5. objeto del contrato

ORGANIZACIÓNDEESTADOSIBEROAMERICANOS
PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA
CONVOCATORIA PARALACONTRATACIÓNDELOS SERVICIOS DE GESTIÓN DE VIAJES
DE LA OFICINA NACIONAL DEL ECUADOR DE LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS
IBEROAMERICANOS–OEI
TERMINOS DE REFERENCIA
Nº. COT/01/2015
La Oficina en Ecuador de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la
Ciencia y la Cultura, convoca a las empresas interesadas en cotizar los servicios de Gestión
de Viajes para la Oficina Nacional del Ecuador dela Organización de Estados
Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI), de acuerdo con las
siguientes bases de la convocatoria.
Las disposiciones de la presente convocatoria son aplicables en cuanto a garantizar la
efectividad de los principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad,
igualdad y no discriminación, así como que la adjudicación recaiga en la oferta
económicamente más ventajosa.
1. OBJETO DE LA CONVOCATORIA.
La adjudicación del contrato para la gestión de los servicios de viajes de la Oficina de la OEI
en Ecuador.
Correo habilitado tanto para la presentación de ofertas como para cualquier comunicación:
[email protected]
1
2. RÉGIMEN JURÍDICO Y JURISDICCIÓN COMPETENTE
La ejecución del contrato tendrá carácter privado, siendo competente el orden
jurisdiccional civil para conocer de las controversias que surjan en su ejecución.
Obligatoriamente tienen carácter contractual los siguientes documentos:
documento en que se formalice el contrato y la presente convocatoria.
el propio
La normativa aplicable pro orden de preferencia a esta convocatoria es el siguiente:
 Presente Convocatoria
 Procedimiento de Contrataciones de la OEI-Ecuador
3. FORMA Y PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
Los criterios objetivos de adjudicación, forma de acreditarlos y sistema de asignación de
puntos a cada una de las cotizaciones, serán acordados por la Comisión de Adquisiciones en
base a los criterios objetivos que se definen y ponderan en el numeral 7 (Selección de
Ofertas. Comisión de Adquisiciones).Los ofertantes deberán acreditar la situación de su
oferta por los medios que para cada caso se indican, a efectos de asignarle la puntuación
resultante.
Los eventuales empates se resolverán a favor de la oferta más económica de la cotización en
igualdad de puntuación.
4. CAPACIDAD PARA CONTRATAR, SOLVENCIA TÉCNICA Y ECONÓMICA.
Podrán optar a la adjudicación de este contrato las personas naturales o jurídicas que
tengan plena capacidad de obrar y no se encuentren incursas en las prohibiciones e
incompatibilidades para contratar con el gobierno ecuatoriano y que acrediten su solvencia
económica, financiera, técnica y profesional.
Las empresas adjudicatarias deberán tener relación directa con el objeto del contrato,
además de disponer de una organización con elementos personales o materiales suficientes
para la debida ejecución del contrato.
5. OBJETO DEL CONTRATO
Constituye el objeto del contrato, la prestación de servicio de gestión de viajes, según se
indica a continuación; del personal y de personas vinculadas o colaboradoras de la Oficina
Nacional del Ecuador de la OEI.
2
Las gestiones de reserva, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de los
títulos de viaje que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que
por razones del servicio realice el personal adscrito a la Oficina Nacional del Ecuador y, en
general, las personas que realicen viajes nacionales o internacionales con cargo a la
Oficina Nacional del Ecuador, cuando dichos servicios sean solicitados por la Oficina
Nacional del Ecuador.
6. VOLUMEN DE FACTURACIÓN.
El volumen de facturación depende del presupuesto para viajes y hospedaje de los
proyectos que gestione la OEI-Ecuador entre los ejercicios 2015-2016, por lo que no se
puede fijar con anticipación. No obstante y con el fin de que las empresas participantes en la
presente convocatoria puedan formular sus propuestas, se facilita la información del
volumen de facturación de la Oficina Nacional de Ecuador de la OEI, correspondiente al
ejercicio 2014.
BOLETOS AEREOS
2014
CONCEPTO
Nacionales
Internacionales
TOTAL
IMPORTE
10.012.54
67.709,07
TRANSACCIONES
71
69
US$77.721,61
HOSPEDAJE
2014
IMPORTE
TOTAL
US$30.142.6
7. CONSULTAS, OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES.
Las empresas interesadas en la presente convocatoria podrán formular consultas y
aclaraciones por escrito a través de la dirección [email protected] hasta el 25
de marzo de 2015 a las 12,00 horas, no admitiéndose las realizadas fuera de este plazo.
La OEI dará respuesta por medio de su web www.oeiecuador.org (adquisiciones), sin
identificar el origen de la consulta a más tardar dos (2) días antes de la finalización del plazo
para la presentación de ofertas.
3
Si como consecuencia del resultado de las aclaraciones, la OEI considera necesario ampliar
el plazo para la presentación de ofertas lo hará a través de una enmienda que se anexaría a
la presente Convocatoria.
8. PRESENTACIÓN Y SELECCIÓNDE OFERTAS. COMISION DE ADQUISICIONES.
Las empresas interesadas presentarán su oferta mediante correo electrónico a la dirección
[email protected]. El asunto del mensaje debe decir “COT_01_15:Viajes OEI
Ecuador”. Como adjunto al mensaje deben incluirse 3 archivos en formato PDF que
contengan:
ARCHIVO 1: DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA.
a. Los que acrediten la personalidad jurídica del empresario y, en su caso su
representación (Documento identidad, escritura de constitución de la empresa,
estatutos de la sociedad, y certificado actualizado (6 meses) de la situación registral
en el Registro Mercantil).
b. Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar, que
incluirá la manifestación de hallarse al corriente del cumplimiento de las
obligaciones tributarias y con la Seguridad Social impuestas por las disposiciones
vigentes. (Anexo 1)
c. Medios personales y materiales de la empresa, que en caso de adjudicación
pondrían a disposición de la OEI para la prestación del servicio.
d. Experiencia demostrable de las facturaciones a clientes, de los 3 últimos años.
ARCHIVO 2: PROPUESTA TÉCNICA (48 puntos)
La propuesta técnica deberá incluir todos los aspectos señalados en la presente
Convocatoria, en el caso de no atender a alguno de los puntos aquí previstos no habrá lugar
a puntuación alguna por el mismo.
Se ruega que la presentación de las mismas sea con el orden marcado y siempre haciendo
referencia a todas y cada una de las siguientes especificaciones:
1. Presentación de propuestas de itinerarios de vuelo: (11 puntos)
Siempre que sea posible, se facilitarán tres opciones, primando las reservas en vuelos
directos, seguidas por las que presentan menores escalas, y de entre éstas, aquellas que
tienen menor tiempo de conexión.
4
En los casos en los que se indique un límite presupuestado para la realización de la
actividad, deberán indicarse propuestas que se ciñan a dicho límite. Igualmente se
presentarán alternativas de vuelos que el agente de viajes entienda que son una opción de
abaratamiento considerable, o una mejor prestación de servicio.
Las reservas siempre se harán en la tarifa más económica disponible en los trayectos y
fechas reservados en el momento de la solicitud, sin consideración por la condiciones de la
tarifa (cambios y reembolsos), salvo que exista una indicación expresa.
Una vez comunicados los vuelos, deberán renovarse automáticamente todas las reservas
presentadas: en la misma clase y nivel de tarifa, hasta el momento de la emisión del boleto.
Con la debida anticipación, se deberá consultar al peticionario en caso de:


Si para la renovación se evidencia falta de disponibilidad, en otras subclases y
tarifas que suponen una modificación sustancial de los precios.
No es posible renovar las reservas por falta de disponibilidad en los vuelos
propuestos.
En cuanto a la emisión de los boletos aéreos, la obligación de mejor tarifa disponible es
aplicable en el momento de la cotización. Si por modificación en la disponibilidad, existiese
una tarifa inferior en el momento de emisión del boleto, deberá comunicarse (junto con las
limitaciones a la tarifa previa), antes de la emisión del boleto.
2. Personal: (10 puntos)
La Agencia deberá disponer para asesoramiento de la OEI, ejecutivas/os de sólida
experiencia profesional como agentes/consultores de viajes, conocedores de políticas de
viaje, que puedan prestar apoyo en caso de imprevistos.
Se valorará en su conjunto las particularidades y valores añadidos delos servicios que cada
agencia proponga: Líneas de atención, idiomas, capacidad de gestión local de incidencias,
etc.
Se valorará el servicio permanente en días hábiles y para el caso de los días inhábiles,
asesoramiento/apoyo telefónico de, al menos, dos teléfonos móviles.
El servicio de atención telefónica es un servicio de auxilio en viaje, pero no está autorizado
a gestionar solicitudes directas de los pasajeros que puedan suponer un quebrantamiento
de la política de viajes o desembolso económico para la OEI.
Deberá establecerse un procedimiento que permita la identificación de aquellas personas
con plena autorización directa de la Oficina Nacional del Ecuador para la gestión de
solicitudes, frente a aquellas a las que únicamente debe prestarse auxilio. Esta autorización
5
deberá realizarse por escrito (vía email), y guardarse una copia de la comunicación junto al
resto de los antecedentes iniciales de la solicitud del viaje.
Igualmente, cuando los pasajeros sean personal de la Oficina Nacional del Ecuador, será
necesario tener la autorización de viaje por parte de la misma con anterioridad a la emisión
de cualquier servicio.
Las reservas se realizarán sobre los mismos emails donde se solicitan los servicios. No se
deben mezclar servicios y pasajeros correspondientes a diferentes solicitudes (aunque los
destinatarios del correo sean los mismos).
Documentación y herramientas de viaje: Es esencial contar con información facilitada a los
pasajeros (itinerario de viaje, alojamiento, información relevante del viaje, visado,
posibilidad de reclamaciones, información de seguro, procedimientos de reclamación ante
seguro y proveedores, vacunas, etc.).
Gestión de reembolsos: Valoración de sistemas y procedimientos de identificación de boletos
no volados y gestión de reembolsos (según condiciones de tarifa y, en todo caso, tasas
aeroportuarias).
3. Reservas Hoteleras: (10 puntos)
En caso de que la empresa efectúe gestión de alojamientos, tanto nacionales como
internacionales, se solicita la información de costo de gestión de estos servicios, que
pudieran ser solicitados cuando los comisionados consideren apropiados encomendar al
adjudicatario, de acuerdo a los manuales de procedimiento de la OEI.
4. Seguro de Viajes: (8 puntos)
Todos los pasajeros de la Oficina Nacional del Ecuador de la OEI deben estar cubiertos
durante sus viajes por un seguro de viajes.
Presentar un seguro de viajes, indicando el eventual coste del mismo, y presentar, junto con
el clausulado de las coberturas, un cuadro resumen de las mismas para su valoración, y el
coste de la Agencia de Viajes por realizar la gestión de seguro al/los pasajeros.
Valoración de las coberturas del seguro:
¬Seguro de accidente en viaje.
¬Seguro de asistencia–Cobertura de equipajes
¬Seguro de asistencia–Cobertura a personas
¬Cobertura por demoras.
¬Otros
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5. Facturación: (9 puntos)
Requisitos mínimos del servicio de facturación:
5.1.- Se deberá emitir una factura diferenciada por cada uno de los servicios prestados
(nunca recibos, notas, u otro tipo de documento), salvo que el peticionario de los servicios
solicite el agrupamiento.
5.2.- Las facturas deberán incluir el mayor número de información posible relacionada con
el viaje. En particular deberán incluir:
•
2.
•
•
•
Nombre del peticionario del servicio autorizado de acuerdo a lo indicado en el punto
Nombre del pasajero.
Número de documento del servicio (número de boleto, reserva, destino etc.).
Fecha de inicio y fecha final del viaje.
Independientemente de la entrega de los documentos originales, impresos y sellados;
deberá enviarse una copia de cada factura que se emita (formato pdf) como adjunto de un
correo electrónico al peticionario, como cierre del proceso.
ARCHIVO 3: OFERTA ECONÓMICA. (52 puntos)
En este archivo se contendrá, el modelo de oferta económica según Anexo 3 además de
Declaración Responsable de Mantenimiento de la oferta. (Anexo 2)
La falta de alguno de los documentos arriba indicados, dará lugar a la no aceptación
automática de la oferta recibida.
El modelo económico a aplicar es de Transacción Fee cerrado (sin liquidación) que se pagará
por cada transacción emitida con la siguiente estructura y valor actual incluido el IVA.
SERVICIOS
Transacción aéreo doméstico (nacional)
Transacción internacional
Transacción Internacional Europa
Transacción Hotel Pago Directo
Transacción Hotel Bono
Emisión por cambios aéreos a todos los destinos
Reemisión aéreos internacional
Reemisión aéreos nacional
VALORES
(DÓLARES)
$8
$22
$38
$3
$3
$8
$22
$5
Estos fees presentados son netos.
7
9. ASPECTOS COMUNES A LA OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA.
•
•
•
Tanto la oferta económica como la técnica deberán estar redactadas en idioma
español.
No se aceptarán aquellas propuestas que tengan omisiones, errores o tachaduras
que impidan conocer claramente lo que la OEI estime fundamental para considerar
la oferta.
Cada ofertante no podrá presentar más que una sola propuesta.
10. SELECCIÓN DE OFERTAS. COMISIÓN DE ADQUISICIONES.
La Comisión de Adquisiciones examinará y calificará previamente la validez formal de los
documentos a que se refiere el ARCHIVO Nº1, en caso de que se observaran omisiones
respecto de la documentación requerida, la OEI podrá solicitar la subsanación de los mismos
otorgando un plazo máximo de dos días para su presentación, transcurrido el cual si no se
hubiera atendido al requerimiento la empresa quedará automáticamente descalificada.
Los documentos contenidos en los sobres Nº 2 y 3ª no serán subsanables salvo que se trate
de errores aritméticos o de cálculo.
La Comisión no podrá hacerse cargo de documentos no aportados durante el plazo de
admisión de ofertas.
En cualquier momento de la selección, la Comisión de Adquisiciones podrá recabar
información adicional de los ofertantes respecto de la acreditación de los datos reflejados
en la Oferta presentada.
La Comisión de Adquisiciones estará formada por 3 miembros:
− La Gestora Administrativa de la Oficina Nacional del Ecuador - OEI.
− El Contador Jefe de la Oficina Nacional del Ecuador - OEI.
− Un miembro del Área Técnica correspondiente al objeto del contrato - OEI
Posteriormente, la citada Comisión elevará la propuesta que estime pertinente al órgano de
contratación, es decir, a la Directora Nacional y Representante Permanente de la Oficina
Nacional del Ecuador de la OEI para su aprobación o denegación.
11. EVALUACION DE OFERTAS
La OEI sólo evaluará aquellas ofertas entregadas conforme a los requisitos de formato y
plazos de presentación recogidos en el punto 8.
8
La Comisión de Adquisiciones de la OEI, realizará una evaluación de cada una de las ofertas
recibidas de acuerdo a los criterios expuestos, y asignará el puntaje indicado para cada
criterio, de modo que las ofertas podrán obtener hasta un máximo de 100 puntos.
12. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO.
La formalización del contrato se realizará mediante la firma de contrato por escrito en
documento privado entre las partes en el plazo máximo de quince días corridos, desde la
adjudicación. Si la empresa adjudicataria solicitase la formalización del contrato mediante
escritura pública, serán de su cargo y cuenta los gastos derivados del otorgamiento de
aquella. En este caso, el contratista deberá entregar a la unidad una copia legitimada y una
simple del citado documento en el plazo máximo de un mes desde su formalización.
La fecha de inicio de la actividad objeto de contrato será el 20 de abril de 2015.
La empresa adjudicataria deberá presentar (en original y copia), previa a la firma del
contrato de los siguientes documentos:




RUC
CI del Representante legal
Escritura de constitución de la empresa
Registro Mercantil
13. DURACIÓN DEL CONTRATO Y PRÓRROGA DEL MISMO.
El contrato tendrá el plazo de duración de 2 años. Podrá ser prorrogado por acuerdo
expreso de las partes antes de la finalización del contrato por períodos de 1 año sin que la
duración total del contrato, incluidas las prórrogas, exceda de cuatro años.
Una vez denunciado y expirado el plazo de duración del contrato, la empresa adjudicataria
se verá obligada a prorrogar por tres meses más sus servicios, si estos son requeridos por la
Oficina Nacional del Ecuador de la OEI.
14. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO.
Son causas de resolución del contrato:
a. Incumplimiento por cualquiera de las partes de las obligaciones descritas en
el contrato. En el caso de la OEI, ésta consiste en el pago del precio del
servicio.
b. La manifiesta falta de calidad del servicio prestado o la no adecuación del
mismo a las condiciones pactadas en la documentación vinculante.
c. La declaración de concurso de la agencia de viajes.
9
d. Mutuo acuerdo de las partes.
e. Obstrucción a las facultades de dirección e inspección de la OEI.
En caso de resolución culpable del adjudicatario, estará obligado a indemnizar a Oficina
Nacional del Ecuador de la OEI por los daños y perjuicios ocasionados.
15. RÉGIMEN DE PAGOS:
La OEI pagará a la empresa adjudicataria, el servicio brindado conforme al plazo establecido
en la línea de crédito ofrecida por la agencia, a través de cheque bancario nominativo, a
nombre de la agencia de viaje adjudicataria.
El pago se realizará por mensualidades vencidas, previa presentación de las
correspondientes facturas debidamente conformadas, debiendo acreditarse la
conformidad por la Oficina Nacional del Ecuador.
16. PLAZOS PARA PRESENTACIÓN DE OFERTAS
Plazo para la presentación de ofertas
Las ofertas deben enviarse, en el plazo comprendido entre el 19 de marzo y 30 de marzo de
2015, hasta las 17H30, dirigidas al correo electrónico: [email protected]
17. PLAZOS QUE RIGEN LA CONVOCATORIA.

Plazo para la presentación de ofertas:

Plazo para solicitud de aclaraciones a los TDR:




Fecha de notificación de la adjudicación provisional:
Fecha límite para presentación de reclamaciones:
Fecha de notificación de adjudicación definitiva:
Fecha límite prevista para la firma del contrato:
Del 19 al 30 de marzo de 2015
hasta las 17H30.
Hasta el 25 de marzo de 2015
hasta las 12H00.
6 de abril de 2015
9 de abril de 2015
13 de abril de 2015
20 de abril de 2015
18. NORMATIVA DE VIAJES.
Para los viajes en avión, se seguirá la normativa del organismo financiador del proyecto bajo
el que viaje el personal. En caso de que sea personal de Oficina Nacional del Ecuador, se
regirán por la normativa de viajes de la OEI.
10
Los boletos se emitirán en clase turista o equivalente. Para el caso de solicitar clase superior,
se requerirá aprobación de la Oficina Nacional del Ecuador de la OEI.
19. RÉGIMEN DE IMPUESTOS Y TASAS APLICABLES AL CONTRATO.
En el precio del contrato se consideran comprendidos todos los conceptos de coste y gasto
inherentes al trabajo a realizar, incluso el Impuesto sobre Valor Añadido y cualesquiera
otras cargas u obligaciones fiscales vigentes en la fecha de formalización del contrato.
20. GARANTIA DE CALIDAD E IDENTIDAD
El oferente deberá presentar una Declaración Responsable de Garantía de la Calidad, en la
que enuncie que el servicio de estará disponible todo el año, de acuerdo a las
especificaciones técnicas descritas en la oferta, y serían los servicios efectivamente
recibidos por la OEI si la oferta fuera seleccionada. Anexo 3.
Atentamente,
Organización de Estados Iberoamericanos
Para la Educación, la Ciencia y la Cultura
Av. Shyris y Bélgica E9-38, Edificio Shyris Century
Piso 12, oficina 12G-12H
Telfs. (593) 2 3800914
Quito-Ecuador
www.oeiecuador.org
D. M. de Quito, 19 de marzo de 2015
11
ANEXO 1
DECLARACION RESPONSABLE DE NO ESTAR INCURSO EN PROHIBICIÓN DE CONTRATAR
Nº DRPC-COT/01/2015
El Sr./Sra. _____________________________________, con C.I. Nº: _______________,
Representante legal de la empresa:_____________________________________, R.U.C. Nº
____________________, domiciliado en: _____________________________________.
En relación con la oferta realizada a la ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS, en
respuesta a la SOLICITUD DE PROPUESTA NºCOT/01/2015,
DECLARO RESPONSABLEMENTE:
Que me encuentro absolutamente habilitado para participar y realizar contratos. Declaro
además que me hallo al corriente del cumplimiento de todas las obligaciones tributarias y
de Seguridad Social, impuestas por la legislación vigente.
Firma: ________________________________
Nombre: ______________________________
En Quito, a ____ de ______________ de 2015.
12
ANEXO 2
DECLARACION RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA
Nº DRMO-COT/01/2015
El Sr./Sra. _____________________________________, con C.I. Nº: _______________,
Representante legal de la empresa:_____________________________________, R.U.C. Nº
____________________, domiciliado en: _____________________________________.
En relación con la oferta realizada a la ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS, en
respuesta a la SOLICITUD DE PROPUESTA NºCOT/01/2015,
DECLARO RESPONSABLEMENTE:
Que la oferta presentada se mantendrá durante un período de SESENTA (60) DÍAS
CORRIDOS, a partir del día en que se presente a la OEI, y que de ser la empresa/persona
natural adjudicataria de esta oferta, la oferta se mantendrá por el período de duración del
contrato.
Que entiendo que el mantenimiento de la oferta se habrá incumplido si se da alguna de las
siguientes circunstancias:
1.- La empresa retira su oferta durante el período de validez de la misma.
2.- Si después de haber sido notificado de la aceptación de su Oferta durante el período
de validez de ésta, el Contratante no firma, o se rehúsa a firmar el Contrato.
Firma: ________________________________
Nombre: ______________________________
En Quito, a ____ de ______________ de 2015.
13
ANEXO 3
El Sr./Sra. _____________________________________, con C.I. Nº: _______________,
Representante legal de la empresa:_____________________________________, R.U.C. Nº
____________________, domiciliado en: _____________________________________.,
enterado del anuncio publicado y Términos de Referencia para la adjudicación del contrato
del servicio de gestión de viajes en la Oficina de la OEI-Ecuador, en nombre propio (como
mandatario de ___________ o como Director, Gerente, Consejero Delegado, etc. de la
Sociedad ______________________ se compromete a tomar a su cargo la gestión del
servicio ofertando los beneficios económicos y de otro tipo que la OEI-Ecuador obtendría
durante el plazo de duración que se señala a continuación:
Servicios
Transacciónaéreodomestico (nacional)
Transaccióninternacional
Transacción Internacional Europa
Transacción Hotel Pago Directo
Transacción Hotel Bono
Emisión por cambios aéreos a todos los
destinos
Reemisión aéreos internacional
Reemisión aéreos nacional
Valores
(Dólares)
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
Los fees presentados son netos. Haciendo constar que acepta de manera expresa las
condiciones establecidas en la Convocatoria (Términos de Referencia) que regulan esta
contratación y declarando que reúne los requisitos para contrata con el Gobierno
Ecuatoriano exigidos por las disposiciones vigentes, para lo cual aportará en caso de
resultar adjudicatario los documentos que acrediten las circunstancias mencionadas.
Fecha y firma de la oferente.
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