Universidad Tecnològica de Querètaro

Universidad Tecnològica de
Querètaro
Firmado digitalmente por Universidad Tecnològica de Querètaro
Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnològica de
Querètaro, o=UTEQ, ou=UTEQ, [email protected], c=MX
Fecha: 2015.08.13 12:09:28 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO
Nombre del proyectó:
“GESTIÓN DE REFACCIONES POR SOFTWARE MP8”
Empresa:
NUEVA TECNOLOGÍA EN ALIMENTACIÓN S.A. DE C.V. (NUTEC)
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de:
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN MANTENIMIENTO ÁREA
INDUSTRIAL.
Presenta:
BLANCA FERRUZCA LUNA
Asesor de la UTEQ
Ing. María Guadalupe Lugo G.
Asesor de la organización.
Ing. Mariano Anievas Guerrero
Santiago de Querétaro, Qro. Agosto del 2015
Resumen
En el siguiente texto se mostrara la aplicación y ejecución de inventario de
refacciones mediante el software MP8, es de gran utilidad, ya que nos permite
llevar un control adecuado dentro del almacén de refacciones existentes,
reduciendo paras en planta.
Como primer instancia se realizó el inventario físico de todas las refacciones
existentes en el almacén y retirando lo obsoleto, posterior a ello se realizó la
asignación de códigos para su ubicación e identificación y así poder capturar en
el MP8.
Se capturo en el programa MP8, en el módulo de catálogo donde el usuario
registra en los todos sus productos y a su vez el catálogo de los proveedores que
suministran dichos productos.
Se encuentra otro modulo el cual nos avisara si se requiere de abastecimiento
de refacciones, así como también nos permite realizar órdenes de compra.
Se pudo habilitar el campo de inventarios de refacciones, el control de las mismas
y determinar el stock necesario para almacenar.
2
Description
I have my internship at EURO NUTEC PREMIX. The company is big, clean,
organized, illuminated and comfortable. The working environment is respectful,
easy going, and friendly among all the employees. The area of Maintenance is
small, neat and clean. My advisor is the engineer Mariano Anievas Guerrero. He
is young, strong, intelligent and tall. He has big and brown eyes, dark brown short
hair. He is honest, happy, funny, committed, friendly, gentle and hard-working.
3
Agradecimientos
Agradezco a DIOS porque siempre estuvo conmigo, por haberme otorgado la
fortaleza y salud para soportar cada desfallecimiento, cada tropiezo y permitir
realizarme como técnico superior universitario, una de las grandes metas en mi
vida.
Mis padres
A ellos les doy las gracias por darme su entero apoyo, por aconsejarme y
llenarme de palabras de ánimo y motivación para seguir adelante como persona
y estudiante, por darme ejemplo de humildad, superación, sacrificio y de valorar
todo lo que tengo.
Mis hermanos y hermanas
Por confiar y creer en mí, darme la oportunidad de seguir con mi preparación, por
darme palabras de ánimo, su apoyo incondicional, por transmitir sus
conocimientos de experiencias vividas.
4
Mis profesores
Gracias por darme los conocimientos, consejos y críticas necesarios para crecer
como mejor persona.
Mis compañeros y amigos
A todos ellos por apoyarme en todo momento, por los conocimientos que me
aportaron, la confianza y alegrías vividas.
5
Índice
RESUMEN ...................................................................................................................................... 2
DESCRIPTION ............................................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................... 4
ÍNDICE. ........................................................................................................................................... 6
I.
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 7
II.
ANTECEDENTES............................................................................................................. 8
III.
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 13
IV.
OBJETIVOS .................................................................................................................... 14
V.
ALCANCES .................................................................................................................... 15
VI.
ANÁLISIS DE RIESGOS ............................................................................................... 17
VII.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................................................... 18
VIII.
PLAN DE ACTIVIDADES .............................................................................................. 38
IX.
RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS .................................................................. 39
X.
DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................... 40
XI.
RESULTADOS OBTENIDOS ........................................................................................ 65
XII.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................... 67
XIII.
ANEXOS……………………………………………………………………………………
XIV.
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………
6
I.
Introducción
El presente proyecto se refiere al tema de inventario de refacciones la gran
importancia que tiene para el Departamento de Ingeniería y Servicios en la
empresa EURO-NUTEC PREMIX, teniendo como principal objetivo la
administración de refacciones por Software MP8, que
permite mantener
organizada y actualizada toda la información del almacén de materiales y
refacciones en el Departamento de Ingeniería y Servicios, se describen cada uno
de los campos, el uso y aplicación del software MP8 , como agregar un nuevo
producto, los proveedores, la asignación de máximos y mínimos requeridos para
mantener el stock necesario, así como el campo de abastecimiento que nos
indicara cuando es necesario adquirir más refacciones y los costos, los
movimientos que se realizan en el almacén y el historial de los inventarios.
Se dará cuenta de las ventajas que tiene la aplicación inventario de refacciones
del software MP8.
7
II.
Antecedentes
II.I Antecedentes Empresa
EURO NUTEC PREMIX S.A. de C.V. ubicada en el Parque Bernardo Quintana,
Avenida el Marques # 32, en el Estado de Querétaro, inicia sus actividades a
finales del año 2000, producto de la co-inversión franco-mexicana entre
(Consejos y Competencias en Producción Animal) y
, empresa que tiene
como objetivo principal la formulación, producción de premezclas, y servicios
apoyando al crecimiento y desarrollo de nuestro cliente dentro del mercado
agropecuario, es ahora una empresa ejemplar que cuenta con la mejor
infraestructura y un extraordinario equipo humano para ayudar a producir mejores
alimentos, para la creciente población en el país y en el mundo.
II.I.I Política de calidad.
En EURO-NUTEC PREMIX, la satisfacción del cliente es lo más importante por
lo cual todos los que trabajamos en esta empresa nos comprometemos a
proporcionar servicios y productos de acuerdo a los requerimientos acordados
con los clientes, y mejorar continuamente la efectividad del sistema a través del
cumplimiento de los objetivos de calidad.
II.I.II Valores
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1) Compromiso con la excelencia.
Cumple tus compromisos completamente y llévalos hasta sus últimas
consecuencias.
Siempre entrega más de lo que se espera de ti.
Asegura que tu trabajo este siempre libre de errores y lleno de detalles
que lo hagan único.
Logra que tu trabajo y tu persona llegue a ser “lo mejor de lo mejor”
siempre considerando tu entorno.
2) Servicio apasionado.
Escucha abiertamente a todos y compréndelos profundamente antes de
emitir siquiera una opinión.
Descubre que es lo que más le gusta a quienes sirves y entrégaselos con
creatividad.
Has sentir “únicas” a las personas a las que les brindas tu servicio.
No esperes a que te pidan las cosas, anticípate y ofrece soluciones
memorables.
Asegura el éxito de cada proyecto comunicando lo necesario a todos los
involucrados.
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3) Respeto y valoración de equipo
Trata a los demás como a ellos les gusta ser tratados.
Has sentir a los demás que su trabajo es tan importante como el tuyo.
Valora y reconoce al buen trabajo y esfuerzo de tus compañeros.
Mantén siempre una actitud positiva y promueve esa energía.
Sonríe y diviértete con tu trabajo.
Disfruta tus logros y éxitos tanto como los de tus compañeros.
4) Supera-innovación.
haz que lo imposible sea posible.
Lee, estudia y capacítate todo el tiempo.
Enfrenta tus problemas como retos y aprende de tus errores.
Nunca hagas suposiciones, confirma toda la información.
Expresa y defiende tus propias ideas con valor, más respeta y valora las
ajenas.
Mantén la mente abierta y estimula constantemente tu curiosidad para
aprender, innovar, proveer soluciones.
5) Ser grupo Nutec.
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Vive y promueve nuestros valores.
Siente mucho orgullo por tu empresa.
Atrévete a cumplir tus sueños y nunca te rindas.
Nunca tomes nada que no sea tuyo, ni material ni intelectual.
Optimiza tus recursos con los que haces tu trabajo.
En todo lo que hagas, cuida el medio ambiente y logra que tu entorno se
mantenga impecable.
II.I.III Principales productos
 GRANUMIX (premezcla para ponedoras, proceso de granulación de
partículas sin el uso de calor o humedad).
 EUROAVICOQ (es un producto para mejorar la calidad del cascaron de
gallinas ponedoras y reproductoras).
 EURODERMATOP (producto diseñado para mejorar la calidad de
emplume e integridad de la piel de los pollos de engorda).
 EUROTERM (premezcla de vitaminas, minerales y aditivos que está
diseñado para prevenir y atenuar problemas asociados al estrés calórico).
 EUROOXILIB (cambio nutricional para mejorar la salud de las aves. La
mortalidad tardía).
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 EUROPROFLORA (es una combinación de extractos de plantas y ácidos
orgánicos, para generar un intestino sano a través del mantenimiento de
la integridad intestinal).
 NUPIO (programa de alimentación diseñada especialmente para la
recepción del pollito de engorda).
II.II Antecedentes del proyecto
Actualmente en la empresa EURO NUTEC PREMIX, en el Departamento de
Ingeniería y servicios presenta un problema en Almacén; falta de inventario de
refacciones que se utilizan para los mantenimientos de maquinaria, lo cual genera
gastos muy elevados, tiempos muertos y paros que afectan a la producción ya
que no siempre se cuentan con refacciones necesarias.
Este departamento no cuenta con vales o formatos donde se registren entradas
y salidas de refacciones, así como herramientas y equipos los cuales también
afectan al realizar mantenimientos.
El departamento de ingeniería y servicios ha considerado modernizarse,
habilitando la aplicación inventarios de refacciones del MP8.
12
III.
Justificación
La importancia de desarrollar este proyecto es para llevar un mejor control dentro
del almacén del Departamento de Ingeniería y Servicios, asegurar el stock de
refacciones necesarias, así mismo evitar excesos y faltantes de inventarios para
la realización de mantenimientos y evitar paros inesperados que afecten la
producción.
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IV.
Objetivos
 Habilitar el campo de inventarios refacciones del MP8 para su aplicación.
 Reducir un 90% paros en producción por faltantes de refacciones.
 Llevar un control de entradas y salidas de refacciones dentro del almacén
por medio del MP8
 Determinar el stock de inventarios de refacciones en el almacén.
 Elaborar formatos para registro de entrada y salida de refacciones.
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V.
Alcances
Este proyecto se realizara solo en el Departamento de Ingeniería y Servicios
empresa EURO NUTEC PREMIX S.A. de C.V. En un periodo de 4 meses, para
llevar el control más preciso en el Almacén.
Etapa 1
Se me dio a conocer el problema existente en la empresa falta de inventario en
el Departamento de Ingeniería y Servicios, breve recorrido dentro y fuera de
planta, así como breve introducción al uso del MP8.
Etapa 2
Seleccionar y clasificar, realizando inventario físico de refacciones existentes en
el almacén, así mismo retirar todo lo obsoleto, clasificar refacciones de acuerdo
a su utilidad y área, etiquetar los espacios asignados.
Etapa 3
Elaboración de
formatos en los cual se registren entradas y salidas de la
tornillería y refacciones, para llevar control más específico de las piezas.
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Etapa 4
Capacitación de la aplicación inventario de refacciones en el MP, asignación de
códigos.
Etapa 5
Levantamiento de refacciones utilizadas por cada máquina, para pedir a
proveedores.
Etapa 6
Captura de refacciones en software MP8 con código asignado con anterioridad
de acuerdo a el área.
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VI. Análisis de riesgos
Para este proyecto se determinaron ciertos riesgos los cuales pueden afectar el
cumplimiento de las actividades programadas como:
Tiempo: tener demoras por dar prioridad a actividades no correspondientes al
proyecto y por la ampliación de Almacén Ingeniería y Servicios.
Material: falta de recursos materiales necesario para realizar las actividades.
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VII. Fundamentación teórica
De acuerdo a los libros de los empresarios.
Artículo 25
Hace mención a que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada,
adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico
de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e
inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes
o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro
Diario.
Artículo 28
El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado
de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los
balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del
ejercicio y las cuentas anuales.
Inventario
Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas,
productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que
posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura.
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( QUE ES INVENTARIO, s.f.)
Tipos de inventarios
Las empresas mantienen cuatro tipos de inventarios:
Inventario de materia prima se compró, pero no se ha procesado. Este
inventario se puede usar para desunir (es decir, separar) a los proveedores del
proceso de producción. Sin embargo, el enfoque preferido consiste en eliminar
la variabilidad en cantidad, en calidad o en tiempo de entrega por parte del
proveedor, así que la separación no es necesaria.
El WIP (Work In Process; Inventario de trabajo en proceso)
es de
componentes o de materia prima que ha sufrido ciertos cambios pero no están
terminados. El WIP existe por el tiempo requerido para
hacer un producto
(llamado tiempo del ciclo). Reducir el tiempo del ciclo disminuye inventario.
Los MRO
son inventarios dedicados a suministros de mantenimiento,
reparación y operaciones necesarios para mantener productivos la maquinaria
y los procesos. Estos inventarios existen porque no se conocen la necesidad y
los tiempos de mantenimiento y reparación de algunos equipos. Aunque la
demanda del inventario MRO
suele ser una función de los programas de
mantenimiento, es necesario anticipar las demandas no programadas de MRO.
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El inventario de bienes terminados está constituido por productos completados
que esperan su embarque. Los bienes terminados pueden entrar en inventario
por no conocer las demandas futuras del cliente.
El análisis ABC divide el inventario disponible en tres clases con base a su
volumen anual de dinero. El análisis ABC es una aplicación a los inventarios de
lo que se conoce como principio de Pareto. El principio de Pareto establece que
hay “pocos artículos cruciales y muchos triviales”. La idea es establecer políticas
del inventario que centren sus recursos en las pocas partes cruciales del
inventario y no a las muchas partes triviales. No es realista monitorear los
artículos baratos con la misma intensidad que a los artículos costosos.
A fin de determinar el volumen anual en dinero para el análisis ABC, se mide la
demanda anual de cada artículo del inventario y se le multiplica por el costo por
unidad. Los artículos de clase A son aquellos que tienen un alto volumen anual
de dinero. Aunque estos artículos pueden constituir solo un 15% de todos los
artículos del inventario, representando entre el 70% y 80% de uso total en dinero.
Los artículos del dinero de clase B tienen un volumen anual en dinero intermedio.
Estos artículos representan alrededor del 30% de todo el inventario y entre un
15% y un 25% del valor total. Por último, los artículos de bajo volumen anual en
dinero pertenecen a la clase C y puede presentar solo un 5% de tal volumen pero
casi el 55% de los artículos en inventario.
Las políticas que pueden basarse en el análisis del ABC incluyen:
20
1. Los recursos de compra que se dedican al desarrollo de proveedores deben
ser mucho mayores para los artículos A que para los artículos C.
2. Los artículos A, a diferencia de los B y C, deben tener un control físico más
estricto; quizá deban colocarse en áreas más seguras y tal vez la exactitud
de sus registros en inventario debe ser verificada con más frecuencia.
3. El pronóstico de los artículos A merecen más cuidado que el de los otros
artículos.
Exactitud en los registros
La exactitud de los registros permite a la organización enfocarse en aquellos
artículos que son más necesarios, en vez de tener la seguridad de que “algo de
todo” está en inventario. Solo cuando la organización puede determinar con
exactitud qué está disponible es capaz de tomar decisiones concretas acerca de
pedidos, programación y embarque.
Para asegurar lo anterior es necesario llevar un buen registro de entradas y
salidas, así como la seguridad del almacén la organización y los cajones, los
espacios en anaquel se etiquetaran con exactitud. (Heizer, 2009)
Inventarios físicos
Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen
divergencias entre las cantidades físicas (reales) y las cantidades indicadas por
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el Kardex o el sistema computarizado. Con el objetivo de mitigar esto, es
necesario efectuar inventarios físicos.
Los inventarios físicos suelen efectuarse periódicamente, casi siempre
coincidiendo con el cierre del periodo fiscal de la organización, para efecto del
balance contable.
Existen dos tipos de inventarios físicos:

Inventarios físicos puntuales: Son aquellos realizados al menos una vez
cada año, y por su dimensión y grado de certeza usualmente se hace
necesario restringir la actividad normal del almacén. En este caso se
efectúa un conteo ítem por ítem, luego se compara contra lo indicado por
el Kardex. Las diferencias son sometidas a un análisis posterior.

Inventarios físicos permanentes, continuos o cíclicos: Estos se
efectúan en lo corrido del año sobre cantidades pequeñas de producto, o
sobre productos específicos. El objetivo de este inventario es el repartir la
carga de trabajo de manera más uniforme, permitiendo así disponer de
información más precisa sobre las existencias.
Los beneficios que otorga a una organización la realización de un inventario físico
son:
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
Permite verificar la diferencia entre las existencias contenidas en los
sistemas de información y las existencias reales.

Permite verificar la diferencia entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.

Proporciona aproximaciones del valor total de las existencias, para efectos
de balances. (López, 2012)
Almacén
El almacén se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que
representan una inversión cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable
y conocedor de los artículos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de
los mismos que puedan perjudicar las operaciones de producción o de ventas.
El almacén: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional
de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia,
control
y
abastecimiento
de
materiales
y
productos.
Funciones
Las funciones más importantes y comunes a todo tipo de almacén son:
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Recepción: Recibir para su guarda y protección todo tipo de artículos: materias
primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la
fabricación, el
mantenimiento
y
la
oficina.
Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o
productos
recibidos,
tanto
su
cantidad
como
su
buen
estado.
Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de
materiales o productos, para contar con datos al día de las existencias.
Mantenimiento: Conservar el almacén limpio y en orden, de tal manera que los
materiales o productos de cierto tipo o clase estén en solo lugar, para facilitar su
localización y
recuento.
Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos
de producción, o en su caso, de los productos terminados al departamento de
embarques, requeridos
para su
venta.
Los principios básicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacén:
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a) Debe existir un solo acceso para la recepción de materiales o productos y toda
operación de entrada al almacén requerirá del documento autorizado según el
procedimiento
establecido.
b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe
encontrarse
siempre
bajo
la
responsabilidad
de
una
sola
persona.
c) El responsable del almacén, hasta donde sea posible, debe asignar funciones
específicas de recepción, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo
su
mando.
d) La disposición del almacén deberá facilitar el control de materiales o productos
y
su
rápida localización cuando
sean requeridos.
e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las
existencias.
f) Es necesario informar periódicamente a contabilidad sobre las entradas y
salidas del almacén de materiales o productos, así como a producción y ventas
de las existencias de materiales y productos terminados, respectivamente.
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g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre común, debiendo
ser conocido y utilizado por compras, producción y ventas. Dicha identificación
será
codificada
siempre
que
sea
posible.
h) Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en estantes, anaqueles o espacios marcados con una
nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando se
haya de
buscar.
i) La identificación y ubicación de cada material o producto debe de anotarse en
la
tarjeta
de
registro
y
control
de
existencias
correspondiente.
j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda
operación de salida del almacén requerirá del documento autorizado según el
procedimiento
establecido.
Tipos de almacén
Las mercancías que custodia, resguarda, controla y abastece el almacén de una
empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo,
pueden
ser
los
siguientes:
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Almacén
de
materias
primas:
La función principal de este almacén es el abastecimiento oportuno de materias
primas y partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa
de gran tamaño puede existir un almacén central y uno o varios sub-almacenes,
según la distribución de la planta y las necesidades de los distintos
departamentos
productivos.
Almacén
materiales auxiliares:
de
Los materiales auxiliares, también llamados indirectos, son todos aquellos que
no pueden ser identificados con precisión, en cuanto su cantidad y valor, en un
producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o
empacarlo. Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes,
estopa, etc.; para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos, etiquetas, cajas
de
cartón,
etc.
La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a
los departamentos productivos, a la sección de empaque, así como de informar
a departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de
los materiales que maneja. Este almacén puede ser una sección del almacén de
materias primas, cuando las necesidades de la organización no requieran de una
instalación
especial.
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Almacén
de
productos
en
proceso:
Si los productos están en proceso de elaboración, son guardados bajo custodia
y control, intencionalmente previstos por la organización, se dice que están en un
almacén de productos en proceso. En una empresa de gran tamaño, puede existir
uno o varios almacenes de este tipo, según las necesidades de fabricación.
Almacén
de
productos
terminados:
La función del almacén de productos terminados es dar servicio al departamento
de ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento
de
despachar
Almacén
se
los
pedidos
refacciones y
a
los
clientes.
herramientas:
Cuando el departamento de mantenimiento mecánico o eléctrico se encuentra
fuera del área de fábrica, se considera conveniente que tenga su propio almacén
de refacciones y herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y
con un control tan estricto como el de los demás almacenes, especialmente sobre
esas herramientas o útiles que se prestan a distintos operarios de producción o
de
mantenimiento.
Almacén de materiales obsoletos:
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Los materiales o productos obsoletos son aquellos que producción ya no utilizan
o ventas no puede distribuir, porque han sido sustituidos por otros, o bien, porque
se encuentran en mal estado y para su control, deben separarse y ubicarse en
un lugar específico. Este almacén existirá en una empresa de gran tamaño, en
caso contrario, podrá ocupar una sección determinada del almacén de materias
primas. (Seral, 2015)
Máximos y mínimos en inventarios
El MÁXIMO es la cantidad tope de cada material o de cada producto que debe
almacenarse. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre
la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como máxima.
El MINIMO es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer,
también es conocida como RESERVA, cantidad de materiales o de productos
que se mantiene en existencia como una previsión de seguridad, o para casos
en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas
lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumos más rápidos,
por salidas a producción o por ventas a clientes.
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Llevar niveles de existencia MÁXIMOS y MINIMOS es muy importante en todo
almacén, ya que nos ayudan a no caer en excesos de inventarios y por otro lado
disminuir el riesgo de faltantes a producción o ventas. (BARAJAS, 2015)
Esta técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario,
además de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar
corresponde a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y
las Existencias Actuales de inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las
fechas establecidas de revisión corresponderán a aquellos que busquen
reaccionar a una fluctuación anormal de la demanda de unidades que haga que
los niveles de inventario lleguen al límite mínimo antes de la revisión. Numerosos
sistemas automatizados emplean la técnica de máximos y mínimos calculando
puntos de revisión y solicitando automáticamente órdenes de compra con sus
respectivas cantidades a solicitar.
Teniendo en cuenta que:

Pp: Punto de pedido

Tr: Tiempo de reposición de inventario (en días)

Cp: Consumo medio diario

Cmx: Consumo máximo diario
30

Cmn: Consumo mínimo diario

Emx: Existencia máxima

Emn: Existencia mínima (Inventario de seguridad)

CP: Cantidad de pedido

E: Existencia actual
Las fórmulas matemáticas utilizadas en la técnica son:
Emn: Cmn * Tr;
Pp: (Cp * Tr) + Emn
Emx: (Cmx * Tr) + Emn;
CP: Emx - E
(López, 2012)
MP8 (Mantenimiento Preventivo versión 8)
El MP es un CMMS, de sus siglas en inglés Computerized Maintenance
Managment System. El objetivo principal del MP es ayudarle a administrar la
gestión de mantenimiento de una manera eficiente, manteniendo toda la
información de su departamento de mantenimiento documentada y organizada
31

Documente en el MP toda la información referente a sus equipos e
instalaciones, como por ejemplo planos, diagramas, especificaciones,
localización, datos del proveedor, etc.

Documente los planes o rutinas de mantenimiento de cada uno de sus
equipos y genere con el MP los calendarios de mantenimiento en forma
automática.

Día con día, el MP informa sobre los trabajos de mantenimiento que se
deben realizar y una vez que se realizan, el MP reprograma la fecha
próxima
para
cuando
deban
volver
a
realizarse,
ajustando
automáticamente los calendarios de mantenimiento.

Automatice y simplifique con el MP los procesos de generación, control y
seguimiento de las órdenes de trabajo.

Mantenga control total sobre su inventario de repuestos y disminuya
niveles de inventario mediante la adquisición de repuestos justo a tiempo.

Mantenga organizada y disponible para consulta toda la información
histórica referente a trabajos realizados y recursos utilizados.

Genere gran cantidad de reportes, índices y gráficas relacionados con la
gestión de mantenimiento.
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Beneficios al implementar el MP
El mantenimiento es considerado hoy en día un factor estratégico cuando se
busca incrementar los niveles de productividad, calidad y seguridad en una
empresa. Es por ello que una empresa que aspire a ser más competitiva y
eficiente debe adoptar técnicas y sistemas que le permitan garantizar la
continuidad en sus procesos productivos y uniformidad en la calidad de sus
productos y servicios

Debido a la dinámica y a la cantidad de información que se necesita tener
organizada para llevar a cabo una buena gestión de mantenimiento, sólo
con un CMMS es posible mantener accesible y al día toda esa información.

Un sistema computarizado de mantenimiento como el MP se encarga
de informar oportunamente sobre los trabajos de mantenimiento que
deben realizarse, generando historiales que permiten medir el desempeño
de mantenimiento y tomar acciones para mejorarlo. Muchos son los
beneficios tangibles e intangibles que pueden obtenerse por la
implementación del MP.

Un ambiente de trabajo en donde el mantenimiento se limita a reparar
fallas, propicia el trabajo bajo presión, lo cual repercute en la calidad del
trabajo y se traduce en mayores exposiciones al riesgo de daños en los
equipos y personas. El cambio de mantenimiento de emergencia a
33
mantenimiento preventivo organizado llega a representar ahorros muy
importantes para una empresa. Mediante un mantenimiento preventivo
organizado es posible prever las fallas antes de que ocurran, realizando
simples rutinas de inspección, ajuste, lubricación o cambio de piezas
menores.

Por lo general, la mayoría de las fallas mayores inician con el desgaste de
un componente menor que al fallar desencadena un problema de
magnitud mucho mayor. Estas fallas por lo general son previsibles y
pueden evitarse llevando a cabo simples rutinas de mantenimiento
preventivo, redundando en una importante reducción en los costos de
mantenimiento al preveer fallas mayores.

El desperfecto de una pieza por falta de mantenimiento puede ocasionar
también fallas que paralicen la producción por horas o incluso días,
generando fuertes pérdidas. De aquí la importancia de contar con un
sistema que permita dirigir eficiente y puntualmente las tareas de
mantenimiento preventivo, evitando paros en la producción.

En general, el MP contribuye de manera significativa a garantizar una
continuidad en los procesos de producción, además de prolongar la vida
útil de los equipos.

Otra ventaja de éste CMMS es que permite dejar documentada toda la
información del departamento de mantenimiento. Con ello, al haber
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cambios en el personal de mantenimiento, la información sobre los
trabajos que se deben realizar, trabajos realizados, fallas, historiales, etc,
queda grabada en el sistema, garantizando así una continuidad en el
seguimiento de los programas de mantenimiento. (MP Gestión de
Mantenimiento - MPsoftware - CMMS, 2007)
Aplicación inventario de refacciones
El Inventario de Refacciones o insumos internos permite mantener organizada y
actualizada toda la información del almacén de materiales y refacciones, como
existencias, costos, localización o incluso fotografías de sus productos. Permite
además controlar eficientemente diferentes tipos de movimientos de entradas y
salidas, así como valuar el almacén por diferentes métodos de costeo.
Permite también un registro detallado de sus proveedores, relacionar diferentes
proveedores para un producto y la opción de manejar multi-almacenes. Incluye
un poderoso módulo de compras que permite calcular el abastecimiento y
organizar las compras por proveedor antes de emitir las órdenes de compra. El
programa permite además llevar control sobre el estado de las órdenes de
compra, informando sobre vencimientos en los plazos de entrega, arribos y
entregas parciales.
Especificaciones:
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 Catálogo de productos con amplio espacio para teclear la descripción y
además un campo memo para especificaciones.
 Asociación de imágenes o fotografías.
 Catálogo detallado de proveedores con teléfono, extensión y correo
electrónico de hasta 3 ejecutivos.
 Capacidad de manejar multi-almacenes. Permite hacer traspasos entre
almacenes y consultar existencias de un producto en los diferentes
almacenes.

Permite registrar diferentes tipos de movimientos de entradas y salidas
foliando consecutivamente los documentos en forma corporativa o
independiente.
 Kardex detallado de entradas y salidas de cada producto.
 Permite escoger entre diferentes métodos de costeo (UEPS, PEPS y
COSTO PROMEDIO), presentando un análisis comparativo del valor del
almacén calculado con diferentes métodos.
 Manejo de divisas
 Cálculo del abastecimiento.
 Liga con el programa de Mantenimiento Preventivo MP versión 8 para
calcular el abastecimiento en función de los mantenimientos programados
logrando así la adquisición de refacciones justo a tiempo.
 Módulo para organizar las compras por proveedor.
36
 Emisión y seguimiento de las órdenes de compra indicando vencimientos,
entregas totales y parciales.
 Manejo de diferentes presentaciones para un mismo producto (litro, galón,
cubeta, tambo) al elaborar la orden de compra.
 Historial de movimientos.
 Diferentes niveles de acceso para cada usuario.
 Amplia variedad de reportes.
 Respaldo automático de información.
 Importación de información de otros sistema
Ventajas
Existen en el mercado varios sistemas integrales de administración que
normalmente incluyen un programa de inventario, sin embargo, esos programas
de inventario en su mayoría no fueron diseñados específicamente para
administrar un inventario de refacciones.
El Inventario de Refacciones es un programa especialmente diseñado para la
administración de un almacén de refacciones y materiales de consumo, con
características y funciones específicas para tal fin.
Esta característica de diseño aunada a la agilidad de captura y operación que el
Inventario de Refacciones ofrece, hace de él sin lugar a dudas, la mejor opción
para administrar su almacén de refacciones en forma fácil y eficiente.
(ALTERNATIVAS CONSIDERADAS - Angelfire, 2015)
37
VIII. Plan de actividades
38
IX. Recursos materiales y humanos
EURO NUTEC PREMIX S.A. de C.V.
TABLA DE RECURSOS
Recursos humanos
Recursos materiales
Auxiliares de
Hojas blancas
Ingeniería y servicios.
Asesor de la UTEQ.
Computadora
Asesor de la
Impresora
organización.
Cuaderno
Estantes
Lapicero
DYMO
Software MP8
Contenedores
39
X.
Desarrollo del proyecto
Una de las actividades iniciales de mayor importancia es el levantamiento del
inventario físico inicial del Departamento de Ingeniería y Servicios.
La primera etapa del proyecto fue un recorrido por la empresa mostrando las
instalaciones y la
maquinaria existente, así mismo se realizó
una breve
introducción del software MP8, utilizado para los mantenimientos preventivos.
En la segunda etapa se realizó la selección y clasificación de tornillería y
refacciones de acuerdo a medidas, material y utilidad a su vez se realizó
inventario físico llevando un conteo de lo existente en el almacén y retirando lo
obsoleto.
Tercera etapa se capturo inventario de tornillería y refacciones en Excel, para
la elaboración de formatos internos de entrada y salida (anexo 1), ya que existen
formatos (vales de salida de material, salida de equipo, vale préstamo de
herramienta) a nivel grupo NUTEC (anexo 2) utilizados en la administración de
equipo y refacciones.
Posteriormente en la cuarta etapa se llevó a cabo la capacitación de aplicación
inventario de refacciones MP8, por videos que el mismo programa proporciona
(anexo 3)
En la siguiente etapa se realizó el documento de códigos en Excel (anexo 4),
de acuerdo al siguiente sistema, Figura 1
Figura 1.Estructura de códigos.
En esta etapa se llevó acabo el levantamiento de refacciones necesarias para
determinar el stock dentro del almacén, se realizó un formato para ayuda de esta
actividad. (Anexo 5)
En la última etapa se capturo en el software MP8 inventario de refacciones todo
lo existente en el almacén, enseguida se muestran los pasos para la realización
de esta actividad.
Pasos para capturar las refacciones en el MP.
En la pantalla del inventario de refacciones hay como menús; barra de
herramientas y barras de estado.
Menú principal
El menú principal está localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la
pantalla y está estructurado en cuatro modelos básicos.
41
Catálogos. Es el modulo donde el usuario registra en el catálogo todos sus
productos y forma además el catálogo de los proveedores que subministran
dichos productos.
Inventario. Es el modulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del
inventario como movimientos de entrada y salida, consultas de existencias y
movimientos, valuación del inventario, etc.
Compras. Es el modulo que permite calcular los materiales que deben
abastecerse al almacén. Organizar la compra de productos por proveedor y
generar las órdenes de compra.
En este módulo los usuarios podrán consultar los archivos históricos de todos
los movimientos de cierres anteriores, así como archivos históricos de compras
realizadas en cierres anteriores, etc.
El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa haciendo clic derecho
sobre el modulo correspondiente.
Al seleccionar un módulo el programa despliega las aplicaciones dentro. Las
opciones de cada uno esta representadas por un icono, en el momento que el
usuario selecciona un módulo del menú principal el programa presenta la
ventana con la información disponible y una barra con el encabezado de la
ventana mostrando la ubicación
y al mismo tiempo aparece la barra de
herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción
seleccionada. Figura 2
42
Figura. 2. Módulos principal del inventario de refacciones.
CATÁLOGO DE PRODUCTOS
En el catálogo de productos es en donde se dan de alta todos los productos en
el inventario en seguida se muestra como:
Se da clic en el módulo catálogos donde nos despliega una lista de tres
aplicaciones en este caso se usara la que dice catálogo de productos, a su vez
nos posicionamos en la barra de herramientas en la cual podremos agregar,
modificar o eliminar productos.
AGREGAR
1.- Al dar clic en agregar nos aparece una ventana en la que se tiene que
capturar los siguientes campos. Figura 3.
El campo (1) No. De parte, permite registrar la clave, código o número con el
que se identifica al producto internamente en la empresa.
43
El campo (2) Descripción, permite registrar el nombre del producto y algunas
características que ayuden a diferenciarlo de otro similar.
El campo (3) Unidad, se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad
mínima de salida del producto (Eje. Pza., Jgo, Kg, Lt, etc.), al momento de
efectuar la compra, el programa permite escoger entre diferentes presentaciones
(tambo, cubeta, galón, caja, etc.), sin embargo, la unidad se refiere a la unidad
mínima con la que el producto es utilizado o retirado del almacén para llevar a
cabo un determinado mantenimiento.
El campo (4) Clasificación, permite registrar agrupaciones o familias de
productos, lo cual es bueno para poder hacer consultas con mayor rapidez y la
posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones (ferretería,
automotriz, lubricantes, etc.)
El campo (5) Especificaciones, es donde el usuario hace una larga descripción
en base al producto (dimensiones, material de fabricación, cuidados para su
almacenamiento, etc.)
El campo (6) Tiempo de procedimiento, es el tiempo promedio estimado que
transcurre (en días) desde que el producto es solicito al departamento de
compras hasta que este es entregado por el proveedor del almacén. Este tiempo
de procedimiento es muy útil para calcular el abastecimiento de productos
próximos a utilizar, permitiendo la programación adecuada de las compras y la
posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto “justo a tiempo”.
44
El recuadro (7) Imagen asociada, permite asociar una imagen al producto para
observar como es físicamente.
El recuadro (8) Multialmacenes, muestra los almacenes que contienen o
manejan el producto en cuestión.
El botón (9) Equivalencia de marcas, permite registrar diferentes marcas
equivalentes y sus correspondientes números de parte del fabricante o
proveedor.
Figura. 3. Ventana agregar nuevo producto.
Una vez que se da de alta un producto este se agrega al listado para formar el
catálogo de productos, es conveniente recordar que para capturar este catálogo
no es necesario utilizar todos los campos ya que también puede ser formado
utilizando los campos marcados con (*). Los cuales son indispensables para
registrar un producto en el catálogo.
45
Además de contar con el botón de agregar también cuenta con lo siguiente
Figura 4.
2. Modificar. En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información
registrada de un producto que ha sido dado de alta en el catálogo.
3. Eliminar. Un producto solo se puede dar de baja cuando no tenga movimientos
de entrada y salida registrados en el periodo si ocurre lo contrario este solo se
puede eliminar después de que se efectué un cierre.
4. Consulta. Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la información
registrada en el catálogo para el producto que se ha seleccionado.
5. Buscar. Esta herramienta permite al usuario a localizar un producto
rápidamente en el catálogo tan solo tecleando una palabra, frase o parte de ella,
sin importar la posición en la que se encuentre dicha frase.
6. Filtro. Mediante la opción filtro el usuario puede limitar la lista de productos en
el catálogo, a aquellos que cumplen ciertas condiciones
Figura. 4. Imágenes de los campos del catálogo de productos
46
IMPRESIÓN
El nombre de la compañía y el logotipo, en la barra de menú › herramientas ›
opciones › empresa el usuario personaliza el inventario registrando el nombre
de su compañía, mismo que aparece como encabezado en todos los reportes
impresos. El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa
como el R.F.C, domicilio, teléfono y departamento que emite los diferentes
reportes. Figura 5.
Figura.5. En esta ventana se puede configurar de tal forma que las impresiones
salgan con el logotipo de la empresa.
CATÁLOGO DE PROVEEDORES
En este módulo se forma el catálogo de empresas o personas físicas
(proveedores) que subministran productos al almacén, es indispensable que el
usuario registre los siguientes datos. Figura 6.
El campo (1) Proveedor. Se utiliza para registrar el nombre de la persona o razón
social de la empresa que abastece de productos al almacén.
47
El campo (2) R.F.C. Es el Registro Federal del Contribuyente del proveedor de
productos
El campo (3) al campo (11) Se registra la información referente a la ubicación
física y telefónica del proveedor.
El campo (12) Clasificación. Permite al usuario registrar agrupaciones o familias
de proveedores basándose en alguna característica. En algunas ocasiones
resulta de gran utilidad agrupar a los proveedores.
El campo (13) Divisas. Se refiere a las unidades monetarias que utilizan los
proveedores para la venta de sus productos.
El campo (14) al (17) el usuario registra información referente al nombre de hasta
tres contactos, teléfono, extensión y correo electrónico en cada uno de ellos.
El campo (18) Comentarios. Es donde el usuario registra información adicional
del proveedor.
48
Figura. 6. En esta ventana se puede agregar un nuevo proveedor.
Una vez que se da de alta un proveedor, este se agrega al listado para formar el
catálogo de proveedores. Es conveniente recordar que para formar el catálogo
no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado
solo utilizando los campos marcados con (*) el cual es indispensable para
registrar un producto en el catálogo.
MOVIMIENTOS AL ALMACÉN
La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediante
documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada
o salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento.
49
Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismo
documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios
productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden
de compra. De igual forma un mismo documento de salida ampara la salida de
uno o varios productos.
MOVIMIENTOS DE ENTRADA
El programa permite generar cinco tipos de documentos de entrada al almacén
como pueden ser: Figura 7.
Entrada por compra. Se refiere al ingreso de productos al almacén por la compra
directa a un proveedor esta puede ser de dos formas.

Referida a una orden de compra generada por el programa

Referida a un documento externo
Entrada de fábrica. Es el ingreso de productos al almacén que fueron fabricados
dentro de la misma empresa, por ejemplo, engranes, soportes, tornillería, etc. Y
por consiguiente no existe factura, remisión o nota de venta. El documento de
referencia podría ser una orden de trabajo u orden de fabricación.
Traspaso de otro almacén. El traspaso de productos de un almacén a otro puede
ser de dos formas.

Entre almacenes dados de alta en el inventario (multi-almacenes)
50

Entre almacenes totalmente desligados.
Corrección de documento. En algunas ocasiones al elaborar un documento de
entrada o salida se comete algún error, por lo que será necesario corregir ese
documento. La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya
una vez elaborado el documento, este puede ser consultado pero no modificado.
La forma de hacer una corrección es mediante un documento nuevo que
contrarreste el error.
Ajuste. Esta opción resulta útil para generar un movimiento de ajuste en forma
manual.
Figura. 7. En esta ventana se pueden observar los diferentes tipos de entrada.
MOVIMIENTOS DE SALIDA
51
Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de
productos de un almacén, como en las entradas también las salidas cuentan con
cinco tipos de documentos. Figura 8.
Salida. Cuando uno o más productos se retiran del almacén, el encargado
registra en un documento de salida los productos, indicando opcionalmente algún
dato de referencia, un destino y centro de costo ala que será cargado este
documento. Cada vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa
agrega un número de folio consecutivo a dicho documento.
El centro de costos es la cuenta contable a la que se le hará el cargo
correspondiente y el destino es el nombre de la persona quien recibe los
materiales.
Traspaso a otro almacén. Se refiere al traspaso de un producto de un almacén
a otro. Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa
(multi-almacenes) será necesario generar primero el documento de salida por
traspaso de almacén origen, el cual servirá posteriormente como referencia para
ingresar el o los productos al almacén destino.
Devolución al proveedor. Se refiere a la salida de un producto o productos del
almacén, que son regresados a un cierto proveedor por alguna causa, los
productos quedan relacionados en un documento de salida, el cual puede ser
consultado en cualquier momento.
52
Corrección de documento. En algunas ocasiones al elaborar un documento de
entrada o salida se comete algún error, por lo que será necesario corregir ese
documento. La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya
una vez elaborado el documento, este puede ser consultado pero no modificado.
La forma de hacer una corrección es mediante un documento nuevo que
contrarreste el error.
Ajuste. Esta opción resulta útil para hacer ajustes resultados de pérdida de
mercancía, daño físico o por diferencias arrojadas resultado de un inventario
físico.
Figura. 8. En eta ventana se puede apreciar la localización de los diferentes
tipos de salidas
MOVIMIENTO POR INVENTARIO FÍSICO
53
Generalmente la empresa realiza conteos físicos de los productos existentes en
sus almacenes para comprobar que las existencias físicas concuerdan con las
existencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que se
realizan dichos inventarios físicos varía de una empresa a otra.
El conteo físico puede arrojar diferencias de más o de menos contra las
existencias del sistema. El movimiento por inventario físico, no es otra cosa que
un movimiento de ajuste para hacer coincidir las existencias físicas con las del
sistema.
Para facilitar el ajuste el programa incluye un formato especial en donde el
usuario simplemente va anotando las discrepancias que resulten de un conteo
físico. Al presionar el botón generar documento de ajuste, automáticamente el
programa calcula las diferencias y genera un documento de entrada y otro de
salida según sea el caso en el que se incluyen todos y cada uno de los productos
que resultaron con alguna diferencia en el conteo físico. Como resultado de
generar estos documentos de ajuste por inventario físico. Terminaran
coincidiendo las existencias físicas y las del sistema.
Durante un inventario físico, el almacén permanece cerrado y no deben hacerse
movimientos de entrada o salida durante el conteo.
Para facilitar el conteo físico resulta útil ordenar el reporte en base a la
localización de los productos dentro del almacén e imprimir el reporte ordenado
de esta forma
54
Para llevar a cabo muestreo periódicos, resulta útil filtrar el listado condicionado
al costo de los productos, limitando así el conteo a aquellos productos de mayor
valor.
EXISTENCIAS Y VALUACIÓN
Esta opción permite al usuario conocer la existencia al día de cada uno de los
productos y calcular el valor total del almacén.
Si se tiene activada la opción multi-almacenes, es posible consultar las
existencias de un producto en los diferentes almacenes.
De esta forma, si un almacén no tiene existencias de un producto determinado,
podrá encontrar fácilmente si otro de los almacenes si lo tiene y realizar
movimientos (traspasos) entre un almacén y otro.
El programa también permite valuar (costear) el inventario por cualquiera de los
siguientes métodos. Figura 9.
P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas). Se refiere al método de
valuación de inventarios, mediante el cual los productos que se van retirando del
almacén pertenecen a la primera capa, es decir a la primera entrada. Los retiros
del almacén siempre se realizan de la primera a la última entrada o capa, de
modo que los primeros productos que entran son los primeros en salir del
almacén.
55
U.E.P.S. (Últimas Entradas Primeras Salidas). En este método los productos que
se van retirando del almacén pertenecen a las últimas capas, es decir, a la última
entrada, los retiros se van realizando de la última entrada o capa, a la primera.
De modo que los primeros productos en entrar al inventario son los últimos en
salir del almacén.
Monetario o precio de reposición. Este método valoriza el inventario al precio que
tiene el producto en el mercado, porque en países con altas tasas de inflación, el
valor del inventario tiende a aumentar con relación al incremento en el costo de
los productos.
Promedio ponderado la valuación del inventario se lleva a cabo en base al costo
promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacén el costo
promedio se va modificando. Por lo que en esta forma de valuación se toma en
cuenta la cantidad del producto que ingresa por el costo unitario del mismo, el
costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por el
costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo
promedio.
El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una
empresa, por lo que resulta importante seleccionar el método de costo más
adecuado. La selección del método que se ha de implementar en la valuación
depende de un análisis particular de cada empresa.
56
Figura. 9. Aquí se muestran las diferentes formas de costeo.
KARDEX
El programa permite consultar en forma cronológica el detalle de los
movimientos de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear
los saldos de un producto desde su entrada inicial al almacén hasta la fecha, el
usuario puede inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en
un periodo de tiempo determinado.
La consulta de kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del último cierre
hasta el día de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, desde el
historial de movimientos. Figura 10.
57
Figura. 10. Aquí se pueden observar todos los movimientos efectuados en un
periodo para algún producto en especial.
MÁXIMOS, ÓPTIMOS, MÍNIMOS Y LOCALIZACIÓN
Mínimo. Es la cantidad mínima de un producto que debe de haber en existencia
siempre en el almacén.
Máximo. Es la existencia máxima permitida de un producto. Al establecer las
cantidades máximas se garantiza que la inversión en el inventario nunca
sobrepasara de ciertos límites.
Optimo. El nivel óptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias
máximo y el mínimo.
Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideración varios
aspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacén y el
monto de la inversión asignada al inventario. Normalmente se busca que la
58
inversión en inventarios sea lo más baja posible, sin afectar por ello el correcto
y oportuno abastecimiento de refacciones.
En el módulo de abastecimiento el programa detecta los productos cuyas
existencias se encuentren por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para
llegar al nivel óptimo establecido por el usuario.
Cuando el inventario se encuentra ligado al programa de Mantenimiento
Preventivo MP el módulo de abastecimientos podrá calcular y determinar las
cantidades que deben abastecerse al almacén en función de los mantenimientos
preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase
el nivel máximo establecido.
HISTORIAL DE MOVIMIENTOS
Historial de movimientos en el periodo. Todos los movimientos de entrada y
salida generados en el periodo podrán consultarse directamente en la opción
movimientos al almacén del módulo inventario.
Una vez que se efectúa el cierre, todos los movimientos de entrada y salida
pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para
comenzar un nuevo periodo contable, por lo que a partir del cierre los
movimientos anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo de cierre del
59
menú principal. De la misma manera el historial del kardex permite analizar en
forma cronológica los movimientos de entrada y de salida de un producto
determinado realizados en periodos anteriores o actuales. Figura 11.
Figura. 11. Aquí se pueden observar todos los movimientos efectuados en un
periodo ya cerrado o sin cerrar para algún producto en especial.
ABASTECIMIENTO
Este módulo calcula y sugiere en forma automática, las cantidades de productos
que deben abastecerse al almacén para mantenerlo en su nivel óptimo.
El programa detecta aquellos productos cuyas existencias se encuentran por
debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para llegar al nivel óptimo que ha
sido establecido previamente por el usuario, el cálculo de abastecimiento se
realiza para cada uno de los almacenes registrados en el programa.
Cuando el programa de inventarios se encuentra ligado al programa de
Mantenimiento Preventivo MP este módulo de abastecimiento calcula y sugiere
60
las cantidades de productos que deben de abastecerse al almacén en función
de los mantenimientos preventivos programados, garantizando así la adquisición
de refacciones justo a tiempo, reduciendo los niveles de existencias en el
inventario. Figura 12.
Figura. 12. Aquí se pueden observar cómo se realiza un abastecimiento ligado
al MP.
PROVEEDORES POR PRODUCTO
El programa permite establecer los proveedores que subministran cada uno de
los productos. Cada producto puede tener registrado uno o más proveedores. El
objetivo de asignar proveedores a los productos es agilizar el proceso de
compras, indicando cuales son los que subministran dicho producto.
El trabajo de establecer los proveedores para cada uno de los productos puede
llegar a ser una ardua tarea, sin embargo, este trabajo puede hacerse en forma
gradual y transparente para el usuario. Ya que los proveedores también se van
61
asignando conforme entran los materiales al almacén. Cuando damos entrada a
un material al almacén, indicamos el proveedor del producto con el transcurso
del tiempo, todos los productos que hayan ingresado al almacén terminaran con
uno o varios proveedores asignados, en forma totalmente transparente para el
usuario.
El programa permite además designar a uno de los proveedores como
predeterminado por omisión, es decir, como el proveedor sugerido para que
siempre nos abastezca dicho producto. Al tener un proveedor como
determinado, organizar las compras se agilizan aún más, ya que no tendremos
que seleccionar el proveedor. Figura 13.
Figura. 13. En esta ventana se muestra como asignar a un proveedor.
ÓRDENES DE COMPRA
Las órdenes de compra se pueden generar de dos formas. Figura 14.
62
Manual. La orden de compra es generada directamente en este módulo sin la
ayuda del organizador de compras, por lo que cualquier producto que se
encuentre registrado en el catálogo de productos puede ser incluido directamente
en una orden de compra.
Las órdenes de compra pueden ser generadas en forma automática cuando
previamente se han organizado las compras en el organizador de compras. La
ventaja de generar las órdenes de compra en forma automática radica en que el
programa agrupa automáticamente en una misma orden de compra, todos los
productos por compra a un mismo proveedor, pero primero el usuario deberá
determinar en el organizador de compras a quien se le va a comprar, las
cantidades a comprar y el precio del proveedor correspondiente.
Figura 14. En esta ventana se muestra los tipos de órdenes de compra que se
pueden generar en el programa.
63
PRODUCTOS EN PEDIDO
La opción productos en pedido del módulo de compras muestra en pantalla
analista de todos aquellos productos que se encuentran en algún pedido
pendiente por surtir al almacén.
Para cada producto que se encuentre en pedido, el usuario podrá consultar la
cantidad pendiente por surtir y el número de la orden de compra
correspondiente. Con el número de la orden de compra, el usuario podrá dar
seguimiento a la misma en la opción órdenes de compra de este mismo módulo
de compras.
HISTORIAL DE COMPRAS
Historial de órdenes de compra en el periodo. Todas las órdenes de compra
generadas en el periodo podrán consultarse directamente en la opción órdenes
de compra del módulo de compras.
Historial de órdenes de compra en periodos anteriores.
Una vez que se efectúa el cierre, las órdenes de compra que ya fueron
abastecidas en su totalidad, pasan a un historial de compras, por lo que a partir
del cierre las compras anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo de
cierres del menú principal. Las órdenes de compra que no fueron abastecidas
en su totalidad al momento del cierre, permanecerán en la opción órdenes de
compra del módulo de compras.
64
XI. Resultados obtenidos
Se habilito la aplicación de inventario de refacciones a un 80% capturando las
refacciones existentes dentro del almacén en espera de dar buenos resultados
dando la utilidad adecuada.
Se ha reducido un 50% de paros en producción por falta de refacciones, de tal
manera que se espera llegar al porcentaje estipulado en los objetivos, esto debido
a la ampliación del almacén del Departamento de Ingeniería y Servicios, lo cual
no ha permitido adquirir el stock necesario de refacciones.
Para el control de entradas y salidas de refacciones se ha realizado en un 70%
al no habilitar al 100% la aplicación de inventarios y refacciones del software, por
dar prioridad a otras actividades fuera del proyecto.
Por medio del levantamiento de refacciones se determinó el stock necesario para
el almacén de refacciones.
Se elaboró formato interno al 100% para el registro de entradas y salidas de
refacciones dentro del almacén ayudando en lo que se habilita al 100% le
aplicación de inventarios y refacciones.
65
OBJETIVOS
 Habilitar
RESULTADOS OBTENIDOS
Se habilito
el
campo
un 80% el campo de
de
inventario
de
refaccione
del
MP8,
inventario de refacciones del
capturando las refacciones existentes
MP8 para su aplicación.
dentro del almacén.
 Reducir un 90% paros en
Se ha reducido un 50% de paros en
producción por falta de refacciones.
producción por faltantes de
refacciones.
 Llevar un control de entradas
Se ha realizado en un 70% al no
habilitar al 100% la aplicación de
y
salidas
de
refacciones
inventarios y refacciones del software
dentro del almacén por medio
MP8.
del MP8.
 Determinar
Se determinó el stock necesario para el
el
stock
de
almacén de refacciones.
inventario de refacciones en
el almacén.
 Elaborar
Se elaboraron formatos los cuales nos
formatos
para
permiten tener registro de refacciones
registro de entrada y salida
de salidas y entradas.
de refacciones.
66
XII. Conclusiones y recomendaciones
En la estancia dentro de la empresa como practicante, viví varias experiencias
particularmente en el almacén
al no contar con nada que
ayudara en la
administración y control de inventario de refacciones, al tener todo en desorden
sin poder identificar las refacciones que se necesitaban para los mantenimientos,
causaban demoras en los equipos y a su vez en producción en lo que se pedían
al proveedor.
Por ello el ordenar y clasificar por áreas las refacciones y de la misma manera
habilitar la aplicación de inventario de refacciones el cual será de gran utilidad
en tener un mejor control de las refacciones y abastecer el stock necesario.
La práctica real dentro de una empresa me ayudara a crecer profesionalmente,
y tener una idea más al presentarse un problema y el tiempo de respuesta tiene
que ser inmediato.
Las recomendaciones que hago para dar seguimiento al proyecto es dar utilidad
a los formatos de entradas y salidas de refacciones asignar una persona para
llevar el registro adecuado dentro del almacén, contar con más proveedores que
den respuesta inmediata a la entrega de refacciones.
.
67
XIII. Anexos
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 5
XIV. Bibliografía
Sitios Web
QUE ES INVENTARIO. (s.f.). Obtenido de http://www.gestiopolis.com/que-es-inventario-tiposutilidad-contabilizacion-y-valuacion/#que-es-un-inventario
BARAJAS, G. H. (09 de 08 de 2015). Máximos Y Mínimos - Estratega Sistemas. Obtenido de
http://www.estratega-sistemas.com/descargas/MaximosYMinimos.pdf
Garcia, L. M. (s.f.). universidad tecnológica del estado de querétaro. Obtenido de
http://www.uteq.edu.mx/tesis/IN/026.pdf
López, B. S. (2012). Control Preventivo de Inventarios - Ingeniería Industrial. Obtenido de
http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/administraci%C3%B3n-de-inventarios/control-preventivo-de-inventarios/
MP
Gestión de Mantenimiento - MPsoftware http://www.gestiondemantenimiento.com/mp/#
CMMS.
(2007).
Obtenido
de
Seral, M. (09 de 08 de 2015). Tipos almacén. Obtenido de http://isidrocovarrubiasrodriguezisidro.blogspot.mx/2012/05/funciones-y-tipos-de-almacen.html
Libro
Heizer, J. (2009). Administracion de inventarios. En J. Heizer, Principios de ADMINISTRACION DE
OPERACIONES (págs. 484-486). México, Edo.: PEARSON Educación.