ca service management - gestión de activos de software

RESUMEN DE LA SOLUCIÓN
CA SERVICE MANAGEMENT - GESTIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE
¿Cómo puedo gestionar
mejor mis activos de software
y reducir los riesgos que
conllevan las auditorías
de conformidad?
CA Service Management le ayuda a saber qué activos
de software se utilizan, a agrupar y distribuir software
que no se esté utilizando para aplicarlo allí donde sea
necesario, y a reducir los riesgos que comportan las
auditorías de los distribuidores de software.
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Resumen ejecutivo
Reto
En un entorno donde se requiere que los departamentos de TI hagan más por menos, se hace preciso gestionar el
software con eficacia para garantizar que el dinero se invierte en TI de la mejor manera. Lamentablemente, la mayoría
de las organizaciones no gestionan dichas inversiones con eficacia. Suelen recurrir a hojas de cálculo o bases de datos
que ellas mismas elaboran para hacer un seguimiento del uso y el aprovechamiento de las licencias de software.
Tienen dificultades para saber qué licencias de software se están empleando y cuáles quedan libres y disponibles.
La organización acaba por adquirir software que realmente no necesita y no consigue mantener bajo control la
conformidad con las condiciones de uso de las licencias. Como resultado, incurre en elevados gastos generales
correspondientes al software y la empresa se expone a un riesgo significativo, derivado de posibles infracciones que
se detecten durante las auditorías que examinan la conformidad con las condiciones.
Oportunidad
Las capacidades de gestión de activos de CA Service Management proporcionan una solución líder del mercado, diseñada
para ayudarle a mejorar la gestión financiera, contractual y operativa de los activos de TI (hardware y software) a lo
largo de su ciclo de vida. Se han diseñado expresamente para abordar las necesidades de los proveedores de servicios
y las grandes empresas como parte de una completa solución de gestión de servicios. La solución permite gestionar de
manera integral los activos en los que se fundamentan los servicios de TI, desde la solicitud hasta la retirada, y ofrece
visibilidad y control financieros sobre dichas inversiones.
Ventajas
Una solución completa de gestión de ciclos de vida de activos ofrece un retorno de la inversión demostrado para
controlar el gasto en TI, permitir la conformidad con la normativa y las políticas y mejorar la prestación de servicios.
Las capacidades de gestión de activos de CA Service Management le permiten saber mejor qué activos se encuentran en
uso y cuáles están disponibles. Se encuentra en mejor posición para reasignar licencias de software donde se requieran
y retirar activos que ya no aportan valor al negocio. Como resultado, se reducen los gastos derivados de adquisiciones
innecesarias y los costes generales de TI. Además, las capacidades de elaboración de informes mejoran enormemente
las negociaciones con los distribuidores, la gestión de la conformidad con las condiciones del software y la reacción ante
las auditorías. A su vez, esto reduce los costes derivados de los distribuidores y los riesgos que suponen las auditorías
de software.
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Sección 1: Reto
¿Innovar y avanzar o limitarse a sobrevivir con lo puesto?
Actualmente, las organizaciones viven inmersas en un clima económico muy delicado, donde luchan por mantener su
ventaja competitiva. A menudo, los directores financieros y de TI se encuentran con que estas dos directivas entran en
conflicto. Sin embargo, los directores de TI y sus departamentos no solo tienen que prestar apoyo a la innovación para
responder a las necesidades de una base de clientes cada vez más diversa; por lo general, además deben trabajar con un
presupuesto bastante más ajustado que el de hace diez años. Al mismo tiempo, el entorno de TI se ha vuelto cada vez
más complejo, con una gran implantación de la virtualización, nuevas plataformas e infraestructuras basadas en la nube,
así como un amplio catálogo de dispositivos a los que hay que brindar compatibilidad. Esta complejidad obliga
a distribuir aún mejor los recursos, ya bastante espartanos, dificultando la tarea de centrarse en la innovación.
Para abordar esta dinámica, es preciso que los ejecutivos gestionen de forma proactiva las inversiones que ya han
destinado a activos de software para asegurarse de lograr el máximo rendimiento. Además, uno de los aspectos
principales de la gestión de los activos consiste en cumplir las condiciones de las licencias de software. Cada vez es más
frecuente que los distribuidores ejerzan su derecho a auditar a los clientes con el fin de comprobar que no se sobrepasan
los límites autorizados de la licencia al utilizar el software adquirido. Por tanto, las organizaciones se ven expuestas al
riesgo de recibir multas por inconformidad con las condiciones acordadas, al tener que asumir los gastos que conlleva
la realización de estas auditorías y a que el desarrollo normal de su negocio se vea perjudicado cuando tienen que
reaccionar ante estas situaciones.
Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no gestionan de forma adecuada las inversiones en software. Con el
fin de hacer un seguimiento de las licencias de software y los activos físicos, recurren a procesos puramente manuales,
a hojas de cálculo o a bases de datos de elaboración propia. Como resultado, no saben con certeza dónde se aplican
y aprovechan estos activos o cuáles han caído en desuso, y desconocen si la aplicación práctica del software cumple con
las licencias existentes. En lugar de optimizar la inversión, se restan inversiones a los proyectos innovadores debido al
gasto en compras de activos físicos y de software, que en realidad no serían necesarios. La organización se expone
a multas por inconformidad con los acuerdos del software y a cubrir los costes de las auditorías. Además, no es eficiente
en las negociaciones con los distribuidores porque carece de información fiable.
Sección 2: Oportunidad
CA Service Management: Mejora del aprovechamiento
de los activos
¿Y si pudiese gestionar sus activos de otra forma? ¿Y si supiese qué licencias se utilizan en cada momento y cuáles de
ellas se deberían reasignar? ¿Y si agrupara las licencias de software y las distribuyera para aplicarlas donde se pudieran
aprovechar al máximo, en lugar de tener que adquirir software nuevo? ¿Y si fuese capaz de gestionar de forma proactiva
las relaciones con los distribuidores, controlar la conformidad con los acuerdos del software y reducir el riesgo que
suponen las auditorías de las licencias?
Las capacidades de gestión de activos de software de CA Service Management le capacitan para abordar estas
demandas. Esta solución le ayuda a identificar en cada momento qué activos y licencias están en uso y cuáles
permanecen inactivos, le ayuda a agrupar dichos activos y distribuirlos, allí donde hagan falta y según exija la situación,
e informa de manera proactiva sobre los contratos suscritos con los distribuidores y la demanda de licencias de software.
Esto le capacita para negociar mejor los contratos, gestionar los problemas de conformidad con las condiciones del
software con proactividad y optimizar el aprovechamiento de las licencias de software.
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Reconocimiento e importación de la información sobre licencias
La integración con sus herramientas de detección y los sistemas de adquisición existentes puede permitirle realizar
búsquedas en cantidades enormes de información. El catálogo maestro de software de esta solución automatiza la tarea
de reconocer manualmente cuál es el software sujeto a licencias (un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso
a errores), recopilando las licencias de software adquiridas y compilando los derechos de uso de los productos.
Esta información se puede conciliar automáticamente, lo que permitirá que los analistas de gestión de activos de
software empleen su tiempo más eficientemente, dedicándolo a actividades de más valor. Como resultado, se encuentra
en mejor posición para crear un inventario más completo y preciso del software en uso y disponible en el entorno.
Seguimiento, gestión y distribución de licencias en toda la organización
Una vez que sabe qué licencias se encuentran disponibles, la solución le ayuda a realizar un seguimiento para
determinar cuáles están en uso y cuáles se encuentran libres, y le permite agrupar las licencias disponibles de un
departamento o de toda la organización con la finalidad de mejorar el uso de los activos desocupados. De este modo,
se encuentra mejor capacitado para coordinar la disponibilidad con las demandas que surjan y, por consiguiente,
se reduce el monto de los gastos destinados a compras de licencias innecesarias.
Conocimiento de las implicaciones de gastos que deparan los activos de software
Conocer cuál es el impacto financiero de la base de licencias le permite decidir qué costes son pertinentes para su
organización y asignarlos en consecuencia. La solución realiza el seguimiento de todos los gastos relacionados con el
software y los clasifica, incluidos los costes históricos, los actuales y los previstos, para ayudarle a analizar su impacto
financiero. Los gastos se pueden asignar prorrateándolos según sus respectivos proyectos y unidades organizativas,
lo que brinda transparencia y hace posible distribuir los costes basándose en los datos reales de aprovechamiento.
Como resultado, mejora la aceptación de la asignación interna de costes y precios.
Auditoría e informes sobre el uso de las licencias
Las capacidades de gestión de activos de software de CA Service Management le ayudan a comprender las condiciones
del software y a generar informes acerca de su cumplimiento. Las capacidades avanzadas de generación de informes le
permiten elaborar informes sobre el uso de los activos de software y a ocuparse de su mantenimiento. Un cuadro de
mandos dinámico y personalizado muestra resultados esenciales para tomar decisiones mejor fundamentadas y ofrece
indicadores clave relacionados con los riesgos más pronunciados respecto a las auditorías, las licencias más caras,
los desarrolladores más importantes y los contratos de mayor calado. En las ocasiones en que su organización se
enfrente a una auditoría, será capaz de reducir notablemente el esfuerzo necesario para informar al distribuidor de
licencias y negociar con él. Además, será mucho menos probable que su organización reciba una multa por no cumplir
las condiciones acordadas.
Gestión de distribuidores
La solución le ayuda a gestionar las relaciones con los distribuidores, ya que compila información detallada acerca de
los distribuidores de software con quienes tiene trato, incluidos datos de contacto y sus relaciones con otras empresas.
Esto permite asumir el control de las relaciones con los distribuidores, así como conocer las interdependencias que
existen entre todas las partes. Puede potenciar su capacidad de adquisición al disponer de información completa sobre
el monto total gastado, así como contar con la posibilidad de prever el gasto total con un distribuidor durante un
año determinado.
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Ilustración 1.0
Las completas capacidades de gestión de activos de software que ofrece CA Service Management le ayudan
a reconocer e importar información sobre las licencias, a distribuir los activos de software según sea
necesario y a gestionar de forma proactiva las relaciones con los distribuidores y la conformidad con las
condiciones de las licencias.
Sección 3: Ventajas
Reducción de costes y riesgos por medio de la gestión de
los activos de software
Mediante la implementación de una gestión de activos de software eficaz y la automatización de los pasos clave de
este proceso, tiene la posibilidad de mejorar el rendimiento en dos dimensiones. Los avances en la identificación del
software, en los derechos de uso de los productos y en el agrupamiento y la distribución de los activos disponibles dan
como resultado una reducción de los costes destinados a adquirir software. De acuerdo con el equipo de análisis de valor
de negocio y de retorno de la inversión de CA, por regla general, las organizaciones logran reducir el total de los costes
derivados de comprar más software del necesario entre el 50 y el 70 %.1
Asimismo, son capaces de reducir los costes que conlleva la realización de auditorías de conformidad con las
condiciones del software, de limitar el riesgo de recibir una multa por inconformidad y de disminuir la cuantía de
dichas multas. Nuevamente, según el equipo de análisis de valor de negocio y de retorno de la inversión de CA,
las organizaciones que se sirven de la gestión de activos de software que ofrece CA Service Management son capaces,
por regla general, de reducir el coste de las multas debidas a la inconformidad con las condiciones del software entre
el 45 y el 55 %.1
1 Los intervalos de impacto que se mostraron anteriormente se facilitan para ofrecer una variedad de posibles mejoras en los procesos y estadísticas de retorno de la inversión que
pueden lograrse mediante la implementación y la utilización de las capacidades de gestión de activos de software CA Service Management apropiadas y efectivas.
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Sección 4:
Un enfoque completo sobre la gestión de servicios de TI
Todas estas capacidades de gestión de activos de software se diseñaron expresamente para abordar las necesidades
de proveedores de servicios y grandes empresas como parte de nuestra completa solución CA Service Management.
Incluyen una integración sólida, multicliente común y generación de informes habituales en todas las soluciones de
gestión y automatización de servicios de CA Technologies.
• La integración con CA Client Automation le permite moverse con facilidad entre el inventario de activos de TI
detectados y los atributos demográficos, de soporte y financieros de los activos de TI gestionados. Todos los datos se
almacenan dentro de la misma base de datos de gestión y su mantenimiento también se realiza aquí. Esto proporciona
una solución completa para la gestión de licencias y activos de TI.
• Por otra parte, la integración con las capacidades del catálogo de servicios de CA Service Management ofrece una
gestión completa de ciclos de vida de activos, que comienza con la solicitud inicial desde el catálogo de servicios,
lo que permite al usuario o solicitante final realizar solicitudes de activos que, a su vez, se pueden cubrir internamente
con los activos disponibles en el inventario para evitar realizar compras innecesarias.
• Por último, la integración con las capacidades de asistencia de CA Service Management es doble, ya que incluye
procesos funcionales de servicios de atención y vinculación de datos de CMBD/activos, lo que le permite aprovechar
datos de activos para mejorar la prestación de servicios de TI operativos a sus usuarios. Además, esta integración
redunda en una mejor toma de decisiones relativas a la gestión de cambios al facilitar un conjunto más completo
de información cuando se realizan evaluaciones de impactos y riesgos.
• Las capacidades de generación de informes y cuadros de mandos avanzados permiten que los usuarios sin
conocimientos técnicos creen y compartan cuadros de mandos interactivos e informes rápidamente.
Más allá de una tecnología excelente: el personal, los procesos y las prácticas
recomendadas como centro de atención
Más que como un producto, CA Service Management se concibe como una solución, cuyo fin es posibilitar buenos
resultados de negocio y los programas. Por ejemplo, incluye procesos de ITIL™ pregenerados para agilizar la
rentabilización, formación bajo demanda para mejorar la adopción por parte del usuario final, metodologías de
implementación que se pueden repetir y preceptivas basadas en la madurez, y arquitecturas de implementación
de prácticas recomendadas para optimizar el retorno de la inversión.
Paquete de contenido de ITIL. Se ofrece un conjunto de documentos de procesos de ITIL pregenerados junto con flujos
de trabajo compatibles pregenerados, que sientan las bases para que pueda implementar, adoptar y estandarizar con
rapidez procesos de gestión de servicios de TI, lo que reduce significativamente el tiempo necesario, el coste y la
necesidad de disponer de expertos en la materia para que las organizaciones puedan desarrollar este contenido por
sí mismas.
Formación bajo demanda. Se incluye una herramienta rentable de formación continua, que ayuda a mejorar las
habilidades de los usuarios finales y analistas para que puedan abordar la necesidad que tiene la organización de
alcanzar niveles de adopción de usuario final más altos con una mínima repercusión en las operaciones empresariales
diarias. El módulo de formación bajo demanda de CA Technologies utiliza CA Productivity Accelerator para automatizar
contenido pregenerado que es conforme a las prácticas recomendadas de ITIL y que se puede redefinir para su
asignación a sus propias políticas de procesos, procedimientos y operaciones.
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Cuando la repercusión en las operaciones diarias es mínima, la organización de TI se encuentra mejor alineada tanto
internamente como respecto a los objetivos de negocio, recibe menos llamadas de solicitud de asistencia y, por tanto,
se puede centrar en la prestación de nuevos servicios empresariales más rápidamente.
Arquitectura de implementación de referencia. El programa de arquitectura de referencia produce plantillas de
arquitectura de implementación de carácter preceptivo y explica cómo implementar soluciones de gestión de servicios
de CA Technologies basándose en un programa de certificación que prueba exhaustivamente los atributos funcionales,
de rendimiento y de escalabilidad de la solución. Como resultado, se mitiga el riesgo de implementación y se reducen
los costes y plazos de implementación.
Implementación basada en la madurez. La serie de documentos preceptivos de prácticas recomendadas para cada fase
del ciclo de vida de implementación que se ofrece aporta a nuestros clientes un caudal de conocimiento e información
para la toma de decisiones fundamentadas. Nuestros documentos de fase de recopilación de requisitos se rellenan
previamente para ofrecer los requisitos empresariales funcionales y técnicos y los casos prácticos más comunes según
han notificado nuestros clientes y el sector en su conjunto. Estos documentos se han elaborado para aportar facilidad de
uso y realización con el fin de desarrollar una estrategia de gestión de servicios que, al ejecutarse, ayude a nuestros
clientes a reducir riesgos, costes y el tiempo de comercialización.
Integración de datos. CA Technologies ha documentado una amplia estrategia de integración de datos y ha
proporcionado una biblioteca de casos prácticos para ayudar a las organizaciones a definir sus requisitos de integración
de datos. La estrategia incluye procesos detallados y formatos de archivos de datos para ofrecer el nivel de orientación
necesario para reducir el riesgo y el tiempo asociados a esta actividad.
Sección 5:
Pasos siguientes
Para obtener más información acerca de las capacidades de gestión de activos de software de CA Service Management
y cómo puede obtener ventajas empresariales reales hoy mismo, póngase en contacto con el representante de ventas
o visítenos en ca.com/es/itam.
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Comuníquese con CA Technologies en ca.com/es
CA Technologies (NASDAQ: CA) crea software que impulsa la transformación de las empresas y les permite aprovechar
las oportunidades de la economía de aplicaciones. El software se encuentra en el corazón de cada negocio, en todos
los sectores. Desde la planificación a la gestión y la seguridad, pasando por el desarrollo, CA trabaja con empresas de
todo el mundo para cambiar la forma en que vivimos, realizamos transacciones y nos comunicamos, ya sea a través
de la nube pública, la nube privada, plataformas móviles, entornos de mainframe o entornos distribuidos.
Más información en ca.com/es.
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La información y los resultados que se indican en este documento se basan en la experiencia con el software mencionado en diversos entornos, que pueden incluir entornos de
producción o de no producción. El rendimiento anterior de los productos de software en tales entornos no es necesariamente un indicador del rendimiento futuro de esos productos
en entornos idénticos, similares o diferentes. El propósito de este documento es meramente informativo. CA no se responsabiliza de la precisión e integridad de la información. En la
medida de lo permitido por la ley vigente, CA proporciona este documento “tal cual”, sin garantía de ningún tipo, incluidas, a título enunciativo y no taxativo, las garantías implícitas
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