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Tecnicatura en Administración
de Empresas
Contabilidad I
Unidad 1
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Unidad 1
Objetivos
Esperamos que el alumno logre adquirir, de la forma menos traumática
posible, no sólo el concepto del “cómo”, referido a los mecanismos de
registración y valuación, sino el del “por qué”, atinente a la lógica
subyacente en cada imputación contable.
1.1. Introducción
La enseñanza de la contabilidad ha sido históricamente un tema
conflictivo – más allá de la discusión sobre su carácter de técnica, ciencia o
arte – debido a las dificultades de comprensión que experimenta el lector y que
a veces llegan a desembocar en desaliento, deserción y otros efectos
no deseados.
Es posible que esos problemas puedan superarse si se asume – antes de comenzar a
trabajar – que la contabilidad es un sistema de información que debe por lo tanto
ser abordado de manera sistémica.
A través de los siglos, desde sus comienzos medievales, la contabilidad ha ido
Evolucionando; en un principio puramente histórica y estática, que desembocaba en una
fotografía del estado de una organización a una fecha determinada, fue incorporando
elementos que configuraron una dinámica acotada y fue enriqueciendo su utilidad en
aspectos financieros, presupuestarios y otros, que le agregaron precisión y
variedad informativa.
Información ¿para quién? Inicialmente, para sectores interesados externos a la
organización. Así se configuraron las incumbencias tradicionales del Contador Público
(su propia denominación lo indica) como auxiliar de la justicia y del fisco, como garante de la
publicidad sobre la situación económica de las empresas, etcétera.
Pero en las últimas décadas se han venido difundiendo funciones adicionales de la
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contabilidad como fuente de información para sectores interesados internos: análisis de
costos, presupuestos, diagnósticos, control y otros, que ampliaron considerablemente el
campo de actuación del contador y fueron creando la figura del “Contador de
Empresa” que es hoy una vertiente importante para el trabajo de los profesionales.
Toda esta evolución, como es obvio, ha tenido su influencia sobre la didáctica
de la materia contable, exigiendo mayores esfuerzos pedagógicos para superar
los problemas de comprensión y lograr que los lectores adquieran, de la forma
menos traumática posible, no sólo el concepto del “cómo”, referido a los
mecanismos de registración y valuación, sino el del “por qué”, atinente a la
lógica subyacente en cada imputación contable.
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1.2. La Actividad Económica del Hombre
1.2.1 Concepto de la actividad económica del hombre
La satisfacción de las necesidades del hombre es el objeto de las
actividades económicas.
El hombre trabaja con la finalidad de satisfacer sus necesidades y las de su familia.
Alimentación, vestimenta, protección de la salud, cultura, capacitación técnica y
esparcimiento, son las principales necesidades que requieren el esfuerzo constante del
hombre en tratar de obtener recursos para satisfacerlas.
Para la obtención de recursos, el hombre en principio actúa sobre la
naturaleza y extrae de ella grandes riquezas, como cereales, carnes,
metales, petróleo y muchos productos más que le permiten satisfacer
sus necesidades.
En otras oportunidades, el hombre está obligado a aplicar su esfuerzo y
su inteligencia, trabajo para transformar los bienes que le facilita
la naturaleza.
A veces, la transformación de bienes requiere un conjunto de elementos para lograr
el producto deseado; así una fábrica necesita máquinas, herramientas, instalaciones,
etcétera, por lo tanto se debe contar con un cierto capital, no sólo para satisfacer las
necesidades del hombre, sino también para obtener nuevas riquezas.
Por lo expuesto, la naturaleza, el trabajo y el capital son los factores
formadores de riquezas, que el hombre se sirve para realizar
actividades económicas.
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1.2. La Actividad Económica del Hombre - 2
La naturaleza, el trabajo y el capital –denominados recursos básicos o factores
de la producción – están coordinados por las empresas y rodeados de la
tecnología.
La administración actual determina la existencia de otros factores de la producción de
bienes económicos tales como:
El tiempo: Siendo este factor no renovable, el tiempo que pasó se perdió.
La información: Ésta es renovable y cada vez se genera mayor cantidad y más
rápidamente (comunicaciones, sistemas computarizados).
La actividad económica del hombre, en lo que concierne a su aspecto económico,
necesariamente nos lleva definir:
“La Economía es el estudio de cómo utiliza el hombre los recursos para
satisfacer sus necesidades.”
¿Qué es necesidad?
La Real Academia define necesidad como “Carácter de aquello de que no se
puede prescindir”.
Prescindir es “hacer abstracción de una cosa, pasarla en silencio, omitirla.
Abstenerse, privarse de ella, evitarla”.
Indudablemente, todos necesitamos alimentos, albergue, vestimenta, protección de la
salud para mantenernos con vida. Pero la mayoría deseamos mucho más, como ser
automóviles, viajes, electrodomésticos, etcétera.
Por lo tanto, nuestra capacidad de desear es ilimitada y las cosas que deseamos
existen en cantidad limitada.
Así se trate de un país rico, nunca hay la cantidad de cosas suficientes que se
desean para satisfacer las necesidades de todos los individuos.
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1.2. La Actividad Económica del Hombre - 3
En este punto, hemos de señalar la diferencia de lo que el individuo necesita
y lo que es capaz de obtener; éste, es el problema básico que estudia la
economía “La escasez”.
Se han planteado dos caminos:
necesitar menos y
obtener más.
Filósofos, poetas y religiosos con frecuencia nos aconsejan seguir el primer camino, sin
embargo, la historia muestra que usualmente hemos de seguir el segundo y los
economistas se limitan a estudiar los intentos del hombre para obtener más
cantidad de las cosas que necesita y no al de necesitar menos. Nos referimos a las cosas
que pueden ser intercambiadas.
Los bienes escasos útiles que son intercambiados se llaman bienes
económicos.
Existen muchas cosas que satisfacen las necesidades del hombre y no pueden
ser intercambiadas, es el caso de la fuerza física para jugar un partido de
fútbol, la amistad, etcétera, quizás estas fuentes de satisfacción de necesidades
son más importantes que las primeras, pero normalmente la mayoría de los
hombres prefieren una combinación de bienes económicos y no
económicos.
Samuelson define a la Economía de la siguiente manera:
“La Economía es el estudio de la manera en que los hombres y la sociedad
terminan por elegir, con dinero o sin él, el empleo de unos recursos
productivos escasos que podrían tener diversos usos para producir diversos
bienes y distribuirlos para su consumo, presente o futuro entre las diversas
personas y grupos que componen la sociedad.”
Samuelson pone énfasis en que los recursos productivos son escasos y el hombre ha
de obtener allí los bienes económicos destinados a satisfacer sus necesidades y de
la sociedad.
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1.2. La Actividad Económica del Hombre - 4
En este aspecto, la actividad económica del hombre se manifiesta a través de un ciclo, en el
que se distinguen:
Producción: Mediante la cual los bienes extraídos de la naturaleza o
transformados por el hombre, resultan aptos para satisfacer
nuestras necesidades.
Circulación y cambio: La primera, se refiere al transporte de los bienes de un
lugar a otro, y el segundo a la transferencia de dichos bienes del patrimonio de
una persona al patrimonio de otra.
Distribución: A cada uno de los factores intervinientes en la producción
(naturaleza, trabajo, capital y empresa) se le asigna lo que le corresponde del
bien producido (renta de la tierra, salario, interés y beneficio del empresario).
Consumo: Los bienes cumplen su finalidad de satisfacer las necesidades del
Hombre. Innumerables personas y entidades participan en el desarrollo del ciclo
económico.
En un enfoque moderno, podemos decir que la actividad económica del hombre se divide en
sectores económicos de distintos grados, a saber:
Sector primario: La primera actividad económica del hombre fue obtener los
recursos de la naturaleza.
El hombre organizó la obtención de recursos, agregando los primeros enseres
para su logro, tales como arado de palos, rudimentarios corrales, etcétera,
mejorando así el resultado de la actividad. Con el correr del tiempo, la tecnología
facilitó la aplicación de técnicas desarrolladas como ser fertilizantes, técnicas de
riego, etcétera.
Sector secundario: Nos referimos a la transformación de la materia primaria en
productos elaborados que el hombre necesita y consume.
Con los insumos obtenidos del sector primario o materia primaria, el hombre al
comienzo de la era industrial, desarrolla la actividad económica generando mano
de obra, brindando bienestar y trabajo a una gran parte de la población.
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Hasta el advenimiento de la Revolución Industrial, sólo se dedicaba a la
actividad agropecuaria o pequeñas industrias artesanales.
De la actividad de transformación de materias primarias nace la industria.
Sector terciario: Está integrado por los servicios; éstos representan la
actividad económica del hombre donde no existe extracción o transformación de
insumos primarios, normalmente son prestaciones.
1.2.1.1. Aspecto jurídico
En cuanto al aspecto de la actividad económica, ésta es regulada por leyes, sin
embargo, debemos destacar la importancia que tienen los usos y costumbres en
la vida comercial.
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1.2. La Actividad Económica del Hombre - 5
Toda empresa nace a partir de la fijación de metas u objetivos, pudiendo ser
éstos fabricar, distribuir, vender un producto o prestar un servicio (comercio).
Desde el punto de vista de la Economía, la empresa es el factor que desarrolla
productos o servicios para satisfacer las necesidades del hombre.
Si bien son diversos los objetivos de la Contabilidad, en primer lugar con ella se
registra la actividad económica de las empresas y comerciantes en los libros
habilitados a tal efecto, con lo cual puede lograrse la información o datos
necesarios para determinar el estado de los negocios y sus beneficios o
pérdidas. Indudablemente, la obtención de ganancias no debe ser el
único objetivo.
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1.3. Entes
A efectos de expresarnos desde un punto de vista más amplio no nos referimos
contablemente, solo a empresas o comerciantes sino a todo tipo de organización comercial
que requiera de un sistema para obtener la información necesaria de gestión.
Por ello resulta conveniente utilizar el termino de entes que no solo
involucran a unidades económicas con fines de lucro sino también a
aquellas otras en las que su objeto social no este previsto el beneficio
económico pero que si requieran del proceso sistemático para la obtención
de información útil como asi también para los necesarios procesos de
control a que pueden estar sometidas. En este último tipo de organización
sin fines de lucro podemos mencionar a Asociaciones Civiles, Mutuales,
Cooperativas, ONG, etc.
Los estados financieros están referidos siempre a un ente u organización. En el
ente o empresa que produce Estados financieros el dueño o propietario es
considerado como un tercero. El concepto de ente es distinto al de persona.
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1.4. Bienes Económicos
Los estados financieros están referidos a bienes económicos, es
decir, bienes materiales e inmateriales susceptibles de ser
valuados económicamente.
Se refiere a los activos que posee una organización; estos son derechos de propiedad
tangible e intangible, que sirven para realizar operaciones transaccionales.
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1.5. Patrimonio Contable
Es el resultado de la suma de los bienes y derechos expresados en unidades
monetarias y restándole a ese resultado las obligaciones también expresadas en
la misma unidad de medida. Ese resultado expresa el valor neto (expresado en
unidades monetarias) de la empresa en un momento determinado y es a lo
que se le llama Patrimonio Neto Contable.
Se halla calculando la diferencia entre el Activo (conjunto de bienes y derechos) y
el Pasivo (conjunto de obligaciones y deudas).
Podemos afirmar que el Patrimonio Neto de un ente surgirá como consecuencia de la
detracción entre los activos y pasivos. De modo que si transformara todos mis activos
en dinero y con ello cancelara todos los pasivos, el remanente será el patrimonio que
quedaría neto.
1.5.1. Recursos
La idea de recursos generalmente se encuentra asociada a la de ingresos en
las organizaciones.
Ahora bien, es necesario hacer una correcta apreciación entre recursos/ingresos y
cobranzas que son conceptos absolutamente diferentes.
Entendemos como recursos a aquellas operaciones comerciales que
generarán un posterior ingreso de fondos y que constituirá un beneficio
para la organización. Tal es el caso de las ventas, las locaciones, los ingresos
financieros, las donaciones recibidas, etc.
Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este
incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.
Las aportaciones de los propietarios en ningún caso suponen un ingreso, aunque sí un
incremento patrimonial. Los socios las realizan con la finalidad de cubrir pérdidas de
ejercicios anteriores o de engrosar los recursos con los que cuenta la empresa con el
objeto de financiar nuevas inversiones o expansionarse.
Como antes se dijo es importante distinguir los ingresos de los cobros. Así,
por ejemplo, si una empresa dedicada a la compraventa de
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electrodomésticos vende uno de éstos por 1.000 u.m. y acuerda con el
comprador que éste lo hará efectivo a partes iguales en el momento de la
venta y 30 días después, en la fecha de la venta, se produce un ingreso de
1.000 u.m. y un cobro de 500 u.m. El importe restante no se hará efectivo
hasta dentro de 30 días, será en esa fecha cuando se produzca otro cobro
de 500 u.m.
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1.6. Costos y Gastos
Podemos decir que costos son aquellas erogaciones necesarias para la
obtención de los bienes y servicios que luego serán objeto de las transacciones
comerciales previstas en el objeto de cada ente.
Por otra parte, serán considerados gastos aquellas erogaciones o compromisos de pago que
estén asociados a bienes y o servicios consumibles y no asociados al costo.
La realización de un gasto por parte de un ente lleva de la mano una disminución del
patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestación real, que generalmente no integra
su patrimonio, paga o aplaza su pago, minorando su tesorería o contrayendo una obligación
de pago, que integrará el pasivo.
A modo de síntesis podemos decir que si es importante diferenciar los gastos
de los pagos y los ingresos de los cobros, no es menos relevante
distinguir los gastos de las pérdidas y los ingresos de los beneficios. Ha
de quedar claro que pérdidas y beneficios se determinan en función de los
ingresos y gastos producidos en un período de tiempo determinado.
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1.7. Ecuación Contable
El balance general es la representación numérica de la situación financiera de
una persona natural o jurídica que ejerce actividades industriales, comerciales o
de servicios, en una fecha determinada y como resultado de la ejecución
sucesiva de operaciones y transacciones económicas llevadas a cabo en el
desarrollo del objeto social o actividad particular.
En consecuencia, el balance general incluye partidas que reflejan los saldos
acumulados de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio y de orden.
Estas últimas, es decir las cuentas de orden, no pertenecen en realidad al balance
general, pues su presentación se hace por fuera del cuerpo de éste. Sin embargo, dada la
importancia que han cobrado a partir de la entrada en vigencia del sistema integral de
ajustes por inflación para propósitos fiscales y el poco conocimiento sobre su manejo y
finalidad, se incluye al final del presente capítulo un estudio sobre la naturaleza de esta clase
de cuentas y la normativa procedimental y contable que la debe acompañar.
No debe olvidarse que las diferencias entre los valores consignados en la
declaración de renta y los registros contables deben materializarse en las
respectivas cuentas de orden, a manera de conciliación.
De otra parte, existen algunas clases de cuentas, esencialmente del activo, cuya
presentación exige que sean sumadas o restadas a otras. Tal es el caso de la provisión
para cuentas por cobrar de dudoso o difícil recaudo, especialmente las relacionadas con la
cartera comercial. O las provisiones para cubrir pérdidas en los inventarios, debido a
obsolescencia, faltantes o deterioros, o a eventuales pérdidas en la venta de inversiones.
Así mismo, las depreciaciones de activos fijos y las amortizaciones de cargos diferidos,
son típicas partidas representativas de aquellas que se restan a otras. Finalmente, se suman
cuentas tales como valorización de inversiones en valores mobiliarios o de bienes
inmuebles, cuyo resultado no depende de las operaciones llevadas a cabo por sus
propietarios, sino del desempeño de la economía.
En el lado del pasivo y patrimonio, el valor de las acciones propias readquiridas o
acciones en tesorería se presenta neto, dentro del patrimonio total acumulado. Y,
en cuanto al pasivo, aunque más difíciles de encontrar, también puede ocurrir que existan
valores para sumar o restar a otros rubros o cuentas del balance.
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En el ámbito internacional ésta clase de partidas son denominadas bajo el
nombre genérico de cuentas complementarias, en razón a que sus saldos se
derivan de otras cuentas, que son —en definitiva— quienes les dan origen; es
decir, no podrían existir por sí solas.
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1.7.1. La ecuación contable básica
La ecuación contable básica:
Activo = Pasivo + Patrimonio
…conduce al repaso de los conceptos de registro contable denominados DEBITO (DEBE) y
CREDITO (HABER) de cuyo correcto manejo depende, no sólo una adecuada
contabilización de las operaciones del ente económico, sino un mejor entendimiento y lectura
de los estados financieros que se desprenden de dichos registros.
Tales conceptos de registro se pueden resumir así:
1. En las cuentas del activo, el DEBITO se utiliza para registrar el valor inicial de
los aportes de capital y el de los aumentos posteriores. El CREDITO se emplea, por
el contrario, para registrar sus disminuciones.
2. En las cuentas del pasivo, se utilizan los CREDITOS para registrar el valor
inicial de la financiación, tanto propia (capital) como ajena (créditos y préstamos)
y de sus aumentos. El DEBITO, en este caso, sirve para las disminuciones.
3. Las cuentas de resultado, como su nombre lo indica, por ser consecuencia de
operaciones de diferente naturaleza pueden afectar contablemente el activo o el
pasivo, según se registren gastos o ingresos. En consecuencia, el saldo final será
deudor cuando los costos y gastos excedan a los ingresos, caso en el cuál se hablará
de pérdidas; o acreedor, cuando ocurre lo contrario, es decir que los ingresos sean
mayores que los costos y gastos, configurándose así el concepto de utilidad.
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1.8. Contabilidad e Información Contable
Contabilidad es una parte del sistema de información existente en
una Empresa.
En todo su proceso debe cumplir con una serie de requisitos que se inician en la
fuente de toda operación: los documentos comerciales; y que utilizando una técnica de
registración y de procesamiento de datos, obtiene resultados útiles para la toma de
decisiones, ya que nos aporta elementos para poder determinar y evaluar el Patrimonio a
una fecha cierta, los bienes de terceros en poder de la empresa, la existencia de ciertas
contingencias y, además, nos brinda la posibilidad de evaluar la evolución del Patrimonio
a través del tiempo.
Por lo antes mencionado, podemos observar que el sistema de Información de una empresa,
al cual pertenece la Contabilidad, debe basarse en un buen sistema contable,
organizado de forma tal, que permita obtener datos relevantes y razonables de la situación
patrimonial, financiera y económica, mostrando de esta forma la Realidad Empresarial a
una fecha determinada.
Como un subconjunto de la organización empresarial, en uno de sus sectores,
podemos observar el Área Administrativa, pues desde allí se planificará, se
ejecutarán las tareas, se controlará y se evaluarán los resultados a los fines de
retroalimentar el sistema para mejorar sus niveles de eficiencia y eficacia
operativa. Especialmente este sector de la empresa marca para nosotros una
significatividad que debemos ponderar pues a partir del desarrollo del mismo
se origina la Información Contable.
La información contable está conformada por una serie de elementos que interconectados
entre sí nos permiten obtener datos útiles y confiables para
elaborar informes.
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1.8. Contabilidad e Información Contable - 2
Una de las principales debilidades que se detecta en las empresas es la falta de un
adecuado sistema de información. Podemos justificar esta aseveración con las siguientes
afirmaciones:
Excelencia es hoy para las empresas un objetivo de supervivencia, y su
logro depende del monitoreo recurrente de su gestión, la cual se basa en el
sistema de información.
Un adecuado sistema de información nos permitirá en forma oportuna y
confiable obtener datos útiles para lograr primero el Diagnóstico del ente en
sus distintas áreas; después la le llegará el turno a la terapia, es decir
soluciones a tiempo. Se dice que la capacidad que tiene una empresa para
adecuarse rápidamente a los cambios externos y/o internos es una de sus
principales fortalezas.
La Dirección Superior necesita conocer a fondo Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas internas y externas a la organización. Sin
información confiable y oportuna no podrá lograrlo.
Es de suma importancia, que desde la fuente de la información hasta la presentación final
de los Estados Contables, se respeten una serie de pautas, condiciones y requisitos; y
que son tan necesarios que a través de su aplicación, se deberá llegar a resultados que
merezcan para cualquier potencial usuario básicamente una
calificación: Confiabilidad.
Estas pautas, condiciones y requisitos están expresadas en las
Normas Legales en vigencia, en las Resoluciones Técnicas emanadas de los
Organismos profesionales, en la Doctrina Contable y en el Buen Uso de
Costumbres Comerciales basados en la Ética y en la Moral.
Es preciso realzar la importancia de la confiabilidad en los informes que
se puedan preparar, ya que de su lectura dependen una serie muy
variada de niveles de personas, con diferentes características y necesidades
de información, que van a valorar los datos contables en
función de esta cualidad.
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Pensemos que las decisiones que se van a tomar, parten inicialmente de los
elementos de desde allí se extraen; los responsables serán en definitiva los
Destinatarios Finales, los cuales pueden ser clasificados en dos grandes grupos:
El primero, que está formado por aquellas personas que de una u otra forma
pertenecen a la estructura empresarial, y a los cuales los denominamos
Usuarios Internos.
El Segundo, que está formado por aquellas personas que no pertenecen a dicha
estructura, sino que mantienen relaciones comerciales, financieras o legales con la
Empresa, y a los cuales los denominamos Usuarios Externos.
Lo mencionado precedentemente implica que los informes contables se deben preparar
para uso interno de la empresa y para ser elevados a terceros. Para el primero de los
casos, se pueden elaborar informes parciales, complementarios, analíticos, por segmentos,
parciales dentro del ejercicio comercial, con notas y detalles de determinados aspectos que
interesen especialmente; para el segundo grupo, se cumple la obligación de informar
con la presentación del Balance General, con sus cuadros y notas al final de cada
ejercicio comercial.
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1.8. Contabilidad e Información Contable - 3
En muchos casos, la información se completa con el análisis e interpretación de los
datos contables, lo que permite llegar a conclusiones mucho más amplias y sólidas sobre
la Realidad Económica de la Empresa. Cada uno de los usuarios, sea interno o externo,
tiene una necesidad específica de información y en función de ésta‚ se podrán elaborar
estados, notas y anexos para lograr la satisfacción de sus requerimientos.
Entre los principales usuarios internos, podemos mencionar a:
Los Propietarios,
Los Gerentes,
Los Auditores,
Los Directores,
Los Sub-Gerentes,
Los Jefes de Área.
Entre los principales usuarios externos, podemos mencionar:
Los Proveedores,
Entidades Financieras,
El Fisco,
Inversores potenciales,
Corredores de bolsa, etc.
Podemos definir que, y aquí está lo más importante, cada usuario, de acuerdo a sus
necesidades de información toman distintas decisiones, evaluando en todos los casos los
datos contenidos en los informes contables, para lo cual se torna imprescindible el
grado de confiabilidad que cada uno de ellos le pueda otorgar a los informes que analiza.
Tengamos presente que las decisiones que pueda tomar cada usuario de acuerdo a sus
funciones especificas en función de la información contable, puede hacer variar
sustancialmente la estructura de sus propios patrimonios, lo cual implica una gran
responsabilidad profesional basada en la idoneidad, en la ética y en la moral
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1.9. Principio de Devengado
Constituye uno de los principios de contabilidad generalmente aceptados por organismos
profesionales en ciencias económicas. Por lo tanto es de utilización obligatoria en la
confección de estados contables.
Es el reconocimiento de las pérdidas y ganancias en función del tiempo,
independientemente de haberlas pagado o cobrado.
Este es un principio contable fundamental. Generalmente registramos las
pérdidas o ganancias al momento de pagarlas o cobrarlas, cosa que es un
grave error.
Las variaciones patrimoniales (ingresos o egresos) que se consideran para establecer el
resultado económico competen a un ejercicio (periodo) sin considerar si ya se han
cobrado o pagado.
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