Procedimiento Finalización de Convenios para Obras Viales

PROCEDIMIENTO: FINALIZACIÓN DE CONVENIOS PARA OBRAS VIALES O
FLUVIALES TRAMITADOS ANTE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN MUNICIPAL
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DIRECTOR REGIONAL O
EJECUTOR:
Una vez cumplidos sus compromisos o
considerada terminada su participación, de
acuerdo con lo estipulado en el Convenio,
procede a comunicarlo, por medio de oficio, al
coordinador o coordinadores de las contrapartes,
con copia a la Dirección de Gestión Municipal del
MOPT, para lo cual cuenta con un plazo, no
mayor, de 3 días hábiles, contados a partir del
momento en que finalizó la obra o terminó su
participación
.
En el oficio de comunicación en original y copia
se le solicita, además, al coordinador o
coordinadores de las contrapartes que en un
término, no mayor, de 10 días hábiles, proponga
la fecha para llevar a cabo la verificación
documental y la visita a la obra por parte de la
Comisión de Finalización de Convenios que para
tal fin conforma Gestión Municipal.
Archiva
copia.
La Comisión estará conformada por:
-
El Director Regional o Ejecutor.
-
Un representante de la Dirección de Gestión
Municipal.
-
Un representante de cada entidad que suscribe
el Convenio.
COORDINADOR O COORDINADORES
DE LAS CONTRAPARTES:
Recibe oficio de comunicado y si considera haber
concluido su trabajo, informa por medio de oficio,
que elabora en original y copia, al Director
Regional o Ejecutor y propone las fechas para la
verificación documental y la visita de la Comisión
de Finalización de Convenios.
1
Archiva original del oficio de comunicado y copia
del oficio de información al Director Regional o
Ejecutor para lo que corresponda.
DIRECTOR REGIONAL O
EJECUTOR:
Procede en un plazo máximo de diez días hábiles
a convocar, por escrito, (anexo) a la Comisión
para la Finalización del Convenio, con el fin de
inspeccionar los trabajos.
COMISIÓN PARA LA
FINALIZACIÓN DE CONVENIOS:
Reciben nota de convocatoria, analizan el
Convenio y posteriormente, se trasladan al lugar
donde se ubica la obra y, dirigidos por el Director
Regional o Ejecutor, proceden a realizar la
inspección en los trabajos ejecutados, tomando
en consideración para la evaluación, el
cumplimiento de lo estipulado en el Convenio y
los demás documentos sometidos a su
conocimiento.
El representante de la Dirección de Gestión
Municipal levanta el Acta correspondiente, la cual
consigna
todas
las
observaciones
y
circunstancias pertinentes en referencia al estado
de los trabajos realizados o prestación de
servicios.
El Acta puede presentarse en las siguientes
modalidades:
a) Acta de Finalización Pura y Simple. (Anexo)
b) Acta de Prevención de Subsanaciones.
(Anexo)
c) Acta de Cumplimiento de Subsanaciones.
(Anexo)
d) Acta de Finalización Bajo Protesta. (Anexo)
Para todos los casos, el Acta debe adjuntar, al
menos, los siguientes documentos adjuntos:
-
Balance final de Aportes: consiste en un cuadro
avalado por el Director Técnico del Proyecto, en
el que se indican las cantidades y costos
previstos en el Convenio, comparados con las
cantidades y costos finales.
2
-
Informe de Modificaciones: Es un resumen de
las variaciones en la obra o especificaciones
estipuladas en el Convenio, debidamente,
coordinadas y documentadas que no requieren
addendum al Convenio y es elaborado por el
Director Técnico del Proyecto.
-
Cuando se trate de modificaciones leves, solo
se anotará en el Acta, en el apartado de
observaciones.
-
Informe Técnico Final: Indica los alcances de la
obra,
los
procedimientos
y
prácticas
constructivas; así como, el control de calidad
llevado en el proyecto y sus resultados, además
de la indicación del cumplimiento de lo
establecido en el Convenio; este informe es
preparado por el Director Técnico del Proyecto.
Cualquier otro documento que el Director Técnico
considere necesario.
Caso A) Acta de Finalización Pura y Simple.
Este caso se da cuando la Comisión para la
Finalización de Convenios se reúne en el lugar
donde se llevaron a cabo los trabajos,
inspeccionan el trabajo y consideran que los
mismos se ajustan razonablemente a lo estipulado
en el Convenio y reciben a conformidad.
Para el caso B) Acta de Prevención de
Subsanaciones:
Esta Acta se levanta cuando la Comisión ha
realizado la inspección del trabajo y considera que
el trabajo realizado no se ajusta a lo estipulado en
el Convenio y que se deben realizar algunos
ajustes, modificaciones o labores en la obra.
En esta Acta, la Comisión para la Finalización de
Convenios, indica los ajustes
que se deben
realizar, el plazo para que se realicen y la fecha en
que la Comisión visitará de nuevo el trabajo, para
verificar si se realizaron los ajustes indicados.
3
Caso
C)
Acta
Subsanaciones:
de
Cumplimiento
de
Esta Acta se levanta cuando la Comisión realiza la
segunda visita de verificación de correcciones,
existiendo un antecedente de Acta de Prevención
de Subsanaciones y determina que se cumplió con
lo prevenido.
Caso D) Acta de Finalización Bajo Protesta:
Este caso se da cuando, la mayoría de los
integrantes de la Comisión presentes consideran
que no se ha cumplido con lo estipulado en el
Convenio.
En estos casos el diferendo se resuelve en otras
instancias conforme lo disponga el ordenamiento
jurídico.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
MUNICIPAL:
(Representante de la Comisión)
Una vez que levanta el Acta que corresponda en
original y las copias que se requieran según los
integrantes de la Comisión para Finalización de
Convenios, solicita, a los integrantes de la
Comisión presentes, la firma; así como la
incorporación de sus observaciones si las
tuvieran.
Posteriormente, hace entrega de una copia del
Acta, a cada integrante de la Comisión que esté
presente y remite una copia a los miembros
ausentes, para lo que corresponda.
Asimismo, elabora un oficio de remisión y adjunta
el original del Acta y los documentos de respaldo
que remite a las partes involucradas en el
Convenio y a los órganos que tienen el depósito
del Convenio, (Director de Gestión Municipal o
Asesoría Jurídica), según corresponda.
DIRECTOR DE GESTIÓN
MUNICIPAL / ASESORÍA
JURÍDICA:
Recibe oficio y documentos, revisa y procede a
incluirlos al expediente de Convenios respectivo
debidamente foliado.
4
Comunica, mediante oficio, lo acontecido a las
autoridades pertinentes a saber: Ministro, Director
de la División de Obras Públicas y Auditoría
General entre otros. Archiva copia del oficio en el
expediente y folia.
5
COMUNICADO DE CONCLUSIÓN DE PARTICIPACIÓN
Estimado señor:
_________________________
Coordinador de la Contraparte.
De conformidad con lo indicado en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios para
Obras Viales o Fluviales, le comunico que en relación con los compromisos adquiridos por
el MOPT, correspondientes al Convenio______ (nombre), número_____, esta Dirección
considera concluida su participación el __________de _______ del _______.
Con base en lo dispuesto en dicho procedimiento, le solicito proponer en un término no
mayor a 10 días hábiles, los plazos y fechas para realizar:
a) La verificación documental.
b) La visita a la obra por parte de la Comisión para la Finalización de Convenios.
Asimismo, le informo que de no recibir dicha comunicación en el plazo previsto, el
suscrito convocará por escrito a la Comisión en un plazo no mayor a 10 días hábiles.
Atentamente,
_______________________________
Director regional o Ejecutor
Cc:
Director División de Obras Públicas.
Dirección de Gestión Municipal del MOPT.
Alcalde Municipal.
Ingeniero de la Municipalidad.
Representantes de otras entidades.
Archivo.
6
CONVOCATORIA DE LA COMISIÓN
VISITA A LA OBRA
_____de ______del______
Señores
______________
______________
______________
______________
______________
______________
Representantes de la Comisión de Finalización de Convenio.
Estimados señores:
De conformidad con lo indicado en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios para
Obras Viales y Fluviales y en el oficio No.______ del _____de______del______, suscrito
por el Coordinador de la contraparte_________del convenio____________ (nombre),
número _______, se les convoca a participar en la visita que se realizará a las obras
ejecutadas a través de dicho Convenio.
Para tal efecto se les convoca, el _______de________del ___________a las ______en
___________.
No omito indicarles que esta Comisión sesionará de conformidad con lo establecido para
los órganos colegiados en la Ley General de la Administración Pública.
Atentamente,
_______________________
Director Regional o Ejecutor
Cc:
Director de División de Obras Públicas.
7
ACTA DE FINALIZACIÓN DE CONVENIO PURA Y SIMPLE
Convenio: _____________________
Número: ______________________
Lugar: ________________________
Fecha: ________________________
Hora: _________________________
1. Que de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento sobre Finalización de Convenios
para Obras Viales y Fluviales, el Director Regional o Ejecutor ___________convocó a
la Comisión para la Finalización de Convenios a realizar la visita a la obra mediante
oficio No.____ ______del día_____del______del ____.
2. Que esta Comisión procedió a recorrer el Proyecto u Obra y, en forma visual, llegó a la
conclusión de que las obras realizadas se ajustan, razonablemente, a lo pactado en el
Convenio, las modificaciones aprobadas y las indicaciones del Director Técnico del
Proyecto.
Dado lo anterior y con base en el informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y
el Informe de Modificaciones, se procede a Realizar el “Acta de Finalización de
Convenio Pura y Simple”. Esto significa que la mayoría de los miembros de la
Comisión presentes consideran que los trabajos realizados se ajustan razonablemente
a lo pactado en el Convenio, por lo que se da por concluido el Convenio.
3. Forman parte integral de esta Acta el Informe Técnico Final, El Balance Final de
Aportes y el Informe de Modificaciones.
4. Los miembros presentes de la Comisión de Finalización de Convenio firman el Acta,
indicando su nombre y cargo y haciendo las observaciones que se consignan
seguidamente:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Firmamos en ______a las ______horas del día ____del mes _____del ________.
NOMBRE
________________
________________
________________
________________
________________
FIRMA
__________
__________
__________
__________
__________
CARGO
______________
______________
______________
______________
______________
8
INSTITUCION
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
ACTA DE PREVENCIÓN DE SUBSANACIONES
Convenio: _________________
Número: __________________
Lugar: ____________________
Fecha: ____________________
Hora: _____________________
1.
De cuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento sobre Finalización Convenios para
Obras
Viales
o
Fluviales,
el
Director
Regional
o
Ejecutor
__________________convocó a la Comisión para Finalización de Convenios a
visitar la obra mediante oficio No.__________del día_______del______del _____.
2.
La Comisión procedió a recorrer las obras y en forma visual y con base en el
Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones,
la mayoría de los miembros de la comisión presentes han considerado que para
finalizar el Convenio, deben realizarse previamente los trabajos o modificaciones
que se mencionan en esta Acta de acuerdo con lo dispuesto en el Convenio.
3.
Se levanta esta Acta de ”Prevención de Subsanaciones” y se otorga un plazo
máximo de ____________días hábiles, contados a partir de esta fecha, para que
realicen los trabajos pendientes, después de lo cual, se realizará una nueva visita a
la obra que se considerará como definitiva.
Los
trabajos
o
modificaciones
pendientes
de
realizar
consisten
en:_____________________________________________________________________
________________________________________________________________________
4.
Forman parte de esta Acta el Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y
el Informe de Modificaciones.
5.
Los miembros presentes de la Comisión para Finalización de Convenios firman el
Acta, indicando su nombre, cargo y haciendo las observaciones que se consignan
seguidamente:____________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Firmamos en ________, a las____horas del día_____del mes______del año____.
NOMBRE
________________
________________
________________
________________
FIRMA
__________
__________
__________
__________
CARGO
______________
______________
______________
______________
9
INSTITUCION
________________________
________________________
________________________
________________________
ACTA DE CUMPLIMIENTO DE SUBSANACIONES
Convenio: __________________
Número: ___________________
Lugar: _____________________
Fecha: _____________________
Hora: ______________________
1.
De acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios
para Obras Viales o Fluviales y lo consignado en el Acta de Prevención de
Subsanaciones firmada el día_______del ______del ___ y considerando: (Se indica
sólo la opción que corresponda)
OPCIÓN 1. Que los trabajos objetados (o faltantes) indicados en el Acta de
Prevención de Subsanaciones, fueron realizados.
OPCIÓN 2. Que se ha cumplido el plazo máximo fijado en el Acta de Prevención
de Subsanaciones.
El Director o Ejecutor convocó a la Comisión para la Finalización de Convenios, mediante
oficio No. ______del día______del mes_______del _____, para realizar una nueva y
definitiva visita a la obra.
2.
La Comisión procedió a recorrer el Proyecto y en forma visual y con base en el
Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones, la
mayoría de los miembros de la Comisión llegaron a la conclusión de que los trabajos
que motivaron el Acta de Prevención de las Subsanaciones fueron realizados y se
ajustan en forma razonable a lo convenido y prevenido; así como, a las indicaciones
del Director técnico del Proyecto, razón por la cual se procede a suscribir la presente
Acta de Cumplimiento de Subsanaciones, con lo cual se declara finalizado el
convenio pactado.
3.
Forma parte integral de esta Acta, el Informe Técnico Final, el Balance Final de
Aportes y el Informe de Modificaciones.
4.
Los miembros presentes de la Comisión firmamos el Acta, indicando nombre, cargo y
haciendo las observaciones que se consignan seguidamente:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Firmamos en______a las______horas del día____del mes_____del año_____.
NOMBRE
FIRMA
CARGO
________________ __________ ______________
________________ __________ ______________
________________ __________ ______________
10
INSTITUCION
__________________________
__________________________
__________________________
ACTA DE FINALIZACIÓN “BAJO PROTESTA”
Convenio: __________________
Número: ___________________
Lugar: _____________________
Fecha: _____________________
Hora: ______________________
1. De acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios
para Obras Viales o Fluviales, el Director Regional o Ejecutor _____________convocó
a la Comisión para Finalización de Convenios para realizar la visita a la obra mediante
oficio No. ______del _____del ______del _____.
2. La Comisión procedió a recorrer el Proyecto y en forma visual y con base en el
Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones, la
mayoría de los firmantes llegó a la conclusión de que las obras realizadas NO se
ajustan razonablemente a lo pactado en el Convenio, y/o las modificaciones
aprobadas y/o las indicaciones del Director Técnico del Convenio.
Dado lo anterior, se procede a realizar la Finalización del Convenio “bajo protesta”.
3. Forman parte integral de esta Acta el Informe Técnico Final, el Balance Final de
aportes y el Informe de Modificaciones.
1. Los miembros presentes de la Comisión firman el acta, indicando su nombre y
cargo, y haciendo las observaciones que se consignan seguidamente:
Firmamos en____________, a las ________horas del día ______del mes____del
año______.
NOMBRE
________________
________________
________________
________________
FIRMA
__________
__________
__________
__________
CARGO
______________
______________
______________
______________
Arch/Procedimiento Gestión N20051
15-11-05
11
INSTITUCION
________________________
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________________________
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