Mariño - Gobernación de Nariño

GOBERNACION DE NARIÑO.
Gobernación de
NIT. 800103923 - 8
_Mariño
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2014
NUMERO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
PONTAJE
OBTENIDO
INTERPRETACION
4.9
ADECUADO
4.9
ADECUADO
1.1.1 IDENTIFICACION
4.9
ADECUADO
1.1.2 CLASIFICACION
4.9
ADECUADO
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
4.8
ADECUADO
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.2 ETAPA DE REVELACION
4.9
ADECUADO
1 2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES
5
ADECUADO
1.2.2 ANALISIS,INTERPRET Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION
4.9
ADECUADO
4.9
ADECUADO
4.9
ADECUADO
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
RANGOS DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS
OBTENIDOS
RANGO
CRITERIO
1.0-2.0
INADECUADO
20-30 (no incluye 2.0)
DEFICIENTE
3.0-4.0 (no incluye 3.0)
SATISFACTORIO
40-50 (no incluye 4.0)
ADECUADO
PROSPERIDAD
1 PARA TODOS
GOBERNACION DE NARIÑO.
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE — VIGENCIA 2.014.
VALORACIÓN CUANTITATIVA
CALIFICACIO
N
CONTROL INTERNO CONTABLE
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
IDENTIFICACION
1
1.1
1.1.1
4.9
4.9
4.9
Si los productos del proceso contable son los
SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL
1
PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS
5.0
SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS
DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO
CONTABLE?
productos en los procesos contables.
5.0
SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE
Se tiene identificados los procesos que se
GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO
3
4
TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL
Estados Financieros que debe suministrar a la
Contaduría General de la Nación y a los Entes
da Cnntrnl
Exactamente se tiene identificados los
ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?
2
OBSERVA
CIONES
constituyen en proveedores como es la
4.7
Información de Exógenas que se debe
PROCESO CONTABLE?
presentar a la DIAN.
EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES,
Si existe política para recibir información
HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER
contable de las otras dependencias. (Almacén,
oficina jurídica, Rentas).
DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL
4.7
ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?
Si se cumple con la política porque nosotros
SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES,
5
HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER
DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL
5.0
ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?
6
7
Pesos Colombianos.
Efectivamente, las transacciones que se
CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO
5.0
SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN
5.0
LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON
EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS
5.0
Los Estados Financieros son llevados en base a
LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
12
los procedimientos contables y ceñirse al
Régimen de Contabilidad Pública.
hechos, transacciones reconocidas con sus
QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN
DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE
normas contables, tributarias y en normas de
Administración Pública.
Si, es necesario conocer y poner en práctica
5.0
CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD?
11
con parámetros contables se registra los hechos
contables.
Efectivamente, para registrar las operaciones
diarias deben conocer y estar actualizado en
LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON
EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE
registran en Contabilidad son soportadas con
documentos originales.
Si, en base al documento fuente y cumpliendo
DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL
QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?
10
comprensión y la medición monetaria es en
LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES
DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?
9
5.0
CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?
IDÓNEO CORRESPONDIENTE?
8
involucradas en el proceso contable.
Los Estados Financieros son de fácil
LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y
dependemos muchas veces de la información
que nos suministren las dependencias
5.0
soportes originales aplicando la naturaleza de la
LOS MISMOS?
operación.
LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS
Si, por cuanto antes de efectuar un registro
contable se verifica que dicho documento o
FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA
INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA
IDENTIFICACIÓN?
5.0
soporte cumpla con las normas legales que debe
tener. (Factura, recibo de caja etc.)
13
LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
Por supuesto, que al realizar los informes
QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS
contables son interpretados por profesionales
de la Contaduría aplicando los principios,
DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE
CONTABILIDAD PÚBLICA?
5.0
normas técnicas, procedimientos contables
establecidos en el Régimen de Contabilidad
pública.
1.1.2
CLASIFICACIÓN
4.9
LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y
14
AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS
5.0
PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL
15
Todos los hechos u operaciones que se llevan a
cabo diariamente en la oficina son incluidos en
los procesos contables.
LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
Efectivamente estos Hechos Financieros son de
REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y
fácil confiabilidad, comprensibilidad, aplicando la
CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS?
5.0
estructura en base a la naturaleza del Catalogo
General de Cuentas.
16
SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE
Las cuentas utilizadas en la oficina de
LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA
ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA?
5.0
Contabilidad se ajustan al modelo de
estructura de la Gobernación aplicando el Plan
General de Contabilidad Pública.
17
Efectivamente contabilidad aplica e interpreta
de manera clara y profesional el manual de
LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES
CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO
CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN
5.0
procedimientos del Régimen de Contabilidad
Pública.
5.0
operaciones diarias utilizando el Plan General
DE CONTABILIDAD PÚBLICA?
18
EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA
CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES
La oficina de Contabilidad registra las
de Contabilidad Pública vigente.
Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN
19
LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?
SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA
El Plan General de Contabilidad Pública
CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES
contiene todas las cuentas y subcuentas que
REALIZADAS?
5.0
son necesarias para realizar todas las
operaciones que generen en el día.
20
SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES
Las Conciliaciones Bancarias las viene
BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE
elaborando revisando oportunamente la Oficina
de Tesorería del Departamento.
CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?
21
SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS
RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?
1.1.3
22
REGISTRO Y AJUSTES
Se realizan estos procesos a través de un
5.0
programa contable denominado SYSMAN.
Este proceso lo realiza el Almacén del
OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES
Departamento en el programa SYSMAN,
4.5
LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE
5.0
SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS
Financiera, Económica, Social y Ambiental
revelan la veracidad de la información contable.
Un profesional de la Contaduría obtiene un
REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y
POR LOS VALORES CORRECTOS?
para luego confrontar y cruzar
información con Contabilidad.
Efectivamente todas las cuenta y subcuentas
que se reflejan en el Estado de de Actividad
LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?
25
Operaciones Recíprocas.
4.8
TESORERÍA Y DEMÁS ÁREAS Y/0 PROCESOS DE LA ENTIDAD?
SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y
PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?
24
Se está implementando el proceso de
4.7
SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE
SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD,
23
5.0
Balance de Prueba y examina las partidas
5.0
y
valores que se encuentren en rojo y se corrige
con un comprobante de Contabilidad.
26
SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA
Todas las operaciones diarias se registran en
Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U
OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR?
forma cronológica llevando un orden
5.0
consecutivo en un programa contable
denominado SYSMAN el cual permite llevar en
forma ordenada los hechos contables.
27
SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA
HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS?
El sistema contable SYSMAN genera listados de
5.0
todas las operaciones diarias en forma
consecutiva.
28
Si se conoce y se aplica los tratamientos
contables a través de las operaciones reciprocas.
SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES
DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO
GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS?
4.5
29
EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE
INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?
El sistema contable SYSMAN integra las
4.0
dependencias de presupuesto, almacén,
Contabilidad y Tesorería por medio de interfaz.
30
SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES
La oficina de Contabilidad aplica
CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN,
apropiadamente los métodos de reconocido
PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO,
5.0
del Régimen de Contabilidad Pública.
SEGÚN APLIQUE?
31
LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS
RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS?
5.0
32
valor técnicos basados en los procedimientos
En el momento en que se registran las cuentas
por pagar se verifica los soportes originales que
estén en regla para luego trasladar a tesorería
donde reposan los soportes idóneos.
Se elaboran Comprobantes de Contabilidad
PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES
cuando sea necesario realizar ajustes. Se
SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?
5.0
archivan en la oficina de Contabilidad en
base al número consecutivo que se carga en
sistema SYSMAN.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE
Los libros de Contabilidad se encuentran
SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?
debidamente soportados en Comprobantes de
33
5.0
Cuentas por Pagar (Ordenes de Pago) yen
Comprobantes de Contabilidad de conformidad
con lo establecido en el Régimen de
Contabilidad Pública.
1.2
ETAPA DE REVELACIÓN
4.9
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES
1.2.1.
5.0
En materia de libros de contabilidad, se aplican
SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE
34
las normas y procedimientos establecidos por la
CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL
RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?
Contaduría General de la Nación, que garantizan
5.0
la custodia, veracidad y documentación de las
cifras
Registradas en los libros.
Todos los valores registrados en los Estados
LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES
3'
CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE
5.0
CONTABILIDAD?
SYSMAN.
SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y
La oficina de sistemas está continuamente
PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO
36
FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA
5.0
efectuando todas las herramientas técnicas
con el fin de que el sistema contable SYSMAN
INFORMACIÓN?
37
Financieros concuerdan con los libros de
Contabilidad a través del sistema contable
funcione perfectamente.
SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y
La oficina de Contabilidad elabora
REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA
oportunamente todos los informes y reportes
cumpliendo con las fechas estipuladas de
acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública.
GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN,
5.0
VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA
INFORMACIÓN?
38
LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON
CONTABILIDAD PÚBLICA?
39
Si. Porque nosotros nos basamos en los
LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE
5.0
EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN
FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y
5.0
CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?
40
con el Régimen de Contabilidad Pública.
Efectivamente estas notas revelan información
adicional sobre las cifras reportadas cumpliendo
con el propósito de comunicar en las notas que
puede afectar la situación financiera.
SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS
Por supuesto que al revelar las notas a los
CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES?
estados contables hay consistencia con las cifras
que se detalla en los Estados Contables por
cuanto se toma del Balance General las cifras
que se plasman en las Notas.
5.0
1.2.2
procedimientos establecidos por la Contaduría
General de la Nación que en materia de Notas
Explicativas se refiere, cumpliendo a cabalidad
ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACIÓN
4.9
41
SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y
Los informes y reportes contables como el
REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA
Estado de de Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental son reportados
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE
5.0
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL?
oportunamente en base a fechas establecidas en
la resolución de plazos y requisitos de la
Contaduría General de la Nación.
Se publica trimestralmente en la
SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A
42
página de la Gobernación el Estado de
LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD
FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?
5.0
de Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental (Balance General y
el Estado de resultado).
SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E
43
INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y
4.5
se extrae del sistema contable SYSMAN.
AMBIENTAL DE LA ENTIDAD?
44
Contabilidad utiliza para el análisis e
interpretación financiero el Análisis vertical que
LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS
La oficina de Contabilidad presenta
ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA
únicamente los informes Contables que nos
COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?
solicitan la Contaduría General de la Nación y
5.0
los Entes de Control. Si en algún momento nos
solicitan el análisis, se ingresa al sistema
contable y se extrae este informe.
LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR
45
1.54
PROPÓSITOS DE GESTIÓN?
5.0
SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS
DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?
1.3
1.3.1
Con este informe podremos determinar cómo
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
ACCIONES IMPLEMENTADAS
5.0
47
PERMANENTE?
48
EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA
GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?
Si efectivamente hay una oficina de control
5.0
EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE
La oficina de Control Interno de Gestión.
5.0
Periódicamente realizamos autoevaluaciones
con el fin de corregir posibles errores y junto con
4.5
LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?
50
5.0
los contadores el cual cada uno maneja claves
para manipular el sistema contable.
5.0
procedimientos Contables documentados.
5.0
En este momento ya se cuenta con políticas y
procedimientos contables documentados.
ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?
En este momento ya se cuenta con Políticas y
LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS
51
QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE
el grupo de trabajo se ajusta y se corrige a
través de un comprobante de contabilidad.
Las actividades contables únicamente las realiza
SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES
interno que junto con contabilidad examina los
informes contables.
SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA
49
la vigencia.
Por supuesto la Gobernación de Nariño presenta
cifras homogéneas y envía a todos informes
contables a usuarios.
4.9
4.9
SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A
LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA
está marchando o ha marchado la Gobernación
cuales son los ingresos, los gasto y los costos de
DOCUMENTADAS?
52
LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS
PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB
Se está implementando el proceso de
SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O
53
flujogramas de la información contable.
MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS
DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE
45
'
LA ENTIDAD?
SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN
4
CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA
4.5
contable.
INFORMACIÓN?
SS
LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN
La oficina de almacén es la encargada
DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA
del ingreso y la salida de bienes
POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR
SE)
Se creó a través de una resolución el comité de
sostenibilidad con el fin de depurar información
5.0
individualizados, y contabilidad se
OTRAS DEPENDENCIAS?
encarga de registrar en forma general.
LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON
La actualización se registra en base
procedimientos emanados por la Contaduría
General de la Nación.
ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO
DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?
5.0
57
SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA
El área contable cuenta con la oficina bien
DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO
estructurada los funcionarios
5.0
TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?
58
LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE
Los profesionales de la dependencia cumplen a
CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA
cabalidad con responsabilidad en lo respecta a
ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL
5.0
la parte contable, además son funcionarios
capacitados para tomar decisiones en los
EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?
requerimientos técnicos.
Se está implementando el manual de políticas
SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE
59
contable de los funcionarios que manejan la
ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS
5.0
INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN
FORMA SATISFACTORIA?
SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE
60
parte contable.
La oficina de Contabilidad de acuerdo al
PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE
CONTADOR?
5.0
Instructivo No. 12 de 2000 de Agosto 29 de la
Contaduría General de Nación realiza el
empalme contable cuando se produzcan
cambios directivos, cumpliendo con los
procedimientos emitidos por la Contaduría
General de la Nación.
Dentro de la implementación del manual de
EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL
61
políticas contable existe un mecanismo contable
CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS
5.0
ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS,
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?
LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE
62
ENCUENTRAN
DEBIDAMENTE
ORGANIZADOS
Y ARCHIVADOS
CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA?
DE
4.5
Fuente: Sistemas de información Contaduría General del Departamento y soportes de archivo.
RAU
0 GUERRERO
G ernador
TANI NAVES CAICEDO.
f —ControlInterno de Gestión.
z
Elaboró: Diego ZIlimbrano
Conttatista OCIG
Fecha: San Juan de Pasto, Febrero 20 de 2.015
para el cierre cumpliendo con el manual de
procedimientos de la Contaduría General de la
Nación.
Todos los soportes documentales que se
registran en la oficina de contabilidad se
encuentran debidamente archivados en forma
consecutiva cumpliendo con las normas que rige
el archivo.
VALORACIÓN
2.1 FORTALEZAS
1. El área financiera cuenta con personal suficiente y calificado para el desarrollo y elaboración de los estados
financieros, informes y reportes contables.
2. Los profesionales del área contable están en permanente actualización de las normas contables vigentes.
3. Cumplimiento de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, Dirección de Impuesto,
secretaria de hacienda y entes de control.
4. El proceso contable de la entidad cuenta con mecanismos de protección que garantizan la custodia y conservación
de los documentos que soportan los informes financieros y contables.
5. El proceso contable cuenta con planes de trabajo y procedimientos específicos que garantizan el flujo de la
información desde el proceso proveedores al proceso de contabilidad.
6. Para la toma de decisión administrativa y financieras, la contaduría general del Departamento se apoya en los
siguientes comités:
• Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable
• Confis departmental
• Comité de vigilancia del Acuerdo de reestructuración de pasivos.
• Comité de baja de bienes.
• Comate de crédito.
• Comité asesor de contratación.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
La entidad cuenta con un Módulo sistematizado de conciliaciones de cuentas bancarias de ahorro y corriente,
realizado mensualmente por la Tesorería General del Departamento, permitiendo el control y buen manejo de los
recursos públicos.
Los procesos judiciales se reportan en el aplicativo "Sistemas de Acciones Judiciales" sobre cada uno de los
procesos que se siguen en contra del Departamento de Nariño, con el fin de que contabilidad realice el registro
contable con soportes idóneos.
La entidad en el nivel central cuenta con un Software financiero "SYSMAN" que integra diferentes módulos como:
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Almacén, Nomina y Facturación, el cual se ha ido actualizando de acuerdo a
los requerimientos contables permitiendo que la información sea clara y oportuna.
El catalogo de cuentas utilizado corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría
General de la Nación.
La secretaria de Educación cuenta con un Software contable "PCT" la cual constituye una herramienta
fundamental para los procesos de Tesorería, Presupuesto y Contabilidad.
La entidad actualizó el MECI de acuerdo a lo establecido en el Decreto 943 del 2014.
El Mapa de Riesgos de Corrupción del área financiera con acciones de control, factores de riesgos para articular los
procesos de esta área.
2.2 DEDEBILIDADES
1. No se evidencia en el Manual el procedimiento del registro contable del Pasivo pensional de acuerdo con el
Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica expedido por la Contaduría General de la Nación.
2. La Subsecretaría de Rentas no reporta a la Contaduría General del departamento la cartera de vehículos
incluyendo los intereses de mora y sanciones.
3. No existe el módulo de auditoría en software contable SYSMAN.
2.3 AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS
1. Se cumple con las recomendaciones a los planes de mejoramiento acordados en las auditorias de la Oficina de Control
Interno de Gestión, de los cuales se realiza seguimiento mensual.
2. Se hacen los ajustes requeridos en el Sistema contable SYSMAN, teniendo en cuenta las necesidades para que la
información sea confiable, clara y fidedigna.
3. Se actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción para el área financiera, el cual comprende los factores de riesgo
y acciones de control, obteniendo como resultado que los procesos se encuentren articulados con planes y
programas del Departamento.
2.4 RECOMENDACIONES
1. Se debe ajustar el procedimiento del registro contable del pasivo pensional teniendo en cuenta el Régimen de
Contabilidad pública expedido por la CGN,
2. La Subsecretaría de Rentas debe reportar a la Contaduría General del Departamento la información ajustada de la
cartera de vehículos incluyendo intereses y sanciones.
3. En el software existente en el Departamento se debe migrar la información para facilitar la intercomunicación entre
las dependencias.
4. Se debe crear en el Sistema Contable "SYSMAN" que usa el Departamento, un modulo especifico de auditoría que
permita controlar por parte de la Gobernación de Nariño las posibles alteraciones que se realicen a la información.
5. Incorporar en el procedimiento un instructivo a nivel de tarea que documente paso a paso las diferentes
actividades realizadas en el área contable y que se encuentran plenamente identificados y socializados al interior
del equipo de trabajo.
6. Revisar la conformación de la estructura del área contable y en lo posible determinar personal de apoyo que
permita realizar de manera independiente el análisis y verificación de la información financiera, a fin de que el
contador no realice funciones como juez y parte en el proceso contable.
RAU /DEL
GUERRERO.
de Nariño.
)/¿Í' /'
TANIA CLI-fAVES CAICEDO.
Jefe Control Interno de Gestión.
Elaboró:
Di4d ambrano
Contr13tjsta OCIG
Fecha: San Juan de Pasto, Febrero 20 de 2.015