Manual versión1

MANUAL DE USUARIO
Versión: MU.00
PLATAFORMA DE PRÁCTICAS Y EMPLEO DE LA UPM
Septiembre 2015
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TABLA DE CONTENIDOS
1. Acceso
pág. 2
2. Protocolo de REGISTRO
pág. 2
3. Protocolo de LOGIN
pág. 6
4. Protocolo de gestión de Convenios Marco de
Cooperación Educativa
pág. 11
5. Protocolo de Prácticas Extracurriculares
pág. 12
6. Protocolo de Prácticas Curriculares
pág. 19
7. Protocolo de las Evaluaciones
pág. 24
8. Calendarios y Gestión de Prórrogas
pág. 25
9. Entidades Gestoras: Fundaciones de la UPM
pág. 26
10. Ofertas de Trabajo
pág. 28
11. Ayudas y Documentos
pág. 28
1.-Acceso
2
ENTRAR EN www.coie.upm.es;
Utilizar preferentemente navegadores Google Chrome o Mozilla Firefox
2.- Protocolo de Registro
Para poder acceder a la plataforma del COIE, tanto el estudiante como la entidad colaboradora
deben registrarse previamente.
1. El registro se realiza cumplimentando el formulario correspondiente, teniendo especial
atención al campo de e-mail que es obligatorio porque será el usuario para poder
acceder a la plataforma y donde se recibirán todas las comunicaciones del COIE en lo
relativo a prácticas académicas y ofertas de empleo.
El NIF del usuario (Alumno/Entidad colaboradora) queda vinculado al e-mail tomado
como usuario para el registro.
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2.
Una vez terminado el registro, el futuro usuario recibirá un correo electrónico al email que ha indicado informándole que en el plazo de 24 horas será validado
• Si en la validación el COIE rechaza al futuro usuario, éste recibe un correo
electrónico en el que se le informa la razón por la que ha sido rechazado.
• Si en la validación el COIE valida al futuro usuario, éste recibe un correo
electrónico en el que se confirma la aceptación en la plataforma indicándole el
usuario y la contraseña con la que podrán acceder a la plataforma.
3. Una vez registrado y validado el usuario (Alumno/Entidad colaboradora) ya puede
hacer LOGIN.
Notas:
(1) El usuario puede cambiar la contraseña en cualquier momento aplicando a ¿has olvidado
tu contraseña?, la nueva contraseña se genera automáticamente y la recibe por correo
electrónico.
(2) El usuario para acceder a la plataforma sólo lo podría cambiar el COIE, como
ADMINISTRADOR, previa petición de los interesados (Alumno/Entidad colaboradora) por
escrito o por correo electrónico a [email protected]
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3.- Protocolo de LOGIN
A la plataforma del COIE se accede a través del “usuario” que es el e-mail que se ha indicado
en el formulario del registro, y la “contraseña” elegida.
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Entidades Colaboradoras
Una vez validada, la primera vez que una entidad colaboradora hace login, en la pantalla
aparece un aviso de que no tiene convenio marco firmado y no puede publicar prácticas.
-
Si aplica OK, se entiende que desestima la generación de Convenio Marco y el acceso a la
plataforma queda limitado a la publicación de Ofertas de Empleo.
-
Si aplica en “Descargar Convenio”, el Convenio que se descarga es el que se genera de
acuerdo con el Modelo de Convenio Marco tipo que propone la Universidad y que se
puede ver en el menú en “Documentos”.
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-
Una vez descargado el Convenio Marco, la entidad debe firmar y sellar dos copias y
remitirlas al COIE de la Universidad. Una de las copias, una vez firmada y sellada por la
Universidad, le será devuelta.
-
La entidad colaboradora queda advertida de que hasta que no esté firmado el Convenio
Marco de Cooperación Educativa no podrá publicar prácticas académicas externas, aunque
sí podrá publicar ofertas de empleo.
-
Una vez agotado el trámite del Convenio Marco, es decir, tras su firma, el COIE cambia el
estado de la entidad desde “Convenio firmado: No” a “Convenio firmado: Sí”
-
La ficha completa de una entidad colaboradora con Convenio marco firmado muestra
todos los temas que ha tramitado o en trámite: Prácticas Curriculares,
Extracurriculares y Ofertas de Empleo.
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-
En el supuesto caso de que habiendo aplicado en descargar convenio, por la razón que
fuera, dicho convenio no se descargase, la entidad debería ponerse en contacto con el
COIE.
-
Si por la casuística especial de la entidad, el Convenio Marco de la plataforma no
recogiese alguna singularidad imprescindible, también para la gestión de dicho
convenio debería ponerse en contacto con el COIE.
Alumnos
En cuanto a los alumnos, una vez que hacen login podrán ver las prácticas académicas
externas que se hayan publicado para las titulaciones del centro en el que estén matriculados y
todas las ofertas de empleo.
Es importante destacar que un estudiante sólo podrá ver aquellas
prácticas que la entidad colaboradora quiso destinar a un Centro
concreto, por lo que si no pertenece a ése Centro no podrá verlas.
Cualquier estudiante registrado sí puede ver la totalidad de las ofertas
de empleo.
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4.- Protocolo de Gestión de Convenios Marco de Cooperación
Educativa
Entidades Colaboradoras registradas a partir del 1 de mayo de 2015
-
La entidad colaboradora, tras descargar el Convenio, imprime dos copias, las firman,
sellan y envían, por correo postal, al COIE de la Universidad (Pº Juan XXIII, 11 – 28040
Madrid)
Por razones de urgencia, la entidad colaboradora puede adelantarlos por medios
informáticos (scanneado) al correo electrónico [email protected] , sin perjuicio de
remitirlas paralelamente por correo postal.
A la recepción, el COIE valida la firma de convenio marco y en la ficha de la entidad
colaboradora aparece:
“Convenio firmado: Sí “
En este momento la entidad colaboradora ya está en disposición de publicar prácticas
Una vez firmadas las dos copias del Convenio Marco de Cooperación Educativa por el
Vicerrector de Alumnos, se devuelve por correo postal una copia a la entidad colaboradora.
Nota: Si por la razón que fuera, la entidad colaboradora no pudiera ver el mensaje de
descargar convenio, ésta debe ponerse en contacto con el COIE en [email protected]
Entidades Colaboradoras registradas antes del 1 de mayo de 2015
Las entidades colaboradoras registradas con anterioridad al 1 de mayo de 2015 y que tengan
un Convenio Marco de Cooperación Educativa firmado con la Universidad, deben actualizarlos
-
Si la entidad colaboradora necesita firmar un Convenio Marco, deberá ponerse en
contacto con el COIE, y seguir el protocolo de gestión de Convenios Marcos de
Cooperación Educativa indicado para las empresas registradas a partir del 1 de mayo
-
Si la entidad colaboradora fue registrada por una Escuela/Facultad de la Universidad para
la tramitación de prácticas académicas externas curriculares, la entidad colaboradora o
bien la Escuela debe ponerse en contacto con el COIE para actualizar el registro en la
plataforma del COIE, y seguir el protocolo de gestión de Convenios Marcos de Cooperación
Educativa indicado para las empresas registradas a partir del 1 de mayo.
-
Si la entidad colaboradora registrada no firma Convenio de Cooperación Educativa, solo
podrá publicar “Ofertas de Empleo”.
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5.- Gestión de Prácticas Extracurriculares
Una vez firmado el convenio marco, la entidad colaboradora puede, además de publicar
ofertas de empleo, publicar prácticas académicas externas, pudiendo ser éstas de dos
tipologías, curricular y extracurricular respectivamente.
Para las Entidades (1)
•
Aplicando en Crear, se abrirá un formulario que deberá cumplimentar debidamente,
con atención especial a las fechas, para no confundir el inicio y final de publicación, es
decir, el intervalo de tiempo en el que se quiere hacer visible la oferta, con el inicio y
final de la estancia de prácticas ofrecida, fechas en que el alumno debe desarrollar su
práctica.
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Para el COIE (1)
•
La oferta de prácticas debe ser validada por el COIE, mientras eso sucede, aparecerá
una barra de estado con la leyenda “Pendiente de validación por el COIE”. Si es
rechazada la práctica, la entidad recibirá un correo desde [email protected] con
las razones del rechazo.
•
Una vez validada por el COIE, la práctica pasa al estado de disponible y los alumnos de
las titulaciones del Centro que la entidad ha seleccionado pueden verlas, aplicando en
“Listar Disponibles”. Es importante a la hora de cumplimentar el formulario las
entidades colaboradoras aplicar en el Centro o Centros, incluso Área o Áreas
adecuadas, para poder recoger las solicitudes de los alumnos, ya que ellos ven las de
su Centro, cualesquiera sea la titulación que cursen con tal que la imparta ése Centro.
Para los Alumnos (1)
•
Un estudiante vería:
•
Los alumnos pueden ver los detalles de las prácticas de su Centro aplicando sobre ver,
y si quedan plazas libres y estuviesen interesados podrían aplicar en
APUNTARSE
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Para las Entidades (2)
•
La entidad ve la relación de alumnos interesados y debe realizar una selección y
finalmente validar a los que quiera incorporar aplicando en el icono
•
La pantalla completa abarcaría las tres imágenes siguientes:
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•
Tras aplicar en validar
, a la entidad se le abre la pantalla y debe
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•
En la pantalla anterior la entidad establecerá la fecha de inicio y final de la estancia.
Estas fechas no tienen porqué coincidir con las fechas de publicación, una cosa es la
duración del anuncio y otra la duración de la práctica.
•
Naturalmente la Entidad puede retirar la práctica si entiende que debe reformularla, si
no encuentra alumnos de su agrado o decae su interés en ofrecer la estancia de
prácticas, lo hará desde su perfil y comunicando la causa al COIE.
Para el COIE (2)
•
La solicitud del alumno validado por la entidad, debe ser validada por el COIE,
comprobándose en ése momento el grado de avance en sus estudios, preferiblemente
del 50% como mínimo. Si no se alcanza el 50%, el COIE consultará a la Jefatura de
Estudios del Centro la oportunidad de realizar prácticas.
Para los Alumnos (2)
•
El alumno, una vez validado por la entidad colaboradora y por el COIE, debe aceptar la
práctica en los términos establecidos, lo que le aparecerá como TAREA PENDIENTE
cuando entre en la plataforma.
•
El alumno, tras la aceptación de la estancia, debe aportar al COIE la carta de pago de la
matrícula que tenga activa y la correspondiente al pago del seguro correspondiente.
Dichas aportaciones deben hacerse en el plazo máximo de un mes y son
complementarias a las que debe hacer la entidad colaboradora.
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Para las Entidades (3)
•
Una vez aceptada la práctica por el alumno, a la entidad le aparecerá la práctica en
estado “En curso” y le aparecerán dos iconos respectivamente azul y rojo.
•
Aplicando en ROJO, la entidad generará el convenio específico individual del alumno:
Habrá de imprimir tres copias (extracurriculares), firmarlas, sellarlas y remitirlas al
COIE para la firma del Vicerrector de la Universidad. A la entidad se le devolverá una
copia y al alumno otra.
•
No se puede incorporar a ninguna estancia de prácticas ningún estudiante antes de
tener formalizado su convenio específico individual.
•
Después de la fecha de aceptación de la estancia por parte del estudiante, si no se ha
recibido en el COIE el convenio específico individual en el plazo máximo de un mes, se
entenderá que la estancia ha sido anulada por parte de la entidad colaboradora.
•
Aplicando en AZUL la entidad podrá disponer de un expediente en el que plasmar los
resultados del aprendizaje del estudiante, es decir, le puede valer para evaluarle.
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Para los Alumnos (3)
•
Los alumnos también disponen de un expediente distinto del de la entidad pero que
les puede valer para la realización de los informes de evaluación.
6.- Gestión de Prácticas Curriculares
Para las Entidades y los Centros (1)
•
Las entidades pueden proponer prácticas curriculares en el bien entendido de que
“Crear” esta modalidad de práctica requiere de la intervención del centro/s
seleccionado/s.
•
El cuestionario es similar al de las prácticas extracurriculares, si bien una parte es a
rellenar por la entidad y otra es a rellenar por el Centro.
Para los Centros (2)
•
Una vez cumplimentada la solicitud, el Centro “ve” en TAREAS PENDIENTES” la
validación de una propuesta de práctica curricular. Los alumnos no ven todavía
nada.
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•
El Centro de acuerdo con la entidad ultima la oferta y la valida. La oferta pasa a
estar en estado de disponible.
Para los Alumnos (1)
•
Los alumnos la “ven” y se apuntan siguiendo los mismos pasos que en las prácticas
extracurriculares. A una práctica pueden apuntarse varios alumnos.
Para los Centros (3)
•
El Centro tiene que validarles como preseleccionados y preselecciona a los que
estima cumplen los criterios del Centro para este tipo de práctica.
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Para las Entidades (2)
•
Las entidades “ven” el listado de alumnos que se apuntaron y fueron preseleccionados
por el Centro
•
Las entidades hacen su selección siguiendo el mismo protocolo que en prácticas
extracurriculares, es decir, validan a los estudiantes. Icono Verde y Validar Estudiante
Para los Centros (4)
•
La solicitud del alumno validado por la entidad, debe ser validada por el Centro, y en
este momento el alumno debe matricularse en la asignatura de prácticas lo cual puede
hacerse en cualquier momento del curso académico y de manera fraccionada en
bloques de 3 ECTS como mínimo e incorporar el seguro correspondiente.
Para los Alumnos (2)
•
El alumno validado por la Entidad Colaboradora y por su Centro debe aceptar la
práctica conforme se ha visto en el protocolo de prácticas extracurriculares.
Para las Entidades (3)
•
Una vez aceptada la práctica por el estudiante, a la empresa le aparecen los iconos
azul y rojo para poder evaluarle y para poder generar el convenio específico individual.
•
Este convenio debe ser remitido por la empresa al Centro del estudiante. Se deben
remitir 4 copias firmadas y selladas.
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•
No se puede incorporar a ninguna estancia de prácticas ningún estudiante antes de
tener formalizado su convenio específico individual.
•
Después de la fecha de aceptación de la estancia por parte del estudiante, si no se ha
recibido en el COIE el convenio específico individual en el plazo máximo de un mes, se
entenderá que la estancia ha sido anulada por parte de la entidad colaboradora.
Para los Centros (5)
•
Los Centros, comprueban firma y sello de la empresa, firma de los dos tutores
profesional y académico, firma del alumno y remiten el expediente entero (las cuatro
copias) al COIE de la Universidad para la firma del Vicerrector. A la entidad se le
devolverá una copia, al alumno otra y al Centro otra.
7.- Protocolo de las Evaluaciones
•
El RD 592/2014 contempla en los artículos 13, 14, 15 y 16 la obligatoriedad de los
informes finales y la discrecionalidad de los intermedios para las entidades
colaboradoras y los estudiantes, la evaluación que debe hacer el tutor académico de la
Universidad y el reconocimiento y acreditación de las prácticas externas.
•
En el Capítulo VI de la Normativa de prácticas de la Universidad y concretamente en los
artículos 27, 28, 29, 30 y 31, se establece el protocolo a seguir para evaluar las
prácticas académicas externas.
•
Para la redacción de los informes intermedio y final de estudiantes y de entidades
colaboradoras, se ofrecen en la plataforma unos modelos que son accesibles y pueden
ser descargados aplicando sobre el icono. Dicho icono lo tienen accesible tanto los
estudiantes como las entidades.
•
La Plataforma enviará sendos correos electrónicos cuando proceda realizar los
informes intermedio y final en prácticas de más de 3 ECTS y sólo para el final para
prácticas de 3 ECTS.
•
Los Centros pueden a su vez proponer sus propios modelos de informes tanto para
estudiantes cuanto para entidades colaboradoras y tutores académicos
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8.- Calendarios y Gestión de Prórrogas
Calendario de fechas de inicio y final de las estancias
•
•
•
•
•
•
No se puede publicar una práctica cuya fecha de inicio de la estancia pertenezca a un
curso académico y su fecha de finalización al curso siguiente.
Si la fecha de inicio es anterior a 1 de agosto se considera del curso anterior y entonces
la fecha de finalización máxima será el 31 de agosto de ése curso.
Si la fecha de inicio es igual o posterior al 1 de agosto se considera de curso siguiente
Si la fecha de inicio es anterior al 1 de agosto y la fecha de finalización es igual o
posterior al 31 de agosto, obliga a dos convenios individuales distintos, uno desde el
comienzo hasta como máximo el 31 de agosto y otro desde el 1 de septiembre hasta
la fecha de finalización.
El caso anterior no se puede resolver con prórroga porque los convenios son distintos
porque los cursos académicos son distintos y el alumno puede dejar de serlo como no
matricule de nuevo.
En prácticas extracurriculares, no se pueden sobrepasar 900 horas por curso
académico, lo cual, y a modo de ejemplo, se corresponde con 6 meses en dedicación
de 7h/día o 9 meses en dedicación de 5h / día.
Gestión de Prórrogas
•
Sólo cuando el convenio específico individual es firmado por la Universidad, es decir,
sólo cuando una práctica está totalmente documentada, es posible prorrogarla.
•
No se puede prorrogar una estancia que no esté documentada con su convenio
específico individual debidamente cumplimentado, es decir, no se puede prorrogar un
convenio que no existe.
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9.- Entidades Gestoras: Fundaciones de la UPM
•
Las Fundaciones de la UPM pueden tener simultáneamente dos perfiles distintos,
respectivamente como Entidades Colaboradoras y como Entidades Gestoras.
•
Como entidades colaboradoras ofrecerían prácticas y/o empleo a desarrollar en sus
propias estructuras e instalaciones. (Convenios “a dos” entre Fundación y UPM).
•
Como entidades Gestoras ofrecerían prácticas y/o empleo a desarrollar en entidades
colaboradoras asociadas con las que tuvieran convenios de gestión (Convenios “a tres”
entre Fundación, Entidad y UPM).
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•
Toda Entidad Gestora, puede ser también Entidad Colaboradora, aunque no todas las
entidades colaboradoras pueden ser gestoras, siendo el COIE el que valide la solicitud
de alta como gestora.
•
Una entidad gestora debe asociar una empresa, en “Empresas” y “Asociar nueva
empresa” para poder ofrecer prácticas y/o empleo por cuenta de ella.
•
La entidad gestora, cumplimentará un formulario con los datos de la empresa y deberá
incorporar la referencia del convenio marco “a tres” que le va a permitir operar por
cuenta de su cliente.
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•
El COIE tiene que validar a la empresa asociada y la plataforma remitirá un correo
aceptando o rechazando la asociación, indicando en caso desfavorable las razones del
rechazo.
•
A partir de la validación de la empresa el resto de los procesos son idénticos a los ya
vistos anteriormente con las entidades colaboradoras.
10.- Ofertas de Trabajo
•
Para publicar ofertas de trabajo no es necesario disponer de Convenio de Cooperación
educativa, por lo que al logarse no es necesario “Descargar Convenio”
•
Para publicar una oferta de empleo, rellenar el formulario correspondiente.
•
El COIE validará o rechazará la oferta. Si es rechazada, la entidad recibirá un correo
desde [email protected] indicando la razón del rechazo.
•
La oferta estará visible durante el tiempo establecido.
•
El COIE puede a instancias de la entidad retirar la oferta de empleo en cualquier
momento.
11.- Ayudas y Documentos
•
En “Ayudas” se pueden encontrar “Preguntas frecuentes” clasificadas por temáticas
diferentes.
•
En “Documentos”, la legislación aplicable y los modelos de convenios marco que
pueden ser utilizados para vincular entidades colaboradoras con la UPM. Estos
documentos no tienen código, es decir, son de consulta y por tanto no son los que la
entidad debe descargar para realizar sus trámites.
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