5 cosas que sus hojas de cálculo no pueden hacer

5 cosas
que sus hojas
de cálculo no
pueden hacer
Excelente martillo,
pésimo destornillador
El análisis de datos es cada vez más importante.
Para muchos, Excel es la herramienta de análisis
por excelencia. Pero, aunque sea muy útil,
no puede hacer todo. La exigencia de obtener
más información a partir de los datos va en
aumento. Sin embargo, las hojas de cálculo
no siempre cuentan con las funcionalidades
que proporcionan la información necesaria.
¿Cuál es la buena noticia?
Existen muchas otras herramientas.
Presentamos cinco
métodos para
trascender los
límites de las hojas
de cálculo y sacar
el máximo provecho
de los datos.
Integración de todos sus datos
Independientemente del tamaño de su organización, es
probable que tenga muchísimos datos diseminados por todos
lados. Ya no se encuentran solo en hojas de cálculo, sino que
están en la nube y en almacenes de datos en las instalaciones
físicas (in situ). Por algo se llaman big data. Los datos
de redes sociales, los datos de transacciones, los registros
de clientes y los análisis web son solo unos pocos ejemplos
de la información que no puede analizarse adecuadamente
en hojas de cálculo. Los usuarios de Excel y Google suelen
verse forzados a usar subconjuntos de datos para hacer
análisis ad hoc. Por lo tanto, solo pueden obtener respuestas
insuficientes. La realidad es que, con una hoja de cálculo
que tiene un millón de filas, se dará de cabeza
contra la pared.
Integración de todos sus datos
Tanto si llena sus hojas de cálculo hasta la capacidad
máxima o trabaja con conjuntos de datos más pequeños,
la ejecución de macros y cálculos sofisticados puede colapsar
los programas y dejarlo esperando completamente frustrado.
Usted está demasiado ocupado para perder tiempo
determinando de qué conjuntos de datos puede prescindir,
o calculando cuánto tardará en actualizar sus cálculos.
“Ahora, todos los datos están integrados en una base
de datos segura. Pero las visualizaciones y los informes
no solo están disponibles para el usuario con la hoja
de cálculo de Excel, sino para todas las personas
a las que hayamos concedido acceso”.
Roberto Bertolini, director de tecnologías
de la información, Granja Regina
Para obtener la información
más precisa a partir de los
datos, es importante poder
usar tantos datos como sean
necesarios a fin de observar
el panorama completo.
Conéctese a todos
sus datos y analícelos,
sin importar la cantidad
ni el lugar dónde
se encuentren. Además,
garantice la rapidez
del proceso.
Combinación y limpieza de datos
Un informe trimestral típico puede incluir datos exportados
de su sistema de administración de relaciones con los clientes,
más datos extraídos de su base de datos de ventas y aún más
datos publicados por su equipo financiero.
Con las hojas de cálculo, puede pasar horas trabajando
en cada conjunto de datos para detectar relaciones,
darles una apariencia unificada e incorporarlos
a una presentación.
Existe un método más eficaz.
La solución consiste en combinar
los datos de múltiples fuentes.
Combinación y limpieza de datos
Combinar distintos conjuntos de datos en un campo común
le permite obtener una visión única e integral de las cosas,
como el rendimiento, y hacer un seguimiento de las metas
alcanzadas en cada paso de su proceso. Con la herramienta
adecuada, puede crear enlaces a cada una de sus fuentes de
datos, tanto en tiempo real como mediante extracciones,
y hacer combinaciones con facilidad.
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Independientemente del tipo
de datos, combinar estos en
un campo común incrementará
la comprensión y permitirá
tomar mejores decisiones.
Obtenga más información
sobre cómo hacerlo en este
tutorial breve.
Combinación y limpieza de datos
Al combinar datos, también es
importante mantenerlos limpios.
Por ejemplo, en la mayoría de las hojas
de cálculo, las fechas se almacenan en
líneas que ocupan diferentes columnas.
Por ese motivo, trabajar con ellas
es complicado y caótico.
Tener la capacidad de quitar filas
no deseadas y la flexibilidad de cambiar
el nombre de dimensiones y medidas,
sin importar los títulos originales,
es fundamental. Y, lo que es mejor,
ninguno de estos cambios compromete
la actualización de sus datos.
Mejores visualizaciones
Las visualizaciones de datos deben ser fáciles y rápidas
de leer. Las hojas de cálculo y las tablas basadas en números
suelen ser todo lo contrario. Este es un caso de uso en el que,
verdaderamente, una imagen vale más que mil palabras.
Por supuesto, las herramientas de hojas de cálculo
permiten crear algunos gráficos básicos, que vienen
incorporados. Pero, en el mercado de hoy en día,
los gráficos básicos incorporados son solo elementales,
y los verdaderos aportes de los datos se encuentran
en múltiples tipos de visualizaciones avanzadas.
¿Esta situación le resulta conocida?
Mejores visualizaciones
Termina su análisis y sabe exactamente qué gráfico desea
mostrar en su próxima presentación. Se toma su tiempo y
realiza una serie de pasos para crear el gráfico. Está muy
contento con el resultado. Mientras tanto, espera que no
se produzca ningún cambio antes de su reunión.
Llega a la reunión y le hacen preguntas que el gráfico
no responde de inmediato. Entonces, le piden una
visualización diferente para responder las nuevas
preguntas. Ahora, debe comenzar otra vez y programar
una nueva reunión.
Deje atrás
estas situaciones
y comience a
diseñar mejores
visualizaciones
de datos.
“Una visualización bien elaborada y meditada
tiene verdadero impacto. Eso no se logra con
una hoja de cálculo”.
Dana Zuber, Wells Fargo
Mejores visualizaciones
Mapas
Los mapas geográficos son un gran
ejemplo de las visualizaciones
mejoradas (los mapas no están entre
los tipos de gráficos incorporados en
las hojas de cálculo). Ver los datos en
un mapa favorece una comprensión
intuitiva que ninguna tabla dinámica
puede propiciar.
Todos
Semana de
fecha
Nada
Sección
Blog
Visitas
13
Comunidad
20 000
Ejemplos
40 000
Registro
60 000
Búsqueda
80 000
Capacitación
≥ 100 000
30 000
Generado
por el usuario
Visitas
424 000
20 000
Visitas
El trazado de los datos
en un mapa revela patrones que
orientan las decisiones e indican
los pasos que se deben seguir.
Tendencias del tráfico del sitio web
País
10 000
0
17 de nov.
22 de nov.
27 de nov.
2 de dic.
7 de dic.
12 de dic.
17 de dic.
22 de dic.
27 de dic.
1 de ene.
Este dashboard está directamente conectado
con Google Analytics. Permite ver fácilmente
las tendencias por país, sección del sitio web
visitada y número de visitas en un período dado.
Mejores visualizaciones
Variedad
No todos los elementos visuales deben
ser gráficos circulares o de barras. El cerebro
humano procesa una cantidad, una visualización
o una imagen como una “pieza” individual
de información. Por lo tanto, el proceso
de comprensión y asimilación de información
es mucho más rápido cuando se muestran
los datos visualmente en un dashboard
con varios tipos de gráficos. Mediante el uso
de múltiples tipos de visualizaciones, colores
y filtros en un dashboard, puede comprender
y compartir rápidamente el panorama completo
para responder todas esas preguntas que
los informes estándar no prevén.
Mejores visualizaciones
Variedad
Análisis de creatividad de Adwords
Creatividad/grupo de anuncios
Costo vs. posición a través del tiempo
Banks Bank{Palabra clave:
¿No tiene el crédito deseado?}Tenemos
una tarjeta Maestro para casi
Seleccionar semana y año:
2006, semana 28
Mostrar historial
0,5
Banks Bank{Palabra clave:Tarjeta
Maestro de Banks Bank}Recupere
su crédito con nuestra tarjeta Maestro
1,0
Bankity{Palabra clave:MaestroCard®
de Bankity Bank}Recupere su crédito
con nuestra tarjeta Maestro.
CPC objetivo en USD
4
0,0 % 2,0 %
CTR
4,0 %
Análisis de creatividad/grupo de anuncios
30 %
CPC promedio (USD)
1,5
Establish{Palabra clave:MaestroCard®
de Bankity Bank}Obtenga crédito con
nuestra tarjeta Maestro.
CTR objetivo en %
3
2,0
2,5
Clics
1
3,0
2000
4000
6000
3,5
20 %
8000
CTR
4,0
≥ 10 000
4000
10 %
CTR
4,5
0,0 %
0%
Semana 32
Semana 31
Semana 30
Semana 29
Semana 28
Semana 27
5,0
Semana 26
Este dashboard ofrece distintas
vistas únicas que le permiten
ver y comprender el rendimiento
de su publicidad. Puede observar
todos los datos e identificar
los canales, los medios
de comunicación, los carteles
y las palabras clave que rinden
y tienen mayor impacto
en los objetivos.
6
5
4
3
Posición promedio
2
1
9,9 %
¿CTR objetivo?
Verdadero
Falso
Mejores visualizaciones
Mirada hacia el futuro
Usar elementos visuales para detectar influencias
estacionales en tendencias temporales le da la capacidad
de hacer pronósticos y planificar apropiadamente. Tome
decisiones basadas en datos de trimestres históricamente
improductivos, bajones estivales y auges de fin de año.
Con solo comprender patrones a través
del tiempo puede tomar decisiones
más informadas sobre el futuro.
Mejores visualizaciones
Mirada hacia el futuro
Análisis de tendencias de las acciones de GE
Seleccionar intervalo de fechas para actualizar la línea de tendencia:
Desde 18/6/2010 hasta 27/6/2011
USD 20,00
200 millones
USD 15,00
150 millones
Volumen
Precio de cierre ajustado
Aquí vemos el precio de las
acciones de GE durante algunos
años. Si observamos solo el último
año, parecería que la tendencia
es descendente. Pero, si ampliamos
el eje de fecha hacia el futuro,
vemos que las acciones podrían
llegar a tener un valor de USD 15
muy pronto. Cambie el intervalo
de fechas del análisis para ver
diferentes líneas de tendencia.
USD 10,00
100 millones
USD
5,00
50 millones
USD 0,00
0
1 de jun.,
2010
1 de ago.,
2010
1 de oct.,
2010
1 de feb.,
2011
1 de dic.,
2010
Fecha
1 de abr.,
2011
1 de jun.,
2011
Mejores visualizaciones
Vigencia e interactividad
A nadie le gusta quedarse sin respuestas, especialmente
en una reunión en la que intenta resolver un problema.
Prepárese para responder preguntas que surjan
en el momento con visualizaciones interactivas.
Los dashboards interactivos con fuentes de datos
vigentes permiten realizar tareas de análisis importantes,
como filtrado de vistas, ajuste de parámetros, cálculos
rápidos y exploraciones profundas para examinar datos
subyacentes. Responda las preguntas imprevistas
de inmediato con unos pocos clics del mouse.
Los datos pueden ser de este trimestre, esta semana,
esta hora o de hace treinta segundos. No hay duda
de que una fuente de datos vigente, o una fuente
que se ajusta a los tiempos de su organización,
mejora su capacidad de resolver problemas
y enriquece sus operaciones.
“La gente reavivó su interés
en hacer preguntas”.
Rishi Kumar, director
de análisis, Unilever
Dashboards de arrastrar y soltar
Dashboard ejecutivo
Ventas por ubicación de clientes
Seleccionar año:
Todos
Región de clientes:
Todas
Ventas
Categoría de producto:
Todas
USD 12
USD 20 000
USD 40 000
Beneficio
USD 80 000
USD 103 506
(USD 19 925)
Empresarial
USD 20 000
Oficina en casa
USD 0
Tecnología
Ventas
Material
Ventas
USD 0
USD 40 000
USD 40 000
Ventas
Consumidor
USD 20 000
USD 40 000
USD 40 000
USD 0
USD 0
USD 0
USD 40 000
Pequeña
empresa
USD 20 000
Ventas
Ventas
USD 40 000
Mobiliario
USD 19 925
Ventas por segmento de clientes
Ventas
Ventas por categoría de producto
USD 0
USD 0
Aunque es posible crear otra versión
de un dashboard en algunas hojas de
cálculo, muchos líderes empresariales
lo evitan. ¿Por qué? Algunos prefieren
no hacerlo porque asumen que, para crear
un dashboard, la única opción es llevar
a cabo un proyecto de TI largo y tedioso.
Segmento de clientes:
Todos
USD 60 000
Ventas
Recopilar toda la información relevante
en un mismo lugar es fundamental
para propiciar conversaciones concretas
e inteligentes. Una pila de impresiones
de hojas de cálculo no es una recopilación
de todos los elementos relevantes
en un mismo lugar. Agregar dashboards
a su kit de herramientas de análisis
le permite considerar todos los factores
pertinentes para sus decisiones a la vez.
2008
2009
2010
2011
2008
2009
2010
2011
Dashboards de arrastrar y soltar
Intente diseñar un dashboard con una interfaz de arrastrar
y soltar. Intente crear filtros y menús desplegables que
lo ayuden a interactuar directamente con la información
mediante un clic del mouse.
“Creo que ahora los análisis son mucho más rápidos
y divertidos. Ya no tengo que manipular los datos
para convertirlos en distintos formatos.
Simplemente arrastro y suelto los datos para observar
las tendencias fácilmente. Es un beneficio enorme”.
Adam Yeoman, analista sénior
de Desarrollo de la Cadena de Suministro, Tesco
Actualizaciones automáticas
Una hoja de cálculo solo es útil hasta la próxima
extracción o actualización de los datos. ¿Qué
pensaría si pudiera crear un dashboard una sola vez
y lo encontrara actualizado cada vez que lo abriera?
Incluso el diseño de un dashboard básico en una
hoja de cálculo puede llevar horas. Con frecuencia,
usted cree que finalizó su tarea y recibe un correo
electrónico con nuevos datos adjuntos. Con la
herramienta adecuada, sus dashboards pueden
conectarse a sus fuentes de datos y actualizarse
automáticamente cada vez que alguien los abra.
Si algunos miembros de su equipo no siempre
están conectados a Internet, puede usar extracciones
y configurarlas para que se actualicen en momentos
determinados. Esta flexibilidad permite diseñar
dashboards con más rapidez y eficacia.
Actualizaciones automáticas
No es necesario que deje de usar hojas de cálculo por
completo. Su integración en el análisis con mejores
visualizaciones de datos es más fácil de lo que cree.
Tableau Software ayuda a las personas a ver y comprender
sus datos, sin importar la cantidad ni el lugar en el
que estén almacenados. Conéctese a sus dashboards,
combínelos, límpielos, visualícelos y compártalos
con rapidez y disfrute de una experiencia óptima
desde su PC o su iPad. Cree y publique dashboards
con actualizaciones de datos automáticas.
Además, comparta esos dashboards con colegas,
socios o clientes, sin necesidad de tener
conocimientos de programación.
Obtenga una versión
de prueba gratuita hoy en
tableau.com/es-es/
products/trial.