elementos de la estrategia de salida - MDG-F

Ventana de medio ambiente y cambio climático
LISTA DE VERIFICACIÓN – ¡SALIDA CON IMPACTO!
¡Salida con impacto! Esta lista de verificación tiene por objeto ayudar a los programas conjuntos a
traspasar actividades sostenibles a los sucesores o asociados elegidos para garantizar unos efectos a
más largo plazo en los interesados y beneficiarios.
La estrategia de salida es necesaria para que entendamos dónde termina la función de los programas
conjuntos y cuál es el momento oportuno para que otros interesados se impliquen más en el programa y
asuman la responsabilidad de su dirección. A continuación se proporcionan dos ideas generales:
Análisis de los resultados previstos de los programas conjuntos: Conviene darse cuenta de que ya
contamos con elementos para las estrategias de salida en nuestros programas conjuntos. Cada uno de
estos programas tiene componentes que se identificaron como resultados finales en la documentación
original del proyecto (por ejemplo, productos o aptitudes o recursos que acordamos ofrecer al finalizar
el proyecto). Si esos resultados siguen satisfaciendo las necesidades de los interesados, puede
considerarse que están incluidos en la estrategia de salida. Definir las estrategias de salida dentro de un
marco tan estrechamente vinculado a los objetivos originales del proyecto hará que la preparación de la
estrategia de salida en términos prácticos y factibles sea más sencilla y eficaz.
Investigación apreciativa: Toda estrategia de salida debe adoptar un criterio de “investigación
apreciativa”, arte y hábito de hacer preguntas que refuercen la capacidad de un sistema de captar,
prever y aumentar el potencial positivo. Para elaborar nuestra estrategia con ese criterio positivo e
inquisitivo, hay que formular una serie de “preguntas incondicionalmente positivas”, que esperamos
ejemplificar en esta lista de verificación. La investigación apreciativa comprende las siguientes etapas: 1)
descubrir los propios aciertos, 2) soñar a dónde vamos, es decir, descubrir la dirección que queremos
seguir, 3) pensar en formas de cumplir ese sueño y 4) hacerlo realidad, es decir, concretar los cambios.
Para más información, véase: http://www.iisd.org/publications/publication.asp?pno=287 y
http://www.iisd.org/ai/.
Nuestra lista de verificación está dividida en 16 secciones de elementos fundamentales identificados.
Dado que esos elementos están muy relacionados entre sí, no debe tratarse ninguna categoría como
si estuviese completamente aislada del resto.
Sírvase remitirse también a las estrategias de salida preparadas por otros programas conjuntos, por
ejemplo, Turquía, Filipinas, Colombia y el Ecuador, para estimular las ideas sobre el tipo de estrategia de
salida que necesita su programa conjunto. En Teamworks compartiremos todas las estrategias de salida
preparadas por los programas conjuntos a medida que estén disponibles.
PNUMA | Lista de verificación para la estrategia de salida – Proyecto de gestión de los conocimientos
del F-ODM
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ELEMENTOS DE LA ESTRATEGIA DE SALIDA
Elemento
Elección de las actividades
Preguntas
fundamentales
¿Ha determinado qué actividades del programa conjunto deberían terminar junto
con el proyecto y cuáles deberían continuar? ¿Se está quedando sin tiempo o
recursos para alguna actividad?
¿Ha pensado en elaborar hipótesis para ilustrar el impacto que podría tener la
decisión de continuar las actividades y por qué tendrían sentido?
¿Ha hablado de las actividades con los interesados para asegurarse de que ambas
partes coinciden en que las actividades y los objetivos beneficiarán a los
interesados y su comunidad?
Para tener en
cuenta
El ámbito y el alcance espacial de las actividades pueden variar respecto del
programa original; no todas las actividades del proyecto deberían continuar.
¿Cuáles de las actividades elegidas necesitan respaldo de los interesados, y qué
tipo de respaldo?
Se pueden formular hipótesis para tener una mejor idea de los resultados
previstos y de lo que pasaría si no se llevara a cabo actividad alguna.
Recursos/
ejemplos
Elemento
Elección de los asociados
Preguntas
fundamentales
¿Preparó un panorama institucional al principio del proyecto del programa
conjunto? (El panorama institucional incluye la definición de elementos tales como
la misión, las prioridades del programa, la financiación y la autoridad).
De ser así, ¿ha cambiado ese panorama durante el programa conjunto?
De lo contrario, ¿necesita usted evaluar sus asociados actuales y los que
podrían sumarse?
¿Ha verificado que las actividades que podrían continuar sean compatibles con la
misión, las prioridades o los intereses de los asociados? Por ejemplo, la iniciativa
sobre la pobreza y el medio ambiente, las prioridades bilaterales (“grupo de
asociados para el desarrollo/cambio climático”), las prioridades provinciales de
desarrollo, los tratados nacionales, etc.
¿Ha tenido en cuenta los requisitos de la iniciativa “Una ONU”?
¿Ha tenido en cuenta las realidades políticas y ha atendido a ellas? (por ejemplo,
las prioridades gubernamentales)
Para tener en
El asociado, o los asociados, “adecuado/s” promueve/n un entorno favorable para
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2
cuenta
que las actividades del programa continúen, tanto en lo relativo al programa en sí
como a los recursos.
Solamente perdurarán las actividades que los receptores consideren importantes y
tengan capacidad para llevar a cabo. Por supuesto, podemos ayudar fomentando
el interés (mediante la comunicación y la educación) y creando capacidad,
iniciativas que exigen excelentes aptitudes de comunicación por nuestra parte.
Tenga en cuenta el “criterio circular”, por el cual el programa y los donantes
convienen en la siguiente etapa del programa y su financiación desde el principio.
Es importante que todos los asociados adecuados participen en esas
deliberaciones.
La potenciación es importante; es decir, los buenos resultados se logran
vinculando a las personas pertenecientes a una misma comunidad (sea cual fuere
la definición de comunidad). Las relaciones entre las personas de una comunidad
son la clave para detectar los componentes del proyecto que deberían figurar en la
estrategia de salida.
Recursos/
ejemplos
Elemento
Financiación y recursos
Preguntas
fundamentales
¿Cuenta ya con un mecanismo de cofinanciación para el programa conjunto del
F-ODM? De ser así, ¿están dispuestos a continuar quienes cofinancian el programa
actualmente?
¿Quién es el encargado de procurar fondos para las actividades incluidas en la
estrategia de salida?
¿Ha detectado a los donantes potenciales a nivel nacional (por ejemplo, como
parte del panorama de asociados)? ¿Ha pensado en realizar una conferencia de
donantes?
¿Ha detectado organizaciones regionales o internacionales que puedan estar
interesadas en financiar el programa?
¿Hay posibilidades de obtener fondos del Programa único de las Naciones Unidas?
Para tener en
cuenta
Uno de los principios de la iniciativa “Una ONU” es que los fondos para las
actividades de las Naciones Unidas a nivel nacional deberían recaudarse por
intermedio del Coordinador Residente. La comunicación con el Coordinador
Residente aumentará en gran medida la probabilidad de obtener los fondos.
Recursos/
ejemplos
Presentación sobre oportunidades de financiación para la adaptación al cambio
climático en el FMAM (actualmente en Teamworks).
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Tema
Cronograma
Preguntas
fundamentales
¿Elaboró un plan de salida al principio del programa conjunto?
De ser así, ¿sigue vigente el plan o hay que modificarlo?
De lo contrario, no se preocupe: ¡nunca es demasiado tarde!
¿Cuenta con un calendario para traspasar las distintas actividades de manera que
no ocurra todo al mismo tiempo?
Para tener en
cuenta
Lo ideal sería que la estrategia de salida se planificara al principio del proyecto,
¡pero nunca es demasiado tarde!
Se recomienda que las distintas actividades incluidas en la estrategia de salida se
traspasen en etapas para evitar las prisas, poder seguir de cerca el proceso y
asegurarse de que se complete con éxito antes del cierre definitivo del programa
conjunto.
Recursos/
ejemplos
Elemento
Comunicación
Preguntas
fundamentales
¿Cuáles son los principales resultados y mensajes normativos del programa
conjunto? ¿A quién tienen que llegar esos mensajes principales?
¿Cuenta usted con un plan de comunicación que permita difundir claramente esos
mensajes principales en un formato adecuado (publicaciones, videos, etc.) y al
público adecuado teniendo en cuenta las cuestiones de género, idioma y cultura?
¿Ha planificado algún evento para el traspaso (por ejemplo, evento final del
programa y cualquier otro evento incluido en su calendario)?
¿Quiénes son sus asociados para llevar a cabo el plan de comunicación (por
ejemplo, los medios de difusión) y cómo los ha hecho o hará participar?
Para tener en
cuenta
La buena comunicación es un elemento esencial de la estrategia de salida y
garantiza que todos sepan claramente qué se traspasa, por qué y cómo. Debemos
entablar una comunicación clara y frecuente con nuestros interesados para
comprender sus valores y objetivos, y a continuación determinar los componentes
del proyecto que son lo bastante cercanos a esos intereses como para asegurar
que los interesados se sientan implicados con ellos.
Una buena estrategia para enviar a todos los participantes una señal clara de que
se produce la salida es celebrar ceremonias oficiales de traspaso.
Se puede fomentar el interés de los asociados en los temas importantes mediante
la comunicación, la educación y la creación de capacidad.
Recursos/
ejemplos
Elemento
Género
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4
Preguntas
fundamentales
¿Ha realizado una evaluación de las necesidades de género?
Para tener en
cuenta
La estrategia de salida y el proceso de elaboración de estas deben tener en cuenta
las cuestiones de género, edad y poder.
Recursos/
ejemplos
Los niveles de nutrición de las familias de una comunidad sudafricana aumentaron
notablemente cuando se encargó a las mujeres la tarea de recoger la comida para
la familia en el punto de distribución.
¿Cómo deberían contemplarse las realidades y preocupaciones específicas de cada
género (por ejemplo, la comunidad y las funciones de toma de decisiones) en su
estrategia de salida, desde la comunicación y el traspaso de activos, pasando por la
información y los recursos, hasta la creación de capacidad?
Encontrará más recursos en Teamworks, en el tema transversal titulado “Gender”
(Género).
Tema
Experiencia adquirida
Preguntas
fundamentales
¿Qué aciertos y desaciertos del programa conjunto son importantes e interesantes
de reflejar para el aprendizaje futuro, sea suyo, de otros programas conjuntos o de
otras iniciativas similares?
¿Qué experiencias le ayudarán a formular la estrategia de salida?
¿Ha asignado responsabilidades y recursos para reflejar la experiencia adquirida?
¿Ha presentado las experiencias adquiridas para recibir comentarios y someterlas
al examen de sus pares?
Para tener en
cuenta
Es difícil encontrar tiempo para redactar las experiencias adquiridas, por lo que en
la estrategia de salida debería sistematizarse esa actividad. Es importante
aprender tanto de las actividades fructíferas como de las que no lo han sido tanto.
Recursos/
ejemplos
Plantilla para reflejar la experiencia adquirida y las experiencias ya asimiladas por
los programas conjuntos (ventana de medio ambiente y cambio climático del
F-ODM)
Elemento
Funciones y responsabilidades
Preguntas
fundamentales
¿Qué organización será responsable de qué actividad?
Dentro de la organización, ¿quién será responsable de qué cosa?
¿Cómo y cuándo se traspasará la actividad?
¿Ha tenido en cuenta a todos los interesados (por ejemplo, gobierno, autoridades
civiles, departamentos municipales, comunidad local, asociados de las
Naciones Unidas, medios de difusión, sector privado, otros asociados)?
¿Ha tenido en cuenta el género al asignar funciones y responsabilidades?
Para tener en
Es importante que las funciones y responsabilidades estén claras para aumentar la
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5
cuenta
implicación y la rendición de cuentas.
Recursos/
ejemplos
Elemento
Creación de capacidad
Preguntas
fundamentales
¿Cómo se mantendrá la capacidad que ya se creó?
¿Ha detectado lagunas entre la capacidad actual y la que se necesita para realizar
eficazmente las actividades previstas?
¿Cómo se subsanarán las lagunas de capacidad? ¿Cuenta usted con un plan de
capacitación? ¿De qué otra manera subsanará esas lagunas?
¿Necesitan ayuda los interesados para recaudar fondos, por ejemplo, mediante
capacitación en la redacción de propuestas u otras aptitudes?
Para tener en
cuenta
Recursos/
ejemplos
Elemento
Transferencia de tecnología y tecnología de la información
Preguntas
fundamentales
¿Ha alentado a los interesados pertinentes a definir con claridad qué información y
conocimientos quieren y necesitan?
¿Ha detectado lagunas entre la información y los conocimientos existentes y los
que se necesitan?
¿Cómo subsanará las lagunas de información?
¿Qué pasará con los datos y las bases de datos que se hayan generado? ¿A quién
se traspasarán? ¿Tiene usted copias de esos datos y bases de datos? ¿Quién los
mantendrá y cómo? ¿Quién es el propietario?
¿Cómo se mantendrá la infraestructura de tecnología de la información (en los
casos en que corresponda)?
¿Cómo transformará la información y los datos reunidos en conocimientos útiles
que se puedan aplicar? (por ejemplo, la conversión de datos meteorológicos sobre
un período de 100 años en previsiones o modelos climáticos)
Para tener en
cuenta
La información no tiene que restringirse al ámbito del programa y los asociados del
programa, siempre que sea pertinente.
Recursos/
ejemplos
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6
Elemento
Evaluación y gestión de los riesgos
Preguntas
fundamentales
¿Ha preparado una evaluación de los riesgos para traspasar el programa y un plan
de gestión de los riesgos?
¿Ha preparado una evaluación de los riesgos para la estrategia de salida en sí y un
plan de gestión de los riesgos?
¿Ha incluido el aspecto de la gestión de los riesgos en la planificación financiera?
Para tener en
cuenta
Tenga en cuenta, entre otros, los riesgos políticos, ambientales, estratégicos y de
gestión, operacionales, financieros y relacionados con las personas y los activos.
Determine la probabilidad de que se materialice el riesgo y el impacto que tendría
en ese caso. Determine la medida que correspondería tomar si se materializara el
riesgo (por ejemplo, prevenirlo, mitigarlo, hacer caso omiso).
Recursos/
ejemplos
Investigación para buscar bibliografía y herramientas pertinentes.
Tema
Gestión de los activos
Preguntas
fundamentales
¿Qué activos retendrá su organización y cuáles deberían transferirse?
Para tener en
cuenta
Cada organismo de las Naciones Unidas tiene sus propias normas y procedimientos
de gestión de los activos. Debe quedar claro a quién pertenecen los activos y luego
determinar las medidas apropiadas. Se ha pedido a la Secretaría del F-ODM que
aclare los procedimientos de traspaso aplicables a los programas conjuntos.
¿Cómo y cuándo se transferirán los activos?
Recursos/
ejemplos
Tema
Supervisión y rendición de cuentas (para las actividades que se traspasan)
Preguntas
fundamentales
¿Se han definido indicadores claros para medir el éxito de la ejecución y el impacto
de las actividades tras el cierre del programa conjunto?
¿Qué información se reúne para verificar que se logran los indicadores, y de qué
manera? ¿Quién ha de medir esos logros?
¿Quién está a cargo de la supervisión y a quién rinde cuentas?
¿Se celebran reuniones o se realizan actividades periódicamente para supervisar la
ejecución de esas actividades?
¿Deberían seguir implicadas las Naciones Unidas y supervisar las actividades una
vez terminado el programa conjunto? De ser así, ¿de qué manera?
Para tener en
cuenta
Traspasar las actividades en etapas permite seguir de cerca el éxito del proceso
antes de que termine el programa conjunto.
Recursos/
ejemplos
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7
Elemento
Procedimientos administrativos
Preguntas
fundamentales
¿Qué normas y procedimientos de las Naciones Unidas sigue usted para cerrar el
programa conjunto?
¿Ha averiguado qué suponen el cierre y el traspaso administrativos (en cuanto a
los recursos humanos, los activos, la contabilidad, la presentación de informes,
etc.)?
¿Ha planificado una auditoría? De ser así, ¿de qué tipo (por ejemplo, de gestión,
financiera, de cumplimiento)?
¿Quién ha de realizar la auditoría? ¿Las Naciones Unidas? ¿Una empresa local de
contabilidad? ¿Qué alcance tiene la auditoría y cuándo es el mejor momento para
realizarla?
Para tener en
cuenta
La auditoría tiene por objeto obtener un dictamen independiente del estado de las
actividades del proyecto que proporcione un límite claro para el traspaso de las
responsabilidades.
Recursos/
ejemplos
Se hará una investigación más exhaustiva para la auditoría.
Tema/Elemento
Obligaciones jurídicas y contractuales
Preguntas
fundamentales
¿Hay alguna obligación jurídica o contractual que restrinja, determine o
especifique la estrategia de salida?
Se ha pedido asesoramiento a la Secretaría del F-ODM sobre las preguntas de
índole administrativa.
¿Tiene usted alguna obligación en lo que respecta a los recursos humanos, los
contratistas, etc.?
Para tener en
cuenta
Recursos/
ejemplos
Elemento
Puesta en práctica de la estrategia de salida
Preguntas
fundamentales
¿Ha fijado etapas para evaluar si está encaminada la puesta en práctica de la
estrategia de salida? ¿Está usted preparado para adaptarse si no sale todo según lo
previsto?
¿Ha implicado a los interesados en la evaluación de la puesta en práctica de la
estrategia de salida?
Para tener en
cuenta
Deberían tomarse medidas para garantizar que la estrategia de salida se ponga en
práctica correctamente. No nos referimos a una estructura compleja, sino más
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bien sencilla, pero que implique el contacto periódico con los interesados para que
todas las partes mantengan firme su compromiso y la puesta en práctica de la
estrategia de salida tenga éxito.
Recursos/
ejemplos
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