Análisis de Tareas Actividades y Funciones

Análisis de Tareas
Actividades y Funciones
Las personas que trabajan en la empresa y que estarán en contacto con el sistema son las
siguientes:
Directo General
Gerente de Ventas
Administrador en Sistemas
Cliente
Eduardo González Velásquez
Jesús Vargas
Benjamín Ditch
Empresa o Persona Física
De acuerdo con su participación en la empresa cada una de las personas mencionadas
anteriormente tiene una distinta perspectiva del sistema ya que sus fines no son los mismos. Sus
actividades y funciones en la empresa son distintas. A continuación se presentan las actividades y
funciones de cada participante en la empresa y como el sistema se verán afectadas en cada una de
ellas.
El Director General es el fundador de la empresa, su función ha sido durante todos estos años la
administración de empresa y de la supervisión en todas las áreas funcionales de la empresa. En
cuanto a su función como administrador se encarga de la planeación, el creo la misión y cada
cierto tiempo crea el nuevo alcance de la empresa dependiendo de las metas que se han
alcanzado. Los objetivos también se van creando dependiendo de lo que se logro en la empresa y
de las oportunidades que se presenten. También el señor Eduardo González supervisa las áreas
funcionales de la empresa como son ventas, almacén y producción. El área de ventas ha empezado
a tener problemas con sus clientes ya que muchos de ellos no se encuentran en la misma ciudad
porque a pesar de que son pocos, el proceso de ventas es más tardado. Además la empresa quiere
expandir su cartelera de clientes a otras ciudades. Para que Figdere pueda darse a conocer en
otras ciudades y que el proceso de ventas se haga más rápido. Gracias al apoyo de un Licenciado
en Mercadotecnia el Gerente General ha decidido que una muy buena solución para este
problema es la creación de una página web, en donde se cuenta con un catalogo, y un punto de
venta. El resultado de este proyecto le ayudara a la empresa a incrementar sus ventas gracias a la
publicidad que le dará la página web. Así como también el proceso de ventas a larga distancia será
más eficiente.
El Gerente de Ventas es el encargado de las ventas de la empresa. El conoce a fondo la cartelera
de clientes que maneja la empresa, lo que se refiere a que él conoce sus preferencias y la cantidad
que cada uno de ellos elige. Las ventas en la empresa han mejorado continuamente y han
alcanzado un rango que no se ha superado últimamente. Por esta razón se quieren incrementar
las ventas y la solución sería tener más clientes en otras ciudades porque tienen la posibilidad de
crecer ya que cuentan con transporte. El proyecto de la página web esta principalmente enfocado
a esta área funcional de la empresa. Con el catalogo que se presentara en la página web los
clientes podrán ver lo que la empresa Figdere les ofrece. Con el punto de venta los clientes podrán
elegir los productos que desean y pagar de una manera sencilla. El proceso de transportación
depende del área de ventas porque esta área es la que le dice al transportista lo que tiene que
transportar y el lugar de destino. El proceso de ventas será altamente influenciado gracias este
proyecto.
Por último, el Administrador de sistemas es el encargado de reparar los daños que surgen en la
empresa en el sistema que utilizan. Sin embargo cuando el problema es de gran importancia y
riesgo, el encargado llama a la empresa que le vendió el sistema para que pueda reparar los
daños. El técnico de sistemas será el encargado de arreglar algún problema que pueda surgir con
el sistema en cuanto a lo que el usuario puede hacer y no en la modificación del código y diseño
raíz. Se le dará una capacitación especial y se le proporcionara un manual para que se pueda
ayudar.
El cliente es el principal usuario del sistema porque para él va dirigido este proyecto. El cliente
normalmente tiene que hacer la compra directamente con la empresa. El proceso de ventas
consiste en base a pedidos en excepción de temporadas especiales como Navidad. El cliente da su
pedido y se elabora una orden de compra, esta se manda a producción para que se elabore lo que
se pidió. Se elabora una factura que se entrega al mismo tiempo que se entrega el producto. El
cliente les paga regularmente en efectivo. A algunos clientes se les da crédito en el que el cliente
puede pagar en cierto tiempo acordado con el vendedor, el cliente no puede hacer un nuevo
pedido hasta que pague su anterior adeudo. Con el proyecto del punto de venta que se encontrara
en la página de internet. El cliente se tiene que registrar como usuario para que pueda tener su
carrito de compras que le permitirá seleccionar cualquier artículo de su preferencia que se
encuentre en el catalogo de artículos. Al terminar de seleccionar los productos que desea comprar
automáticamente se hará una nota de venta donde se encuentran los artículos que selecciono y la
cantidad. El cliente podrá verificar o corregir lo que está en la nota de venta. Despues de autorizar
la orden de compra se envía al servidor de Figdere. La empresa le envía un correo electrónico
donde le confirma la venta y se le dice la fecha de entrega. En caso de que sea un cliente nuevo
para la empresa se le hace una llamada telefónica para verificar sus datos. El pago se tendrá que
dar en efectivo o en un cheque al momento de entregar la mercancía.
Procesos del Sistema
A continuación se presentan los procesos que involucran al sistema y las actividades que conlleva
cada uno de ellos.
Actualización del Catalogo y Promociones
Dar de alta un usuario
Compras
Transporte
De a cuerdo a las decisiones de la empresa, se
hará un catalogo que muestre los productos y
las promociones. El catalogo puede cambiar
debido a que las ventas y a los pedidos del
cliente ya que se pueden añadir productos
nuevos o eliminar los que no se venden. Las
promociones cambian debido a la estación del
año por ejemplo, las figuras decorativas
navideñas no se venden en todo el año.
Para que un cliente pueda hacer una compra
deberá registrarse como usuario de la página.
Ya que es necesario que el cliente proporcione
sus datos para que la empresa lo pueda
reconocer o añadir a su lista de clientes.
Después de registrarse, el cliente comienza a
llenar su carrito de compras en donde escoge el
producto que quiere y la cantidad del catalogo.
Al finalizar podrá ver la nota de venta donde se
encuentran los productos que selecciono y el
total. Posteriormente el cliente tiene la
posibilidad de corregirla o autorizada. Una vez
autorizada la de venta la envía al servidor de
Figdere y se le envía un correo de parte de la
empresa donde se le dice la fecha de entrega y
confirma el precio.
Ya que el cliente haya hecho su pedido, la
empresa Figdere tendrá que planear la ruta del
transportista y fijar una fecha para la entrega
de la mercancía a su cliente dependiendo de la
cantidad de producto y la distancia.
Frecuencia y Volumen de datos en cada proceso
PROCESO
Actualización del Catalogo y
Promociones
Dar de alta un usuario
Compras
FRECUENCIA DE USO
Media: La actualización del
catalogo y promociones se
hará cada cierto tiempo
aproximadamente cada 3 o 4
meses.
Media: Los clientes de estarán
dando de alta continuamente,
pero una vez que ya están en
el sistema no se necesita que
se registren de nuevo.
Alta: A pesar de que los
clientes ya estén registrados,
sus compras serán continuas y
harán un alto uso del sistema.
Tareas que un usuario podrá hacer en el sistema
VOLUMEN DE DATOS
Bastantes: La cantidad de
información que se maneja en
esta área es mucha porque es
la base donde se encuentran
sus productos
Suficientes: Los datos
necesarios del cliente como el
nombre, su dirección,
contacto, etc.
Suficientes: Los datos solo
serán la cantidad de productos
y el modelo que desean.