MA-BSI-AB-06 Venta de Bienes _a sobre cerrado, a martillo yo

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
CÓDIGO:
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FECHA APROBACIÓN:
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PAGINA:
Página 1 de 19
1
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
1. OBJETIVO
Informar a la Dirección Administrativa oportunamente sobre los bienes que se han
vueltos inservibles, obsoletos y que hubieren dejado de usarse para proceder a la baja,
venta, remate, donación en cumplimiento a lo determinado en el Reglamento general
sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público.
2. ALCANCE
Inicia con el informe del guardalmacén o quien haga sus veces y termina con el
remate de los bienes.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES.
Rol.
Responsabilidad.
Responsable de la Unidad Dirigir y supervisar las labores de recepción,
de Bienes y Control de
almacenamiento y distribución de materiales, insumos y
Activos
repuestos; promover la optimización de los recursos y servicios a
Control de Activos
Asistente de Activos
usuarios internos y externos.
Implantar sistemas de control, constatación y verificación de los
bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, así como la
legalización del traspaso dando cumplimiento con las normas
preestablecidas
Constatación, codificación, realizar traslados internos,
verificación permanente de bienes muebles de larga duración
y sujetos a control de los bienes de propiedad de la
Municipalidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
2 GAD-I
3 POA
4 BDD
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
Plan Operativo Anual
Base de Datos
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
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1
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
DEFINICIÓN
Reglamento general sustitutivo para el manejo y Administración de bienes del sector
público
(acuerdo no. 025-cg)
1 Art. 16.- Junta de Remates.- Para el remate de bienes muebles e inmuebles, cada entidad u
organismo conformará una Junta de Remates que estará integrada
por la máxima autoridad o su
Delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o quien haga sus
veces y un abogado de la entidad u organismo, en caso de haberlo; a
falta de abogado integrará la Junta el Jefe Administrativo.
Actuará como Secretario de la Junta el abogado o el Jefe
Administrativo de la entidad u organismo, según los casos.
2
Art. 17.- Formas de remate.-
3
4
Cliente
Sistema Quipux
5
Bienes
El remate de bienes muebles podrá efectuarse al martillo, con la
concurrencia de la máxima autoridad o su delegado y el Jefe
Financiero; el martillador público será
Uno de los designados por las cortes superiores. A juicio de la
máxima autoridad podrá realizarse el remate de bienes muebles
mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, previa decisión por
Escrito de la máxima autoridad.
Persona natural o jurídica que recibe los servicios del GAD-I.
Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un sistema informático
que administra la gestión de documentos internos y externos del
GAD-I y realiza tareas de registro, control, reasignación, archivo,
envío, entre otros.
Objetos físicos sobre los que se pueden establecer
derechos de propiedad y cuya titularidad puede
transferirse entre sectores de actividad, mediante
transacciones realizadas en los mercados, para satisfacer
necesidades de la comunidad, y que pueden venderse o
comprarse muchas veces; siendo ésta una característica
muy particular que los diferencia de los servicios.
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PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo de Venta de bienes_Sobre Cerrado
Fase
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
INICIO
1. MA-BSI-AB-05
Baja de Bienes de
Larga Duración y
Sujetos a Control
D1
Director Administrativo
2. Recibir expediente,
resolución e informe de avalúo
y disponer se elabore y remita
notificación a integrantes de la
Junta de Remates.
D1
Director Administrativo
7. Emite orden de pago
a Director Financiero.
8. MA-GF-P-02
Ejecución del
presupuesto
A
Junta de Remate
JUNTA DE REMATE
3. Conocer el valor de
avalúo de bienes y fijan
lugar, día y hora límite para
la presentación de ofertas
y tiempo de cancelación
Secretario de la
Junta de Remate
4. Elaborar aviso, tanto para
publicación en uno de los
diarios de mayor circulación,
cuanto en carteles
Secretario de la
Junta de Remate
5. Emite el aviso original y
copias para su publicación
Secretario de la
Junta de Remate
6. Solicita la orden de
pago por la publicidad.
-En dinero efectivo o cheque
Certificado el 10% del valor
considerando en cada caso la
base del avalúo.
Tiempo
máximo
de
recepción es el establecido en
los comunicados
Secretario Junta de Remate
9. Receptar en sobre
cerrado ofertas de
interesados y sumillar día y
hora de recepción.
10. ¿Existen interesados
para la enajenación de
bienes mediante
concurso de ofertas en
sobre cerrado.
?
Si
Si
Junta de Remates
18. Dar apertura a
sobres, en fecha y hora
señaladas en presencia
de los interesados
Junta de Remates
19. Calificar propuestas y
adjudicar los bienes al
mejor postor u oferente.
Junta de Remates
20.Comunicar a
adjudicatario para que
cancele los valores
restantes.
1
No
Junta de Remates
11. Declarar mediante acta
al proceso desierto y solicitar
segundo señalamiento
público con el un % menos
del valor estipulado de
acuerdo a lo indica la ley
B
12. ¿Se realizó
el segundo
señalamiento?
No
A
si
13. ¿Existen interesados
para la enajenación de
bienes por concursosegundo Convocatoria?
No
Junta de Remates
Comisión de baja
14. Declarar venta
desierta y notificar a
comisión de baja
15. Determinar el
destino de los bienes
16. MA-BSI-AB-06
_Venta Directa
FIN
16 MA-BSI-AB-06_a
Martillo
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BIENES (A SOBRE CERRADO, A
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Diagrama de Flujo de Venta de bienes_Sobre Cerrado
Fase
JUNTA DE REMATE
Junta de Remates
1
21. Notificar a Financiero la
devolución de garantías a ofertantes
no favorecidos y al cobro de la
diferencia entre el valor consignado
y el de propuesta del favorecido
23. DIRECCIÓN
FINANCIERA
COBRANZAS
D2
24. ¿Adjudicatario
canceló los valores
restantes en el
tiempo estipulado?
Si
Secretario Junta de
Remates
27. DIRECCIÓN
FINANCIERA
COBRANZAS
Junta de Remate
29. Autorizar la
Entrega de bienes
rematados
28. Elaborar Acta de
Remate
D3
D4
22. MS-GTC-AP-07
Devolución de
garantías de contrato
de obras, prestación
de servicios y
adquisición de bienes
B
D4
No
Director Financiero
Junta de Remate
25. Informar la no
cancelación por parte
del beneficiario
26. Emitir Resolución de
quiebre de remate
B
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES _CONTROL DE
ACTIVOS
FIN
B
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
Encargado de control
de activos
30. Realizar acta de entregarecepción, Legaliza, y entrega
los bienes a beneficiario en
base al Acta de Remate
D5
31. Registrar el egreso
de los bienes por
remate en el sistema
Olympo Activos fijos.
Encargado de control de activos
32. Actualizar el registro de bienes
Archivar documentos y Emitir
informe mensual de los ingresos,
egresos, inclusión exclusión del
seguro, donación,etc, de bienes.
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
33. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el informe,
emitir informe general a
Director Administrativo y
Unidad de auditoria interna.
S6.1
Documentos :
D1: Expediente, resolución e informe de avalúo
D2: Comprobante de ingreso Original contabilidad, copia a junta de remates y
archivo.
D3: comprobante de ingreso, deposita y entrega original a Contabilidad, copias a:
adjudicatario, Junta de Remate y otra retiene para archivo.
D4: Acta de Remate, Original a Dirección Administrativa, copias a Dirección
Financiera y Retiene para archivo.
D5: Acta de Entrega-Recepción
Sistemas:
6.1: Sistema Olympo módulo de Activos Fijos
FIN
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PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
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1
Diagrama de Flujo de Venta de bienes_a Martillo
Fase
DIRECCIONES GAD-I
Inicio
Director Administrativo
1. MA-BSI-AB-05
Baja de Bienes de
Larga Duración y
Sujetos a Control
D1
A
Junta de Remate
3. Conocer el valor de
avalúo de bienes y fijan
lugar, día y hora límite para
la presentación de ofertas
y tiempo de cancelación
JUNTA DE REMATE
2. Recibir expediente,
resolución e informe de avalúo
y disponer se elabore y remita
notificación a integrantes de la
Junta de Remates.
D1
Director Administrativo
7. Emite orden de pago
a Director Financiero.
8. MA-GF-P-02
Ejecución del
presupuesto
Secretario de la Junta
de Remate
5. Emitir aviso
original y copias para
su publicación
Secretario de la
Junta de Remate
Secretario de la Junta
de Remate
4. Elaborar aviso, tanto para
publicación en uno de los
diarios de mayor circulación,
cuanto en carteles
6. Solicita la orden de
pago por la publicidad.
Secretario Junta de
Remate
9. Receptar en sobre
cerrado ofertas de
interesados y sumillar día
y hora de recepción.
Junta de remate/
Martillador/Interesados
-En dinero efectivo o cheque
Certificado el 10% del valor
considerando en cada caso la base
del avalúo.
- Tiempo máximo de recepción es
el establecido en los comunicados
Junta de Remates
13. Declarar mediante acta al
No proceso desierto y solicitar segundo
señalamiento público con el un %
menos del valor estipulado de
acuerdo a lo indica la ley
12. ¿Hubo la
aceptación?
10. Dar inicio al remate
a martillo
Martillador
14. ¿Se realizó el
segundo
señalamiento?
No
A
Si
18. MA-BSI-AB06_SOBRE
CERRADO
11. Receptar Posturas/
Adjudicar Bienes
Si
1
15. ¿Hubo la
aceptación?
No
B
Junta de Remates
Comisión de baja
16. Declarar venta
desierta y notificar a
comisión de baja
17. Determinar el
destino de los bienes
FIN
19. MA-BSI-AB06_Venta Directa
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PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
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1
Diagrama de Flujo de Venta de bienes_a Martillo
JUNTA DE REMATE
Fase
Junta de Remates
1
20. Notificar a Financiero la
devolución de garantías a
ofertantes no favorecidos y
la recaudación del dinero
22. MA-GF-C01_AL_08
Gestión Contable
COBRANZAS
D2
21. MS-GTC-AP-07
Devolución de
garantías de contrato
de obras, prestación
de servicios y
adquisición de bienes
23. ¿Adjudicatario
canceló los valores
restantes en el
tiempo estipulado?
Si
26. MA-GF-C01_AL_08
Gestión
Contable
Secretario Junta
de Remates
D3
27. Elaborar Acta de
Remate
D4
Junta de Remate
28. Autorizar la
Entrega de bienes
rematados D4
No
Director Financiero
Junta de Remate
24. Informar la no
cancelación por
parte del beneficiario
25. Emitir Resolución
de quiebre de remate
B
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES _CONTROL DE
ACTIVOS
FIN
Responsable Unidad de
Administración de Bienes
29. Realizar acta de entregarecepción, Legaliza, y entrega
los bienes a beneficiario en
base al Acta de RemateD5
Encargado de
control de activos
30. Registrar el egreso de
los bienes por remate en el
sistema Olympo Activos
fijos.
S6.1
Documentos:
D1: Expediente, resolución e informe de avalúo
D2: Comprobante de ingreso Original contabilidad, copia a junta de remates y
archivo.
D3: comprobante de ingreso, deposita y entrega original a Contabilidad,
copias a: adjudicatario, Junta de Remate y otra retiene para archivo.
D4: Acta de remate, Original a Dirección Administrativa, copias a Dirección
Financiera y Retiene para archivo.
D5: Acta de entrega-recepción
Encargado de control de activos
31. Actualizar el registro de
bienes Archivar documentos y
Emitir informe mensual de los
ingresos, egresos, inclusión
exclusión del seguro,
donación,etc, de bienes.
Sistemas:
S6.1: Sistema de Activos Fijos
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
32. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el informe,
emitir informe general a
Director Administrativo y
Unidad de auditoria interna.
FIN
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PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
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Diagrama de Flujo: Venta Directa de Bienes
DIRECCIONES GAD-I
Fase
INICIO
Director Administrativo
1. MA-BSI-AB-05
Baja de Bienes de
Larga Duración y
Sujetos a Control
JUNTA DE REMATE
Junta de Remate
3. Conocer el valor de
avalúo de bienes y fijan
lugar, día y hora límite para
la presentación de ofertas y
tiempo de cancelación
Secretario de la
Junta de Remate
4. Elaborar aviso y
publicar en cartel
2. Recibir expediente,
resolución e informe de avalúo
y disponer se elabore y remita
notificación a integrantes de la
Junta de Remates.
D1
Secretario Junta de Remate
5. Receptar en sobre
cerrado ofertas de
interesados y sumillar día y
hora de recepción.
Junta de remate
6. ¿Hubo la
aceptación?
Si
10. Analizar Ofertar y
decidir mejor
propuesta.
Junta de Remates
-En dinero efectivo o cheque Certificado
el 10% del valor considerando en cada
caso la base del avalúo.
- Tiempo máximo de recepción es el
establecido en los comunicados
7. Declarar mediante acta
al proceso De venta
directa desierto Y notificar
a comisión de baja.
No
Junta de Remates
11. Notificar a Financiero
la devolución de garantías
a ofertantes no favorecidos
y la recaudación del dinero
Comisión de baja
8. Determinar el destino
de los bienes
13. MA-GF-C01_AL_08 Gestión
Contable
D2
12. MS-GTC-AP-07
Devolución de
garantías de contrato
de obras, prestación
de servicios y
adquisición de bienes
B
9. MA-BSI-AB06_Venta Directa/PMA-BSI-AB-07
Transferencia
Gratuita de Bienes
1
FIN
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PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
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1
Diagrama de Flujo de Venta Directa de Bienes
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES _CONTROL DE
ACTIVOS
JUNTA DE REMATE
Fase
1
14. ¿Adjudicatario
canceló los valores
restantes en el
tiempo estipulado?
Si
Secretario
Junta de Remates
17. -MA-GF-C01_AL_08 GESTIÓN
CONTABLE
Junta de Remate
18. Elaborar Acta de
Remate
D3
D4
19. Autorizar la Entrega
de bienes rematados
D4
No
Director Financiero
Junta de Remate
15. Informar la no
cancelación por parte
del beneficiario
16. Emitir Resolución
de quiebre de
remate
Responsable Unidad de
Administración de Bienes
20. Realizar acta de entregarecepción, Legaliza, y entrega
los bienes a beneficiario en
base al Acta de Remate D5
B
Encargado de
control de activos
21. Registrar el egreso de
los bienes por remate en el
sistema Olympo Activos
fijos.
Encargado de control de activos
22. Actualizar el registro de bienes
Archivar documentos y Emitir
informe mensual de los ingresos,
egresos, inclusión exclusión del
seguro, donación,etc, de bienes.
Responsable Unidad de
Administración de Bienes
23. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el informe,
emitir informe general a
Director Administrativo y
unidad de auditoria interna.
S6.1
Documentos:
D1: Expediente, resolución e informe de avalúo
D2: Comprobante de ingreso Original contabilidad, copia a junta de remates y archivo.
D3: comprobante de ingreso, deposita y entrega original a Contabilidad, copias a:
adjudicatario, Junta de Remate y otra retiene para archivo.
D4: Acta de Remate, Original a Dirección Administrativa, copias a Dirección Financiera
y Retiene para archivo.
D5: Acta de entrega-recepción
Sistemas:
S6.1: Sistema de Activos Fijos
FIN
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 9 de 19
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESTINO DE LOS BIENES
6.1. Venta de bienes Sobre Cerrado
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
ACTIVIDAD
MA-BSI-AB-05
BAJA DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
RECIBIR EXPEDIENTE,
RESOLUCIÓN E INFORME DE
AVALÚO Y DISPONER SE
ELABORE Y REMITA
NOTIFICACIÓN A
INTEGRANTES DE LA JUNTA
DE REMATES.
CONOCER EL VALOR DE
AVALÚO DE BIENES Y FIJAN
LUGAR, DÍA Y HORA LÍMITE
PARA LA PRESENTACIÓN DE
OFERTAS Y TIEMPO DE
CANCELACIÓN
ELABORAR AVISO, TANTO
PARA PUBLICACIÓN EN UNO
DE LOS DIARIOS DE MAYOR
CIRCULACIÓN, CUANTO EN
CARTELES
EMITE EL AVISO ORIGINAL Y
COPIAS PARA SU
PUBLICACIÓN
SOLICITAR LA ORDEN DE
PAGO POR LA PUBLICIDAD.
EMITIR ORDEN DE PAGO A
DIRECTOR FINANCIERO.
P-MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
RECEPTAR EN SOBRE
CERRADO OFERTAS DE
INTERESADOS Y SUMILLAR
DÍA Y HORA DE RECEPCIÓN.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
MA-BSI-AB-05
Baja de bienes de larga duración y sujetos a
control
Recibir expediente, resolución e informe de
avalúo y disponer se elabore y remita
notificación a integrantes de la junta de
remates.
Conocer el valor de avalúo de bienes y fijan
lugar, día y hora límite para la presentación
de ofertas y tiempo de cancelación
Director Administrativo
Junta de Remate
Elaborar aviso, tanto para publicación en uno
de los diarios de mayor circulación, cuanto en
carteles
Secretario de la Junta de
Remate
Emite el aviso original y copias para su
publicación
Secretario de la Junta de
Remate
Solicitar la orden de pago por la publicidad.
Emitir orden de pago a director financiero.
Secretario de la Junta de
Remate
Director Administrativo
MA-GF-P-02
Ejecución del presupuesto
- En dinero efectivo o cheque Certificado el 10%
del valor considerando en cada caso la base del
avalúo o según la ley vigente.
- Tiempo máximo de recepción es el establecido
en los comunicados.
El sobre cerrado contendrá la oferta y, además, el
Secretario Junta de
Remate
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
10
11
12
13
¿EXISTEN INTERESADOS PARA
LA ENAJENACIÓN DE BIENES
MEDIANTE CONCURSO DE
OFERTAS EN SOBRE
CERRADO?
DECLARAR MEDIANTE ACTA
AL PROCESO DESIERTO Y
SOLICITAR SEGUNDO
SEÑALAMIENTO PÚBLICO
CON EL UN % MENOS DEL
VALOR ESTIPULADO DE
ACUERDO A LO INDICA LA
LEY
¿SE REALIZÓ EL SEGUNDO
SEÑALAMIENTO?
¿EXISTEN INTERESADOS PARA
LA ENAJENACIÓN DE BIENES
POR CONCURSO-SEGUNDO
CONVOCATORIA?
15
DECLARAR VENTA DESIERTA
Y NOTIFICAR A COMISIÓN DE
BAJA
DETERMINAR EL DESTINO DE
LOS BIENES
16
MA-BSI-AB-06_VENTA
DIRECTA
14
17
18
MA-BSI-AB-06_A MARTILLO
DAR APERTURA A SOBRES, EN
FECHA Y HORA SEÑALADAS
EN PRESENCIA DE LOS
INTERESADOS
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 10 de 19
diez por ciento del valor de cada una de ellas, en
dinero efectivo o cheque certificado; toda
propuesta será incondicional y no podrá ofrecer el
pago a plazos, salvo en los casos de remate de
instalaciones industriales.
Si existen interesados para la enajenación del bien
en oferta de sobre cerrado
Continuar con la actividad 19
Si no existen interesados para la enajenación del
bien en oferta de sobre cerrado
Continuar con la actividad 11
Declarar mediante acta al proceso desierto y
solicitar segundo señalamiento público con el un
% menos del valor estipulado de acuerdo a lo
indica la ley
Junta de Remates
Si se realizó el segundo señalamiento
Continuar con la actividad 13
No se realizó el segundo señalamiento
Continuar con la actividad 3
Si existen interesados para la enajenación del bien
en oferta de sobre cerrado en segundo
señalamiento.
Continuar con la actividad 18
Si no existen interesados para la enajenación del
bien en oferta de sobre cerrado en segundo
señalamiento.
Continuar con la actividad 14
Declarar venta desierta y notificar a comisión de
baja
Determinar el destino de los bienes
Junta de Remates
Comisión de baja
DF-MA-BSI-AB-06_VENTA DIRECTA
Fin del procedimiento
Cumplida la hora de presentación de ofertas se
reunirá la Junta para abrir los sobres en presencia
de los interesados, leer las propuestas, calificarlas
y adjudicar los bienes al mejor postor.
Junta de Remates
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
19
20
21
22
23
24
25
CALIFICAR PROPUESTAS Y
ADJUDICAR LOS BIENES AL
MEJOR POSTOR U OFERENTE.
COMUNICAR A
ADJUDICATARIO PARA QUE
CANCELE LOS VALORES
RESTANTES.
NOTIFICAR A FINANCIERO LA
DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS
A OFERTANTES NO
FAVORECIDOS Y AL COBRO
DE LA DIFERENCIA ENTRE EL
VALOR CONSIGNADO Y EL DE
PROPUESTA DEL FAVORECIDO
MS-GTC-AP-07
DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS
DE CONTRATO DE OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
ADQUISICIÓN DE BIENES
DIRECCIÓN FINANCIERA
COBRANZAS
¿ADJUDICATARIO CANCELÓ
LOS VALORES RESTANTES EN
EL TIEMPO ESTIPULADO?
INFORMAR LA NO
CANCELACIÓN POR PARTE
DEL BENEFICIARIO
26
EMITIR RESOLUCIÓN DE
QUIEBRE DE REMATE
27
DIRECCIÓN FINANCIERA
COBRANZAS
28
ELABORAR ACTA DE REMATE
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 11 de 19
Calificar propuestas y adjudicar los bienes al
mejor postor u oferente.
Junta de Remates
Comunicar a adjudicatario para que cancele
los valores restantes.
Junta de Remates
Simultáneamente se informa y se emite la
documentación a la actividad 22 y 23
Junta de Remates
MS-GTC-AP-07
Devolución de garantías de contrato de obras,
prestación de servicios y adquisición de
bienes
Dirección financiera
Cobranzas
Se canceló los valores en el tiempo estimulado
Continuar con la actividad 27
No Se canceló los valores en el tiempo estimulado
Continuar con la actividad 25
Informar la no cancelación por parte del
beneficiario
Si dentro del día hábil siguiente al de la
adjudicación, no se hiciere el pago del precio
ofrecido, se declarará la quiebra del remate y en el
mismo acto de declaratoria, se adjudicará los
bienes al postor que siguiere en el orden de
preferencia y se procederá en la misma forma que
se señala en el artículo anterior.
Continuar con la actividad 14
Dirección financiera
Cobranzas
El Secretario de la Junta levantará el acta de la
diligencia, en la que hará constar los siguientes
Director Financiero
Junta de Remate
Secretario Junta de
Remates
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 12 de 19
datos: lugar, fecha y hora de la iniciación del
remate, enunciación de las posturas presentadas,
su calificación y preferencia, adjudicación de los
bienes al mejor postor, señalamiento de cada uno
de dichos bienes, descripción suficiente de ellos,
cita del número con el que constan en los registros
y valor por el que se hace la adjudicación.
29
30
31
32
33
AUTORIZAR LA EENTREGA DE
BIENES REMATADOS
Autorizar la eentrega de bienes rematados
Junta de Remate
REALIZAR ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN,
LEGALIZA, Y ENTREGA LOS
BIENES A BENEFICIARIO EN
BASE AL ACTA DE REMATE
Realizar acta de entrega-recepción, legaliza, y
entrega los bienes a beneficiario en base al
acta de remate
Responsable de la Unidad
de Administración de
Bienes
REGISTRAR EL EGRESO DE
LOS BIENES POR REMATE EN
EL SISTEMA OLYMPO
ACTIVOS FIJOS.
Registrar el egreso de los bienes por remate
en el sistema olympo activos fijos.
Encargado de control de
activos
ACTUALIZAR EL REGISTRO
DE BIENES ARCHIVAR
DOCUMENTOS Y EMITIR
INFORME MENSUAL DE LOS
INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, DONACIÓN, ETC, DE
BIENES.
Actualizar el registro de bienes archivar
documentos y emitir informe mensual de los
ingresos, egresos, inclusión exclusión del
seguro, donación, etc., de bienes.
Encargado de control de
activos
CONCILIAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO Y EL
INFORME, EMITIR INFORME
GENERAL A DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y UNIDAD
DE AUDITORIA INTERNA.
FIN
Fin del procedimiento
Responsable de la Unidad
de Administración de
Bienes
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
P-MA-BSI-AB-06
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
1
Página 13 de 19
6.2. Venta de bienes_ A Martillo
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ACTIVIDAD
P-MA-BSI-AB-05
BAJA DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
RECIBIR EXPEDIENTE,
RESOLUCIÓN E INFORME DE
AVALÚO Y DISPONER SE
ELABORE Y REMITA
NOTIFICACIÓN A
INTEGRANTES DE LA JUNTA
DE REMATES.
CONOCER EL VALOR DE
AVALÚO DE BIENES Y FIJAN
LUGAR, DÍA Y HORA LÍMITE
PARA LA PRESENTACIÓN DE
OFERTAS Y TIEMPO DE
CANCELACIÓN
ELABORAR AVISO, TANTO
PARA PUBLICACIÓN EN UNO
DE LOS DIARIOS DE MAYOR
CIRCULACIÓN, CUANTO EN
CARTELES
EMITE EL AVISO ORIGINAL Y
COPIAS PARA SU
PUBLICACIÓN
SOLICITAR LA ORDEN DE
PAGO POR LA PUBLICIDAD.
EMITIR ORDEN DE PAGO A
DIRECTOR FINANCIERO.
MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
RECEPTAR EN SOBRE
CERRADO OFERTAS DE
INTERESADOS Y SUMILLAR
DÍA Y HORA DE RECEPCIÓN.
DAR INICIO AL REMATE A
MARTILLO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
P-MA-BSI-AB-05
Baja de bienes de larga duración y sujetos a
control
Recibir expediente, resolución e informe de
avalúo y disponer se elabore y remita
notificación a integrantes de la junta de
remates.
Conocer el valor de avalúo de bienes y
fijan lugar, día y hora límite para la
presentación de ofertas y tiempo de
cancelación
Director Administrativo
Junta de Remate
Elaborar aviso, tanto para publicación en
uno de los diarios de mayor circulación,
cuanto en carteles
Secretario de la Junta de
Remate
Emite el aviso original y copias para su
publicación
Secretario de la Junta de
Remate
Solicitar la
publicidad.
Secretario de la Junta de
Remate
orden
de
pago
por
la
Emitir orden de pago a director financiero.
Director Administrativo
MA-GF-P-02
Ejecución del presupuesto
Declarar mediante acta al proceso desierto y
solicitar segundo señalamiento público con el 1
% menos del valor estipulado de acuerdo a lo
indica la ley
Dar inicio al remate a martillo
Junta de Remates
Junta de
remate/Martillador/Interesados
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
11
12
13
14
15
RECEPTAR
POSTURAS/ADJUDICAR
BIENES
¿HUBO LA ACEPTACIÓN?
DECLARAR MEDIANTE ACTA
AL PROCESO DESIERTO Y
SOLICITAR SEGUNDO
SEÑALAMIENTO PÚBLICO
CON EL UN % MENOS DEL
VALOR ESTIPULADO DE
ACUERDO A LO INDICA LA
LEY
¿SE REALIZÓ EL SEGUNDO
SEÑALAMIENTO?
¿HUBO LA ACEPTACIÓN?
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
Receptar posturas/adjudicar bienes
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 14 de 19
Martillador
Si hubo aceptación
Continuar con la actividad 20
No hubo aceptación
Continuar con la actividad 13
Declarar mediante acta al proceso desierto y
solicitar segundo señalamiento público con el
un % menos del valor estipulado de acuerdo a
lo indica la ley
Junta de Remates
Si se realizó el segundo señalamiento
Continuar con la actividad 15
No se realizó el segundo señalamiento
Continuar con la actividad 16
Si hubo aceptación
Continuar con la actividad 20
Si no hubo aceptación
Continuar con la actividad 16
16
DECLARAR VENTA DESIERTA
Y NOTIFICAR A COMISIÓN DE
BAJA
Declarar venta desierta y notificar a
comisión de baja
Junta de Remates
17
DETERMINAR EL DESTINO DE
LOS BIENES
Determinar el destino de los bienes
Comisión de baja
18
DF-MA-BSI-AB-06_SOBRE
CERRADO
Fin del procedimiento
19
DF-MA-BSI-AB-06_VENTA
DIRECTA
Fin del procedimiento
20
NOTIFICAR A FINANCIERO LA
DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS
A OFERTANTES NO
FAVORECIDOS Y LA
RECAUDACIÓN DEL DINERO
Emite la información y documentación a las
dos actividades, Continuar con la actividad 21
y 22 simultáneamente
Junta de Remates
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
21
22
23
MS-GTC-AP-07 DEVOLUCIÓN
DE GARANTÍAS DE
CONTRATO DE OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
ADQUISICIÓN DE BIENES
DIRECCIÓN FINANCIERA
COBRANZAS
¿ADJUDICATARIO CANCELÓ
LOS VALORES RESTANTES EN
EL TIEMPO ESTIPULADO?
26
INFORMAR LA NO
CANCELACIÓN POR PARTE
DEL BENEFICIARIO
EMITIR RESOLUCIÓN DE
QUIEBRE DE REMATE
DIRECCIÓN FINANCIERA
27
ELABORAR ACTA DE REMATE
24
25
28
29
30
31
32
AUTORIZAR LA ENTREGA DE
BIENES REMATADOS
REALIZAR ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN,
LEGALIZA, Y ENTREGA LOS
BIENES A BENEFICIARIO EN
BASE AL ACTA DE REMATE
REGISTRAR EL EGRESO DE
LOS BIENES POR REMATE EN
EL SISTEMA OLYMPO
ACTIVOS FIJOS.
ACTUALIZAR EL REGISTRO
DE BIENES ARCHIVAR
DOCUMENTOS Y EMITIR
INFORME MENSUAL DE LOS
INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, DONACIÓN, ETC, DE
BIENES.
CONCILIAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO Y EL
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 15 de 19
Fin del procedimiento
No cancelo en el tiempo estipulado los
valores acordados.
Continuar con la actividad 24
Si cancelo en el tiempo estipulado los
valores acordados.
Continuar con la actividad 26
Informar la no cancelación por parte del
beneficiario
Continuar con la actividad 16
Director Financiero
Junta de Remate
DIRECCIÓN FINANCIERA
Elaborar ACTA DE REMATE
Autorizar la Eentrega de bienes rematados
Secretario Junta de Remates
Junta de Remate
Realizar acta de entrega-recepción,
Legaliza, y entrega los bienes a
beneficiario en base al Acta de Remate
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
Registrar el egreso de los bienes por remate
en el sistema Olympo Activos fijos.
Encargado de control de
activos
Actualizar el registro de bienes Archivar
documentos y Emitir informe mensual de
los ingresos, egresos, inclusión exclusión
del seguro, donación, etc, de bienes.
Encargado de control de
activos
Fin del procedimiento
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 16 de 19
INFORME, EMITIR INFORME
GENERAL A DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y UNIDAD
DE AUDITORIA INTERNA.
FIN
6.3. Venta de bienes_ Directa
N°
1
2
3
4
5
6
7
ACTIVIDAD
P-MA-BSI-AB-05
BAJA DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
RECIBIR EXPEDIENTE,
RESOLUCIÓN E INFORME DE
AVALÚO Y DISPONER SE
ELABORE Y REMITA
NOTIFICACIÓN A
INTEGRANTES DE LA JUNTA
DE REMATES.
CONOCER EL VALOR DE
AVALÚO DE BIENES Y FIJAN
LUGAR, DÍA Y HORA LÍMITE
PARA LA PRESENTACIÓN DE
OFERTAS Y TIEMPO DE
CANCELACIÓN
ELABORAR AVISO Y
PUBLICAR EN CARTEL
RECEPTAR EN SOBRE
CERRADO OFERTAS DE
INTERESADOS Y SUMILLAR
DÍA Y HORA DE RECEPCIÓN.
¿HUBO LA ACEPTACIÓN?
DECLARAR MEDIANTE ACTA
AL PROCESO DE VENTA
DIRECTA DESIERTO Y
NOTIFICAR A COMISIÓN DE
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
P-MA-BSI-AB-05
BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Y SUJETOS A CONTROL
Recibir expediente, resolución e informe de
avalúo y disponer se elabore y remita
notificación a integrantes de la Junta de
Remates.
Conocer el valor de avalúo de bienes y
fijan lugar, día y hora límite para la
presentación de ofertas y tiempo de
cancelación
Elaborar aviso y publicar en cartel
-En dinero efectivo o cheque Certificado el
10% del valor considerando en cada caso la
base del avalúo.
- Tiempo máximo de recepción es el
establecido en los comunicados
Si hubo aceptación
Continuar con la actividad 10
No hubo aceptación
Continuar con la actividad 7
Declarar mediante acta al proceso De venta
directa desierto Y notificar a comisión de baja.
Director Administrativo
Junta de Remate
Secretario de la Junta de
Remate
Secretario Junta de Remate
Junta de Remates
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
8
9
10
11
12
BAJA.
DETERMINAR EL DESTINO DE
LOS BIENES
MA-BSI-AB-06_VENTA
DIRECTA/P-MA-BSI-AB-07
TRANSFERENCIA GRATUITA
DE BIENES
ANALIZAR OFERTAR Y
DECIDIR MEJOR PROPUESTA.
NOTIFICAR A FINANCIERO LA
DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS
A OFERTANTES NO
FAVORECIDOS Y LA
RECAUDACIÓN DEL DINERO
MS-GTC-AP-07 DEVOLUCIÓN
DE GARANTÍAS DE
CONTRATO DE OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
ADQUISICIÓN DE BIENES
13
MA-GF-C-01_AL_08 GESTIÓN
CONTABLE
14
¿ADJUDICATARIO CANCELÓ
LOS VALORES RESTANTES EN
EL TIEMPO ESTIPULADO?
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 17 de 19
Determinar el destino de los bienes
Fin
Junta de remate
Simultáneamente se envía la información y
documentación a las actividades 12 y 13.
Junta de Remates
Fin
MA-GF-C-01_AL_08
GESTIÓN CONTABLE
Adjudicatario si cancelo todo el valor en el
tiempo estipulado
Continuar con la actividad 17
Adjudicatario no cancelo todo el valor en el
tiempo estipulado
Continuar con la actividad 15
Informar la no cancelación por parte del
beneficiario
16
INFORMAR LA NO
CANCELACIÓN POR PARTE
DEL BENEFICIARIO
EMITIR RESOLUCIÓN DE
QUIEBRE DE REMATE
17
P-MA-GF-C-01_AL_08 GESTIÓN
CONTABLE
MA-GF-C-01_AL_08
CONTABLE
18
ELABORAR ACTA DE REMATE
Elaborar ACTA DE REMATE
19
AUTORIZAR LA ENTREGA DE
BIENES REMATADOS
Autorizar la Eentrega de bienes rematados
Junta de Remate
20
REALIZAR ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN,
LEGALIZA, Y ENTREGA LOS
Realizar acta de entrega-recepción, Legaliza, y
entrega los bienes a beneficiario en base al Acta
de Remate
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
15
Director Financiero
Junta de Remate
Continua con la actividad 7
GESTIÓN
Secretario Junta de Remates
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
21
22
23
BIENES A BENEFICIARIO EN
BASE AL ACTA DE REMATE
REGISTRAR EL EGRESO DE
LOS BIENES POR REMATE EN
EL SISTEMA OLYMPO
ACTIVOS FIJOS.
ACTUALIZAR EL REGISTRO
DE BIENES ARCHIVAR
DOCUMENTOS Y EMITIR
INFORME MENSUAL DE LOS
INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, DONACIÓN, ETC, DE
BIENES.
CONCILIAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO Y EL
INFORME, EMITIR INFORME
GENERAL A DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y UNIDAD
DE AUDITORIA INTERNA.
FIN
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 18 de 19
Registrar el egreso de los bienes por remate
en el sistema Olympo Activos fijos.
Encargado de control de
activos
Actualizar el registro de bienes Archivar
documentos y Emitir informe mensual de
los ingresos, egresos, inclusión exclusión
del seguro, donación, etc., de bienes.
Encargado de control de
activos
Fin
Responsable de la Unidad de
Administración de Bienes
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N°
2
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Constitución de la República del Ecuador.
2
Ley Orgánica de la contraloría general del estado.
3
Ley orgánica del sistema de contratación pública.
4
Normas técnicas de control interno.
5
Reglamento para el control de bienes no considerados activos fijos.
6
Manual de administración y control de los activos fijos del sector público.
7
Manual de la administración y control de los bienes en el sector publico aplicando la
normativa legal vigente.
8
Reglamento general sustitutivo para el manejo y Administración de bienes del sector
público
(acuerdo no. 025-cg)
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
BIENES (A SOBRE CERRADO, A
MARTILLO Y/O VENTA DIRECTA).
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-06
1
Página 19 de 19
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Molina-NatalyCulqui
Fecha: 14/12/2012
Revisó: Ing. Sandra Paredes
Fecha:
Firma
Firma