Guía metodológica para realizar la auditoría a la contratación pública

 Proyecto:
“PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS
COMPETENCIAS Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES
PÚBLICOS DEL CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIÓN, LA
ASISTENCIA TÉCNICA Y OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO”
Guía Metodológica:
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR LA AUDITORÍA A LA
CONTRATACIÓN PÚBLICA
Documento elaborado por:
Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico
Con el apoyo técnico de:
Doctora SANDRA VERANO HENAO
Actualizada por:
Doctora DIANA MARCELA LOZANO ORTIZ
JAIME RAÚL ARDILA BARRERA
Auditor General de la República
Dirección del Proyecto:
FREDY CÉSPEDES VILLA
Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico
Bogotá D.C., Diciembre de 2012
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Guía metodológica para la auditoría de la
contratación realizada por las Contralorías
TABLA DE CONTENIDO
.
Presentación
Capítulo 1.
Contexto normativo del régimen de la contratación estatal
1.1. Constitución Política
1.2. Leyes principales
1.3. Leyes complementarias
1.4. Normatividad sobre control fiscal
1.5. Principales decretos reglamentarios
1.6. Regímenes especiales de contratación
1.7. Regímenes de inhabilidades e incompatibilidades.
Capítulo 2.
Principios de la contratación
Capítulo 3.
Condiciones comunes a las distintas modalidades de selección
3.1.
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
3.1.1
Competencia para contratar
3.1.2
Autorizaciones
3.1.3
Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades
3.1.4
Estudios previos
3.1.5
Presupuesto
3.1.6.
Proyecto de pliego de condiciones
3.1.7
Pliego de condiciones
3.2.
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
3.2.1
Convocatoria pública
3.2.2.
Acto administrativo de apertura del proceso de selección
3.2.3.
Pliego definitivo y adendas
3.2.4
Plazos del proceso de selección
3.2.5
Recepción de ofertas
3.2.6
Evaluación de ofertas
3.3.
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de
selección
3.3.1
Acto de adjudicación
3.3.2
Adjudicación con oferta única
3.3.3
Declaratoria de desierta
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
3.3.4
Suscripción y legalización del contrato
Capítulo 4.
Modalidades y procedimientos de selección del contratista
4.1.
LICITACIÓN PÚBLICA
4.1.1
Preparación del proceso licitatorio
4.1.2
Desarrollo del proceso licitatorio
4.1.3
Conclusión o culminación del proceso licitatorio
4.2.
SELECCIÓN ABREVIADA
4.2.1.
La adquisición o suministro de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización
4.2.2.
La contratación de menor cuantía
4.2.3.
La celebración de contratos para la prestación de servicios de
salud
4.2.4.
Selección abreviada por la declaratoria de desierta de la licitación
4.2.5.
Enajenación de bienes del Estado
4.2.6.
La adquisición de productos de origen o destinación
agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos
legalmente constituidas
4.2.7.
Los contratos que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta
4.2.8.
Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la
ejecución de los programas de protección de personas
amenazadas, desmovilización y reincorporación, población
desplazada, protección de Derechos Humanos y población con
alto grado de exclusión
4.2.9.
La contratación de bienes y servicios que se requieran para la
defensa y seguridad nacional.
4.3.
CONCURSO DE MÉRITOS
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.3.4.
4.4.
Concurso de méritos abierto
Concurso de méritos con precalificación
Concurso de méritos para seleccionar intermediario de seguros
Concurso de méritos de arquitectura
CONTRATACIÓN DIRECTA
Urgencia manifiesta
4.4.1.
4.4.2.
Contratación de empréstitos
4.4.3.
Contratos interadministrativos
4.4.4.
Contratos de bienes y servicios sector defensa y DAS, que
necesitan de reserva para su adquisición.
4.4.5.
Contratos para el desarrollo de actividades científicas y
tecnológicas.
4.4.6.
Contratos de encargo fiduciario de las entidades territoriales
4.4.7.
Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes
4.4.8.
Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a
la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo
3
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
4.4.9.
4.4.10.
puede encomendarse a determinadas personas naturales.
Arrendamiento y adquisiciones de inmuebles
Desarrollo de la contratación directa
4.5.
CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
4.6.
GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)
4.6.1
4.6.2
Registro Único de Proponentes (RUP)
4.6.3
Manuales de contratación
4.6.4
Menores cuantías
Capítulo 5
Contrato estatal
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Título
Cuerpo
Cláusulas
5.3.1
Comunes
5.3.2
Cláusulas especiales
5.3.3
Cláusulas excepcionales
Multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento
Clases de contratos
Capítulo 6
Guías metodológicas de auditoría.
Diagrama – Estructura de las guías
6.1
Guías comunes a los distintos procedimientos de selección de
contratistas
6.2
Guías para la licitación pública
6.3
Guías para la selección abreviada
6.3.1
Guía para la adquisición de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización
6.3.1.1 Guía para la subasta inversa
6.3.1.2 Guía para bolsas de productos
6.3.2
Guías para la menor cuantía
6.4
Guías para el concurso de méritos
6.5
Guías para la contratación directa
Capítulo 7
Matriz de evaluación al desempeño en los procesos de contratación –
Indicadores
4
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
PRESENTACIÓN
En la legislación colombiana el régimen de la contratación estatal se encuentra
contenido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 80
de 1993 y la Ley 1150 de 2007 “por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con recursos públicos” reglamentado parcialmente por
el Decreto Nacional 734 de 2012, el cual derogó el anterior decreto reglamentario,
esto es, el Decreto 2474 de 2008, dictándose disposiciones generales sobre la
contratación con recursos públicos, haciendo necesario que las Entidades sujetas a
estas normativas adecuen sus procedimientos pre-contractuales, contractuales y postcontractuales al espíritu de la nueva reglamentación.
La modificación introducida por la Ley 1150 de 2007 pretende darle al principio rector
de transparencia previsto en la Ley 80 de 1993, la supremacía necesaria inclusive en
las modalidades de selección que no constituyen la regla general, para evitar los
casos de corrupción que se han detectado no sólo a nivel nacional sino también local.
Esta guía metodología se diseñó como apoyo a los auditores para efectuar el proceso
auditor de control de legalidad a la contratación realizada por las contralorías y
establece un procedimiento con papeles de trabajo que permita a la Auditoría General
de la República contar con una herramienta útil para ejercer el control fiscal,
estandarizando criterios y realizando un proceso sistémico que mida y evalué el
proceso contractual, en concordancia con la normatividad aplicable y vigente.
La guía metodológica determina el nivel de eficiencia en la administración de los
recursos públicos, la eficacia con que se logran los resultados y su correspondencia
entre las estrategias, operaciones y propósitos de los sujetos de control, accediendo a
un procedimiento de control de legalidad que conceptué en un tiempo determinado
sobre la gestión y resultados del proceso de contratación. No obstante, constituye una
herramienta de apoyo al proceso auditor,
La Auditoría General de la República en guarda al mandato consagrado en el numeral
2 del artículo 268 de la Constitución Política, Ley 42 de 1993 y Decreto 272 de 2000,
verificará el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública, la cual
está orientada al cumplimiento de los cometidos y fines del Estado, garantizando la
buena calidad en la prestación de los servicios y la óptima utilización de los recursos
públicos.
El procedimiento contractual que efectúan las contralorías se expresa a través de las
actividades y operaciones conducentes a la contratación de bienes, obras y servicios
necesarios para el cumplimiento de sus fines, el cual debe enmarcarse dentro los
principios de la función administrativa, los específicos de la contratación estatal como
la transparencia, la , selección objetiva del contratista, la igualdad, entre otros, y los
principios de la gestión fiscal, garantizando la protección del patrimonio público y
especialmente, que las adquisiciones que se realicen se ajusten a las verdaderas
condiciones del mercado.. Este proceso comprende básicamente tres etapas, tales
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
como: Pre-contractual, Contractual y Post-contractual,
encargaremos en el desarrollo de esta guía.
de
las
cuales
nos
En consideración a lo anterior, la Auditoría General de la República como Entidad
fiscalizadora superior, actualizó la metodología permitiendo a los auditores afianzar
sus conocimientos y contar con una herramienta eficiente y eficaz para ejecutar las
labores propias de su gestión, en el contexto del control de legalidad a la contratación
realizada por las Contralorías, evaluando y efectuando un seguimiento en
cumplimiento de la normatividad aplicable a la contratación con recursos públicos.
El Plan estratégico de la Auditoría General de la República denominado “Control fiscal
con pedagogía social” dentro del objetivo estratégico de transformación,
modernización de los órganos de control fiscal, busca brindarles a los auditores el
apoyo necesario para que mediante la transferencia de conocimiento procuren
mejorar la mejor calidad del ejercicio del control fiscal en Colombia.
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CAPÍTULO 1.
CONTEXTO NORMATIVO DEL RÉGIMEN DE LA
CONTRATACIÓN ESTATAL
Este capítulo contiene la normatividad aplicable a la contratación Estatal. Ella
comprende las disposiciones de la Constitución Política, las Leyes 80 de 1993 y 1150
de 2007 y sus decretos reglamentarios, así como otras leyes y decretos
complementarios y regímenes particulares de contratación.
1.1. Constitución Política.
Artículo 150: En su último inciso le otorgó la competencia al Congreso de la República
para expedir el “Estatuto General de Contratación”, denominación que no significa que
se trate de una ley estatutaria o que se tramite como tal. Su naturaleza no tiene rango
superior al de otras leyes de la República. (Sentencia C-633/96)
La Corte Constitucional ha considerado que el estatuto es general pero no único ni
integral, sobre todos los aspectos contractuales (C.C., sent. C-949/01)
El estatuto recoge las normas fundamentales en materia contractual administrativa,
De esta forma, está concebido como un conjunto normativo de aplicación general, de
obligatoria observancia para todos los entes y órganos del Estado.
La contratación debe asegurar la prevalecía del interés general en todos sus
diferentes procedimientos, valor fundamental del Estado Social de Derecho y principio
rector de la actuación pública, el cual garantiza la aplicación de los principios de la
contratación estatal.
Artículo 352:
Establece el contenido de la ley orgánica del presupuesto en la que se define “la
capacidad de los organismos y entidades para contratar”.
En desarrollo de la disposición constitucional, el Dto. 111/96 - Ley orgánica del
presupuesto- define quiénes tienen competencia para contratar así: “los órganos que
son una sección en el Presupuesto General de la Nación, tendrán la capacidad de
contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cuál hagan parte” (art.
110). La Corte Constitucional ha explicado el alcance de esta autonomía presupuestal
(C.C., sent. C-101/96). Esta disposición permite completar la enumeración de las
entidades estatales de la L-80/93 (art. 2) con todo órgano presupuestal que tenga
capacidad de ordenar el gasto. Ver acápite competencia para contratar.
Artículos 150.9; 300.9 y 313.3 Establecen el régimen de autorizaciones para contratar
para el Gobierno Nacional, los gobernadores y los alcaldes, por parte de sus
respectivas corporaciones de elección popular, Congreso, Asamblea y Concejo. La
Corte Constitucional ha definido el significado y alcance de estas autorizaciones para
contratar,. (C-086-95). Juzgando la exequibilidad del art. 32.3 de la L-136/94 sobre los
municipios, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 863 de 2009, la Corte
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
explicó en otra providencia el poder reglamentario de los concejos para determinar los
tipos de contratos o las cuantías que requieren autorización del concejo municipal (C738-01).
Artículo 355. Prohibición de auxilios. Contratos con entidades privadas sin ánimo de
lucro y reconocida idoneidad. Reglamentación Dto. 777/92. Ver alcance, casos
excluidos de la excepción y exigencias particulares para ciertos contratos.
1.2. Leyes Principales:
Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública. Dispone de las reglas y principios que rigen los contratos de
las Entidades estatales.
Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos.
1.3. Leyes complementarias
Decreto Ley 222 de 1983. Por el cual se expiden normas sobre contratos de la
Nación y sus entidades descentralizadas.
• El art. 81 de la Ley 80 de 1993 derogó este decreto salvo los artículos 108 a
113. El artículo 112 se encuentra derogado por la Ley 9 de 1989, artículo 124.
Decreto 1222 de 1986. Régimen departamental.
• Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313), publicación de los
contratos (art. 315); inembargabilidad de las transferencias de la Nación (art.
318)
Decreto 1333 de 1986. Régimen municipal
•
Contratación para funciones municipales (art. 12), suspensión de obras (art.
42), prohibición de celebración de contratos para concejales (art. 88).
Autorizaciones para contratar (art. 92). Ver régimen general de
AUTORIZACIONES. Contratos (art. 273)
Ley 105 de 1993, Sobre transporte
• Contratos de concesión a operadores de transporte público (art. 3); obras por
concesión (art. 30 y ss).
Ley 128 de 1994. Por la cual se expide la Ley Orgánica de las Áreas Metropolitanas.
Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organización y el funcionamiento de los municipios.
Ley 190 de 1995. Estatuto anticorrupción.
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Decreto 1818 de 1998. Por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos
alternativos de solución de conflictos.
Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional.
Principios de la función administrativa (art. 3) Desconcentración (art. 8) y delegación
(art. 9 y ss) de funciones, convenios de desempeño (art. 23), asociación entre
entidades públicas (art. 95), asociaciones y fundaciones con particulares (art. 96),
convenios para la ejecución de planes y programas (art. 107), ejercicio de funciones
administrativas por particulares (art. 110 y ss)
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
• Ver complemento de leyes, decretos, resoluciones y sentencias de la
Corte Constitucional.
Ley 599 de 2000 (Código Penal), Capítulo cuarto. De la celebración indebida de
contratos.
• Art. 408. Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e
incompatibilidades
• Art. 409. Interés indebido en la celebración de contratos
• Art. 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
Ley 617 de 2000. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto
Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el Decreto
1421 de 1993, se dicta otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se
dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.
Ley 643 de 2001. Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de
juegos de suerte y azar.
• Operación mediante terceros ( arts. 7 y ss, 23-25)
Ley 678 de 2001. Por medio de la cual se reglamenta la determinación de
responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la
acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.
• Ver sentencias de la Corte Constitucional C-484-02. y C-100/01
Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único)
• Deberes del servidor público ( art. 34.26), prohibiciones ( art. 35), faltas
gravísimas ( art. 48), sujetos disciplinables ( art. 53), Inhabilidades,
impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses ( art. 54), medidas
preventivas ( art. 160)
Ley 816 de 2003. Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la
contratación pública.
• Criterios objetivos de selección que permitan apoyar a la industria nacional.
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Para los efectos de esta Ley, se entenderá por Entidades de la Administración
Pública todas aquellas que la integran, de acuerdo con la Ley 489 de 1998, sin
que la existencia de regímenes especiales pueda ser obstáculo para su
aplicación. Se exceptúan las empresas prestadoras de servicios públicos
domiciliarios que se regirán por las normas de Derecho Privado de conformidad
con lo preceptuado en la Ley 142 de 1994 y la Ley 689 de 2001.
Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,
responsabilidad y transparencia fiscal.
• Pasivos contingentes (art. 3), Reglamentación a la programación presupuestal
(art. 8), vigencias futuras (art. 10, y ss), normas sobre endeudamientos
presupuestal (art. 15 y ss).
Ley 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del
Sistema de Seguridad Social.
Ley 850 de 2003. Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.
Ley 863 de 2003. Por el cual se establece normas tributarias, aduaneras, fiscales y
de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas
públicas.
Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de
trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de Estado y
de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
• Divulgación y gratuidad de los formularios oficiales ( art. 4), supresión de
cuentas de cobro ( art. 18), Presunción de validez de firmas particulares en
documentos privados ( art. 24), unificación de formularios para la obtención de
permisos, licencias , concesiones y/o autorizaciones sobre recursos naturales (
art. 70)
Ley 996 de 2005. Ley de garantías electorales.
• Restricciones a la contratación pública ( art. 33), prohibición de suscripción de
convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos en los
sectores central y descentralizado territorial ( art. 38, par).
Ley 1089 de 2006.
Por medio del cual se regula la adquisición de bienes y servicios destinados a la
defensa y seguridad
Ley 1106 de 2006
Sobre contribuciones de los contratos de obra pública o concesión de obra pública y
otras concesiones.
• Decreto 3461 de 2007. Por medio del cual se reglamenta el artículo 6° de la
Ley 1106 de 2006. La contribución a que se refiere el artículo 6° de la Ley
1106 de 2006, en los eventos en que implica un nuevo hecho gravado, se
causará sólo en aquellos casos en que los contratos con Entidades públicas o
con organismos multilaterales se suscriban como resultado de licitaciones o
procesos de selección abiertos a la recepción de ofertas con posterioridad al
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
22 de diciembre de 2006.
Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artículo 1o de la L-1148/07.
Creación de incompatibilidad cónyuges y parientes de gobernadores, diputados,
alcaldes y concejales.
Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1508 de 2012 Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones
Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1563 de 2012 Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e
Internacional y se dictan otras disposiciones.
1.4.
Normatividad sobre control fiscal:
Decreto 1222 de 1986. Régimen departamental.
Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313)
Ley 42 de 1993. Sobre la organización del Sistema de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen.
Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del Estado
Decreto 111 de 1996. Compilador de leyes orgánicas del presupuesto.
Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.
Ley 617 de 2000, art. 24: Funciones de veedor de tesoro público de los personeros
municipales. Atribuciones para la vigilancia de los principios rectores de la
contratación y en la evaluación de obras en los municipios donde no exista contraloría
municipal.
1.5.
Principales decretos reglamentarios
Decreto 2811 de 1974
Por el cual se dicta el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de
Protección al Medio Ambiente.
• En particular los modos de adquirir derecho a usar los recursos naturales, arts.
51 y ss
Decreto 1222 de 1986. Régimen departamental,
• De los contratos. Arts. 211 y ss. Concesión de obras públicas (art. 227);
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
inhabilidades incompatibilidades y responsabilidades (art. 294)
Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de
crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la
contratación directa de las mismas.
Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas
con el crédito público
Decreto 1550 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente el manejo
presupuestal de los recursos públicos a través de los negocios fiduciarios
Decreto 2326 de 1995. Concursos para la selección de consultores de diseño,
planos, anteproyecto y proyectos arquitectónicos.
Decreto 26 de 1998. Por el cual se dictan normas de austeridad del gasto público.
Decreto 1737 de 1998. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y
se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las
entidades públicas que manejan recursos del tesoro público
• Contratación de servicios personales ( art. 3 y ss)
Decreto 1738 de1998. Por el cual se dictan medidas para la debida recaudación y
administración de las rentas y caudales públicos tendientes a reducir el gasto público.
• Información sobre financiación de gastos con recursos del tesoro nacional.
Decreto 626 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80/93 Venta de
armas y municiones inservibles u obsoletas.
Decreto 3816 de 2003. Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Políticas y de
Gestión de la Información para la Administración Pública
Decreto 1145 de 2004. Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el
desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público,
SUIP.
Decreto 2788 de 2004. Por el cual se reglamenta el Registro Único Tributario de que
trata el artículo 555-2 del Estatuto Tributario.
• El Registro Único Tributario - RUT, establecido por el artículo 555-2 del
Estatuto Tributario, constituye el nuevo y único mecanismo para identificar,
ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Decreto 1957 de 2007. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto
Decreto 851 de 2009. Por el cual se reglamenta parcialmente la
modifican los decretos 450/96 y 4814/08
L-141/94, se
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
• Interventorías técnicas con recursos del Fondo Nacional del Ahorro de Regalías
Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artículo 29 de Dto. 393/02.
Tarifas del RUP.
Decreto 2400 de 2010. Por el cual se reglamenta el numeral 9.6 del artículo 9 y el
artículo 12 de la Ley 1 de 1991 sobre garantías.
Decreto 4392 de 2010 “Por el cual se reglamenta la selección objetiva y la asignación
directa por continuidad del servicio de que tratan los artículos 11 y 72 de la Ley 1341
de 2009.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1397 de 2012 "Por el cual se modifica el numeral 1 del Artículo 6.1.1.2 del
Decreto 734 de 2012"
Decreto 1467 de 2012. En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en
especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y
en desarrollo de la Ley 1508 de 2012.
1.6.
Regímenes especiales de contratación
IMPORTANTE: Regla general de aplicación de los principios de la función
administrativa y del control fiscal pese a los regímenes especiales de contratación (L1150/07, art. 13)
Ley 29 de 1990. Por la cual se dictan disposiciones para el fomento de la
investigación científica y el desarrollo tecnológico
Decreto 393 de 1991. Por el cual se dictan normas sobre asociación para actividades
científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías.
Decreto 585 de 1991. Por el cual se crea el Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnología
Decreto 591 de 1991. Por el cual se regulan las modalidades especificas de
contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas
Decreto 777 de 1992. Por el cual se reglamenta la celebración de los contratos a que
refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución (contratos con entidades
privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad).
Ley 30 de 1992. Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior.
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Régimen particular de contratación las Universidades públicas, (art. 93 y ss)
Ley 31 de 1992. Régimen del Banco de la República.
Régimen particular de contratación ( art. 52)
Decreto 1421 de 1993. Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito
Capital de Santafé de Bogotá. Aplicación del Estatuto general de contratación ( art.
144)
Ley 98 de 1993. Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y
fomento del libro colombiano.
• Contratos para la edición e impresión de los medios de comunicación impresos
de las entidades estatales. ( art. 33)
Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral.
• Afiliación obligatoria de contratistas de prestación de servicios ( art. 15 y ss,
modificados); Régimen especial de contratación de las empresas sociales del
Estado ( art. 195)
Ley 142 de 1994. Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos
domiciliarios.
• Régimen especial de contratos de las empresas de servicios públicos
domiciliarios ( art. 31 y 32 ). Contrato de concesión de áreas ( art. 39.1)
contrato de condiciones uniformes con los usuarios ( art. 128)
Ley 226 de 1995. Por la cual se desarrolla el artículo 60 de la Constitución Política en
cuanto a la enajenación de la propiedad accionaria estatal.
Ley 397 de 1997. Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 de la
Constitución Política.
3.2.1 Régimen especial para contratos para el desarrollo de proyectos culturales. (
art. 36)
Ley 418 de 1997. Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la
convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones.
• Caducidad especial ( art. 90); contribución especial en contratos de obra ( art.
120 y 121, mod.)
Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional.
• Ejercicio de funciones administrativas por particulares ( art. 110 y ss)
Decreto 626 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-80/93 • Venta de
armas y municiones inservibles u obsoletas.
Ley 680 de 2001. Por la cual se reforman las leyes 14/91, 182/95, 335/96 y se dictan
otras disposiciones en materia de Televisión.
14
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
• Contratación de concesionarios de televisión, art. 1º y ss
Ley 685 de 2001. Código de Minas
• Título I, Capítulo II. Derecho a explorar y explotar. ( arts. 14 y ss), concesión
de minas ( arts. 45 y ss)
Ley 963 de 2005. Estabilidad jurídica para los inversionistas en Colombia.
• Ver reglamentación, resoluciones y jurisprudencia
Ley 1097 de 2006. Por la cual se regulan los gastos reservados.
Ley 1219 de 2008. Por la cual se establece el régimen de contratación con cargo a
gastos reservados
Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones al Sistema General
de Seguridad Social en Salud
• Las entidades deben seleccionar por concurso su ARP, si es distinta del
Seguro Social. ( art. 24).
• Régimen contractual particular para las EPS públicas ( art. 45)
Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con recursos públicos.
• Régimen particular de contratación con organismos internacionales ( art. 20)
o Los contratos o convenios financiados con recursos provenientes de
empréstito y donación celebrados con organismos multilaterales de
crédito, personas extranjeras de derecho público u organismos de
cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a
los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con
procedimientos de formación, adjudicación y cláusulas especiales de
ejecución, cumplimiento, pago y ajustes.
o El mismo tratamiento se dará a los recursos de contrapartida vinculados
a estas operaciones.
o
Decreto 4660 de 2007. Reglamentación del artículo 58 de la L-863 de
2003. Información que deben suministrar las entidades públicas o
privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica
con organismos internacionales.
Ley 1286 de 2009. Por la cual se modifica la L-29/90, se transforma a Conciencias en
departamento administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología
e Innovación en Colombia.
• Régimen contractual privado del Fondo Nacional de Financiamiento para la
Ciencia, la Tecnología y la innovación, Fondo Francisco José de Caldas ( art.
23).
• Régimen contractual particular de las actividades de ciencia, tecnología e
innovación ( art. 33)
15
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Ley 1369 de 2009. Por la cual se establece el régimen de servicios postales. •
Régimen especial de operadores postales ( art. 8)
Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principio y conceptos sobre la sociedad de
la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones –TIC-, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras
disposiciones.
• Permisos para el uso del espectro radioeléctrico ( art. 2 y ss), inhabilidades
particulares ( art. 14), manejo de recursos de la agencia nacional del espectro
por fiducia ( art. 32), régimen de proveedores ( art. 55), servicio de la
radiodifusión sonora ( art. 57 y ss), asignación del espectro con pluralidad de
interesados ( art. 72), derogatorias expresas ( art. 73)
Legislación sector defensa
Ley 1089 de 2006. Por medio de la cual se regula la adquisición de bienes y servicios
destinados a la defensa y seguridad nacional.
Decreto 660 de 2007. Reglamentario de la L-1089/06
Ley 1097 de 2006. Por la cual se regulan los gastos reservados
Ley 1219 de 2008. Por la cual se establece el Régimen de Contratación con cargo a
gastos reservados.
Contratación estatal. Se entiende que las contrataciones de bienes y servicios
que hagan las Entidades y organismos de la comunidad de inteligencia,
relacionadas directamente con el cumplimiento de la función de inteligencia,
constituyen adquisiciones relacionadas con la defensa y seguridad nacional por
lo que están cobijadas por el literal d) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley
1150 de 2007, siempre y cuando no se hagan con cargo al presupuesto de
gastos reservados, caso en el cual se aplicará lo dispuesto en la Ley 1097 de
2006, "por la cual se regulan los gastos reservados", o las normas que la
modifiquen o complementen.
1.7.
Regímenes de inhabilidades e incompatibilidades.
•
Régimen general de L-80/93, arts. 8 y 9
•
Prohibición a los diputados de celebrar contratos (Dto. 1222/86, art. 50.4 y
parágrafo). Nulidad de las actuaciones contrarias a la prohibición (art. 53)
Excepción por cumplimiento de deber legal, (art.
52). Inhabilidades
incompatibilidades y responsabilidades (art. 294).
•
Prohibición a los concejales de celebrar contratos (Dto. 1333/86, art. 88, lit a)
b)
•
Inhabilidades e incompatibilidades particulares de los concejales del Distrito
Capital de Bogotá (Decreto 1421/93, art.
28.3 y 29.1). Régimen de
16
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
inhabilidades del Presidente aplicable al Alcalde mayor de Bogotá ( art. 37).
Inhabilidades ( art. 66) e incompatibilidades de los ediles ( art. 68)
•
Incompatibilidades de los concejales (L-136/94, art. 45 nums. 2, 4 y 5).
Parágrafo 2º: Sanción disciplinaria por violación de prohibición.
Incompatibilidades de los alcaldes ( art. 96) y los miembros de juntas
administradoras locales ( art. 126).
• Inhabilidades e incompatibilidades en servicios públicos domiciliarios (L-142/94, art.
66)
Inhabilidades e incompatibilidades en las entidades privadas encargadas de
funciones administrativas. (L-489/98, art. 113)
Inhabilidades particulares de los gobernadores (L-617/00,
art. 30 y ss),
inhabilidades e incompatibilidades de los diputados ( art. 33 y ss), inhabilidades
de los alcaldes ( art. 37 y ss), inhabilidades e incompatibilidades de los concejales
y de los miembros de las juntas administradoras locales ( arts. 40 y ss),
Inhabilidades especiales para contratar concesiones de juegos de suerte y azar y
obtener autorizaciones para explotarlos u operarlos. (L-643/01, arts. 10)
Inhabilidades e incompatibilidades especiales para contratos de concesión minera
(L-685/01, Código de Minas, art. 21)
Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses del
Código Disciplinario Único ( Ley 734 de 2002), art. 54
Inhabilidad especial por corrupción para contratos de estabilidad jurídica (L-963/05,
art. 9º)
Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artículo 1o de la L1148/07.
Creación de incompatibilidad cónyuges y parientes de gobernadores, diputados,
alcaldes y concejales.
Inhabilidades particulares en Ley TIC (L-1341/09, art. 14).
17
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CAPÍTULO 2
PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN
El Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública basa su actuar en
tres principios fundamentales de obligatoria y rigurosa aplicación; no obstante, los
principios generales y particulares del derecho administrativo y de la función
administrativa deben ser observados en todos los procedimientos precontractuales,
contractuales y post-contractuales. Más aún, siguiendo las orientaciones
jurisprudenciales tanto del Consejo de Estado como de la Corte Constitucional la L1150/07 (art. 13) estableció que los principios de la función administrativa y de la
gestión fiscal, así como el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto
contractual serían aplicados a todos los contratos, aunque no se rijan por la L-80/93.
Transparencia:
Es el deber ser de la contratación, que se orienta en la selección objetiva atendiendo
al interés general, y se fundamenta en:
•
•
•
•
La igualdad de oportunidades de los proponentes.
La Publicidad de todos los procedimientos y actos del proceso de
Contratación que, por regla general, se realizarán por convocatoria pública,
salvo las excepciones legales.
El respeto por los procedimientos: Cumplir con la ritualidad de las
modalidades de selección, dar a conocer y controvertir los actos de la entidad y
tener reglas claras precisas, completas y objetivas.
Economía
Eficiencia y eficacia en el proceso contractual y se estructura en:
• Eliminación de trámites injustificados que dilaten el proceso.
• Resolución de controversias expedita.
• Cumplimiento de ciertos requisitos y deberes pre-contractuales contractuales y
post-contractuales que aseguren la ejecución correcta.
Responsabilidad.
Se centra en las conductas que debe tener presente la entidad, funcionarios,
oferentes y contratistas, y se observa en:
La contratación debe atender al interés general de la entidad.
Los servidores, oferentes y contratistas deben responder por sus actuaciones y
omisiones. El representante legal de la entidad es el director y responsable de la
actividad contractual.
Las actuaciones contractuales se orientan por la transparencia, la economía y la
responsabilidad, como reglas de comportamiento que hacen parte de un marco
18
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
normativo para el ejercicio de la función pública, con el fin de satisfacer los propósitos
y cometidos del Estado.
Los principios de la contratación estatal se concretan en actividades dentro del trámite
de la contratación que, en términos generales, debe orientarse por la igualdad, la
moralidad, la eficacia, la economía, imparcialidad y publicidad.
Por lo anterior, es importante que exista la mayor visibilidad y transparencia, el
respeto de los principios de la contratación pública, y el reforzamiento del compromiso
de adelantar de la manera más eficiente y responsable los procesos contractuales,
para defender los intereses, derechos y bienes públicos.
19
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CAPÍTULO 3
CONDICIONES COMUNES A LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIÓN
El proceso de contratación administrativa comienza a partir del momento en el cual la
administración pública identifica que se encuentra en una situación en la que le
corresponde satisfacer una necesidad que atiende al interés general. Una vez
realizada esta identificación, le corresponde elaborar todos los estudios, diseños,
anteproyectos, proyectos, diagnósticos entre otros, que le determinen cuál es la mejor
opción que le permitirá adquirir la obra, bien o servicio requerido. Esta etapa
preparatoria es la que algunos autores han denominado, etapa precontractual.
Posteriormente, se da inicio a la etapa pre contractual propiamente dicha, que es
aquella en que la administración, con fundamento en la necesidad identificada,
elabora todos los estudios y documentos previos, dentro de los cuales se encuentran
el estudio de conveniencia y oportunidad, el proyecto de pliego de condiciones entre
otros. En esta etapa la entidad aún no se encuentra obligada a dar apertura al
proceso de selección. Los estudios y análisis previos indican también la modalidad de
contratación pertinente, lo que determina la realización de procedimientos particulares
en cada paso, respetando los principios esenciales de la contratación para lograr un
proceso de selección objetivo, consistente en la selección del ofrecimiento más
favorable para la entidad sin tener en consideración motivaciones de carácter
subjetivos. Los elementos mínimos que deben contener los estudios y documentos
previos se encuentran contenidos, por regla general, en el artículo 2.2.1 del Decreto
734 de 2012.
La L-1150/07 estableció cuatro modalidades de selección de contratistas de cuya
regulación nos ocuparemos en el Capítulo 4. Una quinta modalidad de selección fue
adicionada por la Ley 1450 de 2011 (art. 274). No obstante, existen condiciones
comunes a todas ellas, pese a algunas variantes particulares. A su vez, estas
condiciones comunes se pueden clasificar en tres etapas sucesivas de los
procedimientos, esto es, la preparación del procedimiento de selección, su desarrollo
y su culminación. La verificación de estas condiciones debe así realizarse en cada
una de ellas.
•
•
•
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de selección
3.1. CONDICIONES GENERALES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN
(Ver ficha guía exigencias previas)
Estas condiciones existen para todo procedimiento de selección, por lo que debe
siempre verificarse su cumplimiento. En este acápite se indican las condiciones
20
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
generales aplicables, haciendo algunas anotaciones particulares. En la descripción de
las distintas modalidades y procedimientos de selección del Capítulo 4 se incluyen las
condiciones
complementarias,
exigidas
puntualmente
para
determinado
procedimiento.
Competencia para contratar
Autorizaciones
Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades
Estudios previos
Presupuesto
Proyecto de pliego de condiciones
Pliegos de condiciones
3.1.1 COMPETENCIA PARA CONTRATAR:
A nivel externo, la L-80/93 regula la contratación de las entidades estatales
enumeradas en su artículo 2.1. La Corte Constitucional estableció la capacidad de
contratación de entidades sin personería jurídica (núm. 1º, b del artículo) (Sent. C374-94). Además de las enunciadas, el artículo prevé una fórmula general que integra
a “los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para
celebrar contratos”, por lo que es necesario verificar en las normas presupuestales los
órganos del presupuesto que tienen capacidad contractual (Dto. 111/96, art. 110).
En cuanto a la competencia interna, la L-80/93 establece en el director de la entidad la
competencia para dirigir las licitaciones y para contratar (art. 11). Para los
funcionarios no previstos en el artículo es necesario determinar quién es ordenador
del gasto en la entidad (Dto. 111/96, art. 110)
Delegación.
La L-80/93 permite delegar total o parcialmente la competencia para celebrar
contratos y desconcentrar la realización de los procedimientos contractuales en los
servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus
equivalentes (art. 12).
El artículo 8.1.6 del Decreto 734/02 reglamentario del artículo 12 de la Ley 80 de
1993, modificado por el artículo 21 de la Ley 1150/07, establece la desconcentración
de todos los actos y trámites de los procedimientos contractuales a servidores
públicos de los niveles directivo y asesor.
El parágrafo del citado artículo 8.1.6 reenvía a los Decretos Ley 770 de 2005 y 785 de
2005 para la definición de los niveles directivo, asesor o sus equivalentes de los
funcionarios del nivel nacional y del nivel territorial, respectivamente.
De la lectura del artículo 8.1.6 se evidencia una posible vulneración de la norma que
reglamenta, esto es, del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, dado que señala que los
actos y trámites contractuales se pueden desconcentrar en funcionarios del nivel
21
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
asesor, en tanto que la norma de la Ley 80 de 1993 no incluye dicho nivel, solo
permite la desconcentración en el nivel directivo y ejecutivo.
La Corte Constitucional ha establecido el régimen de responsabilidad de la delegación
(C-693/08) y distinguiendo el significado de la delegación de firma y de competencia,
previsto en la L-489/98 (art. 12) (C-372-02). Igualmente ha definido la solidaridad
entre delegante y delegatario en las acciones de repetición (L678/01, art. 2 par. 4) (C484-02)
Se debe entonces verificar quien es el responsable original de la gestión contractual,
por ser ordenador del gasto. Luego, es necesario establecer las formalidades de la
delegación, previstas de manera general en la L-489/98, (arts. 9 -12).
Normatividad complementaria:
Delegación de funciones del alcalde municipal (L-136/94, art. 92, modificado
por art. 30 de la Ley 1551/12)
Delegación especial de alcaldes de quinta y sexta categoría en relación con las
pólizas de seguros de vida a favor de los concejales (Ley 1148/07, art. 3, par.).
3.1.2 AUTORIZACIONES: La contratación debe respetar el régimen general y
particular de autorizaciones para contratar.
Autorizaciones constitucionales para contratar
Las entidades estatales tienen una competencia general para contratar derivada de la
L-80/93, por cuanto el inciso final del artículo 150 de la Constitución facultó al
Congreso de la República para expedir el estatuto general de contratación de la
administración pública, hoy contenido en las leyes 80/93 y 1150/07. . Además, el
artículo 352 de la Constitución, establece que la ley orgánica define la capacidad de
contratación de las entidades públicas. (Ver notas del artículo 352).
Pero además, la Constitución también establece unas autorizaciones especiales para
contratar, que deben ser obtenidas previamente por los gobiernos nacional (art.
150.9), departamental (art. 300.9) y municipal (art. 313.3). Para el alcance de estas
autorizaciones es necesario recordar la jurisprudencia de la Corte Constitucional (C086-95; C-738-01) y del Consejo de Estado (C.E. sec. III, sent. 10/08/05, Rad. 13602)
que explican su exigencia solo en los casos en que las corporaciones de elección
popular (Congreso, asambleas y concejos) las hayan exigido para ciertos contratos).
En igual sentido, a nivel municipal, la L-136/94 (art. 32.3) prevé la reglamentación de
las autorizaciones por el concejo y la L-128/94, orgánica de las áreas metropolitanas,
establece como competencia de las juntas metropolitanas fijar los límites, naturaleza y
cuantía de las autorizaciones (art. 14.1). El numeral 2º prevé la autorización al
gerente para negociar empréstitos, contratos de fiducia pública y la ejecución de obras
por el sistema de concesión.
La L-80/93 se refiere a estas autorizaciones, para especificar que son excepcionales,
por cuanto la regla general es la ausencia de autorizaciones administrativas. Cuando
22
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
se exigen, es necesario obtenerlas antes del procedimiento de contratación (art. 25
núm. 7 y 11).
En el caso de las entidades descentralizadas, serán los órganos de dirección los que
habitualmente imponen una autorización previa. Por consiguiente, es necesario
remitirse al reglamento respectivo.
También existen algunas autorizaciones especiales, como en entidades sin ánimo de
lucro y reconocida idoneidad (CN. art. 355), celebrados por entidades
descentralizadas y contratos de fiducia (Dto. 1403/92, art. 4, 5), así como los
contratos de la Nación de más de 5000 SMLM (Dto. 777/92, art. 1º, modificado).
Fuera de estas autorizaciones la L-80 abolió de manera general los distintos controles
de tutela administrativa para contratar, prohibiendo expresamente la intervención de
las corporaciones de elección popular y de los organismos de control (art. 25.11) y
centralizando la responsabilidad en el Jefe de la entidad estatal contratante, quien no
puede trasladarla a las juntas ni a los comités asesores, corporaciones de elección
popular u organismos de control (art. 26.5).
Igualmente, el régimen del Distrito Capital de Bogotá establece la prohibición de
interferencia de las juntas directivas de las entidades descentralizadas del Distrito
(Dto. 1421/93, art. 58).
Licencias
Además de las autorizaciones constitucionales para contratar, existen distintas
disposiciones que imponen la obligación de obtener licencias particulares, por regla
general, antes del proceso de contratación:
•
•
•
•
Para obra pública: licencia de construcción, exigida por el Dto. 2150/95, (art.
49), ampliado por la L-388/97 (art. 99).
Licencia urbanística para adelantar obras de urbanización y parcelación de
predios, de construcción, ampliación, modificación, adecuación, reforzamiento
estructural, restauración, reconstrucción, cerramiento y demolición de
edificaciones, de intervención y ocupación del espacio público, y realizar el
loteo o subdivisión de predios (L-388/97 art. 99, modificado por el Dto. 019/12
art. 182).
Licencias ambientales previstas en la L-99/1993 (título VIII), que incluye varios
temas descritos en el Dto. 2150/95, (art. 132)
Permisos ambientales y sanitarios en contratos de concesión de servicios
públicos. (L-142/94, art. 25)
23
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
3.1.3 PRINCIPIOS SOBRE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Los distintos regímenes de inhabilidades e incompatibilidades reseñados en el acápite
normativo -cuya consulta se recomienda- se rigen por ciertos principios que han sido
definidos por la jurisprudencia:
•
Naturaleza. La jurisprudencia ha establecido que constituyen limitaciones a la
capacidad de contratación justificadas en la protección del principio de
transparencia e imparcialidad. Ellas son la consecuencia de sanciones por
comportamientos previos contrarios a los principios de la correcta gestión
pública o responden a situaciones que no garantizan la imparcialidad del
agente público en la gestión contractual.
o C.C., sent. C-489/96
o C.E., sec. III, sent. 20 sep. 2001, Rad. 10989
•
Origen legal. Las inhabilidades e incompatibilidades constituyen restricciones
a la capacidad de contratación. Por consiguiente, tan sólo pueden estar
consignadas en la ley. No es posible crear inhabilidades e incompatibilidades
mediante normas reglamentarias ni a través del pliego de condiciones.
•
Interpretación restrictiva. Constituyendo una excepción a la regla general de
capacidad (Código Civil, art. 1503), las inhabilidades e incompatibilidades
deben identificarse concretamente, por lo que no es posible aplicarlas a casos
análogos.
o C.C., sent. C-489/96
•
Aplicación
generalizada.
Los
regímenes
de
inhabilidades
e
incompatibilidades aplican incluso a los contratos que no están sometidos a
Ley 80/93 y a la Ley 1150/07, art. 13.
• Efectos.
o La inhabilidad y la incompatibilidad generan prohibición para participar en los
procesos de contratación y para suscribir los contratos (L-80/93, arts. 8). Por
ello, es una obligación de la entidad separar al proponente incurso en
cualquiera de los regímenes de inhabilidades e incompatibilidades
o La suscripción del contrato violando cualquiera de los regímenes de
inhabilidades e incompatibilidades da lugar a la nulidad absoluta del contrato
(L-80/93, art. 44.1) y la entidad tiene la obligación de terminar unilateralmente
el contrato que haya sido suscrito con violación de los regímenes de
inhabilidades e incompatibilidades (L-80/93, art. 45)
o La inhabilidad y la incompatibilidad que sobreviene durante el procedimiento de
selección, genera la exclusión del contratista y, si sobreviene una vez suscrito
el contrato, obliga al contratista a cederlo previa autorización de la entidad o a
renunciar a su ejecución (L80/93, art. 9)
o La inhabilidad que sobreviene entre la adjudicación del contrato y su
suscripción, obliga a la revocatoria de la adjudicación (L-1150/07, art. 9).
24
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
3.1.4 ESTUDIOS PREVIOS
(Ver ficha guía estudios previos)
La ley exige la elaboración de estudios previos que soporten la necesidad de la
contratación que se lleva a cabo. Constituyen una manifestación de los principios de
la contratación y deben ser elaborados por la entidad con antelación al a la apertura
del proceso licitatorio (L-80/93, art. 25 núms. 7 y 12). La elaboración de estudios
previos se encuentra hoy reglada por diferentes disposiciones, entre ellas deben
tenerse presente las referidas a los siguientes temas:
•
Plan de compras: Instrumento de planeación, análisis y
justificación
presupuestal en el cual se determinan los bienes, obras o servicios que la
entidad requiere adquirir.
Los estudios y documentos previos deben publicarse de manera simultánea con el
proyecto de pliego de condiciones (L-1150/07, art. 8 y Dto. 734/12, art. 2.1.1), deben
permanecer a disposición de los interesados por lo menos durante el desarrollo del
proceso de selección y se consideran definitivos al momento de la elaboración y
publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes a los
mismos.
En virtud del Dto. 734/12, art. 2.1.1, los estudios previos deben comprender como
mínimo los siguientes elementos:
Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación:
corresponde a la verdadera necesidad que lleva a adelantar un proceso con miras
a la celebración de un contrato.
La L-80/93 establece como primer requisito esencial de la contratación el análisis
de la conveniencia de contratar (art.25 núm. 7), para lo cual es necesario
verificar que el citado estudio se ajuste a las necesidades plasmadas
previamente por la entidad en el plan de compras . Además, es de suma
importancia verificar el cumplimiento de las normas de austeridad del gasto
(Dtos. 26/98; 1737/98; 2209/98, 2785/11).
En la descripción de la necesidad las entidades deben señalar las “opciones o
modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que
justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja” (Ver
sentencia del 31 de agosto de 2006 del Consejo de Estado, Sala de lo
Contencioso Administrativo, radicado 14287).
Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales y la identificación del
contrato a celebrar.
Análisis que soporta el valor económico del contrato: Se debe indicar las
variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que
lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios,
la entidad contratante debe incluir la forma como los calculó para establecer el
presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de dichos
25
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
precios unitarios (Dto. 734/12, art. 2.1.1).
El precio es un elemento esencial del contrato estatal. Su valor debe ser el fruto de
un estudio específico, una vez determinadas las condiciones y especificaciones
técnicas de la obra, bien o servicio a contratar.
El precio debe responder a la valoración precisa de la prestación. Un precio
deficiente estimula las adiciones de contrato que se podrían evitar. Es
determinante para establecer un buen presupuesto del contrato y la consecuente
disponibilidad presupuestal (Ver acápite Presupuesto).
Reglas especiales:
•
En el concurso de méritos no es necesario publicar las variables utilizadas por
la entidad para calcular el valor estimado del contrato.
•
En las concesiones, no se debe publicar el modelo financiero utilizado por la
entidad para su estructuración.
•
En la enajenación de bienes del estado, el estudio previo debe incluir el avalúo
comercial del bien y precio mínimo de venta obtenido de conformidad con el
Dto. 734/12, Título III, Capítulo VII)
Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que avala la
existencia de recursos para la contratación.
La disponibilidad presupuestal es esencial en la planificación contractual, sobre
la base del análisis que soporta el valor estimado del contrato.
El no cumplimiento de este requisito constituye un alto riesgo para la entidad y
puede generar graves consecuencias disciplinarias, penales y fiscales para los
funcionarios que omitieron este deber.
Deben verificarse además si la ejecución del contrato inicia en una vigencia y el
objeto del compromiso se lleva a cabo en vigencias subsiguientes, caso en el
cual se debe contar con vigencias futuras, esto es, la autorización de la asunción
de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras (L-819/03, art.
10).
En general, se debe verificar las distintas particularidades que se describen en
acápite posterior destinado al Presupuesto.
La disponibilidad es requisito de perfeccionamiento del contrato, ¿tal como lo
establece la L-80/93 (art.41). El ejecutar contratos sin disponibilidad presupuestal
genera graves consecuencias para la entidad estatal que permitió la ejecución
de obras, bienes o servicios sin contar con este requisito sustancial.
Además la jurisprudencia citada es hoy exigente con los requisitos del
enriquecimiento sin causa y restringe su alcance a un carácter eminentemente
resarcitorio y no indemnizatorio, además, exige la existencia de la buena fe por
26
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
parte del contratista.(C.E, sec. III, sents. 30/03/06, exp. 25662 y 7/07/07, exp.
14669). Sobre este punto, es necesario revisar la reciente jurisprudencia del
Consejo de Estado sobre la actio in rem verso. Sent. de Unificación
jurisprudencial, rad. (24897), 19-11-2012, CP.. Jaime Orlando Santofimio
Gamboa.
Además, la disponibilidad presupuestal es una regla básica de la ley orgánica
del presupuesto (Dto. 111/96, art. 71)
Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
La L-1150/07 prescribe como regla general para la selección de contratistas la
licitación pública ( art. 2.1). Igualmente, determina otros cuatro procedimientos
previstos por la misma ley (art. 2): selección abreviada, concurso de méritos,
contratación directa, y mínima cuantía. La entidad debe verificar, antes del inicio
del proceso de selección, determinar la modalidad de contratación apropiada y
ajustarse a las generalidades y particulares que cada una de ellas exige. (ver
art. 2 parág. 1º)
Ver Dto. 734/12, arts. 2.1.1
Determinación de los factores de selección: Debe ser justificados, de tal
suerte que permitan a la entidad identificar la oferta más favorable. La Ley
1150/07 establece el deber de selección objetiva bajo el criterio de que la
escogencia debe recaer sobre el ofrecimiento más favorable para la entidad y a
los fines que ella busca, sin tener en cuenta consideración factores de afecto o
de interés o motivaciones subjetivas (art. 5). El Dto. 734/12 reglamenta la
materia para determinar el ofrecimiento más favorable para la entidad (art. 2.2.9)
Ver más adelante, Requisitos de habilitación de los proponentes y factores de
evaluación de las ofertas.
Riesgos previsibles que pueda afectar el equilibrio económico de la
contratación.
Dentro de la política del análisis de la gestión de riesgos por parte de las entidades
estatales, la determinación de los riesgos del contrato, prevista por la L-1150/07 (art.
4) debe estar integrada a los estudios previos (Dto. 734/12, art. 2.1.2.). El art. 2.1.2
define la noción de riesgo previsible así:
Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas
circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato,
tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que
dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente
pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de
que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la
medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
27
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Los riesgos contractuales deben establecerse de acuerdo con las particularidades de
cada proceso. Aunque la L-1150/07 art. 4 impone su análisis y distribución en
proceso de selección, en realidad, el análisis exhaustivo es significativo, sobre todo en
los contratos complejos y de larga duración, como las concesiones.
Es importante tener en cuenta que los riesgos contractuales son distintos de las
garantías que respaldan las obligaciones contractuales, también contenidas en los
estudios previos.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los
perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la
pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación
sobre el particular.
Estas garantías son diferentes a la determinación de los riesgos previsibles del
contrato.
Las garantías amparan diversos riesgos derivados de la ejecución del contrato, como
el correcto cumplimiento de las obligaciones de los contratistas frente a la
administración las obligaciones laborales que tiene el contratista con sus trabajadores
y las surgidas de la responsabilidad extracontractual frente a terceros, la calidad de
los bienes y de las obras, el correcto funcionamiento de los equipos, entre otros y su
aprobación por parte de la entidad estatal es un requisito para poder dar inicio a la
ejecución del contrato.
Así mismo, dentro de las garantías se encuentran aquellas que amparan a las
entidades con ocasión de la presentación de ofertas por parte de los proponentes, o lo
mismo, garantizan la seriedad de sus ofrecimientos, aun cuando debe entenderse que
estas se otorgan para la presentación de las propuestas dentro de un proceso de
selección, y en tanto las primeras referidas se constituyen una vez perfeccionado el
contrato estatal.
El régimen tiene amplia reglamentación en el Título V del Dto. 734 de 2012. En
particular es importante verificar lo siguiente, según la particularidad del contrato:
•
•
•
•
•
•
Tipos de riesgo a amparar por incumplimiento (art. 5.1.4).
Cubrimiento de otros riesgos (art. 5.1.5).
Cláusula de indemnidad (art. 5.1.6)..
Factores para determinar la suficiencia de la garantía (art. 5.1.7).
Excepciones al otorgamiento de garantías (art. 5.1.8)..
Posibilidad de dividir la garantía y excepciones (art. 5.1.9)..
Casos especiales:
Posibilidad de NO exigir garantía en contratos de empréstito, interadministrativos,
de seguro y los de cuantía inferior al 10% de la menor cuantía (L-1150/07, art. 7)
(Dto. 734/12, art. 5.1.8).
Posibilidad de NO exigir garantía en contratos celebrados bajo la modalidad de
contratación directa (Dto. 734/12, arts. 3.4.1.1 y 5.1.8).
28
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Posibilidad de NO exigir garantía de seriedad de la oferta en procesos de subasta
inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización (Dto. 734/12, arts. 3.2.1.1.2 y 5.1.8).
Posibilidad de NO exigir garantía de seriedad en los concursos de méritos en los
que se pide propuesta técnica simplificada (Dto. 734/12, art. 5.1.8).
Exigencia de contratos con entidades sin ánimo de lucro y reconocida idoneidad
(Dto. 777/92, art. 5).
Garantía particular en los concursos de arquitectura (Dto. 2326/95, art. 17)
Garantía de seriedad de oferta en el uso del espacio radioeléctrico (Ley 1341/09,
art. 11).
Bolsa de productos (Dto. 734/12, art. 3.2.1.8).
Arrendamiento y adquisición de inmuebles (Dto. 734/12, art. 3.4.2.6.1).
Posibilidad de no exigir garantía de seriedad de la oferta en contratos para la
enajenación de bienes del Estado (Dto. 734/12, art. 3.7.2.4).
Los estudios previos podrán ser modificados por la Entidad con posterioridad a la
apertura del proceso de selección, siempre que se trate de ajustes que no alteren los
elementos mínimos descritos anteriormente y si implican un cambio fundamental en
los mismos, con fundamento en el numeral 2 del art. 69 del Código Contencioso
Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya (el CCA –Decreto
Ley 01/84 fue derogado por la Ley 1437 de 2011, art. 309, en consecuencia, debe
tenerse en cuenta el numeral 2 del art. 93 de la Ley 1437/11), la entidad podrá revocar
el acto administrativo de apertura. (Dto. 734/12, art. 2.1.1).
3.1.5 PRESUPUESTO:
La normativa presupuestal contiene una serie de disposiciones de carácter legal y
reglamentario muy especializadas , de tal suerte que no puede ser abordada
integralmente en esta guía. Nos limitaremos consecuentemente a los aspectos más
relevantes relacionados con la contratación.
La normativa presupuestal tiene distintas dimensiones frente al contrato:
Planes de desarrollo: El presupuesto adoptado por la entidad pública debe ser el
reflejo de los planes y programas de desarrollo económico y social, como lo prescribe
el art 10 de la ley orgánica del presupuesto (Dto. 111/96). Las obras, bienes y
servicios objeto de los contratos, deben desarrollar estos planes.
Presupuesto anual de las entidades: Será el inicialmente aprobado para cada
entidad individualmente considerada, incluyendo gastos de inversión y de
funcionamiento. Si la totalidad del presupuesto de una entidad con capacidad para
contratar hace parte del presupuesto de otra, por cualquier relación administrativa que
29
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
exista entre ellas, el monto del presupuesto de la primera deberá deducirse del
presupuesto de la segunda.
En caso de presentarse alguna adición o reducción al presupuesto inicial, durante la
ejecución del mismo, para determinar la capacidad contractual de la entidad se
tomará en cuenta el valor del presupuesto modificado (Dto. 734/12, art. 8.1.8)..
El presupuesto anual de las entidades permite establecer la menor cuantía para
procesos de selección abreviada de menor cuantía (L-1150/07, art. 2.2.b)
Presupuesto oficial del proceso de selección: Es la asignación presupuestal
específica para el respectivo proceso de selección. Es un cálculo anticipado del
proceso de contratación hasta su finalización y sirve de punto de referencia para la
oferta económica de los oferentes. La determinación del presupuesto tiene así vínculo
directo con distintos componentes de los estudios previos, en particular, con los
planes de desarrollo y plan de compras (Dto. 111/96, art 10), el objeto a contratar y
el análisis que soporta el valor económico del contrato.
Principios básicos presupuestales relacionados con el contrato:
• La entidad debe contar con la disponibilidad presupuestal suficiente para contratar y,
una vez suscrito el contrato, debe expedir el correspondiente registro presupuestal
del compromiso.. (Dto. 111/96, art. 71).
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Dto 568/96, art. 19). Este
documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona
el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal
Registro presupuestal: Dto. 111/96, art. 71
Ver. C.E., sec. III, Sent. 7 de junio de 2007. Exp. 14669. Las obligaciones
presupuestales son requisitos de ejecución del contrato y no de existencia,
de conformidad con L-80/93, art. 41.
•
La ejecución de los gastos del presupuesto debe hacerse con sujeción al
Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) (Dto. 111/96, art. 73 y ss., Dto. 26
de 1998, art. 20)
•
El principio de la anualidad del presupuesto (Dto. 111/96, art. 14) impone ciertos
trámites particulares cuando la ejecución del contrato va más allá del año fiscal.
Principio de anualidad: las apropiaciones tienen vigencia hasta el 31 de
diciembre del respectivo año. Para ejecutar contratos el año siguiente es
necesario respetar reglas sobre las reservas presupuestales, sobre la
constitución de cuentas por pagar y la constitución de vigencias futuras. (Dto.
111/96, art. 89)
Contratos suscritos en la vigencia fiscal siguiente a la de realización de
procedimiento de selección, atendidos con el presupuesto de la vigencia se
suscripción del contrato. (L-819/03, art. 8)
Vigencias futuras: necesarias en los contratos que se ejecutan en varias
30
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
vigencias fiscales: Dto. 111/96, art. 23 y L-819/03, arts. 10 y siguientes
(vigencias futuras ordinarias (art. 10), excepcionales (art. 11), para entidades
territoriales (art. 12).
o El Ministerio de Hacienda tiene una concepción restringida de las
reservas presupuestales previstas en el art. 8 de la L-819/03 (Ver.
Guía de operación de la categoría de ejecución de reservas
presupuestales de la Dirección de apoyo fiscal).
o Trato particular de vigencias futuras para contratos que incluyan varias
obligaciones (diseño, construcción, mantenimiento) y deban ejecutarse
en distintas vigencias fiscales. Decreto 3629 de 2004
•
Aspectos particulares:
Contribución especial en contratos de obra (L-418/97, art. 120 y 121, mod.)
Información sobre financiación de gastos con recursos del tesoro nacional
(Dto. 1738/98)
Medidas de austeridad en el gasto público. Dto. 26 de 1998. Prohibición de
papelería navideña y de conmemoración (art. 10), pasajes en primera clase
(art. 18).
Restricciones en publicidad y publicaciones. Dto. 1737/98 ( art. 6 y ss) y en
servicios administrativos: relaciones públicas, alojamiento, recepciones,
llamadas internacionales ( arts. 10 y ss).
Restricciones en publicidad oficial. Ley 1474/11 (art.10), modificado por
Dto. Ley 019/12 (art. 232).
•
•
Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de
presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal.
Pasivos contingentes (art. 3), Reglamentación a la programación presupuestal
(art. 8), vigencias futuras (art. 10, y ss), normas sobre endeudamientos
presupuestal (art. 15 y ss).
3.1.6 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
Previo al inicio de la convocatoria del proceso a contratar se debe realizar un proyecto
de pliegos de condiciones:
•
Publicación del proyecto de pliego. Debe ser publicado en el SECOP junto
con los estudios previos (L-1150/07, art. 8, Dto. 734/12, art. 2.1.1). En la
licitación pública y el concurso de méritos con propuesta técnica detallada el
proyecto de pliego debe publicarse mínimo con 10 días hábiles de antelación a
la fecha del acto que ordena la apertura del proceso, y en la selección
abreviada y el concurso de méritos con propuesta técnica simplificada, por lo
menos con 5 días hábiles de antelación.
•
Observaciones al proyecto de pliego. Dentro de los anteriores términos,
según el proceso, los interesados podrán presentar observaciones al proyecto
de pliego, las cuales deben resolverse por la entidad de manera motivada. En
el pliego definitivo se podrán incluir los temas planteados en las observaciones
31
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
(Dto. 734/12, art. 2.1.6).
•
La publicación del proyecto de pliego no genera obligación para la entidad de
dar apertura al proceso de licitación (Dto. 734/12, art. 2.1.6).
3.1.7 PLIEGO DE CONDICIONES:
(Ver ficha guía pliego de condiciones)
El pliego de condiciones es calificado por la jurisprudencia como la ley del
procedimiento de contratación y del futuro contrato (C.E., sec. III, Sent. 28/04/05,
exp. 12025). En él están establecidas las condiciones técnicas del bien, obra o
servicio que se solicitan, así como requisitos de los proponentes y de sus ofertas que
permitirán la selección de la más conveniente para la entidad.
Nuestra legislación no prevé los pliegos generales, adoptados en otros países como
reglamentos que imponen lineamientos de contratación a las entidades. La L-1150/07
previó este tipo de pliegos sólo para la adquisición de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y común utilización (art. 2, par. 3º), pero el
respectivo reglamento no ha sido adoptado por el Gobierno Nacional.
No obstante, la L-80/93 estableció lineamientos para que las entidades elaboren los
pliegos respetando sus finalidades esenciales, para lo cual definió reglas en el
artículo 24.5 que obligan a incluir allí contenidos específicos y definir condiciones de
concurrencia y claridad que garanticen la selección objetiva del contratista.
El Dto. 734/12 reglamenta el contenido del pliego en el artículo 2.2.3:
Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica
del bien o servicio de características técnicas uniformes. Esta información
siempre debe constar en anexo técnico separable del pliego y por regla
general debe ser público.
Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos,
procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de
las ofertas así como su evaluación y ponderación, y la adjudicación del
contrato.
Las razones y causas de rechazo de las propuestas o la declaratoria de
desierto del proceso.
Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago,
garantías y demás asuntos del contrato.
Como anexo debe constar el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los
demás documentos que sean necesarios.
Requisitos de habilitación de los proponentes
32
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Los requisitos habilitantes constituyen condiciones mínimas para la participación en el
procedimiento de selección, de conformidad con el objeto del contrato. Por ello, no
son objeto de calificación sino de verificación. Estos requisitos son (L-1150/07, art.
5.1):
•
•
•
•
La capacidad jurídica
Las condiciones de experiencia
Capacidad financiera
Capacidad de organización de los proponentes
El pliego debe definir las particularidades de estos requisitos exigidos de manera
adecuada y proporcional a las condiciones técnicas y económicas del contrato.
Los requisitos habilitantes no otorgan puntaje, salvo en los proceso de concursos de
méritos, en los que son factores de calificación los aspectos técnicos de la oferta y la
experiencia específica del proponentes y de su equipo de trabajo.
La verificación documental de estas exigencias de habilitación le corresponde
realizarlas a las Cámaras de Comercio, las cuales certifican dicha información en el
Registro Único de Proponentes (RUP) (L-1150/07, art. 6)
Factores de evaluación de las ofertas
El pliego debe fijar también los factores de calificación, según los componentes
técnicos y económicos del objeto por contratar. Para ello, el pliego debe contener la
definición clara de estos factores, así como de su ponderación, lo cual permite
identificar la oferta más favorable para la entidad. (L-1150/07, art. 5.2). Tanto la ley
como el reglamento contemplan parámetros para la determinación de estos factores:
¿Cuál es la Oferta más Favorable?
El artículo 2.2.9 del Dto 734/12 establece ciertas orientaciones para la determinación
de la oferta más favorable para la entidad así:
MODALIDAD DE
SELECCIÓN
Selección abreviada para
la adquisición de bienes y
servicios de características
técnicas uniformes y de
común
utilización
(BSCTUCU).
OFERTA MÁS FAVORABLE
Aquella con el menor precio
Mínima cuantía
Concurso de méritos
Licitación.
Aquella que presente la mejor calidad con independencia del
precio, de acuerdo con los criterios previstos en el pliego de
condiciones y en el Dto. 734/12.
Precio no es factor de calificación o evaluación.
La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado
la oferta con la mejor relación costo-beneficio
33
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
de
Aquella que resulte de aplicar alguna de las siguientes
alternativas:
Demás que se adelanten
aplicando el procedimiento
de menor cuantía
a) Ponderación de calidad y precio soportados en puntajes o
fórmulas señaladas en el pliego de condiciones;
Selección abreviada
menor cuantía.
b) Ponderación de calidad y precio que representen la mejor
relación costo – beneficio para la entidad, para lo cual el pliego
de condiciones debe establecer:
I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la
oferta.
II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad
representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Ej:
uso de tecnología, materiales que generen mayor
eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o
servicio.
III. Las condiciones económicas adicionales que para la
entidad representen ventajas cuantificables en términos
monetarios. Ej: forma de pago, descuentos, valor o
existencia del anticipo, mayor garantía del bien o
servicio, etc.
IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada
ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera
que permitan la ponderación de las ofertas presentadas.
Cada variable se debe cuantificar monetariamente,
según el valor que represente el beneficio a recibir de
conformidad con lo establecido en los estudios previos.
Propuestas con valor artificialmente bajo:
Previo requerimiento al proponente, deben ser evaluadas por el comité asesor
evaluador, el cual recomienda justificadamente el rechazo o la continuidad de la oferta
(Dto. 734/12, art. 2.2.10).
La respectiva oferta debe continuar si el valor está soportado en circunstancias
objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales, si se le llegare a adjudicar el contrato.
Si se rechaza la oferta, las entidades pueden optar motivadamente por declarar
desierto el proceso o por adjudicarlos al segundo mejor precio.
Está prohibido para las entidades establecer límites a partir de los cuales presuma
que la propuesta es artificialmente baja, así como definir precios artificialmente bajos
mediante mecanismos automáticos o electrónicos.
En la subasta inversa para adquisición de BSCTUCU, la verificación de precios
artificialmente bajos solo procede respecto del precio final ofertado en la subasta.
Documentación complementaria:
En los pliegos se puede solicitar información complementaria que sea necesaria para
garantizar el cumplimiento del deber de selección objetiva.
34
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
De manera general NO es permitido:
•
•
•
•
•
3.2.
Señalar taxativamente que requisitos o documentos SON subsanables.
Señalar taxativamente que requisitos o documentos NO son subsanables.
Permitir que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre
del proceso.
Permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta.
Permitir que se adicione o mejore el contenido de la oferta.
CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS
DE SELECCIÓN
Los distintos procesos de selección deben cumplir con algunas condiciones comunes
generales. Ellas serán tratadas en este acápite. Las modalidades de selección del
contratista, tratadas en el Capítulo 4, contienen algunos tratamientos particulares
que serán expuestos para cada uno de ellos.
•
•
•
•
•
•
Convocatoria pública
Acto de apertura del proceso de selección
Pliego definitivo y adendas
Acto de cierre de licitación
Recepción de ofertas
Evaluación de ofertas
3.2.1. CONVOCATORIA PÚBLICA:
En la promoción de la transparencia la reglamentación ha ido aumentando la
publicidad de los procedimientos de selección, creando una regla general de
publicidad. Los elementos comunes a los distintos procedimientos, listados en este
acápite, se deben complementar con los específicos para cada modalidad de
selección tratadas en el Capítulo 4
La convocatoria pública es necesaria en las modalidades de licitación pública,
selección abreviada y concurso de méritos.
•
Aviso de convocatoria (Dto. 734/12, art. 2.2.1): la entidad debe elaborar un aviso
que debe publicarse en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5) y debe contener la
información necesaria para dar a conocer las particularidades del proceso de
selección, tales como: objeto, modalidad de selección, presupuesto oficial del
proceso, lugar en donde se pueden verificar los estudios previos y el proyecto de
pliego, e indicar si está cobijada la contratación por acuerdo o tratado
internacional.
•
La Entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados al proceso de selección, salvo asuntos
expresamente definidos como de reserva. El art. 2.2.5 del Decreto 734 de 2012
35
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
establece los actos que deben ser objeto de publicación en el SECOP.
3.2.2 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA
En las modalidades de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, las
entidades deben proferir un acto administrativo de carácter general, el cual ordene la
apertura del respectivo proceso de selección.
En la modalidad de contratación directa no se requiere dicho acto, sino el acto de
justificación de que trata el art. 3.4.1.1 del Dto. 734/12.
Contenido del acto de apertura:
Objeto de la contratación.
Modalidad de selección.
Disponibilidad presupuestal.
Cronograma.
Lugar electrónico o físico donde se puede consultar los prepliegos, pliegos de
condiciones y estudios previos.
Convocatoria para las veedurías ciudadanas.
Demás información que se considere pertinente.
Suspensión del proceso y revocatoria del acto de apertura:
El proceso de selección puede ser suspendido por un término no superior a 15 días
hábiles, salvo que se requiera un mayor tiempo justificado, señalando las razones
estrictamente ligadas al interés general o publico, mediante acto motivado.
Igualmente, el acto administrativo de apertura puede ser revocado hasta antes de la
fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato, si se presenta alguna de las
causales previstas en el art. 69 del Código Contencioso Administrativo (hoy
correspondiente al art. 93 de la Ley 1437/11)
3.2.2 PLIEGO DEFINITIVO Y ADENDAS
El pliego definitivo es la ley del contrato y es ley para las partes, el cual contiene dos
tipos de regulaciones:
i) Las reglas y condiciones del proceso de selección objetiva, esto es, las
distintas etapas y procedimientos, cronograma, plazos, factores de selección
determinantes para la escogencia más favorable para la entidad, y
ii) Las condiciones del futuro contrato, tales como objeto, especificaciones, forma
de pago, obligaciones de las partes, plazos de ejecución y, en general, todas
las condiciones contractuales.
El pliego de condiciones, como todos los procedimientos y actos del proceso de
selección, debe publicarse en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5)
36
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Adendas: la modificación a los pliegos de condiciones se realiza a través de adendas,
justificadas en el principio del interés general:
Las adendas se entiende que forman parte integral del pliego.
El plazo máximo para expedir adendas es aquel que se señale en el pliego de
condiciones; si no se indica dicho plazo, la entidad al adoptarlas debe indicar la
extensión del término previsto para el cierre, con el propósito de que los
proponentes tengan el tiempo suficiente para realizar ajustes a sus
ofrecimientos (Dto. 734/12, art. 2.2.4.). En todo caso, el Dto. 734/12 señala
unos límites temporales para expedir adendas, dependiendo de la modalidad
de selección:
-
-
En la licitación pública no pueden expedirse dentro de los tres (3) días anteriores
al cierre, ni siquiera para extender este término. Exclusivamente para esta
modalidad, se entiende por días hábiles y horarios hábiles para la expedición de
adendas los días lunes a viernes no festivos, de 7:00 a. m. a 7 p. m. (Dto. 734/12,
art. 2.2.4 par. 2).
En la selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía no podrán
expedirse el mismo día del cierre, ni siquiera para extender este término.
3.2.3 PLAZOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Todos los plazos del proceso hasta la firma del contrato deben señalarse en el pliego
de condiciones y pueden, antes de su vencimiento, prorrogarse hasta la mitad del
inicialmente fijado (Dto. 734/12, art. 8.1.14).
Plazo para presentar ofertas: aquel comprendido entre la fecha de apertura del
proceso de selección y la de su cierre. Este plazo se debe contar a partir del momento
que se señale en el pliego de condiciones, con posterioridad al acto administrativo
de apertura (Dto. 734/12, art. 8.1.13).
La Ley 80/93 art. 30 num. 4 establece una regla especial para el caso de la licitación
pública, al señalar que si como resultado de la audiencia de aclaraciones se requiere
realizar modificaciones al pliego, la entidad podrá ampliar el plazo de la licitación
hasta por 6 días hábiles.
En el numeral 5 ibídem se encuentra otra regla especial en relación con el plazo de la
licitación; se establece que dicho plazo podrá prorrogarse por un término no superior
a la mitad del inicialmente fijado, de oficio o a solicitud de parte, cuando la entidad lo
estime conveniente, o cuando lo solicite un número plural de oferentes.
Plazo para verificación y evaluación de ofertas: en el pliego de condiciones debe
indicarse el plazo razonable dentro del cual la entidad realizará la verificación y
evaluación de las ofertas. Este plazo podrá prorrogarse, antes de su vencimiento, por
un término no superior al inicialmente establecido, cuando no garantice el deber de
selección objetiva (Dto. 734/12, art. 8.1.14).
Plazo para presentar observaciones al informe de evaluación de ofertas: en las
modalidades de licitación, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía,
las entidades deben señalar en el pliego de condiciones el plazo dentro del cual los
37
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
proponentes podrán formular observaciones al informe de evaluación de las ofertas.
Para algunas causales específicas, existen términos perentorios:
•
Licitación pública, el plazo para presentar observaciones al informe de
evaluación es de cinco (5) días hábiles (Ley 80/93 art. 30 num. 4).
•
Selección abreviada de menor cuantía el resultado de la evaluación se publica
en el Secop durante tres (3) días hábiles, término durante el cual los oferentes
pueden presentar observaciones, las cuales debe resolverse en el acto de
adjudicación (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1).
•
Concurso de méritos el plazo para presentar observaciones al informe de
evaluación, el cual debe ser publicado por la entidad en el Secop, es de tres
(3) días, las cuales se resolverán en el acto de adjudicación (Dto. 734/12, art.
3.3.4.4).
•
Mínima cuantía el plazo es de un (1) día hábil. Las respuestas a las
observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la
comunicación de aceptación de la oferta (Dto. 734/12, art. 3.5.4).
Plazo de la adjudicación: se cuenta a partir del día siguiente a aquel en que haya
vencido el plazo para la presentación de las observaciones al informe de evaluación
de las ofertas (Dto. 734/12, art. 8.1.13). Dentro de este plazo, las entidades podrán
declarar desierto el proceso de selección (Ley 80/93, art. 30 num. 9).
Plazo para la suscripción del contrato: debe señalarse en el pliego de condiciones.
Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término
señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor de
la seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones correspondientes (Ley 80/93
art. 30 num. 12).
3.2.4 RECEPCIÓN DE OFERTAS: Como ya se señaló, los pliegos deben señalar con
precisión el plazo para la presentación de ofertas (ver: Plazo para presentar ofertas).
3.2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS
Comité asesor: La entidad debe designar un comité para la evaluación de las ofertas
presentadas en procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso
de méritos y mínima cuantía (Dto. 734 de 2012, art. 2.2.9, par. 2).
La evaluación tendrá en cuenta los requisitos habilitantes de los proponentes y los
factores de evaluación de las ofertas establecidos en los pliegos de condiciones.
En la evaluación se tendrá en cuenta la primacía de lo sustancial sobre lo formal (Dto.
734/12, art. 2.2.8), de tal forma que “no podrá rechazarse una propuesta por la
ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del
proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de
escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad
con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 y en el
presente decreto”.
38
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Al momento de evaluar ofertas, debe realizarse el análisis de las propuesta
económica para determinar si hay ofrecimientos artificialmente bajos, de conformidad
con el Dto. 734/12, art. 2.2.10.
Publicación del informe de evaluación: Una vez evaluadas cada una de las ofertas
presentadas se dará traslado a los oferentes, con el fin de que puedan presentar las
observaciones que estimen pertinentes .
3.3
CONDICIONES
GENERALES
PARA
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
LA
CULMINACIÓN
DEL
Existen etapas y condiciones comunes en la culminación de los distintos
procedimientos de selección, sin perjuicio de la verificación de particularidades en las
distintas modalidades de selección del contratista, tratadas en el Capítulo 4,
comprenden:
•
•
•
•
Acto de adjudicación.
Adjudicación con oferta única
Declaratoria de desierta.
Suscripción y legalización del contrato.
3.3.1 ACTO DE ADJUDICACIÓN
Es el acto administrativo motivado por el cual la Administración selecciona su
contratista como resultado del procedimiento respectivo. El acto de adjudicación debe
ser publicado en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5)
3.3.2 ADJUDICACIÓN CON OFERTA ÚNICA
Sin perjuicio de las reglas particulares en la subasta inversa, concurso de méritos y
procesos con convocatoria limitada a Mipymes, las entidades podrán adjudicar el
contrato cuando solo se haya presentado una propuesta, y esta cumpla con los
requisitos habilitantes exigidos, y siempre que satisfaga los requerimientos contenidos
en el pliego de condiciones (Dto. 734/12, art. 8.1.12).
3.3.3 DECLARATORIA DE DESIERTA: Procede por motivos o causas que impidan la
escogencia objetiva y se declara mediante acto administrativo motivado, en el que se
señalen de forma expresa y detallada las razones que dieron lugar a su declaratoria
(Ley 80/93, art. 25, num. 18).
Publicación de adjudicación o declaratoria desierta. Debe realizarse en el SECOP
(Dto. 734/12, art. 2.2.5).
3.3.4 SUSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
Una vez concluidos los procedimientos de selección del contratista y adjudicado el
39
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
contrato, surge la obligación para las partes de suscribir el contrato dentro del término
establecido en el pliego de condiciones, el cual, como ya se indicó, es ley del contrato.
Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se
haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante el valor de la garantía de
seriedad de la oferta y, en tal caso, la entidad estatal, mediante acto administrativo
debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días
siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta
sea igualmente favorable para la entidad (Ley 80/93 art. 30 num. 12).
El contrato tiene requisitos de existencia, validez y eficacia, los cuales se analizarán
más adelante.
40
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CAPÍTULO 4
MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
4.1
LICITACIÓN PÚBLICA
Por regla general, la escogencia del contratista se realizará por licitación pública, con
las excepciones previstas para las causales de selección abreviada, concurso de
merito, contratación directa y mínima cuantía (Ley 1150/07, art. 2, num. 1).
Conforme el parágrafo del artículo 30 de la Ley 80/93, se entiende por licitación
pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus
ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
Para una mejor compresión, los procesos licitatorios se estructuran esencialmente en
tres etapas, a saber:


Preparación del proceso licitatorio
Desarrollo del proceso licitatorio (Ver ficha guía Desarrollo del proceso
licitatorio)
 Conclusión o culminación del proceso licitatorio. (Ver ficha Conclusión o
culminación del proceso licitatorio)
4.1.1 PREPARACIÓN DEL PROCESO LICITATORIO
En esta etapa se deben cumplir con las Condiciones generales previas a los
procedimientos de selección comunes a los distintos procedimientos.
4.1.2 DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO
(Ver ficha sobre licitación pública)
La licitación tiene el mayor número de requisitos y procedimientos a seguir, los cuales
se enuncian a continuación.
-
Verificar las Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
comunes a los distintos procedimientos.
-
Publicación de avisos previos a la apertura de la licitación:
El Decreto Ley 019 de 2012 eliminó la publicación de los avisos de la licitación que
debía realizarse en diarios de amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la
entidad o, a falta de estos, en otros medios de comunicación social que posean la
misma difusión.
Si bien se eliminó dicha publicación en diarios de amplia circulación, se estableció
que dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a Ia apertura de
41
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Ia licitación se deben publicar hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y
cinco (5) días calendario, en Ia página web de Ia entidad contratante y en el
Sistema Electrónico para Ia Contratación Publica –SECOP (Ley 80/93, art. 30
num. 3, modificado por art. 224 del Dto Ley 019/12). Estos avisos deben contener
la información relativa al objeto y características esenciales de la licitación.
Si la entidad se encuentra en pequeños poblados en los cuales no existe dichos
medios de comunicación, deben leerse por bando y se fijarán por avisos en los
principales lugares públicos por el término de siete (7) días calendario, entre los
cuales deberá incluir uno de los días de mercado en Ia respectiva población.
-
Publicación en el SECOP de los estudios previos y del proyecto de pliego de
condiciones.
-
Expedición y publicación del acto administrativo de apertura de la licitación (L80/93, art. 30.1), y publicación de los pliegos de condiciones definitivos.
-
Audiencia de aclaraciones del pliego de condiciones: Dentro de los 3 días
hábiles siguiente al inicio del plazo de la licitación, a petición de parte se realizará
una audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones. En la
misma audiencia se realizará la revisión de la asignación de los riesgos
previsibles. (L-80/93, art. 30.4,modificado por art. 220. Dto 019/12).
-
Respuestas a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivo.
-
Presentación de ofertas dentro del plazo de la licitación, conocido como aquel que
transcurre entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar ofertas y el cierre.
-
Evaluación y verificación de las ofertas presentadas.
-
Publicación del informe de evaluación en el SECOP.
-
Recepción de observaciones al informe de evaluación de las ofertas.
-
Audiencia de adjudicación (Ley 1150/07, art. 9 y Dto. 734/12, art. 3.1.3). En la
licitación es obligatorio realizar la adjudicación en audiencia pública, en la cual,
previo a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados
podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las
observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. El
procedimiento de la audiencia de adjudicación se encuentra regulado en el Dto.
734/12, art. 3.1.3, al cabo del cual la entidad debe adoptar la decisión que
corresponda y notificar en estrados al adjudicatario y los presentes.
Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa:
Dto. 734/12, art- 3.1.2
En la licitación las entidades podrán utilizar el mecanismo de la subasta inversa para
conformar las ofertas de manera dinámica, situación que se señalará en el respectivo
42
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
pliego de condiciones, así como las variables técnicas y económicas sobre las cuales
recaerá la puja.
Este procedimiento implica que durante el plazo de la licitación los oferentes
presenten la oferta con los documentos que acrediten el cumplimiento de los
requisitos habilitantes, los cuales son verificados por la entidad, con el fin de
determinar los oferentes que pueden continuar en el procedimiento.
Con los proponentes habilitados se realiza la subasta inversa, de la cual se levanta un
acta con todas las constancias del caso, y en la que se presentan los proyectos de
oferta inicial, respecto de aquellos aspectos que incluyen variables dinámicas, y se
van realizando posturas sucesivas con el fin de mejorar la oferta inicial, hasta
conformar la oferta definitiva.
En los eventos en que el oferente no haga posturas dentro del término concedido, se
considera como oferta definitiva la oferta inicial que haya presentado. El precio
ofrecido no puede ser considerado como la única variable sometida a conformación
dinámica.
4.1.3 CONCLUSIÓN O CULMINACIÓN DEL PROCESO LICITATORIO:
Se deben verificar las Condiciones generales para la culminación del procedimiento
de selección, comunes a todos los procesos de selección
En cuanto a las particularidades de esta etapa en la licitación, se resaltan:
Resolución de adjudicación: Se realiza sistemáticamente en audiencia pública
presidida por el representante legal de la entidad o su delegado, al cabo de la cual se
adjudicará el contrato mediante acto administrativo motivado, que se notificará en a
los presentes.
Procedimiento de la audiencia:
En la audiencia, los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las
respuestas ofrecidas por la entidad a sus observaciones respecto del informa
de evaluación. (en ningún caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad
para modificar o mejorar la oferta).
La audiencia podrá ser suspendida por un tiempo prudencial necesario para
resolver cuestiones que ameriten un análisis y cuya decisión puede influir en la
adjudicación.
Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo
solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de
su oferta se hayan presentado por los intervinientes.
Las intervenciones estarán limitadas a la duración máxima indicada con
anterioridad por la entidad.
Terminadas las intervenciones de los oferentes, el representante de la
entidad o su delegado adoptará la decisión que corresponda y la notificará a
los presentes. NO es necesario la lectura del borrador del acto de
adjudicación, siempre y cuando la entidad lo haya dado a conocer con
anticipación a los interesados.
43
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
44
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
4.2
SELECCIÓN ABREVIADA
Modalidad de selección objetiva, prevista para la contratación de bienes y servicios
donde las características del objeto, las circunstancias de la contratación, la cuantía y
destinación del bien pueden adelantarse mediante procesos simplificados con el fin de
garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
La L-1150/07 describe los distintos los distintos procedimientos que desarrollan la
modalidad abreviada de selección de contratistas, desarrolladas por reglamentos
específicos. Para todos ellos, es importante verificar las:
•
•
•
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de
selección
Las causales en las cuales procede la selección abreviada son las siguientes:(L1150/07, art. 2).
•
•
•
•
•
•
•
•
•
La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización
La contratación de menor cuantía
La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud
La contratación fruto de la declaración desierta del proceso de selección
Enajenación de bienes del Estado
La adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se
ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas
Los contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de
las sociedades de economía mixta
Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los
programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y
reincorporación, población desplazada, protección de Derechos Humanos y
población con alto grado de exclusión
La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y
seguridad nacional.
4.2.1 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN:
Los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones
de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Los bienes y servicios de común utilización son aquellos ofrecidos en el mercado en
condiciones equivalentes para quien los solicite.
Características: Procedimiento en Dto. 734/12, art. 3.2.1.2 y siguientes.
45
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
•
•
•
Son bienes y servicios de utilización general y ofrecida en el mercado de en
condiciones equivalentes para quien los requiera.
No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las
obras públicas y los servicios intelectuales.
La característica descriptiva es el conjunto de notas distintivas que determinan la
apariencia de un bien, pero no coinciden en la capacidad del bien o servicio para
satisfacer necesidades de la Entidad, en la medida que no alteran sus ventajas
funcionales.
Los bienes de características homogéneas no pueden individualizarse mediante
el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad así lo exija, lo cual
deberá constar expresamente en los estudios previos; en todo caso, la exigencia
de marcas solo debe obedecer a criterios objetivos completamente identificados
en los estudios previos.
Procedimiento:
De manera preliminar, debe verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
•
•
•
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de
selección
Sin consideración a la cuantía, la selección abreviada se puede adelantar mediante los
siguientes procedimientos:
•
•
•
Subasta inversa
Compra por acuerdo de precios
Adquisición a través de bolsas de productos
4.2.1.1. SUBASTA INVERSA:
Puja dinámica de reducción sucesiva de precios que se efectúa de forma presencial o
electrónicamente durante un tiempo determinado (Dto.734/12,
art. 3.2.1.1.1) y
siguientes).
Por regla general, la subasta inversa debe realizarse forma electrónica, salvo que la
entidad no cuente con las herramientas tecnológicas para ello.
Características:
•
•
•
El único criterio de evaluación para esta modalidad de selección es el menor precio.
La subasta se puede realizar por ítems o lotes, entendiendo estos como un conjunto
de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo.
No es obligatoria la garantía de seriedad de la oferta.
Estudios previos en subasta inversa: Además de las condiciones generales exigidas
46
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
en los estudios previos para todos los contratos, para este procedimiento o modalidad
de selección los bienes a ser adquiridos deben tener una ficha técnica que incluya sus
características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad. Dicha ficha
técnica debe incluir (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.3):
o
o
o
o
Denominación del bien y servicio.
Denominación técnica del bien o servicio.
Unidad de medida.
Descripción general.
Contenido de la propuesta inicial: En el momento señalado en los pliegos los
oferentes presentarán una oferta completa, incluyendo los requisitos habilitantes:
capacidad jurídica, financiera, experiencia y organización, y en sobre sellado la
propuesta inicial de precio.
Verificación de los requisitos habilitantes: (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.5) La Entidad
verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes definidos en los pliegos de
condiciones y publicará el informe de verificación de los mismos, indicando quienes se
encuentran habilitados y a cuales se les concederá un plazo para subsanar la ausencia
de requisitos o falta de documentos habilitantes.
Una vez subsanados los requerimientos de la entidad o presentadas las aclaraciones del
caso, se llevará a cabo la subasta con los habilitados.
Si no se presenta ningún proponente para participar en la subasta, se debe ampliar el
plazo para la presentación de ofertas (documentos habilitantes y la oferta inicial de
precio), por el término que se establezca en los pliegos de condiciones, el cual en
ningún caso puede ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si una vez ampliado
el plazo no se presenta ningún proponente, la entidad declarará desierto el proceso de
selección.
Negociación con el único oferente habilitado: En el evento en que solo resulte
habilitado un oferte para participar en la subasta, la entidad lo invitará a una
negociación, con el propósito de que ofrezca un menor precio de la oferta inicialmente
presentada, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en
el pliego. Si el oferente ajusta su oferta al descuento mínimo y su oferta no excede el
presupuesto oficial, la entidad le adjudicará el contrato (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.5).
Declaratoria de desierto del proceso: Si se declara desierto el proceso de selección
por subasta inversa, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación
del proyecto de pliego de condiciones. Si es necesario, se modificarán los elementos de
la contratación, incluidas cantidades y presupuesto, siempre y cuando no se cambie el
objeto del proceso (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.5).
Márgenes mínimos de mejora de la oferta: Para la subasta se determinará en el
pliego de condiciones márgenes mínimos de mejora de las ofertas, por debajo de los
cuales no serán aceptables lances. Se consideran lances válidos los siguientes:
-
En la subasta inversa presencial: aquellos que mejoren el precio de arranque si es el
primer lance, o mejoren el lance de la ronda anterior y así sucesivamente.
47
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
-
En la subasta inversa electrónica: aquellos que superen el margen mínimo de mejora
en relación con el precio de arranque si es el primer lance, o superen el último lance
válido presentado en la subasta y así sucesivamente.
Desarrollo de la subasta inversa presencial (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.8)
-
Para llevar a cabo la subasta deberán resultar habilitados por lo menos dos
oferentes.
El procedimiento se desarrolla en audiencia pública, al inicio de la cual se abren los
sobres con las oferta iniciales de precio y se comunica solamente cual fue la menor
de ellas.
La entidad repartirá sobres y formularios para que los proponentes efectúen sus
lances, y les otorgará un término común para hacer cada lance.
Una vez diligenciados los formularios, la entidad los recoge junto con los sobres.
Se organizan los lances en orden descendente y únicamente se da a conocer el
valor del menor lance.
Si un proponente presenta un lance no válido, no podrá en lo sucesivo seguir
presentando lances. Por lo tanto, se considera como su oferta definitiva el último
lance válido.
El procedimiento se repite el número de veces que sea necesario, hasta tanto no se
obtenga ningún lance que mejore el de menor precio de la ronda anterior.
La identidad de los proponentes y el resultado de la subasta solo se da a conocer
una vez adjudicado el contrato.
Si se presenta empate en el último lance, se debe adjudicar el contrato al proponente
que presentó el menor lance inicial; si persiste el empate se dirime mediante sorteo.
Desarrollo de la subasta inversa electrónica (Dto. 734/12, art. 3.2.1.10)
-
Se lleva a cabo a través de mecanismos electrónicos que permitan el intercambio de
mensajes de datos.
La herramienta electrónica debe ser dada a conocer a los proponentes con suficiente
antelación a la subasta, lo cual se indicará en el pliego de condiciones.
El precio de arranque será el menor de las propuestas iniciales de precio.
Las posturas se realizarán a través de la herramienta tecnológica.
Si se presentan dos o más posturas por el mismo valor, solo se tendrá en cuenta la
que se haya enviado primero en orden cronológico.
La identidad de los proponentes y el resultado de la subasta solo se da a conocer
una vez adjudicado el contrato.
4.2.1.2. ACUERDO MARCO DE PRECIOS:
(Ley 1150/07, art. 2, par. 5)
Los acuerdo marco de precios permiten a las entidades fijar, durante un período de
tiempo determinado, las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes
y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, en la forma,
plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo. En este
procedimiento, la selección de proveedores le dará a las entidades estatales que
suscriban el acuerdo, la posibilidad que mediante órdenes de compra directa, adquieran
los bienes y servicios ofrecidos, por lo cual entre la entidad que formule la orden directa
48
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
de compra y el proveedor se formará un contrato. Compras por catálogo.
Este procedimiento no está reglamentado actualmente y, por lo tanto, no es posible
darle aplicación.
4.2.1.3. BOLSA DE PRODUCTOS:
Foro de negociación en el cual participan las entidades estatales (comprador), a través
de un comisionista; los proveedores (vendedor), a través de comisionistas, y la bolsa de
productos.
La bolsa estandariza, tipifica, elabora y actualiza una lista de bienes y servicios de
características técnicas y de común utilización susceptibles de adquisición por entidades
estatales, de tal forma que solo esos productos pueden ser adquiridos mediante este
procedimiento.
Características y desarrollo (Dto. 734/12, art. 3.2.1.2.1 y ss):
Se podrá realizar de manera presencial o electrónica.
La lista de bienes y servicios debe ser actualizada y contendrá bienes y servicios
susceptibles de adquisición y solo estos podrán ser adquirido por este procedimiento.
El listado será publicado y estará a disposición de la Entidad y del público en
general.
Las entidades estatales escogerán a su comisionista mediante un procedimiento
competitivo en una rueda de negocios de la bolsa respectiva, previa solicitud
efectuada a la bolsa. Este procedimiento se rige por los reglamentos internos de la
bolsa.
No requiere de la publicación de los documentos e información de que trata el art.
2.2.5 del Decreto 734/12; únicamente se debe publicar en el Secop el contrato
suscrito entre la entidad estatal y el comisionista, y las modificaciones, si las hubiere.
La entidad y el vendedor comitentes, constituirán póliza a favor del organismo de
compensación de la bolsa, para garantizar el cumplimiento de la negociación.
En el procedimiento el postor ganador (vendedor) será el que ofrezca el mejor
precio.
Estudios previos en la bolsa de productos: El estudio previo de este procedimiento
contendrá, adicional a los mínimos descritos en el art. 2.1.2. Dto. 734/12, los siguientes:
-
Precio máximo de compra de los productos de la bolsa.
Monto máximo de comisión.
4.2.2 CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
•
•
•
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de
selección
49
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Verificar pertinencia de convocatoria limitada a Mypes o Mipymes (Dto. 734/12, Título
IV).
Para los procesos con cuantía inferior a US$75.000 dólares, la convocatoria se podrá
limitar a Mypes si:
- Por lo menos se reciben 3 manifestaciones de interés solicitando dicha limitación.
- Se acredite mínimo un año de existencia por parte de la Mype que manifestó interés.
Procedimiento (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss):
Convocatoria pública: Principio general. Publicación de todos los procedimientos y
actos, publicación del proyecto de pliego.
El proyecto de pliego de condiciones se publicará mínimo con 5 días hábiles de
antelación a la apertura del proceso.
Apertura: Dentro de los tres días hábiles siguientes los posibles interesados en
participar manifestarán su interés, con el fin de conformar una la lista de los posibles
oferentes.
En el caso en que se presenten más de 10 manifestaciones de interés, la entidad
podrá realizar un sorteo de consolidación de oferentes, con el fin de escoger entre
ellos un número inferior.
La manifestación de interés señalará la forma de ubicación y de comunicación; si no
se presentan se declarará desierto el proceso.
La presentación de oferta se realizará en la fecha determinada en el pliego y si se
realizó sorteo se contará este plazo desde el día de la realización del mismo.
Vencido el término de presentación de ofertas la entidad procederá a la evaluación
de las mismas, termino que no podrá ser superior al de presentación de las mismas.
(Salvo motivación de la Entidad).
Todas las ofertas participantes serán verificadas y evaluadas.
El informe de evaluación de las ofertas se publicará durante tres (3) días hábiles en
el Secop, con el fin de que los proponentes presenten observaciones al mismo.
Las respuestas a las observaciones formarán parte del acto de adjudicación.
Se adjudicará el contrato al proponente que presento la oferta más favorable. (Art.
2.2.9 del Decreto 734 de 2012).
Se comunicará la decisión a todos los que participaron, mediante la publicación en el
Secop.
Si declara desierto el proceso, la entidad podrá iniciarlo nuevamente prescindiendo
de la publicación del proyecto de pliego.
La manifestación de interés y el registro de proponentes son requisitos habilitantes.
4.2.3 CONTRATOS DE PRESENTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
(Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss):
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
 Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
 Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
 Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de
50
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
selección
Si la Entidad requiere de prestación de servicios de salud, se seleccionará el proponente
mediante el procedimiento de la menor cuantía (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss); no
obstante, no se requiere del Registro Único de Proponentes.
Las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en
el registro especial nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces, de
conformidad con la Ley 10 de 1990.
4.2.4 SELECCIÓN ABREVIADA POR LA DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA
LICITACIÓN: Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss):
(Dto. 734/12, art. 3.2.4.1 y ss):
Si persiste la necesidad de la entidad contratar y la Entidad no inicia una nueva
licitación, se podrá iniciar un nuevo proceso por esta modalidad de selección, dentro de
los cuatro meses siguientes a la declaratoria de desierta, caso en el cual sepodrá
modificar elementos de la contratación, sin que se cambie el objeto.
El desarrollo del proceso, se realizará de acuerdo al procedimiento de la menor cuantía
(Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss).
4.2.5 ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección.
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección.
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de selección.
La enajenación de bienes del Estado se adelantará conforme a las disposiciones del
Título III, Capítulo VII del Decreto 734 de 2012.
Los estudios previos deben contener además de los requisitos mínimos del art. 2.1.2 del
Dto. 734/12 el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta.
Existen tres mecanismos de enajenación:
-
Enajenación directa por oferta en sobre cerrado (Dto. 734/12, art. 3.7.2.1).
Enajenación directa a través de subasta pública (Dto. 734/12, art. 3.7.2.2).
Enajenación a través de promotores, banqueros de inversión, martillo,
bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros
commodities u otros profesionales idóneos (Dto. 734/12, art. 3.7.2.3).
Características:
No requiere del Registro único de proponentes.
51
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Se exceptúan lo establecidos en la Ley 226 de 1995 (enajenación de la
propiedad accionaria estatal).
Se debe realizar las publicaciones de que trata el Art. 2.2.5 del Decreto 734/12.
El listado de bienes a ser enajenados y la indicación del precio mínimo de venta
de cada uno de ellos podrá ser publicado por la entidad y su intermediario en un
diario de amplia circulación nacional.
Enajenación de propiedad accionaria estatal. (L-226/95, art. 20)
4.2.6 ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIÓN
AGROPECUARIA QUE SE OFREZCAN EN LAS BOLSAS DE PRODUCTOS
LEGALMENTE CONSTITUIDAS
El artículo 2, numeral 2, literal f) de la Ley 1150/07 contempla la adquisición de estos
productos a través de la causal de selección abreviada.
(art. 3.2.1.2.1 y ss Dto. 734/12)
De manera preliminar, debe verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de selección
La adquisición de estos productos de origen o destinación agropecuaria a través de
bolsas de productos se regirá por lo dispuesto en la Subsección II de la Sección I del
Capítulo II del Título III del Decreto 734 de 2012 relativo a la adquisición de bienes y
servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas
de productos. (Remisión al procedimiento por art. 3.2.1.2.1 Dto. 734/12)
No requiere de la publicación del procedimiento en el SECOP, conforme lo dispone el
parágrafo 3 del art. 2.2.5 del Decreto 734/12. “No se harán las publicaciones a que se
refiere el presente artículo, en los procesos de selección de adquisición de productos de
origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos (…) ni la
operación que se realice a través de bolsas de productos.” Esta última operación hace
referencia a la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización por parte de las entidades a través del procedimiento
de adquisición en bolsas de productos. (Numeral 2 art. 2 Ley 1150/07)
No requiere del Registro único de proponentes. (Art. 6 Ley 1150/07 modificado por el
artículo 221 del Decreto 19/12)
Productos de origen o destinación agropecuaria: Se consideran los bienes y
servicios de carácter homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios,
forestales y pesqueros que no han sufrido procesos ulteriores que modifiquen
sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos
52
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser
utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran
productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los
mismos. (Artículo 3.2.5.2 Decreto 734/12).
4.2.7 CONTRATOS CON OBJETO DIRECTO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE
LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y DE LAS
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA.
El artículo 2, numeral 2, literal g) de la Ley 1150/07 contempla por la modalidad de
selección abreviada, los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales
y de las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título
enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993;
En la contratación de estas Entidades, se pueden presentar dos situaciones: (Artículo 14
Ley 1150/07, modificado por el Artículo 93 de la Ley 1474/11)
1) Se encuentran sometidas al Estatuto General de Contratación siempre que el Estado
tenga una participación en las mismas y en sus filiales superior al 50%.
2) No se encuentran sometidas al Estatuto General de Contratación aquellas empresas
industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta cuando
desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público,
nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las
disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y
comerciales, es decir, por el derecho privado. En este caso, por expresa disposición
legal contenida en el artículo 14 de la Ley 1150/07, modificado por el Artículo 93 de la
Ley 1474/11 deberán aplicar en sus contratos, los principios de la función administrativa
y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y
estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente
para la contratación estatal.
Los contratos de ciencia y tecnología que celebren estas empresas, se regirán por la
Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes, conforme lo dispone el mismo
artículo del párrafo anterior.
(art. 3.2.6.1 Dto. 734/12). Este decreto precisa que el proceso de selección aplicable
será el de selección abreviada de menor cuantía, con excepción de los contratos que a
título enunciativo identifica el Artículo 32 de la Ley 80 de 1993, como son: Obra,
Consultoria, Prestación de servicios, Concesión, Encargo fiduciario y Fiducia Pública.
•
No requiere del Registro único de proponentes. (Art. 6 Ley 1150/07 modificado
por el artículo 221 del Decreto 19/12)
•
Están empresas están exentas de publicar la información relacionada con el plan
de acción de sus proyectos de inversión. (Parágrafo Artículo 74 Ley 1474/11)
53
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
No tienen limitaciones de gastos en publicidad o difusión de campañas
institucionales cuando compitan con el sector público o privado o cuando existan
motivos de interés público en salud, pero en todo caso su ejecución deberá someterse a
los postulados de planeación, relación costo beneficio, presupuesto previo y
razonabilidad del gasto. (Parágrafo 2 Artículo 10 Ley 1474/12)
•
Pueden celebrar contratos interadministrativos por la causal de contratación
directa siempre que:
- Las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la
entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.
Excepción. No se podrán celebrar contratos interadministrativos por parte de las
sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado por la causal de
contratación directa, aún cuando el objeto del mismo tenga relación directa con el objeto
de la entidad ejecutora, en los siguientes casos:
a) contratos de obra,
b) contrato de suministro,
c) contrato de prestación de servicios de evaluación de conformidad con las normas o
reglamentos técnicos,
d) Contratos de encargos fiduciarios y fiducia pública
Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en
procesos de licitación pública o contratación abreviada. (Artículo 92 de la Ley 1474/11
que modificó el inciso primero del literal c) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150
de 2007.
4.2.8 CONTRATOS DE ENTIDADES A CARGO DE EJECUCIÓN DE PROGRAMAS
DE PROTECCIÓN DE PERSONAS AMENAZADAS, DESMOVILIZACIÓN Y
REINCORPORACIÓN, POBLACIÓN DESPLAZADA, PROTECCIÓN DE DERECHOS
HUMANOS Y POBLACIÓN CON ALTO GRADO DE EXCLUSIÓN
El artículo 2, numeral 2, literal h) de la Ley 1150/07 contempla a través de la modalidad
de selección abreviada, los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la
ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de
desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la
ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a
población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos
de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en
grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y
sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de
vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación,
resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que
demanden.
(art. 3.2.7.1 Dto. 734/12) Establece que el procedimiento aplicable es el de selección
abreviada de menor cuantía contenido en el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734/12
54
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
El artículo 5 del derogado Decreto 2025 de 2009 establecía un procedimiento en el cual
la entidad formulaba invitación a mínimo tres personas naturales o jurídicas para
presentar oferta, invitación que debía contener los criterios habilitantes, de selección y
ponderación de ofertas; posteriormente se evaluaban las oferta y se emitía un informe
de evaluación del cual se daba traslado a los proponentes para que presentaran
observaciones, la cuales se resolvían en el acto de adjudicación.
El nuevo reglamento modifica lo anterior y dispone que el procedimiento aplicable a esta
contratación es el previsto para la selección abreviada de menor cuantía, es decir, el
consagrado en el artículo 3.2.2.1 del decreto 734 de 2012.
•
Los contratos están relacionados directamente con el desarrollo o ejecución del
objeto del programa.
•
Si requiere de Registro único de proponentes.
•
Su procedimiento se regula además por el manual de contratación.
4.2.9 CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y
SEGURIDAD NACIONAL.
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de selección
VER: legislación particular del sector defensa
Regulación por art. 3.2.8.1 del Dto. 734/12.
Esta causal puede ser utilizada exclusivamente por las entidades que enuncia el
decreto:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,
Entidades del sector defensa
Agencia de Inteligencia Colombiana
Fiscalía General de la Nación
INPEC
Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC
Unidad Nacional de Protección
Registraduría Nacional del Estado Civil
Consejo Superior de la Judicatura
Igualmente, solo pueden ser contratados los bienes y servicios que taxativamente
determina el decreto, tales como:
1. Material blindado o adquisición de vehículos para blindar.
55
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
2. Materiales explosivos y pirotécnicos, materias primas para su fabricación y accesorios
para su empleo.
3. Paracaídas y equipos de salto para unidades aerotransportadas, incluidos los
necesarios para su mantenimiento.
4. Los equipos de buceo y de voladuras submarinas, sus repuestos y accesorios.
5. Los elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad en los
establecimientos de reclusión nacional del sistema penitenciario y carcelario colombiano,
tales como sistemas de seguridad, armas y equipos incluyendo máquinas de Rayos X,
arcos detectores de metales, detectores manuales de metales, visores nocturnos y
demás.
6. Los bienes y servicios requeridos por la Organización Electoral - Registraduría
Nacional del Estado Civil para la realización del proceso de modernización de la
cedulación, identificación ciudadana y aquellos que requieran las entidades del Estado
para acceder a los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, así como para la realización de las elecciones.
7. La alimentación del personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional que
comprende las raciones de campaña, el abastecimiento de las unidades en operaciones,
en áreas de instrucción y entrenamiento, cuarteles, guarniciones militares, escuelas de
formación militar y policial y cualquier tipo de instalación militar o policial; incluyendo su
adquisición, suministro, transporte, almacenamiento, manipulación y transformación, por
cualquier medio económico, técnico y/o jurídico.
8. Elementos necesarios para la dotación de vestuario o equipo individual o colectivo de
la Fuerza Pública.
9. Medicamentos e insumos médicos-quirúrgicos de estrecho margen terapéutico, para
enfermedades de alto costo.
10. La prestación de servicios médicos asistenciales y prioritarios para enfermedades de
alto costo.
11. Equipos de hospitales militares y establecimientos de sanidad del sistema de salud
de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, equipos de sanidad de campaña y
equipos militares de campaña destinados a la defensa nacional y al uso privativo de las
Fuerzas Militares.
12. El diseño, adquisición, construcción, adecuación, instalación y mantenimiento de
sistemas de tratamiento y suministro de agua potable, plantas de agua residual y de
desechos sólidos que requieran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional para el
desarrollo de la misión y funciones que les han sido asignadas por la Constitución y la
ley.
13. Los bienes y servicios que sean adquiridos con cargo a las partidas fijas o
asimiladas de las unidades militares y a las partidas presupuestales asignadas en los
rubros de apoyo de operaciones militares y policiales y comicios electorales.
56
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
14. Adquisición, adecuación de las instalaciones de la Rama Judicial, del Ministerio
Público y excepcionalmente de la Unidad Nacional de Protección, que se requieran por
motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por la autoridad
competente.
15.Adquisición de vehículos para blindar, repuestos para automotores, equipos de
seguridad, motocicletas, sistemas de comunicaciones, equipos de Rayos X de detección
de armas, de explosivos plásticos, de gases y de correspondencia, para la seguridad y
protección de los servidores y ex servidores de la Rama Judicial del Ministerio Público y
excepcionalmente del de la Unidad Nacional de Protección, que se requieran por
motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por la autoridad
competente.
16. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así
como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se
requieran, incluyendo las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos
contratos.
17. Bienes y servicios requeridos directamente para la implementación y ejecución del
Sistema Integrado de Emergencia y Seguridad (SIES) y sus Subsistemas.
Este artículo contiene además un numeral 18 que establece: “18) Los contratos a que
se refiere el artículo 3.4.1.1. del presente decreto, cuando sean celebrados por la
Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura”. Al revisar el
contenido del artículo 3.4.1.1. encontramos que el mismo hace referencia a la
expedición del acto administrativo de justificación de la contratación directa, lo cual, de
suyo permite inferir que no corresponde a una remisión correcta por parte de la norma,
sino, por el contrario, a un error de la misma.
Si se revisa el derogado Decreto 2474/08, numeral 18, artículo 53 encontramos que en
igual sentido establecía que la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la
Judicatura debían adelantar por el procedimiento de selección abreviada: “los contratos
a que se refiere el artículo 79 del presente decreto” que correspondía a la contratación
directa reservada del sector defensa y DAS.
Este artículo 79 del derogado Decreto 2474/08 hoy pareciera corresponder al artículo
3.4.2.2.1 del vigente Decreto 734 de 2012 y no al artículo 3.4.1.1, pues como se indicó,
este último hace referencia es a la expedición del acto administrativo de justificación de
la contratación directa. No obstante, será necesaria una reforma para que se modifique
o aclare este yerro.
Los bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional enlistados anteriormente,
por expresa autorización del parágrafo primero inciso segundo del artículo 3.2.8.1
pueden ser adquiridos por las entidades mencionadas anteriormente, a través del
procedimiento de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización establecido en la Sección I del
Capítulo II del Título III, específicamente el Artículo 3.2.1.1 y siguientes del Decreto
734/12, siempre que cuenten con las normas técnicas militares prescribiendo de
cualquier otra consideración.
57
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
El parágrafo segundo por su parte indica que el Instituto Nacional de Vías podrá
contratar bajo esta modalidad la adquisición de bienes y servicios para la defensa y
seguridad nacional que se requieran, siempre que el objeto de tal contratación sea para
el desarrollo del Programa de Seguridad en Carreteras y que esta adquisición se efectúe
con los recursos que administra con destinación específica para el sector defensa.
•
4.3
Requieren del Registro único de proponentes.
CONCURSO DE MÉRITOS
Modalidad prevista para la selección de Consultores, proyectos y los proyectos de
arquitectura contenidos en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80/93.
Reglamentación: Dto. 734/12, numerales 3.3.1.1 y ss
La L-1150/07 estableció en su art. 2. Numeral 3, modificado por el artículo 219 del
Decreto 19/12 esta modalidad particular para la selección de consultores o de proyectos.
La particularidad general es que estableció para este propósito un procedimiento de
convocatoria pública autónomo e independiente del de licitación, en donde se otorga
vital importancia a las condiciones del proponente y a las condiciones técnicas de la
oferta, al punto que no es posible tener como criterio de evaluación el valor ofertado
para la selección de consultores (L-1150/07, art. 5, numeral 4) “En los procesos para la
selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los
aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que
señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y
del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección
de consultores.”
La ley prevé una gran división de la modalidad según si se realiza un concurso abierto o
se realiza una precalificación. La reglamentación desarrolló estas modalidades para la
selección de consultores previendo para la precalificación la posibilidad de hacerla
mediante la conformación de una lista corta o mediante la utilización de una lista
multiusos. (Dto. 734/12, art. 3.3.1.1 y ss).
Por el contrario, para los proyectos de arquitectura previó la utilización del concurso
abierto por medio de jurados. (Dto. 734/12, art. 3.3.1.1 y ss)
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de selección
Se deberá incluir expresamente la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes (Inciso 3
58
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Art. 2.2.1 y Art. 4.1.1 y siguientes del Dcto 734/12)
MODALIDADES DE CONCURSOS DE MÉRITOS:
La reglamentación del concurso de méritos establece dos grandes modalidades: el
Concurso de méritos abierto y el Concurso de méritos con precalificación.
Los pliegos de condiciones y requerimientos técnicos deben contener lo previsto en
general para los pliegos de condiciones, pero además las modalidades propias del
concurso (ver. Dto. 734/12, art. 3.3.1.1 y ss) entre las cuales está la determinación del
tipo de propuesta técnica exigida, según las definiciones del 3.3.1.2.
•
Si la entidad suministra la metodología exacta para la ejecución de la consultoría,
así como el plan de cargas y de trabajo, se deberá exigir la presentación de
propuestas técnicas simplificadas (PTS) evento en el cual se podrá optar por la
selección a través de un concurso abierto o mediante un concurso con
precalificación. Si se opta por este último caso, se podrá conformar una lista corta
o lista multiusos.
•
Si la entidad por el contrario, no define la metodología para la ejecución de la
consultoría y los servicios requeridos pueden desarrollarse con diferentes
enfoques o metodologías, es obligatoria la presentación de una propuesta técnica
detallada (PTD) y siempre seleccionar por el sistema de precalificación con lista
corta.
Los pliegos también deben tener en cuenta:
• Previsión particular para cálculo de costos y disponibilidad presupuestal en el
concurso de méritos, dependiendo de modalidades del concurso. (Dto. 734/12,
art. 3.3.1.4)
• Ver definición de labores de asesoría y de asesoría técnica de coordinación,
control y supervisión, para diferenciarlas de los contratos de prestación de
servicios por otros procedimientos (Dto. 734/12, art. 3.3.1.1, parágrafo.)
• Designación de un comité asesor (Dto. 734/12 art. 3.3.1.5)
• Previsiones particulares sobre conflicto de intereses (Dto. 734/12, art. 3.3.1.6)
4.3.1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO:
Reglamentación: Dto. 734/08, art. 3.3.2.1)
Para el caso de proyectos de arquitectura, reglamentado por el Dto. 2326/95. Hasta
tanto no se expida el reglamento que lo modifique.
4.3.2 CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN:
(Dto. 734/12, art. 3.3.3.1 y ss)
Por regla general las Entidades utilizaran este sistema. Son objeto de selección los
servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de
1993, para labores de asesoría, coordinación, control y supervisión.
59
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
La precalificación es la conformación de una lista limitada de oferentes. Si la
precalificación se realiza para un solo concurso, se elabora una lista corta. Si la
precalificación se utiliza en varios concursos habrá una lista multiusos.
La elaboración de las listas de precalificación se realiza antes e independientemente del
proceso de concurso de méritos y para ella se acude a una solicitud de expresión de
interés (Dto. 734/12, art. 3.3.3.2).
•
•
Conformación de lista corta: Dto. 734/12, art. 3.3.3.3
Conformación de lista multiusos: Dto. 734/12, art. 3.3.3.4
El aviso de convocatoria que incluye la solicitud de manifestaciones de interés deberá
especificar los requisitos habilitantes mínimos para participar y la forma de valorar la
información allegada por los interesados con base en los siguientes criterios:
•
•
•
•
•
•
•
•
Mayores estándares de experiencia. (literal a inciso 5 Art. 3.3.3.3 Dcto 734/12)
Estructura y organización en cuanto a recursos técnicos, humanos y físicos
(literal b inciso 5 Art. 3.3.3.3 Dcto 734/12)
Capacidad intelectual.
Cumplimiento de contratos anteriores y similares
Buenas prácticas
Reconocimientos
Cualquier otro elemento de juicio para la ejecución exitosa de los servicios
El precio no será factor de calificación.
Desarrollo del procedimiento:
Ver las Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Con relación a las particularidades del concurso de méritos:
Designación del comité asesor:Jurado plural, impar deliberatorio ycalificado en el
área a contratar. A su cargo esta la conformación de la lista, evaluación y
calificación de las propuestas, verificación de la propuesta económica del
proponente ubicado en primer lugar (Art. 3.3.1.5 del Decreto 734 de 2012).
Si la Entidad no cuenta total o parcialmente con el personal idóneo que conforme el
comité asesor podrá contratar mediante prestación de servicios especializados la
integración del mencionado comité.
Descripción de etapas del concurso: Ver Art. 3.3.4.1 del Dto. 734/12
Desarrollo de proceso: Ver Art. 3.3.4.2 y ss del Dto. 734/12
Invitación a presentar propuestas: Salvo en el concurso de méritos que se realice por
concurso abierto, la Entidad, junto con la expedición del acto administrativo de apertura
enviará a los interesados incluidos en la lista corta o multiusos, una carta de invitación
para presentar propuesta, la cual será suscrita por el funcionario competente y
60
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
contendrá:
•
•
•
Nombre de la Entidad.
Fecha, hora y lugar límite para la presentación de propuestas.
Lugar físico o electrónico donde se puede consultar los pliegos de
condición y estudios previos.
Presentación de ofertas:Las propuestas técnicas y económicas se presentarán en la
misma oportunidad en sobre cerrado.
Propuesta técnica:
• Propuesta técnica detallado (PTD): Se exige cuando los servicios técnicos
son complejos y tiene impacto, magnitud y extensión importante y/o cuando
los mismos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías.
• Propuesta técnica simplificada (PTS): Cuando los servicios requeridos son
rutinarios, simples y definidos con precisión.
Propuesta económica: Los precios serán desglosados por actividades,
contendrán todos los gastos asociados al servicio y comprende:
•
Remuneración personal del consultor. (Sueldo, seguridad social y viáticos).
•
•
Gasto reembolsables indicados en los pliegos.
Gasto de insumos necesarios para realizar la labor.
•
•
Gasto de administración.
Utilidades del consultor.
•
•
Gastos contingentes.
Demás erogaciones determinadas en el pliego de condiciones
Verificación de requisitos habilitantes y evaluación: Igualmente en esta etapa se
evaluarán las circunstancias de inhabilidades e incompatibilidades de los oferentes. (Art.
3.3.4.3 Dcto 734/12)
Informe de evaluación.
Criterios para la evaluación de propuesta técnicas. (Dto. 734/12, art. 3.3.4.3)
son entre otros:
• Experiencia específica del proponente.
• Experiencia específica del equipo de trabajo
• Nivel mínimo de calidad exigido (cuando lo establezca el pliego de condiciones)
• Proporcionalidad y razonabilidad de los criterios técnicos
• Valoración del equipo de trabajo que ejecutará el contrato.
Criterios para la evaluación de propuestas económicas: (Dto. 734/12,
3.3.4.5) son entre otros:
•
•
art.
Remuneración del personal (sueldos, cargas por concepto de seguridad
social, viáticos, etc)
Gastos rembolsables
61
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
•
Gastos de adquisición de herramientas insumos (administración, utilidad,
gastos contingentes)
Desglose por actividades de los precios y de ser necesario, por moneda
nacional o extranjera)
Aquellos precios contenidos en la propuesta técnica y no en la económica se
consideran incluidos en el valor total de la propuesta.
REGLAS DE VERIFICACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA:
•
Apertura de las propuestas económicas y verificación de la misma: Una vez
concluida la evaluación técnica y obtenido el puntaje final de las propuestas, se
procederá en audiencia pública a abrir la propuesta económica del oferente con
la mayor calificación.
•
Se dará a conocer en la audiencia pública el orden de calificación de las
propuestas técnicas.
•
En presencia del proponente ubicado en el primer orden de calificación, es
abierto el sobre que contiene su propuesta económica
•
Si el valor excede la disponibilidad presupuestal, la propuesta será rechazada y
así sucesivamente según el orden de calificación técnica.
•
Posteriormente se verificará la consistencia de la propuesta técnica con la
económica.
•
Si la propuesta económica no es consistente con la técnica, se rechazará la
misma y se abrirá el sobre del proponente ubicado en el siguiente orden de
elegibilidad y así sucesivamente.
•
Se elaborará un acta con los acuerdos económicos y técnicos producto de la
revisión, los cuales deberán incluirse en el respectivo contrato. (estos aspectos
en ningún caso podrán referirse a aquellos que fueron objeto de ponderación)
•
Adjudicación: La Entidad mediante acto administrativo motivado adjudicará el
contrato o declarará desierto el proceso.
Generalidades:
Si el objeto contractual de la consultaría es complejo e involucra otros servicios o
prestaciones principales como: proyectos que incluyen diseño y construcción,
etc., está contratación deberá realizarse mediante los demás modalidades de selección.
(licitación pública y selección abreviada) (Dcto 734/12, Art. 3.3.1.1)
No se exige garantía de seriedad para la presentación de propuestas con (PTS).
(Art. 3.3.4.9 Dcto 734/12)
4.3.3 CONCURSO DE MERITO PARA SELECCIONAR INTERMEDIARIO DE
SEGUROS (Art. 3.3.5.1 Dcto 734/12)
62
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
La selección del intermediario de seguro se realizará a través del concurso de méritos
abierto, será previo la elección de la Entidad aseguradora y salvo justificación la Entidad
estatal podrá adelantar la contratación concomitantemente.
4.3.4 CONCURSO DE MÉRITOS DE ARQUITECTURA Parágrafo numeral 3.3.2.1 Dcto 734/12 y Dto. 2326/95
4.4.
CONTRATACIÓN DIRECTA
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
Condiciones generales previas a los procedimientos de selección
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de selección
Condiciones generales para la culminación de los procedimientos de
selección
Esta modalidad de selección es de carácter excepcional y se integra con algunas
causales taxativas determinas por la Ley. Por consiguiente, es importante el análisis
específico de los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección para
evaluar la justificación de acudir a la contratación directa. El art. 3.4.1.1 del Dto. 734/12
determina los eventos en los cuales es obligatoria la expedición del acto administrativo
de justificación de la contratación directa.
CAUSALES:
• L-1150/07, art. 2. Numeral 4 y Dto. 734/12, arts. 3.4.2.1.1 y ss
4.4.1 URGENCIA MANIFIESTA (Inciso 3 artículo 41 Ley 80/93, artículo 42 Ley
80/93, literal a numeral 4 artículo 2 ley 1150/07)
Tiene carácter de transitoriedad y se sustrae de la contratación cuando la continuidad
del servicio exige:
• El suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el
inmediato futuro.
• cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción
• Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos
de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden
actuaciones inmediatas.
• Cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los
procedimientos de selección.
63
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Si la situación de urgencia no permite la suscripción de contrato escrito, se podrá
prescindir de éste.
También podrá prescindirse del acuerdo acerca de la remuneración, caso en el cual se
deberá dejar constancia escrita en donde conste la autorización impartida por la entidad
estatal contratante.
Si no existe acuerdo previo sobre la remuneración del contratista que ejecutará el
contrato, aquella se acordará con posterioridad al inicio de la ejecución del contrato.
Si no se lograre el acuerdo, la contraprestación será determinada por el justiprecio
objetivo de la entidad u organismo respectivo que tenga el carácter de cuerpo
consultivo del Gobierno y, a falta de éste por un perito designado por las partes
De particular importancia resulta el análisis de la justificación y el control del acto
administrativo de urgencia manifiesta. Ver L-80/93, art. 43
Requisitos:
Situación que superen la voluntad del hombre: Todo lo que sea anormal e
imprevisible que tienda o paralizar la Entidad o el servicio que presta.
Por un tiempo determinado: Solo en la crisis.
Desarrollo:
El Representante legal de la Entidad declarará la urgencia manifiesta, por acto
administrativo motivado que hará las veces de acto que los justifica y no requiere
de estudio previo.
Se realizarán los traslados presupuéstales que se requieran dentro del
presupuesto de la Entidad.
El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta.
4.4.2 CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS
Normatividad especial:
Ley 80/93 art. 41 parágrafo 2. L-1150/07, art. 2. numeral 4. literal b); Ley 1450/11 art.
256; Dto. 2681/93, art. 30; disposiciones complementarias a la contratación ( art. 34 y
ss)
Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de
crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la
contratación directa de las mismas.
Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas
con el crédito público
No son obligatorias las garantías Artículo 5.1.8. Dcto 734/12
64
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
4.4.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
Dto. 734/12, art. 3.4.2.1.1
Las Entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, celebrará directamente
contratos interadministrativos siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan
relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus
reglamentos.
Excepción:
Se exceptúan los contratos que taxativamente se relacionan a continuación, frente a los
cuales es obligatorio que las entidades que pretendan contratar, participen en procesos
de licitación pública o contratación abreviada en igualdad de condiciones con los
particulares. Esto quiere decir, que las siguientes entidades no podrán contratar
directamente las tipologías que se indican a continuación, a través de contratos
interadministrativos.
TIPOLOGÍAS CONTRACTUALES.
ENTIDADES.
1) Instituciones de educación superior públicas
2) Sociedades de Economía Mixta con participación mayoritaria del Estado
3) Personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades
públicas,
4) Federaciones de entidades territoriales que sean las ejecutoras.
TIPOLOGÍAS
1) Obra
2) Suministro
3) Prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las Normas o
reglamentos técnicos,
4) Encargos fiduciarios
5) Fiducia pública
El inciso 2º literal c numeral 4 art. 2 ley 1150/07, modificado por el artículo 95 de la Ley
1474 de 2011. Prevé que cuando el régimen aplicable a la contratación de la entidad
ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, en todo caso la ejecución de dichos contratos
estará en todo caso sometida a esta ley.
No obstante se prevén dos excepciones que permite la aplicación de las disposiciones
del derecho privado en los siguientes casos expresamente contemplados en la ley:
1) Cuando la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector
privado 2) Cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con
el desarrollo de su actividad.
65
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Igualmente dispone esta normativa que en aquellos casos en que la entidad estatal
ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal,
no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o
jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos
que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.
Convenios interdepartamentales (Dto. 1222/86, art. 327 y ss). El artículo 329 establece
la autorización para contratar. No obstante, es necesario tener en
No será obligatoria la exigencia de garantías a que se refiere el artículo 7 de la ley
1150/07.
Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de celebrarse
por contrato interadministrativo. (Parágrafo Art. 3.4.2.1.1. Dcto 734/12.
Es obligatoria la expedición del acto administrativo de justificación de la contratación
directa, salvo:
•
Aquellos contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público con el Banco de la República. En este evento, los estudios que
soportan la contratación, no serán públicos.(Art. 3.4.1.1 Dcto 734/12)
Tener en cuenta la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado,
luego de la Constitución de 1991 (Ver capítulo AUTORIZACIONES).
Asociación entre entidades públicas (L-489/98, art. 95). Ver sentencia de exequibilidad
condicional C-671-99. Régimen de derecho privado sin perjuicio de controles de
entidades estatales.
Constitución de asociaciones y fundaciones con particulares (L-489/98, art. 96).
Convenios para la ejecución de planes y programas (L489/98, art. 107)
Contratos entre entidades territoriales para cumplimiento de funciones administrativas
(L-617/00, art. 18)
Convenios de entes territoriales. Ley 1551/12 Art. 3 parágrafo 4.
4.2.4. CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS SECTOR DEFENSA Y DAS, QUE
NECESITAN DE RESERVA PARA SU ADQUISICIÓN
Ver Legislación especial sector defensa:
Art. 3.4.2.2.1. Dcto 734/12 Contratación reservada del Sector Defensa y la Dirección
Nacional de Inteligencia
Listado taxativo:
66
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
1. Armas y sistemas de armamento mayor y menor de todos los tipos, modelos y
calibres con sus accesorios, repuestos y los elementos necesarios para la instrucción de
tiro, operación, manejo y mantenimiento de los mismos.
2. Elementos, equipos y accesorios contra motines.
3. Herramientas y equipos para pruebas y mantenimiento del material de guerra,
defensa y seguridad nacional.
4. Equipos optrónicos y de visión nocturna, sus accesorios, repuestos e implementos
necesarios para su funcionamiento.
5. Equipos y demás implementos de comunicaciones, sus accesorios, repuestos e
implementos necesarios para su funcionamiento.
6. Equipos de transporte terrestre, marítimo, fluvial y aéreo con sus accesorios,
repuestos, combustibles, lubricantes y grasas, necesarios para el transporte de personal
y material del sector defensa y de la Dirección Nacional de Inteligencia.
7. Todo tipo de naves, artefactos navales y fluviales, así como aeronaves destinadas al
servicio del ramo de defensa nacional, con sus accesorios, repuestos y demás
elementos necesarios para su operabilidad y funcionamiento.
8. Municiones, torpedos y minas de todos los tipos, clases y calibres para los sistemas
de armas y armamento mayor o menor.
9. Equipos de detección aérea, de superficie y submarinas, sus repuestos y accesorios,
equipos de sintonía y calibración para el sector defensa.
10. Equipos de inteligencia que requieran el sector defensa y la Dirección Nacional de
Inteligencia.
11. Las obras públicas cuyas características especiales tengan relación directa con la
defensa y seguridad nacionales, así como las consultorías relacionadas con las mismas,
de acuerdo con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
12. La prestación de servicios relacionados con la capacitación, instrucción y
entrenamiento militar y policial del personal de la Fuerza Pública, así como para el
diseño de estrategias relacionadas con la Defensa y/o Seguridad Nacional.
13. Los convenios de cooperación industrial y social (offset) que se celebren con los
contratistas de los bienes y servicios a que se refieren el artículo 53 y el presente
artículo, los cuales tendrán como propósito incentivar la transferencia de tecnología
tanto al sector público como al sector real, así como favorecer el desarrollo industrial y
social del país. El convenio será autónomo en relación con el contrato o contratos que
les sirven de origen en todos sus aspectos, y en él se acordarán los objetivos de
cooperación, las prestaciones mutuas que se darán las partes para la obtención del
objetivo buscado, así como las condiciones que se acuerden entre las partes, incluyendo
garantías en el evento en que se estimen necesarias. En ningún caso los convenios
supondrán compromisos presupuestales de la entidad contratante, sin perjuicio de la
realización de inversiones que resulten necesarias para materializar el objeto de la
cooperación. Se entienden incluidos dentro de la presente causal los acuerdos
67
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
derivados del convenio, tanto con la entidad transferente de tecnología, como con los
beneficiarios.
14. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así
como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se
requieran, incluyendo las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos
contratos.
15. Bienes que tengan por finalidad garantizar la vida e integridad del Comandante
Supremo de las Fuerzas Armadas de la República, tales como elementos de protección
personal; equipos de transporte de cualquier naturaleza así como sus repuestos y
mantenimiento; equipos de comunicaciones con sus accesorios, repuestos e
implementos necesarios para su funcionamiento; mantenimiento y adecuación de
instalaciones y, en general, todos aquellos servicios que para tal finalidad deban ser
adquiridos bajo esta modalidad por el Sector Defensa y la Dirección Nacional de
Inteligencia.
16. La contratación de personas naturales o jurídicas para la administración,
conservación, clasificación, ordenación, guarda y sistematización de los archivos
generales como de inteligencia que hacen parte del DAS en supresión.
Esta tipo de contratación no requiere de la obtención previa de varias ofertas y tendrá
como única consideración las condiciones del mercado.
Las condiciones técnicas de estos contratos no pueden ser reveladas y en consecuencia
se exceptúan de publicación.
4.2.5. CONTRATOS
TECNOLÓGICAS
PARA
DESARROLLO
ACTIVIDADES
CIENTÍFICAS
O
Dcto. 734/12 artículo 3.4.2.3.1.
Contratos de ciencia y tecnología (L-1150/07, art. 2. Numeral 4. Literal e), L-29/90;
Definición Dto. 591/91.
4.2.6 CONTRATO
TERRITORIALES
DE
ENCARGOS
FIDUCIARIOS
DE
LAS
ENTIDADES
De Entidades territoriales reestructuración de pasivos. Ley 550 de 1999.
4.4.7
CONTRATACIÒN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE
OFERENTES:
Análisis particularmente justificado en los estudios previos de la ausencia de oferentes.
Se consideras que no hay pluralidad de oferentes en los siguientes casos: (Dto. 734/12,
art. 3.4.2.4.1.):
68
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP.
2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular
de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su
proveedor exclusivo.
4.4.8. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO
A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO
PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES
Dto 734/12, Artículo 3.4.2.5.1.
Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se
celebrarán con personas naturales o jurídicas que estén en capacidad de desarrollar el
objeto contractual. (no requieren acto administrativo de justificación de la contratación
directa)
Los contratos de prestación de servicios para la ejecución de trabajos artísticos solo se
celebrarán con personas naturales. (requieren previamente a la celebración del contrato,
la expedición del acto administrativo de justificación de la contratación directa)
En ambos casos es necesario, antes de la celebración del contrato, que se demuestre la
idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate.
Especial análisis de justificación en estudios previos
Riesgos de implantación de nóminas paralelas en servicios prestados por
personas naturales
Dto. 1737/98. Reglamentación contratación se servicios personales ( art. 3,
modificado por el Decreto 2209/98 y art. 4 del mismo decreto, modificado por el
Decreto 2209/98 y art.1 Dcto 2785/11.
4.4.9 ARRENDAMIENTO O ADQUISICIÓN DE INMUEBLES
Dto. 734/12, 3.4.2.6.1:
Se refiere única y exclusivamente al arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles.
No aplica esta causal para los bienes muebles.
Previo las autorizaciones que correspondan las Entidades directamente adelantar la
negociación, se requiere:
•
Avalúo comercial: Que es punto de referencia para la negociación y se solicitara
al instituto Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter
privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.
Es obligatorio contar previamente a la contratación con un estudio previo, el cual deberá
contar, además de las exigencias contenidas en el artículo 2.1.1 del Dcto 734/12 las
siguientes:
Diferentes alternativas en el sector.
69
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Si existen inmuebles de similares características, deberá elegirse aquella que cuenta
con el menor costo.
Para el arrendamiento de inmuebles, la entidad podrá contratar tomando como única
consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente
varias ofertas. No obstante de esta situación deberá dejarse constancia escrita en la
carpeta del contrato
No es obligatoria la exigencia de garantías. A través de esta causal las entidades
pueden hacerse parte de proyectos inmobiliarios, caso en el cual podrán prescindir del
avalúo comercial, pero en todo caso es obligatoria la contratación en condiciones de
mercado.
Comparar las ofertas: Que cumplan con las características técnicas.
L-1150/07, art. 2. Numeral 4. literal i)
4.4.10 DESARROLLO DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA
Observado los principios de la contratación estatal, esta modalidad de selección se
adelantará de la siguiente manera, como parámetro general:
Estudios previos: Estudio de conveniencia y oportunidad, contendrá:
1. La descripción de la necesidad
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que
soportan su elección.
4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más
favorable.
6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios
de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del
ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de
aquellas.
El estudio previo constar en el expediente respectivo.
•
•
Expedir certificado de disponibilidad presupuestal.
Acto administrativo que así lo justifique: El cual se publicara en el Secop y
70
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
•
contendrá:
Solo se publicarán en el Secop el acto administrativo de justificación de la
contratación directa y el contrato. (inciso 2 parágrafo 3 art. 2.2.5 Dcto 734/12)
No serán obligatorias las garantías en los contratos cuyo valor sea inferior al 10%
de la menor cuantía. (Inc 5 art. 7 Ley 1150/07)
El acto administrativo de justificación no aplica para las siguientes causales de
contratación directa:
1.
2.
3.
Empréstitos.
La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el
Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para
su adquisición
Interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
con el Banco de la República.
Los estudios que soportan la contratación no serán publicados.
4.5. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
El procedimiento de mínima cuantía (valor menor al 10% de la menor cuantía), se
encuentra regulado en numeral 5 del art. 2 de la Ley 1150/07, adicionado por el
artículo 274 de la Ley 1450 de 2011, reglamentado en el Dto. 734/12, Artículo 3.5.1. y
ss.
•
•
•
•
•
4.6-
No se exigirá registro único de proponentes
No se podrán aplicar reglas y procedimientos establecidos para otros procesos
de selección, así como adicionar etapas, requisitos o reglas distintas a las
expresamente establecidas para esta modalidad de contratación.
No será obligatoria la exigencia de garantías. Si la entidad las solicita, deberá
justificar en el estudio previo las razones por las cuales las considera necesarias.
No se requiere de pliego de condiciones, en este caso lo que procede es una
invitación pública
No se exime la obligatoriedad del contrato escrito. En este evento el contrato lo
conforman la oferta y la aceptación de la oferta.
GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
Estas generalidades comprenden una serie de temas que son de aplicación y
observancia común para todas las modalidades de selección, salvo que la norma
expresamente disponga otra cosa:
•
•
•
Sistema Electrónico para la Contratación (SECOP)
Registro Único de Proponentes (RUP)
Manual de contratación de las entidades
Adjudicación con oferta única, Registro de Proponentes - RUP., Manual de Contratación,
Criterios para determinar la Menor Cuantía, Seguridad Social, Boletín de
Responsabilidad Fiscal, Publicación del Contrato, Capacidad Residual, Formato único
de Hoja de vida, Declaración de bienes y rentas, Certificado de antecedentes
71
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
disciplinarios expedido por la Procuraduría General y Certificado de antecedentes
expedido por el DAS, Certificado de existencia y representación para personas jurídicas
o Cédula de ciudadanía para el caso de las personas naturales, Registro único tributario
- RUT, Preferencia oferta domestica o Nacional, Libreta militar.
4.6.1 SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP)
PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN: www.contratos.gov.co
Es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que
permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la
comunidad y los órganos de control. (Título VII Dcto 734/12)
Consta de dos fases:
1) Informativa
2) Transaccional
Consultar la información sobre los procesos de contratación, demanda de bienes y
servicios, los documentos básicos de los procesos de contratación en las etapas: precontractual, contractual y post-contractual, para las modalidades:
Licitación pública.
Selección abreviada
Concurso de méritos
Contratación directa
Mínima cuantía
Regímenes especiales de contratación.
Allí se pública, entre otros: (Dto. 734/12, art 2.2.5)
•
El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la
presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la
aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.
•
El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico
en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.
•
Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior,
y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las
observaciones presentadas.
•
La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.
•
El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección,
para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.
•
La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o
multiusos del concurso de méritos o la correspondiente para la mínima cuantía.
•
El pliego de condiciones definitivo.
72
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión
de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se
presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.
•
El acto administrativo de suspensión del proceso.
•
El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.
•
Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios
previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la
indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso
de convocatoria en el caso del concurso de méritos.
•
El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de
las ofertas según el caso.
•
El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80
de 1993, así como el de concurso de méritos, el de selección abreviada y el de
mínima cuantía.
•
El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta
inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización.
•
El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación
pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de
subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando
se realiza por medios electrónicos.
•
El acto de conformación de lista corta o multiusos así como el acta de la
audiencia pública de precalificación.
•
El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no
conformación de la lista corta o multiusos.
•
El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las
cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la
información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la
ejecución contractual o con posterioridad a esta.
•
El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación
unilateral cuando hubiere lugar a ella.
La norma previó una consecuencia adversa para el encargado de realizar las
publicaciones, estableciendo que la omisión de este deber constituye
la
vulneración de los deberes funcionales de los responsables, sancionable conforme
las disposiciones del Código Disciplinario Único.
La publicación electrónica de los actos y documentos, deberá realizarse en su fecha de
expedición, o dentro de los tres días siguientes hábiles. El plazo general de su
permanencia se extenderá por tres (3) años después de la fecha de liquidación del
contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de
73
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
declaratoria de desierta según corresponda. (Parágrafo 2 artículo 2.2.4 Dto. 734/12).
4.6.2 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP)
Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artículo 29 de Dto. 393/02.
Tarifas del RUP
Decreto 734 de 2012. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150/07 en
relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para
el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio
Contará con la información relacionada a la experiencia, capacidad jurídica, financiera y
organización del proponente. La sumatoria de esta certificación se entenderá como la
capacidad máxima para contratar.
La documentación que soporta esta certificación no podrá ser solicitada por la Entidad
salvo irregularidades y justificación de la solicitud.
Cuando la Entidad observe irregularidades en el contenido de la información del registro,
solicitara la impugnación sin prestar caución y suspenderá por 30 días el proceso, el
cual se reanudara con la información certificada en el RUP y si se verifica irregularidad
de la documentación se cancelara el registro.
No requieren del Registro único de Proponentes:
Contratación directa.
Mínima cuantía
Personas naturales o jurídicas, extranjeras sin domicilio o sin sucursal en
Colombia
Prestación de servicios de salud.
Enajenación bienes del Estado.
Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan
en bolsas de productos legalmente constituidas
Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las
sociedades de economía mixta
Contratos de concesión.
Finalidad
La Entidad no exigirá en los pliegos de condiciones el aporte de información que haya
sido objeto de verificación documental por parte de las Cámaras de Comercio y que por
lo tanto reposa en el RUP referente a:
Capacidad Jurídica.
Capacidad Financiera,
Experiencia y
Organización del proponente.
Estas capacidades, experiencia y organización de los oferentes serán verificada por la
Cámara de Comercio, en el momento de la inscripción, actualización o renovación en el
Registro Único de Proponentes.
74
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
La información relacionada anteriormente es un requisito habilitante y no factor de
ponderación.
4.6.3 MANUALES DE CONTRATACIÓN
Las Entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar
con un manual de contratación, en el que se señalen as funciones internas en materia
contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o
desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de
la ejecución contractual, en los términos establecidos en el art. 8.1.11 del Decreto 734
de 2012.
4.6.4 MENORES CUANTÍAS
Criterios para determinar la menor cuantía:
PRESUPUESTO ANUAL EN SALARIOS MÍNIMOS
MENSUALES LEGALES VIGENTES
Igual o mayor a 1,200.000
Igual o mayor a 850.000 y menor a 1.200.000
Igual o mayor a 400.000 y menor a 850.000
Igual o mayor a 120.000 y menor a 400.000
Mayor a 120.000
MENOR CUANTÍA EN
S.M.M.L.V.
1000
850
650
450
280
PREFERENCIA OFERTA DOMESTICA O NACIONAL
Por regla general, cuando participan ofertas extrajeras se aplicará la Ley 816 de 2003
preferencia oferta nacional otorgando una puntuación del 10 al 20% adicional, a los
proponentes de origen Nacional.
Y se le otorga al proponente extranjero del 5 al 15% adicional, si incorpora
componente colombiano en su oferta como: Bienes, servicios, técnicos, operarios.
CAPÍTULO 5
CONTRATO ESTATAL
Instrumento por medio del cual las Entidades públicas con capacidad para contratar,
adquieren bienes, obras o servicios para satisfacer los fines estatales, la continua y
eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses
de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Los requisitos de existencia, validez y eficacia del contrato estatal se encuentran
contenidos en las normas del derecho privado tales como el derecho civil y comercial y
son:
EXISTENCIA: 1) acuerdo de voluntades. 2) Elementos esenciales (Aquellos sin los
cuales el contrato no produce efectos o deriva en otro contrato. 3) Formalidades
sustanciales. (para el caso del contrato estatal, el contrato es solemne, esto es, requiere
para su existencia de la forma escrita)
VALIDEZ: Capacidad, consentimiento exento de vicios, objeto lícito, causa lícita y la
capacidad de las partes.
75
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
EFICACIA. Aquellos necesarios para que el contrato surta efectos. Para el caso del
contrato estatal por ejemplo, el registro presupuestal, la aprobación de las garantías
entre otros.
Para conocer el Régimen legal de los contratos Estatales, debe entenderse las normas
relativas a la contratación entre particulares contenidas básicamente en la legislación
Civil y Comercial. Es decir los contratos estatales están regulados por un régimen
jurídico mixto, por un lado, las normas citadas del derecho privado y por el otro, las
contenidas en el Estatuto General de Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y decretos reglamentarios)
ESTRUCTURA
Para una mejor compresión, análisis y clasificación el contrato Estatal, este se divide en
tres partes: Titulo, Cuerpo y Cláusulas, así:
5.1
TITULO
Es el inicio del texto contractual que nos introduce en el tema del objeto, las partes que
interviene y de manera genérica lo que se pretende, dentro del cual se determinan, entre
otros aspecto:
NÚMERO:
Con la finalidad de identificación y del orden administrativo se numeran los
contratos de forma ascendente y consecutiva, a efecto de establecer la
temporalidad y secuencia de los compromisos adquiridos.
TIPOLOGÍA:
Es la nominación del contrato, a efectos de trazar un parámetro legal y
convencional, toda vez que existe diversas formas de materializar la voluntad
contractual, por lo cual se hace necesario determinar sus diferencias, a fin de
enmarcarlo dentro de los criterios normativos aplicables al mismo. En la
contratación estatal también pueden existir contratos atípicos, en el entendido de
que no se encuentran expresamente contenidos en la normatividad.
CLASES DE CONTRATOS:
Teniendo en cuenta que cada contrato tiene sus propias particularidades que le
son inherentes y que no son genéricas, se hace necesaria su clasificación a fin de
determinar las normas que le son aplicables e indirectamente distinguir su campo
de acción.
5.2
CUERPO
Esta parte del contrato contiene la cuantía, la autorización legal y capacidad jurídica de
las partes:
•
CUANTÍA
Los contratos estatales pueden ser de mayor, menor o mínima cuantía. En algunos
casos como la selección abreviada y la mínima cuantía este es el factor que permite
determinar la modalidad de selección que resulta aplicable. Así por ejemplo, la
menor cuantía determina por regla general que el procedimiento que debe utilizarse
76
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
es el de selección abreviada de menor cuantía, en tanto la mínima cuantía o también
llamada diez por ciento de la menor cuantía es la que exige la aplicación de las
normas relativas al procedimiento de mínima cuantía. Para definirlo se debe acudir al
presupuesto de la Entidad de acuerdo con las reglas previstas por la Ley 1150 de
2007 para este propósito.
•
•
CAPACIDAD JURÍDICA
Es una facultad, atributo una condición que permite a una persona natural o jurídica
adquirir derechos y obligaciones. Las personas reguladas por el derecho privado
acreditan su capacidad con la certificación de existencia y representación legal que
expide la Cámara de Comercio y según el caso la Entidad que regule al particular,
las personas naturales con su documento de identificación. En materia contractual
administrativa la capacidad equivale a la competencia.
Esta capacidad se diferencia de dos formas:
CAPACIDAD DE LA ENTIDAD:
ENTIDADES CAPACES CON PERSONERÍA JURÍDICA
La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital
y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de
municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos
públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las
sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación
superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades
descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista
dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que
ellas adopten, en todos los órdenes y niveles.
ENTIDADES CAPACES SIN PERSONERÍA JURÍDICA
No son personas jurídicas pero la Ley 80 de 1993 las habilitadas para
contratar, tales como:
El Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo
Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría
General de la República, las contralorías departamentales, distritales y
municipales, la Procuraduría General de la Nación, la Registraduría
Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos,
las superintendencias, las unidades administrativas especiales.
ENTIDADES CAPACES POR EXTENSIÓN:
Aquellas cuya capacidad no nace directamente de la Ley, sino nace por un
sistema privado, como Cooperativas, Áreas metropolitanas y Entidades de
segundo grado. Aquellos organismos o dependencias del Estado a los que
la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
•
CAPACIDAD DEL FUNCIONARIO:
Representación legal: hace referencia a las personas; la competencia del
funcionario y puede ser:
77
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
DIRECTA: En ejercicio de funciones propias.
INDIRECTA: Competencia para contratar delgada.
5.3
CLÁUSULAS
Son las normas internas del contrato y por las cuales se regularán los derechos,
obligaciones, compromisos y contraprestaciones de las partes y se clasifican en
comunes y exorbitantes:
5.3.1 COMUNES
Son las generales de los todos los contratos y se clasifican en:
•
El objeto:
Es el compromiso del contratista, bien sea la prestación de un servicio o la
entrega de un bien u obra. Debe ser completo y debe estár orientado a satisfacer
una necesidad de la Sociedad o de la Entidad.
•
El precio:
Es la contraprestación que recibe el contratista por su servicio o por el bien
entregado, generalmente es en dinero pero eventualmente podrá ser en especie.
•
Forma de pago:
Será la forma acordada para que el contratista recibir la contraprestación
económica.
•
Plazo y vigencia:
Plazo: Periodo en el cual se debe cumplirse el contrato y puede ser:
Contratos de ejecución instantánea: Precios fijos.
Contratos de tracto sucesivo: Periodo prolongado de tiempo definido.
Vigencia: Es la vida jurídica del contrato, se proyecta más allá del plazo, hasta la
liquidación del contrato.
•
Garantías:
El contratista para garantizar sus obligaciones adquiridas en virtud del contrato
estatal, debe cubrir los siguientes riesgos, según el caso:
Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta
inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con
ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el
contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en
calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados
como anticipo, estos deberán tasarse en dinero en el contrato.
Devolución del pago anticipado. El amparo de devolución de pago anticipado cubre a la
entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial,
por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago
anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
78
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el
pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El
amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los
perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones
nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento
defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos
riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la
cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.
Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. El amparo
de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a
la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia
del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista
garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del
contrato amparado en el territorio nacional.
Estabilidad y calidad de la obra. El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a
la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia
de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la
obra entregada, imputables al contratista.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El amparo de
calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la
entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i)
derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él
suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato,
o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el
respectivo bien o equipo.
Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal
contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con
posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o
insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o
(ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas
en el contrato.
Los demás incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere deben
ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.
•
Derechos y deberes:
Son las prestaciones mutuas, los compromisos adquiridos por el contratista y la Entidad.
•
Liquidación:
Procedimiento mediante el cual las partes ponen fin a la relación contractual, las
partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones
derivadas de la relación contractual, con la finalidad de dar por terminada las
obligaciones de las partes.
79
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
La ley exige la liquidación de los contratos de tracto sucesivo y los dempas que lo
requieran sean objeto de liquidación. Igualmente faculta para que en esta instancia
se acuerden los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, con el
propósito de poner fin a las divergencias y poder declararse a paz y salvo.
Igualmente para la liquidación la entidad estatal deberá exigir al contratista la
extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de
la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y
accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad
civil y, en general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a
la extinción del contrato.
La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en
contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión
los
Se realizará:
• De mutuo acuerdo:
Dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o
dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la
liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración
del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto
administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la
disponga.
•
Si el contratista no se presenta la Entidad unilateralmente:
Previa notificación, si las partes no lleguen a un acuerdo la entidad tendrá la
facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.
•
Y vencido estos dos términos: La Entidad podrá liquidar de mutuo acuerdo
o unilateralmente en cualquier tiempo, dentro de los dos años siguientes.
Pasado este tiempo pierde competencia para liquidar.
•
Al acta de liquidación presta merito ejecutivo: Si en el acta no se dejan
plasmadas salvedades (inconformidades totales o parciales etc.), no será
sujeta de control judicial. Sólo podrán demandarse aquellos aspectos que se
consignaron en el acta expresamente como salvedades.
•
Ampliación de la garantía: Para cubrir las obligaciones posteriores a la
extinción del contrato, la Entidad exigirá según el caso:
a.
Estabilidad de la obra.
b.
Responsabilidad civil.
c.
Calidad del bien o servicio.
d.
Provisión de repuestos y accesorios.
e.
Salarios, prestaciones e indemnizaciones.
•
Obligatoriedad de la publicación de la liquidación: El acta de liquidación
debe ser publicada en el SECOP.
5.3.2 CLÁUSULAS ESPECIALES
80
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Transferencia tecnológica en contratos de ciencia y tecnología ( L-29/90, art. 5)
Obligación de incluir cláusula de indemnidad en todos los contratos (Dto. 734/12,
5.1.6.)
5.3.3 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES AL DERECHO COMÚN
El artículo 14 de la ley 80 de 1993 dispone que las entidades al celebrar un contrato, y
con el propósito de cumplir los fines de la contratación tendrán la dirección general y la
responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato.
Para este propósito les faculta para ejercer las siguientes facultades excepcionales al
derecho común:
1) Interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas.
(INTERPRETACIÓN UNILATERAL)
2) introducir modificaciones a lo contratado (MODIFICACIÓN UNILATERAL)
3) Cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar
unilateralmente el contrato celebrado. (TERMINACIÓN UNILATERAL)
En igual sentido el numeral 2 del mismo artículo establece que las entidades pactarán
las cláusulas excepcionales enunciadas anteriormente, y además,
4) Sometimiento a las leyes nacionales
5) Caducidad.
Tipologías contractuales en que estas cláusulas deben ser pactadas: Se entienden
incorporadas aún cuando no se consignen expresamente en el contrato.
•
•
•
•
Contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya
monopolio estatal,
Prestación de servicios públicos
Explotación y concesión de bienes del Estado. (En estos contratos además
deberá incluirse la cláusula de reversión)
Contratos de obra.
Tipologías contractuales en que las anteriores cláusulas pueden ser pactadas:
•
•
Contratos de suministro
Contratos de prestación de servicios.
Tipologías contractuales en que las anteriores cláusulas No se podrán pactar:
•
Contratos que se celebren con personas públicas internacionales, o de
cooperación, ayuda o asistencia;
81
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
•
•
•
•
•
•
Contratos interadministrativos;
Contratos de empréstito,
Contratos de donación
Contratos de arrendamiento
Contratos que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las
entidades estatales (no aplica para los siguientes contratos en donde su inclusión
es obligatoria y se entienden pactadas aún cuando no se consignen en el
contrato: Contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que
constituya monopolio estatal, prestación de servicios públicos, explotación y
concesión de bienes del Estado.
Contratos que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o
tecnológicas
Contratos de seguro tomados por las entidades estatales
Los actos administrativos mediante los cuales se declare la ocurrencia de alguna de
estas facultades excepcionales deberán reconocer y ordenar el pago de las
compensaciones e indemnizaciones a que tenga derecho el contratista.
Terminación unilateral:
Procede por eventos expresamente señaladas por el legislador. (Art. 17 Ley 80 de
1993)
Se declara mediante acto administrativo motivado
EVENTOS TAXATIVOS:
1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público
lo imponga.
2o. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o
por disolución de la persona jurídica del contratista. Sentencia C-454/94 de 20 de
octubre de 1994, M.P. Dr. Fabio Morón Díaz, '... en la medida en que la incapacidad
física permanente impida de manera absoluta el cumplimiento de las obligaciones
específicamente contractuales, cuando ellas dependan de las habilidades físicas del
contratista'. Este es el primer caso en que la ley autoriza que la ejecución del contrato
pueda continuarse con el garante de la obligación. No obstante, esta facultad de
continuar la ejecución del contrato es potestativa de la entidad contratante y depende
además de la aceptación por parte de la compañía aseguradora garante de las
obligaciones contractuales.
3o. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista. En este caso la
ejecución del contrato podrá continuarse con el garante de la obligación. Este es el
segundo caso en que la ley autoriza que la ejecución del contrato pueda continuarse
con el garante de la obligación. No obstante, como en el caso anterior, esta facultad de
continuar la ejecución del contrato es potestativa de la entidad contratante y depende
82
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
además de la aceptación por parte de la compañía aseguradora garante de las
obligaciones contractuales.
4o. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del
contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
Igualmente la Ley dispone que este mecanismo de terminación anticipada del contrato,
no podrá ser utilizado cuando se haya dado inicio al trámite concordatario. Prevé en este
evento que la ejecución del contrato se hará con sujeción a las normas sobre
administración de negocios del deudor en concordato. Igualmente establece que
corresponde a la entidad estatal contratante disponer de las medidas de inspección,
control y vigilancia necesarias que le permitan asegurar el cumplimiento del objeto
contractual e impedir la paralización del servicio.
•
Contra el acto administrativo que ordenen la terminación unilateral, procederá
el recurso de reposición, sin perjuicio de la acción contractual que puede
intentar el contratista.
Interpretación unilateral:
Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la
interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan:
1) Conducir a la paralización del contrato o
2) Conducir a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer
La entidad estatal solo se encuentra facultada para interpretar unilateralmente las
cláusulas del contrato cuando haya intentado previamente un acuerdo con el contratista.
Sólo ese intento fallido debidamente sustentado le permitirá interpretar las cláusulas o
estipulaciones objeto de controversia de mantera unilateral, lo cual hará mediante acto
administrativo debidamente motivado.
•
Contra los actos administrativos que ordenen la interpretación unilateral,
procederá el recurso de reposición, sin perjuicio de la acción contractual que
puede intentar el contratista.
Modificación unilateral:
El propósito de la utilización de esta facultad excepcional es evitar la paralización o
afectación grave del servicio público.
Se puede utilizar mientras el contrato se encuentre en ejecución.
Debe intentase previamente con el contratista modificar las cláusulas o estipulaciones
necesarias, a través de un acuerdo bilateral.
Solo cuando no se logra un acuerdo con el contratista la entidad queda facultada para
83
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
modificar el contrato, pudiendo si es del caso adicional o suprimir obras, trabajos,
suministros o servicios.
Como en todas las facultades excepcionales al derecho común, la entidad deberá
expedir un acto administrativo motivado.
La modificación unilateral obliga al contratista solo en la medida de que el valor del
contrato no se altere en un veinte (20%) o más del precio inicialmente contratado.
Si el valor de la modificación supera este límite, el contratista tendrá la facultad de no
dar cumplimiento a la modificación introducida en el acto administrativo, de manera que
renuncie a la continuación de la ejecución, sin que por ello se le generen consecuencias
adversas.
Si el contratista decide no continuar con la ejecución del contrato en el caso
expresamente previsto anteriormente, la entidad deberá ordenar la liquidación del
contrato y adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para
garantizar la terminación del objeto del mismo.
Sometimientos a la leyes Colombianas: Se utiliza para la contratación efectuada con
persona extrajeras, para puntualizar que todo el proceso de formación, ejecución,
terminación y liquidación del contrato se realizara con base en las Leyes Colombianas.
La Ley 1150 de 2007 reglamente una excepción para los contratos o convenios
financiados en su totalidad o en sumas iguales o más del 50% con fondos de los
organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, lo cuales podrá
someterse a los reglamentos de tales Entidades. Cuando el porcentaje de financiación
es inferior a este porcentaje, se deberán someter a las disposiciones de la Ley 80 de
1993.
Es importante resaltar la prohibición que tiene las Entidades públicas en celebrar
contratos o convenios con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional
para la administración o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen
los presupuestos públicos.
Caducidad:
Es la sanción más severa que se le puede imponer a un contratista, pues le genera
inhabilidad para participar en licitaciones y para celebrar contratos con las entidades
estatales. (Artículo 8 literal c) Ley 80 de 1993). Igualmente aplica para los socios de
sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, y a las
sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha
declaratoria. La inhabilidad se extiende por un término de cinco (5) años contados a
partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad.
Para su declaratoria, la cual es potestativa de la entidad, se requiere que se presenten:
Hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista,
Que el incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y
evidencie que puede conducir a su paralización.
84
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Se declara por medio de acto administrativo debidamente motivado en el cual, además
de la caducidad deberá darse por terminado el contrato y ordenarse su liquidación en el
estado en que se encuentre.
El contratista no tendrá derecho a indemnización y se hará acreedor a las sanciones e
inhabilidades previstas en esta ley.
La caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.
Medidas de control e intervención de la administración a efectos de garantizar la
ejecución del objeto contratado:
•
Intervenir el contrato a través de la posesión de la obra.
•
Continuación inmediata de la ejecución del contrato a través del garante o de otro
contratista, a quien también podrá declararse la caducidad.
La parte resolutiva de los actos administrativos que declaren la caducidad, una vez
ejecutoriados, se publicarán en el SECOP, se comunicarán a la cámara de comercio en
que se encuentre inscrito el contratista y se comunicarán a la Procuraduría General de la
Nación.
La caducidad solo puede decretarse antes del vencimiento del plazo de ejecución.
Su declaratoria no exige la imposición de multas o sanciones anteriores.
Caducidades especiales
•
Por ocultar o colaborar en el pago de la liberación de un secuestro de un
servidor público o sus familiares (L-40/93 (Estatuto contra el secuestro) o
pago de extorsión art. 25)
Modificaciones bilaterales del contrato:
• Las partes de común acuerdo deciden modificar alguna de las cláusulas o
estipulaciones del contrato.
5.4
•
Adiciones:
Plazo: Si se otorga uno mayor, debe ampliarse las garantías. Precio: No
se podrá adicionar el valor inicial del contrato en más del 50%, expresado
en SMLMV
Obligaciones: Solo cuando hay necesidad de actividades
complementarias.
•
Actas de mayores y menor cantidades: Se presenta por mayores o
menores cantidades de obra entre otros.
•
Revisión y ajuste de precios: Tiene la característica de indexación o
actualización de precios.
MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO. (Art. 17
ley 1150/07)
85
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
LAS MULTAS:
Tienen carácter eminentemente conminatorio.
Se imponen mediante acto administrativo motivado, siempre que hayan sido pactadas
en el contrato.
Requieren estar precedidas de audiencia del afectado, de forma que se garantice el
debido proceso.
Su imposición pretende exhortar al contratista a dar cumplimiento a las obligaciones
pactadas en el contrato.
Procede su imposición sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones
a cargo del contratista.
DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Se impone mediante acto administrativo motivado, con el propósito de hacer efectiva la
cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato.
Requieren estar precedidas de audiencia del afectado, de forma que se garantice el
debido proceso.
Procede su imposición por incumplimientos parciales o totales.
No exige como requisito la imposición anterior de multas.
El procedimiento específico para su imposición se encuentra contenido en el art. 86 de
la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el artículo 5.1.13 del Decreto 734 de 2012.
5.5
CLASE DE CONTRATOS
El contrato es un instrumento producto del acuerdo de voluntades, en ejercicio de la
autonomía de voluntad de las partes administración – particular, dentro de los cuales
cabe toda estipulación regida por el derecho privado y público.
De manera enunciativa se describirán los principales o recurrentes contratos que
suscribe la administración que conllevan ciertas particularidades y que a título
enunciativo describe el artículo 32 de la Ley 80/93
Contrato de obra: El objeto es la construcción, mantenimiento, instalación y, en
general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,
cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
Contrato de consultoría: Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de
inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos específicos, asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión y la
interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la
ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. (Ver parágrafo del artículo
3.3.1.1 Dcto 734/12) relativo a las labores de asesoría y de asesoría técnica de
coordinación, control y supervisión)
Contrato de prestación de servicios: Celebrado con personas jurídicas o naturales.
Son aquellos que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades
86
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Sólo podrán
celebrarse cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o
requieran conocimientos especializados.
•
•
•
•
Aseo.
Celaduría.
Mantenimiento.
Transporte entre otros
Ver artículo 3.4.2.5.1. Dcto 734/12 sobre contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos
que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. En este
último caso la modalidad de contratación es directa.
Le resultan aplicables las disposiciones previstas en la Ley 190 de 1995 y Ley 100 de
1993, entre otras:
•
•
•
•
Diligenciamiento del formato de hoja de vida.
Libreta militar para varones menores de 50 años.
Constancia de pago a la seguridad social.
Certificado de antecedentes, penales, fiscales y disciplinarios.
87
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CAPÍTULO 6
GUÍAS METODOLÓGICAS DE AUDITORÍA
CONTROL FISCAL
La Auditoría General de la República es un organismo de origen constitucional (ver
artículo 274 de la Carta Política). Mediante el Decreto 272 de 2000, se dotó de
autonomía jurídica, administrativa y presupuestal y cumple la función de vigilancia fiscal
de la Contraloría General de la República y de las contralorías departamentales y
municipales. Es decir, su función principal es determinar la responsabilidad fiscal en que
puedan incurrir los funcionarios que a su vez ejercen el control fiscal en Colombia.
El control se ejecuta de forma posterior y selectivo y está focalizado a la vigilancia de la
gestión fiscal que comprende los controles: financiero, de legalidad, de gestión, la
revisión de cuentas, evaluación del control interno, de resultados y a la verificación de la
acción programática y misional de las Entidades sujetas a su vigilancia.
El Control Fiscal sobre la contratación estatal, se regula en el Estatuto General de
Contratación de la Administrativa Pública., en el cual se determinaron una serie de
controles tales como el disciplinario (Art. 62, 63), el ciudadano (Art. 66), el control fiscal
(Art. 65), control penal (Art. 64)
El artículo 65 de la Ley 80 de 1993, precisa los momentos de intervención y oportunidad
para ejecutar el control fiscal a la contratación:
1. Una vez agotados los trámites administrativos de legalización de los contratos.
2. Control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los
mismos, para verificar que éstos se ajustaron a las disposiciones legales.
3. Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal
incluirá un control financiero, de gestión y de resultados, fundados en la
eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.
Sentencia C-623 de 1999
El control posterior tiene lugar en los siguientes momentos:
1. Una vez concluidos los trámites administrativos de legalización de los contratos,
es decir, cuando se ha perfeccionado el acuerdo de voluntades, para vigilar la
gestión fiscal de la administración y, en general, el cumplimiento de las normas y
principios que rigen la contratación estatal.
2. Igualmente, se deberá ejercer control posterior sobre las cuentas y pagos
derivados del contrato, y
3. Una vez liquidados o terminados los contratos, para ejercer un control financiero,
de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la
valoración de los costos ambientales.
88
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
El Control Fiscal debe ser oportuno, prudente y razonable para que sea efectivo. No
puede influir en la administración y decisiones de los vigilados.
La Auditoría General de la República como operador fiscal de segundo grado tiene como
misión la conservación del patrimonio del Estado, para lo cual expidió el manual del
proceso auditor, en el cual se determina el procedimiento y se reglamenta la operación
de auditaje, determinando las modalidades a través de las cuales se ejercerá la
vigilancia de la gestión fiscal.
El proceso anterior se comprende o estructura básicamente en tres etapas, precontractual, contractual y post-contractual, por tanto, al término de cada una de ellas se
puede ejercer el control fiscal respectivo, cuyas guías de auditoría se presenta a
continuación, previo un diagrama de la estructura de las guías para su fácil consulta, así:
DIAGRAMA – ESTRUCTURA DE LAS GUÍAS
En las siguientes graficas se presenta el diagrama o estructura de las guías de auditoría,
las cuales tiene por finalidad una mejor compresión y ubicación de los temas a tratar:
6.1 GUÍAS COMUNES A LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
DE CONTRATISTAS
En concordancia con el CAPÍTULO 3 sobre las condiciones comunes a las distintas
modalidades de selección, las guías generales son aplicables a los distintos
procedimientos, aunque en cada uno haya particularidades que se señalan en Capítulo
4, sobre la descripción de las distintas modalidades de selección de contratistas.
FICHAS GENERALES APLICABLES A LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS
Etapa Pre-contractual
• Guía principal sobre condiciones previas, en particular:
o Guía sobre los estudios previos
o Guía sobre los pliegos de condiciones
Etapas Contractual y Post-Contractual
• Guía sobre la fase de ejecución contractual
• Guía sobre la fase poscontractual
6.2 GUÍAS PARA LA LICITACIÓN PÚBLICA
Etapa Pre-contractual
• Guía principal sobre condiciones previas, en particular:
• Guía sobre los estudios previos
• Guía sobre los pliegos de condiciones
• Guía sobre el desarrollo del proceso licitatorio
89
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
Guía para la culminación del proceso de licitación
Etapas contractual y Post-Contractual
• Guía sobre la fase de ejecución contractual
• Guía sobre la fase poscontractual
6.3 GUÍAS PARA LA SELECCIÓN ABREVIADA
La selección abreviada comprende varios procedimientos particulares (Ver. Selección
abreviada. Las guías comprenden dos principales que serán tratadas:
• Guías para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización.
• Guías para la contratación de menor cuantía
6.3.1
GUÍAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS
TÉCNICAS
UNIFORMES
Y
DE
COMÚN
UTILIZACIÓN
Etapa Pre-Contractual
Exigencias previas a la selección:
• Guía principal sobre condiciones previas, en particular:
o Guía sobre los estudios previos
o Guía sobre los pliegos de condiciones
Especial importancia de:
•
FICHA TÉCNICA: Determina las características y especificaciones y deberá
contener: Denominación del bien o servicio, denominación técnica del bien o
servicio, unidad de medida y descripción general.
•
PARA LA BOLSA DE PRODUCTO: Se debe determinar el precio máximo de
comisión y el precio máximo de compra de los bienes a adquirir, así como todos
los pagos que ocasione las operaciones por este medio.
Desarrollo del procedimiento de adquisición de bienes de común utilización
Para el procedimiento de adquisición de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización si importar la cuantía se determinaron tres
procedimientos para su definición, somos son:
• Subasta inversa.
• Bolsa de productos.
• Acuerdo marco de precios.
Por lo anterior, está etapa la dividiremos en dos procedimientos, toda vez que el marco
90
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
precios no ha sido reglamentado, por lo que las entidades deben acudir a los
procedimientos restantes. Para el primer caso desarrollaremos la subasta inversa:
6.3.1.1
GUÍAS PARA LA SUBASTA INVERSA
• Guía para el procedimiento de subasta inversa
• Guía para la definición de subasta inversa
6.3.1.2
GUÍAS PARA ADQUISICIÓN EN BOLSAS DE PRODUCTOS
• Guía para el procedimiento de bolsa de productos
• Guía para la definición de bolsa de productos
6.3.2
GUÍAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTÍA
Etapa Pre-Contractual
Exigencias previas a la selección de mínima cuantía:
• Guía principal sobre condiciones previas, en particular:
o Guía sobre los estudios previos
o Guía sobre los pliegos de condiciones
Particular importancia de:
•
ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ECONÓMICO: Indicando la variable
utilizada para calcular el presupuesto de la contratación y su ejecución. Este
análisis debe estar soportado en el estudio de mercado.
•
MÁRGENES MÍNIMOS DE MEJORA DE LA OFERTA: Si la entidad determina
que se adjudicará mediante este método, se fijará un margen mínimo de mejora
de la oferta, mediante el cual toda oferta o lance por debajo no serán aceptable;
igualmente se determinará el tiempo o término en el cual los oferentes
presentarán nuevas ofertas.
Desarrollo del procedimiento de menor cuantía
• Guía sobre el desarrollo de la menor cuantía
Culminación del procedimiento de menor cuantía
• Guía sobre definición del procedimiento de menor cuantía
91
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
FICHAS GENERALES DE LAS DISTINTAS GUÍAS
Etapa Pre-Contractual
IDENTIFICACIÓN
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: CONDICIONES PREVIAS
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas a los procedimientos de
selección de los contratistas
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación Estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, previos o de
preparación para el proceso de selección.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
Los distintos procedimientos de
selección exigen preparación,
en aplicación del Principio de
Competencia para contratar
planeación.
Autorizaciones
Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades
Las exigencias previas son una
Estudios previos
serie de actos de obligatorio
(ver Ficha estudios previos)
cumplimiento para dar inicio o
Presupuesto
apertura a la modalidad de
Prepliegos
selección.
Pliegos de condiciones
(Ver Ficha pliegos de condiciones)
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTOS A
CONSULTAR
• Verificar la capacidad jurídica de ordenar el • Acto de nombramiento y/o
gasto.
delegación.
• Comprobar
documentalmente
la • Plan
de
compras,
existencia del plan de compras, de los
estudios
previos,
• Registro de la publicación
condiciones.
de la convocatoria en el
• Confrontar que la convocatoria se publicó
Portal
Único
de
en debida forma y dentro del término
contratación.
previsto.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
Cumplimiento de
Soporte documentales
Actos administrativos,
las exigencias
de las situaciones a
expediente o carpeta del
previas
cotejar.
proceso y
constancias.
DICTAMEN
Existencia del acto de nombramiento y/o delegación: Si __ NO __
ACTIVIDAD
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
2012
PERIODICIDAD
Anual
92
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Existencia del plan de compra, de los estudios previos, de la asignación presupuestal, de los
prepliegos de condiciones: Si __ NO __ Cuales:
Comprobación y existencia de la convocatoria pública: Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: ESTUDIOS PREVIOS
IDENTIFICACIÓN
ÁREA RESPONSABLE: Dependencia Encargada o solicitante del objeto
contractual.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos mínimos que debe contemplar un estudio previos
para los procedimientos de selección.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se cumpla con todos los actos y requerimientos para el diseño
de los estudios previos del proceso de selección.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
•
Los estudios previos son la base
del proceso de selección por lo que
su análisis es fundamental.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ACTIVIDAD
PLAN DE COMPRAS:
Estudios previos técnicos específicos
Descripción de la necesidad de contratar
Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales
y la identificación del contrato a celebrar.
Certificado de disponibilidad presupuestal: Existe
contablemente los recursos que respaldan la contratación y
en el caso de vigencias futuras debe estar soportado con
la autorización del Ministerio de Hacienda.
Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de
selección.
Análisis que soporta el valor económico: Indicando la
variable utilizada para calcular el presupuesto de la
contratación y su ejecución. Este análisis debe estar
soportado estudio de mercado.
Riesgos previsibles
Estudio de las garantías pertinentes y de su cobertura
Estudios técnicos según objeto contractual
Factores de selección: Que permitan identificar la oferta
más favorable.
PUBLICACIÓN: Los estudios previos como parte integral
de los pliegos deben ser publicados.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
93
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
• Verificar en detalle el cumplimiento de •
cada uno de los componentes de los •
• Comprobar
documentalmente
la
existencia del CDP y del análisis
•
económico
Acto de viabilidad técnica.
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
CDP, Estudio
Económico: Decreto 734 de 2012
.
estudio de mercado y
constancia de publicación.
Estudio de la conveniencia
la
• Confrontar la descripción de
necesidad, el objeto a contratar y los
factores de selección, por una parte, y
los soportes técnicos y obligaciones de
las partes.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de
Soporte documentales
Actos administrativos,
Anual
los estudios
de las situaciones a
expediente o carpeta del
previos.
cotejar
proceso de selección y
constancias o certificaciones.
DICTAMEN
Existencia del acto de viabilidad técnica: Si __ NO __
Existencia del CDP, de los estudios económicos soportados en el mercado: Si __ NO __ Cuales:
Existencia de la estudios de conveniencia y oportunidad donde este descrita la necesidad, el objeto
y los factores de selección: Si __ NO __
Se publicaron los estudios previos. Si __ NO __
MODALIDAD: VARIAS MODALIDADES DE SELECCIÓN
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: PLIEGO DE CONDICIONES
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos mínimos que debe contemplar un pliego de
condiciones.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y con todos los actos y requerimientos para el diseño de los
pliegos de condiciones.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
•
Los pliegos de condición son la
n ley del proceso, los
cuales
según la normatividad aplicable
debe contener un mínimo de
elementos que denoten su
adecuada estructura.
•
SITUACIONES A COTEJAR
Objeto del proceso de selección. Descripción del objeto,
Descripción técnica detallada del objeto o ficha técnica. El
estudio técnico es un documento separado del pliego como
ANEXO. (Salvo reserva). Igualmente, forma de pago,
Condiciones contractuales y Minuta del contrato como
ANEXO.
Requisitos de habilitación de los proponentes:
Capacidad jurídica y financiera, experiencia y organización.
94
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Los cuales se acreditan con el Registro Único de
Proponentes, mediante la inscripción y clasificación de los
proponentes
• Factores de evaluación de las ofertas: Evaluación,
Calificación, Factores de ponderación,
• MÁRGENES MÍNIMOS DE MEJORA DE LA OFERTA: Para
la subasta se determina un margen de mejora de la oferta,
mediante el cual toda oferta o lance por debajo no serán
aceptables, igualmente se determinará el tiempo o término
común donde los oferentes presentara nuevas ofertas.
Modalidad específica, etapas, cronogramas, plazos
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
NORMATIVIDAD
A CONSULTAR
• Comprobar el carácter completo y suficiente del • Anexo técnico
Ley 80 de 1993,
PLIEGO DE CONDICIONES, de conformidad con su
y minuta del
Ley 1150 de 2007
contenido
contrato.
y Decreto 734 de
2012
• Comprobar documentalmente la existencia del anexo • Pliego
de
técnico y de la minuta del contrato.
condiciones.
• Confrontar la Descripción del objeto, Fundamentos
jurídicos del proceso de selección, Presupuesto, Plazo,
Cronograma, Causales de rechazo, Principios de la
contratación, Estimación, tipificación y asignación de
riesgos previsibles,
RUP, Evaluación, Calificación, Factores
de ponderación, Forma de pago, Condiciones
contractuales y Garantías.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de los
Soporte documentales
Expediente o carpeta del
Anual
pliegos de
de las situaciones a
proceso,
condiciones.
Cotejar
pliegos de condiciones y
anexos.
DICTAMEN
Existencia del pliego: Si ____ NO ____
Existencia de los anexos: técnico y minuta del contrato: Si __ NO __
Existencia de la situaciones a cotejar: Si __ NO __ Cuales:
Se publicó los Pliegos. Si __ NO __
95
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Etapa Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES
PROCESO: CONTRACTUAL
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos contractuales.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratación
estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad del proceso contractual.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
• CONTRATO: Para que un contrato surta efectos, debe cumplirse
los requisitos de existencia, validez y eficacia de los contratos. Los
requisitos de validez son cuatro: el consentimiento exento de
Los contratos Estatales tienen
vicios, objeto lícito, causa lícita y capacidad de las partes.
Previsto
normativamente
Debe verificarse el número, clase, título, fecha de inicio y
elementos de perfeccionamiento,
terminación
y
que
sus
estipulaciones contractuales
de legalización y de ejecución,
correspondan a la esencia y naturaleza del mismo, que
los cuales son de obligatoria
no tenga vicios o constituya causales de nulidad, según los
observación, a fin de garantizar
la ejecución de acuerdo a los
artículos 44 al 49 de la Ley 80 de 1993. Se pública.
requerimientos previsto en la
PERFECCIONAMIENTO: Es el acuerdo de voluntades elevado
• a escrito que se verifica con la suscripción del contrato.
etapa Pre-contractual.
• Legalización del contrato
• EJECUCIÓN: Para ejecutar el contrato debe aprobarse la
garantía única que ampara los riesgos derivados del contrato y
efectuarse el registro presupuestal en concordancia con lo
establecido en el artículo 71 del Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional. Salvo contratos con vigencias futuras,
toda vez que estos debe contar con la autorización del
Ministerio de Hacienda.
• INICIO:
Debe
estar
designado/contratado
un
supervisor/interventor, quien realizará su gestión de acuerdo
con lo estipulado en el contrato, cuyos informes parciales y
finales serán examinados. Además debe suscribirse el acta de
Inicio, si el contrato así lo pactó.
OTRAS:
• VERIFICAR INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: del
contratista(s).
• COMPROBAR LA EXISTENCIA DE LA PERSONA JURÍDICA:
Nacional o extranjera y que su duración no sea inferior a la del
plazo del contrato y un año más.
• INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS: Mensualmente las
Entidades enviaran a la Cámara de Comercio de su domicilio,
la información concerniente a los contratos, su cuantía,
cumplimiento, multas, y sanciones.
• SUSTITUCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO: Para el caso del
concurso de merito, durante la ejecución de la consultoría, se
podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo con la
IDENTIFICACIÓN
96
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
autorización de la Entidad, siempre que el nuevo miembro
tenga las mismas o superiores calidades del que
reemplaza.
1.8. CESIÓN DEL CONTRATO: Con previa autorización escrita
de la Entidad contratante. En ningún caso podrá haber
cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o
unión temporal.
1.9. SEGURIDAD SOCIAL: El proponente y el contratista deben:
acreditar estar al día en el pago de la seguridad social, para
la suscripción del contrato y pagos.
1.10. PAGOS A LOS CONTRATISTAS: Verificar el pago
oportuno al contratista de acuerdo a lo estipulado, para
evitar intereses o desequilibrios y en el caso de anticipos o
pagos anticipados que los mismos no superen el 50% del
valor del contrato.
1.11. TRABAJOS ARTÍSTICOS: Para esta clase de contratos
que solo pueden encomendase a determinadas personas
naturales, se justificara dicha situación en el contrato.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Verificar la estructura básica del contrato su titulo y la
Ley 80 de 1993,
suscripción del mismo, los requisitos perfeccionamiento,
Ley 1150 de 2007
Contrato, garantía
Decreto 734 de
2012.
• Comprobar documentalmente la existencia de contrato, única, aprobación
de la garantía única
de los pagos al sistema de seguridad social,
acta de inicio.
de la publicación y la aprobación de la garantía única, y
verificando el registro presupuestal del contrato y el acta
de inicio, si así se pactó .
• Confrontar el acta de iniciación, la designación/
contratación de un supervisor/interventor, el pago del
anticipo y para efectuar pagos al contratista verificar que
esta al día en la seguridad social.
INDICADORES DE GESTIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Soporte documentales de
Contrato, comprobantes de
Anual
las situaciones a cotejar
pago y expediente y actos
administrativos.
DICTAMEN
Existencia y suscripción del contrato: Si __ NO __
Existencia del registro presupuestal, de la garantía única, de su aprobación; de los comprobantes
de pago de impuestos, pagos al Sistema de seguridad social, de anticipos y la
designación/contratación de un supervisor/interventor, con el acta de inicio: Si __ NO __ Cuales:
Se publicó el contrato Si __ NO __
DENOMINACIÓN
Cumplimiento
normativo de la etapa
contractual.
97
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Etapa Post-Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES
PROCESO: POST – CONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de Contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos post – contractuales.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación
estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad del proceso post – contractual.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
Una vez ejecutado el objeto • LIQUIDACIÓN:
Por mutuo acuerdo mediante acta o
contractual o terminado
el
unilateralmente por la Entidad mediante acto administrativo; en la
contrato, se
generan unas
liquidación se consignará el estado o porcentaje de ejecución; si
obligaciones normativas,
que
terminó normalmente o por causa imputables a la partes, fuerza
tienen por finalidad culminar todo
mayor o caso fortuito.
el ciclo contractual y verificar en
qué medida se cumplió con la • EJECUCIÓN IDÓNEA DEL CONTRATO: Verificar que el
ejecución del contrato, para dar
contratista este a paz y salvo por todo concepto relacionado con
por terminado las obligaciones
la ejecución del contrato, que las calidades y cantidades cumpla
de las partes.
con las condiciones técnicas, económicas y financieras teniendo
en cuenta los mecanismos de revisión de precios por parte de la
Entidad y si hay acuerdo que estos se haya realizado dentro de la
normatividad aplicable y no ocasiones perjuicios a la Entidad.
• AMPLIACIÓN DE GARANTÍAS: Para cubrir obligaciones
posteriores a la extinción del contrato, la Entidad la exigirá según
el caso para: Estabilidad de la obra, responsabilidad civil extracontractual, calidad del bien o servicio, previsión de repuestos y
salarios, prestaciones e indemnizaciones; en la etapa de
liquidación de contrato.
ADICIONES: Que no superen el 50% del valor inicial y
verificar la ampliación de garantías.
PUBLICACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN: Se realizará en el
SECOP – Portal Único de Contratación, bien sea el acta de
liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidación unilateral.
.
OTROS
COMPROBAR: Los motivos que dieron lugar a
desequilibrios económicos, aplicación de cláusulas
excepcionales y la utilización de mecanismos de solución
directa de controversias y en caso de incumplimiento
verificar las gestiones realizadas por la Entidad
CONTRATOS DE CONCESION: Para esta clase de contrato
verificar si se pactó cláusula de reversión.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
NORMATIVIDAD
A CONSULTAR
• Verificar el acta o el acto administrativo de liquidación, su Contrato, acta o Ley 80 de 1993,
publicación en el portal y la ampliación de garantías si es acto
Ley 1150 de 2007
procedente.
administrativo de y Decreto 734 de
• Confrontar en la liquidación si los valores y la ejecución
•
98
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
corresponden a lo contratado por la Entidad y si se impuso
multas o se hizo efectiva la cláusula penal pecuniaria por el
incumplimiento de obligaciones contractuales.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento
Soporte documentales
Contrato, acta o acto
Anual
normativo de la etapa
de las situaciones a
administrativo, constancias y el
post - contractual.
cotejar
expediente del proceso
contractual.
DICTAMEN
Existencia de la liquidación del contrato: Si __ NO __
Existencia de la ampliación de las garantías, constancia o registro de la publicación de la liquidación: Si
__ NO __ Cuales:
Existencia de la liquidación respecto a valores y ejecución contractual: Si __ NO __ Observaciones:
Existencia de multa o de la cláusula penal pecuniaria: Si __ NO __ Observaciones:
99
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
FICHAS ESPECÍFICAS DE LAS
DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIÓN
LICITACIÓN
MODALIDAD: LICITACIÓN PÚBLICA
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y desarrollo del proceso de licitación pública.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúan todos los actos de obligatoriedad, en
desarrollo de la licitación pública.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La licitación pública en su etapa Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
pre-contractual,
una
vez selección:
culminada la etapa de las
Convocatoria pública
•
Acto administrativo de apertura
exigencias previas, se inicia el
desarrollo de la licitación que
•
Pliego definitivo y adendas
consiste en la parte dinámica •
Recepción de ofertas
vez se
del proceso, que a su
•
Evaluación de ofertas
estructura en una serie de actos
Audiencia de aclaración
o
pasos
de
obligatorio
Subasta inversa dinámica
cumplimiento, para terminar con
la definición o culminación del
proceso licitatorio.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Verificar si dentro del término previsto se
• Observaciones de
Ley 80 de 1993,
presentaron las observaciones al prepliego, se
Los
oferentes
al Ley 1150 de 2007
respondieron, se realizaron las audiencias y se
prepliego y al informe y Decreto 734 de
presentaron
las observaciones al informe de De evaluación y sus 2012.
evaluación.
respuestas. Actas de
• Comprobar documentalmente la existencia de las las audiencias. Acto o
observaciones y las repuestas a las mismas para • resolución de apertura.
los prepliegos y de informe de evaluación, acto o Constancias o registros
resolución de apertura, constancias de las
de las publicaciones.
•
publicaciones de los prepliegos, pliegos definitivos Adendas.
y de la evaluación, actas de las audiencias de
Oficios o memorandos
aclaración, de riesgos y del cierre, adendas (si a
lugar)
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
de las situaciones a
memorandos, expediente o
licitación pública.
cotejar
carpeta del proceso de
licitación y constancias.
DICTAMEN
100
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolución de apertura, constancias de publicaciones,garantía, actas de las audiencias y
la designación del comité asesor
Si __ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplió términos): Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
La siguiente guía evalúa la Definición del proceso licitatorio:
MODALIDAD: LICITACIÓN PÚBLICA
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: CONCLUSIÓN
O
CULMINACIÓN
DEL
PROCESO
LICITATORIO
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definición del proceso de licitación pública.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúen todos los actos de obligatoriedad, en definición de
la licitación pública.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La Licitación pública en su
• Acto de adjudicación
proceso pre-contractual una vez
culminada la etapa de desarrollo,
• Adjudicación con oferta única
se inicia la culminación O
• Declaratoria de desierta
definición de la selección.
• Legalización del contrato
.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
Ley 80 de 1993,
• Verificar que la adjudicación se realizó en audiencia
Ley 1150 de 2007
pública, en cumplimiento al procedimiento previsto.
Comprobar documentalmente la existencia de la Resolución
de Decreto 734 de
o 2012
resolución de adjudicación con su motivación respectiva, Adjudicación
o según el caso, la declaratoria de desierta, sus Declaratoria de
respectivas publicaciones y demás documentos según
el proceso de contratación.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definición o
de las situaciones a
expediente o carpeta del
culminación de la
cotejar
proceso de licitación.
licitación pública.
DICTAMEN
Existencia de la Audiencia pública: Si __ NO __
Existencia de la Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según el caso: Si __ NO __
Cuales:
Se publicaron los documentos: SI____ NO ___
101
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
SELECCIÓN ABREVIADA
MODALIDAD: SELECCION ABREVIADA
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE
COMÚN UTILIZACIÓN
MODO: SUBASTA INVERSA
IDENTIFICACIÓN
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: DESARROLLO
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaria General – grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la selecciona abreviada.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación
estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la selección
abreviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La selección abreviada en su
proceso pre-contractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
culminada
la etapa de las selección
exigencias previas, se inicia el
•
Convocatoria pública
desarrollo de la selección que
•
Acto de apertura del proceso de selección
consiste en la parte dinámica
•
Pliego definitivo y adendas
del proceso que a su vez se
estructura en una serie de actos
Recepción de ofertas
•
o
pasos
de
obligatorio
Evaluación de ofertas
•
cumplimiento, para terminar con
la definición o culminación de la
Aspectos particulares.
modalidad de selección.
•Verificación criterios habilitantes y subsanabilidad, hasta
antes de subasta
•Único criterio de evaluación: precio
• SUBASTA INVERSA: La cual tiene definida dos
modalidades, electrónica y presencial.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
CONSULTAR
• Confirmar si dentro del término previsto se
presentaron propuestas, las observaciones al
prepliego y observaciones al informe
de
verificación.
• Comprobar documentalmente la existencia de las
propuestas, de la verificación de los requisitos
habilitantes y de la publicación de la verificación,
de las observaciones y las repuestas a las mismas
para los prepliegos, acto o resolución de apertura,
constancia de la publicación de los pliegos
definitivos y de la
evaluación, actas de las
audiencias de aclaración, de riesgos y del cierre,
adendas (si aplica) y oficio o memorando de
designación del comité asesor.
• Observaciones de los
oferentes al prepliego
y al
informe
de
verificación
y
sus
respuestas.
• Actas
de
las
audiencias.
• Acto o resolución de
apertura.
• Constancias
o
registros
de
las
publicaciones.
• Adendas
o
• Oficios
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
Decreto 734 de 2012
102
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
• Confrontar si al cronograma previsto para la
memorandos.
selección abreviada, se le dio estricto cumplimiento • Verificación
de
requisitos habilitantes.
o si se emitieron adendas y estas ajustaron el
cronograma
INDICADORES DE GESTIÓN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
de las situaciones a
memorandos, expediente o carpeta
selección
Cotejar
del proceso de selecciona
abreviada.
abreviada y constancias.
DICTAMEN
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolución de apertura, garantía, constancias de publicaciones, actas de las audiencias,
y la designación del
comité asesor: Si __ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio términos): Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
DENOMINACIÓN
La siguiente guía evalúa la Definición del proceso de Selección Abreviada,
mediante Subasta Inversa:
MODALIDAD: SELECCIÓN ABREVIADA.
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y
DE COMÚN UTILIZACIÓN
MODO: SUBASTA INVERSA.
IDENTIFICACIÓN
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: DEFINICIÓN
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definición de la selección abreviada.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, en definición de la
selección abreviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La selección abreviada en su
proceso pre-contractual una vez Condiciones generales Para la culminación de
los
culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de selección
• Acto de adjudicación
se inicia la
culminación o
definición de la selección.
• Adjudicación con oferta única
• Declaratoria de desierta
• Legalización del contrato
ASPECTOS PARTICULARES:
DESARROLLO DE LA SUBASTA: Por regla general la Entidad
adelantará la subasta por medio electrónico, si no, la Entidad debe
certificar que no cuenta con la infraestructura tecnológica para ello y
procederá presencialmente
ELECTRÓNICAMENTE: Podrá utilizarse la plataforma tecnológica del
SECOP o contratar a un tercero para su realización. Debe garantizarse
lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la suscripción del contrato se podrá
realizar por este medio.
PRESENCIALMENTE: En audiencia pública.
103
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: A la mejor oferta (menor precio),
mediante resolución motivada que contendrá todo lo sucedido y la
información del procedimiento utilizado.
PUBLICACIÓN ACTO O RESOLUCIÓN DE ADJUDICACION: Indicando
el resultado
.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
A CONSULTAR
• Verificar que la adjudicación se realizó en cumplimiento
a los procedimientos previstos.
Resolución
adjudicación
declaratoria
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
De Decreto 734 de 2012
De
• Comprobar documentalmente la existencia de la
resolución de adjudicación o la declaratoria de desierta desierta.
con su motivación respectiva y de los demás
documentos según el tipo y clase de contratación.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definición o
de las situaciones a
expediente o carpeta del
culminación de la
cotejar
proceso de selección
selección abreviada.
abreviada.
DICTAMEN
Existencia de la audiencia pública: Si __ NO
Existencia de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según el caso: Si __ NO __
Cuáles:
Existencia de la publicación de los documentos. Si __ NO__
Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
Desarrollo del procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios de
Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización, mediante la Bolsa
de Productos:
MODALIDAD: SELECCIONA ABREVIADA
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y
DE COMÚN UTILIZACIÓN
MODO: BOLSA DE PRODUCTOS
IDENTIFICACIÓN
PROCESO: PRE-CONTRACTUAL
ETAPA: DESARROLLO
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la selección abreviada.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratación
estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la selección
abreviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La selecciona abreviada en su
proceso precontractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
culminada
la
etapa
de
las selección
•
exigencias previas, se inicia el
Convocatoria pública
104
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
desarrollo de la selección que
•
Acto de apertura del proceso de selección
consiste en la parte dinámica del
•
Pliego definitivo y adendas
proceso que a su vez se estructura
en una serie de actos o pasos de
•
Recepción de ofertas
obligatorio
cumplimiento,
para
Evaluación de ofertas
•
terminar
con
la
definición
o
culminación
Del proceso
de ASPECTOS PARTICULARES:
selección abreviada.
CONFORMACIÓN DE LA BOLSA DE PRODUCTOS.
LISTADO DE BIENES: Estandarizar, tipificar, elaborar y
actualizar un listado de bienes y servicios en una lista, de tal
manera que solo los bienes o servicios que se encuentre
dentro de la misma, podrá ser adquiridos a través vez de la
bolsa que se trate.
• PUBLICACIÓN DEL LISTADO: Se publicará y permanecer
en la página Web para el conocimiento del público.
• RUEDA DE NEGOCIOS: Podrá ser para: SELECCIÓN
OBJETIVA DEL COMISIONISTA: De acuerdo a las regla
definidas en el Decreto 734 de 2012 o para la
SELECCIÓN DEL POSTOR GANADOR: Cuando la Entidad
lo realiza directamente.
• GARANTÍA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarán
garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos.
• GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: La Entidad comitente y los
vendedores comitentes constituirán a favor del organismo de
compensación
garantía
idónea
para
asegurar
el
cumplimiento de la negociación. De acuerdo a la necesidad
la Entidad pública podrá exigir al comitente vendedor póliza
a su favor.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Verificar si dentro del término previsto se • Observaciones de los Ley 80 de 1993,
presentaron propuestas.
oferentes al prepliego y Ley 1150 de 2007
• Comprobar documentalmente la existencia de
al
informe
de Decreto 734 de 2012
las propuestas, de la verificación de los
verificación
y
sus
requisitos habilitantes y de la publicación de la
respuestas.
verificación, de las acto o resolución de • Acta de audiencia.
apertura, constancia de la publicación de los • Acto o resolución de
apertura.
pliegos definitivos y de la evaluación, actas de
las audiencias, adendas (si aplica lugar) y oficio • Constancias o registros
o memorando de designación del comité asesor
de las publicaciones.
y demás documentos de acuerdo a la clases de • Adendas
contrato.
• Oficios o memorandos.
• Confrontar si al cronograma previsto para la • Verificación
de
selección abreviada,
se le dio estricto
requisitos habilitantes.
cumplimiento o si se emitieron adendas y estas
ajustaron el cronograma.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
de las situaciones a
memorandos, expediente o
selección abreviada.
cotejar
carpeta del proceso de
selecciona abreviada y
constancias.
•
•
105
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
DICTAMEN
Existencia la resolución de apertura, garantía, constancias de publicaciones, actas de las audiencias,
y la designación del comité asesor: Si
__ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio términos): Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
La siguiente guía evalúa la Definición del proceso de Selección Abreviada,
mediante la Bolsa de Productos:
MODALIDAD: SELECCIÓN ABREVIADA.
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y
DE COMÚN UTILIZACIÓN
MODO: BOLSA DE PRODUCTOS
IDENTIFICACIÓN
PROCESO: PRE-CONTRACTUAL
ETAPA: DEFINICIÓN
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definición de la selección abreviada.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, en definición de la
selección abreviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La selección abreviada en su Condiciones generales para la culminación de los procedimientos
proceso precontractual una vez de selección:
terminada la etapa de desarrollo,
se inicia la culminación o Legalización del contrato.
definición del proceso..
ASPECTOS PARTICULARES:
• DESARROLLO DE RUEDA DE NEGOCIACION: Podrá ser
electrónica o presencial.
• RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: A la mejor oferta o
postor y comisionista (menor precio), mediante resolución
motivada que contendrá todo lo sucedido y la información
del procedimiento utilizado.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Verificar que la adjudicación se haya realizado en Resolución
de
cumplimiento de los procedimientos previstos.
adjudicación
o
de Ley 80 de 1993,
• Comprobar documentalmente la existencia de la declaratoria
resolución de adjudicación con su motivación desierta según el Ley 1150 de 2007
Decreto 734 de 2012
respectiva o según el caso la declaratoria de desierta caso.
y demás documentos de acuerdo a la clase del
contrato.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
106
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
definición o
culminación de la
selección abreviada.
de las situaciones a
cotejar
expediente o carpeta del
proceso de selección
abreviada.
DICTAMEN
Existencia de la audiencia pública: Si __ NO __
Existencia de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según el caso: Si __ NO __
Cuales:
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTÍA
MODALIDAD: SELECCION ABREVIADA
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA.
PROCESO: PRE-CONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: DESARROLLO DE MENOR CUANTÍA
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la Selecciona Abreviada.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de
la selecciona abreviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La selecciona abreviada en su
proceso precontractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
culminada la etapa de las selección
•
exigencias previas, se inicia el
Convocatoria pública
desarrollo de la selección que
Acto de apertura del proceso de selección
•
consiste en la parte dinámica
•
Pliego definitivo y adendas
del proceso que a su vez se
estructura en una serie de actos
•
Recepción de ofertas
o
pasos
de
obligatorio
Evaluación de ofertas
•
cumplimiento, para terminar con
la definición o culminación del ASPECTOS PARTICULARES:
proceso de selección.
• MANIFESTACIONES DE INTERÉS: Dentro de los 3 días
siguientes hábiles al acto de apertura, los oferentes
interesados manifestarán su interés de participar, mediante
escrito que así lo exprese, señalando las formas de
ubicación o comunicación.
LISTA DE OFERENTES: La cual se conformara con un
número máximo de 10 oferentes que manifestaron su
interés.
• AUDIENCIA DE SORTEO: En caso que el número de
oferentes que manifestaron su interés sea superior a 10 se
realiza una audiencia de sorteo para determinar el número
máximo de las lista de oferentes. Se publicará.
•
PRESENTACIÓN DE PROPUESTA: El término previsto en
el pliego se contará desde el día del sorteo si se realizó.
• SUBASTA INVERSA: Se podrá realizar así, si los pliegos lo
determinan de acuerdo al procedimiento previsto en el
Decreto 734/12.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
•
107
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CONSULTAR
• Confrontar si dentro del término previsto se • Observaciones de los
presentó propuestas, las observaciones al
oferentes al prepliego y
prepliego y al informe de verificación.
Al
informe
de
• Comprobar documentalmente la existencia
verificación
y
sus
de las propuestas, de la verificación de los
respuestas.
requisitos habilitantes o del RUP, de las • Actas de las audiencias.
observaciones y las repuestas a las mismas • Acto o resolución De
para los prepliegos, acto o resolución de
apertura.
apertura, constancia de la publicación de los • Constancias o Registros
pliegos definitivos, actas de las audiencias
de las publicaciones.
de sorteo, de riesgos y del cierre y adendas • Adendas
(si aplica) y oficio o memorando de • Oficios o memorandos.
designación del comité asesor.
• Verificación
De
• Confrontar si al cronograma previsto para la
Ley 80 de 1993,
requisitos habilitantes.
selección abreviada, se le dio
Ley 1150 de 2007
estricto
Decreto734 de 2012
cumplimiento o si se emitieron adendas y
estas ajustaron el cronograma.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Cumplimiento del
Soporte
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
documentales de
memorandos, expediente o
selección abreviada.
las situaciones a
carpeta del proceso de
de menor cuantía
cotejar
selecciona abreviada y
constancias.
DICTAMEN
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolución de apertura, constancias de publicaciones, garantía, actas de las
audiencias, la designación del
comité asesor: Si __ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio términos): Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
La siguiente guía evalúa la Definición del proceso de Selección Abreviada,
mediante el procedimiento de Menor Cuantía, así:
MODALIDAD: SELECCIÓN ABREVIADA.
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA.
IDENTIFICACIÓN
PROCESO: PRE-CONTRACTUAL
ETAPA: DEFINICIÓN DE MENOR CUANTÍA
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definición del proceso de selección abreviada
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad en definición de la
selección abreviada.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La selección abreviada en su
proceso precontractual una vez Condiciones generales
para
la
culminación
de
los
culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de selección
• Acto de adjudicación
se inicia la culminación o
108
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
definición de la selección.
•
•
•
Adjudicación con oferta única
Declaratoria de desierta
Legalización del contrato
ASPECTOS PARTICULARES:
• SUBASTA: Se realizará si se determinó en los pliegos y se
adjudicara mediante resolución que contendrá todo lo
sucedido en la misma.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Verificar que la adjudicación se realizó en • Resolución
de
cumplimiento a los procedimientos previstos.
adjudicación
o Ley 80 de 1993,
• Comprobar documentalmente la existencia de la
declaratoria
De Ley 1150 de 2007
Decreto
resolución de adjudicación o de la declaratoria de
desierta, según el 734 de
desierta, con su motivación respectiva y demás
caso.
2012
documentos exigibles de acuerdo al contrato.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definición o
de las situaciones a
expediente o carpeta del
culminación de la
cotejar
proceso de selección
selección abreviada.
abreviada.
DICTAMEN
Existencia de la audiencia pública: Si __ NO __
Existencia de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según el caso: Si __ NO __
Cuales:
Publicación de los documentos. SI__ NO__
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__
109
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CONCURSOS DE MÉRITOS
Concurso con precalificación
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
SISTEMA: PRECALIFICACIÓN
ETAPA: DESARROLLO CON PRECALIFICACIÓN
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo del
concurso de meritos mediante el sistema de precalificación.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
El concurso de meritos en su
proceso pre-contractual una vez FASE DE PRECALIFICACIÓN:
culminada la etapa de
las• DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ASESOR: El cual estará
integrado por un número plural, impar e idóneo. Si la Entidad
exigencias previas, se inicia el
no cuenta con el personal, se contratará.
desarrollo de
la
concurso
mediante
el
sistema
de  SOLICITUD DE EXPRESIONES DE INTERÉS: Se
realizará
precalificación que consiste en la
mediante convocatoria pública en el SECOP y el aviso
parte dinámica del proceso que
contendrá:
a su vez se estructura en una
1. Fecha límite para expresar interés.
serie de actos o pasos de
2. Criterios para conformar la lista.
obligatorio cumplimiento,
para
3. Determinar si es lista corta o multiusos.
terminar con la definición o
4. Indicar requisitos habilitantes.
culminación del proceso
de
5. valoración de la información allegada.
selección.
• EXPRESIÓN DE INTERÉS: Declarando que todas las
personas que integran su equipo de trabajo no está incurso
en habilidades o incompatibilidades y anexando los
documentos habilitantes.
CONFORMACIÓN DE LA LISTA: Si es corta se integrará
máximo con 6 personas para PTD, para PTS máximo con 10
y si la lista es multiusos se integrará con un mínimo de 25
personas y tendrá vigencia por seis meses. Se publicará en
el SECOP, según el caso.
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
selección
Convocatoria pública
Acto de apertura del proceso de selección
Pliego definitivo y adendas
Recepción de ofertas
Evaluación de ofertas
•
ASPECTOS PARTICULARES:
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTA TÉCNICAS. (Dto.
734/12
• APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS: En
audiencia pública se dará a conocer el orden de elegibilidad
técnica y se verificará que sea consistencia con la propuesta
económica. Se levantará una acta con los acuerdos
alcanzados por la Entidad y proponente elegido. (Dto.
110
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
734/12
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Verificar si dentro del término previsto se • Observaciones de
presentaron las observaciones al informe de
los oferentes
al
evaluación.
informe
de
• Acto o resolución
de apertura.
Ley 80 de 1993,
• Confrontar si al cronograma previsto para el
o Ley 1150 de 2007
• Constancias
concurso se le dio estricto cumplimiento.
registros de
las Decreto 734 de 2012
publicaciones.
• Adendas
• Oficios
o
memorandos.
INDICADORES DE GESTIÓN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIÓN
Cumplimiento del
Soporte
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo del
documentales de
memorandos, expediente o
concurso de méritos.
las situaciones a
carpeta del proceso del concurso
Cotejar
de méritos y constancias.
DICTAMEN
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolución de apertura, constancias de publicaciones, garantía,
la designación del comité asesor: Si __ NO __
Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio términos): Si __ NO __
Publicación de los documentos Si __ NO __ Cuales:
Existencia de los documentos exigidos. Si __ NO__ CUALES: __
DENOMINACIÓN
111
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Concurso de Méritos abierto.
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
SISTEMA: CONCURSO ABIERTO
ETAPA: DESARROLLO CONCURSO ABIERTO
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad en desarrollo del
concurso de meritos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
El Concurso de méritos, en
su proceso pre-contractual, una CONDICIONES
GENERALES
APLICABLES
A
LOS
vez culminada
la
etapa
de PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
las exigencias previas, se inicia
el desarrollo mediante el sistema
o concurso abierto que consiste
• Convocatoria pública
en
la
parte dinámica
del
• Acto de apertura del proceso de selección
proceso que a su vez se
• Pliego definitivo y adendas
estructura en una serie de actos
• Recepción de ofertas
o
pasos
de
obligatorio
• Evaluación de ofertas
cumplimiento, para terminar con ASPECTOS PARTICULARES:
la definición o culminación del
PRESENTACIÓN DE OFERTAS: Se presentará en forma
proceso de selección.
separada la técnica y la económica, está última incluirá
desglosado por actividades: 1. Remuneración del consultor y
su equipo de trabajo. 2. Gastos reembolsables indicados en
los pliegos. 3. Gasto para herramientas o insumos para la
ejecución. 4. Gastos de administración. 5. utilidad del
consultor. 5. Gasto contingentes.
Verificación de los requisitos habilitantes,
Evaluación de las propuestas técnicas y del equipo de
trabajo: el cual debe tener la capacidad real para cumplir con
las cargas y plan de trabajo.
TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACIÓN: Hasta tres
días.
APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS: En
Audiencia pública se dará a conocer el orden de elegibilidad
técnica y se verificará que sea consistencia con la propuesta
económica. Se levantara una acta con los acuerdos
alcanzados por la Entidad y proponente elegido.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
CONSULTAR
• Verificar si dentro del término previsto se • Observaciones de
presentaron las observaciones al informe de
los oferentes al
evaluación.
informe
de
• Comprobar documentalmente la existencia de las
evaluación y sus
observaciones y las repuestas a las mismas, acto o
respuestas.
resolución de apertura, constancias de las • Acto o resolución
de apertura.
publicaciones de la apertura, pliegos definitivos y
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
2012.
112
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
de la evaluación, y oficio o memorando
de • Constancias
o
designación del comité asesor.
registros de
las
• Confrontar si al cronograma previsto para el
Publicaciones.
concurso se le dio estricto cumplimiento o se
emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma • Adendas
y verificar si el oferente tiene la capacidad residual
memorandos.
suficiente.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo del
de las situaciones a
memorandos, expediente o
concurso de
cotejar
carpeta del proceso del
merito.
concurso de merito y
constancias.
DICTAMEN
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolución de apertura, constancias de publicaciones, garantía y la designación del
comité asesor: Si __ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio términos): Si __ NO
__ Publicación de los documentos Si __ NO __ Cuales:
Finalizada la etapa de Desarrollo, se culmina o define el Concurso de Méritos que
para los sistemas de Precalificación y Abierto, la guía a emplear es la misma:
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: DEFINICIÓN CONCURSOS DE MÉRITOS
SISTEMAS: PRECALIFICACIÓN Y ABIERTO
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definición del concurso de merito.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y efectué todos los actos de obligatoriedad, en definición del
concurso de méritos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
El concurso de merito en su
proceso pre-contractual una vez Condiciones generales para la culminación de los
culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de selección
• Acto de adjudicación
se inicia la culminación o
definición de la selección.
• Adjudicación con oferta única
• Declaratoria de desierta
• Legalización del contrato
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
CONSULTAR
NORMATIVIDAD
113
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
• Comprobar documentalmente la existencia de Resolución
de Ley 80 de 1993,
la resolución de adjudicación o declaratoria de Adjudicación
o Ley 1150 de 2007
desierta según el caso, con la motivación declaratoria de desierta y Decreto 734 de
respectiva, las publicaciones y los documentos según el caso y demás 2012.
necesarios de acuerdo al contrato.
documentos
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definición o culminación
de las situaciones a
expediente o carpeta del
de Concurso de méritos.
cotejar
concurso de méritos.
DICTAMEN
Existencia de la audiencia pública: Si __ NO __
Existencia de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según el caso: Si __ NO __
Cuales:
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ CUALES:__
114
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CONTRATACIÓN DIRECTA
Etapa Pre-Contractual
MODALIDAD: CONTRATACIÓN
DIRECTA PROCESO:
PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: EXIGENCIAS PREVIAS
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas
.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad previos o de
preparación para iniciar la contratación directa.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La contratación directa tiene un
proceso precontractual que se Guía principal sobre condiciones previas
estructura en tres etapas, dentro
Especialmente:
de las cuales está prevista las
Guía sobre los estudios previos
exigencias previas que consiste
en una serie de actos de
obligatorio cumplimiento
para ASPECTOS PARTICULARES:
dar inicio o apertura a la • CONVOCATORIA PÚBLICA: Solo para la venta de bienes
muebles que superen los (250) S.M.L.M.V., Los seguros de
modalidad de selección.
intermediación para bienes de carácter individual y todos los
relacionados con telecomunicaciones.
• ESTUDIO PARA LA COMPRA DE INMUEBLE: En este caso
la Entidad realizara un comparativo de inmuebles en el
mismo sector para elegir el de menor costo.
TÉRMINOS DE REFERENCIA: Aunque no se exigen
pliegos, los estudios previos definen condiciones técnicas y
económicas de los bienes o servicios solicitados
• FACTORES DE SELECCIÓN: Que permitan identificar la
oferta más favorable.
• PUBLICACIÓN: No se publicara la Contratación prevista en
los literales B y D del numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07,
ni los contratos Interadministrativos del Min. de Hacienda
con el Banco de la Republica.
•
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
• Verificar la capacidad jurídica de Estudios previos y plan de Ley 80 de 1993,
ordenar el gasto.
compras.
Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
• Comprobar
documentalmente
la
2012.
existencia de los estudios previos y la
asignación presupuestal.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de las
Soporte documentales
Actos administrativos,
Anual
exigencias previas de
de las situaciones a
expediente o carpeta del
la contratación directa.
cotejar
proceso de contratación
directa y constancias.
115
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
DICTAMEN
Existencia de los estudios previos, plan de compras y asignación presupuestal: Si __ NO __
Cuales:
Desarrollo de los procesos de contratación directa
Culminada la etapa de Exigencias previas se inicia el Desarrollo de la
Contratación Directa la cual contempla pasos o fases de estricta observación los
cuales varían de acuerdo a las causales, clases y cuantía de la contratación. La
siguiente guía describe el proceso:
MODALIDAD: CONTRATACIÓN
DIRECTA PROCESO:
PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIÓN
ETAPA: DESARROLLO CONTRATACIONES DIRECTAS
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del proceso de contratación
directa.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y se efectúe todos los actos de obligatoriedad en desarrollo de
la contratación directa.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La Contratación Directa en su • ACTO O RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DE
JUSTIFICACIÓN: Señalando la causal invocada,
proceso precontractual una vez
determinando el objeto a contratar, presupuesto para la
culminada la etapa de las
contratación, las condiciones que se exigirá a los oferentes/
exigencias previas, se inicia el
contratista e indicando el lugar donde se puede consultar los
desarrollo de la selección que
estudios previos. ESTA RESOLUCIÓN NO SE REQUIERE
consiste en la parte dinámica
PARA: Contratación prevista en los literales B y D del
del proceso que a su vez se
numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07, En los contratos
estructura en una serie de actos
Interadministrativos del Min. de Hacienda con el Banco de la
o
pasos
de
obligatorio
Republica y en los Contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión
cumplimiento, para terminar con
la definición o culminación del
proceso de selección.
• RESOLUCIÓN DE URGENCIA MANIFIESTA: Hace las
veces del acto administrativo que los justifica y para esta
causal en especial no existe ningún tipo de restricción o
exigencia previas.
• CONTRATOS SIN RESTRICCIONES: Para adquirir bienes
de carácter reservado, empréstitos, interadministrativos,
Destinación agropecuaria y de las Entidades
descentralizadas (salvo establecimientos públicos).
• OBTENCIÓN PREVIA DE OFERTAS: Todos los casos de
menor cuantía, salvo contratos reservados al sector defensa
y Das, bienes que no están en el mercado y en los
Contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión
• IDONEIDAD: Para el caso de las prestaciones de servicios
profesiones y de apoyo a la gestión debe demostrarse la
idoneidad y experiencia.
• AVALUO: Para el caso de compraventa de inmuebles se
116
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
•
•
•
•
solicitara avaluó realizado por persona idónea que a si lo
certifique. Salvo proyectos inmobiliarios donde la Entidad
sea parte.
AUTORIZACIÓN LEGAL O ESPECIAL: Para la compraventa
de inmuebles, bienes que no están en el mercado y
constitución de sociedades o asociaciones.
CONSULTA CONDICIONES DEL MERCADO: Cuando solo
se presenta una oferta, contratos intuito personae, por
necesidad inminente del servicio, o la evaluación anterior
para el caso de licitaciones declaradas desiertas.
GARANTÍA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarán
garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos. (si aplica).
BOLETÍN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: La Entidad
verificará que el contratista o proponente no este reportado.
AVISO EN LA ENTIDAD: Procede para la venta de bienes
muebles que no superen (250 SMLMV) y en los contratos
cuyo valor sea igual o superior a (100 SMLMV) y no superen
el 50% de la menor cuantía.
• VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITO HABILITANTES: La
Entidad directamente verificara todos los aspectos definidos
y exigidos en los estudios previos.
• EVALUACIÓN
•
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
• Comprobar documentalmente la existencia de acto • Acto o resolución Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
o resolución de justificación y la evaluación.
de justificación.
• Confrontar la resolución de urgencia manifiesta, la • Certificaciones
y y Decreto 734 de
2012.
certificación de idoneidad y del boletín fiscal,
demás documento
garantía, el avaluó, estudios de mercado,
de acuerdo
al
requisitos habilitantes y demás documentos
contrato.
exigibles de acuerdo a la clases o tipo de contrato
a suscribir.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN FORMA DE MEDICIÓN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
de las situaciones a
memorandos, expediente o
contratación
cotejar
carpeta de la Contratación
directa.
Directa y constancias.
DICTAMEN
Existencia la resolución de justificación, certificación de idoneidad, boletín fiscal, estudio de
mercado, garantía, demás documento exigibles de acuerdo al tipo o clase de contrato : Si __ NO
__ Cuales:
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ Cuales:
Finalizada la etapa de Desarrollo, se culmina o Define el proceso de Contratación
Directa. La siguiente guía evalúa la definición del proceso de Contratación
Directa:
MODALIDAD: CONTRATACIÓN DIRECTA
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: DEFINICIÓN
ÁREA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretaría General – Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definición del proceso de contratación
directa.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratación estatal y efectúe todos los actos de obligatoriedad en definición de la
Contratación Directa.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La Contratación Directa en su
proceso precontractual una vez Condiciones
generales
para
la
culminación
de
los
culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de selección
• Legalización del contrato
se inicia la culminación o
definición de la selección.
ASPECTOS PARTICULARES:
• RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: A la propuesta más
favorable para la Entidad. (Si aplica).
• PUBLICACIÓN DE LA HOJA DE VIDA: En los contratos de
asesoría y consultoría antes de su designación deberá
publicarse la hoja de vida de las personas a contratar en la
página Web de la Entidad y del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la Republica.
IDENTIFICACIÓN
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
• Verificar
la
adjudicación y
la Actos
administrativos,
Ley 80 de 1993,
publicación de la hoja de vida.
constancias, registros y todos los Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
• Comprobar la existencia de los documentos exigibles de acuerdo
a
la
clase
de
contrato
a
suscribir.
2012.
documentos exigibles de acuerdo al
contrato a suscribir.
INDICADORES DE GESTIÓN
DENOMINACIÓN
FORMA DE MEDICIÓN FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definición o culminación
de las situaciones a
expediente o carpeta del
de la contratación
cotejar
proceso de contratación
directa.
directa.
DICTAMEN
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato a suscribir. Si __ NO__ Cuales:
Publicación de documentos pertinentes. Si __ NO__ Cuales:
118
GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
CAPÍTULO 7
MATRIZ DE EVALUACIÓN AL DESEMPEÑO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN – INDICADORES
La matriz de evaluación se entiende como la expresión cuantitativa del
comportamiento o del desempeño de una Entidad, cuya magnitud, al ser comparada
con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se
tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.
El desempeño de una Entidad debe medirse en términos de resultados. Los
resultados se expresan en índices de gestión; a su vez, los índices de gestión son
una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una
organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades.
Un indicador es una medida de la condición de un evento en un momento
determinado, que en conjunto puede proporcionar una visión del panorama de la
situación de un proceso, son una forma clave de retroalimentar el proceso, de
monitorear el avance o ejecución de un contrato.
Los indicadores varían de acuerdo a los requerimientos de la Entidad, siendo un
tema amplio y complejo que merece un estudio pormenorizado orientado al objeto
misional de la Auditoría General de la República.
En el presente capítulo se desarrollarán indicadores básicos del comportamiento del
proceso contractual con relación al desempeño.
INDICADOR
Planeación de la
contratación
OBJETIVO
Determinar si la contratación se
realiza observando
el plan de compras de la
Entidad.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar si la contratación se realizó soportada
en plan de compras o si está
obedeció a una necesidad no planeada de la Entidad.
INDICADOR
OBJETIVO
Liquidación de
Determinar el número de contratos
contratos.
liquidados unilateralmente frente a los
liquidados de mutuo acuerdo.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar el cumplimiento de la liquidación y su publicación.
INDICADOR
OBJETIVO
Contrato de
Determinar si la contratación con
prestación de
prestación de servicios cumplió con
servicios.
todas las exigencias legales y esta
soportada documentalmente.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar los contratos de prestación de servicios que
incumpla con algún tipo de requisitos o documentación exigible
para la contratación, estableciendo un formato estándar de
verificación.
INDICADOR
OBJETIVO
Contratos
Determinar el porcentaje de contratos
adicionados en
adicionados en la vigencia con
valor
respecto al valor total de los contratos
suscritos.
FORMULA
T.C. /
C.S.P.P.
VARIABLES
T. C.: Total de contratos.
C.S.P.P.:
Contratos
soportados en
plan de compras.
UNIDAD DE MEDICIÓN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
FORMULA
C.L.U. /
C.L.M.
VARIABLES
C.L.U.: Contratos liquidados
unilateralmente.
C.L.M.: Contratos liquidados
de mutuo acuerdo.
UNIDAD DE MEDICIÓN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
FORMULA
VARIABLES
T.C.P.S. /
T.C.P.S.: Total contratos de
C.P.S.F.R.D
prestación de servicios.
C.P.S.F.R.D.: Contratos de
prestación
de
servicios
faltantes de requisitos
o
documentos.
UNIDAD DE MEDICIÓN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
FORMULA
C. A. V.:
V.T.A. / V.T.C.
VARIABLES
C.A.V.: Contratos adicionados
en valor.
V.T.A.: Valor total adición
V.T.C.: valor total contratación
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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Adecuada planeación, e identifica el grado de cumplimiento y
responsabilidad de los contratistas
INDICADOR
OBJETIVO
Contratos de
Determinar el porcentaje de contratos
Mínima cuantía
suscritos de Mínima cuantía frente al
total de los contratos suscrito en otras
modalidades de selección.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar la correcta planeación haciendo eficiente y eficaz el
proceso contractual.
UNIDAD DE MEDICIÓN
Porcentaje
PERIODICIDAD
Semestral
FORMULA
N.C.M. /
N.C.O.M.
VARIABLES
N.C.M.: Número de contratos
de Mínima cuantía.
N.C.O.M.:
Número
de
contratos otras modalidades
UNIDAD DE MEDICIÓN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
120