sociales
1.500.000
2.800.000
3.000.000
1.200.000
1.100.000
500.000
1.200.000
600.000
X
• Determinar los cambios que ocasionan en la ecuación patrimonial cada una
de las operaciones realizadas por el señor José Páez.
− Abona con cheque $800.000 a proveedores nacionales.
− Compra a crédito una maquina de escribir por valor de $1.200.000.
Síntesis Creativa y Argumentativa
La partida doble es un principio Universal, según el cual si se debita una cuenta
por un valor se debe acreditar una u otras cuentas por igual valor.
Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los libros de
contabilidad. Pueden ser simples o compuestos.
La ecuación patrimonial sirve para determinar el equilibrio que debe existir
entre las cuentas reales es decir Activo, pasivo y patrimonio.
Autoevaluación
Que es un asiento?
En que consiste el principio de la partida doble?
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Cual es el objeto de un balance de comprobación?
Escriba la ecuación contable.
Defina cada uno de los elementos que conforman la ecuación patrimonial.
Que refleja el activo en una empresa?
Que refleja el pasivo en una empresa?
Que refleja el patrimonio en una empresa?
Si la cuenta clientes es acreditada, aumenta o disminuye?
Presente la clasificación de las cuentas.
Repaso Significativo
Del decreto 2649/93 realizar la lectura sobre la dinámica y movimientos de las
cuentas que hemos tratado en esta unidad, con el fin de afianzar el tema visto,
permitiendo así mismo identificar cuando se disminuye y cuando se aumenta una
cuenta.
Identifique las cuentas de activo, patrimonio, ingreso y costos que presentan sado
diferente al de su naturaleza, y explique.
Consulte en el decreto 2649/93 las normas sobre los activos, pasivos y patrimonio.
Identifique en los estados financieros básicos las cuentas que lo conforman.
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42
UNIDAD 3: Inventarios - Mercancía
Descripción Temática
Los inventarios nos permiten tener conocimiento de los activos físicos de la
empresa, en materia global a través de estos en cualquier momento tendremos a
la mano información de artículos o materias primas con que contamos para
desarrollar la actividad económica del ente.
Las mercancías o inventarios están representados por los recursos o bienes que
una entidad económica destina para las operaciones de venta, las cuales muestran
la fuente principal de sus ingresos.
Horizontes




Entender la definición de inventarios y su finalidad en las empresas.
Diferenciar los sistemas de inventarios y su manejo contable.
Identificar los diferentes métodos de valoración de inventarios .
Analizar el efecto de los diferentes métodos en las utilidades,
inventario final y costo de ventas
Núcleos Temáticos y Problemáticos





Conceptualización.
Sistema de inventario Periódico
Sistema de inventario Permanente
Métodos de valoración de inventarios
Comparación métodos de valoración de inventario
Síntesis de la Unidad
El desarrollo de esta unidad será a través de la lectura concerniente al tema
propuesto en el modulo, reforzando el conocimiento a través de consultas propias
en distintas bibliografías que profundicen dicho tema, desarrollo de actividades y
ejercicios propuestos.
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Proceso de Información
QUÉ ES UN INVENTARIO
Se entiende por inventario la relación que se hace como resultado de contar, pesar
o medir las existencias de cualquier activo bien tangible, por ejemplo: un
inventario del parque automotor, de la maquinaria, de los muebles, de las
herramientas, etcétera.
En contabilidad llamamos simplemente inventarios a las existencias de los
bienes destinados a la venta o a la producción para su posterior venta. Son la vida
de la empresa. Si recordamos la clasificación de las empresas según su actividad
vamos a encontrar: inventarios de materia prima, productos en proceso o
productos terminados en una empresa manufacturera; mercancías en una empresa
comercial (específicamente es el tema de estudio en esta unidad) ; semovientes en
una empresa ganadera; productos agrícolas en una empresa agraria; construcciones en curso, edificios o casas en una constructora; lotes de terreno en una
urbanizadora y cosas similares que constituyen el objetivo comercial de cada
empresa.
El buen manejo de los inventarios es definitivo en los resultados de las
empresas y como constituyen una inversión, es necesario evitar que haya
excedentes ociosos y costosos, así como disminuciones que puedan afectar el flujo
de las operaciones del negocio.
En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de
mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya
que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.
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Sistemas de inventarios
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de
los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los
comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los
sistemas más utilizados son:
Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.
Sistema de inventario permanente o continuo.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO
Se llama sistema de inventarios analítico o pormenorizado, cuando la empresa
hace inventario físico al final de cada período contable y durante el ejercicio no
mueve la cuenta inventario puesto que, cuando compra, registra en la cuenta
compras, y cuando vende, no registra la salida de la mercancía.
En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario que la
empresa realice un inventario físico, es decir, un conteo de las unidades en
existencia y su valoración.
Para determinar el costo de lo vendido en el sistema de inventario periódico o
juego de inventarios se toma el valor del inventario inicial, más el costo de las
mercancías compradas, menos el inventario final. A continuación se indica
detalladamente que El costo de ventas se determina mediante el juego de
inventarios así:
COSTO DE VENTAS
INVENTARIO INICIAL
+ COMPRAS NETAS:
COMPRAS
- DEVOLUCIONES EN COMPRAS
= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA
- INVENTARIO FINAL
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXX
XXXXX
XXXXX
Donde:
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El Inventario Inicial es la relación detallada y minuciosa de las existencias de
mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades. (En el momento que
se constituye la empresa no necesariamente tiene que haber un inventario inicial
de presentarse esta situación se coloca en el inventario inicial cero (0))
Las Compras Netas es el resultado de la diferencia entre la cuenta 6205 de
mercancías y la 6225 Devoluciones en compras.
Las compras: es el saldo que refleja la cuenta 6205 de mercancías que nos
muestra en los registros de los libros de contabilidad.
Devoluciones en compras es el saldo que refleja la cuenta 6225 Devoluciones en
compras que nos muestra en los registros de los libros de contabilidad
Mercancía disponible para la venta es el resultado que nos da, tomando el
inventario inicial más las compras Netas
El Inventario Final: es la relación de existencias de mercancías al finalizar un
periodo contable. Este inventario pasa a ser el inventario inicial del siguiente
periodo.
De esta manera se determina el COSTO DE VENTAS cuando la empresa utiliza el
SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO.
Por necesidades de control e información los inventarios periódicos resultan
insuficientes. Los trabajos de recuento físico de las existencias constituyen grandes
problemas y en ocasiones interrumpen el normal funcionamiento de la empresa
por varios días; por lo tanto, no siempre pueden hacerse con suficiente frecuencia
como para satisfacer las necesidades de información. Además, el inventario periódico da un informe sobre lo que hay, no sobre lo que debe haber. Por otra
parte, recordemos que en muchos países actualmente es obligatorio manejar
inventarios permanentes.
Veamos a través del siguiente ejemplo la forma de contabilizar y determinar el
costo de ventas:
La empresa DB LTDA, quien utiliza sistema de inventario periódico, inició
operaciones el 30 de noviembre de 2006
1. se constituyó con aportes de los socios en mercancías por$1.800.000
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Código
1
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
46
Haber
1.800.000
3115 Aportes Sociales
1.800.000
Realizó las siguientes transacciones:
2. Compra Mercancías NO gravadas a crédito por 2.400.000, a la empresa Y
Ltda.
Código
2
Cuenta
6205 De Mercancías
Debe
Haber
2.400.000
2205 Nacionales
2.400.000
3. Vende mercancías NO gravadas a crédito por $ 3.525.000, a la empresa Z
Ltda.
Código
3
Cuenta
1305 Clientes
Debe
Haber
3.525.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
3.525.000
4. Compra Mercancías NO gravadas al contado por 2.030.000, a la empresa
D Ltda.
Código
4
Cuenta
6205 De Mercancías
2205 Nacionales
Debe
Haber
2.030.000
2.030.000
5. Devuelve el 8% de la mercancía comprada a la empresa Y Ltda.
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Código
5
Cuenta
Debe
2205 Nacionales
47
Haber
192.000
6225 Devoluciones en Compras
192.000
6. Vende Mercancías NO gravadas de contado por $3.937.500 a la empresa C
Ltda.
Código
6
Cuenta
Debe
1105 Caja
Haber
3.937.500
4135 Comercio al por mayor y al por menor
3.937.500
7. La empresa Z Ltda, nos devuelve el 5% de la mercancía vendida
Código
7
Cuenta
Debe
4175 Devoluciones en Ventas
Haber
176.250
1305 Clientes
176.250
Tomando como referencia estas transacciones la empresa DB Ltda tiene el
siguiente balance de comprobación.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
DB LTDA
Código
Cuenta
Saldo
débito
1105 Caja
3.937.500
1305 Clientes
3.348.750
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
1.800.000
2205 Nacionales
3115 Aportes Sociales
Saldo
crédito
4.238.000
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48
1.800.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
7.462.500
4175 Devoluciones en Ventas
176.250
6205 De Mercancías
4.430.000
6225 Devoluciones en Compras
192.000
SUMAS IGUALES
13.692.500
13.692.500
Con esta información vamos a observar como se determina el costo de ventas
para la empresa DB Ltda, para lo cual recordemos que La empresa BD Ltda,
presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2006 por valor de $1.800.000
correspondiente a los aportes de los socios y vamos a tomar la siguiente
información: el 31 de diciembre del año 2006 realizó inventario físico y se
determinó por un valor de $2.600.000.
Igualmente, recordemos que El costo de ventas en el sistema de inventario
periódico se determina mediante el juego de inventarios así:
COSTO DE VENTAS
3.438.000
INVENTARIO INICIAL
1.800.000
+ COMPRAS NETAS:
Compras
- Devoluciones en Compras
4.238.000
4.430.000
192.000
= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA
6.038.000
-
2.600.000
INVENTARIO FINAL
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SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE
El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros, consiste en
registrar los movimientos de entrada y salida de cada una de las referencias que
maneja la empresa y que deben figurar en los rubros de inventarios.
Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar
un procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de
las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex.
El Kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las
cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a
conocerlas existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un
inventario físico.
El Kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías de productos terminados
fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas
representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.
Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las
necesidades de información de cada empresa, y se consiguen preimpresas en el
mercado. El que aquí mostraremos es un rayado que nos parece muy práctico y
sencillo.
En la actualidad los kárdex generalmente se manejan por computadora,
recordemos que la máquina hace las mismas operaciones pero con mayor
velocidad y precisión.
Cómo valorar los inventarios
Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada artículo reemplaza
la cuenta de compras, que solamente se usa en el sistema de inventarios
periódicos. En dicha cuenta se lleva el registro completo del movimiento al valor
de costo, tanto de las entradas por compras o devoluciones en ventas, como de las
salidas por venta o por devoluciones en compras.
Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en existencia, bien sea
por valor de compra o de producción, la decisión siguiente es el valor que se da a
las unidades que salen del inventario y a las que quedan cuando existen unidades
homogéneas con distintos costos unitarios. Con este fin se han inventado
muchísimos métodos, de los cuales aquí vamos a enseñar solamente los más
conocidos y que estimamos de mayor uso en nuestro medio.
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Como primera medida, para cumplir con el principio conservador o de prudencia
generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar los inventarios al
costo y nunca al precio de venta. Más aún, hay empresas que registran al costo o
al precio del mercado, el que sea más bajo. Pero cuando se habla de precio de
mercado nos estamos refiriendo al valor en que podemos comprar en el mercado,
o costo de reposición, y no al precio en que esperamos vender.
En está unidad se dará a conocer y a explicar los siguientes tres métodos:
 FIFO O PEPS
 PROMEDIO PONDERADO
 LIFO O UEPS
LIFO O UEPS
La sigla LIFO, viene del término en inglés Last In First Out que en español significa
últimos en entrar primeros en salir y cuyas siglasSon UEPS. Como su nombre lo
indica, los artículos que salen se les asignan los costos más recientes, así que a los
que quedan se les aplica los precios más antiguos.
El método UEPS permite cargar al costo de ventas un valor más cercano al
costo de reposición. Si la economía es inflacionaria y, por consiguiente, los precios
van en aumento, este método arrojará mayor costo de ventas, menores utilidades
y un inventario de menor valor.
Es importante tener en cuenta que un inventario final subvaluado, puede
mostrar menos utilidades en el período que cierra, pero al periodo siguiente
cuando se calcule el costo de ventas, este inventario final del período anterior, se
convierte en el inventario inicial y por consiguiente, si su valor es menor, también
lo será el costo de ventas. Lo cual compensa la disminución de las utilidades del
período anterior con aumento en las de éste.
Sin embargo, si el inventario en una empresa nunca llega a cero, y si su mínimo
crece a través del tiempo y a medida que crece la empresa, llegará el día en que
éstos, valorados a costos muy antiguos, desfiguren la realidad de la rentabilidad de
la empresa.
Manejo de Kardex por el método UEPS o LIFO
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51
La tarjeta de kárdex por este método se registra así:
En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, según la factura de
compra o la nota crédito por devolución en compras.
En salidas: Se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se
van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los últimos
artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a
los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada
operación.
En saldos: igual que en el PEPS, se establecen de acuerdo con la distintos costos
de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.
Costo unitario: dividiendo el costo total entre la cantidad total de la columna de
saldos en cada nivel.
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del último salde
de la mercancía en existencia.
FIFO O PEPS
La sigla FIFO viene del termino en inglés First In First Out que al español se
traduce como: primeros en entrar primeros en salir y, cuyas siglas son PEPS. Este
sistema asigna al costo de ventas los precios más antiguos y al inventario los más
recientes.
Al tratarse de inventarios permanentes o manejados en libros, se dará salida a
las unidades con precios más antiguos, hasta que se agoten las compradas a igual
precio, y luego a las siguientes en orden de antigüedad.
Cuando se manejan inventarios periódicos, al hacer el inventario físico final se
dará a todas las unidades existentes el precio de las últimas compradas en el
período, sin importar el número de unidades que queden en el inventario, respecto
al número de unidades compradas a dicho precio.
Por este método, la tarjeta de kárdex se maneja así:
En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, según la factura de
compra o la nota crédito por devolución en compras.
En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se
traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego
se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró,
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es la primera que sale.
En saldos: se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se
mantiene hasta que la existencia se agote.
El valor de las existencias se obtiene mediante la suma de todos los niveles del
último saldo
Costo unitario: se determina dividiendo el costo total por la cantidad total de la
columna de saldos; se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se
presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo;
es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.
Promedio Ponderado
Éste es un método intermedio entre los dos anteriores, es decir, ni los precios más
antiguos ni los más nuevos, sino un valor promedio entre lo que haya disponible
para la venta o producción.
En el método analítico o pormenorizado de inventarías periódicos, al final del
ejercicio contable se saca un promedio ponderando unidades y precios de las
unidades manejadas durante el ejercicio, y al inventario final se le da ese valor
unitario promedio.
En el sistema de inventarios permanentes, el promedio ponderado es móvil, ya
que se debe ir cambiando cada vez que se compre a precios diferentes al
promedio de los existentes.
Manejo de Kardex por el método de promedio ponderado
Los movimientos se registran así:
Las entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución.
En las salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del
costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón
anterior.
En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo
anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se
divide el costo total, entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía
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siempre, siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se
registran las .salidas, se mantiene el último costo unitario.
A continuación veamos a través de un ejemplo la aplicación de cada
uno de estos tres métodos
Ejemplo
SOLO PARA EFECTOS DE ILUSTRAR CADA UNO DE LOS METODOS Y DE
REALIZAR LA COMPARACION DE LOS MISMOS, SE TENDRA EN CUENTA
LAS TRANSACCIONES REALIZADAS POR LA EMPRESA ZC LTDA Y SE
APLICARAN PARA CADA UNO DE LOS TRES METODOS.
La Empresa ZC LTDA, utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza las
siguientes transacciones durante el mes de septiembre de 2006:
1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de
$2.800, correspondiente al aporte de los socios .
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425
valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
600 unidades con un
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a
la empresa B S.A.
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No.
575 a la empresa S Ltda.
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de
$2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar.
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura
No. 575 a la empresa S Ltda.
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54
Con las anteriores transacciones se registrarán los asientos contables,
se elaborará el kárdex y el balance de comprobación, para cada uno de
los métodos y finalmente se mostrará un cuadro resumen con la
comparación de los tres métodos.
Veamos a continuación la solución por cada uno de los métodos
mencionados:
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SOLUCION POR METODO PEPS
kárdex
Método:
FECHA
Día M Año
UEPS
DETALLE
ENTRADAS
SALIDAS
Q
C.U.
C.T
450
2.800
600
12 9 2006 Dev, comp F 425 (20)
1 9 2006 saldo inicial
10 9 2006 Compra SF 425
Q
C.U.
C.T
1.260.000
450
2.800
1.260.000
2.900
1.740.000
600
2.900
1.740.000
2.900
(58.000)
450
2.800
1.260.000
580
2.900
1.682.000
50
2.800
140.000
580
2.900
1.682.000
700
2.900
2.030.000
65
2.800
182.000
580
2.900
1.682.000
700
2.900
2.030.000
Venta SF No.
27 9 2006 575
28 9 2006 Compra SF 251
Dev, Vta Fact
29 9 2006 575
TOTALES
Q
400
700
2.900
2.800
C.T
1.120.000
2.030.000
(15)
1.730
C.U.
SALDOS
4.972.000
385
2.800
(42.000)
1.078.000
1.345
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3.894.000
Contabilidad I
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56
Contabilización método PEPS
1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario
de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.
Código
1
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
1.260.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425
valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
Código
2
Haber
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
600 unidades con un
Debe
Haber
1.740.000
2205 Nacionales
1.740.000
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a
la empresa B S.A.
Código
3
Cuenta
2205 Nacionales
Debe
Haber
58.000
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
58.000
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No.
575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (4a )y otro
a precio de costo (4b.)
Código
Cuenta
Debe
Haber
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Contabilidad I
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4a
1305 Clientes
1.880.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
Código
4b
57
Cuenta
6135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
Debe
Haber
1.120.000
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
1.120.000
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de
$2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar.
Código
5
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
Haber
2.030.000
2205 Nacionales
2.030.000
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No.
575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro
a precio de costo (6b.)
Código
6a
Cuenta
4175 Devolución en Ventas
Debe
70.500
1305 Clientes
Código
6b
Haber
70.500
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
Haber
42.000
6135 Comercio al por mayor y al por menor
42.000
Balance de comprobación método PEPS
BALANCE DE COMPROBACION
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
58
ZC LTDA
Código
Cuenta
Saldos
Débitos
1305 Clientes
1.809.500
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
3.894.000
Saldos
Créditos
2205 Nacionales
3.712.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
4175 Devolución en Ventas
70.500
6135 Comercio al por mayor y al por menor
1.078.000
SUMAS IGUALES
6.852.000
6.852.000
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59
SOLUCION METODO PROMEDIO PONDERADO kárdex
PROMEDIO
PONDERADO
Método:
FECHA
Día M
1
9
10
9
12
9
27
9
28
9
29
9
ENTRADAS
Añ
o
20
06
20
06
20
06
20
06
20
06
20
06
SALIDAS
SALDOS
DETALLE
Q
C.U.
C.T
saldo inicial
450
2.800
1.260.000
450
2.800
Compra SF 425
600
2.900
1.740.000
1.050
2.857,14 3.000.000
Dev, comp F 425 (20)
Venta SF No.
575
2.900
(58.000)
1.030
2.856,31 2.942.000,00
Compra SF 251
Dev, Vta Fact
575
2.900
TOTALES
700
Q
400
C.T
4.972.000
385
Q
2.856,31 1.142.524,27 630
2.030.000
(15)
1.730
C.U.
C.U.
C.T
1.260.000
2.856,31 1.799.475,73
1.330
2.879,31 3.829.475,73
1.345
2.879,05 3.872.320,39
1.099.679,61 1.345
3.872.320,39
2.856,31 (42.844,66)
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I
____________________________________________________________________
60
Contabilización método PROMEDIO PONDERADO
1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de
$2.800, correspondiente al aporte de los socios.
Código
1
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
1.260.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425
valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
Código
2
Haber
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
600 unidades con un
Debe
Haber
1.740.000
2205 Nacionales
1.740.000
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a
la empresa B S.A.
Código
3
Cuenta
2205 Nacionales
Debe
Haber
58.000
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
58.000
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No.
575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (4a ) y otro
a precio de costo (4b.)
Código
Cuenta
Debe
Haber
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I
____________________________________________________________________
4a
1305 Clientes
1.880.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
Código
4b
61
Cuenta
6135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
Debe
Haber
1.142.524,27
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
1.142.524,27
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de
$2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar.
Código
5
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
Haber
2.030.000
2205 Nacionales
2.030.000
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No.
575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro
a precio de costo (6b.)
Código
6a
Cuenta
4175 Devolución en Ventas
1305 Clientes
Debe
Haber
70.500
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I
____________________________________________________________________
62
70.500
Código
6b
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
6135 Comercio al por mayor y al por menor
Debe
Haber
42.844,66
42.844,66
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I
____________________________________________________________________
Balance de
PONDERADO
comprobación
método
63
PROMEDIO
BALANCE DE COMPROBACION
ZC LTDA
Código Cuenta
Saldos Débitos
1305 Clientes
1.809.500
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
3.872.320,39
Saldos Créditos
2205 Nacionales
3.712.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
4175 Devolución en Ventas
70.500
6135 Comercio al por mayor y al por menor
1.099.679,61
SUMAS IGUALES
6.852.000
6.852.000
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
65
SOLUCION METODO UEPS
kárdex
Método:
FECHA
Día M Año
PEPS
DETALLE
1 9 2006 saldo inicial
10 9 2006 Compra SF No. 425
Dev, compra Fact
12 9 2006 425
ENTRADAS
SALIDAS
Q
C.U.
C.T
450
2.800
600
(20)
Q
C.U.
C.T
1.260.000
450
2.800
1.260.000
2.900
1.740.000
600
2.900
1.740.000
2.900
(58.000)
450
2.800
1.260.000
580
2.900
1.682.000
450
2.800
1.260.000
180
2.900
522.000
700
2.900
2.030.000
(43.500)
15
2.900
43.500
1.116.500
1.345
27 9 2006 Venta SF No. 575
28 9 2006 Compra SF No. 251
400
700
2.900
(15)
1.730
C.U.
2.900
C.T
1.160.000
2.030.000
29 9 2006 Dev, Venta Fact 575
TOTALES
Q
SALDOS
4.972.000
385
2.900
3.855.500
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
66
Contabilización método UEPS
1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de
$2.800, correspondiente al aporte de los socios.
Código
1
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
1.260.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425
valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
Código
2
Haber
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
600 unidades con un
Debe
Haber
1.740.000
2205 Nacionales
1.740.000
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a
la empresa B S.A.
Código
3
Cuenta
2205 Nacionales
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
Haber
58.000
58.000
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No.
575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (4a ) y otro
a precio de costo (4b.)
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I
____________________________________________________________________
Código
4a
Cuenta
1305 Clientes
Debe
4b
Haber
1.880.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
Código
67
Cuenta
6135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
Debe
Haber
1.160.000
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
1.160.000
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de
$2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar.
Código
5
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
Debe
Haber
2.030.000
2205 Nacionales
2.030.000
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No.
575 a la empresa S Ltda.
En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro
a precio de costo (6b.)
Código
6a
Cuenta
4175 Devolución en Ventas
Debe
70.500
1305 Clientes
Código
6b
Haber
70.500
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
6135 Comercio al por mayor y al por menor
Debe
Haber
43.500
43.500
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
68
Balance de comprobación método UEPS
BALANCE DE COMPROBACION
ZC LTDA
Código Cuenta
Saldos
Débitos
1305 Clientes
1.809.500
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
3.855.500
Saldos
Créditos
2205 Nacionales
3.712.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
4175 Devolución en Ventas
70.500
6135 Comercio al por mayor y al por menor
1.116.500
SUMAS IGUALES
6.852.000
6.852.000
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
69
COMPARACION DEL COSTO DE VENTAS POR LOS
TRES METODOS
ZC LTDA
Código
Cuenta
6135 Comercio al por mayor y al por menor
UEPS
1.078.000
PROMEDIO
PONDERADO
1.099.679,61
PEPS
1.116.500
COMPARACION DE INVENTARIOS
POR LOS TRES METODOS
ZC LTDA
Código
Cuenta
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa
PEPS
3.894.000
PROMEDIO
PONDERADO
3.872.320,39
UEPS
3.855.500
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
70
COMPARACION DE UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
EN VENTAS
POR LOS TRES METODOS
ZC LTDA
Código
Cuenta
PEPS
PROMEDIO
PONDERADO
UEPS
VENTAS
4135 Comercio al por mayor y al por menor
1.880.000
1.880.000
1.880.000
4175 Devolución en Ventas
(70.500)
(70.500)
(70.500)
1.809.500
1.809.500
1.809.500
1.078.000
1.099.679,61
1.116.500
731.500
709.820
693.000
VENTAS NETAS
=
6135 Comercio al por mayor y al por menor
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL EN VENTAS
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
71
Proceso de Comprensión y Análisis
 Que es un inventario?
 Defina que es y para que sirve el Kárdex?
 Identifique la clase, grupo y explique el movimiento y dinámica de las
siguientes cuentas:
Comercio al por mayor y al por menor
Mercancías No Fabricadas por la empresa
De mercancías
 Mencione diferencias entre el sistema de inventario periódico y el sistema de
inventario permanente.
 Explique que reflejan las siguientes cuentas:
1435
4135
6135
 Averigüe quienes deben utilizar el sistema de inventario permanente y que
método para efectos tributarios esta permitido y por que?
Solución de Problemas
 De acuerdo al ejercicio desarrollado Explique a que se debe la diferencia
que muestran los cuadros comparativos en la utilidad bruta operacional en
ventas, en el costo de ventas, en el valor de los inventarios dependiendo del
método.
 La Empresa AY LTDA, utiliza Sistema De Inventario Permanente,
realiza las siguientes transacciones durante el mes de Septiembre de 2006:
1. 1/09/06: Compra a según factura No. 682 1500 unidades con un valor
unitario de $1.200 a la empresa PDF S.A. cancela el 50% con cheque y por
el saldo nos conceden un plazo de 30 días.
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
72
2. 5/09/06: Vende 300 unidades a $2.100 según factura 085 a la
empresa DR S.A. quien cancela el 75% de contado y por el saldo se le
concede un plazo de 15 días.
3. 10/09/06: Vende a crédito 700 unidades a $2.100 cada una según
factura No. 125 a la empresa R Ltda.
4. 10/09/06 Recibe el pago en efectivo de la empresa DR S.A
correspondiente al saldo de la factura 085.
5.15/09/06 Le devuelven 50 unidades de la mercancía vendida en la factura
No. 125 a la empresa R Ltda
6.20/09/06 Compra a crédito según factura No. 645, 700 unidades con un
valor unitario de $1.250 a la empresa CX S.A.
7. 25/09/06 Cancela a la empresa PDF S.A mediante el giro de un cheque
del banco Popular el saldo de la factura No. 682.
8. 25/09/06 Devuelve 80 Unidades de la mercancía comprada según factura
No. 645
9. 28/09/06Cancela mediante el giro de un cheque del banco Popular el
saldo de la factura No. 645.
10.30/09/06 Vende al contado 630 unidades a $2.100 cada una a la
empresa HT Ltda.
11. Calcular el saldo de las cuentas:
4135, 4175, 6135 Y
1435,
determinar las Ventas Netas, Calcular la Utilidad Bruta Operacional para
cada uno de los métodos. (elaborar cuadro comparativo)
12. Presentar la comparación de la cuenta 1435 por los 3 métodos
13. Elaborar kárdex y registrar transacciones por cada uno de los métodos
 Con la anterior información registre las transacciones por el Sistema De
Inventario Periódico.
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
73
Síntesis Creativa y Argumentativa
Los inventarios están representados por aquellos bienes corporales destinados a la
venta en el curso normal del negocio, así como aquellos que se encuentran en proceso
de producción o que se utilizarán en la producción de oteros que se van a vender ya
sean o no fabricados por la empresa.
Los sistemas de inventarios más utilizados son:
Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.
Sistema de inventario permanente o continuo.
En el sistema de inventario Periódico:
Al cierre del período contable anual el costo de mercancías vendidas es
determinado mediante el juego de inventarios, así:
El costo de ventas: El costo de ventas se determina mediante el juego de
inventarios así:
CONCEPTO
Inventario inicial
TRATAMIENTO CONTABLE
Se encuentra registrado en la cuenta 14 al iniciar el periodo
contable.
(Más) compra de
mercancías.
Se registran en la cuenta 6205 Compras y al final del
periodo contable se cancela el saldo.
(Menos) Devolución
en compras
Se toma el saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se
cancela
(Igual) Total
mercancía disponible
para la venta
Representa el valor de la mercancía disponible para la
venta
(Menos) Inventario
final
Se registra en la cuenta 14 Inventarios. Este inventario es
el inicial del periodo siguiente.
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
(Igual) COSTO DE
VENTAS
74
Se registra en lo cuenta de costo de ventas al finalizar el
periodo contable
En el sistema de inventario Permanente:
El costo de se determina en el momento de la venta, tomando el costo de la
cuenta del inventario de la mercancía.
Los métodos para la valoración de inventario tratados en esta unidad son: UEPS,
PROMEDIO PONDERADO, UEPS.
El Kárdex es una tarjeta de control de mercacnías o auxiliar de la cuenta
inventarios de mercancías para registrar, entradas, salidas y saldos al costo, según
el método adoptado por la empresa.
Complete el siguiente cuadro comparativo, con las cuentas que se utilizan
dependiendo de la transacción en cada uno de lo los sistemas de inventario.
TRANSACCIÓN
S.I. PERIODICO
S.I. PERMANENTE
COMPRA
VENTA
DEVOLUCIÓN EN COMPRA
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
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Contabilidad I
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75
Autoevaluación
 Mencione los sistemas de inventarios
 Explique la diferencia que se presenta entre el sistema de inventario
periódico y el sistema de inventario permanente.
 Como se determina el costo de ventas en el sistema de inventario Periódico
y como se determina en el sistema de inventario permanente.
 Explique la importancia del control interno para los inventarios
 Explique los métodos de valoración de Inventarios
 Identifique y explique en que método los inventarios quedan valorados a un
costo mas alto y por que?
 Identifique y explique en que método el costo de la mercancía queda
valorado a un costo más alto y por qué?
 Explique por que la utilidad bruta en ventas varían de acuerdo al método
utilizado?
Repaso Significativo
 Averiguar las medidas de control interno para los inventarios que garanticen
un correcto funcionamiento acorde a las políticas y planes de la
administración del negocio.
 Consulte otros métodos para la valoración de mercancías y de ejemplos.
 Realizar lectura del decreto 2649/93 sobre Inventarios y 2650/93 dinámica y
movimientos de las cuentas tratadas en esta unidad.
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
76
UNIDAD 4: Manejo De Transacciones
Con IVA y Retención En La Fuente
Descripción Temática
Colombia es un país que la mayoría de sus recaudos para el sostenimiento del
estado y el cumplimiento de lo que la constitución ordena para con los ciudadanos
provienen de los impuestos existentes. El reto para el profesional contable es el
buen entendimiento y manejo de los mismos.
Horizontes






Conocer la definición con que se conoce el impuesto de IVA.
Definir que es la retención en la fuente.
Principales tarifas utilizadas.
Responsables del IVA.
Saber que es el régimen simplificado y común del IVA.
Aplicación de la retención de la fuente
Núcleos Temáticos y Problemáticos





Impuestos sobre las ventas.
Régimen del IVA común y simplificado.
Principales tarifas utilizadas.
Retención en la fuente.
Principales tarifas de retención en la fuente.
Síntesis de la Unidad
Estudio individual de la unidad reforzando la temática a través del autoaprendizaje
y el desarrollo de ejercicios protestos.
Proceso de Información
En esta unidad solo se tratarán conceptos básicos para la comprensión de la
contabilización de estas cuentas, es decir se enfatiza en los aspectos contables
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
77
básicos del impuesto sobre las ventas y retención en la fuente por el concepto de
compras y ventas específicamente. Su profundización sobre estos temas se harán
en la asignatura Tributaria. Igualmente se sugiere la actualización permanente en
este tema.
Tomado de la cartilla de LEGIS: Manual de Iva y timbre 2007
IMPUESTOS A LAS VENTAS
Es un gravamen al consumo, del orden nacional y naturaleza indirecta, que en
Colombia se ha estructurado bajo la modalidad de valor agregado en cada una de
las etapas del ciclo económico del bien o servicio. Para efectos del recaudo por
parte del estado. La ley ha conferido la calidad de “responsables” a algunos de los
sujetos que intervienen en las operaciones económicas.
Bajo esta modalidad, el impuesto sobre las ventas únicamente recae en el “valor
agregado” al producto por cada responsable, bien sea por el mayor valor que
adquiere al transformarse o por la utilidad que recibe el responsable al enajenarlo
a prestar el servicio.
El concepto económico de valor agregado se entiende como la diferencia entre el
precio de venta o prestación del servicio por parte del responsable, y los costos y
gastos en que incurre para la obtención del bien o prestación del servicio. Para
efectos tributarios, el concepto económico de valor agregado no coincide con el
concepto fiscal.
El concepto fiscal se fundamenta en la diferencia entre la base gravable en la
venta o prestación del servicio por parte del responsable, y la base gravable de los
insumos en que ocurrió y sobre los cuales se pago IVA. De esta manera, se grava
la porción del valor agregado que no haya sido sometida a imposición por
concepto de este tributo.
El origen legal del impuesto sobre las ventas en Colombia se encuentra en las
facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la Republica, a través de la
Ley 21 de 1963. para establecer los impuestos nacionales sobre las ventas de los
artículos terminados, efectuadas por parte de los productores o de importadores. A
partir de la Ley 1111 del 2006 se aplican tarifas del 1.6%, 3%, 5%, 10%, 16%,
20%, 25%, y 35%, y se exceptúan algunos productos y servicios que se
encuentren en las condiciones señaladas en la ley.
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
78
SUJETOS DEL IMPUESTO
Sujeto activo del impuesto
El sujeto activo es el Estado, quien ejerce su función de gestión tributaria a través
de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
Sujeto pasivo del impuesto sobre las ventas
Se considera sujeto pasivo el obligado frente al Estado al pago del impuesto.
Desde el punto de vista jurídico, es el responsable del recaudo del impuesto quien
debe cumplir las obligaciones que le impone el Estado, so pena de incurrir en
sanciones de tipo administrativo y/o penal.
Desde el punto de vista económico, quien soporta o asume el impuesto es el
consumidor final. Este consumidor no es parte de la obligación tributaria, y por lo
tanto, la administración no ejercerá acciones jurídicas contra él.
BASE GRAVABLE
Es la medición material del hecho generador del impuesto, es decir, corresponde al
valor que se le haya determinado al hecho gravado y sobre el cual se debe aplicar
la tarifa para obtener el impuesto.
¿Cuál es la base gravable en la venta y prestación de servicios?
La base gravable para liquidar el lVA en la venta y prestación de servicios está
constituida por el valor total de la operación, sea que esta se realice de contado o
a crédito, incluyendo todas las erogaciones complementarias en que se incurran,
así se facturen o convengan por separado, y aunque consideradas independientemente no se encuentren sometidos al impuesto (E.T., art. 447).
¿Qué factores integran la-base gravable en la venta y prestación de
servicios?
Dentro de los factores que integran la base gravable en la venta y prestación de
servicios, se destacan los siguientes:
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
79
a) Los gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o moratoria*;
b) Los gastos directos por accesorios, acarreos, instalaciones, seguros,
comisiones, garantías, etc.
c) Los gastos realizados por cuenta o a nombre del adquirente o usuario;
d) El valor de los bienes proporcionados con motivo de la prestación de servicios
gravados, aunque la venta independiente de estos no cause impuestos o se
encuentre exenta, y
e) Los reajustes del valor convenido, causados con posterioridad a la venta.
Estos conceptos forman parte de la base gravable, aunque se facturen o
convengan por separado, y aunque considerados independientemente no se
encuentren sometidos al gravamen.
Importante: *Los gastos de financiación que integran la base gravable
incluyen también la financiación otorgada por una empresa económicamente
vinculada al responsable que efectúe la operación gravada, a menos que la
sociedad vinculada se encuentre vigilada por la Superintendencia Bancaria (hoy
Superintendencia Financiera de Colombia), caso en el cual la financiación no forma
parte de la base gravable.
RÉGIMEN COMÚN Y SIMPLIFICADO
La extensión del impuesto sobre las ventas a todas las fases del circuito
económico, ha generado la proliferación de responsables del gravamen, cuyas
condiciones de organización y solvencia son diversas. En la actualidad existen dos
regímenes a los cuales pueden acogerse los responsables del impuesto a las ventas, según cumplan los requisitos establecidos legalmente para pertenecer a ellos.
El régimen común y simplificado.
Es importante resaltar que las personas dedicadas a la venta de bienes excluidos
y/o prestaciones de servicios excluidos, no pertenecen a ningún régimen por no
ser responsables de IVA.
OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL IVA
1. Inscribirse en el registro único tributario
2. Recaudar y consignar el impuesto
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Contabilidad I
____________________________________________________________________
80
3. Expedir factura o documento equivalente
4. Expedir certificado de retención por IVA
5. Presentar la declaración
6. Informar el cese de actividades
7. Informar el NIT
8. Facilitar la información requerida
9. Conservar informaciones y pruebas
10. Informar en medios magnéticos
11. Cumplir las normas de contabilidad
Los responsables del régimen simplificado deben llevar el libro fiscal de
registro de operaciones diarias.
Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común,
incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de ventas y compras,
y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será "impuesto sobre las
ventas por pagar", en la cual se deben reflejar fielmente los movimientos
contables.
Ingresos que se tienen en cuenta para pertenecer al régimen
simplificado
Los ingresos que se deben .tener en cuenta para. Determinar si se pertenece al
régimen simplificado son aquellos provenientes de la actividad del responsable. Así
entonces, atendiendo al hecho de que la calidad de los responsables del régimen
simplificado se concreta por la comercialización dé bienes y/o la prestación de
servicios susceptibles de ser gravados con el impuesto sobre las ventas, el monto
de ingresos del año anterior, como referencia para pertenecer a este régimen, es
únicamente el proveniente de las mismas operaciones.
En consecuencia, deben tomarse todos los ingresos provenientes de la actividad
económica que está sujeta al impuesto sobre las ventas.
Cuando el responsable del régimen simplificado desarrolle de manera conjunta
actividades de venta de bienes y prestación de servicios gravados para efectos de
determinar si para a ser del régimen común o continúa en el simplificado, deberán
analizarse de manera separada los ingresos que el responsable haya' obtenido en
el desarrollo de cada actividad, de tal manera que si en una de ellas (venta o
prestación de servicios) supera la cuantía establecida por la ley pasa El ser del
régimen común en la medida en que se estarían dando los supuestos legales para
pertenecer a este régimen, no obstante que por la otra actividad no. sobrepase los
topes legales. A partir de la iniciación del período siguiente, deberá cumplir. Con
las obligaciones propias de los responsables del régimen común (OIAN, CORC.
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Unificado 1, jun. 19/2003, Tít. IX, Cap. 11, nums. 1° y 2°; OIAN, Conc. 34443, jun.
1°/2004).
¿Quiénes deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias?
Los responsables que se encuentren dentro del régimen simplificado, que
comercialicen bienes o presten servicios gravados, deberán llevar el libro fiscal de
registro de operaciones diarias del establecimiento, en el cual se identifique el
contribuyente; que esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma
global '0 discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán,
con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en
la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo
de su actividad.
Este libro deberá reposar en §!I establecimiento de comercio y la no presentación
del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del
atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados
en el artículo 652 del estatuto tributario (E.T., art. 616).
Importante: Mediante Concepto 92539 del 22 de septiembre del 2000, la DIAN
señaló que el responsable del régimen simplificado que opte por llevar libros de
contabilidad no está obligado a llevar libro fiscal de registro de operaciones diarias.
RÉGIMEN COMÚN
¿Quiénes pertenecen al régimen común?
Por regla general, los responsables pertenecen al régimen común cuando no se
cumplen todos los requisitos establecidos para pertenecer al régimen simplificado,
siempre y cuando la actividad a la que se dediquen se considere gravada con el
IVA.
Obligaciones de tipo contable
¿Cómo se maneja el registro auxiliar de compras y ventas?
Los responsables del impuesto a las ventas sometidos al régimen común, incluidos
los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de compras y ventas, y una
cuenta mayor denominada "impuesto a las ventas por pagar", en la cual se
deberán reflejar los siguientes registros:
En el haber o crédito
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a) El valor del impuesto" generado por las operaciones gravadas;
b) El valor del impuesto correspondiente a las devoluciones en compras gravadas,
y el valor del impuesto correspondiente a las compras anuladas, rescindidas o
resueltas durante el período;
c) El impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como del
recaudo por intereses de mora, y
d) El valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes, en liquidación privada
de impuestos-, de los saldos a .favor cuando se solicita devolución (D. 2116/96,
art. 2°).
En el debe o débito
a) El valor de los impuestos descontables, originados en la adquisición de bienes y
servicios gravados;
b) El valor del impuesto correspondiente a devoluciones en ventas o a ventas
anuladas, rescindidas o resueltas;
c) El pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres;
d) La aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la
enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración del
bimestre respectivo, y
e) El valor del porcentaje calculado sobre las compras ola adquisición de servicios
gravados que deban ser asumidos por el ente económico, siempre y cuando la
operación se realice con personas pertenecientes al régimen simplificado, con
abono a la cuenta 2367 – impuesto a las ventas retenido-.
¿Cómo se determina el impuesto para los responsables del régimen
común?
El impuesto sobre las ventas para los responsables del régimen común se determina:
a) En la venta y prestación de servicios. Por la diferencia entre el impuesto
generado por las operaciones gravadas, y los impuestos descontables legalmente
autorizados, y
b) En las importaciones. Aplicando en cada operación la tarifa del impuesto
sobre la base gravable correspondiente (E.T., art. 483).
¿Cómo se determina el impuesto generado por las operaciones
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gravadas?
El IVA generado por las operaciones gravadas se determinará aplicando la tarifa
establecida a la base gravable.
Del impuesto obtenido así, se deducirá:
a) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operación atribuible a bienes
recibidos en devolución en el período, la tarifa del impuesto a la que en su
momento, estuvo sujeta la respectiva venta o prestación de servicios, y
b) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operación atribuible a ventas
o prestaciones anuladas, rescindidas o resueltas en el respectivo período, la tarifa
del impuesto a la que, en su momento estuvo sujeta la correspondiente operación.
La deducción se calculará considerando la proporción del valor de la operación que
no hubiere alcanzado a cumplir o causar.
Las anteriores deducciones solo procederán si las devoluciones, anulaciones,
rescisiones y resoluciones que se originan, se encuentran debidamente
respaldadas en la contabilidad del responsable (E. T., art. 484).
¿Cuáles son los impuestos descontables?
Los impuestos descontables constituyen un factor integrante del gravamen puesto
que corresponde a la mecánica del sistema del valor agregado adoptado por
nuestra legislación y conforme a la cuál en cada proceso de la producción o de la
comercialización se descuenta el impuesto ya pagado en la fase anterior a dicho
proceso.
Por ello la cuenta mayor del balance denominada impuesto a las ventas por
pagar, se mueve en el haber con los impuestos generados y en el debe con los
impuestos descontables.
Al impuesto generado en las ventas, servicios e importaciones se le deben restar
como descontables los siguientes impuestos:
a) El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la adquisición de
bienes corporales muebles y servicios, hasta el límite que resulte de aplicar al valor
de la operación que conste en las respectivas facturas o documentos equivalentes,
la tarifa del impuesto a que estuvieren sujetas las operaciones correspondientes.
La parte que exceda de este porcentaje constituirá un mayor valor del costo o del
gasto respectivo;
b) El impuesto pagado en la importación de bienes corporales muebles. Cuando
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la tarifa del bien que se importa fuere superior a la tarifa del impuesto a la que
estuvieren sujetas las operaciones correspondientes, la parte que exceda de este
porcentaje constituirá un mayor valor del costo o del gasto respectivo (E.T., art.
485);
c) Los intermediarios que actúen como comisionistas o consignatarios calcularán
como descuento imputable al período fiscal en el que se realizo la venta gravada.
RETENCIÓN EN LA FUENTE
Origen de la Retención a la Fuente
La retención surgió originalmente como mecanismo de recaudo del impuesto sobre
la renta para inversionistas extranjeros sin domicilio en el país, por concepto de
dividendos. El decreto1651 de 1961 (art.99) autorizó al Gobierno Nacional para
“establecer retenciones en la fuente con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el
recaudo del impuesto sobre la renta y sus complementarios las cuales serán
tenidas como buena cuenta o anticipos". Sin embargo, fue solo hasta la aparición
de la Ley 38 de 1969 cuando se señalo un estatuto legal sobre la retención en la
fuente; en principio para los casos de salarios y dividendos, se indico quienes eran
los agentes de retención; cuales eran los pagos sobre los que no se practicaban
retención; el mecanismo de imputación de la retención en las declaraciones
privadas y liquidaciones oficiales y además las sanciones por no retener o no consignar lo retenido.
A partir de ese momento, normas sucesivas han complementado el catálogo de
pagos o abonos en cuenta sujetos a retención, así como las personas que son
agentes de retención, sus obligaciones, los conceptos sometidos a retención y las
tarifas. Finalmente, las normas con fuerza de ley, relativas a la retención en la
fuente del impuesto sobre la renta y sus complementarios fueron compiladas en el
estatuto tributario en el libro 11, entre los artículos 365 a 419.
La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos
que consiste en la obligalción del agente retenedor de retener, conservar, guardar
una cantidad que la ley ha determinado se retenga en el mismo momento del
origen del ingreso; doctrinariamente se conoce como "imposición en el origen". .
Se deben entonces restar o descontar de los pagos o abonos en cuenta un
porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto.
Debe hacerse claridad que la retención en la fuente no es un impuesto, es solo un
medio que facilita, acelera y asegura el recaudo de los tributos.
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Excepcionalmente, para el caso de algunos contribuyentes del impuesto sobre la
renta no obligados a presentar declaración de ese impuesto, o en Bogotá, el caso
de los profesionales independientes contribuyentes del impuesto de industria y
comercio; el valor de las retenciones practicadas constituye su impuesto.
La finalidad de la retención en la fuente
La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el
impuesto se recaude, en lo posible, dentro del mismo ejercicio gravable en que se
cause (E.T., art. 367).
El recaudo simultáneo del impuesto en el momento de la obtención de los ingresos
es la principal finalidad de la retención en la fuente, pero además, encontramos
algunas ventajas de este mecanismo:
1. Acelera el recaudo de los impuestos, pues el Estado no requiere esperar a la
finalización del período para obtener su pago.
2. Economiza y hace más cómoda la tarea de recaudo para el Estado, al trasladar
a los particulares.
3. Facilita el control a la evasión al permitir verificar el tributo a través de cruces
de información, y de esta manera identificar e incluir como contribuyentes o
responsables a algunos sujetos que podrían pasar inadvertidos para las autoridades fiscales.
4. Algunos autores consideran que la retención en la fuente tiene un efecto
psicológico favorable, pues resulta menos antipático que el desprenderse de una
suma de dinero para pagar los impuestos. Pero debe anotarse que otros critican
este sistema de recaudo, por considerar que este efecto psicológico distrae la
conciencia tributaria de los contribuyentes; lo que haría posible tratamientos
inequitativos.
Elementos de la retención en la fuente
La retención en la fuente se fundamenta en los siguientes elementos:
1. Agente retenedor. Es la persona que realiza el pago o abono en cuenta y a
quien la ley expresamente le ha otorgado tal calidad.
2. Sujeto pasivo. Es la persona beneficiaria del pago o abono en cuenta, afectada
con la, retención según el concepto y el porcentaje aplicable.
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3. Pago o abono en cuenta. Determina el momento en que se entendió causada la
retención en la fuente, según los conceptos y las tarifas.
Se entiende por pago la prestación de lo que se debe, extinguiéndose parcial o
totalmente la obligación. Este es un concepto jurídico.
Abono en cuenta es reconocer o asentar contablemente una obligación en favor de
un tercero, lo cual significa que el costo o gasto se causó, es decir que ha nacido
la obligación de efectuar el pago, aun cuando efectivamente este no se haya
hecho, permitiendo así verificar el perfeccionamiento de una transacción. Este es
un concepto contable.
4. Tarifa. La tarifa es el factor aritmético que aplicado a la base determina el
monto o valor a retener. Dependiendo del concepto, hay diversas tarifas de
retención en la fuente.
Estos elementos son esenciales, para que opere la retención en la fuente, si falta
alguno de ellos no habrá lugar a que esta se practique.
Quién puede establecer retenciones en la fuente
La ley ha autorizado al Gobierno Nacional para establecer retenciones en la fuente
sobre los pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir ingreso tributario
para el beneficiario de los mismos, que efectúen los agentes de retención, con el
fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre la renta y
complementarios, para lo cual puede determinar los porcentajes de retención
tomando en cuenta la naturaleza del concepto, la cuantía del pago o abono en
cuenta y las tarifas de impuesto vigentes para los distintos contribuyentes, así
como cualquier otro aspecto que tenga incidencia (E.T., arts. 365, 366 Y 366-1).
OBLIGACIONES DE LOS AGENTES DE RETENCIÓN
Obligaciones de los agentes de retención
Según las disposiciones vigentes, los agentes de retención tienen las siguientes
obligaciones:
a) Practicar las retenciones en la fuente a que haya lugar, cada vez que se realice
un pago o abono en cuenta sujeto a retención;
b) Presentar la declaración mensual de retención en la fuente en los formularios
prescritos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales;
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c) Realizar el pago de las retenciones practicadas en las entidades autorizadas
para recaudar y dentro de los plazos establecidos por el gobierno;
d) Expedir a los sujetos pasivos, certificados donde consten las retenciones
practicadas, y
e) Llevar registros contables donde consten las retenciones practicadas, así como
los montos cancelados a la administración tributaria.
La obligación de retener
Se deberá practicar la retención en la fuente en la medida que por expresa disposición legal se tenga la calidad de agente retenedor, se realice un pago o abono en
cuenta y el pago sea en favor de un sujeto pasivo de la retención.
Los agentes de retención del impuesto sobre la renta, deben practicarla sobre
todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, cuando estos sean susceptibles
de incrementar el patrimonio del beneficiario, siempre que por ley o reglamento se
haya fijado una tarifa de retención que exista un sujeto pasivo de la retención o
beneficiario del pago que sea contribuyente.
Se excluyen de retención, los pagos o abonos en cuenta que se realicen a los no
contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, o los pagos que sean
exentos en cabeza del beneficiario en virtud de norma especial. En relación con la
naturaleza del ingreso se excluyen de la retención todos los pagos o abonos en
cuenta que por mandato legal no son objeto del impuesto de renta y
complementarios como es el caso de los ingresos no constitutivos de renta o de
ganancia ocasional, los ingresos que no son de fuente nacional, las rentas exentas,
o las cuantías no sometidas a retención, en virtud de normas o decretos
reglamentarios especiales siempre que se cumplan los requisitos y límites
establecidos para cada caso (E.T., arts. 369, 375).
Retener implica, que el agente de retención identifique el concepto del pago o
abono en cuenta, determine la parte del mismo que es base para la retención y
aplique a dicha base el porcentaje correspondiente.
A los pagos o abonos en cuenta que se realicen a extranjeros residentes o
domiciliados en Colombia, se hará la retención en las mismas condiciones
aplicables para los colombianos residentes en el país (D.R. 2579/83, art. 14).
Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deben practicar la
retención en la fuente en el momento que realicen el pago o el abono en cuenta,
sin embargo cuando adquieran bienes o servicios gravados de personas que
pertenezcan al régimen simplificado, o de extranjeros sin residencia o domicilio en
el país; deben asumir la retención del IV A sobre dichas transacciones, aplicando el
porcentaje que corresponda (D.R. 380/96, art. 4°).
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PAGO O ABONO EN CUENTA
Retención
Como se mencionó anteriormente, el hecho que genera la retención es el pago o el
abono en cuenta. Su ocurrencia nos señala el momento de practicar la retención
en la fuente.
Es principio general en materia de retención en la fuente, que la misma se realice
en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, no puede el
retenedor en forma discrecional decidir cuándo efectuar la retención, sino que
debe efectuarla cuando se produzca el primero de ellos, según sea el sistema
contable empleado o la modalidad de la operación.
"pago o abono en cuenta"
Se entiende por "pago", la prestación de lo que se debe, extinguiéndose así total o
parcialmente una obligación; es un concepto jurídico. En materia de ingresos
laborales, la ley estipula que la retención debe realizarse en el momento del pago.
El concepto de "abono en cuenta" es de naturaleza contable y consiste en
reconocer o asentar en la contabilidad, una obligación en favor de un tercero para
su posterior pago; implica la existencia de una contabilidad regida por el sistema
de causación. En los casos en que se utilice causación, será regularmente el
momento del abono en cuenta el que nos señale la realización de la retención,
salvo que se trate de ingresos laborales.
Las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nación operarán bajo el
sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos
nacionales, esto quiere decir que retendrán en el momento del pago y no del
abono en cuenta (L. 633/2000, art. 76; D.A. 406/2001, art. 15).
Base de retención
Por regla general, la base para practicar la retención es la totalidad o valor bruto
del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo, dependiendo del concepto de
retención pueden existir normas especiales para el cálculo de la base o
simplemente bases porcentuales específicas.
No forman parte de la base de retención los impuestos, tasas y contribuciones
integrados a la base, siempre que los beneficiarios de los pagos o abonos tengan
la calidad de responsables o recaudadores de los mismos.
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Deben excluirse de la base las propinas incluidas en el valor a pagar, así mismo no
forman parte de la base para aplicar la retención, los descuentos efectivos no
condicionados que consten en la respectiva factura (D.R. 1512/85, art. 5°; D.A.
2509/85, art. 1).
Si existe uno o varios contratos de trabajo o relación laboral que cumpla con los
requisitos del artículo 23 del Código Sustantivo de Trabajo, para que haya contrato
de trabajo, todos los pagos que reciba un trabajador de una misma entidad, o de
varias entidades que conforman una unidad de empresa, constituyen base de los
ingresos laborales, siendo la sumatoria de todos los pagos gravables recibidos en
el mes base sometida a retención. Para tal efecto, actuará como agente retenedor
la empresa que tenga el carácter de principal (D.A. 3750/86, art. 6°; Conc. 92545,
sep. 22/2000).
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ASPECTOS CONTABLES BASICOS EN MATERIA DEL IVA Y RETENCION
Identificamos según el PUC la siguiente cuenta:
2408 Impuesto Sobre Las Ventas Por Pagar
la que se utilizará para efectos de la contabilización del IVA por ello es importante
que recordemos:
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIÓN
Registra tanto el valor recaudado o causado como el valor pagado o causado, en
la adquisición o venta de bienes producidos, importados y comercializados, así
como de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas
fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente
económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta
corriente.
DINÁMICA
Créditos
a) Por el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o
servicios gravados;
b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados,
por la devolución en las compras o servicios a proveedores o contratistas;
c) Por el impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como del
recaudo por intereses de mora, y
d) Por el valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes en liquidación
privada de impuestos-, de los saldos a favor cuando se solicita devolución.
Débitos
a) Por el valor del impuesto facturado al ente económico en la adquisición de
bienes y servicios;
b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados en
las devoluciones y anulaciones en ventas;
c) Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres;
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d) Por la aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la
enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración del
bimestre respectivo, y
e) Por el valor del porcentaje calculado sobre las compras o la adquisición de
servicios gravados que deban ser asumidos por el ente económico, siempre y
cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen
simplificado, con abono a la cuenta 2367 —impuesto a las ventas retenido—.
Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 2408 a través de los
siguientes ejemplos vamos a observar la contabilización de compra y venta de
mercancías.
1. Compra mercancías a crédito por $380.000 gravadas a la tarifa del 16% .
CONCEPTO
1 COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
380.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
60.800,00
240801 IVA Descontable compras
HABER
60.800,00
2205 NACIONALES
440.800,00
440.800,00
440.800,00
2.Venta mercancías a crédito por $520.000 gravadas a la tarifa del 16%
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CONCEPTO
2 VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE
1305 CLIENTES
HABER
603.200,00
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
520.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
83.200,00
240802 IVA generado
83.200,00
603.200,00
603.200,00
3.Devuelve EL 10% de la mercancía comprada
CONCEPTO
3 DEVOLUCION EN COMPRAS
DEBE
2205 NACIONALES
HABER
44.080,00
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
38.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
6.080,00
240801 IVA Descontable compras
6.080,00
44.080,00
44.080,00
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4. Nos Devuelven el 5% de la mercancía vendida
CONCEPTO
4 DEVOLUCION EN VENTAS
DEBE
4175 DEVOLUCION EN VENTAS
26.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
240802 IVA generado
HABER
4.160,00
4.160,00
1305 CLIENTES
30.160,00
30.160,00
30.160,00
2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE
DESCRIPCIÓN
Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o
sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la
administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador que
las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos, como
consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades
y operaciones son objeto de gravamen.
DINÁMICA
Créditos
a) Por el importe de la retención que debe efectuar el ente económico.
Débitos
a) Por los montos cancelados a la Administración de Impuestos Nacionales*.
*NOTA: La Dirección General de Impuestos Nacionales es hoy la Unidad
Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
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Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 2365 a través de los
siguientes ejemplos vamos a observar la contabilización de compra y venta de
mercancías.
Para efectos de la contabilización es importante que tengamos en cuenta si hay
lugar o no practicar retención en la fuente tomando como referencia la base de
retención vigente para el año 2007 por el concepto de compras la base de
retención es a partir de $ 566.000 ó Sup y la tarifa 3,5%.
Es importante la actualización cada año de estas bases y tarifas.
Compra de mercancías a crédito por $780.000 gravadas a la tarifa del 16%
CONCEPTO
1 COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
780.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
124.800,00
240801 IVA Descontable compras
124.800,00
2365 RETENCION EN LA FUENTE
236540 Compras
HABER
27.300,00
27.300,00
2205 NACIONALES
877.500,00
904.800,00
904.800,00
Observemos como registraría el vendedor la anterior transacción, pero antes
vamos a identificar que la cuenta que utiliza el vendedor en el momento que le
practican la retención en la fuente es la 1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y
CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR y la subcuenta 135515 Retención
en la fuente.
. Conozcamos la descripción y dinámica primero
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1355
ANTICIPO
DE
IMPUESTOS
CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR
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Y
DESCRIPCIÓN
Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del ente
económico, por concepto de anticipos de impuestos y los originados en
liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser
solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.
DINÁMICA
Débitos
a) Por los valores pagados;
b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los
diferentes conceptos establecidos en la ley;
c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al momento
de pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes corporales, muebles o
servicios gravados;
d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio,
al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de bienes o servicios,
y
e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por
pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.
Créditos
a) Por la aplicación del impuesto o contribución del período gravable al cual
corresponda;
b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolución, y
c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a las
ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las devoluciones y/o
anulaciones de operaciones a través de las cuales se enajenaron bienes corporales
muebles o se prestaron servicios gravados.
Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 1355 ahora si veamos como
queda la contabilización para el vendedor tomando como referencia el ejemplo
planteado inicialmente.
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CONCEPTO
2 VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE
1305 CLIENTES
877.500,00
1355 ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A FAVOR
27.300,00
135515 Retencion en la fuente
HABER
27.300,00
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
780.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
124.800,00
240802 IVA generado
124.800,00
904.800,00
904.800,00
Para efectos de observar como es el movimiento de la cuentas supongamos que la
empresa devuelve el 10% de la mercancía comprada.
CONCEPTO
3 DEVOLUCION EN COMPRAS
DEBE
2205 NACIONALES
87.750,00
2365 RETENCION EN LA FUENTE
2.730,00
236540 Compras
HABER
2.730,00
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
78.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
12.480,00
240801 IVA Descontable compras
12.480,00
90.480,00
90.480,00
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97
Ahora veamos como contabiliza el vendedor esta transacción.
CONCEPTO
4 DEVOLUCION EN VENTAS
DEBE
4175 DEVOLUCIÓN EN VENTAS
78.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
12.480,00
240802 IVA generado
HABER
12.480,00
1305 CLIENTES
87.750,00
1355 ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A FAVOR
2.730,00
135515 Retención en la fuente
2.730,00
90.480,00
90.480,00
Proceso de Comprensión y Análisis
 Defina que es:
el IVA?
Tarifa
Base gravable







Mencione quienes actúan como sujetos del impuesto sobre las ventas?
Mencione los requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado.
Mencione las obligaciones de quienes pertenecen al Régimen Común.
Identifique los movimientos de la cuenta 2408
Qué es el IVA Generado?
Que es el IVA Descontable?
Que es la retención en la fuente?
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98
Solución de Problemas
REGISTRE LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES, UTILCE CUENTAS Y
SUBCUENTAS SEGÚN EL PUC, APLIQUE IVA Y RETENCION EN LA FUENTE
SEGÚN LAS DISPOSICIONES VIGENTES.
I. La Empresa GM Ltda., utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza las
siguientes transacciones: (Nota: para efectos de practicar la
contabilización a precio de costo se tendrá en cuenta que el costo de la
mercancía vendida corresponde al 75%)
1. Compra mercancías a crédito por $1.460.000 gravadas a la tarifa del 16% a
la empresa VF S.A.
2. Vende Mercancías a crédito por $3.700.000 gravadas a la tarifa del 16% a
la empresa SL Ltda.
3. Gira un cheque a favor de la empresa VF S.A. para cancelar la deuda.
4. Recibe una devolución de la empresa SL Ltda. por el 15% de la mercancía.
5. Compra mercancías por $563.000 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa
CX S.A, cancela mediante le giro de un cheque.
6. Recibe el pago de la empresa SL Ltda.
7. Vende mercancías al contado por $490.500 gravadas a la tarifa del 16% a
la empresa JP Ltda.
8. Compra mercancías a crédito por $376.500 gravadas a la tarifa del 16% a la
empresa Q Ltda.
9. Devuelve el 5% de la mercancía comprada a la empresa Q Ltda.
10. Gira un cheque para cancelar la deuda a la empresa Q Ltda.
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Síntesis Creativa y Argumentativa
cartilla
de
LEGIS:
Manual
de
Iva
99
Tomado de la
y
timbre
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100
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101
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104
Autoevaluación
 Explique que es el Impuesto al valor agregado?
 Identifique a través de que cuenta se contabiliza el IVA y explique la
dinámica.
 Cual es la finalidad de la retención en la fuente?
 Identifique a través de que cuenta se contabiliza la retención en la fuente y
explique la dinámica.
 Enuncie los elementos de la retención en la fuente y explíquelos.
 Cuales son los requisitos para pertenecer al régimen simplificado?
 Que es el agente retenedor?
 Que es el libro fiscal y quienes deben llevarlo?
 Para contabilizar la retención los agentes retenedores que cuenta y que
subcuenta utilizan?
 Para contabilizar la retención los retenidos que cuenta y que subcuenta
utilizan?
 CON BASE EN LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES LIQUIDE EL IVA, EL
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO Y LA RETENCION EN LA FUENTE QUE
CORRESPONDA SEGÚN LAS NORMAS VIGENTES Y ELABORE LOS
CORRESPONDIENTES REGISTROS CONTABLES TANTO PARA EL
COMPRADOR COMO PARA EL VENDEDOR. (UTILICE CUENTAS Y
SUBCUENTAS SEGÚN EL PUC)
1. El 5 de agosto de 2007 La Empresa QR responsable del IVA quien utiliza
sistema de inventario pemanente, compra 2.500 unidades de mercancías
a $550 cada una a la empresa RT Ltda. del régimen Común, la empresa
concede descuento del 10% en el momento de la compra, un plazo de
30 días para cancelar la factura y un 5% de descuento si cancela
antes de la fecha.
2. La Empresa QR, devuelve al día siguiente 300 unidades de mercancías
a la empresa RT Ltda. del régimen Común .
3. El 1 de Junio de 2004 la empresa QR cancela la deuda.
Repaso Significativo
Consulte las características del IVA, los elementos básicos y elabore un mapa
conceptual.
Investigue la clasificación de las tarifas del IVA
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105
 Consulte:
Hechos generadores del impuesto sobre las ventas
Clasificación de los bienes para efectos del IVA
Quienes son agentes de retención
En que consiste la Autoretención y quienes son Autorretenedores.
Consulte la clasificación de los descuentos, su contabilización y determine y
explique si estos afectan el IVA.
Consulte los requisitos legales que debe cumplir una factura
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106
UNIDAD 5: Contrato De Trabajo y
Liquidación De Nómina
Descripción Temática
Objetivos




Conocer los conceptos básicos sobre el contrato laboral.
Distinguir dentro del contrato laboral los elementos que le integran al igual
que las obligaciones y deberes entre las partes que intervienen.
Conocer los procedimientos y cada uno de los factores legales encontrados
en la liquidación de un contrato laboral o nomina.
Ejercitar la teoría adquirida mediante ejercicios prácticos.
Proceso de Información
En esta unidad no se profundizará en los tipos de contratos ya que en la
asignatura legislación laboral tratarán estos temas.
CONTRATO LABORAL
Es un acuerdo verbal o escrito entre una persona natural y otra persona natural o
jurídica, para desarrollar una labor determinada y por la cual existe la obligación
del contratante o empleador de una remuneración y del contratado o trabajador de
desarrollar el objeto del contrato bajo subordinación del primero.
Para que haya contrato laboral, la norma distingue tres elementos fundamentales
a saber:
a. La prestación de un servicio personal por parte del trabajador.
b. La subordinación jurídica que es la capacidad del empleador de instruir al
trabajador sobre el modo como se debe hacer la labor contratada, el tiempo
a emplear y la cantidad de trabajo y la obligación por parte del trabajador
de acatarlos.
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107
Como se menciono en la definición los contratos de trabajo en su forma pueden
ser:
 Verbal: Tiene lugar cuando por simple acuerdo expresado oralmente, las
partes convienen en la índole del trabajo y el sitio donde ha de realizarse; la
cuantía y la forma de remuneración y los periodos de pago.
 Escrito: Debe constar de en un documento firmado por las partes, y
contener cuando menos cláusulas sobre estos puntos: identificación y
domicilio de las partes, lugar y fecha de celebración del contrato, lugar
donde se va a prestar el servicio, naturaleza del trabajo, cuantía de la
remuneración, forma y periodos de pago; estimación del valor en caso de
que haya suministro de habitación o alimentación como parte del salario,
duración del contrato y terminación.
Los contratos Verbales tienen el mismo valor que los contratos Escritos.
Los siguientes acuerdos deben pactarse siempre por escrito:
 El periodo de prueba.
 El salario integral.
 Los pagos que por acuerdo entre las partes no constituyen salario, dentro
de lo permitido por la ley.
Los siguientes contratos deben celebrarse siempre por escrito:




Contrato de aprendizaje.
Contrato a termino fijo, sus prorrogas y el preaviso.
Contratos celebrados con extranjeros no residentes en el país.
Enganche de trabajadores para el exterior.
Otra forma de clasificar los contratos laborales es por su duración:
Contrato De Trabajo Por Duración De La Obra o Labor
Contrato De Trabajo A Término Fijo
Contrato De Trabajo De Duración Indefinida
Terminación Del Contrato De Trabajo
La terminación del contrato de trabajo es el hecho mediante el cual por causas
provenientes o no de la voluntad del patrono o el trabajador, cesan sus
obligaciones y finaliza la relación laboral que los ha vinculado.
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108
Causales De Terminación Del Contrato De Trabajo
 Causales objetivas de terminación:






La expiración del plazo pactado.
La terminación de la obra o labor contratada.
La incapacidad total del trabajador.
La muerte del trabajador.
reconocimiento de la pensión.
La liquidación o clausura definitiva de la empresa.
 Causales originadas en la voluntad del trabajador:
 La renuncia.
 El despido indirecto o autodespido, por culpa del empleador.
 El no regresar al trabajo una vez cesan las causas que produjeron la
suspensión del contrato.
 Causales originadas por voluntad de ambas partes:
 El mutuo acuerdo.
 Causales originadas en la voluntad del empleador:
 El despido con justa causa, por incumplimiento del trabajador.
 El despido sin justa causa, con indemnización.
 Intervención administrativa o judicial:
 Decisión administrativa.
 Sentencia judicial.
Veamos a continuación teoría fundamental para la comprensión de esta
Unidad
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109
CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO A TÉRMINO FIJO
El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración
no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las
partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato,
con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por
un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá
prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o
inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un
(1) año, y así sucesivamente.
PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores
tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al
tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST)
CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté
determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se
refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.
2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas
que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo
por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días,
para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de
cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral
7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)
JORNADA DE TRABAJO
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LIQUIDACION DE NOMINA
NOMINA: Es un documento en el cual un empleador relaciona:
Salarios,
Deducciones,
Valor neto pagado,
Aportes parafiscales
y apropiaciones de los trabajadores
que han laborado en un periodo determinado , ya sea por quincena, mes.
El formato de la nomina contiene lo siguiente:
Encabezamiento con el nombre del empleador, el nombre del documento,
y el periodo de pago.
Esquema Central: (con dos partes)
Primera parte:
 Nombre y cargo del trabajador
 Días laborados
 Valor devengado
 Deducciones
 Neto pagado
 Firma y documento de identidad de los empleados
Segunda Parte:

Aportes parafiscales
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111
 Apropiaciones para prestaciones sociales
Firmas de quien elabora, revisa y aprueba
VALOR DEVENGADO: Constituido por las sumas que el empleador paga al
trabajador teniendo en cuenta la legislación y esta conformado por los
distintos conceptos que constituyen salario.
SALARIO
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal,
en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un
cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o
para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos
411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será
embargable hasta en una quinta parte.
PAGOS QUE CONSTITUYEN SALARIOS (QUE SON FACTOR SALARIAL)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo
que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas,
sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las
horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre
ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST)
PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR
SALARIAL)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe
el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones
ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía
solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como
gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros
semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX,
ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o
contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las
partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en
especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas
extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST)
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112
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + comisiones +
viáticos.
A continuación se da una explicación de cada uno de los componentes:
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
* Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen
un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V, su objetivo es que le trabajador
cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
JORNADA DE TRABAJO
TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las
veintidós horas (10:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las
seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
Recordemos la Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m
-DEDUCCIONES.
Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por
concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente
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113
de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la
seguridad social y las retenciones.
APORTES PARAFISCALES:
No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el
empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.
1.
2.
3.
4.
Seguridad Social
Cajas de Compensación Familiar
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de
Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Régimen Pensional
b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez,
invalidez y muerte.
El aporte es del 15.5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 11.625%
Trabajador: 3,875%
Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios
mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80%
adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al
obligatorio para pensiones.
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-Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de
enfermedad
o
maternidad.
El aporte es del 12,5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 8,5%-Auxilio de transporte.
Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del
nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo
general el 0,522%.
APORTES PARAFISCALES
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro
encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar
social a los trabajadores y a quienes de el dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado
– Auxilio de Transporte ), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal
encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas
empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que
requieran formación profesional metódica.
El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual
(total devengado– Auxilio de Transporte), lo hace el empleador.
*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un
establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y
el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor
de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se
encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.
El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total
devengado– Auxilio de Transporte).
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115
APROPIACIONES
En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio
continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360.
El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados /720
El empleador provisiona cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador
unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el
monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el
aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
Salario* numero de días trabajados /360.
El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado.
VEAMOS LA LIQUIDACION DE LA NOMINA CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
NOMINA.xls
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NOMBR
E DEL
EMPLEA
DO
SUELDO
BASICO
DIAS
LIQUID
ADOS
w
1.517.950
28
x
433.700
30
y
576.000
28
Z
1.951.650
30
HED
HEN
4
2
HEF
HEFN
D
6
R
N
116
RN
F
8
4
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117
Tomemos en cuenta adicionalmente la siguiente información:
El empleado X:
Recibe una comisión sobre $1.500.000 del 2%.
Autoriza descontar $40.000 por cuota sindical
El empleado Y:
Autoriza descontar $25.000 para abonar a préstamo concedido
por la empresa
Proceso de Comprensión y Análisis
En esta unidad es importante actualizar los porcentajes según el año vigente.















Que es un contrato laboral?
Que es la nómina?
Que es el devengado?
Que es el deducido?
Que es el neto pagado?
Cual es la base para el cálculo de aportes?
Quienes tienen derecho al auxilio de transporte?
Cual es la jornada de trabajo ordinario?
Cual es la jornada de trabajo nocturno?
Que son los aportes parafiscales?
Que son las prestaciones sociales?
Quienes deben cotizar al fondo de solidaridad pensional?
Por que se cotiza a una Administradora de Riesgos profesionales ARP?
Cuando se considera hay una hora extra?
Cuando se considera que hay un recargo nocturno?
Solución de Problemas




Cual es la finalidad el auxilio de transporte?
Quien debe aportar a riesgos profesionales?
Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para salud?
Cual es el aporte general que se cotiza a salud y que porcentaje le
corresponde al trabajador?
 Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para pensión?
 Cual es el aporte general que se cotiza a pensión y que porcentaje le
corresponde al trabajador?
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118
Con la siguiente información liquidar la nómina.
Sueldo
EMPLEADO
Básico
Días HED HEN RN HEFD HEFN RNF
Empleado 1
696.960 30
4 8
Empleado 2
1.503.600 22
2
El empleado 1 autorizó descontar mensualmente, $30.000 para abonar a la deuda
correspondiente al préstamo otorgado por la empresa.
El empleado 2 autorizó descontar de nómina $50.000 para abonar a la deuda
correspondiente al préstamo otorgado por el banco.
Síntesis Creativa y Argumentativa
Para el año 2007:
Salario mínimo $433.700
Auxilio de transporte $50.800
Salario mínimo integral $5.638.100 ($4.337.000 salario y $1.301.100 prestaciones)
Pagos Parafiscales:
Sena
ICBF
Cajas de Compensación Familiar
2%
3%
4%
Cargas Prestacionales
Cesantía
Prima de servicios
Vacaciones
Intereses sobre las Cesantías
8.33%
8.33%
4.17%
1% mensual
SEGURIDAD SOCIAL.
Salud
Empresa
8.5%
Empleado
Total
4%
12.5%
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Pensión
Empresa
Empleado
11.625%
3.875%
Total
15.5%
119
HORAS EXTRAS Y RECARGO NOCTURNO.
Hora trabajo nocturno = Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.=
Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m.=
Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo = Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.50
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120
Autoevaluación
Que es el contrato de trabajo?
Mencione los elementos esenciales del contrato de trabajo
Cual es la duración máxima legal de la jornada ordinaria al día y a la semana?
Entre que horas esta comprendido el trabajo diurno y el nocturno?
Que es la nómina?
Mencione y explique las partes de la nomina.
Repaso Significativo
Consulte:
Contabilización de la nómina
Que es el salario integral?
Cual es la base para liquidar aportes para salarios integrales?
Cual es la única provisión que se efectúa cuando el trabajador recibe salario
integral?
Identifique la tabla de retención para salarios.
Nota. Cada año se debe CONSULTAR Y ACTUALIZAR en internet
www.mintrabajo.gov.co los valores actualizados del salario mínimo legal mensual
vigente, subsidio de transporte etc.
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121
UNIDAD 6: Ciclo Contable
Descripción Temática
Horizontes
Conocer el proceso ordenado y sistemático de registros contables.
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Concepto y partes del ciclo contable
Síntesis de la Unidad
En esta unidad se dejaran enunciadas las partes del ciclo contable
Proceso de Información
CICLO CONTABLE
El ciclo contable es la sucesión sistemática, cronológica y ordenada de los hechos
económicos, desde la creación de la organización hasta la preparación de los
estados financieros, pasando por la elaboración de los comprobantes y libros
contables que registran todos estos hechos comerciales.
Contablemente, este ciclo es un sistema de información que se utiliza como
herramienta que facilita las decisiones de quien utiliza los reportes que genera.
El ciclo contable de una empresa se presenta en diferentes pasos, a saber:
 La Apertura Del Ente Económico
 Procesamiento De La Información Contable (Movimiento, Cierre)
 Reportes De Información
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122
 Análisis Y Control
 Retroalimentación
 La Apertura Del Ente Económico
Consiste en la creación y constitución de la empresa, con los aportes de los socios
registrados en el comprobante inicial denominado comprobante de apertura que
sirve para abrir los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El ente económico debe tramitar para su constitución los siguientes pasos:

Consulta de razón social ante la Cámara de Comercio, del domicilio principal
de la sociedad.

Elaboración de los estatutos, los cuales se presentan en una notarla para
elevarlos a escritura pública. (Al final del texto se anexan algunos ejemplos
de escrituras públicas).

Con la escritura pública de la sociedad, se tramita el registro mercantil en la
respectiva Cámara de Comercio, mediante los formularios preestablecidos
para tal fin.

Con el certificado de constitución y gerencia, fotocopias de las cédulas de
los socios y el formulario del RUT -Registro Único Tributario- ante la DIAN,
para inscribirse como agente retenedor en la fuente y/o como responsable
del IVA y solicitud del NIT.
 Procesamiento De La Información Contable (Movimiento , Cierre)
Consiste en utilizar un sistema manual o sistematizado técnicamente aceptado
para el registro de la información, desde la elaboración de los documentos
soportes, comprobantes de diario y traslado a los libros auxiliares y principales de
contabilidad.
Estos registros se elaboran con una periodicidad constante que puede ser diaria,
semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las necesidades y características
que tenga cada organización.
Dentro de este procesamiento de información contable se encuentra lo que se
conoce con el nombre de cierre, donde se elaboran:
Los asientos de ajustes
La hoja de trabajo
Y el comprobante de cierre.
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 Reportes De Información
Como resultado de la etapa anterior, se emiten diferentes reportes y/o listados,
que permiten mostrar la situación económica, financiera y administrativa de un
ente económico, como son los estados financieros y sus anexos.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros se constituyen en el principal medio para suministrar
información fidedigna, objetiva e imparcial de aspectos de orden contable,
económico y financiero para los socios y terceros que no tienen acceso a los
registros de una empresa.
Mediante una codificación formal y estándar de nombres y cantidades de dinero
que se derivan de los registros contables, es posible reflejar a una determinada
fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.
Las condiciones que se deben cumplir para garantizar la confiabilidad de los
estados financieros son las siguientes:
 Que su elaboración se haya efectuado teniendo en cuenta los principios
contables generalmente aceptados.
 Que tales principios se hayan observado permanentemente durante todo el
período contable.
 Que la información que
razonablemente adecuada.
presenten
los
estados
financieros
sea
Normas Para Presentar Estados Financieros
 Se consolidan cuando tengan sucursales.
 Dar la información complementaria que se requiera con las notas a los
mismos.
 Se relacionarán con las del período inmediatamente anterior.
 Se ordenarán según la perspectiva de la realización o liquidación en
términos de tiempo y valores.
 Las cuentas deben organizarse en un orden lógico.
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Usuarios De Los Estados Financieros
La información que se presenta en los estados financieros va dirigida básicamente
a:
 La administración del ente económico, que le sirve para conocer su
rendimiento, crecimiento, desarrollo y situación de la empresa, durante el
período respectivo.
 Los socios, accionistas y/o propietarios para saber qué progreso financiero
ha tenido la empresa y la rentabilidad de sus aportes.
 Los acreedores para determinar la liquidez del negocio y la garantía del
cumplimiento de obligaciones adquiridas.
 El Estado para establecer si la liquidación y pago de impuestos se ha
efectuado en la debida forma como lo exige la ley.
Clasificación
De acuerdo a las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los
objetivos específicos que los originan, los estados financieros se clasifican en
estados de propósito general y de propósito especial:
 Estados Financieros De Propósito General: Estos estados financieros
son los que se preparan al cierre del período contable para ser conocidos y
evaluados por usuarios indeterminados, con el objetivo principal de
satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad del negocio
para crecer o evolucionar favorablemente.
Se caracterizan porque son concretos, claros, neutros y de fácil consulta.
Los estados financieros de propósito general se clasifican en estados
financieros básicos y los estados financieros consolidados:
 Estados Financieros Básicos
12345-
Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujos de efectivo.
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 Estados Financieros Consolidados: Son los estados que presentan la
situación financiera, los resultados del período, los cambios en el patrimonio
y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo de una matriz y
sus subordinadas o un ente dominante y sus dominados, como si fuesen los
estados financieros de una sola empresa.
 Estados De Propósito Especial: Son los estados financieros que se
preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la
información contable.
Se caracterizan por destinarse a uso o circulación limitada y por suministrar
un mayor detalle de algunos registros, partidas u operaciones.
Los principales estados financieros de propósito especial son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Balance inicial
Estados financieros de períodos intermedios
Estados de costos
Estado de inventarios
Estados financieros extraordinarios
Estados de liquidación
Estados financieros que se presentan a las autoridades
Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta
de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Estados Financieros Comparativos: Son los estados que presentan las
cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.
Los estados financieros se comparan con los de períodos inmediatamente
anteriores siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración.
Por ejemplo: estados financieros de dos meses consecutivos del mismo año
o estados financieros con fecha de corte del mismo mes y de un año
inmediatamente anterior.
La comparación de estados financieros no es obligatoria cuando no sea
pertinente, circunstancia ésta que se debe explicar detalladamente en notas
a los estados financieros.
 Estados Financieros Certificados Y Dictaminados: Son los estados
financieros que están firmados por el representante legal, por el contador
público que los hubiere preparado o revisor fiscal si existiere en la empresa,
quienes dan testimonio de que han sido tomados fielmente de los libros
oficiales.
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Los estados financieros dictaminados se acompañan de la opinión
profesional de un contador público que los hubiere examinado y analizado
con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas.
El Balance General
El balance general se constituye en el estado financiero básico por excelencia que
contiene información a una fecha determinada acerca de la situación financiera de
una empresa.
Su principal objetivo es presentar en forma clara el valor de sus propiedades y
derechos o activos y sus obligaciones o pasivo y la inversión de los socios o
propietarios o patrimonio, valuados y determinados de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
El balance general presenta el saldo que tienen las cuentas reales a una fecha
determinada en el Libro Mayor. Se debe preparar por lo menos una vez al año a
diciembre 31, firmado por los responsables de su elaboración: el contador público,
el revisor fiscal y el gerente. Cuando el balance general corresponda a la situación
financiera de una sociedad, debe ser aprobado por la asamblea general de la
misma.
 Partes De Un Balance General: Un balance debe contener los siguientes
renglones:
 El Encabezamiento: Que contiene el nombre o razón social de la
empresa, nombre del estado financiero y fecha de corte del mismo.
 El Cuerpo O Contenido: El balance general revela el saldo de las
cuentas reales que arroja el libro mayor, las cuales se presentan
cumpliendo la base de la ecuación patrimonial:
Activo = Pasivo + Patrimonio
 Las Firmas: El balance general debe incluir las firmas de los
responsables de su elaboración: el contador público y el revisor fiscal
con matrícula profesional vigente y el gerente.
 Notas Explicativas Al Balance General: éstas se presentan como un
anexo al balance general y cumplen con la función de ampliar y
detallar la información acerca de la cuenta a la que hace referencia,
como también sobre las políticas y el sistema contable.
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 Formas De Presentación De Un Balance: Un balance general se puede
presentar de dos formas:
 En Forma Horizontal O De Cuenta: este modelo de presentación se basa
en el esquema de la ecuación patrimonial:
 En Forma Vertical O De Reporte: Presenta las cuentas del activo
seguidas de las cuentas del pasivo y, por último en la misma columna las
cuentas del patrimonio.
Datos A Tener En Cuenta Para La Elaboración Del Balance
1. Los valores se obtienen de los saldos del libro mayor.
2. En el balance deben aparecer sólo las cuentas reales (Activos, Pasivos,
Patrimonio).
3. El saldo de las cuentas se deben presentar por su valor neto, por ejemplo
cuenta clientes menos la provisión de cartera, propiedad planta y equipo
menos depreciación acumulada.
4. Los saldos créditos en las cuentas de bancos y clientes se deben reclasificar
al pasivo.
5. Las notas a los estados financieros deben explicar los saldos de la mayoría
de las cuentas de control como por ejemplo: bancos, clientes, propiedad
planta y equipo, inventario, inversiones, acreedores varios, proveedores,
diferidos y etc.
Estado De Resultados
Es el estado básico que contiene el informe de actividades del ente económico
durante un período determinado. Este estado refleja el total de gastos y de
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ingresos y su diferencia durante el período contable es la utilidad o pérdida del
ejercicio.
Se presenta como un anexo o complemento al balance general, en el que se
determina como se obtuvo la utilidad o pérdida del ejercicio.
Este estado comprende las cuentas nominales, transitorias o de resultado, es decir
las cuentas de ingresos, gastos y costos. Las cantidades deben corresponder a los
saldos ajustados del libro mayor y de los libros auxiliares o a los valores que
resultan en la sección de ganancias y pérdidas.
Partes Del Estado De Resultado:
Encabezamiento: comprende el nombre o razón social del ente económico, el
número del NIT y período con fecha inicial y final.
Contenido: se presentan las cuentas nominales, así:
 Firmas: debe incluir las firmas de los responsables de su elaboración:
el contador público y el revisor fiscal con matrícula profesional
vigente y el gerente.
 Análisis Y Control
Los estados financieros permiten hacer un diagnóstico de cómo es la situación
económica, financiera y administrativa de la empresa a una fecha determinada,
utilizando las herramientas que nos brinda el análisis financiero.
Con base en el estudio de la situación de la empresa, los usuarios de la
información contable cuentan con las pautas y razones necesarias para una
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acertada toma de decisiones respecto a la parte económica, financiera y
administrativa de la empresa, así como los mecanismos de control más adecuados
para el buen funcionamiento de la misma.
 Retroalimentación
Finalmente, cada uno de los reportes anteriores nos permite volver a alimentar el
sistema contable para obtener información nueva y útil para el ente económico.
Solución de Problemas
Defina:
Comprobante de apertura
Soportes contables
Libros de contabilidad
Ajuste
Asientos de cierre
Hoja de Trabajo
Síntesis Creativa y Argumentativa
Elaborar mapa conceptual según lectura artículos del decreto 2649/93: titulo III de
las normas sobre registros y libros art 123 al art 135.
Titulo
Autoevaluación
Que es el ciclo contable?
Mencione las etapas del ciclo contable y explique
Repaso Significativo
Consulte la clasificación de los soportes de contabilidad.
Consulte en el decreto 2649/93:
Capitulo IV de los estados financieros y sus elementos. Art. 19 al Art. 33
La sección II de los elementos de los estados financieros.Art. 34 al 45.
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BIBLIOGRAFÍA GENERAL
CORAL GUDIÑO. Contabilidad Universitaria: Editorial McGraw Hill. Santa Fe de
Bogotá. 1.996.
Código de Comercio
Decreto 2649/93 – Decreto 2650/93
ROMERO, ROMERO Rosa Imelda, JARA CABUYA, Gloria Janeth , Contabilidad
General, editorial UNAD.
DÍAZ, Hernando, Contabilidad General, Prentice Hall (Pearson), 2001
WARREN, REEVE, FESS : Contabilidad Financiera, Thomson Editores, 7a ed.
JONES, WERNER, TERREL Y TERREL, Introducción a la Contabilidad Financiera,
Prentice Hall
POLANCO, Luis. Contabilidad: sistema de información para las organizaciones. Mc
Graw Hill.
HARGADON, Jr. Bernard y MUNERA, C Armando. Principios de contabilidad. 4 ed.
Ed. Norma.
Contabilidad, Sistema de Información para las Organizaciones, Sinisterra Gonzalo,
Mc Graw Hill, 2001.
LEGIS, Cartilla Laboral, 2007.
LEGIS, Cartilla IVA, 2007.
LEGIS, Cartilla Retención en la fuente, 2007.
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