657.98-F475p-Capitulo II

CAPITULO II
MARCO TEORICO CONCEPTUAL
A. ADMINISTRACION
1. Generalidades
La administración es una de las actividades más importantes, ya que desde que se
comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de
manera individual, la administración ha sido esencial para garantizar la
coordinación de los esfuerzos individuales.
Las empresas actualmente deben de llevar a cabo una eficiente administración de
tal manera que logren alcanzar un excelente funcionamiento pues de ellas depende
que tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para realizar sus
operaciones.1
2. Definiciones
La administración se aplica tanto para organizaciones grandes como para
organizaciones pequeñas no importando el rubro al que estas pertenezcan, la
eficacia administrativa es de interés para todos sus empleados y en especial para
los directivos, por lo tanto el termino administración encierra todo el quehacer de
una empresa.
1/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz, Administración: una Perpectiva Global, 12a Ed. 2004, Editorial McGraW-Hill, Pág. 6
• La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas, trabajando en grupo, alcancen con eficiencia
metas seleccionadas.2
• La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que
trabajando en grupo, los individuos cumplan eficientemente objetivos
específicos3
• La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente con el
propósito de lograr, en forma eficiente metas seleccionadas.4
3. Administración Ciencia o arte
La administración es un arte. Es saber como hacer algo. Hacer cosas en vista de
las realidades de una situación. Aun así los administradores trabajaran mejor si
hacen uso de los conocimientos organizados en los que se basa la practica es
decir son una ciencia. Los conocimientos organizados en los que se basa la
práctica son una ciencia. Pero también ciencia y arte no son mutuamente
excluyentes sino complementarios. Cuando la ciencia mejora, también mejora el
arte, como ha ocurrido en las ciencias físicas y biológicas.
4. Funciones
Muchos estudiosos que se han percatado de la clara y útil organización de los
conocimientos, facilitan el análisis de la administración. Así al estudiar la
administración es de gran utilidad dividirla en cinco funciones administrativas:
planeación, organización, integración, ejecución (dirección) y control. Es por ello
2/ Koontz, Harold; Weihrich, Heinz, Ibidem. Pág. 6
3/ Koontz, Harold; Weihrich, Heinz, Ibidem. Pág. 10
4/ Koontz, Harold, Administración: una perspectiva global, 11ª Ed. 1998, Editorial McGraW-Hill, Pág. 6
que los conceptos, principios, teorías y técnicas de la administración se agrupan
en esas cinco funciones.5
5. Características
En el proceso de la administración es necesario conocer ciertas características,
de las cuales se mencionan las siguientes.
• Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo
social (estado, ejercito, empresas, iglesias, familia) porque en el tiene que
existir coordinación sistemática de medios.
• Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales
son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de
ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas
entre otras) que son completamente distintas.
• Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso
administrativo, este es el único que en todo momento de la vida de una
empresa se da, en mayor o menor grado y en todos o en la mayor parte de los
elementos administrativos.
• Valor Instrumental: Es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad
es eminentemente práctica y mediante esta se busca obtener resultados
determinados previamente establecidos.
• Flexibilidad: Se adapta a las necesidades particulares de cada organización.
5/ Harold Koontz. Heinz Weihrick. Ibidem. Pág. 10
7. El Proceso Administrativo y sus principios
Es el corazón de la administración, se aplica incuestionablemente en cualquier
empresa del mundo existente, sus fases fundamentales se resumen en cinco:
Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control. Cada una de estas
fases han recibido tratamientos validos para su mejor aplicación, de tal forma que
algunos estudiosos han dividido el proceso en otras fases mas, las cuales pueden
estar incorporadas en las cinco que acá se mencionan.6
El concepto de proceso administrativo en su acepción más sencilla significa el
conjunto de fases sucesivas de un fenómeno, que deben desarrollarse dentro de un
organismo social para satisfacer sus fines.
a) La Planeación
Esta fase del proceso predetermina un curso de acción a seguir y permite decidir
que hacer antes de hacerlo, como base para prever y manejar el futuro, en
consecuencia, planeación es sistematizar por adelantado los objetivos, las
políticas, programas, proyectos, planes de acción.7
Tiene por objetivo asegurar la supervivencia empresarial y neutraliza la
incertidumbre.
• Principios de La Planeación
-
Contribución a los objetivos. La finalidad de todo plan es facilitar la
realización de los objetivos empresariales.
6/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz, Ibidem. Pág. 33
-
Prevalecencia de la planeación. Procede antes de la ejecución de las
demás funciones administrativas es decir debe cumplirse la función de
anticipación.
-
Extensión de la planeación. Dicha función debe cubrir desde el nivel alto al
inferior de la pirámide de la empresa.
-
Eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide por la
contribución a la relación de los costos de formulación y puesta en marcha.
La contribución se puede medir en horas hombre, unidades de
producción.278
-
Compromiso. Abarca un periodo de futuro en el cual la voluntad es la
piedra angular para cumplir los objetivos.
-
Flexibilidad. Capacidad de cambios involucrados en los planes.
-
Cambio de rumbo. Revisión periódica de los planes y nuevos trazos de los
mismos. Implica revisión en tiempo y reformulación.
-
Unidad. Es decir debe ser único, congruente con sus medios, de tal
manera que puedan integrarse y coordinarse para formar un solo plan
general.
-
Continuidad. Puede haber cambios de forma pero no de fondo, el cual
debe mantenerse vigente.
-
Claridad y sencillez. Que sea fácil de comprender y seguir por otras
personas que no han intervenido en su elaboración.
8/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz. Ibidem. Pág. 219
-
Realidad. Conocer el ambiente que rodea a lo que se planifica, ya que los
objetivos deben responder a una realidad estudiada.
-
Comparabilidad. Los periodos pasados deben de servir de referencia para
el presente, de manera que exista una comparabilidad entre ambos.
-
Precisión. Enunciar exactamente los objetivos de las actividades que se
pretenden realizar.
b) Organización
Es el proceso de hacer que la estructura organizacional de la empresa se ajuste a
sus objetivos, sus recursos y su ambiente; une a las personas en tareas
interrelacionadas, que implica estructura formal.9
• Principios de Organización
-
Objetivo. Todo trabajo debe tener un objetivo específico. Tiene que haber
una razón para que exista un trabajo o puesto en particular.
-
Coordinación. Cada trabajo debe tener canales de comunicación
claramente definidos y oficiales. Estos canales oficiales de comunicación,
se muestran gráficamente en un organigrama por medio de líneas entre los
puestos.
-
Autoridad. Es la facultad que el jefe tiene para la toma de decisiones a fin
de cumplir el objetivo. La autoridad fluye hacia abajo a través de los
canales de comunicación de la organización.
9/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz, Ibidem. Pág. 362
-
Responsabilidad. Siempre acompaña al principio de autoridad.
-
Definición. Se refiere a que todo trabajo debe definirse por escrito, reflejado
generalmente en la descripción de puesto o descripción del trabajo.
-
Amplitud del control. Este se refiere al número de áreas principales por las
que es responsable un puesto. Es decir su respectiva área de
responsabilidad bajo su control. Este variara según el tipo de empresa.
-
Unidad de mando. Establece que cada puesto no debe tener más de un
jefe en cada área clave de resultado.
-
Delegación. Se establece que la autoridad para la toma de decisión deberá
delegarse hasta el punto mas bajo de la organización, en el que pueda
tomarse la decisión de manera efectiva.
c) Integración
Es la fase del proceso por medio de la cual se dota a la estructura, de los
elementos necesarios de acuerdo con el esquema de la organización, por medio
de ella se obtendrán buenos empleados, fondos suficientes y una adecuada
inversión, utilización de sistemas y procedimientos acordes con la magnitud de la
empresa.10
• Principios de La Integración
10/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz, Ibidem..Pág. 475
-
Debe de tratar de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a
los hombres; es decir, que hay que lograr el axioma que expresa: “el
hombre adecuado para el puesto y no el puesto para el hombre”.
-
También es necesario cuidar que hombres con cualidades excesivamente
superiores a las que un puesto demanda, no sea asignado a dicho puesto,
ya que puede sentir muy poco interés hasta sentirse una persona
subutilizada.
-
Seleccionar el más competente
d) Dirección
Esta fase del proceso administrativo en la cual se influye sobre las actividades de
un individuo o un grupo en los esfuerzos que se realicen, encaminados al logro de
metas en una situación dada. También podemos afirmar que es la función
ejecutiva de guiar y supervisar los subordinados, su propósito principal es
instruirlos, informarlos, revisar sus trabajos y sus métodos y tomar la acción que
permita ejecutarlos o realizarlos.11
• Principios de La Dirección
-
Coordinación de Intereses. El objetivo común será más fácil de lograr
cuando mejor se coordinen los intereses del grupo y aun los individuales,
de quienes participan en el logro de aquel.
-
Impersonal del Mando. Debe ejercerse el mando en función de todo el
contexto de la empresa y no como una resultante exclusiva del que manda.
11/ Koontz, Harold, Welhrich, Heinz, Ibidem. Pág. 617
-
Vía Jerárquica. Al transmitirse una orden, debe seguirse los conductos
previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón y nunca en forma
constante.
-
Resolución de Conflictos. Los conflictos se deben de resolver en la forma
más rápida posible, de modo que la disciplina no se lesione en forma
acentuada. Diferir un conflicto es obstruir inútilmente la coordinación.
-
Aprovechamiento del Conflicto. Debe aprovecharse el conflicto para forzar
el encuentro de soluciones. Puede realizarse por dominación, conciliación,
integración o coordinación.
-
Excepción. Este principio se refiere a la delegación de autoridad, la cual
algunos aspectos por su trascendencia deberán ser consultados, no así
aquellos de rutina.
El administrador debe ocuparse solo de las desviaciones importantes, de lo
especialmente bueno o malo.
e) Control
Es la última fase del proceso administrativo mediante el cual se miden los
resultados obtenidos, con respecto a los que se esperaban en los planes
elaborados para determinado propósito nos permite visualizar y analizar las
desviaciones o diferencias con el objeto de informar oportunamente a la dirección
para tomar las medidas correctivas.12
• Principios del Control
12/ Koontz, Harold; Welhrich, Heinz, Ibidem. Pág. 759
-
El Objetivo. Debe determinarse con anticipación para facilitar la
identificación oportuna de las desviaciones actuales y futuras y poder
adoptar las medidas correctivas del caso.
-
La Eficiencia. Debe determinarse la eficiencia mediante los costos que se
incurren en la instalación del control.
-
La Responsabilidad. Es una función recomendada al administrador
responsable de todo o parte de los planes.
-
El Control Indirecto. La necesidad de controles indirectos está en relación
inversamente proporcional a la calidad de los administradores y
subordinados.
-
Correspondencia con los planes. Deben obedecer a los objetivos que se
señalan en los planes.
-
Adecuación de la Organización. Los controles deben identificar en que
punto de la estructura radica la responsabilidad de los resultados.
-
Individualidad del Control. Deben adecuarse a la posición, nivel, capacidad
de comprensión y necesidades del individuo que deberá ejercerlo.
-
Existencia de Normas. La necesidad de establecer normas claras, precisas
y adecuadas a los planes sujetos a control que generan más eficiencia.
-
Control de Puntos Críticos. Se debe concentrar la atención en factores
sobresalientes del desempeño que sean indicadores. 13
13/ Melgar Callejas, Jose Maria. Organización y Métodos, para el mejoramiento administrativo de las empresas. MBA.
San Salvador, Año 2003. UFG Editores, Pág. 7.
-
Flexibilidad. El control debe permitir adaptaciones a las condiciones
externas e internas con la mayor rapidez.
-
Principio de Acción. Un control se justifica siempre que ante la observación
de desviaciones, permitan la aplicación inmediata de medidas correctivas.
B. MODELOS
1. Generalidades
Los modelos representan una colección de herramientas para describir datos,
relacionados entre las variables, se caracterizan porque proporcionan capacidad de
estructuración
flexible
y
permiten
especificar
restricciones
en
los
datos
explícitamente.14
Un modelo muestra la relación causa y efecto entre objetivos y restricciones de tal
manera que permita resolver problemas que no se pueden efectuar en el sitio
debido a su magnitud, complejidad, estructura, tamaño, peso, volumen, situación
geográfica o características importantes del ambiente y condiciones15.
Los modelos pueden ser tan sencillos como una simple explicación con palabras de
lo fundamental de una realidad.
2. Definiciones
La creación de modelos es un medio que permite a los administradores analizar y
estudiar los problemas, así como también examinar las diferentes alternativas.
• Es una representación que simplifica las principales propiedades de un objeto,
de un suceso o relaciones reales, puede ser verbal, físico o matemático16.
14/ Garbia, Ramon. Relayo y Gross. Diccionario Básico Larosse, 3ra. Ed. 2002. Pág. 26
15/ ALEGSA, 11a Ed. Santa Fe, Argentina, 1998, Pág. 33
16/ Laudo David y Albert J. Della Bitta, Comportamiento del Consumidor: conceptos y apllicaciones. 4ta Ed. Mexico. 2000.
Editorial Mc Graw Hill, Pág. 834
• Un modelo es una simplificación que imita los fenómenos del mundo real, de
modo que se puedan comprender las situaciones complejas y podamos hacer
predicciones17.
• Es una representación artificial de una situación del mundo real. Decidir cuáles
elementos son esenciales depende de cómo se utilizará el modelo.18
3. Características
Regularmente los modelos son explicables y predecibles ya que tienen una
secuencia lógica y permiten pronosticar los resultados de la aplicación del mismo,
en su entorno, se pueden citar las siguientes19.
a) General: contenido genérico e integro.
b) Alto en poder unificador: el modelo integra los objetivos y etapas para obtener
resultados.
c) Original: todo modelo es único e innovador.
d) Simple: la estructura es sencilla y escueta.
e) Apoyado de los hechos: es sustentado por sucesos.
f) Probable y verificable: es factible de realizar y variable de comprobar.
17/ Conceptos de modelo. Universidad de Nebrisca. www1.ceit.es/asignaturas/ecologia/hipertexto/01intrcompl/111model.htm
(consultada 13 de febrero 2007)
18/ Samuel Alberto Mantilla, Informe COSO, Control Interno Estructura Conceptual Integrada, traducción español. 2da Ed.
Santa Fe de Bogotá, Colombia, 2003. ECOE Ediciones, Pág.354
19/ ALEGSA, Ibidem. Pág. 35
4. Clasificación de los Modelos
Los modelos se clasifican de la siguiente manera: 20
a) Modelo Físico: Representan la entidad estudiada en cuanto a su apariencia y,
hasta cierto punto, en cuanto a sus funciones.
• Modelos icónicos: Los cuales representa la entidad estudiada en cuanto a su
apariencia y hasta cierto punto en cuanto a sus funciones, con frecuencia
son versiones a escala reducida a lo real.
• Modelo analógico: Se recurre a una similitud que se puede establecer entre
una variable de interés y una a la cual se puede recurrir para su
presentación análoga.
5. Proceso de Implementación de un Modelo.
La implementación de un modelo, comprende las siguientes etapas:21
a) Presentación cognoscitiva.
Consiste en la presentación de una serie de conceptos básicos sobre las técnicas
claves que se deben aprender y los pasos necesarios para implementarlos en
una situación problemática. Este proceso se desarrolla en forma de conferencia y
esta diseñado para proporcionar la base conceptual necesaria para facilitar un
cambio permanente del comportamiento del sujeto de análisis.
b) Ensayo del comportamiento.
20/ Samuel Alberto Mantilla, Ibidem. Pág. 354
21/ Koontz, Harold. Curso de administración moderna: un análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas,
El ensayo del comportamiento o representación estructurada en un papel, permite
practicar un nuevo modelo analítico de comportamiento en situaciones cada vez
más difíciles.
c) Retroalimentación y refuerzo.
En esta parte se ejemplifica la aprobación, animación y atención que sirven de
preparación para el modelo que se quiere implant22ar.42
Cada modelo se presenta como una alternativa ya que las investigaciones ponen
de manifiesto que la flexibilidad es un ingrediente clave de un comportamiento
eficaz.
d) Transferencia de la preparación al puesto de trabajo
A lo largo de todo periodo de preparación se hace hincapié en los principios de
mejora de la transferencia, esto ayuda a darle mejores resultados al modelo en el
que se esta trabajando.
e) Participación de la dirección.
Los manuales de los modelos son formas técnicas de refuerzo y sustentan la
responsabilidad del entrenamiento y asesoramiento de los participantes, además
de reforzar la utilización de las técnicas recién aprendidas por parte de los
mismos.
C. PROGRAMAS
1. Generalidades
22/ 6ª Edicion, Mexico, 1982, Editorial McGraw Hill, Pág. 125
Los programas se pueden dividir en subprogramas o proyectos, los cuales se
ejecutan en campos específicos, cada uno plantea metas parciales coherentes y
compatibles con los objetivos, contando con un sentido de responsabilidad que
permita alcanzar los objetivos propuestos en el tiempo justo y en menores costos.23
Se debe clarificar los objetivos ya que estos son el punto referencial hacia donde se
camina por medio de transformaciones que procuren el crecimiento y el desarrollo,
para ello se necesitan instrumentos básicos como: la planificación, la programación
y los proyectos; los cuales sirven de guías para marcar lo que se debe hacer en
cada momento, no quitan la autonomía al funcionamiento del programa.
2. Definiciones
Alcanzar las metas propuestas de una empresa u organización, como las de un
país es trabajar por el bienestar de los pueblos y de los ciudadanos es por ello que
los programas juegan un papel importante en el desarrollo de los países en vías de
desarrollo.
a) Son un conjunto de actividades integradas y no excluyentes, consecutivas y
diseñadas para lograr un mismo fin24.
b) Los programas disponen de un marco financiero y de tiempo por el cual se
pretenden conseguir los objetivos en el plan de desarrollo, de esta forma, las
metas propuestas en el plan van adquiriendo una forma cuantitativa
enmarcada en un intervalo de tiempo previamente determinado, en donde se
impulsan las acciones que intentan conseguir los propósitos establecidos
23/ Sapag Chain Nassir; Sapag Chain, Reinaldo. Preparación y Evaluación de Proyectos, 4ª Edicion, Santiago de Chile,
2000, Editorail McGrawHill, Pág.1
24/ Sapag Chain y otro. Ibidem. Pág.1
3. La planificación.
En la actualidad los países al igual que las empresas que buscan éxito económico
solamente tienen las alternativas de planificar o no planificar, la segunda es una
opción riesgosa ya que es poner en una actuación económica a la institución que le
ejecute sin antes pensar en las acciones y las opciones a seguir para la realización.
La existencia de un plan es siempre un instrumento que modernamente lo hacen no
solo las grandes empresas industriales sino también los organismos sin fines de
lucro, para llegar a alcanzar con éxito los objetivos propuestos.4525
Los planes públicos definidos por el gobierno que son destinados a Organismos no
Gubernamentales promueven el desarrollo económico de los pueblos, y
comprenden cualquier programa de inversión o proyectos específicos que se
realizan con fondos provenientes de cooperantes en función de propiciar
condiciones para que el beneficiado(s) se desenvuelva y desarrolle en un ambiente
mejor preparado.
La base de la planificación la constituyen los objetivos y metas diseñadas conforme
a la realidad objetiva del país en su entorno. Requiere contar con el apoyo del resto
de instrumentos de la economía política como la política económica, su estrategia,
instrumentos jurídicos y programas específicos.
Finalmente la planificación es un proceso dinámico y continuo, donde los planes
escritos son guías de consulta en la orientación y que el plan es el instrumento
diseñado para inducir el desarrollo, el cual debe ser apoyado y clarificado por
programas y proyectos.
25/ Sapag Chain y otro. Ibidem. Pág.1
4. Los programas de inversión social
Es un conjunto de proyectos desarrollados en una misma rama los cuales
persiguen un mismo objetivo, el brindar una solución a una problemática de
carácter social, económico, educación, salud y político. Han sido concebidos como
planes subordinados a un plan global macroeconómico o programación económica,
y su importancia estriba en ser herramienta especializada que focaliza su análisis a
un sector, región, producto, industria, servicio o bien a la cooperación
internacional.26
a) Evaluación de programas de salud. La intervención en salud (la prevención)
Este apartado nos lleva a definir dos campos de actuación en lo referente a la
salud:
•
El tratamiento de los individuos enfermos. (La asistencia clínica)
El primer campo de actuación esta referido a lo individual, e idiosincrasia,
el objetivo del tratamiento es conseguir que el individuo pase de la
enfermedad a la salud y de ello se ocupa la medicina, la psicología clínica
o la medicina conductual, que atiende la demanda asistencial.
•
El mantenimiento en la salud de las personas sanas, con un presumible
riesgo. (La prevención de enfermedades)
El segundo campo esta referido al conjunto de la población perteneciente a
un mismo ecosistema
donde el objetivo del tratamiento es que los
individuos permanezcan en salud y por ello se ha de facilitar la interacción
entre el individuo y su medio, modificando su comportamiento, dotándolo
de habilidades de adaptación, modificando sus estilos de vida (tipo de
26/ Bettelhein, Charles. Problemas teóricos y prácticos de la planificación. 1ra Ed. San Salvador, 2002, Editoriales TECNOS.
Pág. 131.
alimentación, actividad física, horas de sueño, ingesta de alcohol) o
modificando las características del ecosistema (control de aguas
residuales,
polución
del
aire,
dimensiones
del
hogar,
servicios
comunitarios)
Por ello a la hora de evaluar programas de salud, no solo se deben de
considerar los resultados relativos a la ocurrencia de modificaciones en el
comportamiento de los individuos sino también que dichas modificaciones
correspondan con la mejora del funcionamiento del sistema biológico concreto.
D. PROYECTOS
1. Generalidades
Forman el último anillo en el estudio de la planificación y abarcan toda una técnica
que permite definir criterios para la toma de decisiones, sean los proyectos de
carácter macro y micro económico27.
Los proyectos en este contenido tienen un significado meritorio pues representan
un análisis realizado alrededor de la opción de crear una inversión real o en otros
términos de poder asignar recursos a un proceso de producción de un bien o un
servicio. Así mismo resolver un problema de género económico o social que
impulsa el crecimiento o desarrollo de una comunidad o de un país.
La inversión (neta) de ampliación-reposición es la variable estratégica para que una
economía o una empresa crezca por ello los grandes gobiernos establecen
condiciones instrumentos, incentivos y toda una serie de sus capitales en estos
países, para hacer negocios.
27/ Klastorin, Ted. Administración de Proyectos, 1ra Ed. Mexico, 2005, Editorial Alfa Omega, Pág. 242.
2. Conceptos
El proyecto constituye el elemento operativo de un plan o programa nacional de
desarrollo. Presenta un punto de partida y un punto final específico, que tiende a
alcanzar objetivos específicos.
a) Proyecto facilita el proceso de toma de decisión, sobre todo cuando se va a
realizar una inversión, si es conveniente o no. Toda inversión (privada,
pública, económica y/o social) requiere de estudios previos como: verificar la
viabilidad técnica, comercial, económica, legal y financiera, todo ello dentro de
un contexto donde se cumplan con parámetros que conlleven a determinar si
el proyecto debe ejecutarse o no.28
b) Forma parte clara y distinta de un programa mayor, pudiéndose analizar como
si fuera un solo proyecto, pero en términos generales, es mejor que los
proyectos sean reducidos, cercanos al tamaño mínimo que resulte económica,
técnica y administrativamente viable29.
c) Búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema la
utilización de recursos ociosos disponibles o resolver entre muchas, una
necesidad humana.
3. Importancia
Radica en la solución que éstos puedan aportar en la erradicación de un problema
o necesidad humana, luego que se vuelve imprescindible medir el impacto y los
28/ Flores, Luis, Folleto Gestión Empresarial, Materia de Evaluación y Formulación de Proyectos. San Salvador, 2004, UFG.
Pág. 1 y 2.
29/ Concurso de Proyectos. Instituto Científico Milenio, España, 2005, Pág. 10
beneficios que un proyecto pueda aportar hacia la solución de un problema de una
población determinada y de su repercusión en las metas de desarrollo las cuales
dependen.
a) Del tamaño del proyecto en relación con las dimensiones económicas del
sistema en que se desarrolla (medida, por ejemplo, por la relación entre su
valor agregado y el ingreso nacional).5030
b) De la naturaleza de sus insumos y de sus productos y de la posición de éstos
en el cuadro general de la economía nacional (examinada, por ejemplo, en la
matriz de relaciones ínter sectoriales).
4. Atributos
Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un juego único
de tareas interrelacionadas y el uso afectivo de los recursos.
Los atributos siguientes ayudan a definir un proyecto:
a) Se lleva a cabo mediante una serie de tareas interdependientes, es decir, un
número de tareas no repetitivas que es necesario realizar en un cierto orden
con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
b) Tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto esperado.
c) Utiliza varios recursos para realizar las tareas.
d) Tiene un marco de tiempo específico, o tiempo limitado. Tiene un tiempo de
inicio y una fecha para la cual se tiene que lograr el objetivo.
30/ Sapag Chain Nassir; Sapag Chain, Reinaldo, Ibidem, Pág. 1.
e) Tiene un cliente el cual a su vez se convierte en una entidad que
proporciona los fondos necesarios para el logro del proyecto.
f) Incluye un grado de incertidumbre.
Antes de que se inicie un proyecto se prepara un plan sobre la base de ciertos
supuestos y estimados.31
5. Clasificación
El interés de la clasificación de los proyectos es de carácter metodológico, con lo
cual no se afecta en nada el análisis que se realice.
•
Proyectos Sociales, requieren explicaciones especializadas y responden en
gran medida a intereses definidos en esquemas o guías establecidas por la
corporación internacional.
6. El proceso de preparación y evaluación
El estudio de un proyecto pretende contestar si es o no conveniente realizar la
inversión, esta recomendación solo será posible si se dispone de todos los
elementos del juicio necesarios para tomar la decisión 32
Con este objeto el estudio de factibilidad debe intentar simular con el máximo de
precisión lo que sucedería si el proyecto fuese implementado. De esta forma, se
conocerán los beneficios y costos que ocasionara y por lo tanto podrá ser evaluado.
31/ ILPES, Guía para la Presentación de Proyectos, 3ª Edición, México, 1975, Editorial Siglo XXI. Pág. 18.
32/ Ibáñez Jiménez, Javier Wenceslao, Responsabilidad Social de la empresa y finanzas sociales, 1ra. Ed. Madrid, 2004, Ed.
Andalucía, 284 Pág.
La decisión de la inversión debe responder a un estudio previo de las ventajas y
desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice
dependerá de lo que aconseje cada proyecto en particular. Normalmente el estudio
de la inversión se centra en la factibilidad económica, tomando como referencia el
resto de variables. Sin embargo cada uno de los elementos señalados puede
determinar que un proyecto no se concrete en la realidad
Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado como por ser
técnicamente factible. Sin embargo podrían existir algunas restricciones de carácter
legal que impedirían su funcionamiento en los términos que se pudiera haber
previsto, no haciendo recomendable su ejecución. En forma particular la decisión
del tamaño será fundamental puesto que condicionara el dimensionamiento de
todas las variables del proyecto y por lo tanto el monto de sus inversiones. El
tamaño del proyecto resulta a su vez de un análisis interrelacionado de la
tecnología del proyecto y del estudio.
La localización del proyecto tiene una importancia especial en la preparación del
mismo.
Referente a la rentabilidad de las inversiones estas pueden clasificarse en una
rentabilidad privada, rentabilidad social y una rentabilidad nacional. Cada una de
ellas refleja la condición de las inversiones y los receptores de los beneficios que
las mismas provocan.
La rentabilidad social define entre otros las clases sociales de la población
beneficiada, los factores y sectores que se están beneficiando, ya sea en forma
directa o indirecta. 33
33/ Sapag Chain Nassir; Sapag Chain, Reinaldo, Ibidem. Pág. 5
Por ultimo la rentabilidad nacional es aplicada a las inversiones privadas y sociales
con las que se miden los efectos que se provocan a nivel de todo un país, en forma
directa y puntual.
Proceso de formulación de un proyecto
Todo proyecto regularmente pasa por tres etapas o fases en su formulación las
cuales son: la idea, la fase de pre-factibilidad y el estudio de factibilidad. Debe
quedar claro que este proceso que consume tiempo, requiere meditación en cada
una de ellas, en el sentido de si las inversiones que se recomiendan serán
rentables o no, y saber si es conveniente realizarlas, esperar momentáneamente o
descartar su posibilidad.
a) Fase de los Proyectos
En cuanto al proceso de formulación de los proyectos, existen casos en que los
que se ejecutan no pasaron en una forma consecutiva los tres pasos o fases del
estudio. A veces muchas ideas se quedan en ideas, hasta que las condiciones de
desarrollo dan las pautas para continuar con su investigación (lo mismo ha
pasado con la fase de prefactibilidad)34
•
Fase de la idea de un proyecto.
Se genera en una necesidad a resolver, es en realidad la impulsadora de
genios e inventores que procuran hacer la vida más fácil para el hombre.
Normalmente esto sucede con gran frecuencia en países desarrollados. En los
países con características de subdesarrollo las ideas surgen además de las
necesidades
a
resolver
de
la
aplicación
de
aquellos
inventos
o
descubrimientos surgidos y conocidos por empresarios, profesionales,
gobiernos o empresas que funcionan sin animo de lucro y que sedean
34/ Klastorin, Ted. Administración de Proyectos, Ibidem, Pág. 242
participar en la solución de los problemas que la sociedad tiene ya sea con
fines sociales o con fines de crecer económicamente en el medio en que
viven.
La idea de un proyecto es una respuesta que se busca, sea esta para producir
algo nuevo, para ampliar o reponer procesos de producción, así como para
buscar las respuestas en el campo social, medio ambiente o en el resto de
campos que forman parte del medio.
Esta fase dura un tiempo prudencial de una a tres meses para desarrollarla,
sobre la base de conocer bien el problema a resolver y las posibles soluciones
que puedan darse, lo que se hace en este tiempo es recopilar la información
básica existente y la mas reciente, interpretarla, hacer cálculos sobre los
costos y beneficios que se generarían y determinar si se pasa a la segunda
fase del proceso de su formulación como proyecto. Si los resultados no son
positivos debe abandonarse y dejar la idea para cuando las condiciones de su
posible éxito surjan.
•
Fase de Pre-factibilidad
Segunda fase en el proceso de la formulación de un proyecto. En el estudio
precursor de la definición o calificación de la conveniencia o no de realizar el
estudio definitivo, para obtener la respuesta que con todas las probabilidades
comprobadas en los campos tecnológico, económico, financiero, sociológico y
otros aspectos que indiquen si es o no provechoso realizar una inversión.5535
En esta parte del proceso, el formulador del estudio de prefactibilidad debe
investigar tres aspectos fundamentales que serian el reflejo de la idea
35/ Gido Clement, Administracion exitosa de proyectos, 1ra. Edic., Mexico, Editorial Thomson, pag. 311
desarrollada anteriormente. Corresponden a ellos los tecnológicos, o los que
algunos autores denominan de toma de decisiones en esta fase.
Cuando se hace el análisis tecnológico en esta fase tiene que ampliarse la
información planteada en la idea del proyecto, deben tomarse en cuenta las
referencias de lo último que se ha investigado del tema o problema y
reaccionarla con lo que se encuentra a la disposición y en el mercado. Con
ello se busca estar seguro de tener resultados que convenzan para la toma de
decisiones.
El estudio de mercado debe basarse en sus variables fundamentales; la
demanda, la oferta y los precios, sobre la base de los datos conocidos y los
mas recientes, estudiarlos con un mayor detenimiento y hacer un análisis mas
detallado que el realizado en la fase de la idea del proyecto. Esto debe
hacerse sobre todo para los proyectos de producción de bienes y servicios.
En los casos de los proyectos que atienden aspectos de desarrollo,
sociológicos, medio ambiente, comunitarios y otros deben tocarse distintos
aspectos en esta fase, que en diversos casos son indicados en las guías
proporcionadas por los organismos o países cooperantes 5636
Por ultimo esta el análisis económico de la fase de prefactibilidad el cual se
formula sobre la base de los aspectos tecnológicos y de mercado. Pone
relieve los costos del posible proyecto y los beneficios de carácter económico
y social que se generaran para la empresa y para la comunidad en donde se
realice el proyecto.
La formulación de este paquete (mercado, tecnología y económico) no ocupa
mucho tiempo, pues lo que se hace es ampliar la información preliminarmente
36/ Gido Clement, Administracion Exitosa de Proyectos, 1ra. Edicion, Mexico 1999, Editorial Thomson, pag. 318
obtenida, para el desarrollo de la idea. Se entiende así que es un trabajo de
afinamiento de la primera etapa y que no ocuparía más de dos a tres meses.
Se tienen como excepciones aquellos casos de proyectos agropecuarios que
requieren hacer algunas comprobaciones o experimentos en el campo, que
necesiten
verificarse
rendimientos,
algunos
volúmenes,
aspectos
resistencias
tecnológicos,
a
condiciones
referentes
a
climatéricas,
adaptaciones y otros aspectos que pueden durar una o dos temporadas para
tener datos requeridos.
•
Fase de Factibilidad
Esta es la última de las etapas del proceso que sigue de la formulación de un
proyecto y el criterio de un inversionista (empresario, gobierno u otro ente) que
se decide a realizar una inversión real. Ello después de que el estudio de
prefactibilidad ha demostrado que existen buenas posibilidades para que el
proyecto sea elaborable y rentable al ejecutarse.
En esta fase cuando se trata de proyectos complejos normalmente se crean
equipos de trabajo multidisciplinarios con profesionales a quienes se les
entregan tareas particulares a ejecutar, según la disciplina o especialidad que
posean. Normalmente cuando el gobierno hace esto, porque la realización del
estudio es compleja y pueda durar un año o más tiempo, crea un fondo que se
denomina fondo de preinversión, destinado a cubrir todos los gastos que se
necesitan para que el equipo multidisciplinario realice el trabajo de formular el
estudio de factibilidad 37
En el caso de un empresario u otro ente, estos gastos son los resultados de
un pacto con un experto o una firma consultora para hacer el estudio. Fondos
37/ Gido y otros, Idem. Pag. 319
que se verán reflejados en los costos de la inversión en el concepto de preinversión.
Hacer un estudio de factibilidad es desarrollar una serie de investigaciones en
distintos campos de las ciencias como economía, sociología, agronomía,
física, salud, ecología y otros más.
Por lo general con el estudio de factibilidad de una inversión real se termina el
proceso para la toma de decisiones por parte del inversionista. Los
componentes principales de esta clase de estudio de mercado, la ingeniería
del proyecto o estudio tecnológico, el tamaño y la localización, la organización
jurídica, su estructura administrativa, el análisis económico, el análisis
financiero y el análisis socio-económico.
Para el caso de los proyectos sociales, ecológicos, turísticos, comunales, de
desarrollo integral, de riego, cuencas hidrográficas, complejos habitacionales y
de otra naturaleza, los esquemas de contenido de estos pueden variar en
algunos aspectos, los cuales se mencionaran tangencialmente en esta obra,
pero queda el compromiso de dejar algunas guías y dar el aval para otro
trabajo en donde no solo se trate de este campo 5838
Al finalizar el estudio de factibilidad, debe ser sometido a una evaluación bajo
criterios técnicos que determinen la conveniencia o no de asignar los recursos
al proyecto.
•
Evaluación de Proyectos
La evaluación adquiere una enorme significación ayuda a que los recursos se
emplean con el máximo de eficiencia posible y aseguren un alto grado de
efectividad.
38/ Gido y otros, Idem. Pag. 323, 324
Existen cinco momentos, en donde la evaluación de un proyecto se hace
necesaria:
•
En la formulación del proyecto.
•
En el agente financiador, sea público o privado.
•
En la ejecución del proyecto.
•
En la etapa de funcionamiento u operación del proyecto.
•
En la etapa de finalización.
En el proceso de evaluar el proyecto en estos cuatro momentos, se pueden
hacer los siguientes tres tipos de evaluaciones:
•
Evaluación ex – ante.
•
Evaluación durante.
•
Evaluación ex – post.
-
Evaluación Ex post en la ejecución.
-
Evaluación Ex post del funcionamiento.
b) Monitoreo de Proyectos
Existen dos etapas en el proceso de evaluación de proyectos que suceden a la
evaluación ex ante: la evaluación en la etapa de implementación, llamada
monitoreo, y la evaluación realizada del proyecto, llamada evaluación ex-post 39
El monitoreo o evaluación del proceso cubre dos aspectos para el proyecto. Por
una parte realiza un seguimiento de las tareas de puesta en marcha y de gestión
mediante el control en el cumplimiento de las metas, el ajuste de las tareas a la
programación y de ésta al desembolso financiero. Por otra parte, permite
identificar los desajustes del diseño que afectan la implementación. Este último
39/ Sapag Chain y otros. Ibidem. Pag. 15
aspecto es sumamente importante, sobre todo en los proyectos de desarrollo
rural y en los proyectos sociales, ya que a medida se va desarrollando se pueden
obtener resultados tempranos de la intervención. 40
c) Control de Proyectos
Una secuencia general para la toma de decisiones gerenciales que se requieren
en todos los proyectos es la planeación, la programación y el control.
El control del proyecto se mantiene si se supervisa cada actividad conforme se
lleva a cabo el trabajo en el proyecto. Las actividades deben monitorearse en
relación con su tiempo, costo y desempeño de acuerdo con el plan del proyecto.
Cuando se presenta una discrepancia significativa entre los resultados reales y el
plan, entonces debe efectuarse una acción correctiva. Estas acciones correctivas
pueden incluir revisión del plan, reasignación de fondos, cambios de personal u
otros cambios en los recursos. Como resultado de las acciones correctivas, el
plan debe volver a ser factible y realista.
La administración de proyectos en forma ideal debe de considerar todos los
aspectos de la planeación, programación y control, incluyendo los aspectos
cualitativos como cuantitativos.
d) Aspectos a considerar en la Preparación de Proyectos
Al formular un proyecto debe considerarse muchos aspectos que, en conjunto,
determinen hasta que punto será remunerador una inversión propuesta.
40/ Roura, H. y otros. Manual de identificación, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo rural. Dirección de
Proyectos y Programación de Inversiones ILPES, Santiago de Chile, 1999. Pág. 299 y 300
Se deben formular preguntas en todo momento, a especialistas y técnicos que
participan en la elaboración del proyecto, para cubrir todos los aspectos
pertinentes y garantizar buenos resultados.
•
Aspectos Técnicos.
El análisis técnico hace referencia a los insumos que requerirá el proyecto así
como a la producción de bienes y servicios, se debe definir con claridad
suficiente para alcanzar mayor precisión, en virtud de que del mismo se
derivaran el análisis y resultados de los demás aspectos de un proyecto 41
Con el análisis técnico, se examinaran las posibles relaciones técnicas de un
proyecto propuesto por ejemplo: suelos del área, disponibilidad de agua,
variedad de cultivos, especies ganaderas a utilizar, suministro de insumos ,
presencia de plagas, conveniencia o no de mecanización. Igualmente se
revisaran tipos de instalaciones para la comercialización, almacenamiento,
posibilidades de elaboración o procesamiento de productos a fines de agregar
valor. El análisis técnico facilita obtener información sobre precios y gastos en
insumos, salarios. Que serian datos necesarios para el análisis económico.
•
Aspectos Comerciales.
Comprenden las medidas adoptadas para la comercialización de los productos
obtenidos y el suministro de los insumos necesarios para ejecutar y operar el
proyecto. Es necesario revisar con cuidado lo relativo al mercado,
determinando si lo que se producirá presenta una demanda tal que sea
atractivo al productor, debe revisarse donde se venderán los productos, si los
41/ Schoroeder, Roger G. Administración de Operaciones, 3a. Ed, México, 1992, Editorial McGraw Hill, Pág. 421 y 422
precios son remuneradores y estables, analizar competencia, sistemas de
distribución, posibilidades de exportación.
Algo muy importante es no descuidar la comercialización de los insumos,
(fertilizantes, biocidas, semillas) precios, modalidades de ventas, oportunidad
de entregas, financiamiento para comercializar.
•
Aspectos Sociales.
Se debe tener presente consideraciones sobre el impacto que tendrá el
proyecto sobre las comunidades y el ambiente. Hay que examinar si los
resultados a obtener son compatibles con los objetivos nacionales, si afectara
niveles de ingresos, si el desempleo disminuirá a consecuencia de preverse
automatización o aumentos en maquinaras, si con el proyecto se aliviaran
problemas de viviendas, de centros de enseñanzas.
.
Por otra parte debe tenerse presente las incidencias que puedan ocurrir de
carácter ambientales, si por construir una obra se afectara la flora o la fauna y
otros aspectos relativos a la calidad de vida, aspecto importante sobretodo
cuando se incluye el tema de sustentabilidad y sostenibilidad. 42
•
Aspectos Institucionales.
La preparación de un proyecto, usualmente se encuentra ligada a una
institución de carácter público o privado. Igualmente se relacionan con
organismo que establecen reglamentaciones, procedimientos orgánicos
nacionales o regionales. Por otra parte se debe tener claros el manejo
42/ Jiménez, Miguel – García, Miguel. http://www.monografias.com/trabajos6/auti/auti.shtml/
http://www.monografias.com/trabajos32/sistema-financiero/sistema-financiero.shtml (consultada el 18 de marzo de 2007)
administrativo del proyecto, modalidades de financiamiento, la estructura
organizativa.
•
Aspectos Financieros.
Abarcan los efectos que puede ejercer un proyecto propuesto por cada uno de
los participantes, como los productores, empresas del sector privado,
entidades públicas y otros organismos nacionales o internacionales.
En el análisis financiero se plantea como objetivos determinar montos de
recursos de que dispondrán los participantes en especial los productores,
facilitando conocer las condiciones de financiamiento; plazos, nivel de los
intereses, años de gracias. Por otra parte el proyecto en si mismo requerirá de
recursos, en este sentido es conveniente precisar el monto de los mismos y si
tendrá las asignaciones presupuestarias necesarias, de donde o quienes
ofrecerán los fondos requeridos 6343
•
Aspectos Económicos.
Se trata de determinar que el proyecto que se formula, contribuya con el
desarrollo de la economía y que se justifique la utilización de los escasos
recursos que se necesiten.
El análisis económico envuelve asuntos desde el punto de vista de la sociedad
y no de los participantes en formas individuales. Es el caso de los impuestos o
de las subvenciones, que constituyen Pagos de transferencias que tienen
incidencias en la sociedad.
43/ Gido y otros, Ibidem. Pag. 375, 378
E. CONTROL FINANCIERO
1. Generalidades
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.44
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
El control la última de las funciones del proceso administrativo, encierra el ciclo
del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas
contra el desempeño planeado.
2. Definiciones
a) Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de
una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección
de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la
formulación, instrumentación, ejecución, y evaluación de las acciones, con el
propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige y las
estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos
44/ Ministerio de Hacienda, Manual de Capacitación Contable Gubernamental para Municipalidades, 1ra Ed. El Salvador, 2006
b) Es indispensable para lograr el mejor manejo de los recursos financieros
en la ejecución de los proyectos, y de ello dependerá el logro de los
objetivos y metas planificadas, se puede decir que el control financiero es el
plan de organización, procedimientos y registros que conciernen a la
custodia y salvaguarda de los recursos de la entidad y verificación de la
exactitud, veracidad y confiabilidad45.
3. Características
El Control Financiero establece lineamientos para evitar pérdidas y costos
innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la
organización, auxiliando de esta manera a la gerencia, en la toma de decisiones
para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos
financieros. El cual comprende:
a) Control y Seguimiento.
El control es una actividad trivial, que forma parte de la vida cotidiana del ser
humano, consciente o inconsciente. La finalidad básica del control es la
modificación del comportamiento de la persona u objeto que se controla;
consecuentemente, tratándose de la creación de sistemas de control es
fundamental preguntar, cual es el tipo de modificación que deberá acarrear
aquella en el comportamiento de la persona o del objeto sometido al control.
Esto significa que el control es una función dinámica, no solo porque admite
ajustes, sino también por estar presente en cada actividad humana,
renovándose ciclo tras ciclo.
4. Clasificación
45/
Gutierrez, Ricardo. Escuela Técnica. 17a Ed. Buenos Aires, Argentina, Pág.
24 D.
Aunque obedeciendo siempre al esquema conceptual general, los mecanismos de
control pueden clasificarse, dependiendo del momento en que se realice la acción
de control, en la forma que se indica a continuación:
a) Control direccional
El mecanismo de control actúa antes de que la actividad este totalmente concluida.
En este caso el control se realiza de modo continuo y no en puntos determinados,
de modo que cada elemento de la acción sea el resultado de la rectificación casi
instantánea de la acción anterior. Es lo que ocurre, por ejemplo, con un conductor
de carro, al orientar su trayectoria de acuerdo con los obstáculos que se
encuentran en el camino. El espacio de tiempo entre la percepción de la nueva
situación, la evaluación de la rectificación a efectuar, la decisión y la acción
correctiva debe ser mínimo, para no ocasionar un accidente. En proyectos, este
tipo de control se puede realizar cuando se tiene estructurado un sistema, que
permita controlar los diferentes factores de manera continua. 46
b) Control post-operacional
El mecanismo de control sólo se pone en funcionamiento después de concluida
toda la operación. La información para la acción correctiva en este tipo de control,
solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie la planificación
para un nuevo ciclo de actividades. Ocurre, por ejemplo, en la evaluación final de
un curso de capacitación, o cuando el entrenador de un equipo de fútbol evalúa el
desempeño de sus jugadores después del juego. Este tipo de control se utiliza
también con la finalidad de dar premios e incentivos a los agentes que participaron
en la actividad.
46/ Apeppbly Robert. C. Consiga una mayor sensacion de control sobre su empresa. Modern Bussines Administration,
Academia Pitman, Uruguay, 1994. Pág. 210.
Estos controles se pueden hacer al interior del proyecto (control por dentro) o por
intermedio de firmas, externas al proyecto, especializadas en control (control por
fuera).
Estos dos tipos de control no son mutuamente excluyentes, sino que más bien,
deben ser complementarios. La decisión de emplear un tipo aislado de control o
una combinación de los tipos antes mencionados, esta en función del carácter del
sistema que se desea controlar y del nivel de complejidad que se intenta introducir
en los mecanismos de control. En algunos casos, los contratistas exigen que se
haga un control externo al proyecto, para asegurarse de la buena marcha del
mismo.
5. El proceso del control
El control y sus resultados pueden analizarse desde diversos puntos de vista.
Desde el punto de vista administrativo, el control consiste en el conjunto de
actividades efectuadas por el agente con el propósito de que las actividades se
realicen lo más cerca posible al plan inicial. Esas acciones obedecen a una
secuencia determinada constituyendo el proceso de control, a continuación se
describe el proceso:
a) Definición de los parámetros de control
Los parámetros (metas y objetivos) son los elementos que permiten al sistema de
control determinar si las acciones están o no conduciendo al receptor en dirección
a la situación deseada. La determinación de esos parámetros ocurre durante el
proceso de planificación, en la etapa en que se definen determinados
componentes del sistema de control. En ese momento se funden planificación y
control 47
47/ Ramirez Padilla, Contabilidad Administrativa, 1ra. Edicion, Edit. M.C. Graws Hill, 2000
La definición de los parámetros debe prever un margen de normalidad, cosa que
el sistema de control solo actúe cuando se sobrepase este margen por cualquiera
de sus límites, inferior o superior. La fijación de esos parámetros representa un
problema crucial para el buen funcionamiento del sistema de control y por ende
del objetivo deseado, pues la definición de objetivos y metas irreales puede
orientar el comportamiento del receptor en una dirección que contraríe
completamente los deseos de la administración.
b) Medición de los resultados
Todo sistema de control debe poseer medios para verificar el resultado de cada
actividad. Esta verificación puede presentarse bajo una forma cuantitativa, como
por ejemplo: numero de hectáreas plantadas. Cuando no es posible la verificación
cuantitativa directa, se procura efectuarla de modo subjetivo. Sin embargo, como
esa modalidad esta sujeta a deformaciones introducidas por quien hace la
verificación, su valor es relativo.
c) Evaluación de los errores
La evaluación consiste en la comparación entre los resultados que se pretendía
obtener y aquellos que efectivamente se obtuvieron. Por la propia incertidumbre
inherente a la planificación y a lo difícil que es trabajar en proyectos, rara vez se
cumple lo realizado con lo programado. Es necesario, entonces, determinar la
magnitud de la diferencia comprobada y sus repercusiones sobre el proceso de
ejecución del plan 48
d) Definición de las correcciones
48/ Westons, J.F. Fundamentos de Administración Financiera, 10a Edicion, Edit. Mc Graw Hill
Una vez verificado un error y evaluada su gravedad, se hace necesario analizar
las posibles soluciones existentes y seleccionar aquella que parezca más
adecuada.
e) Ejecución de las correcciones
Las soluciones encontradas deben traducirse en lenguaje apropiado para quien
se encargue de ejecutarlas y con un grado de detalle más elevado tomando en
cuenta el nivel jerárquico del agente ejecutor.
6. El Mecanismo de Control (Seguimiento)
El mecanismo de control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del
proyecto integral y la introducción de las correcciones que resultarán de la
experiencia adquirida a lo largo del mismo. Comprende: control físico, financiero,
de tiempo, institucional, de objetivos. Se trata de diseñar un programa o sistema
que permita desarrollar no solo un control efectivo del avance físico del proyecto,
así como del avance financiero y aun más que permita establecer, a cada
momento, la relación tiempo/costo o meta/costo. Además es posible, en algunos
casos, llegar a un control institucional a través de los resultados alcanzados 49
Para la implementación, de un perfecto sistema de control, existen limitaciones,
tales como las que se exponen a continuación:
• Personal: Dificultad en disponer del personal entrenado, lo que obliga muchas
veces a evitar un mayor grado de sofisticación en el sistema que se diseña.
49/ Gitman, L.J. Idem, pag. 21,22 y 23
• Instalaciones: No siempre se dispone de instalaciones adecuadas, como, por
ejemplo, una oficina de procesamiento de datos.
• Tiempo: Un sistema de control perfecto exige tiempo para su implementación,
lo cual no siempre se consigue. Se dispone, en general, de muy poco tiempo
para programar las diferentes fases de un proyecto.
• Costo: El costo del control es un factor limitante en lo que refiere al sistema
que se va a diseñar. El costo tiende a bajar en los proyectos grandes y con el
uso de programas cada vez más eficientes.
7. El Proceso de Control Financiero
El proceso de control financiero de los proyectos incluye recopilar periódicamente
información sobre su desempeño, comparando el real con el planeado y llevando
a cabo acciones correctivas si el desempeño real está retrasado con relación a lo
planeado.
Para comparar el progreso real con el planeado se debe establecer un período de
presentación de informes que puede ser semanal, quincenal, mensual, de
acuerdo a la complejidad del proyecto. Durante cada período de presentación de
informes es necesario recopilar dos clases de datos o información 50
• Datos sobre el desempeño real, el cual incluye información de tiempo real en
que se iniciaron y/o terminaron las actividades, los costos reales gastados y
comprometidos.
• Información sobre cualquier cambio al alcance, programa y presupuestos del
proyecto.
50/ Van Horne, J.C. Funfamentos de Admon. Financiera, 6ª. Edicion Mexico, Editorial Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.
pag. 1,3,4.
Una vez que se han calculado un programa y un presupuesto actualizados, es
necesario compararlos con el programa de línea base y el presupuesto, además
analizarlos en busca de variaciones para determinar si el proyecto va adelantado
o atrasado con relación al programa y si está por debajo o excedido del
presupuesto. Si la situación del proyecto es correcta, no se necesitan acciones
correctivas, se analizara de nuevo la situación para el próximo período de
presentación de informes.
El proceso de control del proyecto es una herramienta que continua durante todo
el proyecto, mientras más corto sea el período de presentación de informes, son
mejores las posibilidades de identificar tempranamente problemas y llevar a cabo
acciones correctivas efectivas, caso tal vez sea difícil lograr el objetivo sin
sacrificar el alcance, el presupuesto, el programa y la calidad. Esta herramienta
proporciona una introducción para los directivos no financieros o los encargados
de controlar las finanzas en una organización para que ésta sea responsable
económicamente. Es similar a la base de un buen sistema contable, con la
importancia de las políticas financieras y de cómo desarrollarlas.
Asimismo, estudia la función de las estructuras clave en el control financiero y en
la responsabilidad, haciendo una distinción entre la Junta y la Ejecutiva de la
organización.
8. Funciones del control financiero y la responsabilidad
La responsabilidad financiera en una organización de la sociedad civil significa:
• Informes financieros regulares para todos aquellos que tienen derecho a
saber lo que está haciendo la organización con sus fondos 51
51/ Van Horne, J.C., Idem, pag. 10
• Puede contar con fondos mediante la producción de pruebas de recibos y
Pagos.
• Puede mostrar el dinero que se ha gastado en los objetivos y en el trabajo
particular que se intenta cubrir.
• No acepta las obligaciones financieras que no se puedan lograr.
• Toma todas las precauciones necesarias para prevenir la malversación de
fondos y para guardar los fondos y registros para luego recuperarlos.