POLITICA Y GESTION PARA EL MANEJO DE ACTIVOS

POLITICA Y GESTION PARA EL MANEJO DE
ACTIVOS FIJOS EN LA U.S.C / año 2006
CONTENIDO GENERAL DE LA PROPUESTA
1. Responsabilidades para el manejo y control general de Activos Fijos
2. Adquisición de Activos
3. Categorización de Activos Fijos
4. Plaqueteo
5. Ingreso y registro de Activos al sistema AFUNO
6. Control físico de Activos Fijos
7. Utilización y manejo en departamentos usuarios
8. Inventarios periódicos de control por parte de auditoría Interna
9. Depreciaciones
10. Adiciones, retiros y valorizaciones
11. Política de capitalización
12. Ajustes por inflación
13. Transferencia de Activos entre departamentos
14. Activos para mantenimiento o reparación (Al interior de la USC)
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15. Activos para mantenimiento o reparación (fuera de la USC)
16. Préstamo de Activos (Al interior de la USC)
17. Préstamo de Activos (fuera de la USC)
18. Inventario físico anual
19. Control físico permanente por dependencias
20. Tramite de ajustes por: Bajas y Desuso de los Activos
21. Ventas de materiales, Activos usados y equipos en general
22. Donaciones de Activos de la USC
23. Donaciones Realizadas a la USC
24. Trámite a seguir con Elementos que ingresan y no son propiedad de la
Institución
25. Trámite a seguir con Elementos de propiedad de contratistas, arrendatarios y
demás.
26. Sistematización del proceso
27. Formatos de soporte
28. Diagrama de responsabilidades
29. Disposiciones finales
30. Glosario
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1. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE
ACTIVOS FIJOS
La propiedad planta y equipo como componente de la posición financiera reflejada en
los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente
ya que constituye el principal activo de la Institución y componente básico del
patrimonio que periódicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluación
de los entes que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:
1. Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados.
2. Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico.
3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad
de los empleados (Jefes del Área) no solamente en cuanto a su custodia sino
también en cuanto al manejo y conservación; que a su vez puede ser delegado
a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal.
4. Que los aplicativos CGUNO y AFUNO permanezcan conciliados mes a mes
entre si, y con las existencias físicas.
5. Que la codificación de control físico esté
permanentemente y debidamente sistematizada.
unificada,
controlada
6. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de
activos dentro y fuera del Alma Mater, en todas las sedes que se encuentren
en funcionamiento.
7. Que las responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto
a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.
Lo anterior implica que la información de activos fijos debe mantener actualizada
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donde se pueda presentar una relación valorizada de los activos fijos muebles e
inmuebles de todas las sedes de la Universidad o lugares en donde presta sus
servicios, así mismo, de todos los elementos de laboratorios, bodegas, bibliotecas,
almacenes, gimnasio, apartahotel, centro recreacional, y de todas aquellas áreas que
manejan elementos o mercancías de propiedad de la Universidad , facilitando de esta
manera los controles de auditoría interna en la verificación selectiva periódica. Así
mismo a través del aplicativo de control se debe mantener actualizada la ubicación y
responsable por áreas, dependencias u oficinas.
Los conteos periódicos programados y realizados por la Gerencia Administrativa en
coordinación con las Áreas responsables deben reportarse oportunamente a
contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los registros contables
en el aplicativo CGUNO.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS
FIJOS (Ver cuadro 1 adjunto)
Se propone que la responsabilidad del manejo físico de activos fijos esté centralizada
en la Gerencia Administrativa a través de un Coordinador de Activos Fijos, que
responda por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes a la
operación de las políticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con
que actualmente se manejan los activos de La Universidad.
Así mismo, las Áreas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control
físico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Gerencia
Administrativa en cuanto a movimientos, transferencias, salidas y reingresos por
reparaciones, mantenimiento y demás situaciones que se puedan presentar.
2. ADQUISICION DE ACTIVOS
Esta función debe estar centralizada en la Unidad de Compras y Suministros quien
debe cumplir con los requisitos y niveles de autorización establecidos en el
reglamento y será responsable de hacer cumplir la política institucional de adquisición
de bienes acorde a las políticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor,
y condiciones económicas de pago. Igualmente, esta área tendrá la responsabilidad
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de recepcionar el(los) bien(es), del cual deberá enviar un documento con las
características del mismo a la Gerencia Administrativa quien en conjunto con el
responsable de ingreso de datos en el AFUNO (contabilidad) se encarguen del
respectivo ingreso de la información al sistema.
Compras y suministros participará en los inventarios que programe la Gerencia
Administrativa con el apoyo de Auditoria Interna y las Áreas con activos a cargo.
3. CATEGORIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Se debe realizar una categorización de activos debido a que sería improcedente
asignar a un solo departamento la responsabilidad de todos los Activos de la
Universidad, por lo tanto se tomarán las diferentes Áreas que se responsabilizarán de
sus activos y desde ellos se iniciará el proceso para cualquier movimiento.
Este proceso de categorización así mismo será el inicio del historial de un Activo
dentro de la Organización donde desde el momento mismo que se recibe el activo
por parte de la Unidad de Suministros se categorizará, plaqueteará y se enviará el
documento Formato único para el movimiento de Activos de la USC (Con descripción,
categorización y datos del Activo) a la Gerencia Administrativa quien se encargará de
verificar, dar el visto bueno e informará al Departamento de Contabilidad para que
realice el ingreso de los datos al sistema AFUNO.
Posteriormente se retornará el documento a la Unidad de Suministros y ahí se
realizará la entregará formalmente al Usuario Inicial del Activo y así mismo
Suministros deberá enviar copia del formato a la Gerencia Administrativa.
Por ningún motivo los funcionarios de la Universidad deberán recibir activos que no
estén acompañados del Formato único para el movimiento de Activos de la USC
totalmente diligenciado y con las firmas y sellos respectivos.
4. PLAQUETEO
Será un proceso exclusivo del La Unidad de Suministros y se realizará al recibir el
Activo. Este proceso deberá realizarse antes de entregar cualquier activo a las Áreas
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responsables.
Todos los activos que ingresan deben tener su registro de inventario (plaqueta) en un
lugar visible. Se considera procedente a partir de un inventario físico total plaquetear
todos los activos, sistematizar el control numérico y así unificar las numeraciones
existentes.
5. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS AL SISTEMA AFUNO
Será un proceso coordinado entre La Gerencia Administrativa y Contabilidad. Tal
como está establecido, todos los activos adquiridos se ingresarán al sistema AFUNO
con las especificaciones requeridas por el aplicativo en forma individual. Los activos
de menor cuantía cuyo valor sea inferior a 1 SMMLV deben ingresarse al sistema para
el control físico y contablemente se cargarán como gasto pagado por anticipado cuya
amortización procederá en un término de doce meses (política de capitalización).
6. CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS
El control físico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro y
plaqueteo en la Unidad de Compras y Suministros. La Gerencia Administrativa
programará un inventario total con la identificación numérica como punto de partida
debidamente conciliado en los registros, en unidades AFUNO y pesos CGUNO. Una
vez determinado el ajuste en pesos se debe seguir un control riguroso de cada uno
de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones,
movimientos por mantenimiento o reparación, baja por obsolescencia o desuso, etc.)
7. UTILIZACION Y MANEJO DE LOS ACTIVOS EN DEPARTAMENTOS
USUARIOS
El adecuado manejo de todos los activos en cada una de las dependencias
corresponderá a respectivo usuario. El jefe de oficina o departamento responderá por
perdidas, daños o deterioro por mal uso. Una vez establecida la responsabilidad se
procederá a descontar por nómina el valor que se determine para el activo afectado.
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Cada dependencia tendrá la relación de activos a cargo debidamente registrada ante
la Gerencia Administrativa (según datos entregados por el departamento de
Contabilidad y que son arrojados por el AFUNO) y deberán contar con la firma de
aceptación del Jefe principal del Departamento quien recibirá por parte de La
Gerencia Administrativa un Acta donde se relacionan todos los activos que a partir de
la fecha quedan a su cargo.
Cabe anotar que el empleado quien tendrá a cargo “X” cantidad de activos asume la
responsabilidad de su cuidado y por ello se obliga a entregar su inventario completo
al finalizar el contrato laboral con la Institución, de lo contrario podrá dejar de recibir
sus prestaciones sociales y demás pagos legales hasta tanto no deje solucionada esta
situación con la Institución. Esto está comprendido dentro de los contratos laborales
que los empleados firmarán al inicio de cada año y por lo tanto será de su
conocimiento previo.
Cada funcionario al tomar posesión de su cargo, recibirá de su jefe de Área el
inventario correspondiente de su dependencia. Igualmente al hacer entrega del
cargo se verificará el estado del inventario y el jefe está en la obligación de entregar
al funcionario su paz y salvo administrativo, así como la Gerencia Administrativa
revisará y confrontará los inventarios de Activos de los Jefes (incluyendo los de sus
colaboradores de la dependencia) para poder expedir el paz y salvo administrativo a
los directivos.
8. INVENTARIOS PERIODICOS DE CONTROL POR PARTE DE AUDITORIA
INTERNA
La Gerencia Administrativa solicitará periódicamente al Departamento de Auditoría
Interna para que conjuntamente con las Áreas responsables de los Activos elaboren
un plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar
el comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si está operando
adecuadamente la política y gestión de los mismos al interior de la Universidad.
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9. DEPRECIACIONES
La Gerencia Financiera a través de su departamento de contabilidad hará
depreciaciones de los activos de acuerdo
al método contable técnicamente
reconocido y designado por la Dirección central de la Universidad en forma coherente
al uso o deterioro del activo pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida
útil de cada línea de activos tal como lo establecen las normas contables.
10. ADICIONES, RETIROS Y VALORIZACIONES
Sólo se debe considerar adición desde el punto de vista contable aquellas
erogaciones que aumenten el valor comercial del activo, su vida útil, capacidad y
eficiencia.
Todo retiro de activos de la operación normal tiene que estar plenamente justificado
y verificado por La Gerencia Administrativa y deberá contar con el concepto de los
demás entes de control que lo revisen además del área responsable según los
siguientes conceptos:
MAL ESTADO
DESUSO (REEMPLAZO)
OBSOLESCENCIA
PERDIDA
Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados (con el
acta respectiva, verificada por parte de Auditoria Interna, soportes técnicos del
estado del Activo y con el visto bueno de la Gerencia Administrativa, para lo cual se
definirá el procedimiento correspondiente.
Las valorizaciones o desvalorizaciones se harán de acuerdo a las normas legales
vigentes (avaluos técnicos).
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11. POLITICA DE CAPITALIZACION
Todas erogaciones que sean inferiores a 1 SMMLV tal como se indicó en el punto 5
que no afecten el activo, se considerarán gastos amortizables o de mantenimiento.
Contabilidad debe evaluar cada caso especifico y determinar en que condiciones la
erogación es capitalizable o no.
12. AJUSTES POR INFLACION
Mensualmente el Departamento de Contabilidad antes del cierre contable hará los
ajustes por Inflación de los rubros que le apliquen coherentemente con las
disposiciones tributarias vigentes, reflejando el efecto neto de la inflación en el
estado de resultados.
13. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS ENTRE DEPARTAMENTOS
Todos los movimientos de activos entre las dependencias u oficinas serán controlados
por la Gerencia Administrativa, ningún activo asignado contablemente a una
dependencia puede cambiar físicamente de ubicación sin antes diligenciarse los
siguientes requisitos:
a. Formato único para el movimiento de Activos de la USC el cual será autorizado
por el Área responsable después que quienes entregan y reciben lo hayan
firmado en señal de aceptación.
b. Este formato de transferencia de activos igualmente deberá contar con el visto
bueno de la Gerencia Administrativa. A partir de este momento se podrá realizar
el movimiento del Activo.
c. Posterior a estos trámites la Gerencia Administrativa enviará la documentación al
Departamento de Contabilidad para que se realice el respectivo registro o
modificación en el AFUNO y ahí se completará el movimiento. Esto permitirá
mantener contablemente actualizado el aplicativo de control físico y
conciliaciones de los inventarios físicos que se programen por la
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Gerencia Administrativa.
d. La Gerencia Administrativa coordinará posteriormente con el Área a la cual se
transfirió el activo la inclusión del mismo en el listado que inicialmente
recibió.
14. ACTIVOS PARA MANTENIMIENTO O REPARACION (Al interior de la USC)
Los Activos de La Universidad Santiago de Cali pueden presentar daños leves, fallas,
desgaste por el uso u otras situaciones que ameriten el retiro del equipo para una
revisión más detallada y una reparación, por lo tanto en caso de suceder esto el
responsable del Activo deberá diligenciar el Formato único para el movimiento de
Activos de la USC y hacerlo firmar solamente por el responsable de la reparación o
mantenimiento del Activo, quedando cada uno con un documento de modo que el
activo se pueda movilizar por la Universidad con este formato.
Es deber del responsable del activo coordinar el retorno del mismo a la dependencia
(ya reparado). Al realizarse esta devolución el reparador del activo hará firmar la
devolución de este y quedará con el documento para su record y control.
No será valida ninguna excusa para el no asumir la responsabilidad de activos en
reparación, si por algún motivo el encargado del mantenimiento del elemento no
devuelve el mismo a pesar de las solicitudes entonces deberá informarse a la
Gerencia Administrativa mediante oficio radicado con copia a Auditoría Interna y se
deberá tener el documento de soporte de que el activo salió para mantenimiento.
15. ACTIVOS PARA MANTENIMIENTO O REPARACION (Fuera de la USC)
Algunos de los activos sufren desgastes y daños mas severos que requieren de la
intervención de personal especializado para su mantenimiento y/o reparación. Ningún
activo de propiedad de la USC podrá salir de las instalaciones de la Universidad sin la
respectiva autorización y trámite correspondiente ante Gerencia Administrativa,
Suministros y la dependencia que tiene asignada el activo. Se deben cumplir los
siguientes requisitos:
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a. Trámite inicial de la dependencia responsable del Activo con la Unidad de
Suministros, para que se cotice el mantenimiento o reparación (según el caso).
b. La Unidad de Suministros agotará el procedimiento acostumbrado (3
cotizaciones) y elevará la solicitud ante la Gerencia Administrativa para la
respectiva autorización del gasto.
c. La Gerencia Administrativa responderá a la solicitud (según criterio y concepto
del Gerente) y enviará la respuesta a La Unidad de Suministros; donde de ser
positivo informarán al Área responsable.
d. El Área diligenciará el Formato único para el movimiento de Activos de la USC
en todas sus partes donde se autoriza la salida o retiro temporal del activo
para reparación o mantenimiento y este se llevará a la Unidad de Suministros
para su respectivo despacho. En cada dependencia debe quedar copia de este
formato para justificar el faltante, en caso de conteos físicos con la respectiva
firma de entregado del Departamento u oficina usuaria responsable del activo.
e. Como esta salida es temporal, se optará como política que los activos que
hayan sido retirados deberá enviarse copias a la Gerencia Administrativa (para
control) y al Departamento de Contabilidad para el respectivo registro en el
aplicativo AFUNO.
f. Al retornar el activo a la institución la Unidad de Suministros se encargará de
tramitar la devolución del equipo al área responsable y a su vez informará a la
Gerencia Administrativa (para el control) y a Contabilidad para el respectivo
registro en el aplicativo AFUNO.
IMPORTANTE: La empresa de seguridad tiene instrucciones precisas de no
permitir la salida de ningún elemento propiedad de la USC que no está
acompañado del formato de movimientos totalmente diligenciado y con
todas las firmas y sellos respectivos.
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16. PRESTAMO DE ACTIVOS (Al interior de la Universidad)
Si en casos esporádicos alguna dependencia desea colaborar en una eventualidad
prestando un activo a su cargo entonces se deberá diligenciar el Formato único para
el movimiento de Activos de la USC y este deberá estar firmado por el responsable
del Activo ante la Universidad y el responsable del evento donde se utilizará el activo.
Al devolver el mismo se entregarán los formatos y se firmarán nuevamente por las
partes en señal de conformidad.
De presentarse alguna anomalía sobre esta situación deberá informarse por escrito a
la Gerencia Administrativa con copia al Departamento de Auditoría Interna con copia
del respectivo soporte y estas dependencias se encargarán de dirimir esta situación.
17. PRESTAMO DE ACTIVOS (fuera de la Universidad)
Ningún activo de la USC saldrá de las instalaciones de la USC bajo esta modalidad
sin que esté diligenciado el Formato único para el movimiento de Activos de la USC y
este a su vez esté debidamente autorizado por la Gerencia Administrativa y el Área
responsable y con una justificación apoyada en un contrato, carta de autorización
de Rectoría o Gerencia Administrativa o convenio avalado Institucionalmente. Se
firmará un pagaré (en la Gerencia Administrativa) para garantizar la devolución y su
reintegro o reingreso no deberá ser superior a 30 días.
La Gerencia Administrativa enviará posteriormente el documento de soporte al
Departamento de Contabilidad para que se actualice el sistema AFUNO.
NOTA IMPORTANTE: Cualquier activo que se encuentre en la situación de
los numerales 14, 15, 16 y 17 será responsabilidad de quien lo manipule en
el momento o de quien está haciendo uso de él, y los formatos de
movimientos de activos serán las pruebas de esta responsabilidad, por ello
la importancia de diligenciarlos completamente y no extraviarlos.
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18. INVENTARIO FISICO ANUAL
La Gerencia Administrativa programará junto con La Unidad de Suministros, El
Departamento de Contabilidad y Auditoría interna la ejecución de un inventario
anual con la participación del personal el cual tendrá como prioridad conciliar no
solamente el aplicativo de control sino el aplicativo contable, que es la base para la
presentación de los Estados Financieros a diciembre 31 de cada año.
19. CONTROL FISICO PERMANENTE POR DEPENDENCIAS:
El Departamento de Contabilidad que opera el aplicativo de control, conjuntamente
con cada Área y La Gerencia Administrativa, programarán por dependencias, oficinas
o bloques, las verificaciones selectivas que permitirán confirmar si los activos están
correctamente ubicados y completos. Para este control se enviará el listado con los
activos asignados a la dependencia responsable y esta lo devolverá debidamente
firmado en señal de aceptación y confirmación de que los activos están en buen
estado. Los inventarios confirmados se enviarán tanto al Área como a La Gerencia
Administrativa, para su verificación física en forma posterior y selectiva.
20. TRAMITE DE AJUSTES POR BAJAS O DESUSO DE LOS ACTIVOS
Las bajas o retiros por cualquier concepto deben ser verificadas por Auditoría Interna
y el Área en cuestión previo Vo.Bo del Gerente Administrativo de acuerdo con la
siguiente metodología:
a. Determinación técnica del estado del activo por parte del Responsable del
Área, técnico de la institución o técnico externo.
b. Si es un equipo que va a ser reemplazado pero se encuentra en buenas
condiciones debe custodiarse a cargo de Auditoría Interna hasta que se
determine su reubicación.
c. Si es un equipo que va a ser reemplazado debido a su mal funcionamiento y
deficientes condiciones y no amerita su reparación El Área debe proponer la
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baja del activo tramitando el Formato único para el movimiento de Activos de
la USC autorizado por quien dio el dictamen técnico, El Área responsable,
Auditoría Interna y la Gerencia Administrativa (generalmente con la firma
única del señor gerente). Se enviará a contabilidad la información de soporte
para la respectiva actualización del AFUNO y CGUNO en pesos.
21. VENTAS DE MATERIALES, ACTIVOS USADOS Y EQUIPOS EN GENERAL
La Gerencia Administrativa será la única dependencia que autorizará ventas y decidirá
precios y condiciones de pago, previo concepto del Área técnica y la verificación del
Departamento de Auditoría Interna. Como política se dará prioridad en la selección
del comprador quienes integren en forma directa la comunidad universitaria
(Directivos Empleados, docentes, estudiantes) en las mejores condiciones de
negociación y aprovechamiento para la institución generando otros ingresos.
Una vez efectuado el trámite anterior se procederá a tramitar el Formato único para
el movimiento de Activos de la USC para dar de baja los activos con el visto de las
personas indicadas en el punto anterior y enviar al Departamento de Contabilidad
para los registros en AFUNO y CGUNO.
En estos casos se continuará con el procedimiento actual, se reciben
ofertas por un tiempo limitado, se evalúan y se venderá al mejor postor de
modo que sea lo mejor para la Institución. Se informará al ofertante
ganador y este deberá consignar en la cuenta de la Universidad y deberá
presentarse con el recibo de consignación al Departamento de Auditoría
interna para coordinar la entrega de los elementos comprados. Se
levantará un acta del proceso.
22. DONACIONES DE ACTIVOS DE LA USC
La Universidad Santiago de Cali como institución prestadora de servicios de
Educación es objeto constante de solicitudes de diferentes organismos No
gubernamentales e instituciones de escasos recursos para la donación de artículos
dados de baja. Estos procesos serán del resorte único del señor Rector y del Gerente
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Administrativo siempre y cuando se confronte con la disponibilidad de contar con
activos dados de baja o estimados para No USO posterior por parte de la Institución.
No será necesario para la Institución solicitar el certificado de donación debido a que
la institución es declarante no contribuyente.
Cuando se presenten este tipo de situaciones, serán supervisadas por el
Departamento de Auditoría Interna.
23. DONACIONES REALIZADAS A LA USC
La Universidad Santiago de Cali como institución prestadora de servicios de
Educación también puede recibir donaciones de diferentes instituciones o Empresas
que a bien lo consideren. Para tal efecto se establece que toda donación realizada a
la Universidad Santiago de Cali deberá ser tramitada con el procedimiento descrito en
los numerales 2, 3, 4 y 5 de la presente política, sin perjuicio de lo establecido en los
estatutos generales de la USC.
El Contador general de la Institución deberá expedir el respectivo certificado de
donación para los efectos legales; en caso de ser solicitado por la organización que
realiza la donación.
Cuando se presenten este tipo de situaciones, serán supervisadas por el
Departamento de Auditoría Interna.
24. TRAMITE A SEGUIR CON ELEMENTOS QUE INGRESAN Y NO SON
PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN
Dentro de este documento deben quedar consignadas las acciones a seguir para con
los elementos que provienen de fuera de la Institución (que no son de su propiedad)
pero que se movilizan y utilizan dentro de sus instalaciones por parte de cualquier
miembro de la comunidad Universitaria.
Cualquier aparato eléctrico, electrónico, máquina o dispositivo de cualquier tipo
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deberá presentarse ante los guardas de seguridad de las puertas de acceso principal
con quienes se encargarán de diligenciar la minuta de control y el Formato único para
el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC que comprende la
información del equipo y su propietario y el cual servirá para que el mismo pueda
movilizar dicho elemento al interior de la Universidad sin ningún problema. Cabe
anotar que dicho documento será de obligatoria devolución para poder retirar
nuevamente el elemento, de lo contrario el usuario deberá presentarse ante el
Departamento de Auditoría interna quien se encargará de evaluar la situación y
generar un documento especial para retirar el elemento.
Por ningún motivo la Institución se responsabilizará del uso o acontecimientos que
sucedan con dicho elemento al interior de la Universidad, quedando así en entera
responsabilidad de su propietario.
25.
TRAMITE A SEGUIR CON ELEMENTOS DE
CONTRATISTAS, ARRENDATARIOS Y DEMÁS
PROPIEDAD
DE
Los contratistas poseen sus equipos, insumos y demás los cuales están bajo su
absoluta responsabilidad y por ello al momento de retirar cualquiera de estos
elementos deberán diligenciar el Formato único para el ingreso y/o salida de
elementos no propiedad de la USC que deberá contar con la aprobación del
Administrador de Locales Comerciales y/o del Jefe de Servicios Generales previa
tramitación del Paz y salvo ante el Departamento de Contabilidad.
Posteriormente si el bien mueble o equipo ingresado por el arrendatario o contratista
va a permanecer dentro de las instalaciones para el funcionamiento del local
comercial correspondiente, deberá incluirse en el inventario de bienes del
arrendatario, para que después no tenga inconvenientes para retirarlo.
26. SISTEMATIZACION DEL PROCESO
Todas las políticas consignadas en este documento proceden, teniendo como soporte
los aplicativos actuales pero se considera de gran importancia para la institución que
en el nuevo diseño de los aplicativos para el área financiera y administrativa se
involucre como prioridad el control físico de los activos e integrada totalmente con la
información financiera y contable.
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27. FORMATOS DE SOPORTE
Se proponen varios formatos que modifican los actuales por ello una vez evaluados y
aprobado este instructivo, se implementarán y se socializarán con todo el personal
para su manejo, estos son:
Formato único para el movimiento de Activos de la USC – FAF 01GA.
Formato para entrega de Activos a empleados de la USC – FEA 02GA.
Acta de entrega de Activos a Directivos de la USC – AEA 03GA
Formato único para el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC
– FENP 04GA
Paz y salvo Administrativo PYZA 05GA
28. DIAGRAMA DE RESPONSABILIDADES
(Ver anexo)
29. DISPOSICIONES FINALES
Esta política de gestión y manejo de los Activos de la Universidad Santiago de Cali
comenzará a regir a partir de Enero 1 de 2006 y deberá ser presentada y socializada
a la comunidad administrativa de la USC mediante visitas programadas a cada una de
las dependencias y mediante la adopción de una campaña seria que instruya y
genere conciencia de la importancia del manejo adecuado de los Activos Fijos.
Todos los trámites aquí consignados que requieran la intervención de la Gerencia
Administrativa podrán ser autorizados con la firma del Asistente de la Gerencia
Administrativa.
Solamente en los casos de bajas, donaciones y cualquier tipo de ventas se requerirá
la firma del Gerente Administrativo de manera obligatoria.
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29. GLOSARIO
Para efecto de interpretación del siguiente documento se utilizarán las siguientes
definiciones:
Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de
una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta.
Registro: inclusión en el aplicativo contable AF-1 para el control físico y en el
aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos.
Sistema AFUNO: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma
individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicación, sus depreciaciones,
sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc.
Sistema CGUNO: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos
de activos como terrenos, propiedad raíz, construcciones, maquinaria y equipo en
montaje, maquinaria y equipo, vehículos, muebles y enseres, equipos de computo,
sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones,
valorizaciones y demás conceptos propios de la contabilidad.
Plaqueta o sticker: Rotulo de identificación que puede ser metálico, acrílico o de
algún material adherible a la superficie del articulo y el cual denota que este articulo
ha sido registrado.
Conteo físico selectivo: Inventario por oficinas, dependencias o centros de costos
en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la comparación con
los registros contables.
Uso o manejo de los activos: es la utilización de los activos en las actividades
propias de la institución, dependencia o centros de costos.
Conciliar el aplicativo AFUNO: Es la verificación de los activos inventariados con
los activos registrados en el sistema y poder identificar activos sobrantes y faltantes.
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Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la
situación en que se encuentran para prestar un adecuado servicio.
Inventario: Conteo físico de los activos
Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero
que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no están
siendo utilizados.
Activos obsoletos: Aquellos activos que sin encontrarse en estado deficiente no
tienen una eficiencia acorde con la necesidad de la oficina y que ameritan su cambio.
Política de capitalización: Determinación de un valor mínimo que se adiciona a un
activo fijo y que incrementa su vida útil, su eficiencia y su valor comercial. Las
erogaciones inferiores a este valor mínimo se pueden considerar como cargo diferido,
como gasto o elemento devolutivo.
Elementos devolutivos: Activos de menor cuantía (pueden ser inferiores a 1
SMMLV) que se han registrado como gastos o cargos diferidos.
Gasto capitalizable: Erogación que aumenta el valor del activo y que esta sujeta al
calculo de depreciación.
Transferencias: Reubicación de un activo o cambio de centro de costos.
Depreciación: Es la estimación en pesos por el desgaste o uso de un activo dentro
de su vida útil.
Avalúos técnicos: Es la determinación del valor de un activo y su estado por una
persona especializada y autorizada para esta función.
Valorización: Es el aumento de valor de un activo, entre su valor comercial y el
valor registrado o valor de costo.
Desvalorización: Es la disminución de valor entre el valor comercial y su costo.
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Mantenimiento: Gastos en que se incurre en un activo para mantener su eficiencia
operativa en forma normal.
Reparación: Gastos relacionados con el reemplazo o corrección de partes del activo
para su normal funcionamiento.
Recuperación: Valor de venta de un bien menos el costo en libros.
Aprovechamiento: Ingresos diferentes no provenientes de la actividad misional de
la institución relacionadas con la venta de un activo ya depreciado o sin valor
contable para la institución.
Otros ingresos: Valores generados por actividades diferentes al giro principal de la
institución.
HEBERT CELÍN NAVAS
Rector
ALEXANDER CIFUENTES ALARCÓN
Gerente Administrativo
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