INFORMES DEL VENDEDOR

INFORMES DEL
VENDEDOR
SENA
ESTRUCTURAR LA FUERZA DE VENTAS
TATIANA GOMEZ
JESSICA BENJUMEA
TECNOLOGIA DE
DIRECCION EN VENTAS
297422
18/09/2012
INFORMES DEL VENDEDOR
Las empresas deben contar con unas herramientas que faciliten el control y
la evaluación del equipo de ventas, en la actualidad
con las nuevas
tecnologías los vendedores llevan soportes informáticos capaces de brindar
una exhaustiva información de los clientes y del mercado. Existen varias
formas de llevar un seguimiento o informe entre ellos tenemos:

Fichas de clientes:
Es una especie de rutero donde el vendedor debe seguir las rutas
asignadas acompañado de este tipo de documento, el vendedor debe
registrar allí los datos del cliente y su clasificación, la frecuencia de
la visita, forma de pago y plazos, fecha de la última visita realizada,
volumen de pedidos del año anterior, volumen de pedidos previstos
para este año, cantidad servida en el ultimo pedido, la gama de
productos que trabaja, cómo y en que ciudad trabaja con la
competencia y por último las observaciones. Estas fichas nos sirven
para evaluar el tiempo transcurrido durante la última visita, la
rotación del producto en ese tiempo, el comportamiento de nuestro
producto en ese periodo y lo más importante las tendencias del
mercado.

Informe diario:
Este documento se entregara diariamente por el vendedor en las
oficinas o se enviara semanalmente en caso de desplazamiento, tiene
como fin conocer la actividad diaria del vendedor, el resultado de la
gestión de ventas, el grado de cobertura de los objetivos, la gestión
de cobros realizada, los clientes nuevos, los productos vendidos y por
último las observaciones.
La nota de gastos también es muy utilizada para dar seguimiento a los
gastos del vendedor, puede ser presentado semanal, quincenal o mensual.
Permite mirar junto a los informes diarios la información recogida en uno y
otro para comprobar el grado de coherencia de las actividades, y el mismo
debe recoger las rutas seguidas, los kilómetros recorridos, el detalle de las
invitaciones con facturas incluidas y las observaciones.
También tenemos el informe mensual que realiza el jefe de ventas cada
mes y reúne las actividades generales de la fuerza de ventas, el este
informe
debe
incluirse
el
análisis
de
las
ventas
globales
del
correspondiente mes, el grado de cumplimiento de los objetivos, el
resultado de las promociones, la situación del mercado,
las promociones
locales, los objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente y por
último las tendencias del mercado tanto para le empresa como para la
competencia.
No se podría considerar el tema cerrado si no se menciona una de las
herramientas más importantes que debe saber manejar el jefe de ventas
para incrementar el rendimiento de los vendedores se debe hacer
referencia a las reuniones de trabajo que todo directivo debe saber
conducir para obtener un buen control, una mejor información y dar más
dinamismo al equipo. Aunque es un método de informe fácil y practico tiene
unos pasos como cualquier otro método para su buen desarrollo y
funcionamiento, estos son:
1. Precisar el tema:
Se debe
obtener antecedentes de información y análisis, concretar un
objetivo, preparar un guion detallado de lo que se quiere hablar en la
reunión, seleccionar algunos puntos clave de suma importancia,
definir los
conceptos y revisar las conclusiones previas acordes con el objetivo.
2. Organizar el grupo:
Se debe examinar las características individuales procurando que el
grupo este equilibrado, distribuir a los participantes de forma eficaz
de modo que todos puedan verse a la cara.
3. Planear la reunión:
Se debe preparar la introducción y la clausura, prever cómo se van a
abordar los puntos que se van a debatir,
programar algunas
preguntas, determinar los sistemas de discusión y programar los
tiempos.
4. Prevenir los detalles:
Se debe enviar la convocatoria con suficiente tiempo acompañada de
toda la información, disponer del material y la información necesaria,
preparar la sala de reuniones y comprobar todo antes de la reunión.
En su mayoría los gerentes trabajan mucho con los vendedores que no
obtienen buenos resultados y la persona que se esfuerza por dar lo mejor
de sí misma mejora con el tiempo. Además de este tipo de informes de
visitas, el vendedor tiene que ser capaz de hacer una previsión de los
resultados que obtendrá. Dependiendo del tipo de vendedor, las previsiones
son
más
o
menos
fiables.
Algunas
veces
topamos
con
personas
excesivamente optimistas, que siempre prevén unos resultados excelentes
que después no se dan, y otras, con vendedores pesimistas que normalmente
superan con diferencia sus previsiones iniciales.
A continuación aparecerá el ejemplo de un cuadro de informe mensual de un
vendedor:
Este cuadro hay que hacerlo tanto para perspectivas de venta como para
perspectivas perdidas. A primera vista puede parecer que no nos aporta
demasiada información -o como mínimo, que las conclusiones que podemos
obtener no son de gran utilidad-, pero no es así. Tened en cuenta que estos
cuadros nos proporcionan una gran cantidad de datos para analizar éxitos y
fracasos, de manera que siempre evitamos cometer los mismos errores en el
futuro.
Aparte del interés del vendedor por contar con esta información, los
informes de ventas también poseen un efecto motivador, ya que el vendedor
se da cuenta de la gran utilidad que tiene esta documentación para los
responsables de la empresa: permite conocer mejor el mercado, ajustar la
producción, afinar más los presupuestos, etc. De esta manera, como la
empresa toma conciencia de los errores que comete, intenta mejorar y, al
mismo tiempo, mejora también el servicio al cliente, que es lo que en
definitiva busca todo buen vendedor.
También podemos crear informes por medio de tablas de Excel a las que se
les da el nombre de tablas dinámicas por su facilidad de comparación entre
los vendedores, ejemplo:
En conclusión para desarrollar los anteriores métodos de informes se debe
tener unos estándares de referencia
que sirvan como elementos de
comparación para definir si esta mejor que o peor que.