manual de procedimientos de calidad de vida laboral

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD DE VIDA
LABORAL
CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS
DI-05-09
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CALIDAD DE VIDA LABORAL
ELABORADO
COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO INSTITUCIONAL
Cargo: Servidor Público 6, 5, 4
Nombre: Carmen Fernández, Consuelo Castro,
Paulo Suárez
CALIDAD DE VIDA LABORAL:
Cargo: Servidor Público 2
Nombre: Rosario Zhingre
REVISADO
COORDINACION DE RECURSOS
HUMANOS
Cargo: Coordinador del Proceso
Nombre: Patricio Calderón
CALIDAD DE VIDA LABORAL
Cargo: Servidor Público 2
Nombre: Rosario Zhingre
APROBADO
SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA:
Responsable del
Proceso
Nombre: María
Eugenia Vélez
Velásquez
Fecha:
Fecha
Fecha
Firma:
Firma:
Firma:
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DI-05-09
CONTENIDO:
1. Objeto
Establecer el Manual de Procedimientos para normar el funcionamiento de Calidad de Vida Laboral.
2. Alcance
El alcance de este Manual esta orientado al personal responsable de Calidad de Vida Laboral
3. Definiciones
Bioseguridad: Es el conjunto de medidas preventivas que tienen como objeto proteger la salud y seguridad
personal de los profesionales de salud y pacientes frente a los diferentes riegos producidos por agentes
biológicos, físicos, químicos y mecánicos.
Anodoncia: es la falta o pérdida de uno o más dientes, la misma que puede ser congénita o adquirida.
Diagnóstico médico: Se establece a partir de síntomas, signos y hallazgos de la exploración física y
análisis de exámenes de laboratorio complementarios.
Instrumentos médicos: Se refiere a todos aquellos instrumentos, utensilios y aparatos especiales que se
utilizan en el área médica.
Epicrisis: Es el resumen del historial del paciente.
Esterilidad: Es la incapacidad para concebir.
Ficha médica: Conjunto de formularios en los cuales se registran en forma detallada y ordenada todos los
datos relativos a la salud del paciente.
Fecundidad: Es la realización efectiva de la fertilidad, es decir, la reproducción biológica.
Fármacos: Son los productos que se administran al paciente para mejorar su salud.
Infertilidad: Es la imposibilidad de concebir un niño naturalmente.
Prescripción médica: Indicación del médico para un tratamiento incluyendo tipo de medicamento, tiempo y
frecuencia de su uso.
Profilaxis: Es el conjunto de medidas que sirven para la prevención de algunas enfermedades y
alteraciones de carácter buco dental.
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Signos vitales: Son mediciones de las funciones básicas del organismo.
4. Marco Legal
Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las
Remuneraciones del Sector Público, Artículos 195 y 196 del Reglamento LOSCCA, Decreto Ejecutivo 3410,
Texto Unificado de la Principal Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio, publicado en el Registro Oficial No.5 de 22 de enero del 2003;
Norma Técnica de Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos,
Art. 17 del levantamiento de Procedimientos, publicada en el Registro Oficial No.251 de 17 de abril de 2006.
5.
Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la Subsecretaría Administrativa a través de la
Unidad de Recursos Humanos - Desarrollo Institucional y Calidad de Vida Laboral.
6.
Procedimiento
La atención médica, ginecológica y odontológica se prestará a las servidoras y servidores del Ministerio de
Finanzas, como también a los familiares de los mismos.
ENFERMERIA: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por la Enfermera de
Calidad de Vida Laboral.
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Con la información recibida de la Unidad de Recursos
Apertura de Ficha Médica
Humanos, referente a los nuevos nombramientos y contratos de
servicios ocasionales, la Enfermera de Calidad de Vida Laboral,
procederá abrir la ficha médica en el formato emitido por el
IESS con los siguientes datos: Apellidos, Nombres, Fecha de
Nacimiento, Edad, Sexo, No. de Cédula, No.de Afiliación al
IESS, Datos Familiares y Personales; y, actualizará el archivo
de las fichas médicas
Verificar diariamente que en cada uno de los consultorios exista
Control insumos médicos
el equipo básico
e insumos médicos para atención de
pacientes.
Prepara material instrumental médico luego esteriliza.
Organiza equipo instrumental
Recepción solicitudes de consulta
Recepta de los funcionarios y servidores la solicitud de
consulta, identifica en el archivo las historias clínicas de los
pacientes y pasa al Consultorio respectivo.
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Entrega medicinas previa verificación de fecha de caducidad y
registro de recetas, administra inyecciones, sueros, realiza
curaciones, control de signos vitales, cauterizaciones, control
de glicemias, onda corta, aplicaciones de tratamientos
especiales, etc., de acuerdo con el caso
Una vez terminada la consulta médica se retira de cada
Archivar historia clínica
consultorio y se archiva en forma alfabética la historia clínica
con los nuevos registros.
Los médicos entregan las recetas a la enfermera, quien adjunta
Retiro medicinas
la copia de cédula, registra y entrega al Servidor Público de
Apoyo para retirar los medicamentos del Dispensario Central
del IESS, entrega la dotación de medicamentos a la enfermera,
quien se encarga de rotular la medicina con el nombre del
funcionario e inicia la entrega a las 15h00 del mismo día hasta
las 10h00 del día siguiente.
Entrega medicinas disponibles en Calidad El médico prescribe en el recetario interno con la respectiva
firma y sello, el paciente presenta a la Enfermera quien revisa
de Vida
receta y verifica fecha de caducidad de las medicinas y entrega
las mismas, o administra de ser el caso, luego registra y archiva
la receta.
La Enfermera elabora informe anual para el INEC y mensual
Elaboración de Informes
para el Dispensario Central del IEES en los respectivos
formatos emitidos por cada una de las instituciones. Informe
trimestral consolidando la información proporcionada por cada
uno de los facultativos y entrega a la Unidad de Recursos
Humanos.
CONSULTA MEDICA. Será realizada de acuerdo a las necesidades de los pacientes, considerando Medicina
General, Ginecológica y Odontológica.
MEDICINA GENERAL: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por dos médicos
de Calidad de Vida Laboral.
El médico a cada paciente toma signos vitales y registra en la
Toma de signos vitales
historia clínica
El médico procede a realizar la valoración del paciente, si es
Valoración del Paciente
primera vez o para ingreso a la institución, llena los datos en la
Historia Clínica: antecedentes personales y pasado patológico,
antecedentes sociales y familiares, antecedentes obstétricos,
enfermedad actual, revisión de sistemas diagnóstico
provisional.
Si el resultado es transferir al paciente a un especialista, el
Remitir a un especialista
médico llena la hoja de Transferencia y/o Epicrisis en la misma
que consta el diagnóstico provisional y exámenes de
laboratorio, Rayos X en lo posible, con la que el paciente se
dirige al Dispensario Central del IESS junto con la cédula de
ciudadanía previo a tomar un turno para estudio, diagnóstico
definitivo y tratamiento de
especialidad, llamando al
Servicio a pacientes
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1800437776.
Ordenar exámenes de laboratorio clínico o El médico llena el formulario de los exámenes de laboratorio o
radiológico con diagnóstico presuntivo y principales puntos
Rayos X
aclararse para el IESS, y diagnóstico definitivo para el Seguro
particular.
El médico Controla y administra medicamentos y tratamientos,
Administración de medicamentos
de acuerdo al diagnóstico médico.
Formular recetas
El médico debe extender recetas para la farmacia del
Dispensario Central del IESS, particulares o del Seguro de
Salud particular.
Si el paciente de acuerdo a la gravedad amerita reposo médico
su facultativo debe registrar en el sistema, la fecha de reposo
en días desde .... y hasta ..... en un máximo de tres días; una
vez firmado y registrado el certificado debe ser entregado al
paciente, quien entregará en trabajo social , la responsable de
trabajo social registra y envía el certificado a la Unidad de
Recursos Humanos e informa vía mail al jefe inmediato del
servidor. Si es para consultas de especialidad o exámenes
clínicos, debe anotar en el sistema fecha del día y horas desde
.... hasta ... con su respectivo diagnóstico.
De ser necesario el médico programa una nueva cita para
Programar cita para control
control o revisión de exámenes indispensable para llevar un
seguimiento de evolución de la enfermedad y tratamiento para
determinar nuevas acciones.
El médico colabora en programas medicina preventiva y
Control
ocupacional de seguridad e higiene, control sanitario de
alimentos y agua potable conjuntamente con el Instituto Izquieta
Pérez o Laboratorio Particular.
GINECOLOGICA: : Las servidoras y familiares serán atendidos por el Médico Ginecólogo de Calidad de Vida
Laboral.
Prescripción de reposo médico
Diagnóstico
Embarazo
El médico ginecólogo realiza el diagnóstico y trata embarazos
normales y patológicos, enfermedades de transmisión sexual,
morbilidad ginecológica común, detección oportuna del cáncer
cérvico-uterino y mamario, problemas de infertilidad, esterilidad,
tratamiento de menopausia al personal femenino y familiares e
interpreta resultados de laboratorio.
El médico ginecólogo controla mensual el embarazo y
direcciona a las casas de salud según decisión de la paciente
para atención del parto; y, post parto.
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Tratamientos
El médico ginecólogo controla y administra medicamentos y
tratamientos, de acuerdo al diagnóstico médico.
Planificación Familiar
El médico ginecólogo realiza actividades de regulación de la
fecundidad .
ODONTOLOGICA: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por
Odontólogo de Calidad de Vida Laboral.
Apertura ficha odontológica
Diagnóstico
Atención
el Médico
El médico odontólogo procede abrir la ficha odontológica,
programa y organiza las actividades del servicio odontológico
bioseguridad( lavado, desinfección y esterilización)
El médico odontólogo realiza el levantamiento epidemiológico
de caries dentales, gingivitis, peridontitis, mala oclusión,
anodoncias, biopulpectomias, necropulpectomìas, abscesos
alveolares, tumores benignos (papilomas), tumores malignos
(calcinomas)
El médico odontólogo realiza la atención clínico buco dentales e
interpretación de resultados de laboratorio de rayos X.
El médico odontólogo controla y administra medicamentos y
tratamientos de: profilaxis, obturaciones simples y compuestas
(resinas y almagamas) sellantes, exodoncias uniradiculares y
multiradiculares, remoción de cálculos y tártaro dental, ajuste
oclusal.
Elabora informe sobre la adquisición de insumos y materiales
para el servicio odontológico y consolidado de informes
Informes
mensuales para enviar al IESS
PERMISOS MEDICOS: Serán remitidos a la Unidad de Recursos Humanos
Tratamientos
Ingreso de permisos en el Sistema
El funcionario o funcionaria entrega a la responsable de Trabajo
Social el certificado, quien revisa, registra en la hoja de control
de certificados médicos y en el sistema, una vez registrado
distribuye el total de certificados entre los médicos, los mismos
revisan el certificado, registra en la historia clínica del servidor o
servidora, firma, sella y entregan a Trabajo Social donde se
registra y se envía a la Unidad de Recursos Humanos, además
de comunicará vía mail al responsable de la Unidad en la que
labora el servidor o servidora.
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Los certificados médicos de reposo son de tres clases: 1)
emitidos por médicos particulares o del Ministerio de Finanzas
en días hasta 3.
2) de asistencia a consulta médica,
tratamiento de especialidad, rehabilitación o realización de
exámenes de laboratorio clínico. 3). si el permiso amerita por su
gravedad reposo por más de tres días, debe ser presentado
avalizado por el facultativo del Dispensario Central del IESS del
cual somos anexo.
Para el caso del Ministerio del Finazas el servidor público
deberá presentar a su jefe inmediato el certificado médico
conferido por el facultativo de la institución, quien lo sumillará,
caso contrario no será considerado el mismo.
El servidor o servidora deberá entregar el certificado que cuente
Recepción de certificados emitidos por
con la siguiente información: 1) Lugar y fecha de emisión; 2)
médicos particulares
Apellidos y Nombres completos del paciente; 3) Número de
cédula; 4) Período de reposo, ya sea por consulta externa,
urgencias, hospitalización, reposo prenatal y maternidad en
número y letras consignando la fecha de inicio hasta el final del
reposo; 5) Diagnóstico; 6) Nombre y Apellido, código, firma y
sello del médico tratante (cuando se trata de permisos médicos
por más de tres días, el certificado deberá estar avalizado por el
facultativo del dispensario central del IESS) a la responsable de
Trabajo Social quien registra en la hoja de control de
certificados y en el sistema, imprime, distribuye a los médicos,
cada uno deberá revisar el certificado, registrar en la historia
clínica, firma, sella y devuelve a Trabajo Social para el registro
y envío a la Unidad de Recursos Humanos, además de informar
vía correo electrónico al responsable de la Unidad en la que
labora el servidor o servidora.
Recepción
de
certificados
de La responsable de Trabajo Social recibe los certificados de
rehabilitación, que deberán contener la siguiente información: 1)
rehabilitación
Lugar y fecha de emisión; 2) Apellidos y nombres completos del
paciente; 3) Número de cédula; 4) Período de rehabilitación; 5)
Diagnóstico; 6) Nombre y Apellido; 7) Código; 8) Firma y sello
del médico tratante. La responsable de Trabajo Social registra
en la hoja de control de certificados y en el sistema, imprime,
distribuye a los médicos, cada uno deberá revisar el certificado,
registrar en la historia clínica, firma, sella y devuelve a Trabajo
Social para el registro y envío a la Unidad de Recursos
Humanos
Permiso por enfermedad
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Recepción de certificados de asistencia a La responsable de Trabajo Social recibe los certificados de
asistencia a consulta médica o exámenes médicos deben
consulta médica o exámenes médicos
indicar los Apellidos y Nombres del servidor o servidora, motivo
y la hora: desde: hasta:, una vez que la responsable de Trabajo
Social ha revisado los certificados y los ha recibido porque
cumplen con los requisitos, ingresa al sistema, imprime y
entrega a los médicos todos los días para la correspondiente
firma, cada médico deberá entregar los certificados firmados
para que la persona responsable registre y envíe a la Unidad de
Recursos Humanos.
Permisos por maternidad
Permiso por paternidad
Permiso por calamidad doméstica
El representante de la funcionaria entrega el certificado médico
expedido por el Hospital del IESS y en el caso de Clínicas
Particulares validado por el facultativo del Dispensario Central
del IESS, por excepción la validación la tramitará la Trabajadora
Social, certificado que será entregado a la responsable de
Trabajo Social para su registro y entrega del mismo al
ginecólogo. El médico ginecólogo firma, registra en la historia
clínica los certificados y entrega a la responsable de Trabajo
Social el mismo día de la recepción. Una vez recibido por la
responsable de Trabajo Social remitirá a la Unidad de Recursos
Humanos posterior al registro
El funcionario o servidor entrega el certificado médico y la copia
de su cédula de ciudadanía a la responsable de Trabajo Social
en Calidad de Vida del Ministerio de Finanzas. La responsable
de Trabajo Social registra el mismo día de la recepción y
procede al canje del certificado y realiza las visitas domiciliarias
u hospitalarias y gestiones necesarias de acuerdo al caso,
luego elabora el informe y entrega con el certificado al médico
para la firma. La responsable de Trabajo Social recibe el
certificado firmado y registra en el cuaderno de registros y
envía a la Unidad de Recursos Humanos y al responsable de la
Unidad en la que labora el servidor.
La responsable de Trabajo Social recibe el certificado, quien
solicita a la Unidad de Transportes un vehículo, llena el permiso
oficial y realiza la visita en el hospital, clínica o domicilio del
servidor o servidora. Elabora el informe de visita y entrega a
uno de los médicos de Calidad de Vida del Ministerio junto con
el certificado médico debidamente ingresado en el sistema,
para la revisión, registro en la historia clínica y firma, el médico
devuelve a la responsable de Trabajo Social para el registro y
envío a la Unidad de Recursos Humanos el certificado junto con
el informe.
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TRABAJO SOCIAL: Las servidoras, servidores y familiares de los mismos serán atendidos por la Trabajadora
Social de Calidad de Vida Laboral.
Para la apertura de la ficha socio-económica la responsable de
Trabajo Social realiza la entrevista en la que solicita los
siguientes datos: identificación, composición familiar, situación
económica, vivienda, situación familiar, conflictos y necesidades
de la familia. La responsable de Trabajo Social analiza la
situación y crea estrategias de intervención en casos
necesarios; inicia procesos de intervención social, de acuerdo
a la frecuencia que el caso amerite.
1. Recepción del requerimiento por medio de los facultativos o
Visitas Domiciliarias u hospitalarias
recepción del certificado médico, jefe del servidor, Unidad
Recursos Humanos, o por información del servidor o servidora
o su familiar. 2. Solicitud de vehículo. 3.Llena el
correspondiente permiso en la Unidad de Recursos Humanos.
4.Traslado al hospital o domicilio del servidor o servidora. 5.
Desarrollo de la visita en la que se confirmará el estado de
salud del servidor-servidora, asesora sobre la forma como
deben constar los certificados médicos, sobre los trámites en el
IESS y gestiones internas para la justificación por medio del
certificado médico. 6. Elaboración del informe. 7. Envío del
informe a la Unidad de Recursos Humanos con las copias
respectivas. 8. Archivo de la copia del informe en Trabajo
Social.
1. Recepción del Certificado médico. 2. Revisión del mismo, en
caso de que los datos estén incompletos o incorrectos se envía
Validación de certificados médicos
a cambiar y únicamente en los casos que el servidor o
servidora no cuenta con un familiar que lo ayude, la
Trabajadora Social realiza las gestiones para cambio de
certificado. 3. Una vez que el certificado esta correcto, la
Trabajadora Social recepta y se traslada al Dispensario Central
del IESS con certificado médico original y copia; y, copia de
cédula y papeleta de votación. 4. Dos días laborables después
la Trabajadora Social retira el certificado del Dispensario
Central. 5. La Trabajadora Social ingresa en el sistema y pasa a
uno de los facultativos para la validación del mismo.
SEGURO MEDICO DE LOS SERVIDORES DEL MF
Apertura de la ficha socio-económica
Recepción y Entrega de Reclamos de
atenciones médicas y hospitalarias
Recepción y Entrega de Cheques de
reembolso
La encargada del Seguro Médico recibe el reclamo, revisa que
la documentación este completa, caso contrario solicita al
asegurado la documentación que falta y luego remite a la
Aseguradora para la respectiva liquidación
La encargada del Seguro Médico recibe los cheques de las
liquidaciones, por correo electrónico envía información sobre
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Autorizaciones de descuento
Elaboración y seguimiento de oficios
Elaboración y seguimiento de guías de
reclamos
Autorizaciones de Cirugía
Avalar solicitudes de beneficios
Archivo de liquidaciones
retiro de cheques, entrega el cheque, el asegurado firma y
pone fecha de entrega del cheque.
La encargada del Seguro Médico recibe de la empresa
aseguradora la nota de cobranza y comunica por correo
electrónico a los funcionarios y servidores que deben pagar el
copago, si no se han comunicado, los ubica e informa el porqué
del copago y recepta la firma de autorización del descuento,
luego remite el cuadro elaborado de los descuentos a la Unidad
Financiera Institucional, una vez realizado el descuento remite
la información a la empresa Aseguradora
La encargada del Seguro Médico elabora el documento de
inclusiones o exclusiones con los datos enviados por la Unidad
de Recursos Humanos y remite a la empresa aseguradora.
La responsable de Seguros recibe los reclamos los días martes
y jueves en los que constan los siguientes datos: nombres y
apellidos del asegurado y paciente, el diagnóstico, valor del
reclamo y elabora las guías y envía a la aseguradora.
Una vez que el asegurado solicita información para una cirugía,
solicitará la proforma de cirugía, la encargada del Seguro
Médico escanea y remite vía correo electrónico al médico
auditor de seguros, el original remite al broker de seguros, una
vez autorizado, se le informa vía correo electrónico al
asegurado.
La encargada del Seguro Médico firma y pone el sello para
avalar solicitud
La encargada del Seguro Médico archiva las liquidaciones de
los asegurados por mes y en orden alfabético
NOTA: Cada año se debe solicitar insumos médicos para ser considerados en el PAC.
7.
Anexos
Se adjunta Matriz de Levantamiento de Procedimientos, en la que se levantó el Mapeo de las actividades que
realizan Calidad de Vida Laboral.