LOS ARCHIVOS-2010-2011 - Sistema de Bibliotecas
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DR. JOHN H. STINSON FERNÁNDEZ ETNÓLOGO © 2010, 2008, Copyright. Todos los derechos son del autor L OS A RCHIVOS : I NTRODUCCIÓN El vocablo archivo nos refiere a algo que esta guardado, por lo general lo que está guardo tiene alguna particularidad; algo que lo distingue, quizás esa cualidad lo hace único. El vocablo también no refiere a la idea de que aquello que está guardado posee algún tipo de organización. Existe una significativa diferencia entre aquello que está guardado de cierta manera, de acuerdo a un orden y organización; y aquello que simplemente está almacenado. Algo puede estar almacenado e inclusive, puede tener un orden y hasta identificación, pero para algo esté almacenado o depositado en un lugar, no exige la necesidad de un orden o una identidad. Sin embargo, para que algo esté archivado requiere una condición adicional que el mero depósito o almacenamiento. Para que algo esté archivado tiene que tener un mecanismo para identificarlo y tiene que pertenecer a un tipo de organización para poder así mismo, identificarlo. Los archivos pueden contener muchas cosas. En las Ciencias Humanas, por lo general estos archivos suelen contener papel de todo tipo, como registros, documentos, memorandos y manuscritos, entre otros documentos en papel. Otros archivos muchas veces contienen además de papel, objetos de todo tipo, muchas veces denominados como artefactos. Las Ciencias Antropológicas como la Etnología, la Arqueología y la Antropología Física muchas veces recopilan muchos más que datos, los que casi siempre aparecen como grandes registros en las libretas de campo, así como dibujos, trazos, mapas, fotografías y material fílmico. A los(as) antropólogos(as), como a otros(as) científicos, les gusta “recoger cosas”, recopilar objetos como artefactos,... o como restos humanos. Entonces, hay disciplinas del quehacer académico, que recopilan cosas, que obtienen o producen objetos. L OS A RCHIVOS 2 Como veremos, los archivos son mucho más y no están limitados al papel. Un archivo puede estar constituido por una o varias colecciones de objetos varios que pueden incluir desde fotografías y películas, hasta rocas, minerales, obras de arte, entre otros objetos o artefactos. En ocasiones los archivos pueden estar vinculados a los museos, en tanto a que los primeros representan un depósito catalogado y registrado de las piezas que constituyen los objetos de una colección museográfica. Así es, los museos son archivos. Las colecciones se encuentran depositadas en lugares específicos, claramente identificados y clasificados. Los museos también son espacios interactivos. Por una parte, los museos cuentan con un espacio público para que las personas conozcan sobre las cualidades, particularidades, y precisamente, aquello que hace único a un objeto, sea éste una pieza de arte o un artefacto arqueológico, o una roca de cualidades minerales específicas. Ese espacio público es uno fundamentalmente educativo. Otro espacio con el que cuentan los museos es el espacio en el que se estudian, se protegen y se guardan, de una forma muy particular, los objetos que constituyen su colección o colecciones. Los archivos, también comparten con los museos estas cualidades, aunque de una forma diferente. FIGURA 1: EXHIBICIÓN DE UNA COLECCIÓN ETNOGRÁFICA DE OBJETOS TOTÉMICOS PROPIOS DE ETNIAS BANTÚ-­‐CONGOLESAS LOCALIADAS EN ÁFRICA OCCIDENTAL. L OS A RCHIVOS 3 El término archivo se refiere al lugar, depósito, en el que se mantiene una colección o varias colecciones de registros de objetos y papel. Ese lugar no es uno cualquiera. Es un lugar de depósito, de trabajo y de conservación. Para propósitos de esta breve exposición me interesa enfatizar en un tipo específico de archivos; aquellos que depositan y custodian documentos, que en su mayoría están y tienen la forma de papel. Estos archivos, muchas veces referidos como históricos, son el resultado del ejercicio individual (personal) o institucional (una organización pública, privada, religiosa, corporativa, gubernamental) de mantener un registro escrito sobre diversos aspectos del interés del individuo o de la organización. Esos materiales escritos se caracterizan en primer lugar, por no haber sido destruidos por el/la agente que los produjo, y en segundo lugar, por haber sobrevivido el paso del tiempo; muchas veces, guardados de alguna manera que evitó su destrucción. Tales materiales escritos se refieren a uno o varios aspectos particulares del individuo o de la organización que los produjo. Por lo general, cuando estos materiales no son el resultado de la intimidad de quien los suscribió, estamos entonces hablando de algún tipo de registro. Los registros comúnmente son del tipo demográfico, pero también pueden ser, económicos, gubernamentales, botánicos, zoológicos, genéticos, arqueológicos, etnográficos, musicales, gráficos y de artes plásticas, y hasta cartográficos. Dicho todo lo anterior, los archivos son entonces, lugares edificados muy similares a los museos, pero no son museos. Son también lugares edificados muy similares a las bibliotecas. De hecho, una buena parte del mobiliario y de las salas, conocidas como salas de consultas, poseen todos los atributos y familiaridad de una biblioteca. A pesar de ello, los archivos no son bibliotecas. No operan, ni funcionan como bibliotecas, tampoco tienen como objetivo servir y operar como bibliotecas. Sin embargo, una biblioteca, puede tener una o varias colecciones que conserva y custodia como un archivo. FUNCIONES DE UN ARCHIVO Los archivos son depósitos cuyo objetivo es la curación, conservación y preservación de un material documentales o un objeto. Pero, para que exista un depósito tiene que haber objetos, en este caso, documentos, que se han colocado en ese lugar con esa finalidad. Esos documentos pueden poseer una o varias cualidades en común. Esa cualidad puede ser el resultado de su origen, o lo que se conoce como dotación (eje. donación), o puede ser el origen de la persona o institución que los originó. Los materiales documentales que se organizan con el propósito de conservarlos y preservarlos para la posteridad constituyen entonces, una colección. Una colección, como ya dije, puede ser el resultado de una donación individual a un archivo, o bien, puede ser el resultado de la acumulación de unos materiales documentales que tienen como su origen, digamos, una organización. Como mencioné en un aparte anterior, los archivos contienen materiales que se caracterizan por ser únicos. Esto quiere decir, que estos materiales no poseen duplicados. Esta es una de las diferencias más importantes que tiene un archivo con respecto a una biblioteca. Sin L OS A RCHIVOS 4 embargo, vale la pena señalar que, gracias a las tecnologías gráficas y a la digitalización electrónica, hoy es posible contar con duplicados de ciertos materiales documentales. De hecho, la digitalización no sólo ha permitido la mejor conservación de un documento o pieza1, sino que también ha permitido que el mismo, pueda circular entre otros archivos. FIGURA 2: EL MANEJO DE LAS PIEZAS DE PAPEL REQUIERE DE UN PROCEDIMIENTO SIMPLE PARA NO AÑADIR AGENTES AL PAPEL QUE ACELEREN SU DETERIORO NATURAL. UNO DE ESOS PROCEDIMIENTOS ES EL USO DE GUANTES DE ALGODÓN SIN COLORANTES Y BLANQUEADORES. TAMBIÉN, SE PREFIERE UTILIZAR EL LÁPIZ PARA TOMAR APUNTES EN VES DE UN BOLÍGRAFO. EXISTEN EN EL MERCADO BOLÍGRAFOS, ADHESIVOS, CAJAS DE ARCHIVO Y FOLIOS QUE NO CONTIENEN ÁCIDOS Y BLANQUEADORES. ESTOS INSTRUMENTOS SE UTILIZAN EN LA CONSERVACIÓN DE LAS PIEZAS DE PAPEL Y OTROS OBJETOS. En ocasiones, los archivos, como los museos, tienen como función la restauración de una o varias piezas en su colección. Los proceso de curación y conservación van de la mano. Uno 1 Se le llama pieza a todo objeto, de papel u otro material que de manera individual, forme parte de una colección. Un pedazo de papel que forme parte de una colección más amplia, se le denomina pieza. En el caso de los archivos de documentos, cada pieza de papel se le denomina también como legajo. L OS A RCHIVOS 5 es indispensable para lograr el otro. La curación se refiere a un proceso, en ocasiones simple, de limpieza química de una pieza de papel u objeto. En el caso del papel, la curación se refiere, por ejemplo, la eliminar todo objeto y particulado en el papel que se considere un agente corrosivo. Este es el caso de las grapas y presillas metálicas. La curación utiliza agentes químicos que eliminan la mayor cantidad de particulado sobre el papel que puede acelerar el proceso de corrosión y descomposición del papel. La conservación se refiere a un proceso químico, orgánico y no orgánico, que tiene como su objetivo, prolongar la integridad de la pieza u objeto, a la misma vez que desacelera su proceso natural de descomposición. La conservación protege a la pieza del contacto directo con agentes corrosivos que se encuentran hoy en nuestra atmósfera, de la humedad, de cierta cantidad de luz (de esa manera se evita la germinación de hongos) y del contacto directo con las personas. La humedad y calor de nuestros cuerpos, así como los aceites en nuestras manos, pueden ser letales para una pieza de papel o para un objeto. Hoy día la mejor manera que hay para conservar una pieza de papel (eje. documento, mapa, grabado, fotografía, dibujo) es la digitalización electrónica. Este procedimiento, inicialmente costoso, es a largo plazo, el medio más efectivo para conservar una pieza, y además, permitir el uso continuado de la información que ésta guarda. Los procesos de curación y conservación son intensos en el trabajo. O sea, son procesos manuales que requieren de mucho trabajo, y también de mucho tiempo y paciencia. La restauración es un proceso selectivo, y no siempre es posible o deseable. El proceso de restauración se refiere a la posibilidad de que una pieza de papel o un objeto (ej.; pieza de arte, edificación arquitectónica) se pueda recuperar y preservar su integridad al estado en que se encuentra o a un estadio anterior en la historia de la pieza o del objeto. Esto quiere decir, que para tomar la decisión de que una pieza de papel o un objeto puede ser restaurado, primero hay que hacer un estado detallado y exhaustivo de su integridad, de los procesos de cambio (o periodos de construcción, si fuese una edificación) y de cualquier otra variable o variables que identifiquen su integridad pasada y presente. En el caso de las piezas de papel, la restauración obedece a dos criterios. o ¿Cuál es la integridad física de la pieza? o ¿Qué es posible restaurar de la pieza, y porqué? Las piezas de papel inevitablemente acarrean consigo su eventual deterioro y su destrucción. La restauración está basada en aquellos materiales que constituyen la pieza que pueden ser conservados. Si tales materiales no pueden ser conservados, y si el costo de la restauración excede los recursos fiscales disponibles, es con toda probabilidad que la pieza de papel se de por perdida. Algo similar puede ocurrir con un objeto, como por ejemplo, una pintura, o un mural, y hasta un edificio. En este último ejemplo, las características arquitectónicas al momento de su restauración y su eventual uso como edificación, determinan en gran medida su restauración y el tipo de restauración. Lo mismo 6 L OS A RCHIVOS puede decirse de un mural. Su estado e integridad determinan qué y cuánto se puede restaurar. CATÁLOGOS E ÍNDICES Un archivo sin catálogo no es un archivo. En el mejor de los casos, es un almacén de papeles y objetos. En el peor de los casos, es un zafacón. Los materiales documentales y los objetos en un archivo son piezas y registros únicos. No hay varias copias duplicados en original del mismo. Y en el caso de que las hubiese, éstas son consideradas como piezas raras. Este puede ser el caso de una colección que incluya libros u otro material impreso. Un catálogo es un ordenamiento seriado del contenido de piezas en una colección. La definición parece simple, pero el trabajo no lo es. Veamos. FIGURA 3: GALERÍA DE ESTANTES Y TABLILLEROS CONTENIENDO DISTINTOS TIPOS DE CAJAS O ENVOLTURAS EN LAS QUE SE GUARDAN FOLIOS, PLIEGOS Y PIEZAS DE PAPEL. EL ORDENAMIENTO DE LAS CAJAS SIGUE UN ORDEN NUMÉRICO PARTICULAR DE ACUERDO A LAS CAJAS EN LA PAPELERÍA DE UNA COLECCIÓN Y A LAS MATERIAS GENERALES IDENTIFICADAS EN EL TRABAJO ARCHIVÍSTICO Y DESIGNADAS EN UN CATÁLOGO. Para poder catalogar el contenido de una colección de documentos hay que comenzar con un inventario de cada una de las piezas, pliegos, planos, libros y otros objetos que pueden constituir la colección. La colección puede ser el resultado de una donación, y como tal, existe la posibilidad de que ésta tenga un orden particular. Ese orden puede haber sido el que su dueño(a) le dio. Otras veces, el orden de los documentos obedece a las necesidades y maneras particulares que tuvo una organización o institución para mantener L OS A RCHIVOS 7 el orden del registro de sus documentos. En cualquier caso, el trabajo de organización archivística de un inventario y catálogo de una colección siempre se trata de apegar al orden de la colección recibida. El catálogo de una colección recoge los temas y materias contenidos en la colección. Estas materias pueden haber sido identificadas por el origen de la donación. Sin embargo, en la mayoría de los casos, la identificación de las materias en una colección recae en el trabajo del equipo de archivistas (o como ocurre en el caso de Puerto Rico, del(a) archivista) que pacientemente comienza a leer y clasificar el contenido general de los pliegos y piezas en una colección. La identificación de las materias en una colección puede servir para desarrollar el índice específico y particular correspondiente a una agrupación de materiales documentales en una colección. Estos índices son el resultado del trabajo archivístico tanto del archivero(a) como de las investigaciones que resultan del trabajo de historiadores(as), arqueólogos(as), etnólogos(as), etnohistoriadores(as), historiadores(as) del arte, e investigadores(as) en otras disciplinas. Las variables y categorías de análisis de una investigación identifican datos y fuentes de información contenidas en una colección que sirven para enriquecer el valor de ésta. Los(as) investigadores(as) identifican estas fuentes particulares y en algunos casos, le ceden al archivo el orden de las variables y categorías informativas encontradas para que se añadan a un catálogo o índice. Muchas veces las colecciones, sobretodo institucionales, crecen según se acumula el material documental y éste es a su vez, donado o trasladado a un archivo. Cuando esto ocurre, el catálogo que identifica y ordena las materias en esa colección se puede extender para incluir otras colecciones o lo que se denomina como fondos. Los fondos son catálogos e índices de grandes colecciones de material archivístico documental y de objetos que un archivo a acumulado a través del paso del tiempo. Este es el caso de los distintos tipos de registros (ej. demográficos, de propiedad, de leyes y reglamentos) y de otros como planos y diseños de obras públicas y edificaciones, entre otros tipos de registros cumulativos (eje. expedientes correccionales, recursos humanos, piezas). En Puerto Rico, por ejemplo, dos de los catálogos más extensos que tiene el Archivo General de Puerto Rico son: el Fondo de Registro de los Gobernadores y el Fondo de Obras Públicas. Otro fondo de mucha importancia para el trabajo archivístico e historiográfico es el Fondo de Municipios. Este último puede estar fraccionado entre el Archivo y lo que pueda tener guardado una municipalidad. LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN EN LOS ARCHIVOS Materiales utilizados para la organización, protección y conservación de documentos y objetos de archivo tienen que tener una serie de especificaciones que faciliten el depósito correcto de la pieza de papel u objeto a guardar (eje., fotografía, grabación, grabado), así como su impermeabilización y protección. Los archivos históricos pueden estar constituido 8 L OS A RCHIVOS por espectro amplio de materiales, entre los que destaca la fibra de papel, de todo tipo de manufacturas. Hay archivos que también contienen fotografías, piezas de arte (eje., pinturas, dibujos, esculturas), textiles, artefactos de todo tipo (eje., paleoantropológicos, arqueológicos y etnográficos), cuadernos, libros, grabaciones, rocas y minerales. Los archivos conservan un acervo informativo de primera mano, como son los impresos, cartas, memoranda y papeles de todo tipo. Los archivos son también espacios de conservación museográfica. Los museos son en realidad colecciones interactivas de objetos y piezas archivísticas. FIGURA 4: CAJAS DE ARCHIVO UTILIZADAS PARA GUARDAR PIEZAS DE PAPEL, OBJETOS Y LIBROS RAROS Los libros raros, los papeles, impresos y cuadernos se protegen en cajas especialmente diseñadas para reducir la transferencia natural de la humedad en un ambiente, para dispersar posibles cambios bruscos en la temperatura de un espacio y para evitar la descomposición del papel. A esos efectos, las cajas están libres del tratamiento de ácido y colorantes que se pueden transferir al documento o impreso. Las fotografías, carretes de película, objetos y artefactos de todo tipo (y tamaños) también se conservan en cajas especialmente diseñadas y tratadas con el propósito de proteger la pieza y reducir su contacto con el medio ambiente, aún cuando el espacio de éste haya sido cuidadosamente diseñado y construido con el ánimo específico de funcionar como depósito de conservación de tales materiales. Los documentos y papeles se guardan en cajas que pueden contener entre 250 y 300 piezas de papel, dependiendo del tamaño de los cartapacios o folios. Estos papeles pueden estar organizados por materia o tema. Pero en la mayoría de los casos, éstos no se están organizados de una manera específica o una secuencia. Una caja puede contener documentos (legajos) de todo tipo y su organización corresponde aquella que le pudo haber dado la persona o institución donante. 9 L OS A RCHIVOS FIGURA 5: FORMATOS EN LOS QUE PODEMOS ENCONTRAR UN ÍNDICE Y CATÁLOGO EN UN ARCHIVO. TARJETERO, CATÁLOGOS ENCUADERNADOS Y FORMATO ELECTRÓNICO (BASE DE DATOS). El catálogo e índice de un fondo (o varios fondos) de una colección (o varias colecciones) persigue ordenar y estructurar cada una de las piezas contenidas en su depósito para su identificación y para el uso público. El ordenamiento de estas piezas obedece a criterios tales como la forma del objeto o pieza de acuerdo a los rasgos y características que posee el material. También se crea un índice de acuerdo a la identificación de materias dado el contenido que hay en los registros, cartas, y piezas de papel en general. Los posibles temas o materias son el resultado del estudio archivístico y de los trabajos de investigación que se podrán realizar con estos materiales. En la medida que L OS A RCHIVOS 10 más trabajo de investigación se haga con los materiales de una colección, mayores son las expectativas y oportunidades para que el catálogo se enriquezca, aumentando las posibles combinaciones de palabras claves que identifican el contenido del material. LOS PROTOCOLOS DE USO DE UN ARCHIVO Los archivos se pueden parecer en algunos aspectos a una biblioteca, pero no son una biblioteca. Las bibliotecas son espacios públicos, que bien pueden estar abiertos a la ciudadanía en general, o son bibliotecas universitarias y como tales, sirven principalmente a una comunidad de universitarios. Los archivos tienen un espacio público que por lo general se le conoce como una sala de consulta. El resto de la edificación de un archivo puede estar dividido en diferentes salas, de acuerdo al tamaño de puedan tener las colecciones y depósitos que tenga y por supuesto, dependiendo de la abundancia de los recursos fiscales que tenga asignados para operar. Otra diferencia entre los archivos y las bibliotecas reside precisamente en la función primaria que posee ésta última. Las bibliotecas, tienen el objetivo primordial de prestar los recursos librescos de todo tipo que poseen. El préstamo puede tener algunas restricciones o puede incluir el préstamos por varias semanas o inclusive meses, para que un usuario se lleve el recurso. Los archivos nunca prestan sus recursos y estrictamente restringen e inclusive, impiden el uso de esos recursos. Esto se debe a que el objetivo primario de un archivo es la conservación y preservación de un recurso, los depósitos y colecciones que constituyen sus fondos. Una biblioteca también quiere conservar sus recursos bibliográficos y bibliotecarios, pero quiere hacerlo mientras facilita su acceso y uso. Los archivos diseñan guías y reglas para asegurar el uso y conducta que se debe seguir en el manejo y uso de los recursos archivísticos que posee. Estas guías y reglas, conocidas como protocolos, tienen como su objetivo principal, proteger, y de ser necesario, restringir y limitar el acceso y uso a las diferentes partes en una colección o varias colecciones según han sido depositadas. Todo esto se hace con el objetivo, nuevamente, de proteger, conservar y preservar el recurso. No es extraño, inclusive, encontrar archivos que por razones que se desprenden de los términos de una donación, conocido como acuerdo de donación, estrictamente restringe el acceso a unos recursos específicos a esa donación, que puede llegar a no permitir que unos recursos puedan ser consultados, aunque éstos siempre son clasificados y catalogados. 2 Estos protocolos definen los términos y conductas 2 El ACUERDO DE DONACIÓN (i.e.; DEED OF GIFT) entre una persona donante o institución, y un archivo, establece los términos en que se hace la donación y la aceptación de ésta por parte de un archivo. Estos términos pueden incluir el uso restringido a una parte específica de la colección que se está donando. Esta limitación puede incluir, desde un término de fechas (eje. años) para los que la colección o una parte de ésta, no estará disponible para su consulta pública; o restricciones a personas, grupos y hasta familias específicas a las que por el término de años acordados, no tendrán acceso a unos recursos o partes de una colección. L OS A RCHIVOS 11 de uso que se siguen en su sala de consulta, y también definen la manera en que se va a ofrecer el servicio a los(as) usuarios, y cómo se utilizarán estos recursos en la sala. FIGURA 6: SALA DE ESTUDIO DEL ARCHIVO DIOCESANO DE LA ARQUIDIÓCESIS DE SEVILLA EN ESPAÑA ALGUNAS NORMAS COMUNES AL PROTOCOLO DE UN ARCHIVO Una de las reglas y normas más comunes que tienen todos los archivos (y bibliotecas) a través del mundo, es la estricta prohibición de comer, beber y fumar en sus salas de consultas y facilidades en general. Otra restricción común a mantener un tono de voz baja al momento de hacer consultas y de limitar al mínimo la plática con otras personas. Esto incluye el uso de móviles en las salas, uso generalmente prohibido. Otra normativa que utilizan los archivos es el requisito de identificación y registro para toda persona que haga uso del catálogo e índice de las colecciones. Este registro siempre se hace antes de que la persona pueda hacer uso del material. El registro consiste en firmar un récord de registro de usuarios de la sala, que debe incluir el L OS A RCHIVOS 12 mostrar una identificación con fotografía (eje. tarjeta de identificación de la Universidad de Puerto Rico o de otra institución universitaria, licencia de conducir, pasaporte). Hay archivos que pueden exigir otro tipo de identificación. Sobretodo si usted no es un nacional del país que usted visitó para hacer el trabajo en su archivo. Siempre este procedimiento se repetirá todas las veces (días) que la persona quiera trabajar y consultar el material de catálogo e índice del archivo. También es común solicitar que el/la usuario deje con el personal a cargo de la sala, su tarjeta de identificación, adjunto al documento firmado de solicitud. La tarjeta se le entregará al usuario una vez éste(a) devuelva el material solicitado. Este es el caso, por ejemplo, del Archivo General de Puerto Rico. Hay instancias que el acceso a un espacio de consulta puede ser mucho más controlado, inclusive restrictivo. Muchos archivos son instituciones privadas, como por ejemplo, en Puerto Rico, el Archivo de la Fundación Luis Muñoz Marín, o el Archivo Diocesano de la Arquidiócesis de San Juan, o simplemente, un archivo parroquial en el mundo iberoamericano católico. En estos casos, un archivo puede pedir una carta que anticipe la visita, conteniendo la solicitud de uso, así como una copia de la propuesta de investigación y calendario de trabajo. Este es el caso del Archivo de Indias en Sevilla, España, o el fabuloso Archivo del Vaticano. En estos casos, la institución se reserva la autoridad para permitir el uso en sala de sus catálogos y recursos, asignando inclusive, una serie de turnos de trabajo. En otros casos, como por ejemplo, un archivo parroquial, la decisión para permitir la consulta puede recaer en el párroco sacerdote a cargo, o en una monja (eje. priora) a cargo del archivo parroquial o conventual. PROTOCOLO PARA EL TRABAJO, USO DEL MATERIAL Y FOTOCOPIAS La mayoría de los archivos diseñan una serie de guías y reglas que rigen la manera en que se utilizarán los recursos disponibles para la consulta, así como los medios que se pueden utilizar para escribir. Los archivos restringen qué objetos son permitidos en la sala de consulta. Casi siempre, sólo se permite el uso de cuadernos, el uso de bolígrafos y marcadores está prohibido y se prefiere el uso de lápiz y goma. Muchos archivos permiten el uso de computadoras portátiles. Por lo general no se permite el uso de cámaras (digitales o convencionales), y cuando éstas se autorizan, sólo se permite el uso de cámaras digitales sin iluminador (i.e.; flash). También puede estar prohibido el uso de “scanner” portátiles. Las pertenencias personales como mochilas y bultos, libros, equipos electrónicos y de sonido (eje. grabadoras/CD/tocacintas de mano) se tienen que dejar en un área o casilleros provistos. 13 L OS A RCHIVOS La persona es responsable por la seguridad y uso de estos equipos que traiga a la sala. El archivo nunca es responsable por posible daño o por el malfuncionamiento que este equipo personal pueda experimentar mientras sea utilizado en la sala. FIGURA 7: ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO. FORMULARIO PARA PEDIR MATERIALES CONTENIDOS EN LAS CAJAS DE ARCHIVO UNA VEZ EL/LA USUARIO HA IDENTIFICADO EL RECURSO EN EL CATÁLOGO DEL FONDO CORRESPONDIENTE. Vamos a seguir las guías que tienen el ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO y el CENTRO DE INVESTIGACIONES HISTÓRICAS (UPR-­‐Faculta de Humanidades) para permitir el uso de los materiales archivísticos y documentos en las salas de consulta. Todo usuario deberá llenar una hoja de solicitud que exige la siguiente información: L OS A RCHIVOS 3 14 Nombre, apellidos y número de seguro social del usuario Identificar el Fondo de Catálogo y del recurso archivístico, si aplica Identificar el formato de la pieza de archivo (ej. libro, documentos, mapas, objetos, fotografías, grabaciones) Identificar el número de catálogo del libro, revista o manuscrito, si aplica El/La usuario solo puede utilizar hasta cinco (5) cajas de material de archivo a un mismo tiempo en sala. Todo(a) usuario tiene que coordinar un protocolo de citas con el personal archivístico a cargo para hacer uso del material que desea. Los documentos de archivo no podrán ser doblados, ni mutilados, ni alterados en forma alguna. Esta absolutamente prohibido escribir en los documentos de archivo, libros, revistas o manuscritos. Está prohibido el uso de prensas de papel, grapadoras, sujetadores de papel, gomas elásticas y papel de notas engomadas (post it notes). Todo(a) usuario es responsable por la seguridad y el cuidado de los materiales de archivo y documentos prestados y que esté usando en sala. En ningún momento el/la usuario puede dejar estos materiales sin atención y supervisión o abandonar la Sala sin antes devolverlos. El material de archivo, documentos, libros, revistas o manuscritos no circulará fuera de la sala de consulta. Toda persona interesada en obtener una fotocopia de un material de archivo, documento, libro, revista o manuscrito podrá hacerlo llenando el formulario provisto para esos fines para poder servir el material3. Esta solicitud está sujeta a las restricciones que existen en ley que reservan los derechos de autor (i.e., copyright). No se podrá solicitar fotocopiar un libro completo. Esta restricción puede aplicar a un manuscrito en la colección. No se podrán fotocopiar o reproducir piezas o partes del material de archivo, documentos, libros, revistas o manuscritos cuyo estado de conservación es uno frágil. Algunos archivos como el Archivo Nacional de los Estados Unidos, el Archivo de la Nación de México, el Archivo de Indias en Sevilla, y el Archivo Nacional en Madrid, cuentan con recursos fiscales y proyectos que han facilitado la digitalización de una serie de documentos, fotografías y otro material audiovisual. En esos casos, existe una flexibilidad para el préstamo de los recursos, que otros archivos no tiene. No olvidemos que por lo general, los archivos contienen colecciones constituidas por piezas únicas. L OS A RCHIVOS 15 No se podrá fotocopiar o reproducir material archivístico, documentos, libros, revistas o manuscritos cuyo uso haya sido restringido y consignado en el acuerdo de donación (i.e. Deed of Gift) por el donante de la colección. FIGURA 8: ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO, LOCALIZADO EN LA AVENIDA PONCE DE LEÓN EN EL SECTOR DE PUERTA DE TIERRA, FRENTE AL PARQUE LUÍS MUÑOZ RIVERA. LA ESTRUCTURA ES UNA DE MUY FÁCIL ACCESO UTILIZANDO EL SISTEMA PARA EL TRANSPORTE COLECTIVO (AMA RUTAS; M3, ME, 5, 8, 9, 21 Y 53). RECURSOS Y FUENTES PRIMARIAS DISPONIBLES EN PUERTO RICO Y OTRAS JURISDICCIONES Existe en Puerto Rico diferentes centros bibliográficos y archivísticos que pueden y tienen que ser utilizados para toda investigación de tipo etnohistórica, etnográfica, arqueológica e histórica. Estos centros son depósitos, custodios y conservadores de las fuentes primarias que animan la investigación en los temas que atañen a este curso. Los centros son los L OS A RCHIVOS 16 siguientes. Los archivos en Puerto Rico están todavía muy lejos de mantener una catalogación digital accesible al medio electrónico de la Internet. La mayoría de los archivos en Puerto Rico son municipales y parroquiales. Solamente los municipios con los recursos fiscales necesarios mantienen archivos públicos en Puerto Rico. Algunos de estos archivos y sus direcciones se pueden acceder a través de la siguiente dirección electrónica: http://www.preb.com/catalogos/dir.htm En América Latina, los Estados Unidos, Canadá y España, por mencionar unos pocos lugares, la historia es muy distinta. Las bibliotecas y archivos nacionales se encuentran en condiciones infinitamente superiores a nuestra realidad. Para comenzar en Puerto Rico no contamos con una biblioteca nacional. Lo meas cercano a esa realidad es el Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico. Una triste y patética realidad. Esto es así ya que las funciones de una biblioteca universitaria no son las funciones de una biblioteca nacional. Además de las importantes bibliotecas nacionales que existen en América Latina, muchas de las cuales poseen enormes colecciones de libros e impresos de todo tipo, existen también los archivos nacionales4. Estos depósitos cuentan con catálogos e índices particulares que se pueden acceder a través de la Internet, además de enlaces a otros archivos particulares y regionales le existen en el país. Ese es el caso de países como: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, México, Perú, Uruguay y Venezuela. Algunos de estos archivos se pueden localizar a través de la siguiente dirección electrónica: http://www.archivosdeiberoamerica.net/legislacion.htm Cuba y República Dominicana poseen archivos nacionales y regionales a cuyos catálogos se puede acceder a través de la Internet. El Archivo Nacional de la República de Cuba se puede acceder a través de la siguiente dirección: http://www.arnac.cu/index.htm En el caso de la República Dominicana la situación es un poco más modesta. Si bien es cierto que instituciones como el Museo del Hombre Dominicano, la Biblioteca Nacional Pedro Henríquez Ureña en Santo Domingo y el Archivo General de la República (todas dependencias de la Secretaría de Cultura) poseen grandes catálogos e índices, éstos no están disponibles a través del medio de la Internet, con excepción de la Biblioteca Nacional. La dirección electrónica es: http://www.bnrd.gov.do/. 4 En muchos países de la región también hay una considerable cantidad de archivos regionales por provincias, estados o departamentos, así como por municipios. Una importante entidad es custodia de un número indeterminado y de una gran cantidad de documentos y registros de todo tipo en América Latina, España, Portugal e Italia. Esta entidad es la Iglesia Católica. Estos archivos pueden ser arquidiocesanos, parroquiales y conventuales. También, las más antiguas universidades que se fundaron en al América colonial en los siglos XVI, XVII y XVII fueron instituciones que pasaron a la custodia de la Iglesia Católica durante una buena parte de ese periodo. Algunas todavía son instituciones universitarias católicas. Otras, han pasado a manos del Estado y son universidades nacionales, aunque con una clara identidad arquitectónica católica americanista. 17 L OS A RCHIVOS En la tabla que a continuación les proveo aparecen los archivos más importantes que hay en Puerto Rico y la descripción general de sus materiales y formas de acceder o contacto. PRINCIPALES CENTROS Y DEPÓSITOS ARCHIVÍSTICOS DISPONIBLES EN PUERTO RICO ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO Designado por ley a que sea el depósito oficial de todos los registros, memorandos, estudios y documentos varios que producen las agencias y secretarías de la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado. Depósito de toda la documentación escrita oficial en existencia antes de la creación del Estado Libre Asociado. Posee la Colección de Imágenes en Movimiento (fotografías, películas y documentales) de la Oficina de Información de Puerto Rico y de la División de Educación a la Comunidad. Biblioteca Nacional de Puerto Rico Adscrito al instituto de Cultura Puertorriqueña http://www.icp.gobierno.pr/agp/index.htm CENTRO DE INVESTIGACIONES HISTÓRICAS (UPR-­‐RP-­‐Historia) Tiene disponible el catálogo-­‐índice del Archivo de Indias en Sevilla, España y parte del catálogo de la Biblioteca Nacional de Madrid. También tiene disponible parte del catálogo del Archivo Nacional de los EE.UU. relacionado con Puerto Rico Varias colecciones, entre ellas se destacan: la Colección Roberto Sánchez Vilella, Colección Gilberto Concepción de Gracias, Colección de la Cooperativa de Agricultores, Colección de Censos de Puerto Rico (1910-­‐1940), entre otras colecciones. Colección de publicaciones sobre la historiografía y temas varios puertorriqueños ARCHIVO DIOCESANO ARQUIDIÓCESIS DE SAN JUAN DE LA Posee varias colecciones sobre los registros, cartas, pliegos, documentos, relaciones, escritos varios de la Iglesia Católica en Puerto Rico desde el siglo XVI hasta el presente. Custodio de toda la documentación eclesiástica y catecismos de San Juan y las iglesia en Puerto Rico. Custodio de varias colecciones de arte, platería, objetos varios religioso. Custodio de los registros parroquiales de las parroquias de San Juan y Santurce. http://www.preb.com/geneal/ahasjpr.htm COLECCIÓN PUERTORRIQUEÑA (BIBLIOTECA JOSÉ M. LÁZARO-UPR-RRP) Entre varias colecciones, posee la Colección de Libros Raros publicados en Puerto Rico o sobre Puerto Rico y que ya no existen copias impresas. Posee una colección de tesis y disertaciones producidas en los programas graduados de la Universidad. Colección de materiales y escritos inéditos resultado de donaciones por parte de miembros del claustro. Colección de publicaciones sobre temas varios relacionados a Puerto Rico y a los puertorriqueños. http://biblioteca.uprrp.edu/CPR.htm BIBLIOTECA DEL CENTRO DE ESTUDIOS AVANZADOS DE PUERTO RICO Y EL CARIBE CONSEJO DE ARQUEOLOGÍA TERRESTRE – INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA Posee un depósito conteniendo todos los informes sobre las fases de reconocimiento Tiene disponible un catálogo e índice anotado arqueológico, excavaciones y monitoreos, trabajo producto de las investigaciones de Don Ricardo historiográfico y clasificación que requiere la ley Alegría. 18 L OS A RCHIVOS PRINCIPALES CENTROS Y DEPÓSITOS ARCHIVÍSTICOS DISPONIBLES EN PUERTO RICO Colección de libros de Historia, Arqueología, Etnología y Etnohistoria sobre Puerto Rico, el caribe y América Latina. Colección de libros sobre Historia Colonial. SEMINARIO BIBLIOTECA FEDERICO DE ONÍS (UPR-­‐RP-­‐Estudios Hispánicos) como parte de los permisos de construcción y desarrollo de proyectos de infraestructura y de todo tipo. BIBLIOTECA DE MÚSICA (UPR-RRP) Archivos, bibliotecas y colecciones de escritos inéditos de escritores y escritoras puertorriqueños(as). Colección sobre Literatura e Historia de las Letras puertorriqueña, iberoamericana y española. Colección de Lingüística hispánica, estudios lingüísticos. Colección varia sobre música, tipos y estilos de música, partiduras musicales, instrumentación y osquestación, composición, arreglos, música clásica, opera, zarzuelas y música popular. ARCHIVOS MUNICIPALES REGISTROS PARROQUIALES DE LA Varios municipios en Puerto Rico han IGLESIA CATÓLICA desarrollado un archivo en torno al material La mayoría de los pueblos fundados hasta el documental de todo tipo sobre su historia. último tercio del siglo XIX fueron parroquias con Bayamón, Carolina, Caguas, Ponce, Mayagüez, anterioridad a su fundación. La mayoría de las Aguadilla, San Germán, Arecibo, Coamo, son casas parroquiales en Puerto Rico cuentan con un algunas de las municipales que cuentan con este archivo de registros, que por su naturaleza, son tipo de facilidades. de un interés primario demográfico. FUNDACIÓN LUIS MUÑOZ MARÍN Depósito de documentos (escritos de todo tipo), objetos, fotografías, documentales, películas y grabaciones sobre la vida política, pública y privada de Don Luis Muñoz Marín. Grabaciones de discursos políticos y oficiales. Depósito sobre la historia documental del Partido Popular Democrático (desde los materiales de LMM), del Partido Liberal. Materiales documentales sobre la Historia de Familia de LMM y Luis Muñoz Rivera y descendencia. Escritos de Doña Inés Mendoza de Muñoz Documentación varia oficial y personal de LMM como Senador, Presidente del Senado y Gobernador de Puerto Rico. Depósito de otras colecciones afines a la vida política de LMM y la Historia de Puerto Rico en el siglo XX. Publicación de libros sobre la obra de LMM o la historia política y económica del periodo de vida pública de LMM. FUNDACIÓN BIBLIOTECA RAFAEL HERNÁNDEZ COLÓN Depósito de documentos (escritos de todo tipo), objetos, fotografías, documentales, películas y grabaciones sobre la vida política, pública y privada del Lcdo. Rafael Hernández Colón. Depósito sobre la historia documental del Partido Popular Democrático (1970-­‐1990’s). Depósitos de documentos e informes oficiales y de partidos, sobre el asunto del estatus político de Puerto Rico producidos en Puerto Rico y en los Estados Unidos. Discursos grabados y escritos de Rafael Hernández Colón, políticos y oficiales. Biblioteca política e económica sobre Puerto Rico y el la región del Caribe. Documentación varia oficial y personal de RHC como Senador, Presidente del Senado y Gobernador de Puerto Rico. Auspiciados de investigaciones y foros sobre temas de política y economía de Puerto Rico. Centro de Investigación y Política Pública 19 L OS A RCHIVOS PRINCIPALES CENTROS Y DEPÓSITOS ARCHIVÍSTICOS DISPONIBLES EN PUERTO RICO Actividades relacionadas con la persona de Luis Muñoz Marín e Inés Mendoza, así como de otras personalidades vinculadas a sus vidas políticas e intelectuales. http://www.flmm.com/index.html FUNDACIÓN SILA MARÍA CALDERÓN Editorial Tal Cual http://hosting.microjuris.com/FB_RHC/ BIBLIOTECA DR. PEDRO ROSSELLÓ GONZÁLEZ La Fundación también tiene a su cargo el CENTRO DE PUERTO RICO. La edificación está localizada en la Calle González #1012, y alberga entre sus múltiples facilidades (eje. auditorio, salas seminario), los que se denomina como el Archivo Histórico y Biblioteca que forma parte de los trabajos del Centro. El Archivo Histórico y Biblioteca tiene una biblioteca virtual a la que se tiene acceso a través de http://cpprbib.wordpress.com . En el tercer piso se encuentra el ARCHIVO DE LA FUNDACIÓN SILA MARÍA CALDERÓN. El archivo contiene toda la documentación que generó y recibió la Oficina de la Gobernadora durante la gestión de la Sa. Calderón, así como los años de gestión como Secretaria de la Gobernación, Secretaria de Estado y Alcaldesa de San Juan. El archivo también contiene documentos de su gestión como Presidenta del Partido Popular Democrático. Contiene también grabaciones de todo tipo, fotografías, objetos personales, obsequios, premiaciones, y reconocimientos. Al presente, la colección ya posee varios catálogos, correspondientes a sus fondos, y está completamente inventariada. Tiene una sala de consulta y su protocolo de uso. Todavía no hay un catálogo público a través de la Internet. Sin embargo, el Centro para Puerto Rico si posee su propio portal electrónico a través de www.centroparapuertorico.org . La colección de documentos, objetos y material audiovisual originados durante la gestión pública del Dr. Pedro Rosselló González le fue donada al Sistema Universitario Ana G. Méndez, la dirección ha decidido colocarla en la Universidad del Turabo en Caguas. La colección todavía no ha sido inventariada, mucho menos clasificada. El contenido de los materiales se desconoce. En su momento ésta será ubicada en unas facilidades a construir que llevarán el nombre del exgobernador, y que incluirán un museo con los objetos personales donados, reconocimientos y premiaciones. L OS A RCHIVOS FUENTES RICO DOCUMENTALES DE DATOS E INFORMACIÓN EN 20 PUERTO En esta sección les reseña un corto proceder sobre cómo iniciar una búsqueda bibliográfica que nos permita localizar e identificar las fuentes primarias que contienen datos descriptivos relativos a distintos temas relacionados con la sociedad puertorriqueña y que obran en fuentes y centros gubernamentales. Me interesa que presten atención a reconocer la disponibilidad de la información que producen las diferentes agencias gubernamentales en Puerto Rico, y en algunos casos, del gobierno federal estadounidense. Las agencias de gobierno de Puerto Rico tienen la facultad y la obligación en ley de mantener de forma periódica, un acervo descriptivo de estadísticas de acuerdo a los servicios o particularidades de la población a la que sirven. A diferencia de otros gobiernos y cuerpos internacionales, este material no está alojado en un solo lugar en Puerto Rico. La información estadística en Puerto Rico se encuentra dispersa entre muchas agencias, y en ocasiones no está debidamente catalogada e indexada5. Por otra parte, contrario a la creencia popular, el gobierno federal estadounidense produce muy poco material informativo sobre las particularidades sociales y económicas de las localidades en su jurisdicción. Su principal obligación son los asuntos de seguridad nacional y doméstica y materia de política exterior. Los estados y territorios (y en algunos casos, las ciudades y condados), son los llamados a mantener un acervo al día de la información social y económica vital. Con frecuencia la participación del gobierno federal se limita a proveer una parte de los recursos fiscales necesarios para hacer estos trabajos (eje,; asignaciones congresionales, propuestas agenciales). También, el gobierno federal estadounidense solamente mantiene unos bancos de datos sobre sus propias actividades gubernamentales. Una importante fuente de información y de datos son los informes que rinden las comisiones tanto del Senado como de la Cámara de Representantes cuando llevan a cabo investigaciones sobre alguna eventualidad ocurrida en el país. La Asamblea Legislativa cuenta con una biblioteca6 que está abierta al público para su consulta. El sistema 5 Al término de la Administración de la Sa. Sila María Calderón se creó por acción legislativa el Instituto de Estadísticas de Puerto Rico. La subsiguiente Administración del Lcdo. Aníbal Acevedo Vilá tardó en implementar la creación de esta unidad y la Legislatura de turno no le asignó presupuesto operario. La presente Administración del Lcdo. Luis Fortuño eliminó los puestos de técnicos en estadísticas de esta agencia, así como su presupuesto, dejándola sin personal, con la sola excepción de la figura que lo dirige. 6 La Biblioteca de la Asamblea Legislativa está localizada en el edificio anexo, localizado por el ala este del edificio del Capitolio, en lo que fueron las oficinas centrales del Departamento de Recursos Naturales. El edificio una vez albergó la Escuela de Medicina Tropical de Puerto Rico. La biblioteca es un excelente recurso y fuente primaria de los informes y estudios resultados de las comisiones camerales. 21 L OS A RCHIVOS electrónico de catálogo de la Universidad de Puerto Rico les permite acceso a la consulta de muchos de estos materiales bibliográficos. Sin embargo, la visita a las facilidades bibliotecarias de la Legislatura es imprescindible. La Oficina del Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico y la Oficina de la Administración de los Tribunales de la Judicatura puertorriqueña cuentan con sendas bibliotecas. La Oficina del Contralor también tiene una biblioteca de consulta. En general, todas las secretarías y agencias administrativas de la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado tienen una biblioteca de consulta con horarios particulares para la consulta pública. Las siguientes agencias gubernamentales puertorriqueñas cuentan con una biblioteca o división donde se mantiene información variada que está disponible para ser consultada. El proceso de consulta requiere siempre de MUCHA paciencia y tiempo. No vas a conseguir nada "a la carrera". Menos "a la cañona". Por lo general, los “catálogos” (tarjeteros) que pueden existir, están organizados en función del “uso y costumbre” que existe en la agencia. Por consiguiente, todo(a) investigador(a) tiene que antes familiarizarse con el tipo de arreglo temático y el índice que se ha creado.7 AGENCIAS GUBERNAMENTALES PUERTORRIQUEÑAS Y LOS TIPOS DE INFORMACIÓN AGENCIA T IPO DE INFORMACIÓN Comisión Derechos Civiles Derechos civiles, casos, informes, estudios Comisión Servicio Público Pesaje y carga de camiones, permisos y licencias, reglamentación federal y local, comunicaciones, gas, porteadores públicos, taxis, compañías de turismo y excursiones, tuberías, antenas de transmisión. Documentos desde el año 1935 al presente. Departamento de Agricultura (a) Autoridad de Tierras (b) Extensión Agrícola 7 Producción agrícola, promoción de productos, incentivos, subsidios a agricultores, subsidio a empleo agrícola, viveros, programas agrimensores, Todos los informes presentados por 127 agencias de la Rama Ejecutiva como parte del proceso de transición de gobierno entre la Administración de la Gobernadora, Sa. Sila María Calderón y la entrante Administración del Gobernador, Lcdo. Aníbal Acevedo Vilá, están disponibles a través del portal electrónico del gobierno puertorriqueño en la siguiente dirección electrónica: www.gobierno.pr . Estos informes se encuentran en formatos "pdf" y se pueden leer, imprimir y guardar utilizando Acrobat Reader® (v. 7.5.7 ó 8) para las plataformas Macintosh® y Windows®. También están disponibles los presupuestos presentados por el Poder Ejecutivo ante la consideración de la Asamblea Legislativa desde el año fiscal 2000-­‐2001 hasta el presente, y el presupuesto finalmente aprobado. Algunas agencias y corporaciones públicas tienen información e informes particulares de interés. 22 L OS A RCHIVOS AGENCIA T IPO DE INFORMACIÓN (c) Programa de Incentivos Agrícolas Departamento Asuntos de Consumidor Departamento de Corrección y Rehabilitación • Administración de Instituciones Juveniles • Corporación de Empresas para el Adiestramiento y Trabajo (CEAT) • Programa de Empresas Carcelarias • Junta de Libertad Bajo Palabra programas educación agrícola, laboratorios, procesamiento de alimentos, créditos y préstamos agrícolas Índice de precios, control de precios, violaciones, reglamentación sobre hospedajes, ley de propiedad horizontal (condominios), adjudicaciones de querellas, combustible, productos de primera necesidad Sistema carcelario y regiones carcelarias, población carcelaria, estudios e informes internos, asignación y clasificación, población de custodios, servicios de rehabilitación, campamentos de menores, programas de transición, educación y escolaridad para jóvenes, cárceles de mujeres, servicios médicos otros Incentivos, inversiones, créditos, manufactura, importaciones, consumo, comercio exterior, centros comerciales, ventas al detal, ventas al por mayor, bancos, Producto Interno Bruto, Producto Interno Neto, índice per-­‐cápita de ingreso, porfolio del Estado, bonos, acciones, valores, préstamos, deuda pública, deuda privada, deuda corporativa Escolaridad, programas de alfabetización, aprovechamiento académico, desertores escolares, educación especial, regiones escolares, certificaciones magisterio, programas curriculares, vocacionales, servicios especiales Departamento de Estado Departamento de la Familia Leyes firmadas, Reglamentos, licencias, incorporación de sociedades y corporaciones, asociaciones sin fines de lucro (Hacienda), derechos de propiedad intelectual, asuntos de relaciones e intereses del ELA en el exterior. Programas y licencias para centros de cuidado Departamento de Desarrollo Económico y Comercio • Administración Fomento Industrial • Administración Fomento Económico • Banco Gubernamental de Fomento • Banco de Desarrollo de Puerto Rico • Administración de Instituciones Financieras • Compañía de Turismo Departamento de Educación • División de Escuelas para Adultos • División Educación Especial • División Escuelas y Programas Vocacionales 23 L OS A RCHIVOS AGENCIA • • • • • T IPO DE INFORMACIÓN infantil -­‐ niñez (guarderías), Maltrato de menores, manutención, Programa PAN-­‐Tarjeta, Programas WIC, microempresas, coordinación de programas de adiestramiento para el empleo (Dept. Trabajo), hogares sustitutos, hogares para ancianos, violencia doméstica, emergencias sociales, servicios de Ama de Llaves Administración para el Cuidado y Desarrollo Integral de la Niñez Administración de Familias y Menores (ADFAM) Administración para el Sustento de Menores (ASUME) Administración para el Desarrollo Socioeconómico de la Familia Oficina del Auditor General para el Departamento de la Familia Ingresos contribuciones, fideicomisos sin fines de lucro, herencia, arbitrios, puertos, tarifas, evasores contributivos, impuestos, productos de consumo, ingresos del Estado, balance de pagos, deuda pública Diferentes tipos delitos, tribunales, archivos de propiedad, delitos económicos, representación del Estado en tribunales, fiscales, prestación de servicios. Los documentos, registros y planos en el Registro de la Propiedad pueden ser examinados, pero tiene que acudir a la oficina regional que corresponde a la propiedad o propiedades de interés. Municipios urbanos de alta densidad demográfica tienen varias regiones, que por lo general pueden incluir municipios aledaños. Bosques y conservación, permisos y construcción, infraestructura, demografía biológica fauna y flora, recursos acuíferos, costas, calzo, minerales y rocas, mapas, contaminantes, calidad del aire, calidad de aguas, calidad de los suelos, daños ambientales-­‐ Departamento de Hacienda • Negociado de Rentas Internas • División de Arbitrios • Oficina de Inspectores (puertos y aeropuertos) Departamento de Justicia • Oficina del Fiscal General • Negociado de Investigaciones Especiales • Registro de la Propiedad • Servicios Legales8 Departamento de Recursos Naturales • Junta de Calidad Ambiental 8 Existen dos entidades gubernamentales independientes cuya función es la investigación de funcionarios públicos y electos o personas y entidades con contratos gubernamentales que hayan violado las leyes y procedimientos gubernamentales con el fin de auto-­‐enriquecerse o beneficiar a terceras partes. La primera de estas entidades es la Oficina del Fiscal Independiente del Estado Libre Asociado trabajo con referidos tanto del Departamento de Justicia, así como de informes de la Oficina del Contralor canalizados a través de Justicia, sobre la posible violación de ley por parte de personas en puestos públicos o con contratos con entidades gubernamentales. Las violaciones de ley por parte de este sector se clasifica como delitos económicos (de carácter criminal), corrupción y delitos de "cuello blanco". La segunda es la Oficina de Ética Gubernamental que recibe, investiga y refiere al Departamento de Justicia posibles violaciones a las leyes de ética que regulan la administración pública en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Ambas agencias administrativas poseen una biblioteca que puede ser consultada con el fin de buscar datos e información. 24 L OS A RCHIVOS AGENCIA T IPO DE INFORMACIÓN Departamento de Transportación y Obras Públicas • Autoridad de Carreteras y Transportación • Autoridad Metropolitana de Autobuses • Tren Urbano • Autoridad de Puertos • Oficina de Urbanismo Departamento de Salud • División de Estadísticas Vitales • Registro Demográfico • Administración Servicios Médicos • Administración Servicios de Salud • Administración de Servicios de Salud Mental • Juntas Examinadoras emergencias, reglamentación, mapas (calidad ambiental). Infraestructura carreteras y puentes, subastas, cascos urbanos, combustible, tránsito, automóviles, transporte colectivo (menos porteadores públicos), arte público, reglamentación federal (de todo tipo), mapas, planos, fotogrametría (fotos aéreas), puertos, aeropuertos, carga marítima, carga aérea, pasajeros, cruceros. Datos demográficos generales, Tasas de Natalidad, Mortalidad y Fertilidad, distribución de población, nutrición, salud pública, profesionales de la salud, epidemiología y enfermedades de contagio, emergencias y traumas, Tarjeta de Salud, hospitales, salud mental, drogas, metadona, Centro Médico, CDT, vacunas, profesionales de la salud (ver cada Junta Examinadora). Departamento del Trabajo y Recursos Humanos • Administración del Derecho al Trabajo • Junta de Relaciones del Trabajo Empleo y desempleo, Población económicamente activa, índice de precios al consumidor, destrezas en el empleo, adiestramientos, programas de empleo, programa de trabajadores migrantes, sindicatos, arbitraje, relaciones obrero patronales, querellas. Departamento de Vivienda Administración Vivienda Pública Procuraduría de la Mujer Procuraduría de Asuntos del Impedido Procuraduría Oficina de Asuntos de la Vejez Residenciales Públicos, Plan #8, ingreso y cuotas, subastas, viviendas de interés social, viviendas propietarios, viviendas y alquiler, necesidad de vivienda, proyectos de vivienda, revitalización, Proyecto de Santurce, barrios y parcelas, títulos de propiedad, expropiaciones. Asuntos sobre la mujer (servicios), violencia doméstica, hostigamiento, abuso sexual, discriminación contra la mujer. Asuntos relacionados a los servicios a personas con limitaciones varias, accesibilidad, barreras arquitectónicas, empleo y adiestramiento, programas federales. Asuntos del envejeciste, hogares de cuido (ver Familia), programas federales, medicinas, estadísticas vitales, abandono. 25 L OS A RCHIVOS AGENCIA T IPO DE INFORMACIÓN Autoridad Energía Eléctrica Autoridad de Acueductos y Alcantarillados Junta de Planificación • Centro de Datos Censales de Puerto Rico • Biblioteca Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE) Oficina del Ombusman Oficina del Coordinador General para el Financiamiento Socioeconómico y de Autogestión (Comunidades Especiales) • Fideicomiso para las Comunidades Especiales • Administración para la Rehabilitación de Comunidades (ARCO) Oficina del Contralor de Puerto Rico Policía de Puerto Rico • Unidad de Estadísticas • Comandancias Auditorías, informes sobre agencias y sobre municipios, política pública de gasto por agencia y por municipios. Biblioteca. Todo tipo de arrestos, tipos de delito, hurto de autos, asesinatos, emergencias, multas, violencia Biblioteca Legislativa, Servicios Legislativos, informes de todo tipo producidos por las distintas Comisiones del Senado de Puerto Rico y Cámara de Representantes de Puerto Rico por asamblea y años fiscales. Biblioteca del Presidente del Tribunal Supremo, informes y estudios internos, regiones judiciales, jueces administradores, tribunales de justicia, tribunales municipales, casos, salas de investigación, Rama Legislativa (Asamblea Legislativa) • Senado de Puerto Rico • Cámara de Representantes de Puerto Rico Rama Judicial • Oficina de la Administración de los Tribunales Energía, proyectos, mapas, planos, producción, sistema de transmisión, infraestructura, combustible, reservas y canales hidráulicos. Producción y distribución de agua potable, embalses, plantas de filtración, distribución de agua, mapas, planos, pozos, alcantarillado, facilidades sépticas. Planes viales, proyectos de ubicación, Planes de manejo de terrenos (municipios), zonificación (ARPE), Informe Económico a la Gobernadora (anual), Boletín Social (irregular), estadísticas económicas, estadísticas sociales, índice de empleo, índice y precios de consumo, mapas, informes, adjudicación de proyectos. Zonificación, permisos, construcción, reglamento de construcción, tipos de construcción, proyectos de construcción, proyectos de negocios, mapas. Querellas contra agencias de gobierno, servicios. Estudios e informes, perfil de la población, identificación de los barrios, barriadas y sectores como “especiales”, proyectos de infraestructura, perfil de necesidades, perfil económico, organización comunitaria, programas económicos, otros programas 26 L OS A RCHIVOS AGENCIA • Tribunal Supremo de Puerto Rico • • Municipios Administración de Asuntos Municipales Administración para Ventilar Querellas Municipales Corporación para el Recaudos e Ingresos Municipales (CRIM) • • T IPO DE INFORMACIÓN decisiones Tribunal Supremo, Biblioteca de la Oficina de Administración de Tribunales. Los municipios mantienen sus propias fuentes de información y documentación. Mientras más grande y rica es el municipio, mayores serán sus acervos informativos. FIGURA 9: ARCHIVO NACIONAL DE LOS ESTADOS UNIDOS; UNA DE SUS TRES INSTALACIONES CONSTRUIDAS EN LA CIUDAD DE WASHINGTON, DC. 27 L OS A RCHIVOS LAS AGENCIAS DEL GOBIERNO FEDERAL ESTADOUNIDENSE CON INFORMACIÓN SOBRE PUERTO RICO Como menciones en un aparte anterior, existen varias agencias del gobierno federal estadounidense que también mantienen fondos de información y datos sobre Puerto Rico. Entre las muchas agencias que publican estadísticas vitales y estudios sobre Puerto Rico queremos mencionar: Department of Agriculture Department of Commerce o Department of Defense o o Bureau of the Census Armed Forces of the United States (Cada cuerpo es autónomo.) Intelligence Services of the Armed Forces (cada cuerpo tiene su servicio de inteligencia) Department of Education Department of Energy Department of Health and Housing o o Housing Federal Administration Housing Urban Development Social Security Administration o o o o o o Wild and Life Fisheries Conservation Administration National Parks Services Environmental Protection Agency (EPA) Forestry Conservation Agency US Geological Services Army Corps of Engineering o Department of the Interior (y sus dependencias) Department of Justice o Federal Bureau of Investigation (FBI) o o Federal Transit Administration Federal Highway Safety Administration Federal Transportation Safety Administration o National Security Council o Drug Enforcement Administration (DEA) Department of Transportation o State Department General Accounting Office Congressional Record Congressional Research Services Grupos interagenciales y comités creados por Órdenes Ejecutivas del Presidente de los EE.UU. (Casa Blanca) Decisiones del United Status Supreme Court, Circuit Courts, and Districts. L OS A RCHIVOS 28 Cada una de estas dependencias tienen portales en la Internet y en muchas ocasiones, los informes y recursos de datos informativos y estadísticos pueden ser electrónicamente obtenidos, libres de costo. En algunas ocasiones hay que pagar un cargo por los informes. La Biblioteca General José M. Lázaro y la Biblioteca General del Recinto Universitario de Mayagüez son depósitos de estos informes y documentos. FIGURA 10: ARCHIVO NACIONAL DE ESPAÑA EN MADRID, EDIFICIO HISTÓRICO EN LA PLAZA COLÓN. EL COMPLEJO DE EDIFICIOS DEL ARCHIVO NACIONAL ES COMPARTIDO CON EL MUSEO DE NACIONAL DE ARQUEOLOGÍA Y ANTROPOLOGÍA DE ESPAÑA. FIGURA 11: BIBLIOTECA Y ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA EN SAN JOSÉ. L OS A RCHIVOS 29 RECURSOS BIBLIOGRÁFICAS Y DE CONSULTA TRABAJO Y MANEJO CON ARCHIVOS DOCUMENTALES Burke, Frank G. (1997). Research and the Manuscript Tradition. New York: Scarecrow Press. Castro, María de los Angeles, María Dolores Luque Villafañe y Gervasio García Rodríguez. (1984/1994). Los primeros pasos: una bibliografía para empezar a investigar la historia de Puerto Rico. San Juan: Ediciones Huracán. Cox, Richard J. (2001). Documenting Localities: A Practical Model for American Archivists ad Manuscript Curators. New York: Scarecrow Press. Danto, Elizabeth Ann (2008). Historical Research. New York: Oxford University Press. Fox, Michael J., Peter Wilkerson, Suzanne R. Warren (1999). Introduction to Archival Organization and Description: Acess to Cultural Heritage. New York: Getty Publications. Elder, Glen H., Eliza Pavalko and Elizabeth C. Clipp (1992). Working with Archival Data: Studying Lives. Thousand Oaks: SAGE Publications. Hill, Michael R. (1993). Archival Strategies and Techniques. Thousand Oaks: SAGE Publications. Hooder, Ian. (1994). The Interpretation of Documents and Material Culture. In Norman K. Denzin & Yvonna S. Lincoln (Eds.) Handbook of Qualitative Research. Thousand Oaks: SAGE Publications. Kirsch, Gesa E., Liz Rohan & Lucille M. Schultz (2008). (compiladoras). Beyond the Archives: Research as a Lived Process. Southern Illinois University Press. Ramsey, Alexis E., Barbara L’Eplattenier, Lisa Mastrangelo & Wendy B. Sharer (2010). Working in the Archives: Practical Research Methods for Rhetoric and Composition. Southern Illinois University Press. Riles, Annelise (2006). Documents: Artifacts of Modern Knowledge. Lansing: The University of Michigan Press. 30 L OS A RCHIVOS Rodríguez León, Mario A., O.P. (1990). Los registros parroquiales y la microhistoria demográfica en Puerto Rico. San Juan: Centro de Estudios Avanzados de Puerto Rico y el Caribe. Scott, John Paul (1991). Matter of Record: Documentary Sources in Social Research. Oxford: Blackwell Publishers. Weeks, John M. (1991). Introduction to Library Research in Anthropology. Boulder: Westview Press. FUENTES BIBLIOTECARIAS EN REDES DIGITALES Y ELECTRÓNICAS La Universidad de Puerto Rico en nuestro de Recinto de Río Piedras cuenta con la Escuela Graduada en Ciencias Bibliotecarias e Información. Esta escuela cuenta a su vez con la única colección bibliotecaria en Puerto Rico sobre la ciencia y oficio de la creación, administración y conservación de una biblioteca y el manejo y divulgación de la información. La dirección de acceso a esta colección es http://bcbi.uprrp.edu/ . El Sistema de Bibliotecas de Cornell University ofrece un interesante servicio de tutoría en línea que trata de cómo iniciar una investigación bibliográfica utilizando su sistema de catálogos y bases de datos, así como otros servicios que poseen en línea. La dirección de acceso es http://www.library.cornell.edu/olinuris/ref/research/tutorial.html . L OS A RCHIVOS 31 Otro servicio similar lo ofrece la American Library Association, la que ofrece portal con una tutoría un poco más generalizada que la anterior, sobre cómo llevar a cabo una búsqueda bibliográfica. La dirección de acceso es: http://www.ala.org/ala/aasl/aaslpubsandjournals/slmrb/schoollibrary.cfm . En Gran Bretaña el University of London posee un organismo que se conoce como Research Library Services. Esta dependencia ofrece una guía y tutoría electrónica de cómo realizar investigación e identificación de los recursos y colecciones bibliotecarias. El servicio facilita acceso a una red nacional de bibliotecas públicas y académicas y en país. Cada uno de las guías se le denomina como módulos de aprendizaje. La dirección de acceso es: http://www.ulrls.lon.ac.uk/tutorial/ Por medio del portal del Sistema de Bibliotecas del Recinto puedes acceder a la colección virtual y de textos en formato digital en español de La Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes http://www.cervantesvirtual.com/ . Este servicio está disponible gracias a la iniciativa del Ministerio de Educación y Cultural de España. El Consejo Latinoamericano de Ciencias Sociales (CLACSO) con sede en la Argentina, es una de las instituciones académicas no-­‐gubernamentales más grandes del mundo. Posee múltiples proyectos de investigación científica sobre temáticas agrupadas, latinoamericanas. El CLACSO también posee varios enlaces a colecciones bibliotecarias e informáticas sobre temas relacionados con la región, así como una biblioteca virtual. (www.clacso.org.ar/difusion) A través del Sistema de Bibliotecas de la Universidad se puede hacer un enlace con los catálogos de otras unidades del Sistema UPR y las bibliotecas de otras instituciones académicas universitarias en el país. Estas bibliotecas pueden ser acezadas a través del servicio de búsqueda español UNIVERSIA (http://universia.pr/bibliotecas/catalogos.jsp) Importante es acceder al portal de la Asociación Latinoamericana de Archivos. Su portal enlaza con una red de archivos y colecciones públicas y nacionales en toda Latinoamérica, Portugal y España. La dirección del portal es: http://www.ala.or.cr/adai.htm La prestigiosa Society of American Archivists posee un importante portal lleno de valiosa información, que entre otras cosas, incluye; enlaces con diferentes colecciones y archivos particulares, públicos y nacionales en los Estados Unidos y otras partes del mundo; así como una serie de publicaciones que incluyen entre varios tópicos, guías para la curación y conservación de material en papel y otros medios, cómo identificar y crear un catálogo de colección e índice y la digitalización de material documental, entre otros. La dirección de este portal es: http://www.archivists.org/ L OS A RCHIVOS 32 Entre las bibliotecas en Puerto Rico que todo(a) estudiante puede consultar se encuentran: UPR-­‐RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ (COLEGIO). Excelente biblioteca. http://unilib.uprm.edu/uhtbin/cgisirsi.exe/x/0/0/49 UPR-­‐CAYEY http://hip.upr.edu:85/ipac20/ipac.jsp?profile=cy UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO http://ocssirp.inter.edu/uhtbin/cgisirsi/3KpVmTLoT1/RMETROPOLI/33410046/60/5 02/X Universidad del Sagrado Corazón. BIBLIOTECA MADRE MARÍA TERESA GUEVARA http://uscbib.sagrado.edu/uhtbin/cgisirsi/Tue+Feb++6+21:06:38+AST+2007/0/49 Centro de Estudios Avanzados de Puerto Rico y el Caribe. http://www.ceaprc.org/ La biblioteca del Centro hay que visitarla para utilizar su catálogo e índices, aunque al presente las colecciones en circulación se pueden consultar como parte de un enlace con el sistema electrónico de UPRLIB.
