TEC-1 - Centro de innovación en Gobierno Electrónico

GUÍA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE
EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA
Dirección de Gobierno en línea
@República de Colombia – Derechos Reservados
Bogotá DC, septiembre 01 de 2014
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GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
TABLA DE CONTENIDO
1.
INTRODUCCIÓN ____________________________________________________________ 3
2.
OBJETIVOS ________________________________________________________________ 4
3.
CONCEPTOS CLAVE ________________________________________________________ 5
4.
DESCRIPCION GENERAL ____________________________________________________ 7
4.1
4.2
5.
EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES _________ 10
5.1
5.2
5.3
5.4
6.
ETAPAS DEL PROCESO _______________________________________________________________ 7
MAPA DE ACTORES __________________________________________________________________ 9
ANÁLISIS DE RETOS __________________________________________________________________10
MARATÓN DE DESARROLLO __________________________________________________________15
DESARROLLO _______________________________________________________________________24
DIFUSIÓN Y USO _____________________________________________________________________26
CRONOGRAMA ____________________________________________________________ 27
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1. INTRODUCCIÓN
E
n la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de
proporcionar servicios directos que generen valor a los ciudadanos, de incrementar una
cultura de innovación, de promover un gobierno abierto y de aprovechar cada una de las
tecnologías que faciliten la relación del ciudadano con el estado, surge la necesidad de crear una
guía para el desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que le permita
a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo,
la academia y en general cualquier persona interesada, puedan participar y colaborar en la
ideación de soluciones de diferentes problemáticas de los ciudadanos.
Con esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones concretas enfocadas
al desarrollo de aplicaciones en espacios de innovación abierta, para el aprovechamiento de la
información pública dispuesta por las entidades y a su vez facilitar la colaboración de terceros
en el mejoramiento de servicios de valor para la sociedad y el estado.
Bajo un esquema colaborativo, participativo y ágil para la generación de múltiples desarrollos en
cortos intervalos de tiempo, los ejercicios de innovación se presentan como una oportunidad
única para incentivar la ampliación de la oferta institucional, mejorar la calidad de los servicios
del Gobierno y genera un valor agregado a la participación de la ciudadanía en la construcción
de política pública.
.
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2. OBJETIVOS
La presente guía tiene como objetivo ofrecer un documento simple y amigable para la planeación
y desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que permite a las
comunidades de desarrollo generar soluciones dirigidas a los ciudadanos resolviendo
problemáticas presentadas en la oferta de servicios de las entidades del Estado.
Así, la guía mostrará de forma estructurada organizada y consecutiva, las actividades que debe
realizar cualquier entidad, interesada en desarrollar este tipo de ejercicios para la generación de
productos apropiados para sus usuarios y la entidad.
Este documento brinda un paso a paso para el análisis de necesidades, la generación de
contenidos, y estrategias de organización interna y externa de la entidad, para que los espacios
de innovación abierta para desarrolladores, tengan los resultados esperados para cada uno de
los actores participantes.
Adicionalmente, la guía presentará los aspectos detallados y recomendaciones generales,
derivadas de la experiencia obtenida por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la realización de estos ejercicios donde
a través del uso de datos abiertos, las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que
brindan mejoras en la prestación de servicios dirigidos al ciudadano.
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3. CONCEPTOS CLAVE
¿Qué es un Gobierno Abierto?
Es un Gobierno basado en los principios de transparencia, colaboración y participación.
¿Cómo se logra tener un Gobierno Abierto?



Promoviendo la rendición de cuentas y facilitando el control social
Estableciendo relaciones de cooperación con los ciudadanos y con todas las
organizaciones de la sociedad
Generando mecanismos para captar las opiniones e ideas de los ciudadanos,
implicándolos en la identificación y solución de los problemas sociales y en la construcción
colectiva de las políticas.
¿Qué es Innovación Abierta?
Es acceder al talento existente fuera de los límites de una organización para innovar. No solo los
conocimientos o ideas de externos son tenidos en cuenta en un ejercicio de innovación abierta,
sino también sus habilidades para desarrollar las posibles soluciones planteadas.
Una forma, que ha ganado mucha popularidad en distintos escenarios nacionales e
internacionales debido a los buenos resultados logrados, son lo Maratones de Desarrollo o
convocatorias abiertas donde se dan soluciones a necesidades concretas teniendo como insumo
la información disponible.
¿Se puede hacer innovación abierta en el sector público?
Claro que sí, un componente fundamental es la voluntad de las entidades participantes en abrir
espacios donde terceros den soluciones usando herramientas no tradicionales, para dar solución,
a problemáticas sociales específicas y para contribuir al mejoramiento de los servicios del Estado.
De esta forma, no solo se logra innovar en el sector público sino que se avanza hacia la
generación de un Gobierno Abierto.
La base principal de un ejercicio de innovación abierta es el uso de la información de carácter
público que generan las entidades del Estado esta es el insumo para la generación de servicios
de valor agregado que beneficien a toda la comunidad.
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Maratones de Desarrollo: Innovación abierta en el sector público
Las Maratones de desarrollo diseñadas por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio TIC
tienen como objetivo generar prototipos de aplicaciones, por medio de eventos participativos o
de co-creación, donde se encuentran desarrolladores y diseñadores con un alto grado de
creatividad, para generar propuestas de soluciones a las problemáticas sociales de forma
colaborativa y en un corto espacio de tiempo.
Con estas aplicaciones los ciudadanos pueden realizar trámites, utilizar servicios del Estado y
apoyar la solución de problemas de vivienda, salud, trabajo, educación, entre otras áreas
Los objetivos principales de los maratones de desarrollo establecidos en el marco de la
presente guía, son los siguientes:





Desarrollar de un ecosistema de innovación abierta
Involucrar y estimular a la ciudadanía y a terceros en el desarrollo de aplicaciones que den
solución a necesidades de la sociedad y entidades en la prestación de servicios.
Estimular la generación y uso de los datos abiertos.
Reconocer el talento de desarrolladores de aplicaciones
Ampliar la oferta y mejorar la calidad de los trámites del gobierno a través de diferentes
dispositivos.
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4. DESCRIPCION GENERAL
¿Qué se debe tener en cuenta para la realización de un ejercicio de Innovación abierta para el
desarrollo de aplicaciones?
1. El fin último del ejercicio de innovación abierta es la realización de aplicaciones a través
de la información disponible para la mejora de los servicios de una entidad.
2. Los ejercicios de innovación abierta deben estar dentro de la planeación de la entidad,
conocida y aprobada por los directivos.
3. La ejecución, seguimiento y sostenibilidad de las aplicaciones, así como la realización de
los Maratones, requieren de una planeación previa que defina los recursos técnicos,
humanos, presupuestales y de tiempo necesario para una adecuada ejecución, desarrollo
y durabilidad.
4. Las aplicaciones producidas por desarrolladores en ejercicios de innovación abierta
responden a diferentes necesidades, enfoques y temáticas de las entidades y su
población objetivo.
5. Debe hacer seguimiento a cada una de las etapas establecidas, asegurando que las
decisiones por adoptar y las actividades por realizar sean congruentes y coherentes con
las necesidades de usuarios y de la Entidad realizadora.
¿Qué riesgos se pueden generar al realizarse un ejercicio de innovación abierta para el
desarrollo de aplicaciones?
1. Las propuestas presentadas por los desarrolladores no cumplan las expectativas de la
entidad.
2. Las propuestas presentadas no son viables en su implementación.
3. A la Maratón de desarrollo no asista el número de desarrolladores esperados.
Esta guía permitirá reducir estos riesgos y dará orientaciones para lograr el éxito en un
Ejercicio de Innovación Abierta
4.1 ETAPAS DEL PROCESO
Para iniciar un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones es necesario
cumplir las siguientes cuatro etapas:
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Análisis de Retos El objetivo de esta etapa es identificar las problemáticas a solucionar
mediante la maratón de desarrollo. Es esencial definir claramente lo que se busca solucionar
mediante los retos, así como su alcance, los elementos fuera del alcance, las restricciones y las
fuentes de datos.
TENGA EN CUENTA:
Generar estrategias que permitan la participación ciudadana en la identificación, formulación y/o
validación de retos, así como evaluar la viabilidad por parte de las entidades públicas
responsables.
Maratón de desarrollo: Son espacios de ideación y producción de aplicaciones de software de
modo colaborativo. Estos tipos de encuentros suelen tener una duración entre dos y tres días.
Las maratones de desarrollo se pueden separar en dos etapas:


Aspectos logísticos En esta etapa se debe planear y estructurar toda la logística
necesaria para el desarrollo del evento. (Ver sección 5.2)
Espacio de Co-creación En este espacio se generan los prototipos de las aplicaciones.
(Ver sección 5.2)
Desarrollo: Los equipos de trabajo ganadores, deberán culminar el desarrollo de la aplicación
propuesta y generar la documentación pertinente para la aplicación.
Difusión y uso: El uso por parte de los ciudadanos de las aplicaciones desarrolladas en el marco
de los ejercicios de innovación abierta, determina el éxito del ejercicio. Es fundamental la
promoción y difusión permanente a usuarios de las ventajas de las aplicaciones.
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4.2 MAPA DE ACTORES
¿Qué equipo de trabajo se requiere para un Maraton de Desarrollo?
Para lograr la correcta ejecución de la maratón de desarrollo, se requiere de la conformación
de un equipo de trabajo con actores que cumplen diferente roles.
Cada actor puede tener uno o varios roles según las características del proyecto y puede
estar presente en distintas fases del ejercicio de innovación abierta.
A continuación se listan los actores que intervendrán en la maratón de desarrollo:
ACTOR
Gobierno en línea
ACTIVIDAD
Asesorar a entidades
Entidad líder
Coordinación general del proyecto
Entidades aliadas
Apoyar técnica y misionalmente el proyecto
Entidades padrinas
(Entidad que se beneficia con la APP) Realizar la
documentación y el seguimiento de la aplicación.
Poner en producción y generar estrategias de difusión
y uso.
Equipo de desarrollo
Desarrollar y documentar la aplicación
Equipo técnico
Validar datos y realizar mentorías técnicas durante la
maratón de desarrollo, apoyar a los desarrolladores
durante el desarrollo de la aplicación.
Logístico
Ejecutar todas las acciones logísticas para llevar a
cabo el proyecto
Comunicaciones/Mercadeo
Diseñar e implementar el plan de difusión
Empresas
Apoyar el evento con mentorías, recursos logísticos,
contraprestaciones a cambio de visibilidad en el evento
Ciudadano
Usar la aplicación
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5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE
APLICACIONES
El desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo, contiene diferentes fases,
proceso y pasos los cuales deben estar claramente identificados, la ilustración 1 se presenta
las fases y actividades principales
Ilustración 1 - esquema general del desarrollo de una aplicación mediante una maratón de
desarrollo
5.1 ANÁLISIS DE RETOS
La fase de Análisis de retos tiene los siguientes componentes.
Convocar
Proponer
Identificar
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Discutir
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a. Convocar: Definir la lista de actores que participarán en el proceso de innovación
abierta.
Actividad
Descripción
Responsable
Producto
Fecha de cumplimento
Lista de actores que participarán
en el proceso de análisis.
Entidad líder
Definir la lista de
actores.
Definir la lista de actores que
participarán en el proceso de
generación de ideas y retos.
Entidades aliadas
Entidades
beneficiarias
Enviar invitación a
los actores
definidos.
Enviar invitación a los actores
definidos, realizar el
seguimiento correspondiente
para que participen
activamente en la generación
y alimentación de retos.
Se deberá contactar a
representantes de alto nivel y
con poder de toma de
decisiones en las entidades,
empresas de software, grupos
de desarrollo, organizaciones
civiles, etc., de tal manera que
se pueda gestionar el
compromiso de los mismos y la
participación en el proceso.
Tres meses antes del
evento
Entidad líder
Entidades aliadas
Carta de manifestación de
interés de los actores.
Tres meses antes del
evento
Entidades
beneficiarias
b. Proponer: Permitir que los ciudadanos cuenten con un espacio en el que puedan
especificar o proponer problemas o retos relacionados con la temática definida
como eje del ejercicio.
Actividad
Habilitar un
espacio virtual
Descripción
Habilitar un espacio virtual para
la interacción de los usuarios
que les permita generar
propuestas de retos.
Responsable
Entidad líder
Entidades
aliadas
Producto
Sitio web para llevar a cabo el
proceso de generación de retos
por parte de la ciudadanía.
Fecha de cumplimento
Desde tres meses hasta
2 meses antes del
evento
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Seguimiento de
ideas
Facilitar la trazabilidad de las
ideas desde que son
propuestas hasta que son
ejecutadas y puestas en marcha
como aplicaciones.
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
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Proceso de gestión de ideas y
retos implementado dentro de la
plataforma web.
Desde tres meses hasta
2 meses antes del
evento
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promoción de la
plataforma de
generación de
ideas
Promocionar el sitio en redes
sociales y otros medios de
comunicación, de tal forma que
los ciudadanos puedan conocer
la plataforma e ingresar a
generar ideas y proponer
problemáticas.
Entidad líder
Entidades
aliadas
Plataforma web implementada,
con módulo de estadísticas.
Desde tres meses hasta
2 meses antes del
evento
Entidades
beneficiarias
c. Identificar: Apoyar la identificación de aquellos problemas o necesidades más
relevantes, teniendo como insumos la información que proporcionen las entidades
aliadas y padrinas de retos.
Actividad
Identificación de
retos
Descripción
Responsable
Definir las características
del reto identificado, según
las problemáticas a
resolver. En esta etapa se
identifican problemas,
necesidades y fuentes de
información.
Interactuar con las
entidades aliadas y
beneficiarias para
identificar las necesidades
de sus usuarios.
Producto
Duración
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades
beneficiarias
Informe que contenga el estudio
realizado con las entidades,
sobre las necesidades y
problemáticas identificados
Hasta un mes y medio
antes del evento
d. Discutir: Participar y gestionar talleres de maduración de los problemas o ideas
priorizados, lo cual se debe realizar en conjunto con los principales actores y
usuarios identificados. De estos talleres se deberán generar retos de innovación
los cuales deberán ser socializados con la ciudadanía.
Actividad
Identificar y
convocar
participantes
para madurar
retos
Diseño de
talleres de
integración.
Descripción
Identificar y convocar
los participantes a los
talleres de acuerdo a
las temáticas de los
retos que se
pretenden madurar.
Diseñar los talleres de
integración, estos
pueden ser
presenciales o
virtuales, según lo
Responsable
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Producto
Usuarios convocados a
los talleres de acuerdo a
las temáticas resultantes
de la etapa de
identificación.
Se sugiere que el taller se
base en la metodología
“Design Thinking”, el cual
es un método práctico y
formal para la solución de
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Fecha de
cumplimento
Hasta un mes antes
del evento
Hasta un mes antes
del evento
Tenga en cuenta
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definan las entidades
participantes. Los
presenciales se
realizarán en las
instalaciones de las
entidades
participantes. Los
virtuales se apoyaran
en las herramientas
de la plataforma web,
como blogs, foros,
chat’s, video o
teleconferencia,
herramientas
audiovisuales.
Difusión de loa
talleres
Priorizar
Publicitar los talleres
de integración para
realizar la
convocatoria (A través
de las Universidades,
sector Industria,
entidades públicas,
Unidades de
Emprendimiento, etc.)
Realizar talleres de
integración con las
entidades padrinas de
los retos que se van a
madurar, en semanas
consecutivas previas
a la maratón de
desarrollo.
Analizar los
resultados de los
talleres realizados con
las entidades.
Analizar
Estructurar el análisis
de acuerdo con la
metodología "Design
Thinking"
Estructurar
Publicar
Estructurar la
información detallada
de los retos
calificados como
"viables" y que serán
desarrollados en el
evento de innovación
abierta.
Publicar en la
plataforma web
espacio virtual los
resultados de los
talleres, para que
sean accesibles por
los diferentes
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
problemas y generación
de soluciones.
Campaña de promoción
de los talleres de
innovación, con los
actores definidos
previamente.
Hasta un mes antes
del evento
Entidad líder
Entidades
aliadas
Informe con la
estructuración detallada
de los retos tratados en
los talleres de integración.
Hasta un mes antes
del evento
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Informe de análisis de los
resultados de los talleres
de integración con
entidades y
desarrolladores.
Hasta un mes antes
del evento
Informe con la
estructuración detallada
de los retos tratados en
los talleres de integración.
Hasta un mes antes
del evento
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Retos e información de
soporte, como detalles de
los web Services o datos
abiertos, publicados en la
plataforma virtual.
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Hasta un mes antes
del evento
Gobierno en línea
maneja una plantilla
para especificar los
retos (anexo 1:
Especificación del
problema.docx)
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interesados de los
mismos.
Seguimiento al
alistamiento
técnico de los
retos
Pruebas
técnicas para el
consumo de los
servicios
expuestos
como insumos
para los retos.
Realización de
reunión de
inicio con
todos los
actores
participantes
en el evento
Esto incluye hacer
públicos, en la
plataforma web, los
retos que se tratarán
durante la maratón de
desarrollo con el fin
de que los
participantes puedan
llevar a cabo la
respectiva
investigación, las
evidencias de los
talleres, las
principales noticias y
otros.
Una vez definido el
reto y sus fuentes de
información, se debe
generar un
seguimiento al
alistamiento técnico
del reto, de ese modo
verificar la completitud
de los insumos
propuestos, revisión
del conjunto de datos
para cargue en el
portal de datos
abiertos, bases de
datos, web services.
Después que la
información este
expuesta mediante
algún tipo de
tecnología, se deben
generar pruebas de
consumo de la
información, de ese
modo verificar que en
la maratón no se
tengan problemas
para descargar los
datos.
En el caso que se
trabaje con datos
abiertos, se debe
verificar que los datos
estén en formato xml
y json
En esta reunión
deben participar los
múltiples actores que
intervienen en la
Maratón de
desarrollo.
Adicionar a los
requerimientos las
directivas de
usabilidad y
accesibilidad definidas
en el manual de
gobierno en línea
vigente.
Entidad líder
Entidades
beneficiarias
Datos expuestos.
Hasta un mes antes
del evento
Notificación a los
interesados sobre las
pruebas.
Tres semanas
antes del evento
Acta de la reunión
una semana antes
del evento
Entidad líder
Entidades
beneficiarias
Equipo técnico
Todos los
actores
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Para cargar datos en
el catálogo de datos
abiertos del estado
Colombiano:
www.datos.gov.co es
necesario caracterizar
y definir el conjunto de
datos a publicar, para
ello debe usar el
instrumento guía de
datos abiertos (anexo
2:
InstrumentosGuiaDato
s_Abiertos__V2.0.xlsx
)
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5.2 MARATÓN DE DESARROLLO
Como se señaló en el anterior capítulo la fase de Maratón de desarrollo se divide en dos aspectos:
ASPECTOS LOGÍSTICOS
Planear
Convocar
Preparar
a. Planear: Generar toda la planeación logística y técnica necesaria para llevar a
cabo el evento de una manera satisfactoria
Actividad
Definir fecha
exacta del
evento
Descripción
Para iniciar con todos
los procesos de
solicitud de
cotizaciones es
necesario elegir la
fecha en la que se
llevara a cabo la
maratón de desarrollo.
Responsable
Evidencia / Entregable
Fecha de
cumplimiento
Entidad líder
Entidades
aliadas
Notificación sobre la
definición
Hasta un mes y tres
semanas antes del
evento
Hoja de cálculo con
presupuesto
Hasta un mes y tres
semanas antes del
evento
Empresas
Tenga en cuenta
Esta actividad debe
ser concertada por
los tomadores de
decisión de los
actores
responsables
Entidad líder
Definición del
presupuesto de
la maratón.
Para poder definir el
alcance de la maratón
de desarrollo es
necesario definir en
primera instancia el
presupuesto que se
tiene para el proyecto
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Logístico
Empresas
Documento
donde se
comparen los
sitios
disponibles
para realizar el
evento
Se recomienda
evaluar varias
opciones de sitios
disponibles para
realizar el evento y así
poder elegir la mejor
opción
Visitas
técnicas a
posibles
lugares donde
Es necesario realizar
una visita técnica a los
posibles sitios donde
se realizará el evento,
Entidad líder
Logístico
Documento con el
contenido de la actividad
Hasta un mes y tres
semanas antes del
evento
Informe con sitios posibles
Hasta un mes y tres
semanas antes del
evento
Entidad líder
Logística
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Los sitios evaluados
deben tener óptimas
condiciones en
cuanto a: capacidad,
acceso, seguridad,
conectividad,
electricidad,
ventilación, aseo,
duchas.
Las visitas de los
sitios son
esenciales, ya que
en fotos e imágenes
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se realizará el
evento.
Definir lugar
del evento
con el fin de hacer una
inspección del sitio, y
generar una revisión
de sus condiciones en
cuanto a: capacidad,
acceso, seguridad,
conectividad,
electricidad,
ventilación, aseo,
duchas.
Con base en la visita
técnica y la
comparación de los
posibles sitios para
realizar el evento, se
debe elegir el espacio
donde se llevará a
cabo el evento.
no se aprecian
todas las variables
del sitios
Entidad líder
Entidad líder
Definir del Plan
de Difusión y
de
convocatoria.
En este plan se deben
definir las piezas de
comunicación
impresas, digitales y
merchandising y
contenidos que se
deben presentar
Hasta un mes y medio
antes del evento
Comunicacion
es/Mercadeo
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Comunicacion
es/Mercadeo
Documento donde se
establezca el objetivo de
la comunicación, público
objetivo, mensajes,
canales, hitos y
cronograma de
actividades, así como un
plan de medios que
soporte la difusión del
proyecto.
Las piezas
comunicacionales que
deberá incluir mínimo la
estrategia creativa será:

Nombre del evento

Identidad gráfica del
evento

Logotipo y Slogan

Piezas para redes
sociales

Avisos de prensa y
medios masivos (TV)

Cuñas radiales

Banners para portal
web del evento

Pendones y folletos
del evento

Afiches y backing de
prensa

Mailing

Certificado como
ganador/participante
del evento tamaño
28x21.5 para
ganadores del
evento.

Escarapelas con
porta escarapela
para los participantes
y para los técnicos
(aprox. 160)
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Hasta un mes y una
semana antes del
evento
Debe incluir diseños
de piezas,
camisetas, logos,
mensajes.
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ABIERTA



Pendones para la
tarima (1), verticales
(1) y laterales (2).
Mínimo.
Valla de impresión en
banner, backing
fotográfico, videos de
hackaton y de retos a
evaluar en el evento.
Camisetas
estampadas frontalposterior en algodón
(aprox. 250) para
participantes,
logística y técnicos
de apoyo a
participantes.
Entidad líder
Alcance de los
patrocinadores
Definir el alcance de
los patrocinadores
mediante
comunicación por
escrito.
Entidades
aliadas
Acta con firma de los
interesados
Hasta un mes antes
del evento
Logística
Empresas
Definir el plan
de premios
Gestionar los
incentivos para los
eventos de innovación
abierta.
En lo posible se debe
premiar a los tres
primeros lugares de
cada reto.
Se sugiere que se
otorguen premios a
los tres primeros
lugares e cada reto.
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Cartas de intención de los
aportes que darán los
aliados.
Hasta un mes antes
del evento
Gestionar los
incentivos para los
eventos de
innovación abierta.
Documento con términos y
condiciones
Hasta un mes antes
del evento
Gobierno en línea
ha elaborado un
documento de
términos y
condiciones que
puede servir de
base para eventos
similares. (anexo 4:
Términos y
condiciones.docx)
Documento con el
contenido de la actividad
Hasta un mes antes
del evento
Documento con opciones
de conferencista y
notificación de la
confirmación de
participación.
Hasta tres semanas
antes del evento
Documento con opciones
de telleristas y notificación
Hasta tres semanas
antes del evento
Cotizaciones y soportes
de pago del servicio
Empresas
Entidad líder
Definir los
términos y
condiciones
Definirla
agenda del
evento
Definir
conferencista
Programación
de talleres en
el evento
Los términos y
condiciones son las
reglas de juego antes,
durante y después de
la maratón de
desarrollo.
La agenda definida
debe ofrecer el minuto
a minuto de la
maratón de desarrollo
La conferencia debe
tener una duración
máxima de 45 minutos
y el conferencista
debe ser de categoría
Internacional
Es importante contar
con talleres que les
aporte a los
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidad líder
Logística
Entidad líder
Empresas
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Cotizar y
definir el
streaming del
evento, si
aplica
Definir los
criterios de
evaluación
Definición de
alimentación
que se requiere
comprar.
Participación
de altos
directivos
Definición de
los jurados y
mentores
Libretos de
apertura
Contratar red
eléctrica y red
de datos
participantes del
evento, con temáticas
aplicables y
relacionadas con el
eje temático de la
maratón de desarrollo
Definir si se requiere
transmisión en directo
vía streaming, o si se
va a trasmitir unas
secciones específicas
como la apertura,
premiación y cierre.
En caso de
Se debe evaluar:
Usabilidad, viabilidad,
funcionalidad
innovación e
integración con redes
sociales
(Refrigerios,
desayunos,
almuerzos, comidas).
Se debe solicitar al
proveedor el menú
que va a suministrar.
Confirmación de
participación de altos
directivos de la
entidad
Definición de los
jurados y mentores
por parte de las
entidades
Elaborar libretos del
presentador para
apertura y cierre del
evento
En lo posible se debe
tener redundancia en
la red de datos, con el
fin de asegurar la
conectividad a lo largo
del evento.
de la confirmación de
participación
Logística
Cotizaciones y soportes
de pago del servicio
Hasta tres semanas
antes del evento
Documento con criterios
de evaluación
Hasta un mes antes
del evento
Cotizaciones y soportes
de pago del servicio
Hasta tres semanas
antes del evento
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Comunicacion
es/Mercadeo
Hasta un mes antes
del evento
Entidad líder
Entidades
beneficiarias
Comunicacion
es/Mercadeo
Tabla de Jurados
asignados
Hasta una semana
antes del evento
Libretos
Hasta 5 días antes del
evento
Cotizaciones y soportes
de pago del servicio
Hasta tres semanas
antes del evento
Entidad líder
Entidades
aliadas
b. Convocar: Ejecutar las actividades de promoción, divulgación y publicidad de las
maratones de desarrollo, las cuales deben buscar difusión a nivel nacional,
especialmente entre los diferentes grupos o clústeres de desarrolladores más
reconocidos, comunidades de desarrollo y las empresas de desarrollo de software
y de los diferentes sectores.
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GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
Actividad
Envío de
correo masivo
de expectativa
invitando a la
Maratón de
desarrollo.
Convocar a los
diferentes
equipos o
comunidades
de desarrollo
Convocar a
otros actores
de los sectores
económicos
relacionados
con la temática
de cada uno de
los eventos de
innovación.
Descripción
Antes del lanzamiento
del proyecto y de la
apertura de la
convocatoria, se
sugiere que se haga
un envío de correo
masivo invitando a las
comunidades de
desarrollo a participar
en la maratón de
desarrollo
Convocar a los
diferentes equipos o
comunidades de
desarrollo para que
participen en la
maratón de desarrollo.
Incluir los
participantes a
Universidades y otros
grupos afines como
comunidades de
desarrollo o grupos de
investigación
Invitar a mentores
institucionales,
fundaciones y
organizaciones
relacionadas a las
temáticas, para
realizar como mínimo
una conferencia
dentro del evento.
Responsable
Logística
Evidencia / Entregable
Correos enviados
Fecha de
cumplimiento
Hasta un mes y una
semana antes del
evento
Entidad líder
Entidades
aliadas
Comunicaciones
/Mercadeo
Lista de desarrolladores,
diseñadores,
investigadores,
colaboradores y
participantes de
Universidades.
Hasta un mes y una
semana antes del
evento
Logística
Entidad líder
Entidades
aliadas
Lista de los mentores,
organizaciones y
participantes de distintos
sectores económicos
relacionados con la
temática del evento en
la ciudad en la que el
operador llevará a cabo
el proyecto.
Logística
Empresas
Tenga en cuenta
Es ideal que sean
equipos
conformados no
solo por los
desarrolladores sino
también por
diseñadores,
investigadores y
colaboradores.
Hasta un mes y una
semana antes del
evento
Conferencia de
profundización sobre la
temática del evento o de
alguno de los retos,
realizada por un experto
en el mismo.
Entidad líder
Iniciar con la
apertura de la
convocatoria
Con el fin de generar
un alto impacto
mediático, se sugiere
que se realice una
apertura oficial del
evento con altas
personalidades de la
entidad líder,
entidades aliadas y
demás interesados, es
necesario invitar a los
medios de
comunicación a este
espacio.
Entidades
aliadas
Entidades
padrinas
Equipo de
desarrollo
Apertura de la
convocatoria
Equipo técnico
Logístico
Comunicaciones
/Mercadeo
Empresas
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Hasta un mes antes
del evento
Una rueda de
prensa es un
espacio ideal para
hacer este
lanzamiento.
Se deben invitar a
todos los actores o a
representantes.
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TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
Ciudadano
Implementar el
Plan de
Difusión y de
convocatoria.
Enviar
invitaciones
En este plan se deben
imprimir las piezas de
comunicación
impresas, digitales y
merchandising y
contenidos definidos
Envío de correo
masivo y llamadas
invitando a posibles
participantes a la
maratón de desarrollo.
Invitar a
Universidades
Promoción del evento
con representantes de
universidades
Publicación de
los retos
Publicación del detalle
de los retos en la
página del proyecto y
apertura de
inscripciones
Comunicaciones
/Mercadeo
Logístico
Comunicaciones
/Mercadeo
Entidad líder
Comunicaciones
/Mercadeo
Productos definidos en
el plan de difusión y de
convocatoria
Desde un mes antes
del evento, hasta 0
días antes del evento
Correos enviados
Desde un mes antes
del evento, hasta 0
días antes del evento
Lista de asistencia con
funcionarios de las
universidades
Desde un mes antes
del evento, hasta 0
días antes del evento
Publicación
Hasta un mes antes
del evento
Publicación
Hasta un mes antes
del evento
Lista de participantes
inscritos al evento de
participación, a través
de la plataforma web.
Hasta un mes antes
del evento
Evaluación de los
grupos de
desarrolladores a través
de pruebas de
conocimientos en
desarrollo de software,
según las necesidades
de cada evento.
Hasta una semana
antes del evento
Entidad líder
Comunicaciones
/Mercadeo
Entidad líder
Publicación en
las páginas web
Publicación de la
maratón en las
páginas web de las
entidades que
participan en el
proyecto.
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Comunicaciones
/Mercadeo
Entidad líder
Inscripción de
participantes
Evaluar a los
inscritos
Seleccionar a
los participantes
Habilitar la inscripción
de los participantes a
la maratón de
desarrollo a través de
la plataforma web.
Realizar
una
evaluación en línea
dentro de la plataforma
virtual que permita
conocer cuales grupos
de desarrolladores son
los más capacitados
para asistir a los
eventos
Seleccionar a los
grupos de
desarrolladores mejor
calificados para cada
evento
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Entidades
aliadas
Listado de los mejores
grupos de desarrollo
seleccionados para
participar en la maratón
de desarrollo.
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Hasta dos semana
antes del evento
La actividad no solo
consiste en pegar
afiches en las
universidades, es
invitar directamente
a decanos,
coordinadores y
docentes que
puedan apoyar la
difusión de la
convocatoria.
GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
Entidades
beneficiarias
Confirmar la
asistencia de las
personas inscritas
para la maratón de
desarrollo mediante
una estrategia de tele
mercadeo y Mailing,
de forma que se
cuente con la mayor
participación posible.
Con base en las
inscripciones se debe
analizar la viabilidad
de contratar medios
de transporte para que
desarrolladores de
otras regiones se
puedan desplazar a la
ciudad del evento.
Posteriormente se
debe realizar una
confirmación
telefónica de los
inscritos, con el fin de
dimensionar el tamaño
del bus a contratar
Confirmar
asistencia
Logística de
transporte.
Estadísticas de las
calificaciones obtenidas
por todos los grupos de
desarrolladores inscritos
Entidad líder
Entidades
aliadas
Entidades
beneficiarias
Logístico
Listado de inscritos
confirmados con soporte
por hora de llamada o
correo de confirmación.
Hasta una semana
antes del evento
Cotizaciones y soportes
de pago del servicio
Hasta una semana
antes del evento
c. Preparar: Es necesario que antes de la maratón de desarrollo se generen una serie
de actividades que permitan realizar una puesta a punto de la logística del evento:
Actividad
Realización de pruebas
funcionales de la
plataforma de
evaluación.
Transporte
Coordinación logística
Descripción
Se debe ofrecer una plataforma de
evaluación en línea para que los jurados
puedan evaluar las aplicaciones propuestas y
elegir las soluciones que más se sujeten a lo
esperado.
Coordinación de salidas y llegadas de los
transportes de las diferentes ciudades al
lugar del evento
Coordinación de logística con el operador o
personal contratado para la ejecución exitosa
de la maraton (montaje, equipos técnicos,
refrigerios, transporte, etc).
Verificación del espacio donde se realizará la
maratón: revisión de audiovisuales, prueba
de sonido, video beam, aseo, instalación
eléctrica, instalación de red, conectividad,
zonas de actividades
ESPACIO DE CO-CREACIÓN
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Responsable
Entidad líder
Logístico
Entidad líder
Logística
Tenga en cuenta
GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
Los componentes de este espacio están dirigidos a la parte misional del evento
Ejecutar
Evaluar
Elegir
d. Ejecutar: Desarrollar las maratones de desarrollo de acuerdo a los retos
identificados, garantizando la inclusión de todos los actores y de los diferentes
sectores económicos relacionados con el mismo.
Actividad
Desarrollo de la agenda de la maratón
Responsable
Entidad líder
Tenga en cuenta
Actividad antes de iniciar el evento
Registro de participantes para el ingreso a la
maratón, registro de equipos y stickers.
Entrega de elementos de identificación y
camiseta a los participantes
Logístico
Actividad antes de iniciar el evento
Ajustar libretos del presentador para
apertura de la maratón
Actividad antes de iniciar el evento
Comunicaciones/Mercadeo
Acompañamiento para la ubicación de los
participantes
Logístico
Actividad antes de iniciar el evento
Grabar y probar el buen funcionamiento de
las presentaciones y videos que se van a
presentar en un solo equipo
Logístico
Actividad antes de iniciar el evento
Pruebas de sonido y de equipos adicionales
que se requieran
Logístico
Actividad antes de iniciar el evento
Realizar la apertura oficial de la maratón
Entidad líder
Presentación de los retos por parte de las
entidades publicas
Entidades beneficiarias
Balancear a los equipos de trabajo entre los
retos de la maratón, de modo tal que se
garantice que no se tengan retos desiertos.
Realizar talleres de análisis de cada reto
dirigidos por las entidades beneficiarias, en
los que se brinde un contexto completo a los
equipos de desarrollo inscritos
Desarrollo de la conferencia
Logístico
Entidades beneficiarias
Logístico
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GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
Realizar mentorías a los equipos
Realizar las mentorías técnicas y
funcionales a los equipos de trabajo durante
la realización del evento
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Ajustar libretos del presentador para el
cierre del evento
Comunicaciones/Mercadeo
Realizar el armado de las carpas
Logístico
Entrevista a los participantes del evento
Comunicaciones
Capacitar los jurados en el manejo de la
plataforma de evaluación y criterios de
evaluación.
Entidad líder
Tomar fotografías del evento
Comunicaciones/Mercadeo
e. Evaluar: Ejecutar el modelo de evaluación de aplicaciones desarrolladas dentro
de la maratón de desarrollo, que permita elegir las aplicaciones ganadoras de
cada reto.
Actividad
Realizar una jornada de capacitación previa a la
evaluación con los jurados, con el fin de explicarles
la metodología que se llevará a cabo para evaluar
las aplicaciones.
Realizar la evaluación en línea y elección de las
aplicaciones por reto.
Responsable
Entidad líder
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Generar la tabla de puntuación final con los
ganadores
f.
Empresas
Técnico
Elegir: Escoger la mejor propuesta de acuerdo con el modelo de evaluación
propuesto, para cada una de las problemáticas o ideas planteadas en el evento.
Actividad
Realizar entrega de premios y firma de soporte de
entrega
Responsable
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Registro de participantes para el ingreso a la
maratón, registro de equipos y stickers.
Entrega de elementos de identificación y camiseta a
los participantes
Empresas
Logístico
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GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
Realizar informe consolidado con información sobre
los ganadores de la maratón
Publicar los resultados de las evaluaciones de las
aplicaciones
Brindar incentivos durante la realización de la
maratón de desarrollo, en las que se premie:
Avances en los desarrollos.
Dinamización del evento en redes sociales
Publicar resultados de la evaluación
Comunicaciones/Mercadeo
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones/Mercadeo
5.3 DESARROLLO
La fase de desarrollo tiene los siguientes componentes:
Discutir
Seguir
Entregar
Publicar
a. Discutir: Generar espacios con los equipos ganadores para definir el alcance, los
ajustes y elementos fuera del alcance de la aplicación, que permitan mejorar la
calidad, viabilidad y uso de las aplicaciones.
Actividad
Realizar reunión inicial con
desarrolladores y entidades para
definir alcance final de la
aplicación y cronograma que
permita definir responsabilidades.
Describir las funcionalidades de la
aplicación propuestas durante el
evento, las cuales conformarán
las historias de usuario
Responsable
Producto
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Acta de reunión
Plan de reuniones con
los ganadores de los
eventos
Cronograma de
desarrollo de la
aplicación.
Documento de historias
de usuario
Entidades beneficiarias
Fecha de
cumplimento
Hasta una
semana
después del
evento
Hasta una
semana
después del
evento
Equipo de desarrollo
Generar el plan de trabajo para el
cumplimiento del alcance y
cambios acordados para
garantizar la usabilidad de las
aplicaciones o ideas de negocio
ganadoras.
Entidades beneficiarias
Plan de trabajo con
cronograma de entregas
Equipo de desarrollo
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Hasta una
semana
después del
evento
Tenga en cuenta
Validar los
requerimientos de
usabilidad y
accesibilidad definidas
en el manual de
gobierno en línea
vigente.
GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A
TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
b. Seguir: Realizar la supervisión y seguimiento al avance en el plan de trabajo
definido con los equipos ganadores.
Actividad
Continuación en la construcción
de la aplicación
Generación de la documentación
técnica de la aplicación
Responsable
Equipo de desarrollo
Entidades beneficiarias
Fecha de cumplimento
Hasta 2 meses y tres semanas
después del evento.
Producto
Versión de la aplicación
Hasta 2 meses y tres semanas
después del evento.
Documento técnico
Hasta 2 meses después del
evento.
Informe de pruebas
Hasta 2 meses y una semana
después del evento.
Informe de pruebas
Hasta 2 meses y medio después
del evento.
Versión de la aplicación
Hasta 2 meses y tres semanas
después del evento.
Informe de pruebas
Hasta 3 meses después del
evento.
Acta de entrega
Después de 3 meses después
del evento.
Aplicación puesta en
producción
Equipo de desarrollo
Desarrollo de pruebas por parte
de los desarrolladores
Desarrollo de pruebas de la
aplicación por parte de la entidad.
Equipo de desarrollo
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Corrección de incidencias por
parte de los desarrolladores, si
aplica
Verificación de la corrección de
incidencias por parte de la
entidad.
Entrega de la aplicación a la
entidad
Puesta en producción de la
aplicación por parte de la entidad.
Equipo de desarrollo
Entidades beneficiarias
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Entidades beneficiarias
c. Entregar: Gestionar la entrega de las aplicaciones a las entidades nacionales o
territoriales involucradas con la problemática de cada reto.
Actividad
Entrega de la aplicación a la entidad
Puesta en producción de la aplicación por
parte de la entidad.
Responsable
Entidades beneficiarias
Producto
Acta de entrega
Equipo de desarrollo
Entidades beneficiarias
Aplicación puesta en producción
d. Publicar: Acompañar a las entidades en la carga de las aplicaciones en los tiendas
de aplicaciones según los sistemas operativos para los que sean desarrolladas,
para que los usuarios y ciudadanos puedan descargarlas y usarlas
Actividad
Gestionar la apertura de las cuentas de
desarrollo de las tiendas de aplicaciones
Cargar la aplicaciones en las tiendas de
aplicaciones
Responsable
Entidades beneficiarias
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
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Producto
Apertura de cuenta en las tiendas de
aplicaciones.
Aplicación cargada
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TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
5.4 DIFUSIÓN Y USO
La fase de difusión y uso no tiene componentes internos pero debe cumplir con las siguientes
actividades
Actividad
Descripción
Fecha de
cumplimien
to
Tenga en cuenta
Documento con el contenido de
la actividad
Al realizar la
entrega de
la aplicación
a la entidad
Las aplicaciones
generalmente
responde a las
necesidades de un
sector específico de
ciudadanos
Productos definidos en el plan
de difusión
Al finalizar la
planeación
de la
estrategia
de difusión
Responsable
Evidencia / Entregable
Desarrollar y documentar una
metodología de evaluación del
impacto y adopción de los
ejercicios de innovación, se
sugieren las siguientes métricas:
Proponer las
métricas que
permitan conocer
la efectividad de
los ejercicios de
innovación abierta.
Presentar
los
resultados
de
apropiación de las
aplicaciones
Se deben tener
métricas que
permitan una
evaluación
cuantitativa del
impacto que
tienen las
aplicaciones.
Presentar en el
espacio virtual los
resultados de la
adopción de las
aplicaciones y el
éxito de las ideas
de negocio.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades
beneficiarias
*Número de aplicaciones
desarrolladas;
*Número de asistentes a
eventos;
*Tasas de volumen de negocios;
*Creación de casos de éxito
*Amplitud de ecosistema creado
(por ejemplo, el número y la
calidad de las partes
interesadas escalabilidad o la
calidad de aplicaciones
producidas;
*Retorno social de la comunidad
(por ejemplo, el análisis de
costes y beneficios);
Entidad líder
Entidades aliadas
Resultados publicados en el sitio
web.
Entidades
beneficiarias
Entidad líder
Diseñar el Plan de
Difusión de las
aplicaciones
desarrolladas
En este plan se
deben definir
cómo se realizará
la difusión de los
aplicativos
desarrollados
Implementación
de plan de difusión
Implementar el
Plan de Difusión
de las aplicaciones
desarrolladas
Entidades aliadas
Entidades
beneficiarias
Comunicaciones/
Mercadeo
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades
beneficiarias
Comunicaciones/
Mercadeo
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TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN
ABIERTA
6. CRONOGRAMA
El tiempo estimado para cada una de las actividades por fase que se espera para el desarrollo
de la metodología es el siguiente:
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