Campeonatos del Mundo 2016/2018 Hockey en Línea
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Campeonatos del Mundo 2016/2018 Hockey en Línea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Viale Tiziano, 74 – 00196 Roma – ITALIA Telefono +39 06 9168 4023-5-4 Fax +39 06 9168 4028 www.rollersports.org - [email protected] Estimado amigo, Tengo el agrado de presentar el procedimiento de licitación de los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey en Línea, el evento internacional más importante para esta disciplina, que combina el atletismo con el pathos y la adrenalina de las competiciones y que tiene muchos aficionados entre hombres, mujeres, niños, niñas de muchos países en el mundo. Cada año estos Campeonatos consiguen un éxito rotundo: en cualquier parte del mundo este evento se lleve a cabo, miles de personas lo esperan y lo siguen, no sólo en términos de audiencia en las gradas sino también de público conectado a la Web TV FIRS, que emite en exclusiva todas las carreras de los Campeonatos. La transmisión en vivo de los Campeonatos del Mundo de todas nuestras disciplinas, integrada y con el apoyo de las redes sociales más populares ha sido seguida por millones de personas en todo el mundo. Durante los encuentros, las redes sociales como Twitter y FaceBook se vuelven locas a través de los comentarios que publican en tiempo real, por parte de más de 3.000 usuarios. Hospedar un Campeonato del Mundo también es una oportunidad para el país anfitrión, para promover su imagen, su propia cultura y su propio turismo: dos semanas de competiciones al interno de dos coliseos de deporte, más de 70 equipos, árbitros y delegados técnicos de los equipos nacionales de aproxximadamente 30 países, una gran audiencia de aficionados que afluirán a la ciudad anfitriona para seguir a sus héroes, asegurando que alrededor de 6.000 personas se turnen entre los hoteles y restaurantes del lugar para un festival deportivo único. El Hockey en Línea es un deporte de equipo hermoso y emocionante que involucra grupos de chicos, que compiten en la pista, en fiestas y en acontecimientos nocturnos bajo el signo de la amistad. Estudios estadísticos recientes muestran que el 30% de los atletas regresa con su familia y / o con sus amigos en la ciudad donde permaneció como un atleta para compartir con otros sus experiencias positivas. Por lo tanto esta es una actividad económica secundaria importante tanto durante como después de la realización del Campeonato. Precisamente por estas razones, la FIRS quiere que los Campeonatos del Mundo de Hockey en Línea alcancen niveles de excelencia en la organización y ofrece todo su apoyo para asegurar que las Federaciones que decidirán organizarlos puedan tener un gran éxito; sólo así, de hecho, las Federaciones y las ciudades anfitrionas se beneficiarán del evento y podrán aspirar a repetir en el futuro una experiencia similar o incluso mejor. Gran visibilidad, oportunidades para incrementar el turismo, un producto de gran importancia económica, son sólo algunas de las razones para decidir de participar en este proceso de licitación. La FIRS apunta alto para la organización de sus Campeonatos del Mundo, que son el punto culminante de todas las disciplinas y por tanto, tienen que ser una experiencia inolvidable para todos los que participan! Sabatino Aracu Presidente FIRS pag.3 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN PLAZOS 2016 2018 Envío de la solicitud 15 de Mayo de 2015 Envío de la solicitud 28 de Febrero de 2016 Asignación de los Campeonatos 15 de Junio de 2015 Asignación de los Campeonatos 15 de Junio de 2016 Envío del Organigrama del Comité Organizador 30 de Septiembre de 2015 Envío del Organigrama del Comité Organizador 30 de Septiembre de 2016 Creación de la página web y del logo- Creación de la página web y del logotipo de los Campeonatos del Mundo tipo de los Campeonatos del Mundo 31 de Octubre de 2015 31 de Octubre de 2016 Aprobación del la mercancía 30 de Noviembre de 2015 pag.4 Aprobación del la mercancía 30 de Noviembre de 2016 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN I. Introducción La FIRS es el único órgano de gobierno reconocido por el COI para todos los deportes sobre ruedas. Su papel es el de reconocer y ayudar a las Federaciones Afiliadas presentes en a los cinco continentes en el desarrollo y promoción de todas las disciplinas del patinaje sobre ruedas y de promover el desarrollo y la difusión de estas disciplinas en los países aún no afiliados. La FIRS también quiere promover la visibilidad de todas sus disciplinas sobre ruedas a través de eventos internacionales, de los cuales los Campeonatos del Mundo son el evento principal. Campeonatos Del Mundo Firs De Hockey En L�nea Los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey en Línea (en adelante “los Campeonatos”) son el evento internacional máximo de este deporte y se llevan a cabo anualmente, excepto en el año de la organización de los Roller Games que los incluyen. Estos Campeonatos tendrán un carácter ceremonial, pero también espectacular y serán promovidos a través de la televisión nacional e internacional, la emisión en vivo en la web oficial de FIRS en exclusiva y a través de los nuevos medios de comunicación. Mientras se mantiene un carácter marcadamente deportivo, de acuerdo con los Reglamentos FIRS, los Campeonatos quieren combinar la competición deportiva pura con un ambiente festivo de unidad entre los atletas de todas las nacionalidades. Durante los Campeonatos se acordará con el Comité Organizador la programación de unas actividades colaterales, tales como cursos para técnicos y/o árbitros. II. Beneficios para la Ciudad Anfitriona Los Campeonatos son una fiesta deportiva del más alto nivel que contará con un número impresionante de visitantes: alrededor de 70 equipos, 2.000 atletas, técnicos, árbitros y delegados, que se reunirán junto con los aficionados en una misma ciudad durante dos/tres semanas. Los Campeonatos cada año ven la participación de aproximadamente 30 naciones que representan para la ciudad que los alberga una oportunidad extraordinaria y única, no sólo en cuanto al deporte, sino también para el retorno financiero y de imagen. pag.5 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN De hecho, se podrá contar no sólo con la presencia masiva de todos los participantes, sino también con una multitud de seguidores y aficionados que durante dos o tres semanas vivirán la atmósfera emocionante y el entretenimiento de una gran celebración del deporte. Una auténtica inversión para la ciudad anfitriona: alrededor de 3.000 visitantes al día, con un retorno económico estimado en alrededor de USD $ 7.500,000, que se suman a las ganancias de ingresos auxiliares procedentes por ejemplo de los patrocinadores y, en los años siguientes, del crecimiento fisiológico de los flujos turísticos, de las atracciones y los intereses socio-culturales de toda el área. ¿Por qué organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey en L�nea? Los beneficios para la ciudad anfitriona: Sociales • Enlace de su Ciudad a una imagen joven y fresca. • Los Campeonatos cuentan con un promedio del 70% de atletas y aficionados entre los 15 y 30 años. • Estimulación para los ciudadanos del amor por el deporte con los consiguientes beneficios para la salud. • Eliminación de las barreras sociales debido a la alta participación de mujeres y jóvenes. • Mejora de las zonas desfavorecidas. Económicos • Retorno en términos de turismo en los años siguientes, no sólo para la ciudad anfitriona, sino también a nivel nacional. • Aproximadamente el 60% de la audiencia no es residente en la ciudad anfitriona. • Estudios estadísticos indican que el porcentaje de los que regresaron a la ciudad anfitriona de los siguientes tres años con amigos y/o familiares varía entre el 20% y el 30%. • Posibilidades de trabajos relacionados con el turismo. • Oportunidad para anunciar y lanzar nuevos productos de empresas jóvenes no necesariamente relacionadas con el deporte. • Capacidad de crear nuevas colaboraciones y/o el fortalecimiento de las ya existentes. Estructurales • Renovación de instalaciones polideportivas existentes y/o creación de nuevas instalaciones deportivas. • Consolidación de las infraestructuras. • Nuevas oportunidades para seguir organizando eventos deportivos más importantes en el futuro. pag.6 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN III. Programa y Planificación Los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey en Línea son un evento internacional de carácter anual: equipos Junior y Sénior, hombres y mujeres se reúnen para celebrar juntos cuatro Campeonatos del Mundo, dos de las categorías júnior y dos de las categorías absolutas en una serie de partidos en la ronda de todos contra todos que desencadenan un gran apoyo dentro de la Coliseos de Deporte y grandes celebraciones en las calles y en los locales de la ciudad anfitriona. Estos Campeonatos tendrán una duración de dos semanas si la organización dispone de dos instalaciones o podrían durar tres semanas en el caso de una sola instalación disponible. La disponibilidad de dos plantas tendrá un valor superior. Este evento no descarta la posibilidad de unir las competiciones a reuniones deportivas y cursos de capacitación para técnicos, directivos y árbitros, actos oficiales, conferencias de prensa, banquetes, etc ... Todos los competencias serán promovidas a través de la televisión nacional e internacional, los medios de comunicación, las redes sociales y los nuevos medios de comunicación. Parte integrante de los Campeonatos también será un programa para un deporte sin dopaje. La FIRS en colaboración con el Organizador y el Comité Organizador Local (en adelante COL) será responsable de la difusión de toda la información pertinente relativa a los controles antes, durante y después de la competición, asegurándose de que los controles se lleven a cabo de conformidad con las normas WADA y sus estándares internacionales. La FIRS suportará y colaborará con la Ciudad anfitriona, las autoridades gubernamentales y el COL, aconsejando y asistiendo todo el equipo organizativo con sus conocimientos y su know how. Los Campeonatos tendrán una duración de dos/tres semanas (excluyendo los días de llegada y salida) y se celebrarán en un periodo comprendido entre los meses de Julio y Noviembre del 2016/2018. ( se considera preferible el mes de Julio) La FIRS tiene la responsabilidad de realizar el programa oficial de los Campeonatos. Todos los atletas participantes pertenecerán a las Federaciones miembros de la FIRS y aceptarán de cumplir con los Reglamentos FIRS, el código antidopaje de la WADA y de someterse a los controles de dopaje, si es necesario. Una vez que la FIRS haya decidido el sitio más adecuado para albergar los Campeonatos, este se comunicará oficialmente a todas las Federaciones Afiliadas. El Presidente de la FIRS podrá organizar ruedas de prensa con los Organizadores y las autoridades políticas locales, en las que asistirá. Los gastos relacionados con su desplazamiento, manutención y alojamiento serán asumidos por el Organizador. La FIRS decidirá el número de visitas necesarias. Para todos los problemas de carácter técnico, hágase referencia a los Reglamentos Técnicos FIRS/CIRHL relativos al Hockey en Línea. pag.7 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN IV. Estructura y Organización Tanto la idea como la puesta en escena de los Campeonatos deben basarse en los siguientes elementos que el Organizador deberá tomar en cuenta: • Promoción de la ciudad anfitriona y su turismo. • Intercambio de los valores con el sector comercial. • Armonía con la naturaleza y consideraciones medioambientales. • Comunicación diaria activa con los intermediarios oficiales de la FIRS y cumplimiento total de los parámetros establecidos. Derechos Relacionados con el Evento La FIRS posee y controla el derecho a organizar los Campeonatos y es propietaria de todos los derechos comerciales y de los medios de comunicación. La FIRS tiene el derecho a ser sede, promover y organizar el evento de acuerdo con las condiciones que se expresan en el contrato. Una vez ganado el derecho a organizar el evento, el Organizador tendrá todos los derechos comerciales, de marketing, los acuerdos con los patrocinadores, los billetes, las mercancías, etc.., que posteriormente se especifican en el contrato, con la excepción de un posible patrocinador principal de FIRS, vinculado al nombre y al logotipo del Campeonato. Tasa de Organización • El Organizador pagará a la FIRS una tasa para la organización de los Campeonatos del Mundo de Hockey en Línea de por lo menos $45.000. La propuesta de efectuar el pago de una suma superior a la tasa de organización prevista, será considerado un valor añadido para la asignación de los Campeonatos. • En el momento de la candidatura, los candidatos pagarán el 20% de la tasa mediante transferencia o garantía bancaria, cuyo recibo será enviado a la FIRS junto con todos los documentos solicitados. • La FIRS evaluará las candidaturas que considere más validas y tras un detenido examen, FIRS elegirá la Federación Nacional y la ciudad adecuada para acoger los Campeonatos. • la FIRS reembolsará la suma pagada a la hora de la Candidatura a todas las ciudades candidatas excluidas. • La Federación Nacional elegida restante de las siguientes maneras: pagará, con transferencias bancarias, el monto » El 40%, 7 meses antes del comienzo de los Campeonatos. » El restante 40%, 60 días antes del comienzo de los Campeonatos. • Los datos bancarios serán comunicados al candidato, al momento de la recepción del procedimiento de licitación firmado para su aceptación. pag.8 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN V. Funciones y Responsabilidades El Presidente FIRS es el único representante legal de la FIRS. Suyo es el derecho de firmar el contrato con el Organizador. Los Presidentes Continentales de la FIRS, tendrán el deber de promover y difundir los Campeonatos en sus Continentes, a través de todos los medios de comunicación, la publicidad, etc... El Director CIRILH de la FIRS será responsable del programa técnico. Responsabilidades de la FIRS • Identificación de posibles Organizadores, evaluación de las aplicaciones, gestión de las informaciones y documentos, organización de las inspecciones y visitas a los países candidatos. • Definición de las directrices del evento y de las competiciones deportivas. • Proporcionar detalles técnicos con respecto a las competiciones, equipamientos deportivos y reglamentos. • Supervisar todos los pasos ejecutados por el Comité Organizador y dar su aprobación. • Intervenir en la resolución de problemas durante la preparación del evento. • Aprobación de la concepción general del evento, los temas y las publicaciones relacionadas. • • • Coordinar, si el Organizador lo solicita, el marketing, los patrocinadores u otras actividades comerciales. Establecer las directrices para el proceso de acreditación. Asegurarse de que los plazos indicados en este procedimiento de licitación y ratificados en el siguiente contrato sean respectados y aprobación de las apropiadas actualizaciones con respecto al asunto hechas por del Organizador. • Coordinar el desarrollo de todas las operaciones relacionadas con el dopaje, el marketing, la comunicación mediática. • Promoción del evento y la respectiva disciplina en todos los medios de comunicación y promoción de la FIRS. pag.9 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Responsabilidades del Organizador • Creación de un Comité Organizador Local (COL) e un plazo de 3 meses de la firma del contrato y con el siguiente organigrama: » » » » » » » » » » » » » » Presidente del COL. Director General del COL. Responsable de los medios de comunicación. Responsable de las oficinas. Responsable del transporte. Responsable de la logística. Responsable/s de personal y de los voluntarios. Responsable de la seguridad. Responsable/s de las sedes. Responsable/s de la atención médica y emergencias. Responsable/s anti-Doping. Responsable del protocolo. Responsable de la acreditación. Otros. • Gestión y animación de un “Roller Village”, que es un lugar de reunión, fuera de las competiciones, para todos los participantes y punto de promoción del propio territorio de los deportes sobre ruedas. • Disponibilidad de instalaciones y pistas aprobadas por la FIRS en buenos términos y que cumplan con los requisitos técnicos en relación a la superficie, tamaño, adherencia, etc... y que respondan plenamente a las normas de salud y seguridad para todos los participantes y que estarán disponibles 2 días antes del inicio de los Campeonatos y hasta su conclusión. » Para las competiciones habrá que utilizar una o dos instalaciones estándar homologadas por FIRS con una cobertura homologada por FIRS y que tenga las siguientes dimensiones: mínimo 50m. X 25m. - máximo 56m. X 28 m. » La estructura principal tendrá por lo menos 3.000 asientos disponibles para los espectadores, la secundaria 1.500 asientos. » Asientos reservados y diversificados en la tribuna, para las autoridades invitados VIP, los miembros de FIRS, árbitros, responsables de prensa, fotógrafos, deportistas y delegados. »Área reservada a los medios de comunicación al interno de los coliseos con conexión inalámbrica adecuada al n° de los representantes de los medios de comunicación acreditados. »La pista para los Campeonatos será de color claro (blanco, gris claro o celeste) y no tendrá ningún marcaje excepto aquello previsto por el Reglamento FIRS/CIRILH. » En el centro de la pista será admitido el logo de los campeonatos que incluirá el logo de FIRS y el nombre de la ciudad anfitriona previamente acordada con la FIRS. » Dentro de las instalaciones de las competiciones, la presencia de logotipos institucionales debe ser aprobada previamente por FIRS. • Proporcionar el equipo, la tecnología y las instalaciones necesarias para el éxito de las competiciones deportivas. • Asegurar un evento con estándares de nivel mundial, seguro y accesible para todos. • No utilizar el campeonato con fines que no sean en el interés de las FIRS. • Coordinar las inspecciones técnicas en el sitio si es necesario. pag.10 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN • Preparar un plan financiero, estableciendo el presupuesto del evento. • Trabajar en estrecha colaboración con las FIRS y comunicar toda información y documentación relativa a los aspectos técnicos y de organización de los Campeonatos, llevar registros de los Campeonatos. • Comunicar a la FIRS, cada tres meses, los progresos en la realización del programa general de los Campeonatos y cualquier problema o impedimento. • Colaborar con la FIRS para la redacción del programa general de los Campeonatos, el programa de las competiciones y los programas de la FIRS (Ceremonia de apertura y de clausura, Control Antidopaje, reuniones institucionales, ruedas de prensa, etc ..). • Comunicar a las FIRS toda actualización e información relacionada con el evento para que el departamento de marketing y comunicación pueda ayudar en la difusión del proyecto de comunicación y en la promoción internacional. • Promover el evento, las competiciones y el programa de los Campeonatos del Mundo tanto a nivel nacional como a nivel internacional. • Realizar la página web oficial de los Campeonato del Mundo de Hockey en Línea con el siguiente dominio: www.nombredelacuidadanfitrionaaño.rollersports.org En la página web habrá toda la información necesaria relativa a los Campeonatos, ciudad, región, país, hoteles oficiales, programa horario, etc., y estará online en el plazo establecido por el cronograma. El Organizador recibirá las credenciales para la gestión del espacio dentro del servidor rollersports.org, podrá elegir diseño previa aprobación de la FIRS y tendrá el control de los accesos. • Ser responsable de todos los comunicados de prensa que se ocupan de temas relacionados, pero sin limitarse a fechas, plazos, anuncios y temas de marketing, siempre previa aprobación de la FIRS; el Organizador hará todo lo posible para asegurarse de que los Campeonatos tengan amplia publicidad, asegurando que la página web específica contenga toda la información actualizada relativa a las competiciones y a los resultados. • No emitir comunicados deportivos o técnicos, sin la autorización previa de FIRS. •Presentar a FIRS una amplia gama de alojamientos a precios reducidos que se establecerán en el contrato para garantizar el más alto nivel de participación de todas las Federaciones. Se entiende que este “Plan de Alojamiento” para los atletas y funcionarios extras y más en general para todos los participantes será preparado por FIRS y solo FIRS podrá ofrecer la venta en los canales oficiales del evento. pag.11 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN •Asegurarse de que la sede incluya, aunque sin limitarse, lo siguiente: espacio suficiente para todas las personas involucradas en la preparación, organización y puesta en escena del evento, vestuarios, instalaciones adecuadas para el entrenamiento y la competición de los atletas durante los Campeonatos, para el público, los medios de comunicación y el personal de la FIRS (tales instalaciones deberán ser disponibles por todo el tiempo que FIRS lo solicite), y suministro de todos los equipamientos necesarios, de acuerdo con las especificaciones de FIRS. Sin embargo, el Organizador se asegurará que sigan operando durante todos los Campeonatos (altavoces, marcador electrónico para la puntación, los software necesarios para el funcionamiento de dicho equipo). • Garantizar a todos los equipos una hora de entrenamiento el día antes de las competiciones: también poner a disposición en los días antes del inicio de los Campeonatos la pista oficial u otra pista para algunas horas de entrenamiento con coste, para todos los representantes que lo soliciten. • Garantizar acreditación gratuita para las autoridades, los huéspedes VIP, los miembros de la FIRS, los miembros del CIRILH, los Presidentes de las Federaciones Nacionales de cada país, árbitros, oficiales de prensa, fotógrafos y delegados. • Organizar la presentación de todo el evento de acuerdo con los mejores estándares internacionales, las ceremonias de entrega de premios, apertura y clausura: las últimas incluirán desfile de equipos/ atletas, banderas de los países y carteles de los equipos, himnos nacionales, con música/ entretenimiento opcional de talentos locales. Durante las ceremonias de apertura y clausura no se permitirá ningún tipo de propaganda o manifestación política, religiosa o racial en las sedes de los Campeonatos del Mundo o en otros sitios considerados parte de los Campeonatos del Mundo. Durante las ceremonias de apertura y clausura y de entrega de las medallas se permitirá el uso del uniforme oficial de la Federación Nacional o del traje de competencia. • Proporcionar, al interior de la instalación deportiva que acogerá los Campeonatos del Mundo, zonas reservadas para: » » » » » » » » » Acreditación a partir de 2 días antes del comienzo de los Campeonatos. Control de Dopaje por separado para hombres y mujeres. Tratamientos médicos, primer auxilio, ambulancias. Secretaria del Comité Organizador. Comité Técnico Internacional de FIRS (CIRILH). Árbitros. Presidente de la FIRS. Gerencia de la FIRS. Medios de Comunicación (prensa, televisiones, fotógrafos, etc.). Dichas habitaciones y/o zonas reservadas deberán tener conexión wifi. En la habitación reservada a a la Secretaría de los Campeonatos a la Secretaría del CIRILH y a la gerencia de FIRS habrá por lo menos 2 impresoras, 2 fotocopiadoras, teléfono, fax y tendrá que ser adyacente a la pista. Dichas habitaciones serán disponibles dos días antes del inicio de los Campeonatos y hasta toda la tarde del último día de los Campeonatos. Todas las zonas reservadas antes mencionadas deberán estar equipados con mesas, sillas y equipamiento necesario para un ángulo para café, té, comida, refrescos, frutas, etc…, y habrá baños reservados. • Área de stands para la venta de productos locales, los patrocinadores de los Campeonatos, los pag.12 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN productores de patines o equipamiento deportivo, el fotógrafo oficial de la FIRS y el equipo de produccion TV, que podrian solicitar dicho espacio. • Servicio de seguridad con uniforme durante todo el evento. • Servicio de limpieza diaria durante todo el evento. • Un espacio reservado a las ceremonias de premiación con el logo de FIRS para la entrega de las medallas. Las medallas serán proporcionadas por el Organizador, bajo previa aprobación del diseño por parte de la FIRS. • Un trofeo para cada equipo campeón del mundo con la aprobación del diseño por parte de FIRS. El Organizador se encargará del presupuesto de los Campeonatos así como de relacionarse y contactar con las Autoridades publicas Locales, Regionales, Nacionales y los socios privados para lo que concierne la comercialización y los patrocinios. Derechos del Organizador El Organizador tendrá derecho completo sobre los ingresos relacionados con: • Venta de entradas. • Alquiler de la Pista/s para los entrenamientos. • Contribuciones de la administración local. • Patrocinadores (espacios publicitarios en los programas del evento y en las vallas publicitarias en las instalaciones). • Comisiones derivadas de los restaurantes y/o servicios de catering en las instalaciones deportivas. • Alquiler de stand. • Venta de ropa de los Campeonatos, mercancías y otros recuerdos del Campeonatos. • Derechos televisivos, previa concesión de la FIRS. pag.13 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Gastos del Organizador a Incluir en el Presupuesto • Alquiler de las instalaciones deportivas. (si fuera necesario). • Eventos • Programas y ceremonias FIRS. • Promoción, comercialización, comunicación y media. • Servicios médicos, control de dopaje y servicios. • Presentación del Evento - presentación de los Campeonatos y publicaciones relacionadas. • Programa de restauración y l hostelería para el personal y los voluntarios, que llevarán el mismo uniforme. • Sala VIP. • Transporte desde y hacia el aeropuerto y alrededor de los hoteles oficiales y hacia las instalaciones deportivas para todos los participantes y la mano de obra no local y los voluntarios. El tamaño y el número de buses será adecuado para la ida y vuelta de todos los atletas/equipos y sus entrenadores, y puntual para las prácticas y competiciones y con capacidad suficiente para el transporte de todos los equipamientos de los equipos/atletas durante todos los Campeonatos. • Transporte para el personal de FIRS, el Director/a del control Antidopaje, los miembros del Comité Técnico, los árbitros y el fotógrafo oficial durante su estancia. » Dos vans o un coche de seis plazas (uno por estructura) para el transporte local del personal de la FIRS, los miembros del Comité Técnico y un tercer medio de transporte para los árbitros. El hotel oficial estará cerca de la pista, salvo una renuncia formal por escrito del Comité Técnico. Si el Presidente de FIRS estará presente, un coche con un conductor estará disponible para él. Dichos medios de transporte serán disponibles a partir de dos días antes del inicio de los Campeonatos y hasta a la mañana siguiente a su conclusión. • Gastos de viaje ( si es posible con vuelos directos) , alojamiento y comida para: »Dos personas designadas por la FIRS que visitarán la sede, para las verificaciones técnicas de logística, organización y con referencia a la comunicación y la promoción durante el periodo de la candidatura. » Responsables de FIRS, miembros del Comité Técnico y personal FIRS (Delegados para el Protocolo, Comunicación y Secretaría) hasta un máximo de 14 personas, en habitaciones individuales de clase A, con ducha y baño. El personal de FIRS y los miembros del Comité Técnico podrán estar presentes como apoyo para el comitè Organizador una semana antes del inicio de los Campeonatos. »Equipo de produccion TV de FIRS para el streaming en habitaciones de clase A / B con ducha y baño. El número de operadores se establecerá en el contrato. » Director/a FIRS del Control Anti Dopaje. » Fotógrafo oficial de FIRS en habitación de clase A/B con ducha y baño. » Árbitros internacionales y nacionales en habitaciones dobles de clase A/B con cama individual con ducha y baño y separadas para hombres y mujeres. El número de árbitros para cada uno de los cuatro Campeonatos será igual a la mitad del número de equipos participantes más uno. (Ej.: 16 equipos - 9 árbitros). El Organizador cubrirá los gastos de viaje de los árbitros hasta un máximo de 20 personas. pag.14 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN • Honorarios por asistencia de 60 USD por día para los árbitros hasta un máx. de 6 (seis) días por árbitro. • Los Hoteles estarán cerca de la pista, para los árbitros sería mejor poder ir caminando. Las habitaciones serán disponibles a partir de dos días antes del comienzo de los Campeonatos y hasta toda la mañana después de su conclusión. • • • Sala VIP para su uso durante los eventos nocturnos ( café, refrescos y snacks). Primer auxilio durante todos los entrenamientos y las competiciones oficiales (una persona calificada de servicio en la zona de primer auxilio y ambulancia en estado de alerta). Tecnología: sistemas informáticos, telecomunicaciones, otras tecnologías, conexiones a Internet a través de cable y Wifi. • Producción televisiva, transmisión vía satélite y en streaming. • Equipo para foto de identificación y acreditación. • Realización de las banderas con el logotipo de la FIRS. • Seguridad para todos los participantes incluyendo el seguro para los atletas, delegados, espectadores, invitados. • Infraestructura y recursos humanos para el COL. VI. Formato de los Campeonatos El formato de las competiciones es establecido por la FIRS, por lo tanto los criterios para la selección y calificación de los atletas serán propuestos en base a la reglamentación del CIRIHL. La FIRS elaborará un programa de competiciones que se ajuste a sus necesidades organizativas y a sus objetivos para el desarrollo y la difusión de todas las especialidades del Hockey en Línea. Presentación y Comentarios para los Partidos del Hockey en Línea Parte integral de las competiciones será la presencia de un presentador / speaker experto en la disciplina del Hockey en Línea, capaz de proporcionar con extrema precisión y profesionalidad de protocolo lo que es requerido por las especialidades individuales durante las competiciones y las ceremonias oficiales de entrega de premios. Todos los comunicados de prensa, anuncios y notas de lectura se realizarán en Inglés y en el idioma del Organizador. pag.15 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Equipamientos Deportivos Una lista de todos los equipamientos deportivos, homologados por FIRS, será publicada en el sitio web de la FIRS. Solamente la marca de los equipamentos deportivos homologados por FIRS podrá estar presentete en el equipaje de los grupos participantes. Guía del Evento y Publicaciones Técnicas El Organizador será responsable de la producción y la distribución de todas las publicaciones conteniendo información sobre las competiciones y los reglamentos, así como toda información general. El diseño será sujeto a la aprovación de la FIRS. VII. Visados En ocasión de la presentación de la solicitud, el Organizador deberá especificar en detalle la normativa de inmigración y aduanas y asistirá a los participantes en los Campeonatos y los invitados VIP para obtener los visados oportunos (por ejemplo con el envío de una carta de invitación). Todos los participantes serán responsables del pago de los gastos relacionados con la obtención de la visa. El Organizador también será responsable de informar a la FIRS y todos los participantes en el evento de cualquier vacuna requerida, reglamentos aduaneros acerca de las publicaciones, medios de comunicación y equipamientos deportivos. VIII. Procesos y servicios Acreditación El Organizador debe trabajar con FIRS para facilitar la acreditación de los participantes. En todo caso las operaciones de acreditación son a cargo y responsabilidad de FIRS: para establecer el diseño y el contenido de los pases, las áreas de acreditación y la vigilancia de los puntos de acceso. Se realizarán pases para los atletas, árbitros, entrenadores, delegados, media, COL, voluntarios, FIRS/ CIRIHL, personal y miembros de FIRS y responsable Antidopaje. Se proporcionarán algunas tarjetas de acreditación gratuita para todos los huéspedes de la FIRS, incluyendo todos los Presidentes de las Federaciones Nacionales y las Autoridades Deportivas Nacionales e Internacionales, socios comerciales, patrocinadores, políticos y autoridades administrativas que se invitarán a participar como invitados VIP en todos los eventos en programa, ceremonias y gala. Ceremonias de Apertura y Clausura El Organizador es responsable de la organización y realización de todos los procedimientos de organización de las ceremonias que deberán tener la aprobación final de las FIRS. Se requiere la participación de todos los atletas y técnicos. Se programarán y respetarán los protocolos y discursos. Las medallas correrán a cargo del Organizador, pero el diseño será aprobado por FIRS. pag.16 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Protocolo El Responsable del Protocolo Local trabajará en colaboración con el Responsable del Protocolo de la FIRS, que supervisará cualquier decisión. El Organizador proporcionará las banderas de todas las naciones presentes y los himnos nacionales de todos los países participantes durante las ceremonias de apertura, clausura y entrega de los premios. Los discursos y juramentos deberán cumplir con los protocolos FIRS. Uniformes El Organizador proporcionará los uniformes para todos los voluntarios sobre la base de un diseño aprobado por la FIRS. Los atletas usarán su uniforme oficial durante las competiciones y los actos oficiales. Otras Actividades La FIRS podrá estar interesada en la organización de manifestaciones de promoción, reuniones, talleres, etc... El Organizador, de acuerdo con la FIRS, se encargará de facilitar y organizar este tipo de eventos. Medios de Comunicación Bajo la responsabilidad del Organizador, el COL deberá facilitar la inscripción y acreditación de los representantes de los medios de comunicación nacionales e internacionales. El Organizador verificará las inscripciones de los representantes de los medios de comunicación junto con la FIRS antes de la validación final. El Organizador también será responsable de proporcionar toda la información necesaria a los medios de comunicación. Se exige al Organizador que, dentro de la instalación deportiva, haya una zona para las entrevistas y una sala de prensa, estas zonas dispondrán de tomas de corriente, conexión Wifi adecuada y hubs para al menos 10 conexiones Internet por cable . El Organizador también se asegurará de que un equipo se encargue de las comunicaciones con respecto al evento: boletines diarios, comunicados de prensa, conferencias de prensa y entrevistas, reportajes informativos sobre los atletas y contenidos para Internet y sitios web. El fotógrafo Oficial del Evento El Organizador cubrirá lo gastos de alojamiento, comida y transporte local para el fotógrafo oficial designado por la FIRS. El fotógrafo se encargará de fotografiar las ceremonias de apertura y clausura, todas las competiciones, entrenamientos, banquetes, galas, encuentros, actividades colaterales y premios. pag.17 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Idioma Los idiomas oficiales de los Campeonatos son el inglés y el idioma oficial del país anfitrión. En el caso de que el idioma del país anfitrión sea el Inglés el otro idioma oficial será el español. Por lo tanto, todas las señales en las instalaciones, comunicaciones, publicaciones deportivas, comentarios y cualquier otra información deben ser disponibles en esos idiomas. El Organizador también tiene la responsabilidad de proporcionar traductores voluntarios y traducciones para la FIRS y la comunidad internacional. Tecnología El Organizador tomará las medidas necesarias para asegurar una fácil comunicación mediante el uso de las herramientas tecnológicas pertinentes antes, durante y después del evento. Esto incluye pruebas prácticas, sistemas informáticos, telecomunicaciones e Internet. En la instalación deportiva habrá un marcador para las puntuaciones y un sistema de sonido adecuado. Elementos adicionales tecnológicos como sistemas administrativos (finanzas, recursos humanos, gestión de proyectos, compras y logística), impresión, edición, sistemas de hardware y software para las puntuaciones, telecomunicaciones - infraestructuras, red fija y inalámbrica, frecuencias de radio, sistemas de sonido, cableado y circuito cerrado de televisión, televisores, grabadoras, imagen y placas de video. Esta área funcional puede verse a menudo como una oportunidad para solicitar patrocinios y colaboraciones VIK (Value in kind-Valor en especie). Servicios Médicos para la Salud y la Seguridad El Organizador debe proporcionar servicios médicos para los atletas, espectadores, mano de obra, medios de comunicación e invitados VIP de la FIRS de acuerdo con las normas establecidas por la FIRS. El Organizador coordinará, según sea necesario, los servicios hospitalarios con las autoridades de salud. El Organizador se ocupará también de los primeros auxilios y los servicios de atención médica en las instalaciones durante el entrenamiento y la competencia y en cualquier otro sitio oficial del evento, en los que habrá vehículos de transporte y ambulancias. Es obligatorio que un desfibrilador esté presente dentro de la sede las competiciones. Control de Dopaje El Organizador deberá cooperar con el personal de la Unidad Deportiva de Control del Dopaje FIRS (DFSU) en la educación y la difusión de la información sobre el contenido del programa de servicios. El Responsable FIRS del Control del Dopaje seleccionará atletas para las pruebas de conformidad con normas antidopaje de la FIRS. En consulta con el Responsable FIRS del Control del Dopaje, el Organizador deberá planificar, establecer y gestionar la infraestructura y los servicios para permitir que los procesos de recogida de las muestras de control de dopaje y pag.18 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN los análisis de laboratorio se realicen en conformidad con las Normas Internacionales de la WADA y con las reglas antidopaje de la FIRS. El Organizador, junto con el Responsable FIRS del Control del Dopaje y la agencia encargada de tomar las muestras, deberá indicar el laboratorio más adecuado para los análisis de control de dopaje. Seguridad Todos los asuntos relacionados con la seguridad serán una responsabilidad del Organizador que se coordinará con las autoridades competentes de la seguridad pública de la ciudad anfitriona. Sin embargo, en algunos casos, debe existir una coordinación con los reglamentos de la FIRS. IX. Promoción y Comunicación Promoción y Comunicación del Evento El Organizador tiene la tarea de promover y comunicar el evento utilizando los medios de comunicación como la televisión, los nuevos medios de comunicación, socios públicos y privados, una guía especial del evento, una guía del espectador y la señalización en el lugar. La FIRS apoyará directa e indirectamente al Organizador y sus comunicaciones y actividades internacionales para la promoción del evento. El Organizador tiene derecho a los ingresos procedentes de los contratos de asociación y las actividades de comercialización en todas las categorías. Sin embargo, el Organizador se compromete a que todos los contratos de asociación serán aprobados por FIRS y a apoyar todas las actividades de marketing relacionadas con el mundo de la FIRS y de sus principales socios comerciales, antes, durante y después de los Campeonatos del Mundo. Sólo FIRS puede comercializar el nombre de los Campeonatos. Radiodifusión, Codificación para Streaming y Señal Internacional FIRS es el propietario y titular de todos los derechos de televisión, web y medios digitales relacionados con sus eventos internacionales. Los costos de producción de la televisión y de las normas internacionales de calidad de la señal de enlace del satélite serán a cargo del Organizador. FIRS enviara el equipo propio de operadores y el coste del viaje, de las comidas y el alojamiento serán pagados por el Organizador. El equipo de operadores también podría ser local si cumple con todos los requisitos exigidos por FIRS, que serán especificados en el contrato y es coordinado por el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS. La producción de la televisión proporcionara una señal internacional, objetiva e imparcial, que incluye las repeticiones a cámara lenta, gráfica TV de base, la medida del tiempo (timing), y será entregada con un apoyo editorial adecuado. Con el fin de asegurar una difusión internacional, y así mismo la promoción global del evento, FIRS será la responsable de la negociación de los derechos de televisión en todo el mundo. FIRS podrá, sin embargo, en previo acuerdo, asignar una parte o todos los derechos de televisión a el Organizador o a terceros. El equipo de operadores también estará a cargo de la producción y la codificación de la señal de streaming y podcast de producción en vivo como indicado por el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS: Todos los partidos del campeonato serán transmitidos exclusivamente en RollersportsTV. El Organizador debe garantizar el acceso gratuito a Internet a través de una adecuada red por cable o por satélite dedicada a la transmisión en streaming. Las características de la conexión deben ser acordadas con el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS. pag.19 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Diseños El Organizador se encargará de diseñar una imagen corporativa del evento y una serie de diferentes obras gráficas, de arte, etc... con el fin de promover el evento. La lista de los diseños incluirá emblemas, medallas, mascotas, iconos informativos, visuales, lemas, publicaciones comerciales, sitios web y producciones audiovisuales. Todo el material será aprobado por la FIRS y el logotipo FIRS será siempre presente. Socios, Proveedores Oficiales, Venta de entradas, Licencias y Mercancía El Organizador será responsable de la negociación y valoración del comercialización de los patrocinios, de las mercancías y de los derechos comerciales, previa aprobación de la FIRS. Todas las ganancias de la explotación de las negociaciones de los derechos por parte del Organizador, serán de su competencia. El logotipo de la FIRS será predominante de acuerdo con las directrices especificadas en el contrato. X. Asuntos Legales Contrato con el Organizador El contrato que se firmará con el Organizador resume toda la información legal, comercial, organizacional y financiera, así como todos los informes, las funciones y las responsabilidades involucradas en la planificación, puesta en escena y la informativa de los campeonatos. Se incluye también un consenso por parte de el Organizador a proceder con la realización de un evento FIRS, con respecto a acreditación, protocolo, control de dopaje, sostenibilidad, voluntariado, marketing y comunicación, etc ... El documento de licitación, con acuse de aceptación, formará parte integrante del contrato. Seguro El Organizador y el Comité Organizador Local tienen la responsabilidad de suscribir los seguros necesarios para la organización y el desarrollo del evento, incluyendo el seguro de transporte, responsabilidad y cancelación. XI. Logotipos Logo de los Campeonatos del Mundo Una vez recibida por la FIRS la aceptación por escrito de la candidatura, la Federación candidata presentará a la FIRS 1 o 2 CD-ROM con el logotipo en los siguientes formatos • Logo en formato vectorial (elemento gráfico + Ciudad Candidata 2016 + logo FIRS) • Formato Logo (Output): EPS y PDF • Una versión a colores • Una versión monocromática • Una versión JPG 1024 x 768 mínimo • Una versión BPM 1024 x 768 mínimo. • Una versión TGA 1024 x 768 mínimo El logotipo podrá ser publicado previa aprobación de la FIRS. pag.20 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Logo FIRS El logo de FIRS en formato vectorial será enviado al Organizador por el Departamento de Marketing y Comunicaciones inmediatamente después de la firma del contrato y será predominante en la instalación deportiva, en todas las publicaciones relacionadas y en toda la mercancía. Logos Institucionales y del Organizador La ubicación y el utilizo de todos los logotipos institucionales en las publicaciones y las instalaciones deportivas deberán tener la aprobación previa de la FIRS por escrito. XI. Planificación Organizativa Las Federaciones Nacionales y/o ciudades que deseen presentar su candidatura para albergar los Campeonatos deben seguir los siguientes pasos: • Envío de la solicitud de organización por correo (en Inglés y / o español) dirigido a la FIRS, que contenga el nombre de la ciudad anfitriona y una copia del recibo de la transferencia de la cuota requerida o la garantía bancaria. • Carta /as de las autoridades gubernamentales locales y/o nacionales de apoyo a la Organización de los Campeonatos. • Envío de una descripción completa de lo que se requiere en el cuestionario adjunto. • • • • Envío de un mapa A3 detallado de la instalación deportiva elegida como sede de los Campeonatos. Compromiso de proteger y promover la marca de la FIRS. Compromiso de no albergar otros eventos deportivos durante el curso de los Campeonatos. Nombre y función del representante legal autorizado para la firma el contrato. Recibidos estos documentos, FIRS iniciará el proceso de evaluación y elaborará el calendario de inspecciones como se describe a continuación. pag.21 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Después de un examen cuidadoso, la FIRS elegirá la Federación Nacional y la ciudad apta para acoger los Campeonatos y enviará el contrato final. Planificación Organizativa Los documentos para la Candidatura deberán ser entregados en la sede de la FIRS que emitirá un recibo, o enviados por registrado A/R el 15 de mayo de 2015 (28 de febrero 2016), en dos ejemplares en Inglés y/o Español. Una copia de estos documentos deberá ser enviada por correo al Departamento de Asuntos Generales de la FIRS: el archivo no podrá ser distribuido ni hecho público hasta la obtención de la autorización de la FIRS. La FIRS designará a la Federación Nacional y la ciudad sede en las fechas indicada en la pág.4 de este documento. La FIRS enviará una comisión de monitoreo y evaluación, compuesta por un máximo de 2 personas, en el periodo entre estas dos fechas. Los costos de los gastos de viaje y estancia de los miembros de la Comisión serán sufragados por la Federación candidata. Durante los meses de preparación de la solicitud, sin embargo, las Federaciones / ciudades interesadas en la celebración de los Campeonatos podrán invitar a dicha Comisión de la FIRS para la evaluación de su propia candidatura. Acuse De Aceptación El/La suscrito/a_________________________________________________ (nombre, apellido, cargo) declara de haber tomado nota de este documento y de los anexos que figuran a continuación, de compartir el contenido e de ser capaz de cumplir con cada artículo que figura en el mismo. El/la suscrito/a declara en nombre de________________________________________________ del cual es el legal representante, de aplicar para albergar y organizar lo Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey en Línea en el año 2016-2018 (eliminar el año que no es aplicable). En fe ______________________________________ (Firma) FECHA _____________________________________ pag.22 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN Informaciones y Documentos (para entregar a FIRS) 1 . Infraestructuras • • • 2. Describir las estructuras existentes en la ciudad anfitriona. Ubicación de las instalaciones deportivas propuestas (Competiciones, entrenamientos, actividades). Enviar la planimetría detallada en formato A3 de la instalación o instalaciones deportivas . Idea y Programa del Evento • Presentar la razón para la que se quieren organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey en Linea. • Fechas propuestas para el evento. 3. Instalaciones y Estructuras Deportivas • Describir la Instalación Deportiva dedicada a las competiciones, a las practicas ( incluyendo la distancia de la instalación a los hoteles oficiales, y del aeropuerto a los hoteles oficiales), superficie, estructuras disponibles, tecnología, número de los asientos, varias, particularidades, etc… agregando a dicha descripción, si es posible, algunas fotografías y/o videos a soporte. 4. Hostelería • Lista de los posibles hoteles oficiales, categoría (*), capacidad (número de habitaciones de hotel y salas de conferencias) distancia desde el aeropuerto y desde la instalación donde se celebrarán los eventos oficiales y su coste medio. 5. Transporte y Accesibilidad Incluyendo los Procedimientos para la Visa de Inmigración y Aduanas • Lista de los aeropuertos internacionales más cercanos y de la distancia desde los hoteles y de los procedimientos de visado (de ser necesario). 6. Servizio Medico y Control Antidopaje • Lista de los hospitales más cercanos, clínicas y otros centros de emergencia. • Comunicar il nombre del la Organización Nacional Antidopaje (NADO) y sus contactos. 7. Tecnología • Describir el tipo de tecnología que se utilizará para asegurar el éxito de los Campeonatos. 8. Medios de Comunicación (Prensa, Radio y Televisión) • Describir el papel que los medios de comunicación nacionales e internacionales tendrán para asegurar una exitosa promoción de los Campeonatos. Programa de promoción y comunicación. 9. Socios Públicos y Privados • Enumerar los principales socios y su contribución (financiera, técnica, etc...). pag.23 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN pag.24 FIRS Campeonatos del Mundo 2016/2018 de Hockey en L�nea DOCUMENTO DE LICITACIÓN www.rollersports.org
