control interno contable - Gobernación del Quindio

CONTROL INTERNO CONTABLE
ELABORACIÓN
Elaborado por:
REVISIÓN
Revisado por:
Norbey Valencia Roa
Jafet Flórez Penagos
Cargo: Técnico Operativo
Cargo: Asesor
APROBACIÓN
Aprobado por:
María Victoria Giraldo Londoño
Cargo: Secretaria de Despacho
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 2 de 8
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4
6. CONTENIDO..................................................................................................... 6
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 8
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 8
9. ANEXOS ............................................................................................................ 8
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 3 de 8
1. OBJETO
Lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de
las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar
razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental
cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la Administración
Departamental
3. DEFINICIONES
3.1 CONTROL INTERNO CONTABLE
Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable
con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede
otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la
prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable
3.2 RIESGO DE ÍNDOLE CONTABLE
Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos,
que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de información contable
con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
3.3 PROCESO CONTABLE
Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la
revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la
capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos del Departamento
del Quindío.
3.4 CONTROLES
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 4 de 8
Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los
eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas
requeridas para el logro de objetivos del proceso contable.
4. NORMATIVIDAD
Constitución Política de Colombia, artículos 209, 269.
- Ley 87 de 1993, artículos 1, 3, Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones.
- Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. “Por la cual se
adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual
de evaluación a la Contaduría General de la Nación.”
- Decreto 001145 de 2006. Adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI
en la Gobernación.
- Resolución 0001114 de noviembre 09 de 2009, “Por medio de la cual se adopta
las políticas y prácticas contables para la Gobernación del Quindío.
- Resolución 356 de 2007, Régimen de Contabilidad Pública.
- Resolución 357 de 2008. Adopción del procedimiento de control interno
contable.
- Resolución 1141 de 2009, por la cual se adoptan los mecanismos de control
interno contable para la Gobernación del Quindío
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera.
SUBPROCESO: Contabilidad.
5.2 INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Todos los procesos, proveedores, contratistas, normatividad
CLIENTE: Interno: Todos los procesos. Externo: Ciudadanía en general,
Contaduría General de la Nación, organismos vigilancia y control.
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 5 de 8
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
-
Carencia o falta de idoneidad del documento soporte.
Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente.
Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública.
Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC, por falta
coherencia y sistematicidad, para el hecho realizado.
Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado.
Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al
realizado.
Imputación en una cuenta o código diferentes.
Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad.
Hechos ocurridos sin registro contable.
Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad.
Información de los estados contables que no coincide con los libros de
contabilidad.
Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la
información.
Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección,
vigilancia y control.
Rendición incompleta de información contable.
Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables.
5.3.2 Puntos de control
Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y
sociales realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente
informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte
de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. (Actividad
1)
Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos, que
permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores
de información hacia el proceso contable, en forma oportuna. (Actividad 1-2-4)
Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la
responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los
soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos
rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. (Actividad 1-4)
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 6 de 8
Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones,
entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la
entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en
la entrega de la información. (Actividad 4)
Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de
toma física de inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables.
(Actividad 4)
Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración,
revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique
control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.
(Actividad 2-4)
Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes
documentales. (Actividad 5)
Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones
llevadas a cabo por el ente público. (Actividad 4)
Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y
cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la
información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones,
provisiones y amortizaciones, entre otros. (Actividad 1-2-3-4-5)
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 7 de 8
6. CONTENIDO
No.
1
2
3
4
5
6
7
DESCRIPCIÓN
Verificación de existencia y actualización
de políticas y prácticas contables.
Evaluación
de
control
interno.
Procedimientos para la captura de
ingresos, desembolsos y arqueos de
recursos.
PRODUCTOS
RESPONSABLE
TIEMPO
Ambiente de
Control
.
Contador
General
Permanen
te
Contador
General
Permanen
te
Diseño del plan de acción de contabilidad.
Seguimiento del plan de acción de las Direccionamient
metas del proceso. Actualización de
o estratégico
procedimientos
Actualización del mapa de riesgos.
Efectuar monitoreo periódico. Tomar Administración
acciones para minimizar y/o controlar
de riesgos
riesgos
Verificación de registros órdenes de pago.
Aplicación de controles de verificación y
Actividades de
confrontación de bases de datos.
control
Conciliación presupuesto / contabilidad /
tesorería
Verificar
existencia
de
soportes
documentales para validar los registros
contables.
Emisión
de
informes
Información
financieros, análisis, interpretación y
publicación.
Evaluación de desempeño de personal.
Diseño de acciones de mejora.
Autoevaluación
Contador
General
Permanen
te
Contador
General
Permanen
te
Contador
General
Permanen
te
Contador
General
Permanen
te
Aplicación y seguimiento a los planes de
mejoramiento institucional, del proceso e
individuales.
Contador
General
Permanen
te
Planes de
mejoramiento
PROCEDIMIENTO
Código: P-HAC-38
Versión: 01
Control Interno Contable
Fecha: 20/12/2011
Página 8 de 8
7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
Código
Nombre
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
Recolección
Indización
Clasificación
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
Personal
Autorizado
Tiempo de
Retención
Método
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1
8.2
8.3
8.4
Régimen Contable Público.
Políticas y prácticas contables
Manual de Evaluación de Control Interno Contable
Procedimientos.
9. ANEXOS
No aplica.