MANUAL DE USUARIO: MODULO CATALOGACIÓN

MANUAL DE USUARIO:
MODULO CATALOGACIÓN
AUTOMATIZACION DE BIBLIOTECAS Y CENTROS
DE DOCUMENTACIÓN PARA EL MINISTERIO DE
LA EDUCACION SUPERIOR
1.2
AUTORES:
TÉC. MIRIAM GARCÍA HERNÁNDEZ
DR. AMED ABEL LEIVA MEDEROS
MSC. MANUEL OSVALDO MACHADO RIVERO
ING. ANDY CABRERA MEDINA
TÉC. HORTENSIA PADILLA MOJERA
LIC. ARLYN ALVAREZ CERVANTES
ING. YANISLEY GONZÁLEZ GONZÁLEZ
Elaborado en el Proyecto ABCD para el MES
Todos los Derechos Reservados
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1.
Introducción ....................................................................................................................................................5
1.1
Acrónimos, Abreviaturas y Siglas ............................................................................................................5
2. Acceder al Módulo de Catalogación ...............................................................................................................6
3. Entrada de Datos ............................................................................................................................................9
3.1
Acceder a Entrada de datos ....................................................................................................................9
3.2
Búsqueda de registros ...........................................................................................................................12
3.3
Ingresar nuevos registros ......................................................................................................................16
3.3.1
Registro nuevo ...............................................................................................................................17
3.3.2
Copiar registros de otra base de datos ..........................................................................................19
3.3.3
Copiar registro usando Z39.50 .......................................................................................................21
3.4
Valor por defecto ...................................................................................................................................21
3.5
Generador de Reportes .........................................................................................................................21
3.6 Utilerías ..................................................................................................................................................21
3.7 Estadísticas ................................................................................................................................................23
3.8
Ayuda de la Entrada de datos ...............................................................................................................24
3.9
Inicio ......................................................................................................................................................26
3.10 Desplegar formato .................................................................................................................................26
3.11 Envío de copias a la Base de Datos Copias ..........................................................................................26
4. Estadísticas ...................................................................................................................................................28
5. Reportes .......................................................................................................................................................30
6. Actualizar definición de base de datos .........................................................................................................35
7. Utilitarios .......................................................................................................................................................48
8. Configurar cliente Z39.50 .............................................................................................................................55
9. Crear Base de Datos en Administración .......................................................................................................68
10.
Administración de usuarios .......................................................................................................................70
11.
Restituir el último número de inventario (base de datos copia) ................................................................79
12.
Traducir mensajes y páginas de ayuda ....................................................................................................82
13.
Explorar carpeta de base de datos ...........................................................................................................94
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Centros
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Índice de Figuras
Figura 1. Interfaz de acceso a ABCD. ....................................................................................................................6
Figura 2. Módulo Catalogación. .............................................................................................................................7
Figura 3. Acceder al módulo Catalogación. ...........................................................................................................7
Figura 4. Seleccionar Base de datos. ..................................................................................................................10
Figura 5. Opción Entrada de datos. .....................................................................................................................10
Figura 6. Interfaz Entrada de datos. .................................................................................................................... 11
Figura 7. Barra de Herramientas. ........................................................................................................................ 11
Figura 8. Barra de Herramientas - Buscar Registros. ..........................................................................................13
Figura 9. Formulario de búsqueda. ......................................................................................................................13
Figura 10. Formulario de Búsqueda Libre. ..........................................................................................................14
Figura 11.Listado alfabético de entradas principales ...........................................................................................15
Figura 12. Barra de Herramientas. Ingresar nuevos registros. ............................................................................16
Figura 13. Nuevo Registro. ..................................................................................................................................18
Figura 14. Registrar Libro. ...................................................................................................................................19
Figura 15. Acceder a Copiar registro de otra base de datos. ..............................................................................19
Figura 16. Copiar registro de otra base de datos. ...............................................................................................20
Figura 17. Acceder a Copiar registro usando Z39.50. .........................................................................................21
Figura 18. Acceder a Valor por defecto. ...............................................................................................................21
Figura 19. Utilerías. ..............................................................................................................................................22
Figura 20. Acceder a Estadísticas. ......................................................................................................................23
Figura 21. Acceder a la Ayuda. ............................................................................................................................24
Figura 22. Ayuda de la Entrada de Datos. ...........................................................................................................25
Seleccione Inicio (Figura 23) para regresar a la interfaz Inicial o Menú Principal. ..............................................26
Figura 24 .Acceder a Desplegar Formato ............................................................................................................26
Figura 25. Barra de Herramientas para Copias ...................................................................................................27
Figura 26. Validar registros ..................................................................................................................................27
Figura 27. Agregar copias ....................................................................................................................................27
Figura 28.Editar y Borrar Copias .........................................................................................................................28
Figura 29. Agrega objetos a la Base Préstamo ...................................................................................................28
Figura 30. Seleccionar opción Estadísticas .........................................................................................................29
Figura 31. Seleccionar la opción de Reportes .....................................................................................................31
Figura 32. Interfaz de Reportes ...........................................................................................................................31
Figura 33. Interfaz Usar un formato existente.....................................................................................................32
Figura 34. Interfaz de Crear un formato...............................................................................................................33
Figura 35. Generar salida ....................................................................................................................................34
Figura 36. Salvar formato.....................................................................................................................................34
Figura 37. Acceder a Actualizar definición de base de datos. .............................................................................36
Figura 38 Definición de base de datos ................................................................................................................36
Figura 39 Tabla de definición de campos (FDT ...................................................................................................37
Figura 40. Tabla de definición de campos (FDT) sin subcampos. .......................................................................38
Figura 41. MARC-Lider ........................................................................................................................................39
Figura 42. Tabla de extracción de campos FST ..................................................................................................40
Figura 43. Validación de registros ........................................................................................................................41
Figura 44. Formulario de búsqueda avanzada ....................................................................................................42
Figura 45. Bases de datos disponibles ................................................................................................................43
Figura 46. Dbn.par ...............................................................................................................................................44
Figura 47. Archivos de ayuda para los campos de la base de datos ..................................................................45
Figura 48. Configurar base de datos en el IAH ...................................................................................................46
Figura 49. Estadística – Lista de variables ..........................................................................................................47
Figura 50. Configurar estadísticas - Lista de tablas.............................................................................................48
Figura 51. Acceder a Utilitarios. ...........................................................................................................................49
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Figura 52. Interfaz Utilitarios. ...............................................................................................................................49
Figura 53. Inicializar Base de datos de utilitarios. ...............................................................................................50
Figura 54. Mensaje de Base de datos de utilitarios .............................................................................................50
Figura 55. Eliminar Base de datos .......................................................................................................................51
Figura 56. Asignar número de control. .................................................................................................................51
Figura 57. Restituir el número de control. ............................................................................................................52
Figura 58. Mensaje de Restituir número de control .............................................................................................53
Figura 59. Confirmar asignación de número de control. ......................................................................................53
Figura 60. Asignar número de control. .................................................................................................................54
Figura 61. Relacionar Base de datos actual con base de datos Copias. ............................................................54
Figura 62. Mensaje de relacionar base de datos actual con base de datos copias. ...........................................55
Figura 63. Seleccionar opción Configurar cliente Z39.50. ...................................................................................56
Figura 64. Interfaz de Configurar cliente Z39.50. ................................................................................................56
Figura 65. Configurar servidores Z39.50. ............................................................................................................57
Figura 66. Nuevo Servidor. ..................................................................................................................................58
Figura 67. Datos del servidor seleccionado. ........................................................................................................58
Figura 68. Mensaje de confirmación para eliminar un servidor. ..........................................................................59
Figura 69. Nuevo formato de conversión 1. .........................................................................................................60
Figura 70. Nuevo formato de conversión 2. .........................................................................................................61
Figura 71. Nuevo formato de conversión 3. .........................................................................................................62
Figura 72. Nuevo formato de conversión 4. .........................................................................................................63
Figura 73. Nuevo formato de conversión 5. .........................................................................................................64
Figura 74. Nuevo formato de conversión 6. .........................................................................................................65
Figura 75. Nuevo formato de conversión 7. .........................................................................................................65
Figura 76. Tabla de conversión de caracteres. ....................................................................................................66
Figura 77. Mensaje sobre conversión de caracteres actualizados. .....................................................................67
Figura 78. Recuperar registros. ...........................................................................................................................67
Figura 79. Crear Base de Datos ..........................................................................................................................69
Figura 80.Crear nueva Base de Datos ................................................................................................................69
Figura 81. Confirmacion o Negación de Nueva Base de Datos ..........................................................................70
Figura 82. Seleccionar opción Administración de usuarios. ................................................................................71
Figura 83. Interfaz de Administración de usuarios. ..............................................................................................72
Figura 84.Interfaz de Ver los Administradores de usuarios .................................................................................72
Figura 85.Editar usuarios .....................................................................................................................................73
Figura 86. Registro de usuario salvado ...............................................................................................................74
Figura 87. Interfaz de Mostrar un Administrador de usuarios. .............................................................................74
Figura 88. Crear y editar perfiles. ........................................................................................................................75
Figura 89. Editar perfiles. .....................................................................................................................................76
Figura 90. Editar perfiles. .....................................................................................................................................77
Figura 91. Mensaje sobre perfiles guardados. ....................................................................................................78
Figura 92. Nuevo perfil de usuario. ......................................................................................................................79
Figura 93. Seleccionar opción Restituir el último número de inventario. .............................................................80
Figura 94. Interfaz de Restituir el último número de inventario. ..........................................................................81
Figura 95. Interfaz de Actualizar. .........................................................................................................................81
Figura 96. Seleccionar opción Traducir mensajes y páginas de ayuda. .............................................................84
Figura 97. Interfaz de Traducir mensajes y páginas de ayuda. ...........................................................................85
Figura 98. Seleccionar opción Catalogación de Comparar traducciones. ...........................................................86
Figura 99. Catalogación en comparar traducciones. ...........................................................................................87
Figura 100. Administración de Base de datos en comparar traducciones. .........................................................88
Figura 101. Utilitarios en comparar traducciones. ...............................................................................................89
Figura 102. Préstamo en comparar traducciones. ...............................................................................................90
Figura 103. Estadísticas en comparar traducciones. ...........................................................................................91
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Figura 104. Adquisiciones en comparar traducciones. ........................................................................................92
Figura 105 Configurar base de datos en el IAH en comparar traducciones. .......................................................93
Figura 106. Crear/editar perfiles en comparar traducciones ...............................................................................94
Figura 107. Seleccionar opción Explorar carpeta de base de datos ...................................................................94
Figura 108. Explorar carpeta de base de datos ...................................................................................................95
Índice de Diagramas
Diagrama 1. Acceso al módulo Catalogación. .......................................................................................................8
Diagrama 2. Módulo Catalogación. ........................................................................................................................9
Diagrama 3. Entrada de datos. ............................................................................................................................12
Diagrama 4. Buscar Registros. ............................................................................................................................16
Diagrama 5. Nuevos registros. ............................................................................................................................17
Diagrama 6. Utilerías ...........................................................................................................................................23
Diagrama 7. Estadísticas. ....................................................................................................................................30
Diagrama 8. Reportes. .........................................................................................................................................32
Diagrama 9. Administración de Base de datos. ...................................................................................................68
Diagrama 10. Traducir mensajes y páginas de ayuda. ........................................................................................83
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1. Introducción
El Sistema de Automatización de Bibliotecas y Centros de Documentación (ABCD),
constituye una suite de módulos relativamente independientes dirigido a la gestión
integrada de procesos de bibliotecas: adquisición, catalogación, préstamo y administración
de bases de datos, que pueden funcionar de manera co-operada y en línea. Su desarrollo
es una iniciativa de BIREME con el apoyo del Consorcio de Universidades de Flandes en
Bélgica (VLIR/USO). La arquitectura tecnológica está basada en servicios, utilización de
Estándares Web, protocolos abiertos, innovación e integración con nuevas metodologías y
tecnologías de información y comunicación, accesibilidad a usuarios y buenas prácticas de
seguridad según los patrones internacionales.
Este sistema multilingüe se distribuye con bases de datos MARC 21, CEPAL o LILACS,
permitiendo el uso de cualquier formato de catalogación así como la migración de bases de
datos desde WinIsis y/o Excel dejándonos acceder al manejo integrado de catálogos de
bibliotecas, es compatible con la tecnología de bases de datos CDS/ISIS para bases
bibliográficas. Uno de los logros fundamentales es la posibilidad que brinda de no tener que
modificar las bases de datos actuales, solo es necesario migrarlas.
Entre las funciones centrales de ABCD se encuentra la creación de registros bibliográficos,
característica fundamental del
Módulo de Catalogación. Este documento explica los
pasos a seguir para realizar todo el proceso de catalogación.
1.1
Acrónimos, Abreviaturas y Siglas
BIREME: Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud
MARC 21: Machine Readable Cataloging = Catalogación Legible por máquina
CEPAL: Comisión Económica para América Latina y el Caribe
LILACS: Literatura Latinoamericana y del Caribe de Ciencias de la Salud
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FDT: File Description Table= Tabla de Definición de Campos
FST: File Selection Table= Tabla de Selección de Campos
PFT: Display Format = Formato de Impresión
2. Acceder al Módulo de Catalogación
Paso 1. Para acceder al Módulo Catalogación usted debe introducir Nombre de Usuario
y Contraseña así como elegir el idioma de su preferencia en la interfaz de acceso al
sistema. (Figura 1.)
Figura 1. Interfaz de acceso a ABCD.
Paso 2. Si el usuario con el cual accedió al sistema tiene los permisos del Responsable en
Catalogación (nomenclatura que puede ser variada en el Módulo de Administración) se
le mostrará la interfaz del Módulo de Catalogación. (Figura 2.)
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Figura 2. Módulo Catalogación.
En el componente de selección Módulo. (Figura 3), se visualizaran todos los módulos a los
cuales el usuario tenga acceso en ABCD.
Figura 3. Acceder al módulo Catalogación.
En el diagrama que se muestra a continuación se evidencian las distintas vías de acceso al
módulo catalogación. (Diagrama 1)
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Diagrama 1. Acceso al módulo Catalogación.
Una vez que el usuario acceda al módulo de catalogación con los permisos del
Responsable en Catalogación podrá realizar las siguientes acciones. (Diagrama 2.)
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Diagrama 2. Módulo Catalogación.
3. Entrada de Datos
3.1
Acceder a Entrada de datos
Paso 1. Al acceder al módulo Catalogación (Figura 2.), se visualizan las funcionalidades
dependiendo de los permisos concedidos a cada usuario del sistema (las imágenes que se
muestran corresponden a usuarios autorizados en el módulo de catalogación).
Paso 2. Usted debe seleccionar la base de datos en la que se desea ingresar (Figura 4),
se listan todas las bases de datos registradas en el sistema a las cuales tiene permiso el
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usuario.
Figura 4. Seleccionar Base de datos.
Paso 3. Seleccionar la opción Entrada de datos para visualizar la base de datos elegida
(Figura 5).
Figura 5. Opción Entrada de datos.
En la interfaz Entrada de datos (Figura 6.) se muestra la base de datos a la cual estamos
accediendo y la totalidad de registros que esta posee.
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Figura 6. Interfaz Entrada de datos.
Además se visualiza una Barra de Herramientas (Figura 7.) que nos facilita realizar
diversas funcionalidades.
Figura 7. Barra de Herramientas.
La Barra de Herramientas de la Entrada de datos se divide en 9 partes: Buscar
registros, Ingresar nuevos registros, Valor por defecto, Generador de reportes,
Utilerías,
Estadísticas, Ayuda, Inicio y Desplegar formato (Ver Diagrama 3.). Las
primeras dos funciones nos permiten navegar por los registros de la base de datos: O bien
ingresando el número de registro al cual queremos acceder o moviéndonos haciendo uso
de las flechas de desplazamiento.
:
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Diagrama 3. Entrada de datos.
3.2
Búsqueda de registros
Para buscar registros a través de los datos del documento (Autor, Título, Materia,
ISBN/ISSN, Número de Control) usamos las tres opciones de búsqueda (Figura 8):
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Figura 8. Barra de Herramientas - Buscar Registros.

Buscar: Se realiza una sencilla búsqueda, en ocasiones combinando datos en un
Formulario de Búsqueda (Figura 9).
Figura 9. Formulario de búsqueda.

Búsqueda Libre: En esta opción se señala el rango de MFN en el cual se desea
buscar y se define una expresión de búsqueda (Figura 10).
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Figura 10. Formulario de Búsqueda Libre.

Índice: Se buscan o seleccionan los registros valiéndose de una lista alfabética en
donde se muestra las entradas principales realizadas a los documentos. (Figura 11)
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Figura 11.Listado alfabético de entradas principales
El carácter co-operativo entre los módulos del sistema se evidencia cuando al hacer click
sobre el botón Buscar los datos relativos a un documento ingresado al sistema en el
Módulo de Adquisiciones se muestran como parte de un registro en este módulo. Este
registro debe ser completado con la información bibliográfica restante.
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Diagrama 4. Buscar Registros.
3.3
Ingresar nuevos registros
La función Registro Nuevo (Figura 12) como su nombre lo indica, permite el ingreso de
nuevos registros al sistema, así como, el manejo de múltiples tipos de registros para cada
base de datos.
Figura 12. Barra de Herramientas. Ingresar nuevos registros.
Para ingresar nuevos registros el usuario tiene varias opciones, como se muestran en el
siguiente diagrama.
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Diagrama 5. Nuevos registros.
3.3.1 Registro nuevo
Posteriormente de hacer click en la función para registro nuevo se muestra un listado de
los materiales que serán descritos. Presentando así, la hoja de entrada adecuada al tipo
de material correspondiente, las cuales son definidas de forma dinámica por el usuario
(Figura 13). Además de las hojas de entrada que posee el sistema se pueden crear otras
nuevas.
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Figura 13. Nuevo Registro.
Generalmente se prefiere el formato bibliográfico MARC 21 para la descripción bibliográfica
debido a las bondades estructurales, normativas y de intercambio que brinda, siendo este
el formato por excelencia dentro del mundo bibliotecario. Este formato se muestra en hoja
de trabajo con sus componentes: etiquetas, campos, subcampos e indicadores definidos
para cada material (Figura 14). Al culminar
y salvar cada registro se muestra la vista
preferida.
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Figura 14. Registrar Libro.
3.3.2 Copiar registros de otra base de datos
Seleccione el icono para la copia de registros desde otra base de datos (Figura 15) y elija la
base de datos desde la que desea copiar y escoja del listado alfabético que muestra la
entrada principal preferida.
Figura 15. Acceder a Copiar registro de otra base de datos.
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Puede seleccionar una tabla de conversión para hacer equivalencia de datos en bases de
datos de diferentes estructuras Ej. De MARC a CEPAL (Figura 16)
l
Figura 16. Copiar registro de otra base de datos.
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3.3.3 Copiar registro usando Z39.50
Esta excelente herramienta (Figura 17 ) para la labor del catalogador será explicada con
detenimiento en el capítulo 7 “Configurar Z39.50”
que constituye una de las funciones
principales del módulo .Se puede acceder a ella además haciendo uso del Menú Principal.
Figura 17. Acceder a Copiar registro usando Z39.50.
La finalidad es racionalizar la catalogación para evitar que una obra se catalogase en
varios centros y compartir recursos y crear redes de biblioteca que cooperasen en la
elaboración de catálogos colectivos. Nos podemos conectar a servidores de catálogos
reconocidos e importantes cúmulos de información
3.4
Valor por defecto
A partir de los campos definidos en la FDT, usted puede establecer para cada uno de ellos
valores por defecto ,o sea, valores que serán mostrados siempre para esos campos
utilizando Editar para precisarlos y la opción Borrar si desea eliminarlos(Figura 18).
Figura 18. Acceder a Valor por defecto.
3.5 Generador de Reportes
La opción “Reportes” nos permite obtener información sobre los registros bibliográficos ya
existentes a partir de una expresión de búsqueda determinada. Esta opción se abordará
con mayor detalle en el capítulo 4:” Reportes”. Se puede acceder desde el Menú Principal.
3.6 Utilerías
Posibilita la importación
y exportación de registros a archivos ISO o txt, así como
desbloquear registros y bases de datos, aspectos útiles en el manejo de una base de datos.
(Figura 19)
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Figura 19. Utilerías.
En el siguiente diagrama se muestra cada
una de las acciones que se realizan por el
usuario al acceder a Utilerías.
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Diagrama 6. Utilerías
3.7 Estadísticas
Esta opción “Estadísticas” (Figura 20) será analizada en el capítulo 3 pues también se
puede acceder a ella a través del Menú Principal.
Figura 20. Acceder a Estadísticas.
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3.8
Ayuda de la Entrada de datos
La Ayuda (Figura 21) comenta en forma de tabla cada una de las tareas presentes en la
Barra de Herramientas. (Figura 22)
Figura 21. Acceder a la Ayuda.
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Figura 22. Ayuda de la Entrada de Datos.
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3.9
Inicio
Seleccione Inicio (Figura 23) para regresar a la interfaz Inicial o Menú Principal.
Figura 23. Regresar el inicio del módulo Catalogación.
3.10 Desplegar formato
Se muestran cada uno de los formatos de salida del sistema y su programación. Se
visualizan no solo los que se encuentran incorporados al sistema sino además los nuevos
que han sido configurados. (Figura 24)
Figura 24 .Acceder a Desplegar Formato
3.11 Envío de copias a la Base de Datos Copias
Al salvar un registro se muestra la vista del formato preferido y una Barra de Herramientas
que posibilita la integración de las copias a la Base de Datos de Objetos de Préstamos.
(Figura 25)
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Figura 25. Barra de Herramientas para Copias
Paso 1.Validación de registro: Analiza la consistencia de los datos antes de
almacenarlos, permite definir cada registro de la base de datos. (Figura 26)
Figura 26. Validar registros
Paso 2. Agregar copia (Figura 27): Se incluye el valor total de las copias que se posea del
documento, su precio y vía de adquisición. Al
Actualizar el sistema informa las
características de las copias incorporadas y sus valores.
Figura 27. Agregar copias
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Paso 3. Editar / Borrar copias (Figura 28): Se elimina las copias o se varían sus datos.
Figura 28.Editar y Borrar Copias
Paso 4. Agregar a los Objetos de Préstamo (Figura 29): Se ingresan las copias a la base
de datos con la cual se realizara el préstamo. Se muestran las copias recién ingresadas, la
Biblioteca que las posee y el Tipo de Objeto, en función de la política establecida para el
objeto elegido se realizará el préstamo.
Figura 29. Agrega objetos a la Base Préstamo
4. Estadísticas
En el Menú Principal del módulo se muestra la opción “Estadísticas” (Figura 30), también
se puede hacer uso del icono que se muestra en la barra de herramientas para elegir esta
función. Esta herramienta brinda la oportunidad de obtener información cuantitativa sobre
este módulo que apoye la toma de decisiones
Se analizará con mayor detalle en el
documento “ABCD Estadísticas” .Las salidas finales son mostradas en forma de gráficos.
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Figura 30. Seleccionar opción Estadísticas
En el siguiente
Estadísticas.
diagrama
se
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muestran
las
funcionalidades
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del
de
de
módulo
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Diagrama 7. Estadísticas.
5. Reportes
La opción “Reportes” (Figura 31) nos permite obtener información sobre los registros
bibliográficos ya existentes a partir de una expresión de búsqueda determinada.
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Figura 31. Seleccionar la opción de Reportes
Paso 1. Usted puede crear un formato, generar salida y salvar formato.
Figura 32. Interfaz de Reportes
En el siguiente diagrama se muestran las posibles opciones del usuario al acceder a la
interfaz de Reportes.
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Diagrama 8. Reportes.
Paso 2. Si seleccionamos la opción “Usar un formato existente” como aparece en la
(Figura 32), se muestra la siguiente interfaz donde se puede seleccionar el formato
deseado, además podemos “Editar” y “Eliminar” el formato seleccionado.
Figura 33. Interfaz Usar un formato existente
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Paso 3. Si por el contrario elegimos la opción “Crear un formato” como aparece en la
(Figura 32), se muestra la siguiente interfaz donde se seleccionan los campos a ser
incluidos en el formato de salida y la forma en que se generara la salida del formato si es
en Tabla, Párrafo, Párrafo (with labels), Columnas (tablas), Columnas (delimitado). Permite
restablecer los datos seleccionados (Figura 34).
Figura 34. Interfaz de Crear un formato
Paso 4. Si optamos por “Generar salida” como aparece en la (Figura 32), debemos
escoger el rango de MFN con el cual queremos trabajar y la forma en que deseamos se
nos visualice la salida. (Figura 35)
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Figura 35. Generar salida
Paso 5. A la opción “Salvar formato” se accede después de ingresar un formato nuevo
o modificar uno existente, como aparece en la (Figura 32), se muestra la siguiente interfaz
donde se puede elegir la opción “Guardar”. (Figura 36)
Figura 36. Salvar formato
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6. Actualizar definición de base de datos
Paso 1. Seleccionar la opción “Actualizar definición de base de datos” en el Menú
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Principal (Figura 37).
Figura 37. Acceder a Actualizar definición de base de datos.
Paso 2. Para trabajar en esta sección el usuario debe tener conocimiento del lenguaje
ISIS, debido a que en esta sección se configuran los FDT, FST, PFT, las Hojas de trabajo,
entre otras configuraciones que se le hacen al sistema (Figura 38).
Figura 38 Definición de base de datos
Paso 3. En caso de seleccionar la opción “Tabla de definición de campos (FDT)” se
muestra la siguiente interfaz (Figura 39) en donde se define los campos, subcampos e
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indicadores que van a ser utilizados en la base de datos.
Figura 39 Tabla de definición de campos (FDT
Paso 4. En caso de seleccionar la opción “Tabla de definición de campos (FDT) (Sin los
subcampos)” (Figura 40)
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Figura 40. Tabla de definición de campos (FDT) sin subcampos.
Paso 5.
En caso de seleccionar la opción “MARC-Lider” (Figura 41) solo se visualizan los
subcampos que corresponden con este campo, la siguiente interfaz lo ilustra.
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Figura 41. MARC-Lider
Paso 6. En caso de seleccionar la opción “Tipo de registros Fixed field structure”, ver
documento asociado “ABCD_MU_Funcionalidad Creación de Hojas de Trabajo y
Asignación al Registro”.
Paso 7. Si desea seleccionar la opción “Tipo de registros – Assign worksheets”, ver
documento asociado “ABCD_MU_Funcionalidad Creación de Hojas de Trabajo y
Asignación al Registro”.
Paso 8. O puede
seleccionar la opción “Tabla de extracción de campos (FST)” para
extraer los campos y los subcampos a partir de la FDT. (Figura 42)
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Figura 42. Tabla de extracción de campos FST
Paso 9. Si por el contrario selecciona la opción “Hoja de Trabajo”, debe ver el
documento asociado
“ABCD_MU_Funcionalidad Creación de Hojas de Trabajo y
Asignación al Registro”.
Paso 10. En caso de seleccionar la opción “Formato de despliegue (PFT)” se muestra lo
mismo que aparece en la funcionalidad “5. Reportes” específicamente en la figura 31.
Paso 11. La opción “Validación de registros” muestra la siguiente interfaz, donde se
pueden validar los registros por su formato inicial o final, y seleccionar el tipo de elemento el
cual puede ser Libro, Tesis/Disertación, Material proyectable, Revista, etc.
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Figura 43. Validación de registros
Paso 12. Para la opción “Formulario de búsqueda avanzada” donde no solo se permite
realizar la búsqueda por campo sino además por su algoritmo en lenguaje ISIS. Lo anterior
se muestra la siguiente figura.
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Figura 44. Formulario de búsqueda avanzada
Paso 13.
Si selecciona la opción “Lista de bases de datos disponibles (bases.dat)”
donde se puede seleccionar una del listado y seleccionar la opción “Actualizar” o “Editar”
según corresponda para la modificación de sus datos (Figura 45).
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Figura 45. Bases de datos disponibles
Paso 14. En la opción “Dbn.par” se muestra la siguiente interfaz, donde se pueden
actualizar los datos existentes en cada una de las direcciones de las base de datos o
agregar una nueva y seguidamente seleccionar la opción “Actualizar”( Figura 46):
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Figura 46. Dbn.par
Paso 15. Haciendo click en “Archivos de ayuda para los campos de la base de datos”
usted podrá incorporar opciones de ayuda a cada campo de la base de datos (Figura 47).
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Figura 47. Archivos de ayuda para los campos de la base de datos
Paso 16. En caso de seleccionar la opción “Configurar base de datos en el IAH” se
muestra la siguiente interfaz, donde se pueden actualizar los cambios de los campos
modificados seleccionando la opción “Guardar”, “Eliminar” para borrar algunos campos,
etc. (Figura 48).
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Figura 48. Configurar base de datos en el IAH
Paso 17. La opción “Estadística – Lista de variables”( Figura 49) permite determinar las
variables a partir de las cuales se visualizarán los reportes estadísticos
use muestra la
siguiente interfaz
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Figura 49. Estadística – Lista de variables
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Paso 18. En caso de seleccionar la opción “Estadística – Lista de tablas” se determina el
título de la tabla así como las variables que la conforman (Figura 50).
Figura 50. Configurar estadísticas - Lista de tablas.
7. Utilitarios
Paso 1. En el Menú Principal podemos seleccionar la opción “Utilitarios” indispensable
opción para el mantenimiento de las bases de datos. (Figura 51)
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Figura 51. Acceder a Utilitarios.
Paso 2. Se muestra la interfaz de los utilitarios.
Figura 52. Interfaz Utilitarios.
Paso 3. Si usted selecciona la opción “Inicializar Base de Datos” como aparece en la
(Figura 52) se muestra la siguiente interfaz, donde se puede seleccionar la opción
“Aceptar” para eliminar todos los registros
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o “Cancelar” para cerrar el mensaje de
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confirmación.
Figura 53. Inicializar Base de datos de utilitarios.
Figura 54. Mensaje de Base de datos de utilitarios
Paso 4. Si elige la opción “Eliminar base de datos” como aparece en la (Figura 52) se
muestra la siguiente interfaz, donde se puede seleccionar la opción “Aceptar” para
eliminar los datos o “Cancelar” para cerrar el mensaje de confirmación. (Figura 55)
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Figura 55. Eliminar Base de datos
Paso 5. Para “Asignar número de control” (Figura 52), a los registros de manera más
sencilla puede hacerlo introduciendo el primer y el ultimo MFN según la cantidad de
números de control que se permitan asignar de una vez, como aparece en la figura.
Figura 56. Asignar número de control.
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Paso 6.
Si desea
“Restablecer” (Figura 56)
se borrará el número de control que
aparece en el campo Desde.
Paso 7. Si en cambio prefiere la opción “Restituir el número de control” (Figura 56) se
muestra la interfaz de restablecer el número de control. En caso de seleccionar la opción
“Actualizar” se muestra un cuadro de diálogo en donde debe colocar el número de control.
(Figura 57) y un mensaje final indicando el último número de control asignado (Figura 58).
Figura 57. Restituir el número de control.
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Figura 58. Mensaje de Restituir número de control
Paso 8.
La opción “Enviar” (Figura 56) se deben llenar los campos Desde y A, mostrando
la siguiente interfaz, si se selecciona la opción “Continuar” (Figura 59)
Figura 59. Confirmar asignación de número de control.
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Figura 60. Asignar número de control.
Paso 9.
Para hacer “Relacionar esta Base de Datos con la base de Datos de Copias”
(Figura 52) usted debe hacer click en esta opción y seguidamente “Actualizar”. De esta
manera se muestra el siguiente mensaje. (Figura 61)
Figura 61. Relacionar Base de datos actual con base de datos Copias.
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El sistema emite un mensaje de confirmación al culminar el proceso (Figura 62)
Figura 62. Mensaje de relacionar base de datos actual con base de datos copias.
Paso 10.
En caso de haber seleccionado la opción “Restituir el número de control”
(Figura 60) se muestra la interfaz que aparece en la “Figura 57”.
8. Configurar cliente Z39.50
El protocolo de intercambio Z39.50 (Figura 63) es una herramienta que permite copiar y
compartir información catalográfica sobre todo en formato MARC 21 a partir de la búsqueda
en otros servidores de similar denominación.
Paso 1. Seleccionar la opción “Configurar cliente Z39.50”.
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Figura 63. Seleccionar opción Configurar cliente Z39.50.
Paso 2.
A continuación se muestra la siguiente interfaz.
Figura 64. Interfaz de Configurar cliente Z39.50.
Paso 3.
Si prefiere la opción “Configurar servidores Z39.50” (Figura 64) se muestra los
principales catálogos de bibliotecas del mundo, con sus URL, puertos y algunas de sus
bases de datos a las cuales se puede acceder. (Figura 65)
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Figura 65. Configurar servidores Z39.50.
Paso 4.
Se puede
seleccionar la opción “Crear” (Figura 65) para ingresar un nuevo
catálogo y sus características y usar las funciones “Cancelar” para cerrar la ventana o la
opción “Salvar registro” para guardar los datos. (Figura 66)
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Figura 66. Nuevo Servidor.
Paso 5. Para variar la información que posee de una biblioteca solo tiene que “Editar”
(Figura 65) los datos que se quieren modificar.
Paso 6. Para
visualizar
los datos guardados
de una biblioteca solo debe “Mostrar”
(Figura 67)
Figura 67. Datos del servidor seleccionado.
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Paso 7. Otra
opción es
“Eliminar” el registro de biblioteca guardado
(Figura 65)
pudiendo seleccionar la opción “Cancelar” para cerrar la ventana y “Aceptar” para
eliminar el registro:
Figura 68. Mensaje de confirmación para eliminar un servidor.
Paso 8.
Si desea crear un
“Nuevo”
formato de conversión (Figura 64) solo debe
ingresar los campos del nuevo formato y seleccionar la opción “Guardar” para salvar todos
los campos escritos (Figura 69). La tablas de conversión serán tan amplias como datos se
pretenda capturar (Figura 69, 70,71,72, 73 , 74)
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Figura 69. Nuevo formato de conversión 1.
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Figura 70. Nuevo formato de conversión 2.
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Figura 71. Nuevo formato de conversión 3.
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Figura 72. Nuevo formato de conversión 4.
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Figura 73. Nuevo formato de conversión 5.
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Figura 74. Nuevo formato de conversión 6.
Figura 75. Nuevo formato de conversión 7.
Paso 9.
Si deseamos convertir a AN utilizamos la “Tabla de conversión de caracteres
MARC-8 a ANSI” (Figura 64), donde se puede seleccionar la opción “Agregar” para insertar
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un nuevo elemento de la tabla y la opción “Actualizar” para salvar los nuevos elementos
agregados a la tabla, mostrando así la imagen que se representa en la Figura 76.
Figura 76. Tabla de conversión de caracteres.
Finalmente el sistema emite una alerta de actualización.
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Figura 77. Mensaje sobre conversión de caracteres actualizados.
Paso 10. Si seleccionamos la opción “Probar” (Figura 64), se muestra un interfaz para
“Buscar” y recuperar registros, en varios campos o a partir del ISBN de los documentos
(opción más recomendada) y la opción “Cerrar” para salir de la interfaz actual (Figura 78) .
Figura 78. Recuperar registros.
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9. Crear Base de Datos en Administración
En el Módulo de Catalogación también se muestran las siguientes funcionalidades que
solo se visualizan si usted posee permisos de administración. (Diagrama 8)
Diagrama 9. Administración de Base de datos.
Paso 1. En la interfaz principal del módulo Catalogación seleccione la opción “Crear Base
de Datos”.
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Figura 79. Crear Base de Datos
Paso 2.
Se muestran los datos: Nombre de la base de datos, descripción y crear desde,
donde se seleccionará desde donde se desea crear la nueva base datos.(Figura 80)
Figura 80.Crear nueva Base de Datos
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Paso 3.
Luego de haber introducido todos los campos se procede a guardar todos los
datos seleccionando la opción “Continuar” o “Cancelar” para eliminar los datos escritos y
volver a la página principal.
Figura 81. Confirmacion o Negación de Nueva Base de Datos
10. Administración de usuarios
Se otorgan los permisos a los usuarios del sistema según la labor que realicen en la
institución, así por ejemplo, se crearán usuarios con permisos para el uso, consulta y
modificación de cada una de las funcionalidades descritas en el módulo de catalogación.
Paso 1.
En Administración seleccione la opción “Administración de usuarios”.(Figura
82)
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Figura 82. Seleccionar opción Administración de usuarios.
Paso 2. A continuación se muestra la siguiente interfaz:
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Figura 83. Interfaz de Administración de usuarios.
Paso 3. En caso de haber seleccionado la opción de “Administración de usuarios” como
aparece en la (Figura 82), se visualiza un listado de administradores de usuarios existentes
(Figura 84).
Figura 84.Interfaz de Ver los Administradores de usuarios
Paso 4.
Si decide seleccionar la opción “Editar” aparece la hoja de los usuarios y sus
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permisos. (Figura 85)
Figura 85.Editar usuarios
Paso 5. Luego se elige la opción “Salvar Registro” para guardar los datos o la opción
“Cancelar” para eliminar los datos escritos y volver a la página principal. En caso de preferir
la opción “Salvar registro” se muestra la Figura 86:
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Figura 86. Registro de usuario salvado
Paso 6. En caso de seleccionar la opción “Mostrar” aparece la siguiente interfaz:
Figura 87. Interfaz de Mostrar un Administrador de usuarios.
Paso 7. Al elegir la opción “Eliminar” se elimina el administrador seleccionado.
Paso 8. En caso de haber seleccionado la opción “Crear/Editar perfiles” como aparece en
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la (Figura 83) se muestra la siguiente interfaz:
Figura 88. Crear y editar perfiles.
Paso 9. En caso de seleccionar la opción “Editar” (Figura 88) en la que se debe señalar
con click los permisos que poseerá el usuario. Se brinda además la posibilidad de señalar
todas las opciones para un módulo.
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Figura 89. Editar perfiles.
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Figura 90. Editar perfiles.
Paso 10.
Para guardar los datos determinados solo debe seleccionar la opción
“Guardar” ( Figura 13)
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Figura 91. Mensaje sobre perfiles guardados.
Paso 11. En caso de seleccionar la opción “Eliminar” se elimina el perfil seleccionado.
Paso 12. Cuando se selecciona la opción “Nuevo” se muestra la siguiente interfaz:
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Figura 92. Nuevo perfil de usuario.
11. Restituir el último número de inventario (base de datos copia)
Usted puede restablecer el último valor del número de inventario que corresponden con los
números de copias.
Paso 1. Dentro del submenú Administración seleccionar la opción “Restituir el último
número de inventario”.
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Figura 93. Seleccionar opción Restituir el último número de inventario.
Paso 2.
Se muestra la siguiente interfaz de Restituir el último número de inventario:
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Figura 94. Interfaz de Restituir el último número de inventario.
Paso 3. Al seleccionar la opción “Actualizar” se actualizan los datos y se emite un
mensaje con la cantidad de copias actualizadas. (Figura 96)
Figura 95. Interfaz de Actualizar.
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12. Traducir mensajes y páginas de ayuda
Permite la traducción de los rótulos, mensajes y páginas de ayuda a varios idiomas. En el
siguiente diagrama se muestran las opciones que permite el sistema (Diagrama)
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Diagrama 10. Traducir mensajes y páginas de ayuda.
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Paso 1. En el apartado Administración seleccione la opción “Traducir mensajes y
páginas de ayuda”.
Figura 96. Seleccionar opción Traducir mensajes y páginas de ayuda.
Paso 2. Se muestra la siguiente interfaz, donde aparecen dos submenú, “Mensajes y
rótulos” y “Comparar traducciones”, los cuales tienen las mismas funcionalidades en
común, con la diferencia de que las funcionalidades que aparecen en el submenú
“Mensajes y rótulos” se pueden cambiar o modificar sus datos y las funcionalidades que
aparecen en el submenú “Comparar traducciones” son simplemente para verlas sin
poder modificar o cambiar los datos.
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Figura 97. Interfaz de Traducir mensajes y páginas de ayuda.
Paso 3. En Mensajes y rótulos seleccione la opción “Catalogación”.
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Figura 98. Seleccionar opción Catalogación de Comparar traducciones.
Paso 4. Se muestra la siguiente interfaz de Catalogación de Mensajes y rótulos que
pueden ser variados.
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Bibliotecas
y
Centros
Documentación
de
de
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Figura 99. Catalogación en comparar traducciones.
Paso 5. Dentro del submenú Mensajes y rótulos seleccionar la opción “Administración de
Base de datos”.
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Figura 100. Administración de Base de datos en comparar traducciones.
Paso 6. Dentro del apartado Mensajes y rótulos seleccionar la opción “Utilitarios” con la
intención de comparar las traducciones realizadas.
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Figura 101. Utilitarios en comparar traducciones.
Paso 7. Lo mismo sucede si escoge la opción “Préstamo”.
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Figura 102. Préstamo en comparar traducciones.
Paso 8. Dentro del submenú Mensajes y rótulos seleccionar la opción “Estadísticas”.
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Figura 103. Estadísticas en comparar traducciones.
Paso 9. Elija “Adquisiciones” si deseas variar los rótulos o mensajes en esta opción
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Figura 104. Adquisiciones en comparar traducciones.
Paso 10.
En Mensajes y rótulos seleccione la opción “Configurar base de datos en el
IAH”.
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Figura 105 Configurar base de datos en el IAH en comparar traducciones.
Paso 11.
Dentro del submenú Mensajes y rótulos seleccionar la opción “Crear/editar
perfiles”.
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Figura 106. Crear/editar perfiles en comparar traducciones
13.
Explorar carpeta de base de datos
Esta funcionalidad muestra la ubicación de cada carpeta creada por el sistema
Paso 1. Seleccionar la opción “Explorar carpeta de base de datos”.
Figura 107. Seleccionar opción Explorar carpeta de base de datos
Paso 2. Como resultado se muestra no solo la ubicación, sino además las fechas de
modificación, sus tamaños y cantidad de archivos que posee.
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Figura 108. Explorar carpeta de base de datos
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