compras de mercancias para almacén

CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
COMPRAS DE MERCANCÍAS
PARA ALMACÉN
OP/DRM/006
Versión 01
19 de Julio de 2013
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HOJA DE AUTORIZACIÓN
ELABORÓ
LIC. VÍCTOR HUGO OROZCO CANDANOSA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
REVISÓ
LIC. DAVID ADRIÁN PÉREZ SALDAÑA
C.P. MARÍA DE LOS ÁNGELES GARCÍA PRINCE
TITULAR DE LA UNIDAD DE
CONTRALORÍA INTERNA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
AUTORIZÓ
C.P. ENRIQUE ÁLVAREZ DEL CASTILLO ROJAS
TITULAR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO .........................................................................................................................................................4
2.
ALCANCE ..........................................................................................................................................................4
3.
DEFINICIONES ................................................................................................................................................4
4.
DESARROLLO ................................................................................................................................................5
5.
DIAGRAMA DE FLUJO. ............................................................................................................................ 10
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1. OBJETIVO
Realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad
requerida y a un precio adecuado.
2. ALCANCE
Las áreas involucradas en este proceso son:
o Almacén
o Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales
o Comité de Compras y Operaciones Patrimoniales
o Unidad de Contraloría Interna
o Departamento de Tesorería
3. DEFINICIONES
o Inventario: Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a
una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
o Cotización: es aquel documento que el departamento de compras usa en una
negociación.
o Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad.
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4. DESARROLLO
ACTIVIDAD
4.1. El encargado de almacén, en la última semana de cada mes
lleva a cabo inventario físico de las existencias en coordinación con
la Unidad de Contraloría Interna, lo captura en el formato de
Inventario de Mercancía de Almacén, lo imprime, lo firma y lo
entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
4.2. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales, evalúa las necesidades de compra en base al inventario
de mercancías recibido, captura en el sistema en el formato de
Solicitud de Cotización la relación de mercancías a comprar, lo
anterior en función de la clasificación de partidas.
4.3. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales, imprime y firma las solicitudes de cotización y las envía
vía e-mail/fax a los proveedores registrados en el padrón de
proveedores.
NOTA: Para la asignación de las compras a los proveedores se
debe contar con un mínimo de tres cotizaciones.
4.4. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales recibe las cotizaciones por parte de los proveedores.
4.5. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales con las cotizaciones recibidas procede a elaborar el
Comparativo de Cotizaciones (sustentado con las cotizaciones
recibidas) y lo presenta para su análisis en la Reunión de Comité de
Compras.
4.6. El Comité de Compras, analiza el comparativo de cotizaciones
en función de: costo, calidad, tiempo de entrega y disponibilidad del
artículo a comprar.
4.7. El Comité de Compras selecciona al proveedor o proveedores
apropiados.
4.8. El Jefe del Departamento de Tesorería confirma suficiencia
presupuestal.
EVIDENCIAREFERENCIA
Tarjeta de almacén
USAF/DRM/098 Ver. 01
Solicitud de
Cotización
Solicitudes de
cotización firmadas
Padrón de
proveedores
Cotizaciones de los
proveedores
Comparativo de
Cotizaciones
USAF/DRM/010 Ver. 01
Comité de Compras
OP/USAF/016
Comparativo de
Cotizaciones
USAF/DRM/010 Ver. 01
Proveedor (es)
seleccionado (s)
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ACTIVIDAD
4.9. El Secretario del Comité de Compras registra en el formato de
Minuta de Reunión los acuerdos de la reunión del Comité de
Compras y solicita la firma de los participantes en dicha reunión.
4.10. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales, captura en el sistema la Orden de Compra, la imprime,
la firma y solicita firma del Titular de la Unidad de Contraloría
Interna y del Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y
Financieros y la envía a los proveedores seleccionados vía
fax/correo electrónico/personalmente, indicando la entrega de la
mercancía en el almacén.
4.11. El encargado del almacén recibe del proveedor la mercancía
solicitada, verificando que dicha mercancía cumpla con las
condiciones de compra especificadas.
 Si no cumple con las condiciones de compra, el encargado
del almacén notifica al Jefe de Recursos Materiales y
Servicios Generales quien determina si se recibe o no la
mercancía.
 Si la mercancía cumple con las condiciones de compra
indicadas en la orden de compra, el encargado del almacén
firma de recibido en el documento de entrega del proveedor y
resguarda la copia para comprobar la entrada de la
mercancía al almacén.
4.12. El encargado del almacén captura en el Sistema de Inventario,
las mercancías recibidas indicando:
 Fecha de entrada
 Cantidad
 Producto
 Proveedor
 Precio unitario del producto
 Número de orden de compra
Automáticamente, el sistema envía un correo de notificación de la
entrada de mercancía al Titular de la Unidad de Contraloría Interna
y al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
EVIDENCIAREFERENCIA
Minuta de reunión
USAF/CD/079 Ver. 01
Orden de Compra
USAF/DRM/011 Ver. 01
Mercancía
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EVIDENCIAREFERENCIA
4.13. El Titular de Contraloría Interna lleva a cabo la verificación física
de entrada de mercancía en el almacén, en base al inventario actual y
la orden de compra.
 Si la verificación indica que la entrada no es correcta el Titular
de Contraloría Interna accede al sistema y captura sus
observaciones y solicita solución inmediata. El sistema envía
correo de observaciones al Jefe de Recursos Materiales y
Servicios Generales y al Jefe del Departamento de Tesorería.
El proceso continua en la actividad 4.15.
Orden de compra
USAF/DRM/011
Ver. 01
Inventario real

Si la verificación indica que la entrada es correcta el Titular de
Contraloría Interna accede al sistema y da visto bueno de
entrada de mercancía al almacén, el sistema genera correo de
Vo.Bo. al Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales
y al Jefe de Tesorería. El proceso continua en la actividad 4.16.
4.14. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales recibe correo de observaciones, evalúa la situación de no
concordancia y procede a solventar, notificando al Titular de
Contraloría Interna vía correo electrónico para su verificación
Correo de aviso de
nuevamente. El proceso regresa a la actividad 4.13.
corrección
NOTA: el Jefe del Departamento de Tesorería queda en espera de
recibir correo de visto bueno por parte de Contraloría Interna para
proceder al pago de la factura al proveedor.
4.15. El encargado del almacén coloca la mercancía recibida en el
lugar físico asignado.
--
4.16. El proveedor entrega en el Departamento de Tesorería en el área
de Contabilidad la(s) factura(s) original (es) correspondiente(s) con sus
respectivos comprobantes de recibido en el almacén y la orden de
compra.
Orden de Compra
Factura original
Comprobante de
recibido en
almacén
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EVIDENCIAREFERENCIA
4.17. El área de Contabilidad fiscaliza la (s) factura (s) comprobando el
cumplimiento de los requisitos fiscales.
 Si no se cumplen los requisitos fiscales se regresa al proveedor
y se le indican las correcciones necesarias. El proveedor deberá
corregir la factura. El proceso regresa a la actividad 4.16.
Factura original
Copia del contra
recibo entregado

Si se cumplen los requisitos fiscales, se elabora contra recibo y
se le entrega al proveedor, conservando copia del contra recibo
entregado.
4.18. El área de Contabilidad accesa al sistema, elabora e imprime la
Orden de Pago correspondiente a la compra efectuada anexando:
o La orden de compra.
Orden de pago
o La factura original de la compra.
o El documento firmado de recibido de entrada al almacén.
o Aviso de Vo.Bo. de Contraloría Interna.
4.19. El área de Contabilidad gestiona la firma del Jefe del
Departamento de Tesorería, Titular de la Unidad de Contraloría Interna
y del Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros.
o El Jefe del Departamento de Tesorería revisa la Orden de Pago
y sus anexos y firma de elaboración.
Orden de pago con
o El Titular de Contraloría Interna revisa la Orden de Pago y sus
anexos firmado
anexos y firma de revisado.
o El Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y
Financieros revisa la Orden de Pago y sus anexos y firma de
autorizado.
4.20. El área de Contabilidad entrega la Orden de Pago y sus anexos Orden de pago con
ya autorizados al Jefe del Departamento de Tesorería.
anexos firmado
4.21. El Jefe del Departamento de Tesorería programa el pago al
proveedor en base a la disponibilidad en cuentas bancarias.
--
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4.22. El Jefe del Departamento de Tesorería efectúa el pago al
proveedor.
 Si el pago es por transferencia bancaria, el Jefe del
Departamento de Tesorería deposita en la cuenta del
proveedor e imprime el Recibo Bancario de Pago como
evidencia. El proceso continua en 4.24.
 4.22.2. Si el pago es por cheque, el Jefe del Departamento
de Tesorería elabora e imprime cheque, solicita la firma del
Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y
Financieros, una vez firmado por el Titular el Jefe del
Departamento de Tesorería procede a firmar el cheque. El
cheque se resguarda en el área de Contabilidad hasta su
entrega al proveedor. El proceso continua en la actividad
4.24.
4.23. El proveedor acude a recoger su pago al área de Contabilidad,
se le solicita su contra recibo, se le entrega el cheque
correspondiente y se le solicita firma de recibido en la póliza del
cheque. Si son varias facturas se cancelan del contra recibo las
facturas que se cubren con el cheque y se regresa al proveedor.
4.24. El área de contabilidad anexa a la póliza de cheques firmada
de recibido/ Recibo Bancario de Pago, la orden de pago y sus
anexos, la resguarda durante el mes, hasta su entrega a Contraloría
Interna para el Proceso de Contabilidad.
Factura original
Recibo bancario de
pago
Cheque impreso
Póliza de cheque
firmada de recibido
Pólizas de cheques
firmada y sus
documentos
comprobatorios
Recibo Bancario de
Pago
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5. DIAGRAMA DE FLUJO.
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6. EVIDENCIA
TARJETA DE ALMACÉN
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