Guía del usuario de FRx® Report Designer 6.7 © Copyright 2004 FRx Software Corporation. Todos los derechos reservados. Historial de revisiones Número de doc. Fecha del documento Versión de software RDUG 1 de marzo de 2004 6.7 Avisos legales FRx Software Corporation no extiende ninguna garantía con respecto al contenido de este manual y específicamente rechaza cualquier garantía implícita de comerciabilidad o idoneidad para cualquier propósito en particular. Agradecemos los comentarios que nos hagan llegar los usuarios. La compañía se reserva el derecho de modificar esta publicación y de efectuar mejoras o cambios a los productos o programas descritos en ella sin previo aviso. Impreso en los Estados Unidos de América. Esta publicación no puede ser reproducida en forma total o parcial sin el previo consentimiento escrito de FRx Software Corporation. Aviso sobre copyright y marcas comerciales © Copyright 2004 de FRx Software Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, FRx, instant!OLAP y Drilldown Viewer son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation o FRx Software Corporation o sus afiliados en los Estados Unidos u otros países. El resto de marcas comerciales registradas y marcas comerciales son de sus respectivos dueños. FRx Software Corporation es una filial de Microsoft Corporation. Contenido Prefacio .......................................................................................................................... vii Destinatarios de esta guía ................................................................................................ vii Organización de la guía.................................................................................................... vii Novedades de Report Designer 6.7 .................................................................................viii Mejoras de FRx 6.7 ........................................................................................................... ix Documentación de productos disponible............................................................................ x Otra documentación ........................................................................................................... x Convenciones utilizadas en esta guía ............................................................................... xi Contacto con FRx Software............................................................................................... xi Licencia del software ......................................................................................................... xi Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer .......................................................... 1 Uso de esta guía ................................................................................................................2 Comandos del teclado ................................................................................................. 2 Comandos del mouse ................................................................................................3 Convenciones tipográficas ........................................................................................3 Notas y mensajes de advertencia ..............................................................................3 Requisitos del sistema .......................................................................................................4 Instalación e inicio de Report Designer ............................................................................ 4 Inicio de Report Designer.............................................................................................4 Report Designer: descripción general ................................................................................5 Construcción del informe .............................................................................................5 Seguridad de usuario ...............................................................................................7 Conjuntos de especificaciones de informes ..............................................................7 Informes de presentación profesional ........................................................................8 FRx® DrillDown ViewerTM ...........................................................................................9 Códigos contables .....................................................................................................9 Navegando en Report Designer ......................................................................................10 Panel de control de Report Designer .........................................................................10 Barra de herramientas ............................................................................................... 11 Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado ...............................12 Cuadros de control de registros .................................................................................18 Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer ...................................19 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 i Contenido Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer .................... 22 Crear una compañía ........................................................................................................23 Creación de un informe de ejemplo .................................................................................26 Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas ..........................................27 Modificación del formato de fila ....................................................................................... 29 Filas de ingresos ....................................................................................................... 30 Filas de gastos de explotación...................................................................................36 Filas de ingresos ........................................................................................................40 Guardar el archivo de formato de fila ..............................................................................43 Creación de una disposición de columnas ......................................................................44 Trabajo con árboles de informes .....................................................................................47 Visualización de un árbol existente............................................................................48 Creación de un nuevo árbol de informes .................................................................. 49 Creación de un nuevo ID de Catálogo ............................................................................51 Generación y visualización de un informe .......................................................................55 Cómo completar su configuración ...................................................................................57 Capítulo 3: Creación de formatos de filas ................................................................. 58 Funciones del menú de Formato de filas .........................................................................59 Menú Archivo .............................................................................................................59 Menú Editar................................................................................................................60 Menú Formato ...........................................................................................................64 Menú Enlace ..............................................................................................................66 Barra de herramientas de formato de filas .......................................................................67 Segmentos de código contable ....................................................................................... 68 Generación de formato de filas ........................................................................................69 Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas ....................................69 Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila....................................70 Apertura de un formato de fila....................................................................................72 Modificar un formato de filas ............................................................................................73 Columna de código de filas........................................................................................73 Columna Descripción ................................................................................................74 Columna Cód. fmto. ...................................................................................................75 Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados ............................................82 Columna Saldo normal .............................................................................................84 Columna Control de impresión...................................................................................85 Columna G ..............................................................................................................86 Columna Enlace ........................................................................................................87 Totales y cálculos .............................................................................................................87 Método estándar de calcular totales (TOT) ...............................................................88 Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL) ................................................88 Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas TOT y CAL .................................................................................................................94 Códigos contables del libro mayor .................................................................................95 Cuentas de saldo cero ..............................................................................................96 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 ii Contenido Definición de un código contable ..............................................................................96 Definición del código principal solamente .................................................................96 Definición del código contable completo ...................................................................96 Introducción de los códigos del libro mayor ..............................................................97 Uso de comodines y rangos ......................................................................................99 Enlaces con tipos de cuentas .................................................................................101 Conjuntos de cuentas ............................................................................................. 102 Uso de modificadores de cuentas ...........................................................................105 Combinación de varios modificadores de cuentas................................................... 107 Restricción de filas con códigos de libros ...............................................................108 Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas ............................109 Asignación de códigos de monedas ..............................................................................112 Redondeo automático de balances generales ..............................................................113 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información .......................................... 115 Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas ....................................116 Formato de filas principal .........................................................................................118 Formato de filas DetlBSIS........................................................................................118 Formato de filas SummryBS ....................................................................................119 Disposición de columnas .........................................................................................120 Árbol de informe.......................................................................................................120 Establecimiento de enlaces ............................................................................................121 Creación de enlaces de formato de filas .................................................................122 Enlazar filas a un informe resumido .......................................................................124 Enlaces a hojas de cálculo externas ..............................................................................125 Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa .......................................125 Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual ................................... 126 Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el período actual .......................................................................................................... 127 Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada ................................................129 Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo ................................................... 132 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas ............................................. 139 Abrir la ventana Disposición de columnas .....................................................................140 Funciones de los menús de disposición de columnas....................................................141 Menú Archivo .......................................................................................................... 142 Adición de encabezados de columna ............................................................................144 Creación de encabezados comunes .......................................................................144 Creación de encabezados dinámicos (condicionales) ............................................147 Adición de detalles de columnas ...................................................................................149 Especificación de los tipos de columna ..................................................................150 Definición de las columnas de libro mayor ..............................................................153 Adición de fórmulas de cálculo ...............................................................................158 Adición de opciones especiales de formato ............................................................161 Adición de restricciones de columna .......................................................................168 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 iii Contenido Selección de una unidad de informe .......................................................................169 Filtros de cuentas ....................................................................................................173 Filtros atributos ........................................................................................................174 Restricción de columnas a fechas específicas .......................................................174 Justificación .............................................................................................................176 Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas ...............................176 Informes de detalles de transacciones ..........................................................................177 Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos...............178 Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año .............. 179 Creación de informes de débito/crédito ..................................................................179 Creación de informes tabulados ....................................................................................180 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes ........................................................ 182 Descripción de los árboles de informes ........................................................................ 183 Estructura de la unidad de informe .........................................................................183 Múltiples árboles de informes .................................................................................184 Máscaras de cuenta ................................................................................................185 Segmentos y estructura de la máscara de cuenta ..................................................185 Ventana árbol de informes ............................................................................................188 Árbol de informes gráfico ........................................................................................188 Hoja de cálculo de árbol de informe ........................................................................ 189 Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas .......................................191 Menús del árbol de informe......................................................................................191 Icono de la barra de herramientas del árbol de informes ........................................198 Descripción de la creación de árboles de informes .......................................................199 Descripción de la creación automática de árboles de informes .............................. 199 Descripción de la creación manual de árboles de informes ....................................205 Creación manual de árboles de informes .......................................................................207 Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe ......... 207 Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe ...208 Definición de las relaciones padre-hija ...................................................................214 Comprobación de la unidad padre de una unidad ................................................... 216 Creación automática de árboles de informes ...............................................................217 Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe ........................219 Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol ........................219 Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes .....................221 Seguridad de unidades de árbol de informe...................................................................225 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes .................................................. 227 Barra de menú del Catálogo de informes .......................................................................228 Menú Archivo ...........................................................................................................229 Menú Edición ...........................................................................................................230 Menú Catálogo ........................................................................................................231 Menú Ventana.......................................................................................................... 232 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 iv Contenido Barra de herramientas del Catálogo de informes ...........................................................234 Identificación de catálogo ...............................................................................................236 Identificación de un nuevo informe ..........................................................................236 Especificación de fechas y períodos de informes ....................................................239 Fichas para crear y dar formato a los informes ..............................................................243 Ficha Construcción del informe ..................................................................................... 244 Selección de formatos de fila ...................................................................................244 Selección de disposiciones de columnas.................................................................246 Selección de un árbol de informes...........................................................................248 Ficha Salida ....................................................................................................................250 Selección de opciones de salida de informe............................................................251 Impresión de informes..............................................................................................260 Envío de informes por correo electrónico ..............................................................263 Publicación de informe en la web ...........................................................................265 Ficha Opciones de página ..............................................................................................267 Ficha Configurar página...........................................................................................267 Ficha “Encabezados/pies de página”.......................................................................268 Ficha Opciones de informe............................................................................................. 272 Ficha Formato .........................................................................................................272 Ficha Detalle de cnta./trans. ...................................................................................278 Ficha Opciones de árbol ..........................................................................................281 Ficha Avanzadas......................................................................................................283 Ficha Conversión de monedas ................................................................................ 286 Informes.......................................................................................................................... 286 Creación de un informe............................................................................................287 Generación de un informe........................................................................................289 Impresión de la información del catálogo ................................................................ 292 Encadenar informes ................................................................................................293 Duplicación de informes ..........................................................................................296 Inclusión de texto adicional en un informe ..............................................................296 Programación del procesamiento de los informes..........................................................297 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) ................................................................................................... 298 Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL)........................................................................................................299 Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas ....................................................301 Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL .......................................................302 Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas ..........................303 Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0 .................................304 Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas ......................................305 Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes......................................307 Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes .............................. 308 Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL ......................................309 Definiciones de XBRL..................................................................................................... 310 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 v Contenido Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx ................................. 312 Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general ........................313 Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas....................................314 Diseño de informes de conversión de monedas ............................................................315 Activación de la conversión de monedas DAX .......................................................315 Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas .............. 315 Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas ...................318 Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas ........................320 Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes .................321 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes........................................ 324 Preguntas más frecuentes (FAQ) ...................................................................................325 Salida incompleta del informe ..................................................................................325 Informes que utilizan árboles de informes con números exagerados...................... 326 Datos de la hoja de cálculo externa que no se despliegan......................................327 Cambio de descripciones del informe ......................................................................328 Títulos específicos para disposiciones de columnas específicas ............................328 Balance general: Totales y números redondeados..................................................329 Restricción de las cuentas del estado de resultados en el informe de detalles de cuentas................................................................................................................329 Mensaje Fuera de balance cuando se profundiza en los detalles de transacciones ......................................................................................................329 Restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito ................................... 330 Mensajes de error...........................................................................................................331 Error de usuario de construcción del informe ..........................................................331 Error de disco o de red............................................................................................. 332 La seguridad de la base de datos del conjunto de especificaciones no coincide con el valor de seguridad actual archivo FRxSys32. ...............................................334 Información del sistema FRx ..........................................................................................335 Tipos de instalaciones clientes ................................................................................ 335 Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor ..................................................337 Permisos necesarios para los usuarios de FRx.......................................................340 Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen..................341 Glosario........................................................................................................................ 344 Índice............................................................................................................................ 354 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 vi Prefacio Destinatarios de esta guía El objetivo de esta guía es explicar las funciones, características y capacidades de Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®. La guía incluye: z Información general sobre la lógica y funcionamiento de FRx® Report Designer para obtener datos financieros del libro mayor. z Instrucciones detalladas para crear informes utilizando las distintas funciones de Report Designer. Información técnica de referencia que explica el objetivo, función y resultado de cada opción del producto. Esta guía está pensada para todos los usuarios de Report Designer que crean o ejecutan informes financieros de FRx. Organización de la guía La guía se divide en los siguientes capítulos: z Capítulo 1, “Bienvenido a FRx Report Designer” z Capítulo 2, “Creación de informes básicos con FRx Report Designer” z Capítulo 3, “Creación de formatos de filas” z Capítulo 4, “Enlaces con otras fuentes de información” z Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas” z Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes” z Capítulo 7, “Descripción del catálogo de informes” z Capítulo 8, “Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL)” z Capítulo 9, “Utilización de la conversión de moneda de FRx” Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 vii Prefacio Novedades de Report Designer 6.7 Esta versión del software incluye las siguientes funciones nuevas. z z Nombre de producto y logotipo: se ha introducido un nuevo nombre de producto, logotipo y datos de demostración que vinculan el producto FRx y la propiedad del software FRx con una de las marcas más reconocidas del sector: Microsoft Corporation. Mediante esta asociación, los clientes actuales y los compradores potenciales conocerán cómo evolucionamos. Además de mantener nuestras raíces, contamos con el apoyo y la experimentada visión y solidez de nuestra empresa matriz. Nuestro objetivo es continuar reflejando estos ideales y cumplir con los estándares definidos por nuestra marca. FRx® Report Manager: Report Manager es un potente módulo opcional que facilita la integración de informes FRx con otra información que los usuarios finales necesitan para realizar su trabajo, todo ello en un único y completo libro de informes. Automatiza el laborioso proceso manual de producción de libros de informes que contienen varios tipos de documentos y archivos. Report Manager ayuda a los usuarios a presentar información de una forma lógica, organizada y relevante. Por último, Report Manager permite a los usuarios crear libros de informes con información especializada de acuerdo con las necesidades de cada uno de los usuarios y, a continuación, agiliza la impresión y distribución de toda la presentación. Report Manager permite: z z z z z Varios tipos de salida como archivos FRx® DrillDown ViewerTM, documentos de Microsoft Office y otros informes producidos en distintos paquetes de generación de informes para unirlos y publicarlos en una red o sitio web o para enviarlos mediante correo electrónico o imprimirlos. Que los destinatarios vean todos los documentos contenidos en un libro de informes utilizando una versión mejorada del software DrillDown Viewer. Insertar encabezados, pies de página y numeración consecutiva de las páginas de todo el libro. Generación de informes localmente o mediante FRx® Report Server. Guías de referencia previa solicitud: hay disponibles guías de usuario encuadernadas que se obtienen previa solicitud y que son una buena referencia para conocer las tareas comunes y la solución de problemas. La información se ha reorganizado en libros de tapa blanda, que incluyen: Guía del usuario de FRx® Report Designer 6.7, Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7, Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7, Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7, Guía del usuario de FRx® Report Manager 6.7, Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7 y Informes de ejemplo de FRx 6.7. En cada envío del producto se incluye un documento útil diseñado para ayudar a los clientes a determinar qué guías del usuario deben adquirir. Además, todas las guías del usuario se incluyen en el CD del producto FRx 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 viii Prefacio Mejoras de FRx 6.7 Generación de gráficos para Microsoft Excel mediante el software FRx® instant!OLAP® instant!OLAP ahora está incluido en todas las ediciones, desde FRx® Desktop a FRx® Enterprise. Las funciones adicionales incluyen la capacidad para utilizar el formato de salida del software instant!OLAP y exportar un informe directamente a una tabla dinámica para la generación de gráficos automática en Excel. XBRL Manteniéndose a la vanguardia de la tecnología XBRL (Extensible Business Reporting Language, lenguaje extensible de generación de informes comerciales), la compatibilidad de la taxonomía 1.0 se ha actualizado al estándar 2.0. El software FRx está dirigido a satisfacer la necesidad de los usuarios de transferir información financiera corporativa compleja y altamente confidencial a los reguladores, bancos, inversores y juntas directivas utilizando un estándar de comunicación financiera de confianza. Debido a esta circunstancia, continuaremos introduciendo avances en la compatibilidad con XBRL de FRx, asegurando el cumplimiento funcional a medida que las empresas y los consumidores de datos financieros importantes adoptan el lenguaje XBRL. Conversión de monedas de FRx® El módulo de conversión de monedas se ha mejorado para permitir una mayor flexibilidad en el cálculo de los tipos de conversión. Ahora, existen dos formas de calcular los tipos de cambio promedio mensuales. Además, se pueden calcular los tipos de cambio promedio anuales, con lo que se agiliza el mantenimiento necesario para disposiciones de columnas al crear informes de FRx. Los usuarios pueden convertir las capas individuales que representan transacciones, a la vez que comparan la cantidad total en la tabla de tipos de cambio históricos con el total del libro mayor correspondiente. Esto asegura que todas las transacciones se han contabilizado al convertir los datos a los tipos de cambio históricos adecuados. Por último, se han implantado algunas solicitudes de modificación del software para mejorar el módulo de conversión de monedas en su conjunto. FRx® WebPort FRx® WebView se ha consolidado con FRx WebPort para formar un único módulo de producto que está disponible para todos los usuarios de FRx independientemente de la edición o libro mayor del producto. Los usuarios pueden publicar rápidamente documentos de Microsoft Word o Microsoft Excel con sus informes FRx para que otros usuarios puedan acceder fácilmente a estos documentos en un sitio Intranet seguro. Estabilidad y rendimiento Las mejoras introducidas en FRx 6.7 permiten una generación de informes y una exportación más rápida de los mismos a FRx DrillDown Viewer, así como mejores opciones de impresión. Además, FRx se ha actualizado para ser compatible con Microsoft Access 2002 y se han realizado modificaciones en la tecnología de acceso a la base de datos. Estas mejoras aseguran un entorno mucho más estable. Además, las mejoras realizadas a la forma en que se genera el índice del libro mayor (archivo G32) reducirán la probabilidad de daños en la base de datos. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 ix Prefacio Documentación de productos disponible La siguiente documentación está disponible para este producto. z Guía de configuración e instalación de FRx® 6.7: esta guía sirve de referencia para el personal de instalación del sistema; se trata de instrucciones prácticas para instalar los productos FRx. z Guía de introducción a FRx® Report Designer: esta guía ayuda a los nuevos usuarios a comprender cómo configurar Report Designer para que interactúe con los datos específicos del libro mayor de su empresa. z Guía del usuario de FRx® Report Designer 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a aplicar los componentes de Report Designer para diseñar y generar informes. z Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7: esta guía sirve de referencia a los administradores del sistema FRx que configuran y administran Report Designer o que mantienen la base de datos de los tipos de conversión de monedas. z Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a mostrar, imprimir y exportar los informes financieros FRx a FRx DrillDown Viewer e iniciar informes desde FRx Report Launcher. z Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a gestionar los informes que se ejecutan en el FRx Report Server y a usar el programa para crear, revisar y gestionar los programas y excepciones de los informes. z Guía del usuario de FRx® Report Manager 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a generar, mostrar, imprimir, abonarse, exportar, guardar y enviar informes creados y guardados utilizando Report Designer. z Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7: esta guía ayuda a los usuarios autorizados a enviar un informe FRx al repositorio FRx WebPort y a ver los informes mediante un navegador web. También ayuda a los administradores de WebPort a gestionar los archivos y carpetas de informes y a controlar el acceso de usuarios a WebPort. z Informes de ejemplo de FRx 6.7: esta guía proporciona ejemplos de los principales informes a los usuarios utilizando una base de datos de demostraciones y Report Designer. Otra documentación Algunos componentes de FRx incluyen la ayuda en pantalla de dicho componente. Hay disponibles los siguientes volúmenes de ayuda: z Ayuda en pantalla de FRx® Report Designer z Ayuda en pantalla de FRx® DrillDown ViewerTM z Ayuda en pantalla de FRx® Report Launcher z Ayuda en pantalla de FRx® Report Server z Ayuda en pantalla de FRx® Report Manager z Ayuda en pantalla de FRx® WebPort Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 x Prefacio Convenciones utilizadas en esta guía En esta guía se utilizan las siguientes convenciones. Convención Descripción Negrita Se usa en los procedimientos para indicar un elemento en pantalla, como un nombre de botón. Cursiva Se utiliza para enfatizar. Comando Se utiliza para indicar un comando, nombre de archivo o ruta. N o ta Se utiliza para indicar información que complementa al texto principal. Sugerencia Se utiliza para indicar información sobre cómo utilizar la aplicación de forma distinta. Atención Se utiliza para indicar que la realización o no de una acción específica puede dar lugar a una pérdida de datos. Se utiliza para indicar que la realización o no de una acción específica puede dar lugar a daños físicos en el equipo o servidor. Advertencia Contacto con FRx Software Dirección postal: Teléfono de servicio técnico de software: FRx Software Corporation 1-800-FRx-SOLV 4700 South Syracuse Parkway, Suite 150 (1-800-379-7658) Denver, Colorado 80237 (+1) 303-741-8000 Sitio web: Gratuito Principal http://www.frxsoftware.com Correo electrónico: Documentación: Formación: Información general: Sugerencias de productos: [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Licencia del software El software FRx ha sido autorizado para nuestros clientes con configuraciones específicas y capacidades para cada instalación. La licencia de software controla el número de usuarios simultáneos autorizados, las fechas de vencimiento y las características específicas de la versión disponibles bajo los términos de su contrato de licencia. Póngase en contacto con su distribuidor para obtener más información sobre la adición de funciones en el contrato de licencia de FRx Software. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 xi Bienvenido a FRx Report Designer Capítulo 1 Uso de esta guía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Requisitos del sistema . . . . . . . . . . . . . . . 4 Instalación e inicio de Report Designer . . 4 Report Designer: descripción general . . . 5 Navegando en Report Designer . . . . . . 10 Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bienvenido a Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®. FRx elimina las limitaciones tradicionales de la generación de informes, permitiéndole ser más creativo y productivo a la hora de generar informes financieros de su libro mayor. FRx extiende la potencia de su sistema contable, simplificando y mejorando la generación y administración de informes financieros. FRx® Report Designerextrae la información de su libro mayor y la combina, de manera opcional, con la información de Lotus 1-2-3 o con las hojas de cálculo de Microsoft ExcelMicrosoft®. A continuación, utiliza tanto sus formatos de informes como su jerarquía de administración del informe que tenga personalizado para producir los informes. Estos informes pueden visualizarse, imprimirse, enviarse como correo electrónico o exportarse a un archivo de texto o de hoja de cálculo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 1 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Uso de esta guía Figura 1-1: Flujo de información en FRx Uso de esta guía Las siguientes páginas describen las convenciones utilizadas en esta guía del usuario. z Comandos del teclado z Comandos del mouse z Convenciones tipográficas z Notas y mensajes de advertencia Comandos del teclado Esta guía utiliza los comandos de teclado, como escribir, introducir, seleccionar y pulsar. z Escribir significa escribir los datos especificados en las instrucciones. z Introducir significa escribir los datos y luego pulsar la tecla ENTRAR z Seleccionar significa marcar las opciones de los menús y submenús, resaltar texto y elegir opciones de menús desplegables. z Pulsar significa pulsar una tecla o una combinación de teclas del teclado. Si necesita pulsar una combinación de teclas simultáneamente, las teclas aparecerán con el signo más (+) entre ellas. Por ejemplo: Ctrl+D significa mantener presionada la tecla Ctrl y luego pulsar la tecla D. En algunos casos, deberá pulsar una tecla, soltarla, y luego pulsar otra. Cuando éste sea el caso, las teclas aparecerán con una coma (,) entre ellas. Por ejemplo: Pulsar Alt, F, N es el acceso directo para abrir el menú Archivo y luego seleccionar Nuevo. Algunas veces, una tecla existe en más de un lugar del teclado. Generalmente, es mejor utilizar las teclas del panel numérico cuando tenga activada la tecla NumLock. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 2 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Uso de esta guía Comandos del mouse Los comandos del mouse utilizados en esta guía son “hacer clic”, “hacer doble clic”, “hacer clic con el botón secundario” y “seleccionar”. z Hacer clic significa pulsar el botón izquierdo del mouse. En esta guía del usuario hará clic sobre botones, casillas de verificación, cuadros dentro de ventanas y cuadros de diálogo. z Hacer doble clic significa presionar rápidamente el botón del mouse dos veces, sin mover el mouse. z Hacer clic con el botón secundario significa pulsar el botón secundario del mouse. z Seleccionar significa marcar las opciones de los menús y submenús, resaltar texto y seleccionar las opciones de los menús desplegables. Convenciones tipográficas En los pasos de este manual, encontrará en negrita las opciones de pantallas (como por ejemplo, menús, cuadros y botones) y la información que debe escribir. Por ejemplo: En el cuadro Descripción, escriba Balance General Tabulado. El tipo cursiva indica énfasis. Por ejemplo: Este código define la fila base para las columnas que calculan un porcentaje de la fila base. Notas y mensajes de advertencia Las notas y advertencias indican información adicional en los siguientes formatos: Se indican en los siguientes formatos: N o ta Esta nota indica una información adicional en las secciones de descripción general que puede ser importante. Nota: Esta nota indica una información adicional en los pasos de procedimiento que puede ser importante. Advertencia Esta advertencia le indica la realización o no de una acción específica en las secciones de descripción general. Advertencia: Esta advertencia le indica la realización o no de una acción específica en las secciones de descripción general. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 3 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Requisitos del sistema Requisitos del sistema Los requisitos para instalar y ejecutar FRx se definen en las Directrices de instalación y requisitos del sistema incluidas en el CD-Rom de Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®. Instalación e inicio de Report Designer El programa de instalación despliega varios indicadores utilizados para configurar el Report Designer en el entorno que esté utilizando. Por ejemplo, aparecerá un directorio y subdirectorio predeterminados donde se instalará FRx. Consulte las Directrices de instalación y requisitos del sistema en el CD-ROM Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx® Para obtener más información sobre cómo instalar Report Designer. Puede anular los valores predeterminados durante la instalación. Para obtener más información, consulte Guía de introducción a FRx® Report Designer. El archivo README.TXT FRx se proporciona con un archivo Readme que describe información de último momento no descrita en esta guía Puede abrir este documento desde el CD-ROM de instalación de FRx o después de la instalación, en la carpeta de programa FRx 6.7. Compañías de ejemplo FRx FRx incluye datos e informes de ejemplo de dos compañías ficticias: Fabrikam Works, Inc. (FW) y Fabrikam Works Canada, Inc. (FWC). Para obtener más información sobre el uso de estos datos de ejemplo, abra el archivo READSAMP.PDF ubicado en el CD-ROM de instalación de FRx. Inicio de Report Designer Report Designer siempre debe iniciarse desde Windows. Para iniciar Report Designer en Windows 1 Haga clic en Inicio, seleccione Programas y luego FRx 6.7 y haga clic en el icono Report Designer para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía con que trabajar. 2 Seleccione una de las compañías de ejemplo de FRx, FW o FWC y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 4 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general Report Designer: descripción general En Report Designer, se mantiene el diseño de los informes completamente independiente del libro mayor. Por consiguiente, puede cambiar fácilmente un informe sin modificar el libro mayor de su sistema contable. A medida que utiliza Report Designer, verá que cada parte del sistema se ha diseñado teniendo presente la flexibilidad. Dispone de muchas opciones y de varias formas distintas de lograr los resultados deseados. Puede usar la configuración predefinida de Report Designer para crear rápidamente informes o puede personalizar sus informes y cambiar las definiciones en todo Report Designer. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Construcción del informe z Además, puede generar un informe resumido, a nivel de empresa, de unidades seleccionadas de un árbol de informes. Puede luego personalizar este informe según el formato de filas y la disposición de columnas que utilice. z Cuando se activa la seguridad opcional de FRx, el administrador del sistema puede limitar a cada usuario de forma individual y/o a grupos de usuarios para que tengan acceso únicamente a elementos específicos de FRx. El sistema de seguridad de FRx funciona conjuntamente con la seguridad del sistema contable subyacente. z Informes de presentación profesional z FRx® DrillDown ViewerTM z Códigos contables Construcción del informe La filosofía del diseño que subyace en Report Designer es simple: todos los elementos se pueden separar hasta llegar al más mínimo componente y luego se combinan y asocian según sea necesario. Con el planteamiento de las construcciones del informe puede combinar fácilmente texto, cantidades, cálculos y resúmenes de forma ilimitada. Este método le ayuda a crear los informes que necesite. E igualmente importante, el sistema fomenta la creatividad al facilitar que sus operaciones puedan verse de formas distintas. La construcción del informe individual de un informe funciona de forma parecida a una hoja de cálculo tridimensional pero con más alcance. z Formato de filas. Se trata de líneas descriptivas (por ejemplo, salarios o ventas) en un informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 5 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general z Disposición de columnas. Se trata de los importes monetarios y cálculos reales, más los períodos de informes y códigos de libros. z Árbol de informes. Son similares a un gráfico de organización. Contiene unidades de informes individuales que representan cada cuadro del gráfico. Estas unidades pueden ser los departamentos individuales del libro mayor o las unidades más altas que resumen datos de otras unidades de informes. El siguiente informe de ejemplo ilustra la forma en que se combinan las construcciones del informe para crear un informe. Esta unidad de informe se definió en la construcción del informe Árbol de informes. Estas columnas se definieron en la construcción del informe Disposición de columnas. Estas filas se definieron en la construcción del informe Formato de filas. Figura 1-2: Informe de ejemplo Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 6 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general z Catálogo de informes. Los informes de FRx se guardan en el Catálogo de informes.FRx Cada entrada de catálogo se compone de una fila, una columna y un árbol (elemento opcional) que definen el informe. Una vez que se definan estos elementos podrá ejecutar un informe. En el catálogo de informes también puede especificar el tipo de informe que desea imprimir: z Informes financieros z Informes de detalles de cuenta z Informes de detalles de transacciones z Cualquier combinación de estos tipos de informes Además, puede generar un informe resumido, a nivel de empresa, de unidades seleccionadas de un árbol de informes. Puede luego personalizar este informe según el formato de filas y la disposición de columnas que utilice. Seguridad de usuario Cuando se activa la seguridad opcional de FRx, el administrador del sistema puede limitar a cada usuario de forma individual y/o a grupos de usuarios para que tengan acceso únicamente a elementos específicos de FRx. El sistema de seguridad de FRx funciona conjuntamente con la seguridad del sistema contable subyacente. Conjuntos de especificaciones de informes Todas las especificaciones de los informes de FRx (formatos de filas, disposiciones de columnas, árboles de informes y catálogos) se guardan en bases de datos relacionales denominadas conjuntos de especificaciones. En los sistemas cliente/servidor, guarde los conjuntos de especificaciones en la red para que varios usuarios puedan tener acceso a los informes de cada compañía. Si desea obtener más información, consulte “Creación de conjuntos de especificaciones” en el Capítulo 2 de Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 7 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general Informes de presentación profesional Con el uso de los potentes controles de impresión y de formato de FRx, puede producir informes con una presentación profesional. Mediante los controles de impresión y de formato incorporados de FRx, puede: z Usar fuentes, colores, sombreados, cuadros y líneas en sus informes z Formatear filas y columnas en forma independiente z Formatear encabezados individuales de columna, títulos y pies de página z Reducir, ampliar o ajustar automáticamente el tamaño de página. z Enviar informes a través del correo electrónico directamente desde Report Designer o desde DrillDown Viewer z Generar grupos de informes utilizando FRx® Report Launcher sin abrir Report Designer z Publicar informes en un servidor Web Fabrikam Works, Inc. Tabular Balance Sheet For the Five Months Ending May 31, 2004 ASSETS Cash - Checking Cash - Money Market Total Cash Accounts Receivable Allowance For Bad Debts Intl Corp Receivable $134,111.13 46,751.00 180,862.13 166,164.00 (2,184.00) 271,213.00 Net Accounts Receivable 435,193.00 Total Inventories 779,026.00 Prepaid Assets 3,289.00 Current Assets Leasehold Improvements Office Furniture And Fixtures Office Equipment Less Accumulated Depreciation 1,398,370.13 69,600.00 34,500.00 37,700.00 (40,635.00) Net Fixed Assets 101,165.00 Total Assets $1,499,535.13 LIABILITIES AND SHAREHOLDERS' EQUITY Accounts Payable Accrued Liabilities Total Current Liabilities Leases Payable Notes Payable Long-Term Liabilities $84,253.00 137,867.00 222,120.00 10,100.00 142,794.00 152,894.00 Total Liabilities Capital Stock Additional Paid-In Capital Year-to Date Income Retained Earnings Shareholders' Equity Liabilities and Equity 375,014.00 50,000.00 500,269.00 377,152.13 197,100.00 1,124,521.13 $1,499,535.13 Figura 1-3: Balance general tabular Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 8 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general FRx® DrillDown ViewerTM Con el sistema independiente denominado DrillDown Viewer, los usuarios en su compañía pueden visualizar informes de FRx incluso cuando no tengan acceso a Report Designer. A través de este programa, los usuarios pueden seleccionar las unidades de informe del árbol de informes, y luego visualizar e imprimir los estados financieros y los informes de cuentas fundamentales y de transacciones detalladas. También puede utilizar DrillDown Viewer para enviar informes a otros usuarios a través del correo electrónico, borrarlos, imprimirlos y exportarlos a un archivo de hoja de cálculo con fórmulas. Si desea obtener más información sobre DrillDown Viewer, consulte Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7. Códigos contables Aunque los sistemas contables tratan normalmente los códigos contables del libro mayor como unidades indivisibles únicas, Report Designer los trata de forma que la flexibilidad en la generación de informes es mayor. La mayoría de las empresas tienen algún tipo de estructura que clasifica a sus operaciones en categorías diferentes. Un código de cuentas tipo de libro mayor contiene al menos un segmento de código contable que describe el tipo de cuenta (como por ejemplo, metálico o ventas). A este segmento de código del libro mayor (denominado generalmente en sistemas contables como el código de objeto, cuenta principal, o cuenta primaria) se le denomina segmento del código de la cuenta principal en Report Designer. El resto de los códigos del libro mayor definen por lo general el departamento, la división, la ubicación, el área, la tarea, el proyecto y otras categorías dentro de la estructura general de la empresa. En Report Designer, estos segmentos de código de libro mayor se denominan segmentos de códigos contables de responsabilidad. Cash 1100 Natural Denver 1000 Division Código contable completo del libro mayor Corporate 000 Department Segmento de responsabilidad . Figura 1-4: Código contable de libro mayor N o ta Esta diferencia entre los segmentos principales y los de responsabilidad es crítica para el uso satisfactorio de FRx. Por lo general los usuarios definen el segmento principal en un formato de filas y los segmentos de responsabilidad en un árbol de informes administrativo. Estos códigos se combinan de diversas maneras cuando se imprimen los informes. Cuando el proceso de creación automática de Report Designer genera los formatos de filas y los árboles de informes, se separan las partes de los segmentos principales y de responsabilidad del código contable. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 9 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Report Designer usa el concepto de año base y período base en lugar de año o período actual. Esto le permite diseñar disposiciones de columnas que se adaptan fácilmente a sus diversas necesidades de generación de informes. Si usara el período actual para imprimir un informe para el período anterior (o cualquier otro período), tendría que modificar la disposición de columnas. Con el concepto base, una vez que especifica el período base en la disposición de columnas, lo único que necesita hacer después es indicar a Report Designer el período base con el que desea generar el informe en el catálogo de informes. El período base, en el Catálogo de Informes, está predefinido como el período actual. De manera que cuando diseñe las disposiciones de columnas, trate al período y año base como el período y año actual. Luego, cuando inicie la impresión de informes, puede generar el mismo informe con años y períodos bases distintos. Navegando en Report Designer FRx es una aplicación de Microsoft® Windows® que aprovecha plenamente los entornos de Microsoft Windows 9x y Microsoft Windows XP. Si no está familiarizado con los menús, ventanas, teclas, ventanas múltiples o con otras características de Windows, consulte su documentación Windows. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Panel de control de Report Designer z Barra de herramientas z Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado z Cuadros de control de registros Panel de control de Report Designer Cuando inicia Report Designer y selecciona la compañía predeterminada, el Panel de control aparece en pantalla. Figura 1-5: Panel de control de Report Designer Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 10 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Esta es la ventana principal de Report Designer. Las tres construcciones del informe (Formato de filas, Disposición de columnas y Árboles de informes) se encuentran en el nivel superior. Debajo de estas construcciones del informe se encuentra el Catálogo de Informes, que combina los distintos bloques de construcción de cada uno de ellos. Desde la ventana principal de Report Designer, podrá acceder a cada función de Report Designer. También podrá modificar cualquier construcción del informe y el Catálogo de Informes, utilizando el mouse o las teclas de flechas para seleccionar la parte que corresponda del panel de control. z Para seleccionar cualquiera de estas construcciones del informe de Report Designer (filas, columnas, árbol de informes) o el Catálogo de informes, haga clic sobre el icono correspondiente. Si desea obtener más información sobre filas, columnas y árboles de informes, consulte el Capítulo 3, “Creación de formatos de filas”; el Capítulo 4, “Enlaces con otras fuentes de información” y el Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes”. z Para tener acceso a las funciones que están relacionadas con la configuración de Report Designer y con sus compañías, use los comandos del menú Compañía. Si desea obtener más información sobre estas funciones, consulte el Capítulo 2, Agregar información de la compañía, en Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. z Para tener acceso a las funciones del Administrador del Sistema, incluyendo la configuración de seguridad y mantenimiento, use el menú Administración. Para obtener más información sobre estas funciones, consulte el Capítulo 1, Realización de tareas administrativas, de Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. z Para crear rápidamente informes para su propia compañía, consulte el Capítulo 2, “Creación de informes básicos con FRx Report Designer”. Barra de herramientas Todas las ventanas principales despliegan una barra de herramientas bajo la barra de menú. Los siguientes botones de la barra de herramientas son comunes en todas las ventanas principales. Los botones específicos de ciertas ventanas se explican en los capítulos respectivos. Botón de barra de herramientas Descripción Crea un nuevo Formato de filas, una disposición de columnas o un árbol de informes. O, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo. Abre un formato de filas, una disposición de columnas o un árbol de informes existente. O, en el menú Archivo, haga clic en Abrir. Guarda el formato de filas, disposición de columnas, árbol de informes o el registro de catálogo actual. O, en el menú Archivo, haga clic en Guardar. Tabla 1-1: Botones de la barra de herramientas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 11 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Botón de barra de herramientas Descripción Imprime el formato de filas, la disposición de columnas o el árbol de informes actual. O, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Corta el texto seleccionado y lo coloca en el portapapeles de Windows. O, en el menú Editar, haga clic en Cortar. Copia el texto seleccionado y lo coloca en el portapapeles de Windows. O, en el menú Editar, haga clic en Copiar. Pega el contenido del portapapeles de Windows en la posición del cursor. O, en el menú Editar, haga clic en Pegar. Bloquea cualquier elemento de Report Designer (formato de filas, disposición de columnas, árbol de informes o cualquier ID de catálogo) ante cambios accidentales. Abre la construcción del informe de Catálogo de informes. Cuando selecciona este botón de la barra de herramientas, se abre la ventana Catálogo de informes. Cuando cierra esta ventana, el sistema regresa al Panel de control de Report Designer. Tabla 1-1: Botones de la barra de herramientas (continúa) Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado Puede usar estas teclas y estas técnicas en todo el sistema Report Designer. z Acceso a la ayuda de desde Report Designer z Uso de los menús z Navegación en las ventanas de Report Designer z Navegación sin mouse u otro dispositivo indicador z Edición de un campo (F2) z Seleccionar filas o columnas z Despliegue de una lista de entradas disponibles (F3) z Utilización del botón secundario del mouse Acceso a la ayuda de desde Report Designer z Pulse F1 para obtener ayuda relacionada con la tarea actual. z O en el menú Ayuda, haga clic en Contenido. z Seleccione el botón Ayuda de la barra de herramientas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 12 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Uso de los menús Para desplegar un menú z Señale uno de los menús con el indicador del mouse y haga clic. z Pulse la tecla Alt y la tecla que corresponda a la letra subrayada. Por ejemplo, para seleccionar el menú Archivo, pulse Alt+F. Para seleccionar un comando del menú z Señale el comando y haga clic. z Pulse la tecla que corresponda a la letra subrayada. Por ejemplo, para seleccionar el comando Nuevo del menú Archivo, pulse N. Para salir del menú sin seleccionar nada z Pulse Esc dos veces o haga clic en la ventana principal fuera del menú. Los menús que son iguales para todas las ventanas principales de Report Designer se describen en “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19. Los menús que se utilizan en construcción del informe específicos de Report Designer (Formato de Filas, Disposición de Columnas, Árbol de Informes o Catálogo de Informes) se describen en el capítulo respectivo de esa construcción del informe. N o ta Navegación en las ventanas de Report Designer z Para abrir una construcción del informe sin cerrar el actual, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Columna. En cada construcción del informe puede tener abiertas hasta cuatro hojas de cálculo a la vez. N o ta z Para cerrar una construcción del informe abierta, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar. z Si está en una ventana, seleccione el botón Cancelar para regresar a la ventana principal. Para ejecutar sus selecciones, haga clic en Aceptar. z Para salir de Report Designer, en el menú Archivo, haga clic en Salir. Navegación sin mouse u otro dispositivo indicador Cada ventana tiene un cuadro de control a la izquierda de la barra de títulos. z Para tener acceso al cuadro de control de menú de la ventana en que se encuentra (es decir, una ventana desde la que no puede obtener acceso a la ventana principal), pulse y mantenga pulsada la tecla Alt y luego pulse la barra espaciadora. z Para acceder al cuadro de control de menús de una ventana hija (es decir, una ventana desde la que puede obtener acceso a la ventana principal), active la ventana, seleccionando la barra de títulos, pulse y mantenga pulsada la tecla Alt y luego pulse la tecla (-) de guión. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 13 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Edición de un campo (F2) Puede usar la tecla F2 para editar cuadros en el Formato de filas, Disposición de columnas o en el Árbol de informes. z Pulse F2 para editar el contenido de un cuadro. z Durante la edición, el sistema tomará como predeterminado el modo de inserción (si escribe caracteres se insertarán en la posición del cursor). Para pasar al modo de sobrescritura (es decir, para que los caracteres que escriba vayan reemplazando a los existentes), pulse la tecla Insertar (Insert). z Si está editando un cuadro (después de pulsar la tecla F2), y desea restablecer el contenido del cuadro original, pulse la tecla Esc. Seleccionar filas o columnas Puede seleccionar una fila o columna entera en la construcción del informe resaltándola. z Para resaltar una fila con el teclado, pulse y mantenga pulsada la tecla Mayús mientras pulsa la barra espaciadora. z Para resaltar una fila con el mouse, haga clic sobre el cuadro izquierdo de la celda Número de fila. z Para resaltar una columna con el teclado, pulse y mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras pulsa la barra espaciadora. z Para resaltar una columna con el mouse, haga clic sobre el cuadro que se encuentra en la parte superior de la columna. Despliegue de una lista de entradas disponibles (F3) Los cuadros que despliegan listas tienen un botón de flecha abajo en el lado derecho. Si hace clic en este botón, se desplegará una lista con las entradas disponibles. En algunos de estos cuadros, como los de la ventana Disposición de columnas, la tecla de flecha abajo sólo aparece cuando selecciona la celda (cuando mueva el cursor a esa celda). N o ta Existen cuatro formas de desplegar una lista de opciones disponibles: z Haga clic en la flecha abajo z Haga doble clic en la celda que tiene una flecha abajo z Coloque el cursor en la celda y luego pulse F3 z Coloque el cursor en la celda y luego en el menú Editar, haga clic en Zoom. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 14 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Utilización del botón secundario del mouse Puede hacer clic con el botón secundario del mouse para abrir el menú contextual Editar desde cualquiera de las construcciones del informe Report Designer. El siguiente menú aparece cuando hace clic con el botón secundario del mouse en una celda de formato de filas, disposición de columnas o árbol de informes. Figura 1-6: Menú Editar Abreviado Puede editar el cuadro utilizando las siguientes opciones. Selección del menú contextual Descripción y pasos Cortar Utilice el comando Cortar para eliminar la información de una celda de una construcción del informe: 1 Resalte la información que desee cortar. 2 Haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione Cortar. Copiar Utilice el comando Copiar para copiar información de la celda de una construcción del informe: 1 Resalte la información que desee copiar. 2 Haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione Copiar. Pegar Utilice el comando Pegar para pegar información en la celda de una construcción del informe: 1 Seleccione el cuadro en el que desee pegar la información. 2 Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione Pegar. Borrar Utilice el comando Eliminar para borrar información de la celda de una construcción del informe: 1 Resalte la información que desee eliminar 2 Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la celda de la fila, columna o unidad. 3 Seleccione el comando Eliminar. Tabla 1-2: Selecciones del menú contextual Editar Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 15 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Selección del menú contextual Descripción y pasos Buscar Use el comando Buscar para localizar información contenida en la celda de una construcción del informe: Consulte las instrucciones Para encontrar texto a continuación en este capítulo. Reemplazar Utilice el comando Reemplazar para localizar y reemplazar información en un cuadro de una construcción del informe: Consulte las instrucciones Para reemplazar texto a continuación en este capítulo. Eliminar fila, columna, unidad Utilice el comando Eliminar para borrar toda una fila, columna o unidad de informe: 1 Seleccione la fila, columna o unidad que desee borrar y luego haga clic con el botón secundario del mouse. 2 En el menú, seleccione Eliminar fila, Eliminar columna o Eliminar unidad. Insertar fila, columna, unidad Utilice el comando Insertar para insertar toda una fila, columna o unidad de informe: 1 Para insertar una fila o unidad, coloque el cursor en la celda directamente debajo de donde desee efectuar esta opción. 2 Para insertar una columna, seleccione la columna anterior donde desee colocar la nueva columna. 3 Haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione Insertar fila, Insertar columna o Insertar unidad. Report Designer inserta la fila, columna o unidad encima de la fila, columna o unidad resaltada. Tabla 1-2: Selecciones del menú contextual Editar (continúa) Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 16 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Para buscar un texto 1 Haga clic con el botón secundario en la construcción del informe donde desee efectuar la búsqueda 2 Seleccione Buscar para acceder al cuadro de diálogo Buscar. 3 En el campo Buscar, introduzca el texto que desee encontrar. 4 Haga clic en el botón Siguiente. 5 Para realizar una búsqueda más específica, seleccione una o más de las opciones del cuadro de diálogo Opciones de búsqueda. Una vez que haya localizado el texto, lo puede sustituir por otro con el botón Reemplazar. Para reemplazar un texto 1 Haga clic con el botón secundario en la construcción del informe donde desee efectuar la búsqueda 2 Seleccione Reemplazar para acceder al cuadro de diálogo Reemplazar. Use estas opciones para modificar su búsqueda. 3 En el cuadro Buscar, introduzca el texto que desea encontrar. 4 En el cuadro Reemplazar por, introduzca el texto por el que desea reemplazarlo. 5 Haga clic en Reemplazar para reemplazar una instancia del texto, o en Reemplazar todo para cambiar todas las repeticiones del texto. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 17 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer Cuadros de sólo despliegue Los cuadros de despliegue indican información que puede ser útil para usted en la función que esté efectuando. La información de estos cuadros es de sólo lectura. Este es un ejemplo de un cuadro de despliegue. Aquí se indica la descripción del formato de filas seleccionado. Figura 1-7: Cuadro de sólo despliegue Cuadros de control de registros Algunas ventanas en FRx contienen cuadros de control de registros. Este tipo de cuadro es similar a la siguiente figura. Figura 1-8: Cuadro de control de registros Control de registros Descripción Botones de flechas Haga clic sobre los botones de las flechas derecha o izquierda para pasar del primer al último registro, clasificados en orden alfabético (por ejemplo, la última compañía o el último catálogo). Haga clic sobre la tecla de la flecha interior para pasar al registro anterior o al siguiente registro. Buscar Haga clic en Buscar para acceder al cuadro de diálogo que enumera todos los registros relacionados en orden alfabético. A medida que empiece a introducir el nombre del registro en el campo Buscar, el cursor se traslada al primer registro que empieza por esas letras. También puede seleccionar un registro de la lista directamente a través del mouse. Nuevo Haga clic en Nuevo para introducir un nuevo registro en Report Designer. En algunos casos, encontrará valores predeterminados por el sistema. Duplicar Haga clic en Duplicar para eliminar las claves principales (únicas) de un formulario y conservar el resto de la información. Puede usar este botón para copiar la información de un registro existente a uno nuevo que desee crear. Tabla 1-3: Selecciones de cuadros de control de registros Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 18 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer Control de registros Descripción Guardar Haga clic en Guardar para guardar cualquier modificación que haya efectuado en el registro actual. Eliminar Haga clic en Eliminar para borrar permanentemente el registro actual de Report Designer. El sistema le pedirá que confirme si desea realmente borrar este registro. Tabla 1-3: Selecciones de cuadros de control de registros (continúa) z Barra de herramientas z Cuadros de control de registros Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer Cada formato de filas, disposición de columnas, árbol de informes y ventana de catálogo de Report Designer tiene una barra de menú en el área superior de la ventana. Cada sistema de menú contiene a su vez varios menús. Algunos de ellos, como el menú Archivo, contienen muchos de los mismos comandos de todas las ventanas de Report Designer. Otros menús se utilizan en varias ventanas de Report Designer pero no en otras. Por ejemplo el menú Árbol, sólo es accesible desde la ventana Árbol Informes. Esta sección describe los menús y las opciones estándar de todas las ventanas principales de Report Designer. Los menús que aparecen únicamente en ventanas específicas y en las opciones de construcción del informe (por ejemplo la ventana Formato de Filas) se describen en los capítulos respectivos. Utilice la tabla siguiente como una lista de referencia rápida para usar los menús estándares. Para Use este menú y comando Abrir una nueva fila, una columna o un árbol En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. Abrir una fila, columna, árbol o ID de catálogo existente En el menú Archivo, haga clic en Abrir. Cerrar una ventana abierta En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Cerrar todas las ventanas abiertas En el menú Archivo, haga clic en Cerrar todo. Guardar la hoja de cálculo actual En el menú Archivo, haga clic en Guardar (o pulse Ctrl+S). Tabla 1-4: Menús estándar de Report Designer Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 19 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer Para Use este menú y comando Guardar la hoja de cálculo actual con un nuevo nombre En el menú Archivo, haga clic en Guardar como (o pulse Ctrl+A). Cambiar la configuración de la impresora En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Reparar el conjunto de especificaciones o la base de datos del sistema FRx En el menú Archivo, haga clic en Compactar base de datos Salir de Report Designer En el menú Archivo, haga clic en Salir. Visualizar la información de la compañía En el menú Compañía, haga clic en Información. Cambiar la compañía predeterminada En el menú Compañía, haga clic en Seleccionar Editar el formato de cantidades y de fechas En el menú Compañía, haga clic en Formatos Editar grupos de especificaciones En el menú Compañía, haga clic en Conjunto de Activar o desactivar la barra de herramientas En el menú Opciones, haga clic en Barra de herramientas. Activar o desactivar la barra de estado En el menú Opciones, haga clic en Barra de estado. Activar o desactivar la barra de edición En el menú Opciones, haga clic en Barra de edición. Acceder al panel de control de Report Designer En el menú Ventana, haga clic en Panel de control (o pulse F6). Desplegar todas las ventanas abiertas de arriba a abajo En el menú Ventana, haga clic en Mosaico horizontal. Desplegar todas las ventanas abiertas una sobre otra En el menú Ventana, haga clic en Mosaico vertical. deFRx. predeterminada. internacionales. especificaciones. Tabla 1-4: Menús estándar de Report Designer (continúa) Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 20 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer Para Use este menú y comando Desplegar todas las ventanas abiertas de derecha a izquierda En el menú Ventana, haga clic en Cascada. Obtener ayuda sobre Report Designer O en el menú Ayuda, haga clic en Contenido. Obtener ayuda sobre un cuadro en Report Designer En el menú Ayuda, haga clic en Sensible al contexto. Obtener el número de versión de Report Designer y los recursos del sistema disponibles En el menú Ayuda, haga clic en Acerca de. Tabla 1-4: Menús estándar de Report Designer (continúa) Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 21 Creación de informes básicos con FRx Report Designer Capítulo 2 Crear una compañía . . . . . . . . . . . . . 23 Creación de un informe de ejemplo . . 26 Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas . . . . . . . . . . . . . . 27 Modificación del formato de fila . . . . . 29 Guardar el archivo de formato de fila. 43 Creación de una disposición de columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Trabajo con árboles de informes . . . . 47 Creación de un nuevo ID de Catálogo51 Generación y visualización de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Cómo completar su configuración . . . 57 Este capítulo describe cómo crear un informe básico en FRx® Report Designer. En este capítulo, aprenderá paso a paso cómo generar, guardar y ver un informe. Para que pueda utilizar el sistema rápidamente, lea este capítulo antes de utilizar Report Designer. Para obtener ejemplos de varios tipos específicos de informes, consulte Informes de ejemplo de FRx® 6.7. Aunque existen muchas características y opciones disponibles en Report Designer, no necesita conocerlas todas para producir informes excelentes. Muchos usuarios pueden mejorar de modo significativo sus capacidades de generación de informes utilizando tan solo las características básicas que se describen en este capítulo. A medida que se familiariza con Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®, querrá hacer uso de algunas de sus características más avanzadas. En este momento, consulte los capítulos restantes de esta guía para obtener explicaciones más detalladas de todas las funciones de FRx. Las secciones que se describen a continuación son mucho más fáciles de comprender si tiene Report Designer en pantalla. Por lo tanto, antes de continuar, asegúrese de haber instalado FRx y de que esté listo para utilizarse. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 22 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Crear una compañía Crear una compañía Cuando empiece a utilizar FRx, deberá proporcionarle a Report Designer información específica sobre su compañía o compañías. Para crear una compañía 1 Inicie Report Designer para acceder al panel de control de FRx. 2 En el menú Compañía, haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía. Aparece el cuadro de diálogo Información de la compañía y muestra el registro de información de la compañía. 3 Haga clic en el icono Nuevo para borrar los cuadros en el cuadro de diálogo Información de la compañía. 4 En el cuadro Código de compañía FRx, escriba un código único que describa esta compañía y que corresponda con el nombre de su libro mayor. Atención: FRx no reconoce los siguientes símbolos como caracteres de código de compañía válidos: ‘ ” | / \ : ? * < >. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 23 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Crear una compañía 5 En el cuadro Nombre de compañía, escriba una descripción que se corresponda con el nombre de la compañía de FRx. Este nombre también aparecerá en sus informes de forma predeterminada, por lo que se aconseja seleccionar y escribir la descripción teniendo en cuenta esta situación. 6 Haga clic en el cuadro Sistema contable y seleccione el sistema contable de la lista. 7 Haga clic en la ficha Información del sistema FRx. 8 En el cuadro Conjunto de especificaciones, deje seleccionada la opción Predeterminada. Si creó anteriormente un conjunto de especificaciones para trabajar con su sistema contable, podrá seleccionarlo aquí. Nota: Este es el nombre de la base de datos en la que FRx guarda las construcciones de los informes del informe de la compañía (los formatos de filas, la disposición de las columnas, los árboles de informes y los ID de catálogo). 9 En el cuadro Importar y exportar ruta, realice una de las siguientes operaciones: z Deje el subdirectorio IO_Data predeterminado. z Escriba una nueva ruta para los archivos importados o exportados. Esta ruta identifica el lugar donde FRx guarda y busca los archivos FRx® DrillDown ViewerTM (.frd, .frb, y .frz), XML, Microsoft® Excel (.xls) y Lotus 1-2-3 (.wk1). 10 En el cuadro Formato de importe y fecha, realice una de las siguientes operaciones: Seleccione un formato internacional de la lista. z Deje este cuadro en blanco para tener FRx predeterminado en la configuración del equipo. Esta definición se aplica solamente a esta compañía y los informes se vinculan a esta compañía. Puede anular esta configuración de las columnas en la ventana de disposición de columnas o para las unidades de informe individuales en un árbol de informe. z 11 En el cuadro Moneda funcional, seleccione un código de moneda de la lista. Generalmente, debe configurar la moneda funcional de manera que sea la misma que su moneda base en su libro mayor. Esta es la moneda que será el punto de partida para todas las conversiones de monedas. 12 El cuadro Ruta de base de datos de tipos de cambio se utiliza junto con la función Conversión de monedas de FRx®. Vea el Capítulo 9, “Utilización de la conversión de moneda de FRx” para más información. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 24 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Crear una compañía 13 En el cuadro Descripción del período realice una de las siguientes operaciones: Si los períodos contables Entonces Son meses completos Deje un mes hasta el predeterminado. No son meses completos Escriba el fin del período. Nota: Esta descripción se utiliza en los encabezados del informe. 14 En el cuadro Descripción plural realice una de las siguientes operaciones: Si los períodos contables Entonces Son meses completos Deje un mes hasta el predeterminado. No son meses completos Escriba el fin de los períodos. El texto que usted introduzca en este cuadro se utiliza en los encabezados de sus informes. Por ejemplo, si escribe mes hasta el en este cuadro, el encabezado para el informe generado para marzo de 2004 dirá Para el mes hasta el 31 de marzo de 2004. 15 Haga clic en la ficha Información específica del sistema. 16 Consulte la Guía de introducción a FRx® Report Designer enviada con FRx para completar esta ficha. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 25 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un informe de ejemplo Creación de un informe de ejemplo Los siguientes temas de páginas muestran cómo crear el estado de resultados de ejemplo que se muestra en Figura 2-1. Este informe está basado en Fabrikam Works datos de ejemplo. Use datos de ejemplo para seguir los pasos y crear el informe de ejemplo. También puede modificar las instrucciones para usar su propia compañía, plan de cuentas y estructura corporativa. Figura 2-1: Estado de resultados Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 26 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas FRx está diseñado para ser flexible y fácil de utilizar. Una de las maneras en que se logran estos objetivos es proporcionándole características de interfaz conocidas que posiblemente esté utilizando en los programas de hojas de cálculo basados en Windows como Microsoft Excel. La flexibilidad de Report Designer hace que cada formato de filas sea útil en una cantidad de situaciones diferentes. Tenga en cuenta que si desea usar el mismo formato para más de un departamento, no necesitará repetir este procedimiento en cada departamento. En esta sección aprenderá a generar un nuevo formato de fila obteniendo datos automáticamente de la base de datos de ejemplo de Fabrikam Works, Inc. Cuando haya generado este formato de filas, contendrá códigos de fila que identifican cada fila, descripción de fila, código de LM y otra información extraída del plan de cuentas de Fabrikam Works. Para crear un formato de filas 1 En el Panel de control de FRx, en el menú Compañía, haga clic en Seleccionar predeterminada para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada. 2 En el cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada, seleccione FW. 3 Haga clic en Aceptar para volver al Panel de control de FRx. 4 En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Fila. Nota: El nombre del formato de filas en la parte superior de la ventana es Sin título 1, lo que significa que está trabajando con un archivo nuevo que no se ha guardado. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 27 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas 5 En el menú Editar, haga clic en Agregar filas del plan de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Agregar filas del plan de cuentas. Para obtener más información sobre cómo utilizar el segmento de código de cuenta principal, consulte “Códigos contables” en la página 9 en el capítulo 1. 6 A continuación, realice las siguientes operaciones: z En el primer cuadro Inicio del intervalo de cuentas, escriba 4100. z En el primer cuadro Fin del intervalo de cuentas, escriba 5500. Nota: Cuando escriba un segmento, Report Designer sólo despliega los códigos únicos para ese segmento en el formato de filas. Por ejemplo, el segmento natural 4100 puede estar incluido en cientos de cuentas del libro mayor pero sólo aparecerá una vez en el formato de filas. 7 El cuadro Código de fila inicial tiene el valor predeterminado de la fila 100, Este valor predeterminado muestra la fila 100 como la primera fila cuando abre la ventana formato de fila. 8 El cuadro Incrementar cada fila en tiene el valor 30 de forma predeterminada. Este valor incrementa el código de fila en la ventana de formato de fila por 30. Por ejemplo, la primera fila tiene el número 100, la segunda el 130, etc. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 28 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 9 Haga clic en Aceptar para ver las cuentas 4100 a 5500 en la ventana de formato de filas. Sugerencia: No intente crear un formato que contenga todas las combinaciones de cuentas y subcuentas del libro mayor de su compañía. Report Designer opera con varios formatos pequeños y posteriormente usa el árbol de informes y otras técnicas para ejecutar informes de múltiples departamentos. Si su selección da como resultado varios cientos de filas en un informe, divida el formato en secciones de informe más pequeñas. Modificación del formato de fila Esta sección describe los pasos necesarios para formatear filas de informes para un estado de resultados de ejemplo donde se incluye: z Filas de ingresos z Filas de gastos de explotación z Filas de ingresos Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 29 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila Filas de ingresos Los Códigos de fila 25-259 que se utilizan a continuación en la Figura 2-2 representan las filas con formato para un estado de resultados de ejemplo. Las filas de ingresos de este estado de resultados de ejemplo incluyen la descripción de los ingresos, ventas, ventas netas, coste de los bienes vendidos (COGS), margen bruto y filas para crear una separación de gastos. Beneficios Ventas Ventas netas COGS Margen bruto Separar beneficios de gastos Figura 2-2: Ventana cuentas en formatos de fila, códigos de fila 25-259 Los códigos de fila que crea en el informe de ejemplo pueden ser distintos a los que se muestran en la Figura 2-2. N o ta Agregar una descripción de ingresos Puede modificar el formato de fila de ejemplo creado en “Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas” en la página 27 para incluir filas adicionales y luego designar las filas como Ingresos utilizando el código de formato DES. Puede agregar filas de informe de ingresos en la ventana de formato de filas, con las filas mostradas. Los Códigos de filas de ingresos 25-75 en la Figura 2-2 están basados en las siguientes instrucciones. Para agregar filas de informe de descripción de ingresos 1 Mire en la parte superior del formato de fila de ejemplo (código de fila 100) creado en la sección anterior. 2 A partir de la fila 100, seleccione tres filas. 3 En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para agregar tres filas nuevas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 30 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 4 Realice las siguientes operaciones: En: Haga La primera fila nueva 1 Haga clic en la columna Cód. fmto., seleccione DES de la lista. 2 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Formato de filas. La segunda fila nueva Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Ingresos. La tercera fila nueva 1 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES de la lista. 2 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Formato de filas. Ahora ha agregado un encabezado ingresos y espacio alrededor del encabezado utilizando el código de formato DES (Descripción). Modificación de las filas de informes de ventas Puede realizar modificaciones en los valores de las columnas, cambiar los códigos de filas y agregar o eliminar filas. Los Códigos de filas de ventas 100-199 en la Figura 2-2 en la página 30 se modificaron con las siguientes instrucciones. Para modificar filas de informes de ventas 1 Vaya a la fila Ventas del formato de filas de ejemplo. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 100. 2 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor. 3 A continuación, en la barra de edición, cambie 4100 por 410?-(4109). Nota: En la fila 100, aparece una C en la columna Saldo normal. Esto invierte el signo del saldo normal de la cuenta de crédito y lo hace aparecer como una cantidad positiva en el informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 31 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 4 Seleccione la fila Ventas (Eliminación). 5 En el menú Editar, haga clic en Eliminar fila. Esto retira la fila eliminación del informe. 6 A partir de la fila COGS, seleccione tres filas. 7 En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para agregar tres filas nuevas. 8 En la fila siguiente a la fila Descuentos de ventas, haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione --- Cód. fmto. de la lista. Esta acción hace que se subraye la fila Descuentos de ventas. 9 Revise la fila Ventas formateada. Adición de una fila de ventas netas que incluye una fórmula Puede modificar una fila para incluir las ventas netas cambiando el código de formato a TOT (total) y agregando una fórmula para calcular las ventas netas. Se agregó el código de fila 206 en la Figura 2-2 en la página 30 siguiendo estas instrucciones. Para agregar una fila de ventas netas que incluya una fórmula 1 Vaya a la fila que sigue el formato creado para los descuentos de ventas. En nuestro formato de fila de ejemplo, este es el código de fila 206. 2 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT de la lista. Report Designer calcula el total cuando se selecciona este código. 3 Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados y escriba los códigos de fila para la siguiente fórmula: <Código de fila Ventas>- (menos) <Código de fila Devolución de ventas>(menos) <Código de fila Descuento de ventas>. En nuestro formato de fila de ejemplo, la fórmula de ventas netas es 100-160-190. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 32 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 4 Revise la fila Ventas netas formateada. Modificación de las filas de informe COGS Puede aplicar las funciones de formato utilizadas en las secciones anteriores para modificar las filas de informes COGS. Los Códigos de filas de ventas 213-231 COGS en la Figura 2-2 en la página 30 se modificaron utilizando las siguientes instrucciones. Para modificar filas de informes COGS 1 Vaya a la fila siguiente a la fila Ventas netas. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 213. 2 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES en la lista. 3 En la fila COGS, haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor y en la barra de edición, cambie 4500 a 450? -(4509). El comodín (?) indica a Report Designer que incluya todas las cuentas principales de 4500 a 4509. 4 Seleccione la fila COGS (Eliminación). 5 En el menú Editar, haga clic en Eliminar fila. 6 A partir de la fila Gastos de salarios, seleccione siete filas. 7 En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para agregar las siete filas nuevas. 8 En la fila siguiente a COGS, seleccione el código de formato --. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 33 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 9 Revise las filas COGS formateadas. Adición de una fila de margen bruto que incluye una fórmula Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio relacionados/filas/unidad que calcule el margen bruto agregando la fila Ventas netas y la fila COGS. El Código de fila 238 de margen bruto en la Figura 2-2 en la página 30 se agregó basándose en las siguientes instrucciones. Para agregar una fila de margen bruto que incluye una fórmula 1 Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de COGS. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 238. 2 Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Margen bruto. 3 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT en la lista. 4 En la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados, escriba los códigos de filas para la siguiente fórmula: <Código de fila de Ventas netas >- (menos) <Código de fila COGS >. En nuestro formato de fila de ejemplo, la fórmula de la fila de margen bruto es 206-220. 5 En la fila siguiente a la fila Margen bruto, haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione --- Cód. fmto. en la lista. Esto inserta un subrayado en la fila anterior. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 34 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 6 Revise las filas de margen bruto formateadas. Separación de las filas de ingresos de las filas de gastos de explotación Puede separar la parte de ingresos del estado de resultados de ejemplo de los gastos de explotación utilizando las opciones de formato de filas. Los códigos de filas 252 a 259 de separación de filas de ingresos de filas de gastos en la Figura 2-2 en la página 30 se basan en las siguientes instrucciones. Para separar las filas de ingresos de las filas de gastos de explotación 1 Vaya a la fila que hay después de la fila subrayada de formato de Margen bruto. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 252. 2 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES de la lista. 3 En la siguiente fila, repita el paso 2. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 35 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 4 Revise el formato para separar las filas de ingresos de las de gastos de explotación. Filas de gastos de explotación Ahora que se le ha dado formato a la parte de ingresos del estado de resultados, está preparado para modificar las filas de gastos de explotación del formato de fila de ejemplo. Los códigos de filas 226-565 que se muestran a continuación en la Figura 2-3 representan filas de gastos con formato. Gastos de explotación Gastos Gastos totales de explotación Figura 2-3: Ventana cuentas en formatos de fila, códigos de fila 266-565. N o ta Los códigos de fila que se crean en el informe de ejemplo pueden ser distintos de los que se muestran en este ejemplo. Adición de fila de gastos de explotación Al igual que con los ingresos, puede modificar el formato de fila de ejemplo para designar una fila como Gastos de explotación utilizando el código de formato DES. Los Códigos de fila 266 y 273 de gastos de explotación en la Figura 2-3 están basados en las siguientes instrucciones. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 36 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila Para agregar una fila de explotación 1 Vaya a la fila siguiente a las filas de separación de ingresos. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 266. 2 Haga clic en la columna Descripción. 3 En la barra de edición, escriba Gastos de explotación. 4 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES de la lista. 5 Revise la fila de gastos de explotación formateada. Modificación de las filas de informes de gastos Puede aceptar las filas de gastos como están o aplicar modificaciones con las funciones utilizadas en las secciones anteriores. Los Códigos de filas de gastos 280 a 555 en la Figura 2-3 en la página 36 se modificaron basándose en las siguientes instrucciones. Para modificar las filas de informes de gastos 1 Vaya a la fila de gastos del formato de filas de ejemplo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 37 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 2 Deje las siguientes filas como se encuentran: Gastos de sueldos (Salary Expenses), Compensaciones (Officers Comp), Gastos por depreciación (Depreciation Expenses), Gastos de oficina (Office Expense), Gastos - servicio de abastecimientos (Supplies Expense - Service), Gastos - servicio de mantenimiento (Maintenance Expense - Service), Gastos de alquiler (Rent Expense), Gastos de viajes (Travel Expense) y Gastos de publicidad (Advertising Expense). 3 En la fila Gasto de comisiones, haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor. 4 A continuación, en la barra de edición, cambie 5400 por 54?? para incluir todas las cuentas principales que empiecen por 54 en esta fila de informes. 5 A partir de la fila Gastos de renta, seleccione cinco filas. 6 En el menú Editar, haga clic en Insertar fila. 7 En la siguiente fila debajo de Gastos de comisiones, haga clic en la columna --Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista. 8 Revise las filas de gastos formateadas. Adición de una fila de gastos totales de explotación utilizando una fórmula Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados que calcule los gastos totales de explotación. El Código de fila 560 de gastos totales de explotación que se muestra en la Figura 2-3 en la página 36 está basado en las siguientes instrucciones. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 38 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila Para agregar una fila de gastos totales de explotación utilizando una fórmula 1 Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de gastos de comisiones. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 560. 2 Haga clic en la columna Descripción. 3 A continuación, en la barra de edición, escriba Gastos totales de explotación. 4 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT en la lista. 5 Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados 6 En la barra de edición, use el rango de códigos de filas para la fórmula: <código de fila de gastos de sueldos> TO <código de fila de gastos de comisiones >. En nuestro ejemplo de formato de filas, la fórmula de gastos totales de explotación es 280 A 550. 7 En la siguiente fila columna Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista. Esto coloca un subrayado debajo de la fila de gastos totales de exploración en el informe. 8 Revise las filas de gastos totales de exploración formateada. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 39 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila Filas de ingresos Tras modificar las filas de gastos de exploración y de beneficios en el formato de filas de ejemplo, puede completar el formato de filas con categorías de ingresos. Los códigos de filas 570-640, que se muestran en la Figura 2-4 representan filas de ingresos formateadas. Ingresos de operaciones Ingresos por intereses Ingresos antes de impuestos Gastos de renta Ganancias netas Figura 2-4: Ventana cuentas en formatos de fila, códigos de fila 570-640 Los códigos de fila que crea en el informe de ejemplo pueden ser distintos a los que se muestran en este ejemplo. N o ta Adición de una fila de ingresos de operaciones utilizando una fórmula Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados que calcule los ingresos de operaciones. La fila de informe 570 de Ingresos de operaciones en la Figura 2-4 se agregó siguiendo estas instrucciones. Para agregar una fila de ingresos de operaciones utilizando una fórmula 1 Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de gastos totales de explotación. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 570. 2 Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Ingresos de operaciones. 3 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT en la lista. 4 Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados 5 A continuación, en la barra de edición, utilice la fórmula <código de fila de margen bruto>-(menos)<código de fila de gastos totales de explotación> para calcular los ingresos de operaciones. En nuestro formato de filas de ejemplo, la fórmula es 238-560. 6 En la fila siguiente a la fila Ingresos de operaciones, haga clic en la columna Cód. y seleccione --- Cód. fmto. de la lista. Esto coloca un subrayado debajo de la fila de ingresos de operaciones. fmto. 7 Revise las filas de ingresos de operaciones formateadas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 40 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila Adición de filas de ingresos por intereses Puede insertar y modificar filas de ingresos aplicando las funciones de formato utilizadas en las secciones anteriores. Los códigos de fila 575 a 578 de ingresos por intereses en la Figura 2-4 están basados en las siguientes instrucciones. Para agregar filas de ingresos por intereses 1 Vaya a la fila de gastos de renta. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 580. 2 A partir de la fila Gastos de renta, seleccione tres filas. 3 En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para insertar tres filas nuevas. 4 En la primera fila insertada, haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición, escriba Ingresos por intereses (Gastos). 5 Haga clic en la columna Saldo normal y seleccione C en la lista. 6 Haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor y en la barra de edición, escriba 5650+7000. 7 En la siguiente fila columna Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista. Esto coloca un subrayado debajo de la fila de ingresos de por intereses (gastos). 8 Revise las filas de ingresos por intereses (gastos) formateadas. Adición de una fila de ingresos antes de impuestos utilizando una fórmula Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados que calcule los ingresos antes de impuestos. El Código de fila 579 de ingresos antes de impuestos en la Figura 2-4 en la página 40 está basado en las siguientes instrucciones. Para agregar una fila de ingresos antes de impuestos utilizando una fórmula 1 Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de ingresos por intereses (gastos). En nuestro formato de fila de ejemplo, este es el código de fila 579. 2 Haga clic en la columna Descripción. 3 A continuación, en la barra de edición escriba Ingresos antes de impuestos. 4 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT de la lista. 5 Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 41 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila 6 A continuación, en la barra de edición, use la fórmula de rango de códigos de filas: <código de filas Ingresos de operaciones> A <código de fila Ingresos por intereses> para calcular los ingresos antes de impuestos. En nuestro ejemplo, hemos utilizado la fórmula 570 A 578. 7 Deje la fila de gastos de impuestos como está. 8 En la siguiente fila, haga clic en la columna Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista. Esto coloca un subrayado debajo de la fila de gastos de impuestos. 9 Revise las filas de ingresos antes de impuestos formateadas. Adición de una fila de ingresos netos utilizando una fórmula Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados que calcule los ingresos netos. La fila de informe 640 de Ingresos netos en la Figura 2-4 en la página 40 está basada en las siguientes instrucciones. Para agregar una fila de ingresos utilizando una fórmula 1 Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de gastos de impuestos. En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 640. 1 Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Ingresos netos. 2 Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT en la lista. 3 Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados 4 En la barra de edición, escriba la siguiente fórmula: <código de fila Ingresos antes de impuestos>- (menos) <código de fila gastos de impuestos>. En nuestro formato de fila de ejemplo, se ha utilizado la fórmula 580-610. 5 Haga clic en la columna Control de impresión, y en la barra de edición escriba CS para incluir un símbolo de moneda para esta fila. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 42 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Guardar el archivo de formato de fila 6 Revise la fila Ingresos netos formateada. Guardar el archivo de formato de fila Una vez creado y modificado un nuevo formato de fila, puede guardar el archivo que se va a utilizar como informe de ejemplo. Ahora puede utilizar el mismo formato para más de un departamento con Report Designer. La flexibilidad de Report Designer utiliza cada formato de fila para más de una situación. Report Designer también utiliza el árbol de informe y otras técnicas para ejecutar informes para varios departamentos. Consulte “Para ver un árbol existente” en la página 48. Para guardar el archivo de formato de fila 1 Revise el formato de fila completado del estado de ingresos de ejemplo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 43 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de una disposición de columnas 2 En el menú Archivo, haga clic en Guardar para acceder al cuadro de diálogo Formato de filas. 3 En el cuadro de diálogo Formato de filas realice las siguientes operaciones: z En el cuadro Nombre, escriba un nombre original para el formato de filas. z En el cuadro Descripción, escriba una descripción del formato de filas. 4 Haga clic en Aceptar para guardar el archivo y volver a la ventana formato de filas. Creación de una disposición de columnas Puede definir la disposición de las columnas del informe. La información en una disposición de columnas se combina con la información del formato de fila (y cualquier información del árbol de informes) y se guarda en el catálogo de informes. Para crear una disposición de columnas 1 En la ventana del panel de control de Report Designer, haga clic en Disposición de columnas para acceder al cuadro de diálogo Abrir columna. 2 Haga clic en Nuevo para acceder a una ventana de disposición de columna en blanco. 3 En la primera fila Encabezados de columnas, en la columna B, haga doble clic para acceder al cuadro de diálogo Opciones de encabezado. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 44 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de una disposición de columnas 4 Haga clic en Insertar código para acceder al cuadro de diálog Seleccione el encabezado de columna. 5 Seleccione @Mes. 6 Haga clic en Aceptar para aceptar y volver al cuadro de diálogo Opciones de encabezado. 7 En el cuadro de diálogo Opciones de encabezado, haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición de columnas. 8 En la primera fila de Encabezados de columna, en la columna C, escriba YTD. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 45 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de una disposición de columnas 9 En la fila Tipo de detalle de columna, haga doble clic en la columna A para acceder al cuadro Zoom (Seleccione el tipo de columna). 10 Seleccione DESC en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición de columnas. Esto coloca las descripciones de su formato de filas en esta columna. 11 En la fila Ancho de columna de detalles de columna, haga doble clic en la columna A y en la barra de edición escriba 40. Esto hace que la primera columna tenga un ancho de 40 caracteres. 12 En la fila TIPO de detalle de columna, haga doble clic en la columna B para acceder al cuadro Zoom (Seleccione el tipo de columna). 13 Seleccione LM en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición de columnas. Report Designer inserta los siguientes valores predefinidos: z z z z Celda actual o presupuestario: ACTUAL Celda Año fiscal: BASE Celda Código de período: BASE Celda Período actual/ADA: CUR (período actual) 14 En la fila tIPO de detalle de columna, haga doble clic en la columna C para acceder al cuadro Zoom (Seleccione el tipo de columna). 15 Seleccione LM en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición de columnas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 46 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Trabajo con árboles de informes 16 En la fila Período actual/ADA, haga doble clic en la columna C para acceder al cuadro Zoom (Seleccione el importe para usar). Nota: Varios códigos de libros o códigos ADA no son compatibles en el nivel de transacciones en Report Designer. 17 Seleccione YTD (acumulado del año) y haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición de columnas. 18 En el menú Archivo, haga clic en Guardar para acceder al cuadro de diálogo Disposición de columnas. 19 En el cuadro de diálogo Disposición de columnas realice las siguientes operaciones: z z En el cuadro Nombre, escriba un nombre único para la nueva disposición de columnas. En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la disposición de columnas. 20 Haga clic en Aceptar para guardar el archivo y volver a la ventana Disposición de columnas. Trabajo con árboles de informes El árbol de informes es una representación visual de los departamentos, sucursales y centros de beneficio dentro de su compañía. Puede crear automáticamente un árbol de informes con la información de su plan de cuentas. Para obtener información adicional sobre los árboles de informes, incluido cómo agregar texto adicional o direcciones de correo electrónico, consulte Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes”. Aunque el árbol de informes ofrece mucha potencia y flexibilidad, también puede crear un informe sin él. N o ta Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Visualización de un árbol existente z Creación de un nuevo árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 47 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Trabajo con árboles de informes Visualización de un árbol existente Para ver un árbol existente 1 En el panel de control de FRx, haga clic en Árboles de informe para acceder al cuadro de diálogo Abrir árbol. 2 Seleccione cualquier árbol de informe de ejemplo. 3 Haga clic en Aceptar para ver el árbol de informes en la ventana de árboles de informes. La estructura de árbol se despliega gráficamente a la izquierda de la ventana, con la hoja de cálculo a la derecha. Este diseño hace que la jerarquía del árbol de informes se pueda observar fácilmente mientras trabaja en el detalle del árbol de informes. 4 Repita el paso 2 para otros árboles de informes para familiarizarse con la forma en que se muestran los árboles en Report Designer. 5 Cuando haya finalizado de revisar el árbol, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Temas relacionados Creación de un nuevo árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 48 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Trabajo con árboles de informes Creación de un nuevo árbol de informes Ahora que ha visto un árbol de informes de ejemplo, puede crear uno nuevo según la base de datos de muestra Fabrikam Works, Inc. Para crear un nuevo árbol de informes 1 En la ventana del panel de control de FRx, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Árbol para acceder a la ventana de árbol de informes en blanco. 2 En el menú Editar, haga clic en Agregar unidades de informes del plan de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas. El segmento de cuenta usa ganchos (&) para el segmento natural Cuadros de edición 3 En el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas podrá definir los segmentos de cuenta que desea que FRx incluya desde el plan de cuentas.FRx Cada segmento de cuenta se presenta en un cuadro de edición. De forma predeterminada, el segmento natural contiene ganchos (&). 4 En el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas, realice las siguientes operaciones: En Haga Rangos de segmentos, en la 1 En el cuadro De cuenta, escriba 1100. primera fila 2 En el cuadro de edición A cuenta, escriba 2200. Rangos de segmentos, en la segunda fila 1 En el cuadro de edición De cuenta, escriba 001 2 En el cuadro de edición A cuenta, escriba 004. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 49 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Trabajo con árboles de informes 5 Haga clic en Aceptar para generar un nuevo árbol de informes desde el plan de cuentas y verlo en la hoja de cálculo. 6 En el menú Archivo, haga clic en Guardar para acceder al cuadro de diálogo Árbol de informe. 7 En el cuadro de diálogo Árbol de informe realice las siguientes operaciones: z En el cuadro Nombre, escriba un nombre único para el nuevo árbol de informes. z En el cuadro Descripción, escriba una descripción del árbol de informes. 8 Haga clic en Aceptar para guardar el árbol de informes y volver a la ventana de árbol de informes. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 50 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un nuevo ID de Catálogo Creación de un nuevo ID de Catálogo En el catálogo de informes puede juntar el formato de fila, la disposición de columnas y los árboles de informes y asignarles un nombre de ID de catálogo. Para crear un ID de catálogo 1 En la ventana del panel de control de Report Designer, en el menú Archivo, haga clic en Catálogo de informes para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar. 2 Haga clic en Nuevo para abrir la ventana del catálogo de informes con la configuración predeterminada. 3 En el cuadro ID de catálogo (ID de catál.), escriba un código para describir este informe de ejemplo. Por ejemplo, escriba IncStmt. Nota: El ID de catálogo es un nombre definido por el usuario. El nombre puede tener hasta 16 caracteres de longitud pero no debe tener ninguno de los siguientes caracteres: ‘ ” | / \ : ? * < >. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 51 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un nuevo ID de Catálogo 4 En el cuadro Compañía, haga clic en la flecha para mostrar el cuadro de diálogo Seleccionar compañía para este registro. 5 Seleccione FW en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana del catálogo de informes. 6 En el cuadro de lista Detalle, seleccione una de las siguientes opciones: 7 Seleccione Para crear Informe financiero Un informe de resumen de alto nivel Sólo de cuenta Un informe que contiene únicamente saldos detallados de cuenta Financiero y de cuenta Dos informes: un informe de resumen de alto nivel y un informe detallado de cuenta Sólo de transacciones Un informe que contiene detalles de transacciones Financiero y de transacciones Dos informes: un informe de resumen de alto nivel y un informe detallado de transacciones En el cuadro de lista Provisional, opte por una de las siguientes acciones: Seleccione Para incluir Usar sólo saldos contabilizados Sólo las transacciones y los saldos contabilizados en el libro mayor Provisional: Activid. contab. + no contab. Todas las transacciones y los saldos introducidos y contabilizados en el libro mayor Incluir sólo la actividad no contabilizada Sólo las transacciones introducidas pero aún sin contabilizar en el libro mayor Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 52 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un nuevo ID de Catálogo 8 Haga clic en la flecha Fecha del informe para acceder al cuadro de diálogo Períodos y fechas. 9 En el cuadro Año base, escriba 2003. 10 Haga clic en Aceptar para confirmar y volver a la ventana del catálogo de informes. Nota: Para obtener más información sobre la Fecha de informe, consulte “Especificación de fechas y períodos de informes” en la página 239 11 En la ficha Construcción del informe: 12 En el cuadro Formato de filas, haga clic en la flecha para acceder al cuadro Elegir formato de filas. 13 Seleccione el formato de fila que haya creado (o el formato de fila de ejemplo, IncStmt) y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 53 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un nuevo ID de Catálogo 14 En el cuadro Disposición de columnas, haga clic en la flecha para acceder al cuadro Elegir disposición de columnas. 15 A continuación, opte por una de las siguientes operaciones: z z Seleccione la disposición de columnas que haya creado Seleccione Curr_YTD (la disposición de columnas de ejemplo). 16 Haga clic en Aceptar. 17 En Árbol de informe, seleccione la casilla de verificación Usar árbol de informe. Nota: Para el informe de ejemplo de estado de resultados no necesita un árbol de informes. Para crear un informe sin un árbol de informe, deje en blanco la casilla de verificación Usar árbol de informe. 18 En el cuadro Árbol de informe, haga clic en la flecha para acceder al cuadro Elegir árbol de informe. 19 Seleccione el árbol de informe que creó o FabrkWrkA (el árbol de informe de ejemplo) y haga clic en Aceptar. 20 Haga clic en Guardar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 54 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Generación y visualización de un informe Generación y visualización de un informe Al generar este informe de ejemplo, se procesa con la configuración predeterminada de FRx de las fichas Salida, Opciones de página y Opciones de informe. Para generar el informe 1 Haga clic en el icono Generar informe o pulse F9 para acceder al cuadro de diálogo Seleccione las unidades de informe para imprimir. Nota: Si no ha utilizado un árbol de informe, Report Designer comenzará a procesar el informe y lo mostrará en DrillDown Viewer como se muestra tras el paso 3. 2 En el cuadro de diálogo Seleccione las unidades de informe para imprimir, realice una de las siguientes operaciones: z Pulse la tecla Ctrl y seleccione las unidades que desea incluir. z Haga clic en Seleccionar todas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 55 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Generación y visualización de un informe N o ta 3 Haga clic en Aceptar para procesar el informe y verlo en DrillDown Viewer. 4 Para ver información adicional puede realizar las siguientes operaciones: Para ver Haga Una fila de informe dividida por unidades de informe, a partir de la unidad de informe actual Haga doble clic en una fila de informe. Otras unidades de informe, a partir del árbol de informe En el árbol de informe, haga doble clic en la unidad de informe. Consulte la Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7 para obtener más información sobre la visualización, impresión y exportación de sus informes utilizando DrillDown Viewer. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 56 Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Cómo completar su configuración Cómo completar su configuración ¡Enhorabuena! Ya sabe cómo crear informes en Report Designer. Ahora, puede terminar de editar su formato de filas, crear un nuevo formato de filas o un árbol de informes si así lo desea. Para obtener más información, consulte las guías y capítulos siguientes: Para más información sobre... Vea Formatos de filas Capítulo 3, “Creación de formatos de filas” Enlaces Capítulo 4, “Enlaces con otras fuentes de información”. Disposición de columnas Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas” Árbol de informes Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes” Informes Capítulo 7, “Descripción del catálogo de informes” Compañías, formatos internacionales Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. FRx Administración y seguridad Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. FRx Report Server Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7 DrillDown Viewer y Report Launcher Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7 FRx Report Manager Guía del usuario de FRx® Report Manager 6.7 FRx WebPort Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7 Tabla 2-1: Guías y capítulos de FRx relacionados Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 57 Creación de formatos de filas Capítulo 3 Funciones del menú de Formato de filas. . 59 Barra de herramientas de formato de filas. 67 Segmentos de código contable . . . . . . . . . 68 Un formato de filas es una plantilla que especifica la estructura de cada línea de un informe de FRx. Por ejemplo, los formatos de filas especifican: z Filas o líneas descriptivas para un informe (por ejemplo, Metálico e Ingreso total) z Todos los cálculos de totales y entre filas z Los códigos del libro mayor (o enlaces a formatos de filas u hojas de cálculo externas) Generación de formato de filas . . . . . . . . . 69 Modificar un formato de filas . . . . . . . . . . . 73 Totales y cálculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Códigos contables del libro mayor. . . . . . . 95 Asignación de códigos de monedas . . . . 112 Este capítulo describe cómo crear formatos de fila y utilizar las funciones de este bloque de construcción de FRx® Report Designer. Redondeo automático de balances generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 58 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Funciones del menú de Formato de filas Las funciones de menú que se describen en este capítulo son específicas a la ventana Formato de filas. Para más información sobre los menús que aparecen en todas las ventanas principales de FRx, vea el apartado “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Menú Archivo z Menú Editar z Menú Formato z Menú Enlace Menú Archivo Los siguientes comandos del menú Archivo son específicos para el bloque de construcción del formato de filas. Figura 3-1: Formato de filas: menú Archivo Comandos del menú Archivo Descripción Cambiar nombre Permite cambiar el nombre y la descripción de la fila. Eliminar Elimina una fila, columna, árbol o catálogo. Imprimir formato de filas Imprime el formato de filas. Tabla 3-1: Opciones del menú Archivo para formato de filas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 59 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Menú Editar El menú Editar proporciona funciones estándar de Windows como copiar y pegar así como funciones específicas de Report Designer. Figura 3-2: Menú Editar del Formato de filas: Comandos del menú Editar Descripción Cortar (Ctrl+X) Elimina la selección de la posición actual y la coloca en el portapapeles de Microsoft® Windows®. Copiar (Ctrl+C) Copia la selección actual al portapapeles de Windows. Pegar (Ctrl+V) Copia el contenido del portapapeles de Windows en la posición del cursor. Si el portapapeles está vacío, este comando no está disponible y aparece atenuado. Puede utilizar la función Pegar para pegar información copiada desde otras aplicaciones basadas en Windows o desde otras hojas de cálculo de FRx en esta hoja de cálculo. Borrar Elimina (borra) todas las celdas seleccionadas. Buscar (Ctrl+F) Localiza la información contenida en el formato de filas. Reemplazar (Ctrl+R) Localiza y sustituye la información que se encuentra en el formato de filas. Tabla 3-2: Comandos del menú Editar del Formato Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 60 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Comandos del menú Editar Descripción Agregar filas del plan de cuentas Este comando permite crear un formato de filas nuevo (con cuentas del libro mayor) utilizando datos del plan de cuentas actual. Se transfiere un subconjunto seleccionado de información de cuentas del libro mayor al formato de filas nuevo. Para obtener más información sobre el uso de este comando, consulte consulte “Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas” en la página 69. Volver a numerar filas Este comando permite definir los códigos de fila iniciales y un número a razón del cual se deben incrementar los códigos de fila que siguen. Descripción (Ctrl+D) Abre un cuadro de diálogo desde el que puede editar la descripción de un formato de filas. Ajustes de redondeo Vea “Redondeo automático de balances generales” en la página 113. Conjuntos de cuentas FRx permite crear un juego de cuentas asignando un nombre a un grupo de cuentas. Luego el nombre del juego de cuentas se puede utilizar en varios formatos de filas. Vea “Conjuntos de cuentas” en la página 102. Eliminar fila Este comando borra una o más filas. Insertar fila Este comando inserta una o más filas nuevas. Zoom (F3) Abre una ventana que muestra los valores específicos para ese cuadro. Es lo mismo que hacer doble clic en una celda. Tabla 3-2: Comandos del menú Editar del Formato (continúa) Para obtener más información e instrucciones sobre los comandos definidos en la tabla anterior, consulte los siguientes temas: z Cortar (Ctrl+X) z Buscar (Ctrl +F) z Reemplazar (Ctrl+R) z Volver a numerar filas z Descripción (Ctrl+D) z Eliminar fila z Insertar fila Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 61 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Cortar (Ctrl+X) Elimina la selección de la posición actual y la coloca en el portapapeles de Microsoft® Windows®: 1 Seleccione la celda que desee cortar. 2 En el menú Editar, haga clic en Cortar. El texto desaparecerá de la celda. 3 Pegue la selección del portapapeles de Microsoft® Windows® en otra celda de FRx o en otra aplicación de Windows. Buscar (Ctrl+F) Para buscar un texto 1 Haga clic en Buscar para abrir el cuadro de diálogo Buscar. 1 Introduzca en el campo Buscar el texto que desee localizar. 2 Haga clic en el botón Siguiente. 3 Para realizar una búsqueda más específica, seleccione una o más de las opciones del cuadro de diálogo Opciones de búsqueda. Reemplazar (Ctrl+R) Para reemplazar un texto 1 En el campo Buscar, introduzca el texto que desee encontrar. 2 Haga clic en Reemplazar para abrir el cuadro de diálogo Reemplazar. 3 En el cuadro Reemplazar por, introduzca el texto por el cual desea sustituirlo. 4 Haga clic en Reemplazar para reemplazar una instancia del texto, o en Reemplazar todo para cambiar todas las repeticiones del texto. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 62 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Volver a numerar filas Este comando permite definir los números de fila iniciales y un número a razón del cual se deben incrementar los números de fila que siguen. Los números de fila en blanco y los de etiqueta no se ven afectados por la renumeración. Figura 3-3: Cuadro de diálogo Volver a numerar filas Descripción (Ctrl+D) Abre un cuadro de diálogo desde el cual se puede editar la descripción de un formato de filas. Figura 3-4: Cuadro de diálogo Formato de filas Los cuadros Nombre y Conjunto de especificaciones son sólo de visualización. No puede acceder a ellos ni cambiarlos. Introduzca el texto que desee utilizar para describir el formato de filas en el cuadro Descripción; puede usar una combinación de mayúsculas y minúsculas, así como números y espacios. Debe guardar el formato de filas para guardar el cambio efectuado en la descripción. N o ta Eliminar fila Para eliminar una fila 1 Haga clic en el cuadro gris que se encuentra a la izquierda del número de fila que va a eliminar. 2 Seleccione el comando Eliminar fila. Para eliminar una o más filas consecutivas 1 Resalte el cuadro gris de las filas. 2 Seleccione el comando Eliminar fila. Aparecerá una ventana solicitando que confirme la eliminación. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 63 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Insertar fila Para insertar una fila 1 Haga clic en el cuadro gris a la izquierda del código de fila de la fila siguiente a donde desea insertar la fila nueva. 2 Seleccione el comando Insertar fila. Para insertar más de una fila 1 Resalte los cuadros grises de la cantidad de filas a insertar. 2 Seleccione el comando Insertar fila. Cuando se inserta una fila nueva, FRx asigna un número de fila nuevo. Normalmente este número está a mitad del número de fila que se encuentra antes y el que se encuentra después de la fila que acaba de agregar. Por ejemplo, se asignaría el código de fila 145 a una fila que se insertase entre las filas 130 y 160. Menú Formato Use el menú Formato para controlar los estilos de fuentes y el ancho de columna en un informe. Figura 3-5: Formato de filas: menú Formato Estilos de fuentes Use este comando para crear y editar distintos estilos de fuente y sombreados para el informe. Las fuentes se pueden aplicar de forma global al informe o a una fila específica dentro de un informe. Para crear o editar un estilo de fuente antes de utilizarlo 1 En el menú Formato, haga clic en Estilos de fuente para acceder al cuadro de diálogo Estilos de fuente. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 64 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas 2 Elija una de las siguientes opciones: Para Haga Crear un nuevo estilo de fuente 1 Haga clic en Nuevo. 2 En el cuadro Nombre del estilo de fuente, introduzca un nombre para el nuevo estilo de fuente. 1 Haga clic en Buscar. Editar un estilo de fuente ya existente 2 En el cuadro de diálogo Seleccionar estilo de fuente, seleccione la fuente que desee editar y haga clic en Aceptar. 3 Elija una de las siguientes opciones: Para Haga Aplicar una fuente, un estilo de fuente o un tamaño 1 Haga clic en Fuente. 2 Seleccione las opciones que correspondan y luego haga clic en Aceptar. Aplicar un sombreado al estilo 1 Haga clic en Sombreado. 2 Seleccione o defina el color de fondo que desee usar y haga clic en Aceptar. 4 Haga clic en Guardar. 5 Haga clic en Cerrar. Ancho de columna Este comando abre el cuadro de diálogo Ancho de columna. Utilice este cuadro para especificar el ancho de una columna en pantalla, así como para ocultar o mostrar una columna. Figura 3-6: Cuadro de diálogo Ancho de columna También puede cambiar el ancho de las columnas de FRx con el mouse, utilizando la misma técnica que se emplea en las hojas de cálculo basadas en Windows, como Microsoft® Excel. Arrastre el borde de la columna hasta que la columna sea del tamaño deseado. Para modificar el ancho de columna al imprimir el informe, debe ajustarlo en la disposición de columnas. Para obtener más información, consulte “Ancho de columna” en la página 161. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 65 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas Para cambiar el ancho de una columna en el formato de fila 1 Introduzca un número distinto en el cuadro Ancho de columna. 2 Haga clic en Aceptar. Es posible ocultar una o más columnas de manera que no sean visibles en la hoja de cálculo. Para ocultar una o más columnas 1 Seleccione las columnas. 2 En el menú Formato, haga clic en Ancho de columna... para acceder al cuadro de diálogo Ancho de columna. 3 Haga clic en Ocultar. 4 Haga clic en Aceptar. Para mostrar todas las columnas ocultas Haga clic en Mostrar en el cuadro de diálogo Ancho de columna. Menú Enlace Aunque la mayoría de los formatos de filas contienen sólo códigos contables del libro mayor como origen de la información, cualquier formato de filas puede también contener enlaces con otros formatos de filas de FRx con otros años fiscales, archivos de taxonomía XBRL o con hojas de cálculo Lotus 1-2-3 u hojas de cálculo de Microsoft® Excel. Cualquier formato puede contener enlaces con varios orígenes distintos. El comando Abrir ventana de enlaces abre el cuadro de diálogo Enlaces. Para obtener más información sobre cómo establecer enlaces consulte el capítulo 4. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 66 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Barra de herramientas de formato de filas Barra de herramientas de formato de filas En la barra de herramientas que está debajo de los menús aparece un conjunto de botones específicos para la ventana Formato de filas. Los botones comunes de la barra de herramientas se describen en “Navegando en Report Designer” en la página 10 en el capítulo 1. Los botones que se describen a continuación pertenecen exclusivamente a la ventana Formato de filas. Botón de barra de herramientas Descripción Abre el cuadro de diálogo Enlaces. Tiene el mismo efecto que seleccionar Abrir ventana de enlaces en el menú Enlaces. Para obtener más información, vea “Menú Enlace” en la página 66. Aplica un estilo de fuente a una o más filas consecutivas: 1 Seleccione la celda Descripción (columna B). 2 Haga clic en el cuadro Estilo de fuente para ver una lista de estilos de fuente. Para editar un estilo de fuente o agregar un estilo nuevo, abra el cuadro de diálogo Estilos de fuente seleccionando Estilos de fuente en el menú Formato. Para obtener información detallada sobre cómo crear y editar formatos de estilo, consulte “Estilos de fuentes” en la página 64. Tabla 3-3: Botones de la barra de herramientas de formato de filas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 67 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Segmentos de código contable Segmentos de código contable El código contable completo son todos los segmentos que existen en la estructura de plan de cuentas. El código contable completo se puede dividir en el segmento principal (o natural) y los segmentos responsables del código contable. El segmento principal o natural del código contable es el elemento fundamental del código contable completo del libro mayor. El segmento contable principal representa el objetivo primario de la cuenta, por ejemplo ventas, gastos de viaje y dinero en efectivo. La mayoría de las organizaciones crean su código contable completo a través de varios segmentos responsables que se basan en el mismo segmento contable principal. Los segmentos responsables del código contable suelen representar responsabilidades, como lugares, departamentos, áreas, divisiones, tareas, proyectos, productos y otras categorías dentro de la estructura general de la organización. Los segmentos contables responsables incluyen todos los segmentos del libro mayor excepto el segmento contable principal. Aunque un formato de filas puede contener cualquier parte del código contable completo, los formatos de filas más adaptables contienen sólo el segmento contable principal. Con un formato de filas de este tipo, es posible utilizar varias disposiciones de columnas y árboles de informes distintos. Para utilizar un formato de filas sin un árbol de informes (al generar el informe), el formato de filas debe contener el segmento contable principal o bien el código contable completo. Cuando define un informe que incluye un formato de filas que sólo contiene el segmento contable natural y una disposición de columnas, FRx crea un informe financiero que define la información del segmento contable principal resumida para toda la organización. Sin embargo, es posible que a veces desee generar múltiples informes financieros, uno para cada valor de segmento responsable (por ejemplo, para lugares, divisiones y departamentos). Si orienta el árbol de informes hacia los segmentos responsables del código contable completo, tendrá un mayor grado de flexibilidad a la hora de extraer la información del libro mayor. El árbol de informes no sólo identifica cada uno de los valores del segmento responsable acerca de los cuales se desea generar un informe, sino también la relación que cada segmento responsable guarda con los demás segmentos responsable dentro de la organización. Los informes que emplean un árbol de informes combinan la información de los códigos contables del libro mayor que se encuentran en el formato de filas con la información de los códigos contables que se encuentran en el árbol, para crear múltiples informes financieros. Para obtener más información sobre los árboles de informes, consulte “Creación de un árbol de informes” en la página 182. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 68 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Generación de formato de filas Generación de formato de filas Aunque FRx admite hasta 8.000 filas en el libro mayor, le sugerimos que diseñe los formatos de filas como un resumen de alto nivel (de 500 filas o menos), empleando las técnicas que se describen en las secciones siguientes. Esta manera de proceder, facilita la creación de los formatos de filas y permite generar informes detallados que muestran toda la información sobre las cuentas. Existen dos maneras de crear un formato de filas: z De forma manual, introduciendo la información para las filas en la ventana Formato de filas. z De forma automática, creando formatos básicos directamente a partir del plan de cuentas del libro mayor como se describe en las secciones siguientes. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas z Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila z Apertura de un formato de fila Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas Un formato de filas maestro contiene todas las cuentas principales exclusivas de todos los departamentos. Este formato puede contener un número de cuentas superior al de las cuentas que se emplean en un determinado departamento. FRx suprime de forma predeterminada la impresión de cualquier fila que no tenga un saldo correspondiente en el libro mayor. Esto permite utilizar el formato maestro para todos los departamentos, pero sigue siendo posible generar informes personalizados para cada departamento. Cuando se crea un formato de filas a partir del plan de cuentas, FRx examina todo el plan de cuentas o el rango de cuentas que se haya especificado. A continuación, FRx crea un formato maestro con el segmento del código contable especificado en el formato de filas. Normalmente, el segmento del código contable seleccionado es el segmento principal del código contable. Para crear un formato de filas maestro 1 En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Fila para abrir una ventana de formato de filas sin título. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 69 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Generación de formato de filas 2 En el menú Editar, haga clic en Agregar filas del plan de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Agregar filas del plan de cuentas. Los campos Descripción contienen descripciones de los segmentos del código contable. Estas descripciones varían según la forma en que se configuró el código contable en el libro mayor. La Máscara de cuenta determina qué segmentos contables se deben almacenar en el formato de filas. Si usa un árbol de informes, la máscara contable también determina qué segmentos contables se extraen del árbol de informes. z z El símbolo # le indica a FRx que no debe incluir ese carácter en el proceso de construcción de filas. El gancho & le indica a FRx que debe incluir ese carácter en el formato de filas. Nota: Los símbolos # y & funcionan para caracteres individuales, aunque típicamente se utilizaría el mismo símbolo dentro de un segmento. En la máscara predeterminada, definida a partir del libro mayor, se emplean los símbolos & en el segmento natural y los símbolos # en los segmentos responsables. 3 Para crear un formato maestro, haga clic en Aceptar para usar la máscara predeterminada. Nota: Recuerde que si piensa utilizar el mismo formato para más de un departamento, no necesita repetir este procedimiento por cada departamento. Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila Para definir los segmentos contables en un formato de filas 1 En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Fila para abrir una ventana de formato de filas sin título. 2 En el menú Editar, haga clic en Agregar filas del plan de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Agregar filas del plan de cuentas. 3 Seleccione un símbolo & para cada posición de cuenta que se debe transferir al formato de filas. Puede también hacer clic en el botón En &&& para cambiar todos los signos ### dentro de un segmento a &&&. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 70 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Generación de formato de filas 4 Si desea incluir un rango específico de cuentas, introduzca el número de la cuenta inicial en el cuadro Inicio del intervalo de cuentas y el de la cuenta final en el cuadro Fin de intervalo de cuentas. Si desea incluir todos los códigos del libro mayor para el segmento seleccionado, deje estos cuadros en blanco. Nota: No es necesario introducir la cuenta entera en los cuadros Inicio del intervalo de cuentas y Fin del intervalo de cuentas. Por ejemplo, para limitar un formato a los códigos principales 4100 a 5400, introduzca dichos códigos en el cuadro de código contable Principal. 5 Introduzca valores en los cuadros Código de fila inicial e Incrementar cada fila en. Esto proporciona a FRx el número de fila para la primera fila del nuevo formato de filas y el intervalo entre los números. Si acepta los ajustes predeterminados, el primer número de fila será 100 y se incrementará el número para cada fila a razón de 30. Por ejemplo, 100, 130, 160, 190, 220 y así sucesivamente. Nota: No intente crear un formato de filas que contenga todas las combinaciones de cuentas del libro mayor de la compañía. Report Designer funciona mejor cuando se utilizan muchos formatos pequeños y emplea el árbol de informes y otras técnicas para generar informes para varios departamentos. Si lo que selecciona crea más que unos cientos de filas en el informe, debería utilizar la función de rango de cuentas que se describe en la próxima sección para subdividir el formato en secciones más pequeñas del informe. 6 Haga clic en Aceptar para construir el formato de filas. Una vez que haya construido el formato de filas, aparecerá la ventana Formato de filas, en la cual cada fila se identifica mediante un número de fila, una descripción de Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 71 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Generación de formato de filas la fila y un código de cuenta del libro mayor. La figura que aparece a continuación muestra las cuentas de activos de un formato de filas maestro. Si el código contable incluye espacios como parte de la estructura de cuentas, FRx inserta automáticamente un signo de subrayado (_) en lugar del espacio. Si desea usar un carácter distinto, debe cambiarlo en el cuadro de diálogo Preferencias del sistema de FRx. Para obtener más información, consulte la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. N o ta Un formato de filas creado a partir del plan de cuentas proporciona una base en la cual se pueden agregar: z Totales z Cálculos z Formato Apertura de un formato de fila Para abrir un nuevo formato de fila 1 Desde el Panel de control de FRx, seleccione el bloque de construcción del informe Formatos de filas. 2 Seleccione una de las siguientes opciones: z Seleccione un formato de filas del cuadro de diálogo Abrir formato de filas y haga clic en Aceptar. z Haga clic en Nuevo para crear un formato de filas nuevo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 72 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas Modificar un formato de filas Cada columna de formato de filas contiene códigos específicos, enlaces, texto, datos del libro mayor u otra información que se puede modificar para controlar la forma en que la fila genera la salida en el informe FRx resultante. Los temas de esta sección describen las funciones, características y opciones disponibles de cada columna en el formato de filas. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Columna de código de filas z Columna Descripción z Columna Cód. fmto. z Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados z Columna Saldo normal z Columna Control de impresión z Columna G z Columna Enlace Columna de código de filas Los números o etiquetas que aparecen en la columna Número de fila identifican cada fila de la hoja de cálculo. El número de fila se emplea en cálculos y totales, al establecer el formato y para establecer enlaces con otros formatos de filas. Se requiere un número de fila cuando una fila hace referencia a otras filas (por ejemplo, para calcular un total). En un formato de filas se pueden combinar números de filas numéricos, alfanuméricos y en blanco. El número de fila puede ser cualquier número o una etiqueta descriptiva que identifique esa fila en particular. Las etiquetas: z Pueden contener cualquier combinación de números y letras hasta un máximo de 16 caracteres. z Deben empezar por un carácter alfabético (de la 'a' a la 'z'). z Pueden incluir el signo de subrayado (_), pero ningún otro carácter especial. A continuación se muestran algunos ejemplos de números de fila válidos: 320, TL_NET_INCOME y TL_NET_94. Para cambiar el número de códigos de fila, seleccione el menú Editar y haga clic en Volver a numerar filas para volver a numerar los códigos numéricos. Es posible volver a numerar un formato de filas que combine números de filas y etiquetas de filas. FRx cambia los números de filas que comienzan con un dígito (por ejemplo, 130 ó 246) y pasa por alto las filas que comienzan con una letra (por ejemplo, INGRESO_93, TP0693). N o ta Al volver a numerar las filas, FRx actualiza automáticamente las referencias TOT y CAL. Por ejemplo, si el rango de filas de una fila TOT es de 100 a 160 y se vuelve a numerar a partir de 90, el rango TOT inicial cambiará de 100 a 90. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 73 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas Columna Descripción Introduzca la descripción exactamente como debe aparecer impresa en el informe. El ancho de la columna de descripción se define en la disposición de columnas; esto es particularmente importante si se trata de una descripción larga que podría quedar truncada en un informe. Para obtener más información sobre las disposiciones de columnas, vea el apartado “Creación de disposiciones de columnas” en la página 139. Para identificar la unidad de informe al generar informes para múltiples unidades de un árbol de informes, escriba el código @UNIT en la celda Descripción. Cuando genere el informe, FRx insertará el Título/Descripción de la unidad de informe. Para obtener información sobre los árboles de informes y las unidades de informe, vea el apartado “Creación de un árbol de informes” en la página 182. Puede incluir un código de Texto adicional para entradas de texto adicionales, desde un árbol de informes en un formato de filas. Introduzca el código de Texto adicional en el formato @UNITT[#], donde [#] es el número de entrada de texto adicional para la unidad de informe. Por ejemplo, @UNITT4 indica la cuarta entrada de texto adicional para la unidad de informe. Cuando se genera el informe, la fila del informe mostrará el texto adicional. Para obtener más información sobre la creación de entradas de texto adicionales en un árbol de informes, vea la “Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol” en la página 219. Para usar texto adicional en el formato de filas 1 En la ventana Formato de filas, seleccione la celda Descripción de la fila en la que desea añadir el código de Texto adicional. (Inserte filas si es necesario.) 2 Seleccione una de las siguientes opciones: Para Haga Aplicar un estilo de fuente al texto adicional Haga clic en la flecha Estilo de fuente y seleccione un estilo de fuente en la lista. Restringir el texto adicional a una unidad de informe específica: 1 Seleccione la celda Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados de la fila de texto adicional. 2 Haga clic en la flecha Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar. 3 Haga doble clic en el árbol de informes que desea usar. 4 Cuando el cuadro de diálogo Seleccionar unidad de informes de restricción aparezca, haga doble clic en la unidad de informe en la que se debe restringir la fila. 3 En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar el formato de fila. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 74 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas 4 Escriba @UNITT[#], sustituyendo el número de unidad de texto por [#]. Nota: Por ejemplo, @UNITT4 indica la cuarta entrada de texto adicional para la unidad de informe de la Columna Z del árbol. 5 Seleccione una de las siguientes opciones: Para Haga Aplicar un estilo de fuente al texto adicional Haga clic en la flecha Estilo de fuente y seleccione un estilo de fuente de la lista. Restringir el texto adicional a una unidad de informe específica: 1 Seleccione la celda Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados de la fila de texto adicional. 2 Haga clic en la flecha Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar. 3 Haga doble clic en el árbol de informes que desea usar. 4 Cuando el cuadro de diálogo Seleccionar unidad de informes de restricción aparezca, haga doble clic en la unidad de informe en la que se debe restringir la fila. Columna Cód. fmto. Los códigos de formato controlan el contenido de una fila. A menos que haya un código en la columna Cód. fmto., se interpreta cada fila como una fila de detalle del libro mayor. Haga doble clic en la columna Cód. fmto. para ver una lista de los códigos disponibles. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 75 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas TOT Este código permite usar operadores matemáticos sencillos (+ o -) entre las cantidades o números de filas que especifique en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. Para obtener más información sobre este código de formato, consulte “Totales y cálculos” en la página 87. CAL Este código permite usar operadores matemáticos complejos (+, -, *, / y sentencias IF/ THEN/ELSE) entre las cantidades o números de filas que especifique en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. Para obtener más información sobre los cálculos, consulte “Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL)” en la página 88 DES El código DES inserta encabezados y líneas en blanco en los informes. Por ejemplo, la fila 95 de la figura que aparece más adelante utiliza el código DES para insertar una línea en blanco. La fila 98 emplea DES para insertar la descripción “Revenue” (Utilidades). N o ta Si un informe contiene filas con título o filas subrayadas en las que se han suprimido todas las filas de detalle (por ejemplo, debido a saldos cero), se puede suprimir la impresión de las filas de formato mediante la columna Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados. Para obtener más información, vea “Relacionar una fila de formato a una fila de importe” en la página 84. LFT, RGT, CEN Estos códigos colocan la columna Descripción del formato de filas a la izquierda, a la derecha o en el centro de la línea del informe, independientemente de dónde aparezca en la disposición de columnas. CBR El código CBR (cambiar fila base) define la fila base para las columnas que calculan un porcentaje de la fila base para cada fila del informe. Puede tener varios CBR en un formato de fila como uno con ventas netas, uno con ventas brutas y uno con los gastos totales. Normalmente, el CBR se utiliza para crear un porcentaje para las cuentas comparado con una línea de total. Por ejemplo, puede comparar cuentas como porcentajes de salario y salarios de director como porcentajes de ventas netas. Introduzca el código de asignación de fila base en la columna Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados. Esta fila base se empleará para cálculos porcentuales y seguirá en efecto hasta que se defina otra fila CBR. Las figuras que siguen incluyen un ejemplo del uso del código de formato CBR. En el formato de filas, el código CBR se encuentra en la fila 45. La columna Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados de la fila 45 muestra la fila 140, que es la fila Ventas netas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 76 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas La fórmula de cálculo de la columna C es B/BASE e incluye una máscara de formato especial. Esto le indica a FRx que debe dividir la cantidad de la columna B entre la cantidad de la columna B de la fila base (la fila 140) y colocar el resultado en la columna C de esa fila. De esta manera, cada importe en la columna C representará el importe de la columna B como porcentaje de las ventas netas. De manera análoga, cada importe de la columna E es el importe de la columna D, expresado como porcentaje de las ventas netas. El código de formato CBR (fila 45) calcula un porcentaje de la fila base para cada fila del informe. La fila base se identifica en la columna Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados (fila 140, la fila Ventas netas, en este ejemplo). La fila Net Sales se utilizará para calcular los porcentajes hasta que se defina otra fila CBR. Vea la disposición de columnas que sigue. Figura 3-7: Uso de la fila base en la ventana Formato de filas B/BASE indica a FRx que debe dividir la cantidad de la columna B entre la fila base (fila 140 en el formato de filas anterior) y colocar el resultado de la columna C en esa fila. Ésta es la máscara de formato especial; utilizando este formato, en este informe los números se muestran como porcentaje con un decimal y los números negativos están entre paréntesis. Figura 3-8: Uso de la fila base en la ventana Disposición de columnas Si desea obtener más información, consulte la Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7. PB Este código se utiliza para informes que contienen tanto un balance general como un estado de resultados. El código PB: z Inicia una nueva página en el informe. z Le informa a FRx que la página es un balance general (o un anexo de apoyo del balance general). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 77 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas z Coloca el título de la columna Descripción (en esta fila) en el encabezado del informe. Para activar esta función se debe también usar la opción @ROW en el encabezado del informe (en el Catálogo de informes). Para obtener más información, vea “Descripción del catálogo de informes” en la página 227. z Suprime la impresión de todas las columnas menos la columna BS si la disposición de columnas contiene múltiples columnas de cantidades y la opción BS está seleccionada en la sección Control de impresión de una columna en la disposición de columnas. De esta manera, un informe puede contener tanto un estado de resultados de varias columnas (por ejemplo, Período actual y Acumulado del año) y un balance general de una sola columna (por ejemplo, sólo Acumulado del año). Para obtener más información, vea “Creación de disposiciones de columnas” en la página 139. Utilice la distinción entre balance general y estado de resultados sólo si el informe incluye un balance general y un estado de resultados y si la visualización de la columna debe ser distinta para cada tipo de informe. N o ta PI Este código empieza una nueva página para un estado de resultados. Funciona como el código PB, excepto que indica a FRx que la página es un estado de resultados. Puede usar este código para forzar un salto de página en cualquier informe. En un estado de resultados se imprimen todas las columnas de la disposición de columnas, incluyendo aquellas que utilizan un código de control de impresión BS (columna balance general). --- Este código coloca una línea debajo de todas las columnas que contengan cantidades. Si fuera necesario también puede suprimir la línea para algunas columnas (por ejemplo, en las columnas de porcentaje). Para obtener más información, consulte “Adición de restricciones de columna” en la página 168. Si un informe contiene filas con título o filas subrayadas en las cuales se han suprimido todas las filas de detalle (por ejemplo, debido a saldos cero), se puede suprimir la impresión de las filas de formato mediante la columna Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados. Para obtener más información, vea “Relacionar una fila de formato a una fila de importe” en la página 84. N o ta === Este código coloca un subrayado doble debajo de todas las columnas de cantidades. LNE Este código imprime una línea a lo ancho de la página. Después de elegir esta opción de Cód. fmto., se puede también introducir una de las siguientes descripciones de línea en la columna Descripción: z Tipo = 1: línea delgada (predeterminado) z Tipo = 2: línea gruesa Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 78 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas z Tipo = 3: línea punteada z Tipo = 4: dos líneas, una línea gruesa seguida de una línea delgada z Tipo = 5: dos líneas, una línea delgada seguida de una línea gruesa Nota: Debido a la forma en que se definen las líneas en HTML, sólo se admiten los tipos de línea sencillo 1, 2 y 3 para los informes que se producen en formatos HTML, incluidos los archivos XML mejorado (.frd) y XML estándar (.xml) de DrillDown Viewer, cuando se visualizan en FRx WebPort. Esta figura ilustra un ejemplo de un formato de filas que emplea líneas de tipo 1 y 2. Luego se muestra el informe generado por este formato de filas. Fíjese en la línea gruesa (tipo 2) impresa encima de la unidad de informe (Consolidated) y en las líneas delgadas (tipo 1) que aparecen debajo de Payables y Cost of Goods Sold. Figura 3-9: Ejemplos de formato en la ventana Formato de filas Sample FRx Report For the Three Months Ending March 31, 2002 (Dollars in Thousands) Monthly Activity Tipo de Línea =2 Tipo de Línea =1 January February March Year To Date Actual Current Year Budget Variance Last Year Actual % Change Consolidated Cash Payables Net Sales Cost of Goods Sold Gross Profit Operating Expenses Provision for Taxes Other Income (Expenses) $2,471 (8,365) 505,607 311,722 193,885 167,944 6,910 (352) $2,522 1,254 513,951 318,268 195,683 169,374 7,012 (339) $5,429 (13,956) 1,090,500 798,339 292,161 170,822 7,111 (325) $10,422 (21,067) 2,110,058 1,428,329 681,729 508,140 21,033 (1,016) 787,002 490,304 296,698 277,883 4,659 (1,940) ($10,422) (21,067) 1,323,056 (938,025) (385,031) (230,257) (16,374) 924 $129,009 322,633 2,764,416 2,015,147 749,269 450,754 79,873 (2,688) 91.90% (106.50%) (23.70%) 29.10% 9.00% (12.70%) 73.70% (62.20%) Net Income 18,679 18,958 113,903 151,540 12,216 (139,324) 215,954 29.80% Figura 3-10: Ejemplo de un informe que muestra modelos de tipos de línea BXB y BXC Estos códigos indican el principio y el final de un recuadro. FRx traza un recuadro alrededor de las filas del informe empezando en la fila BXB y terminando en la fila BXC. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 79 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas REM Este código indica que se trata de una fila de comentario solamente, que no se debe imprimir en el informe. Utilice REM en el formato de filas para explicar sus técnicas de formato. SORT y ASORT Estos códigos permiten clasificar gastos o ingresos, establecer la secuencia de un informe real o de desviación del presupuesto según la desviación mayor, o poner las descripciones de la fila en orden alfabético. El código SORT clasifica el informe en orden ascendente o descendente, según el valor de la columna seleccionada. Para usar el código SORT 1 Seleccione el código de formato SORT. 2 Introduzca el rango de filas que hay que clasificar en la columna Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados. 3 Introduzca la letra de la columna que debe usar para la clasificación en la columna Columna. El informe se clasificará automáticamente en orden ascendente. Para clasificarlo en orden descendente, introduzca un signo menos (-) antes de la letra de la columna. El código ASORT clasifica el informe por el valor absoluto que aparece en la columna seleccionada. Dicho de otro modo, el signo del valor no se tiene en cuenta para la clasificación. Este código de formato muestra los valores en secuencia de acuerdo con la magnitud de la varianza, ya sea positiva o negativa. Para usar el código ASORT 1 Seleccione el código de formato ASORT. 2 Introduzca el rango de filas que se debe clasificar en la columna Tipos de cambio/ filas/unidades relacionados. 3 Introduzca la letra de la columna que se debe usar para la clasificación en la columna Columna. El informe se clasificará automáticamente en orden ascendente. Para clasificarlo en orden descendente, introduzca un signo menos (-) antes de la letra de la columna. Nota: No incluya filas de formato o de total en un cálculo de clasificación. Si incluye filas de formato o de total, FRx clasificará estas filas junto con las filas del libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 80 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas El formato de filas que aparece en la siguiente figura ofrece un ejemplo del uso de los códigos de formato SORT y ASORT. Luego se muestra el informe generado por este formato de filas. El código de formato Sort clasifica el informe en orden ascendente o descendente en función de los valores de la columna seleccionada. El código de formato Asort clasifica el informe por los valores absolutos de la columna seleccionada. Figura 3-11: SORT y ASORT en la ventana Formato de filas Fabrikam Works, Inc. Variance Analysis (Sorted by Variance) Service Division-San Francisco For the Four Months Ending April 30, 2002 Esta sección del informe ha sido clasificada en orden ascendente. Esta sección del informe ha sido clasificada en orden descendente. April Actual Sorted by Monthly Variance in Ascending Order Salary Expense Rent Expense Travel Expense Sales Sorted by YTD Absolute Variance in Descending Order Sales Salary Expense Rent Expense Travel Expense Budget YTD Variance Actual Budget Variance $16,566 2,251 670 39,219 $11,007 1,495 444 26,057 ($5,559) (756) (226) 13,162 $64,035 8,699 2,589 151,587 $42,564 5,782 1,722 100,766 ($21,471) (2,917) (867) 50,821 39,219 16,566 2,251 670 26,057 11,007 1,495 444 13,162 (5,559) (756) (226) 151,587 64,035 8,699 2,589 100,766 42,564 5,782 1,722 50,821 (21,471) (2,917) (867) Figura 3-12: Ejemplo de un informe clasificado N o ta Use los siguientes códigos de formato con el módulo Conversión de monedas de FRx® que se licencia por separado. La licencia de software determina si Conversión de monedas está disponible con la instalación. Póngase en contacto con su proveedor para obtener más información sobre la licencia de conversión de moneda. CCHIST Este código le dice a FRx que ejecute la conversión de divisas usando una tasa de cambio histórica de la tabla de conversión de divisas. La tasa histórica se usa generalmente en filas que muestran activos no corrientes, como activos fijos, inventario o acciones de capital. Cuando utiliza el código de fila CCHIST, debe seleccionar también un ID de tipo de cambio histórico, como el tipo que corresponde a la columna D de la fila. CCAVG Este código le dice a FRx que ejecute la conversión de divisas usando una tasa de cambio promedio de la tabla de conversión de divisas. El tipo de cambio promedio se utiliza comúnmente para filas de ingresos en el informe. Cuando utilice el código de fila CCAVG, debe también seleccionar un tipo de promedio (AVGDAILY, AVGWEEKLY o AVGMONTHLY) como el tipo de cambio que corresponde a la Columna D de la fila. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 81 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas CCSPOT Este código le dice a FRx que ejecute la conversión de divisas usando un tipo de cambio del momento (actual) de la tabla de conversión de divisas. La tasa de cambio del momento se utiliza comúnmente para las cuentas de efectivo. CCX Este código elimina cualquier conversión que haya en esta fila y lo deja vigente hasta que se encuentre un código de conversión distinto. Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados Esta columna permite: z Indicar a FRx que una fila de descripción o subrayada está enlazada con una fila de cantidad. Por consiguiente, el título y el subrayado sólo se imprimen cuando se imprime la cantidad relacionada. Para obtener más información, vea “Relacionar una fila de formato a una fila de importe” en la página 84. z Definir las filas que se deben incluir en un cálculo cuando se utilice un código de formato TOT o CAL. Para obtener más información, vea “Totales y cálculos” en la página 87. z Restringir una fila a una unidad de informe específica. Para obtener más información, vea “Restringir una fila a una unidad de informe” en la página 83. z Indicar a FRx el ID de tipo de cambio histórico que debe utilizar como el tipo de cambio relacionado cuando se utiliza el código de formato CCHIST o el tipo de promedio que se debe calcular (diario, semanal, mensual, etc.) cuando se utiliza el código de formato CCAVG. z Definir las filas que se deben clasificar cuando se utiliza el código de formato SORT o ASORT. z Definir la fila base para cálculos de porcentaje cuando se utilice el código de formato CBR. Es posible diseñar un único formato de filas que se utilizará con todos los segmentos responsables de la organización, como lugares, divisiones y departamentos. FRx permite construir un árbol de informes para definir todos los segmentos responsables diversos de detalle y de resumen, que se conocen como unidades de informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 82 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas Sin embargo, a veces puede resultar conveniente asignar una fila a un informe para aplicarla a una unidad de informe específica del árbol de informes. Por ejemplo, podría crear una fila individual que detalle el coste operativo total de un determinado departamento. Para hacerlo, utilice la función de zoom en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados del formato de filas y seleccione un árbol de informes y una unidad de informe. FRx restringirá esta fila a esta unidad de informe específica. Resulta particularmente importante restringir una fila a una unidad de informe específica si se utiliza el código contable completo en el formato de filas. Cuando se utiliza el código contable completo, se informa a cada unidad del árbol de informes acerca del importe de la fila, lo que puede crear un grado de duplicidad considerable de esa cantidad, a medida que se acumula en el árbol. Para evitar la duplicidad, restrinja la fila a una unidad de informe. N o ta Restringir una fila a una unidad de informe Para restringir una fila a una unidad de informe 1 En la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados, haga doble clic para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar. 2 Haga doble clic en el árbol de informes que desea usar. 3 Cuando aparezca el cuadro de diálogo Seleccionar unidad de informes de restricción, haga doble clic en la unidad de informe en la que se debe restringir la fila. La unidad de informe que seleccione aparecerá en la columna Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados. FRx emplea las reglas siguientes para acumular las cantidades en las unidades padres de un árbol de informes: z z z Las unidades de informe que usan una máscara contable en el árbol de informes, reflejan la cantidad de la fila en el informe de la unidad de informe, y no la duplican en el informe de la unidad de informe padre. Las unidades no duplican el importe en el informe de la unidad padre. Las unidades de informe que no usan una máscara contable en el árbol de informes (es decir, las unidades padre), reflejan el importe de la fila en el informe de la unidad de informe hija y acumulan la cantidad hasta la unidad padre especificada. Si la unidad padre tiene cinco unidades hijas, la fila aparece cinco veces en el informe de la unidad padre (una vez por cada unidad hija). Las unidades de informe que incluyen el código contable completo se restringen basándose en la regla anterior. Por tanto, cuando restrinja una fila con un código contable completo a una unidad que contenga una máscara contable, FRx incluye la cantidad de la fila sin que se dupliquen ni esa unidad ni sus unidades padre. Nota: Si una unidad padre también emplea una plantilla de cuentas del libro mayor se incorpora la cuenta en la unidad padre, provocando así la duplicidad de los datos. 4 Introduzca un código del libro mayor en la columna Enlazar a Libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 83 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas Relacionar una fila de formato a una fila de importe Para relacionar una fila de informe a una fila de importe Cuando crea un formato de filas, es posible definir filas de formato o sin monto, utilizando los Códigos de Fmt, como DES, LFT, RGT, CEN, --- y ===. Para no imprimir los títulos o subrayados cuando no hay importes, relacione las filas de formato con las filas de importe correspondientes. Para relacionar una fila de formato con una fila de importe, introduzca el código de la fila de importe en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados de la fila de formato. La figura 3-13 muestra un formato de filas que relaciona las filas 150 y 170 con el importe de la fila 160, Si no hay ningún valor que se pueda presentar en la fila 160, FRx suprime las filas 150 y 170. Figura 3-13: Relacionar filas en la ventana Formato de filas He aquí otro ejemplo. Supongamos que ha introducido una fila para el título descriptivo Gastos Operativos, seguido de una lista de cuentas de gastos y una fila para el total de esas cuentas. Si genera un informe para un departamento que no ha registrado ninguna cuenta de gastos operativos (y ha suprimido la impresión de las cuentas de saldo cero en el Catálogo de informes), el título “Gastos Operativos” aparecerá en el informe sin ningún importe justificado. Para evitar este problema, introduzca el código de fila que corresponde a la fila de importe Gastos totales de explotación en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados de la fila descriptiva Gastos de explotación. El título Gastos Operativos no aparecerá si el total para los gastos operativos es cero. Use la misma técnica para las líneas subrayadas y otras filas sólo para formato. Columna Saldo normal Si desea invertir el signo de una fila, o si el saldo normal de una cuenta es un crédito, introduzca el código C en la columna Saldo normal. Cuando se incorporen las cantidades del libro mayor en un formato de filas, FRx invertirá el signo en todas las cuentas que tienen un saldo acreedor. Cuando FRx convierte estas cuentas, quita la característica de débito/ crédito de todas las cantidades y hace que calcular los totales sea muy sencillo. Por ejemplo, para calcular el resultado neto, simplemente se restan gastos de ingresos. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 84 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas Las filas calculadas y con totales no se ven afectadas generalmente por la presencia de un código C, a menos que seleccione la opción de control de impresión XCR en la disposición de columnas relacionada. Cuando selecciona XCR en la disposición de columnas, se invierte el signo de cualquier fila que contiene el código C en la columna Saldo normal. Esto resulta particularmente importante si desea mostrar todas las variantes desfavorables como importes negativos. Si una cantidad calculada o de total aparece con el signo incorrecto, añada el código C a la columna Saldo normal del formato de filas para invertir el signo. Para obtener más información sobre el Control de impresión en la disposición de columnas, consulte “Códigos de control de impresión” en la página 163 Columna Control de impresión La columna Control de impresión del formato de filas controla las características de formato de la fila actual. Estos códigos de control de impresión sólo se aplican a las filas de cantidades. No imprimible Indica que se trata de una fila no imprimible. Esta fila no se imprime en el informe, pero se puede utilizar para todos los cálculos. CS Incluye un símbolo de moneda (por ejemplo, $) en todas las columnas de cantidades, salvo en el caso de columnas de porcentaje a las que nunca se les asigna un símbolo de moneda. En el menú Compañía, haga clic en Formatos internacionales para configurar los formatos de moneda. XD Suprime la visualización de las cuentas en los informes de detalles de cuenta o de transacciones. Esta función resulta útil cuando una fila incluye múltiples cuentas que no deben aparecer en el informe de detalles de cuenta o de transacciones. X0 Suprime la visualización de la fila si todos los importes son cero. Esto sólo es significativo si la opción para suprimir los saldos cero no está seleccionada en el catálogo de informes. B0 Deja en blanco las columnas en cero. DR Muestra las cantidades deudoras de las cuentas para el período seleccionado. CR Muestra las cantidades acreedoras de las cuentas para el período seleccionado. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 85 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas XR Suprime la acumulación de las cantidades de una unidad hija a la unidad padre. N o ta Es posible utilizar varios códigos en la misma fila. Para hacerlo, separe los códigos con comas o selecciónelos con el mouse. SR Evita que se redondee una columna. Columna G Use esta columna para crear un balance general en forma de tabla (consulte figura 3-14) o para restringir una fila a determinadas columnas de un informe. Para designar una columna específica del informe para que contenga la cantidad de una fila, se puede introducir la letra de esa columna (por ejemplo, A, B, C) en Columna. Este código sólo se aplicará a la columna seleccionada. Esta columna se utiliza también con los códigos de formato SORT o ASORT. Para obtener más información sobre cómo clasificar los valores de las columnas, vea “SORT y ASORT” en la página 80. Fabrikam Works, Inc. Tabular Balance Sheet For the Five Months Ending May 31, 2004 ASSETS Cash - Checking Cash - Money Market $134,111.13 46,751.00 Total Cash 180,862.13 Accounts Receivable Allowance For Bad Debts Intl Corp Receivable 166,164.00 (2,184.00) 271,213.00 Net Accounts Receivable 435,193.00 Total Inventories 779,026.00 Prepaid Assets 3,289.00 Current Assets 1,398,370.13 Leasehold Improvements Office Furniture And Fixtures Office Equipment Less Accumulated Depreciation 69,600.00 34,500.00 37,700.00 (40,635.00) Net Fixed Assets 101,165.00 Total Assets $1,499,535.13 LIABILITIES AND SHAREHOLDERS' EQUITY Accounts Payable Accrued Liabilities $84,253.00 137,867.00 Total Current Liabilities 222,120.00 Leases Payable Notes Payable 10,100.00 142,794.00 Long-Term Liabilities 152,894.00 Total Liabilities 375,014.00 Capital Stock Additional Paid-In Capital Year-to Date Income Retained Earnings 50,000.00 500,269.00 377,152.13 197,100.00 Shareholders' Equity 1,124,521.13 Liabilities and Equity $1,499,535.13 Figura 3-14: Balance general tabular Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 86 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos Columna Enlace Esta columna identifica el origen de los números que componen la fila. Los importes de esta columna contiene códigos contables del libro mayor. Normalmente, los importes en esta columna contienen códigos contables del libro mayor, pero también puede enlazar con: z Otros formatos de filas z Taxonomía XBRL z Microsoft® Hojas de cálculo de Excel o Lotus 1-2-3 Cuando este tipo de enlace está seleccionado La descripción en la columna Enlace cambia a CG (todos los años) Enlazar a Libro mayor CG (un año específico) Enlazar a Libro mayor Año fiscal = año de LM Formato de filas Enlazar con Formato de filas Hoja de cálculo externa Enlazar con Hoja de cálculo CG + Hoja de cálculo Enlazar con CG + Hoja de cálculo Taxonomía XBRL Taxonomía XBRL us-gaap-ci-2003-07-07.xsd Tabla 3-4: Tipos y descripciones de enlaces La descripción de la columna cambia en función del tipo de enlace que se utilice. Para obtener información sobre cómo introducir los códigos contables en el libro mayor, vea “Códigos contables del libro mayor” en la página 95. Si desea obtener más información sobre cómo enlazar a formatos de fila y hojas de cálculo, consulte “Enlaces con otras fuentes de información” en la página 115. Totales y cálculos Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Método estándar de calcular totales (TOT) z Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL) z Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas TOT y CAL Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 87 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos Método estándar de calcular totales (TOT) El código de formato de totales (TOT) añade o resta los importes de otras filas. Una fórmula de total puede contener cualquier combinación de rangos y números de fila individuales de hasta 256 caracteres. Consulte la figura 3-15 para obtener ejemplos de fórmulas de totales en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. Con el código de formato TOT, puede realizar las siguientes operaciones: z Introduzca números de filas individuales separados por un signo más (+) o menos (-), como en la fila 610. z Introduzca números de filas descriptivas separados por un signo más (+) o menos (-). Por ejemplo, una afirmación TOT podría tener el siguiente aspecto: DEUDAS+PATRIMONIO (vea la fila 566). z Introduzca un rango de números de fila separados por la palabra TO (vea la fila 548). z Combine rangos y números de fila individuales. Cálculo sencillo con +. Puede usar un rango de totales. Puede usar etiquetas descriptivas en los cálculos. Figura 3-15: Totales estándar en la ventana Formato de filas Se pueden recuperar los datos de las filas de cualquier parte del formato de filas actual, independientemente de su posición o de que ya se las haya incluido en otro total. Las filas de total o de detalle se pueden combinar de cualquier forma. N o ta Se excluyen automáticamente todas las filas TOT que se encuentren dentro del rango. Esto permite especificar todo el rango de filas para crear un total general, independientemente de cualquier subtotal intermedio que exista. La única excepción es cuando el TOT está en la primera fila del rango. Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL) A diferencia del código de formato TOT, que está orientado hacia la generación de informes financieros tradicionales, el código de formato para cálculos (CAL) es parecido a una fórmula de hoja de cálculo. El código CAL permite realizar cálculos que implican celdas individuales, multiplicación y división o importes absolutos (se incluyen los números reales en la fórmula). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 88 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos Para utilizar el código de formato CAL, introduzca CAL como Código de fmto. y coloque una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. La fórmula puede incluir cualquier combinación de números, operadores matemáticos (+, -, / y *) y paréntesis ( ). Las fórmulas TOT sólo se pueden exportar a hojas de cálculo Lotus o Microsoft® Excel; las fórmulas CAL no se pueden exportar. N o ta Indicación de todas las columnas o ciertas columnas específicas Cuando se introduce un número de fila, se debe también introducir la letra de una columna (por ejemplo, A120 para la columna A y el número de fila 120) o usar el carácter @ para indicar todas las columnas (por ejemplo, @120 para todas las columnas de la fila 120). Cualquier número que no incluya la letra de columna o el signo @ se considera como un número real. Vea la figura siguiente en la que se ofrecen ejemplos de estas reglas. z En una fila, la cantidad de números de fila y paréntesis tiene un límite de 256 caracteres. Por ejemplo, la fórmula de la fila 480 es válida. z Si hace referencia a una fila identificada por un número de fila, debe separar la letra de la columna de la etiqueta con un punto (.). Consulte la fila 680. z El carácter @ no necesita el punto de separación. Vea la fila 720. Figura 3-16: Cálculos en la ventana Formato de filas Modificación de un número en determinadas columnas El formato CAL puede resultar muy útil para modificar un número en una columna de una fila en particular, sin afectar a las demás columnas del informe. La siguiente figura ilustra algunos cálculos que colocan los resultados de los cálculos de la fila en columnas específicas del informe. z Para realizar un cálculo en todas las columnas del informe (GL), no es necesario introducir ninguna asignación de columnas. Por ejemplo, si introduce @130*.75, FRx multiplicará cada columna de la fila 130 por .75 y colocará el resultado en la fila actual. Vea la fila 190. z Para restringir una fórmula a determinadas columnas, introduzca la letra de la columna seguida por un signo de igual (=) y luego la fórmula. Si introduce B=@130*.75, el cálculo se realizará sólo en la columna B, como se muestra en la fila 220. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 89 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos z Se pueden especificar múltiples columnas de la manera indicada en la fila 250. Si utiliza @ con una posición de columna específica, el signo @ se refiere a la columna de restricción. La fila 250 se convierte en lo siguiente: A=(A100/A130)*.75 B=(B100/B130)*.75 C=(C100/C130)*.75 z Se pueden introducir rangos, como se muestra en la fila 280. z Se pueden introducir múltiples fórmulas de columna en una fila separándolas con comas, como se muestra en la fila 310. Figura 3-17: Cálculo aplicado a columnas específicas del informe Creación de múltiples columnas de descripción El código de formato CAL se puede utilizar para crear informes con múltiples descripciones, como el balance general impreso en formato paralelo que sigue. Fabrikam Works, Inc. Side by Side Balance Sheet For the Four Months Ending April 30, 2004 ASSETS Cash - Checking Cash - Money Market Total Cash Accounts Receivable Allowance For Bad Debts Intl Corp Receivable Net Accounts Receivable LIABILITIES AND SHAREHOLDERS' EQUITY $109,267 46,518 ---------------------155,785 162,906 (2,142) 268,528 ---------------------429,292 Accounts Payable Accrued Taxes Accrued Liabilities Suspense Account Total Current Liabilities Leases Payable Notes Payable Long-Term Liabilities Total Inventories 698,075 Total Liabilities Prepaid Assets Current Assets Leasehold Improvements Office Furniture And Fixtures Office Equipment Less Accumulated Depreciation Net Fixed Assets Total Assets $86,742 108,689 ---------------------195,431 10,100 144,178 ---------------------154,278 ---------------------349,709 3,462 ---------------------1,286,614 69,600 34,500 37,700 (35,780) ---------------------106,020 $1,392,634 Capital Stock Additional Paid-In Capital Year-to Date Income Retained Earnings Treasury Stock Shareholders' Equity 50,000 500,269 295,556 197,100 ---------------------1,042,925 Liabilities and Equity $1,392,634 Figura 3-18: Balance general impreso en formato paralelo Las ventanas de las figuras que aparecen más adelante muestran partes del formato de filas usado para crear el balance general impreso en formato paralelo. Las filas 130 a 280 y 1030 a 1180 extraen la información del libro mayor, pero el código de control de impresión NP impide su impresión. Las filas 1870 a 2020 muestran la forma de utilizar el código de formato CAL para dar formato a la información de las filas no imprimibles. Por ejemplo, la fila 1930 se interpreta de la siguiente manera: z Colocar los resultados de las columnas A y B de la fila 190 (Cash - Checking; es decir Efectivo - Cuenta corriente) en las columnas A y B de la fila actual. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 90 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos z Colocar los resultados de las columnas A y B de la fila 1090 (Accounts Payable; es decir, Cuentas a pagar) en las columnas C y D de la fila actual. Estos dos conjuntos de filas extraen los datos del libro mayor. El código de control de impresión NP impide la impresión de estas filas en el informe. Estas filas utilizan el código de formato CAL para extraer la información de las filas no imprimibles y colocarla en el informe paralelo. Figura 3-19: Ventanas del Formato de filas para un balance general paralelo Uso de los códigos CAL Los códigos CAL deben utilizarse en filas que no incluyen enlaces al libro mayor. Sin embargo, es posible colocar códigos CAL en filas consecutivas, suprimir la impresión de esas filas y usar el comando TOT para combinarlos con el fin de generar informes. Para ver un ejemplo, vea las filas 340 a 400 de la figura siguiente. Figura 3-20: Códigos CAL en la ventana de Formato de filas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 91 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos Formatos especiales para importes Se puede especificar el formato de impresión exacto para un resultado CAL, añadiendo formatos especiales para las cantidades al final de una fórmula. Este formato para cantidades se emplea independientemente de lo que se haya introducido en la ventana del Catálogo de informes o en el cuadro de diálogo Formatos internacionales. En la figura siguiente, la fila 160 muestra cómo dividir el importe de la celda B100 entre la cantidad de C130 y luego imprimir el resultado con tres decimales. Figura 3-21: Formato de cantidades en la ventana Formato de filas N o ta Si se especifica un formato, éste sustituye cualquier redondeo que se haya seleccionado para el informe. Si desea obtener más información sobre los formatos, consulte “Ficha de formato” en la página 261, así como “Introducción de formatos de importes y fechas internacionales” en la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Introducción de las sentencias IF/THEN/ELSE Se pueden agregar sentencias IF/THEN/ELSE a cualquier cálculo que sea válido para el formato CAL. Introduzca las fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados con el siguiente formato: IF <sentencia verdadero/falso> THEN <fórmula> ELSE <fórmula> El componente ELSE <fórmula> es opcional. Sentencias IF La sentencia que sigue a IF puede ser cualquier sentencia que se pueda evaluar como verdadero o falso. Puede ser una evaluación sencilla: IF A200>0 o una sentencia compleja que contiene varias expresiones, como la siguiente: IF A200>10000 OR ((A340/B1200)*2 <1200) Fórmulas THEN y ELSE Las fórmulas THEN y ELSE pueden ser cualquier cálculo válido, desde las más simples asignaciones de valores hasta las fórmulas más complejas. Observe las fórmulas de la ventana siguiente. IF A200>0 THEN A=B200 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 92 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos z Esta sentencia especifica que si (sentencia IF) el valor de la columna A de la fila 200 es mayor que cero, entonces (sentencia THEN) se debe colocar el valor de la columna B y fila 200 en la columna A de la fila actual. Vea la fila 300. z En esta sentencia se puede también utilizar el carácter @ en evaluaciones verdadero/ falso o en la fórmula para representar todas las columnas. Por ejemplo, la fórmula descrita en la sentencia IF/THEN anterior coloca un valor en una columna de la fila actual. z En la fila 400, se coloca el valor de B200 en cada columna de la fila actual. z En la fila 500, se coloca el valor de cada columna en la fila 200 en la columna correspondiente de la fila actual. z La fórmula de la fila 600 indica a FRx que debe evaluar cada columna de la fila 200 y, si el resultado es mayor que 0, colocar el valor correspondiente en la misma columna de la fila actual. Figura 3-22: Sentencias IF/THEN/ELSE en la ventana Formato de filas Uso de @UNIT Para restringir una fila a una única unidad de informe. Para hacerlo, se especifica la restricción en una fila que contiene un código de formato de cálculo (CAL). El importe resultante no se acumula a una unidad del nivel superior. La fila de cálculo puede también hacer referencia a una fila del libro mayor, como se describe en este ejemplo. El cálculo se registra en la celda Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados del formato de filas de la misma manera que con la restricción de tipo libro mayor. El cálculo debe empezar de forma condicional, con IF @UNIT, de la siguiente manera: IF @UNIT(SALES) THEN @100, ELSE 0 Este cálculo coloca la cantidad de la fila 100 en cada columna del informe, pero sólo para la unidad SALES (Ventas). Si hubiera varias unidades denominadas "sales", la cantidad aparecería en cada una de ellas. Además, la fila 100 podría ser una fila del libro mayor con un código contable completo y, además, haber sido definida como fila no imprimible. De esta manera, la cantidad no puede aparecer en todas las unidades del árbol. También se puede limitar la cantidad a una sola columna del informe usando la letra de referencia de una columna en lugar del signo @ delante del número de fila. Existen tres maneras de especificar una unidad en una restricción de tipo de cálculo. Consulte los ejemplos en figura 3-23. z Introduzca un código de unidad para incluir las unidades que coinciden. Por ejemplo, IF @UNIT(SALES) permite realizar el cálculo para cualquier unidad llamada SALES, incluso si hay varias unidades llamadas SALES en el árbol. Vea la fila 130. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 93 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos z Introduzca el código de compañía y de unidad para restringir el cálculo a las unidades SALES de la compañía ACME. Vea la fila 160. z Introduzca el código de jerarquía completa del árbol de informes para restringir el cálculo a una unidad específica. Vea la fila 190. Figura 3-23: @UNIT en la ventana Formato de filas Puede hacer doble clic en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados para acceder a una lista de árboles de informes. Una vez que haya seleccionado un árbol de informes, verá una lista de las unidades de informe de ese árbol. Seleccione la unidad que desee utilizar y luego complete la fórmula de cálculo. Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas TOT y CAL Es posible usar el para seleccionar varias filas consecutivas o no consecutivas y dejar que FRx inserte automáticamente dicho rango de filas en una fila TOT o CAL. Se pueden utilizar las teclas de flecha o el mouse para resaltar las filas que desea incluir en las fórmulas. Para crear una fórmula con el mouse 1 En la fila TOT o CAL, haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. 2 Haga clic en el botón ∑ (suma) de la barra de herramientas. De forma predeterminada, FRx selecciona el grupo de celdas que comprende las filas entre la fila inmediatamente anterior a la fila TOT o CAL seleccionada y la fila TOT o CAL que la precede. 3 Use las teclas de flecha para resaltar la primera fila que desee utilizar en el cálculo. 4 Pulse la tecla que corresponde al operador que desee utilizar. Nota: Se pueden añadir o restar los valores de las filas incluidas en una fila TOT. Se pueden añadir, restar, multiplicar o dividir los valores de las filas incluidas en una fila CAL. 5 Resalte la fila siguiente que desee que aparezca en el cálculo. 6 Repita los pasos del 3 al 5 para cada fila que desee incluir en la fórmula. 7 Cuando haya terminado, repase la fórmula y elija entre las siguientes opciones: z Si desea aceptar la fórmula, pulse Enter. z Si desea volver a la fórmula original, pulse Esc. Puede seleccionar un rango de filas con el mouse. Para hacerlo, haga clic en cualquier lugar de la fila inicial y arrastre para seleccionar el rango que desea incluir en la fórmula. Puede también usar las teclas de flecha junto con las teclas Mayús para modificar el rango. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 94 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Para seleccionar un rango 1 En la fila TOT o CAL, haga clic en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. 2 Haga clic en el botón ∑ (suma) de la barra de herramientas. De forma predeterminada, FRx selecciona el grupo de celdas que comprende las filas entre la fila inmediatamente anterior a la fila TOT o CAL seleccionada y la fila TOT o CAL que la precede. 3 Acepte el rango predeterminado, o bien pulse la tecla Shift (Mayús) y luego seleccione un rango con las teclas de flecha; también puede hacer clic y mantener pulsado el botón del mouse para resaltar el rango de filas. Nota: Si escribe un rango manualmente en la columna Tipos de cambio/filas/ unidades relacionados de una fila CAL, debe añadir el símbolo @ antes de cada número de fila. Si no lo hace, FRx interpretará los números de fila como números reales. 4 Cuando haya terminado, repase la fórmula y elija entre las siguientes opciones: z Si desea aceptar la fórmula, pulse Enter (Intro). z Si desea volver a la fórmula original, pulse Esc. Nota: Mientras haya un borde alrededor de la celda que contenga la fórmula, puede pulsar la tecla Esc y volver a la fórmula anterior. Códigos contables del libro mayor En la columna Enlazar a Libro mayor se especifican los códigos contables del libro mayor que se deben incluir en cada fila de un informe. Esta sección incluye información e instrucciones sobre: z Cuentas de saldo cero z Definición de un código contable z Definición del código principal solamente z Definición del código contable completo z Introducción de los códigos del libro mayor z Uso de comodines y rangos z Enlaces con tipos de cuentas z Conjuntos de cuentas z Uso de modificadores de cuentas z Restricción de filas con códigos de libros z Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 95 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Cuentas de saldo cero De manera predeterminada, FRx suprime la impresión de cualquier fila que no tenga un saldo correspondiente en el libro mayor. Esto le permite definir todos los segmentos principales del código contable en el formato de filas del informe y luego usar ese único formato de filas para cualquiera de los departamentos. Definición de un código contable En la celda Enlazar a Libro mayor podrá introducir una cuenta de libro mayor con el segmento principal de código contable, el código contable completo o una combinación del segmento principal y uno o más segmentos responsables. N o ta Si el código contable incluye espacios como parte de la estructura de cuentas, FRx inserta de forma predeterminada un signo de subrayado (_) en lugar del espacio. Si desea usar un carácter distinto, debe cambiarlo en el cuadro de diálogo Preferencias del sistema. Para obtener más información, consulte la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Definición del código principal solamente El formato de filas más flexible contiene sólo el segmento principal del código contable. Por ejemplo, podría utilizar el segmento principal 6010 del código contable como el código de gastos publicitarios para todos los departamentos. Después podría definir 6010 en el formato de filas del informe y especificar los segmentos responsables asociados en las unidades de informe del árbol de informes. Se crea el código contable completo cuando FRx combina el formato de filas con el árbol de informes a la hora de generar el informe. N o ta Aunque los formatos de filas que contienen el segmento principal del código contable brindan un mayor grado de flexibilidad en cuanto a su uso, es posible crear formatos de filas que contengan un subconjunto del código contable completo. Esto proporciona buenos resultados siempre que la máscara contable de cada unidad del árbol de informes contenga la misma cantidad de ganchos &. Para obtener más información, consulte “Segmentos y estructura de la máscara de cuenta” en la página 185. Definición del código contable completo Si define el código contable completo, se verán enormemente reducidas sus opciones en cuanto al formato de filas. Por ejemplo, si utiliza el código contable completo para generar informes departamentales detallados, es posible que no pueda generar informes del nivel superior. Si introduce el código contable completo en el formato de filas, esa cuenta se utilizará siempre que se genere un informe. El formato de filas buscará los segmentos responsables en otros lugares sólo si no se han introducido segmentos responsables en la definición del código contable del formato de filas. Sin embargo, se pueden enlazar los datos de un formato de filas con otro, con el fin de crear informes de resumen. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 96 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Se puede combinar el código contable completo con los segmentos principales de un único formato de filas. Esta técnica puede resultar útil si desea poder utilizar la plantilla contable del árbol de informes para la mayoría de las cuentas, pero también incluye cuentas de otros segmentos responsables, como departamentos o divisiones. Esto puede también ayudar a generar información para toda la empresa (como ingresos totales por ventas) en una fila y luego calcular la proporción del total del departamento con relación al total de la compañía. Cuando se utiliza un código contable completo que contiene comodines para cada posición externa al código principal, se incluyen todas las cuentas con ese segmento principal para la totalidad de la compañía. Cualquier fila que contenga el código contable completo se incluye en cada unidad del árbol de informes, independientemente de los segmentos responsables que pueda contener el árbol. Esto puede causar una enorme exageración de las cantidades en los informes de las unidades de resumen. N o ta Existen dos maneras de evitar este problema. Puede restringir la fila a una unidad de informe concreta. Vea “Restringir una fila a una unidad de informe” en la página 83. También puede utilizar el código de control de impresión XR (suprimir acumulación). Vea “Columna Control de impresión” en la página 85. Figura 3-24: El código contable completo en la ventana Formato de filas Introducción de los códigos del libro mayor Para introducir los códigos de libro mayor 1 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. 2 Haga doble clic en una celda de la columna De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de libro mayor. Este cuadro de diálogo permite ver o buscar todas las cuentas o conjuntos de cuentas del libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 97 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 3 En el cuadro Buscar, introduzca los primeros dígitos de un código contable. 4 Seleccione una cuenta y haga clic en Aceptar. 5 Cuando haya terminado de crear el enlace, haga clic en Aceptar. Si tiene alguna pregunta específica sobre cualquiera de las opciones o cuadros del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM consulte las secciones siguientes. Para hacer zoom en un segmento de cuenta de un formato de filas 1 En un formato de filas, haga doble clic en la celda Enlazar a Libro mayor. 2 Haga clic en la opción Código de cuenta. 3 Haga doble clic en la celda Segmento de cuenta para acceder al cuadro de diálogo Seleccione el segmento para ampliar. 4 En el cuadro de diálogo Seleccione el segmento para ampliar, seleccione un segmento de cuenta y haga clic en Aceptar. 5 Haga doble clic en una celda en la columna De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de libro mayor. La lista que aparece la filtra el segmento de cuenta que especificó. 6 En la celda De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas, escriba o seleccione una cuenta y haga clic en Aceptar. 7 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Formato de filas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 98 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Uso de comodines y rangos Introducción de comodines Cuando se introducen códigos contables principales o completos en el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, se puede poner un comodín, que en este caso es el signo de interrogación (?), en cualquier lugar del código contable. FRx obtendrá todos los códigos contables para los números definidos, sin tener en cuenta los números indicados por el comodín. Por ejemplo, si el formato de filas contiene sólo los segmentos principales (dando por sentado un código principal de cuatro caracteres), al introducir 6??? en una fila, se indica a FRx que debe incluir todas las cuentas cuyo código principal empiece por un 6. Sólo se agregan ganchos & a los formatos de filas si se utiliza la función Agregar filas del plan de cuentas. Para obtener más información, vea “Generación de N o ta formato de filas” en la página 69. Introducir un intervalo de cuentas Si desea que una fila contenga las cantidades de un rango de cuentas del libro mayor, puede introducir un rango de cuentas. Para introducir un rango de cuentas 1 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor. 2 Introduzca el número de cuenta inicial en la celda De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. 3 Introduzca el número de cuenta final en el cuadro A la cuenta (rango). La entrada que aparece en el cuadro Fórmula (en la parte superior del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de CG) podría tener datos parecidos a estos: +(6100 TO 6900) Esto indica a FRx que debe extraer los datos de las cuentas 6100 a 6900 inclusive, y que los debe colocar en el importe de la fila. Introducir rangos mediante un código contable de varios segmentos Cuando se introduce un rango usando un código contable completo, se realiza la comparación del rango en base a cada segmento individual. Por ejemplo, el rango 50001000-00 TO 6000-2000-00 incluye sólo las cuentas que coinciden con cada segmento. En este caso, el primer segmento debe estar entre 5000 y 6000, el segundo debe estar entre 1000 y 2000 y el último debe ser 00. Por ejemplo, la cuenta 5100-1100-01 no se incluiría en el informe, ya que el último segmento está fuera de rango. Utilización de operadores en las cuentas Es posible añadir o restar cuentas de otras cuentas con los signos más (+) y menos (-). Para utilizar los operadores en las cuentas 1 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 99 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 2 En el cuadro Op +/- del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, haga clic en el cuadro hasta que aparezca el operador que desee utilizar. 3 En el cuadro De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas, introduzca o seleccione un número de cuenta. Esta tabla muestra los formatos aceptables para añadir y restar los códigos del libro mayor. Para Utilice este formato Añadir códigos contables completos 1205-2000-000+1205-2100-000 Añadir códigos contables parciales 1205+1210 Añadir cuentas con comodines 120?+11?? Añadir un rango de códigos contables completos +(1205-1000-000 TO 1205-2000-000) Añadir un rango de códigos contables parciales +(1200 TO 1205) Añadir un rango de cuentas con comodines +(120? TO 130?) Restar un código contable completo 1205-2100-000-(1205-2000-000) Restar un código contable parcial 1210-(1205) Restar una cuenta con comodines 1100-(120?) Restar un rango de códigos contables completos -(1205-1000-000 TO 1205-2000-000) Restar un rango de códigos contables parciales -(1200 TO 1205) Restar un rango de cuentas con comodines -(120? TO 130?) Tabla 3-5: Formatos aceptables para añadir y restar códigos contables Aunque es posible editar las cuentas en el cuadro de edición normal de la hoja de cálculo, utilice el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM para aplicar el formato correcto a los enlaces con las cuentas. Cualquiera de las cuentas puede incluir comodines (?). N o ta Si desea restar cuentas, debe poner dichas cuentas entre paréntesis. Por ejemplo, si introduce 450?-(4509) está indicando a FRx que debe restar la cuenta 4509 de cualquier cuenta que comience con 450. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 100 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor El cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM muestra cómo restar la cuenta 4509 de las cuentas 450?. Figura 3-25: Cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM: introducir cuentas Segmento de cuenta Especifique el tipo de segmento de cuenta (Completo o Principal), o un segmento de cuenta específico de su libro mayor para filtrar la lista mostrada en la celda De cuenta (rango) o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas. Combinación de cuentas y rangos Es posible combinar cuentas específicas, rangos de cuentas y comodines en una fila. El ejemplo que aparece a continuación supone que se utiliza un código principal de cuatro caracteres: 6210+6220+(6420 TO 7999)-(71??) Figura 3-26: Cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM: Combinación de cuentas y comodines Enlaces con tipos de cuentas Los tipos de cuentas son nombres de categorías o grupos que se han definido en el libro mayor que pueden combinar o relacionar varios códigos contables. Por ejemplo, el tipo de cuenta Activos podría incluir todas las cuentas de dinero en efectivo y las cuentas por cobrar. Los tipos de cuenta permiten reducir el trabajo de mantenimiento de los informes y obtener una perspectiva más “global”. Para establecer un enlace con un tipo de cuenta 1 Desde la fila que desee enlazar, haga doble clic en la celda Enlazar a Libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 101 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 2 En el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, la opción Código de cuenta está seleccionada de forma predeterminada; seleccione Tipo de cuenta. Nota: Cuando seleccione Tipo de cuenta, en el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de CG aparecen campos para tipos de cuenta específicos. 3 Haga doble clic en la celda Tipo de cuenta. 4 En el cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de Libro mayor aparecerán los tipos de cuenta que están disponibles en el libro mayor; seleccione un tipo de cuenta y haga clic en Aceptar. El tipo de cuenta aparecerá en la celda Tipo de cuenta y en el cuadro Fórmula. 5 En el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, haga clic en Aceptar. En la celda Enlazar a Libro mayor aparecerá el nuevo enlace de tipo de cuenta. FRx muestra los símbolos ,/A detrás del enlace de tipo de cuenta. Conjuntos de cuentas Se puede crear un juego de cuentas asignando un nombre a un grupo de cuentas. Luego el nombre del juego de cuentas se puede utilizar en varios formatos de filas. Cuando debido a una modificación en el libro mayor el juego de cuentas debe cambiar, se podrá modificar dicho juego en un único lugar. Por ejemplo, si indica con frecuencia que se debe enlazar un rango de cuentas con el libro mayor, como las cuentas 5100 a 5600, podría asignar ese rango a un juego de cuentas llamado Viajes y gastos relacionados. Una vez creado un juego de cuentas, puede seleccionarlo como enlace con el libro mayor. Puede también agrupar juegos de cuentas existentes en otros juegos de cuentas, una operación que se denomina anidar juegos de cuentas. Por ejemplo, después de haber creado el juego de cuentas Viajes y gastos relacionados, podría crear otro llamado Gastos de ventas. Este juego podría contener el juego de cuentas llamado Viajes y gastos relacionados y otras cuentas afines. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de un conjunto de cuentas desde la columna Enlazar a Libro mayor z Creación de un conjunto de cuentas utilizando el menú Editar z Enlace de un conjunto de cuentas al libro mayor z Edición de un conjunto de cuentas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 102 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Creación de un conjunto de cuentas desde la columna Enlazar a Libro mayor Para crear un juego de cuentas desde la columna Enlazar a Libro mayor 1 Haga doble clic en la columna Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. 2 Cree un enlace con el libro mayor. Encontrará las instrucciones detalladas en “Introducción de los códigos del libro mayor” en la página 97. 3 Haga clic en el botón Guardar como que se encuentra en las opciones de Conjuntos de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Guardar como conjunto de cuentas. 4 Introduzca un nombre y una descripción para el juego de cuentas y luego haga clic en Aceptar. Cuando vuelva al cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, verá la palabra SET (es decir, juego) seguida por el nombre del juego de cuentas, entre paréntesis. Por ejemplo, +SET(Expense). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 103 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Creación de un conjunto de cuentas utilizando el menú Editar Para crear un juego de cuentas desde el menú Editar o haciendo clic con el botón derecho del mouse 1 En el menú Editar, haga clic en Conjuntos de cuentas o haga clic con el botón secundario para seleccionar Conjuntos de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Conjuntos de cuentas. Si hay juegos de cuentas existentes, haga clic en Nuevo después de que aparezca el cuadro de diálogo Conjuntos de cuentas. 2 Cree un enlace con el libro mayor. Encontrará las instrucciones detalladas en “Introducción de los códigos del libro mayor” en la página 97. 3 Haga clic en el cuadro de la celda Conjunto cntas. para seleccionar Sí. 4 Haga clic en el cuadro Nombre conj. de cuentas e introduzca un nombre para el juego de cuentas. El nombre que introduzca en este cuadro para el juego de cuentas aparecerá en la columna Enlazar a Libro mayor de la ventana Formato de filas. 5 Si desea añadir un nombre alternativo o una descripción detallada del conjunto de cuentas, haga clic en el cuadro Descripción y escriba un nombre o una descripción en este cuadro opcional. La descripción que introduzca aquí aparecerá en la columna Descripción de la ventana de Formato de filas. 6 Desde el cuadro de control Conjuntos de cuentas, haga clic en Guardar. 7 Cuando haya terminado de crear el juego de cuentas, haga clic en Cerrar. Una vez que haya creado el juego de cuentas, necesitará enlazarlo con el libro mayor. Enlace de un conjunto de cuentas al libro mayor Para enlazar un juego de cuentas con el libro mayor 1 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. 2 Haga clic en el cuadro Conjunto cntas. para cambiar el indicador del juego de cuentas a Sí. 3 Haga doble clic en una celda de la columna De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Juego de cuentas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 104 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 4 En el cuadro de diálogo Seleccionar conjunto de cuentas, seleccione un juego de cuentas y haga clic en Aceptar. El juego de cuentas seleccionado aparecerá en la columna Enlazar a Libro mayor y la descripción correspondiente aparecerá en la columna Descripción. Si en algún momento se producen cambios en la estructura de las cuentas, necesitará modificar los juegos de cuentas existentes. Edición de un conjunto de cuentas Para editar un conjunto de cuentas 1 Haga clic en el nombre del juego de cuentas para resaltarlo. 2 En los botones Conjuntos de cuentas, haga clic en Editar para acceder al cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. 3 Haga los cambios necesarios en el juego de cuentas. 4 Cuando haya terminado de hacer los cambios, haga clic en Guardar en el cuadro de control de registros Conjuntos de cuentas. 5 Haga clic en Cerrar. 6 Haga clic en Aceptar. Uso de modificadores de cuentas Típicamente, cuando se selecciona una cuenta específica, FRx combina la cuenta con los años fiscales, períodos y demás información que se ha especificado en la disposición de columnas. Sin embargo, existe la posibilidad de que se necesite usar otra información (como un período fiscal distinto) para determinadas filas específicas. Es posible modificar la naturaleza o el uso de las cuentas especificadas, añadiendo modificadores de cuentas que se aplican a cada cuenta de la fila. Para utilizar los Modificadores de cuentas 1 En el cuadro de diálogo Enlaces de cuenta de LM, haga clic en la flecha Modificador de fila para acceder al cuadro de diálogo Modificador de fila. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 105 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 2 En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga clic en la flecha Modificador de cuenta para acceder al cuadro de zoom Seleccione un modificador de cuenta. 3 Para imprimir un saldo inicial de una cuenta, seleccione /BB. Por ejemplo, si introduce 1420 en el cuadro De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas y /BB en el cuadro Modificador cuentas, el enlace con el libro mayor presentará lo siguiente: 1420, /BB Cuando genere el informe, el saldo al comienzo del período aparecerá en la columna del período actual, mientras que el saldo para el comienzo del año aparecerá en la columna para los importes acumulados del año. 4 Para especificar un período distinto para cada columna de una fila, introduzca una barra inclinada (/) en el cuadro Modificador cuentas (por ejemplo, /-1 o /+3). Si la disposición de columnas compensa cada período de acuerdo con la cantidad asignada al modificador y usted desea que los informes se generen y se ajusten por período, necesitará agregar este modificador de cuentas. Por ejemplo, el modificador de cuentas /-1 extrae los datos para el período 10 de una disposición de columnas que está obteniendo los datos para el período 11. Esto se aplica sólo a la fila actual. 5 Para cambiar de Curr (actual) a YTD (acumulado del año), o viceversa, para cada columna de una fila, introduzca C o Y. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 106 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Por ejemplo, el formato de filas y cantidades de informe que aparecen a continuación muestran el uso del modificador de cuentas /Y para enumerar los saldos acumulados del año debajo de los saldos actuales. El modificador de cuentas /Y enumera los saldos acumulados del año debajo de los saldos actuales en el informe que aparece a continuación. Figura 3-27: La ventana Formato de filas con el modificador cuentas /Y Este informe ilustra el uso del código de formato /Y. Fabrikam Works, Inc. Gross Profit Per Unit Sold For the Month Ending June 30, 2004 Denver Retail Combined San Francisco Wholesale Retail Wholesale Retail Wholesale Total Sales CURRENT PERIOD ACTIVITY Sales Cost of Goods Sold Gross Profit Total Units Sold Los totales acumulados del año aparecen debajo de la actividad del período actual. Gross Profit / Unit Sold $135,293 105,698 $48,248 33,101 $122,666 95,711 $46,857 35,008 15,147 26,955 11,849 $257,959 201,409 56,550 $95,105 68,109 26,996 $353,064 269,518 29,595 25,230 9,884 28,704 11,413 53,934 21,297 75,231 1.173 1.533 0.939 1.038 1.049 1.268 83,546 1.111 YEAR TO DATE ACTIVITY Sales Cost of Goods Sold Gross Profit Total Units Sold Gross Profit / Unit Sold $766,930 $273,503 $695,354 $265,617 599,164 187,636 542,553 198,449 85,867 152,801 67,168 $1,462,284 1,141,717 320,567 $539,120 386,085 153,035 $2,001,404 1,527,802 167,766 147,715 61,253 167,959 67,294 315,674 128,547 444,221 1.136 1.402 0.91 0.998 1.016 1.191 473,602 1.066 Figura 3-28: Totales acumulados del año debajo de la actividad del período actual Combinación de varios modificadores de cuentas Es posible combinar el modificador de cuentas compensación del período con los modificadores actual y acumulado del año. Por ejemplo, si utiliza el código /C-2, FRx utiliza el saldo actual del período que es dos períodos anteriores que el período especificado en la disposición de columnas. Sin embargo, si utiliza el código /Y-1, FRx obligará al saldo de cada columna a utilizar el saldo acumulado del año que corresponde a un período antes que a las demás filas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 107 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor figura 3-29 muestra el efecto de los distintos modificadores de cuenta. Fabrikam FilmWorkWorks, Demo Inc. Modificadores Example Modifiersde April Account 4100 4100 4???+5??? 4??? +(5???) 4100 TO 4999 (4100 TO 4999) 1100 - Cash 1100 Current (979,053) May YTD Current (3,841,539) (996,275) June YTD Current (4,837,814) (1,019,266) YTD (5,857,080) (79,371) (294,638) (81,363) (376,001) (82,615) (458,616) (258,172) (1,007,441) (263,252) (1,270,693) (269,347) (1,540,040) 26,545 109,267 24,844 134,111 14,278 148,389 Account Modifier (G/L) /Y (YTD Numbers in a current column) 4100, /Y (3,841,539) (3,841,539) (4,837,814) (4,837,814) (5,857,080) (5,857,080) Can look at Previous periods for YTD (Y-1) 4100, /Y-1 (2,862,486) (2,862,486) (3,841,539) (3,841,539) (4,837,814) (4,837,814) Can look at next periods for YTD (Y+2) 4??? +(5???), /Y+2 (458,616) (458,616) (543,441) (543,441) (629,681) (629,681) /C (Current Numbers in a YTD Column) 4100, /C (979,053) (979,053) (996,275) (996,275) (1,019,266) (1,019,266) Can look at Previous periods for Cur (C-2) 4100, /C-2 (955,055) (955,055) (965,452) (965,452) (979,053) (979,053) Can look at next periods for both Cur + YTD (4100 TO 4999), +1 (263,252) (1,270,693) (269,347) (1,540,040) (275,078) (1,815,118) /BB (Beg balance for the period or Year ) (4100 TO 4999), /BB (749,269) 0 (1,007,441) 0 (1,270,693) 0 Used for Cash Flow statements 1100, /BB 82,722 44,600 109,267 44,600 134,111 44,600 Figura 3-29: Informe con los resultados creados por modificadores de cuentas Restricción de filas con códigos de libros Puede limitar una fila a un código de libro existente. No obstante, deberá haber creado una disposición de columnas que incluya al menos una columna de tipo GL con un código de libro contable. Para que sus informes restrinjan los datos correctos, deberá asociar el formato de filas restringido con la disposición de columnas adecuada en el catálogo de informe. Cualquier restricción de código de libro que introduzca en una fila anulará aquellas restricciones seleccionadas en la disposición de columnas de esa fila en particular. N o ta Puede seleccionar una restricción de código del libro contable en el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, o si conoce el código del libro, añádalo directamente en la columna Enlazar a Libro mayor. Para añadir una restricción de código de libro contable con el cuadro de diálogo Enlaces de Cuentas de LM 1 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 108 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 2 En el cuadro de diálogo Enlaces de cuenta de LM, haga clic en la flecha Modificador de fila para acceder al cuadro de diálogo Modificador de fila. 3 Desde el cuadro de diálogo Modificador fila, haga clic en la flecha Modificador cuenta y seleccione /B para anular el código del libro contable en la disposición de columna. 4 Haga clic en la flecha Código de libro y seleccione la restricción de código del libro que desea usar en esa fila. Nota: Solamente podrá especificar una restricción de código de libro en cada fila. 5 Al terminar, haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en Aceptar para aceptar sus cambios y salir del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. Para añadir una restricción de código de libro en la columna Enlazar a Libro mayor 1 Abra el formato de filas que contenga la restricción del código de libro. 2 Identifique la fila en el libro mayor que desea restringir. 3 Haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor de la fila y escriba el texto siguiente en la celda, sustituyendo el código de libro correcto por <BoookCode> (corchetes angulares incluidos): /B:<BookCode> Nota: Sólo podrá especificar una restricción de código de libro en cada fila. Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas Algunos sistemas de contabilidad soportan atributos de cuenta y atributos de transacción en el libro mayor. Estos atributos funcionan como un segmento de cuenta virtual y pueden portar datos adicionales sobre la cuenta o la transacción, como ID de cuenta, ID de lote, códigos postales u otros atributos de la cuenta o transacción. Si su sistema de contabilidad admite atributos, podrá usar los atributos de cuenta y los atributos de transacción como modificadores de fila en el detalle Enlazar a Libro mayor del formato de filas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 109 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor Si desea obtener información sobre la utilización de atributos de cuenta y de transacción en la disposición de columnas, consulte los tipos de columna A_ATTR y T_ATTR en “Especificación de los tipos de columna” en la página 150. Si desea obtener información sobre la utilización de filtros de atributos en la disposición de columnas, consulte “Filtros atributos” en la página 174. Para añadir atributos de cuenta o transacción usando el cuadro de diálogo Enlaces de Cuentas de LM 1 Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. 2 En el cuadro de diálogo Enlaces de cuenta de LM, haga clic en la flecha Modificador de fila para acceder al cuadro de diálogo Modificador de fila. 3 En la sección Atributos del cuadro de diálogo Modificador de fila, haga doble clic en la celda en la columna Tipo para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un tipo de atributo. 4 Desde el cuadro de diálogo Seleccione un tipo de atributo, escoja el tipo de atributo y seguidamente haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 110 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor 5 En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga doble clic en la celda de la columna Categoría para acceder al cuadro de diálogo Seleccione una categoría de atributos. Nota: Las categorías de atributos mostradas en la lista dependerán del tipo de sistema de contabilidad y atributo que haya seleccionado en el paso anterior. 6 Desde el cuadro de diálogo Seleccione una categoría de atributo, seleccione una categoría de atributo y seguidamente haga clic en Aceptar. 7 En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga doble clic en la celda de la columna De para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un valor de atributo. Nota: Los valores de atributo mostrados en la lista dependerán del tipo de sistema de contabilidad y atributo que haya seleccionado en el paso anterior. Es probable que algunas categorías de atributos, como la fecha o la cantidad, no desplieguen una lista de valores. Puede escribir los valores correspondientes a la fecha o la cantidad en las celdas Desde y Hasta para definir el rango de valores de atributos. 8 Desde el cuadro de diálogo Seleccione un valor de atributo, seleccione el valor de atributo inicial en el rango de valores y seguidamente haga clic en Aceptar. 9 En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga doble clic en la celda de la columna Hasta para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un valor de atributo. 10 Desde el cuadro de diálogo Seleccionar valor de atributo, seleccione el valor de atributo final en el rango de valores y seguidamente haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 111 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Asignación de códigos de monedas 11 En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM con los atributos de cuenta o atributos de transacción en el cuadro Modificador de fila y se muestran en el cuadro Fórmula. 12 Desde el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, haga clic en Aceptar para reincorporar sus selecciones a la ventana Formato de filas. Asignación de códigos de monedas Para generar informes internacionales, puede asignar monedas en el formato de filas y en la disposición de columnas. Para obtener un mejor rendimiento, se recomienda asignar los códigos de moneda en la disposición de columnas. Los códigos de monedas en el formato de filas anulan las selecciones de códigos de monedas en la disposición de columnas. Cuando sucede esto, se logra un mayor grado de flexibilidad, pero reduce el rendimiento de FRx. Para obtener más información sobre cómo asignar los códigos de moneda en la disposición de columnas, vea “Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres funciones en la disposición de columnas.” en la página 170. Para asignar monedas en el formato de filas 1 En el menú Archivo, seleccione Abrir y haga clic en Fila. 2 En el cuadro de diálogo Abrir formato de filas, haga doble clic en el formato de filas al que desee asignar monedas. 3 Busque la fila a la que desee asignar una moneda distinta y haga clic en la celda Enlazar a Libro mayor de esa fila. Las fórmulas y los códigos contables empleados para esta fila aparecerán en la barra de edición. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 112 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Redondeo automático de balances generales 4 En la barra de edición, haga clic en el final de la fórmula e introduzca el texto siguiente: , /{CÓDIGO_MONEDA} Sustitución de CURRENCY_CODE con un código de moneda específico o ? para incluir todos los códigos de moneda que existen para las cuentas. 5 Repita los pasos 3 y 4 para todas las filas a las que desee asignar una moneda distinta. Redondeo automático de balances generales Cuando se redondean las cantidades a dólares enteros, o a miles o millones, es posible que los totales no sean exactos. Consulte esta tabla para ver cómo se redondean las cantidades en las filas. Código de fila Importe no redondeado Importe con redondeo a miles completos 100 3,600 4 200 3,700 4 TOTAL 7,300 8 Tabla 3-6: Redondeo en balances generales En la Tabla 3-6, el total de las filas 100 y 200 difiere cuando la opción de redondeo está activa. Si utiliza dicha opción en un informe de balance general, puede utilizar la función de ajuste de redondeo en el formato de filas. Con esta función, los balances generales coinciden cuando se selecciona el redondeo de informes en la ventana del Catálogo de informes. Con la función ajuste de redondeo se identifican números de fila específicos en el cuadro de diálogo Ajustes de redondeo que FRx utiliza para ajustar el balance en el informe. Estos números de fila se deben enlazar directamente con el libro mayor. Dicho de otro modo, la fila debe tener un código contable en su columna Enlazar a Libro mayor. No haga referencia a una columna de descripción, calculada o de total. Para ajustar el redondeo en informes de balance general 1 Abra el formato de filas que desee ajustar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 113 Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Redondeo automático de balances generales 2 En el menú Editar, haga clic en Ajustes de redondeo para acceder al cuadro de diálogo Ajustes de redondeo. 3 En el cuadro Redondeando la fila de ajuste, introduzca el número de la fila que desee ajustar para equilibrar el balance general. Nota: Puede introducir en este cuadro de diálogo números de fila descriptivos (por ejemplo, ACTIVO_TOTAL) o numéricos (por ejemplo, 110). Sin embargo, para que el ajuste de redondeo funcione, los números de fila que introduzca deben ser números de fila válidos. 4 En el cuadro Fila de activos totales, introduzca el número de fila de total activos. 5 En el cuadro Fila de pasivos y activo neto totales, introduzca el número de fila para el total de débitos y capital. 6 En el cuadro Límite de cantidad de ajuste introduzca el límite (expresado como número entero positivo) que desee colocar en los ajustes automáticos. FRx compara esta cantidad con el valor absoluto de la diferencia real en el redondeo. Cuando genere el informe, si el valor de la Redondeando la fila de ajuste disminuye o aumenta en exceso del Límite de cantidad de ajuste definido, aparecerá un mensaje informándole al respecto. Nota: FRx aplica el límite de ajuste basándose en la opción de Redondeo de cantidades que haya seleccionado en el Catálogo de informes. Por ejemplo, si eligió la opción para redondear el informe a miles e introduce 2 para el Límite de cantidad de ajuste, FRx presentará un mensaje de advertencia si el valor de la Redondeando la fila de ajuste disminuye o aumenta a más de $2.000. 7 Haga clic en Aceptar. Los importes del balance general coincidirán incluso si está activada la función de redondeo. Para obtener más información sobre el redondeo, vea “Redondeo de importes” en la página 274. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 114 Enlaces con otras fuentes de información Capítulo 4 Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Establecimiento de enlaces . . . . . . . . . 121 Enlaces a hojas de cálculo externas . . 125 El método de enlaces aumenta la flexibilidad de generar informes ya que le permite enlazar con otras fuentes de información dentro del mismo formato de filas o a través de múltiples formatos de filas. Puede realizar enlaces a varias fuentes de información en los informes como: z Cuentas del libro mayor z Otros formatos de filas z Hojas de cálculo externas como Lotus 1-2-3 o Microsoft® Excel z Cambios de año a año en códigos de cuentas Este capítulo contiene instrucciones completas para crear estos enlaces. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 115 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas Puede crear un formato de filas que extraiga información de otro formato de filas, el cual a la vez utilice códigos contables del libro mayor para obtener datos de su sistema contable. Cuando se utiliza en conjunto con un árbol de informes, el método de enlace permite que cada unidad en el árbol utilice un formato de filas diferente. Esto significa que cada unidad puede extraer diferentes estructuras de códigos contables o fuentes de información (libro mayor u hoja de cálculo externa), como también presentar el árbol en diferentes maneras (resumida, detallada o fuentes únicas). Los informes se pueden resumir y desplegar en formas ilimitadas. El árbol de informes le permite crear hasta nueve niveles de informes. Además de enlazar a otros formatos de filas y hojas de cálculo, también puede definir enlaces a otros años fiscales. Esto es particularmente útil en la generación de informes de comparación si las convenciones de códigos de su libro mayor cambian de año a año. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas z Establecimiento de enlaces z Enlaces a hojas de cálculo externas Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas Una de las características más potentes de FRx® Report Designer es su habilidad de resumir datos de un formato de filas a otro. Esto le permite crear informes detallados directamente de los datos de cuentas en su libro mayor y luego combinar o resumir los detalles en diferentes informes de resumen. Puede crear un formato de filas maestro y luego utilizarlo como una fuente de datos en otros informes. Los enlaces de filas reducen el tiempo de definición y mantenimiento para informes de nivel de resumen o detalle. Por ejemplo, puede: 1 Crear un formato de filas maestro con enlaces al libro mayor. 2 Crear un nuevo formato de filas para un balance general y estado de cuentas que se enlace al formato de filas maestro. 3 Crear un formato de filas para un balance general resumido que se enlace a un balance general detallado. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 116 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas Figura 4-1 muestra estos enlaces de libro mayor, balance general detallado-estado de resultado y balances generales resumidos. Informe: Balance de prueba Formato de filas: Informe detallado Balance general resumido DetlBSIS SummryBS Principal Enlazado a: Libro mayor Formato de filas NATURAL Formato de filas Detl BSIS Figura 4-1: Creación de informes resumidos utilizando enlaces Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Formato de filas principal z Formato de filas DetlBSIS z Formato de filas SummryBS z Disposición de columnas z Árbol de informe Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 117 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas Formato de filas principal El formato de filas principal que se muestra en la Figura 4-2 enlaza a las cuentas de activos del libro mayor. Figura 4-2: Cuentas de activos en el formato de filas principal Formato de filas DetlBSIS El formato de filas DetllBSIS se enlaza con el formato de filas principal. La siguiente figura muestra cómo los balances de las cuentas de activos de la fila 100 a la 799 del formato de filas principal se incorporan en la parte de activos del balance general detallado. El enlace se define cuando selecciona la opción de formato de filas en el cuadro Tipo de enlace del cuadro de diálogo Enlaces. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 118 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas En la siguiente figura la fila 100 del formato de filas DetlBSIS se enlaza con las filas de la 100 a la 199 del formato de filas principal. Report Designer agrega los valores que se acumularon desde la fila 100 a la 199 del formato de filas Natural y coloca el total en la fila 100 del formato de filas DetlBSIS. Cuando utiliza los códigos de formato de fila PB (nueva página: balance general), debe utilizar la opción de control de impresión de disposición de columnas BS (La columna es el balance general en el informe mixto IS/BS) en la columna YTD de forma que el balance general se imprima correctamente. La información del importe se obtiene del formato de fila NATURAL. Estas filas se enlazan con un rango de filas, agregando los valores y colocándolos aquí. Figura 4-3: Datos del balance general detallado en el formato de filas Formato de filas SummryBS Finalmente, el formato de filas SummryBS del balance general resumido se enlaza con el formato de filas DetaillBSIS, nuevamente utilizando la opción de formato de filas en el cuadro Tipo de enlace del cuadro de diálogo Enlaces. En la siguiente figura la fila 100 del formato de filas SummryBS tiene el mismo valor que la fila 490 del formato de filas DetlBSIS. La información del importe se obtiene del formato de fila DetlBSIS. Esta fila 100 tiene el mismo valor que la fila 490 en el formato de fila DetlBSIS. Figura 4-4: Datos del balance general resumido en el formato de filas SmmaryBS Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 119 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas Disposición de columnas Los tres informes deben utilizar la misma disposición de columnas como la disposición de columnas Curr_YTD que se muestra en la Figura 4-5. Figura 4-5: Ventana Disposiciones de columnas Acumulados del año actual (Current Year-to-date) Además, el formato de fila DetlBSIS requiere que se utilice la opción de control de impresión BS (la columna es la columna de Balance general en informe IS/BS mezclado) en la columna YTD. Esta opción es necesaria porque el formato de fila DetlBSIS utiliza PB (salto de página) como código de formato. La utilización de estos dos códigos indica a Report Designer que imprima el balance general consolidado. Árbol de informe Los tres informes pueden utilizar un árbol de informe como el que se muestra en la Figura 4-6. Summary B/S - FilmWorks utiliza el formato de filas SummryBS que se enlaza con el formato de filas DetlBSIS. Detail B/S & I/S utilizan el formato de filas DetlBSIS que se enlaza con el formato de filas Natural. Fabrikam Works Natural utiliza el formato de filas Natural que se enlaza con el libro mayor. Observe la máscara contable. Figura 4-6: Enlaces de filas en la ventana árboles de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 120 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Establecimiento de enlaces Observe los siguientes puntos de importancia sobre el árbol de informes: z La máscara contable se utiliza solamente en el nivel más bajo del árbol porque la unidad Natural es la única que utiliza un formato de filas (Natural) que extrae información del libro mayor. z La jerarquía de las unidades de informe en el árbol de informes debe coincidir con los enlaces dentro de los formatos de filas. z La unidad en medio del árbol (Detail B/S & I/S) utiliza el formato de filas DetlBSIS, el cual está enlazado al formato de filas Natural. Esto quiere decir que esta unidad obtiene información del formato de filas Natural en lugar de obtenerla del libro mayor. z La unidad más alta del árbol (Summary B/S) utiliza el formato de filas SummryBS, el cual esta enlazado al formato de filas DetlBSIS. Esta unidad obtiene información del formato de filas DetlBSIS en lugar de obtenerla del libro mayor. Si las unidades de informes en el árbol no coinciden correctamente con los formatos de filas, es probable que aparezca el siguiente error. Figura 4-7: Mensaje de error del Report Designer Reporting Engine Cuando genere el informe del catálogo de informes utilizando el formato de filas, la disposición de columnas y el árbol de informes, obtendrá tres informes distintos a pesar de que estará accediendo al libro mayor una vez. Consulte Figura 4-1 en la página 117. Establecimiento de enlaces Todos los enlaces se definen en la ventana de formatos de filas. La mayoría de estos formatos que utilizan códigos contables del libro mayor se crean a través de una transferencia automática del plan de cuentas. También puede crear un nuevo formato de fila seleccionando Nuevo en el menú Archivo. En ambos casos, Report Designer crea automáticamente un enlace con el libro mayor de forma predeterminada. Puede tener un máximo de 19 columnas de enlace en un formato de fila. Para crear enlaces en la ventana de formato de fila, utilice el cuadro de diálogo Enlaces que se muestra en la Figura 4-8. Figura 4-8: Cuadro de diálogo Enlaces Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 121 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Establecimiento de enlaces En el cuadro Tipo de enlace, seleccione el tipo de enlace que desea crear, como formato de fila, hoja de cálculo externa o XBRL. Para obtener más información sobre enlaces a hojas de cálculo, consulte “Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada” en la página 129 y “Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo” en la página 132. Use el cuadro Año del libro mayor para crear varias columnas de enlaces al libro mayor para el año correspondiente. Las columnas de enlaces al libro mayor son útiles a la hora de crear informes comparativos interanuales y la codificación de cuentas del libro mayor cambia de un año a otro. Report Designer utiliza dicho enlace para ese año fiscal, como también cualquier año anterior, a menos que ya exista un enlace para un año anterior. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de enlaces de formato de filas z Enlazar filas a un informe resumido Creación de enlaces de formato de filas Para crear enlaces 1 En el panel de control de FRx, abra un formato de fila o seleccione uno nuevo. 2 En el menú Enlace, haga clic en Abrir ventana de enlaces para acceder al cuadro de diálogo Enlaces. Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo Enlaces si hace clic en el icono Formulario de enlaces o si hace doble clic en el encabezado de una columna de Enlazar a Libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 122 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Establecimiento de enlaces 3 Haga clic en la flecha Tipo de enlace y seleccione uno de los siguientes enlaces: z Libro mayor (Tipo G) z Formato de filas (Tipo R) z Hoja de cálculo externa (por ejemplo, Lotus 1-2-3 o Microsoft Excel); (Enlace tipo W) Nota: Report Designer puede importar archivos .xls de Microsoft Excel y archivos Lotus .wks, .wk1 o .wk3. z LM + Hoja de cálculo (Enlace tipo B) z Archivos de taxonomía XBRL (Enlace tipo X) 4 En el cuadro Nombre de enlace, acepte el nombre asignado por Report Designer o introduzca otro nombre que identifique el enlace. (Report Designer asigna nombres secuencialmente, como por ejemplo, GL1, FILA1, GL2, FILA2.) 5 A continuación, utilice una de las siguientes opciones: Si Entonces Ha seleccionado Libro mayor en el cuadro Tipo de enlace Vaya al paso 6. Ha seleccionado Formato de fila en el cuadro Tipo de Haga clic en la flecha Formato de fila de origen y seleccione un formato de fila para el enlace enlace. Ha seleccionado Hoja de cálculo externa en el cuadro Tipo de enlace Vaya al paso 6. Ha seleccionado Hoja de cálculo + LM en el cuadro Tipo de enlace Haga clic en la flecha Nombre de archivo de hoja de cálculo y escriba o seleccione el nombre de la hoja de cálculo. Ha seleccionado XBRL en el cuadro Tipo de enlace Haga clic en la flecha Archivos de taxonomía XBRL y escriba o seleccione el archivo XBRL. Para obtener más información, vea “Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL)” en la página 298. 6 En el cuadro Descripción opcional, puede introducir, si así lo necesita, una descripción del enlace. Esta información aparece en la descripción de la columna Enlace. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 123 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Establecimiento de enlaces 7 Si ha seleccionado un enlace al libro mayor, use una de las siguientes opciones: Para Haga Crear un enlace al libro mayor interanual Escriba un año en el cuadro Año del libro mayor. Use los mismos códigos contables para todos los años Deje el cuadro Año del libro mayor en blanco. 8 Haga clic en Guardar para guardar la nueva información del enlace. 9 Puede hacer clic en Eliminar para eliminar el enlace que esté desplegado, Nuevo para crear un nuevo enlace o Buscar para seleccionar otro enlace para editarlo. 10 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Enlaces. Enlazar filas a un informe resumido Para enlazar filas a un informe resumido 1 Cree los formatos de fila necesario como se describe en “Creación de enlaces de formato de filas” en la página 122. 2 En el panel de control de FRx, abra un árbol en el menú Archivo. 3 En la columna Formato de filas (I) del árbol de informe, seleccione el formato de fila que desea utilizar para el enlace. Nota: Si especifica un formato de fila para cada rama del árbol, debe especificar un formato de fila para todas las ramas del árbol. 4 Para enlazar filas específicas del formato de filas con un informe resumido, introduzca los números de filas en la columna Enlace a fila (Q). Cuando introduzca estos códigos de fila, especifique un rango de filas (100 A 300) o filas individuales (100+120-130) pero no ambos. 5 Haga clic en Guardar para enlazar las filas. 6 En la ficha Construcción del informe del catálogo de informes, seleccione la casilla de verificación Usar formato de filas y enlaces de hojas de cálculo del árbol de informes para este informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 124 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Enlaces a hojas de cálculo externas Report Designer permite ampliar las capacidades de generación de informes financieros con Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Puede importar datos desde uno de estos programas y combinar los datos con los datos del libro mayor. Por ejemplo, puede importar cantidades de presupuestos de una hoja de cálculo y luego crear un informe que compare estas cantidades del libro mayor con las cantidades de presupuestos de la hoja de cálculo. Puede acceder a los datos de la hoja de cálculo externa de dos maneras: a través de un enlace de hoja de cálculo combinado o de un enlace de hoja de cálculo separado. z El método más fácil es el enlace de hoja de cálculo combinada, que combina las referencias de celdas de la hoja de cálculo externa en la misma columna de enlace como los códigos contables de su libro mayor. Si sigue este método, algunas de las filas de una columna específica de su informe tendrán datos del libro mayor mientras otras filas de esa misma columna tendrán datos de la hoja de cálculo. Esta es la forma preferida cuando tenga que importar cantidades limitadas de datos (como por ejemplo horas de trabajo, gastos generales o unidades vendidas) y cuando no sea necesario asociar los datos con una unidad particular del árbol de informes. z Puede utilizar un enlace de la hoja de cálculo separado para acceder a múltiples filas y columnas de los datos de la hoja de cálculo y asociar una o mas hojas electrónicas externas con una o más unidades de informes del árbol de informes. Puede crear una columna especial en el formato de filas que se enlace con la dirección de celda de la hoja de cálculo y que luego agregue los nombres de archivos de estas hojas en el árbol de informes. Los enlaces a las hojas de cálculo que tengan formatos idénticos reducen el número de columnas requeridas en el formato de filas y el tiempo de mantenimiento. N o ta Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa z Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual z Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el período actual z Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada z Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa Debido a que la disposición de columnas se define de forma separada del formato de filas, debe determinar las columnas Report Designer que recibirán los datos de la hoja de cálculo. Deberá tener una copia de la disposición de columnas que vaya a utilizar así como la hoja de cálculo a la que haya hecho referencia en el formato de filas. N o ta Las columnas Report Designer que aceptan datos de la hoja de cálculo externa son las que se identifican en la disposición de columnas como GL o WKS. Si coloca una celda de una hoja de cálculo en una columna CALC, DESC, o FILL, el valor no se tendrá en cuenta. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 125 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Cuando se hace referencia a una hoja de cálculo concreta en un libro de trabajo, asegúrese de que el nombre de la hoja de cálculo tiene al menos dos caracteres, por ejemplo, [libro de trabajo.xls]AA. Cuando haga referencia a una dirección de celda de la hoja de cálculo, utilice la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo C10 (columna C, fila 10). Report Designer no admite etiquetas de rangos. Cuando haga referencia a una hoja específica en la hoja de cálculo de Lotus, utilice también la letra de la hoja en la letra de la columna y número de fila. Por ejemplo, utilice A:C10, donde A: representa la letra de la hoja. Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual En el formato de filas, puede especificar una serie de direcciones de celdas de hoja de cálculo para colocar datos en las columnas especificas. En función de la forma en que esté organizada la hoja de cálculo, especifique estas direcciones utilizando uno de los siguientes métodos: z Referencias directas z Colocación de valor z Colocación de columna directa Referencias directas La forma más directa de hacer referencia a una celda de una hoja de cálculo externa consiste en introducir @WKS seguido del código de la columna para recibir la celda y seguida por el signo (=) y la celda de la hoja de cálculo. Las referencias a celdas deben estar entre paréntesis. Consulte “Convenciones de formatos” en la página 131 para obtener algunos ejemplos. Por ejemplo, para colocar la información de la celda B10 de su hoja de cálculo en la columna D de su informe, el enlace sería @WKS (D=B10). También puede colocar celdas de una hoja de cálculo externa en diferentes columnas de Report Designer si escribe varias referencias de celdas de columnas/hojas de cálculo de Report Designer, como el siguiente ejemplo: @WKS (D=B10, E=B11, F=B12) N o ta No se pueden combinar celdas de la hoja de cálculo a través de una fórmula y luego colocar los resultados en un informe. Sin embargo, puede colocar referencias de celdas diferentes en las filas consecutivas de Report Designer y presentar el total en un informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 126 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Colocación de valor Este método le permite introducir una lista de direcciones de celdas que se colocan automáticamente en columnas válidas (columnas GL o WKS) y pasa por alto las no válidas. Simplemente especifique las direcciones de celdas y sepárelas con espacios. Por ejemplo, las cantidades que corresponden a la dirección de la celda en la lista A12 A13 B23 C118 se colocan en las primeras columnas que son GL o WKS. Colocación de columnas directa (método habitual) Utilice este método si la hoja de cálculo se ordena exactamente como el informe Report Designer propuesto. Especifique la columna para recibir datos indicando las celdas de la hoja de cálculo separada por comas. Por ejemplo, suponga que está utilizando una disposición de columnas de Report Designer que tenga seis columnas: las columna de la A a la F, donde C es una columna de descripción y E es una columna de cálculos. Para colocar cuatro celdas de la hoja de cálculo en las columnas que quedan, deberá introducir las direcciones de celdas de la siguiente manera: A12, A13,, B23,, C118 Observe las comas extras en la lista anterior. Cada coma corresponde a una columna de Report Designer. En este ejemplo, las celdas se asociarán de la siguiente manera: Columna de Report Designer Celda de la hoja de cálculo A B C D E F A12 A13 - B23 - C118 Después de codificar las direcciones de las celdas de la hoja de cálculo en un formato de filas, trate de no insertar o eliminar las filas o columnas en la hoja de cálculo externa. Si lo hace, las referencias de celdas de la hoja de cálculo cambiarán y sus enlaces de Report Designer serán incorrectos. N o ta Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el período actual Use uno de los siguientes métodos para enlazar las hojas de cálculo que cubren varios períodos de informes: z Compensación del período de columna (CPO) z Compensación del período de fila (RPO) Compensación del período de columna (CPO) Si la hoja de cálculo con la que está haciendo el enlace tiene varias columnas que representan períodos distintos (como una hoja de cálculo con una proyección presupuestaria de 12 meses), puede utilizar el código /CPO (Compensación del período de columna). Esto le comunica a Report Designer que asocie los períodos contables en la disposición de columnas con las columnas apropiadas en la hoja de cálculo. También puede utilizar este código con el método de enlaces de la hoja de cálculo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 127 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Para utilizar el código /CPO, introduzca la dirección de la celda que señale a una columna a la izquierda del primer período (columna) en la hoja de cálculo para dicha fila; luego, agregue el código /CPO al final de la dirección de la celda. Ejemplo de enlace a varias columnas con el código CPO La hoja de cálculo que se muestra en Figura 4-9 se utiliza para enlazar un formato de fila en Figura 4-10 para crear un informe de beneficio bruto por unidad. Esta hoja de cálculo cuenta con estadísticas mensuales en las columnas B a la M. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 A Fa brika m Works, Inc. Units Sold Units Sold Denver Wholesa le Reta il Sa n Fra ncisco Wholesa le Reta il Tota l Units B C D E F G H I J K L M N JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC TOTAL 9,000 23,000 9,500 24,250 11,475 25,000 9,690 24,735 11,705 25,500 9,884 25,230 11,939 26,010 10,081 25,734 12,177 26,530 10,283 26,249 12,421 27,061 10,489 26,774 128,644 306,073 11,000 25,000 68,000 10,970 27,589 72,309 11,248 28,973 76,696 11,189 28,141 73,755 11,473 29,552 78,230 11,413 28,704 75,230 11,702 30,144 79,795 11,641 29,278 76,735 11,936 30,746 81,390 11,874 29,863 78,270 12,175 31,361 83,018 12,112 30,460 79,835 138,735 349,811 923,263 9,000 23,000 18,500 47,250 29,975 72,250 39,665 51,370 61,253 73,192 83,273 95,451 105,734 118,155 128,644 96,985 122,485 147,715 173,725 199,459 225,989 252,238 279,299 306,073 128,644 306,073 11,000 21,970 33,218 25,000 52,589 81,562 68,000 140,309 217,005 44,407 55,880 67,294 78,996 90,637 102,574 114,448 126,623 138,735 109,703 139,255 167,959 198,102 227,380 258,126 287,990 319,351 349,811 290,760 368,990 444,220 524,015 600,750 682,140 760,410 843,428 923,263 138,735 349,811 923,263 Yea r to Da te Units Sold Denver Wholesa le Reta il Sa n Fra ncisco Wholesa le Reta il Tota l Units Figura 4-9: Hoja de cálculo con estadísticas mensuales La fila 430 en Figura 4-10 muestra cómo utilizar el código /CPO para enlazar las columnas de la hoja de cálculo. Figura 4-10: Código CPO en el formato de filas Cuando genere un informe para el período 1, Report Designer utiliza los valores de la columna B de la hoja de cálculo (Enero); para el período 2, los valores en la columna C de la hoja de cálculo (Febrero), y así sucesivamente. Tenga en cuenta que todas las celdas con referencia (A7, A6, etc.) son una columna a la izquierda de los importes reales que desea introducir en el informe. N o ta Si hace referencia a más de una celda de la hoja de cálculo, el código /CPO (o /RPO descrito a continuación) se desplegará solamente una vez al final de la lista de celdas de la hoja de cálculo. Consulte la fila 430 en Figura 4-10 como ejemplo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 128 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Compensación del período de fila (RPO) Si la hoja de cálculo a la que se está enlazando tiene varias filas que representan períodos distintos, puede utilizar el código /RPO para asociar los períodos contables de la disposición de columnas con las filas correspondientes de la hoja de cálculo. También puede utilizar este código con el método de enlaces de la hoja de cálculo. Para utilizar el código /RPO, introduzca la dirección de la celda que señale a una fila sobre el primer período (fila) de una columna en particular de la hoja de cálculo; luego, agregue el código /RPO al final de la dirección de la celda. Uso de múltiples columnas WKS Si utiliza el código /CPO o /RPO y especifica varias columnas WKS en la disposición de columnas, Report Designer asocia la columna de la hoja de cálculo externa con cada columna WKS. En este caso, debe colocar un valor en la celda del período de cada columna WKS de FRx. También puede utilizar un período específico (como 6) o un período relativo (como B+2). Para obtener más información sobre la adición de valores a una celda del período, consulte “Código de período” en la página 155. Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada Puede incluir las referencias de celdas de la hoja de cálculo en la columna Enlazar a Libro mayor del formato de filas si: z Necesita importar solamente cantidades limitadas de datos de la hoja de cálculo desde una sola fila z No necesita utilizar un árbol de informes Para incluir las direcciones de una hoja de cálculo en el mismo enlace que sus códigos de libro mayor, debe cambiar el tipo de enlace en primer lugar. Para cambiar el tipo de enlace 1 En el menú Enlace de la hoja de cálculo de formato de fila, seleccione Abrir ventana de enlaces o haga clic en el icono Formulario de enlaces de la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo Enlaces. 2 En el cuadro Tipo de enlace, cambie el libro mayor a LM + Hoja de cálculo. 3 Acepte el nombre predeterminado de Report Designer en el cuadro de Nombre de enlace o si desea utilizar su propio sistema de enlaces, introduzca un nuevo nombre. 4 En el cuadro Nombre de archivo, haga clic en la flecha. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 129 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas 5 En el cuadro de diálogo Archivo de la hoja de cálculo, seleccione la hoja de cálculo que desee usar y haga clic en Abrir. 6 Para especificar una hoja de cálculo concreta, seleccione una de las siguientes opciones: Para Haga Especificar una hoja de cálculo de un libro de trabajo de Microsoft Excel Escriba el nombre del libro de trabajo entre corchetes seguido del nombre de la hoja de cálculo, por ejemplo: [COMPBUDG.XLS]DENVER Especificar una hoja dentro de una hoja de cálculo de Lotus 12-3 WK1 Escriba el nombre de la hoja de cálculo entre corchetes seguido de la letra de la hoja. Nota: Report Designer importa únicamente la primera hoja de la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 WK3. Para seleccionar una hoja distinta, guarde la hoja como un archivo WK3 distinto. Si entra en un archivo sin seguir la ruta de acceso total, Report Designer usa la ruta preconfigurada definida en el directorio IO_Data que se encuentra en el cuadro de diálogo Información de compañía. El nombre de archivo aparece de forma predeterminada en la descripción del encabezado Enlace a LM + Hoja de cálculo. 7 En el cuadro Descripción opcional, puede introducir si desea una descripción para el enlace. 8 Haga clic en Guardar. 9 Haga clic en Cerrar. Introducción de las direcciones de celdas de la hoja de cálculo Introduzca las direcciones de celdas de la hoja de cálculo en la columna Enlace a LM + Hoja de cálculo con el indicador de fórmula @WKS(x=) de la hoja de cálculo, por ejemplo: @WKS (B=A12,C=A13,D=A14) El formato de filasque se muestra en Figura 4-10 en la página 128 ilustra cómo utilizar el enlace de una hoja de cálculo combinada. z La fila 370 calcula las ganancias brutas. z La fila 430 importa el total de unidades vendidas de la hoja de cálculo que se indicó anteriormente. z La fila 490 calcula las ganancias brutas por unidad vendida si divide la fila 370 entre la fila 430. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 130 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Convenciones de formatos Tenga en cuenta las siguientes reglas cuando utilice el método de enlace combinado: z Especifique siempre el nombre de la hoja de cálculo en el enlace del formato de filas. z Inicie siempre la referencia de celda con el indicador @WKS de hoja de cálculo; esto le indica a Report Designer que se trata de una referencia para una hoja de cálculo externa y no de una cuenta del libro mayor. z Incluya siempre la referencia de la celda entre paréntesis ( ). z Introduzca la letra de la columna específica de Report Designer antes de la dirección de la celda, para asegurar la ubicación apropiada de los datos en su informe. z Si no utiliza comas o referencias de columnas en la fórmula, Report Designer utiliza el método de valores y coloca los datos de la hoja de cálculo en las columnas consecutivas GL o WKS. Se ignora cualquier columna de texto o cálculo. La siguiente tabla describe qué método de referencia utiliza cada formato. Para este método de referencia Utilice este formato Directo @WKS (B=B5) @WKS (B=B5, C=C5, D=D5) @WKS (B=B5 C=C5 D=D5) Colocación de columna directa @WKS (B5, C5, D5) (Método de coma) (La técnica de comas obtiene datos en las primeras tres columnas de Report Designer) Método de valores @WKS (B5 C5 D5) Tabla 4-1: Convenciones de formato en las ventanas de disposiciones de columnas Algunos ejemplos de formatos incorrectos incluyen: Formatos incorrectos Razón del error B=B5 Falta @WKS; cambie el formato a @WKS (B=B5). @WKS B=B5 Falta el paréntesis; cambie el formato a @WKS (B=B5). Tabla 4-2: Ejemplos de formatos incorrectos en la disposición de columnas Para obtener más información sobre los métodos de ubicación de columna, vea “Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual” en la página 126. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 131 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo Si tiene grandes cantidades de datos de hoja de cálculo en múltiples hojas de cálculo para diferentes unidades de su compañía, cree una columna con un enlace separado que contenga solamente las direcciones de celdas de la hoja de cálculo. Este método (descrito en la siguiente sección) requiere que utilice un árbol de informes. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Definición de tipos de enlaces z Introducción de las direcciones de celdas de la hoja de cálculo z Identificación de la hoja de cálculo en el árbol de informes z Configuración de ID del catálogo Definición de tipos de enlaces Este método requiere crear una nueva columna de enlaces en el formato de filas. Para definir un enlace de hoja de cálculo separado 1 En el menú Enlace de la hoja de cálculo de formato de fila, seleccione Abrir ventana de enlaces o haga clic en el icono Formulario de enlaces para acceder al cuadro de diálogo Enlaces. 2 Haga clic en Nuevo para crear un nuevo enlace. 3 En el cuadro Tipo de enlace, cambie Libro mayor a Hoja de cálculo externa. 4 Acepte el nombre predeterminado que le ofrece Report Designer en el cuadro de Nombre de enlace, o si desea utilizar su propio sistema de nombres de enlaces, introduzca otro nombre. 5 En el cuadro Descripción opcional, puede introducir si desea una descripción para el enlace. Esta descripción aparece en la columna de Enlaces del formato de filas y en la columna Enlace ext del árbol de informes. 6 Haga clic en Guardar. 7 Haga clic en Cerrar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 132 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Introducción de las direcciones de celdas de la hoja de cálculo Los pasos para introducir las direcciones de celdas de la hoja de cálculo para un enlace separado son los mismos que se describen en la sección de “Introducción de las direcciones de celdas de la hoja de cálculo” en la página 130 con una excepción. Cuando utilice una columna Enlazar con hoja de cálculo, no necesitará introducir @WKS antes de las referencias de celdas ya que la columna se refiere a la hoja de cálculo solamente. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 133 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas Ejemplo de enlace a hoja de cálculo separada Las hojas de cálculo de previsión de presupuesto para San Francisco, Denver y la sede corporativa que se muestra en Figura 4-11, Figura 4-12 y Figura 4-13 están enlazadas al formato de filas en Figura 4-14 para notificar los gastos totales de compensaciones. A B C D E F G H I J K L M N 1 Fabrikam Works, Inc. 2 Budget Forecast: San Francisco 3 4 5 Sales 6 Sales Returns Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 202,941 207,000 211,140 215,363 219,670 224,063 228,545 233,115 237,778 242,533 247,384 252,332 (3,521) (3,591) (3,663) (3,737) (3,811) (3,887) (3,965) (4,045) (4,125) (4,208) (4,292) Total (4,378) 2,721,864 (47,223) 7 Sales Discounts (11,737) (11,972) (12,211) (12,455) (12,705) (12,959) (13,218) (13,482) (13,752) (14,027) (14,307) (14,593) 8 Total Sales 187,683 191,437 195,265 199,171 203,154 207,217 211,362 215,589 219,901 224,299 228,785 233,360 2,517,223 (157,418) 116,500 118,830 121,207 123,631 126,103 128,625 131,198 133,822 136,498 139,228 142,013 144,853 1,562,508 71,183 72,607 74,059 75,540 77,051 78,592 80,164 81,767 83,402 85,070 86,772 88,507 954,714 13 Salary Expense 30,910 31,528 30,000 30,000 30,000 30,000 30,000 30,000 31,000 31,000 31,000 31,000 366,438 14 Commissions Expense 11,524 11,754 10,000 10,000 10,000 10,000 10,000 10,000 11,000 11,000 11,000 11,000 127,278 15 Total Compensation 42,434 43,282 40,000 40,000 40,000 40,000 40,000 40,000 42,000 42,000 42,000 42,000 493,716 9 10 Cost of Goods Sold 11 Gross Profit 12 16 17 Depreciation 2,500 2,550 2,601 2,653 2,706 2,760 2,815 2,872 2,929 2,988 3,047 3,108 33,529 18 Office Expense 1,841 1,878 1,915 1,954 1,993 2,033 2,073 2,115 2,157 2,200 2,244 2,289 24,692 315 321 328 334 341 348 355 362 369 376 384 392 19 Supplies 20 Maintainence 4,225 620 632 645 658 671 685 698 712 726 741 756 771 8,315 21 Rent 4,500 4,590 4,682 4,775 4,871 4,968 5,068 5,169 5,272 5,378 5,485 5,595 60,353 22 Travel 4,075 4,157 4,240 4,324 4,411 4,499 4,589 4,681 4,775 4,870 4,967 5,067 54,655 23 Advertising 3,359 3,426 3,495 3,565 3,636 3,709 3,783 3,858 3,936 4,014 4,095 4,176 45,052 24 Total Other G&A 17,210 17,554 17,906 18,263 18,629 19,002 19,381 19,769 20,164 20,567 20,978 21,398 230,821 11,539 11,770 12,005 12,245 12,490 12,740 12,995 13,255 13,520 13,790 14,066 14,347 143,223 L M 25 26 Before Tax Income Figura 4-11: Previsión de presupuesto de San Francisco A B C D E F G H I J K N 1 Fabrikam Works, Inc. 2 Budget Forecast: Denver 3 4 Jan 5 Sales Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Total 230008 234608 239300 244086 248968 253947 259026 264207 269491 274881 280378 285986 -3850 -3927 -4006 -4086 -4167 -4251 -4336 -4422 -4511 -4601 -4693 -4787 7 Sales Discounts -12832 -13089 -13350 -13617 -13890 -14168 -14451 -14740 -15035 -15335 -15642 -15955 -172104 8 Total Sales 213326 217593 221944 226383 230911 235529 240240 245045 249945 254944 260043 265244 2861147 123700 126174 128697 131271 133897 136575 139306 142092 144934 147833 150790 153805 1659075 89626 91419 93247 95112 97014 98954 100934 102953 105011 107111 109253 111439 1202073 6 Sales Returns 3084886 -51637 9 10 Cost of Goods Sold 11 Gross Profit 12 13 Salary Expense 35800 36516 35000 35000 35000 35000 35000 36000 36000 36000 36000 36000 427316 14 Commissions Expense 13972 14251 12000 12000 12000 12000 12000 13000 13000 13000 13000 13000 153223 15 Total Compensation 580539 49772 50767 47000 47000 47000 47000 47000 49000 49000 49000 49000 49000 17 Depreciation 2355 2402 2450 2499 2549 2600 2652 2705 2759 2814 2871 2928 31584 18 Office Expense 1782 1818 1854 1891 1929 1967 2007 2047 2088 2130 2172 2216 23901 350 357 364 371 379 386 394 402 410 418 427 435 16 19 Supplies 20 Maintenance 21 Rent 22 Travel 561 572 584 595 607 619 632 644 657 670 684 7375 4769 4864 4961 5060 5162 5265 5370 5478 5587 5699 5813 62703 3700 23 Advertising 24 Total Other G&A 4693 550 4675 3774 3849 3926 4005 4085 4167 4250 4335 4422 4510 4600 49623 3666 3739 3814 3890 3968 4048 4129 4211 4295 4381 4469 4558 49168 17078 17420 17767 18122 18485 18855 19233 19617 20009 20409 20818 21234 229047 22776 23231 23696 24170 24653 25146 25649 26162 26686 27219 27764 28320 305472 J K L 25 26 Before Tax Income Figura 4-12: Previsión de presupuesto de Denver A B C D E F G H I M N 1 Fabrikam Works, Inc. 2 Budget Forecast: Headquarters 3 4 JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC TOTAL 5 Officers' Comp 25,000 25,250 25,503 25,758 26,015 26,275 26,538 26,803 27,071 27,342 27,616 27,892 317,063 2,000 2,020 2,040 2,061 2,081 2,102 2,123 2,144 2,166 2,187 2,209 2,231 25,364 6 7 Other G&A Expense 8 9 Interest Income 10 Interest Expense 11 Total Other Inc/(Exp) 228 230 233 235 237 240 242 244 247 249 252 1,125 1,136 1,148 1,159 1,171 1,182 1,194 1,206 1,218 1,230 1,243 (897) (906) (915) (924) (934) (942) (952) (962) (971) (981) (991) (27,897) (28,176) (28,458) (28,742) (29,030) (29,320) (29,613) (29,909) (30,208) (30,511) (30,816) 24,000 25,000 25,000 25,000 27,000 27,000 27,000 29,000 29,000 29,000 30,000 (28,944) (29,233) (29,526) (29,821) (30,119) (30,420) (30,725) (31,032) (31,342) (31,656) (31,972) 254 2,891 1,255 14,267 (1,001) (11,376) 12 13 Net Inc Before Tax (31,124) (353,804) 14 15 Income Tax Expense 30,000 327,000 16 17 Net Income/(Loss) (32,292) (367,082) Figura 4-13: Previsión de presupuesto de la sede corporativa Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 134 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas La Figura 4-14 muestra el formato de filas enlazado con las hojas de cálculo de San Francisco, Denver, y Corporate (sede corporativa). Figura 4-14: Formato de filas enlazado con hojas de cálculo de San Francisco, Denver y sede corporativa En este formato de filas, la columna I se enlaza con las hojas de cálculo de San Francisco y Denver; y la columna J se enlaza con la hoja de cálculo Corporate. En las figuras anteriores, la fila 370 (Compensation Expense (Gastos de compensación)) del formato de filas se enlaza con la fila 15 (Total Comp) de las hojas de cálculo de San Francisco y Denver y con la fila 5 (Officers’ Comp) de la hoja de cálculo de Corporate. Solamente se requiere una columna de enlaces en las hojas de cálculo de San Francisco y Denver, ya que éstas tienen disposiciones idénticas. Se necesita una columna de enlace separada para la hoja de cálculo Corporate ya que tiene una disposición diferente. Identificación de la hoja de cálculo en el árbol de informes Una vez que haya creado una columna Enlazar con hoja de cálculo en el formato de filas y haya especificado las celdas que se deben incluir en el informe, deberá identificar la columna enlazada y la hoja de cálculo externa en el árbol de informes. Una hoja de cálculo externa puede ser importada en cualquier unidad del árbol. Para identificar el enlace de la hoja de cálculo en el árbol de informes 1 En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para acceder al cuadro de diálogo Abrir árbol. 2 En el cuadro de diálogo Abrir árbol, seleccione el árbol de informes que desee editar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 135 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas 3 Haga clic sobre la unidad de informe que vaya a importar los datos de la hoja de cálculo y luego pulse F8 (o haga clic en Formulario de árbol de la barra de herramientas) para abrir el cuadro de diálogo Unidades de informe. 4 En Formatos de filas y enlaces opcionales, haga clic en la flecha Nombre fmto. de filas para acceder al cuadro de diálogo Elegir formato de filas. 5 En el cuadro de diálogo Elegir formato de filas, seleccione el formato de filas con la información del enlace de la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en la flecha Enlace a Wks para acceder al cuadro de diálogo Enlaces de:. 7 Seleccione el enlace a la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 136 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas 8 Haga clic en Nombre de archivo Wks para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un archivo de importación. 9 En el cuadro de diálogo Seleccione un archivo de importación, introduzca o seleccione la hoja de cálculo que se va a importar en esta unidad y haga clic en Abrir. 10 Para especificar una hoja de cálculo concreta, seleccione una de las siguientes opciones: Para Haga Especificar una hoja de cálculo de un libro de trabajo de Microsoft Excel Escriba el nombre del libro de trabajo entre corchetes seguido del nombre de la hoja de cálculo, por ejemplo: [COMPBUDG.XLS]DENVER Especificar una hoja dentro de una hoja de cálculo de Lotus 12-3 WK1 Escriba el nombre de la hoja de cálculo entre corchetes seguido de la letra de la hoja. Nota: Report Designer importa únicamente la primera hoja de la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 WK3. Para seleccionar una hoja distinta, guarde la hoja como un archivo WK3 distinto. Si entra en un archivo sin seguir la ruta de acceso total, Report Designer usa la ruta preconfigurada definida en el directorio IO_Data que se encuentra en el cuadro de diálogo Información de compañía. El nombre de archivo aparece en forma predeterminada en la descripción del encabezado Enlace a LM + Hoja de cálculo. 11 Repita los pasos del 3 al 10 para cada unidad de informe donde desee recibir datos de la hoja de cálculo. Asegúrese de que los nombres de las hojas de cálculo se introduzcan en la unidad correspondiente del árbol de informes para evitar la importación de datos incorrectos en su informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 137 Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas 12 En el cuadro de diálogo Unidades de informe, haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y volver a la ventana del árbol de informes. Nota: Recuerde que debe especificar un formato de filas para cada unidad de informe. Las hojas de cálculo se indican en las columnas Archivo externo (T) y Enlace externo (W) del árbol de informe. Configuración de ID del catálogo Una vez que haya creado el árbol de informes, estará listo para configurar y generar su informe. Para configurar el ID de catálogo N o ta 1 En el Panel de control de FRx, abra el Catálogo de informes. 2 En la ventana del catálogo de Informes, seleccione la casilla de verificación Usar formato de fila y enlaces de la hoja de cálculo del árbol de informe (en la sección Formato de filas). Esto le indica a Report Designer que deberá extraer los formatos de filas (y los nombres de archivos de las hojas de cálculo) del árbol de informes. 3 Genere el informe. Si no especifica un formato de filas para cada unidad de informes en el árbol, Report Designer utilizará el formato de filas identificado (el cual aparece atenuado en el cuadro Formato de filas) para las unidades predeterminadas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 138 Creación de disposiciones de columnas Capítulo 5 Abrir la ventana Disposición de columnas . . . . . . . . . . . . . . 140 Funciones de los menús de disposición de columnas . . 141 Adición de encabezados de columna . . . . . . . . . . . . . . . 144 Adición de detalles de columnas . . . . . . . . . . . . . . 149 Informes de detalles de transacciones. . . . . . . . . . . 177 Creación de informes tabulados . . . . . . . . . . . . . . 180 La disposición de columnas se utiliza para definir el contenido de las columnas de los informes, los cálculos específicos para las columnas y los encabezados de las columnas del informe. La información de la disposición de columnas se combina con la del formato de filas (y, en forma opcional, con la información del árbol de informes) que se especifica y almacena en el catálogo de informes. Puede combinar cada disposición de columnas que cree con uno o más formatos de filas. Una disposición de columnas puede incluir un máximo de 255 columnas individuales que pueden contener texto descriptivo, datos y cálculos de libro mayor o de una hoja de cálculo. FRx® Report Designer emplea la misma técnica de hoja de cálculo en la disposición de columnas que en el formato de filas. Introduzca las columnas a través de la página como desee que aparezcan en sus informes. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 139 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Abrir la ventana Disposición de columnas Abrir la ventana Disposición de columnas Puede crear una nueva disposición de columnas y diseñarla desde el comienzo, o bien abrir una disposición de columnas existente (por ejemplo, una que haya creado previamente o que haya creado con los datos de muestra) y modificar la información en la columna con el fin de crear una disposición de columnas nueva. Report Designer admite hasta 255 columnas con un formato de columna. Por ejemplo, las columnas de la A a la Z están seguidas de las columnas de la AA a la AZ, y así sucesivamente. Para iniciar una nueva disposición de columnas 1 En el menú Archivo, seleccione Nuevo y a continuación haga clic en Columna para acceder a una ventana de Disposición de columnas en blanco. Para abrir una disposición de columnas ya existente 1 En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Disposición de columnas para ver una lista de las disposiciones de columnas disponibles en el cuadro de diálogo Abrir columna. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 140 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Funciones de los menús de disposición de columnas 2 Haga doble clic en una disposición de columna para acceder a la ventana Disposición de columna. La disposición de columna seleccionada se muestra en la ventana. Funciones de los menús de disposición de columnas En la ventana Disposición de columnas, los menús Archivo y Editar proporcionan funciones adicionales. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: N o ta z Menú Archivo z Las opciones que son específicas a las disposiciones de columnas se definen en la siguiente tabla. Los menús que se describen en este capítulo son específicos para la ventana Disposición de columnas. Para obtener más información sobre los menús que aparecen en todas las ventanas principales de Report Designer, vea el apartado “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 141 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Funciones de los menús de disposición de columnas Menú Archivo El menú Archivo de la ventana Disposición de columnas es como sigue: Figura 5-1: Menú Archivo de la disposición de columnas Las opciones que son específicas a las disposiciones de columnas se definen en la siguiente tabla. Comandos del menú Archivo Descripción Cambiar nombre Cambia el nombre y la descripción de la columna. Eliminar Elimina una fila, una columna o un árbol. Imprimir disposición de columnas Imprime la disposición de columnas. Tabla 5-1: Opciones del menú para la disposición de columnas Figura 5-2: Menú Editar de la disposición de columnas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 142 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Funciones de los menús de disposición de columnas Las opciones que son específicas a las disposiciones de columnas se definen en la siguiente tabla. Comando del menú Editar Descripción Descripción Se utiliza para editar la descripción de una disposición de columnas. Puede utilizar letras en mayúsculas o minúsculas, números y espacios. Los cuadros Nombre y Grupo de especificaciones son cuadros de sólo despliegue. No puede acceder a ellos ni cambiarlos. Nota: Debe guardar la disposición de columnas para conservar el cambio en la descripción. Eliminar columna Elimina una o más columnas según se describe en los pasos que siguen a esta tabla. Insertar columna Inserta una o más columnas según se describe en los pasos que siguen a esta tabla. Selección Abre un cuadro de diálogo específico para cada cuadro que contiene valores válidos. Para desplegar la lista Zoom, haga clic en la flecha de la celda o utilice el teclado, coloque el puntero del mouse en la celda y pulse F3. Tabla 5-2: Opciones del menú Editar de la disposición de columnas Eliminar columna Para eliminar una o más columnas, realice las siguientes operaciones: 1 Seleccione el cuadro gris del encabezado de la columna que desee borrar. 2 Seleccione Eliminar columna. Para eliminar una o más columnas consecutivas, resáltelas y luego seleccione el comando Eliminar columna. Aparecerá una ventana solicitando que confirme la eliminación. Insertar columna Para insertar una o más columnas, realice las siguientes operaciones: 1 Seleccione el cuadro gris encima de la columna después de la cual desee insertar una nueva columna. 2 Seleccione Insertar columna. Para insertar más de una columna, resalte la cantidad de columnas que desee insertar y luego seleccione el comando Insertar columna. Report Designer añadirá las columnas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 143 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de encabezados de columna Adición de encabezados de columna Utilice la parte Encabezados de columnas de la ventana Disposición de columnas para introducir los encabezados que correspondan a tal columna. Introduzca cada encabezado de columna exactamente como desea que aparezca en la parte superior de la columna en el informe impreso. Report Designer centra y subraya de forma predeterminada la descripción sobre la columna. El ancho predeterminado de la columna descripción es de 30 caracteres, mientras que el ancho predeterminado de una columna importe, incluyendo céntimos, comas y paréntesis, es de 14 caracteres. Para dar cabida a un encabezado largo, Report Designer permite un máximo de 20 filas de encabezados de columnas. Los encabezados de columna son distintos e independientes de los encabezados del informe definidos en la ventana Catálogo de informes. Los encabezados de columna se aplican a cada columna de datos del informe. Los encabezados del informe se aplican al informe completo. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de encabezados comunes z Creación de encabezados dinámicos (condicionales) Creación de encabezados comunes Haga doble clic en una celda en la fila Encabezados de columnas para acceder al cuadro de diálogo Opciones de encabezado (que se muestra en la Figura 5-3) y luego defina los encabezados de columna. Figura 5-3: Cuadro de diálogo Opciones de encabezado Cuando utilice el cuadro de diálogo Opciones de encabezado, verá las siguientes selecciones. z Texto de celda Introduzca el texto en este cuadro o haga clic en Insertar código para seleccionar los códigos especiales. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 144 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de encabezados de columna z Insertar código Use uno de los siguientes códigos que se muestran en Tabla 5-3 para especificar la información variable (como la fecha o número de período) en cualquier encabezado.También puede combinar más de un código de variable en la misma celda. Debido a que los códigos dependen de la información de calendario de la sección Detalles de columnas, los códigos sólo funcionan en las columnas GL, CALC y WKS. Cuando utiliza estos códigos para las columnas CALC, debe completar los cambios Año base o Período. Opción de encabezado Descripción @Month Este código imprime el nombre del mes actual en el encabezado. El nombre aparece con la primera letra en mayúscula y las demás en minúsculas a menos que introduzca el código de otra manera, como por ejemplo: @MONTH, en cuyo caso el mes aparecerá con todas las letras en mayúsculas. El nombre del mes se abrevia a tres caracteres en el informe si elige redondear los importes a miles, millones o billones, o bien si asigna a la columna un ancho inferior a nueve caracteres. En caso contrario, el mes se muestra de forma predeterminada en el formato de nombre completo. @PER Este código imprime la forma numérica del período fiscal identificado para esa columna. Si la columna abarca múltiples períodos, se imprimirá el último período del rango. @PERDESC Este código imprime la descripción del período fiscal identificado en el libro mayor. @YR Este código imprime el año fiscal de la columna en forma numérica. @EDATE Este código imprime la fecha final de la columna en el formato de fecha corta especificado en el cuadro Formato de importe y de fecha del cuadro de diálogo Información de la compañía. Si desea obtener más información sobre cómo configurar el formato de fecha corta, consulte “Introducción y edición de la información de compañía” en la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Tabla 5-3: Códigos de encabezados de columna Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 145 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de encabezados de columna Opción de encabezado Descripción @SDATE Este código imprime la fecha inicial de la columna en el formato de fecha corta especificado en el cuadro Formato de importe y de fecha del cuadro de diálogo Información de la compañía. Si desea obtener más información sobre cómo configurar el formato de fecha corta, consulte “Introducción y edición de la información de compañía” en Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. @MON Este código imprime el mes abreviado para el período fiscal seleccionado. La abreviatura puede aparecer en letras mayúsculas o minúsculas; simplemente modifique el código para reflejar la combinación de letras mayúsculas y minúsculas que desee utilizar. Por ejemplo, si genera un informe para el período fiscal que termina en febrero y utiliza @MON como encabezado de columna, el título será FEB; si utiliza @Mon, el título será Feb. Tabla 5-3: Códigos de encabezados de columna (continúa) z Estilos de fuente Use este cuadro para aplicar un estilo de fuente diferente al encabezado de columna. Si desea obtener más información sobre el formato de estilos de fuentes, consulte “Estilos de fuente” en la página 270 del Capítulo 7. z Op. de formato Utilice esta opción para subrayar el texto o añadir un cuadro alrededor del texto del encabezado. z Expandir desde/a Utilice estos cuadros para definir las columnas sobre las que desea centrar el texto. Introduzca la letra de la columna inicial en el cuadro Expandir desde y la letra de la columna final en el cuadro A. Report Designer centrará el texto sobre este rango de columnas. z Justificación Use estas opciones para alinear los encabezados en la columna o extenderlos. Para crear encabezados de columnas 1 Haga doble clic en la celda sobre la columna que desea describir para acceder al cuadro de diálogo Opciones de encabezado. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 146 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de encabezados de columna 2 En el cuadro Texto de celda, realice una de las siguientes operaciones: z Escriba el texto. z Haga clic en Insertar código y seleccione el código adecuado. Consulte la Tabla 5-3 en la página 145 para obtener descripciones de código detalladas. 3 Haga clic en la flecha del cuadro Estilos de fuente y luego haga doble clic en el estilo de la fuente que desee utilizar en el encabezado de la columna. 4 Para aplicar estilos de fuentes en distintas columnas (por ejemplo, de las columnas B a la G), realice las siguientes operaciones: z Seleccione las filas de encabezados de columnas. z A continuación, en la barra de herramientas de la ventana Disposición de columnas, haga clic en el menú desplegable Estilos de fuente de la barra de herramientas. z Seleccione el estilo. 5 En el cuadro Expandir desde, escriba la letra de la columna inicial; y en el cuadro A, escriba la letra de la columna final. Report Designer centrará el texto sobre este rango de columnas. Para utilizar varios códigos de encabezado 1 Haga clic en Insertar código. 2 Seleccione un código de la lista. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Haga clic otra vez en Insertar código y luego seleccione otro código de la lista. Se pueden también combinar los códigos con el texto. Por ejemplo, si introduce Period @PER-@YR from @SDATE to @EDATE, se traducirá en un encabezado impreso que será parecido al siguiente: Período 1-02 de 01.01.97 a 31.01.97 Creación de encabezados dinámicos (condicionales) Es posible crear un informe en el que el encabezado de columna cambie dinámicamente. Por ejemplo, si utiliza las opciones condicionales (P>B, P<B, etc.) podrá diseñar opciones de encabezados que reflejen estos cambios. Por ejemplo, puede introducir A TO BASE para centrar el encabezado de la columna A sobre la columna que corresponde al período base a la hora de generar el informe. A continuación se presentan ejemplos utilizando Y, donde Y es la última columna del archivo de disposición de columnas. z BASE TO Y z BASE+1 to Y Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 147 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de encabezados de columna La disposición de columnas en la Figura 5-4 utiliza una columna de período base para ilustrar los encabezados dinámicos. Figura 5-4: Encabezados dinámicos en la ventana Disposición de columnas Encontrará una descripción de las columnas condicionales en “Control de impresión para columnas condicionales” en la página 166. La siguiente figura muestra estos encabezados dinámicos de la forma en que aparecen en el informe resultante. Fabrikam Works, Inc. Film Works Inc. - All Locations Dynamic Full Year Actual - Forecast For the Month Ending April 30, 2002 Actuals January February March Forecast April May June July August September October November Figura 5-5: Encabezados dinámicos en informe de FRx Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 148 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Adición de detalles de columnas Las filas que quedan de la ventana disposición de columnas se denominan filas de detalles de columnas. Estas filas definen la información de detalles de columnas como: z Tipo de columna (por ejemplo, libro mayor, hoja de cálculo o cálculos) z Código de libro (por ejemplo, real o para presupuesto) z Año fiscal z Período Actual/ADA z Fórmulas de cálculo z Despliegue de moneda z Formato especial y control de impresión z Fechas de inicio y de fin de transacciones Figura 5-6 muestra y describe las filas de Detalles de columnas. Filas de detalles de columna Use para definir cada columna del informe Use estas filas para los tipos de columna de LM Use para fórmulas de cálculo en las columnas Calc Restringe la visualización de datos Opciones de formato especial Restringir la visualización de unidades de informe Formato de moneda Use con libro mayor y unidades de informe Use para restringir los datos de LM Restrinja los datos de LM a fechas específicas Justifica las descripciones de columnas Use para informes OLAP Figura 5-6: Filas de detalles de columna Si prefiere utilizar comandos de teclado en vez del mouse, puede pulsar Alt+Av Pág para desplazarse por las filas de encabezado de columnas hasta las filas de detalles de columnas. Pulse las teclas Alt+Re Pág para pasar de las filas de detalles de columnas a las filas de encabezados. N o ta Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Especificación de los tipos de columna z Definición de las columnas de libro mayor z Adición de fórmulas de cálculo Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 149 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas z Adición de opciones especiales de formato z Adición de restricciones de columna z Selección de una unidad de informe z Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres funciones en la disposición de columnas.Filtros de cuentas z Filtros atributos z Restricción de columnas a fechas específicass z Justificación z Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas Especificación de los tipos de columna La primera fila de detalles de columna sirve para especificar el tipo de columna. Haga doble clic en la celda de la fila de detalles de columna para acceder al cuadro de diálogo Seleccione el tipo de columna que aparece en Figura 5-7, y a continuación, seleccione un tipo de columna. Figura 5-7: Cuadro de diálogo Tipo de columna A continuación se describe cada tipo de columna. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 150 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas z LM Seleccione el código LM para desplegar los datos del libro mayor. Una columna LM también puede mostrar datos de una hoja de cálculo externa cuando utiliza la columna Enlace a LM + Hoja de cálculo o Enlace a hoja de cálculo en el formato de filas. Si selecciona LM, el sistema colocará valores predeterminados en las cuatro celdas siguientes. Figura 5-8: Detalles de columnas para TIPO: LM Puede cambiar estos valores predeterminados según lo necesite. z CALC Seleccione este código para desplegar el resultado de un cálculo sencillo o complejo. Vea “Adición de fórmulas de cálculo” en la página 158. z DESC Seleccione este código para colocar la descripción de las filas que introdujo en el formato de filas. Aunque esta columna es frecuentemente la primera del informe, puede colocarla donde desee. z ROW Seleccione este código para desplegar los números individuales de las filas de la columna Número de fila del formato de filas. z ACCT Seleccione este código para desplegar los códigos contables del libro mayor que se apliquen a cada fila. En los informes de detalles de cuentas y de transacciones, se imprimen los códigos contables completos. En los informes financieros y de alto nivel (que pueden ser una combinación de varias cuentas), se imprime el enlace LM del formato de filas (por ejemplo, 1100 TO 1200). z FILL Seleccione este código para rellenar la celda con el carácter que aparece entre comillas simples. Si no introduce un carácter, Report Designer dejará la columna en blanco. Por ejemplo, para llenar una columna con puntos (...), introduzca FILL ‘.’. WKS Seleccione este código para ver los datos extraídos de una hoja de trabajo externa (por ejemplo, Lotus 1-2-3 o Microsoft® Excel). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 151 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas z A_ATTR Seleccione este código para mostrar el Atributos de cuenta en la columna. El atributo de cuenta debe aplicarse a una cuenta completa única y sus fragmentos que señalan los datos de la cuenta del libro mayor, como ID, Estado o Código postal. Su sistema de contabilidad debe admitir la función Atributos de cuenta. Para obtener más información sobre cómo usar el Atributos de cuenta en el formato de filas, consulte “Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas” en la página 109. Cuando selecciona A_ATTR como el tipo de columna, debe especificar también la Categoría de atributos en la fila de detalle Código de libro/Categoría de atributos de la disposición de columna. z T_ATTR Seleccione este código para mostrar el Atributo de transacción en la columna. Los atributos de transacción pueden incluir datos como el Número de ID del grupo de transacción. La función Atributo de transacción extrae atributos de datos del libro mayor, su sistema de contabilidad debe admitir esta función. Para obtener más información sobre cómo usar el Atributo de transacción en el formato de filas, consulte “Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas” en la página 109. Cuando selecciona T_ATTR como el tipo de columna, debe especificar también la Categoría de atributos en la fila de detalle Código de libro/Categoría de atributos de la disposición de columna. z XBRL_TAG Seleccione este código para ver la etiqueta de elemento XBRL que se ha encontrado en el formato de fila para un informe que se produce como un archivo .frd (XML mejorado de DrillDown Viewer). XBRL_TAG no se pasará de la disposición de columnas al documento de instancias XBRL. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 152 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas z Códigos de detalles de transacciones Utilice los códigos de detalles de transacciones para presentar el detalle apropiado en los informes de ese tipo. Si especifica un valor en la celda de TIPO de columna, podrá crear una disposición de columnas que contendrá una columna aparte para cada tipo de datos de transacción. Estos códigos se utilizan siempre en conjunto con las columnas LM. Debe incluir una columna LM actual y acumulada del año para crear informes de detalles de transacciones. La Figura 5-9 muestra ejemplos de códigos de detalles de transacciones. Figura 5-9: Detalles de transacciones en la ventana Disposición de columnas Los códigos que se visualizan en la ventana de selección TIPO no necesariamente se aplican en todos los sistemas contables. La Guía de introducción a FRx® Report Designer incluye información acerca de los tipos específicos para su sistema contable. Si selecciona un tipo que no es válido para su sistema contable, la columna aparecerá vacía en el informe. Para obtener más información sobre cómo crear informes de detalles de transacciones, consulte “Informes de detalles de transacciones” en la página 177. N o ta Para especificar un tipo de columna 1 En la ventana Disposiciones de columna, haga doble clic en la celda de detalles de columna Tipo de la columna para ver el cuadro de diálogo Seleccione el tipo de columna. 2 Seleccione un tipo de columna. 3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Definición de las columnas de libro mayor Las siguientes cuatro categorías en Detalles de columna definen las columnas de libro mayor (definidas como GL (libro mayor) en la celda TIPO) como se muestra en la Figura 5-10. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 153 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Figura 5-10: Detalle de columna GL (libro mayor) Estas filas de detalle de columnas incluyen: z Código de libro/Categoría de atributo z Año fiscal z Código de período z Período actual/ADA (acumulado del año) Código de libro/Categoría de atributos El detalle de columna Código de libro/Categoría de atributos permite seleccionar las opciones real, presupuesto y no financieros (estadísticos) como se muestra en Figura 5-11. Una disposición de columnas puede contener múltiples columnas contables, presupuestarias y estadísticas para mostrar diferentes períodos (actual o acumulado del año) y cantidades. Figura 5-11: Selecciones del código de libro La lista que aparece refleja las opciones contables, presupuestarias y estadísticas (no financieras) que se han establecido en el libro mayor. Para obtener más información sobre los importes reales y presupuestados disponibles en su libro mayor, consulte Guía de introducción a FRx® Report Designer. Para especificar un código de libro/categoría de atributos 1 En la ventana de Disposición de columnas, haga doble clic en la celda Código de libro/Categoría de atributos de la columna para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar un código de libro. 2 Seleccione un código de libro. 3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 154 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Año fiscal Use el detalle de la columna Año fiscal para especificar un año fiscal. Introduzca BASE para utilizar el año base especificado a la hora de generar el informe. Para usar otros años, especifique el número de años en relación al año base (usando el signo + o -). Report Designer admite hasta 10 años de datos históricos. Por ejemplo, para especificar z el año anterior, introduzca BASE-1 o -1 z el séptimo año anterior, introduzca BASE-7 z el año después del año base, introduzca BASE+1 También puede hacer doble clic en la celda de Año fiscal y seleccionarlo en una lista de opciones como se muestra en la Figura 5-12, aunque es posible que tenga que editar la entrada resultante. Figura 5-12: Opciones de año fiscal Así, si selecciona BASE-#, deberá cambiar el signo # por el número correspondiente de años, antes del año base. Aunque no se recomienda, también puede indicar un año fiscal introduciendo los cuatro dígitos del año. Código de período Introduzca un código de período base para indicar los períodos fiscales que se van a incluir en esta columna. Revise las siguientes opciones de tipos de período que puede utilizar para los detalles de columnas. z Número de período actual Escriba el número de período. Se trata de un método fácil pero hay que usarlo con moderación (por ejemplo, para presentar un informe de 12 períodos que incluya una columna para cada período). z Número de período relativo Para la generación de informes regulares, recomendamos que utilice un período relativo (vea las próximas dos opciones) para no tener que cambiar la disposición de columnas en cada período. Utilice los signos + y - para introducir el número del período en relación al período base (especificado a la hora de generar el informe). Para el período inmediatamente anterior al período base, introduzca BASE-1 ó -1; para los dos períodos anteriores, use BASE-2, etc. Para especificar el período base, use BASE. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 155 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas z Rango de períodos. Introduzca un rango de períodos utilizando TO (el indicador de rangos estándar de Report Designer). Puede utilizarlo con números de período absolutos (por ejemplo, los períodos 3 TO 6) o con períodos relativos (por ejemplo, -3 TO -1). Este último ejemplo especifica un rango de 3 períodos antes del período base hasta 1 período antes del período base. Para incluir el período base en un rango de este tipo, utilice B o BASE para representar la base, (por ejemplo, -3 TO BASE). También puede especificar un rango que abarque el período base (por ejemplo, -3 TO +2). También puede hacer doble clic en la celda de Código de período y seleccionarlo en una lista de opciones como se muestra en la Figura 5-13, aunque es posible que tenga que editar la entrada resultante. Figura 5-13: Opciones de período Por ejemplo, si selecciona BASE-#, deberá cambiar el signo # por el número apropiado de períodos antes del período base. z Informes de detalles de transacciones. Escriba el rango de períodos en esta celda para incluir los detalles de transacciones acumulados del año en una columna (o cualquier rango que no sea el período actual). Vea “Informes de detalles de transacciones” en la página 177. N o ta Aunque puede exceder los límites del año fiscal en cualquiera de las especificaciones del período, Report Designer no permite incluir años dentro de un rango de períodos. Por ejemplo, si especifica los períodos -5 TO BASE (para representar los 6 períodos anteriores) y ejecuta el informe con un período base de 2, el informe no funcionará correctamente. Si lo ejecuta con un período base de 6, el informe se generará correctamente. Para acceder a años diferentes, utilice rangos separados en columnas separadas dentro del mismo informe. Por ejemplo, si el período base es 3, puede utilizar los rangos (-2 TO BASE) y (-5 TO -3), ya que no se cruza el límite de un año dentro de un rango. Si traspasa regularmente los límites del año, evite el uso de rangos, utilice una columna para cada período relativo e imprima el total. Suprima la impresión de las otras columnas en la celda de Control de impresión. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 156 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Período actual/ADA (acumulado del año) Use el detalle de columna Período actual/ADA para ver los importes del período o acumulados del año. Para especificar un importe de período actual/ADA 1 En la ventana Disposición de columnas, haga doble clic en la celda Período actual/ ADA de la columna para acceder al cuadro de diálogo Seleccione el importe para usar. 2 Seleccione una de las siguientes opciones: z CUR, para hacer que la columna refleje la actividad del período actual. Este tipo de columna no incluye los saldos iniciales. z YTD, para hacer que la columna refleje las cantidades acumuladas del año. Este tipo de columna incluye los saldos iniciales. Atención: Si ejecuta un informe al nivel de transacciones con dos columnas YTD, recibirá un mensaje de fuera de balance. La ejecución de dos columnas YTD no es compatible con Report Designer. z CUR/BB, para reflejar el saldo inicial del período especificado. z YTD/BB, para reflejar el saldo inicial del año especificado. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 157 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas 3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. El código CUR hace que esta columna refleje la actividad del período actual. El código YTD/BB hace que esta columna refleje el saldo inicial del año base. El código YTD hace que esta columna refleje las cantidades acumuladas del año. La ventana Disposición de columnas muestra períodos de ejemplo actuales y de acumulado hasta la fecha. Adición de fórmulas de cálculo Cuando las cantidades en una columna son el resultado de un cálculo, debe introducir CALC en la celda TIPO e introducir la fórmula en la celda Fórmula de cálculo de la ventana Disposición de columnas. Puede sumar, restar, multiplicar o dividir columnas. También puede ejecutar cualquier tipo de cálculo complejo y utilizar las sentencias IF/ THEN/ELSE en la fórmula. Sumas y restas Para sumar o restar cantidades de las columnas, especifique la letra de la columna y el signo más (+) y/o menos (-). Por ejemplo: A+B o A-B+C. Puede usar también el separador TO (Hasta) para sumar un rango de columnas consecutivas; por ejemplo: A TO D. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 158 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas La siguiente ventana de disposición de columnas muestra una columna de cálculos y una fórmula. Este ejemplo suma todas las cantidades de las columnas dentro del rango de la columna B a la columna Y, y coloca el total en la columna Z. Figura 5-14: Calcular cantidades en la ventana Disposición de columnas Los cálculos de una columna pueden hacer referencia a cualquier otra columna, incluyendo las columnas posteriores. Report Designer resuelve primero las columnas dependientes. Si una columna hace referencia a otra que, a su vez, hace referencia a la columna actual, se produce un error de referencia circular. Multiplicación y división Para multiplicar y dividir columnas, introduzca las letras de las columnas en el orden en el que se deben calcular, separando cada una con el signo de operación apropiado (* para la multiplicación, / para la división). Por ejemplo, si introduce B*D, Report Designer multiplicará la columna B por la columna D. Es también posible hacer referencia a una celda específica del informe introduciendo la letra de una columna y el número de una fila. Por ejemplo, B100 hace referencia a la columna B, número de fila 100. Se puede dividir la totalidad de una columna entre la cantidad de una celda específica del informe de la misma columna. Por ejemplo, si introduce B/B100, Report Designer dividirá la totalidad de la columna B entre el valor de la columna B, número de fila 100. N o ta Esta operación arrojará un resultado incorrecto si cambia la prioridad de cálculo del informe a Calcular primero las columnas en la ficha Avanzado de Opciones del informe del Catálogo de informes. Utilice una máscara de formato especial para formatear el número como porcentaje. Para obtener más información, vea “Máscara de formato especial” en la página 162. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 159 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Cálculos complejos Un cálculo complejo puede contener cualquier combinación de referencias a celdas, de signos de operación y de valores. Por ejemplo, para calcular un promedio de las columnas A y B, deberá introducir ((A+B)/2). No hay límite al número de paréntesis anidados que puede utilizar, como se muestra en el ejemplo: (A+((B+C/2)+(C*.8)/2))+(F TO H). Multiplicación o división entre la fila base Es posible crear una columna que muestre todos los valores de una columna específica como porcentaje de un número base. Esta característica proporciona una manera de mostrar las relaciones que existen entre las filas, como por ejemplo una fila de porcentaje de ventas o de porcentaje de gastos totales. Para multiplicar o dividir cada fila de una columna en particular entre una fila base, introduzca la columna que va a usar en el cálculo y *BASE o /BASE (por ejemplo, C*BASE o C/BASE). Si utiliza un cálculo de la fila base, asegúrese de que cada formato de filas utilizado con esta disposición de columnas contenga por lo menos una fila con un código de formato CBR (Change Base Row, es decir, cambiar fila base). El código CBR identifica la fila utilizada en el cálculo. Para multiplicar o dividir entre la fila base 1 Abra la ventana Formato de filas relacionada. 2 En la celda Código de Fmt de una fila por encima de las filas que van a utilizar el cálculo, introduzca CBR. 3 En la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados, introduzca el código de fila de la fila base que se va a utilizar como denominador. 4 Regrese a la ventana Disposición de columnas y cree una columna de tipo Calc. 5 En el cuadro Fórmula de cálculo, introduzca la letra de la columna a utilizar en el cálculo, seguida por el operador y la palabra BASE (por ejemplo, escriba B/BASE). De esta manera, cada número de la columna B se dividirá entre el número de la fila base especificada y el porcentaje resultante se colocará en la columna de cálculo. Nota: Utilice una máscara de formato especial para formatear el número como porcentaje. Para obtener más información, vea “Máscara de formato especial” en la página 162. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 160 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Sentencias IF/THEN/ELSE Mediante las sentencias IF/THEN/ELSE cualquier cálculo se puede condicionar a los resultados de cualquier otra columna. Puede remitirse a otras columnas, pero no a una celda de informe en la instrucción IF (SI); por lo tanto, cualquier cálculo se deberá aplicar a la columna completa. Introduzca el cálculo en la sección Fórmula de cálculo de la columna que recibirá los resultados del cálculo. Nota: No puede colocar los resultados de un cálculo en cualquier otra columna; deben estar en la columna que contiene la fórmula. Por ejemplo: la fórmula IF B>100 THEN B ELSE C*1.25 significa que si la cantidad de la columna B es mayor que 100, se debe colocar el valor de la columna B en la columna CALC. Si este valor no es mayor que 100, se multiplica el valor de la columna C por 1,25 y se colocan los resultados en la columna CALC. La sentencia IF (SI) siempre va seguida de una instrucción lógica que se puede evaluar como verdadera o falsa. La fórmula utilizada en las sentencias THEN y ELSE pueden contener referencias a cualquier número de columnas y pueden ser tan complejas como sea necesario, y pueden incluir múltiples cálculos anidados. Por ejemplo: IF (sentencia) THEN H+(G*((C+D+E-F)/.25)) Adición de opciones especiales de formato Las siguientes filas de detalle de columna aplican un formato especial a las columnas seleccionadas. Aunque algunas de las opciones Control de impresión y Restricciones de columna son relevantes sólo para las columnas de LM, la mayoría de las opciones se aplican a todos los tipos de columna. Ancho de columna Utilice esta opción para especificar el número de caracteres para el ancho de esta columna en el informe impreso. El ancho de columna es especialmente importante para las columnas de tipo Importe (CALC, WKS y GL), Desc- y Fill-. Si no se especifica el ancho de columna, Report Designer utiliza los anchos predeterminados de 30 caracteres para las columnas de descripción, 14 caracteres (incluidos céntimos, comas y paréntesis) para las columnas de importe y 10 caracteres para una columna del tipo Fill. Espacios extra antes de la columna Utilice esta opción también para separar grupos de columnas o para agregar algunos espacios antes de la descripción (de esta manera la columna de descripción estará indentada respecto de los títulos justificados a la izquierda del informe). De forma predeterminada, hay dos espacios entre cada columna, como queda definido en la ventana Formato del separador Opciones de informe del Catálogo de informes. Para cambiar el valor predeterminado, introduzca el número de espacios extra que desee colocar antes de una determinada columna. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 161 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Máscara de formato especial Utilice una máscara de formato especial para asignar el formato decimal, monetario y porcentual a las cantidades de columnas. Para asignar una máscara de formato especial a las cantidades de las columnas 1 En la columna que desea asignar la máscara, haga doble clic en la celda Máscara de formato especial en la sección Detalles de columnas para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un formato. 2 Seleccione un formato y haga clic en Aceptar. 3 Haga cualquier modificación necesaria en la máscara de formato especial en la Barra de Edición. Nota: Por ejemplo, una máscara de #,###, redondeará las cantidades a millares. Cuando genere su informe, se usará este formato para esta columna. Si no especifica ningún formato, se utilizará el formato predeterminado identificado en el cuadro Formato de cant & fecha, en el cuadro de diálogo Información de compañía. Si definió formatos especiales en un cálculo de fila y en la columna, el formato de fila sustituye al formato de columna. Para obtener más información sobre máscaras de formato, consulte “Formatos de importes” en el Capítulo 2 de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 162 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Códigos de control de impresión Los códigos de control de impresión permiten ajustar las características de visualización o impresión de la columna. Para seleccionar una opción de impresión, use el siguiente cuadro de diálogo. Figura 5-15: Opciones especiales de control de impresión La siguiente tabla describe cada código de control de impresión habitual: Código de control de impresión NP Descripción Seleccione este código si las cantidades de esta columna forman parte de un cálculo únicamente y no se deben imprimir en el informe. Si utiliza una columna no imprimible en un cálculo, tendrá que remitirse en la fórmula directamente a esa columna para incluirla. Por ejemplo, el siguiente cálculo sí incluye la columna no imprimible C: B+C+D Sin embargo, la columna no imprimible C no se incluye en el siguiente cálculo: B TO D BS Seleccione este código para definir una columna como columna de Balance General que se imprimirá en un informe combinado de balance general/estado de resultados. Ya que se utiliza la misma disposición de columnas tanto para el balance general como para el estado de resultados, este código se necesita para identificar las columnas que serán aplicables en el balance general. Tabla 5-4: Códigos de control de impresión Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 163 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Código de control de impresión XCR Descripción Seleccione este código para crear un presupuesto o un informe comparativo en el que una variante no favorable es siempre negativa (como un déficit en las entradas o gastos superiores a lo previsto), aplique el código XCR a una columna CALC. Seleccione este código para invertir el signo de cantidad de una columna CALC si el saldo normal de una fila dada es un crédito (identificado por una “C” en la columna Saldo Normal del formato de filas). Nota: Asegúrese de codificar las filas apropiadas (en el formato de filas) de la columna Saldo Normal con una “C” para las filas TOT y CAL que normalmente llevarían un saldo acreedor. X0 Seleccione este código para suprimir una columna LM si todas las cantidades son espacios en blanco y ceros. SR Seleccione este código para suprimir el redondeo de una columna. P<B Seleccione este código para ver esta columna únicamente si el período es inferior al período base. P>B Seleccione este código para ver esta columna únicamente si el período es superior al período base. P=B Seleccione este código para ver esta columna únicamente si el período es igual al período base. P<=B Seleccione este código para ver esta columna únicamente si el período es menor o igual al período base. P>=B Seleccione este código para ver esta columna únicamente si el período es mayor o igual al período base. Tabla 5-4: Códigos de control de impresión (continúa) Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 164 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Las figuras que aparecen a continuación proporcionan ejemplos de una disposición de columnas que hace uso del código XCR, de un formato de filas correspondiente con los signos de los valores acreedores invertidos y del informe resultante. El control de impresión XCR invierte el símbolo del cálculo. Vea el informe correspondiente a continuación. Figura 5-16: Invertir el valor de crédito en la ventana Disposición de columnas Fíjese en lo códigos C de la columna Saldo Normal. Esto le indica a Report Designer que debe invertir los signos de las cantidades de las columnas XCR. Figura 5-17: Formato de filas con los créditos invertidos en el saldo normal Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 165 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Fabrikam Works, Inc. Income Statement For the Three Months Ending March 31, 2002 Actual Net Revenue COGS Gross profit Gross Margin % Operating Expenses Salaries and Wages Office Expense Advertising Expense Total Operating Expenses Net Income from Operations Budget $ Variance (Unfavorable) % Variance (Unfavorable) $2,136,207 $1,034,335 $1,101,872 51.58% 1,444,056 644,131 (799,925) (55.39%) 692,151 390,204 301,947 43.62% 32.4% 37.7% (5.3%) 399,824 52,455 48,135 270,851 36,814 39,687 (128,973) (15,641) (8,448) (32.26%) (29.82%) (17.55%) 500,414 347,352 (153,062) (30.59%) $191,737 $42,852 $148,885 77.65% Figura 5-18: Resultado de invertir los valores de crédito en el informe Al exportar un informe a un formato de Excel a través de OLE, no seleccione la opción Exportar fórmulas. Si selecciona esta opción por error, Microsoft Excel no tendrá en cuenta los valores acreedores invertidos y es posible que sus informes sean incorrectos. N o ta Para agregar códigos de Control de impresión 1 Haga doble clic en la celda Control de impresión en la columna para acceder al cuadro de diálogo Seleccione las opciones especiales de control de impresión. 2 Seleccione uno o más códigos relacionados con las características especiales de impresión: Control de impresión para columnas condicionales Cuando utilice las opciones de columnas condicionales, puede mostrar cualquier columna u omitirla si el período fiscal de la columna se encuentra antes o después del período base del informe. Por ejemplo, esta característica permite crear un informe que muestre 12 períodos diferentes en los que las cantidades contables se imprimen para el período base y todos los períodos anteriores. visualización de los importes de presupuesto (o importes previstos desde una hoja de cálculo externa) para todos los períodos futuros. Un informe de este tipo deriva dinámicamente los datos correctos de las cantidades contables o presupuestarias (o de predicción), según el período base para el que se debe generar el informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 166 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Utilice el siguiente cuadro de diálogo para seleccionar una opción de impresión para las columnas condicionales. Figura 5-19: Opciones especiales de control de impresión La siguiente disposición de columnas es un ejemplo de disposición de columnas con selecciones de impresión para las columnas condicionales. Estas columnas sólo se imprimen cuando el período base es 2 o menos. Estas columnas sólo se imprimen cuando el período base es mayor que 2. Figura 5-20: Columnas condicionales en la ventana Disposición de columnas En la Figura 5-20, cuando el período base es 3, los importes reales se imprimen para los períodos del 1 al 3, y los importes de presupuesto (o importes previstos de una hoja de cálculo externa) se imprimen para los períodos 4 a 12. Para configurar un informe condicional 1 Cree una disposición de columnas con dos columnas para cada período. La primera columna contiene las cantidades contables y la segunda contiene las cantidades presupuestarias. 2 Para la columna actual, en la fila Control de impresión, introduzca el operador condicional P<=B. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 167 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas 3 Para la columna actual, en la fila Control de impresión, introduzca el operador condicional P>B. Nota: Cuando una columna queda suprimida por una opción condicional no se incluye ésta en ningún cálculo 4 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Se puede también añadir una columna de totales que sume todos los periodos del año. Sin embargo, si especifica un rango de columnas en el total, Report Designer incluirá sólo las columnas que se despliegan realmente. Adición de restricciones de columna Los siguientes códigos opcionales restringen la visualización de ciertos tipos de datos en una columna. Figura 5-21: Selecciones de restricción de columnas La siguiente tabla describe cada selección de restricción de columna. Código de restricciones de columnas Descripción SU Si introdujo un comando de subrayado simple o doble (-- o ===) en el formato de filas, seleccione SU en una columna para suprimir el subrayado sólo en esa columna. Por ejemplo, es probable que no desee subrayar cantidades que resulten de un cálculo de porcentaje. ST Suprime totales y muestra únicamente detalles en esta columna (por ejemplo, en columnas estadísticas). SD Suprime detalles y muestra únicamente las filas TOT (del formato de filas) en esta columna. DR Restringe las cantidades de la columna a cantidades deudoras. CR Restringe las cantidades de la columna a cantidades acreedoras. Tabla 5-5: Códigos de restricción de columnas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 168 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Código de restricciones de columnas Descripción ADJ Restringe las cantidades de la columna a cantidades de ajustes de períodos (si están disponibles). XAD Restringe las cantidades de la columna para excluir las cantidades de ajustes de períodos (si están disponibles). PT Restringe las cantidades de la columna para incluir las transacciones contabilizadas solamente. UPT Restringe los importes de la columna para incluir únicamente las transacciones no contabilizadas (si están disponibles). Tabla 5-5: Códigos de restricción de columnas (continúa) Para agregar restricciones de columna 1 Haga doble clic en la celda Restricciones de columna. 2 Seleccione un código para las características especiales de impresión. Si es necesario, es posible utilizar varios códigos en una columna. Nota: Cuando se utiliza un código de restricción de columna, se anula cualquier configuración que cause conflicto asignada en el formato de filas. 3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Selección de una unidad de informe Si el tipo de columna es LM (libro mayor), seleccione un código de unidad de árbol en esta celda para restringir la columna a una unidad de informe en particular. Realice la selección utilizando el cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar que se muestra en la Figura 5-22. Figura 5-22: Cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar Esta característica es útil cuando la información es aplicable únicamente a una cierta unidad o cuando desee desplegar las unidades de informe lado a lado, como en los informes departamentales de comparación en paralelo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 169 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Para seleccionar una unidad de informe de una lista: 1 Haga doble clic en la celda Unidad de informe para ver una lista de árboles. 2 Seleccione el árbol que desee utilizar junto con esta disposición de columnas. 3 Cuando aparezca la lista de unidades de informe, seleccione una de ellas de la lista. 4 Vuelva a la ventana de disposición de columnas. La disposición de columnas muestra la utilización de unidades de informe y las restricciones. Nota: Si introduce una unidad de informe en la disposición de columnas, asegúrese de usar el mismo árbol cuando emplee esta disposición de columnas en un informe. Si no lo hace, las unidades del árbol no coincidirán y las columnas aparecerán vacías en el informe. Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres funciones en la disposición de columnas. z Código de moneda z Despliegue de moneda z ID de subtipo de cambio Código de moneda permite restringir una columna a una determinada moneda. Presentación de moneda permite especificar si se debe visualizar el importe en la moneda de origen o si se debe mostrar una cantidad “funcional” convertida en el informe. Utilice el Código de moneda NAT junto con el Código de moneda para imprimir las cantidades en la moneda natural (original). El Código de moneda FUNCT imprime las cantidades convertidas en la moneda funcional (o local) para esa compañía. N o ta Si la conversión de monedas DAX está activa, tanto las listas de selección de Código de moneda y Presentación de moneda muestran los códigos de moneda ISO de tres letras. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 170 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Si el sistema contable admite más de un tipo de cambio por moneda, el código de ID de subtipo de cambio permite que Report Designer lea la información correspondiente del libro mayor. Este código se puede utilizar conjuntamente con un código de presentación de monedas en las columnas LM o en las que tengan el código de conversión TCURX. Código de moneda Para restringir la columna a las transacciones que se crean en una moneda específica 1 Haga doble clic en la celda Código de moneda para abrir el cuadro de diálogo Seleccione el código de moneda. 2 Seleccione una moneda de la lista como se define en el libro mayor. 3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Despliegue de moneda Para mostrar la moneda seleccionada en su formato original o en una cantidad convertida 1 Haga doble clic en la celda Presentación de moneda para acceder el cuadro de diálogo Seleccione el tipo de moneda para presentar. 2 Si es necesario, seleccione una moneda para mostrar la conversión: z NAT para desplegar el importe en la moneda original (natural) z FUNCT para desplegar el importe convertido a la moneda funcional para esta compañía z Otras para desplegar otras moneda de informe (si están disponibles) 3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Ejemplo de combinación de código de moneda con presentación de moneda Por ejemplo, si utiliza el Código de moneda BP con el de Presentación de moneda NAT, en el informe aparecerán los importes en la moneda local o natural. Si utiliza el Código de moneda BP con el de Presentación de moneda FUNCT (o predeterminado), los importes aparecerán convertidos a la moneda local o primaria de informes (por ejemplo, US$). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 171 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Las siguientes combinaciones de Representación de moneda y Código de moneda producen los resultados indicados a continuación en un informe (supone que USD es la moneda funcional): Despliegue de moneda Código de moneda Resultado del informe NAT YEN Y6.000 FUNCT YEN $60* FUNCT en blanco $2.310** NAT USD $2.250 Tabla 5-6: Combinación de representación de moneda y código de moneda con US$ como moneda funcional *El tipo de cambio actual es de aproximadamente 100 yen por dólar. **La representación de moneda FUNCT con código de moneda Blank muestra la suma de las transacciones originadas en USD y YEN, mostrada en US $. ID de subtipo de cambio Si el sistema contable admite más de un tipo de cambio por moneda, el código de ID de subtipo de cambio permite que Report Designer lea la información correspondiente del libro mayor. Este código se puede utilizar conjuntamente con un código de presentación de monedas en las columnas LM o en las que tengan el código de conversión TCURX. Para utilizar un ID de subtipo de cambio de moneda ID en una disposición de columnas LM o TCURX 1 Haga doble clic en la celda Presentación de moneda en una columna LM o TCURX para acceder al cuadro de diálogo Tipo de moneda para presentar. 2 Seleccione un código de moneda de la lista y haga clic en Aceptar. 3 En la celda ID de subtipo de cambio, escriba el ID. 4 Haga clic en Guardar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 172 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Filtros de cuentas Para las columnas de TIPO LM, la celda Filtro de cuentas puede restringir una columna a cuentas específicas del libro mayor. El filtro de cuentas puede contener una o varias cuentas del mismo tamaño exacto que el código de cuentas completo de la compañía actual. Puede utilizar este filtro independientemente de que se utilice o no un árbol. Puede utilizar caracteres comodín (?) en cualquiera o todas las posiciones. Si especifica varias cuentas separe las cuentas con comas: ????-1200-???, ????-1100-??? N o ta Para introducir un filtro de cuentas, haga doble clic para abrir el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM. Luego, introduzca un número de cuenta o haga doble clic para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de libro mayor. Introduzca siempre el mismo número de caracteres que en la máscara contable completa o la columna aparecerá en blanco cuando se ejecute el informe. Uso de filtros de cuentas con unidades de informe La celda Filtro de cuentas se puede usar en lugar de la celda Unidad de informe o en conjunto con la misma, lo cual restringe una columna a una unidad de informe específica. Por ejemplo, la celda Unidad de informe puede restringir la columna a un determinado departamento, como Retail, a diferencia de la celda Filtro de cuentas, que puede restringir las columnas a cuentas específicas (4???-????-001 Sales for Retail) dentro de un departamento. Figura 5-23: Filtros de cuentas en la ventana Disposición de columnas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 173 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Filtros atributos La celda Filtro de atributos trabaja en combinación con los tipos de columna A-ATTR o T_ATTR y las Categorías de atributos. Los atributos trabajan como segmentos contables virtuales y deben ser admitidos por su sistema de contabilidad. Para obtener más información sobre cómo usar atributos de cuenta y atributos de transacción en el formato de filas, vea “Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas” en la página 109. La celda Filtro de atributos restringe los datos en las columnas LM a valores o rangos específicos que se aplican a las categorías de Atributo de cuenta o Atributo de transacción. Cuando usted selecciona A-ATTR o T_ATTR como tipo de columna, y asigna una categoría de atributo en la fila Categoría de atributo, puede usar la celda Filtro de atributo en las columnas LM para restringir las cuentas que no quiere incluir en el informe. La Figura 5-24 muestra el Atributo de cuenta con la categoría Código postal en la columna F. El Filtro de atributo en la columna F tipo LM señala el rango de valores que se debe incluir en el informe. Figura 5-24: Filtros atributos en Disposición de Columnas Restricción de columnas a fechas específicas Las celdas Fecha de inicio y Fecha final restringen los datos en las columnas LM (libro mayor) a fechas específicas. Este método es útil para generar informes de ventas diarios o semanales, para realizar análisis de efectivo y para generar otros informes sensibles a fechas. Puede introducir una fecha utilizando el día del mes o la fecha completa. Día del mes Puede introducir un número de día o un rango de días. El número del día no indica la fecha actual de calendario, sino la cantidad de días después del inicio del período fiscal. Por ejemplo, si un período empieza el 15 de mayo: día 1 = 15 de mayo, día 2 = 16 de mayo, etc. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 174 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Para introducir un solo día: 1 Introduzca el día del período fiscal en la celda Fecha inicial. Por ejemplo: 12 Cuando se utiliza un solo día, se incluyen en la columna sólo las transacciones introducidas en ese día. Por ejemplo, el día definido en el paso anterior incluye sólo el día 12 del período fiscal. Para introducir un rango de días 1 Introduzca en la celda Fecha inicial el día de inicio del rango que abarca el período fiscal. Por ejemplo: 12 2 Introduzca en la celda Fecha final el día final del rango que abarca el período fiscal. Por ejemplo: 18 Cuando se utiliza un rango de días, se incluyen en la columna todas las transacciones introducidas en este rango de días. Por ejemplo, el rango de días definido en los pasos anteriores comienza 12 días y termina 18 días después del comienzo del período fiscal. Report Designer utiliza el mes y el año especificados para la columna en las celdas Año fiscal y Código de período. Fecha completa Puede introducir una fecha o un rango de fechas. Se recomienda que introduzca la fecha en el formato MM/DD/AAAA. Sin embargo, también puede escribir la fecha en el formato MM/DD/AA. Si para el año introduce un valor de dos dígitos mayor que 30, Report Designer asignará la fecha al siglo XX (19xx). Si para el año introduce un valor menor que o igual a 30, Report Designer asignará la fecha al siglo XXI (20xx). Para introducir una sola fecha Escriba la fecha inicial en la celda Fecha inicial (por ejemplo, 4/03/02) Cuando se utiliza una sola fecha, se incluyen en la columna sólo las transacciones introducidas en esa fecha. Por ejemplo, la fecha definida en el paso anterior incluye sólo el día 4 de marzo de 2002. Para introducir un rango de fechas: 1 Escriba una fecha inicial en la celda Fecha inicial (por ejemplo, 12/04/02) 2 Escriba una fecha final en la celda Fecha final (por ejemplo, 15/01/04) Cuando se utiliza un rango de fechas, se incluyen en la columna todas las transacciones introducidas en este rango de fechas. Por ejemplo, el rango de fechas definido en los pasos anteriores comienza el 4 de diciembre de 2002 y termina el 15 de enero de 2004. Nota: Cualquier fecha o rango de fechas que especifique en el formato de fecha completa anulará el período y año para Año fiscal y Código de período de esta columna. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 175 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas Justificación La celda Justificación formatea la columna de descripción de acuerdo con la opción que seleccione. Esta opción afecta únicamente a las descripciones de columna y no a los valores en sí. Para aplicar el formato de justificación a una columna de descripción 1 Haga doble clic en la celda Justificación en una columna de descripción para acceder al cuadro de diálogo Seleccione la justificación. 2 Seleccione una de las siguientes opciones: z Justificación general: aplica en la columna de descripción cualquier formato que haya definido en el formato de filas. z Justificación a la izquierda:justifica a la izquierda las descripciones de la columna. 3 z Justificación al centro:centra las descripciones de la columna. z Justificación a la derecha:justifica a la derecha las descripciones de columna. Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas Si tiene la intención de enviar los resultados de un informe a un cubo OLAP usando FRx® Instant!OLAP®, deberá incluir una Descripción OLAP en la disposición de columnas. La Descripción OLAP consiste en la Descripción del período/año y la Descripción del Código de libro. Estos elementos descriptivos, junto con la descripción de formato de filas y la unidad de informe, identifican una celda de datos original en el cubo OLAP. La fila Descripción OLAP se encuentra disponible únicamente para los tipos de columna LM, WKS o CALC. Puede escribir directamente en la celda Descripciones OLAP en la disposición de columnas o puede hacer doble clic en la celda e introducir los datos en el cuadro de diálogo Descripciones OLAP. El cuadro de diálogo Descripciones OLAP es el método de introducción de datos recomendado. No necesita introducir una descripción OLAP a menos que esté enviando los resultados de un informe a un cubo OLAP. Para añadir la Descripción OLAP a las disposiciones de columnas 1 Desde la ventana Disposición de columna, desplácese hacia abajo hacia la fila Descripciones OLAP. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 176 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Informes de detalles de transacciones 2 Para los tipos de columnas LM, CALC o WKS, haga doble clic en la celda de la columna en la fila Descripciones OLAP para acceder al cuadro de diálogo Descripciones OLAP. Nota: Si trata de introducir una descripción OLAP en un tipo de columna, una que no sea LM, CALC o WKS, el programa presentará un mensaje de error y pondrá en blanco la celda Descripciones OLAP. 3 En el cuadro Descripción del período/año, introduzca su descripción del período o año. 4 En el cuadro Descripción del código de libro, introduzca la descripción de su libro contable. 5 Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas. Nota: No use el carácter punto y coma (;) en la descripción de período/año o en la descripción de libro contable. El punto y coma ha sido reservado como un separador de caracteres de campo. Informes de detalles de transacciones Si piensa generar un informe de detalles de transacciones, cree primero una disposición de columnas personalizada específicamente para ese tipo de informe. Varias de las disposiciones de columnas que se incluyen con Report Designer utilizan los tipos de columna que se indican a continuación. Dependiendo de su libro mayor, estarán disponibles distintos códigos de TIPO de detalle de transacciones. El siguiente cuadro de diálogo presenta todas las posibles opciones de detalles de transacciones: Figura 5-25: Cuadro de diálogo Seleccione el tipo de columna Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 177 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Informes de detalles de transacciones Cuando prepare la disposición de columnas para los informes de detalles de transacciones, debe dejar por lo menos una columna para los importes del libro mayor correspondientes al período en curso (CUR) y al menos una columna para los importes del libro mayor acumulados del año (YTD). Los importes de las transacciones aparecerán en la columna CUR y los saldos del período en la columna YTD. Puede también incluir cualquier código de detalles de transacciones que sea específico para su sistema contable. Si desea obtener más información consulte la Guía de introducción a FRx® Report Designer. Recuerde que cuando genere el informe de detalles de transacciones deberá seleccionar la opción Sólo de transacciones o Financiero y de transacciones en el cuadro Detalles de la ventana Catálogo de informes. Las cuentas con detalles de transacciones con saldo de cero y sin ninguna actividad durante el período se suprimen en el informe, a menos que se haya seleccionado la opción Mostrar filas sin importes en la ficha Formato dentro de la ficha Opciones de informe en la ventana Catálogo de informes. N o ta Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos z Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año z Creación de informes de débito/crédito Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos Report Designer introduce los importes de detalles de transacciones sólo en las columnas que tienen el código CUR (actual) en la celda Período Actual /ADA (acumulado del año). Si el informe debe cubrir más de un período, introduzca el rango de períodos en la celda Código de período de la columna en la que introdujo CUR. Por ejemplo, para ejecutar un informe que cubra los tres últimos períodos, habría que introducir BASE-2 TO BASE como Código de período en la columna CUR. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 178 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Informes de detalles de transacciones Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año Para ejecutar un informe detallado de transacciones para todo el año, escriba 1 TO BASE en la celda de Código de período de la columna CUR y BASE en la columna YTD como se muestra en el siguiente ejemplo. Figura 5-26: Disposición de columnas con detalle de transacciones acumuladas del año N o ta Los informes de transacciones que cubren varios años fiscales no son compatibles con la mayoría de las interfaces de LM. Creación de informes de débito/crédito Para crear informes que clasifiquen las transacciones por débito y crédito, debe haber dos columnas con el código CUR, para los débitos y créditos, y una columna YTD (ADAacumulado del año) para los totales del período. Introduzca el código de débito (DR) en la celda Restricciones de columna de una de las columnas CUR y el código de crédito (CR) en la otra. Vea el siguiente ejemplo. Figura 5-27: Disposición de columnas para un informe de débito y crédito Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 179 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Creación de informes tabulados Como es el caso con otros informes de transacciones, si desea mostrar los detalles para múltiples períodos, debe introducir un rango (por ejemplo, 1 TO BASE) en la celda Código de período. Si utiliza un código de Restricciones de columna anula cualquier valor asignado en el formato de filas que causa un conflicto. N o ta Creación de informes tabulados Puede diseñar un informe en el cual las cantidades de un período se extienden a través de la página (en múltiples columnas de impresión). El uso de múltiples columnas de visualización puede resaltar totales específicos. Para crear un informe tabulado 1 Cree una disposición de columnas parecida a la del siguiente ejemplo. 2 En el formato de filas, introduzca la columna en la que desea que se visualice el resultado. Para ello, introduzca la letra de la columna en la columna de restricción (columna G). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 180 Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Creación de informes tabulados Ejemplo de disposición de columnas para crear un informe tabulado En el ejemplo del formato de filas que aparece a continuación, observe la información detallada [para Current Assets (activos actuales) y Net Fixed Assets (Activos fijos netos)] de la columna B, en el código de formato total (TOT) de la columna C (filas 625 y 850) y en la fórmula para los activos totales combinados de la columna D (fila 910). Al generar el informe del balance general basándose en la disposición de columnas, el balance general se muestra como en la Figura 5-28. Fabrikam Works, Inc. Tabular Balance Sheet For the Five Months Ending May 31, 2002 ASSETS Cash - Checking Cash - Money Market $134,111.13 46,751.00 Total Cash 180,862.13 Accounts Receivable Allowance For Bad Debts Intl Corp Receivable 166,164.00 (2,184.00) 271,213.00 Net Accounts Receivable 435,193.00 Total Inventories 779,026.00 Prepaid Assets 3,289.00 Current Assets Leasehold Improvements Office Furniture And Fixtures Office Equipment Less Accumulated Depreciation 1,398,370.13 69,600.00 34,500.00 37,700.00 (40,635.00) Net Fixed Assets 101,165.00 Total Assets $1,499,535.13 LIABILITIES AND SHAREHOLDERS' EQUITY Accounts Payable Accrued Liabilities $84,253.00 137,867.00 Total Current Liabilities 222,120.00 Leases Payable Notes Payable 10,100.00 142,794.00 Long-Term Liabilities 152,894.00 Total Liabilities Capital Stock Additional Paid-In Capital Year-to Date Income Retained Earnings Shareholders' Equity 375,014.00 50,000.00 500,269.00 377,152.13 197,100.00 1,124,521.13 Liabilities and Equity $1,499,535.13 Figura 5-28: Balance general tabular Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 181 Creación de un árbol de informes Capítulo 6 Descripción de los árboles de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Ventana árbol de informes . . . . . . 188 Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas . . . . . . . . . 191 Descripción de la creación de árboles de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Descripción de la creación manual de árboles de informes . . . . . . . . . . . 205 Creación manual de árboles de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Creación automática de árboles de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe. 219 Seguridad de unidades de árbol de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 La función Árbol de informes es la clave de la potencia y la flexibilidad del sistema FRx® Report Designer. Aunque el formato de filas y la disposición de columnas son los componentes esenciales del diseño y la funcionalidad de los informes financieros, es el árbol de informes el que aumenta la potencia de estos componentes. Aunque es posible crear informes financieros sin la ayuda del árbol de informes, estaría utilizando sólo una mera fracción de las capacidades de FRx. El árbol de informes le permite utilizar como modelo una estructura de generación de informes extremadamente sofisticada, y considerar su organización de muchas maneras distintas con sólo hacer clic en un botón. Mientras que la estructura corporativa de algunas compañías puede ser jerárquicamente muy compleja, hasta el punto de necesitar el uso de cientos de unidades de árbol, otras tienen estructuras jerárquicas que requieren una cantidad mucho menor de unidades de árbol. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 182 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de los árboles de informes Descripción de los árboles de informes La mayoría de las organizaciones tienen una estructura jerárquica en la cual los departamentos (u otras unidades de negocio) informan a una o a varias unidades del nivel superior. En un organigrama tradicional, las unidades de nivel inferior (representadas con cuadros) generalmente informan a unidades de nivel superior. FRx utiliza el término “unidad de informe” para designar cada uno de los cuadros de un organigrama. Una unidad de informe puede ser un departamento individual del libro mayor o una unidad de nivel superior (de resumen) que combina la información de otras unidades de informe. Cada unidad de informe representa un informe individual que contiene filas de un formato de filas y columnas de una disposición de columnas. El árbol de informes contiene un grupo de unidades de informe. FRx permite añadir o cambiar fácilmente las unidades de informe, sin necesidad de alterar el libro mayor. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Estructura de la unidad de informe z Múltiples árboles de informes z Máscaras de cuenta z Segmentos y estructura de la máscara de cuenta Estructura de la unidad de informe Las unidades de informe se clasifican en unidades de detalle (que extraen información directamente del libro mayor o de una hoja de cálculo externa) y en unidades de resumen (que resumen los datos de las unidades de nivel inferior). El árbol de informes de FRx consiste en unidades de informe padre y en unidades de informe hijas: Las unidades de informe padre son unidades de resumen que extraen información resumida de las unidades de detalle. Las unidades de resumen pueden ser tanto una unidad de detalle como una unidad de resumen; es decir, pueden extraer información de las unidades de nivel inferior, así como directamente del libro mayor o de una hoja de cálculo externa. Por lo tanto, una unidad padre también puede ser una unidad hija de una unidad de nivel más alto. Las unidades de informe hijas pueden ser las unidades de detalle que obtienen información directamente del libro mayor o de una hoja de cálculo, o pueden ser unidades de resumen intermedias (unidades padres de unidades de nivel inferior e hijas de unidades de resumen de nivel superior). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 183 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de los árboles de informes A continuación se muestra un diagrama de flujo que muestra las unidades de informe padre e hija y su relación jerárquica para el árbol de informes resumido de Fabrikam Works, Inc. Figura 6-1: Diagrama de flujo: árbol de informes resumido de Fabrikam Works, Inc. Tenga en cuenta la siguiente estructura de unidades de informe en la figura anterior: z La unidad de informe “Sucursal de Denver” es la unidad padre de las divisiones “Sucursal de Denver” y “Denver Servicios”. z La división “Denver Ventas” es tanto la unidad hija de la sucursal de Denver como la unidad padre de los departamentos “Ventas al por menor” y “Ventas al por mayor”. z Las unidades de informe de menor nivel (Ventas al por menor, al por mayor y Estudio) representan departamentos del libro mayor. z Las unidades de informe de los niveles más altos (de resumen) simplemente acumulan (resumen) la información de las unidades departamentales (de detalle). Múltiples árboles de informes Debido a que toda empresa puede ser visualizada de distintas maneras, FRx permite crear un número ilimitado de árboles de informes distintos. Cada árbol es completamente independiente, de modo que puede contener cualquier combinación de departamentos y unidades de resumen. Con simplemente cambiar la estructura entre las unidades de informe, se pueden crear árboles totalmente distintos. Esto permite utilizar el mismo formato de filas y la misma disposición de columnas, seleccionar un árbol de informes diferente e imprimir un informe financiero totalmente distinto en tan sólo minutos. Por ejemplo, la figura que aparece a continuación es básicamente el mismo árbol de informes que se mostró en la figura anterior, pero con la estructura de informes diferente para desarrollar una organización por función de negocio en lugar de ubicación. Estos dos árboles ofrecen perspectivas drásticamente diferentes de las operaciones de la empresa. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 184 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de los árboles de informes Si crea varios de estos árboles, puede imprimir una serie de estados financieros todos los meses para analizar y presentar las operaciones de su empresa en diversas maneras. Figura 6-2: Diagrama de flujo: Resumen de todos los árboles de unidades de informes Máscaras de cuenta Al crear un árbol de informe, se puede utilizar el mismo formato de filas una y otra vez, tanto si se genera un estado de resultados departamental o un estado de resultados de resumen consolidado. FRx brinda gran versatilidad al separar del segmento padre los segmentos de responsabilidad de la estructura contable. Debido a que el formato de filas define únicamente una porción de la estructura contable, debe funcionar junto con el árbol de informes, donde se controla el resto de la cuenta. Esto se consigue mediante el uso de una máscara contable, la cual utiliza símbolos para identificar para FRx la parte del plan de cuentas que se encuentra en el formato de filas o en el árbol de informes. La máscara de cuenta determina la cantidad de información detallada que se debe obtener del libro mayor. Cada unidad de informe debe ser ya sea una unidad hija que tiene una máscara contable para obtener los datos del libro mayor o una unidad padre que acumula la información de detalle de las unidades inferiores. Segmentos y estructura de la máscara de cuenta Por lo general, las unidades de detalle tienen una máscara contable del libro mayor. Las unidades de resumen a menudo resumen los datos de sus unidades hijas, por lo que generalmente no necesitan una máscara. Sin embargo, cualquier unidad en el árbol de informes puede contener una máscara contable y obtener datos directamente del libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 185 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de los árboles de informes Por ejemplo, la máscara de cuenta para Fabrikam Works, Inc. se muestra en la siguiente figura. Account Mask XXXX XXXX XXX Natural Account Code Locations: 0 = Corporate HQ 1 = Denver 2 = San Francisco Divisions: 000 = Corporate 100 = Sales 200 = Service Departments: 001 = Retail 002 = Wholesale 003 = Lab 004 = Studio 012 = Intercompany Figura 6-3: Estructura de segmentos de máscara de Fabrikam Works, Inc. En el ejemplo anterior, cada posición de un segmento se representa con un símbolo X para ayudar a ver la estructura de formato de una máscara de cuenta. Las máscaras de cuenta creadas contienen un signo de suma (+), un gancho & o un comodín? en vez de esta X. Estos símbolos (+,&,?) en la máscara de cuenta indican a FRx la cantidad de información que se debe obtener del libro mayor. N o ta El número de símbolos (+, &, ?) en el árbol de informe debe coincidir con el número de caracteres o dígitos en el formato de filas. Por ejemplo, un formato de filas puede tener siete dígitos en la columna Enlazar a Libro mayor, lo que representa los segmentos naturales más un segmento de responsabilidad. En este caso deben haber siete ganchos &&&&&&& en el árbol de informes que representan la información de responsabilidad y natural. Ejemplo de máscara de cuenta En la siguiente figura puede ver la máscara de cuenta para la unidad de informe SalesDenver del árbol de informes de Fabrikam Works, Inc. Máscara de cuenta Figura 6-4: Máscaras de cuentas en la ventana árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 186 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de los árboles de informes FRx crea esta máscara de cuenta (&&&&-1100-???) al crear el árbol de informes y ahora la muestra en la columna Máscara de cuenta para la unidad de informes Sales-Denver. N o ta FRx crea la máscara de cuenta específica de la unidad de informe Sales-Denver (&&&&-1100-???) a partir de la máscara de cuenta introducida (&&&&-++++-???) al crear el árbol de informe. Los símbolos de suma (+) en la posición de ubicación/ División de la máscara de cuenta original indican a FRx que cree una unidad en el árbol para cada ubicación/división en el libro mayor, incluida la unidad de informes Sales-Denver. FRx asigna a continuación una máscara de cuenta específica a cada unidad de informe y sustituye los símbolos de suma (+) con los códigos de ubicación/ división del libro mayor. Si desea obtener más información sobre el efecto que los símbolos de suma (+), ganchos & y los comodines (?) tienen en máscaras de cuenta específicas, consulte Tabla 6-8, “Máscaras de cuenta originales y máscaras de cuenta específicas,” en la página 204. El primer segmento de la máscara de cuenta de la unidad de informes Sales-Denver (&&&&-1100-???) es el código de cuenta principal. El código de cuenta principal se indica mediante cuatro ganchos &. Estos ganchos se corresponden a los cuatro dígitos en la columna Enlazar a Libro mayor del formato de filas que se muestra en la Figura 6-5. Los cuatro ganchos &&&& en la máscara de cuenta de la unidad de informe Sales-Denver hacen referencia a estos cuatro dígitos. Figura 6-5: Formato de filas con enlace a LM El segundo segmento de la máscara de la unidad de informe Sales-Denver (&&&&-1100???) es 1100. Este segmento representa la ubicación y división, donde 1 = Denver (ubicación) y 100 = Sales (Ventas, división). Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 187 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Ventana árbol de informes Por último, en el tercer segmento (departamento) de la máscara de cuenta (&&&&-1100???), se indican los comodines para las unidades de informe Sales y Service (Ventas y servicio, departamentos). Los comodines en este segmento indican a FRx que evite los detalles de construcción en el árbol a partir del formato de filas. Los ganchos & en el segmento principal ya indican enlaces en el libro mayor en el formato de la que obtendrá la información detallada de las cuentas que se indican en la columna Enlazar a Libro mayor. Si no restringe la fila con estos comodines, el árbol utiliza los mismos datos para cada unidad. Esto da lugar a unidades de resumen que contienen totales duplicados e incorrectos. Si ha utilizado un código de cuenta completo en el formato de fila, deberá utilizar una restricción de unidad de informe en la misma fila para evitar la utilización de fechas duplicadas para las unidades de informe N o ta Ventana árbol de informes Cuando abre un árbol de informes, se muestra a la izquierda de la ventana Árbol de informes como un árbol gráfico y como una hoja de cálculo a la derecha. Cuando se selecciona una unidad de informe en un lado de la ventana, ésta también queda seleccionada en el otro lado. Use la ventana de árbol de informes para ver la jerarquía de las unidades de informe padre/ hija y las máscaras de cuenta de las unidades de informe. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Árbol de informes gráfico z Hoja de cálculo de árbol de informe Árbol de informes gráfico El árbol gráfico (a la izquierda de la ventana del árbol de informes) muestra las unidades de informe en “ramas de árbol” que le ayudan a visualizar fácilmente la relación de jerarquía entre la unidad padre e hija. Puede utilizar el menú Formato del árbol de informes para controlar la apariencia del árbol gráfico con distintos estilos de presentación. Por ejemplo, cuando selecciona la opción Líneas de árbol, gráficos y texto, se mostrarán tres iconos a la izquierda de cada unidad y se indica si la unidad de informe es una unidad padre o una unidad detallada. Icono de árbol Descripción Este símbolo indica las unidades padre que tienen unidades que les informan. Este símbolo indica las unidades de detalle. Tabla 6-1: Iconos del árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 188 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Ventana árbol de informes Otras vistas de esquema incluyen o excluyen las indentaciones y las líneas de conexión. Si desea obtener más información sobre cómo seleccionar una vista de esquema para el árbol gráfico, consulte “Menú Formato” en la página 194. También puede ser útil ampliar o contraer el árbol de informe gráfico para las distintas vistas de la jerarquía. Si desea obtener información sobre cómo ampliar o contraer el árbol gráfico, consulte el paso 4 en “Para ver un árbol de informes” en la página 190. La siguiente figura muestra el árbol de informe gráfico de Fabrikam Works, Inc. Este árbol gráfico muestra la jerarquía de informes y la relación entre cada unidad de informe padre y sus unidades hijas. Árbol de informes gráfico Figura 6-6: Árbol de informes gráfico En este ejemplo, el árbol de informe gráfico muestra que la unidad de informe Corporate es la unidad padre de la unidad de informe Corp-Detail. Las unidades de informe Denver y San Francisco son las unidades padres de las unidades hijas Sales y Service (es decir, ventas y servicio). Las tres unidades padres (Corporate, Denver y San Francisco) son las unidades hijas de la unidad padre Fabrikam Works. Hoja de cálculo de árbol de informe También puede ver las unidades de informe padre e hijas y su orden en la hoja de cálculo de árbol de informes (que se encuentra en la parte derecha de la ventana Árbol de informes). Formato de columna fácil de leer Figura 6-7: Hoja de cálculo de árbol de informe La hoja de cálculo muestra cada unidad de informe en una fila separada en el orden de la jerarquía del árbol de informes. Gracias a su formato de columnas fácil de leer, también puede ver la máscara de cuenta (normalmente, de unidades detalladas), texto adicional y cualquier otra información sobre la unidad de informe. Básicamente, la hoja de cálculo contiene toda la información que también se encuentra en el cuadro de diálogo Unidades de informe para una unidad de informe individual. Sin embargo, la hoja de cálculo de árbol de informe permite ver todas las unidades de informe juntas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 189 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Ventana árbol de informes Si desea obtener más información sobre el cuadro de diálogo Unidades de informe, consulte “Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 208. Para ver un árbol de informes Puede ver la hoja de cálculo del árbol de informes y el árbol de informes gráfico en la ventana Árbol de informes. 1 En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para acceder al cuadro de diálogo Abrir árbol. 2 Seleccione un árbol de la lista y haga clic en Aceptar para verlo en la ventana Árbol de informe. Árbol de informes gráfico Árbol de informe de hoja de cálculo El árbol se muestra con las unidades de informe padre e hijas en un árbol de informe gráfico a la izquierda de la ventana y una hoja de cálculo a la derecha. 3 En el árbol gráfico de la izquierda, se puede ver la relación jerárquica entre las unidades de informe padre e hijas. 4 Para expandir y contraer la rama del árbol, realice una de las siguientes operaciones: z En el árbol gráfico, haga doble clic en la unidad padre. Las unidades padre se identifican por las carpetas amarillas que aparecen en el área de presentación gráfica del árbol. z En el menú Árbol, seleccione Expandir rama o Contraer rama. Nota: Las ramas del árbol se expanden o contraen para fines de visualización únicamente. Estas ramas (o unidades) continuarán apareciendo en el informe final generado. 5 En el árbol de hoja de cálculo de la derecha, se ve las unidades de informe y las máscaras de cuenta. 6 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la ventana de árbol de informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 190 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas FRx proporciona menú y un icono de barra de herramientas para ayudarle a desplazarse en la ventana Árbol de informe y poder acceder fácilmente a los comandos de árbol de informe. Los menús y el icono de la barra de herramientas descritos en este capítulo son específicos a la ventana del Árbol de informes. Para obtener más información sobre los menús que aparecen en todas las ventanas principales de FRx, vea el apartado “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19. Los botones comunes de la barra de herramientas se explican en “Barra de herramientas” en la página 11. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Menús del árbol de informe z Icono de la barra de herramientas del árbol de informes Menús del árbol de informe La ventana Árbol de informes contiene los siguientes menús con funciones de árbol específicas que serán útiles cuando trabaje con árboles de informe: z Menú Archivo z Menú Editar z Menú Formato z Menú Árbol En las tablas que aparecen a continuación se proporcionan descripciones de los comandos de menú de cada uno de los menús del árbol de informe. Menú Archivo El menú Archivo se muestra en la siguiente figura. Figura 6-8: Menú Archivo del árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 191 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Los comandos del menú Archivo incluyen funciones comunes dentro del árbol de informes, como cambio de nombre, eliminación, impresión, etc. Comando del menú Archivo Descripción Cambiar nombre Abre el cuadro de diálogo Cambiar nombre de árbol que permite cambiar el nombre del árbol. Eliminar Elimina una fila, columna, árbol o catálogo. Imprimir árbol de informes Abre el cuadro de diálogo Imprimir árbol donde puede seleccionar Vista de hoja de cálculo (para imprimir la hoja de cálculo) o Listado de árbol (para imprimir el árbol). Tabla 6-2: Comandos del menú Archivo del árbol de informes Menú Editar El menú Editar se muestra en la siguiente figura. Figura 6-9: Árbol de informes: menú Editar Puede utilizar los siguientes comandos del menú Editar para editar el árbol de informe. Comando del menú Editar Descripción Cortar (Ctrl + X) Elimina la selección de la posición actual y la coloca en el portapapeles de Microsoft® Windows®. Copiar (Ctrl + C) Copia la selección actual al portapapeles de Windows. Tabla 6-3: Comandos del menú Editar del árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 192 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Comando del menú Editar Descripción Pegar (Ctrl + V) Copia el contenido del portapapeles de Windows en la posición del cursor. Si el portapapeles está vacío, este comando no está disponible (atenuado). Puede utilizar la función Pegar para pegar información copiada desde otras aplicaciones basadas en Windows o desde otras hojas de cálculo de FRx en esta hoja de cálculo. Borrar Borra todas las celdas seleccionadas (las deja en blanco). Buscar (Ctrl + F) Abre el cuadro de diálogo Buscar de forma que pueda localizar la información contenida en la hoja de cálculo. Reemplazar (Ctrl + R) Abre el cuadro de diálogo Reemplazar de forma que pueda localizar y reemplazar la información contenida en la hoja de cálculo. Agregar unidades de informe del plan de cuentas Abre el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas. Use este cuadro de diálogo para crear un nuevo árbol de informes utilizando los datos del plan de cuentas actual. Para obtener más información sobre este comando, vea “Descripción de la creación automática de árboles de informes” en la página 199. Descripción (Ctrl + D) Abre un cuadro de diálogo en el cual se puede editar la descripción de un árbol de informes. En el cuadro Descripción, escriba el texto que desea para describir la unidad de informe. Puede utilizar letras en mayúsculas o minúsculas, números y espacios. Los cuadros Conjunto de especificaciones y Nombre son cuadros de sólo despliegue. No puede acceder a ellos ni cambiarlos. Nota: Debe guardar el árbol de informes para guardar el cambio en la descripción. Eliminar unidad Elimina la unidad de informe que se encuentra en la posición actual del cursor. Haga clic en la casilla gris delante de la fila que desea eliminar y haga clic en Eliminar unidad. A continuación, puede confirmar la eliminación en la ventana de confirmación. Tabla 6-3: Comandos del menú Editar del árbol de informes (continúa) Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 193 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Comando del menú Editar Descripción Insertar unidad Inserta una nueva unidad de informe en la posición actual del cursor. Haga clic en la casilla gris delante de la unidad de informe antes de la que desea insertar una nueva unidad de informe y haga clic en Insertar unidad o un árbol existente. Nota: No se puede insertar una fila antes de la primera fila (fila de resumen). Selección (F3) En las celdas que admiten esta función, abre un cuadro de diálogo con una lista de los valores válidos que se pueden utilizar; si esta función no está disponible, aparece atenuada. Tabla 6-3: Comandos del menú Editar del árbol de informes (continúa) Menú Formato El menú Formato se muestra en la siguiente figura. Figura 6-10: Árbol de informes: menú Formato Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 194 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Puede utilizar los comandos del menú Formato para ajustar los anchos de las columnas en la hoja de cálculo del árbol de informe y para controlar la apariencia del árbol de informes gráfico. Comando del menú Formato Descripción Ancho de columna Abre el cuadro de diálogo Ancho de columna. Use este cuadro para especificar el ancho de una columna, así como para ocultar o mostrarla de la siguiente manera: z z z Para cambiar el ancho de la columna, escriba un número nuevo en el cuadro Ancho de columna. Para ocultar una o más columnas de forma que no estén visibles en la hoja de cálculo, seleccione las columnas y haga clic en Ocultar. Para mostrar las columnas ocultas, haga clic en Mostrar. Nota: También puede cambiar el ancho de las columnas de FRx con el mouse, utilizando la misma técnica que se emplea en las hojas de cálculo basadas en Windows, como Microsoft® Excel. Arrastre el borde de la columna hasta que la columna sea del tamaño deseado. Estilo del esquema Controla la apariencia del árbol gráfico en la izquierda de la ventana del árbol de informes. Cuando selecciona este comando del menú Formato, puede seleccionar uno de los siguientes estilos de esquema: z z z z Líneas de árbol y texto Líneas de árbol, gráfico y texto Gráficos y texto Más/menos, gráficos y texto Delante del comando que se encuentre seleccionado aparecerá una marca de comprobación. Líneas de árbol y texto Muestra el árbol con los nombres de las unidades de informe. Las líneas de conexión muestran la relación entre las unidades; las unidades hijas se alinean desde la izquierda. Líneas de árbol, gráfico y texto Muestra el árbol con los nombres de las unidades de informe, las alineaciones, las líneas de conexión y un gráfico descriptivo antes de cada unidad. Este símbolo indica las unidades padre que tienen unidades que les informan a ellas. Este símbolo indica las unidades de detalle. Tabla 6-4: Comandos del menú Formato del árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 195 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Comando del menú Formato Descripción Gráficos y texto Muestra el árbol con los nombres de las unidades de informe, las alineaciones y los símbolos, pero sin las líneas de conexión. Más/menos, gráficos y texto Muestra el árbol con los nombres de las unidades de informe, las alineaciones y los símbolos, pero sin las líneas de conexión. Adicionalmente, este comando identifica cada rama con el signo más (+) o menos (-). El signo más indica que hay niveles que se pueden desplegar debajo de esta rama; el signo menos indica que cualquier nivel que existe debajo de esta rama se ha expandido. Tabla 6-4: Comandos del menú Formato del árbol de informes (continúa) Menú Árbol Utilice el menú Árbol que se muestra en la siguiente figura para realizar modificaciones en el árbol gráfico y mostrar la información de la unidad de informe a partir del árbol gráfico. También puede utilizar el menú Árbol para “congelar” o “descongelar” la columna Descripción en la hoja de cálculo del árbol de informes. Figura 6-11: Árbol de informes: menú Árbol Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 196 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas En el árbol gráfico o en la hoja de cálculo, seleccione una unidad de informe (o rama, si procede) y haga clic en uno de los siguientes comandos del menú Árbol. Comando del menú Árbol Descripción Ver formulario Abre el cuadro de diálogo Unidades de informe y muestra la información de la unidad de informe seleccionada. Utilice este cuadro de diálogo para introducir, eliminar o cambiar la información sobre la unidad de informe seleccionada. Para obtener más información sobre cómo añadir texto adicional en las unidades de informe, consulte “Descripción de la creación manual de árboles de informes” en la página 205. Ascender unidad Asciende la unidad seleccionada al siguiente nivel más alto del árbol de informes. Descender unidad Desciende la unidad seleccionada al siguiente nivel más bajo en el árbol de informes. Expandir todo Expande todo el detalle del árbol. Expandir rama Expande una rama seleccionada en un nivel en el árbol de informe para mostrar detalles adicionales. Se mostrarán las unidades hijas de la unidad. Si existen múltiples niveles en la rama, se expandirá un nivel cada vez que ejecute este comando. Contraer rama Comprime o cierra un nivel de la rama seleccionada del árbol de informes. Desaparecerán las unidades hijas de la unidad. Si existen múltiples niveles en la rama, se cerrarán a razón de un nivel cada vez que ejecute este comando. Tabla 6-5: (Árbol de informe) Comandos del menú Árbol - Unidad de árbol gráfico seleccionada Además, el menú Árbol contiene opciones de comandos que no requieren seleccionar una unidad de informe en el árbol de informe. Comandos del menú Árbol Descripción Expandir todo Expande todo el detalle del árbol. Tabla 6-6: (Árbol de informe) Comandos del menú Árbol - Opciones Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 197 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Comandos del menú Árbol Descripción Comenzar desde descripción "Activa" o "desactiva" la columna Descripción que está a la izquierda de la hoja de cálculo del árbol de informes. Cuando se activa la hoja de cálculo, la columna Descripción permanece a la izquierda de la hoja de cálculo, independientemente de la cantidad de columnas que se desplazan a la derecha. Este comando es un cambio. Si Congelar en descripción está activo, el elemento del menú muestra el símbolo √ al lado. Para borrarlo, haga clic de nuevo en Congelar en descripción, hasta que √ desaparezca. Tabla 6-6: (Árbol de informe) Comandos del menú Árbol - Opciones Icono de la barra de herramientas del árbol de informes La ventana del árbol de informes cuenta con un icono de barra de herramientas (Formulario de árbol) específico para los árboles de informes. En “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19 se explican otros iconos comunes de la barra de herramientas. Icono de la barra de herramientas Descripción El icono Formulario de árbol abre el cuadro de diálogo Unidades de informe. Esto tiene el mismo efecto que pulsar F8 o seleccionar Ver formulario en el menú Árbol. Tabla 6-7: Icono de la barra de herramientas del árbol de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 198 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes Descripción de la creación de árboles de informes Antes de crear un árbol de informes, deberá determinar las diversas estructuras de informe requeridas por su compañía. Para esto, recomendamos que considere detenidamente la estructura contable de su libro mayor. Una vez que haya realizado esta operación, deberá trazar un gráfico de organización de su empresa. Use los departamentos de libro mayor, proyectos, etc, como el nivel de detalle más bajo. Agregue a estos niveles tantos cuadros como necesite para mostrar divisiones o regiones de mayor nivel. Recuerde que cada cuadro representa una unidad de informe potencial en cualquiera de los árboles de informe. Este gráfico de organización le ayudará visualmente a crear los diagramas de flujo de los árboles de informes que agrupan varios cuadros (unidades de informe) para crear un árbol de informe. Necesitará también tener en cuenta la mejor manera de crear los árboles. Con FRx podrá crear árboles mediante un proceso automatizado o un proceso manual. Es importante que entienda ambos métodos antes de proceder a diseñar un árbol. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Descripción de la creación automática de árboles de informes z Descripción de la creación manual de árboles de informes Descripción de la creación automática de árboles de informes FRx puede ayudarle a crear el árbol de informe con sus capacidades de creación automática. Antes de empezar deberá comprender cómo utilizar el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas. A continuación, se examinarán algunos ejemplos para mostrarle cómo completar los cuadros y utilizar los iconos. Además, se estudiarán con detalle las máscaras de cuenta introducidas en esta ventana. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 199 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes La siguiente figura proporciona descripciones de cada sección en el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas. Estos campos definen cómo se creará el árbol de informes modificando la máscara contable. El icono Combinar cambia el tamaño de cualquiera de los segmentos desplegados. El campo Jerarquía de segmentos muestra los segmentos de forma gráfica. Los segmentos se pueden arrastrar para cambiar el orden de informe. El icono Dividir (con la cuchilla) permite dividir los caracteres del segmento. Los cuadros Rangos de segmentos se puede utilizar para especificar un rango de códigos en cada segmento. Figura 6-12: Cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas El aspecto de este cuadro de diálogo cambia a medida que se realicen las modificaciones en sus opciones y cuadros. Puede realizar las siguientes modificaciones: z Limitar la ubicación o la división z Limitar el departamento z Invertir la jerarquía de segmentos para el árbol z Dividir los segmentos en componentes más funcionales z Combinar los distintos segmentos Para comprender estas modificaciones se muestran a continuación algunos ejemplos. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 200 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes Ejemplo 1: Rangos de cuenta limitados por ubicación y departamento En el cuadro de diálogo que se muestra en Figura 6-13, se han limitado lo rangos de cuentas por ubicación y departamento. En este ejemplo hemos especificado un rango de códigos para los segmentos de ubicación y departamento. Figura 6-13: Limitar las cuentas en el árbol de informes por rango de segmentos La Figura 6-14 muestra el árbol de informes regional resultante para Fabrikam Works. Figura 6-14: Árbol de informes con ubicaciones y departamentos específicos Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 201 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes Ejemplo 2: División de la máscara de cuenta y cambio de jerarquía En este ejemplo, se han dividido las máscaras de cuenta y se ha cambiado la jerarquía de los segmentos. La Figura 6-15 muestra cómo se ha utilizado en primer lugar el icono Dividir (cuchilla) para separar la ubicación del segmento. A continuación, se ha arrastrado el Nuevo segmento a la posición superior en la jerarquía de segmentos gráficos. Por último, se han utilizado los cuadros de rango de segmentos para limitar los departamentos y los rangos de segmentos de cuentas. En este ejemplo se ha utilizado el icono Dividir para separar los códigos de Ubicación/división y agregar un segmento nuevo. Figura 6-15: Dividir y limitar los segmentos de ubicación En la Figura 6-16 se muestra el árbol de informes funcional resultante, ordenado por ubicación Figura 6-16: Árbol de informes funcional por ubicación Las máscaras de cuenta se pueden incluir al crear un árbol automáticamente. Para obtener más información sobre las máscaras de cuenta y los símbolos consulte los siguientes temas: Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 202 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes Inclusión de una máscara de cuenta al crear un árbol automáticamente La máscara de cuenta se crea con los siguientes segmentos: el código de cuenta principal, seguido de la ubicación, las divisiones y los departamentos. El número de posiciones en un segmento varía con el número actual de caracteres o dígitos del libro mayor. Los símbolos (+,&,?) en la máscara de cuenta indican a FRx la cantidad de información que se debe obtener del libro mayor, como se detalla en el formato de fila, frente a la información que se debe obtener del árbol de informe. Para obtener más información sobre las máscaras específicas que se aplican a las unidades de informe cuando crea el árbol de informe, consulte “Segmentos y estructura de la máscara de cuenta” en la página 185. Símbolos de máscara de cuenta Antes de poder crear una máscara de cuenta, debe comprender los símbolos que se utilizan y lo que cada símbolo indica a FRx cuando se crea un árbol de informe. z Signo más(+): este signo le indica a FRx que debe crear unidades en el árbol de informes, basándose en los detalles de ese segmento en particular. Dicho de otro modo el signo “+” indica que si desea podrá desplegar o ver un estado financiero separado para cada unidad de este segmento. Por ejemplo, los signos más de Location/Division informan a FRx que debe crear una unidad en el árbol para cada ubicación/división del libro mayor. De forma predeterminada, FRx coloca un signo “+” en todos los segmentos contables responsables (o no principales). z Ganchos (&): indican a FRx que debe buscar este segmento en el formato de filas. Los ganchos suelen utilizarse para el segmento contable principal de la máscara contable, aunque pueden aparecer en cualquier lugar en dicha máscara. El número de ganchos que introduzca debe ser igual al número de caracteres o de dígitos que utilizó en el formato de filas. La posición de los ganchos en el segmento contable no tiene que ser idéntica a la posición de los caracteres o dígitos en el formato de filas. Por ejemplo, un formato de filas podría incluir dígitos en el segmento contable principal y en la primera posición del tercer segmento (ubicación). En el formato de filas, los dígitos se introducen en forma secuencial. N o ta z Comodines (?): ordenan a FRx que evite crear los detalles en el árbol para ese segmento. A diferencia del signo más, un comodín indica que no se desea disponer de la opción de desplegar o ver un estado financiero aparte para cada unidad de este segmento. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 203 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes La siguiente tabla ilustra el efecto de los signos más (+), ganchos (&) y comodines (?) cuando se crean los árboles de informes para Fabrikam Works, Inc. Si utiliza esta máscara contable... Para estas unidades de informe... FRx crea estas máscaras contables específicas... &&&& ++++ +++ Corporativo &&&&-0000-000 Denver Corporativo &&&&-1000-000 Denver Ventas al por menor &&&&-1100-001 Denver Ventas al por mayor &&&&-1100-002 Denver Ventas Intercompañías &&&&-1100-012 Denver Servicios Laboratorio &&&&-1200-003 Denver Servicios Estudio &&&&-1200-004 San Francisco Corporativo &&&&-2000-000 San Francisco Ventas al por menor &&&&-2100-001 San Francisco Ventas al por mayor &&&&-2100-002 San Francisco Ventas intercompañías &&&&-2100-012 San Francisco Servicios laboratorio &&&&-2200-003 San Francisco Servicios estudio &&&&-2200-004 Corporativo &&&&-0000-??? Denver Corporativo &&&&-1000-??? Denver Ventas &&&&-1100-??? Denver Servicios &&&&-1200-??? San Francisco Corporativo &&&&-2000-??? San Francisco Ventas &&&&-2100-??? &&&& ++++ ??? Tabla 6-8: Máscaras de cuenta originales y máscaras de cuenta específicas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 204 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes Si utiliza esta máscara contable... &&&& ???? +++ &&&& ???? ??? Para estas unidades de informe... FRx crea estas máscaras contables específicas... San Francisco Servicios &&&&-2200-??? Corporativo &&&&-???? Ventas al por menor &&&&-???? Ventas al por mayor &&&&-???? Laboratorio &&&&-???? Estudio &&&&-???? Intercompañía &&&&-???? Todas las ubicaciones, todas las divisiones y todos los departamentos &&&&-???? Tabla 6-8: Máscaras de cuenta originales y máscaras de cuenta específicas (continúa) El siguiente tema describe la creación de un árbol de informe manualmente. Le será de utilidad consultar la siguiente sección tanto si decide crear un árbol de informe con las capacidades de creación automática o si decide crear manualmente el árbol de informe. Además, encontrará útil la información de creación manual si desea afinar o editar un árbol de informe que ha creado automáticamente. Cuando esté listo para crear un árbol de informe automáticamente, vaya a “Creación automática de árboles de informes” en la página 217 para obtener instrucciones detalladas. Descripción de la creación manual de árboles de informes Esta sección contiene información necesaria para comprender la creación manual de árboles de informes. También utilizará esta información para afinar o editar un árbol de informe que haya creado automáticamente a partir del plan de cuentas del libro mayor. Puede crear un árbol de informe manualmente utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe o utilizando la hoja de cálculo Árbol de informe. Cuando utiliza el cuadro de diálogo Unidades de informe, agrega una unidad de informe cada vez en un cuadro de diálogo Unidades de informe nuevo (en blanco). Cuando utiliza la hoja de cálculo Árbol de informe, puede agregar una nueva unidad de informe a la ventana de árbol de informes donde también puede ver la información de las unidades introducidas anteriormente. La hoja de cálculo Árbol de informes también facilita la adición de información parecida a las unidades nuevas. Puede utilizar el cuadro de diálogo Unidades de informe o la hoja de cálculo Árbol de informe para afinar o editar las unidades de informe, incluido los árboles de informe y las unidades de informe creadas con las capacidades de creación automática. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 205 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes Cuando crea un árbol de informes manualmente, también tiene que definir las relaciones entre padres e hijos de las unidades del árbol de informe. Los siguientes temas presentan la información necesaria para realizar esta operación. Una vez creado un árbol de informe manualmente, debe definir las relaciones entre padres e hijos de la estructura de informes del árbol. La forma más fácil de realizar esta operación es definir todas las unidades hijas de menor nivel y a continuación, definir cada nivel sucesivo de unidades padre. Luego podrá enlazar cada unidad padre con sus unidades hijas apropiadas. N o ta Las relaciones entre padres e hijas ya se han definido si crea un árbol de informe utilizando los procedimientos descritos en “Creación automática de árboles de informes” en la página 217. Sólo necesitará definir estas relaciones si utiliza el método descrito en “Creación manual de árboles de informes” en la página 207. Combinaciones de jerarquía de resumen y de detalle El tipo más común de árbol está compuesto de unidades padre que recogen la información resumida de las unidades de detalle y las unidades hijas que contienen unidades de detalle de información contable. Sin embargo, se pueden crear muchas combinaciones de jerarquía detalle/resumen. Una unidad hija puede ser a la vez hija de una unidad superior y padre de una unidad inferior. Consulte “Estructura de la unidad de informe” en la página 183 para obtener más información sobre la estructura de unidades de informe. Puede crear esta estructura de jerarquía padre/hija moviendo unidades de informe individuales o una rama entera (unidad padre y todas las unidades hijas) a niveles superiores o inferiores del árbol gráfico. Esto se llama ascender y degradar de categoría a las unidades. Cuando se asciende una unidad, se le hace subir a un nivel más alto en el árbol. Si se degrada, la unidad desciende a un nivel inferior. Cuando crea un árbol manualmente, puede ascender o descender unidades de informe mediante una operación de arrastrar y soltar o utilizando el menú Árbol. Consulte “Para ascender o descender las unidades de informe con el método de arrastrar y colocar” en la página 215 o “Para ascender y descender unidades de informe desde el menú árbol” en la página 215 para obtener las instrucciones correspondientes. Ventana unidades de informe También puede definir una unidad como unidad padre o asignar una hija a una unidad padre específica en la ventana Unidades de informe. Vea “Para asignar una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 216. Tras completar la estructura de informes del árbol, puede verificar que se han seleccionado unidades padre para cada hija. Si desea obtener instrucciones específicas sobre la manera de verificar las unidades padre, consulte “Para comprobar una unidad padre de una unidad” en la página 216. Cuando esté preparado para iniciar la construcción de un árbol de informes manualmente, continúe en la siguiente sección “Creación manual de árboles de informes” en la página 207. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 206 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes Creación manual de árboles de informes Puede crear el árbol de informes manualmente en la hoja de cálculo Árbol de informe como se muestra a continuación. O puede crear un árbol de informe manualmente utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe. Consulte “Para crear un árbol de informe utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 208.También puede utilizar el cuadro de diálogo Unidades de informe o la hoja de cálculo en la ventana Árbol de informe para afinar o editar un árbol de informe existente. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe z Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe z Definición de las relaciones padre-hija z Comprobación de la unidad padre de una unidad Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe Para crear un árbol de informe utilizando la hoja de cálculo de árbol de informe 1 2 Realice una de las siguientes operaciones: Si está Haga Creando un nuevo árbol de informes En el menúFRx Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Árbol para acceder a una ventana de árbol de informe en blanco. Afinando o editando un árbol de informe existente 1 Elija una de las siguientes opciones para mostrar el cuadro de diálogo Abrir árbol: z En el Panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informes. z En el menú Archivo, seleccione Abrir.. y haga clic en Árbol... 2 Seleccione un árbol de la lista y para verlo en la ventana Árbol de informe. En la hoja de cálculo de la derecha de la ventana de Árbol de informe, introduzca la información de cada unidad de informe en una fila separada y en la columna correspondiente. Comenzando en el paso 3, use los pasos y la información que se indica en la sección “Para crear un árbol de informe utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe” para ayudarle a completar la hoja de cálculo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 207 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes Los cuadros en la hoja de cálculo de árbol de informe son básicamente los mismos que los cuadros en el cuadro de diálogo de Unidades de informe que se muestra en las instrucciones. Cuando los nombres que identifican estos campos en la hoja de trabajo sean diferentes de los del cuadro de diálogo unidades de informe, el nombre que corresponde a la hoja de trabajo se indicará entre paréntesis después del nombre utilizado en el cuadro de diálogo. Nota: Para acelerar la entrada de información que es igual para alguna o todas las unidades, puede utilizar los comandos Copiar y Pegar del menú Editar. Una vez creado un árbol de informe nuevo (o realizar cambios en uno existente) en la hoja de cálculo, deberá definir las unidades padre. Vea “Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214. Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe Antes de comenzar, asegúrese de que ha revisado todo el tema “Creación de árboles de informes”, incluida la información sobre la creación automática y manual de árboles. Vea “Descripción de la creación de árboles de informes” en la página 199. Las instrucciones siguientes le guiarán a través del proceso de creación manual de un árbol de informes. Esta sección también contiene información que necesitará para afinar y editar un árbol de informe que ya haya creado. Deberá especificar al menos una unidad de detalle cuando crea un árbol de informe. No se puede crear un árbol de informes compuesto únicamente de unidades padre. N o ta Los siguientes pasos tratan del cuadro de diálogo Unidades de informe. Los cuadros en la hoja de cálculo de árbol de informe son básicamente los mismos que los cuadros en este cuadro de diálogo. Cuando los nombres que identifican estos campos en la hoja de trabajo sean diferentes de los del cuadro de diálogo unidades de informe, el nombre que corresponde a la hoja de trabajo se indicará entre paréntesis después del nombre utilizado en el cuadro de diálogo. Para crear un árbol de informe utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe 1 Realice una de las siguientes operaciones: Si está Haga Creando un nuevo árbol de informes En el menúFRx Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Árbol para acceder a una ventana de árbol de informe en blanco. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 208 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes 2 Si está Haga Afinando o editando un árbol de informe existente 1 En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para acceder al cuadro de diálogo Abrir árbol. 2 Seleccione un árbol de la lista y para verlo en la ventana Árbol de informe. 3 En el árbol gráfico, seleccione la unidad de informe que desea editar. Realice una de las siguientes opciones para ver el cuadro de diálogo Unidades de informe: z z Haga clic en el icono Formulario de árbol. En el menú Árbol, seleccione Ver formulario. Aparecerá un cuadro de diálogo en blanco si está creando un nuevo árbol de informe. Si está trabajando con un árbol de informe existente, la información para la unidad de informe seleccionada en el paso 1 aparece en el cuadro de diálogo. 3 Realice una de las siguientes operaciones: Si está Haga Creando un nuevo árbol de informes Complete los pasos 4-21. Afinando o editando un árbol de informe existente 1 Complete los siguientes pasos según sea necesario para afinar o editar el árbol de informe. 2 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en el árbol de informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 209 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes 4 En el cuadro Código de unidad, introduzca un código (16 caracteres como máximo) para identificar esta unidad de informe en el árbol de informe gráfico. Recomendamos que establezca un sistema de codificación que sea coherente y fácil de comprender para los usuarios. Nota: También puede utilizar el código @RUNIT en los encabezados y los pies de página del informe para desplegar el código de la unidad en dicho informe. Vea “Selección de la unidad de informe” en la página 281. 5 En el cuadro % de asignación a padre, introduzca un porcentaje de esta unidad asignada (acumulada) a su unidad padre. Puede introducir el porcentaje con o sin una coma decimal. Por ejemplo, escriba ,25 o 25 para un 25% acumulado en la unidad padre. Nota: Si utiliza un porcentaje inferior al 1%, debe seleccionar la opción Permitir acumulación <1% en el catálogo de informes. La opción Permitir acumulación <1% se encuentra en Opciones de informe en la ficha Opciones de árbol. El porcentaje que introduzca en este cuadro se aplicará a cada fila del formato de filas antes de su inclusión en el informe padre. Por ejemplo, si se debe dividir una unidad hija en forma equitativa entre dos departamentos, se multiplicarán las cantidades de cada fila por 50% antes de incluirlas en el informe departamental. Nota: Las unidades de informe no pueden tener dos padres. Para esto, necesitaría crear otra unidad de informe con los mismos códigos de máscara contable para acumular el 50% adicional. 6 En el cuadro Compañía, realice una de las siguientes acciones: Para crear un árbol de informes para Haga Una compañía en concreto Seleccione el código de compañía de la lista. Varias compañías con una codificación de cuentas similar Seleccione @ANY en la lista de forma que este árbol lo puedan utilizar todas las compañías. Nota: Si utiliza @ANY, FRx obtiene la información de la compañía del catálogo de informes. Normalmente, la compañía @ANY se configura únicamente para el nivel superior (resumen) del árbol. Todas las ramas hijas tienen una compañía asignada. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 210 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes Para crear un árbol de informes para Haga Informes consolidados Seleccione el código de compañía adecuado de cada unidad de la lista para incluirlo en el árbol de informes. Esto dirige a FRx a la ubicación y el formato apropiados de los datos del libro mayor de esa compañía. Nota: Esta información se define en el cuadro de diálogo Información de la compañía al cual se accede desde el menú Compañía. 7 En el cuadro Título/descr, escriba un título adecuado para esta unidad de informe para verla en las ventanas de selección de unidades de informe. Nota: El título de la unidad de informe también se muestra en el encabezado o pie de página si introduce @TITLE cómo código en Opciones de página, en la ficha Encabezado/pies de página en el catálogo de informes. También se muestra en la descripción de la fila de informe si introduce @UNIT en el cuadro de descripción del formato de fila. 8 En el cuadro Descr. informal, escriba una descripción informal opcional que se utilizará únicamente con fines de referencia. No se muestra en ninguno de los listados de ventana ni se imprime en ningún informe. 9 Si está introduciendo una unidad de detalle (una que obtenga los datos del libro mayor, un formato de fila o una hoja de cálculo externa), en el cuadro Máscara de cuenta, debe escribir una máscara de cuenta utilizando los siguientes tipos de carácter de máscara de cuenta: z El gancho ( &) , representado con un carácter de y comercial, para ir a los códigos de cuenta de formato de fila en el momento de generar el informe. z El comodín (?), representado con un símbolo de interrogación, para evitar la creación de una unidad de detalle específica en el árbol. También puede colocar una máscara contable en una unidad de resumen (por ejemplo, para gastos directamente relacionados con esa unidad): Nota: Si coloca una máscara de cuenta en una unidad de resumen, las cuentas que se utilizan en las unidades padre no deben utilizarse en unidades hijas porque esto provocaría que los importes se dupliquen. Consulte la Figura 6-4, “Máscaras de cuentas en la ventana árbol de informes,” en la página 186 para obtener una estructura de máscara de cuenta de ejemplo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 211 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes 10 Realice una de las siguientes operaciones: Para Haga Aplicar un estilo de formato relacionado con importes de unidades de informe específicos En el cuadro Formato internacional, seleccione un estilo de formato de la lista. Mantenga el formato especificado para la compañía de la unidad (como se indica en el cuadro Compañía) Deje el cuadro Formato internacional en blanco. Si desea obtener más información sobre la utilización de formatos internacionales, consulte Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. 11 Para iniciar el informe de esta unidad de informe en una página nueva, realice las siguientes operaciones: z Seleccione Salto de página antes de la unidad. z En el catálogo de informes, en la ficha Opciones de árbol, seleccione Usar árbol de informe en Opciones de informe para utilizar los saltos de página definidos en el árbol de informe. 12 En la sección Formatos de filas y enlaces opcionales (que se muestra a continuación), puede introducir información que especifica los enlaces de la unidad al libro mayor, hoja de cálculo externa o formato de fila. Nota: Para obtener más información, vea “Enlaces a hojas de cálculo externas” en la página 125. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 212 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes 13 Si ha introducido un nuevo formato de filas, utilice el cuadro Enlaces a LM o filas para seleccionar el enlace (en el formato de filas) que se debe utilizar para esta unidad de informe. Use este cuadro cuando tenga múltiples enlaces del mismo tipo en el formato de filas. Nota: Introducir un enlace al LM es opcional y debe evitarlo a menos que exista un motivo específico para hacerlo. FRx determina automáticamente el enlace que debe utilizar en cada informe. Si define un enlace en este campo, anulará dicho proceso de selección. Por ejemplo, si tiene múltiples enlaces al libro mayor para diferentes años, FRx determinará el enlace que se debe utilizar con cada año. Si especifica un enlace en este cuadro, FRx no intentará llevar a cabo este proceso de correspondencia de años. 14 Si el formato de fila seleccionado contiene más de un enlace, haga clic en la flecha Enlace a WKS para mostrar una lista de enlaces a hojas de cálculo en el formato de filas y seleccionar el enlace que desea utilizar en esta unidad de informe. 15 Si se ha establecido un enlace separado a una hoja de cálculo externa en el formato de filas, especifique el archivo Lotus 1-2-3 o Microsoft Excel que desea importar en la unidad en el cuadro Nombre arch. WKS: 16 Para especificar una hoja de cálculo, realice una de las siguientes operaciones: Para especificar Haga Una hoja de cálculo dentro de un libro de trabajo de Microsoft Excel Escriba el nombre del libro de trabajo entre corchetes seguido del nombre de la hoja de cálculo. Por ejemplo: escriba [COMPBUDG.XLS]DENVER Una hoja de cálculo de Lotus 1-2-3 WK1 Escriba el nombre de la hoja de cálculo entre corchetes seguido por el nombre del libro. Nota: importa únicamente la primera hoja de la hoja de cálculo de Lotus 1-2-3 WK3. Para seleccionar una hoja distinta, guarde la hoja como un archivo WK3 distinto. Nota: Si entra en un archivo sin seguir la ruta de acceso completa, FRx usa la ruta predeterminada del directorio IO_Data en el cuadro de diálogo Información de la compañía. Una hoja de cálculo externa puede importarse a cualquier unidad en el árbol de informes. 17 Haga clic en Aceptar para agregar la unidad de informe al árbol y volver a la ventana Árbol de informes. 18 Repita los pasos 2-19 para cada registro de unidad hasta agregar todas las unidades de detalles del árbol de informes. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 213 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes Vaya a la sección siguiente, “Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214, para definir las relaciones padre-hija en el árbol de informes. Definición de las relaciones padre-hija Siga estas instrucciones sólo si genera un árbol de informes manualmente. Las relaciones padre-hija ya están definidas cuando genera un árbol de informes utilizando los procedimientos que se describen en “Creación automática de árboles de informes” en la página 217. Después de generar un árbol de informes manualmente, debe definir la relación padre-hija de la unidad de informe. Puede realizar la definición ascendiendo o descendiendo las unidades de informes en el árbol de informes gráfico, utilizando uno de los siguientes métodos: z El método arrastrar y colocar - Consulte “Para ascender o descender las unidades de informe con el método de arrastrar y colocar” en la página 215. z El menú Árbol - Consulte“Para ascender y descender unidades de informe desde el menú árbol” en la página 215. También puede utilizar el cuadro de diálogo Unidades de informe para asignar una unidad hija a una unidad padre o para designar una unidad como padre. Consulte “Para asignar una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 216 para obtener instrucciones. Si desea obtener más información acerca de la definición de unidades padre, consulte “Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214. Después de definir la relación padre-hija, puede comprobar una unidad de informe específica de la unidad padre. Consulte “Para comprobar una unidad padre de una unidad” en la página 216 para obtener instrucciones. Esta sección contiene información e instrucciones acerca de: z Ascenso y descenso de las unidades de informe con el método de arrastrar y colocar z Ascenso y descenso de las unidades de informe desde el menú Árbol z Asignación de una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 214 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes Ascenso y descenso de las unidades de informe con el método de arrastrar y colocar Para ascender o descender las unidades de informe con el método de arrastrar y colocar Puede cambiar la estructura de organización del árbol de informes arrastrando y colocando la unidad de informe en una nueva posición. Cuando arrastra una unidad de informe, el icono gráfico del puntero del mouse cambia para indicar la posición actual de la unidad de informe. Los diferentes iconos gráficos del puntero del mouse para el árbol se muestran en la siguiente tabla. Puntero del mouse para el árbol Descripción Utilice este puntero para que la unidad seleccionada sea hija de la unidad de destino. Utilice este puntero para que la unidad seleccionada sea hija de la unidad de destino. Tabla 6-9: Puntero del mouse para el árbol 1 En la ventana Árbol de informe, en el árbol gráfico, haga clic en la unidad de informe. 2 Arrastre y coloque la unidad en una nueva posición. Ascenso y descenso de las unidades de informe desde el menú Árbol Para ascender y descender unidades de informe desde el menú árbol 1 En la ventana Árbol de informe, en el árbol gráfico, haga clic en la unidad de informe. 2 En el menú Árbol de informe, seleccione una de las siguientes opciones: Para desplazar la unidad de un nivel Seleccionar Subir en el árbol Asciende la unidad Bajar en el árbol Desciende la unidad Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 215 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes Asignación de una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe Para asignar una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe Pude asignar una unidad hija a una unidad padre o designar una unidad como unidad padre, en el cuadro de diálogo Unidades de informe. 1 En la ventana Árbol de informe, haga clic en el icono Formulario de árbol para mostrar el cuadro de diálogo Unidades de informe. 2 Utilice las flechas Código de unidad para seleccionar la unidad hija. 3 En el cuadro Unidad padre, haga clic en la flecha para mostrar la lista de las unidades de informe y seleccione una unidad para designar como unidad padre. 4 Haga clic en Aceptar para validar la selección y volver a la ventana Árbol de informe. Para obtener más información, vea “Icono de la barra de herramientas del árbol de informes” en la página 198. Si desea obtener más información sobre la definición de unidades padre, consulte “Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214. Después de definir la relación padre-hija, puede comprobar una unidad de informe específica de la unidad padre. Vea “Para comprobar una unidad padre de una unidad” en la página 216. Comprobación de la unidad padre de una unidad Para comprobar una unidad padre de una unidad Después de finalizar la estructura del árbol de informe, puede comprobar si todas las unidades hija tienen una unidad padre asignada utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe. 1 2 En la ventana del árbol de informe, elija una unidad hija. Utilice una de las siguientes opciones para ver el cuadro de diálogo Unidades de informe: z z z 3 Pulse la tecla F8. Haga clic en el icono Formulario de árbol. En el menú Árbol, haga clic en Ver formulario. En el cuadro Unidad padre, se muestra la unidad padre para la unidad hija. se ha agregado un árbol al cuadro Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 216 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación automática de árboles de informes Creación automática de árboles de informes Antes de empezar, asegúrese de que ha revisado todo el tema “Creación de árboles de informes”, incluida la información sobre la creación automática y manual de árboles. Consulte “Descripción de la creación de árboles de informes” en la página 199. Tras crear el nuevo árbol de informe en la ventana Árbol de informe, puede agregar unidades de informe al árbol de informes automáticamente utilizando el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas. Puede utilizar este cuadro de diálogo para: z Agregar unidades de informe del plan de cuentas z Definir la máscara de cuenta z Definir otras jerarquías y rangos de unidades de informe También puede afinar o editar un árbol de informe que haya creado automáticamente utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe o la hoja de cálculo Árbol de informe. Vea “Creación manual de árboles de informes” en la página 207. Las siguientes instrucciones le ayudarán a completar cada una de las tareas necesarias para crear un árbol automáticamente. Para crear un árbol de informe automáticamente Los siguientes pasos indican cómo crear un árbol de informe automáticamente. Es posible que encuentre útil consultar “Descripción de la creación automática de árboles de informes” en la página 199 si es necesario mientras completa estos pasos. 1 En el menú de FRx Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Árbol para acceder a una hoja de cálculo de árbol de informe en blanco. 2 En el menú Editar del árbol de informe, haga clic en Agregar unidades de informe del plan de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 217 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación automática de árboles de informes 3 En Segmentación de cuentas para informe, en el cuadro Segmento principal, escriba un gancho (&) para cada número del segmento de cuenta principal para que FRx vaya al formato de filas. Por ejemplo, use &&&& para un segmento de cuenta principal de cuatro dígitos. 4 En Segmentación de cuentas para informe, en cada cuadro de segmento, escriba una máscara de cuenta utilizando uno de los siguientes tipos de caracteres de máscara de cuenta. Tipo de carácter de máscara de cuenta Indica a FRx que Signo de suma (+) Cree una unidad en el árbol para este información de segmento en el libro mayor. Nota: De forma predeterminada, FRx coloca un símbolo + en todos los segmentos de cuenta de responsabilidad (o no principales). El gancho (&), representando por la y comercial Vaya al formato de fila para obtener la información de este segmento. Comodín (?) Evite los detalles de construcción en el árbol para la información de este segmento. 5 Para cambiar el tamaño de cualquiera de los segmentos desplegados, haga clic en el botón Combinar y luego en el segmento. En caso contrario, vaya al paso 7. 6 Con el separador de segmentos seleccionado, use las flechas dobles para cambiar el tamaño del cuadro. 7 Para dividir un segmento (como la ubicación/división), haga clic en Dividir y a continuación haga clic en la parte del segmento donde desea dividir los caracteres para crear un segmento nuevo. 8 Para cambiar la jerarquía de los segmentos en el cuadro Jerarquía de segmentos, haga clic en el segmento que desea mover y arrástrelo hasta el segmento al que debe hacer referencia. Nota: Aquí puede definir la forma en que los segmentos se informan unos a otros y definir rangos para cada segmento si así lo desea. 9 Para especificar un rango de números de cuenta que se desean llevar al nuevo árbol de informe, en el cuadro Jerarquía de segmentos seleccione el segmento para el que desea definir los rangos y complete los pasos 10-11. En caso contrario, vaya al paso 12. Nota: Cuando selecciona el segmento en el cuadro Jerarquía de segmentos, el cursor se desplaza desde el cuadro De cuenta a este segmento. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 218 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe 10 En el cuadro De cuenta de dicho segmento, escriba el primer número de la cuenta en el rango y pulse la tecla TAB para mover el cursor al cuadro A cuenta. 11 En el cuadro A cuenta, escriba el último número de cuenta que desea utilizar para este segmento. 12 En el cuadro Jerarquía de segmentos, seleccione un segmento y en Obtener el nombre de unidad de, seleccione una de las siguientes opciones: Opción Obtener el nombre de la unidad Para asignar al segmento de árbol Una descripción de segmento Un nombre descriptivo basado en la información del segmento del libro mayor. Un código del segmento Un nombre corto es el valor del segmento del código de cuenta real. 13 Repita los pasos 4-12 para cada segmento del cuadro Jerarquía de segmentos. 14 Una vez definidos los segmentos de cuenta, las jerarquías y los rangos de la forma que desea que se introduzcan en el árbol de informes a partir del plan de cuentas, haga clic en Aceptar para crear un árbol de informe y mostrarlo en la hoja de cálculo Árbol de informe. 15 Cuando haya terminado de editar las nuevas unidades de informe del árbol, en el menú Archivo del árbol de informes haga clic en Guardar para guardar el nuevo árbol. Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe Una vez que haya creado el árbol de informe, ya sea manual o automáticamente, puede agregar entradas de texto o un enlace de correo electrónico a las unidades de informe del árbol. La siguiente sección, “Para añadir texto adicional en las unidades de informe en un árbol” muestra cómo agregar entradas de texto. Consulte “Para añadir direcciones de correo electrónico a un árbol de informes” en la página 222 cuando desea agregar enlaces de correo electrónico. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol z Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol Puede crear hasta diez entradas de texto adicionales por cada unidad de informe en el árbol de informes. Cada entrada de texto puede contener un máximo de 255 caracteres. Una vez creadas las entradas de texto adicionales en el árbol de informes, podrá añadir las entradas adicionales a formatos de filas o a la sección encabezado/pie de página en los informes. Si desea obtener más información sobre cómo agregar texto adicional a los formatos de filas, consulte “Para usar texto adicional en el formato de filas” en la página 74. Si desea obtener más información sobre cómo agregar texto adicional a los encabezados y pies de página de los informes, consulte “Inclusión de texto adicional en un informe” en la página 296. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 219 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe Para añadir texto adicional en las unidades de informe en un árbol 1 En la ventana Árbol de informes, seleccione la fila de la unidad de informe en la que desea añadir el texto. 2 Desplácese hacia la derecha en la hoja de cálculo y haga clic en la celda Texto adicional de la unidad de informe. 3 Haga clic en la flecha Texto adicional para acceder al cuadro de diálogo Texto adicional. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 220 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe 4 En el cuadro de diálogo Texto adicional, puede realizar las siguientes operaciones: Para Haga Agregar texto adicional a una unidad de informe 1 En la primera fila en blanco, escriba el texto Eliminar una entrada de texto de una unidad de informe 1 Seleccione la entrada que desea eliminar. Cerrar el cuadro de diálogo Haga clic en Cancelar. (hasta 255 caracteres). 2 Para agregar entradas de texto adicionales para esta unidad de informe, escriba el texto en una fila en blanco nueva. 3 Haga clic en Aceptar. 2 Haga clic en Borrar. Texto adicional sin guardar los cambios Nota: El cuadro Texto adicional cuenta con diez filas disponibles para las entradas de texto. Puede incluir dos entradas en un cuadro de Texto adicional separadas por un punto y coma (;). Por ejemplo, en el primer cuadro Texto adicional, escriba Ajustado tras adquisición(;)Sin ajustar. Para usar un punto y coma como carácter en la entrada de texto, coloque el punto y coma entre comillas simples (‘;’). Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes Puede introducir direcciones de correo electrónico en la ventana Árbol de informes, en el Catálogo de informes, o en ambos. Se deben preparar en el árbol de informes las direcciones de los correos electrónicos para que las opciones Usar árbol y Catálogo y árbol combinados estén disponibles en el Catálogo de informes. Puede seleccionar un catálogo combinado y seguridad de árbol de correo electrónico para enviar a los usuarios en el catálogo un correo electrónico con un archivo adjunto que contenga solamente las unidades que están disponibles para ellos en el árbol. Para obtener más información sobre cómo seleccionar la opción Usar correo electrónico del árbol, en el Catálogo de informes, consulte “Opciones de Activar correo electrónico” en la página 264. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 221 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe Para añadir direcciones de correo electrónico a un árbol de informes 1 En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para acceder al cuadro de diálogo Abrir árbol. 2 Seleccione un árbol de informes 3 Haga clic en Aceptar para ver el árbol de informe en la ventana Árbol de informe. 4 En el árbol gráfico, seleccione una unidad de informe. Se resaltará la fila correspondiente a la derecha en la hoja de cálculo. 5 En la hoja de cálculo, desplácese hacia la derecha para ver la columna Seguridad/ correo electrónico. 6 En la fila de la unidad de informe seleccionada, haga clic en la flecha Seguridad/ correo electrónico para acceder al cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo electrónico. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 222 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe 7 Para incluir unidades de informe de menor nivel (hijas) en la vista del informe del destinatario del correo electrónico, seleccione la casilla de verificación Agregar a hijos. 8 Para agregar usuarios al cuadro de lista Acceso otorgado, realice una de las siguientes operaciones: Para agregar Haga Usuarios de las libretas de direcciones de correo electrónico 1 En el cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo electrónico, haga clic en Correo electrónico para acceder al cuadro de diálogo libreta de direcciones de correo electrónico. 2 En el cuadro Mostrar nombres de, seleccione una libreta de direcciones de la lista para ver una lista de direcciones de correo electrónico de usuarios. 3 En la lista de direcciones de correo electrónico de la izquierda, seleccione una dirección de correo electrónico de usuario de la lista. Nota: Para seleccionar varias direcciones de usuarios de correo electrónico, pulse la tecla Ctrl y seleccione las direcciones de correo que desea incluir. 4 Haga clic en A-> para agregar las direcciones de correo electrónico de los usuarios seleccionados a la lista de la derecha. 5 Haga clic en Aceptar. Usuarios de la lista Usuarios Nota: La lista de Usuarios de FRx está disponible de FRx únicamente si Seguridad FRx se encuentra activada. Los perfiles de usuario deben incluir una dirección de correo electrónico para que esta selección funcione correctamente. Consulte la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7 para obtener más información. 1 En el cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo electrónico, haga clic en Usuarios FRx para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar usuario. 2 Seleccione en la lista los nombres de usuario que desea incluir. Nota: Para seleccionar varios nombres de usuario, pulse la tecla Ctrl y seleccione los usuarios que desea incluir. 3 Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 223 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe Para agregar Haga Usuarios de la lista Grupos Nota: La lista de Grupos de FRx está disponible de FRx únicamente si Seguridad FRx se encuentra activada. Los perfiles de usuario de todos los miembros del grupo deben incluir las direcciones de correo electrónico individuales para que esta selección funcione correctamente. Consulte Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7 para obtener más información. 1 En el cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo electrónico, haga clic en Grupos de FRx para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar grupo. 2 Seleccione en la lista los nombres de grupo que desea incluir. Nota: Para seleccionar varios nombres de usuario, pulse la tecla Ctrl y seleccione los usuarios que desea incluir. 3 Haga clic en Aceptar. 1 En el cuadro Agregar usuarios individuales, Usuarios individuales escriba la dirección de correo electrónico del usuario. 2 Haga clic en Agregar. 9 Para eliminar un usuario (o grupo) de la lista Acceso otorgado, realice una de las siguientes operaciones: Para eliminar Haga Usuarios específicos (o grupos) 1 En el cuadro de lista Acceso otorgado, seleccione la dirección de correo electrónico del usuario que desea eliminar. Nota: Para seleccionar varias direcciones de usuarios de correo electrónico, pulse la tecla Ctrl y seleccione las direcciones de correo que desea eliminar. 2 Haga clic en Quitar. Todos los usuarios y borrar toda la lista Haga clic en Quitar todo. 10 Haga clic en Aceptar. 11 En el menú Archivo del árbol de informes, haga clic en Guardar para guardar el árbol. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 224 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Seguridad de unidades de árbol de informe Seguridad de unidades de árbol de informe Si la seguridad de FRx está activa, puede restringir el acceso a unidades de informe individuales del árbol a partir de la columna Seguridad/correo electrónico en la hoja de cálculo del árbol de informe. Sólo los usuarios y grupos que tengan acceso podrán ver el detalle de informe de las unidades de informe aseguradas en los informes FRx resultantes. Para asegurar las unidades de árbol de informe 1 Abra un árbol de informe en Report Designer. 2 Seleccione la unidad de informe que desea asegurar en el árbol de informe gráfico o seleccione la fila de la unidad de informe en la hoja de cálculo. La fila de la unidad de informe seleccionada se resalta. Esto ayuda a seguir la fila a medida que se desplaza hacia la derecha para ver la columna P. 3 Haga doble clic en la celda Seguridad/correo electrónico (columna P) en la fila seleccionada para abrir el cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo electrónico. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 225 Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Seguridad de unidades de árbol de informe 4 Seleccione una de las siguientes opciones: Para otorgar acceso a Haga Usuarios de FRx específicos 1 Haga clic en Usuarios de FRx para mostrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuario. 2 Seleccione la fila del ID de usuario y del nombre de usuario de la lista. 3 Haga clic en Aceptar para agregar el usuario seleccionado a la lista Acceso otorgado. 4 Repita los pasos 1 a 4 para agregar otros usuarios. 1 Haga clic en Grupos de FRx para abrir el Miembros de grupos de FRx cuadro de diálogo Seleccionar grupo. 2 Seleccione la fila del ID de grupo y del nombre de grupo de la lista. 3 Haga clic en Aceptar para agregar el grupo seleccionado a la lista Acceso otorgado. 4 Repita los pasos 1 a 4 para agregar otros grupos. Nota: Puede otorgar acceso a usuarios y grupos en la misma celda de Seguridad/ correo electrónico de la unidad de informe. 5 Para eliminar un usuario (o grupo) de la lista Acceso otorgado, realice una de las siguientes operaciones: Para eliminar Haga Usuarios específicos (o grupos) 1 En el cuadro de lista Acceso otorgado, seleccione la dirección de correo electrónico del usuario que desea eliminar. 2 Haga clic en Quitar. Todos los usuarios y borrar toda la lista Haga clic en Quitar todo. 6 Haga clic en Aceptar. 7 En el menú Archivo del árbol de informes, haga clic en Guardar para guardar el árbol. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 226 Descripción del catálogo de informes Capítulo 7 Cuando abre el Catálogo de informes, la ventana aparece como se muestra en la Figura 7-1. . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Barra de herramientas del Catálogo de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 En la ventana Catálogo de informes, puede combinar el Formato de filas, la Disposición de columnas y el Árbol de informes para crear un informe. Esta ventana permite asignar al nuevo informe un identificador (ID) de catálogo, perfeccionar el formato y luego visualizarlo, imprimirlo o exportarlo a un archivo que se puede abrir con Microsoft Excel o Lotus 1-2-3.Microsoft® Identificación de catálogo . . . . . . . 236 En este capítulo, se explican los siguientes conceptos: Barra de menú del Catálogo de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Fichas para crear y dar formato a los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Ficha Construcción del informe . . . 244 z Cada opción y ficha de la ventana Catálogo de informes. z Cómo crear, generar, encadenar y duplicar informes. Ficha Salida . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Ficha Opciones de página . . . . . . . 267 Ficha Opciones de informe . . . . . . 272 Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Programación del procesamiento de los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 227 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes Cuando abre el Catálogo de informes, la ventana aparece como se muestra en la Figura 7-1. Barra de menú Barra de herramientas Cuando abre el identificador de un catálogo existente, su nombre aparece aquí. Opciones de ficha para dar formato a los informes Figura 7-1: Ventana Catálogo de informes Los elementos principales de la ventana Catálogo de informes son: z Barra de menú del Catálogo de informes z Barra de herramientas del Catálogo de informes z Identificación de catálogo z Fichas para crear y dar formato a los informes Barra de menú del Catálogo de informes El Catálogo de informes incluye los siguientes menús con las exclusivas funciones del Catálogo de informes: z Menú Archivo z Menú Edición z Menú Catálogo z Menú Ventana Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 228 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes Menú Archivo El menú Archivo del Catálogo de informes incluye las opciones comunes de las ventanas así como una configuración de página y de impresora, así como opciones de creación de informes, como se muestra en la Figura 7-2. Figura 7-2: Menú Archivo del Catálogo de informes El menú Archivo contiene los siguientes comandos específicos al informe. Comandos del menú Archivo Descripción Configurar página... Modifica la configuración de la página del informe. Generar... Genera el informe y establece o modifica la salida predeterminada del informe. Consulte “Generación de un informe” en la página 289. Imprimir catálogo Imprime la información del catálogo seleccionado. Consulte “Impresión de la información del catálogo” en la página 292. Tabla 7-1: Comandos del menú Archivo del Catálogo de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 229 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes Menú Edición El menú Editar del Catálogo de informes, que se muestra en Figura 7-3, permite editar la construcción del informe: el formato de filas, la disposición de columnas y el árbol de informe. Figura 7-3: Menú Editar del Catálogo de informes N o ta Las funciones Cortar, Copiar, Pegar y Borrar no están disponibles en el menú Edición cuando el Catálogo de informes está abierto. El menú Editar del Catálogo de informes contiene los siguientes comandos. Comando del menú Edición Descripción Estilos de fuente Aplica distintos estilos de fuentes y sombreados al informe. Puede aplicar las fuentes en forma global o a una fila, una columna o un encabezado específico del informe. Con la variedad de opciones de fuentes a su disposición podrá crear informes personalizados para presentar datos financieros con estilo. Consulte “Estilos de fuente” en la página 270. Formato de filas Abre el formato de filas del ID del catálogo abierto. Disposición de columnas Abre la disposición de columnas del ID del catálogo abierto. Árbol de informe Abre el árbol de informe del ID del catálogo abierto. Zoom... (F3) Muestra el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar y una lista de ID de catálogo para seleccionar. Tabla 7-2: Comandos del menú Editar Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 230 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes Menú Catálogo El menú Catálogo, que se muestra en Figura 7-4, corresponde a las opciones de ficha de la ventana Catálogo de informes que se utiliza para generar y dar formato a los informes. Figura 7-4: Menú Catálogo del Catálogo de informes El menú Catálogo permite mostrar y acceder a las siguientes fichas y selecciones de menú de la ventana Catálogo de informes. Comando del menú Catálogo Descripción Construcción del informe Muestra la ficha Construcción del informe. Salida y haga clic en Opciones de salida. Muestra los comandos: z Opciones de salida para mostrar las opciones de salida del informe. z z Programas Correo electrónico para mostrar la ficha Opciones de correo electrónico. Publicación en web para mostrar la ficha Publicación en web. Muestra el cuadro de diálogo Programador. Este comando sólo está disponible si FRx® Report Server se está ejecutando y está disponible. Opciones de página Muestra los comandos: z z Configurar página para mostrar la ficha Configurar página. Encabezados/pies de página para mostrar la ficha Encabezados/pies de página. Tabla 7-3: Comandos del menú Catálogo Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 231 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes Comando del menú Catálogo Descripción Opciones de informe Muestra los comandos: z z z z z Usar predeterm. Formato para mostrar la ficha Formato. Detalles de cuentas/transacciones... para mostrar la ficha Cnta/Trans. Opciones de árbol para mostrar la ficha Opciones de árbol. Avanzadas para mostrar la ficha Avanzadas. Conversión de monedas para mostrar la ficha Conversión de monedas. Sustituye la configuración por la configuración predeterminada del ID del catálogo Tabla 7-3: Comandos del menú Catálogo Menú Ventana El menú Ventana del catálogo de informes, como se muestra en Figura 7-5, permite acceder a Report Server y al Programador. Figura 7-5: Menú Ventana del Catálogo de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 232 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes El menú Ventana incluye los siguientes comandos en el catálogo de informes. Comando del menú Ventana Descripción Estado de Report Server Muestra el cuadro de diálogo Estado de Report Server donde puede comprobar el estado de un informe. Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7. Nota: Esta opción no está disponible (atenuada) si no ha adquirido o instalado este componente de software. Programa Muestra el cuadro de diálogo Programador donde puede comprobar el programa de un informe. Para obtener más información sobre este comando, consulte Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7. Nota: Esta opción no está disponible (atenuada) si no ha adquirido o instalado este componente de aplicación de Report Server Tabla 7-4: Comandos del menú Ventana Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 233 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de herramientas del Catálogo de informes Barra de herramientas del Catálogo de informes La ventana del Catálogo de informes presenta algunos botones adicionales que no forman parte de la barra de herramientas principal. Para obtener descripciones de los botones de la barra de herramientas principal, consulte “Barra de herramientas” en la página 11 de esta guía. Botón de barra de herramientas Descripción Abre el formato de filas asociado con el ID de catálogo visualizado. Para obtener más información, vea “Menú Edición” en la página 230. Abre la disposición de columnas asociada con el ID de catálogo visualizado. Para obtener más información, vea “Menú Edición” en la página 230. Abre el árbol de informes asociado con el ID de catálogo visualizado. Para obtener más información, vea “Menú Edición” en la página 230. Abre el formato de filas, la disposición de columnas y el árbol de informes asociados con el ID de catálogo visualizado. Abre FRx® DrillDown ViewerTM si ya se ha generado un archivo con destino a DrillDown Viewer para el ID de catálogo desplegado. Abre el programador de informes sólo si ha instalado Report Server. Nota: el programador es una función de Report Server. Esta opción no está disponible (atenuada) si no ha adquirido o instalado el componente de software Report Server. Tabla 7-5: Selecciones de la barra de herramientas del Catálogo de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 234 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de herramientas del Catálogo de informes Botón de barra de herramientas Descripción Genera el informe seleccionado. Si ha instalado Report Server, FRx enviará el informe de forma predeterminada a la cola de Report Server. Si Report Server no está instalado, se procesarán todos los informes en la estación de trabajo local. Si desea obtener más información sobre Report Server, consulte Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7. Para definir o cambiar el lugar de procesamiento predeterminado para los informes seleccione en el menú Archivo Generar... y luego, en el cuadro de diálogo Generar informe, establezca el valor predeterminado. Nota: Cuando genera un informe para una de las compañías de ejemplo (Fabrikam Works, Inc.o Fabrikam Works Canada), FRx procesa el informe localmente de forma predeterminada. Tabla 7-5: Selecciones de la barra de herramientas del Catálogo de informes (continúa) N o ta Para obtener descripciones de los botones de la barra de herramientas principal, consulte “Barra de herramientas” en la página 11 de esta guía. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 235 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo Identificación de catálogo Use la ventana de Catálogo de informes para identificar, fechar, crear y dar formato a los informes. Identificación de informes del Catálogo de informes Fichas del Catálogo de informes. Figura 7-6: Ventana del Catálogo de informes: identificación de informes y fichas La parte superior de la ventana del Catálogo de informes se utiliza para la identificación, los períodos y las fechas de informes. Esta sección contiene información e instrucciones acerca de: z Identificación de un nuevo informe z Especificación de fechas y períodos de informes z Fichas para crear y dar formato a los informes Identificación de un nuevo informe La parte superior de la ventana del Catálogo de informes se utiliza para la identificación de informes. La siguiente lista describe las opciones del catálogo y de compañía que se utilizan para identificar un informe. z ID de catálogo Utilícelo para crear un nombre de ID de catálogo único. z Descripción del identificador de catálogo Utilícela para la descripción del catálogo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 236 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo z Compañía FRx usa la información del calendario contable (año y períodos fiscales) de la compañía que seleccione para generar un informe. Si selecciona el código de compañía @ANY, FRx utilizará la compañía actualmente establecida como predeterminada. Para obtener más información sobre la creación de una nueva compañía, consulte Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Para identificar un nuevo informe 1 Abra la ventana Catálogo de informes. 2 En el cuadro ID de catálogo, escriba un nombre de ID de catálogo único, con un máximo de 16 caracteres de longitud. Atención: FRx no reconoce los siguientes símbolos como caracteres de ID de catálogo válidos: ‘ ” | / \ : ? * < > . 3 En el cuadro Descripción de ID de catálogo escriba una descripción del catálogo, que puede tener un máximo de 50 caracteres de longitud. 4 En el cuadro Compañía, use la compañía predeterminada o seleccione una compañía distinta de la lista desplegable y haga clic en Aceptar. Nota: Si selecciona la compañía @ANY, el informe se ejecuta para la compañía predeterminada o las compañías identificadas en el árbol de informes asociado. 5 El cuadro Descripción de la compañía muestra automáticamente una descripción basada en la selección de la compañía. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 237 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo 6 En el cuadro de lista desplegable Nivel de detalle, seleccione uno de los siguientes niveles de detalle de informe: Para Seleccione Crear un informe de resumen de alto nivel Informe financiero Crear un informe que contiene únicamente saldos detallados de cuenta Sólo de cuenta Crear un informe que contenga un resumen de alto nivel así como detalles de cuenta Financiero y de cuenta Crear un informe que contenga sólo detalles de transacciones Sólo de transacciones Crear un informe que contenga un resumen de alto nivel así como detalles de transacciones Financiero y de transacciones Para ver y profundizar en la información de detalle de la cuenta Sólo de cuenta o Financiero y de cuenta Para ver los detalles de transacciones o los detalles de transacción y cuenta Sólo de transacciones o Financiero y de transacciones Normalmente, las cuentas con saldos cero y sin actividad en el período no se incluyen en los informes de detalles de transacciones. Nota: La diferencia entre un informe Sólo de cuenta y un informe Financiero y de cuenta se puede apreciar plenamente cuando se imprime un informe. Si selecciona el nivel de detalles Financiero y de cuenta, FRx imprime un resumen del informe financiero y un informe con los detalles de cuentas. Sin embargo, si selecciona el nivel de detalle Sólo de cuenta, se imprime únicamente el informe de detalles de cuentas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 238 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo 7 En el cuadro de lista desplegable Provisional, seleccione una de las siguientes opciones de saldo para incluir en el informe: Para Seleccione Incluir sólo las transacciones y los saldos contabilizados en el libro mayor Usar sólo saldos contabilizados Incluir todas las transacciones y los saldos introducidos y contabilizados en el libro mayor Provisional: Activid. contab. + no contab. Incluir sólo las transacciones introducidas pero aún sin contabilizar en el libro mayor Incluir sólo la actividad no contabilizada Nota: FRx puede crear informes basándose en los saldos contabilizados o informes que incluyan importes de balances sin contabilizar para crear informes provisionales (pro-forma). Especificación de fechas y períodos de informes Use el cuadro Períodos y fechas que se muestra en la Figura 7-7 para indicar el período base, el año base y la fecha del informe. Figura 7-7: Períodos y fechas Tiene a su disposición las siguientes selecciones de períodos y fechas: z Período base Los cambios realizados en el período base no se guardan con el identificador del catálogo. Para guardar el período base, debe asignar un período base predeterminado en el cuadro Período predeter.. El cuadro Período predeter. determina el valor inicial del cuadro Período base. Aunque es posible programar los números de los períodos en la disposición de columnas, las disposiciones de columnas hacen referencia por lo general al período base que se haya establecido aquí. Normalmente, en la disposición de columnas se establece el período con referencia al período base y luego se define ese período específico aquí, en el Catálogo de informes. Si opta por introducir un número de período específico en la disposición de columnas, ese número anulará este valor de período base. z Año base Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 239 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo Introduzca el año fiscal que desea utilizar en el informe. Puede guardar un período y año base con el informe. Para obtener más información, consulte “Período base predeterminado” en la página 241 z Regenerar índices de LM de FRx Active esta casilla de verificación para regenerar el índice de LM local antes de procesar el informe. z Período cubierto Esta cuadro combina automáticamente el Período base en formato de texto con la Descripción del período o la Descripción plural (que se utiliza para múltiples períodos) del cuadro de diálogo Información de compañía. Para obtener más información sobre la configuración de Información de la compañía, consulte la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Este texto se puede editar en forma manual si resulta necesario; sin embargo, los cambios no se guardan cuando se guarda el proyecto. La descripción en este cuadro aparece en los encabezados de informe de forma predeterminada. Use los códigos @TXTPER y @TXTP+D en la ficha Encabezados/ Pies de página para incluir la descripción Período cubierto en el informe. Para obtener más información sobre el uso de las descripciones de períodos en los encabezados y pies de página, consulte la Ficha “Encabezados/pies de página” en la página 268, z Fecha del informe Esta descripción cambia de acuerdo con las fechas seleccionadas anteriormente para el informe. Esta descripción aparece automáticamente en los encabezados del informe. Esta descripción se utiliza en los códigos @TXTDATE y @TXTP+D de la ficha Encabezados/Pies de página. Para obtener más información sobre el uso de las fechas de informe en los encabezados y pies de página, consulte la Ficha “Encabezados/pies de página” en la página 268, Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 240 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo z Período base predeterminado Esta configuración determina la configuración inicial del Año base y el Período base. Esta es la única configuración que se ha guardado con el ID de catálogo. Para cambiar una configuración, haga clic en el cuadro Período base predeterminado y seleccione una de las siguientes opciones en la lista: Lista de períodos predeterminados Use Sys Define el período base como período actual del sistema FRx utiliza los valores de la Configuración regional del equipo para determinar la fecha actual del sistema y luego la aplica a la configuración del período actual del sistema contable para definir el período actual del sistema. Supongamos, por ejemplo, que la fecha actual del sistema es el 8/21/00 y que el sistema contable utiliza 12 períodos mensuales; el período actual del sistema terminaría el 8/31/00. S-1 Define el período base como un período anterior al período actual del sistema S-2 Define el período base como dos períodos anteriores al período actual del sistema S+1 Define el período base como un período posterior al período actual del sistema CUR Define el período base como el período de procesamiento actual según se define en el libro mayor C-1 Define el período base como un período anterior al período actual del libro mayor C-2 Define el período base como dos períodos anteriores al período actual del libro mayor C+1 Define el período base como un período posterior al período actual del libro mayor 01 Para programar un número de períodos específicos. Tabla 7-6: Selecciones para el período base predeterminado Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 241 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo Para identificar períodos y fechas de informe 1 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Fecha de informe para acceder al cuadro de diálogo Períodos y fechas. 2 En el cuadro Período base, escriba el número de período base del informe que se va a utilizar. Para guardar un período y año base con el informe, consulte la Período base predeterminado en la página 241, que comenta la configuración del período base predeterminado. 3 Seleccione la casilla de verificación Regenerar índice de LM de FRx para volver a generar el índice de LM local antes de procesar el informe. 4 En el cuadro Período cubierto, edite el texto según sea necesario. 5 En el cuadro Fecha de informe, edite el texto según sea necesario. 6 Para cambiar el período base predeterminado, haga clic en el cuadro Periodo base predeterminado y seleccione uno de la lista. Para editar uno de estos códigos, selecciónelo y modifique el número del período para que refleje el período base correcto. Por ejemplo, para especificar el período base como los cinco períodos anteriores al período actual del libro mayor, haga clic en la flecha del cuadro Período base, seleccione C-1 y luego cámbielo manualmente a C-5. 7 Haga clic en Aceptar para rellenar el cuadro Fecha de informe en la ventana catálogo de informes. FRx calcula una fecha utilizando la información introducida en el cuadro de diálogo Períodos y fechas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 242 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Fichas para crear y dar formato a los informes Fichas para crear y dar formato a los informes Las fichas en la ventana del catálogo de informes contienen opciones para crear y dar formato a los informes. Algunas fichas secundarias del catálogo de informes, como Publicación en Web y Conversión de moneda, sólo están disponibles si la instalación de FRx incluye estas funciones licenciadas por separado. Las ventanas de FRx pueden diferir del conjunto de ejemplos y descripciones incluidos en esta guía. La siguiente tabla describe cada ficha principal y la ficha secundaria asociada disponible en la ventana catálogo de informes. Ficha principal Ficha secundaria Construcción del informe Ninguno Salida z z Opciones de salida: Use esta ficha para especificar el tipo de salida de informe. Por ejemplo, podría imprimir el informe o exportarlo como archivo de Microsoft Excel. Opciones de correo electrónico: Use esta ficha para indicar la lista de distribución y el método de distribución de archivos para el envío automático de los informes por correo electrónico. z Publicación en web: Los usuarios autorizados pueden utilizar esta ficha para enviar el informe a FRx® WebPort. Opciones de página z de la página del informe. z Opciones de informe Configurar página: Use esta ficha para especificar el diseño z z Encabezados / Pies de página: Use esta ficha para especificar los encabezados y pies de página del informe. Formato: Use esta ficha para controlar el redondeo y el formato de importes en el informe. Detalle de cnta./trans.: Use esta ficha para seleccionar las opciones para mostrar los detalles de transacción y cuenta en los informes. z Opciones de árbol: Use esta ficha para especificar las unidades de informe incluidas en un informe. z z Avanzadas: Use esta ficha para establecer la base de acumulación, prioridad de cálculo y procesamiento y los informes de excepción de un informe. Conversión de monedas: Use esta ficha para establecer las opciones de conversión de los informes de monedas. Tabla 7-7: Fichas para crear y dar formato a los informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 243 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe Ficha Construcción del informe Use las opciones de formato de fila, disposición de columnas y de árbol de informes en la ficha Construcción del informe para generar el informe. Opciones de formato de fila Opciones de disposición de columnas Opciones de árbol de informes Figura 7-8: Catálogo de informes: ficha Construcción del informe Esta sección contiene información e instrucciones acerca de: z Selección de formatos de fila z Selección de disposiciones de columnas z Selección de un árbol de informes Selección de formatos de fila Opciones de formato de fila Use las siguientes opciones para el formato de fila: z Formato de filas Use para seleccionar el formato de fila del informe. Para obtener más información sobre los formatos de filas, consulte Capítulo 3, “Creación de formatos de filas’’.. z Fechas de vigencia Esta opción para cambiar la presentación del informe basándose en un momento específico. Para asignar al informe múltiples formatos de filas vinculados a una fecha o a un período de informe efectivo, seleccione esta opción. Cuando genere el informe, FRx seleccionará el formato de filas usando la información de Fecha de informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 244 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe z Usar formatos de filas y enlaces a hojas de cálculo del árbol de informes Si especifica en el árbol de informes los formatos de filas o las hojas de cálculo que se deben usar en el informe, seleccione esta opción. Si no activa esta casilla, FRx utilizará el formato de filas seleccionado anteriormente en el campo Formato de filas para cada unidad del árbol de informes. Nota: Si selecciona esta opción y no todas las unidades de informe hacen referencia a un formato de filas, FRx utilizará automáticamente el formato de filas identificado (que aparece atenuado en el cuadro Formato de filas) para esas unidades. Para obtener más información sobre los árboles de informe y asignar formatos de fila y hojas de cálculo en el árbol de informe, consulte “Descripción de la creación manual de árboles de informes” en la página 205. Para seleccionar un formato de filas 1 2 Haga clic en la flecha de la derecha del cuadro Formato de filas para acceder al cuadro de diálogo Elegir formato de filas. Seleccione un formato de fila y haga clic en Aceptar para volver a la ventana del Catálogo de informes. El cuadro de lista Formato de filas muestra automáticamente una descripción 3 A continuación, haga clic en la casilla de verificación Fechas de vigencia, que se encuentra en la parte derecha de Formato de filas, para acceder al cuadro de diálogo Fechas de vigencia. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 245 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe 4 En el cuadro de diálogo Fechas de vigencia, seleccione una de las siguientes opciones: z Usar números de períodos, para hacer que un formato de filas entre en vigor en un período específico. z Usar fechas, para hacer que un formato de filas entre en vigor en la fecha seleccionada. 5 Haga doble clic en el cuadro Nombre del formato para acceder al cuadro de diálogo Elegir formato de filas. 6 Seleccione un formato de filas y haga clic en Aceptar. 7 Haga doble clic en el cuadro Período de fecha o Fecha inicial y seleccione o introduzca el número del período o la fecha para el formato de fecha seleccionado. El formato de filas entrará en vigor en la fecha o el período que seleccione. 8 Repita los pasos del 5 al 7 para cada formato de fila según sea necesario. Nota: Si ejecuta el informe para un período o fecha que no esté cubierto en la lista de Fechas de vigencia, el informe se ejecutará utilizando el formato de fila que se seleccionó originalmente (que se muestra atenuado en el cuadro Formato de filas). 9 Haga clic en Aceptar para volver la ventana Catálogo de informes. Selección de disposiciones de columnas Opciones de disposición de columnas Use las siguientes opciones para la disposición de columnas: z Disposición de columnas Use para seleccionar la disposición de filas del informe. Para obtener más información sobre las disposiciones de columnas, consulte el Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas’’. z Fechas de vigencia Esta opción sirve para cambiar la presentación del informe basándose en un momento específico. Para asignar al informe múltiples formatos de filas vinculados a una fecha o un período de informe efectivo, seleccione esta opción. Cuando genere el informe, FRx seleccionará la disposición de columnas usando la información de Fecha de informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 246 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe Para seleccionar una disposición de columnas 1 Haga clic en la flecha de la derecha del cuadro Disposición de columnas para acceder al cuadro de diálogo Elegir disposición de columnas. 2 En el cuadro de diálogo Elegir disposición de columnas, seleccione una disposición de columnas y haga clic en Aceptar. El cuadro de lista Disposición de columnas muestra automáticamente una descripción 3 A continuación, haga clic en la casilla de verificación Fechas de vigencia, que se encuentra en la parte derecha de la Formato de filas Descripción, para acceder al cuadro de diálogo Fechas de vigencia. 4 En el cuadro de diálogo Fechas de vigencia, seleccione una de las siguientes opciones: z Usar números de períodos, para hacer que un formato de filas entre en vigor en un período específico. z Usar fechas, para hacer que un formato de filas entre en vigor en la fecha seleccionada. 5 Haga doble clic en el cuadro Nombre del formato para acceder al cuadro de diálogo Elegir disposición de columnas. 6 Seleccione una disposición de columnas y haga clic en Aceptar. 7 Haga doble clic en el cuadro Período de fecha o Fecha inicial y seleccione o introduzca el número del período o la fecha para el formato de fecha seleccionado. El formato de filas entrará en vigor en la fecha o el período que seleccione. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 247 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe 8 Repita los pasos del 5 al 7 para cada disposición de columnas que desea incluir. Nota: Si ejecuta el informe para un período o fecha que no esté cubierto en la lista de Fechas de vigencia, el informe se ejecutará utilizando el formato de fila que se seleccionó originalmente (que se muestra atenuado en el cuadro Formato de filas). 9 Haga clic en Aceptar para volver la ventana Catálogo de informes. Selección de un árbol de informes Opciones de árbol de informes Use las opciones del árbol de informe para incluir un árbol en el informe. Sin embargo, no se necesita un árbol de informes para crear un informe. Si opta por no utilizar un árbol de informes, el formato de filas debe emplear segmentos contables principales, códigos contables completos o alguna combinación de ellos. Use las siguientes opciones para el árbol de informes: z Árbol de informe Selecciónelo para incluir un árbol de informes en el informe. Para obtener más información sobre los árboles de informes, consulte el Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes’’. z Fechas de vigencia Use esta opción para cambiar la presentación del informe basándose en un momento específico. Para asignar al informe múltiples formatos de filas vinculados a una fecha o un período de informe efectivo, seleccione esta opción. Cuando genere el informe, seleccionará el árbol de informes usando la información de Fecha de informe. z Unidad de inicio Esta opción para árboles de informes permite seleccionar los niveles hasta la unidad inicial en la ficha Opciones de árbol. Nota: Si selecciona la Unidad inicial se limita las ramas del árbol que aparecerán cuando genere el informe. Para ejecutar el informe para todo el árbol, haga clic en Ninguno en el cuadro de selección Unidades del árbol para eliminar esta Unidad inicial. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 248 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe Para seleccionar un árbol de informes 1 Seleccione la casilla de verificación Usar árbol de informe. 2 Haga clic en la flecha Árbol de informe para acceder al cuadro de diálogo Elegir árbol de informe. 3 En el cuadro de diálogo Elegir árbol de informe, seleccione un árbol de informes y haga clic en Aceptar. El cuadro de lista Árbol de informe muestra automáticamente una descripción 4 A continuación, haga clic en la casilla de verificación Fechas de vigencia, que se encuentra en la parte derecha de la Formato de filas Descripción, para acceder al cuadro de diálogo Fechas de vigencia. 5 En el cuadro de diálogo Fechas de vigencia, seleccione una de las siguientes opciones: z Usar números de períodos, para hacer que un formato de filas entre en vigor en un período específico. z Usar fechas, para hacer que un formato de filas entre en vigor en la fecha seleccionada. 6 Haga doble clic en el cuadro Nombre del formato para acceder al cuadro de diálogo Elegir árbol de informe. 7 Seleccione un árbol de informes y haga clic en Aceptar. 8 Haga doble clic en el cuadro Período de fecha o Fecha inicial y seleccione o introduzca el número del período o la fecha para el formato de fecha seleccionado. El formato de filas entrará en vigor en la fecha o el período que seleccione. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 249 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida 9 Repita los pasos 6-8 para cada unidad de informe que desea incluir. 10 Haga clic en Aceptar para volver la ventana Catálogo de informes. 11 Para especificar una unidad inicial, haga clic en la flecha Unidad inicial para acceder al cuadro de diálogo Unidades del árbol. 12 En el cuadro de diálogo Unidades del árbol, seleccione la unidad de informe de inicio y haga clic en Aceptar. Nota: Deje este cuadro vacío para generar el árbol de informes en su totalidad. Para obtener más información sobre la ficha Opciones del árbol consulte “Ficha Opciones de árbol” en la página 281. Ficha Salida Use la ficha Salida para cambiar la salida del informe. En la ficha Salida se encuentran tres fichas secundarias, la ficha Opciones de salida, la ficha Opciones de correo electrónico y la ficha Publicación en web. Use estas fichas para cambiar la salida del informe, para especificar las opciones de correo electrónico o para publicar un informe en un repositorio web. Ficha Salida La ficha Opciones de salida de la ventana del catálogo de informes está activa de forma predeterminada. Figura 7-9: Ficha Opciones de salida en el catálogo de informes Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 250 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Esta sección contiene información e instrucciones acerca de: z Selección de opciones de salida de informe z Envío de informes por correo electrónico z Publicación de informe en la web Selección de opciones de salida de informe Utilice la ficha Opciones de salida para seleccionar las siguientes opciones y configuración específicas de salida de informe: Opciones de salida de informe Utilice esta opción para seleccionar el método de salida de un informe. Para seleccionar el método de salida del informe, utilice la lista desplegable Salida de la Figura 7-10. Figura 7-10: Lista de opciones de salida Las descripciones y usos de estas opciones se describen a continuación. z Impresora Utilice esta opción para imprimir el informe en la impresora predeterminada. z FRx DrillDown Viewer (XML mejorado) Use la configuración predeterminada para enviar un informe a DrillDown Viewer para visualizarlo en un equipo que utilice Microsoft® Windows® 2000 y Windows XP. Si selecciona esta opción, FRx guarda este archivo con una extensión .frd de forma predeterminada. La ruta predeterminada donde FRx guarda este archivo está determinada por la Ruta de importación/exportación seleccionada en el cuadro de diálogo Información de la compañía. Cuando abre el archivo en DrillDown Viewer, puede ver el informe en la pantalla, imprimirlo, exportarlo a otras aplicaciones, enviarlo mediante correo electrónico y guardarlo con otro nombre. Para obtener más información sobre DrillDown Viewer, consulte Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7. z HTML (mediante Excel 2000 o posterior) Esta opción produce el informe como un archivo HTML. Cuando selecciona esta opción, FRx guarda el archivo con una extensión .htm. Si no tiene la aplicación de Excel 2000 en su estación de trabajo, FRx mostrará un mensaje de error en su pantalla. Cuando utiliza esta opción, debe seleccionar la opción Activar navegador en Opciones HTML para ver el informe HTML generado en un navegador web inmediatamente. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 251 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida z XML Use esta opción para exportar el informe como un archivo XML. El archivo de salida es en el formato XML estándar y se puede importar en otras aplicaciones compatibles con XML o mostrarse en un navegador web. z XBRL Utilice esta opción para generar documentos de instancia XBRL que incluyan elementos y sintaxis XBRL. La salida XBRL requiere que el formato de filas incluya etiquetas de elementos XBRL aplicadas a las filas GL Link, CAL y TOT. Sólo las filas que tienen etiquetas de elementos XBRL se pasarán al documento de instancias. z Excel 5 o superior (mediante OLE) Use esta opción para exportar el informe a un libro de trabajo de Microsoft Excel 5 mediante OLE. Para realizar esta operación, debe tener instalado Microsoft Excel 5.0 (o superior) en la estación de trabajo o en Report Server (si coloca en cola el informe para procesarlo). Si selecciona esta opción, aparecerán las siguientes opciones en la ficha Opciones de salida. Estas opciones se describen en la siguiente tabla. Opciones OLE para Excel Descripción Activar libro de trabajo Use esta opción para abrir un libro de trabajo de Microsoft Excel tras generar un informe. Si no selecciona esta opción, el informe se guardará como un archivo .xls y Microsoft Excel no se abrirá automáticamente. Formatear según esquema de Excel Si genera un informe de detalles de cuentas o de transacciones, puede usar las funciones de control de formatos incorporadas en Microsoft Excel para permitir ocultar o mostrar los detalles de las filas. Active esta casilla de verificación para activar esta función. Contras. Para asignar una contraseña al archivo de Microsoft Excel (.xls) y protegerlo contra el acceso no autorizado, escriba una contraseña en este cuadro. Tabla 7-8: Opciones de salida de Excel con formato Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 252 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Opciones OLE para Excel Descripción Imprimir encabezados Utilice esta opción para incluir los encabezados de informe y de columna definidos en el archivo de hoja de cálculo Imprimir filas de formato Active esta casilla de verificación para incluir las filas de formato definidas (DES, LFT, RGT y CEN) en el archivo de hoja de cálculo. Si no selecciona esta opción, sólo se exportarán a la hoja de cálculo las filas de cantidad. Imprimir filas subrayadas Para incluir filas subrayadas (y con doble subrayado) en los archivos de hoja de cálculo Exportar fórmulas Use esta opción únicamente con las hojas de cálculo para exportar fórmulas a partir del formato de fila (TOT) y disposición de columnas a la hoja de cálculo. Tabla 7-8: Opciones de salida de Excel con formato (continúa) z Opciones de hoja de cálculo Están disponibles las siguientes opciones de salida de Excel y Lotus en la ficha Opciones de salida: z Exportar a Lotus (WK1), para exportar el informe a un archivo WK1 de Lotus 1- 2-3. z Exportar a Excel (XLS), para exportar su informe a un archivo en Microsoft Excel XLS. Este archivo puede ser leído (sin necesidad de fuentes especiales) por cualquier versión de Microsoft Excel. Cuando selecciona una de estas opciones de hoja de cálculo, las siguientes opciones de salida se muestran en la ficha Opciones de salida. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 253 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Estas opciones se describen en la siguiente tabla. Opciones de hoja de cálculo Descripción Imprimir encabezados Utilice esta opción para incluir los encabezados de informe y de columna definidos en el archivo de hoja de cálculo Imprimir filas de formato Active esta casilla de verificación para incluir las filas de formato definidas (DES, LFT, RGT y CEN) en el archivo de hoja de cálculo. Si no selecciona esta opción, sólo se exportarán a la hoja de cálculo las filas de cantidad. Imprimir filas subrayadas Para incluir filas subrayadas (y con doble subrayado) en los archivos de hoja de cálculo Exportar fórmulas Use esta opción únicamente con las hojas de cálculo para exportar fórmulas a partir del formato de fila (TOT) y disposición de columnas a la hoja de cálculo. Tabla 7-9: Opciones de formato de hoja de cálculo z Opciones ASCII Están disponibles las siguientes opciones de salida ASCII en la ficha Opciones de salida: z Exportar a ASCII (delimitado por comas), para exportar el informe a un archivo de texto ASCII. z Exportar a ASCII (Texto formateado), para exportar el informe a un archivo de texto ASCII formateado. Este tipo de archivo presenta los datos en columnas alineadas, separados por espacios. Use esta opción para ver los informes en equipos y terminales que no utilicen Windows. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 254 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Cuando selecciona una de estas opciones ASCII, las siguientes opciones de salida se muestran en la ficha Opciones de salida. Opciones ASCII Descripción Máximo de líneas por página Utilice únicamente el texto con formato ASCII para determinar el número de líneas de informe que desea imprimir por página. La opción ASCII (delimitado por comas) crea un informe continuo sin saltos de página y esta opción no estará disponible o atenuada. Imprimir encabezados Utilice esta opción para incluir los encabezados de informe y de columna definidos en el archivo de hoja de cálculo Imprimir filas de formato Active esta casilla de verificación para incluir las filas de formato definidas (DES, LFT, RGT y CEN) en el archivo de hoja de cálculo. Si no selecciona esta opción, sólo se exportarán a la hoja de cálculo las filas de cantidad. Imprimir filas subrayadas Para incluir filas subrayadas (y con doble subrayado) en los archivos de hoja de cálculo Tabla 7-10: Opciones de formato ASCII z N o ta Opciones de FRx instant!OLAP - Cubo de servidor de Microsoft Sólo los administradores (usuarios incluidos en el grupo de administradores de OLAP en el servidor NT) tienen autorización para seleccionar la opción Cubo FRx instant!OLAP de servidor de Microsoft. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 255 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Cuando selecciona esta opción, las siguientes selecciones se muestran en la ficha Opciones de salida en la parte derecha de la pantalla. En la siguiente tabla se muestran algunas selecciones de cubo OLAP. Opciones de cubo de servidor de Microsoft Descripción Nombre del Cubo Escriba el nombre del archivo de cubo de FRx instant!OLAP en el servidor. Descr. del Cubo Muestra la descripción del cubo OLAP. Utilizar seguridad integrada de NT Use esta opción para utilizar la identificación de usuario y contraseña de su red NT. Si utiliza la opción de seguridad de NT integrada, no necesitará utilizar los cuadros ID de usuario y contraseña en la configuración de FRx instant!OLAP Cubo de servidor de Microsoft. Id de usuario Si no seleccionó la opción Utilizar seguridad integrada de NT, introduzca en este cuadro su identificación de usuario para el servidor Cubo OLAP. Contraseña Si no seleccionó la opción Utilizar seguridad integrada de NT, introduzca en este cuadro su contraseña para el servidor Cubo OLAP. Serv. cubo Escriba o seleccione el nombre del servidor donde se encuentra el cubo OLAP. BD del cubo Escriba o seleccione la base de datos de cubo OLAP Tabla 7-11: Configuración de Cubo FRx instant!OLAP de servidor de Microsoft Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 256 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Opciones de cubo de servidor de Microsoft Descripción Servidor Fact Escriba o seleccione el nombre del servidor donde se encuentran las tablas FACT del cubo OLAP. Nota: Las tablas FACT son una representación correlativa de los archivos de informes creados en XML. Ellos representan una compilación temporal de los datos de informes que soportan la generación del cubo OLAP. Para los servidores de cubo, las tablas FACT se guardan permanentemente en una ubicación definida por el usuario en un Servidor/Base de datos SQL. Base de datos Fact Escriba o seleccione el nombre de la base de datos donde se encuentran las tablas FACT del cubo OLAP de Microsoft SQL. Tabla 7-11: Configuración de Cubo FRx instant!OLAP de servidor de Microsoft (continúa) z Opciones de FRx instant!OLAP - Cubo local de Microsoft Cuando selecciona esta opción, las siguientes selecciones se muestran en la ficha Opciones de salida en la parte derecha de la pantalla. En la siguiente tabla se muestran algunas de estas selecciones. Opciones de cubo local de Microsoft Descripción Nombre del Cubo Escriba el nombre del archivo del cubo OLAP. Descr. del Cubo Introduzca la descripción del Cubo OLAP. Tabla 7-12: Opciones de cubo local de Microsoft Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 257 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida z Gráfico dinámico de Excel Cuando selecciona esta opción, las siguientes selecciones se muestran en la ficha Opciones de salida en la parte derecha de la pantalla. En la siguiente tabla se muestran algunas de estas selecciones. Opciones de gráfico dinámico de Excel Descripción Nombre del Cubo Escriba el nombre del archivo de cubo del gráfico dinámico de Excel. Descr. del Cubo Escriba la descripción del cubo de gráfico dinámico de Excel. Tabla 7-13: Opciones de gráfico dinámico de Excel z Tabla dinámica de Excel Cuando selecciona esta opción, las siguientes selecciones se muestran en la ficha Opciones de salida en la parte derecha de la pantalla. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 258 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida En la siguiente tabla se muestran algunas de estas selecciones. Opciones de tabla dinámica de Excel Descripción Nombre del Cubo Escriba el nombre del archivo de cubo de la tabla dinámica de Excel. Descr. del Cubo Escriba la descripción del cubo de tabla dinámica de Excel. Tabla 7-14: Opciones de tabla dinámica de Excel Nombre del archivo El cuadro de lista Nombre de archivo muestra el nombre del archivo de informe. Para cambiar el nombre de archivo o la ruta, seleccione el nombre de archivo en el cuadro desplegable. En el cuadro de diálogo Nombre de archivo de salida, puede seleccionar una unidad, un directorio y un nombre de archivo distinto para el informe. Si no selecciona una vía de acceso, se guardará el archivo en Importar/exportar vía de acceso que haya seleccionado en el cuadro de diálogo Información de compañía. El cuadro Nombre de archivo aparece atenuado cuando se selecciona Impresora en el cuadro Salida. Nota: Si selecciona la opción Enviar como enlace al archivo en la ficha Correo electrónico, deberá especificar un directorio de red compartido o utilizar Convenciones de denominación uniforme (UNC); por ejemplo: \\nombre equipo\nombre compartido\nombre directorio\nombre archivo. Reemplazar archivo sin generar advertencia Si guarda un nuevo informe bajo un nombre que ya ha sido asignado a un archivo, aparecerá un mensaje de advertencia informándole que ese archivo ya existe. Active esta casilla para desactivar este mensaje de advertencia y dejar que FRx sobrescriba el archivo automáticamente. Requerir tipo de salida a la hora de ejecución Si desea que el sistema le pida que seleccione el método que se debe emplear para generar la salida del informe, active esta casilla de verificación. Borrar archivo después de Imprimir/Ver/Enviar Active esta casilla para eliminar automáticamente el archivo del informe FRx después de haberlo impreso, visualizado o enviado. Esta opción es útil si la seguridad o el espacio en disco es un factor de consideración. Si no selecciona esta opción, el archivo de salida permanecerá en disco para ser visualizado, impreso o enviado posteriormente. Imprimir inmediat. Active esta casilla de verificación para generar el informe usando el método de salida seleccionado y enviarlo directamente a la impresora predeterminada. La casilla estará en gris claro si ha seleccionado Impresora en el cuadro Salida. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 259 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Cadena a ID de catálogo Para ejecutar otro informe automáticamente una vez que se haya generado el informe actual, seleccione el ID de catálogo aquí. Para realizar esta operación, haga clic en la flecha Cadena a ID de catálogo. En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el ID de catálogo que desea ejecutar tras este y haga clic en Aceptar. Se pueden encadenar varios informes de esta manera. Para obtener más información sobre cómo encadenar informes, consulte “Encadenar informes” en la página 293. Reiniciar numeración de páginas Active esta casilla para utilizar la numeración de páginas individuales de cada informe encadenado. Por ejemplo, si el informe A tiene números de páginas del 1 al 5 y el informe B tiene números de páginas del 1 al 8, con esta opción se conservará la numeración de cada informe. Sin seleccionar esta opción se generarían las páginas del 1 al 5 para el informe A y del 6 al 13 para el informe B. Impresión de informes Si está instalada la aplicación Report Server, esta versión de Report Designer permite seleccionar una impresora local o de servidor en el Catálogo de informes. Esta característica brinda una mayor flexibilidad a la hora de imprimir informes. Las selecciones de impresora local se aplican a la sesión en curso en Report Designer. La configuración de una impresora de servidor válida sigue vigente hasta que se cambie a otra impresora de servidor válida. Cuando se encuentra instalado Report Server y se selecciona Impresora como la opción de salida en el Catálogo de informes, Report Designer muestra en forma dinámica el botón Definir impresoras en la ficha Opciones de salida. Si Report Server no está instalado y está generando informes en forma local, elija la opción Imprimir en el menú Archivo y seleccione una impresora válida en el cuadro de diálogo Imprimir. N o ta Para las demás opciones de salida, como la opción predeterminada FRx DrillDown Viewer (XML mejorado), Report Designer muestra en forma dinámica el botón Seleccionar impresora cuando se encuentra seleccionada la casilla de verificación Imprimir inmediatamente. Si se selecciona Impresora como opción de salida, la casilla de verificación Imprimir inmediatamente estará desactivada (en gris). N o ta Esta sección incluye información e instrucciones acerca de: z Selección de una impresora en las opciones de salida del Catálogo de informes z Selección de una impresora en la opción Imprimir inmediatamente Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 260 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Selección de una impresora en las opciones de salida del Catálogo de informes Para seleccionar una impresora en las opciones de salida del Catálogo de informes 1 Abra el registro del informe en el Catálogo de informes. 2 Seleccione la ficha Salida. 3 Desde la ficha Salida, seleccione la ficha Opciones de salida. 4 Haga clic en la flecha de Opciones de salida y seleccione Impresora en la lista. Si está instalado FRx Report Server, en la ficha Opciones de salida aparecerá el botón Def. impresoras. 5 Haga clic en Def. impresoras para acceder al cuadro de diálogo Selecciones de impresora. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 261 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida 6 En el cuadro de diálogo Selecciones de impresora, elija una de las siguientes opciones: z Para seleccionar una impresora local para la sesión actual, haga clic en la flecha de Selección de impresora local y elija de la lista una impresora local válida e instalada. z Para seleccionar una impresora de servidor como impresora predeterminada para el informe, haga clic en la flecha de Selección de impresora de servidor y elija una impresora de la lista. Nota: La selección de impresora de servidor se guardará en el catálogo y afectará la salida de todas las impresoras hasta que se seleccione otra impresora de servidor. 7 Haga clic en Aceptar para dar por válida la selección de impresora y cerrar el cuadro de diálogo Selecciones de impresora. 8 Haga clic en Guardar para guardar el registro del informe en el Catálogo de informes. Selección de una impresora en la opción Imprimir inmediatamente Para seleccionar una impresora en la opción Imprimir inmediatamente 1 Abra el registro del informe en el Catálogo de informes. 2 Seleccione la ficha Salida. 3 Desde la ficha Salida, seleccione la ficha Opciones de salida. 4 Haga clic en la casilla de verificación Imprimir inmediatamente. Nota: Si está generando informes en forma local, el informe se imprimirá en la impresora local predeterminada de la estación de trabajo. Si está instalado FRx Report Server, en la ficha Opciones de salida aparecerá el botón Seleccionar impresora. 5 Haga clic en Seleccionar impresoras para acceder al cuadro de diálogo Selecciones de impresora. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 262 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida 6 En el cuadro de diálogo Selecciones de impresora, elija una de las siguientes opciones: z Para imprimir inmediatamente en una impresora local, haga clic en la flecha de Selección de impresora local y elija una impresora de la lista. z Para imprimir inmediatamente en una impresora de servidor, haga clic en la flecha de Selección de impresora de servidor y elija una impresora de la lista. 7 Haga clic en Aceptar para dar por válida la selección de impresora y cerrar el cuadro de diálogo Selecciones de impresora. Envío de informes por correo electrónico Puede enviar un informe a otra persona mediante un sistema de correo electrónico compatible con MAPI utilizando la ficha Opciones de correo electrónico. Con las opciones de correo electrónico de FRx, usted puede enviar cualquier tipo de salida de informe con excepción de archivos cubos OLAP. Puede introducir direcciones de correo electrónico en la ventana Árbol de informes, en el Catálogo de informes, o en ambos. Puede seleccionar un catálogo combinado y seguridad de árbol de correo electrónico para enviar a los usuarios en el catálogo un correo electrónico con un archivo adjunto que contenga solamente las unidades que están disponibles para ellos en el árbol. Los destinatarios deben tener el componente DrillDown Viewer para ver los archivos de informe .frd. Si selecciona la ficha Opciones de correo electrónico, en la ventana del catálogo de informe se muestran las selecciones de correo electrónico. Ficha Opciones de correo electrónico Figura 7-11: Ficha Opciones de correo electrónico Estas opciones se describen a continuación. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 263 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Opciones de Activar correo electrónico Active esta casilla de verificación para enviar un informe por correo electrónico. Una vez que selecciona esta opción, use una de las siguientes opciones para adjuntar informes: z Enviar como datos adjuntos Seleccione esta opción para adjuntar el informe a un mensaje de correo electrónico. El envío de un archivo de informe DrillDown Viewer como un adjunto selecciona automáticamente la casilla de verificación Comprimir archivo XML en la ficha Opciones de salida. z Enviar como enlace a archivo Si selecciona Enviar como enlace a archivo, el informe no se adjunta al mensaje. En su lugar, se adjunta un “acceso directo” al archivo. Cuando el usuario hace clic en el acceso directo, DrillDown Viewer recupera únicamente la información que el usuario seleccione específicamente del archivo de informe compartido. De este modo se generan las páginas “a petición”, y se minimiza el tráfico en la red. Esto resulta particularmente útil cuando se trata de informes grandes que contienen muchos registros de detalles de transacciones. Si selecciona Enviar como enlace a archivo, debe introducir un directorio compartido en la red en el cuadro Nombre de archivo o usar el formato UNC (convención universal de asignación de nombres); por ejemplo: \\nombre equipo\unidad compart\nombre dir\nombre arch Opciones de destinatario Seleccione esta opción para designar los destinatarios que reciben determinados informes o unidades de informe. Una vez que selecciona esta opción, use uno de las siguientes opciones del catálogo o árbol: z Usar catálogo Seleccione esta opción para enviar el informe completo a los destinatarios de correo electrónico que se encuentran en el catálogo. z Usar árbol Seleccione esta opción para enviar unidades de informe designadas por destinatarios en el árbol. Para que esta opción se encuentre disponible, los destinatarios de correo electrónico deberán estar presentes en el árbol de informes. z Combinar Catálogo y Árbol Seleccione esta opción para enviar informes a aquellos usuarios que estén organizados en el catálogo, únicamente las unidades de informe a las que pueden disponer en el árbol. Se debe configurar un destinatario en el catálogo y en el árbol o no se enviará ningún informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 264 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Domicilio Este cuadro muestra los destinatarios del informe. Esta información se obtiene del programa de correo electrónico que usted usa de manera predeterminada. Aplique cualquiera de las siguientes funciones para asignar una dirección a los destinatarios: z Agregar Haga clic en este botón para seleccionar un nombre de su sistema de administración de correo electrónico o introduzca un nombre y la correspondiente dirección de correo electrónico. z Quitar Para eliminar una dirección del cuadro Domicilio, haga clic en la dirección que desee eliminar y luego haga clic en este botón. z Borrar Para borrar todas las direcciones, haga clic en este botón. Asunto Escriba aquí una descripción del tema para el mensaje de correo electrónico. Mensaje Para enviar un mensaje por correo electrónico, escriba aquí el mensaje. Publicación de informe en la web FRx® WebPort permite guardar, gestionar y presentar informes de FRx e informes no elaborados con FRx (incluyendo documentos en Microsoft® Word y hojas de cálculo en MS Excel) para visualizarlos con un navegador Web. La interfaz le permite explorar informes y profundizar en informes específicos con todos los detalles a disposición.WebPort Hay dos formas de agregar informes a WebPort. En primer lugar, los usuarios de FRx autorizados pueden enviar la salida del informe a WebPort desde Report Designer y desde FRx® Report Launcher. Segundo, los Administradores de FRx pueden usar la función Administrador de WebPort para agregar, cambiar o suprimir informes, carpetas y usuarios. Si desea obtener más información sobre la utilización de las funciones de Administrador de WebPort, consulte Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 265 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida Si tiene autorización para realizar estas operaciones en la seguridad de FRx, puede enviar la salida del informe a WebPort desde el Report Designer catálogo de informes o las Report Launcher propiedades de ejecución del catálogo. La opción Publicación en web se encuentra disponible únicamente con los tipos de salida XML y XML mejorado. Ficha Publicación en web Figura 7-12: Ventana de Catálogos de informes: Separador Publicación Web Seleccione la ficha Publicación en web para publicar el informe en la web. Use las siguientes opciones para especificar una ubicación web, nombre de carpeta y nombre de informe: z Ubicación web Para especificar la ubicación web en su servidor, introduzca la ruta de WebPort en este cuadro o haga clic en la flecha y seleccione el archivo de repositorio de WebPort (repository.xml). z Nombre de carpeta Para seleccionar el nombre de la carpeta en la que desea guardar el informe, introduzca el nombre de la misma en este cuadro. Si escribe el nombre de una carpeta no existente, FRx creará una nueva carpeta en el Puerto Web. z Nombre del informe Para nombrar el informe en el Puerto Web, introduzca el nombre del informe en este cuadro. El ID de catálogo se utiliza como el nombre de informe de forma predeterminada. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 266 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de página Ficha Opciones de página La ficha Opciones de página presenta otras dos fichas secundarias: Configurar página y Encabezados/Pies de página. Puede utilizar estas fichas para cambiar el formato de página para el informe. Ficha Opciones de página En esta parte de la ventana Catálogo de informes, se muestra la ficha Configurar página de forma predeterminada. Figura 7-13: Ventana del Catálogo de informes: ficha Opciones de página Ficha Configurar página La ficha Configurar página contiene las opciones de configuración de página para el informe. Estas opciones se describen a continuación. Márgenes Los cuadros de margen Izquierdo, Derecho, Superior e Inferior muestran los márgenes de página para el informe. El valor de margen predeterminado es .75. Para cambiar los márgenes, seleccione el valor de margen que desee modificar e introduzca el nuevo valor. Orientación Esta sección muestra la orientación de página para el informe. Para cambiar la orientación, seleccione una de las siguientes opciones: z Vertical Muestra el informe de forma vertical en la página. z Horizontal Muestra el informe de forma horizontal en la página. Escala Esta opción muestra la proporción de reducción o ampliación para el informe. Para cambiar la escala, seleccione una de las siguientes opciones: z Reducir/ampliar a Cambia el tamaño del informe al porcentaje introducido en el cuadro %. El valor predeterminado es el 100%. z Reducir a ancho de página Ajusta las columnas del informe al ancho de la página. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 267 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de página z Intercalar Intercala varias copias del informe. z Copias Indica el número de copias de informe que desea imprimir. Estilo de fuente predeterminado Este campo muestra la fuente predeterminada que se utilizará para imprimir el informe. FRx usará esta fuente donde no se haya seleccionado una fuente específica en el formato de filas, en la disposición de columnas o en los encabezados y pies de página del Catálogo de informes. Para cambiar el estilo de fuente predeterminado, seleccione una fuente en la lista Estilo de fuente predeterminado. Ficha “Encabezados/pies de página” La ficha Encabezados/pies de página permite definir y formatear los encabezados y pies de página del informe. Ficha Encabezados/ pies de página Figura 7-14: Ventana de Catálogo de informes: Ficha Encabezados/pies de página Encabezados/pies de página Las siguientes opciones le permiten agregar y alinear encabezados y pies de página en el informe: z Izquierdo, Centrado o Derecho Introduce el texto o códigos en estas celdas para que la información quede alineada a la derecha, al centro o a la izquierda en el encabezado o en el pie de página. z Centrar encabezados y pies de pág. Centra los encabezados y pies de página horizontalmente en la página de informe. Si no selecciona esta opción, los encabezados y pies de página se centrarán sobre los datos del informe. z Encabezados de página Use o cambie los encabezados de informe. z Pies de página Use o cambie los pies de página del informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 268 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de página Códigos Estos códigos colocan datos variables en los encabezados y pies de página del informe. Use las opciones de formato Izquierdo, Centro o Derecho para definir la alineación del código. Con la siguiente tabla, seleccione uno de los siguientes códigos de la lista desplegable: Código FRx incluye la información proveniente de... @COMP Cuadro de diálogo Información de la compañía, cuadro Nombre de la compañía @TITLE Ventana del Árbol de informes, columna D, Título/ Descripción @ROW Descripción del formato de filas @COL Descripción de la disposición de columnas @TXTDATE Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadro Fecha de informe @NUMDTE Ventana del Catálogo de informes, cuadro Fecha de informe formateada como mm/dd/aa @TXTPER Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadro de texto Período cubierto @TXTP+D Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadros Período cubierto y Fecha de informe @TXTPER# Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadro Período base formateado como texto @PAGE Imprimir número de páginas @RUNIT Ventana del Árbol de informes, columna B, Compañía y columna C, código de unidad de informe @PDATE Fecha actual del sistema durante el procesamiento @PTIME Hora actual del sistema durante el procesamiento @CAT Ventana del Catálogo de informes, cuadro ID de catálogo @BLANK Para forzar la introducción de una línea en blanco @CATDESC Ventana del Catálogo de informes, cuadro Descripción del catálogo @ROUND Ficha Formato, cuadro Redondeo de importes @FNAME Opciones de salida, cuadro Nombre de archivo Tabla 7-15: Códigos de encabezado/pies de página Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 269 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de página Código FRx incluye la información proveniente de... @TREE Para utilizar el encabezado de informe del formato de árbol @FILTER Para utilizar un filtro de cuenta @UNITT[#] Entrada de texto adicional desde el árbol de informe Tabla 7-15: Códigos de encabezado/pies de página (continúa) Estilos de fuente Esta opción establece los estilos de fuentes para las celdas seleccionadas en Encabezados/ pies de página. Para cambiar el estilo de fuente de encabezado o pie de página del informe, seleccione el texto. A continuación, seleccione un estilo de fuente de la lista Estilos de fuente. Puede crear estilos de fuentes nuevos o editar estilos ya existentes y luego utilizarlos en sus informes. Use esta opción para crear y editar fuentes y aplicar un sombreado a la fuente utilizada en los encabezados y pies de página del informe. Para crear o editar un estilo de fuente 1 en la ficha Encabezados/pies de página, haga clic en Editar est. fuentes... o seleccione Estilos de fuente del menú Editar para ver el cuadro de diálogo Estilos de fuente. 2 Use una de las siguientes opciones de estilo de fuente: Para Haga Crear un nuevo estilo de fuente 1 Haga clic en Nuevo. 2 En el cuadro Nombre, introduzca un nombre para el nuevo estilo de fuente. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 270 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de página Para Haga Editar un estilo de fuente ya existente 1 En el cuadro de diálogo Estilos de fuente, Aplicar una fuente, un estilo de fuente o un tamaño 1 Haga clic en Fuente. seleccione una fuente. 2 Haga clic en Fuente... para acceder al cuadro de diálogo Fuente. 3 Realice los cambios necesarios a la fuente, estilo de fuente, tamaño, efectos o atributos de color y haga clic en Aceptar. 2 Seleccione las opciones que correspondan y luego haga clic en Aceptar. Aplicar un sombreado al estilo 1 Haga clic en Sombrear. 2 Seleccione o defina el color del fondo y haga clic en Aceptar. 3 Haga clic en Guardar. 4 Haga clic en Cerrar. Borrar Use la opción Borrar para borrar el texto o códigos de Encabezados de página de las celdas Izquierdo, Centrado o Derecho. Para borrar el texto 1 Seleccione el texto o código a eliminar. 2 Haga clic en Borrar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 271 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Ficha Opciones de informe La ficha Opciones de informe contiene opciones como formato y redondeo de importes, formato de importes de detalle, cálculo de subtotal y filtrado de detalles de cuenta, formato de árboles de informe, generación de un informe de excepción y conversión de moneda. Para acceder a estas opciones, se utilizan cinco fichas secundarias en la ficha Opciones de informe. Ficha Opciones de informe La ficha Formato está activa de forma predeterminada Figura 7-15: Ventana catálogo de informes: Ficha Opciones de informe Esta sección contiene información e instrucciones sobre las cinco fichas secundarias de Opciones de informe incluidas z Ficha Formato z Ficha Detalle de cnta./trans. z Ficha Opciones de árbol z Ficha Avanzadas z Ficha Conversión de monedas Ficha Formato La ficha Formato permite controlar el formato de los importes y el redondeo a nivel de informe. Opciones generales Use las opciones generales para ver las siguientes opciones de formato: z Utilizar ( ) para los números negativos Active esta casilla (valor predeterminado) para utilizar paréntesis ( ) con el fin de indicar números negativos. Si no selecciona esta opción, el informe identificará los números negativos con el signo menos. z Mostrar comas en los importes Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir los separadores de millar en las cantidades de moneda que introdujo en el cuadro Separador de 1000 del cuadro de diálogo Formatos internacionales. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 272 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe z Utilizar signos % en los porcentajes Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir el signo de porcentaje (%) en todas las columnas de porcentajes. z Símbolo de moneda en la 1ª fila Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar un símbolo de moneda en la primera fila de cada página para todas las columnas de cantidades. Si selecciona esta casilla, no tendrá que introducir el código de control de impresión CS en la primera fila del formato de filas. El formato realmente utilizado se especifica en el campo Importe con símbolo de moneda del cuadro de diálogo Formatos internacionales. z Mostrar espacios para los importes iguales a cero Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar espacios en blanco en lugar de ceros en todos los saldos de cero del informe. z Mostrar filas sin importes Active esta casilla para mostrar las filas con saldos de cero. FRx suprime de forma predeterminada las filas con saldos de cero en todas las columnas de importes. z Mostrar informes sin filas activas Active esta casilla para generar un informe para cada unidad del árbol de informes, incluso si no muestra ninguna cantidad. Es posible que todavía se visualice un informe vacío si contiene filas de títulos u otras filas con formato. Para evitar que se impriman títulos en un informe sin cantidades, asocie cada fila de cantidad con una fila descriptiva. Para obtener más información las filas relacionadas, consulte “Relacionar una fila de formato a una fila de importe” en la página 84. z Permitir desbordamiento de texto de columnas Active esta casilla (valor predeterminado) para permitir que un campo con demasiado texto para el ancho de una columna se desborde a la siguiente columna vacía. z Líneas adicionales entre filas Introduzca en este campo el número de líneas que se deben imprimir entre las filas del informe. z Espacios entre columnas Introduzca en este campo el número de espacios que se deben imprimir entre las columnas del informe. Se puede también especificar el número de espacios que se deben imprimir antes de una columna en el campo Espacios antes de la col. de la disposición de columnas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 273 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Redondeo de importes Opciones de redondeo Figura 7-16: Opciones de redondeo de la ficha Formato Las opciones en esta sección de la pantalla le permiten seleccionar el nivel de redondeo utilizado en el informe, redondear los valores de la fila antes de generar el total del informe y redondear los valores de la unidad de informe antes de contabilizarla en la unidad de resumen. Redondeado de importes Este cuadro muestra el tipo de redondeo que se utilizará en el informe. Para cambiar el nivel de redondeo para el informe, haga clic en la flecha Redondeo de cantidades y seleccione una de estas opciones: Seleccione esta opción... para redondear $1,117,691,600.48 a... Sin redondeo $1,117,691,600.48 Dólares enteros $1,117,691,600 Miles (000,0) $1,117,691.6 Miles enteros (000) $1,117,692 Millones $1,117.7 Millones enteros $1,118 Millardos $1.1 Millardos enteros $1 Tabla 7-16: Opciones de redondeo Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 274 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Aunque la opción de redondeo por definición produce diferencias (o “errores de redondeo”), es posible modificar cómo y cuándo se redondearán los importes para llegar a un equilibrio entre la necesidad de lograr un determinado grado de precisión y la de mantener la integridad interna de los informes. Las dos opciones de redondeo que se describen a continuación producen cambios en los totales y en los informes de resumen. Para ver algunos ejemplos específicos de los resultados que se obtienen con las distintas combinaciones de estas opciones, vea “Ejemplos de combinación de opciones de redondeo” en la página 276. Usar valores redondeados para cálculos y totales Para redondear los valores de las filas antes de calcular el total para el informe, active esta casilla de verificación (valor predeterminado). Si prefiere realizar los cálculos y luego redondear el resultado, borre la marca de esta casilla. Vea la Tabla 7-19 en la página 277 y la Tabla 7-20 en la página 277, donde se ofrecen ejemplos de cómo sus informes se verán afectados por esta opción. Acumular los valores redondeados en el árbol Si el informe emplea un árbol de informes, active esta casilla para redondear los valores en las unidades de informe y luego acumular los resultados en la unidad de resumen. Para acumular primero los valores reales y luego redondear los resultados, quite la marca de la casilla. Cuando se utiliza esta opción, el total de cada informe del árbol es correcto. Sin embargo, es posible que los totales del informe de resumen no coincidan con un informe de resumen similar que no emplea un árbol de informes. Si desactiva esta opción, los totales de cada informe en el árbol coinciden y no se producen errores de aproximación en la unidad de resumen debido al redondeo. No obstante, es posible que los totales de las unidades de informe individuales no coincidan con el total de resumen (equivalencia cruzada). N o ta Nota: Si selecciona tanto la opción Usar valores redondeados para cálculos y totales como la opción Acumular los valores redondeados en el árbol, es posible que se produzcan errores considerables de redondeo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 275 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Ejemplos de combinación de opciones de redondeo Cuando se redondea un informe, se puede optar por redondear los valores del informe antes o después de calcular el total, así como por redondear las unidades de informe antes o después de acumular a la unidad padre. En la tabla que sigue se identifican las distintas combinaciones posibles de las opciones de redondeo y el efecto que producen en cuanto a errores de redondeo. Por “equivalencia” de los totales se entiende calcular el total hacia abajo hasta el cálculo de fila; por “equivalencia cruzada” se entiende calcular el total a lo largo de la fila, acumulando las unidades hijas en las unidades padre. Opciones de redondeo seleccionadas Significante Redondeo Diferencias N o ta Ninguno ¿Equivalencia en este informe? ¿Equivalencia cruzada en este informe? Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol Sí Sí Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol Sí No Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol No Sí Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol No No Sin redondeo Sí Sí Tabla 7-17: Opciones de redondeo seleccionadas y errores de aproximación En esta sección se ofrecen varios ejemplos de cómo se realizan los totales y las acumulaciones usando las distintas combinaciones de opciones de redondeo. En todos los casos, FRx es coherente en calcular el total de las filas de las unidades padre después de haber acumulado las unidades hijas. Esta tabla muestra los valores de informe que no se han redondeado. Todos los informes (EE.UU. y Canadá) presentan equivalencia y equivalencia cruzada en el informe Combinado. Cuentas EE.UU. Canadá Combinado Efectivo 1413.48 1201.20 2614.68 Cuentas por cobrar 287.37 100.40 387.77 Gastos prepagados 112.47 200.05 312.52 Activo corriente total 1813.32 1501.65 3314.97 Tabla 7-18: Sin redondeo Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 276 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Los siguientes dos ejemplos usan valores redondeados en los cálculos y los totales. El ejemplo 1 también acumula los valores redondeados en el árbol de informes. En el ejemplo 2 no se ha redondeado antes de la acumulación. Ejemplo 1 Ejemplo 2 Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol Cuentas Efectivo EE.UU. Canadá Combinado Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol EE.UU. Canadá Combinado 1413 1201 2614 1413 1201 2615 Cuentas por cobrar 287 100 387 287 100 388 Gastos prepagados 112 200 312 112 200 313 1812 1501 3313 1812 1501 3316 Activo corriente total Tabla 7-19: Usando valores redondeados en cálculos y totales En la Tabla 7-19, se calculan los totales de fila después de haber redondeado las cifras, de modo que los totales de cada informe individual coinciden correctamente. Si selecciona Acumular los valores redondeados en el árbol, cada fila de las unidades hijas (EE.UU. y Canadá) también presenta una equivalencia cruzada con la unidad padre (Combinado). Si desactiva la opción Acumular los valores redondeados en el árbol, las unidades hijas no presentan una equivalencia cruzada con la unidad padre (1812+1501 no equivale a 3316). La tabla que aparece a continuación muestra dos ejemplos que no usan valores redondeados en los cálculos y los totales. El ejemplo 3 acumula los valores redondeados en el árbol de informes. El ejemplo 4 no redondea antes de realizar la acumulación. Cuentas Efectivo Ejemplo 3 Ejemplo 4 Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol Usar valores redondeados para cálculos y totales Acumular los valores redondeados en el árbol EE.UU. EE.UU. Canadá Combinado Canadá Combinado 1413 1201 2614 1413 1201 2615 Cuentas por cobrar 287 100 387 287 100 388 Gastos prepagados 112 200 312 112 200 313 1813 1502 3313 1813 1502 3315 Activo corriente total Tabla 7-20: Sin usar valores redondeados en cálculos y totales Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 277 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe En la Tabla 7-20, se redondea después de haber calculado los totales en cada informe. De este modo, los totales del informe pueden parecer incorrectos. En el informe EE.UU. del ejemplo 3, el total de la suma 1413+287+112 no es 1813. En el ejemplo 4, los informes no presentan una equivalencia ni una equivalencia cruzada con el elemento padre. Pese a que este último ejemplo genera un informe que parece ser absolutamente incorrecto, el importe del resumen combinado final, 3315 (el valor Combinado para Activo corriente total) es el único importe de resumen de los cuatro ejemplos de redondeo que es exacto frente al importe original no redondeado (3314.97=3315). Ficha Detalle de cnta./trans. La ficha Detalle de cnta./trans. contiene varias opciones para formatear informes de detalles, como se muestra en la Figura 7-17. Ficha Detalle de cnta./trans. Figura 7-17: Ventana Catálogo de informes: Ficha Detalle de cnta./trans Opciones de informes de detalles de cuentas La siguiente lista explica las opciones disponibles: z Mostrar código de cuenta de LM Active esta casilla para incluir los códigos contables del libro mayor en su informe. FRx coloca el número de cuenta del libro mayor en la columna de descripción del informe (DESC), al nivel de detalle de cuenta y de transacciones. z Mostrar descripción de cuenta del plan de cuentas Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir descripciones de cuentas del plan de cuentas en el informe de detalles de cuenta y de transacciones. FRx incluye todo el texto de la descripción de la cuenta que cabe en la columna de descripción del informe (DESC). z Mostrar código de fila Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar los números de fila del formato de filas en el informe de detalles de cuenta y de transacciones. z Combinar importes contabilizados y sin contabilizar Active esta casilla (valor predeterminado) para combinar saldos contabilizados y no contabilizados en el informe de detalles de cuenta y de transacciones. Si no selecciona esta opción, FRx mostrará las cantidades contabilizadas y no contabilizadas en líneas de detalles de cuenta aparte, para cada cuenta que incluya movimientos no contabilizados. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 278 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe z Mostrar subrayado antes de los totales Active esta casilla (valor predeterminado) para presentar una línea de subrayados antes del total de cada fila en los informes de detalles de cuentas. Para los informes de detalles de transacciones, active esta casilla para imprimir un signo de subrayado antes y después del total de cada período, de cada cuenta y de cada fila. z Marcar cuentas sin contabilizar con * Active esta casilla (valor predeterminado) para indicar los saldos no contabilizados con un asterisco (*). Si selecciona la opción Combinar importes contabilizados y sin contabilizars, aparecerá un asterisco en el nivel de detalles de transacciones para cada transacción no contabilizada. Si no selecciona esta opción, aparecerá un asterisco a nivel de detalles de cuenta para el saldo de cuenta no contabilizado y a nivel de detalles de transacciones para todas las transacciones no contabilizadas. z Incluir detalle de filas no imprimibles Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir las filas no imprimibles que definió en el formato de filas (Control de impresión NP). z Ordenar cuentas de LM por código natural Active esta casilla para clasificar las cuentas por sus segmentos de códigos contables principales. z Suprimir cálculo CBR Si la disposición de columnas incluye un cálculo de fila BASE, debe especificar una fila CBR en el formato de filas. Con esta configuración, FRx intentará realizar los cálculos apropiados en cada fila del estado financiero, independientemente del nivel de detalle. La opción Suprimir cálculo CBR determina si el cálculo se debe realizar cuando se selecciona un informe de nivel de detalle de cuenta o de transacciones. Esta casilla está activada de forma predeterminada, porque puede llevar más tiempo procesar un informe que abarca muchas cuentas. Opciones de detalle Subtotal/Filtro de cuenta Si selecciona Informe financiero en Nivel de detalle, las opciones Subtotal/Filtro de detalle de cuenta no estarán disponibles. La siguiente lista de opciones están disponibles si selecciona Sólo cuenta, Financiero y cuenta, Sólo transacción o Financiero y transacción como el nivel de detalle del informe: z Subtotal en segmento Para realizar un subtotal en un segmento de la cuenta, en el informe de detalles de cuenta, seleccione este cuadro y seguidamente, introduzca o seleccione el número de segmento de cuenta en el cuadro debajo de esta casilla de verificación. Los subtotales sólo afectan la sección detalles de cuenta de un informe. Cuando usted usa subtotales del Catálogo de informes, puede imprimir el subtotal del detalle de cuenta o exportar estos datos sin usar el FRx DrillDown Viewer. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 279 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe z Utilizar filtro de cuentas Para usar un filtro de subtotal de cuenta, seleccione esta casilla de verificación y seguidamente introduzca el filtro de cuenta en el cuadro debajo de la casilla de verificación. Este filtro se aplica a cada fila, columna e intersección de árbol y le permite ejecutar un informe de unidades específicas usando un filtro sin cambiar el árbol. O, sin necesidad de crear un árbol, puede ejecutar un informe para una unidad específica. Cuando recupera el detalle de cuenta, la aplicación encuentra todos los hijos y nietos y luego recobra las cuentas de todas estas unidades relacionadas. Al realizar los subtotales en el catálogo con un árbol, los informes financieros se exportan por cada nivel del árbol; sin embargo, en lugar de mostrar los detalles de cuenta de la unidad más baja, los detalles de cuenta se imprimen o exportan desde el nivel resumen. Nota: Si genera un informe con un filtro de cuenta, cuando visualice el informe con el DrillDown Viewer, la opción de subtotales Utilizar filtro de cuentas no estará disponible. z Etiqueta de encabezado Introduzca un encabezado en su informe que defina el filtro de cuenta que usted usa para sus subtotales. Este rótulo de encabezado es muy importante ya que cuando ejecute su informe usando varios filtros distintos, el rótulo de encabezado identifica el filtro utilizado para elaborar cada informe. Opciones de informes de detalles de transacciones Las siguientes opciones están disponibles para los informes detallados de transacciones: z Subtotal por período Active esta casilla de verificación (valor predeterminado) para imprimir el saldo inicial, los subtotales del período y el total YTD (ADA-acumulado del año) en la columna YTD. Si no selecciona esta opción, en el informe se imprimirán sólo el saldo inicial y el total de YTD. z Redondeo de transacción Active esta casilla para redondear cada transacción en el informe de detalles de transacciones. Para poder utilizar esta opción, debe seleccionar la opción Redondear a dólares enteros en la ficha Formato. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 280 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Ficha Opciones de árbol Si el informe incluye un árbol de informes, puede controlar la manera en que se presente el informe con la ficha Opciones de árbol. Ficha Opciones de árbol Figura 7-18: Ventana del Catálogo de informes: Ficha Opciones de árbol Selección de la unidad de informe La selección de la unidad de informe permite seleccionar las siguientes opciones: z Seleccionar unidades durante la ejecución Seleccione esta opción para desplegar el árbol de informes (antes de la generación de informes) para que pueda marcar las unidades de informe que desee incluir en el informe. z Incluir todas las unidades Use esta opción para incluir automáticamente todas las unidades de un árbol de informe. Si especifica una unidad de inicio en la ficha Construcción del informe, FRx incluirá la unidad de inicio y todas las unidades hijas. Esto genera el mismo resultado que se obtiene marcando las unidades de inicio y las unidades debajo de ellas cuando se selecciona la opción Seleccionar unidades durante la ejecución. z Incluir número específico de niveles Use esta opción para indicar el número de niveles que se deben procesar a partir de la unidad inicial. z Niveles inferiores a la unidad inicial Escriba la cantidad de niveles que desea incluir en el informe. Un nivel representa una relación padre/hija y dos niveles representa una relación padre/hija/hija. Este cuadro no aparece atenuado, pero no se puede acceder a él a menos que seleccione la opción Incluir número específico de niveles. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 281 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Cortes de página Existen las siguientes opciones para los saltos de página: z Antes de cada unidad de informe Active esta casilla (valor predeterminado) para comenzar una nueva página en el informe con cada unidad de informe. z No hay saltos de página entre las unidades Seleccione esta opción para imprimir las unidades de informe sin ningún corte de página entre las unidades. z Usar árbol de informe Seleccione esta opción para utilizar los cortes de página tal como están definidos en el de árbol de informes. z Reiniciar numeración con cada unidad Active esta casilla para reiniciar la numeración de páginas en cada unidad de informe del árbol, dentro de un informe. Si desea numerar todas las unidades de informes seleccionadas consecutivamente, no seleccione esta opción. z Permitir acumulación <1% Active esta casilla para permitir la acumulación de un importe inferior al 1 por ciento. Si no selecciona esta opción, una entrada de .25 en la celda Acum.% del árbol de informes indica que se debe acumular en el padre el 25% de cada fila. Si esta casilla está activada, una entrada de 0,25 limitaría la acumulación a hasta el 0,25% (un cuarto del uno por ciento). Para obtener más información, consulte “Creación manual de árboles de informes” en la página 207. z Desactivar seguridad del árbol Seleccione esta casilla de verificación, para permitir a todos los usuarios visualizar (drill down) todos los niveles de detalles. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 282 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Ficha Avanzadas La ficha Avanzadas contiene varias configuraciones avanzadas. Puede utilizar estas configuraciones para: z Generar un informe de excepciones con el informe z Acumular períodos por número o fecha z Cambiar las prioridades de procesamiento de los informes z Cambiar las prioridades de cálculo Ficha Avanzadas Figura 7-19: Ventana Catálogo de informes: Ficha Avanzadas Informe de excepciones Hay disponibles las siguientes selecciones: z Informar de cuentas que faltan Active esta casilla para generar un informe de excepciones que muestre los saldos de la cuenta del libro mayor que no se incluyeron en el informe financiero. FRx utiliza los números de cuenta más bajos y más altos del formato de filas para determinar las cuentas ausentes, y luego presenta una lista de aquellas cuentas que no forman parte del formato de filas pero que sí existen en el libro mayor. Nota: Si una cuenta ausente es mayor o menor que todas las cuentas en el formato de filas, no se la incluye en el informe de excepciones. z Informar de cuentas duplicadas Active esta casilla para generar un informe de excepciones que muestre cualquier cuenta que se haya incluido más de una vez en el informe original. FRx utiliza los números de cuenta del formato de filas para identificar las cuentas duplicadas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 283 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe Base de acumulación Use las siguientes opciones de acumulación: z Números de período Seleccione esta opción (valor predeterminado) para acumular las cuentas por los números de período en los árboles de informes de múltiples compañías. z Fechas del período Seleccione esta opción para acumular las cuentas por las fechas de período en los árboles de informes de varias compañías. Las opciones de Base de acumulación son especialmente útiles para aquellas compañías que tienen fechas de inicio y fin de períodos y años fiscales diferentes. N o ta Cola del informe Nivel de prioridad Para cambiar el nivel de prioridad para el procesamiento del informe en el Report Server, haga clic en la flecha del cuadro Nivel de prioridad y seleccione Alto, Medio o Bajo. Esta es una función de Report Server y no está disponible en la edición Desktop. N o ta Prioridad de cálculos Están disponibles las siguientes opciones de cálculo: z Calcular primero las columnas Seleccione esta opción para calcular las columnas antes de calcular las filas. Puede resultar necesario utilizar esta opción si una columna (CALC) se cruza con una fila de total (TOT) o de cálculo (CAL) y si desea que el cálculo de fila sobrescriba el cálculo de columna. z Calcular primero las filas Seleccione esta opción (valor predeterminado) para calcular las filas antes de las columnas. Esta opción funciona mejor con: z z informes con una columna CALC o cálculos sencillos; formatos de filas y disposiciones de columnas que sólo utilizan operadores matemáticos sencillos (+ y -). Otras opciones Hay disponibles las siguientes opciones: z Incluir importes en períodos futuros Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir en las columnas cantidades que especifican períodos mayores al período base (según se define en el cuadro Fecha de informe). Si no desea que las cantidades de los períodos futuros aparezcan en el informe, quite la marca de esta casilla. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 284 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe z Mostar estado de procesamiento del informe Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar la ventana de estado de FRx Reporting Engine durante la generación de informes. Figura 7-20: Ventana Estado FRx Reporting Engine z Advertencia de falta de una unidad Si esta casilla está activada (valor predeterminado), aparece un mensaje de advertencia durante el procesamiento de los informes si una columna o fila está restringida a una unidad de informe y dicha unidad no existe o no estaba seleccionada en el árbol. Quite la marca de la casilla si desea usar una columna o fila restringida en otros informes y no quiere ver este mensaje de advertencia. z Excluir cuentas inactivas (si está disponible) Si su sistema OFSI (Open Financial System Interface, interfaz abierta de sistema financiero) soporta la exclusión de las cuentas inactivas, active esta casilla para generar informes que excluyan las cuentas inactivas. Como opción predeterminada, esta casilla está desactivada. Si activa esta casilla y su sistema OFSI no soporta las cuentas inactivas, sus informes no se verán afectados. z Desactivar renovación del libro mayor Esta opción no está disponible (atenuada) para las interfaces OFSI del libro mayor. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 285 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes Ficha Conversión de monedas Si el informe incluye más de una moneda, use la ficha Conversión de moneda para establecer las opciones de conversión. Ficha Conversión de moneda Figura 7-21: Ventana Catálogo de informes: ficha Conversión de monedas Hay disponibles las siguientes opciones de moneda DAX: z Origen de tipos de cambio del momento Este cuadro identifica la base de datos desde donde se toma el tipo de cambio monetario del momento (diario). Seleccione FRx para utilizar las tablas de conversión DAX; seleccione OFSI (libro mayor) para extraer los datos de tipo de cambio monetario del libro mayor. z Fuente de tipo de cambio histórico Este cuadro identifica la base de datos desde donde se toma el tipo de cambio monetario histórico. FRx es la única opción disponible para Fuente de tipo de cambio histórico, ya que los tipos de cambio de conversión históricos y los importes de moneda base se leen en la tabla de tipos de cambio DAX de FRx. z Cambiar los cambios promedio Seleccione esta casilla de verificación para calcular los promedios del tipo de cambio como (Suma de tipos de cambio / Número de tipos introducidos * Saldo). Deje esta casilla de verificación en blanco para calcular el promedio de Suma de tipos de cambio/Nº. de días * Importe). Informes Cuando crea un nuevo informe, se seleccionan o se completan automáticamente algunos de los cuadros, casillas y opciones de la ventana del Catálogo de informes. Si genera un informe utilizando las configuraciones predeterminadas, el informe mostrará únicamente la información de resumen para los saldos contabilizados de la fecha del sistema menos un período (S-1). De forma predeterminada, el informe se genera como archivo de FRx DrillDown Viewer (XML Mejorado) que se puede visualizar en DrillDown Viewer. Esta sección contiene información e instrucciones acerca de: z Creación de un informe z Generación de un informe z Impresión de la información del catálogo Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 286 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes z Encadenar informes z Duplicación de informes z Inclusión de texto adicional en un informe Creación de un informe Para crear un informe 1 En Panel de control de FRx haga clic en Catálogo de informes para ver el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar. 2 Haga clic en Nuevo para ver una ventana nueva de Catálogo de informes. 3 En el cuadro ID Catálogo, introduzca el nombre que desee asignar al informe. 4 En el cuadro que está a la derecha del cuadro ID Catálogo, introduzca una descripción del informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 287 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes 5 Observe el código de compañía que aparece en el campo Compañía; ésta es la compañía predeterminada. Si Entonces El código que se muestra es para la compañía del informe Vaya al paso 6. Si el código que aparece no es para la compañía del informe: 1 Haga clic en la flecha del cuadro Compañía. 2 En el cuadro de diálogo Seleccionar compañía para este registro, seleccione el código de la compañía actual y haga clic en Aceptar. 3 Vaya al paso 6. 6 7 Haga clic en la flecha de Nivel de detalle y elija una de las siguientes opciones de detalle para el informe: Para Seleccione Crear un informe financiero Informe financiero Crear un informe detallado de cuenta Sólo de cuenta Crear un informe de cuenta y detallado de cuenta Financiero y de cuenta Crear un informe detallado de transacción Sólo de transacciones Crear un informe financiero que incluya detalles de cuenta y de transacciones Financiero y de transacciones Haga clic en la ficha Provisional y seleccione una de las siguientes opciones de datos provisionales: Para Seleccione Incluir sólo transacciones y saldos contabilizados Usar sólo saldos contabilizados Incluir todas las transacciones y saldos contabilizados y no contabilizados Provisional: Activid. contab. + no contab. Incluir transacciones que no se han contabilizado Incluir sólo la actividad no contabilizada Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 288 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes 8 Para cambiar la fecha del informe, haga clic en la flecha Fecha de informe para acceder al cuadro de diálogo Períodos y fechas. 9 En el cuadro Período base, introduzca el período que desea que utilice el informe. z En el campo Año base, introduzca el año fiscal para el informe. z Las descripciones Período cubierto y Fecha del informe cambiarán de acuerdo con las selecciones realizadas anteriormente; puede hacer clic en los cuadros y editar el texto si es necesario. Este texto aparecerá en el encabezado del informe. z Si desea guardar un período base con este informe, haga clic en la flecha del cuadro Período base predeterminado y seleccione o modifique las opciones que están disponibles. Para obtener más información, vea Especificación de fechas y períodos de informes en la página 239. 10 Haga clic en Aceptar para volver a la ventana Catálogo de informes. 11 En la ficha Construcción del informe, realice las siguientes operaciones: z z En el cuadro de diálogo Formato de filas, elija un formato de filas y haga clic en Aceptar. En el cuadro de lista Disposición de columnas, seleccione una disposición de columnas y haga clic en Aceptar. 12 Para generar el informe con un árbol, seleccione un árbol de informe del cuadro de lista Árbol de informe y haga clic en Aceptar. 13 En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Generación de un informe Puede generar un informe de dos maneras: en Report Server o localmente en una estación de trabajo. Generación de un informe con Report Server Para generar un informe con Report Server 1 En el menú Archivo, haga clic en Generar... para abrir el cuadro de diálogo Selección de salida. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 289 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes 2 En el cuadro de diálogo Selección de salida realice las siguientes operaciones: Para Seleccione Generar un informe en la estación de trabajo local Generar informe localmente Generar un informe en Report Server Generar informe en la cola Nota: Esta opción sólo está disponible si se ha instalado el producto Report Server. 3 Para seleccionar la opción de generación predeterminada, seleccione la casilla de verificación Establecer como predeterminado 4 Haga clic en Aceptar. 5 Si el informe incluye un árbol de informes, aparecerá el cuadro de diálogo Seleccione las unidades de informe para imprimir. 6 Para seleccionar las unidades de informe que desea generar, realice una de las siguientes operaciones: z Pulse la tecla Ctrl mientras selecciona las unidades. z Haga clic en Sel. todas 7 Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 290 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes 8 El procesamiento del informe se realiza de acuerdo con la selección de salida del paso 1, de la siguiente manera: z Si ha seleccionado generar el informe de forma local, el cuadro de diálogo Estado del informe muestra un resumen del progreso del informe. Para detener el procesamiento, haga clic en Cancelar. Cuando FRx termine de procesar el informe, se abrirá el DrillDown Viewer para mostrarlo. z 9 Si ha seleccionado generar el informe en Report Server, aparece el cuadro de mensaje Catálogos colocados en cola con éxito. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana del mensaje y continuar procesando el informe en Report Server. Para obtener más información sobre Report Server, consulte la Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7. Generación de un informe localmente Para obtener más información sobre Report Server, consulte Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7. Para generar un informe localmente 1 En la barra de herramientas del catálogo de informes, haga clic en Generar informe para acceder al cuadro de diálogo Selección de salida. La opción Generar informe localmente aparece porque Report Server no está instalado. 2 3 Haga clic en Aceptar. Si el informe incluye un árbol de informes, aparecerá el cuadro de diálogo Seleccione las unidades de informe para imprimir. 4 Para seleccionar las unidades de informe a generar, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona las unidades, o bien haga clic en Marcar todo. 5 Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 291 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes 6 El cuadro de diálogo Estado del informe aparece con un resumen del progreso del informe. Para detener el procesamiento, haga clic en Cancelar. Cuando FRx termine de procesar el informe, se abrirá el DrillDown Viewer para mostrarlo. Impresión de la información del catálogo Para imprimir la información del catálogo 1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir catálogo... para acceder al cuadro de diálogo Imprimir información de catálogo. 2 Realice una de las siguientes operaciones: 3 Para imprimir información sobre Haga Varios informes Pulse y mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona los informes. Todos los informes Haga clic en Seleccionar todo. Seleccione una de las siguientes opciones z Para imprimir información de resumen, haga clic en Imprimir resumen. El informe se imprime en el siguiente formato: Información del catálogo Construcción del informe ID de catálogo Fila Descripción del catálogo Descripción de la fila Código de compañía Columna Descripción de la columna Árbol Descripción del árbol Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 292 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes z Para imprimir información detallada, haga clic en Imprimir detalles. Los informes se imprimen de forma detallada con el siguiente formato: Información del catálogo Construcción del informe Información del informe Formato del informe ID de catálogo Fila Período base Margen izquierdo Descripción del catálogo Descripción de la fila Nivel de detalles Margen derecho Código de compañía Columna Provisional Margen superior Descripción de la columna Tipo de salida Margen inferior Árbol Nombre del archivo Orientación Descripción del árbol Encadenado al catálogo Escala Informes de excepciones Prioridad de cálculos Redondeo Imprimir selección 4 Verificar la configuración de impresión. 5 Haga clic en Aceptar. Encadenar informes Cuando desee generar varios informes a la vez, encadénelos para que se generen uno después del otro. Para encadenar informes 1 En Panel de control deFRx haga clic en Catálogo de informes para ver el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar. 2 En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el ID de catálogo que desee generar y haga clic en Aceptar. 3 Haga clic en la ficha Salida. 4 Haga clic en la flecha del cuadro Cadena a ID de catálogo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 293 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes 5 En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el ID del catálogo que desee ejecutar después del informe actual y haga clic en Aceptar. El ID de catálogo que seleccione aparecerá en el campo Cadena a ID de catálogo. Siempre que se ejecute el ID de catálogo actual, se ejecutará este informe inmediatamente después. En este ejemplo, el informe CashFlow se genera inmediatamente tras Tran_Dept 6 En la ficha Salida, desactive la casilla Solicitar tipo de salida durante la ejecución. Esto permite que el informe se procese sin interrupción. 7 Haga clic en la ficha Construcción del informe y seleccione una de las siguientes opciones: Si Entonces El ID de catálogo actual no incluye un árbol de informes Vaya al paso 8. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 294 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes Si Entonces El ID de catálogo incluye un árbol de informes: 1 Haga clic en la ficha Opciones de informe. 2 Haga clic en la ficha Opciones de árbol. 3 En la sección Selección de unidades de z z informe, seleccione una de las siguientes opciones: Para procesar todas las unidades del árbol de informes, haga clic en la casilla de verificación Incluir todas las unidades. Para proceder con los niveles de árbol de informe específicos, haga lo siguiente: 1. Seleccione el cuadro Incluir número específico de niveles. 2. Introduzca un valor en el cuadro Niveles inferiores a la unidad inicial. 3. En la ficha Construcción del informe, seleccione una Unidad de inicio. Esto permite que el informe se procese sin interrupción. z Para seleccionar unidades específicas antes de procesar el informe, seleccione el cuadro Seleccionar unidades durante la ejecución. 8 Haga clic en Guardar. 9 Haga clic en Buscar. 10 En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el último informe unido y haga clic en Aceptar. 11 Elija una de las siguientes opciones: Para Haga Agregar otro informe a la cadena Repita los pasos 3 a 10 para cada informe que desee encadenar. Complete la cadena y ejecute los informes: 1 Haga clic en Guardar. 2 Seleccione Generar informe. 3 En el cuadro de mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Los ID de catálogo se ejecutarán, uno después del otro, en el orden en que se encadenaron. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 295 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes Duplicación de informes Configurar un informe exactamente como se desea conlleva mucha dedicación. Sin embargo, es posible simplificar el proceso duplicando los identificadores de catálogo para volver a utilizarlos. Si duplica los identificadores de catálogo, podrá utilizar sus propias definiciones de informes como configuración predeterminada para crear definiciones nuevas. Para duplicar un identificador de catálogo 1 En el Panel de control de FRx, haga clic en Catálogo de informes. 2 En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el informe que quiere duplicar y haga clic en Aceptar. 3 En el cuadro de control de registros Registros de catálogos, haga clic en Duplicar. Al hacerlo, se borra el contenido de dos campos de la ficha Salida: ID de catálogo y Nombre de archivo. Se conservan todas los demás configuraciones del informe original. 4 En el campo ID de catálogo, introduzca el nuevo nombre para el ID de catálogo. Cuando introduce un nuevo ID de catálogo, el Nombre de archivo en la ficha Salida utiliza automáticamente los primeros ocho caracteres del nuevo nombre del ID de catálogo para generar el nombre de archivo predeterminado. 5 En el campo Descripción del identificador de catálogo, sustituya la descripción existente por una nueva. 6 Compruebe el código de compañía que aparece en el campo Compañía; ésta es la compañía predeterminada. Si Entonces El código que se muestra es para la compañía del informe Vaya al paso 7. Si el código que aparece no es para la compañía del informe: 1 Haga clic en la flecha del cuadro Compañía. 2 En el cuadro de diálogo Seleccionar compañía para este registro, seleccione el código de la compañía actual y haga clic en Aceptar. 7 Revise las definiciones del informe y efectúe los cambios que sean necesarios. 8 Haga clic en Guardar. Para generar el informe, consulte consulte “Generación de un informe” en la página 289 Inclusión de texto adicional en un informe La característica Texto adicional le permite agregar entradas de texto adicional en la columna Texto adicional de la ventana Árboles de informes en la sección encabezados/ pies de página de los informes. Para información sobre cómo crear entradas de Texto adicional en los árboles de informes, consulte “Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol” en la página 219. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 296 Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Programación del procesamiento de los informes Para incluir texto adicional en el encabezado o pie de página del informe 1 En la ventana Catálogo de informes, haga clic en la ficha Opciones de página. 2 Haga clic en la ficha Encabezados/pies de página. 3 Seleccione la opción Encabezados de página o Pies de página. 4 Haga clic en la celda Izquierdo, Centro o Derecho para seleccionar la alineación del texto. 5 Haga clic en la flecha Códigos y seleccione Text[#] en la Unidad de informe (@UNITT[#]). Nota: Seleccione la entrada de la unidad de texto indicada con el símbolo #. Por ejemplo, @UNITT4 indica la cuarta entrada de texto adicional para la unidad de informe. 6 Haga clic en Guardar. 7 Haga clic en Cerrar. Programación del procesamiento de los informes Si ha instalado Report Server, puede utilizar la función de programación para programar los informes para que se procesen una vez o cada hora, día, semana, mes o año. El icono Programador está disponible en las barras de herramientas de todas las ventanas de Report Designer. Para obtener información completa sobre la función de programación, consulte el Capítulo 2 de la Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7. Report Server, que se describe más detalladamente en Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7, es un producto independiente que cumple las funciones de un procesador de informes de alto rendimiento. Tras instalar Report Server, puede utilizarlos para generar informes. Esto significa que podrá seguir trabajando en su estación de trabajo local mientras el Report Server se encarga de ejecutar los informes. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 297 Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales Capítulo 8 Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas . . . . . . . . . . . 305 Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes. . . . . . . . . . . . . . 307 Definiciones de XBRL . . . . . . . . . . . . . 310 (XBRL) Microsoft® Business Solutions for Analytics– FRx® admite la generación de informes financieros basados en XML utilizando las especificaciones y taxonomías del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) versión 2.0. Pueden incluirse enlaces de taxonomía XBRL en formato de filas y crear documentos de instancia XBRL utilizando FRx® Report Designer. Este capítulo incluye una descripción general del XBRL y explica: z Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas z Cómo incluir tipos de columnas de etiquetas XBRL en las disposiciones de columnas z Cómo seleccionar el tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Los términos del lenguaje XBRL comunes se definen al final del capítulo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 298 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) El 15 de noviembre de 2002, el comité de XBRL publicó la especificación y taxonomía del XBRL 2.0 para la presentación de informes financieros de compañías comerciales e industriales bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados en EE.UU.(US GAAP). XBRL está diseñado para proporcionar un marco basado en XML que la comunidad global de información comercial pueda utilizar para crear, intercambiar y analizar la información de informes financieros, incluida la presentación reglamentaria de documentos, como los estados financieros anuales y trimestrales, información de libro mayor y fechas programadas de auditoría. XBRL es un lenguaje de distribución gratuita y facilita el intercambio automático y la extracción confiable de la información financiera entre las diversas aplicaciones y tecnologías, incluido Internet. Con la versión 6.7 de Report Designer, puede incluir etiquetas de elementos XBRL en el formato de filas enlazando con la taxonomía XBRL versión 2.0 (us-gaap-ci-2003-0707.xsd o una taxonomía personalizada que cumpla con el estándar XBRL versión 2.0 ) y seleccionando la etiqueta de elemento XBRL adecuada para filas de tipo Enlace a LM, CAL y TOT. Sólo las filas que están etiquetadas con una etiqueta de elemento XBRL se pasarán al documento de instancia XBRL. Si la descripción de la fila está en blanco, FRx utiliza la etiqueta de elemento XBRL de la taxonomía como descripción. En la disposición de columnas, el tipo de columna XBRL_TAG permite que las etiquetas de elemento XBRL que se encuentran en el formato de fila se presenten en una columna del archivo de salida FRx® DrillDown ViewerTM (XML mejorado) .frd. Consulte la Figura 8-1 en la página 309 para ver un ejemplo. No se han incorporado cambios a la construcción de informe del árbol de informes FRx; no obstante, para los informes que generan datos basados en los árboles de informes, al seleccionar el tipo de salida XBRL se crearán documentos de instancias separados para cada unidad de informe seleccionada en el árbol. Si utiliza el código @ANY de la columna Compañía del árbol, Report Designer utiliza el nombre de compañía que se especifica en el Catálogo de informes como la entidad Compañía en el informe XBRL. El Catálogo de informes incluye el documento de instancia XBRL como selección del tipo de salida. Cuando XBRL está seleccionado como tipo de salida, cuenta con la opción de activar o desactivar la función Advertencia de ausencia de etiqueta de elemento cuando el informe se genera. Cuando se selecciona XBRL como tipo de salida, Report Designer genera documentos de instancia que incluyen elementos y sintaxis XML. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 299 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) A continuación, se muestra un ejemplo de salida de documento de instancia XBRL. <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <group xmlns="http://www.xbrl.org/2001/instance" xmlns:xbrli="http://www.xbrl.org" xmlns:link="http://www.xbrl.org/2001/XLink/xbrllinkbase" xmlns:xbrll="http://www.xbrl.org/2001/XLink/xbrllinkbase" xmlns:xsi="http:// www.xbrl.org" xmlns:XBRL1="C:\Archivos de programa\FRx 6.7\IO_Data\Taxonomy Files\us-gaap-ci-200307-07.xsd\XBRL1" xsi:schemaLocation="C:\Archivos de programa\FRx 6.7\IO_Data\Taxonomy Files\us-gaapci-2003-07-07.xsd\XBRL1 C:\Archivos de programa\FRx 6.7\IO_Data\Taxonomy Files\usgaap-ci-2003-07-07.xsd"> - <numericContext id="P1M/2003-02-28/2" precision="18" cwa="false"> - <entity> <identifier scheme="">Fabrikam Works, Inc.</identifier> </entity> - <period> <startDate>2003-02-01</startDate> <endDate>2003-02-28</endDate> </period> - <unit> <measure>USD</measure> </unit> <scenario>ACTUAL</scenario> </numericContext> - <numericContext id="P1M/2003-02-28/3" precision="18"cwa="false"> - <entity> <identifier scheme="">Fabrikam Works, Inc.</identifier> </entity> - <period> <startDate>2003-02-01</startDate> <endDate>2003-02-28</endDate> </period> - <unit> <measure>USD</measure> </unit> <scenario>Budget_Best</scenario> </numericContext> - <numericContext id="YTD/2003-02-28/4" precision="18" cwa="false"> - <entity> <identifier scheme="">Fabrikam Works, Inc.</identifier> </entity> - <period> <instant>2003-02-28</instant> </period> - <unit> <measure>USD</measure> </unit> <scenario>ACTUAL</scenario> </numericContext> - <numericContext id="YTD/2003-02-28/5" precision="18" cwa="false"> - <entity> <identifier scheme="">Fabrikam Works, Inc.</identifier> </entity> - <period> <instant>2003-02-28</instant> </period> - <unit> Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 300 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas <measure>USD</measure> </unit> <scenario>Budget_Best</scenario> </numericContext> <XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfr-pt_SalesRevenueGrossServices id="P1M/2003-02-28/2">556272</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices> <XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfr-pt_SalesRevenueGrossServices id="P1M/2003-02-28/3">486935.55</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices> <XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfr-pt_SalesRevenueGrossServices id="YTD/2003-02-28/4">1103330</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices> <XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfr-pt_SalesRevenueGrossServices id="YTD/2003-02-28/5">956676.22</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices></group> Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas Para crear un informe para la salida XBRL, es necesario incluir los elementos XBRL en el formato de filas. Esto implica las siguientes tareas: z Crear un enlace con la taxonomía XBRL. La taxonomía US GAAP CI (us-gaap-ci2003-07-07.xsd), es una taxonomía de sólo lectura publicada por el comité de XBRL y está instalada en el directorio IO_Data\Taxonomy Files con FRx. z Agregar etiquetas de elementos XBRL a cada fila de tipo Enlace a LM, CAL y TOT que se desea incluir en el documento de instancias XBRL. Sólo las filas con etiquetas de elementos XBRL se incluirán en el documento de instancias. Recuerde que la salida XBRL no admite la utilización de modificadores de fila FRx en el formato de filas. Los formatos de filas que se crean para XBRL versión 1.0 deben actualizarse para enlazar con la taxonomía de XBRL versión 2.0 para que puedan funcionar correctamente. Consulte “Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0” en la página 304. N o ta Esta sección incluye información e instrucciones acerca de: z Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL z Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas z Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 301 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL Para crear un enlace con la taxonomía XBRL 1 En el menú Enlace del formato de filas, haga clic en Abrir ventana de enlaces para mostrar el cuadro de diálogo Enlaces. 2 En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Nuevo. 3 Haga clic en la flecha de Tipo de enlace y seleccione XBRL como el tipo de enlace. 4 En el cuadro Nombre de enlace, escriba el nombre del enlace. 5 Haga clic en la flecha Archivos de taxonomía XBRL y seleccione el archivo de taxonomía de us-gaap-ci-2003-07-07.xsd para utilizar la taxonomía estándar. 6 Haga clic en Abrir. Nota: Los archivos de taxonomía XBRL cuentan con una extensión de archivo .xsd y el directorio IO_Data\Taxonomy Files contiene un conjunto de archivos de taxonomía relacionados. Compruebe que selecciona el archivo de taxonomía principal (us-gaap-ci-2003-07-07.xsd) o una taxonomía personalizada compatible con el XBRL versión 2.0. Consulte las notas de versión de service pack para determinar cuál es el nombre de archivo más actual en caso de que se haya actualizado el archivo de taxonomía con posterioridad a la creación de este manual. 7 En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Guardar. 8 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de control de registros Enlaces y volver a la ventana Formato de filas. Aparecerá la nueva columna de enlace, mostrando el nombre del enlace y de la taxonomía, en la ventana de formatos de filas. 9 Repita los pasos del 1 al 8 para cada taxonomía que desee incluir en el formato de filas. Cada columna XBRL Link corresponde a un archivo de taxonomía. Nota: Además de la taxonomía us-gaap-ci estándar, puede incluir una o más taxonomías personalizadas en el formato de filas. Sólo puede enlazar a una taxonomía desde una fila determinada. 10 Cuando termine de agregar los enlaces XBRL, haga clic en Cerrar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 302 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas Una vez ha seleccionado la taxonomías necesarias, puede agregar etiquetas de elementos XBRL a las filas. Las etiquetas de elementos XBRL se pueden aplicar a las filas de tipo Enlace a LM, CAL y TOT. Sólo las filas con una etiqueta de elemento XBRL se pasarán al documento de instancias, de modo que es importante etiquetar todas las filas necesarias. Si la celda Descripción de la fila está en blanco, se utilizará el rótulo de la etiqueta de elemento XBRL procedente de la taxonomía para la descripción; sin embargo, si ya existe una Descripción, permanecerá tal cual. Al hacer doble clic en la celda Enlazar a taxonomía XBRL de la fila, se abre el cuadro de diálogo de zoom Etiqueta de elemento XBRL. La taxonomía presenta un árbol que muestra tanto el rótulo del elemento XBRL como la etiqueta de elemento XBRL. Para expandir los nodos del árbol de taxonomía y profundizar en el mismo hasta la etiqueta de elemento XBRL adecuada, haga clic en el símbolo de expansión (+). A medida que vaya pasando de una fila a otra en la columna XBRL Link, el árbol enfocará con zoom en el último nodo resaltado antes de que se cerrara el árbol, de modo que pueda seleccionar la siguiente etiqueta sin tener que volver a profundizar en el árbol de la taxonomía. El formato de filas sólo admite una etiqueta de elemento XBRL por cada fila Enlace a LM, CAL o TOT. Si intenta introducir más de una etiqueta en una fila, FRx generará un mensaje. Puede elegir sobrescribir la etiqueta existente con la nueva o cancelar la nueva entrada de etiqueta. Nota: para utilizar una etiqueta de elemento XBRL en una fila CAL o TOT, seleccione primero el formato CAL o TOT (código de formato) y agregue la etiqueta de elemento N o ta XBRL. Para agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas 1 En la ventana Formato de filas, haga doble clic en la celda de la columna Enlazar a taxonomía XBRL para mostrar el zoom Etiqueta de elemento XBRL. 2 Haga clic en el símbolo de expansión (+) del rótulo del elemento XBRL para expandir el nodo del árbol. 3 Seleccione la etiqueta de elemento XBRL de la fila y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 303 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas 4 Repita los pasos del 1 al 3 para cada fila que requiera una etiqueta de elemento XBRL. Nota: El formato de filas sólo admite una etiqueta de elemento XBRL por fila. Si intenta agregar una segunda etiqueta, el sistema mostrará el mensaje: “Esta fila ya contiene una etiqueta XBRL. ¿Desea sobrescribirla?” Haga clic en Sí para sobrescribir la etiqueta antigua con la nueva. Haga clic en No o en Cancelar para dejar intacta la etiqueta anterior. Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0 Cualquier formato de fila que cree en FRx® Financial Reporter 6.5 con enlaces a la taxonomía de XBRL versión 1.0 necesita una actualización antes de utilizar el archivo de taxonomía nuevo, las etiquetas de elemento y el esquema de datos de XBRL 2.0. Para actualizar enlaces XBRL en formatos de filas existentes 1 En la ventana Formato de filas, abra un formato de fila existente que contenga enlaces XBRL. 2 En el menú Enlace del formato de filas, haga clic en Abrir ventana de enlaces para mostrar el cuadro de diálogo Enlaces. 3 En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Buscar y localice el enlace XBRL actual en el cuadro de diálogo Buscar enlace. 4 En el cuadro Nombre de enlace, acepte el nombre asignado por FRx o introduzca otro nombre que identifique el enlace. 5 Haga clic en la flecha Archivos de taxonomía XBRL y seleccione el archivo de taxonomía de XBRL versión 2.0 (us-gaap-ci-2003-07-07.xsd). Nota: Los archivos de taxonomía XBRL cuentan con una extensión de archivo .xsd y el directorio IO_Data\Taxonomy Files contiene un conjunto de archivos de taxonomía relacionados. Compruebe que ha seleccionado el archivo de taxonomía principal (us-gaap-ci-2003-07-07.xsd). Consulte las notas de versión de service pack para determinar cuál es el nombre de archivo más actual en caso de que se haya actualizado el archivo de taxonomía con posterioridad a la creación de este manual. 6 En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Guardar. 7 Repita los pasos del 1 al 6 para cada taxonomía que desee incluir en el formato de filas. Cada columna XBRL Link corresponde a un archivo de taxonomía. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 304 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas 8 En la ventana Formato de fila, haga doble clic en la celda de la columna Enlazar a taxonomía XBRL para mostrar el zoom Etiqueta de elemento XBRL. 9 Haga clic en el símbolo de expansión (+) del título del elemento XBRL para expandir el nodo del árbol. 10 Seleccione la etiqueta de elemento XBRL de la fila y haga clic en Aceptar. 11 Repita los pasos del 8 al 10 para cada fila que requiera una etiqueta de elemento XBRL. Nota: El formato de filas sólo admite una etiqueta de elemento XBRL por fila. Si intenta agregar una segunda etiqueta, el sistema mostrará el mensaje: “Esta fila ya contiene una etiqueta XBRL. ¿Desea sobrescribirla?” Haga clic en Sí para sobrescribir la etiqueta antigua con la nueva. Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas En los informes XBRL, puede diseñar la disposición de columnas como se describe en el Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas” en la página 139 teniendo en cuenta las siguientes limitaciones: z Se admiten únicamente las columnas LM y FRx Forecaster (presupuesto) en los datos financieros en la disposición de columna de los informes XBRL. Atención: Si utiliza columnas Forecaster en un informe FRx, estas columnas no tendrán fechas válidas en la salida XBRL. z La configuración de moneda en las filas de detalles Código de moneda y Presentación de moneda sustituye la moneda funcional para la compañía seleccionada en el Catálogo de informes. Si no se especifica moneda en la disposición de columnas y no se ha definido la moneda funcional para la compañía seleccionada, la unidad de medida de la moneda aparecerá en blanco en el documento de instancia XBRL. Si desea obtener información acerca de la moneda funcional para una compañía, consulte “Introducción y edición de la información de compañía” en la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 305 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas En la disposición de columnas se puede incluir el tipo de columna XBRL_TAG para mostrar la etiqueta de elemento XBRL que se incluye en el formato de filas de un informe que se genera como archivo .frd (XML mejorado de DrillDown Viewer). XBRL_TAG no se pasará de la disposición de columnas al documento de instancias XBRL. Para incluir el tipo de columna XBRL_TAG en la disposición de columnas 1 En la ventana Disposición de columnas, haga doble clic en la fila Detalles de columna Tipo de la columna para la que desea que tenga el tipo de columna XBRL_TAG, para mostrar el zoom Seleccione el tipo de columna. 2 Seleccione el tipo de columna XBRL_TAG en la lista. 3 Haga clic en Aceptar. Se agregará el tipo de columna XBRL_TAG a la disposición de columnas. mrk 4 Guarde la disposición de columnas con un nombre y descripción exclusivos. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 306 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes En el Catálogo de informes se puede seleccionar XBRL como un tipo de salida. Si se ha rellenado correctamente el formato de filas con los tipos Enlace a LM, CAL o TOT y las etiquetas de elementos XBRL, y si el informe produce datos, FRx generará un documento de instancias XBRL con la extensión de archivo .xml Las opciones XBRL del Catálogo de informes permiten seleccionar o deseleccionar la opción Etiqueta de advertencia de falta de un elemento. Cuando se selecciona esta opción, FRx genera un mensaje de advertencia cada vez que se encuentra una fila Enlace a LM, CAL o TOT que no contiene una etiqueta de elemento XBRL. Desde el cuadro de mensaje de la advertencia, es posible desactivar la presentación de otras advertencias. En el Catálogo de informes, compruebe que aparecen el código de compañía y el nombre de compañía en los cuadros Compañía. La compañía predeterminada aparece en este lugar, como se haya configurado en el cuadro de diálogo Información de la compañía, salvo que se haya seleccionado una compañía diferente. Si no aparece ningún nombre de compañía en este espacio, el nombre de la compañía (entidad del identificador) aparecerá en blanco en el documento de instancia XBRL. Debe seleccionar Sin redondeo en la ficha Opciones de informe, Formato del Catálogo de informes. Los documentos de instancias XBRL se generan en forma diferente para informes con o sin árboles, tal como se describe en las siguientes situaciones: z Si un informe que no dispone de árbol produce datos, se creará un documento de instancia utilizando el nombre del archivo indicado en el campo Nombre del archivo del Catálogo de informes. z Si un informe con un árbol produce datos, se creará un documento de instancia separado para cada unidad seleccionada para la presentación de informes. Para los nombres de archivo de los documentos de instancias se utilizará el nombre indicado en el campo Nombre del archivo del Catálogo de informes, además del título o descripción de la unidad procedente del árbol. Si existe más de una unidad con el mismo título o descripción en un árbol, se incrementará el nombre con un número para cada caso, creándose así nombres de archivo exclusivos. Por ejemplo, Denver-Ventas, Denver-Ventas1, Denver-Ventas2 y así sucesivamente. z Si se genera un informe con un árbol y existe al menos una unidad seleccionada en el árbol que produce datos, se creará un documento de instancia para cada unidad seleccionada, independientemente de que la unidad produzca o no datos. Los documentos de instancia para las unidades que no producen datos se generarán con importes de valor cero en las etiquetas de elementos. z Si se genera un informe con o sin un árbol y no produce datos, no se creará ningún documento de instancias y FRx mostrará el mensaje “Este informe no ha producido datos. No se creará el documento de instancias.” z Si se genera un informe con o sin un árbol y produce datos, para cualquier fila que tenga una etiqueta de elemento XBRL, pero que no tenga asignado el tipo de filas Enlace a LM, CAL o TOT, aparecerá un importe de cero en el documento de instancia. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 307 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes z Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Para seleccionar el tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes 1 En el cuadro Compañía, seleccione el código de la compañía para el informe. El nombre de la compañía seleccionada aparece en el cuadro a la derecha del código de la compañía. Se trata del nombre de la compañía que aparece en el documento de instancia XBRL. Código de compañía Nombre de compañía que aparece en el documento de instancia XBRL 2 En la ventana Catálogo de informes, haga clic en la ficha Salida. 3 En la ficha Opciones de salida, haga clic en la flecha de Salida y seleccione XBRL de la lista de opciones de salida. 4 En las Opciones XBRL, seleccione Etiqueta de advertencia de falta de un elemento para mostrar un mensaje de advertencia cada vez que se encuentre una fila Enlace a LM, CAL o TOT que no contenga una etiqueta de elemento XBRL. Nota: La opción Etiqueta de advertencia de falta de un elemento está activada de forma predeterminada. Para que no se muestren las advertencias de ausencia de etiqueta de elemento durante la ejecución del informe XBRL, desactive la casilla de verificación. 5 Haga clic en el separador Opciones de informe. 6 En la ficha Opciones de informe, haga clic en la ficha Formato. 7 En Redondeo de importes, seleccione Sin redondeo. 8 En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 308 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL Los documentos de instancia no se pueden presentar en DrillDown Viewer; sin embargo, se pueden mostrar las etiquetas de elemento XBRL del formato de filas en los informes que se generan en formato de archivo .frd (XML mejorado de DrillDown Viewer). Para que las etiquetas de elementos XBRL se muestren satisfactoriamente en DrillDown Viewer, el formato de filas y la disposición de columnas deben ajustarse a los siguientes requisitos: z El formato de filas debe contener filas de tipo Enlace a LM, CAL o TOT con etiquetas de elementos XBRL. z La disposición de columnas debe contener el tipo de columna XBRL_TAG. Cuando se selecciona FRx DrillDown Viewer (XML mejorado) como tipo de salida en el Catálogo de informes, FRx crea un archivo con la extensión .frd, que se puede presentar en DrillDown Viewer. Mostrar un ejemplo El siguiente ejemplo (Figura 8-1:), basado en la disposición de columnas en página 306, muestra las Descripciones, los Importes de LM y las etiquetas de elementos XBRL como aparecen en el archivo .frd en DrillDown Viewer. La salida .frd corresponde al ejemplo de salida de documento de instancia XBRL en página 300. Figura 8-1: Etiquetas de elementos XBRL en DrillDown Viewer Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 309 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Definiciones de XBRL Definiciones de XBRL Término XBRL Definición XBRL Lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL), que es una especificación abierta que utiliza las etiquetas de datos basadas en XML para describir los estados financieros de compañías públicas y privadas. Documento de taxonomía XBRL Un documento de taxonomía XBRL es un archivo de esquema XML que describe un conjunto de conceptos utilizados en la preparación de un documento de instancia XBRL. Un documento de taxonomía puede ser una taxonomía XBRL (p. ej., US GAAP CI) o una taxonomía personalizada que se crea conforme a las especificaciones XBRL. Las taxonomías personalizadas permiten extender las taxonomías XBRL para abarcar los aspectos específicos de una compañía o industria que no están contemplados en las taxonomías XBRL. Taxonomía La taxonomía XBRL es un sistema de clasificación de los elementos de datos para la presentación de informes comerciales y financieros. Las taxonomías XBRL se pueden considerar extensiones del esquema XML. Documentos de instancias Los documentos de instancias contienen datos. Un documento de instancias XBRL contiene datos contables, financieros u otros datos relacionados con los negocios (por ejemplo, un estado financiero emitido por una compañía), expresados mediante la sintaxis y taxonomía XBRL. Son ejemplos de documentos de instancias los estados financieros de una compañía o cualquier parte de ellos, expresados en XBRL, y un archivo HTML con varios elementos XBRL incrustados. Elemento El elemento hace referencia a un elemento XML, pero también a un “hecho” o parte de información que la taxonomía describe. Por ejemplo, “activoNoActual.bienesEquipoPlantaNeto” constituye un elemento. Tabla 8-1: Términos y definiciones de XBRL Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 310 Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Definiciones de XBRL Término XBRL Definición Nombres de elementos Los nombres de elementos constan de dos partes separadas por un punto, utilizando las convenciones camel de mayúsculas (UCC) y minúsculas (LCC) de un máximo de 80 caracteres. La lógica para crear nombres de elementos de esta manera se explica en la especificación XBRL 2.0 con fecha 15 de noviembre de 2002. Por ejemplo,“usfrpt_balanceSheet.usfr-pt_assets” es el nombre de un elemento. Tabla 8-1: Términos y definiciones de XBRL (continúa) Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 311 Utilización de la conversión de moneda de FRx Capítulo 9 Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general . . . . . . . . . . . 313 Conversión de monedas de FRx® es una función de FRx® Report Designerque se licencia por separado. Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas. . . . . . . . . . . . 314 Este capítulo describe cómo: z Configurar Report Designer para activar la función Conversión de monedas e incluir la especificación de la ubicación de archivo de la base de datos DAX de tipo de cambio z Diseño de informes Conversión de monedas z Ajuste de la configuración Conversión de monedasen el catálogo de informes Diseño de informes de conversión de monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Para obtener información sobre la administración de Conversión de monedas, consulte Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 312 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general Mientras que muchos libros mayores anfitriones proporcionan algún tipo de conversión de moneda, pocos ofrecen la compleja conversión de monedas que necesitan las empresas. Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®ofrece un método completamente nuevo de realizar conversiones de moneda de forma automática y dinámica a través de una o más entidades, monedas y sistemas de libro mayor. Este nuevo método recibe el nombre de DAX (Sistema de Conversión de Moneda Dinámico Automático). DAX trabaja con varios sistemas que son anfitriones, todos con varios niveles de complejidad. Mientras que algunos sistemas de contabilidad almacenan los tipos de cambio monetario que utiliza FRx, otros sistemas no ponen a disposición ninguna tasa de conversión, por lo que es necesario guardar las tasas en tablas de FRx. DAX puede extraer la información tanto del libro mayor (a través de OFSI) como de las tablas que se mantienen dentro de FRx. FRx usa un servidor OLE para proporcionar interfaces estándar de FRx a los datos del sistema financiero. El FRx Open Financial Systems Interface (OFSI) proporciona una interfaz común a los datos del sistema financiero independientemente del sistema financiero subyacente. N o ta Los objetivos principales de la conversión de moneda en FRx son: z Consolidación de una filial extranjera: si una compañía tiene una filial que mantiene sus registros financieros en una moneda distinta a la moneda principal de la empresa madre, los datos financieros de la filial deben convertirse a la moneda de la empresa madre antes de poder consolidar las cantidades. Por ello, si una unidad padre de un árbol de FRx utiliza una moneda distinta que la de uno de sus hijos, todas las cantidades del informe del hijo deberán convertirse a la moneda del padre antes de poder resumir las cantidades al padre. z Cambio a una moneda diferente: si se necesita que un estado financiero se presente en una moneda distinta a la principal de una unidad de informe, las cantidades deberán convertirse a la moneda alternativa. FRx incluye una tabla de definición de moneda que está poblada con todas las monedas definidas por el estándar ISO (4217:1995). La tabla contiene la precisión numérica de cada moneda. La lista de códigos ISO predeterminada tiene fecha de 9/10/03. Compruebe las notas de versión del producto FRx para obtener información sobre las actualizaciones disponibles para esta tabla. Los usuarios pueden mantener tipos de cambio monetario en las tablas de Mantenimiento de tasas de FRx si el sistema contable de una compañía no contiene la información apropiada. Las tablas de Mantenimiento de tasas contienen las tasas de cambio entre un número ilimitado de monedas y una única moneda base/fundamento. Esta moneda base/ fundamento es la moneda en la que se basan todas las demás monedas. Para las empresas con sede en EE.UU. la moneda base será el dólar norteamericano; para las compañías europeas se utilizará el euro. Muchas empresas querrán mantener dos tablas de tasas de cambio si utilizan el euro como base para todas las conversiones europeas y el dólar para las conversiones no europeas. Para obtener más información acerca del mantenimiento de los tipos de cambio monetario, consulte el Capítulo 3, “Administración de la conversión de monedas” de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 313 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas Es necesario configurar el sistema FRx antes de poder utilizar la función de conversión de monedas para generar informes. Una vez que haya preparado los valores del sistema, puede activar la Conversión de monedas DAX y luego utilizar los códigos de conversión de sus formatos de filas y disposiciones de columnas para generar informes de FRx. En el catálogo de informes, puede seleccionar estos formatos de filas y disposiciones de columnas como las construcciones de los informes para los informes de conversión de moneda, seleccionar las tablas DAX que hay que utilizar y definir el método para calcular el promedio de los tipos de cambio de moneda. Para obtener más información sobre el cálculo de los promedios de los tipos de cambio, consulte “Selección del método de cálculo del tipo de cambio promedio” del Capítulo 3 de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas El Administrador de FRx debe configurar algunos parámetros del sistema para la función de conversión de monedas. Compruebe si se han establecido los siguientes elementos antes de utilizar la función de conversión de monedas para generar informes de FRx: z Establezca la Moneda funcional en el cuadro de diálogo Información de compañía. z Establezca la ruta de acceso al archivo de conversión de monedas DAX en el cuadro de diálogo Información de la compañía. z Establezca la ruta de acceso al archivo de conversión de monedas DAX en el cuadro de diálogo Preferencias del sistema. z Introduzca los tipos de cambio monetario en la ventana Mantenimiento de Conversión de Monedas FRx. N o ta Si la licencia FRx incluye la función de conversión de moneda, los cuadros de diálogo Información de la compañía y Preferencias del sistema cuentan con campos adicionales para la selección de la ruta al archivo de conversión de monedas DAX. Para obtener instrucciones detalladas sobre la configuración de Report Designer para la conversión de monedas, consulte el Capítulo 3 de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 314 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Diseño de informes de conversión de monedas Para incorporar la conversión de monedas en los informes FRx: z Seleccione los códigos de formato de conversión de monedas en la ventana Formato de filas z Identifique las monedas para mostrar en la ventana Disposición de columnas z Especifique la fuente del tipo de cambio monetario en la ficha Conversión de monedas de la ventana Catálogo de informes Esta sección explica cómo utilizar selecciones de conversión de monedas en cada uno de las construcciones de los informes del informe. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: z Activación de la conversión de monedas DAX z Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas z Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas z Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas z Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes Activación de la conversión de monedas DAX Active la conversión de monedas DAX desde el menú Disposición de columnas antes de utilizar las funciones de conversión de monedas en la disposición de columnas. También deberá activar DAX antes de ejecutar un informe de conversión de monedas. Para activar la conversión de monedas DAX en la disposición de columnas 1 En la barra de menú de la ventana Disposición de columnas, seleccione Conversión de monedas. 2 Haga clic en Activar conversión de monedas DAX para activar la casilla de verificación. Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas Al introducir la información del formato de filas, deberá seleccionar los códigos de conversión de moneda adecuados para las filas del informe que requieran convertir la moneda de la transacción a la moneda del informe. La siguiente figura muestra los códigos de formato disponibles en la columna Cód. fmto. de la ventana Formato de filas. Figura 9-1: Códigos del formato de filas Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 315 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Una vez haya seleccionado un código de formato de conversión de moneda, FRx utiliza este código para todas las filas siguientes, hasta que se encuentre un código de formato distinto. Por ejemplo, si tiene 10 cuentas de activos que se van a convertir utilizando el tipo de cambio del momento, sólo tendrá que seleccionar CCSPOT en la primera fila, y todas las filas siguientes aplicarán el código de formato CCSPOT. Los siguientes códigos de formato de filas de conversión de moneda están disponibles si la licencia de FRx incluye la función de conversión de monedas: CCHIST - Este código le indica a FRx que debe realizar una conversión de moneda utilizando la tasa histórica de la tabla de conversión de monedas. La tasa histórica se suele utilizar para filas que muestran activos no corrientes, como activos fijos, inventario o acciones de capital. Cuando utiliza el código de formato CCHIST, también debe especificar un ID de tasa histórica como el tipo que corresponde a la columna D del formato de filas. El nombre de la carpeta Tasa histórica de la ventana Mantenimiento de conversión de monedas FRx es el ID de la tasa histórica. Cuando utiliza tipos de cambio históricos en el formato de filas, FRx compara las sumas en las tablas de conversión histórica con los datos correspondientes del libro mayor para la cuenta de LM y muestra un error de "Fuera de balance" si los importes no coinciden. CCAVG - Este código le indica a FRx que debe realizar una conversión de moneda utilizando el tipo de cambio promedio para un rango de fechas de la tabla de conversión de monedas. El tipo de cambio promedio se utiliza por lo general para filas de ingresos en el informe. Cuando utiliza el código de formato de filas CCAVG, también debe especificar un tipo de promedio (AVGDAILY, AVGWEEKLY o AVGMONTHLY) como el tipo que corresponde a la columna D de la fila. El administrador de FRx debe seleccionar el método de cálculo de los promedios del tipo de cambio en la tabla FRxRates.DAX. Para obtener más información sobre el cálculo del promedio del tipo de cambio, consulte “Selección del método de cálculo de tipo de cambio promedio” en el Capítulo 3 de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. CCSPOT - Este código le indica a FRx que debe realizar una conversión de moneda utilizando la tipo de cambio del momento (diario) de la tabla de conversión de monedas. Si no existe fecha actual que se corresponda con la fecha del informe, FRx utiliza la fecha más cercana anterior a la fecha del informe. La tasa de cambio del momento se utiliza por lo general para las cuentas de efectivo. CCX - Este código suprime cualquier conversión para esta fila y mantiene su validez hasta que se encuentre un código de moneda diferente. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 316 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas La siguiente figura muestra un ejemplo de códigos de formato de conversión de moneda en un formato de filas. Observe que el código de tasa histórica (CCHIST) necesita un ID de tasa histórica para identificar la tasa relacionada en la columna D. Código de tipo de cambio del momento Códigos de tasa histórica Figura 9-2: Ventana Formato de filas con códigos de tipos de cambio histórico y actual En la figura siguiente, el código de formato de filas promedio (CCAVG) en la fila 1540 requiere la selección de la tasa promedio en la columna D. Código de tipo de cambio promedio Figura 9-3: Ventana Formato de filas con códigos de tasas históricas y promedios Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 317 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Ajustes de conversión de monedas Un ajuste de conversión de monedas es necesario cuando algunos saldos se conviertan a una tipo de cambio del momento y otros a un tipo de cambio histórico o promedio. En la fila 1720 de la Figura 9-3, la fórmula de la fila de ajuste de conversión de monedas corregirá el estado de fuera de balance entre los activos, débitos y capital. La fórmula sustrae el total de los Activos fijos netos de la fila 910 (como se muestra en Figura 9-2) de la suma del capital social de la fila 1660 y de los débitos totales de la fila 1420. Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas Puede incluir importes en moneda internacional en los informes de FRx especificando el código de moneda en la disposición de columnas. Los importes de LM que se muestran en el informe se pueden mostrar en la moneda de transacción original o en una moneda convertida, según se registren las transacciones de monedas internacionales en su libro mayor. Cuando se activa la conversión de monedas DAX, la fila de detalles Presentación de moneda de la Disposición de columnas se puede utilizar de dos formas: N o ta z En las columnas de tipo LM, utilice la fila de detalles Presentación de moneda para especificar si debe mostrarse el importe de origen o el importe convertido en el informe. z En las columnas de tipo TCURX, utilice la fila de detalles Presentación de moneda para mostrar el tipo de cambio para una determinada moneda del informe. La fila de detalles Presentación de moneda funciona de manera diferente cuando la conversión de monedas DAX no esta activada. Para un informe multimoneda FRx normal, consulte “Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres funciones en la disposición de columnas.” en la página 170. El ejemplo en Figura 9-4 muestra el código para los euros (EUR), tipo TCURX en la columna C. El informe resultante muestra el tipo de cambio para los euros en esa columna. El ejemplo utiliza el código para los euros, tipo LM de la columna D. El informe resultante muestra los importes en euros en esa columna. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 318 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Figura 9-4: Códigos de moneda en la ventana Disposición de columnas Active la Conversión de monedas DAX desde el menú Disposición de columnas antes de utilizar las funciones de conversión de monedas en el formato de filas o la disposición de columnas. También deberá activar DAX antes de generar un informe que incluya la función de conversión de monedas. N o ta Para seleccionar la moneda que aparece en la disposición de columnas 1 Desde el Panel de control de Report Designer, haga clic en el icono Disposiciones de columnas. Aparecerá una lista de las disposiciones de columnas disponibles, en el cuadro de diálogo Abrir columna. 2 Haga doble clic en una disposición de columnas para ver la disposición de columnas seleccionada en la ventana Disposición de columnas. 3 En el menú Conversión de monedas de la Disposición de columnas, seleccione Activar conversión de monedas DAX. Nota: Para que FRx reconozca los códigos de moneda en la disposición de columnas y el formato de filas, es necesario activar la conversión de monedas en el correspondiente menú de la ventana Disposición de columnas. 4 Para mostrar los importes de LM en la moneda convertida, haga doble clic en la celda de la fila de detalles Presentación de moneda de la columna de tipo LM y seleccione el código de moneda en la lista que aparece. 5 Para mostrar los tipos de cambio monetario en el informe, haga doble clic en la fila de detalles Presentación de moneda de la columna de tipo TCURX y seleccione el código de moneda en la lista que aparece. 6 En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar los cambios en la disposición de columnas actual o haga clic en Guardar como para guardar la disposición de columnas modificada con un nombre nuevo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 319 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas En los sistemas contables que admiten más de un tipo de cambio por moneda, FRx se utiliza la ID de subtipo de cambio de la Disposición de columnas para leer la información del tipo de cambio correspondiente del libro mayor. La ID de subtipo de cambio se puede utilizar conjuntamente con un código de presentación de monedas en las columnas LM o en las que tengan el código de conversión TCURX. Si el sistema contable acepta más de un tipo de cambio por moneda, siga estos pasos para incluir los datos de subtipo de cambio en la disposición de columnas. Para utilizar una ID de subtipo de cambio en la disposición de columnas 1 Desde el Panel de control de Report Designer, haga clic en el icono Disposiciones de columnas. Aparecerá una lista de las disposiciones de columnas disponibles, en el cuadro de diálogo Abrir columna. 2 Haga doble clic en una disposición de columnas para ver la disposición de columnas seleccionada en la ventana Disposición de columnas. 3 En el menú Conversión de monedas de la Disposición de columnas, seleccione Activar conversión de monedas DAX. Nota: Para que FRx reconozca los códigos de moneda en la disposición de columnas y el formato de filas, debe activar la conversión de monedas en el menú correspondiente de la ventana Disposición de columnas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 320 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas 4 Seleccione una de las siguientes opciones: Para Haga Utilizar el ID de subtipo de cambio en una columna de tipo LM 1 Haga doble clic en la celda en la fila de detalles Presentación de moneda de la columna de tipo LM y seleccione el código de moneda de la lista que aparece. 2 Introduzca la ID de subtipo de cambio en la fila ID de subtipo de cambio. Nota: El código identifica la ID de subtipo de cambio que se debe leer del libro mayor. Utilizar el ID de subtipo de cambio en una columna de código de detalles de transacciones TCURX 1 Haga doble clic en la celda en la fila de detalles Presentación de moneda de la columna de tipo TCURX y seleccione el código de moneda de la lista que aparece. 2 Introduzca la ID de subtipo de cambio en la fila ID de subtipo de cambio. Nota: El código identifica la ID de subtipo de cambio que se debe leer en el libro mayor, con objeto de incluir el tipo de cambio monetario en la disposición de columnas. 5 En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes En la ventana Catálogo de informes, puede seleccionar las construcciones de los informes para su informes que utilizarán la función de conversión de monedas. Al utilizar formatos de filas y disposiciones de columnas que incluyan selecciones de conversión de monedas, puede generar un informe que muestre los importes en una moneda extranjera, la moneda base de los informes, o ambas monedas. Las demás selecciones que haga desde las fichas del Catálogo de informes afectarán a la precisión de los cálculos del promedio del tipo de cambio Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo trabajar con el Catálogo de informes, consulte el Capítulo 7, “Descripción del catálogo de informes,” en la Guía del usuario de FRx® Report Designer 6.7. Para obtener una explicación detallada de los métodos de cálculo de los tipos de cambio promedio, consulte el Capítulo 3, “Administración de la conversión de monedas,” en la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 321 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Mostrar un ejemplo Figura 9-5 muestra la ficha Conversión de monedas de la ventana Catálogo de informes. Figura 9-5: Ventana Catálogo de informes: ficha Conversión de monedas Selección de las fuentes de tipo de cambio Si su licencia de FRx incluye la función de conversión de monedas, la ficha Opciones de informe incluye una subficha llamada Conversión monetaria. Desde la ficha Conversión monetaria, puede indicarle a FRx qué origen de tipos de cambio del momento e históricos debe utilizar para la conversión de moneda. La fuente que seleccione dependerá de su sistema contable. Dispone de dos opciones de Origen de tipos de cambio del momento: FRx y OFSI. z Si el libro mayor almacena un tipo de conversión junto con los importes y la interfaz FRx del libro mayor puede leer los datos de tipo de conversión, seleccione OFSI como Origen de tipos de cambio del momento. A continuación, FRx leerá los tipos de conversión del libro mayor para calcular las conversiones de moneda. z Si el libro mayor no almacena tipos de conversión o si FRx no puede extraer datos de tipo de conversión, seleccione FRx como Origen de tipos de cambio del momento para obtener los tipos de cambio de la tabla de tipo de cambio DAX de FRx. FRx es la única opción disponible para Fuente de tipo de cambio histórico, ya que los tipos de cambio de conversión históricos y los importes de moneda base se leen en la tabla de tipos de cambio DAX de FRx. Selección del método de cálculo de tipo de cambio promedio Si el formato de filas del informe utiliza un código de formato de filas CCAVG, especifique uno de los siguientes métodos para calcular el tipo de cambio promedio: z Para utilizar el número de tipos de cambio como el denominador para calcular los promedios, seleccione la casilla de verificación Usar (Suma de tipos de cambio/ Número de tipos introducidos * saldo) para los cálculos promedio mensuales. z Para utilizar el número de días como el denominador para calcular los promedios, desactive la casilla de verificación Usar (Suma de tipos de cambio/ Número de tipos introducidos * saldo) para los cálculos promedio mensuales. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 322 Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de monedas Para obtener una explicación detallada de los métodos de cálculo de tipos de cambio promedio y los resultados de los cálculos, consulte el Capítulo 3, “Administración de la conversión de monedas,” en la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7. Debe activar DAX desde el menú de Disposición de columnas para convertir correctamente las monedas internacionales a la moneda base que se utiliza en el libro mayor. Asegúrese de activar DAX antes de ejecutar un informe que incluya conversión de monedas. N o ta Supresión de ajustes de redondeo Cuando las cantidades se redondean a dólares enteros, miles o millones, los totales probablemente no cuadren. Sin embargo, los informes de cambio monetario no deben utilizar redondeo ya que los tipos de cambio monetario se calculan normalmente con cuatro o cinco decimales. Un redondeo invalidaría estos cálculos. Para desactivar la función de redondeo, seleccione la opción Sin redondeo en el cuadro Redondeo de cantidades en la ficha Opciones de informe, subficha Formato en la ventana Catálogo de informes. Para desactivar el redondeo de cantidades 1 Desde el Panel de control de FRx, haga clic en Catálogo de informes. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar. 2 Seleccione un ID de catálogo de la lista que aparece y haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Catálogo de informes. 3 Seleccione la subficha Opciones de informe. 4 En la ficha Opciones de informe, seleccione la subficha Formato. 5 Seleccione Sin redondeo en el cuadro Redondeado de importes. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 323 Respuestas a las preguntas más comunes Apéndice A Preguntas más frecuentes (FAQ) . . . . 325 Mensajes de error . . . . . . . . . . . . . . . . 331 Información del sistema FRx . . . . . . . . 335 Este apéndice proporciona respuestas y ayuda a la resolución de problemas de las preguntas más frecuentes (FAQ) y a los mensajes de error del sistema. También se proporciona información general del sistema Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®. Esta información incluye consejos sobre la instalación, permisos y evitar que los archivos se dañen. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 324 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ) Preguntas más frecuentes (FAQ) Salida incompleta del informe P: He creado un formato de filas con códigos del libro mayor, pero cuando imprimo el informe utilizando el formato de filas, en el informe no aparece ningún número. Solamente veo los encabezados y algunos filas de títulos. ¿En qué me equivoqué? R: Existen varias razones que causan la ausencia de números en un informe. La causa más probable es el uso de un código de libro mayor incorrecto. Para verificar si esto es cierto, todo depende si ha utilizado un árbol de informes o no. El informe utiliza un árbol de informes Si el informe utiliza un árbol de informes y está utilizando el código contable principal en el formato de filas, desactive el cuadro Usar árbol de informes y genere nuevamente el informe. Compruebe los siguientes asuntos de numeración del formato de filas. 1 Si aparecen cantidades en su informe, el problema está en el árbol de informes. z ¿Coincide la longitud del código contable, utilizado en el formato de filas, con el número de ganchos ” &” utilizados en cada unidad del árbol de informes? Si la máscara del código contable y los ganchos "&" no pueden coincidir con la estructura del código contable, FRx® Report Designer no puede regresar los datos. z ¿El árbol incluye unidades de detalles y estas unidades utilizan una máscara de cuenta completa con los ganchos "&"? Sin las unidades de detalles y los ganchos "&" en la máscara de cuenta, Report Designer no se podrá conectar con el formato de filas ni con el libro mayor. Los ganchos "&" son necesarios para los segmentos que se definirán mediante el formato de filas. El resto de segmentos pueden utilizar números o caracteres comodines. 2 Si las cantidades no aparecen, revise el formato de filas y la disposición de columnas. z ¿Está utilizando los códigos correctos del libro mayor en el formato de filas? Report Designer debe tener los códigos correctos para extraer los datos del libro mayor. z ¿Existen ganchos "&" en el formato de filas? Use los ganchos "&" solamente en el árbol de informes. No existe ninguna función para los ganchos "&" en el formato de filas o en la disposición de columnas. z ¿Existe la columna CG en la disposición de columnas? Report Designer debe tener una columna para colocar los valores del libro mayor. El informe no utiliza un árbol de informe Compruebe los siguientes temas de formato de fila y las causas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 325 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ) 1 ¿Tiene una columna Enlazar a libro mayor en el formato de filas? z z 2 Si tiene múltiples columnas Enlazar a libro mayor, ¿aparece un año en cada enlace del libro mayor excepto en el enlace del año actual? Si no tiene una columna Enlazar a Libro mayor, Report Designer no tendrá los datos de conexión. Debe utilizar un árbol de informes o agregar la columna LM en el formato de filas. ¿Está utilizando los códigos correctos del libro mayor en el formato de filas? Report Designer debe tener los códigos correctos para extraer los datos del libro mayor. 3 ¿Ha seleccionado la casilla Usar árbol de informes en el catálogo de informes? Es probable que Report Designer esté buscando el árbol de informes cuando no lo necesite. 4 ¿Utiliza su compañía una estructura de código departamental para los estados de resultados diferentes a los que utiliza para el balance general? Cree formatos de filas diferentes para los balances generales y estados de resultados. En el formato de filas del balance general, use el código contable completo. 5 ¿Está restringido el formato de filas o la disposición de columnas a las unidades de informes? Sin un árbol de informes, Report Designer suprime los datos de las unidades de informes ausentes. 6 ¿Existe por lo menos una columna de libro mayor en la disposición de columnas? Una columna de LM es necesaria para ver los números del libro mayor. Informes que utilizan árboles de informes con números exagerados P: Cuando genero un informe utilizando un árbol de informes, ciertos números aparecen drásticamente exagerados. ¿Qué está sucediendo en este caso? R: Existen dos posibilidades: z Si algunas filas utilizan el código contable completo (en lugar del código contable natural), los datos relacionados pueden incluirse en cada unidad de informe (con una máscara contable). z Si las unidades resumidas del árbol de informes utilizan las máscaras de cuenta del libro mayor, esto puede causar que los datos se dupliquen. Algunas filas utilizan el código de cuenta completo en el formato de fila Si algunas filas utilizan el código contable completo (en lugar del código contable natural), los datos relacionados pueden incluirse en cada unidad de informe (con una máscara contable). Debe restringir estas filas a una unidad de informe particular. Para restringir una fila a una unidad de informe 1 Desde el formato de filas, haga doble clic en la celda Tipos de cambio/filas/ unidades relacionadas de la fila que esté utilizando el código de cuenta completo. 2 Seleccione un árbol de informes y haga clic en Aceptar. 3 Seleccione una unidad de informe y haga clic en Aceptar. Report Designer restringe esta fila a la unidad de informe seleccionada. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 326 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ) Las unidades de resumen en el árbol de informes tienen máscaras de cuenta de libro mayor Si las unidades resumidas del árbol de informes utilizan las máscaras contables del libro mayor, esto puede causar que los datos se dupliquen. Use las máscaras contables solamente en unidades detalladas. Las unidades más altas no deberán utilizar una máscara; Estas se utilizan sólo con propósitos de resumir. Sin embargo, el uso de la máscara de cuenta en las unidades de resumen puede ser apropiado para representar los gastos del nivel corporativo dirigidos a las unidades de resumen. Cuando tenga problemas con un informe que incluya un árbol de informes, ejecute el informe nuevamente sin el árbol. Si los números son correctos, sabrá entonces que el problema está en el diseño del árbol. Datos de la hoja de cálculo externa que no se despliegan P: Cuando enlazo un formato de filas con el libro mayor y una hoja de cálculo externa, sólo la información del libro mayor aparece en el informe. ¿Porqué no aparecen los datos de la hoja de cálculo? R: La ruta de los datos, definida en el árbol de informes o en el formato de filas, puede que sea incorrecta o que el ID del catálogo no esté extrayendo la información de la fuente correcta. Report Designer debe tener la ruta de acceso correcta a la hoja de cálculo para extraer los datos de la hoja de cálculo externa. La ruta de hoja de cálculo correcta depende de si tiene una o dos columnas de enlaces. Dos columnas de enlace: enlace a hoja de cálculo y enlace al libro mayor Si tiene dos columnas de enlace, Enlazar con hoja de cálculo y Enlazar a Libro mayor, debe definir las celdas de la hoja de cálculo en el formato de filas y la ruta de acceso de la hoja de cálculo en el árbol de informes. Para comprobar la ruta de la hoja de cálculo en el árbol de informes 1 En el formato de filas, revise cada dirección de celda de la hoja de cálculo en la columna enlazar con la hoja de cálculo. Compare la dirección con la celda de la hoja de cálculo externa. 2 En el árbol de informes, abra cada unidad de informe en el cuadro de diálogo Unidades de informe seleccionando Ver formulario en el menú Árbol. 3 Revise lo siguiente: z El cuadro Nombre de archivo Wks debe contener la ruta completa a la hoja de cálculo. Por ejemplo, C:\123\CASHFLOW.XLS o el libro de trabajo, C:\123\[CASHFLOW.XLS]DENVER, donde Denver es el nombre de la hoja de cálculo. z En el cuadro Enlace a Wks, seleccione la columna de hoja de cálculo. z Debe escribir un nombre en el cuadro Nombre formato de filas. z El cuadro Enlace a LM/ fila debe estar vacío. Nota: Si el mismo archivo de la hoja de cálculo (y el enlace) se encuentra en más de una unidad de informe, los datos se importan varias veces, posiblemente exagerando resultados. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 327 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ) 4 En el ID de catálogo, el cuadro Usar formato de filas del árbol de informes debe estar seleccionado. Esto le indica a Report Designer que utilice la vía de acceso de la hoja de cálculo externa y el formato de filas según se definió en el árbol de informes para cada unidad de informe. Si no tiene seleccionado Usar formato de fila del árbol de informes, Report Designer no puede ubicar los datos de la hoja de cálculo externa Una columna de enlaces: Enlace a LM + Hoja de cálculo Si usted tiene una columna de Enlaces, Enlazar a LM + Hoja de cálculo, debe definir la vía de acceso de la hoja de cálculo y las celdas del formato de filas. En el formato de filas, compare cada dirección de celda de la hoja de cálculo de la columna Enlazar con hoja de cálculo con la hoja de cálculo externa. Cambio de descripciones del informe P: Deseo cambiar la descripción Para los meses XXX terminando en xxx del catálogo de informes, pero no permanecen modificados. ¿Cómo puedo cambiarlo permanentemente? R: El menú Compañía permite acceder a esta configuración. Realice los siguientes pasos para cambiar esta configuración: 1 En la ventana del catálogo de informes, seleccione el menú Compañía y haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía. 2 En la Descripción del período y en la Descripción plural, cambie el texto. Títulos específicos para disposiciones de columnas específicas P: Deseo un encabezado específico para imprimirlo cada vez que utilice una disposición de columnas específica (por ejemplo, Informe de presupuestos trimestral). ¿Cómo puedo definir este encabezado? R: Siga estos pasos para crear un encabezado de informe específico para una disposición de columnas: 1 En la ventana Disposición de columnas, seleccione el menú Editar y haga clic en Descripción para acceder al cuadro de diálogo Disposición de columnas. 2 En el cuadro Descripción, escriba una descripción para la columna y haga clic en Aceptar. 3 Haga clic en Guardar. 4 Abra el ID del catálogo y haga clic en la ficha Opciones de página, y luego en la ficha Encabezados/pies de página. 5 Seleccione la ubicación del encabezado y seleccione @COL en el cuadro Códigos. 6 Haga clic en Guardar. Este proceso coloca la descripción de la disposición de columnas en el encabezado del informe. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 328 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ) Balance general: Totales y números redondeados P: Cuando selecciono la opción de redondeo a Dólares enteros, mi balance general no cuadra correctamente. ¿Cómo puedo solucionar esto? R: Cualquier técnica de redondeo ocasionará diferencias de redondeo en su total, haciendo imposible un balance verdadero. Para solucionar este problema, agregue un ajuste de redondeo automático a su informe. Para ajustar el redondeo automáticamente: 1 En la ventana Formato de fila, seleccione el menú Editar y haga clic en Ajustes de redondeo para acceder al cuadro de diálogo Ajustes de redondeo. 2 En los cuadros Fila de activos totales y Fila de pasivos y activo neto totales, introduzca los códigos de las filas. 3 En el cuadro Redondeando la fila de ajuste, introduzca el código de fila (éste debe contener la cuenta de libro mayor) en donde desee que se incluya el ajuste. 4 En el cuadro de Límite de cantidad de ajuste, introduzca la cantidad del ajuste máximo permitida. Nota: Cuando es necesario un ajuste de redondeo, Report Designer ajusta la fila seleccionada y luego genera los totales del informe nuevamente para que éstos reflejen los nuevos saldos. Restricción de las cuentas del estado de resultados en el informe de detalles de cuentas P: Cuando calculo mis ingresos actuales para un balance general, ¿cómo puedo excluir todas esas cuentas del estado de resultados, que parecen en la fila Year-to-Date Income (Ingresos acumulados del año), del informe de detalles de cuentas? R: Abra la ventana Formato de filas. En el formato de filas, en cada fila donde desee eliminar estos datos, haga doble clic en la columna Control de impresión, seleccione XD y haga clic en Aceptar. Esto elimina los detalles de esta fila cuando se imprime un informe de detalles de cuentas. Cualquier técnica de redondeo ocasionará diferencias de redondeo en su total, haciendo imposible un balance verdadero. Para solucionar este problema, agregue un ajuste de redondeo automático a su informe. Mensaje Fuera de balance cuando se profundiza en los detalles de transacciones P: Al profundizar en el detalle de transacción con FRx® DrillDown ViewerTM, recibo el mensaje: “Es posible que uno de los saldos del informe de detalles de transacciones sea incorrecto. La disposición de columnas empleada con un informe de detalles de transacciones debe contener una columna actual (CUR) y una columna YTD (acumulado del año). Este error puede también indicar que los detalles de transacciones no coinciden con los registros de saldos del período en el libro mayor.” Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 329 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ) R: Report Designer no admite más de una columna YTD en un informe de detalle de transacciones. La utilización de más de una columna YTD puede provocar mensajes de fuera de balance cuando se profundiza en el detalle de transacción del informe. Los informes que cruzan años fiscales en el nivel de transacción tampoco son compatibles. Si bien este mensaje no aparece en todos los informes, esta configuración no garantiza que produzca informes de detalles de transacciones fiables y no debería utilizarse. Resoluciones Para evitar la aparición del mensaje fuera de balance, use cualquiera de las siguientes soluciones: 1 Cambie la disposición de columnas para incluir sólo una columna YTD. 2 Genere el informe sólo para detalle financiero y de cuenta. 3 Cambie las columnas YTD adicionales a columnas CUR con un código de período de 1 a 12. Este mensaje también puede aparecer en un informe que utiliza el redondeo si no selecciona la opción Redondeo de transacciones. Para resolver el error en este escenario: 1 Verifique que ninguna de las soluciones mencionadas anteriormente resuelven el mensaje de error. 2 Abra el catálogo del informe problemático. 3 Haga clic en la ficha Opciones de informe y a continuación, haga clic en la ficha Detalle de cnta./trans.. 4 Seleccione la casilla de verificación Redondeo de transacción. 5 Vuelva a generar el informe. Restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito Para restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito 1 Los usuarios deben cerrar Report Designer y FRx® Report Launcher. 2 En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al cuadro de diálogo Conjunto de especificaciones. 3 Tenga en cuenta la ubicación del conjunto de especificaciones donde se guarda la construcción del informe. 4 Si ha hecho un amplio diseño de informe (por ejemplo, modificado informes existentes o creado uno nuevo) desde la última copia de seguridad y necesita guardar este trabajo, vaya al paso 5. En caso contrario, vaya al paso 6. Nota: Si decide restaurar el archivo desde la copia de seguridad sin completar el paso 5 se eliminarán los cambios o nuevos informes creados desde la copia de seguridad. Tendrá que volver a realizar algunos cambios e informes que se hayan realizado tras la copia de seguridad. 5 Cambie el nombre de archivo que se indica en la ruta que anotó en el paso 3. 6 Restaure el archivo .f32 desde la última copia de seguridad. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 330 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Mensajes de error 7 Inicie Report Designer. 8 En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al cuadro de diálogo Conjunto de especificaciones. 9 Haga clic en Exportar para acceder al cuadro de diálogo Exportar selección. Se mostrarán las fichas para catálogos, filas, columnas y árboles. 10 Seleccione la construcción del informe que necesite restaurar. 11 Haga clic en Exportar. 12 Anote la ubicación del archivo de exportación (.tdb). 13 Cierre Report Designer. 14 Elimine el archivo .f32 restaurado. 15 Vuelva a nombrar el archivo con el nombre original cambiado en el paso 5. 16 Inicie Report Designer. 17 En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al cuadro de diálogo Conjunto de especificaciones. 18 Haga clic en Importar para importar las construcciones de informe eliminadas o sobrescritas. 19 Si el sistema le solicita si desea sobrescribir la construcción del informe con el mismo nombre, haga clic en Sí. Nota: Tenga cuidado al restaurar las construcciones de informe desde la copia de seguridad. Asegúrese de que selecciona los catálogos, filas, columnas y árboles correctos. Mensajes de error Error de usuario de construcción del informe P: Recibo el mensaje de error “<Construcción del informe> bloqueado por <Usuario>” o “<Construcción del informe> está siendo utilizado por <Usuario>” al abrir una fila, columna o árbol. En el error, <Construcción del informe> es un formato de fila, una disposición de columnas o un árbol de informes; el <Usuario> es un nombre de usuario. R: Las causas posibles de estos errores son: z La construcción del informe está abierta por el usuario especificado en otro equipo. z El bloque de usuario estaba abierto por el usuario especificado cuando la aplicación tuvo el fallo, con lo que Report Designer se cerró antes deliminar el nombre del usuario del registro. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 331 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Mensajes de error Resolución 1 Verifique que la construcción del informe no está abierta en otro equipo. Si está abierto, espere a que el usuario finalice o haga que el usuario cierre la construcción del informe. 2 Si la construcción del informe no está abierta en ninguna estación de trabajo, haga que todos los usuarios cierren Report Designer. 3 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar todo. Esta acción cierra todas las filas, columnas, árboles y catálogos abiertos. 4 En el menú Archivo, señale Compactar base de datos FRx y haga clic en Base de datos del conjunto de especif. actual. 5 Realice una de las siguientes operaciones: z Si el conjunto de especificaciones se compacta con éxito, abra la construcción del informe problemática de nuevo. z Si el conjunto de especificaciones no se compacta, verifique que todos los usuarios no están en Report Designer e intente compactarlo de nuevo. Error de disco o de red P: Recibo el mensaje de error “Runtime error 3043: Disk or Network Error” al iniciar Report Designer, al crear un índice o al generar un informe. ¿Qué provoca este mensaje? R: Puede recibir este error al iniciar Report Designer, crear un índice o generar un informe. Las causas posibles de este error son: z Ruta de unidad de trabajo, ruta de importación/exportación o ruta de salida no validas. z Permisos Insuficientes para un directorio o recurso de red. z Un recurso de red no está disponible. Para resolver este error siga estos pasos: Si no puede abrir Report Designer 1 Haga clic en Inicio y a continuación en Ejecutar. 2 Escriba frx.ini y a continuación haga clic en Aceptar. 3 Busque la línea LastCompany=. 4 Si esta línea contiene un valor tras el signo de igual, elimine el texto tras el signo =. 5 A continuación, guardel archivo y ciérrelo. 6 Inicie Report Designer. 7 Si la ventana de selección de compañía se muestra antes de recibir un error, vaya a “Para localizar las rutas necesarias en Report Designer” en la página 333. En caso contrario, vaya al paso 8. 8 Abra de nuevo el archivo frx.ini. 9 Busque la línea WorkDrive= y apunte la ruta que se indica tras el signo =. Esta es la ruta de la unidad de trabajo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 332 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Mensajes de error 10 Vaya a “Pasos para la resolución” en la página 333. Para localizar las rutas necesarias en Report Designer 1 Si se le solicita que seleccione una compañía, haga clic en Cancelar. Localice la ruta de la unidad de trabajo 1 En el menú Admin, haga clic en Opciones de procesamiento para acceder al cuadro de diálogo Opciones de procesamiento. 2 Apunte la ruta que se muestra en el cuadro Unidad de trabajo opcional. Esta es la ruta de la unidad de trabajo. 3 Haga clic en Cancelar para cerrar la ventana Opciones de procesamiento. Localice la ruta de importación/exportación 1 2 En el menú Compañía, haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía. Apunte la ruta que se muestra en el cuadro de lista Ruta de importación/ exportación. Esta es la ruta de importación/exportación. 3 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Información de compañía. Localice la ruta de salida de informe 1 Si se produce un error durante la generación de un informe, abra el catálogo del informe problemático. 2 Haga clic en el separador Salida. 3 Si aparece una ruta completa en el cuadro Nombre de archivo, apúntela porque es la ruta de salida. 4 Si sólo aparece un nombre, la ruta de salida y la ruta de importación/exportación son la misma. 5 Cierre el catálogo y vaya a “Pasos para la resolución.” Pasos para la resolución 1 Si una o más de las rutas que se han obtenido en los pasos anteriores se encuentran en un servidor de red, compruebe que el servidor está activo y funcionando sin problemas. 2 Si una o más de las rutas que se han obtenido en los pasos anteriores se encuentran en un servidor de red, compruebe que se puede acceder al servidor desde el equipo que recibe error. 3 Verifique que la ruta de la unidad de trabajo es válida y correcta. 4 Si la ruta de la unidad de trabajo no es correcta, actualice la ruta. La ruta se puede actualizar desde el cuadro de diálogo Opciones de procesamiento o modificando el archivo frx.ini. Vea “Para localizar las rutas necesarias en Report Designer” en la página 333. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 333 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Mensajes de error 5 Verifique que las rutas de importación/exportación y de salida son válidas y correctas. Si una o más de estas rutas no son válidas o son incorrectas, localícelas y actualícelas según corresponda. Vea “Para localizar las rutas necesarias en Report Designer” en la página 333. Repita la tarea que provocó el error. 6 Si el error ya no se produce, no realice los pasos que quedan. En caso contrario, vaya al paso 8. 7 Inicie sesión en el equipo problemático con una cuenta con derechos de administrador en el dominio. 8 Repita la tarea que provocó el error. Si error no se produce, vaya al paso 10. En caso contrario, vaya al paso 12. 9 Cierre sesión en el equipo y vuelva a iniciar la sesión como el usuario. Si el error se produce, el usuario no tiene suficientes para una o más de las rutas indicadas. 10 Compruebe los permisos de cada directorio y concédalos según sea necesario. Los usuarios deben tener permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y de cambio para las rutas de importación/exportación y de salida. Una vez que haya concedido los permisos, el usuario no recibirá más errores. 11 Si el error persiste, deberá reiniciar el servidor. 12 Reinicie el servidor para resolver el problema. La seguridad de la base de datos del conjunto de especificaciones no coincide con el valor de seguridad actual archivo FRxSys32. P: Recibo el mensaje de error “La seguridad de la base de datos del conjunto de especificaciones no coincide con el valor de seguridad actual archivo FRxSys32.” ¿Qué provoca este mensaje? R: Este mensaje se produce cuando se configura una compañía como predeterminada. Las causas posibles de este error son: z Cambios en la configuración de seguridad almacenada en el archivo FRxSys32.mdb. z Configuración regional incorrecta. Cambios en la configuración de seguridad La configuración de seguridad, junto con otras configuraciones de FRx, se guarda en FRxSys32.mdb, una base de datos protegida que se encuentra en la carpeta SysData de FRx. No puede modificar el archivo FRxSys32.mdb directamente, pero las selecciones de configuración que realice en Report Designer se guardan en este archivo y determinan cómo FRx funciona. Si el mensaje de error está provocado por la configuración de seguridad del archivo FRxSys32.mdb, realice los siguientes pasos para eliminar el error. 1 Solicite al resto de usuarios que cierren Report Designer y Report Launcher. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 334 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx 2 En el menú Report Designer Admin, haga clic en Organización para acceder al cuadro de diálogo Información de organización. 3 Haga clic en el botón Seguridad de FRx para ver el cuadro de diálogo Información de seguridad de FRx. 4 Realice una de las siguientes operaciones: Si Entonces La casilla de verificación Usar seguridad de FRx está seleccionada Desactívela. La casilla de verificación Usar seguridad de FRx no está 1 Selecciónela. seleccionada 2 Haga clic en Aceptar. 5 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de organización. 6 Repita los pasos 2-5. La casilla de verificación Usar seguridad de FRx debería encontrarse en su estado original. Ha activado y desactivado de forma eficaz la seguridad. 7 Cierre Report Designer e inícielo de nuevo. 8 A continuación, seleccione la compañía problemática como la compañía predeterminada. El error debería haberse resuelto. Configuración regional incorrecta. Si el mensaje de error está provocado por una configuración regional incorrecta, cambie la configuración regional de Windows en la estación de trabajo problemática. La configuración regional debería coincidir con la de las estaciones de trabajo funcionales. Información del sistema FRx Esta sección contiene información e instrucciones acerca: z Tipos de instalaciones clientes z Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor z Permisos necesarios para los usuarios de FRx z Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen Tipos de instalaciones clientes FRx permite dos tipos de instalación de clientes, cliente local y cliente en red. Instalación de cliente local cuando realiza una instalación en cliente local , se producen las siguientes acciones: Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 335 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx z Todos los archivos de programa de FRx se instalan en la unidad local del equipo. Report Designer Los archivos se instalan en C:\Archivos de programa\FRx Software\FRx 6.7\ de forma predeterminada, pero puede instalarlos en cualquier directorio que especifique durante la instalación. z Los archivos de sistema se instalan el directorio Sistema de Windows. z Normalmente, se accede a los archivos de datos de FRx desde un directorio de red compartido. z Los informes se pueden generar a la unidad local o a una unidad de red compartida. Ventajas Este tipo de instalación permite que los usuarios puedan operar de forma local sin necesidad de acceder a la red siempre que accedan a un directorio SysData local y no a un directorio compartido. Los usuarios consideran este tipo de instalación útil para realizar demostraciones o para diseñar informes fuera de la oficina. No recomendamos este tipo de instalación para entornos vivos. Desventajas Las desventajas de este tipo de instalación incluyen: z Mayor mantenimiento y esfuerzo de TI. z Es más fácil cometer errores durante la instalación (por ejemplo, los usuarios pueden acabar mirando a directorios SysData incorrectos o distintos). z Instalación manual de los service packs en cada equipo. Este esfuerzo de instalación puede requerir tiempo si dispone de entornos con muchos usuarios. z Requiere más espacio en el disco duro. Instalación de cliente en red (o instalación compacta) Cuando realiza este tipo de instalación, se obtienen los siguientes resultados: z Todos los archivos de programa de Report Designer se instalan en un directorio de red compartido. Los usuarios inician la mayoría de las aplicaciones de FRx desde un servidor compartido. Durante la instalación, se crean accesos directos a los archivos ejecutables en la red. z Los archivos de sistema se instalan el directorio Sistema de Windows. z Normalmente, se accede a los archivos de datos de FRx desde un directorio de red compartido. z Los informes se pueden generar a la unidad local o a una directorio de red compartida. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 336 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx Ventajas Las ventajas de este tipo de instalación son: z Fácil mantenimiento. Tras la instalación de cliente inicial, no es necesario realizar más operaciones en las máquinas cliente. z Una única instalación de los service packs Los service packs se aplican en loe archivos de programa de FRx en el directorio de red compartido. z Requiere una pequeña cantidad de espacio en el disco duro, suficiente para los archivos de sistema. z Fácil instalación z En FRx 6.7, los usuarios pueden instalar el cliente en su equipo utilizando un ejecutable de despliegue de cliente. La configuración del ejecutable de despliegue de cliente se crea utilizando las opciones especificadas durante la primera instalación. Cuando los usuarios realizan la instalación, la llevan a cabo desde un directorio de red compartido y no es necesario un CD. No se solicita a los usuarios ninguna opción de instalación, simplemente hacen clic en Finalizar al término de la instalación. z Todos los usuarios acceden a un servidor de archivos para utilizar FRx. z La resolución de problemas de FRx es normalmente una operación única, de forma que no es necesario resolver problemas en varios equipos. Desventajas Este tipo de instalación facilita que un usuario afecte a los demás. Por ejemplo, si un usuario elimina un archivo, esta acción afecta a todos los usuarios. Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor En ocasiones necesita cambiar FRx a un nuevo servidor o a una ubicación distinta de una red. Cuando realiza este cambio, debe modificar las rutas en Report Designer para permitir la utilización de los archivos de datos existentes y para permitir que las estaciones de trabajo cliente puedan continuar utilizando FRx. Para configurar un cliente local En un entorno de clientes local, no es necesario volver a instalar FRx en las máquinas cliente. 1 Indique a todos los usuarios que cierren todas las aplicaciones de FRx. 2 Cree el nuevo directorio SysData en su nueva ubicación. Advertencia: Asegúrese de dejar el directorio Sysdata existente intacto 3 Copie todos los archivos del directorio SysData existente al nuevo directorio SysData. 4 Inicie Report Designer en una estación de trabajo o equipo de usuario. 5 En Report Designer, en el menú Administración, seleccione Organización. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 337 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx 6 Haga clic en el botón SYSDATA para acceder al cuadro de diálogo Cambiar directorio SYSDATA. 7 En el cuadro Nuevo directorio, introduzca la nueva ruta de Sysdata. 8 Realice una de las siguientes operaciones: Para Haga Cambiar el directorio SysData de cada usuario a una nueva ubicación. Haga clic en Actualizar usuarios automáticamente. A medida que cada usuario inicia Report Designer, FRx detecta esta opción y cambia el directorio SysData del usuario a la nueva ubicación. Esta opción coloca una entrada MOVETO en el archivo Sytem.cfg que se encuentra en el directorio SysData existente. Cambie el directorio SysData sólo para el usuario actual. Haga clic en Actualizar sólo al usuario actual. Seleccione esta opción si tiene previsto cambiar manualmente el directorio para cada usuario. Puede realizar esta operación si desea eliminar el directorio SysData existente inmediatamente tras completar estos pasos. 9 Haga clic en Aceptar. Aparecerá un mensaje que indica que Report Designer se cerrará cuando se realice el cambio. 10 Haga clic en Aceptar de nuevo. 11 Inicie Report Designer. 12 Si no es necesario cambiar las rutas de importación/exportación de las compañías, vaya al paso 17. En caso contrario, en el menú Compañía, haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía. 13 Seleccione la primera compañía. 14 Escriba o seleccione la nueva ruta de importación/exportación y a continuación, haga clic en Guardar. 15 Repita el paso 14 para el resto de compañías. 16 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Información de compañía. 17 En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al cuadro de diálogo Conjunto de especificaciones. 18 Seleccione el primer conjunto de especificaciones. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 338 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx 19 En el cuadro Ubicación, introduzca la nueva ubicación. Advertencia: Deje el nombre de archivo intacto. 20 Haga clic en Guardar. 21 Si se muestra un mensaje en el que se indica que el conjunto de especificaciones existe en la nueva ubicación y si desea sobrescribirlo, haga clic en No. 22 Repita los pasos 18-20 para el resto de conjuntos de especificaciones. 23 Si ha seleccionado la opción Actualizar sólo usuario actual en el paso 8, repita los pasos 4-10 para el resto de equipos o estaciones de trabajo. Para configurar un cliente en red 1 Indique a todos los usuarios que cierren todas las aplicaciones de FRx. 2 Instale FRx en la nueva ubicación de red y aplique el último service pack inmediatamente después de la instalación. 3 Con el Explorador de Microsoft Windows, busque el nuevo directorio SysData. 4 Mueva todos los archivos del NUEVO directorio SysData a una directorio de copia de seguridad. 5 Copie todos los archivos desde el directorio SysData antiguo en un nuevo directorio SysData. Advertencia: Deje el directorio de instalación y SysData intactos 6 En una estación de trabajo de usuario, busque el nuevo directorio de FRx. 7 Haga doble clic en el archivo FRxReg.exe para registrar todos los archivos DLL que se hayan encontrado en el directorio FRx. 8 Inicie Report Designer en la estación de trabajo del usuario. 9 Si no es necesario cambiar las rutas de importación/exportación de las compañías, vaya al paso 13. En caso contrario, en el menú Compañía, haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía. 10 Seleccione la primera compañía. 11 Escriba o seleccione la nueva ruta de importación/exportación y a continuación, haga clic en Guardar. 12 Repita el paso 11 para el resto de compañías. 13 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Información de compañía. 14 En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al cuadro de diálogo Conjunto de especificaciones. 15 Seleccione el primer conjunto de especificaciones. 16 En el cuadro Ubicación, introduzca la nueva ubicación. Advertencia: Deje el nombre de archivo intacto. 17 Haga clic en Guardar. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 339 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx 18 Si se muestra un mensaje en el que se indica que el conjunto de especificaciones existe en la nueva ubicación y si desea sobrescribirlo, haga clic en No. 19 Repita los pasos 16-18 para el resto de conjuntos de especificaciones. 20 Repita los pasos 6-8 para el resto de estaciones de trabajo. Permisos necesarios para los usuarios de FRx Son necesarios determinados permisos de usuario para cada módulo de FRx. Usuario Report Designer Los siguientes permisos de usuario son necesarios: z Todos los usuarios requieren permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y modificación para el directorio de programas de FRx, el directorio IO_Data y el directorio Sysdata. z Si utiliza directorios distintos al directorio IO_Data para la salida de informes, los usuarios también tienen que tener estos permisos para estos directorios adicionales. Si los usuarios están restringidos a compañías específicas, puede conceder permisos sólo para los directorios de compañía que utilicen. z Si está utilizando FRx® Report Server, los usuarios también tienen que tener estos permisos para el directorio Queue. Normalmente, este directorio es el mismo que el directorio SysData. z Si la compañía utiliza FRx® WebPort, los usuarios que publiquen informes deben tener los mismos permisos citados anteriormente para el directorio WebPort Data en el servidor Web. UsuariosReport Launcher Los siguientes permisos de usuario son necesarios: z Todos los usuarios requieren permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y modificación para el directorio de programas de FRx, el directorio IO_Data y el directorio Sysdata. z Si utiliza directorios distintos al directorio IO_Data para la salida de informes, los usuarios también tienen que tener estos permisos para estos directorios adicionales. Si los usuarios están restringidos a compañías específicas, puede conceder permisos sólo para los directorios de compañía que utilicen. Usuario DrillDown Viewer z Los usuarios de DrillDown Viewer locales requieren permisos de lectura y lectura y ejecución para el directorio de programas de FRx y el directorio IO_Data. z Si utiliza directorios distintos al directorio IO_Data para la salida de informes, los usuarios también tienen que tener estos permisos para estos directorios adicionales. Si los usuarios están restringidos a compañías específicas, puede conceder permisos sólo para los directorios de compañía que utilicen. z Para utilizar la función de subtotal en DrillDown Viewer, estos permisos también son necesarios para el directorio SysData. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 340 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx z Los usuarios de DrillDown Viewer remotos (los que utilizan DrillDown Viewer sólo en su estación de trabajo) no requieren ningún tipo de permiso para los directorios de FRx en la red. Report Server z Report Server debe ejecutarse en un perfil que haya iniciado sesión en un servidor; no se puede ejecutar como un servicio. El usuario que inicia Report Server debe tener los permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y modificación para los directorios IO_Data y SysData. z Si utiliza directorios distintos al directorio IO_Data para la salida de informes, los usuarios que hayan iniciado sesión también tienen que tener estos permisos para estos directorios adicionales. z Si utiliza un directorio Queue distinto (normalmente el directorio Queue y SysData son el mismo), el usuario debe tener estos permisos para el directorio Queue. z Si Report Server publica informes en WebPort, el usuario debe tener estos permisos para el directorio WebPort Data en el servidor Web. UsuariosWebPort Debido a que WebPort es una aplicación Web, los usuarios no requieren ningún permiso para ningún directorio. Sin embargo, la cuenta de invitado de Internet para servicios de información de Internet (normalmente IUSR_COMPUTERNAME) y la cuenta de inicio de procesos IIS (normalmente IWAM_COMPUTERNAME) deben contar con estos permisos para el directorio WebPort Data y todos los subdirectorios. Usuarios administradores Web z Los usuarios requieren permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y modificación para el directorio WebPort Data en el servidor Web así como permisos de lectura y lectura y ejecución para el directorio SysData. z En la mayoría de los casos, los usuarios también requieren permisos de lectura y lectura y ejecución para el directorio IO_Data para publicar los informes generados anteriormente. z Si utiliza directorios distintos al directorio IO_Data para la salida de informes, los usuarios también tienen que tener estos permisos para estos directorios adicionales. Si los usuarios están restringidos a compañías específicas, puede conceder permisos sólo para los directorios de compañía que utilicen. Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen Para evitar que se dañen los archivos de datos de FRx, se recomienda: z Ejecutar y guardar copias de seguridad periódicas. z Compactar frecuentemente el sistema FRx y las bases de datos de conjuntos de especificaciones. z Guardar siempre el catálogo de informes tras realizar modificaciones y antes de una generación. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 341 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx z Excluir el directorio SysData de FRx de las exploraciones en busca de virus en la red. Ejecutar y guardar copias de seguridad periódicas. Este es el procedimiento más importante que puede seguir para aplicaciones de software como FRx que almacenan datos. Debe ejecutar las copias de seguridad por la noche si FRx se utiliza durante el día. En caso contrario, se deben ejecutar las copias de seguridad al menos una vez por semana. Recomendamos copias de seguridad frecuentes de todo el directorio SysData de FRx. Si no realiza copias de seguridad de datos frecuentemente, puede perder informes y otros datos valiosos de FRx. Aunque el grupo de servicio técnico de FRx puede intentar reparar un archivo dañado, no podemos garantizar que el archivo se recupere completamente. Compactar frecuentemente el sistema FRx y las bases de datos de conjuntos de especificaciones. La base de datos del sistema FRx contiene compañías, información de registro, información de seguridad de FRx, usuarios, estilos de fuentes y otra información de funcionamiento de FRx. Los conjuntos de especificaciones contienen componentes de informes como formatos de fila, disposiciones de columnas, árboles de informes y catálogos. Cuando compacta las bases de datos del sistema o de conjuntos de especificaciones, Report Designer crea un nuevo archivo con la misma estructura elimina los registros eliminados por el usuario y otra información innecesaria. La información restante se mueve a un nuevo archivo. Cuando compacta estos archivos de forma periódica, estos archivos tienen un tamaño reducido. Estos archivos compactados ayudan a reducir los errores y la pérdida de datos. En función de la frecuencia de uso de FRx, deberá compactar las bases de datos semanalmente o dos veces por semana. Para compactar las bases de datos del sistema o de conjuntos de especificaciones 1 Asegúrese de que todos los usuarios salen de Report Designer. Nota: El usuario que compacta las bases de datos debe tener acceso exclusivo a los archivos FRx. 2 En el menú Compañía, haga clic en Seleccionar predeterminada para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada. 3 Seleccione la compañía apropiada y haga clic en Aceptar. 4 En el menú Archivo, señale Compactar base de datos FRx y haga clic en Base de datos del sistema FRx. 5 Haga clic en Aceptar para compactar la base de datos. Sugerencia: Si todos los usuarios han salido de Report Designer, la base de datos debería compactarse sin problemas. Ahora puede cambiar a una compañía que no sea de ejemplo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 342 Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx 6 Vuelva al menú Compañía, haga clic en Seleccionar predeterminada para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada. 7 Seleccione la compañía y haga clic en Aceptar. 8 En el menú Archivo, señale Compactar base de datos FRx y haga clic en Base de datos del conjunto de especif. actual. 9 Si utiliza más de un conjunto de especificaciones, repita los pasos 6-8 para compañía que utiliza un conjunto de especificaciones distinto. Advertencia: Si el resto de usuarios están fuera de Report Designer y recibe errores al compactar, póngase en contacto con su proveedor de servicio técnico del software de FRx. Guardar siempre el catálogo de informes tras realizar modificaciones y antes de una generación. Cuando realice cambios en un catálogo, guárdelo antes de generar un informe. Si no guarda los cambios, Report Designer debe crear un nuevo registro para almacenar estos cambios antes de pasar el informe al motor de generación de informes de FRx. Estos registros se acumulan en el tiempo y dan lugar a archivos de datos de mayor extensión. Estos archivos tienen una mayor tendencia a dañarse. Excluir el directorio SysData de FRx de las exploraciones en busca de virus en la red. FRx guarda los informes y resto de información en archivos de bases de datos Microsoft JET. Los programas de exploración de virus pueden dañar este tipo de archivos. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 343 Glosario Activado Barra de desplazamiento Describe un comando o control que se encuentra disponible para su uso. El comando o control aparece en texto sólido (en lugar de estar sombreado) cuando está activado. Un componente de la ventana que informa a los usuarios de que existe más información en la ventana que puede visualizarse. Se puede manipular la barra de desplazamiento para ver más del contenido de la ventana. Alfanumérico Cualquier tipo de carácter alfabético o numérico, normalmente se utiliza para hacer referencia a un código, como el nombre de un informe, código de fila o descripción. Barra de menú Aplicación Base de datos Un programa de software informático diseñado para un uso específico. FRx se considera una aplicación. Un conjunto de unidades de información almacenado en tablas. Por ejemplo, los conjuntos de libros mayores. Imagínese a la base de datos como un archivador que contiene toda la información de una compañía. Árbol de informe Uno de los tres elementos de construcción del informe de FRx. Los árboles de informe son representaciones visuales de la estructura de una organización que muestran niveles en la jerarquía corporativa como, por ejemplo, compañías, divisiones, departamentos, proyectos y tareas. Vea también disposición de columnas, formato de filas. Árbol Vea árbol de informe. Asiento Un grupo lógico de transacciones al que se le asigna la misma fecha de aplicación y que se contabiliza como una unidad. Atributo El menú principal de la aplicación; también denominado barra de acción en algunos entornos de interfaces gráficas de usuario. Botón de radio El control que le permite seleccionar una opción entre múltiples opciones. Un botón de radio seleccionado indica que la opción está activada. Un botón de radio no seleccionado indica que la opción está desactivada. A diferencia de un grupo de casillas de verificación, un grupo de botones de radio representa una opción mutuamente exclusiva; es decir si selecciona uno de los botones, los otros se desactivan. Campo Una columna de una tabla de base de datos o celda de una hoja de cálculo en la que se introducen o guardan los datos. Información adicional (financiera y no financiera) que existe en la base de datos de LM. FRx admite dos tipos de atributos: basados en cuentas y en transacciones. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 344 Glosario Carácter comodín (?) CBR Un carácter especial que representa a uno o más caracteres posibles; un marcador de posición. Por ejemplo, el carácter ? es un comodín en los cuadros de la máscara de cuenta. Cambio de fila base. El código de formato CBR le indica a FRx la fila que desea utilizar como fila base para cualquier cálculo de porcentaje. Esta fila base permanece en vigor hasta que otro código de formato CBR se utilice dentro del mismo formato de filas. Carácter gancho & Este carácter gancho se utiliza en el cuadro de la máscara de cuenta del árbol de informe para definir la conexión del informe con el formato de filas. Estos caracteres se utilizan normalmente en los segmentos de cuenta principales pero no se limitan a ese segmento. Caracteres de máscara numérica Los caracteres de máscara definen las máscaras que FRx utiliza para los importes. z 0: Una máscara cero inserta un cero (0) en el importe si el dígito no se utiliza. Vea el siguiente ejemplo: Máscara 000.00 Importe $010,53 z #: El signo de número no inserta un cero (0) en el importe si el dígito no se utiliza. Vea el siguiente ejemplo: Máscara ##0.00 Importe $10,53 Casilla de verificación El control que le permite seleccionar una opción. Una casilla de verificación seleccionada indica que la opción está activada. Una casilla de verificación no seleccionada indica que la opción está desactivada. Las casillas de verificación no son exclusivas entre sí, lo cual significa que se puede seleccionar más de una. Vea también botón de radio. Catálogo de informes El componente de FRx en el que los formatos de filas, las disposiciones de columnas y los árboles de informe se combinan para crear un informe financiero. Los elementos del informe, como los encabezados, pies de pagina, presentación de cantidades, formatos de salida, entre otros, se definen en el catálogo de informes. Código Un nombre único o identificador definido por el usuario, que se adjunta a un registro de información para ser utilizado en la administración de la base de datos. Un código es frecuentemente la clave de un registro. Código de compañía El identificador único de un registro que define los datos de la compañía requeridos para procesar los informes financieros. Código de cuenta completa Un código de cuenta definido en el libro mayor. La cuenta completa incluye el segmento principal junto con los segmentos secundarios, como departamentos, ubicaciones y divisiones. Código de cuenta El único identificador de un registro que mantiene el saldo relacionado con cualquier activo, pasivo y activo neto del propietario o ingresos del negocio. Código de fila Un código, palabra o número que identifica una fila en la primera columna del formato de filas. Código de formato Los códigos de formato controlan el aspecto de una fila. Cada fila es interpretada como una fila detallada del libro mayor a menos que aparezca un código en la columna Cód. fmto. del formato de filas. Haga doble clic en la columna Cód. fmto. para desplegar la lista de códigos disponibles. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 345 Glosario Código de segmento Conmutador Una sección de un código de cuenta que representa a un tipo de entidad de la cuenta. Por ejemplo, es probable que haya dividido su código de cuenta en cuentas principales, divisiones y departamentos. En este ejemplo, se definiría un código de segmento para cada cuenta principal, división y departamento. Una opción que puede ser activada o desactivada. Por ejemplo, La barra de estado del menú Opciones se puede activar o desactivar. Construcciones del informe FRx usa tres construcciones de informe básicas: formato de filas, disposición de columnas y árbol de informe. Comando del menú La selección de un menú que ejecuta inmediatamente una acción, como el envío de datos a una impresora, la apertura de un formulario o cuadro de diálogo de manera que se puedan especificar datos adicionales. Los comandos del menú que abren cuadros de diálogo tienen tres puntos suspensivos tras el nombre del comando. Compañía predeterminada La compañía seleccionada actualmente para el procesamiento. El código de compañía aparece en la barra de estado. Puede cambiar de compañías en el menú Compañía. Compensación del período de fila Un interruptor utilizado en el formato de filas al enlazar las hojas de cálculo externas. Use el interruptor /RPO si la hoja de cálculo a la que se está enlazando tiene varias filas que representan distintos períodos. Cuando se utiliza este código, FRx hace coincidir los períodos contables de la disposición de columnas con las filas correspondientes de la hoja de cálculo. También puede utilizar esta técnica con enlaces de hojas de cálculo combinadas o separadas. Conjunto de especificaciones Una base de datos que almacena formatos de filas, disposiciones de columnas, árboles de informe e ID de catálogos. Cada compañía de FRx puede tener su propio conjunto de especificaciones o varias compañías de FRx pueden compartir el mismo conjunto de especificaciones. Conjuntos de cuentas Un grupo de cuentas al que se le asigna un nombre (por ejemplo, el intervalo de cuentas de 5100 a 5600 titulado Viajes y ocio). Los conjuntos de cuentas se crean en los formatos de filas. Contabilización La acción de transferir transacciones financieras introducidas en el libro mayor para poder actualizar los saldos de cuenta. La contabilización actualiza las cuentas controladas en el módulo del libro mayor con datos financieros introducidos en otros módulos, como el inventario y las cuentas por pagar, así como también el libro mayor. Control Cualquier componente de la interfaz de usuario que le permite seleccionar opciones o introducir información; por ejemplo, un cuadro de entrada, una casilla de verificación o un botón de radio. Control de impresión Una opción de la disposición de columnas que permite a los usuarios indicar las características especiales de impresión, como la no impresión y los signos de crédito y débito invertidos al generar los informes. CPO Compensación del período de columna. El interruptor utilizado en el formato de filas al enlazar las hojas de cálculo externas. Si las hojas de cálculo a las que se ha enlazado tienen varias columnas o filas que representan períodos diferentes (como una hoja de cálculo con una proyección de 12 meses detallados), el interruptor / CPO (compensación del período de columna) le indica a FRx que haga coincidir los períodos contables en la disposición de columnas con las columnas correspondientes en la hoja de cálculo. También puede utilizar esta técnica con enlaces de hojas de cálculo combinadas o separadas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 346 Glosario Cuadro Desactivado El control en el cual se introducen o seleccionan datos. Describe un control o comando que no está disponible para su uso. Cuando se desactivan los controles y comandos, estos aparecen sombreados en lugar de aparecer en colores sólidos. El sistema desactiva los comandos y controles cuando su uso no es necesario. Cuadro de búsqueda Un cuadro en el que puede abrir una ventana de ampliación para ver y seleccionar los valores posibles de un cuadro. Disposición de columnas Cuadro de diálogo Un tipo de ventana, de tamaño definido, que requiere más información del usuario para poder continuar con el procesamiento. Debe proporcionar la información o responder a la consulta antes de que el sistema continúe el procesamiento. Cuadro de lista desplegable Un tipo de control en el que se puede ver una lista de opciones al desplegar el cuadro de lista. La flecha hacia abajo en el lado derecho del cuadro indica que un cuadro de lista está disponible. Cuadro de lista Un control que contiene una lista desde la cual puede seleccionar las opciones disponibles. Algunos cuadros de lista se fijan según el tamaño de un formulario; otros se despliegan para proporcionar listas de tamaño variable y otros se despliegan a partir de una flecha hacia abajo que aparece en la parte derecha del cuadro. Cuadro del menú de control del documento El símbolo situado en el extremo izquierdo de la barra de título de una ventana de documento (formulario, cuadro de diálogo o de mensaje). Al hacer clic en este cuadro o pulsar Alt+guión, se abrirá el menú Control del documento. Cubo OLAP Un modelo de datos tridimensional compuesto de celdas que representan la intersección de una fila, una columna y una unidad del informe. Los cubos OLAP derivados de los informes FRx, restringen el nivel de los datos financieros y no contienen detalles de cuentas o transacciones. Uno de los tres elementos de construcción del informe de FRx. Las disposiciones de columnas contienen los encabezados de las columnas de informes, así como también los códigos para definir el tipo de datos en la columna: los períodos de informes, los cálculos, etc. Vea también formato de filas, árbol de informe. Documento de instancia Los documentos de instancia contienen datos. Un documento de instancia XBRL contiene datos contables, financieros u otros datos relacionados con los negocios (por ejemplo, un estado financiero emitido por una compañía), expresados mediante la sintaxis y taxonomía XBRL. Son ejemplos de documentos de instancia los estados financieros de una compañía o cualquier parte de los mismos, expresados en XBRL y un archivo HTML con varios elementos XBRL incrustados. Documento de taxonomía XBRL Archivo de esquema XML que describe un conjunto de conceptos que se utilizan para preparar un documento de instancia XBRL. Un documento de taxonomía puede ser una taxonomía XBRL (p. ej., US GAAP CI) o una taxonomía personalizada que se crea conforme a las especificaciones XBRL. Las taxonomías personalizadas permiten extender las taxonomías XBRL para abarcar los aspectos específicos de una compañía o sector que no están contemplados en las taxonomías XBRL. DrillDown Viewer FRx® DrillDown ViewerTM permite ver, imprimir, exportar, guardar y enviar los informes creados en FRx® Report Designer. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 347 Glosario Encabezados dinámicos Fecha de entrada Encabezados en la disposición de columnas que se configuran para que cambien en función de los datos especificados al generar el informe, como el período o año fiscal. La fecha en la que se introdujo un registro. La fecha de entrada predeterminada es la fecha del sistema y no puede editarse. Vea también fecha de aplicación, fecha del documento. Encadenar informes Fecha del documento Proceso que permite ejecutar varios informes conjuntamente. Cuando encadena informes, estos se ejecutan uno detrás de otro. La fecha que se asigna a un documento de transacción, como una factura. Frecuentemente, la fecha del documento es la fecha de creación del documento. Vea también fecha de aplicación, fecha de entrada. Enfoque El área visual de un cuadro o control seleccionado. Hay varios tipos de enfoque, como un cuadro de esquema sólido alrededor de un cuadro de entrada o un cuadro de esquema de puntos alrededor del título de un botón, casilla de verificación o botón de radio. Fechas de vigencia La fecha o número de período en el que se utiliza un formato de fila, disposición de columna o árbol de informe específico. Estas fechas y períodos se definen en el catálogo de informes. Enlace Filtro de cuentas Una característica de FRx que conecta un formato de filas con el libro mayor, una hoja de cálculo externa, otro formato de filas o un año fiscal específico. La máscara de cuenta de libro mayor utilizada en la disposición de columnas para que sólo aparezcan en la columna determinadas cuentas del libro mayor. Enterprise Server Fondo FRx Enterprise Server es un servidor FRx Report Server mejorado con hasta cuatro CPU y motores de informes para procesar hasta cuatro informes simultáneamente. Describe una ventana que está abierta pero que no está activa y en la que se está trabajando. Extranet Un tipo de intranet que ofrece un acceso parcial a usuarios externos autorizados. Mientras que una intranet utiliza un servidor de seguridad y sólo pueden acceder a ella los miembros de la misma compañía u organización, una extranet ofrece varios niveles de acceso a los usuarios externos. Puede acceder a una extranet únicamente si tiene una ID de usuario y contraseña válidas y su identidad determina las partes del extranet a las que tiene acceso. Fecha de aplicación La fecha que determina el período contable del libro mayor en el que se contabiliza una transacción. Vea también fecha del documento, fecha de entrada. Formato de filas Uno de los tres elementos de construcción del informe de FRx. El formato de filas contiene enlaces al libro mayor y/u hojas de cálculo externas, así como otros formatos de filas. Estos también contienen descripciones de la fila de informes y cálculos. Vea también disposición de columnas, árbol de informe. Formulario Una ventana secundaria desplegada en el área del cliente de la ventana de aplicación y que tiene la forma de un documento escrito o un formulario de entrada de datos. La mayor parte de la información se introduce y revisa a través de los formularios específicos del módulo. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 348 Glosario Grupo Intercambio dinámico de datos (DDE) Cualquier informe o grupo de informes que se definen a través del árbol de informe. El grupo puede incluir una unidad de informe o el total de unidades de informe del árbol. Un proceso que soporta el enlace de información entre aplicaciones (por ejemplo, un enlace directo entre la celda de la hoja de cálculo y un cuadro de programa). Icono Interfaz Una representación gráfica de un objeto o una selección. Los iconos pueden representar formularios minimizados o ventanas de aplicaciones o bien, aplicaciones residentes que no se encuentran activas en el equipo en ese momento. El límite común del programa entre dos módulos o aplicaciones que permite la introducción de datos en uno de ellos para ser utilizado en el otro. Las interfaces eliminan la necesidad de duplicar los datos entre módulos. ID de catálogo Interfaz gráfica del usuario (GUI) Un código único que identifica un informe en el catálogo de informes. La ID de catálogo puede tener un máximo de 16 caracteres. Los siguientes caracteres no están permitidos: - ‘ “ | Una interfaz de la pantalla de la aplicación que utiliza iconos e imágenes para representar objetos u opciones de selección. Impresora predeterminada Un estilo de interfaz que permite a los usuarios trabajar en varias ventanas al mismo tiempo o abrir varias instancias de la misma ventana a la vez. La impresora seleccionada como la predeterminada a través del cuadro de diálogo Configurar impresora. Si no se especifica otra impresora, el sistema envía los trabajos de impresión a la impresora predeterminada. Índice del libro mayor (G32) El índice del libro mayor, también conocido como G32, es la extensión de los archivos de índice creados y mantenidos por FRx. Existe un archivo G32 que cada compañía de FRx mantiene y que se encuentra en el directorio SYSDATA de FRx. Este archivo contiene datos básicos sobre la compañía, como la máscara de cuenta, la segmentación de cuentas y la configuración del calendario. También puede contener el plan de cuentas y las transacciones no contabilizadas según el sistema contable y la configuración de la compañía. Informe provisional Las opciones de los informes provisionales en el catálogo de informes determinan si FRx incluye las transacciones del libro mayor contabilizadas, no contabilizadas o ambas en el informe. Las transacciones contabilizadas incluyen la actividad de cada módulo (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.) en las que se ha ejecutado la actualización de un libro mayor. Interfaz múltiple del documento (MDI) Libro de informes Un completo libro que contiene los informes de FRx, así como otros documentos que pueden publicarse para visualizarlos en DrillDown Viewer, WebPort, en un directorio de Windows y en el correo electrónico. Libro mayor El conjunto de cuentas que se incluyen en los informes de los estados financieros. La contabilización de transacciones actualiza las cuentas en el libro mayor. Máscara Un formato que mantiene los códigos o números de forma uniforme. La máscara puede requerir cierto tipo de caracteres, como un número o una letra o cierto número de caracteres o dígitos. Las máscaras de cuenta se utilizan en el libro mayor para mantener un formato uniforme de todos los números de cuenta. Vea también Máscara de fecha y Caracteres de máscara numérica. Máscara de cuenta Vea máscara. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 349 Glosario Máscara de fecha Modo de edición Un formato que estandariza la forma en la que las fechas aparecen en el módulo. Las máscaras de fecha suelen variar de un país a otro. Un estado en el que el sistema acepta la introducción o edición de datos en un cuadro. Un cuadro se encuentra en modo de edición cuando aparece el punto de inserción. Máscara de formato Un grupo de códigos utilizado en el formato de filas, cálculos, etc. que define la manera en la que las cantidades monetarias aparecen en los informes. La máscara controla los símbolos, la ubicación de los decimales y los separadores de miles, así como también la presencia o ausencia de los símbolos de moneda y de los ceros de las divisas. Vea también Caracteres de máscara numérica. Módulo Un subconjunto de una aplicación de software, como las cuentas por cobrar, el libro mayor y el inventario. Moneda base La moneda base para el resto de monedas. Para las empresas con sede en EE.UU., la moneda base será el dólar norteamericano; para las compañías europeas será el EURO. Menú de control de documento Un menú que es estándar en todas las ventanas del documento, incluyendo formularios, cuadros de diálogo y de mensaje que enumeran los comandos que se ejecutan en las ventanas del documento como maximizar, minimizar, definir tamaño y mover. No todos los comandos están disponibles en todos los tipos de ventanas del documento. Modificador de cuenta Un operador utilizado para compensar el período o año de una fila específica, también se denomina modificador de fila. Modificador de fila Consulte Modificador de cuenta. Moneda de conversión Una divisa cuyo valor se debe convertir a la moneda base, usando el tipo de cambio monetario durante un tiempo determinado. Moneda de informe Una moneda utilizada con fines de generación de informes financieros. Puede ser la moneda funcional o, normalmente, la moneda de la compañía padre. Moneda de origen La moneda de una transacción (como una factura) que puede ser distinta de la moneda funcional. Moneda de triangulación Normalmente, cuando una cuenta se especifica en el formato de filas, FRx combina la cuenta con los períodos y tipos de cuentas especificados en la disposición de columnas. Sin embargo, se pueden utilizar los códigos del modificador de cuenta en el formato de filas para utilizar datos diferentes (como diferentes períodos fiscales) para filas específicas. Los modificadores se aplican a cada cuenta de la fila. Una moneda cuyos tipos de cambio se mantienen en FRx tanto para la moneda base como para la moneda de conversión. Si una tabla de tipos de cambio no se mantiene entre dos monedas, pero sí para una tercera, la moneda común se encuentra disponible con el tipo de cambio para ambas monedas. La primera moneda puede convertirse en moneda común (triangulación) y, a continuación, la moneda común puede convertirse en una segunda moneda. Modificador Moneda funcional Vea modificador de cuenta. La moneda principal con la que una compañía suele realizar sus operaciones comerciales, también conocida como moneda base. Consulte Moneda base. Modificador del período Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 350 Glosario Nivel de detalle Punto de inserción Una selección del catálogo de informes que hace referencia al nivel de detalle en un informe. Las opciones consisten en un informe financiero (normalmente un resumen de alto nivel basado en el formato de filas), el informe de detalles de cuentas (muestra los saldos detallados de cuenta que componen el informe financiero) y el informe de detalles de transacciones (proporciona la mayoría de los detalles hasta llegar al nivel de las transacciones). La barra vertical intermitente que indica la ubicación donde se introducirá el texto. OLAP Procesamiento analítico en línea. Un sistema para la presentación de datos financieros resumidos en un formato de modelo comercial que facilita el análisis comercial en línea. Los datos financieros se presentan en una estructura multidimensional llamada cubo. Report Designer extrae la información del libro mayor y la combina, de manera opcional, con la información de Lotus 1-2-3 o con las hojas de cálculo de Microsoft® Excel. A continuación, utiliza tanto sus formatos de informes como su jerarquía de administración de informes personalizados para producir los informes. OLE Report Launcher Enlace e incrustación de objetos. Una característica de Windows que permite a FRx enlazarse directamente con una hoja de cálculo de Microsoft Excel 2000 o superior. Período base El código utilizado en las disposiciones de columnas para representar un período contable que es relativo al período actual definido cuando se genera un informe. Por ejemplo, si la disposición de columnas especifica BASE en el cuadro Código del período, el período real se define en el Catálogo de informes a la hora que se genera el informe. Período contable Un período de tiempo, como un mes, trimestre o año durante el cual se preparan los estados financieros que miden el flujo de un estado de resultados. Al final de cada período contable, todas las cuentas de LM deben cuadrar. Los períodos contables se definen en el libro mayor. Predeterminado Los datos que el sistema introduce automáticamente en un cuadro. Para los cuadros que pueden editarse, el sistema introduce la información más común. Para los cuadros que no pueden editarse, el sistema introduce la información requerida. Registro Colección de campos relacionados lógicamente en la base de datos; es decir un conjunto de datos. Un ejemplo de registro es un formulario en papel que contiene información sobre un tema, como un cliente o una orden de compra. Report Designer FRx® Report Launcher permite generar informes guardados anteriormente en el catálogo de informes de Report Designer. Report Manager FRx® Report Manager es un módulo opcional que unifica los informes de FRx y otros archivos, como documentos de Microsoft Office para facilitar la visualización, impresión y distribución. Report Server FRx® Report Server es un producto independiente de FRx que se ejecuta en una plataforma de servidores dedicada a la generación y a la programación de informes. Con Report Server instalado y configurado en la red, los usuarios de FRx pueden continuar trabajando en sus estaciones de trabajo mientras se generan los informes en Report Server. Saldos iniciales Los saldos iniciales de un período o año. Segmento de responsabilidad El segmento o segmentos del código de cuenta del libro mayor que hace referencia a la estructura general de una organización. Algunos ejemplos son los departamentos, divisiones, proyectos, tareas, etc. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 351 Glosario Segmento principal Tipo de cambio del momento Un código de cuenta del libro mayor que contiene al menos un segmento de código de cuenta que describe el tipo de cuenta (como por ejemplo, caja o ventas). Este segmento del libro mayor es considerado como el segmento del código de cuenta principal del sistema FRx. El tipo de cambio monetario actual (diario). En los informes puede haber un tipo de cambio actual distinto por cada fecha del balance general. Seleccionar Escoger una opción. Las selecciones se realizan haciendo clic sobre la opción o resaltando la opción y pulsando la barra espaciadora. Sistema de administración de la base de datos Una aplicación que permite la definición, manipulación y el control de la base de datos. SYSDATA El botón SYSDATA del cuadro de diálogo Información de la organización en el menú Administración, define la ruta de acceso y el directorio en el que se guardan los archivos del sistema FRx. Tabla Estructura que contiene una colección de registros relacionados en la base de datos. Las tablas consisten en columnas y filas de información. Taxonomía La taxonomía XBRL es un sistema de clasificación de los elementos de datos para la presentación de informes comerciales y financieros. Las taxonomías XBRL se pueden considerar extensiones del esquema XML. Tipo de cambio diario El tipo de cambio monetario actual (al contado). En los informes, puede haber un tipo de cambio actual distinto por cada fecha del balance general. Tipo de cambio histórico El tipo de cambio monetario vigente en el momento de iniciar una actividad en la cuenta (como la compra de un activo). Este tipo de cambio suele aplicarse generalmente a los activos no monetarios (por ejemplo, inventarios, activos fijos, pasivos a largo plazo y activos netos). Tipo de cambio promedio Es el promedio de todos los tipos de cambio monetario en un período del estado financiero. Este tipo de cambio se utiliza casi siempre en las cuentas del estado de resultados. El período entre mediciones para determinar el promedio (diario, semanal, mensual y trimestral) puede variar según el tipo de informe. Por ejemplo, los informes de administración internos generalmente usan intervalos diarios, pero algunos informes de carácter legal pueden requerir el promedio de las tasas de inicio y tasas finales durante el período. Transacción En general, se trata de un evento de negocios que puede medirse en divisas e introducirse en los registros contables. Teclas abreviadas Unidad de detalle Una tecla (por ejemplo, F3) o una combinación de teclas (Alt+H) que proporcionan un método rápido para utilizar un comando sin abrir un menú. La unidad de informe que extrae datos directamente del libro mayor. Vea también unidad hija, unidad de informe, unidad de resumen. Teclas de dirección Las flechas Arriba, Abajo, Derecha e Izquierda se utilizan para trasladar el punto de inserción o enfoque o para seleccionar de una lista de opciones. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 352 Glosario Unidad de informe XML Una unidad dentro del árbol de informe de FRx que representa un departamento individual que extrae los datos directamente del libro mayor o bien, una unidad de resumen. Una compañía puede crear varios árboles de informe para facilitar informes financieros diferentes sin afectar al libro mayor. Vea también unidad de detalle, unidad de resumen. eXtensible markup Language. El XML ofrece un esquema de formato generalizado que representa la estructura lógica del documento mediante un sistema y una plataforma independientes. Los archivos XML pueden publicarse en Internet o en un repositorio Web basado en servidor y pueden visualizarse con un navegador web. Unidad de resumen XML mejorado Una unidad de informe que resume datos de las unidades de nivel inferior. Las unidades de nivel inferior pueden ser las unidades de detalle u otras unidades de resumen. Vea también unidad de informe, unidad de detalle. Un formato de archivo Extensible Markup Language (XML) personalizado que preserva la función de profundización en los informes de FRx guardados en un repositorio Web. El formato XML mejorado se puede leer únicamente con el FRx DrillDown Viewer. Unidad hija Una unidad en un árbol de informe FRx que es subsidiaria de una unidad de nivel superior que se denomina padre. FRx puede acumular datos de las unidades hijas en las unidades padre con el propósito de crear informes resumidos. Unidad padre Una unidad en un árbol de informe FRx que tiene una unidad subsidiaria o unidades hijas. FRx puede acumular datos de las unidades hijas en las unidades padres con el propósito de crear informes resumidos. WebPort El producto FRx® WebPort permite que los usuarios publiquen informes FRx en un entorno de repositorio Web que admita tanto los informes FRx como los objetos que no sean FRx; por ejemplo, los documentos de Word, las hojas de cálculo Excel o los archivos de cubo OLAP. Este producto permite que los archivos se puedan ver en Internet o en una intranet. XBRL Lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL), que es una especificación abierta que utiliza las etiquetas de datos basadas en XML para describir los estados financieros de compañías públicas y privadas. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 353 Índice Símbolos % de asignación a padre, cuadro 210 &, caracteres uso de ganchos 187 &, gancho usar en un formato de filas 70, 99 &, ganchos uso en máscaras de cuenta 185 uso en un árbol de informes 187 &, símbolo árboles de informe 203 +, signo en árboles de informe 203, 204 ,/A, código 102 / funciones /CPO 128 modificadores de cuentas 105 ?, carácter uso de comodines 173 ?, signo árboles de informe 203 @ carácter código @UNITT# 74, 297 uso 89 @, carácter código @UNIT 74 A Abrir árbol, cuadro de diálogo 48 Abrir Columna, cuadro de diálogo 44, 140 Abrir formato de filas, cuadro de diálogo 72 Activar correo electrónico, cuadro 264 Activid. contab. + no contab., opción 52, 239 Actual/YTD, celda 157 Actual/YTD, período 157 acumulación de porcentaje de asignación 210 Acumular los valores redondeados en el árbol, opción 275 adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas 176 Advertencia de falta de una unidad, opción 285 Agregar filas del plan de cuentas, cuadro de diálogo 70 Agregar unidades de informe del plan de cuentas, comando 193 Agregar unidades de informe del plan de cuentas, cuadro de diálogo 199, 200 Ajustes de redondeo, cuadro de diálogo 114 Ancho de columna, comando 195 Ancho de columna, cuadro de diálogo 65 ancho, asignación a columnas 161 año inclusión en encabezados de columna 146 año base introducción en disposición de columnas 155 Año base, cuadro 53 introducción 289 Año del libro mayor, cuadro 124 año fiscal asignación en la disposición de columnas 155 códigos de encabezado de columna 146 enlazar año a año 122 uso de la base 155 Antes de cada unidad de informe, opción 282 Árbol de informe, comando 230 Árbol de informe, cuadro 249 árboles de informe adición de direcciones de correo electrónico 222 apertura 190 cambio acumulación hasta la unidad padre 210 desplazamiento de unidades 206 caracteres &, +, ?, uso 203 creación del plan de cuentas 47 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 354 Índice manualmente 208 menús Árbol 196 Archivo 191 Edición 192 Formato 194 planificación de la estructura 199 árboles de informes conexión al libro mayor 185 Archivo README.TXT 4 Archivo, comandos de menú formato de filas 59 Archivo, comandos del menú árbol de informe 191 catálogo de informes 229 disposición de columnas 142 Ascender unidad, comando 197, 215 ASCII, exportación de informes 254 asdfasdf 325 asdfasdfas 325 asdfasdfasdf 325 asdfsadf 325 asdfsdf 325 asfdasdf 325 Asunto, cuadro 265 Avanzadas, ficha 243, 283 Ayuda, abrir 12 B barra de herramientas árbol de informe 198 catálogo de informes 234 formato de filas 67 principal 11 Borrar, comando 15, 193 Borrar, opción encabezados/pies de página 271 Botón Buscar, cuadro de control de registro 18 Botón Duplicar, cuadro de control de registro 18, 296 Botón Eliminar, cuadro de control de registro 19 Botón Guardar, cuadro de control de registro 19 Botón Nuevo, cuadro de control de registro 18 Buscar, comando 16, 193 Buscar, cuadro 17, 62 Buscar, cuadro de diálogo 62 C Cadena a ID de catálogo, cuadro 260, 293 CAL, código de formato 76 Calcular primero las columnas, opción 284 Calcular primero las filas, opción 284 cálculos aplicación a columnas específicas 89 disposición de columnas CALC 151 sentencias IF/THEN/ELSE 161 formato de filas CAL 88 función de señalar y hacer clic 94 sentencias IF/THEN/ELSE 92 TOT y CAL 88 multiplicación y división 159 uso de operadores 89 Cambiar de nombre, comando 142, 192 cantidad deudora restricción de una columna 168 Catálogo de informes menú Archivo 229 menú Catálogo 231 menú Edición 230 menú Ventana 232 Catálogo de informes, icono 7 CBR, código de formato 76 CCAVG, código de moneda 316 CCHIST, código de moneda 316 CCSPOT, código de moneda 316 CCX, código de moneda 316 cero, supresión de filas 85 Cnta, tipo de columna 151 Código de compañía FRx, cuadro 23 código de cuenta inclusión en el informe 151 máscara creación de un formato de filas 96 definición en el árbol 185 segmento principal definición 96 uso en el árbol de informe 219 uso de la cuenta completa 97 uso en FRx 9 Código de cuenta completa restricción de filas a una unidad de informe 83 código de cuenta completo combinación con el principal 97 introducción en formato de filas 96 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 355 Índice código de cuenta de responsabilidad combinación con código de cuenta completo 97 segmento 68 uso en FRx 9 código de cuenta principal combinación con código de cuenta completo 97 introducción en formato de filas 96 uso en FRx 9, 68 código de cuenta principal, segmento 68 Código de fila inicial, cuadro 71 Código de moneda, celda 171 Código de período 155 Código de período, celda 178 Código de texto adicional en formato de filas 74 Código de unidad, cuadro 210 Código fmto., selección 75 códigos de fila especificación en la disposición de columnas 151 introducción 73 volver a numerar 73 Códigos de libros restricción de filas 108 códigos de moneda, asignación en formato de filas 112 Códigos, cuadro 269 colocación de columna con referencia directa 126 colocación de columna directa 127 columna coincidencia de la colocación con la hoja de cálculo (/CPO) 127 definición de ancho 65 definición de posición 86 edición 144 encabezados códigos, combinación con texto 147 formato 146 introducción de detalles 149 introducción de encabezados 146 restricción a fechas específicas 174 uso en cálculos 158 Columna de LM, opción 151, 173 Combinar importes contabilizados y sin contabilizar, opción 278 Combinar, botón 218 comodines en la máscara de cuenta del árbol de informes 185 introducción en formato de filas 99 uso en disposiciones de columnas 173 compañía introducción 23 Compañía, cuadro 52, 210 Compensación del período de columna, opción 127 Compensación del período de fila, opción 129 configuración de FRx 11 Configurar página, comando 229 Configurar página, ficha 243, 267 conjuntos de cuentas creación 102 edición 105 conjuntos de especificaciones del informe 7 Construcción del informe, ficha 243 Contraer rama, comando 190 Control de impresión, celda de la disposición de columnas 163 Control de impresión, celda, uso de 85 conversión de monedas fuente de tipo de cambio histórico 286 origen de tipos de cambio del momento 286 Conversión de monedas, ficha 315, 322 conversión de monedas, finalidad 313 conversión de monedas, informes 315 Copiar, comando 15, 192 correo electrónico direcciones en árbol de informe 222 envío 264 Cortar, comando 15, 192 créditos restricción en la columna seleccionada 168 uso del saldo normal 84 Cuadro de control de registros, utilización 18 D datos estadísticos, inclusión en la disposición de columnas 154 datos presupuestarios, inclusión en la disposición de columnas 154 DAX (Dynamic Automatic Currency Translation) 313 De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o conjunto de cuentas, celda 97, 98 De cuenta, cuadro 218, 219 Descender unidad, comando 197, 215 Descr. informal, cuadro 211 Descripción del código de libro, cuadro 177 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 356 Índice Descripción del formato de filas, cuadro 245, 247, 249 Descripción del período, cuadro 25 Descripción del período/año, cuadro 177 Descripción Opcional, cuadro 123, 130, 132 Descripción plural, cuadro 25, 240 Descripción, cuadro 70 descripciones asignación en la fila 76 asignación múltiple 90 definición en disposición de columnas 151 introducción 74 supresión 76, 78 Descripciones OLAP, cuadro de diálogo 177 Detalle de cnta./trans., ficha 243, 278 detalle de cuenta, supresión 85 detalles supresión en columnas 168 supresión en la fila 85 Disposición de columnas, comando 230 Disposición de columnas, cuadro 54 disposiciones de columnas abrir 140 creación 44 obtención de datos 154 Dividir, botón (separador) 218 Dividir, icono 202 Documento de taxonomía XBRL 310 Documentos de instancias (XBRL) 310 documentos de instancias XBRL reglas para los árboles de informe 307 Domicilio, cuadro 265 DrillDown Viewer ( XML mejorado), opción 251 DrillDown Viewer (XML mejorado), tipo de salida para los informes XBRL 309 E edición árbol de informe 205 disposición de columnas 144 formato de filas 72 unidad de informe 209 Edición, comando de menú formato de filas 60 Edición, comandos del menú árbol de informe 192 catálogo de informes 230 disposición de columnas 142 Elegir árbol de informe, cuadro de diálogo 249 Elegir formato de filas, cuadro de diálogo 136, 245 Elementos XBRL definición 310 en el formato de filas 301, 303 en la disposición de columnas 305 eliminación árbol de informe 192 columnas de la disposición de columnas 143 disposición de columnas 142 informes después de imprimir, visualización o envío 259 eliminar formato de filas 59 Eliminar archivo tras la impresión, visualización o envío, cuadro 259 Eliminar columna, comando 143 Eliminar unidad, comando 193 Eliminar, comando 142, 192 encabezados combinación de códigos en columnas 145 creación de columnas dinámicas 147 introducción columnas 146 uso de varios códigos en 147 Encabezados/pies de página, ficha 243, 268 enlace con hoja de cálculo separada 125 con hojas de cálculo externas 125 con otros formatos de fila 116 LM y hojas de calculo externas combinadas 129 métodos de colocación de columnas 126 tipos de cuentas 101 Enlace a Wks, cuadro 136 enlace Wks, combinado con enlace LM 125, 129 Enlace, comandos del menú 66 enlaces formato a enlaces combinados 131 identificación celdas de la hoja de cálculo 126 hojas de cálculos en el árbol de informes 135 introducción hoja de cálculo separada 132 referencia a las hojas de cálculo externas 125 Enlaces de cuentas de LM, cuadro de diálogo 97 Enlazar a Libro mayor, celda 97 Enlazar a Libro mayor, columna, introducción 95 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 357 Índice Enviar como enlace a archivo, opción 259 Espacios entre columnas, opción 273 Estado de Report Server, comando 233 Estilo de fuente predeterminado, cuadro 268 Estilo del esquema, comando 195 estilo, creación y edición estilos de fuente 64 Estilos de fuente, comando 230 estilos de fuente, creación y edición 270 Estilos de fuente, cuadro de diálogo 64 Etiqueta de advertencia de falta de un elemento 307, 308 Etiqueta de encabezado, opción 280 Etiquetas de elementos XBRL 303 Excluir cuentas inactivas (si está disponible), opción 285 Expandir rama, comando 190, 197 Expandir todo, comando 197 F fecha en encabezados de columna 145 restricción de una columna 174 fecha del informe, configuración 289 Fecha inicial, celda 246, 247, 249 fecha, configuración del informe 289 Fechas del período, opción 284 fila base, cambia o uso en cálculos 160 Fila de activos totales, cuadro 114 Fila de pasivos y activo neto totales, cuadro 114 filas eliminación e introducción 61 volver a numerar 63 Filas/Unidad relacionadas, celda formato 76 introducción de cálculos 89 Filas/unidad relacionadas, celda restricción a una unidad de informe 83 utilización 82 Filas/unidades relacionadas, celda introducción de sentencias condicionales 92 filtros de cuentas, uso 173 Fin del intervalo de cuentas, cuadro 28, 71 Financiero y de cuenta, opción 52, 238 Financiero y de transacciones, opción 52, 238 formato cantidades internacional 212 valores negativos 162, 272 enlace de hoja de cálculo combinada 131 formatos de filas Cód. fmto. 75 colocación de valores en columnas 86 filas relacionadas 84 fuentes y sombreado. Consulte estilos de fuentes, creación y edición. importes fila por fila 92 visualización 85 informes 272 Formato de fila original, cuadro 123 formato de filas maestro, creación 69 Formato de filas, comando 230 Formato de filas, cuadro de diálogo 63 Formato de importe y fecha, cuadro 24 Formato de multidivisa 170 Formato internacional, cuadro 212 Formato, ficha 243, 272 formatos de fila enlace año a año 122 enlacer otro formato de filas 116 formatos de filas abrir 72 botones de la barra de herramientas 11 códigos de conversión de monedas 315 creación de maestro 69 edición de códigos de cuenta 70 enlace hoja de cálculo externa 125 libro mayor 87, 95, 129 LM y hoja de cálculo combinada 125 flexibilidad en 68 introducción de cálculos 88 introducción de totales 88 menús Archivo 59 Edición 60 Enlace 66 Formato 64 texto adicional 74 formatos internacionales, aplicación a las unidades de informe 212 Fórmula de cálculo, cuadro 160 Formulario de árbol, botón 136, 216 FRD, tipo de salida para los informes XBRL 309 frecuentes 325 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 358 Índice FRx instant!OLAP-Cubo de servidor de Microsoft, opción 255 FRx Reporting Engine, ventana de estado 285 fuente de tipo de cambio 322 Fuente de tipo de cambio histórico 286 G Generar informe, cuadro de diálogo 235 Generar informe, icono 55 Generar..., comando 229 Gráficos y texto, comando 196 guardar árbol de informe 219, 224, 226 disposición de columnas 47, 50 informes 289 H hoja de cálculo uso de un enlace separado 132 hojas de cálculo combinación de enlaces 129 HTML (Via Excel 2000), opción 251 I ID de catálogo creación 51 duplicación 296 encadenamiento 293 ID de catálogo, cuadro 51, 287 ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas 320 IF/THEN/ELSE, sentencias uso en formatos de filas 92 importación hoja de cálculo externa creación de un enlace 132 creación de un enlace LM y WKS 129 Importar formato WKS, comando 59 Importar y exportar ruta, cuadro 24 Importe con símbolo de moneda, cuadro 273 importe deudor inclusión del saldo normal 84 impresión Catálogo de informes 229 disposición de columnas 142 filas en blanco con saldo cero 85 formato de filas 59 Impresora, opción 251 imprimesión informes 251 imprimir árbol de informe 192 Imprimir detalles, opción 293 Imprimir información de catálogo, cuadro de diálogo 292 Imprimir inmediatamente, cuadro 259 Incluir detalle de filas no imprimibles, opción 279 Incluir importes en períodos futuros, opción 284 Incluir número específico de niveles, opción 281 Incluir sólo la actividad no contabilizada, opción 52 Incluir sólo las cuentas no contabilizadas, opción 239 Incluir todas las unidades, casilla de verificación 281, 295 Incrementar cada fila en, cuadro 71 Información de la compañía, cuadro de diálogo 23 Información específica del sistema, ficha 25 Informar de cuentas duplicadas, opción 283 Informar de cuentas que faltan, opción 283 Informe financiero, opción 52, 238 informe tabulado, creación 180 informes creación 287 duplicación 296 encadenamiento 293 generación excepciones 283 múltiples 293 programación 297 informes de débito/crédito, creación 179 informes de detalles de transacciones acumulados del año 179 códigos disponibles 153 creación, débito/crédito 179 inclusión de varios períodos 178 opciones 278 personalización 177 informes de excepciones, generación 283 Inicio del intervalo de cuentas, cuadro 28, 71 Inmovilizar columna Descripción, comando 198 inserción columnas 143 unidades de informe 194 Insertar columna, comando 143 Insertar unidad, comando 194 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 359 Índice Insertar, comando 16 Instalación de Report Designer 4 intervalo de cuentas, introducción en formato de filas 99 introducción filas 61 J Jerarquía de segmentos, sección 218 K kjhkjhkljh 324 L libro mayor conexión al árbol de informes 183 enlaces creación de enlace LM/hoja de cálculo 125 uso de LM/hojas de cálculo combinadas 129 introducción de códigos en el formato de filas 95 mostrar en la disposición de columnas 151 Límite de cantidad de ajuste, cuadro 114 Líneas adicionales entre filas, opción 273 Líneas de árbol y texto, comando 195 Líneas de árbol, gráficos y texto, comando 195 Lotus 1-2-3 enlace con 125 exportación de informes 253 M Marcar cuentas sin contabilizar con *, opción 279 márgenes, cambio 267 Más/menos, gráficos y texto, comando 195, 196 máscara de cuenta definición 185 Máscara de cuenta, cuadro 70 máscara, definición de una máscara de cuenta 185 Máximo de dígitos a la izquierda del decimal, opción 278 Mensaje, cuadro 265 menús Árbol 196 árbol de informes 191 Archivo árbol de informe 191 Catálogo de informes 229 Catálogo 231 comandos disponibles 19 disposición de columnas 141 Edición árbol de informe 192 Catálogo de informes 230 formato de filas 60, 62 Enlace 66 Formato árbol de informe 194 formato de filas 64 formato de filas 59 Ventana 232 método de colocación de valores, colocación de columna 127 método de coma, colocación de columna 127 Microsoft Excel enlace con 125 exportación de informes 252 modificadores de cuentas enlace con hojas de cálculo 127, 129 introducción 106 modificadores, uso de modificadores de cuentas 105 Moneda funcional, cuadro 24 moneda, definición en formato de filas 113 Mostrar código de cuenta de LM, opción 278 Mostrar código de fila, opción 278 Mostrar comas en los importes, opción 272 Mostrar descripción de cuenta del plan de cuentas, opción 278 Mostrar espacios para los importes iguales a cero, opción 273 Mostrar estado de procesamiento del informe, opción 285 Mostrar filas sin importes, opción 273 Mostrar informes sin filas activas, opción 273 Mostrar subrayado antes de los totales, opción 279 N Nivel de detalle, cuadro 52 Nivel de prioridad, cuadro 284 Niveles inferiores a la unidad inicial, opción 281 No hay saltos de página entre las unidades, opción 282 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 360 Índice Nombre archivo Wks, cuadro 137 Nombre de archivo Wks (archivo externo), cuadro 213 Nombre de archivo, cuadro 123, 129, 259 Nombre de compañía, cuadro 24 Nombre de enlace, cuadro 123 Nombre de estilo de fuente, cuadro 65, 270 Nombre del archivo de salida, cuadro de diálogo 259 Nombre del formato, cuadro 246, 247, 249 Nombre formato de filas, cuadro 136 Nombres de elementos (XBRL) 311 Nombres de elementos XBRL 311 Números de período, opción 284 O Opciones de árbol, ficha 243, 281 Opciones de búsqueda, sección 62 Opciones de correo electrónico, ficha 243, 250, 263 Opciones de encabezado, cuadro de diálogo 44, 146 Opciones de informe, ficha 243, 272 Opciones de página, ficha 243, 267 Opciones de salida, ficha 243, 250 opciones especiales de formato, disposición de columnas 161 Ordenar cuentas de LM por código natural, opción 279 orientación, cambio para el informe 267 Origen de tipos de cambio del momento 286 P Pegar, comando 15, 193 período asignación de un rango de 156 uso de modificadores de cuentas 105 Período actual /YTD, celda 178 período base concepto 10 introducción en la disposición de columnas 155 período base predeterminado, códigos 241 Período base predeterminado, cuadro 239, 241 Período base, cuadro acerca de 239, 242 Período base,cuadro introducción 289 Período de fechas, celda 246, 247, 249 Períodos y fechas, cuadro de diálogo 242, 289 Permitir acumulación 210, 282 Permitir desbordamiento de texto de columna, cuadro 273 plan de cuentas, generación de un formato de filas 69 preguntas más frecuentes producción de informe incompleta 325 Procedimiento Agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas 303 Crear un enlace con la taxonomía XBRL 302 Incluir el tipo de columna XBRL_TAG en la disposición de columnas 306 Seleccionar el tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes 308 Seleccionar una impresora con la opción Imprimir inmediatamente 262 Seleccionar una impresora en las opciones de salida del Catálogo de informes 261 Utilizar una ID de subtipo de cambio en la disposición de columnas 320 Programador, comando 233 Provisional, cuadro 52 Publicación en web, ficha 250, 265 R rango de períodos, introducción 156 Redondeado de importes, opciones 114 Redondeando la fila de ajuste, cuadro, formato de filas 114 redondeo automático en balance general 113 código de formato de filas CAL 92 combinación de opciones 276 gestión de errores de redondeo 275 unidades de informe 275 Redondeo de transacción, opción 280 Reemplazar archivo sin advertencia, cuadro 259 Reemplazar por, cuadro 17, 62 Reemplazar, comando 16, 193 Reiniciar numeración con cada unidad, opción 282 Reiniciar numeración de página, cuadro 260 requisitos del sistema para instalar FRx 4 Restricción de columna, código 180 restricción de filas con códigos de libros 108 resumen, unidad de informe descripción general 183 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 361 Índice S T Saldo normal, celda, introducción 84 Salida, cuadro 251 Salto de página antes de la unidad, cuadro 212 seguridad usuario 7 Seguridad del árbol y correo electrónico, cuadro de diálogo 222 Selección de una impresora local desde el catálogo de informes 260 Seleccionar catálogo para presentar, cuadro de diálogo 51, 287, 293, 294 Seleccionar compañía con que trabajar, cuadro de diálogo 4 Seleccionar compañía para este registro, cuadro de diálogo 288, 296 Seleccionar cuenta de libro mayor, cuadro de diálogo 97, 98, 102 Seleccionar estilo de fuente, cuadro de diálogo 65, 271 Seleccionar unidades durante la ejecución, casilla de verificación 295 Seleccionar unidades durante la ejecución, opción 281 Seleccione el encabezado de columna, cuadro de diálogo 45 Seleccione las unidades de informe para imprimir, cuadro de diálogo 55, 291 Seleccione un archivo de importación, cuadro de diálogo 137 señalar y hacer clic para calcular totales 94 Sentencias IF/THEN/ELSE utilización en disposiciones de columnas 161 Símbolo de moneda en la 1ª fila, opción 273 Sistema contable, cuadro 24 Solicitar tipo de salida durante la ejecución, cuadro 259, 294 Sólo de cuenta, opción 52, 238 Sólo de transacciones, opción 52, 238 Sombreado, opciones 271 Subtotal en segmento, opción 279 Subtotal por período, opción 280 supresión detalles de cuentas/transacciones 85 detalles en columnas 168 impresión de filas 85 totales en columnas 168 Suprimir cálculo CBR, opción 279 Taxonomía 310 texto combinación con códigos en encabezados de columnas 147 texto adicional en encabezados y pies de página del informe 297 en formato de filas 74 introducción en árboles de informe 220 Texto adicional, código 297 Tipo de cuenta, opción 102 Tipo de enlace, cuadro 123, 132 Tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes 307 tipos de cuentas, uso 101 Título/descr., cuadro 211 TOT, código de formato de fila 76, 88 totales con señalar y hacer clic 94 supresión en columnas 168 uso en formatos de filas 88 transacciones contabilizadas, restricción en la columna 169 transacciones no contabilizadas, inclusión en informes 169 U unidad de informe padre definición de máscara de cuenta 185 unidad de informe padre, descripción general 183 unidades de informe ascender y descender 206 definición 183 edición 189, 190, 209 hijas estructura 183 inserción 194 relación padre-hijo 206 restricción columnas 169 filas 82 Unidades de informe, cuadro de diálogo 136 unidades de informes hijas definición de máscaras de cuentas 185 Unidades del árbol, cuadro de diálogo 250 Usar árbol de informe, cuadro 212 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 362 Índice Usar árbol de informe, opción 282 Usar fechas, opción 246, 247, 249 Usar formatos de fila y enlaces de la hoja de cálculo del árbol de informe, cuadro 245 Usar números de períodos, opción 246, 247, 249 Usar sólo saldos contabilizados, opción 52, 239 Usar valores redondeados para cálculos y totales, opción 275, 277 Utilizar ( ) para los números negativos, opción 272 Utilizar filtro de cuentas, opción 280 Utilizar signos % en los porcentajes, opción 273 V W WKS, tipo de columna 151 X XBRL, definiciones 310 XBRL_TAG, tipo de columna 306 XML, opción 252 Z Zoom, comando 14, 143, 194, 230 ZXczxcZxcZxc 325 Ver formulario, comando 197 Volver a numerar filas, cuadro de diálogo 63 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 363