Circular No.1284 - Unión Colegiada del Notariado Colombiano
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SUPERINTENDENCIA NJUSTICIA TODOS POR UN DE NOTARIADO & REGISTRO NUEVO PAIS Lo guarda dela fe pidlco CIRCULAR No. 1 ? 84 Bogotá, 9 5 NOV 2015 PARA: Notarios del País. DE: Superintendente Delegada para el Notariado. ASUNTO: Tipologías evidenciadas en autorización en registros civiles. Radicado ER055014 del 08/01/2015. Señores Notarios Al realizar la incorporación al Sistema de Información de Registro Civil, la Registraduria Nacional del Estado Civil verificó que los registros civiles inscritos en las Notarías del País no tuvieran inconsistencias al momento del diligenciamiento y autorización por parte de los despachos notariales en los seriales de nacimiento, matrimonio y defunción. Es así, como de forma comedida se solicita ejercer control de legalidad al momento de la autorización de los seriales de registro civil a fin de que se ajusten a lo señalado en la normatividad vigente realizando como mínimo las siguientes acciones: Acciones para el diligenciamiento de los seriales de nacimiento, matrimonio y defunción: Y Tener en cuenta la normatividad relacionada con el Estado Civil de las Personas. Formular sus consultas en caso de duda a la Dirección Nacional del Registro Civil. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13.49 Int. 201— PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.o0 SHR SUPERINTENDENCIA TODOS POR UN DE NOTARIADO & REGISTRO NUEVO PAÍS La guardo de Ir le pública ➢ Capacitar a los empleados encargados de la función del registro civil. • Asistir a los talleres que realiza la Registraduria Nacional y ser multiplicador en la notaría. • Guarda y conservación de los antecedentes que sirvieron de soporte para la autorización de los seriales de nacimiento, matrimonio y defunción. Para tal efecto y como acción de mejora, se adjunta informe procesado por la Direccion Nacional del Registro Civil , para que se tomen las acciones correctivas y preventivas en procura de minimizar los hallazgos reportados por dicha entidad en el diligenciamiento de los seriales de nacimiento, matrimonio y defunción. Cordial Saludo, ac-e-c-42, 9-y-rwo P MAFIA EMMA OROZCO ESP OSA Superin ndente Delegada para el Notariado. Adjunto: Listado de tipologías recurrentes en diligenciamiento de Nacimiento, Matrimonio y Defunción: Proyecto: Xiomaravic Profesional Especializada-— a- 4— Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201— PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://^w.supernotariado.goveo — REGISTRADURÍA OFICINAS CENTRALES - CAN CORRESPONDENCIA ENVIADA ION TtMT - REG15TM21910 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 072821 2015/10/07 17:02115 NUE: MARIA VICTOR A TU FUI ISTINATARIO SUPERNTENCIENCIA DELOOADA PARA EL NOIPPI Bogotá D.C., 111111111111111111111111111111111111111 Doctores ÁLVARO ROJAS CHARRY Presidente Unión Colegiada del Notariado Col Carrera 9 N° 97 — 20 Bogotá D.C. :ha 08/10/201511:34:09 Anexos O ój 15 E.S.D. `TV RE O VIR0051W I IIIIII I IIIII IIIIII II I II SNR20 5ER0550 4 PROCURADURIA GENERAL DE LA NAC ON Destino SDN / SUPERINTENDECIA DELEGADA PAR DENGTARIAOR Origen Y RESISTIO MARIA EMMA OROZCO Superintendente Delegada para el Notariado y Registro Calle 26 N° 13 — 49 INT 201. Bogotá D.C. E.S.D. Asuntn_ alrIMAL IDO nrrPrtansq FN ASUNTO: URGENTE - Anomalías Detectadas en Registros Civiles elaborados por Notarias, y plan de mejoramiento (Capacitación en Registro Civil a Notarios) De manera atenta me permito comunicarles que esta Dirección realizó una verificación sobre los registros inscritos en las Notarías del territorio nacional, una vez incorporados al Sistema de Información de Registro Civil, generaron una serie de anomalías asociadas a errores en los datos diligenciados al momento de la inscripción. En tal sentido se relaciona a continuación la estadística por tipo de registro y de anomalía encontrada: INFORME ESTADÍSTICO ANOMALÍAS Periodo comprendido del 2 de Enero de 2015 al 4 de septiembre de 2015 1. Total Anomalías Notarias: 34057 1.1. Discriminadas por tipo de registro: 1.1.1 Total Anomalías RCN - NIP: 1.1.2. Total Anomalías RCN - NUIP: 1.1.3.Total Anomalías RCD: 1.1.4. Total Anomalías ROM: 1122 9631 21171 2133 34057 Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ' Lo democracia es nuestra 1 4i Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos:2202880 /Extensiones 1254, 1284 y 1297 www reqistraduria.gov co ), JQ c'cive coco* ArnICTRne (ORGANZACION rxmaxtJ REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 2. Anomalías ocasionadas por errores en elaboración de registros de Notarias: 2.1. Anomalías en Registros Civiles de Nacimiento con fecha de Inscripción anterior al 01/02/2000 ANOMALIAS RCN - NIP NOTARIAS NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL DECLARANTE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL PADRE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION CANTIDAD 286 65 NOMBRES y/o APELLIDOS DE LA MADRE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EL DECLARANTE APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION 44 FALTA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE 35 58 NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL INSCRITO NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL PADRE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 15 EXPEDICION DE CEDULA DEL DECLARANTE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 12 DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL PADRE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LA MADRE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EL INSCRITO APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE NACIMIENTO 30 10 6 6 DOCUMENTO ANTECEDENTE NO IDONEO 5 IDENTIFICACION DE LA MADRE NO IDONEA 5 IDENTIFICACION DEL PADRE NO IDONEA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 5 IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO IDONEA 2 4 2 DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LA MADRE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ democracia es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos: 2202880 / Extensiones: 1254, 1284 y 1297 www.reqistraduriaclov.co / IMuon eltflOit REGISTRADURIA EXPEDICION DE CEDU LA DEL PADRE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 1 FALTA FIRMA DEL DECLARANTE 1 TOTAL 593 Descripción de cada anomalía: • Nombres y/o apellidos del declarante no coincide con SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Nombres y apellidos del padre no coinciden con SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Nombres y apellidos de la madre no coinciden con SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Falta documentó de identificación del declarante: Información del declarante obligatoria y presente pero falta documento de identidad. El usuario selecciona como tipo de documento sin información • Nombres y/o apellidos del inscrito no coinciden con SIRC o ANI: En RCD inscrito identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Documento de identificación del padre no existe en SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. • Documento de identificación de la madre no existe en SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. • Documento de identificación del padre invalido en SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identificación o RCN invalido al momento de la inscripción Faltan datos del declarante: El declarante es obligatorio y faltan datos como el tipo o numero de documento de identificación o nombres o apellidos. • La • Documentó de identificación del declarante invalido en SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Identificación, Tarjeta de Identificación o RCN Invalido en la base de datos. • Documento de identificación de la madre invalido en SIRC o AM: Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ' detnocracia es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos:2202880 / Extensiones 1254, 1284 y 1297 www reqistraduria qov co e Z 4 - I 0 o (7,/fe..refl.c.\-' REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Madre identificada con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identificación o RCN invalido al momento de la inscripción. 2.2. Anomalías en Registros Civiles de Nacimiento con fecha de Inscripción posterior al 01/02/2000 — NUIP: ANOMALIAS RCN NUIP CANTIDAD EXPEDICION DE CEDULA DE LA MADRE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 151 EL INSCRITO APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE NACIMIENTO 53 DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL PADRE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LA MADRE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL PADRE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION FALTA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LA MADRE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL INSCRITO NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION FALTA FIRMA DEL PADREO LA MADRE EN RECONOCIMIENTO La 408 NOMBRES Y70 APELLIDOS DEL DECLARANTE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EXPEDICION DE CEDULA DEL DECLARANTE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL PADRE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/O APELLIDOS DE LA MADRE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EXPEDICION DE CEDULA DEL PADRE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 247 224 222 197 49 49 47 37 30 28 27 21 17 Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civito democracia es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos: 2202880 / Extensiones 1254, 1284 y 1297 www.reqistraduria.qov co A. <9 aiferenda. REGISTRADURÍA DOCUMENTO ANTECEDENTE NO IDONEO 16 EL DECLARANTE APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION 14 NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL TESTIGO 1 NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 10 IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO IDONEA 8 FALTA FIRMA DEL DECLARANTE NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL TESTIGO 2 NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EXPEDICION DE CEDULA DEL INSCRITO NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DEL INSCRITO NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION. LA EDAD DEL PADRE ES MENOR QUE LA EDAD DEL INSCRITO DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL TESTIGO 1 INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 3 DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL TESTIGO 2 NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 3 EL TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD NO CORRESPONDE A LA EDAD DEL INSCRITO. 3 ENMENDADURA SIN NOTA DE SALVEDAD 3 FALTA FIRMA DEL FUNCIONARIO EN NOTA 3 FALTAN DATOS DEL DECLARANTE INCONSISTENCIA ENTRE LA FECHA DE NACIMIENTO DEL INSCRITO Y LA FECHA DE DEFUNCION DEL PADRE 3 FECHA DE INSCRIPCION ANTERIOR AL HECHO O ACTO 2 IDENTIFICACION DE LA MADRE NO IDONEA 2 IDENTIFICACION DEL PADRE NO IDONEA 2 IDENTIFICACION DEL TESTIG01 NO IDONEA 2 CEDULA DE INSCRITO EN RCN YA EXISTE EN EL SIRC. DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL INSCRITO INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 1 1 DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL TESTIGO 1 NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EL TESTIGO2 APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION EXPEDICION DE CEDULA DEL TESTIGO 1 NO La Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ democracia es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos: 2202880 / Extensiones: 1254, 1284 y 1297 www.reqistraduria.qov.co o_ -.5C) o . a/f-creada' ;UKGANLISIO. cm REGISTRADURJA CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EXPEDICION DE CEDULA DEL TESTIGO 2 NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 1 FALTA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL TESTIGO 2. 1 FALTAN DATOS DEL TESTIGO 1. 1 FALTAN DATOS DEL TESTIGO 2. 1 IDENTIFICACION DEL INSCRITO NO IDONEA 1 INCONSISTENCIA ENTRE LA FECHA DE NACIMIENTO DEL INSCRITO Y LA FECHA DE DEFUNCION DE LA MADRE 1 INSCRIPCION EN LUGAR DIFERENTE AL HECHO O ACTO 1 LA EDAD DE LA MADRE ES MENOR QUE LA EDAD DEL INSCRITO 1 MADRE CON DOCUMENTO RC Y FECHA DE INSCR NO VALIDA PARA LOS DECRETOS 266 DEL 2000 Y/0 1122 DE 1999 1 TOTAL 1926 Descripción de cada anomalía: • Nombres y apellidos del padre no coinciden con SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Nombres y apellidos de la madre no coinciden con SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Documento de identificación del padre no existe en SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. • Documento de identificación de la madre no existe en SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. • Nombres y/o apellidos del inscrito no coinciden con SIRC o ANI: En RCD inscrito identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Cédula del inscrito no existe en SIRC o ANI: Inscrito identificado con Cédula inexistente en base de datos O Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civj La democracia es nuestra t Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos 2202880 / Extensiones 1254, 1284 y 1297 www reqistraquria qüv.co eo . aifereno REGISTRADURÍA • NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Documentó de identificación del declarante invalido en SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Identificación, Tarjeta de Identificación o RCN Invalido en la base de datos • Documento de identificación del padre invalido en SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identificación o RCN invalido al momento de la inscripción. • Documento de identificación de la madre invalido en SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identificación o RCN invalido al momento de la inscripción. • Documento de identificación del inscrito invalido en SIRC o ANI: Inscrito (RCN o RCD) identificado con Cédula de Ciudadanía invalida al momento de la inscripción. Nota: Es posible la creación de un RCN de persona fallecida. • Falta documentó de identificación del declarante: Información del declarante obligatoria y presente pero falta documento de identidad. El usuario selecciona como tipo de documento sin información • Faltan datos del declarante: El declarante es obligatorio y faltan datos como el tipo o numero de documento de identificación o nombres o apellidos. • Faltan datos del testigo 1 y/o Faltan datos del testigo 2: Aplica cuándo el documentó antecedente es *testigo* y falta información obligatoria del primer testigo o del segundo por ejemplo tipo o numero de documento de identificación o nombres y apellidos. • Falta documento de identificación del testigo 1 y/o falta de documento de identificación testigo 2: Ocurre cuando el documentó antecedente es *testigo* información del testigo presente, pero falta documento de identidad. El usuario selecciona como tipo de documento *sin información* En el aplicativo de incorporación de registros grabados esta validación se hace de manera automática. La • Error en los datos del testigo 1 Igual el declarante o al otro testigo: El testigo tiene el mismo tipo de número o documento de identidad o los mismos nombres y apellidos que el declarante o que el otro testigo. • Error en los datos del testigo 2. Igual al declarante o al otro testigo: Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ dernocrctaa es nuestro Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos:2202880 / Extensiones' 1254, 1284 y 1297 wwwregistraduria.gov.co (??.. coi diferente aut MCÍON EL ICTOKIL) REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL El testigo tiene el mismo tipo de número o documento de identidad o los mismos nombres Y apellidos que el declarante o que el otro testigo. • Documento de identificación del testigo 1 invalido con SIRC o ANI: Testigo 1 identificado con Cédula de Ciudadanía Invalida • Nombres y/o apellidos del testigo 1 no coinciden con SIRC o ANI: Testigo 1 identificado con Cédula de Ciudadanía pero los nombres y apellidos son diferentes en la base de datos. • Documento de identificación de testigo 1 no existe en SIRC o ANI: Testigo 1 identificado con Cédula de ciudadanía que no existe en la base de datos. • Documento de identificación del testigo 2 invalido con SIRC o AM: Testigo 2 identificado con Cédula de Ciudadanía Invalida • Nombres y/o apellidos del testigo 2 no coinciden con SIRC o ANI: Testigo 2 identificado con Cédula de Ciudadanía pero los nombres y apellidos son diferentes en la base de datos. • Documento de identificación de testigo 2 no existe en SIRC o ANI: Testigo 2 identificado con Cédula de ciudadanía que no existe en la base de datos. 2.3. Anomalías presentadas en Registro Civil de Defunción: ANOMALÍAS RCD NOTARIAS CANTIDAD EL TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD NO CORRESPONDE A LA EDAD DEL INSCRITO. EL DECLARANTE APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION FALTAN DATOS DEL DECLARANTE IDENTIFICACION DEL INSCRITO NO IDONEA NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL INSCRITO NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL INSCRITO INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION La 1075 1039 1010 883 805 569 INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA SIN AUTORIZACIÓN 529 IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO IDONEA 473 DOCUMENTO DEL INSCRITO NO EXISTE EN EL í SISTEMA DE IDENTIFICACION. 285 Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ. c a i L lemocrac es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos:2202880/ Extensiones 1254, 1 y 1297 44, 140 www reqistraduria.qov.co re e c7/ferenc\z‘. Íoo b-REGISTRADURIA NACIONAL D FECHA DE INSCRIPCION ANTERIOR AL ACTO O HECHO EXPED1CION DE CEDULA DEL INSCRITO NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION FALTA FIRMA DEL FUNCIONARIO EN NOTA NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL DECLARANTE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION FALTA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE 227 161 154 122 116 DOCUMENTO ANTECEDENTE NO IDONEO 74 FALTA FIRMA DEL DECLARANTE EXPEDICION DE CEDULA DEL DECLARANTE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 36 34 ENMENDADURA SIN NOTA DE SALVEDAD 27 FALTAN DATOS DEL TESTIGO 2. DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION ERROR EN LOS DATOS DEL TESTIGO 1: IGUAL AL DECLARANTE O AL OTRO TESTIGO. DIFUNTO CON DOCUMENTO RC Y FECHA DE INSCR NO VALIDA PARA LOS DECRETOS 266 DEL 2000 Y/0 1122 DE 1999 DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL TESTIGO 1 NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 24 FECHA DE ACTO O HECHO INVALIDA EL TESTIGO1 APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION ERROR EN LOS DATOS DEL TESTIGO 2: IGUAL AL DECLARANTE O AL OTRO TESTIGO. FECHA DE INSCRIPCION ANTERIOR AL HECHO O ACTO 22 19 16 8 8 5 4 4 4 Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civil" La Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 democracia Teléfonos: 2202880 / Extensiones' 1254, 1284 y 1297 440 440 es nuestra 61.7 WWW.registraduria.qov.co A, cfiferen 0 ‘2 OMMLIC101 f REGISTRADURÍA NACIONAL FECHA DE INSCRIPCION INVALIDA NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL TESTIGO 2 NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EL TESTIGO2 APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION FALTAN NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL INSCRITO 4 4 3 3 FALTA DATOS DE LA OFICINA DE REGISTRO FALTA DILIGENCIAR CASILLA SEXO DEL INSCRITO 1 FALTAN DATOS DEL TESTIGO 1. 1 INCONSISTENCIA ENTRE CASILLA Y LETRAS DE SEXO DEL INSCRITO 1 TOTAL 7751 Descripción de cada tipo de anomalía: • El tipo de documento de identificación no corresponde a la edad del inscrito al momento de la inscripción: Inscrito identificado con Cédula siendo menor de edad al momento de la inscripción o identificado con Tarjeta de de identidad siendo mayor de edad al momento de la inscripción. • Nombres y apellidos del padre no coinciden con SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Nombres y apellidos de la madre no coinciden con SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Documento de identificación del padre no existe en SIRC o ANI: Padre identificado con Cédula de ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. • Documento de identificación de la madre no existe en SIRC o ANI: Madre identificada con Cédula de ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. Nombres y/o apellidos del inscrito no coinciden con SIRC o AM: En RCD inscrito identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN con nombres y apellidos diferentes en la base de datos Documento de identificación del testigo 1 invalido con SIRC o ANI: Testigo 1 identificado con Cédula de Ciudadanía Invalida • • • La Nombres y/o apellidos del testigo 1 no coinciden con SIRC o ANI: Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civj democracia es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos:2202880 / Extensiones 1254, 1284 y 1297 www reqistraduria.qov.co CifferenC° rucTom REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Testigo 1 identificado con Cédula de Ciudadanía pero los nombres y apellidos son diferentes en la base de datos. • Documento de identificación de testigo 1 no existe en SIRC o ANI: Testigo 1 identificado con Cédula de ciudadanía que no existe en la base de datos. • Documento de identificación del testigo 2 invalido con SIRC o ANI: Testigo 2 identificado con Cédula de Ciudadanía Invalida • Nombres y/o apellidos del testigo 2 no coinciden con SIRC o ANI: Testigo 2 identificado con Cédula de Ciudadanía pero los nombres y apellidos son diferentes en la base de datos. • Documento de identificación de testigo 2 no existe en SIRC o ANI: Testigo 2 identificado con Cédula de ciudadanía que no existe en la base de datos. Cédula del inscrito no existe en SIRC o ANI: Inscrito identificado con Cédula inexistente en base de datos. • Documento de identificación del declarante no existe en SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Ciudadanía o RCN inexistentes en la base de datos • Documentó de identificación del declarante invalido en SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Identificación, Tarjeta de Identificación o RCN Invalido en la base de datos. • Nombres y/o apellidos del declarante no coincide con SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos • Faltan datos del testigo 1 y/o Faltan datos del testigo 2: Aplica cuándo el documentó antecedente es *testigo* y falta información obligatoria del primer testigo o del segundo por ejemplo tipo o numero de documento de identificación o nombres y apellidos. • Falta documento de identificación del testigo 1 y/o falta de documento de identificación testigo 2: Ocurre cuando el documentó antecedente es *testigo* información del testigo presente, pero falta documento de identidad. El usuario selecciona como tipo de documento *sin información*. En el aplicativo de incorporación de registros grabados esta validación se hace de manera automática. • La Falta documentó de identificación del declarante: Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ democracia es nuestra 14, 7" t• Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos: 2202880 / Extensiones 1254, 1284 y 1297 www recustraduria.gov.co 0..467 -irerenc OWIZACION "LCUR4 _ REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Información del declarante obligatoria y presente pero falta documento de identidad. El usuario selecciona como tipo de documento sin información. • Faltan datos del declarante: El declarante es obligatorio y faltan datos como el tipo o numero de documento de identificación o nombres o apellidos. • Error en los datos del testigo 1 Igual el declarante o al otro testigo: El testigo tiene el mismo tipo de número o documento de identidad o los mismos nombres y apellidos que el declarante o que el otro testigo. Error en los datos del testigo 2. Igual al declarante o al otro testigo: El testigo tiene el mismo tipo de número o documento de identidad o los mismos nombres y apellidos que el declarante o que el otro testigo. 2.4. Anomalías presentadas en Registro Civil de Matrimonio: ANOMALIAS RCM NOTARIAS EL CONTRAYENTE APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE CELEBRACION CANTIDAD LA CONTRAYENTE APARECE FALLECIDA ANTES DE LA FECHA DE CELEBRACION NOMBRES Y/O APELLIDOS DE LA CONTRAYENTE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/O APELLIDOS DEL CONTRAYENTE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION NOMBRES Y/0 APELLIDOS DEL DECLARANTE NO COINCIDEN CON EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EXPEDICION DE CEDU LA DE LA CONTRAYENTE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL CONTRAYENTE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LA CONTRAYENTE NO EXISTE EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL La 376 181 84 82 73 17 15 11 9 8 Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ' Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 democracia es nuestra Uv Teléfonos: 2202880/ Extensiones: 1254, 1284 y 1297 www.registraduria.gov.co í z c —_.I -2 ciffereók- (01410.17ACION RECTOKA 117' — REGISTRADURÍA CONTRAYENTE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION EL DECLARANTE APARECE FALLECIDO ANTES DE LA FECHA DE INSCRIPCION 6 EXPEDICION DE CEDULA DEL DECLARANTE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 6 EL TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD NO CORRESPONDE A LA EDAD DE LA CONTRAYENTE AL MOMENTO DE LA INSCRI 5 EXPEDICION DE CEDULA DEL CONTRAYENTE NO CONFIRMADA EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 5 DOCUMENTO ANTECEDENTE NO IDON E0 3 FALTAN DATOS DEL DECLARANTE 2 FECHA DE INSCRIPCION ANTERIOR AL HECHO O 2 ACTO DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LA CONTRAYENTE INVALIDO EN EL SISTEMA DE 1 IDENTIFICACION DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE INVALIDO EN EL SISTEMA DE IDENTIFICACION 1 ENMENDADURA SIN NOTA DE SALVEDAD FALTA DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL DECLARANTE 1 FALTA FECHA DE INSCRIPCION 1 IDENTIFICACION DE LA CONTRAYENE NO IDONEA 1 IDENTIFICACION DEL DECLARANTE NO IDONEA 1 892 TOTAL Descripción de cada tipo de anomalía: • Nombres y/o apellidos del contrayente no coinciden con SIRC o ANI: Contrayente identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Nombres y/o apellidos de la contrayente no coinciden con SIRC o ANI: Contrayente identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Documento de identificación del contrayente no existe en SIRC o ANI: Contrayente identificado con Cédula de Ciudadanía o RCN que no existe en I ty Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ democracia es nuestra Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos.2202880/ Extensiones 1254, 1284 y 1297 www reqistraduna gov co CC — `JO OfereS■CS OKW ION ÉL i. ola - REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL la base de datos. lo • Documento de identificación de la contrayente no existe en SIRC o ANI: Contrayente identificado con Cédula de Ciudadanía o RCN que no existe en la base de datos. • Nombres y/o apellidos del inscrito no coinciden con SIRC o ANI: En RCD inscrito identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Cédula del inscrito no existe en SIRC o ANI: Inscrito identificado con Cédula inexistente en base de datos. • Documento de identificación del declarante no existe en SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Ciudadanía o RCN inexistentes en la base de datos • Documentó de identificación del declarante invalido en SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Identificación, Tarjeta de Identificación o RCN Invalido en la base de datos. • Documentó de identificación del contrayente invalido en SIRC o ANI: Contrayente identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad o RCN invalido en la base de datos. • Documentó de identificación de la contrayente invalido en SIRC o ANI: Contrayente identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad o RCN invalido en la base de datos. • Documento de identificación del inscrito invalido en SIRC o ANI: Inscrito (RCN o RCD) identificado con Cédula de Ciudadanía invalida al momento de la inscripción. Nota: Es posible la creación de un RCN de persona fallecida. • Nombres y/o apellidos del declarante no coincide con SIRC o ANI: Declarante identificado con Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o RCN, con nombres y apellidos diferentes en la base de datos. • Falta documentó de identificación del declarante: Información del declarante obligatoria y presente pero falta documento de identidad. El usuario selecciona como tipo de documento sin información. • Faltan datos del declarante: El declarante es obligatorio y faltan datos como el tipo o numero de documento de identificación o nombres o apellidos. Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civit> democracia es nuestra Tel Avenida Calle 26 N° 51- 50, Oficina 203 2202880/ Extensiones 1254, 1284y 1297 147 0 www recpstraduria.qov co -Ir'2":(7-= ifere-OLS?‘'165. OHOLIIMUON raCTOMSÍ REGISTRADURÍA 'NACIONAL DEL ESTADO CIVIL De acuerdo a lo anterior, se evidencia que los errores encontrados obedecen a debilidades conceptuales y de procedimiento en los temas relacionados con el registro civil, razón por la cual esta Dirección considera necesario reforzar los conocimientos de los Notarios en la normatividad vigente y demás disposiciones legales en materia de registro civil, para lo cual propone adelantar una capacitación, con el concurso de la Unión Colegiada de Notariado Colombiano y la Superintendencia de Notariado y Registro. Es necesario realizar un plan de mejoramiento, consistente en llevar a cabo una capacitación a las Notarias por Departamentos, por tal motivo solicito respetuosamente se estudie la posibilidad de que se realicen estas actividades y se inicien mediante un plan piloto para que se capaciten mínimo tres departamentos en lo que resta del año 2015. Este tema es algo delicado y es necesario ponerle freno, agradezco me sea informada su decisión a mas tardar el día lunes 12 de octubre del año en curso. En espera de una pronta y positiva respuesta me suscribo, CARLOS ALB TO MONSA VE MONJE Director Nacional de Regis [email protected] V/B. JOICE SANGUINETE PEÑA -SS Proyecto JAICSSON GUILLERMO OUINONES ALARCÓN 15 folios La Coordinación Grupo Validación y Producción de Registro Civ. dernocracsa es nuestrd Avenida Calle 26 N° 51 — 50, Oficina 203 Teléfonos: 2202880/ Extensiones: 1254. 1284 y 1297 www.reqistraduria.qov.co -\2‘:PA. (JToren c t
