INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD SEDE

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
SEDE BOGOTA 2014
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
OFICINA DE PLANEACIÓN DE SEDE
OCTUBRE 2014
2
1. OBJETIVO DEL INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
Presentar el resultado de las auditorías internas de calidad realizadas en la Sede Bogotá
del 16 al 23 de Septiembre del 2014 a algunos procesos Estratégicos, Misionales, de
Apoyo y Evaluación acorde al programa de auditoria interna institucional aprobado por
Control Interno para la vigencia 2014, teniendo en cuenta que los demás procesos serán
evaluados en el ciclo para la vigencia 2015.
El objetivo de la auditoria fue evaluar y verificar el la eficacia, implementación y
mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de identificar oportunidades
de mejora frente a los requisitos Norma
ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009,
considerando adicionalmente los procedimientos relacionados a los procesos, riesgos,
controles, indicadores y planes de mejora.
2. DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
2.1 Alcance
Se estableció el programa de auditoria para 12 procesos, 8 Macroprocesos y 22
Dependencias incluyendo Facultades e Institutos en la Sede Bogotá.
Tabla 1. Descripción de los Macroprocesos y procesos evaluados
Macroproceso
Proceso
Tipo
Comunicaciones
Divulgación de Información
Oficial
Desarrollo de las Modalidades
de Extensión
Gestión y Fomento
Socioeconómico
Acompañamiento Integral
Cultura
Servicios Bibliotecarios
Estratégico
Integración a la institución
Tesorería
Adquisición de Bienes y
Servicios
Gestión de Espacios Físicos
Servicios Generales y de
apoyo administrativo
Defensa Jurídica
Autoevaluación Institucional
Apoyo
Apoyo
Extensión
Bienestar Universitario
Gestión de Recursos y
Servicios Bibliotecarios
Gestión de Talento Humano
Gestión Administrativa y
Financiera
Gestión Jurídica
Evaluación, Seguimiento y
Medición
Misional
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Evaluación
3
Tabla 2. Dependencias evaluadas
Facultades
Centros e Institutos
Oficina de Planeación
Nivel Central
Direcciones de Bienestar de
las Facultades de
Ciencias Económicas
Medicina
Ingeniería
Derecho
Instituto de Estudios Urbanos
Instituto
de
Ciencias
y
Tecnología de Alimentos
Centro Agropecuario Marengo
Oficina Jurídica
Vicedecanatura
de
Investigación y Extensión /
Centros de Extensión de las
Facultades de
Ciencias
Ciencias Agrarias
Ciencias Humanas
Medicina
Veterinaria
y
Zootecnia
Odontología
Unidades Administrativas de
las Facultades de Artes y
Enfermería
Oficina de Talento Humano
Dirección de Bibliotecas Sede
Dirección de Extensión de
Sede
Área Gestión y Fomento
Socioeconómico de Bienestar
Secretaria de Sede
División de Vigilancia
y
Seguridad
División de Recursos Físicos
Sección de Mantenimiento y
Aseo, Sección de Transportes
Dirección de Infraestructura
2.2 REQUISITOS EVALUADOS
Requisitos Generales:
4.1 (g) Gestión del Riesgo
4.2.3 Control de Documentos
4.2.4 Control de Registros
7.5.1 Control y producción de la prestación del servicio
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 Análisis de datos
4
8.5.1 Mejora continua
Requisitos específicos:
Para los Macroprocesos de Bienestar, Extensión y Bibliotecas se revisó el requisito 8.3
Fallas en la prestación del Servicio y 8.2.1 Satisfacción del Usuario
Para el proceso integración a la institución (6.2.2), Adquisición de Bienes y Servicios (7.4)
y 6.3 Infraestructura para Gestión de Espacios Físicos.
Documentos evaluados





Procedimientos escogidos de manera aleatoria aplicables al proceso publicados
en la Herramienta Softexpert.
Mapa de Riesgos construido
Medición y análisis de indicadores
Planes de Mejoramiento cerrados en la Herramienta Softexpert
Planes de Mejoramiento nuevos documentados.
2.3 RESPONSABLES
Líderes de los procesos en las dependencias/áreas designadas.
Tabla 3. Descripción de la distribución realizada de los procesos con las dependencias
Dependencia
Oficina Jurídica de
Sede
Secretaria de Sede
Fecha
18 Septiembre
Proceso a Auditar
Defensa Jurídica
18 Septiembre
División de Vigilancia
y Seguridad
División de Recursos
Físicos
Sección de
Mantenimiento y
Aseo, Sección de
Transportes.
Dirección de
Infraestructura
6.3 Infraestructura
Oficina de
Planeación de Sede
Dirección de Talento
Humano Sede
6.2.1 Talento
Humano
Generalidades
6.2.2 Competencia,
formación y toma de
conciencia
División de
Bibliotecas
Dirección de
18 Septiembre
Divulgación de
Información Oficial
Servicios Generales
y de Apoyo
Administrativo
Hora
9:00 am a
12:30 pm
9:00 am a
12:30 pm
9:00 am a 3
pm
Auditor
Consuelo Rodriguez
Isabel Cristina Ortiz
Javier Alejandro
León Gutiérrez
18 Septiembre
Gestión de espacios
físicos
9:00 am a 3
pm
Jose Arcangel Melo
18 Septiembre
Autoevaluación
institucional
Integración a la
Institución
9:00 am a
12:30 pm
9:00 am a
12:30 pm
Diana Milena fuentes
Servicios
Bibliotecarios
Desarrollo de las
2:00 pm a 5:00
pm
9:00 am a
Mayra Rojas
18 Septiembre
22 Septiembre
18 Septiembre
Luz Mireya Urrego
Claudia patricia
5
Extensión
Modalidades de
Extensión
12:30 pm
Parra
Gomez
Facultad
Fecha
Macroproceso
Hora
Auditor
Ciencias
17 Septiembre
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
9:00 am a 12:30 pm
Cielo Inés
Alvarez Vega
Enfermería
16
9:00 am a 12:30 pm
Blanca Gladys
Gomez Franco
Medicina
16
Gestión Administrativa y
Financiera (Adquisición
de Bienes y Servicios
Bienestar
9:00 am a 12:30 pm
Odontología
Ciencias Humanas
16
16
extensión
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
9:00 am a 12:30 pm
9:00 am a 12:30 pm
Julian Valencia
Rincón
Javier Duque
Luz Mireya
Urrego
Ciencias Económicas
16
Bienestar
2:00pm a 5:00 pm
Carol Joanna
Barbosa
Ciencias Agrarias
17
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
9:00 am a 12:30 pm
Derecho
Ingeniería
Medicina Vet. y
Zootecnia.
17
16
17
Bienestar
Bienestar
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
9:00 am a 12:30 pm
2:00pm a 5:00 pm
9:00 am a 12:30 pm
Diana Milena
Fuentes y
Bernarda
Sánchez
Mayra Rojas
Mayra Rojas
Jimmy
Mauricio
Quintero
Artes
17
9:00 am a 12:30 pm
Gladys Franco
ICTA
19
1:30 pm a 4:30 pm
Delia Patricia
Buitrago
MARENGO9:00 am a
12:30 pm
Centro y oficina
IEU
19
Gestión Administrativa y
Financiera(Tesorería)
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
Extensión (Desarrollo de
las Modalidades de
Extensión)
9:00 am a 3:00 pm
Jose Arcangel
Melo
9:00 am a 12:30 pm
Claudia Patricia
Parra
19
3. PREPARACION DESARROLLO DE LA AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR
Se contó un grupo auditor de 15 funcionarios de planta quienes recibieron preparación
para el desarrollo de la auditoria.
6
Se evidenció el interés por parte de los auditores en profundizar conocimiento y manejo
de las normas en mención.
Se enviaron los 22 planes de auditoria interna a los respectivos líderes de los procesos a
auditar,
De manera complementaria se realizó taller de orientaciones para los auditados.
4. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Requisito con mayor reporte de incumplimiento:

Control de Documentos
Documentos desactualizados, con referencia de normativa desactualizada, documentos
propios sin control.

Control de registros
Registros solicitados no disponibles.

Mejora
No se documentan los mejoramientos realizados.

Análisis de Datos
No se realiza análisis datos de los indicadores existentes.
Tabla 4.Listado de Hallazgos generados por proceso y dependencia
Macroproceso
Proceso
Requisito
Hallazgo
Descripción
Dependencia
Gestión Juridica
Defensa Juridica
4.2.3
OM
Actualización de
Procedimientos
Oficina Jurídica
Sede
Gestión Juridica
Defensa Juridica
7.2.1
OM
Actualización de Normativa
Oficina Jurídica
Sede
Gestión Juridica
Defensa Juridica
4.1 (g)
AP
Revisión y aprobación del
mapa de riesgos
Oficina Jurídica
Sede
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
4.2.3
OM
Socialización procedimientos
.
Disponibilidad registros en
Softexpert de los
procedimientos.
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
0
0
No se generaron hallazgos
Dirección de
Extensión Sede
Facultad de
Medicina
Veterinaria y
Zoo
NC
No se aplican los formatos
establecidos en los
procedimientos.
Los registros no son
accesibles.
Ciencias
Humanas
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
4.2.4
7
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
NC
No se evidenció medición y
análisis de los indicadores de
extensión
8.4
Ciencias
Humanas
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
4.2.4
AP
Registros incompletos en el
expediente de los proyectos
Ciencias
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
8.5.1
NC
No documentó planes de
mejoramiento
Ciencias
Agrarias
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
7.5.1
AP
Controles no incorporados
matriz de riesgos
Ciencias
Agrarias
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
4.2.4
NC
Registros incompletos en la
gestión del proyecto
evaluado
Odontología
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
4.2.4
NC
Documentación incompleta
de proyectos
ICTA
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
4.1(g)
NC
Sin mapa de Riesgos
ICTA
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
8.4
AP
Sin medición y análisis de
indicadores de extensión
ICTA
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
8.5.1
AP
No documentó planes de
mejoramiento
ICTA
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
8.5.1
NC
No documentó planes de
mejoramiento
Odontología
Extensión
Desarrollo de las
modalidades de
extensión
AP
Desconocimiento de la
estrategia para la
implementación de Fallas en
la prestación del servicio
Todas las
Facultades e
Institutos
Talento Humano
Integración a la
institución
NC
No documentó planes de
mejoramiento
Dirección de
Talento Humano
Sede
Talento Humano
Integración a la
institución
AP
Actualización de
procedimientos
Dirección de
Talento Humano
Sede
Talento Humano
Integración a la
institución
OM
Actualización de normativa
Dirección de
Talento Humano
Sede
Talento Humano
Integración a la
institución
4.2.3
OM
Ajuste a procedimientos en
administración de registros
Dirección de
Talento Humano
Sede
Comunicaciones
Divulgación de
Información Oficial
4.1 (g)
AP
Revisión y aprobación del
mapa de riesgos
Secretaria de
Sede
8.3
8.5.1
4.2.3
7.2.1
8
Comunicaciones
Divulgación de
Información Oficial
Comunicaciones
Divulgación de
Información Oficial
Seguimiento y
Evaluación
Autoevaluación
Institucional
0
Bienestar
Acompañamiento
Integral
4.2.3
4.2.3
AP
Actualización caracterización
y procedimiento
Secretaria de
Sede
OM
Unificar los canales
comunicación empleados
Secretaria de
Sede
0
No se generaron hallazgos
Oficina de
Planeación de
Sede
NC
No se emplean documentos
controlados
Derecho
NC
No se miden los indicadores
establecidos, ni se realiza
análisis de la información
relacionada a la gestión del
proceso
Derecho
Derecho
Bienestar
Acompañamiento
Integral
Bienestar
Acompañamiento
Integral
8.5.2
NC
No se mide la satisfacción
del usuario
Bienestar
Acompañamiento
Integral
8.5.1
NC
No documentó planes de
mejoramiento
Derecho
4.2.3
NC
No se emplean documentos
controlados
Ingeniería
4.2.4
NC
Control de Registros
Ingeniería
Medición y análisis
Ingeniería
8.4
Bienestar
Acompañamiento
Integral
Acompañamiento
Integral
Bienestar
Acompañamiento
Integral
8.4
NC
Bienestar
Acompañamiento
Integral
8.5.2
NC
satisfacción usuario
Ingeniería
Bienestar
Acompañamiento
Integral
8.5.1
NC
No documentó planes de
mejoramiento
Ingeniería
Bienestar
Acompañamiento
integral
4.2.4
OM
Codificación formatos
empleados
Bienestar
Cultura
0
0
No se generaron hallazgos
Medicina
Facultad
Ciencias
Económicas
NC
No existe documentación
relacionada con el
subproceso Apoyo a
transporte
Bienestar Sede
Bienestar Sede
Bienestar
Bienestar
Gestión y Fomento
Socioeconómico
4.2.3
Bienestar
Gestión y Fomento
Socioeconómico
4.2.3
AP
Acorde a actualización de
normativa (Acuerdo 004 de
2014) no se han actualizado
los procedimientos
Bienestar
Gestión y Fomento
Socioeconómico
7.2.1 c
AP
Actualización normativa
Acuerdo 004 de 2014
Bienestar Sede
Bienestar
Gestión y Fomento
Socioeconómico
AP
No se ha finiquitado al
construcción de mapa de
riesgos del proceso
Bienestar Sede
AP
No se evidenció
implementado el registro de
Fallas en la prestación del
servicio
Bienestar Sede
Bienestar
Gestión y Fomento
Socioeconómico
4.1(g)
8.3
9
Bienestar
Bibliotecas
Gestión y Fomento
Socioeconómico
Servicios Bibliotecarios
8.5.1
4.1
AP
Aunque se evidenciaron
mejoramientos estos no se
encuentran documentados
planes de mejoramiento
Bienestar Sede
OM
Fortalecer la Interacción con
las Bibliotecas de las
facultades
Bibliotecas Sede
Bibliotecas Sede
Bibliotecas
Servicios Bibliotecarios
8.5.2
OM
Continuidad en la aplicación
y evaluación de la encuesta
de satisfacción del usuario
Gestión
administrativa y
Financiera
Adquisición de bienes y
servicios
4.2.4
OM
Seguimiento interno al
control documental
Enfermería
Artes
Dirección de
Gestión
Gestión
administrativa y
Financiera
Tesorería
4.2.4
NC
Control de registros
No se encontraron los
registros completos del
trámite en proceso de pago a
una Orden Contractual
Gestión
administrativa y
Financiera
Servicios generales y
de apoyo administrativo
4.2.3
OM
Actualizar procedimiento de
mantenimiento
Gestión
administrativa y
Financiera
Gestión
administrativa y
Financiera
Gestión de espacios
físicos
4.2.3
NC
Gestión de espacios
físicos
4.2.4
NC
Controlar las versiones
disponibles de los
procedimientos
No disponibilidad de
registros acorde a los
procedimientos establecidos
Dirección de
infraestructura
Dirección de
infraestructura
Dirección de
infraestructura
Gestión
administrativa y
Financiera
Gestión de espacios
físicos
7.5.3
NC
No se garantiza la
trazabilidad en los registros
relacionados con el
seguimiento a la ejecución
de obras, gestión del diseño
de intervenciones locativas y
aprobación de intervención
de espacios físicos,
Gestión
administrativa y
Financiera
Gestión de espacios
físicos
8.4
NC
No se evidenció análisis de
los indicadores medidos
Dirección de
infraestructura
Gestión
administrativa y
Financiera
Gestión de espacios
físicos
8.5.1
NC
No documentó planes de
mejoramiento
Dirección de
infraestructura
NC No Conformidad
AP Acción Preventiva
AC Acción Correctiva
10
A continuación se describen los resultados tomando diferentes perspectivas para su
respectivo análisis.
Grafico 1. Descripción de número de hallazgos por requisito
11
Grafico 2. Descripción de % de recurrencia del hallazgo por requisito
12
Grafico 3. Descripción de Número de hallazgos por Macroproceso
13
Grafico 4. Descripción de Tipo de hallazgos por Macroproceso
Grafico 5. Descripción del Desempeño de los Procesos en Sede
14
Proceso evaluado
Desempeño del
proceso en Sede
Defensa Jurídica
30%
Desarrollo de las
Modalidades de Extensión
23%
Integración a la Institución
50%
Bienestar
Acompañamiento Integral,
Gestión y Fomento
Socioeconómico
0%
Gestión de Espacios
Físicos
Adquisición de Bienes y
Servicios
Tesorería
64%
Servicios Bibliotecarios
89%
Divulgación de Información
Oficial
42%
Autoevaluación
Institucional
100%
Con base en los hallazgos generados
por requisito sobre la totalidad de los
requisitos evaluados a los procesos, se
estableció el siguiente nivel de
desempeño, teniendo en cuenta que
aquellos que superaron el 70% se
consideró un desempeño satisfactorio y
aquellos por debajo de dicho valor no
satisfactorio.
Tabla 5. Nivel de Desempeño de los procesos en la Auditoria Interna
5. EVALUACIÓN DE AUDITORES
Los auditados evaluaron el desempeño de los auditores el cual se consolidó y en
promedio se obtuvo una calificación de 4.6, como aspecto a fortalecer se evidencio la
entrega oportuna de los informes.
6. INDICADORES DE AUDITORIA
 Porcentaje de Ejecución de Auditorias: 100%
Todos los planes de auditoria se ejecutaron.
 Eficiencia en el recurso humano de las Auditorias: 100%
Todos los auditores capacitados realizaron auditorias
15
 Promedio de Evaluación del desempeño del Auditor Interno: 4.6/5.0
 Nivel de Desempeño de los procesos en la Sede: 49%
Se evidencio que los procesos no cumplen los requisitos relacionados a Control de
Documentos, Control de Registros, Fallas en la Prestación del Servicio, Análisis de Datos
y Mejora Continua.
 Oportunidad en la Entrega de Informes: 77%
5. FORTALEZAS
a)
b)
c)
d)
Disposición para el desarrollo de la Auditoria.
Conocimiento del quehacer del proceso
Mejoramientos propios en la gestión por parte de algunos procesos.
Avances en la gestión del riesgo, construcción del mapa de riesgos y planes de
tratamiento 2014-2015.
e) Avances en la definición de indicadores en los procesos.
6. ASPECTOS POR MEJORAR
a) Mayor tiempo para la preparación y entrenamiento de los auditores.
b) Establecer estrategias institucionales para asegurar la participación de los auditores
internos.
c) Hacer uso de la Herramienta Softexpert.
7. CONCLUSIONES
a) Es necesario realizar la actualización de los procedimientos relacionados en
Desarrollo de las Modalidades de Extensión de Sede, Gestión Jurídica, Talento
Humano y Bienestar.
b) Formalizar los procedimientos y formatos existentes en la gestión en Facultades e
Institutos.
c) Establecer mecanismos de seguimiento a las Facultades e Institutos por parte de los
líderes de Sede.
d) Establecer estrategia para promover el análisis de datos y la documentación de planes
de mejoramiento.
Informe elaborado por: Diana Cristina Dávila, Lider de Calidad Sede Bogotá
Revisado y aprobado por: Geraldo Millán Cuervo, Jefe Planeación de Sede.