Tecnología Fiscal

Tax Technology
Creación de un activo estratégico
Julio de 2015
Introducción
Con el fin de identificar las prácticas de vanguardia para
el uso de la tecnología en la función fiscal, PwC y la
Alianza de Productores por la Productividad e
Innovación (MAPI, por sus siglas en inglés) elaboraron
una encuesta para evaluar la estrategia, mapa o plan de
tecnología fiscal de los participantes, identificando
cualquier software utilizado en su departamento de
impuestos y calificando su nivel de satisfacción.
Los resultados arrojaron, entre otras cosas, que las
compañías ven en la tecnología una clave para mejorar la
calidad e incrementar la eficiencia.
Cerca del 85% de los encuestados consideran que una
mejor tecnología e integración están dentro de sus
principales estrategias para mejorar su efectividad fiscal.
Sin embargo, a muchos de ellos aún les falta realizar
inversiones adecuadas en tecnología o no están capitalizando
sus propios recursos, ni el apoyo que podrían darles sus
departamentos de Tecnología de la Información (TI).
El 77% de los participantes no cuentan con una
estrategia de tecnología fiscal y más de las tres cuartas
partes tampoco tienen una función de tecnología fiscal
dedicada en sus empresas.
Fijar el rumbo con una estrategia de tecnología fiscal
Una estrategia de tecnología fiscal define los planes de una compañía para implementar
recursos tecnológicos que habiliten operaciones fiscales; esta se utiliza de forma conjunta con
un mapa que contempla los horizontes a mediano y largo plazos.
77% de las compañías
encuestadas no cuenta
con una estrategia de
tecnología fiscal,
y la mayoría de ellas
no tienen planes
para hacerlo.
La estrategia considera los procesos, la organización por departamento y las tecnologías
utilizadas por la función de impuestos, así como las prioridades de negocios y las
dependencias asociadas a impuestos.
Cerca del 85% de los encuestados calificaron con un 7 o más, en una escala de 1 al 10,
la propuesta de que una mejor tecnología e integración optimizaría su efectividad
fiscal. Los departamentos de impuestos están comprendiendo que requieren de un plan
priorizado que les permita alcanzar sus metas y seguir avanzando.
Beneficios de contar con una estrategia de tecnología fiscal
• Ofrece a las compañías una mejor forma de dirigir
sus recursos con el análisis de datos y crear estrategias
que generen ingresos y reduzcan costos, en vez de
invertir tiempo valioso en la recopilación de datos.
• Permite a función de impuestos evaluar de forma
eficiente los procesos actuales, identificar áreas de
mejora y aprovechar tecnologías de apoyo
oportunamente.
• Contribuye a lograr que se distribuyan los costos
de inversión en licencias e implementación
de tecnologías.
• Ayuda a mejorar y hacer eficiente el soporte tecnológico
al utilizar los recursos de forma efectiva.
La mayoría de los
encuestados no están
satisfechos con sus actuales
aplicaciones de tecnología
fiscal, y más de la mitad no
recibe el apoyo de un
departamento de TI.
¿Cuál es el compromiso?
Introducir una estrategia de tecnología fiscal depende
de la asignación de recursos.
• Las partes interesadas, incluyendo al departamento
de impuestos, finanzas/contabilidad y TI deben
participar y dedicar las horas necesarias a esta tarea
con base en el tamaño y la complejidad de la
organización. Asimismo, deben entender los procesos
actuales y conocer las tecnologías existentes
y disponibles que se necesitan para definir el camino
a seguir.
• La organización de impuestos debe incluir una función
de tecnología fiscal dedicada a facilitar y gestionar sus
datos, informes y requisitos tecnológicos, así como a
servir de enlace entre las organizaciones de
finanzas/contabilidad y TI.
• Es necesario asignar a una persona que tenga la autoridad
y responsabilidad de implementar la estrategia de
tecnología fiscal elegida así como de comunicarla y obtener
el apoyo ejecutivo.
El compromiso requiere desarrollar la logística para reunir a
las partes interesadas y, desde la perspectiva técnica, conocer
las tecnologías disponibles que puedan ser útiles para
impuestos.
Las herramientas a considerar incluyen:
Tecnologías fiscales dedicadas, tecnologías internacionales,
almacenamiento de datos y tecnologías de presentación de
informes, además del sistema de ERP de la compañía.
Una vez obtenida la información
y desarrollada la estrategia,
debe solicitarse la aprobación
de la propuesta del proyecto
previamente acordado.
75% de los
encuestados no cuentan
con una función de
Tecnología fiscal
dedicada dentro de sus
empresasde sus empresas
5 tecnologías importantes que tienen el mayor impacto positivo
sobre la función de impuestos
La experiencia de PwC en temas de impuestos y tecnología fiscal sumada a los hallazgos derivados de las encuestas,
apuntan a cinco tecnologías que podrían tener un impacto positivo en el trabajo de impuestos:
1
Integración de datos
y planeación
de recursos
empresariales (ERP)
2
Administración
de documentos
3
Flujo de trabajo
4
Herramientas
de reporte
y proyección
5
Almacenamiento
de
datos/aplicacion
es del data mart
1
Integración de datos y planeación
de recursos empresariales (ERP)
2
Integración de datos y planeación
de recursos empresariales (ERP)
Los departamentos de impuestos invierten demasiado
tiempo en recopilar datos para desarrollar funciones
específicas de impuestos, debido a soluciones
desarticuladas y aisladas, la recolección manual de datos
significativos y presentación de informes, entre otros.
Las soluciones centralizadas utilizadas para almacenar y
administrar documentos críticos de impuestos, incluyendo
papeles de trabajo y entregables, son fundamentales para
desarrollar procesos y personal de impuestos eficientes
y efectivos.
El 85% de los encuestados dijeron que aprovechan
las soluciones de ERP, aunque a menudo no
completamente para fines de impuestos. La mayoría
de las respuestas indican que una mejora en los datos
"sensibles a impuestos" repercute positivamente en la
eficiencia y efectividad de las provisiones de impuestos y
el software de cumplimiento.
• Mejor calidad de la información – El acceso más rápido
y una mejor consistencia derivan en mayor calidad de los
datos subyacentes a los productos del trabajo de impuestos.
Las herramientas dedicadas de tecnología fiscal
representan soluciones de previsión y cumplimiento. Sin
embargo, más del 62% de los encuestados siguen usando
las hojas de cálculo como su herramienta de previsión.
Este hallazgo corrobora la experiencia de PwC respecto a
que la automatización de la alimentación de datos a una
herramienta de previsión o cumplimiento desde una
plataforma común de datos, reduce considerablemente
el proceso y minimiza los errores y variaciones asociadas.
85% de los encuestados aprovechan
las soluciones de ERP, aunque a menudo
no al 100% para fines de impuestos.
62% % de las áreas de impuestos
encuestadas siguen usando las hojas de
cálculo como herramienta de previsión.
• Mayor retención de los conocimientos en la institución
Los sistemas de administración de documentos se vuelven
depósitos de conocimientos críticos de la institución.
• Mayor difusión del conocimiento – El almacenamiento
de información en un sitio común y el uso de formatos
estándar generan eficiencia al compartir datos
e información.
• Uso más eficiente del personal – Mejoras en eficiencia
al reducir el trabajo de recopilación y manipulación
de datos, lo que permite realizar tareas de impuestos
de mayor valor.
• Administración de documentos – Noventa por ciento
de los encuestados utilizan unidades de disco y cuentas
de correo electrónico compartidas. La mayoría considera
que implementar un sistema de administración de
documentos es una alta prioridad de impuestos y más de la
mitad tiene un portal que puede ser aprovechado para
crear un sistema de administración de documentos.
90%
) se
La gran mayoría de los encuestados, (más del
apoya en unidades de disco y cuentas de correo electrónico
compartidos para la administración de documentos.
3
Flujo de trabajo
Una efectiva administración, contempla la
automatización de los procesos de impuestos con flujos
de trabajo flexibles, avisos, autorizaciones electrónicas
y rastreos de estado.
La documentación de los procesos, identificación de las
partes necesarias para cada tarea e implantación de un
enfoque centralizado estándar para activar y administrar
las transferencias es crucial en la ejecución efectiva de
las tareas de impuestos.
Los beneficios incluyen:
• Mejores controles internos.
• Clara definición de procesos críticos de impuestos.
• Posibilidad de administrar la dependencia de partes
interesadas ajenas a impuestos, incluyendo
proveedores externos de servicios contables
y de impuestos.
• Mínimo reprocesamiento en cada periodo fiscal.
• Mayor colaboración y difusión de documentos fiscales
entre las áreas de impuestos y finanzas.
Aunque más del 25% dijo tener herramientas de flujo
de trabajo, solo el 9% las utiliza. Por lo tanto, existen
oportunidades importantes para que el área
de impuestos mejore la administración de procesos
y el flujo de trabajo, así como reducir el tiempo
de ejecución.
La administración de documentos integrada a los flujos
de trabajo puede generar mayor eficiencia al conectar los
procesos estandarizados en un punto común de acceso a
la documentación necesaria para cada proceso.
85%
Más del
de los encuestados tienen
herramientas de flujo de trabajo, pero solo el 9%
las usa de forma activa.
4
Herramientas de reporte
y proyección
Las capacidades de reporte y proyección permiten identificar
datos relevantes como las tendencias y ciclos críticos que
pueden detonar cambios en el proceso de negocios y derivar
en ahorros importantes; es decir, los datos de impuestos
representan un activo estratégico de información.
Para utilizar los datos fiscales en forma estratégica es vital
que los departamentos de impuestos analicen
detalladamente esos datos; sin embargo, la encuesta arrojó
que gran parte de los participantes pasan la mayoría de su
tiempo recopilando la información.
El uso de herramientas de reporte y proyección en un
ambiente común e integrado de datos de impuestos
promueve:
• Mejores análisis y análisis de desempeño (KPI)
Mientras el personal es reasignado, incrementa el impacto
de la actividad de análisis -como sería la capacidad de
medir ciertos conceptos de impuestos para fines de
declaraciones fiscales y comparaciones de impuestos
en cada trimestre y año.
• Mejora la capacidad de medir el valor interfuncional
del área de impuestos – El acceso a la información más
integrada permite al área de impuestos evaluar y
demostrar el valor que genera para la organización. Esto se
logra al aprovechar análisis más avanzados, como
demostrar el ahorro en costos al usar una estrategia de
precios de transferencias mejorada en lugar de mantener
el estatus.
• Mejor capacidad de proyección – Con un mejor acceso
a la información, una empresa puede mejorar la exactitud
y aprovechamiento de sus proyecciones.
• Retención de personal – Invertir más tiempo en agregar
valor visible a la empresa puede incrementar la
satisfacción del personal.
93%
de los encuestados de las áreas
El
de impuestos invierte más del 50% de su tiempo
en recopilar datos.
5
Almacenamiento de
datos/aplicaciones del data mart
La mayoría de los encuestados pasan más del 20%
o en algunos casos hasta el 50% de su tiempo
recopilando datos. Implantar una solución de almacén
de datos/data mart de impuestos simplifica el proceso de
recopilación al centralizarlos; también ayuda a ampliar
el concepto de integración de datos, mejorar el
aprovechamiento de las aplicaciones de ERP, así como
optimizar los procesos de reporte y proyección.
Cerca del 75% piensa que un mejor uso e integración
de tecnologías y datos mejoraría la efectividad de su
equipo.
Las soluciones de almacén de datos/data mart integran
todos los datos requeridos dentro de una plataforma
estándar sensible a impuestos, a la que se puede acceder
por medio de un ambiente de portal y/o reporte
centralizado.
Esto es esencial para ofrecer un ambiente de
administración del desempeño de impuestos integrado,
donde se pueden obtener valiosos resultados como los
siguientes:
• Los datos sean un activo de información estratégica valioso
y ofrezcan una perspectiva de acción.
• Se integran datos de diferentes fuentes para soportar
los procesos y el software de previsión y cumplimiento;
• Se automatice el software de mapeo de previsión
y cumplimiento.
• Se elimine el rastreo de hojas de cálculo e informes.
Desafortunadamente, solo el 7% de los encuestados han
aprovechado una solución de almacén de datos/data mart
y cerca del 70% de los encuestados reportaron usar hojas de
cálculo para realizar conciliaciones de la entidad legal.
Existe una oportunidad importante para que las áreas de
impuestos se beneficien de un ambiente de datos
integrado que facilite la recopilación de datos,
incremente su valor, agregue capacidades de reporte y
automatice gran parte de las conciliaciones de datos y de
la entidad legal.
21%
El
de los encuestados invierte más del 50% de su
tiempo en recopilar datos; solo el 7% aprovecha una solución
de almacén de datos/data mart.
Factores críticos del éxito
Conclusión
Algunos de los factores críticos del éxito que los líderes
de impuestos que deben considerarse para la definición e
implantación exitosa de su estrategia de tecnología fiscal
son:
Es posible que las compañías afronten obstáculos al planear e
implantar tecnologías fiscales para procesos de impuestos,
pero estos pueden ser mitigados.
• Determinar los cambios de procesos y organización
necesarios e involucrar al departamento de TI para
obtener su apoyo.
• Completar e implantar la estrategia de tecnología fiscal
y evaluarla de forma trimestral o anual, conforme
cambien las prioridades.
Incluir una función de tecnología de impuestos dentro
de la organización tendrá los siguientes beneficios:
• Será clave para definir la estrategia de tecnología fiscal
y los proyectos subsecuentes.
• Enlace clave de impuestos, crítico para involucrar
a los departamentos de finanzas/contabilidad y TI.
• Considerar y aprovechar las tecnologías propias
y utilizarlas para satisfacer los requerimientos
tecnológicos de impuestos, reduciendo gastos
adicionales de hardware, software y licencias.
Las áreas de impuestos están empezando a entender cada vez
más la importancia de aprovechar la tecnología, que la
mayoría de los encuestados afirmaron que:
La mejora en los procesos de impuestos y el uso de tecnología
tienen la misma importancia para el desarrollo de la función
de impuestos, ya que esta ayuda a generar mayor eficiencia
Las compañías en general, comprenden la importancia de
crear estrategias de tecnología fiscal y de buscar iniciativas
relacionadas, pero aún no han invertido lo suficiente en estas
áreas.
Esas inversiones tienen un papel integral en la
transformación del área de impuestos como parte estratégica
de la organización. Por lo tanto, los líderes de las distintas
áreas de la compañía deben comprometerse con las
siguientes fases de la evolución de la función de impuestos
21%
El
de los encuestados invierte más del 50% de su
tiempo en recopilar datos; solo el 7% aprovecha una solución
de almacén de datos/data mart.
Contactos
Mauricio Hurtado
Socio Director de Impuestos & Servicios Legales
[email protected]
(55) 5263 6045
Ángel Espinosa
Socio líder de Tax Technology
[email protected]
(55) 5263 8525
José Alfredo Hernández
Socio de Impuestos Corporativos
[email protected]
(55) 5263 6060
Fred Barret
Socio Clientes y Mercados
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(55) 5263 6069
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