ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL AYUNTAMIENTO DE LOGROÑO Bernabé Palacín Sáenz Jefe del Servicio de Organización y RR.HH. Delegado de Calidad del Ayuntamiento _______________________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Página 1 de 69 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN..................................................................................... 5 1.1. GESTACIÓN DE LA IDEA ...................................................................... 5 1.2. EL CONCEPTO DE LA CALIDAD APLICADO A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA................................................................................................. 6 1.3. MARCO NORMATIVO ............................................................................ 9 1.4. DE LA CULTURA BUROCRÁTICA, AL CIUDADANO COMO CENTRO DE ATENCIÓN. ..................................................................................... 10 2. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD IMPLANTADO...................................................................... 12 2.1. GESTIÓN DE LA CALIDAD BAJO NORMA ISO-9000 ........................ 12 2.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL MANUAL DE CALIDAD MUNICIPAL........................................................................................... 13 3. PROCESO DE IMPLANTACIÓN .......................................................... 46 3.1. LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y HUMANOS. ............................ 46 3.1.1. CONSULTORA...................................................................................... 47 3.1.2. GRUPOS DE TRABAJO........................................................................ 47 3.1.3. COLABORACIÓN DEL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y RR.HH...... 49 3.1.4. COMITÉ DE CALIDAD. ......................................................................... 51 3.3.1. FORMACIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO:.................................. 54 3.3.2. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS: ............................................ 55 3.3.3. AUDITORÍAS INTERNAS:..................................................................... 56 ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 2 de 69 3.3.4. COMITÉ DE CALIDAD: ......................................................................... 57 3.3.5. RELACIÓN OTRAS UNIDADES ORGANIZATIVAS AFECTADAS: ..... 58 3.3.6. AUDITORÍAS DEL ORGANISMO CERTIFICADOR. ............................. 61 3.4. EL PAPEL DE LOS SINDICATOS. ....................................................... 61 4. EXTENSIÓN DEL MODELO. PLAN QUINQUENAL............................. 62 5. QUÉ APORTA AL AYUNTAMIENTO LA APLICACIÓN DEL MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD IMPLANTADO. .................. 64 5.1. BENEFICIOS......................................................................................... 64 5.1.1. DE CARÁCTER GENERAL:.................................................................. 64 5.1.2. DE CARÁCTER INSTRUMENTAL ........................................................ 64 5.1.3. DE CONTROL DE EFICIENCIA. ........................................................... 65 5.1.4. MOTIVACIÓN DEL PERSONAL............................................................ 65 5.1.5. DE SERVICIO AL CIUDADANO............................................................ 66 5.1.6. DE COORDINACIÓN INTERNA............................................................ 66 5.2. SACRIFICIOS Y DEBILIDADES. ......................................................... 66 5.2.1. EXCESIVO RIGOR DOCUMENTAL...................................................... 66 5.2.2. COSTE DE LA IMPLANTACIÓN. .......................................................... 67 5.2.3. AUDITORÍAS INTERNAS DE SEGUIMIENTO E IMPLANTACIÓN....... 68 5.2.4. IMPULSO PERMANENTE DE LA CULTURA DE LA CALIDAD............ 68 5.2.5. CONFUNDIR LA MEJORA CONTINUA CON LA PERFECTA DOCUMENTACIÓN DE LO QUE HACEMOS. ...................................... 69 ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 3 de 69 5.2.6. LA HIPOTECA DEL MARCHAMO DE LA “CALIDAD”........................... 69 ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 4 de 69 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Gestación de la idea No es por casualidad que el Ayuntamiento de Logroño, allá por el mes de marzo de 1996, comenzara a preocuparse por introducir en su administración modelos de gestión modernos basados en la eficacia, eficiencia y economía de medios, y orientados al ciudadano como destinatario de nuestros servicios, cuyo bienestar supone la justificación última del quehacer municipal. En la Comunidad de La Rioja la idea de la calidad cobra sentido a través del tiempo; no en vano las explotaciones agrícolas, las industrias de transformación agroalimentaria, especialmente las elaboradoras de vinos con denominación de origen, pero también las empresas de servicios hace ya tiempo que iniciaron su preocupación por la calidad de sus productos y servicios, en la certera idea de que la investigación, el desarrollo y la innovación como factores de competitividad, de poco sirven si no se asocia a ellos un cuarto factor, el de la calidad que actúa de común denominador, orientando sus productos y servicios a las necesidades de sus clientes. Por esta vía, las empresas riojanas no solamente se han dedicado a gestionar con calidad sus productos y servicios, sino que han querido que sus respectivos sistemas implantados sean reconocidos por una Entidad externa, y los han sometido a procesos de certificación. De ahí que en la actualidad la Comunidad de La Rioja, en cuanto a certificaciones de calidad ISO 9000, es la tercera Comunidad Autónoma de España, estando a la cabeza de certificaciones medioambientales, a través de las ISO 14000. Esta situación ha generado un efecto multiplicador, pues las empresas además de certificar sus servicios se han preocupado por la calidad de los productos intervinientes en sus procesos productivos, exigiendo asimismo a sus proveedores la certificación de los bienes y servicios suministrados. En este “caldo de cultivo” parece lógico que la administración más cercana al ciudadano, intentase implantar su propio sistema de gestión de la calidad, que surge como dice nuestro Alcalde D. José Luis Bermejo Fernández: “de la consideración de nuestros ciudadanos como personas en los que se junta el papel del cliente, al que debemos satisfacer en sus necesidades, y el de accionista, al que se han de rendir cuentas desde el Consejo de Administración, pues como tal contemplamos al Consistorio Municipal.” ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 5 de 69 Con el propósito de llevar a la práctica esta filosofía que más tarde se convertirá en la política de calidad del Ayuntamiento, el Concejal de Calidad y Atención al Ciudadano, D. Máximo Fraile Escrich, reúne al conjunto de los Jefes de Servicio de la Organización con el propósito de motivarles en la búsqueda de nuevos modos de gestión pública que sin apartarse de las garantías inherentes al procedimiento administrativo, volcaran su atención en servir a los ciudadanos cada día mejor. A este llamamiento responde inmediatamente el Servicio de Urbanismo, ofreciéndose para la experimentación del sistema de la calidad municipal. Desde la posterior preparación del contrato y adjudicación a la agrupación de empresas consultoras LABEINERABIDE que nos guiaría en el proceso de generación del sistema, hasta la obtención del primer certificado de empresa registrada, se suceden una serie acciones que tendremos oportunidad de conocer más adelante al hablar del proceso de implantación. 1.2. El concepto de la calidad aplicado a la Administración pública. Qué será esto de la calidad de la que todo el mundo habla desde hace unos años y que tan ajena nos resulta en muchas ocasiones en nuestras relaciones cotidianas, ya sean profesionales o personales. Parece como si la calidad en sí misma fuese una característica de un producto o servicio, como lo es el color o la textura, siendo sinónimo de perfecto, bien acabado, sin defectos, con rigor, etc. El diccionario de la Real Academia Española de la Lengua define la calidad como conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permiten apreciarla como igual, mejor, o peor que el resto de las de su especie. Este concepto sobre la calidad de las cosas es el que podemos considerar tradicional, sirve para establecer diferencias entre los productos o servicios, con el propósito de graduarlos y fijar, por comparación entre agrupaciones de la misma especie, el sitio que les corresponde en una más o menos aceptada escala de propiedades físicas que a lo largo del tiempo hemos interiorizado como de mayor o menor satisfacción. Piénsese por ejemplo en la calidad de las aguas acreditando mejor índice de turbidez, menor sabor a cloro, parámetros situados por debajo de los límites establecidos por la legislación más exigente, o la recogida de residuos sólidos urbanos mediante la utilización de vehículos silenciosos y empleo de contenedores de plástico que se limpian una vez por semana, o la prestación del servicio de ayuda a ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 6 de 69 domicilio con un esmero propio de las personas beneficiarias más diligentes cuando podían valerse por sí mismas. En todos estos casos diremos que se nos presta un servicio o se nos suministra un producto de calidad, que es bueno y satisface las expectativas más exigentes. Es aquí precisamente donde arranca el concepto moderno de la calidad considerado por los principales modelos de gestión y que la norma internacional ISO 8402 define como: conjunto de propiedades de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades expresas o implícitas. Es decir, la calidad ya no se predica respecto de unas características intrínsecas que diferencian a un producto o servicio de otro de la misma especie, sino que trasciende esta cualidad y se identifica con la capacidad del mismo para satisfacer un propósito, una expectativa del ciudadano. La norma internacional ISO 9004:1991 sobre gestión de la calidad, en su introducción se refiere al concepto señalando: “La creación y el mantenimiento de la calidad en una organización dependen de una aproximación sistemática de la gestión de la calidad con objeto de garantizar que se comprendan y alcancen las necesidades de los clientes. Para obtener calidad es necesario que todos los niveles de la organización se adhieran a los principios de la calidad y el sistema de gestión de la calidad establecido se revise y mejore continuamente en base a la realimentación que proviene de la percepción del cliente del servicio prestado”. Toda la filosofía de la calidad aplicada a la gestión pública gira en torno a la misma idea, convertir al ciudadano, como destinatario de nuestros servicios y justificación de la existencia misma de la Administración, en el centro de nuestra atención y preocupación. Joseph Sensenbrenner. Alcalde de la Ciudad de Madison, Wisconsin, entre 1983 y 1989, decía: “Todo lo que hay en la calidad conduce, en el fondo, a la liberación del ingenio humano y al placer en hacer las cosas bien, elementos que existen (aunque parcialmente inactivos) en todas las empresas.” Sin embargo, estando todos de acuerdo con la calidad, ¿por qué como dice uno de los gurús en la materia, Ph. Crosby, no nos encontramos con ella más a menudo?. Estoy seguro que a todos nos gusta hacer bien las cosas, a la primera, con esmero, sin quejas ni reclamaciones de los ciudadanos, sin que el Jefe o los compañeros nos llamen la atención; sin embargo esto no quiere decir que estemos trabajando con calidad, ya que hemos podido desarrollar el gusto por lo ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 7 de 69 bien hecho en el desarrollo fiel del procedimiento, sin plantearnos en absoluto cual es la misión de mi función, si satisfago o no las expectativas de los ciudadanos a los que sirvo, si me preocupo por mejorar mi servicio en un entorno cambiante, etc. Es cierto que como decía el Alcalde de Madison conceptos como “Calidad total”, “orientación al cliente” o “mejora continua” quedan muy lejos de la idea que tiene la sociedad sobre la Administración, y que a todos nos gustaría que funcionara como una empresa bien gestionada; pero esto es algo que hay que demostrar, si queremos que los ciudadanos no pierdan su confianza en la Administración más cercana y con la que más se identifican, mejorando continuamente la calidad de nuestros servicios, aunque para ello no estemos sometidos a la disciplina del mercado y la fidelización de clientes, en la mayoría de los casos cautivos. No es diferente la aplicación del concepto de calidad a la gestión de los recursos humanos; si aquélla persigue con carácter general la satisfacción de unas necesidades expresas o implícitas, éstas pueden ser tanto de los ciudadanos a los que en última instancia se dirige nuestra gestión, como del personal de la Organización que actúa como cliente interno y constituye el recurso más importante de la misma, especialmente cuando se trata de Entidades eminentemente prestadoras de servicios, donde las actitudes y el rendimiento de las personas influyen directamente en la calidad del servicio. En este sentido la revisión de las normas ISO 9000:2000, basadas en la introducción de 8 principios de gestión de la calidad que reflejan las mejores prácticas de gestión, se hace eco en su principio núm. 3 “Participación del personal”, de los beneficios clave que aporta su total implicación y de las acciones que impulsa: Beneficios clave: • • Un personal motivado, involucrado y comprometido. • El personal se sentirá valorado por su trabajo. Todo el mundo deseará participar y contribuir en la mejora continua. La aplicación del principio de participación del personal, impulsa a las siguientes acciones: • Comprender la importancia de su papel y su contribución en la organización. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 8 de 69 • Identificar las limitaciones en su trabajo. • Aceptar sus competencias y la responsabilidad en la resolución de problemas. • Evaluar su actuación de acuerdo a sus objetivos y metas personales. • Búsqueda activa de oportunidades para aumentar sus competencias, conocimiento y experiencias. • Compartir libremente conocimientos y experiencias. Para la consecución de estos beneficios es preciso trabajar las áreas de: Motivación: proporcionando un ambiente de trabajo adecuado donde cada miembro pueda poner en práctica su creatividad y transmitir sus sugerencias, estimulando al mismo tiempo sus contribuciones; favoreciendo la asunción de responsabilidades, y dando protagonismo al funcionario encargado de la tramitación del procedimiento. Formación: transmitiendo al personal la política de calidad de la Entidad y sus objetivos; adiestrándole en control de procesos, recogida y análisis de datos, análisis de problemas, prevención de no conformidades, evaluación de resultados, trabajo en equipo y comunicación. 1.3. Marco normativo La Constitución Española de 1978 recoge en su artículo 103 los principios básicos que deben presidir la actuación de las Administraciones Públicas, son los de servicio, objetividad, eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación. También la Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local, ha incorporado a su texto dichos principios; concretamente su artículo 6.1 dice “ Las Entidades Locales sirven con objetividad los intereses públicos que les están encomendados y actúan de acuerdo con los principios de eficacia, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la Ley y al Derecho”. En un ámbito más sectorial, la misma Ley en su artículo 89 al referirse a las plantillas del personal, refiere que “deberán responder a los principios de racionalidad economía y eficiencia...”. Principio este último que vuelve a reproducirse en la Ley 30/1992, de 26 de ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 9 de 69 noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo tercero: “Las Administraciones Públicas, en sus relaciones, se rigen por el principio de cooperación, y en su actuación por los criterios de eficiencia y servicio a los ciudadanos”. Nuevamente el ordenamiento jurídico local apela al principio de eficacia en el Reglamento de Organización, funcionamiento y régimen jurídico, cuando en su artículo 147.1 dice que “la tramitación administrativa deberá desarrollarse por procedimientos de economía, eficacia y coordinación que estimulen el diligente funcionamiento de la organización de las entidades locales.”. Asimismo, el artículo 167 de este mismo cuerpo legal, en desarrollo de los principios enunciados, avanzando en su materialización, indica que “La tramitación de los expedientes se simplificará cuanto sea posible” . Como podemos observar nuestro ordenamiento jurídico está plagado de principios de actuación administrativa que se reproducen siguiendo una constante que arranca desde la norma constitucional, sin embargo, ninguna de las enunciadas los ha desarrollado hasta ahora; para ello sería preciso recurrir a una norma dirigida a la Administración General del Estado, la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado (LOFAGE). Su artículo tercero, al referirse a los principios de organización y funcionamiento, nos descubre algunas de las claves que buscamos. En efecto, la aparente contradicción que en ocasiones ha presidido nuestro quehacer diario entre la aplicación del principio de legalidad y los principios enunciados, no lo es tal; se puede y debe compatibilizar la eficacia en el cumplimiento de los objetivos, la eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos, la racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos, la simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos, con el marco jurídico de aplicación, sin que las fases y trámites del procedimiento, de obligatoria observancia, perjudiquen o entorpezcan una gestión ágil de los servicios que tenga al ciudadano como centro de nuestra preocupación y atención, principio básico que justifica, como dice esta Ley, la existencia de la Administración y preside su entera actividad. 1.4. De la cultura burocrática, al ciudadano como centro de atención. En la Administración Pública, los funcionarios hemos seguido un modelo de gestión heredado de una cultura burocrática basada en un control de estricta de legalidad, muy cuidadosa del fiel cumplimiento del ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 10 de 69 procedimiento y alejada de posiciones participativas orientadas a la satisfacción del ciudadano al que sirve. De ahí que, a veces no nos hayamos planteado cuál es la finalidad de nuestro trabajo, cuál, en definitiva es la misión de la Organización a la que sirvo. En ocasiones el cúmulo de asuntos atribuidos a los gestores imposibilita reservar un corto espacio de tiempo al análisis de nuestra actividad, de los canales por los que discurre, de las consecuencias de la misma. Esta situación, impide que nos preguntemos sobre si los pasos que damos para realizar determinado trabajo traen exclusiva causa del procedimiento legal de aplicación o, por el contrario, en buena parte, responden a viejos usos, hábitos, fórmulas que han podido quedar obsoletas y cuya realización, lejos de aportar un valor de servicio al ciudadano-cliente, supone un coste “de producción” importante. Pero hoy en día, se ha de valorar en todo momento el grado de satisfacción del ciudadano respecto de los servicios que prestamos como mejor indicador de la calidad de nuestro trabajo. Se trata, en definitiva, de acortar la diferencia entre lo que hacemos y aquello que los ciudadanos esperan recibir; o dicho de otra forma, limar la distancia existente entre las percepciones de los servicios que se les presta y las expectativas que apriorísticamente tenían sobre los mismos. Este nuevo concepto no se basaría tanto en la calidad de servicio en sí misma considerada, sino en la fidelidad de éste a las expectativas de los ciudadanos. Esta nueva filosofía de servicio al ciudadano requiere entre otros elementos, del compromiso de una organización capaz de ilusionarse con un proyecto de mejora continua que tenga como objetivo, satisfacer las necesidades de los ciudadanos a la vez que nuestra demanda interna. Para ello será necesario mejorar nuestra organización, no sólo en lo que se refiere a canales de información interna, sino a los procesos de gestión que se siguen en la ejecución de los trabajos, en algunos casos carentes de la más mínima racionalidad, sin revisar desde hace años, en ocasiones orientados más a la documentación del expediente de una forma depurada y formalista que a la prestación de un servicio con eficacia y eficiencia, tal y como demanda una sociedad moderna, preocupada por la racionalización del gasto en una economía de recursos escasos. Es la necesidad de servir, de mejorar continuamente lo que hacemos, para ofrecer a nuestros ciudadanos/clientes mejores y más baratos servicios lo que nos empuja a migrar desde una cultura burocrática garantista hacia otra cultura de gestión basada en la economía, eficacia y eficiencia que, por supuesto, se somete a los controles de legalidad establecidos. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 11 de 69 2. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD IMPLANTADO. 2.1. Gestión de la calidad bajo norma ISO-9000 “El aseguramiento de la calidad es un pilar fundamental de cualquier estrategia de calidad. El aseguramiento de la calidad se sustenta en la idea básica de que, en la gestión de la calidad, más vale prevenir el error que corregirlo”.1 A este objetivo responde la serie 9000 de las normas internacionales ISO2 que aseguran la implantación de un sistema de la calidad, así como el seguimiento de las pautas marcadas por el mismo. Tradicionalmente estas normas se han venido asociando como una exigencia del comprador-cliente hacia su suministrador-proveedor de bienes y servicios, como medio de garantizar las transacciones comerciales entre ambos. De ahí que éstas, a través de su contenido, velen especialmente por los intereses del primero. La consecuencia inmediata ha sido su preocupación por los procesos y no por los productos, la calidad no se predica de estos, sino que va inseparablemente unida a los canales por los que discurre la producción de los bienes y servicios; asegurando para, en nuestro caso, el ciudadano y cliente que los procedimientos que seguimos en la prestación de aquéllos son homogéneos y claros para asegurar la repetibilidad de las tareas a realizar en diferentes períodos y/o personas distintas, y alcanzar los resultados esperados, consistentes con las políticas de calidad previamente definidas. Sin embargo, no es menos cierto que en el seno de esta aparente neoburocracia, que sustituye la buena voluntad por el método, todo sistema de la calidad construido a 1 Del documento “Consideraciones sobre la Calidad en la Administración Local”, elaborado por el Grupo de Trabajo sobre Calidad y Modernización de las Administraciones Locales de la Federación Española de Municipios y Provincias. 2 La serie de normas ISO 9000, o en la más conocida acepción española UNE-EN-ISO 9000, nace en el año 1987, de la mano de la Organización Internacional de Normalización, con el propósito de “consolidar las definiciones relativas a la calidad, armonizar los diversos requisitos de la calidad de cada país y afrontar la unificación del mercado europeo al presentar un único conjunto de normas de la calidad acordadas para su uso por parte de los suministradores internacionales de bienes y servicios.” Jack E. Small. ISO 9000 para directivos. Cap. 2 Antecedentes y Evolución de ISO 9000. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 12 de 69 la luz de las normas ISO 9000, pretende algo más: la voluntad decidida de atender las necesidades de los clientes y ciudadanos, de estrechar el camino entre sus percepciones y expectativas; todo ello en una permanente y constante actualización en busca de la mejora continua, favorecida por la combinación de las revisiones del sistema por la dirección, las auditorías internas y la corrección y prevención de servicios no conformes, dando cabida no sólo a las nuevas demandas del ciudadano, sino también a la anticipación en la introducción de instrumentos que incrementen la eficiencia de los servicios, y un más fácil cumplimiento de las obligaciones ciudadanas. En todo este modelo, la consecución del certificado de registro de empresa otorgado por cualquier organismo acreditado, tan sólo significa lo que es, un reconocimiento externo, comúnmente aceptado, que constata que el sistema de la calidad establecido –Manual de Calidad, Manual de procedimientos operativos y normas internas- satisface los requisitos de un modelo de aseguramiento determinado, ISO 9000 por ejemplo, y que éste es consistente con las directrices y objetivos generales de una organización, relativos a la calidad. 2.2. Estructura y contenido del Manual de Calidad Municipal. La norma UNE-EN-ISO 9002:1994, construye un modelo para el aseguramiento de la calidad en la producción, la instalación y el servicio posventa. Tiene por finalidad fundamental “conseguir la satisfacción del cliente mediante la prevención de cualquier no conformidad en todas las etapas, desde la producción hasta el servicio posventa”. El Manual de Calidad es el documento principal, utilizado para establecer e implantar un sistema de la calidad, y ha de servir de referencia permanente para el logro de los objetivos propuestos. Los requisitos del sistema se especifican en los veinte capítulos que contiene el Manual, cuyo campo de aplicación se extiende a las actividades propias y específicas de los Servicios y Unidades incorporados al sistema; hasta ahora, Urbanismo, Gestión Tributaria, Aguas, Organización y RR.HH., Intervención, Policía Local, Informática y Comunicaciones, Servicios Sociales, y Deportes. Veamos a continuación de manera sucinta el contenido de todos ellos, teniendo en cuenta que para su aplicación ha sido necesaria una importante labor de adecuación de los requisitos, concebidos para la empresa privada, al Ayuntamiento. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 13 de 69 CAP. 0 INTRODUCCION. Este capítulo nos introduce a las distintas áreas de actividad de los servicios municipales, describiendo las principales funciones asignadas según la estructura vigente. Además se define el objeto y campo de aplicación del Manual, así como la gestión del mismo, aprobación, revisión y archivo. CAP. 1 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN. Es uno de los capítulos más importantes del Manual, en él se definen y documentan la política de calidad, los objetivos y el compromiso del Ayuntamiento con la calidad a través de sus órganos ejecutivos. La Comisión Municipal de Gobierno asume la máxima responsabilidad en materia de calidad. Política de Calidad: Orientación hacia el ciudadano. La calidad implica una actitud permanente de orientación hacia el ciudadano y sus necesidades como elemento consustancial a la gestión de los servicios públicos. La política de calidad definida por el Alcalde incluye las directrices y objetivos generales del Ayuntamiento y se materializa en la expresión de los siguientes principios: • Misión. La satisfacción de las necesidades del ciudadano como misión fundamental de la actividad de los funcionarios. • Accesibilidad de los servicios municipales. Los ciudadanos recibirán información sobre el estado de los procedimientos en tramitación en los que ostenten la condición de interesado, en un lenguaje claro y comprensible, especialmente en el trato con personas con dificultades por razones de edad o nivel de instrucción. Las dependencias municipales tendrán una correcta señalización y sus accesos serán practicables para las personas con dificultades de movilidad. • Iniciativas y sugerencias. Los responsables de los servicios recogerán las iniciativas y sugerencias formuladas por los ciudadanos o por el personal al servicio del Ayuntamiento, con el fin de mejorar la calidad de los servicios. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 14 de 69 • Reducción de plazos y desplazamientos. Los responsables de los servicios controlarán los resultados de su gestión y tenderán a reducir el número de visitas que los ciudadanos realizan al Ayuntamiento, buscando alternativas que eviten desplazamientos, así como los tiempos de respuesta en las tramitaciones que los ciudadanos realizan en el Ayuntamiento. • Garantía de respuesta. Se garantiza la respuesta motivada a todos los escritos presentados en el Ayuntamiento. El Comité de Calidad establece periódicamente los objetivos derivados de esta política y efectúa el correspondiente seguimiento y evaluación de los mismos en las revisiones del sistema por la Dirección. Organización: El sistema de la calidad municipal tiene como soporte la siguiente estructura: ÓRGANOS DE GOBIERNO COMITÉ DE CALIDAD DELEGADO DE CALIDAD SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y RR.HH. SERVICIOS MUNICIPALES ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 15 de 69 Órganos de Gobierno: En el sistema de la calidad implantado en el Ayuntamiento es a la Comisión de Gobierno a la que se reservan las funciones de dirección propiamente dichas: • Aprueba el Manual de Calidad, los procedimientos operativos y sus revisiones. • Revisa el sistema de la calidad, asegurando su continua adaptabilidad a un entorno cambiante. • Aprueba las acciones necesarias para el desarrollo del Plan de Formación. Comité de Calidad: Es un órgano complementario de carácter no ejecutivo, cuya misión consiste en asistir a la Comisión de Gobierno en el proceso de toma de decisiones relacionadas con el sistema de la calidad, siendo responsable de velar por el cumplimiento de objetivos y toma de acciones correctoras y preventivas encaminadas a la mejora continua. En su composición se ha procurado integrar tanto la representación política como la técnica, configurándose una parte estable integrada por el Concejal de Calidad, Concejal de Organización y RR.HH., Delegado de Calidad del Ayuntamiento, Secretario del Comité y Representante de la Junta de Personal; y otra parte no permanente compuesta por los Responsables de Calidad de cada Servicio y sus correspondientes Delegados de Calidad. Con este modelo organizativo se pretende agilizar el funcionamiento del órgano, garantizar la unidad de criterio y, sobre todo, la especialización; reservando para la parte no permanente de su composición el análisis de las materias propias y específicas de los servicios a los que representan. El funcionamiento del Comité de Calidad es muy simple, se reúne una vez cada trimestre, sin perjuicio de las convocatorias extraordinarias que sean preciso realizar, y en su toma de decisiones impera el consenso, siendo aprobados los asuntos que se le someten, generalmente por unanimidad. Al Comité de Calidad corresponden las siguientes funciones: ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 16 de 69 • Implantación del Sistema de Calidad. Propone la estructura organizativa precisa para determinar los niveles competenciales en la materia, y la dotación de los recursos necesarios para gestionar la calidad. • Definición y propuesta de aprobación de los procedimientos operativos y sus modificaciones que le proponen los responsables de calidad de los Servicios y los Grupos de Trabajo. • Seguimiento de acciones correctoras/preventivas. Tomando como fuente de información, las no conformidades detectadas en los propios Servicios, aportadas por los ciudadanos o resultantes de las auditorías internas o externas, verifica las correcciones o acciones preventivas propuestas y su grado de implantación. • Establecimiento de planes de mejora y objetivos. Anualmente el Comité de Calidad aprueba los objetivos propuestos por los Servicios integrados en el Sistema de la Calidad, normalmente para el ejercicio siguiente; y trimestralmente, evalúa el cumplimiento parcial de los mismos, corrigiendo sus desviaciones. • Seguimiento de indicadores de eficacia. La correcta evaluación de objetivos requiere del establecimiento de puntos de control a lo largo de las actividades en que se concretan. Con la información suministrada, y si fuere necesario, se procede a la corrección de efectos no deseados para los ciudadanos y la Organización. • Seguimiento de Grupos de Trabajo. Especialmente al inicio de las actividades de los mismos, el Comité oirá a los responsables de calidad de los servicios que le informarán acerca de los procedimientos guía o clave sobre los que el Grupo al que representan quiere trabajar. El Comité, teniendo en cuenta los criterios de impacto en el ciudadano, repercusión para el conjunto del Ayuntamiento, y complejidad de realización, velando por la homogeneización de los procedimientos integrantes del sistema de calidad, valora los propuestos otorgando si procede su conformidad. • Análisis de resultados de las auditorías. Tras la aprobación ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 17 de 69 del plan de auditorías internas y su posterior ejecución, el Comité analiza sus resultados, verificando el cierre de las acciones correctoras efectuadas y la eficacia de su aplicación. • Análisis de las reclamaciones de los ciudadanos. Se estudian las reclamaciones, quejas y sugerencias de los ciudadanos, se comprueba que desde los servicios se ha dado una respuesta rápida y satisfactoria a las mismas y, por último, que se toman las medidas correctoras y preventivas para mejorar el funcionamiento del Servicio. • Seguimiento de las acciones de formación y adiestramiento. El Comité comprueba la adecuación de las acciones formativas incluidas en el Plan de Formación Municipal a las necesidades detectadas en los Servicios incluidos en el sistema de la calidad. • Colaborar en la revisión del sistema por la Comisión de Gobierno. Asiste a la Comisión de Gobierno en la realización de un examen global del conjunto de las actividades incluidas en el sistema, en el que se incluye: un seguimiento del grado de consecución de los objetivos, de las desviaciones y sus correcciones, un análisis de las reclamaciones de los ciudadanos y los resultados de las auditorías, y el establecimiento de planes de mejora y nuevos objetivos para el ejercicio siguiente. Delegado de Calidad del Ayuntamiento. No se trata de un puesto de trabajo singularizado, sino de una función que recae en el Jefe de Servicio de Organización y RR.HH. Tiene por misión ejercer la dirección técnica del Ayuntamiento en materia de calidad, asegurando la implantación y mantenimiento del sistema de la calidad. Es competente para proponer la aprobación y revisión de los procedimientos que denominamos de sistema, es decir los generales que tienen que ver con: la sistemática de la documentación, el Comité de Calidad, las auditorías, las no conformidades y sus correlativas acciones correctoras y preventivas, la gestión de sugerencias, las quejas y reclamaciones, las compras, la identificación y trazabilidad, la revisión del sistema, etc. Asimismo elabora las normas internas precisas para el desarrollo de los procedimientos anteriores, y efectúa el seguimiento y cierre de las acciones ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 18 de 69 preventivas. Servicio de Organización y RR.HH. Constituye el principal soporte técnico y humano del sistema de la calidad, a él pertenecen el Delegado de Calidad del Ayuntamiento y el Secretario del Comité de Calidad. El Servicio se implica en el proceso de implantación del sistema desde sus orígenes asumiendo responsabilidades en las siguientes acciones: • Planificación, promoción e impulso del sistema de la calidad. • Asesoría permanente en materia de calidad. • Participación en grupos de trabajo. • Participación en el Comité de Calidad. • Gestión documental del sistema. • Realización de auditorías internas. • Interlocución y coordinación de agentes implicados. • Seguimiento y cierre de acciones correctoras y preventivas. • Seguimiento de objetivos. • Elaboración, ejecución y evaluación del Plan de Formación Municipal. Jefes de Servicio. Generalmente suele coincidir la jefatura de cada uno de los Servicios integrados en el sistema con el responsable de la calidad en ese ámbito organizativo. Suyas son las responsabilidades de definir y aprobar las normas internas que desarrollan los procedimientos operativos de sus servicios, establecer acciones correctoras y preventivas, la formulación de objetivos, su cumplimiento y eficacia, y la definición de nuevos servicios a integrar en el sistema de la calidad. CAP. 2 SISTEMA DE LA CALIDAD El sistema de la calidad, según define la norma ISO-9004, está constituido por el conjunto de “la estructura organizativa, las ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 19 de 69 responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a cabo la gestión de la calidad”, y está orientado al aseguramiento de las actividades que se desarrollan en los Servicios incluidos en el mismo, evitando las incorrecciones que puedan surgir, y reaccionando ante los errores que se manifiesten, mediante su subsanación. Para hacer realidad estas pretensiones ha sido preciso documentar el Manual de Calidad, los procedimientos operativos, tanto los genéricos del sistema como los específicos de cada Servicio, las normas internas como desarrollo de los primeros, y las normas legales y reglamentarias de aplicación. El sistema se completa con los registros de la calidad, a modo de controles documentados que demuestran la conformidad de nuestro sistema, descrito en los procedimientos genéricos y operativos, con los requisitos especificados por la norma de referencia. Planificación de la Calidad: Nuestro sistema de la calidad establece el proceso a seguir para la ampliación de los servicios existentes. Con carácter previo a la prestación de un nuevo servicio de la competencia de las unidades organizativas incluidas en el sistema de la calidad municipal, se constituirá un grupo de mejora para definir las operaciones que lo componen3, orden en que se realizan y medios para su ejecución, entre ellos: la adquisición de equipos e instalaciones, personal necesario, procedimientos para la gestión de la nueva actividad y su compatibilidad con los existentes, y la identificación de registros de calidad. Tras la definición de operaciones, el Grupo de trabajo efectuará un análisis de posibles fallos, con el propósito de detectar las causas y efectos de los mismos, proponiendo la realización de las correspondientes acciones preventivas que eviten o mitiguen su aparición. Completada la fase de planificación o proyecto de explotación del nuevo servicio, incluida la formulación de acciones 3 Necesidad o conveniencia de su prestación, población a la que va dirigido, estudio de costes, modalidades de prestación, situación, deberes y derechos de los usuarios. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 20 de 69 preventivas, se inicia el mismo. Ya sólo restará la fase de evaluación, competencia del Jefe del Servicio, quien presentará las conclusiones al Comité de Calidad. CAP. 3 REVISION DEL CONTRATO Inicialmente orientada a la verificación de los requisitos contractuales (pedido, plazo de entrega, características de producto, devoluciones, pago, etc.) entre la empresa que ofertaba un producto y su cliente; en el sistema de la calidad municipal la revisión del contrato se establece en términos de la revisión de la documentación aportada por el ciudadano interesado en la iniciación de un expediente, para efectuar la tramitación según los requisitos y plazos establecidos en los procedimientos de cada Servicio. Con este propósito se ha procedido a la creación de un registro auxiliar en los servicios incorporados al sistema, que de forma especializada revisa el conjunto de los documentos necesarios para la tramitación de la solicitud, informando y asesorando al ciudadano en la cumplimentación del trámite. Se trata de evitar así requerimientos y esperas innecesarias derivadas de la subsanación de requisitos exigibles. En ningún caso este registro auxiliar admite documentaciones incompletas, excepto cuando por expreso deseo del ciudadano provenga del registro general u otros oficiales. La consecuencia que se deriva de esta excepción es una mayor lentitud en la tramitación que se sitúa fuera de los márgenes de las garantías que el propio sistema ofrece, especialmente en cuanto a la celeridad y simplificación de trámites, aunque esta circunstancia no suponga en modo alguno merma de las garantías legalmente establecidas. CAP. 4 CONTROL DEL DISEÑO Este requisito no resulta de aplicación al sistema de la calidad municipal por haber sido suprimido en la norma de referencia, ISO 9002 en su versión del año 1994. CAP. 5 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN El sistema de la calidad del Ayuntamiento se encuentra totalmente documentado con el fin asegurar la continuidad y constancia del mismo y prevenir posibles errores de comunicación. La documentación alcanza no sólo a los ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 21 de 69 procesos y los documentos que de estos se generan, sino también a los criterios aplicados para documentarlos. Dentro del sistema se incluyen: el Manual de Calidad, los procedimientos operativos y normas internas desarrollados por cada servicio, la documentación técnica asociada, la normativa legal o reglamentaria de aplicación, y las pautas de las auditorías internas al sistema. En el procedimiento que define la estructura y organización de procedimientos operativos y normas internas recogen algunas de las pautas de control de la documentación. En este sentido, una vez que los procedimientos son aprobados por la Comisión de Gobierno, son notificados al Delegado de Calidad del Ayuntamiento y a las Jefaturas de los Servicios integrados en el sistema, según se trate de procedimientos comunes a éste u operativos de cada uno de los servicios, encargándose ambos del registro y archivo de los mismos y de la emisión de cuantas copias controladas hayan sido previstas en el procedimiento. Idéntico tratamiento seguirán las circulares e instrucciones emanadas de los órganos de gobierno o de las jefaturas de servicio. El control documental se combina con un acceso informático para la mayoría de los puestos de trabajo integrados en el sistema, consistente en la visualización del documento original de los procedimientos operativos específicos y comunes, en su última revisión. Sólo al Secretario del Comité de Calidad corresponde la gestión informática del sistema, introduciendo los nuevos procedimientos y documentos asociados y modificándolos en sus revisiones. CAP. 6 COMPRAS En una organización privada la calidad del producto que fabrican depende en buena medida de la calidad de las materias primas que se adquieren a los proveedores. Lo mismo sucede en la Administración Pública, la calidad de nuestros servicios, tanto de prestación directa, como indirecta, está directamente relacionada con el buen hacer de los contratistas de obras, gestores de servicio público, suministradores o consultores que intervienen en los mismos. De poco servirá que una organización pública haga grandes esfuerzos en la introducción de un modelo de gestión de la calidad, si las ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 22 de 69 obras, servicios o bienes aportados por terceros no están orientados al mismo afán de servicio al ciudadano. No resulta difícil para un Ayuntamiento dar cumplimiento en este apartado a los requerimientos de la norma, pues tanto la selección del contratista (subcontratista en la norma), como los datos de las compras o la verificación de los productos comprados, están regulados con suficiente detalle en la legislación de contratos de las Administraciones Públicas. No obstante, un extremo de suma importancia como es la evaluación del contratista, aplicado comúnmente en organizaciones privadas, se muestra con reticencias en las públicas. En nuestro sistema de la calidad una vez ejecutado el contrato, el Director de la contratación o el encargado de su seguimiento, elabora un informe de carácter interno en el que evalúa las incidencias de la realización del mismo: calidad de trabajo, sujeción a los criterios municipales, mejoras, cumplimiento de plazos y cualquier otro aspecto que sea determinante para definir el grado de satisfacción alcanzado en relación con la contrata. El informe se custodia en el Servicio y tiene su utilidad en posteriores contrataciones, de conformidad con los criterios de selección fijados por el órgano de contratación en el pliego de cláusulas administrativas particulares. CAP. 7 CONTROL DE LOS PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE. Requisito de la norma que en su adaptación al Ayuntamiento se centra en la aportación de documentos que los interesados hacen en el marco del procedimiento administrativo, bien acompañando a la solicitud, bien formulando alegaciones durante cualquiera de sus fases. El funcionario instructor del expediente es responsable de la custodia y correcta conservación de los documentos que lo integran. CAP. 8 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DE LOS PRODUCTOS. Es este un requisito de la norma cuya adaptación al sistema de la calidad municipal no presenta especiales dificultades, ya que las fases en que se descompone el procedimiento administrativo quedan documentadas en el expediente, formado mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, resoluciones, acuerdos y ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 23 de 69 demás diligencias. De suerte que desde que se inicia un procedimiento, mediante la presentación de la solicitud o, en su caso, mediante orden motivada, hasta su conclusión o archivo, se identifica con un número, normalmente correlativo al orden de entrada de la misma. La sucesiva agregación de los documentos que debe contener el expediente según sea el procedimiento tramitado, identificados igualmente con el número dado al documento que lo abre, nos asegura la trazabilidad del mismo. La posterior mecanización informática del expediente a través de cualquier programa de gestión de expedientes, coadyuva a su rápida localización, y nos informa del contenido y estado de tramitación del mismo. Si a lo dicho añadimos algunas buenas prácticas como la llevada a cabo por el Servicio de Personal y Régimen Interior, consistente en la expedición, inmediatamente después de haber tenido entrada en el registro auxiliar cualquier solicitud, de un documento en el que consta el número de expediente incoado para la tramitación del asunto, el responsable de la misma y su localización, el plazo máximo para la resolución del expediente, y el sentido del silencio administrativo; habremos aportado un plus en identificación que sin duda evitará errores por la utilización incorrecta de la información y la comunicación, acciones siempre presentes en la producción de los actos administrativos. CAP. 9 CONTROL DE LOS PROCESOS De acuerdo con el modelo de referencia, el Ayuntamiento identifica y planifica los procesos de prestación de servicios que afectan al sistema de la calidad de una manera controlada. Esto requiere: • Documentar los procedimientos. • Dotar a los Servicios de los correspondientes equipos e instalaciones para llevar a cabo sus actividades, y mantenerlos. • Elaborar instrucciones y normas internas técnicas claras y prácticas en desarrollo de los procedimientos. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 24 de 69 • Realizar en autocontrol un seguimiento de las distintas fases del procedimiento. En garantía de la correcta realización de las competencias asumidas por los servicios integrados en el sistema, el Ayuntamiento dispone de los correspondientes procedimientos operativos y normas internas, donde se recogen las instrucciones necesarias para garantizar una prestación del servicio lo más homogénea posible, independientemente de los funcionarios que la presten. A continuación se recogen clasificadas por servicios las actividades más significativas incorporadas al sistema de la calidad municipal: Servicio de Urbanismo: URB. PRO 21. Otorgamiento conjunto y simultáneo de licencias de Obra mayor y de Actividades inocuas o calificadas de acuerdo con el Reglamento de Actividades M.I.N.P. (Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas). URB. PRO 22. Otorgamiento de licencia de Obra Mayor, referida a cualquier tipo de edificios (caso general). URB. PRO 23. Tramitación y seguimiento de los expedientes relativos a las licencias de actividades calificadas de acuerdo con el Reglamento de Actividades M.I.N.P. (Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas). URB. PRO 24. Autorizaciones solicitadas para implantar una actividad o realizar obras de construcción en suelo no urbanizable o urbanizable no delimitado, en las que resulta exigible, de acuerdo con la legislación urbanística, una autorización previa a la concesión de la licencia. URB. PRO 25. La tramitación de licencias en aquellos supuestos en los que, en principio, no es necesario un control previo municipal. Se basa en la consideración de que no todo lo que hace el ciudadano debe ser conocido por la Administración, ni todo lo que debe ser conocido por ésta tiene necesariamente que averiguarse por la misma; es decir, se apela a la “mayoría de edad del ciudadano”, en definitiva, a su responsabilidad, mediante la técnica de la declaración. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 25 de 69 URB. PRO 27. Describe el procedimiento a seguir en orden a la concesión de licencias de primera ocupación y de funcionamiento en las actividades. URB. PRO 28. Define las actuaciones y trámites a seguir para la aprobación o denegación de los Estudios de Detalle. URB. PRO 29. Define las actuaciones y trámites a seguir para la aprobación o denegación de los Planes Parciales. URB. PRO 31. Describe el método para la concesión de licencias de parcelación en suelo clasificado en el Plan General de Ordenación Urbana como Suelo Urbano. Otro aspecto importante de la economía procesal lo constituye la realización centralizada de informes técnicos procedentes de otros Servicios del Ayuntamiento con intervención en el procedimiento de otorgamiento de licencias. Se ha habilitado una salita dentro del Servicio de Urbanismo, y en la misma se han situado todos los expedientes en curso necesitados de informes externos, habilitándose un día de la semana para la emisión de los mismos por los técnicos competentes. De este modo se han resuelto los problemas de localización de expedientes, puesto que todos se hallan en el mismo lugar y convenientemente ordenados, y no se producen retrasos por la distinta priorización de los asuntos en cada uno de los Servicios. Servicio de Aguas y Medio Ambiente: AMA. PRO.20 Toma de agua, suministro y tratamiento, que alcanza al ciclo del agua desde su captación hasta el suministro a la red municipal, incluyendo el tratamiento y depuración necesarios. El procedimiento se completa con la adición de 13 normas internas que desarrollan con detalle todo el proceso. AMA. PRO.21. Mantenimiento de la Estación Depuradora, cuyo sistema operativo comprende el mantenimiento preventivo, documentado mediante la ficha de mantenimiento de medios de producción e instalaciones, donde quedan registradas las operaciones de mantenimiento programadas; así como el mantenimiento correctivo, a través del cual se registran las averías producidas en cualquiera de los componentes de los equipos e instalaciones iniciándose un proceso de reparación ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 26 de 69 por personal interno o externo, según el grado de dificultad la misma. El trámite se cierra con un análisis de los partes averías que concluye con un estudio técnico de acciones mejora que pretenden corregir situaciones de reproducción averías similares. de de de de AMA. PRO.23. Control en proceso y final, que tiene por objeto asegurar que la calidad del agua suministrada cumpla con la reglamentación sanitaria y que el ciclo o proceso productivo se realice según las condiciones planificadas. Las operaciones de control se realizan a través de la cumplimentación de un parte diario de control en el que se especifican todas las actuaciones realizadas. El técnico autorizado entrante de cada turno es responsable de realizar las comprobaciones de los parámetros y dosificaciones anotadas en el Parte, y de rectificar en el caso de que hubiera alguna incorrección. Servicio de Gestión Tributaria: Todos los procedimientos incluidos en el sistema de la calidad tienen un denominador común, que el ciudadano realice todas sus gestiones tributarias viniendo una sola vez al Ayuntamiento. Durante esta visita se iniciará y cerrará el expediente tributario, con la sola excepción del correspondiente a la transmisión de inmuebles de naturaleza urbana, cuyos trámites continuarán sin la presencia del ciudadano. Servicio de Personal y Régimen Interior: PER. PRO.20. Gestión de expedientes que tiene por objeto describir el proceso de tramitación de los expedientes relativos a la gestión de personal del Ayuntamiento, desde el ingreso el funcionario o trabajador hasta la extinción de la relación que le une a la Organización. La principal virtud de este procedimiento inusual en el que no se hace reingeniería de procesos, sino que se mantiene el orden secuencial de acciones existente en el momento de su redacción, reside en la reunión en un sólo documento de los 26 tipos y 81 subtipos de expedientes en los que se relacionan los siguientes apartados: • Definición y contenido del expediente. • Responsable de su tramitación. • Legislación aplicable ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 27 de 69 • Plazo máximo para resolver • Efectos del silencio administrativo • Relación de documentos que lo integran e interesados en el mismo. Las ventajas son evidentes, de un lado para el funcionario responsable de su tramitación o, en su caso, para el que bajo su supervisión colabora en la ejecución, la documentación de estos datos le aporta seguridad, ya que en todo momento tiene a su alcance la sucesión de documentos que debe contener el expediente, el plazo para su tramitación, y los efectos jurídicos de la falta de conclusión de las actuaciones; de otro lado, para el sistema de la calidad municipal, se garantiza la identificación y trazabilidad del mismo y la inspección mediante autocontrol del responsable; por último, y no menos importante, la asociación del procedimiento a una base de datos proporciona una segura localización de los expedientes, de sus responsables, de los interesados, de los documentos que se van agregando a los mismos, y del estado de su tramitación, además de una fácil explotación de los datos que favorece el impulso necesario para la tramitación hasta su conclusión. El expediente se cierra mediante diligencia del responsable en la que hace constar el ajuste del contenido documental del mismo con el señalado en tipo o subtipo correspondiente; si así no fuere, el responsable indicará que el expediente se halla incompleto por las razones que documentará en informe de no conformidad. PER. PRO.21. Formación: procedimiento de carácter general para todo el Ayuntamiento que tiene por objeto garantizar la gestión de las actividades de formación del personal. Puesto que este es un requisito especificado de la norma de referencia, han sido necesarias la realización de dos normas internas en las que se desarrolla la detección de necesidades formativas, estableciendo criterios de prioridad, valores e indicadores, y la selección de alumnos mediante criterios de distribución por servicios, donde se apunta como novedad una gestión descentralizada, en la que son los jefes de los servicios los que hacen la selección en función del número de plazas adjudicadas a su servicio. PER.PRO.22. Tramitación de vacaciones licencias y permisos retribuidos. Este procedimiento se configura al amparo del ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 28 de 69 artículo 42.1 de la Ley de Régimen Jurídico de la Administración del Estado y del Procedimiento Administrativo Común, y consiste en la comunicación previa al ejercicio de un derecho que entendemos no requiere resolución expresa, sin que ello implique la adquisición, por silencio administrativo, de derechos o facultades contrarias al ordenamiento jurídico. Con ello se consigue una importante agilización de los procedimientos en la materia que pueden calificarse de instantáneos. Intervención: INT.PRO.20. Aplazamientos. Tiene por objeto describir las actividades relacionadas con los aplazamientos de pago de deudas liquidadas a favor del Ayuntamiento. INT.PRO.21. Devoluciones de ingresos. Describe las actividades relacionadas con las devoluciones de ingresos indebidos, desde la recepción del informe-propuesta de la Unidad Gestora, hasta su aplicación contable definitiva. INT.PRO.22. Cesiones de crédito. Documenta el procedimiento que describe las actividades a realizar para gestionar las cesiones de crédito presentadas por titulares de derechos de cobro. INT.PRO.23. Certificaciones de Descubierto. Define las acciones previas a realizar para iniciar el cobro en procedimiento de apremio de las deudas a favor del Ayuntamiento, impagadas en período de voluntario de ingreso. INT.PRO.24. Expediente de gasto. Describe las actividades de control interno, al objeto de fiscalizar y contabilizar los actos municipales que dan lugar a liquidaciones de obligaciones de contenido económico. El procedimiento queda delimitado entre el momento previo a la adopción del acuerdo o resolución de autorización y la disposición o compromiso de la obligación por el Órgano competente. INT.PRO.25.Tramitación de facturas. Se refiere a las actividades a realizar para el trámite y contabilización de facturas o documentos sustitutivos que acrediten la entrega del bien o prestación de un servicio al Ayuntamiento. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 29 de 69 INT.PRO. 26. Anticipos a justificar. Define las acciones a realizar en el control y seguimiento de los “anticipos a justificar”, que se conceden al personal municipal y corporativo. INT.PRO.27. Modificaciones de crédito. Describe las actividades a realizar para gestionar solicitudes de modificación de partidas presupuestarias del estado de gastos, ya sea mediante incorporación de remanentes, generación de créditos por ingresos, transferencia de créditos, créditos extraordinarios o suplementos de crédito. INT.PRO.28. Operaciones de crédito. Tiene por objeto la obtención de recursos, mediante la suscripción de un contrato de préstamo con una entidad financiera, y con destino a la financiación de inversiones consignadas en el Presupuesto del Ayuntamiento. Policía Local POL.PRO.20. Tramitación de atestados. Tiene por objeto describir las actuaciones de atestados en accidentes de tráfico, infracciones penales, y delitos contra la seguridad del tráfico. POL.PRO.21. Regulación del Tráfico. Describe las acciones que se llevan a cabo para la regulación del tráfico, incluyendo la vigilancia y la intervención ante situaciones planificadas y a demanda de terceros ajenos a Policía Local. POL.PRO.22. Tramitación de denuncias. Está orientado a describir las actividades destinadas a detectar infracciones de tráfico, formulación del correspondiente boletín de denuncia y tramitación del mismo en la Unidad administrativa. POL.PRO.23. Intervención en accidentes de tráfico. Tiene por objeto describir las acciones de los agentes de Policía Local en las intervenciones por accidentes de tráfico, destinadas a paliar sus efectos, y realizar las primeras investigaciones en relación con el mismo. POL.PRO.24. Controles. Define las diferentes operatorias que se producen en los controles de documentación, de alcoholemia, y de velocidad. POL.PRO.25. Cumplimiento de Ordenanzas: Actividades Molestas. Describe las acciones para asegurar el cumplimiento ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 30 de 69 de las ordenanzas municipales reguladoras de las actividades molestas. POL.PRO.26. Campañas de Ordenanzas. Describe las actividades de carácter temporal para dar a conocer las Ordenanzas Municipales a los vecinos. POL.PRO.27. Información al ciudadano. Describe las actuaciones necesarias para informar al ciudadano acerca de las ordenanzas municipales. Servicio de Informática: INF.PRO.20. Gestión de incidencias. Describe el tratamiento de las incidencias comunicadas por los usuarios respecto a averías en equipos, errores de configuración, errores de programas, y deficiente funcionamiento de equipos. INF.PRO.21. Gestión de suministros. Describe la gestión del suministro informático a los diferentes servicios municipales, y afecta a equipamientos de hardware, software estándar, fungibles e instalación de productos. INF.PRO.22. Gestión de stocks. Describe la gestión de stocks de los suministros informáticos estandarizados. INF.PRO.23. Gestión de contratos de mantenimiento. Realiza el seguimiento de la ejecución de los contratos de mantenimiento del Servicio, tanto en hardware como en software. INF.PRO.24. Desarrollo y mantenimiento de aplicativos. Afecta a los aplicativos diseñados y desarrollados por el Servicio de Informática para los servicios municipales. Recoge una metodología que se comporta como común denominador en el desarrollo de aplicativos, garantizando el acceso y la modificación de los mismos, sea quién fuere el funcionario autor del proyecto. INF.PRO.25. Planificación y seguimiento de órdenes de trabajo. Conjunto de actividades y tareas a realizar para la consecución de un objetivo, incluyendo las fechas de realización, fechas previstas de finalización y responsables de ejecución de las mismas. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 31 de 69 INF.PRO.26. Gestión de solicitudes. Se refiere a las peticiones de usuarios distintas de las que se refieren a incidencias o a suministros de material informático recogidas en procedimientos anteriores. Pueden versar desde el desarrollo de un aplicativo, hasta el cambio de ubicación de un equipo. INF.PRO.27. Gestión de configuración. Describe el proceso lógico a seguir para llevar a cabo la gestión y trazabilidad de los elementos involucrados en el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, tales como registro de aplicaciones, detalle de los elementos que las componen, lugares en los que se encuentran y versión de cada aplicación, con objeto de controlar la evolución del sistema de software, desarrollado o adquirido por el Ayuntamiento. Servicios Sociales: SOC.PRO.20. Servicio de Ayuda a domicilio. Describe las actividades para el tratamiento de las solicitudes del Servicio de Ayuda a Domicilio (S.A.D.), entendido como prestación básica que proporciona atenciones de carácter personal, educativo y doméstico a una unidad de convivencia, en su propio domicilio, para procurar su bienestar y la permanencia en su entorno social natural. SOC.PRO.21. Ayudas de emergencia social. Describe la concesión de este tipo de ayudas, de carácter extraordinario, transitorio y no habitual, destinadas a paliar situaciones de urgencia a personas afectadas por un estado de necesidad, y con riesgo de exclusión social. SOC.PRO.22. Control del servicio de urgencias sociales (Mujeres maltratadas, transeúntes y otras emergencias sociales). Establece la mecánica para el control de la empresa contratista del servicio, durante la ejecución del contrato. SOC.PRO.23. Tarifa reducida de transporte urbano. Regula las solicitudes de este tipo aplicables a personas de edad igual o superior a 65 años, o minusvalía igual o superior al 33%. SOC.PRO.24. Tarjeta de aparcamiento reservado. Define las actividades precisas para la obtención y renovación de tarjetas de aparcamiento reservado a personas con movilidad reducida. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 32 de 69 SOC.PRO.25. Intervención social con menores. Describe el conjunto de actuaciones necesarias para la intervención socioeducativa con menores. SOC.PRO.26. Tratamiento de la demanda de servicios sociales. Describe las acciones necesarias para el tratamiento de un requerimiento de atención social, desde su recepción hasta la prescripción del servicio. Unidad de Deportes: DEP.PRO.20. Gestión de abonados. Tiene por objeto describir los procesos de alta, baja, y modificaciones de los abonados a los Servicios Deportivos Municipales. DEP.PRO.21. Alta de usuarios. Describe las acciones necesarias para inscribir nuevos usuarios de los servicios Deportivos Municipales, bien para la realización de actividades, bien para acceder a las instalaciones, siempre que no sean abonados. DEP.PRO.22. Uso de Instalaciones deportivas. Describe la tramitación precisa para la utilización de los espacios deportivos municipales. DEP.PRO.23. Gestión de actividades deportivas. Describe los procesos de trabajo relativos a la inscripción y gestión de actividades recogidas en los programas deportivos municipales. DEP.PRO.24. Mantenimiento de instalaciones. Tiene por objeto lograr, con la máxima seguridad del personal y las instalaciones y, con el mínimo costo, la máxima eficacia y rendimiento de los equipos de instalaciones deportivas. CAP. 10 INSPECCIÓN Y ENSAYO Ninguno de los Acuerdos o Resoluciones emanadas de los órganos municipales en la fase de terminación del expediente, debe comunicarse o publicarse sin que con anterioridad se haya comprobado que cumple con los requisitos establecidos en el procedimiento. Lo mismo sucede con los productos, por ejemplo el agua potable, que no deberán ser puestos a disposición de los ciudadanos usuarios del servicio, sin la ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 33 de 69 verificación de su conformidad con los especificados en las normativas de aplicación. parámetros Las inspecciones a los procesos se documentan en un procedimiento que alcanza a la revisión de la documentación precisa para la iniciación del procedimiento, a la inspección durante las fases de desarrollo y terminación del expediente y, por último, a la verificación de la documentación antes del archivo del expediente. Las inspecciones a la documentación necesaria para la iniciación del procedimiento coinciden con la revisión del contrato vista en el capítulo 3, si bien en el caso particular de la Estación de Tratamiento del Agua Potable (E.T.A.P.), la inspección en recepción se realiza sobre los productos químicos utilizados en el tratamiento del agua. Por su parte, las inspecciones “en proceso”, es decir, durante las fases de desarrollo y terminación del procedimiento, se lleva a cabo mediante prácticas de autocontrol realizadas por los funcionarios que intervienen en los distintos procedimientos. Dichas prácticas consisten en la sucesiva realización del procedimiento a través de sus actos de trámite (informes, propuestas, aprobaciones iniciales), y cuya emisión por el funcionario responsable del mismo, supone una verificación de todo lo actuado hasta ese momento, emitiendo el correspondiente informe de no conformidad cuando no se ajuste a los requisitos especificados en el procedimiento. En el caso de la E.T.A.P. la inspección en proceso se realiza a través de los análisis descritos en sus procedimientos. Por último, el control final requiere, con carácter general, una verificación de los requisitos especificados en el procedimiento, otorgando cuando proceda la conformidad del responsable mediante la firma de una diligencia que acreditará la constancia documental de todos los actos y documentos ordenados a la Resolución o Acuerdo. En otro caso, el funcionario responsable acreditará igualmente con su firma que el expediente se encuentra incompleto, y procederá a la cumplimentación, si así procede, de informe de no conformidad. CAP. 11 CONTROL DE EQUIPOS DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y ENSAYO. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 34 de 69 Este capítulo de la norma tiene escasa repercusión en actividades consideradas puramente administrativas, puesto que la producción de los actos administrativos generalmente no requiere de la intervención de equipos de precisión con los que realizar mediciones. Sin embargo, algunas actividades relacionadas con procesos topográficos, así como con la potabilización del agua, y con los controles policiales, requieren el empleo de equipos de precisión que son calibrados por empresas especializadas. CAP. 12 ESTADO DE INSPECCIÓN Y ENSAYO Directamente relacionado con los procesos de inspección, al que complementa, se ha relacionado con la constancia documental de la serie de actos de trámite que se ordenan a la Resolución o Acuerdo recaído en el expediente. La existencia de dichos actos, debidamente formalizados y ordenados según la secuencia de acciones del procedimiento, servirá de registro acreditativo, en cada fase del procedimiento, de haber superado satisfactoriamente las actuaciones anteriores. De existir alguna no conformidad será informada por el funcionario responsable para su tramitación ante el Jefe del respectivo servicio, quien realizará el análisis de causas y propondrá las medidas correctoras precisas, evaluando, por último, su eficacia. CAP. 13 CONTROL DE LOS PRODUCTOS NO CONFORMES La norma introduce este requisito con el propósito de no poner en manos del cliente cualquier producto o servicio defectuoso, esto es, que no se ajuste a las características previamente especificadas. En su adaptación al Ayuntamiento tiene un contenido similar, perseguimos que nuestros servicios o productos –caso del agua potable- lleguen a sus destinatarios, ciudadanos usuarios de los mismos, en perfectas condiciones, tal y como nosotros los hemos caracterizado, de tal modo que cuando esto no es posible por la aparición de cualquier no conformidad, ésta sea identificada, para su posterior corrección. En nuestro sistema de la calidad hemos entendido como servicios no conformes: ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 35 de 69 • Cualquier no conformidad o incumplimiento de los trámites y plazos recogidos en los procedimientos operativos. • Cualquier no conformidad o incumplimiento de las condiciones establecidas en los Pliegos de contratación de obras, servicios, suministros o consultorías. La aparición de estas “no conformidades” y en función de la gravedad de las mismas, puede derivar en la elaboración del informe de no conformidad que veremos más adelante. No obstante, teniendo en cuenta que en el funcionamiento normal de los servicios se producen multitud de incidencias que, sin dar origen a una no conformidad, constituyen pequeños fallos de contenido formal o material que tienen que ver con el trato dispensado al ciudadano, con la accesibilidad del servicio, con el lenguaje del procedimiento y de los documentos que lo integran, con incoherencias de la serie de acciones que comprende el procedimiento, etc.; se ha previsto su plasmación mediante diligencia en la que se hace constar la queja o sugerencia del ciudadano y, en su caso, del funcionario encargado de su tramitación, el servicio no conforme, la fecha en que se observa, y los datos relevantes para el establecimiento de la oportuna acción correctora. CAP. 14 ACCIONES CORRECTORAS Y PREVENTIVAS “La investigación y el análisis de las no conformidades y la rectificación de las causas de las mismas para evitar su reaparición son factores claves para el aseguramiento de la calidad sea productivo y rentable”.4 El sistema de la calidad municipal reacciona contra la aparición de no conformidades mediante la toma de acciones correctoras y prevé la toma de acciones preventivas en evitación de las causas potenciales de las no conformidades. Generalmente es el Jefe del Servicio quien abre el informe de no conformidad, en el que se analizan las causas que dan origen a la misma, se propone el plan de acciones y, por último, antes de proceder al cierre de las mismas se comprueba su eficacia. 4 “ACCIONES CORRECTORAS Y PREVENTIVAS” ISO 9000 para directivos. Jack E. Small. Adaptación de la Asociación Española de Normalización y Certificación. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 36 de 69 El origen de las no conformidades es diverso y puede manifestarse a través de: Reclamaciones a contratistas: en ejecución del contrato, el órgano de contratación puede exigir al contratista la corrección de las desviaciones observadas en el cumplimiento de las condiciones del contrato, ya sea plazo, unidades de obra, calidad constructiva y suministro de materiales o realización del servicio. Reclamaciones o quejas de los ciudadanos: recibida la reclamación o queja, ya sea en el propio servicio, o a través del servicio de Atención al Ciudadano, según cual sea la gravedad de la reclamación abre parte de no conformidad, procediendo en la forma antes descrita. Propuesto el plan de acciones correctoras, el servicio de Información, comunica al ciudadano las resoluciones tomadas, utilizando el mismo medio de comunicación empleado por el reclamante. Tramitación de expedientes: siempre que se detecten desviaciones graves entre los requisitos especificados en el procedimiento y la realidad, que a juicio del Jefe del Servicio puedan hacer peligrar el cumplimiento de los objetivos establecidos, éste abre el informe de no conformidad. Si por el contrario, las deficiencias consisten en pequeños fallos puntuales detectados por los funcionarios encargados de la tramitación del expediente, se cursan las correspondientes diligencias en las que se reflejan las causas de los mismos. A continuación se trasladan a los delegados de calidad de servicio quedando archivadas, a disposición de los jefes de servicio, en una carpeta denominada “Servicios no conformes, no conformidades , acciones preventivas y correctoras”. Auditorías internas y externas: a través de ellas pueden detectarse no conformidades que según su carácter, leve, grave o crítica, pueden dar lugar a la apertura de un informe de no conformidad, procediendo como se ha indicado más arriba. Es un hecho importante que la prevención de las no conformidades evita su aparición. En el sistema, se establecen como fuentes de acciones preventivas: la tendencia al incumplimiento de los objetivos establecidos, las sugerencias aportadas por los ciudadanos, y las observaciones y sugerencias realizadas por los propios ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 37 de 69 funcionarios del Servicio, sobre de determinadas prácticas o hábitos que pudieran generar desviaciones futuras. CAP. 15 MANIPULACIÓN, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y ENTREGA. EMBALAJE, El modelo de gestión de la calidad que seguimos requiere la elaboración de un procedimiento que recoja la manipulación, almacenamiento, embalaje, conservación y entrega de los productos suministrados. Claro está que si la actividad municipal consistiese en la fabricación de productos, este requisito le sería de directa aplicación sin necesidad de adaptación alguna. Pero ocurre que la actividad principal desarrollada por una Administración Local es la prestación de servicios a sus ciudadanos, y esos servicios requieren para su establecimiento de la adopción de una decisión colegiada o unipersonal que se documenta en un expediente administrativo. Así pues, es esto último, y no productos, lo que en un Ayuntamiento gestionamos, archivamos y conservamos. Con este propósito, en algunos Servicios, como Urbanismo y Aguas y Medio Ambiente, se han aprobado normas internas que se ocupan de la consulta de expedientes durante su tramitación, y ordenación y expurgo de los mismos antes de su envío al archivo general. De esta forma se contribuye a una mejor localización y acceso al expediente, puesto que su conservación no se refiere únicamente a la inalterabilidad de los documentos que contiene, sino sobre todo a la integridad del conjunto documental que lo compone. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 38 de 69 CAP. 16 CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD E INDICADORES DE GESTIÓN. • Registros de la Calidad: Ya decíamos al tratar del Sistema de la calidad que los registros de la calidad, son un modo de control documentado que demuestra la conformidad de nuestro sistema, descrito en los procedimientos genéricos y operativos, con los requisitos especificados por la norma de referencia. Es también una demostración para nuestros ciudadanos de que aquello a lo que nos hemos comprometido con ellos lo estamos realizando correctamente, y lo acreditamos mediante documentos que permiten su verificación y evaluación en cualquier momento. Los registros suministran además información para el análisis y mejora del Sistema de la Calidad. Como registros de sistema más significativos se pueden citar: - Control de distribución de procedimientos y normas internas a los interesados en su tramitación. - Convocatorias y Actas de las reuniones del Comité de Calidad. - Programa de auditorías internas, listas de comprobación, informes de auditorías. - Definición de servicio y análisis de posibles fallos en la implantación de un nuevo servicio o prestación. - Informe de evaluación de contratista una vez ejecutado el contrato. Como registros operativos, los siguientes: - En los Servicios de Urbanismo y Personal y Régimen Interior: conjunto de documentos aportados al expediente durante su tramitación, solicitudes, informes, alegaciones, resoluciones o acuerdos y comunicaciones. - En el Servicio liquidaciones. - En el Servicio de Aguas y Medio Ambiente (Mantenimiento de la Estación Depuradora: Fichas de mantenimiento, Plan de de Gestión Tributaria: ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 39 de 69 Declaraciones- mantenimiento, Partes de avería, grupos componentes. Relación de equipos y • Indicadores de Gestión: Hemos visto con anterioridad cómo los principios de organización y funcionamiento de la Administración recogidos en nuestro ordenamiento jurídico nos empujan a realizar una gestión eficaz en el cumplimiento de los objetivos, eficiente en la asignación y utilización de los recursos públicos, y ágil en la tramitación de los procedimientos. Hasta aquí seguramente todos estamos de acuerdo, gestores, directivos, políticos, y ciudadanos; pero cómo sabemos que lo dicho no es una simple declaración de buenas intenciones, sino que realmente se cumplen los objetivos, y que empleamos con responsabilidad los recursos que el ciudadano nos encomienda gestionar, obteniendo el mejor de los rendimientos posible, es decir, el que él mismo aplica a su economía familiar. Para gestionar con eficacia, con eficiencia, en definitiva con responsabilidad, hay que medir; y es preciso hacerlo no sólo para evaluar el grado de consecución de los objetivos trazados, sino lo que es más importante, para poder mejorar después. La medición no es tarea sencilla en la Administración Pública, es preciso encontrar indicadores capaces de suministrarnos una información veraz, objetiva, inequívoca y precisa, que nos muestre los resultados conseguidos y los compare con los esperados. La relación entre los registros de calidad que hemos visto en el apartado anterior y los indicadores de gestión es de colaboración. Ambos facilitan información para el análisis y mejora del Sistema de la Calidad, sin embargo no son la misma cosa. Mientras los registros son pruebas fehacientes de la documentación del sistema, son las “huellas” que ha dejado la tramitación administrativa, a través de la serie de actos que integran el expediente administrativo; el indicador constituye una unidad de medida que, partiendo del registro documentado, expresa una formulación objetiva (porcentaje, número, tiempo, coste) que permite el seguimiento y evaluación de los objetivos de la Organización Pública. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 40 de 69 Después de identificar los procesos clave de una Organización, acordes con la política de calidad de la misma, y de procedimentarlos documentalmente, estableciendo los registros de calidad pertinentes; se elaboran los indicadores de gestión, teniendo en cuenta su idoneidad y adecuación a los objetivos. También es preciso reconocer que el establecimiento de indicadores en una Organización genera cierto rechazo, aunque en ningún caso mayor que el que pueda ofrecer la implantación de un sistema de la calidad en el que se inscribe. Así se critican el exceso de burocracia, el tiempo empleado por los grupos de trabajo, los costes de implantación, los controles sobre el trabajo de las personas, etc. Todas ellas tienen un común denominador que podríamos denominar resistencia al cambio, a lo nuevo, a lo desconocido, a posibles reestructuraciones administrativas, y a la pérdida del acomodo, estabilidad y seguridad profesionales. Para vencerlas es preciso un fuerte impulso político que muestre una voluntad decidida de implantar este sistema de gestión, y una clara comunicación de los objetivos a los funcionarios y trabajadores de la Organización que les corresponsabilice en el logro de los mismos, y recoja la emisión de sugerencias. A modo de ejemplo, y sobre la base de determinados registros relacionados con procedimientos de gestión de personal, se formulan los siguientes indicadores, relacionándolos a su vez con un posible objetivo: OBJETIVO Integración documental de los expedientes al 95 % REGISTRO • Documentos que integran el expediente, según tipología. INDICADOR Muestra aleatoria del 10% de los expedientes abiertos y cerrados durante 2000. OBJETIVO REGISTRO INDICADOR Reducción del tiempo medio de tramitación de los expedientes de • Documentos u órdenes de inicio Tiempo medio de tramitación, desde la entrada de la solicitud ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 41 de 69 provisión de puestos de trabajo a 45 días, contados desde su apertura hasta la comunicación al interesado. Incrementar el rendimiento del personal de un Servicio interno. hasta la comunicación al • Acuses de recibo interesado. de los interesados. Expedientes del Servicio Expedientes tramitados por cada funcionario y tipología de los mismos. Costes de Personal del Servicio / Núm. total de expedientes tramitados. Coste de Personal del tramitador / núm. de expedientes tramitados por él mismo. Número de funcionarios totales / número de funcionarios adscritos al Servicio. Reducción de quejas sobre la calidad de servicio en un 5%. • • Quejas recibidas Diligencias e Informes de no conformidad % de expedientes con diligencia o informe de no conformidad. % de expedientes tramitados sobre los que se han presentado quejas o reclamaciones. OBJETIVO REGISTRO Realización del Plan Acciones formativas de Formación para realizadas. 2000 en su integridad. INDICADOR Número de acciones formativas realizadas / número de acciones previstas. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 42 de 69 Adecuación de la convocatoria a las necesidades formativas. • Solicitudes. • Informes de necesidades formativas. • Actas de la Comisión de Formación. Número de trabajadores solicitantes / número de plazas ofertadas por acción formativa. Número de trabajadores solicitantes de cada Servicio o Unidad / número de plazas asignadas al mismo. % de acciones formativas propuestas por Jefaturas y Sindicatos de modo coincidente. Conseguir una efectividad del 80% con la impartición de la acción formativa. • % de alumnos / acción formativa que aplica la formación recibida en su puesto de trabajo, según • Listado de visión de la Jefatura y del alumnos asistentes propio alumno. que han cubierto el 90 % del tiempo lectivo. • OBJETIVO Mejorar los sistemas de concesión de vacaciones permisos y licencias, mediante su consideración como comunicación • Acciones formativas realizadas. Encuestas REGISTRO INDICADOR Solicitudes % de trabajadores que solicitan sus vacaciones, permisos o licencias en impreso normalizado. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 43 de 69 previa al ejercicio de un derecho. % de trabajadores que no acompañan junto con la solicitud, documentos justificativos. Número de concesiones fraudulentas, erróneas o de contenido imposible. CAP. 17 AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD. Las auditorías internas se establecen para verificar si las actividades incluidas en el sistema, así como sus resultados, se corresponden con el modelo de gestión adoptado; pero también para determinar la eficacia del sistema de la calidad. Se llevan a cabo durante la implantación del sistema inicial, y posteriormente, cada año con carácter previo a la visita de seguimiento del organismo certificador. A este efecto, se establece un plan de auditorías en el que se incluye el procedimiento a auditar, el nombre de los responsables de las actividades a auditar, la fecha prevista para la auditoría y el nombre del auditor. Es conveniente que el auditor interno no tenga responsabilidad en el procedimiento a auditar, a fin de evitar conflictos de intereses que pudieran darse cuando en una misma persona se reúne la condición de “propietario del procedimiento” y auditor. El procedimiento de auditoría tiene dos partes diferenciadas, de un lado se evalúa la calidad del procedimiento escrito, y de otro el grado de implantación, para comprobar, en el lugar de trabajo, si la realidad observada a partir de la fecha de aprobación del procedimiento (actividades, responsables, documentos, registros y medios), se corresponde con lo previsto en el mismo. Esta comprobación a la que nos referimos se realiza mediante unas listas de chequeo previamente definidas por el Comité ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 44 de 69 de Calidad, a través de las cuales el auditor registra la aplicación correcta o incorrecta del procedimiento, huyendo de la búsqueda de culpables, pues lo que se pretende es encontrar desviaciones entre la realidad y lo establecido, para adoptar las medidas correctoras y preventivas que procedan. El trabajo del auditor concluye con un informe de auditoría en el que se da cuenta de las no conformidades registradas, de las que han podido subsanarse en el mismo momento de la auditoría, así como de aquellas otras que requieren una acción correctora, a cuyo efecto señalará el plazo y responsable que le haya comunicado el funcionario auditado. A partir de aquí, el Comité de Calidad analiza el resultado de las auditorías, comprueba su cierre y la eficacia de las acciones correctoras emprendidas. CAP. 18 FORMACIÓN Ya me he referido en el capítulo 9 “control de procesos” al procedimiento de Formación, de aplicación general a todo el Ayuntamiento, señalando algunas de sus características más importantes. Baste ahora decir que dicho procedimiento nace con el propósito de detectar, de una forma estructurada y planificada, las necesidades de formación de todo el personal, y proporcionar después una educación acorde con las mismas. El proceso de detección de necesidades, de carácter plural, se realiza de forma continuada, sirviéndose de la realización de entrevistas a responsables políticos, técnicos, personas consideradas clave en la organización, y sindicatos. Con esta información y la aplicación de criterios de priorización relativos a número de afectados, frecuencia, repercusión y readaptación profesional, se elabora el Plan de Formación, en el que se incluyen no sólo acciones internas (financiadas con fondos propios o de la formación continua), sino acciones externas, no programadas por el Ayuntamiento, y que dependen de la oferta de otros organismos o empresas. Fundamental para la constancia del adiestramiento y cualificación de nuestros funcionarios, son los registros de formación que se conservan en los expedientes personales. CAP. 19 SERVICIO POSTVENTA. RECLAMACIONES DE CLIENTES. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 45 de 69 Para dar cumplimiento a este capítulo de la norma se ha establecido un procedimiento de gestión de las reclamaciones, quejas y sugerencias de los ciudadanos, que alcanza a todos los servicios municipales. De este modo se establece una sistemática que garantiza en todo caso una respuesta satisfactoria, ya sea positiva o negativa, a las peticiones de los ciudadanos. El proceso operativo comienza con la reclamación del interesado, para lo que puede utilizar la vía del Servicio de Información o del Servicio afectado. En ambos el tratamiento que se da a la reclamación es idéntico. Después de que ha sido analizada por el Servicio implicado, se responde al ciudadano utilizando la misma vía tomada por éste en la presentación. Las reclamaciones presentadas así como sus correspondientes respuestas se registran en el Servicio de Información y Atención al Ciudadano, formando una base de datos que, convenientemente procesada, ofrece al político y al gestor una información interesante para la mejora continua de los servicios; todo ello sin perjuicio de las oportunas acciones correctoras y preventivas que desde los departamentos municipales, tras el análisis de las reclamaciones, ponderadas bajo los criterios de gravedad, repetibilidad, impacto ante los ciudadanos, empleados o los recursos utilizados, se hayan tomado. CAP. 20 TÉCNICAS ESTADÍSTICAS Este requisito de la norma se ha declarado no aplicable a nuestro sistema de la calidad. No obstante, a través del Servicio de Información y Atención al Ciudadano, se realizan encuestas periódicas que revelan el grado de satisfacción del ciudadano en relación con sus expectativas sobre los servicios municipales. La información obtenida resulta valiosa para evaluar nuestros servicios y corregir las posibles desviaciones producidas. 3. PROCESO DE IMPLANTACIÓN 3.1. Los aspectos organizativos y humanos. La organización del proceso de implantación del sistema de aseguramiento de la calidad del Ayuntamiento ha pivotado sobre cuatro soportes fundamentales. De un lado, la asistencia proporcionada por la empresa consultora contratada, de otro los ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 46 de 69 grupos de trabajo constituidos en los Servicios, y de otro la colaboración prestada por el Servicio de Organización y RR.HH. del propio Ayuntamiento que ha asumido la dirección técnica e impulso del proceso. Por último, el Comité de Calidad, responsable del seguimiento, cumplimiento de objetivos y toma de acciones correctoras/preventivas encaminadas a la mejora continua. Analicemos por separado el papel jugado por cada uno. 3.1.1. CONSULTORA La empresa consultora seleccionada por el Ayuntamiento ha intervenido sin interferir en el desarrollo de los Grupos de Trabajo, aconsejando la utilización de técnicas y herramientas de aplicación adecuadas a cada fase del proceso para el establecimiento del sistema de calidad municipal. Su implicación con el proyecto ha sido ante todo la de formar en habilidades orientadas a la calidad a todo el personal participante en el mismo, para que de esta forma ellos mismos fueran descubriendo el camino de la interpretación más adecuada de la norma de referencia, de la reingeniería del proceso analizado, de la búsqueda de soluciones para los puntos de ruptura del procedimiento, de las actitudes a observar en la realización de las auditorías internas, etc. En ningún momento ha sido interés de la consultora, tampoco constaba como obligación contractual, la de formar al personal en técnicas substantivas propias de cada Servicio, primero porque queda lejos de su competencia y formación, segundo porque hubiéramos perdido sin duda muy variadas y enriquecedoras oportunidades de mejora que puede introducir quién no está condicionado o quizás encorsetado por una visión administrativista. En este sentido puede afirmarse que han realizado una formación en acción, singular y atípica, pero muy eficaz y orientada a los fines perseguidos. 3.1.2. GRUPOS DE TRABAJO. Uno de los principios que inspiran las mejores prácticas de gestión de la calidad es el de “Participación del personal”, que favorece la existencia de un personal motivado, involucrado y comprometido, que se siente valorado por el trabajo que realiza y que desea contribuir a la mejora continua. La calidad no es cosa de unos pocos, ni siquiera de la alta dirección, más bien es obra de todos, desde el operario de obras ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 47 de 69 o el auxiliar administrativo, hasta el responsable técnico que dirige el Servicio o la Unidad administrativa; es la suma de voluntades de todos ellos, la sinergia producida en el seno del grupo, lo que aporta verdadero valor añadido a la resolución de problemas, a la mejora del servicio en definitiva. La constitución de los Grupos de Trabajo en la primera experiencia del Ayuntamiento en la construcción de su sistema de la calidad, ha pasado por tres etapas bien diferenciadas. En un primer momento, después de analizar la importancia relativa de los procedimientos llamados a ser racionalizados y obtener los que hemos denominado como “claves” o “guía” por el valor añadido que podrían proporcionar para los usuarios del servicio, se procedió a la formación de dos grupos de trabajo, cada uno encargado del análisis de un procedimiento clave, las licencias de obra mayor y la licencia de actividades. En segundo término, a medida que se iba avanzando en el análisis de los procedimientos clave, se constituyeron otros grupos auxiliares, dependientes del grupo matriz o principal a quién rendían cuentas del resultado de su gestión, dedicados al análisis de otros servicios urbanísticos, no considerados clave. Por último, un tercer género de grupo de trabajo fue el encargado de interpretar para, posteriormente, adaptar los distintos capítulos de la norma ISO 9002 a los procedimientos que hemos denominado de sistema para distinguirlos de los propiamente operativos emanados de la competencia funcional del Servicio municipal de Urbanismo. En la actualidad puede decirse que se mantiene esa lógica en términos generales, aunque su definitiva formación depende de la orientación que el responsable del Servicio y sus colaboradores dan a los mismos. La composición de los grupos principales, en número variable de 6 a 8 personas, ha respondido a las siguientes características: ¾ 1 Coordinador que ha dirigido las reuniones del Grupo, marcando tiempos para el tratamiento de los asuntos, ha velado por los objetivos prefijados para la sesión, ha distribuido las tareas de ejecución individualizada para realización entre los distintos miembros del grupo fuera de las reuniones y, por último, ha controlado la ejecución de las mismas. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 48 de 69 ¾ 1 Secretario que ha tenido como principal misión la de documentar los avances del Grupo en las distintas reuniones que ha celebrado, sin perjuicio de observar una participación activa similar al resto de los miembros. ¾ 1 Dinamizador caracterizado por su espíritu emprendedor, absolutamente convencido de la bondad de los trabajos, motivador, facilitador y buen conocedor del procedimiento sujeto a análisis. ¾ Resto de los miembros del Grupo, cuya función ha consistido en colaborar activamente en la recogida de información precisa, análisis de la misma, establecimiento de puntos de ruptura de los procedimientos, diagnósticos, rediseño e implantación de los mismos. Las actitudes requeridas para los miembros del Grupo, sin perjuicio de otras consideradas por los respectivos responsables de los Servicios donde se crean, son las siguientes: Flexibles y tolerantes en la defensa de sus posiciones, participativos. Capacidad para establecer sinergia de grupo. Aportación de esfuerzo, ilusión, imaginación e iniciativa en el cumplimiento de su trabajo como miembro del grupo. 3.1.3. COLABORACIÓN DEL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y RR.HH. Como ya he anticipado, más que colaboración podría calificarse de implicación la relación del Servicio de Organización y RR.HH. con el proceso de implantación del sistema de calidad municipal. Nuestra intervención no se ha limitado a la dirección técnica e impulso del proceso, sino que se ha extendido a la participación en los Grupos de Trabajo que se constituyen, al Comité de Calidad, a la realización de auditorías previas, a la interlocución entre la empresa consultora, el Ayuntamiento y los respectivos Servicios que integran e integrarán el sistema, y a la defensa de los procedimientos de sistema ante los auditores del organismo certificador; observando en todo momento una implicación activa y cualificada como veremos a continuación. 3.1.3.1. Integración en los Grupos. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 49 de 69 Desde el Servicio de Organización se ha atendido, en muchas ocasiones, la Secretaría de los Grupos de Trabajo, asumiendo las funciones que a continuación se describen: Documentación de los avances de la reunión, recogiendo los asuntos tratados, sus deliberaciones y acuerdos. Implementación de acciones propuestas durante las reuniones. Control de trabajos pendientes y dación de cuenta de las realizaciones y avances en gestiones realizadas fuera de las reuniones. Asimismo nos hemos integrado como un miembro más de los grupos, no aportando conocimientos teóricos o prácticos sobre las actividades que constituyen el grueso funcional de los respectivos servicios, sino complementando éste con la “frescura” que añade una visión no condicionada por el subjetivismo que puede impregnar el análisis de quien reúne el doble carácter de responsable o interviniente en la ejecución del procedimiento de que se trate y miembro del Grupo. A destacar la especial colaboración en la adecuación de los procedimientos de sistema y en la redacción del Manual de Calidad. 3.1.3.2. Comité de Calidad. La implicación en este Órgano es doble. Por una parte hemos atendido y atendemos la Secretaría del mismo, asumiendo las siguientes funciones: Preparar el orden del día de cada reunión y comunicar a los miembros del Comité la fecha de la misma. Levantar acta por escrito de la reunión y entregar copia de la misma a los integrantes del Comité. Archivar todas las actas y anexos de planes de acción consecuencia de las reuniones del Comité. Realizar el seguimiento y cierre de acciones correctoras y preventivas para la consecución de objetivos establecidos. Asimismo aportamos en su composición dos de sus vocales, desarrollando las funciones inherentes al estudio, ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 50 de 69 deliberación y toma de decisiones en los asuntos sometidos a la competencia del Órgano. 3.1.3.3. Realización de auditorías previas. En este caso, se han aportado cuatro personas del Servicio que, junto con otras pertenecientes a otros Servicios del Ayuntamiento han procedido, tras la elaboración, aprobación e implantación de los procedimientos, a verificar el grado de adecuación y coherencia con el diseño de la documentación de los mismos y su debida correspondencia con la implantación real. 3.1.3.4. Interlocución y coordinación de los distintos agentes implicados. Al servicio de Organización ha correspondido, la gestión de la ejecución del contrato de consultoría y asistencia otorgado con la empresa, así como la coordinación de las actividades que exceden del ámbito de actuación de los Grupos de Trabajo, ya sean: establecimiento de planes de auditorías, control de ejecución de las mismas, convocatorias del Comité de Calidad, colaboración en la documentación de la subsanación de no conformidades, etc. 3.1.3.5. Defensa de los procedimientos de sistema ante los auditores del Organismo certificador. Acompañamiento y defensa ante el personal auditor del Organismo certificador de los procedimientos de sistema, recogiendo sugerencias y elaborando propuestas de adecuación de los procedimientos para la subsanación de no conformidades detectadas. 3.1.4. COMITÉ DE CALIDAD. El Comité de Calidad tiene por objeto garantizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la calidad, y es responsable del cumplimiento de objetivos y toma de acciones correctoras/preventivas encaminadas a la mejora continua. Su composición y funciones son las recogidas en el capítulo 1 del Manual. 3.1.4.1. Relaciones entre el Comité de Calidad y la Comisión Municipal de Gobierno: ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 51 de 69 Corresponde al Comité de Calidad proponer la aprobación de los procedimientos operativos y sus modificaciones, y a la Comisión Municipal de Gobierno la aprobación de los mismos. El proceso seguido ha sido el siguiente: ¾ Confección del procedimiento por el Grupo de Trabajo. ¾ Sometimiento al Comité de Calidad para su aprobación, si procede. ¾ Sometimiento a la Comisión Informativa de Organización, Personal y Participación Ciudadana para dictamen. ¾ Aprobación por la Comisión de Gobierno. ¾ Comunicación del Acuerdo. Con esta aprobación de un Órgano municipal necesario se ha pretendido un doble objetivo. De un lado se dota de carta de naturaleza administrativa a un acto que, en principio, aun siendo mucho, no tiene otro valor que el producto emanado de la reflexión del Grupo de Trabajo en forma de acciones concretas; de otro incorpora la facultad de obligar, desde su implementación, a todas las partes intervinientes en el procedimiento para gestionar los asuntos conforme a las pautas, directrices y orden secuencial que el mismo incorpora. 3.2. El binomio Aportación /Compensación La participación e implicación del personal en el proceso de implantación del sistema de la calidad municipal ha supuesto tanto para los funcionarios integrantes de los grupos de trabajo, como para aquéllos que han quedado en la retaguardia ocupándose de la gestión ordinaria de los asuntos encomendados a la competencia del Servicio, un gran esfuerzo que ha supuesto una doble recompensa. De un lado, la satisfacción que produce el tener documentado el trabajo, disponer de un diagrama del procedimiento que, mediante una secuencia de acciones, te explica de modo visual la intervención de los puestos de trabajo en las fases y trámites del procedimiento, de la responsabilidad de cada uno, además de los objetivos a cumplir. De otro, mediante una compensación retributiva, pues aún cuando pudiera convenirse que el complemento específico retribuye ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 52 de 69 las condiciones particulares de desempeño del puesto de trabajo, tales como dificultad técnica, dedicación, responsabilidad, incompatibilidad, peligrosidad o penosidad, no por ello perdería vigencia y utilidad otro concepto retributivo como es el complemento de productividad, aunque en este caso no se trata de reproducir el viejo concepto que como bien sabemos tiene que ver con el especial rendimiento, la actividad extraordinaria, el interés e iniciativa con que el funcionario desempeña su trabajo, en función de circunstancias objetivas relacionadas directamente con el desempeño del puesto de trabajo y objetivos asignados al mismo; sino que se configura con un carácter global, de equipo. Lo que importa es el mantenimiento y mejora de los objetivos prefijados para el Servicio, de modo que la consecución de los mismos no dependerá tanto del rendimiento individualmente considerado, sino de la suma de voluntades encaminadas en la misma dirección. En este sentido, la Comisión Municipal de Gobierno, adoptó acuerdo mediante el cual se procede a la asignación de un complemento de productividad, distribuido según categorías, previamente establecidas en acuerdo de la Mesa General de Negociación, cuyo devengo se sujeta a las siguientes condiciones: “Se incluirán en la categoría inmediatamente superior a la que les corresponda aquellos funcionarios que asuman la competencia de delegados de calidad, atribuyéndose las funciones respectivas por nombramiento específico. El Sistema de aseguramiento de la calidad de servicio o, en su caso, de la implantación de los procedimientos será revisado con carácter anual. Si la revisión fuere positiva, se mantendrá el devengo del incentivo; si fuere negativa, el cobro se suspenderá hasta la corrección de los desequilibrios o no conformidades críticas encontradas, sin que la subsanación dé lugar al reconocimiento retroactivo de las cantidades dejadas de percibir. Cuando dentro de un mismo Servicio o Unidad se localizaran desequilibrios o no conformidades de carácter crítico, atribuibles a la entera responsabilidad de uno o más funcionarios, y así fuere informado por el coordinador del respectivo equipo de racionalización, el Comité de Calidad de servicio, oídas las partes interesadas, podrá proponer la suspensión parcial del incentivo que afectará al o los funcionarios responsables, con los mismos efectos señalados en el párrafo anterior.” 3.3. Lecciones aprendidas. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 53 de 69 Desde que iniciamos la generación del sistema de la calidad municipal, allá por el mes de noviembre de 1996, y a lo largo de las distintas fases de la implantación: formación de equipos, elaboración de procedimientos operativos y de sistema, auditorías internas, funcionamiento del Comité de Calidad, relaciones con otras unidades organizativas afectadas, y auditorías del Organismo certificador, se nos han presentado algunos obstáculos y errores que hemos tenido que salvar, obteniendo de todo ello una experiencia enriquecedora que sin duda nos está sirviendo en el objetivo de extender el modelo a otros Servicios. Algunos de los problemas encontrados y la solución dada a los mismos se reflejan a continuación: 3.3.1. Formación de los Grupos de Trabajo: 3.3.1.1. Falta de comunicación de la misión. Inicialmente, tras la formación del Grupo principal o matriz, propuesto a instancias de uno de los Servicios integrados en el sistema, no procedimos a la inmediata comunicación al resto del personal del Servicio no interviniente en los procesos de mejora, obviando algo que es esencial para la comprensión e interiorización del Sistema que aunque soportado en su elaboración por unos pocos, afecta a la totalidad de los componentes de la plantilla adscrita al Servicio. Sólo cuando ya había transcurrido un tiempo nos dimos cuenta del error cometido e inmediatamente se procedió a su subsanación, explicando el porqué de su creación, el objeto y finalidad de su trabajo, haciendo especial hincapié en que se constituye con el propósito de ayudar a mejorar la gestión y no de fiscalizar, controlar, llamar la atención o aflorar, con ánimo de crítica, los defectos y vicios de la tramitación. 3.3.1.2. Falta de motivación, incredulidad en la filosofía de la calidad como sistema. En ocasiones el escepticismo se ha apoderado del Grupo, se pensaba, probablemente con razón, dadas otras experiencias anteriores, que se trataba de una acción formativa más en la que se filosofaba sobre un término muy de moda, la calidad. Sin embargo esta valoración negativa no duró mucho tiempo, a medida que los Grupos comprobaron que tras una breve introducción teórica se encontraban recopilando información para posteriormente analizar los procedimientos clave, previamente seleccionados, creció el interés por el trabajo, máxime cuando después de obtener la “foto fija” de los mismos ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 54 de 69 mediante su diagramación, se fueron vislumbrando las primeras oportunidades de mejora que podrían servir a la resolución de algunos de los problemas que aquejaban al Servicio. 3.3.1.3. Temor a la pérdida del puesto de trabajo. Tanta eficacia, tanta economía de tiempo, tanta reducción de plazos como se nos anticipaba, originó en alguno de los componentes del Grupo un temor a que concluido el proceso de implantación del sistema de calidad, hubiese que llevar a la práctica una reestructuración del Servicio por haber resultado ociosos algunos de los recursos que al inicio se empleaban. Transcurridas varias fases de la implantación, no se ha procedido a ninguna reestructuración de los Servicios por esta causa, se siguen empleando los mismos o superiores recursos, aunque, sin duda, eficientemente utilizados, lo que permite acometer otras tareas que profundizan en una mayor orientación al ciudadano, a la satisfacción de sus necesidades. 3.3.1.4. Protagonismo del individuo frente al Grupo. En alguno de los grupos hasta ahora constituidos, se ha hecho patente el afán de protagonizar las distintas posiciones existentes su seno, de defender los criterios, la visión particular, que sobre una u otra cuestión todos nosotros teníamos; en definitiva, de reforzar nuestra posición frente al Grupo. Tampoco esta actitud permaneció mucho tiempo, poco a poco se fueron perdiendo protagonismos individuales y fueron asumidos por el Grupo; es decir, el criterio y la decisión formados en el seno del mismo, aprovechando la sinergia de sus componentes, añadía un valor a la resolución de problemas infinitamente superior a las posiciones individuales. 3.3.2. Elaboración de procedimientos: 3.3.2.1. Conflicto entre visión legal y práctica en determinadas acciones incluidas en el procedimiento. En ocasiones, dada la composición de los Grupos en los que estaban representados, entre otros, técnicos con formación técnica y jurídica, hemos asistido a pequeños conflictos motivados igualmente en un afianzamiento de nuestras respectivas posiciones, y sólo cuando hemos sido capaces de ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 55 de 69 hacer converger nuestros criterios, conciliando las garantías del procedimiento administrativo con la eficiencia perseguida en el desarrollo de una acción, hemos seguido avanzando. 3.3.3. Auditorías internas: 3.3.3.1. Exceso de celo. A lo largo de los tres años que llevamos con la implantación progresiva del sistema de la calidad municipal, quizás la etapa más difícil se corresponda con la primera implantación. Tan en serio se tomó este trabajo por parte del personal formado para este fin, que no habían intervenido en los grupos de trabajo de los procedimientos auditados, acostumbrados además al “papeleo”, al manejo de impresos, informes, a la comprobación de datos, en definitiva a la tramitación de expedientes, que se produjo en un primer momento este exceso de celo que refiero, obteniéndose todo tipo de no conformidades, en la mayoría de los casos menores, perfectamente subsanables por el responsable del procedimiento auditado en el mismo momento o, en su caso, señalando el nombre del responsable encargado de su ejecución y la fecha prevista. Ante esta situación se imponía actuar con rapidez, nos preguntamos qué hacer para conciliar el excelente potencial humano con el que contábamos para el trabajo de auditorías internas, con una magnifica motivación, y la realización de las mismas orientadas a determinar si las actividades observadas se corresponden y son adecuadas con el modelo de referencia establecido y con los objetivos marcados. La solución a este problema no era fácil. Hubo que reunir al Grupo de auditores y explicarles desde cómo cumplimentar debidamente las listas de chequeo y los informes hasta la finalidad perseguida con la realización de auditorías internas, concretando la metodología de trabajo orientada a la evaluación de los procedimientos operativos, comprobando que son homogéneos y claros para asegurar la repetibilidad de las tareas a realizar en diferentes períodos y/o personas diferentes y alcanzar los resultados esperados, y que están suficientemente implantados. Por fin, pudo avanzarse en la detección de no conformidades a los procedimientos de una forma racional, despejando lo importante de lo meramente anecdótico, producto, en muchas ocasiones, de diferencias léxicas o sintácticas que aportaban poco o ningún valor a la función encomendada. En la actualidad el problema se ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 56 de 69 ha mitigado mediante la confección de unas listas generales de comprobación o chequeo, más cerradas y completas que las iniciales, que orientan al auditor interno en la realización de sus cometidos. 3.3.3.2. Posición defensiva de los responsables del procedimiento. El responsable del procedimiento que tanto podía haber intervenido en la confección de éste a través de los grupos de trabajo, o ser uno de los encargados de su tramitación, se ha venido mostrando como “propietario” del mismo. Bajo esta condición, cualquier no conformidad que le era detectada podía significar un ataque directo a sus posiciones, comenzando, a veces, una discusión con el auditor que no encontraba punto de acercamiento. Expresiones como ¿quién sabe más de esto?, ¿tú sabes el tiempo que nos ha llevado al grupo de trabajo llegar a esta conclusión?, ¡ no puede estar mal, lo hemos repasado muchas veces!, eran habituales entre los responsables de los procedimientos e impedían realizar el trabajo de los auditores en condiciones de imparcialidad y objetividad. Afortunadamente, después de un pequeño “rodaje”, en el que nos dimos cuenta de que quizás nos habíamos preocupado mucho de formar a nuestros auditores, pero no tanto a los auditados para recibir la auditoría correspondiente, tanto unos como otros nos hicimos más colaboradores, entendimos más nuestros respectivos “papeles” y fuimos encontrando puntos de acercamiento y consenso a las observaciones y no conformidades detectadas, en la seguridad que con las auditorías no se pretendía descubrir los defectos profesionales de nadie, sino de mejorar algo que de por sí ya era bueno. 3.3.4. Comité de Calidad: 3.3.4.1. Reproducción de las visiones legal y práctica de las acciones del procedimiento. Al igual que en los grupos de trabajo, el Comité de Calidad no ha estado exento de algunas diferencias de criterio motivadas en la formación jurídica o técnica de sus miembros, casi siempre resueltas a favor de facilitar la voluntad del órgano colegiado por consenso, y siempre que la introducción de elementos o acciones ligadas a una economía procesal no colisionaran con derechos de los ciudadanos garantizados por el ordenamiento jurídico. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 57 de 69 3.3.4.1. Funcionamiento reglado y poco interventor de los asuntos sometidos a su discusión. En este aspecto puede decirse que el período de implantación muestra acusadas diferencias. En sus orígenes el Comité de Calidad ha tenido una función meramente testimonial, de trámite; ha acogido y hecho suyo lo que ya se nos daba de forma muy elaborada, sin entrar en los detalles, en suma en el conocimiento de la materia que le era sometida para aprobación. Las causas pueden buscarse en el poco tiempo disponible, en la alta especialización del material entregado por el grupo de trabajo, en que salvo propuesta de acciones muy novedosas o necesitadas de la conformidad de instancias superiores, se trataba de asuntos muy elaborados y consensuados en el grupo, en que tres de los seis miembros iniciales formaron parte de los grupos de trabajo. Por el contrario, en la actualidad, el Comité de Calidad, no sólo se sigue presentando a los nuevos Servicios como el órgano que tiene atribuida la garantía del Sistema de Calidad, pero es que además, su nueva organización y funcionamiento, permiten desarrollar sus competencias más representativas, esto es el cumplimiento de objetivos y toma de acciones correctoras y preventivas, encaminadas a la mejora continua. En su etapa más reciente, el Comité fija durante la revisión del sistema por la dirección, los objetivos fijados por los responsables de los Servicios incluidos en el Sistema, velando por la calidad de los mismos, su repercusión interna y externa, en definitiva por su aporte de valor para una organización que está al servicio de los ciudadanos. Asimismo, controla periódicamente su desarrollo, detectando desviaciones y proponiendo las acciones correctoras o preventivas que correspondan. 3.3.5. Relación con otras Unidades organizativas afectadas: 3.3.5.1. Tardía comunicación de los objetivos perseguidos. A veces, nos ha faltado cierta agilidad en la comunicación de las propuestas de los grupos de trabajo a otras Unidades organizativas afectadas por el alcance del procedimiento, dada la existencia de competencias compartidas o concurrentes; circunstancia que ha podido generar eventualmente alguna fricción entre el personal y responsables de las respectivas Unidades, generalmente resueltas por la explicación del proyecto, de las actuaciones que incorpora y de ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 58 de 69 los resultados que se pretenden. En la actualidad, el Comité de Calidad asume una importante función en este sentido, controlando periódicamente, durante el desarrollo del trabajo de los Grupos y en el análisis de los procedimientos sometidos a su aprobación, las acciones de coordinación emprendidas por las distintas unidades organizativas en actividades compartidas o transversales a toda la Organización. 3.3.5.2. Decisiones unilaterales sobre funciones o actividades compartidas. Es una variante más cualificada de la anterior, que se produjo durante la primera implantación, se trata de un planteamiento discutido en el seno de los grupos de trabajo al que se le planteaba como forma de acometer su tarea la opción de, sin condicionamientos ni injerencias de ningún tipo, buscar la mejor solución a los problemas detectados, documentarla en el procedimiento y proponerla al Comité de Calidad o, por el contrario, cuando se detectara una posible acción de mejora del procedimiento y con anterioridad a la fijación de soluciones que afectan a terceros, someter la discusión del asunto a todos los interesados internos. La elección no puede decirse que fuera fácil pues los dos métodos presentaban ventajas e inconvenientes; así la primera tenía como ventaja la agilidad en la discusión del problema, y la autonomía en la toma de decisiones para la mejora de los procedimientos según la visión del grupo de trabajo; sin embargo, presentaba un grave inconveniente, la ausencia de comunicación con otras partes de la organización podría frustrar la puesta en escena de la solución adoptada. La segunda opción presentaba la ventaja de asegurar la implantación, pero adolecía también de otro inconveniente, la necesidad de convencer a otros responsables de la Organización de que las medidas propuestas no sólo eran buenas para el Servicio origen del grupo, sino también para el ciudadano, en definitiva, receptor de las mejoras incorporadas. Tras una amplia deliberación del asunto en su doble planteamiento, se tomó el acuerdo de proseguir con los trabajos de racionalización de procedimientos, sometiendo directamente al Comité de Calidad las acciones de mejora propuestas. A estas alturas, con la visión que nos da la extensión del plan de calidad, las quejas recibidas por alguno de los responsables de otras unidades organizativas afectadas, para quienes los registros de ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 59 de 69 calidad de unos se han tornado en costes de no calidad para ellos, es indudable que ninguna actividad compartida o que afecte a otras unidades organizativas del Ayuntamiento, debe analizarse a espaldas del conjunto de interesados, máxime si como en el caso de Logroño, existe un proyecto ambicioso de extensión del sistema al conjunto de la Organización. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 60 de 69 3.3.6. Auditorías del Organismo certificador. 3.3.6.1. Revulsivo El conocimiento previo, con unos meses de antelación, de la visita de auditoría del organismo certificador, ha supuesto un revulsivo, una pócima aplicada al proceso de implantación de los procedimientos operativos. La llegada de expertos independientes que habrían de informar sobre la eficacia del sistema con la norma de referencia y, en su caso, proponer el otorgamiento de la certificación de empresa registrada por AENOR, alimentaba por sí misma el interés de tenerlo todo a punto, de no fallar, de mostrar interna y externamente que habíamos sido capaces de montar un sistema de calidad y que lo asegurábamos, que lo poníamos bajo control previniendo cualquier tipo de deficiencia. 3.3.6.2. El estrés del auditado Evidentemente los funcionarios no estamos acostumbrados a pasar auditorías todos los días, la sola experiencia de las auditorías internas, realizadas por nuestros compañeros, no bastaba, porque ahora todos pensábamos que iba de verdad, inevitablemente se nos iba a comparar con tantos otros que en la empresa privada han sido capaces de superar con éxito un proceso de certificación. Han pasado ya algunas auditorías, de implantación y de seguimiento, y todavía, al menos para los Servicios que se incorporan al sistema, se detectan este tipo de situaciones ansiosas, provocadas más por lo desconocido, y por querer superar con “nota” la implantación, al igual que otros compañeros lo hicieron en su día, que por la propia actividad de auditoría, realizada en nuestro caso por profesionales que han sabido adaptarse al no fácil, también para ellos, mundo de lo público, esforzándose por entender nuestra realidad, y ayudarnos a superar con éxito la implantación. 3.4. El papel de los Sindicatos. Es indudable que la implantación de un Sistema de la Calidad, conlleva actuaciones en diversos órdenes; en el político, mediante el impulso necesario para su establecimiento; en el técnico, para la creación de la infraestructura necesaria; en el personal por la intensa participación en los grupos de trabajo y la puesta en marcha y mantenimiento del Sistema; pero también en el sindical por ser una ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 61 de 69 materia que de acuerdo con lo previsto en el artículo 32 de la Ley 9/1987, de 12 de junio, de Órganos de Representación, será objeto de negociación, ya que afecta a la formación y perfeccionamiento del personal, y a la prestación del servicio; todo ello sin perjuicio de la capacidad de autoorganización reconocida al Ayuntamiento por el artículo 34 de la misma Ley. Pero es que, con independencia del reconocimiento de derechos nacidos directamente de la Ley, resulta imprescindible contar con la implicación de las secciones sindicales formadas en la Corporación Local para que actúen de agentes facilitadores del proceso. Sin embargo, este apoyo no se conseguirá sin más, por el mero atractivo de llevar la calidad a la Administración; para ello será preciso hacerles partícipes activos de todas las fases del proceso, desde su planificación hasta su implantación y mejora continua, manteniéndoles permanentemente informados de los avances experimentados y, por último, propiciando su inclusión como miembros de pleno derecho en los órganos de seguimiento del Sistema como el Comité de Calidad. Con estas actuaciones hemos evitado la aparición de “fantasmas” o preocupaciones inherentes a la falta de información, como es el temor a reestructuraciones administrativas, planes de empleo que suponen la supresión de puestos de trabajo, etc.; y obtenido unos eficaces colaboradores, también afectados como trabajadores, con el cambio pretendido que, en definitiva, no es otro que atender cada día mejor a nuestros ciudadanos, racionalizando y economizando nuestra gestión. 4. EXTENSIÓN DEL MODELO. PLAN QUINQUENAL La implantación viable de un Sistema de gestión de la Calidad como es el basado en la norma ISO que seguimos, requiere de una progresión racional en el tiempo, que permita la evaluación de los resultados obtenidos en el Servicio o Unidad implantado. Sólo después de este análisis, vistas: la implantación del sistema en el Servicio de Urbanismo, las ventajas obtenidas en cuanto a seguridad en el trabajo, transparencia en la función, agilidad en las tramitaciones, y reducción de los plazos para resolver, el Alcalde y su Grupo de Gobierno decidieron extender el modelo a toda la Administración de este Ayuntamiento. Sin embargo, para poner en práctica una actuación tan ambiciosa era preciso convenir con los representantes de los trabajadores las condiciones de su aplicación. Por esta razón el Plan ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 62 de 69 se sometió a la Mesa General de Negociación, pactándose con la parte sindical la implantación progresiva del mismo a cinco años, con posibilidad de reducirlo en un ejercicio si los recursos técnicos y económicos lo hacían posible; hecho que se ha producido recientemente, quedando el Plan como muestra el organigrama que obra más abajo. A este efecto, se estableció un orden de precedencias que recogía la propuesta de la parte corporativa en la que se habían manejado diferentes criterios, entre otros, el del interés demostrado por los responsables de los Servicios en la implantación del sistema, tratarse de Servicios con competencias mediales o transversales a todos los demás, o servicios a través de los cuales la participación ciudadana es masiva. ÓRGANOS DE GOBIERNO SERVICIO DE PERSONAL Y RÉGIMEN INTERIOR 1998 COMITÉ DE CALIDAD DELEGADO DE CALIDAD 1997 1998 SERVICIO DE URBANISMO SERVICIO DE GESTIÓN TRIBUTARIA SERVICIO DEAGUAS Y MEDIO AMBIENTE SERVICIO DE INFORMÁTICA 1999 2000 SERVICIO DE CONTRATACION Y SERVICIOS GENERALES 2001 PARQUE MUNICIPAL DE SERVICIOS INTERVENCIÓN GABINETE DE ALCALDÍA SECRETARÍA POLICIA LOCAL DEPORTES SERVICIOS SOCIALES EXTINCIÓN DE INCENDIOS VIALIDAD Y MTTO. EMPLEO JUVENTUD CULTURA SERVICIO DE ARQUITECTU RA TESORERÍA ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 63 de 69 INFORMACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA 5. QUÉ APORTA AL AYUNTAMIENTO LA APLICACIÓN DEL MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD IMPLANTADO. A continuación se exponen las principales ventajas o beneficios, y también los sacrificios o debilidades inherentes a la implantación de un sistema de la calidad bajo el modelo de aseguramiento recogido en la norma ISO-9002. 5.1. BENEFICIOS 5.1.1. De carácter general: 5.1.1.1. Avanza de forma apreciable en la sustitución de una cultura burocrática a otra de gestión, orientada al servicio al ciudadano. 5.1.1.2. Implanta un sistema de la calidad que integra los procesos, procedimientos, estructura organizativa y los recursos necesarios, común para todos los servicios municipales. 5.1.1.3. Crea una organización impulsora que involucra al Gobierno Municipal y a los responsables técnicos de los Servicios. 5.1.1.4. Planifica la realización de nuevas actividades. 5.1.1.5. Fija objetivos en el corto, medio y largo plazo, y efectúa un seguimiento periódico, corrigiendo las desviaciones detectadas. 5.1.1.6. Se involucra en un proceso incesante de mejora continua favorecido por la revisión del sistema por la dirección que evalúa la eficiencia del sistema de la calidad. 5.1.1.7. Facilita la incursión en otros modelos de gestión de la calidad, como el de la E.F.Q.M. 5.1.1.8. Crea un clima favorable para la modernización de la Administración Pública en su sentido más amplio. 5.1.2. De carácter instrumental 5.1.2.1. Racionaliza, simplifica y normaliza los procedimientos, eliminando trámites innecesarios que dificulten las relaciones de los ciudadanos con el Ayuntamiento. En ningún caso, las ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 64 de 69 especialidades de los procedimientos suponen una limitación de las garantías legales. (Disposición adicional primera de la Ley 4/1999, de 13 de enero, por la que se modifica la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 5.1.2.2. Evita la aparición de servicios no conformes mediante el establecimiento de medidas preventivas, y corrige las no conformidades detectadas, aprendiendo de ellas. 5.1.2.3. Registra documentalmente los hitos más importantes de su sistema de la calidad. 5.1.2.4. Asegura la repetibilidad de las tareas, con independencia del tiempo transcurrido desde la implantación del procedimiento o del funcionario que las realice, y con ello asegura la observación del precedente administrativo. 5.1.2.5. Adopta un único modelo de gestión de la contratación que sin apartarse de los requisitos legales, vela por la calidad de las prestaciones durante la ejecución del contrato, guardando registros de todo ello. Evalúa al contratista y lo tiene en cuenta en futuras licitaciones. 5.1.3. De control de eficiencia. 5.1.3.1. Audita internamente, de forma periódica, todos los procedimientos incluidos en el sistema de la calidad, favoreciendo la mejora continua del mismo mediante el análisis de los problemas y la realización de las acciones correctoras o preventivas que correspondan. 5.1.3.2. Somete la bondad de su sistema a un organismo externo que certifica la conformidad del mismo con un modelo de referencia, y con la política de calidad de la organización. 5.1.4. Motivación del personal 5.1.4.1. Fomenta el trabajo en equipo. 5.1.4.2. Forma a sus funcionarios y trabajadores, orientando su conocimiento a las necesidades de los puestos de trabajo, y conserva los registros que lo acreditan. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 65 de 69 5.1.4.3. Favorece la asunción de responsabilidades, dando protagonismo al funcionario encargado de la tramitación del procedimiento, como buen conocedor de la problemática que plantea el día a día. 5.1.4.4. Proporciona claridad en la encomienda de tareas a los funcionarios encargados de la tramitación del procedimiento, aportando seguridad jurídica y personal en la actuación, en definitiva satisfacción profesional y motivación. 5.1.5. De servicio al ciudadano 5.1.5.1. Escucha al ciudadano/cliente, facilita la presentación de quejas y reclamaciones, y se preocupa por orientar los servicios a sus necesidades. 5.1.5.2. Asegura los compromisos que el Ayuntamiento asume con sus ciudadanos a través de las Cartas de Servicio. 5.1.5.3. La continua mejora de los servicios municipales se manifiesta como una ventaja competitiva del Ayuntamiento frente a otras Administraciones Públicas. 5.1.6. De coordinación interna. 5.1.6.1. Aboga por la coordinación de actividades compartidas o concurrentes entre servicios, favorecida por la extensión del sistema a todos los servicios del Ayuntamiento. 5.2. SACRIFICIOS Y DEBILIDADES. 5.2.1. Excesivo rigor documental. El aseguramiento de la calidad propicia que todas las actuaciones que se suceden en la prestación de cualquier servicio, ya sea administrativo u operativo, se documenten en soportes mecánicos o magnéticos, para garantizarnos la repetibilidad de las tareas en cualquier tiempo y/o empleado que las realice. Sin embargo este cúmulo de documentación que afecta por igual a documentos complejos como los procedimientos, normas internas y auditorías, y a documentos más sencillos como peticiones, informes, oficios, acciones correctoras, y un sinfín de registros y relaciones; ha sido aprovechado por sus detractores para acusar al modelo de recrear la burocracia. Y en una pequeña ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 66 de 69 parte no les falta razón, existen determinadas actuaciones o trámites menores para los que no se precisa documentación ninguna, basta con la comunicación oral para solucionar muchos de los pequeños problemas que se plantean a diario, sin necesidad de que consten por escrito, ya que forman parte del impulso necesario que el instructor de un expediente debe dar a las actuaciones que se suceden en el mismo. El exceso de documentación superflua, con contenido obvio, no aporta nada al expediente, lo entorpece, lo hace más “pesado”, y se convierte en un instrumento inadecuado para servir los intereses de los ciudadanos, que reclaman mayor celeridad y simplicidad en las relaciones con su Administración. 5.2.2. Coste de la implantación. 5.2.2.1. Consultoría externa. Los trabajos de consultoría y asistencia suman una parte importante de los costes de implantación del Sistema. Por esta razón, es importante que esta actividad funda en una sola actuación, aplicación teórica y práctica real sobre los procesos llamados a racionalizar. 5.2.2.2. Auditorías externas de implantación y seguimiento. Si se ha seguido el camino del reconocimiento externo habrá que asumir unos costes anuales que recogen conceptos como: auditoría de implantación y de seguimiento, auditoría de documentación, e indemnizaciones por gastos de viaje de auditores. 5.2.2.3. Incentivos a la productividad, en su caso. Para el supuesto de que se haya elegido como forma de compensación y reconocimiento al personal involucrado en los procesos de implantación del Sistema de la Calidad, el devengo de un Incentivo de Productividad. El coste dependerá de los créditos disponibles por el Ayuntamiento, y su distribución dependerá de diversos factores entre los que se pueden considerar: el rendimiento del grupo, el número que lo componen, los grupos de titulación y categorías, la ocupación efectiva de los puestos de trabajo, etc. 5.2.2.4. Horas extraordinarias. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 67 de 69 En ocasiones, puede darse la circunstancia de que el personal que participa en los grupos de trabajo y en la implantación del Sistema tenga que dejar desatendidas sus tareas de forma intermitente, lo que provoca una paulatina acumulación de los asuntos de su responsabilidad. Para la puesta al día caben varias opciones, entre las que se encuentra la que encabeza este apartado, incompatible con el anterior de incentivación al rendimiento, pero también la ralentización de los tiempos medios de tramitación de los expedientes. 5.2.3. Auditorías internas de seguimiento e implantación. La realización de las auditorías internas conlleva una importante distracción de recursos de las Unidades y Servicios que ceden al personal competente para llevarlas a cabo. Este perjuicio para el Servicio e incluso para los propios auditores que pueden ver acumulado su trabajo durante el tiempo de la práctica, sólo se ve compensado por el beneficio que revierte al conjunto de la Organización en forma de indicadores de situación, capaces de detectar el “estado de salud” del Sistema de la Calidad para, si es necesario, corregir las no conformidades detectadas o, en su caso, prevenir las desviaciones potenciales. 5.2.4. Impulso permanente de la cultura de la calidad. Si la introducción parcial de la cultura de la calidad en una Organización pública, y la implantación posterior de un sistema de gestión de la misma supone un esfuerzo notable, no lo es menos el que hay que realizar para extender y mantener día día los avances realizados. A este propósito sirven: el necesario compromiso e impulso de los Órganos de Gobierno, el Comité de Calidad, como garante del Sistema, instrumentos de control como las auditorías internas y externas, las acciones de formación para la actualización y refresco de conocimientos relacionados con la materia, y el reconocimiento y consideración de los trabajadores, principales protagonistas de la conservación de esta Cultura. ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 68 de 69 5.2.5. Confundir la mejora continua con la perfecta documentación de lo que hacemos. La perfecta, depurada, incluso estética documentación del procedimiento, efectuada por quienes no han perdido el gusto por el orden, la reglamentación rigurosa y casuística de los supuestos de hecho, al margen de sus destinatarios, nada o casi nada tiene que ver con la mejora continua de los servicios. Ésta por el contrario, se sitúa próxima al análisis de las necesidades de los ciudadanos y clientes internos, y a sus expectativas, y facilita sus relaciones con la Organización a través de procedimientos ágiles, simples e inteligibles, prestando servicios que se adaptan continuamente a una demanda cambiante. El procedimiento no debe ser un fin en sí mismo, sino un medio de servicio al ciudadano y clientes internos, que incorpora todo el valor de tomarles como centro de nuestra atención. 5.2.6. La hipoteca del marchamo de la “Calidad”. La implantación de un Sistema de la Calidad unida al reconocimiento y certificación, en su caso, por un Organismo externo conlleva una elevación casi automática de las expectativas de los ciudadanos, y también de los trabajadores o clientes internos. Esta situación provocará que, de ahora en adelante, cada vez que fallemos en nuestras relaciones con los ciudadanos, se produzca una reacción negativa más intensa que la registrada antes de la implantación de la calidad. Al ciudadano y a nuestros empleados, no les bastará con una prestación del servicio similar a la que se venía realizando, esto ya lo tienen asumido; por el contrario la fuerte elevación de su expectativa requiere una notable mejoría del mismo para su fidelización como clientes. Logroño, octubre de 2000 ___________________________________________________________ Aseguramiento de la calidad en el Ayuntamiento de Logroño. Bernabé Palacín Sáenz Página 69 de 69