admin base de datos afiliados - Alcaldía Municipal de Popayán

1.
ALCALDIA DE POPAYAN
P-GS-DSS-GA-01
ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS PARA
AFILIADOS
Versión: 03
Página 1 de 5
OBJETIVO
Depurar y validar la base de datos del municipio de Popayán para garantizar la
afiliación o continuidad al régimen subsidiado y contributivo.
2.
ALCANCE
Este documento inicia desde el cargue de la base de datos única de afiliados
BDUA al Fondo de solidaridad FOSYGA y termina con la depuración y
actualización de la misma.
3.
DEFINICIONES
AFILIADOS DE CONTINUIDAD CARNETIZADOS: Son aquellos beneficiarios
que ya están en la lista de la EPS-S y que son parte constitutiva de la línea de
base.
AFILIADOS NUEVOS: Beneficiario plenamente identificado y carnetizado por
primera vez luego de ser consultada la población elegible, con lo cual se tiene
certeza de que a partir de ese momento pertenece al grupo de responsabilidad de
la correspondiente EPS-S.
BENEFICIARIO: Persona que cumple con los requisitos de ley, para ser incluido
en la lista de usuarios o clientes de los programas estatales dedicados a erradicar
la pobreza extrema, en los estratos uno y dos del Sisben.
BDUA: Base de datos única de afiliados
EPS SUBSIDIADA: Reemplazo el termino a las ARS (Administradora de Régimen
Subsidiado) el concepto de Empresa Promotora de Salud Subsidiada (ley 1122
del 2007), en virtud al origen de sus recursos, que corresponde precisamente a la
población subsidiada del sistema de seguridad social.
Se reconoce como la empresa que administra los recursos del Régimen
Subsidiado, para garantizar la prestación de los servicios a los afiliados de este.
FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía.
ELABORACIÓN
REVISION
APROBACION
_______________________________
______________________________
______________________________
Contratista
Coordinadora del SIGC
Secretaria de Salud
ALCALDIA DE POPAYAN
ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS PARA
AFILIADOS
F-GS-DSS-GA-01
Versión: 03
Página 2 de 5
MULTI AFILIACIÓN: Son los eventos en los que una misma persona aparece
reportada como beneficiario o criterio de UPS-S, en más de una EPS-S o en
ambos regímenes.
Se consideran de tres tipos así:
1. Entre régimen subsidiado y régimen contributivo
2. Entre la misma EPS del régimen subsidiado
3. Entre diferente EPS del régimen subsidiado.
POBLACIÓN ELEGIBLE: Son elegibles para la asignación de subsidios en salud la
población a la que se le ha verificado las condiciones de beneficiario señalados por la
ley, mediante los instrumentos y mecanismos establecidos en el acuerdo 415 de 2009.
POBLACIONES ESPECIALES: Se identifican en grupos sociales tales como
etnias indígenas, desplazados, población infantil vulnerable bajo protección en
instituciones diferentes al ICBF, los desmovilizados, indigentes, población infantil
abandonada a cargo del instituto colombiano de Bienestar familiar, población rural
migratoria, población ROM y personas mayores en centros de protección.
SISBEN: Sistema de identificación de Beneficiarios de los planes, programas y
proyectos de Estado, el cual se rige dependiendo del nivel de pobreza del
evaluado.
TRASLADOS: Son los eventos que se suscitan entre regímenes o entre
empresas a razón del cambio, bien por solicitud voluntaria del afiliado, por
decisión del estado o por liquidación de la empresa administradora del recurso.
TRASLADOS DE POBLACIÓN ELEGIBLE: Después de haber depurado por
parte del ministerio de la protección social la población que se le asigno una EPS,
ellos tendrán derecho tres meses después a trasladarse por voluntad propia a otra
EPS que tenga contrato con el ente territorial.
4.
ASPECTOS GENERALES

Depurar mensualmente la base de datos de afiliados con el fin de verificar
mediante cruces las inconsistencias para el reporte de novedades.

Se debe de entregar mediante acta de reunión, en un archivo plano la
base de datos depurada remitiendo copia a las EPSs, entes de control, el
Ente Territorial asignando actividades a desarrollar por cada una de las
partes.
F-GS-DSS-GA-01
ALCALDIA DE POPAYAN
ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS PARA
AFILIADOS

Levantar actas de las reuniones realizadas entre el ente municipal y el ente
departamental en la depuración de la base de datos de la población pobre
no asegurada PPNA.

Remitir la base de datos de los listados censales al entre territorial para
después de su depuración entregarse a la EPS que corresponda.

En caso de presentarse inconsistencias con el número del documento de
identificación el afiliado debe suministrar la información necesaria para su
corrección tanto al ente municipal como la EPS.

Contar con UPS y dispositivos de almacenamiento de datos como
disquetes, discos compactos re escribibles, memoria USB, cintas con
copias de seguridad o similares, para garantizar la seguridad del equipo
que contiene la base de datos y la integridad de los datos mismos,
haciendo Backups cada quince días.

Definir claves de acceso al computador que contiene la base de datos del
régimen subsidiado en salud.
5.
No
1
Versión: 03
Página 3 de 5
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
Recepcionar las bases
de datos
.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Se Recepcionan las bases de datos
de: la población elegible, población
pobre no asegurada (PPNA), alta
consejería de la presidencia de la
república, Continuidad del régimen
subsidiado y los listados censales
que se catalogan así:
ICBF,
Desplazados,
Desmovilizados,
Población infantil bajo protección
diferente
del
ICBF,
Población
indígena, Personas mayores en
centros de protección, Población
ROM y población rural migratoria,
acción social, cabildos urbanos
asentados en el municipio de
Popayán, Reclusorio Toribio Maya y
los ancianatos
Administrador de la
base datos
Base de datos
archivo plano
F-GS-DSS-GA-01
ALCALDIA DE POPAYAN
ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS PARA
AFILIADOS
Versión: 03
Página 4 de 5
2
APROBAR
LOS
NUEVOS AFILIADOS
PARA
LA
ASIGNACIÓN DE LA
EPS.
Se
aprueban
enviando
oficio
remisorio a las EPSS de las bases de
datos de la población que no tienen
ninguna novedad y que por su
condición pueden ser afiliados al
régimen subsidiado.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
F-GD-01
Actas
Oficios
Remisorios
Adjunto Archivos
planos
del
software
SEGURO
No
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
VERIFICAR LA BASE
DE DATOS ÚNICA DE
AFILIADOS
BDUA,
UBICADA EN EL FTP
DE LA PÁGINA WEB
DEL FOSYGA.
Ingresa a la página web del FOSYGA
previa identificación mediante la clave
personal del administrador de la base
e datos, donde está el link del FTP,
para descargar los afiliados validados
en la BDUA.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
3
4
5
6
7
CONTROLAR
Y
AUDITAR LA BASE DE
DATOS
DEL
RÉGIMEN
SUBSIDIADO
MEDIANTE CRUCES
DE BASE DE DATOS.
IDENTIFICAR
LAS
INCONSISTENCIAS
ELABORAR BASE DE
DATOS
ACTUALIZADA
DE
AFILIADOS POR EPSS Y POR CONTRATO.
REALIZAR COPIA DE
SEGURIDAD DE LA
BASE DE DATOS EN
ARCHIVOS PLANOS.
De los archivos planos entregados
por cada uno de los entes de emisión,
se realiza auditoria mediante cruces
con las bases de datos de las EPSS,
SISBEN,
Población
elegible,
Magisterio, Régimen contributivo y los
listados censales tabulando de
acuerdo a la resolución 1982 del 28
de mayo de 2010, los 7 campos así:
tipo
documento,
Numero
de
documento, Primer apellido, Segundo
apellido , Primer nombre, Segundo
nombre y fecha de nacimiento, con el
fin
de
obtener
novedades
comunicadas para corregir por los
entes de emisión.
Finalizada la auditoria se deben de
identificar las inconsistencias para
comunicarlas a las EPSS, y estas a
su vez comuniquen en el momento de
una
consulta
por
parte
del
beneficiario que se encuentra bajo
inconsistencias por
duplicidades,
nombres y/o identificación incorrecta
etc.
Se consolida la base única de
afiliados totalmente actualizada y se
levanta el acta de la mesa de trabajo
con
las
responsabilidades
y
actividades pendientes establecidas
entre
los
Entes
Involucrados
adjuntando en medio magnético los
archivos planos.
Se realiza las copias de seguridad
grabando en este medio los archivos
planos desde la raíz del software.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
Pagina Web
Archivos Planos
Acta de Reunión
F-GMC-03
Archivos planos.
Oficios
Remisorios F-GD01
Archivos planos.
Acta de Reunión
F-GMC-03
Archivos planos
en medio digital
Copia
de
seguridad
en
medio magnético.
F-GS-DSS-GA-01
ALCALDIA DE POPAYAN
ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS PARA
AFILIADOS
8
SOLICITAR LA BASE
DE DATOS DE LA
POBLACIÓN POBRE
NO
ASEGURADA
PPNA AL SISBEN.
6.
Con los archivos planos se realiza
una depuración tal como se indica el
punto número cuatro de este
procedimiento, con el fin de identificar
la población que no tiene ningún tipo
de afiliación para su atención en
salud y posible asignación de una
EPS por parte del ministerio de la
protección social por medio de la
oficina de aseguramiento de la
Gobernación del Cauca.
Administrador de la
base
datos
y
Secretario a) de
Salud Municipal o
quien haga sus
veces.
Versión: 03
Página 5 de 5
Formato
de
Oficios F-GD-01
Archivos planos
en medio digital
ANEXOS
Actas Oficios F-GD-01
Acta de Reunión F-GMC-03
Archivos Planos Software SEGURO
Acuerdo 415 de 2009
Resolución 1982 de 28 de Mayo de 2010
Resolución 2042 de 1 de Junio de 2010
Resolución 2114 de 9 de Junio de 2010
7.
CONTROL DE CAMBIOS.
Versión
Fecha de aprobación
Descripción del cambio
02
03
25/11/2010
11/02/2016
Su anterior codificación era P-GS-160-01
Se actualiza la codificación y cambio de formatos