ivan hernandez_ tema 3
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El alumno deberá investigar el concepto de organización, como ente y como parte de un proceso. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, regionales y estatales. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas). COMO ENTE Organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido. Corno objetos o sistemas, las organizaciones constituyen el principal constructo teórico estudiado por la ciencia administrativa. 1.- En este sentido, para Robbins y Coulter (1996) una organización es un conjunto sistemático de personas encaminadas a realizar un propósito específico. Kliksberg (1996) por su parte, plantea que toda organización debe entenderse como una institución social cuyo centro es un sistema de actividades coordinado y racional, con un conjunto de relaciones entre las actividades que en ella se llevan a cabo, que sería su estructura, tiende hacia determinados fines, y es influida por el medio en el cual está inmersa. Carlos Dávila (1985) concibe a la organización como un ente social creado intencionalmente para el logro de determinados objetivos mediante el trabajo humano y recursos materiales, poseedora de una estructura, y ubicada en un medio o marco de condiciones históricas concretas que influyen en su desenvolvimiento. COMO PARTE DE UN PROCESO Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. TIPO DE ORGANIZACIONES 1.- ORGANIZACIÓN INFORMAL: o o o o o Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos. La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal. 2.- ORGANIZACIÓN FORMAL: o o o o o o o Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama. Es racional Según Taylor (defensor de este tipo de organización) la organización debe basarse en la división del trabajo y por consiguiente en la especialización del obrero, pretendiendo una organización funcional supe especializada. Distribución de la autoridad y de la responsabilidad A.3.2. El alumno desarrollará en un ensayo de tres cuartillas como mínimo las características de una organización y sus elementos. CARACTERISTICAS DE UNA ORGANIZACION Caso particular de grupo Reglas explícitas Grado de formalización La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada Presenta conductas recurrentes La organización es básicamente orden Se orientan a una finalidad Generan consecuencias en el ambiente Creados en un punto temporal: inicio de actividad Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir Producen o venden bienes y servicios (empresa) Dan y generan trabajo (empresa) En la organización se da cierta cultura Generan, transmiten y poseen poder Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc. Son indicadores de la sociedad actual Producen y transmiten tecnología Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos Compartir objetivos en forma efectiva Una organización saludable comparte sus objetivos de negocios con los empleados en todos sus niveles. Los gerentes comparten metas con los empleados y los suman a la misión y visión de la organización. Ambos comprenden lo que se requiere para alcanzar estos objetivos compartidos y hacen todos los esfuerzos para lograrlo. Trabajo en equipo Otra característica es el trabajo en equipo. Las compañías saludables saben cómo desarrollar equipos que colaboren para alcanzar metas comunes. Los empleados y gerentes están siempre dispuestos a ofrecer su asistencia a los demás para lograr los objetivos corporativos. Moral de los empleados alta Los empleados de las organizaciones saludables poseen una moral alta. Éstos valoran sus puestos en las organizaciones y deseen trabajar allí por mucho tiempo. La productividad es alta y los eventos de las organizaciones se disfrutan y son exitosos. Ofrecer oportunidades de entrenamiento Las compañías proporcionan entrenamiento en el trabajo y oportunidades para que los empleados mejoren sus habilidades laborales. Las organizaciones llevan otras personas para proporcionar un amplio y necesario entrenamiento departamental y corporativo. También ofrecen oportunidades para obtener certificaciones y educación continua. Liderazgo Un buen liderazgo es una de las principales características de una organización saludable. Los empleados tienen buena relación con sus jefes, la que se basa en la confianza. Los jefes saben cómo hacer que los empleados funcionen juntos. Cuando es necesaria la corrección, los empleados aceptan la crítica constructiva ofrecida por los líderes. Manejar el bajo rendimiento Las compañías confrontan el bajo rendimiento en lugar de ignorarlo. Las organizaciones toman acciones correctivas para mejorarlo. Los niveles superiores de gerencia valoran la opinión de los empleados que hacen sugerencias sobre cómo mejorar las productividades y lograr tasas de rendimiento altas. Las compañías incluso llevan especialistas para detectar problemas y ofrecer soluciones. Comprender riesgos Las organizaciones saludables comprenden los riesgos que enfrentan y toman los pasos necesarios para protegerse de ellos. Cuando un evento ocurre debido a riesgos organizativos, una organización saludable aprende de ello. Las compañías usan la precaución pero comprenden que los riesgos son necesarios para facilitar el crecimiento. Adaptación a oportunidades y cambios Las organizaciones saludables saben cómo reconocer y aprovechar las buenas oportunidades y siempre buscan oportunidades de crecimiento. También saben cómo adaptarse al cambio tecnológico y operacional. Intentan permanecer en la delantera o a la par de los cambios en el ambiente de la industria y los negocios. Estructura claramente definida Las compañías poseen un sentido del orden y de la estructura de la organización. Las mismas no limitan la innovación y el crecimiento. A los empleados no les importa someterse a ese orden porque comprenden y ven los beneficios de su implementación. Políticas de compañía reconocidas Las organizaciones crean e implementan políticas de compañía que están siempre disponibles para sus empleados. Las organizaciones saludables siguen las políticas y regulaciones de los gobiernos locales, estatales y federales. Cuando los empleados o gerentes rompen esas políticas, se lidia con el problema inmediatamente y de forma profesional. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Esta definición básica nos proporciona en estándar mínimo pero explicito que nos ayuda a una organización, algunas veces con resultados inesperados. La definición también identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organización puede ser casual o sumamente compleja. Las organizaciones bastas contienen muchas organizaciones pequeñas, existen dos clases de elementos comunes en todas las organizaciones, el elemento núcleo y los elementos operantes. El elemento núcleo de cualquier organización lo constituyen las personas, cuyas interacciones componen la organización. Toda organización cambia siempre, de aquí el término proceso, la interacción de las personas es el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento nuclear de la organización. “La condición necesaria para la organización es la interacción entre dos o más personas, quienes persiguen que sus clases individuales pueden satisfacer mejor mediante la combinación de las capacidades o recursos personales”. El éxito o fracaso está básicamente determinado por la calidad de las interacciones entre el elemento núcleo tan pronto como una organización cobra vida, el elemento núcleo comienza a ser afectado por los elementos operantes. Los miembros que interactúan forman la organización pero los elementos operantes hacen que está sea eficiente o ineficiente. Los elementos operantes son los recursos, las capacidades de los miembros y su influencia personal, los recursos humanos bienes gratuitos y económicos, los recursos conceptuales de un grupo en particular de sus miembros, los gerentes. El grado hasta el cual todos los miembros de una organización empleen sus habilidades e influencia. Lo que ocurre en una organización son interacciones, la organización donde esas interacciones, fijando funciones, relaciones, actividades, jerarquías y otras características de la organización. Las personas están interactuando para alcanzar sus objetivos en toda organización y otras interacciones pueden ser descritas con algún tipo de estructura reconocida con sus características principales IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier ha de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial). Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento. Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial. En la utilización efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organización entiendan y desempeñen sus puestos. Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en sí misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente. A.3.3. El alumno investigará la bibliografía que sustenta la agrupación de las operaciones por su naturaleza y explicará si pueden existir otras formas de agrupar las operaciones La toma de decisiones es un proceso que se inicia cuando una persona observa un problema y determina que es necesario resolverlo procediendo a definirlo, a formular un objetivo, reconocer las limitaciones o restricciones, a generar alternativas de solución y evaluarlas hasta seleccionar la que le parece mejor, este proceso puede ser cualitativo o cuantitativo. El enfoque cualitativo se basa en la experiencia y el juicio personal, las habilidades necesarias en este enfoque son inherentes en la persona y aumentan con la práctica. En muchas ocasiones este proceso basta para tomar buenas decisiones. El enfoque cuantitativo requiere habilidades que se obtienen del estudio de herramientas matemáticas que le permitan a la persona mejorar su efectividad en la toma de decisiones. Este enfoque es útil cuando no se tiene experiencia con problemas similares o cuando el problema es tan complejo o importante que requiere de un análisis exhaustivo para tener mayor posibilidad de elegir la mejor solución. La investigación de operaciones proporciona a los tomadores de decisiones bases cuantitativas para seleccionar las mejores decisiones y permite elevar su habilidad para hacer planes a futuro. En el ambiente socioeconómico actual altamente competitivo y complejo, los métodos tradicionales de toma de decisiones se han vuelto inoperantes e inadmisibles ya que los responsables de dirigir las actividades de las empresas e instituciones se enfrentan a situaciones complicadas y cambiantes con rapidez que requieren de soluciones creativas y prácticas apoyadas en una base cuantitativa sólida. En organizaciones grandes se hace necesario que el tomador de decisiones tenga un conocimiento básico de las herramientas cuantitativas que utilizan los especialistas para poder trabajar en forma estrecha con ellos y ser receptivos a soluciones y recomendaciones que se le presenten. A.3.4. El alumno elaborará en un cuadro comparativo la clasificación de las operaciones y elaborará un comentario personal de dicha clasificación. Clasificación Finalidad Estructura Tamaño Localización Producción Con fin de lucro (empresas) Sin fin de lucro (ONG) Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (organismos gubernamentales). Formales: son empresas legales y oficiales. Informales: sale de lo formal. Grande, de 250 a 1000 trabajadores Mediano, de 50 a 249 trabajadores Pequeño, de 11 a 49 trabajadores Micro emprendimiento, de 10 o menos trabajadores Multinacional – internacional Nacional Local o regional Bienes Servicios Propiedad Grado de integración Actitud frente a cambios Toma de decisiones Jerarquía los Salario y retribución Distribución. Pública Privada Mixta Totalmente integrada Parcialmente integrada Rígido Flexible Centralizada Descentralizada Organización jerárquica En red A.3.5. El alumno investigará los conceptos de proceso y procedimiento desde el punto de vista de tres autores, señalando su referencia bibliográfica. No consultar internet para hacer sus investigaciones.
