Universidad Autónoma de Baja California Vicerrectoría Campus Ensenada Departamento de Planeación e Imagen Institucional MANUAL DE ORGANIZACIÓN Ensenada, Baja California. Octubre de 2013 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Fecha: 02/10/13 Código: 1-151-756-DPII CONTENIDO DEL MANUAL Estructura Antecedentes históricos Misión Visión Objetivos Manual de funciones Procedimientos Formatos NA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Antecedentes Históricos No. Revisión : 03 Efectividad : 03/10/2013 Página : 4 de 2 Código: 1-151-756-DPII En el periodo rectoral del Arq. Rubén Castro Bojorquez (1979-1983), se crea la Vicerrectoría Zona Costa teniendo como función la de coordinar las actividades de los departamentos administrativos, Ensenada, Tecate y Tijuana. Como parte del proceso de reforma administrativa, sustentada en el Estatuto General de la Universidad Autónoma de Baja California, se ha acordado la creación de las Vicerrectorías en los Campus Ensenada, Mexicali y Tijuana, para llevar a cabo la descentralización y desconcentración de la toma de decisiones, recursos y responsabilidades. Las Vicerrectorías son las dependencias encargadas de auxiliar al Rector en el gobierno de la Universidad, dirigiendo las actividades de los departamentos administrativos y coordinando las actividades académicas, de investigación, culturales y sociales que se realicen en los campus a su cargo, con el fin de que se cumpla con los programas previamente establecidos; y sus titulares serán designados y removidos libremente por el Rector. ALEJANDRO MUNGARAY LAGARDA, Rector de la Universidad Autónoma de Baja California, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 25, último párrafo, de la Ley Orgánica, y numerales 72, fracción XXIV y 150-B del Estatuto General, según reforma publicada el veintiséis de julio de dos mil tres en la Gaceta UABC, y CONSIDERANDO: Que el Plan de Desarrollo Institucional 2002-2006 contempla la reforma administrativa de la Universidad, misma que adquirió pleno sustento jurídico con la reforma al Estatuto General, aprobada por el Consejo Universitario en sesión extraordinaria celebrada el veintinueve de mayo del año en curso y publicada el veintiséis de julio de dos mil tres en la Gaceta UABC. Que una de las innovaciones del texto estatutario reformado es la creación de los campus, como áreas geográficas en las que se agruparán unidades académicas y dependencias administrativas para su mejor funcionamiento y desarrollo. Que de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 150-B del ordenamiento en cita, corresponde al Rector la facultad de acordar la creación, escisión o reestructuración de los campus, en atención a que se cuente con un proyecto académico sólidamente fundamentado, en términos de las necesidades socioeconómicas y culturales que justifiquen su creación; que orienten sus actividades a satisfacer las demandas y necesidades de una región, por medio de la vinculación armónica entre las funciones sustantivas de docencia, investigación y extensión, formación de recursos humanos y la difusión, y que contribuyan a la descentralización eficiente de los recursos y funciones de la Universidad, y al impulso del desarrollo regional. Que estimándose plenamente dadas las condiciones anteriores, y ser oportuno y conveniente al proceso de reforma institucional, tengo a bien expedir el siguiente: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Antecedentes Históricos No. Revisión : 03 Efectividad : 03/10/2013 Página : 5 de 2 Código: 1-151-756-DPII ACUERDO: PRIMERO.- Se crean los campus Ensenada, Mexicali y Tijuana, de la Universidad Autónoma de Baja California. SEGUNDO.- El Campus Ensenada comprenderá el área geográfica que a la fecha corresponde al municipio de Ensenada, Baja California, y estará a cargo de un vicerrector con residencia en la ciudad de Ensenada. TERCERO.- Cada Vicerrector coordinará las actividades de las unidades académicas ubicadas en el área geográfica del campus a su cargo, conforme lo referido en el punto segundo del presente acuerdo; sin embargo del carácter de autoridad y de las facultades que la Ley Orgánica, el Estatuto General y demás ordenamientos universitarios, confieren a los directores de dichas unidades académicas. CUARTO.-Para el desarrollo de sus actividades administrativas, cada uno de los campus por el acuerdo contará con los siguientes departamentos administrativos, cada uno de los cuales estará a cargo de un jefe, que a su vez estará bajo la dirección inmediata del Vicerrector que corresponda (Ensenada, Mexicali y Tijuana): Departamento de Formación Básica. Departamento de Formación Profesional y Vinculación Universitaria. Departamento de Posgrado e Investigación. Departamento de Cooperación Internacional e Intercambio Académico. Departamento de Servicios Estudiantiles y Gestión Escolar. Departamento de Información Académica. Departamento de Servicios Administrativos. Departamento de Recursos Humanos. Departamento de Planeación e Imagen Institucional. El Departamento de Planeación e Imagen Institucional, inicia sus actividades con los recursos humanos, materiales y financieros que específicamente le asigne el Rector. (UABC (2003). Acuerdo por el cual se crean los campus, Ensenada, Mexicali y Tijuana, Gaceta, No. 101, Pág. 16) UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada No. Revisión : 03 Efectividad : 03/10/2013 Página : 6 de 1 Código: Misión 1-151-756-DPII El Departamento de Planeación e Imagen Institucional tiene la misión de coordinar y supervisar todas aquellas actividades enfocadas al cumplimiento del Programa de Desarrollo del Campus Ensenada, el cual está basado en las políticas institucionales de la UABC. Así mismo, tiene la misión de revisar y dar cumplimiento con las actividades del Programa de Auditoría Ambiental de la Vicerrectoría Campus Ensenada. Además de coadyuvar en la gestión para la acreditación o certificación de procesos administrativos y servicios educativos en el Campus; y por último, de coordinar aquellas acciones que permitan llevar a cabo una mejor toma de decisiones para el Campus y que se reflejen en un beneficio para la Universidad y la sociedad. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Visión No. Revisión : 03 Efectividad : 03/10/2013 Página : 7 de 1 Código: 1-151-756-DPII El Departamento de Planeación e Imagen Institucional, es reconocido como un Departamento que participa activamente en la planeación, desarrollo y seguimiento de proyectos y actividades, tanto de la Vicerrectoría como de las Unidades Académicas del Campus. Así mismo, el Departamento es el principal proveedor de la información necesaria para una mejor toma de decisiones en las dependencias y unidades del Campus Ensenada, teniendo como herramienta el sistema institucional de indicadores educativos de la UABC. Por otro lado, el Departamento ha logrado consolidar la imagen del Campus Ensenada y sobre todo de la UABC a nivel local, estatal, nacional e internacional, por la calidad de sus procesos administrativos; de los programas educativos; y sobre todo, por sus contribuciones al desarrollo de la sociedad gracias al compromiso de mejorar continuamente. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada No. Revisión : 03 Efectividad 03/10/2013 Página : 8 de 1 Código: Objetivo 1-151-756-DPII El objetivo del Departamento de Planeación e Imagen Institucional es proporcionar información a las unidades académicas y administrativas que les permita realizar una mejor toma de decisiones; apoyar en la consolidación de la acreditación por buena calidad de los procesos administrativos y en la certificación de los programas educativos del Campus Ensenada; dar cumplimiento con el Programa de Auditoría Ambiental de la Vicerrectoría Campus Ensenada; además de supervisar las actividades del Programa de Desarrollo del Campus Ensenada y de apoyar en el seguimiento del Plan de Desarrollo Institucional de la UABC. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada No. Revisión : 03 Efectividad 03/10/2013 Página : 9 de 1 Código: Objetivos Particulares 1-151-756-DPII Los objetivos particulares del Departamento de Planeación e Imagen Institucional, son: 1. Proporcionar información necesaria a las unidades académicas y dependencias administrativas, que les permita realizar una mejor toma de decisiones. 2. Desarrollar el Programa de Desarrollo del Campus, con base a las políticas institucionales de la UABC, y a las necesidades propias de la sociedad en general del municipio de Ensenada. 3. Establecer y mantener la certificación de los procesos administrativos de la Vicerrectoría; y fomentar y apoyar aquellos departamentos que deseen obtener la certificación en sus procesos bajo la Norma ISO9001:2008. 4. Proporcionar apoyo a las unidades académicas para la obtención de la acreditación de sus programas educativos. 5. Apoyar las actividades para la elaboración y actualización de los manuales de organización de las unidades académicas y administrativas del Campus. 6. Impulsar entre las unidades académicas y administrativas, su participación en el desarrollo y seguimiento del Programa de Seguridad y del Programa Ambiental para el Campus. 7. Coordinar las actividades enfocadas a la actualización de la página web de la Vicerrectoría del Campus Ensenada. 8. Apoyar en la organización de eventos académicos, culturales y deportivos, organizados por dependencias administrativas, unidades académicas y/o dependencias externas a la UABC previa autorización de Vicerrectoría. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Índice de Manuales de Funciones No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 10 de 1 Código: 1-151-756-DPII Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional 1-151-756-13-01 Secretaria 1-151-756-13-02 Capturista. 1-151-756-13-03 Analista 1-151-756-13-04 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 11 de 4 Código: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional 1-151-756-DPII Ubicación del puesto: Vicerrectoría Campus Ensenada. Nivel del puesto: IV Jefe inmediato: Vicerrector Campus Ensenada. Subordinados inmediatos: Secretaria. Capturista. Analista. Contactos permanentes: Vicerrector. Secretario Particular y Relaciones Públicas. Personal adscrito a la Coordinación y a los Departamentos de Planeación e Imagen Institucional. Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la Institución. Público en general. Función genérica: Elaborar el Programa de Desarrollo del Campus y coordinar las actividades enfocadas al cumplimiento del mismo; así como coordinar la realización de las actividades del Programa de Auditoría Ambiental de la Vicerrectoría, y del programa de seguridad en el trabajo. Dar seguimiento a la actualización de los manuales de organización de las dependencias administrativas, y coadyuvar en las actividades orientadas a la acreditación o certificación de los procesos administrativos y de los programas educativos del Campus Ensenada. 1-151-756-13-01 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 12 de 4 Código: 1-151-756-DPII Funciones específicas: 1. Planear, coordinar y elaborar el Programa de Desarrollo para el Campus Ensenada. 2. Coordinar y elaborar el informe anual de actividades de la Vicerrectoría. 3. Elaborar y actualizar los manuales de organización, sistemas y procedimientos para asegurar el logro de los objetivos de la Vicerrectoría y del Departamento. 4. Dar seguimiento a la actualización de los manuales de organización de las dependencias administrativas y apoyar a las unidades académicas del Campus que así lo soliciten. 5. Coadyuvar en la gestión de procesos orientados a la acreditación o certificación de la calidad de los servicios educativos y de apoyo del Campus Ensenada. 6. Coordinar las actividades enfocadas a la acreditación de procesos administrativos, como Representante de la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría Campus Ensenada. 7. Elaborar y dar seguimiento al programa anual de auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad. 8. Programar y dar seguimiento a las auditorías de certificación a los procesos administrativos de la Vicerrectoría por parte de los Organismos de Certificación externos. 9. Asistir a reuniones de directores y jefes de departamento con el Vicerrector y dar seguimiento a los acuerdos definidos. 10. Coordinar las actividades enfocadas al Programa de Seguridad y al Programa de Auditoria Ambiental para el Campus. 11. Realizar el programa anual de capacitación para el Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría; así como del Programa de Auditoría Ambiental. 12. Verificar que las instalaciones del Campus, cumplan con las medidas de seguridad definidas en las Normas Oficiales Mexicanas; así como los requerimientos definidos por Protección Civil y Bomberos del Municipio de Ensenada. 13. Coordinar la entrega de la Apertura Programática de los Departamentos de la Vicerrectoría; así como los avances trimestrales. 14. Apoyar en las actividades para el diseño y desarrollo del sitio web de la Vicerrectoría, con base a los estándares definidos por la Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional. 15. Asistir a reuniones del Subcomité de Compras y Adquisiciones del Campus. 1-151-756-13-01 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 13 de 4 Código: 1-151-756-DPII 16. Revisar y analizar la información relacionada con actividades de planeación e imagen institucional. 17. Asignar y supervisar actividades del personal a su cargo. 18. Asistir a los eventos oficiales en representación del Vicerrector, cuando así le sea solicitado. 19. Llevar a cabo la planeación, organización y supervisión de las actividades para la realización de eventos académicos, culturales, y deportivos universitarios. 20. Establecer una adecuada comunicación entre el personal a su cargo para fomentar el espíritu de colaboración. 21. Recibir y dar contestación a la correspondencia o documentación que le sea dirigida, canalizándola a quien corresponda. 22. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia. 23. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados por su jefe inmediato. 1-151-756-13-01 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 14 de 4 Código: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional 1-151-756-DPII Requisitos: Contar con título profesional de licenciatura de la profesión a que se refiere el puesto. Comprobante de experiencia mínima de dos años en puesto o actividades similares. Ser organizado y contar con habilidades de comunicación oral y escrita. Habilidad para coordinar y dirigir acciones de personal. Aprobar examen psicométrico. Revisión y aprobación: Nombre Puesto Elaboró: M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Revisó: Dr. Oscar Roberto López Bonilla Vicerrector, Campus Ensenada Aprobó: Dr. Oscar Roberto López Bonilla Vicerrector, Campus Ensenada Firma 1-151-756-13-01 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Secretaria No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 15 de 4 Código: 1-151-756-DPII Ubicación del puesto: Vicerrectoría Campus Ensenada. Nivel del puesto: VIII Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional. Contactos permanentes: Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas. Alumnos y egresados. Público en general. Función genérica: Elaborar todos los trabajos que le sean encomendados, así como realizar funciones de tipo administrativo inherentes al Departamento, brindando trato amable y cortés al personal de la Institución y público en general. 1-151-756-13-02 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Secretaria No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 16 de 4 Código: 1-151-756-DPII Funciones específicas: 1. Atender y asesorar a los alumnos, egresados, personal académico, administrativo y comunidad en general que soliciten información sobre actividades y trámites que se realizan en el departamento. 2. Atender las llamadas telefónicas y turnarlas a quien corresponda, tomando el recado cuando la persona solicitada esté ausente o no pueda atender el teléfono. 3. Llevar un control de las llamadas de larga distancia y a teléfonos celulares para remitir la información a la instancia correspondiente. 4. Elaborar con buena presentación, ortografía y redacción todo tipo de documento impreso y electrónico, solicitado por el jefe de departamento. 5. Mantener un control numérico de los documentos elaborados. 6. Recibir y registrar todos los documentos y correspondencia que le sean entregados, turnándolos al jefe del departamento para su posterior distribución y archivo, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 7. Apoyar en la reproducción de documentos impresos para la difusión de las actividades del departamento. 8. Recibir y enviar por fax información, cuando se requiera. 9. Llevar y mantener actualizada la agenda de compromisos de el jefe del departamento y notificarle con anticipación de los eventos que están agendados. 10. Turnar a quien corresponda para su firma, la documentación que así lo requiera. 11. Elaborar las solicitudes de compras, comisiones, servicios, servicios varios, y servicios especiales, que le sean encomendados por su jefe, llevando un control de los gastos. 12. Vigilar que las existencias de papelería y útiles de oficina se mantengan en niveles de operación, solicitando lo necesario cuando así se requiera. 13. Recibir el material y equipo de oficina, verificando que sea el solicitado. 14. Llevar un control del fondo fijo de caja chica apegándose al procedimiento indicado por el departamento de tesorería. 15. Brindar apoyo logístico en los eventos especiales que organice o participe el Departamento. 16. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean encomendados para el desempeño de sus actividades. 1-151-756-13-02 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Secretaria No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 17 de 4 Código: 1-151-756-DPII 17. Sugerir a su jefe todas aquellas acciones de mejora que considere necesarias para el funcionamiento óptimo del Departamento. 18. Asistir a cursos de capacitación y actualización cuando le sea indicado o autorizado por su jefe. 19. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente por su jefe. 1-151-756-13-02 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 18 de 4 Campus Ensenada Nombre del Puesto: Código: 1-151-756-DPII Secretaria Requisitos: Contar con certificado de carrera técnica que comprenda mecanografía, gramática, redacción, ortografía, correspondencia, documentación y archivo. Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar. Criterio necesario para resolver problemas de su competencia. Conocimientos de paquetería de cómputo. Poseer habilidad de comunicación verbal y escrita. Aprobar examen psicométrico. Revisión y aprobación: Nombre Elaboró: M.A. Isela Romero Castillo Revisó: Aprobó: Puesto Firma Auxiliar Administrativo Especializado M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional 1-151-756-13-02 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Capturista No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 19 de 3 Código: 1-151-756-DPII Ubicación del puesto: Vicerrectoría Campus Ensenada. Nivel del puesto: V Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional. Contactos permanentes: Personal adscrito al departamento. Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la institución. Función genérica: Apoyar en las diferentes actividades organizadas por el Departamento y la Vicerrectoría del Campus; así como recoger la gaceta universitaria en Tijuana y distribuirla en el Campus. 1-151-756-13-03 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Capturista No. Revisión : 04 Efectividad : 03/10/2013 Página : 20 de 3 Código: 1-151-756-DPII Funciones específicas: 1. Apoyar en la logística y organización de eventos institucionales que le sean solicitados por su jefe inmediato. 2. Apoyar en actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Vicerrectoría Campus Ensenada (VCE). 3. Organizar y mantener actualizada la carpeta de la alta dirección con los requerimientos específicos que correspondan a las auditorías internas y externas al SGC de la VCE. 4. Mantener actualizada la tabla general de los indicadores del SGC de la VCE. 5. Dar seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y proyectos de mejora para llevar a cabo los cierres de las mismas o los ajustes pertinentes para su cumplimiento. 6. Verificar que todos los documentos del SGC de la VCE referente a manuales de gestión de calidad, procedimientos, instructivos, formatos, listas maestras, etc., cumplan con los requerimientos para su modificación, alta o baja de los mismos. 7. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean encomendados para el desempeño de sus actividades. 8. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia. 9. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios para la mejor realización de sus funciones. 10. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe inmediato. 11. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente por su jefe inmediato. 12. Elaborar los informes de los cohortes generacionales de cada programa educativo por unidad académica. 13. Elaborar la presentación con los requerimientos específicos para las revisiones directivas que se originan dentro del SGC de la VCE. 1-151-756-13-03 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Analista No. Revisión : 01 Efectividad : 03/10/2013 Página : 21 de 4 Código: 1-151-756-DPII Ubicación del puesto: Vicerrectoría Campus Ensenada. Nivel del puesto: XIII Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional. Contactos permanentes: Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas. Empresas de recolección de residuos. Profesores (ras) de las unidades académicas o institutos Alumnos y Egresados Público en general. Función genérica: Realizar todas las actividades relacionadas con el plan de acción de auditoría ambiental del Campus Ensenada, referentes a la prevención y control en la contaminación del agua, manejo y resguardo adecuado de los residuos peligrosos, de manejo especial y sólidos urbanos, ruido ambiental, riesgo y atención a emergencias ambientales y los indicadores respectivos de cada rubro. Todo esto, de acuerdo a los programas específicos de las distintas unidades académicas y dependencias administrativas. 1-151-756-13-04 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Analista No. Revisión : 01 Efectividad : 03/10/2013 Página : 22 de 4 Código: 1-151-756-DPII Funciones específicas: 1. Apoyar en la elaboración, implementación y evaluación del Plan de Desarrollo del Campus Ensenada. 2. Elaborar informes de las actividades realizadas, cuando así se requiera y turnarlo a su jefe inmediato. 3. Difundir, distribuir y, en su caso producir el material impreso de campañas institucionales. 4. Apoyar en la organización de eventos diversos de la Vicerrectoría y/o del Departamento. 5. Apoyar en las actividades concernientes a la certificación ambiental del Campus. 6. Aplicar la legislación en materia ambiental y de seguridad e higiene laboral por medio del conocimiento, selección y análisis de la normatividad relativa al giro de la institución, para la prevención y control de la contaminación. 7. Participar en las inspecciones y auditorías internas y externas ambientales aplicables. 8. Actualizar o modificar, cuando así se requiera la documentación del sistema de gestión ambiental referente a los residuos peligrosos y de manejo especial. 9. Informar de la normativa interna sobre gestión de residuos al personal de las unidades académicas o departamentos, según sea el caso. 10. Comprobar que las etiquetas de los contenedores de los residuos del almacén temporal, contenga toda la información correspondiente a la identificación del contenido del contenedor. En caso contrario, no admitir el almacenamiento de esos residuos en el almacén temporal de residuos peligrosos. 11. Vigilar que las etiquetas y contenedores se mantenga en correcto estado de conservación. 12. Verificación de almacenaje de acuerdo a la corriente residual, en el almacén temporal de residuos peligrosos. 13. Vigilar el cumplimiento de los procedimientos de residuos peligrosos y la normalidad vigente. 14. Participar en las actividades relacionadas al área de protección civil del Campus. 15. Participar en la implementación y seguimiento de programas y sistemas de calidad de su área de trabajo. 16. Organizar y/o participar en la realización de eventos relacionados con el área. 17. 1-151-756-13-04 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Nombre del Puesto: Analista No. Revisión : 01 Efectividad : 03/10/2013 Página : 3 de 4 Código: 1-151-756-DPII 18. Mantener en orden y actualizado el archivo de información a su cargo. 19. Asistir a reuniones de trabajo que convoca el jefe inmediato. 20. Recopilar la información académica/administrativa necesaria para la realización de diversas actividades programadas por el departamento, especialmente la concerniente al seguimiento de las acciones implementadas en los procesos de certificación ambiental. 21. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean encomendados para el desempeño de sus actividades. 22. Sugerir a su jefe todas aquellas acciones de mejora que considere necesarias para el funcionamiento óptimo del departamento. 23. Asistir a cursos de capacitación y actualización cuando le sea indicado o autorizado por su jefe. 24. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente por su jefe. 1-151-756-13-04 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, No. Revisión : 01 Efectividad : 03/10/2013 Página : 4 de 4 Campus Ensenada Nombre del Puesto: Código: 1-151-756-DPII Analista Requisitos: Contar con título profesional grado de licenciatura o a las actividades a que se refiere el puesto. Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto o actividades similares. Conocimiento sobre paquetería office. Habilidades para coordinar y dirigir acciones del personal Deberá poseer además hábitos de organización Aprobar examen teórico y práctico. Aprobar examen psicométrico Revisión y aprobación: Nombre Elaboró: C.P. Rafael Miramontes Avalos Puesto Firma Analista Revisó: M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Aprobó: M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional 1-151-756-13-04 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Título: Elaboración del Programa de Desarrollo del Campus No. Revisión : 02 Efectividad : 03/10/2013 Página : 25 de 2 Código: 1-151-756-DPII Revisión Histórica: No. de revisión Fecha de efectividad 02 03/10/2013 Descripción del cambio Actualización del manual de organización del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Objetivo: Procedimiento para la elaboración del Programa de Desarrollo del Campus Ensenada. Unidad ejecutora Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Jefes de Departamento y Directores de las Unidades Académicas del Campus Ensenada Vicerrector del Campus Ensenada Coordinador de Planeación y Desarrollo Institucional Actividad Solicitar por oficio y/o correo electrónico aportaciones a los jefes de departamento y a los directores de las unidades académicas, las estrategias que sugieren para cada una de las iniciativas institucionales del Plan de Desarrollo Institucional de la UABC. Revisar y analizar las aportaciones de los directivos. Desarrollar el Programa de Desarrollo del Campus Ensenada. Recibir el correo y generar las estrategias que van a implementar durante el periodo indicado. Elaborar el documento y enviar por correo al Departamento de Planeación e Imagen Institucional. Revisa el documento del Programa de Desarrollo para el Campus. Aprueba el Programa. Envía el Programa a la Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional para su revisión. Revisar el Programa del Campus y enviarlo al Rector para su aprobación. Formatos (número de copias y su distribución) UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Título: Elaboración del Programa de Desarrollo del Campus No. Revisión : 02 Efectividad : 03/10/2013 Página : 26 de 2 Código: 1-151-756-DPII Revisión y aprobación: Nombre Puesto Elaboró: M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Revisó: Dr. Oscar Roberto López Bonilla Vicerrector Campus Ensenada Aprobó: Dr. Oscar Roberto López Bonilla Vicerrector Campus Ensenada Firma UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Elaboración del Informe de Actividades de la Vicerrectoría del Campus Ensenada. Título: No. Revisión : 02 Efectividad : 30/05/2010 Página : 27 de 2 Código: 1-151-756-DPII Revisión Histórica: No. de revisión Fecha de efectividad 02 03/10/2013 Descripción del cambio Actualización del manual de organización del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Objetivo: Procedimiento para la elaboración del Informe de Actividades de la Vicerrectoría del Campus Ensenada. Unidad ejecutora Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Jefes de Departamento de la Vicerrectoría Campus Ensenada Vicerrector del Campus Ensenada Coordinador de Planeación y Desarrollo Institucional Actividad Solicitar por oficio y/o correo electrónico el reporte de actividades a los jefes de los departamentos de la Vicerrectoría. Revisar y analizar la información obtenida. Desarrollar el Informe de Actividades de la Vicerrectoría del Campus Ensenada. Recibir el correo y generar el reporte de actividades. Enviar por correo el reporte de actividades del departamento, a Planeación e Imagen Institucional. Revisar el informe de actividades. Aprobar el informe. Enviar el Informe a la Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional para su revisión. Revisar el informe de actividades del Campus. Formatos (número de copias y su distribución) UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Departamento de Planeación e Imagen Institucional, Campus Ensenada Elaboración del Informe de Actividades de la Vicerrectoría del Campus Ensenada. Título: No. Revisión : 02 Efectividad : 30/05/2010 Página : 28 de 2 Código: 1-151-756-DPII Revisión y aprobación: Nombre Puesto Jefe del Departamento de Planeación e Imagen Institucional Elaboró: M.C. Jesus Everardo Olguín Tiznado Revisó: Dr. Oscar Roberto López Bonilla Vicerrector Campus Ensenada Aprobó: Dr. Oscar Roberto López Bonilla Vicerrector Campus Ensenada Firma