Notificaciones dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal

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Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2015300002668
Medellín, 08/04/2015
Doctora
FLORA JIMENEZ MARÍN
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Contraloría General de Antioquia.
ASUNTO: Respuesta a Radicados 2015300002103 y 2015300002099 del 12
de marzo de 2015, concepto sobre notificaciones electrónicas.
Respetada doctora Flora:
I. COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA.
La Constitución Política de Colombia, en el artículo 23, consagra el derecho
fundamental de petición, el cual se encuentra desarrollado en el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual en el
artículo 28 contiene, como expresión del derecho de petición, el de formular
consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su
cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales e impone la
obligación de que su trámite se realice bajo los principios de economía, celeridad,
eficacia e imparcialidad...”
II. ALCANCE DEL CONCEPTO.
El Artículo 267 de la Constitución Política, consagra que el control fiscal
encomendado a las Contralorías, es posterior y selectivo y por ello se prohíbe fijar
procedimientos o formas de actuar a los sujetos de control, puesto que podría
interpretarse como control previo, situación confirmada por la Corte Constitucional,
en Sentencia C-113 de 1999, cuando señala:
“En este orden de ideas, la tarea de entes como las contralorías no es la de actuar dentro
de los procesos internos de la administración cual si fueran parte de ella, sino
precisamente la de ejercer el control y la vigilancia sobre la actividad estatal, a partir de su
propia independencia, que supone también la del ente vigilado, sin que les sea permitido
participar en las labores que cumplen los órganos y funcionarios competentes para
conducir los procesos que después habrán de ser examinados desde la perspectiva del
control. De lo contrario, él no podría ejercerse objetivamente, pues en la medida en que
los entes controladores resultaren involucrados en el proceso administrativo específico,
objeto de su escrutinio, y en la toma de decisiones, perderían toda la legitimidad para
cumplir fiel e imparcialmente su función”.
Por esta razón, la Contraloría General de Antioquia, emite conceptos en términos
generales, no resuelve en ellos casos puntuales sino que los aborda de manera
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general y abstracta. Constituyen éstas orientaciones, opiniones o puntos de vista
de carácter general, que no comprenden la solución directa de problemas
específicos, ni el análisis de situaciones particulares.
Así mismo, deben entenderse con el alcance del artículo 25 del Código
Contencioso Administrativo.
Hechas las anteriores precisiones, respondemos sus inquietudes de manera
general, en los siguientes términos:
III. LA CONSULTA.
Solicita la Jefe de oficina asesora de control interno concepto jurídico sobre lo
siguiente:
“¿Concepto frente a la viabilidad de implementar en la Contraloría General de Antioquia,
las notificaciones electrónicas?”.
IV. MARCO JURÍDICO
La ley 1474 de 2011 regulo las notificaciones del procedimiento de
responsabilidad fiscal así. “En los procesos de responsabilidad fiscal que se
tramiten en su integridad por lo dispuesto en la ley 610 de 2000 únicamente
deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura
del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad
fiscal y el fallo de primera instancia o única instancia; para estas providencias se
aplicara el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las
actuaciones administrativas en la ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se
profieran dentro del proceso serán notificadas por estado”.
La norma en cita contempla expresamente los pronunciamientos que, proferidos
dentro del proceso de responsabilidad fiscal, deben notificarse de manera
personal así: i) el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, ii) el auto
de imputación de responsabilidad fiscal y iii) el fallo de primera o de única
instancia.
Partiendo de lo anterior, es decir, de la identificación de las decisiones que deban
notificarse personalmente, se analiza la solicitud elevada por la peticionaria, sobre
el procedimiento a seguir cuando la persona a la que debe notificarse
personalmente no se encuentra o autorice ser notificada de forma electrónica.
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Nótese que, para las notificaciones referidas se aplica el sistema de notificación
personal o por aviso previsto para las actuaciones administrativas, en la ley 1437
de 2011. Al respecto, los artículos 67, 68 69 ibídem señalan:
“articulo 67. Notificación Personal. Las decisiones que pongan término a
una actuación administrativa se notificaran personalmente al interesado, a
su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por
el interesado para notificarse.
En la diligencia de notificación se entregara al interesado copia íntegra,
autentica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la
hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes
debe interponerse y los plazos para hacerlo.
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidara la
notificación.
La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias
previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una
cualquiera de las siguientes modalidades:
1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el
interesado acepte ser notificado de esta manera.
La administración podrá establecer este tipo de notificación
para determinados actos administrativos de carácter masivo
que tengan origen en convocatorias públicas. En la
reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados
las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades
alternativas de notificación personal para quienes no cuenten
con acceso al medio electrónico.
2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será
notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa
constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que
dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la
notificación se contaran los términos para la interposición de
recursos. (NSFT)
Articulo 68. Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio
más eficaz de informar al interesado, se le enviara una citación a la
dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el
expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca
a la diligencia de notificación personal. El envió de la citación se hará dentro
de cinco días (5) siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se
dejara constancia ene le expediente.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el
inciso anterior, la citación se publicara en la página electrónica o en un lugar
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de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5)
días.
Articulo 69. Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación
personal al cabo de los cinco (5) días del envió de la citación, esta se hará
por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al
correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del
registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El
aviso deberá indicar la fecha y la hora del acto que se notifica, la autoridad
que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante
quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que
la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la
entrega del aviso en el lugar del destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso con
copia íntegra del acto administrativo, se publicara en la página electrónica y
en todo caso en un lugar de acceso al publico de la respectiva entidad por
el termino de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se
considerara surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
En el expediente se dejara constancia de la remisión o publicación del aviso
y de la fecha en que por este medio quedara surtida la notificación
personal”.
La notificación personal que dispone el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo, desarrolla en unas etapas especificas a
seguirse, es decir, que inicia con el envió de una citación a la dirección, fax o
correo electrónico que figure en el expediente; si se desconocen estos datos,
señala la norma que deberá publicarse en la página electrónica o en un lugar de
acceso al publico de la respectiva entidad por el termino de cinco días (5).
Posteriormente el procedimiento de notificación contempla que, si dentro de los
cinco (5) días siguientes al envió de la citación no es posible realizar la notificación
personal, se hará por medio de aviso, el cual se remitirá a la dirección, fax o
correo electrónico que figure en el expediente; aviso que debe indicar i) fecha del
acto que se notifica ii)autoridad que lo expide, iii) los recursos que proceden, iv)
las autoridades ante quienes deben interponerse, v) los plazos respectivos y vi) la
advertencia de que la notificación se considerara surtida al finalizar el día siguiente
de la entrega del aviso.
Si se desconoce la información del destinatario, el aviso, con la copia íntegra del
acto administrativo debe publicarse en la página electrónica y en un lugar de
acceso al público de la respectiva entidad durante cinco (5) días, con la
advertencia de que se considera surtida la notificación al finalizar el día siguiente
del aviso. Finalmente, deberá dejarse constancia en el expediente de la remisión o
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publicación del aviso y de la fecha en que por este medio queda surtida la
notificación personal.
Como se advierte, la ley 1437 de 2011 no contempla el mecanismo a surtir a
efectos de la notificación personal de quienes residen en el exterior o no es posible su
ubicación, razón por la cual resultan aplicables las disposiciones contenidas en el
Código General del Proceso de conformidad con lo dispuesto en el artículo 306 del
CPACA que consagra: “En los aspectos no contemplados en este Código se
seguirá el Código de Procedimiento Civil en lo que sea compatible con la
naturaleza de los procesos y actuaciones que corresponden a la jurisdicción de lo
contencioso administrativo”.
El artículo 291 del Código general del Proceso, regula la forma de notificación
personal y dispone en el numeral 3°:
La parte interesada remitirá una comunicación a quien deba ser notificado,
a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado
por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
en la que informara sobre la existencia del proceso, su naturaleza y la fecha
de la providencia que debe ser notificada, previniéndolo para que
comparezca al juzgado a recibir notificación dentro de los cinco (5) días
siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino. Cuando la
comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede del
juzgado, el término para comparecer será de diez (10) días; y si fuere en el
exterior el término será de treinta (30) días.
La comunicación deberá ser enviada a cualquiera de las direcciones que le
hubieren sido informadas al juez de conocimiento como correspondientes a
quien deba ser notificado. Cuando se trate de persona jurídica de derecho
privado la comunicación deberá remitirse a la dirección que aparezca
registrada en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro
correspondiente.
Cuando la dirección del destinatario se encuentre en una unidad
inmobiliaria cerrada, la entrega podrá realizarse a quien atienda la
recepción.
La empresa de servicio postal deberá cotejar y sellar una copia de la
comunicación, y expedir constancia sobre la entrega de esta en la dirección
correspondiente. Ambos documentos deberán ser incorporados al
expediente.
Cuando se conozca la dirección electrónica de quien deba ser notificado, la
comunicación podrá remitirse por el Secretario o el interesado por medio de
correo electrónico. Se presumirá que el destinatario ha recibido la
comunicación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo. En este caso,
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se dejara constancia de ello en el expediente y adjuntara una impresión del
mensaje de datos”.
CONCLUSION
Dicho lo anterior, es pertinente que la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad
Fiscal de cumplimiento a lo establecido en la resolución interna No 0522 del 17 de
febrero de 2012 “Por medio de la cual se establece el instructivo para la
comunicación y notificación de los actos administrativos y actuaciones que se
adelantan en la Contraloría General de Antioquia”, y oriente sus esfuerzos, para
dar cumplimiento a los lineamientos señalados en la ley 1474 de 2011 respecto de
las notificaciones personales en los procesos de responsabilidad fiscal, las cuales
se realizan por el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las
actuaciones administrativas en la ley 1437 de 2011; y ante cualquier vacío
normativo como el caso referido se observara lo previsto para la notificación
personal en la Ley Procesal Civil (ley 1564 de 2012), sin embargo, como ya dijo
las comunicaciones y notificaciones electrónicas tendrán validez de acuerdo con lo
señalado por el Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, para lo cual se podrán implementar mecanismos que permitan las
notificaciones de forma electrónica.
Esta consulta se rinde en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, toda
vez que los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría
General de Antioquia en respuesta a una petición en la modalidad de consulta,
constituyen orientaciones y puntos de vista que no comprometen o
responsabilizan a la entidad, pues no tienen carácter obligatorio ni vinculante, por
lo tanto es deber del interesado evaluar las opiniones jurídicas consignadas en
ellos a la luz de la normatividad y jurisprudencia aplicables en la materia y asumir
su propia posición
Por lo tanto es deber del interesado evaluar las opiniones jurídicas consignadas en
los conceptos, sopesarlas a la luz de la normatividad y jurisprudencia aplicables en
la materia y asumir su propia posición conforme al grado de análisis y
convencimiento adquirido.
Cordialmente,
CLAUDIA MARIA RODRIGUEZ MONTOYA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
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P/E/ Isabel Cristina Posada Durango, CAOAJ
R/ Claudia María Rodríguez Montoya, JOAJ
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