nota informativa sobre las compras públicas en
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OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON Departamento de Información NOTA INFORMATIVA SOBRE LAS COMPRAS PÚBLICAS EN ESTADOS UNIDOS ÍNDICE: 1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................... 2 2. MARCO LEGISLATIVO: ............................................................................................................................................. 3 3. CÓMO PUEDEN PARTICIPAR LAS EMPRESAS EXTRANJERAS EN EL MERCADO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE EEUU ............................................................................................................................................................. 9 4. ANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA:...................................................................................... 10 5. MODALIDADES DE CONTRACIÓN PÚBLICA MÁS COMUNES ............................................................................ 13 6. TIPOS DE CONTRATOS EMPLEADOS EN COMPRAS FEDERALES ................................................................... 14 7. LAS ETAPAS DE UN PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ........................................................................ 15 e-mail: [email protected] 2375 PENNSYLVANIA AVE. NW , WASHINGTON D. C. 20037 - 1736 TEL.: (00/1-202) 728.23.68 FAX: (00/1-202) 466.73.85 1. INTRODUCCIÓN El sector de compras públicas ha ido ganando cada vez mayor importancia de forma que hoy en día, es frecuente que el mercado público de un país suponga entre el 10 y el 15 por ciento del PIB. Esta cifra nos ilustra bien sobre su importancia y los beneficios que ello puede suponer para las partes interesadas, ya sean nacionales o extranjeras, no solo en términos de oportunidad de negocio sino también en términos de aumento de la competencia. Pero también es cierto que el sector de compras públicas suele ser un difícil reto para las empresas extranjeras, debido a los complejos marcos legales de los mercados públicos, la dificultad para cumplir ciertos requisitos, la falta de transparencia e información y la existencia de ciertas barreras proteccionistas no siempre fáciles de superar. Este es el caso del mercado público de los EEUU, de gran envergadura (superior a los 500 billones de dólares al año), y bastante complejo. Para ilustrar la importancia de este mercado, en el siguiente gráfico se ha representado el gasto en millones de dólares de los cinco departamentos o agencias federales con mayor volumen de contratación pública durante el 2010. VALOR COMPRAS PÚBLICAS (Millones de dólares) 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 Depart ment of Def ense Depart ment of Energy Healt h and Human General Services Services Administ rat ion Depart ment of Vet eran Af f airs 2 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON Estos gastos varían de un año a otro, en función de las autorizaciones que anualmente otorga el Congreso, en las que se establecen los programas que las entidades están en posibilidad de ejecutar y la cantidad de dólares que pueden gastar. En algunos casos a las agencias ejecutivas se les exige satisfacer algunas demandas para bienes o servicios a través de fuentes centralizadas de suministros del gobierno. Un ejemplo es la obtención de bienes o servicios al por mayor de fuentes de suministros tales como la General Services Administration (GSA) o la Defense Logistics Agency (DLA). En este documento trataremos de ofrecer una panorámica general sobre el mercado de contratación pública en EEUU, prestando especial atención a las principales disposiciones que regulan la contratación pública en EEUU en el ámbito federal, procedimiento de contratación, fuentes de información así como otra información relevante que puede ser de utilidad para aquellos que estén interesados en esta materia. Hay que tener en cuenta además que pueden existir normativas y peculiaridades en el caso de compras realizadas a nivel sub-federal, es decir compras realizadas por los estados o gobiernos locales, los cuales pueden tener sus propias disposiciones en materia de contratación pública, de lo cual en esta ocasión no nos ocuparemos en esta nota. 2. MARCO LEGISLATIVO: La contratación pública en EEUU está regulada por todo un cuerpo legislativo integrado por leyes, reglamentos, directrices, manuales, sentencias judiciales… A continuación destacaremos las disposiciones más relevantes: Título 41 del US Code: El título 41 del US Code establece el marco general que regula las compras públicas, y establece las líneas generales de la contratación pública. El texto puede consultarse en cualquiera de los dos enlaces siguientes: http://frwebgate.access.gpo.gov/cgibin/usc.cgi?ACTION=BROWSE&title=41usc&PDFS=YES http://www.law.cornell.edu/uscode/html/uscode41/usc_sup_01_41.html El título 41 aborda cuestiones como las características generales del procedimiento de compra, requisitos de los licitantes, criterios de evaluación de las ofertas, procedimientos simplificados para pequeñas compras…Todos estas cuestiones quedan desarrolladas con más detalle e interpretadas en lo que se conoce como Federal Acquisition Regulation (FAR) que abordamos a continuación. 3 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON Federal Acquisition Regulation (FAR): Se trata de todo un cuerpo de normas reglamentarias que, de forma más específica y detallada, desarrollan en más de 2500 páginas recogidas en dos volúmenes, lo previsto en el Titulo 41 del US Code. La FAR incluye además directrices y ejemplos, y opera como guía indispensable para todas las agencias federales. Se trata por tanto, de la compilación normativa en materia de contratación pública más completa e importante, que toda empresa interesada en hacer negocio con el gobierno federal debería conocer. La FAR queda recogida en el Título 48 del Code of Federal Regulation (CFR) y su texto puede consultarse en: https://www.acquisition.gov/Far/ Suplementos a la FAR: Cada agencia federal cuenta además con un conjunto de normas, basadas en las FAR, que se aplican específicamente a las compras públicas que dicha agencia realice y que se conocen con el nombre de suplemento de las FAR. Cabe destacar, por su importancia e interés el suplemento de las FAR aplicable específicamente a las compras públicas que realiza el Departamento de Defensa. Este suplemento se conoce con el nombre de Defense Acquisition Regulations System (DFARS). La DFARS puede consultarse en: http://www.acq.osd.mil/dpap/dars/dfarspgi/current/index.html Otras disposiciones: existe además toda una serie de Executive Orders, circulares, directrices, instrucciones, manuales que emanan de otras agencias que de una u otra manera intervienen en el área de contratación pública. Algunas de estas agencias son: o Office of Management and Budget (OMB), departamento del poder ejecutivo que se ocupa de elaborar y distribuir anualmente el presupuesto del gobierno. http://www.whitehouse.gov/omb/ o Office of Federal Procurement Policy (OFPP), oficina dentro del la OMB, que se encarga de supervisar la práctica y procedimiento seguido por las agencias federales a la hora de la contratación pública. http://www.whitehouse.gov/omb/procurement_default o Defense Procurement and Acquisition Policy (DPAP), oficina que se ocupa específicamente de todas las compras de Defensa: http://www.acq.osd.mil/dpap/ o Government Accountability Office (GAO) agencia que trabaja para el Congreso y que se ocupa de supervisar y auditar el gasto del presupuesto, que anualmente aprueba el Congreso a través del proceso conocido como Authorization – Appropriation http://www.gao.gov/ 4 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON o Boards: Instituciones dentro del poder ejecutivo, que actúan como cortes de apelación, al que los licitantes pueden acudir en caso de disputas con el gobierno, cuando consideren que se les ha inflingido un daño o se ha incumplido alguna disposición o procedimiento. Existe el Armed Services Board of Contract Apeals (ASBCA) para disputas con el Departamento de Defensa y el Civilian Board of Contract Apeals (CBCA) para disputas con el resto de agencias. Programas de preferencias a las pequeñas empresas americanas (Small Business Programs): Por su importancia, destacaremos de forma específica, la preferencia que en EEUU se otorga a las pequeñas empresas o small business en muchos de los procesos de contratación pública. Esta preferencia viene impuesta legalmente, y su objetivo es de tipo socio económico, para favorecer de esta manera a cierto tipo de empresas, que por su tamaño y condición pueden estar en situación de desventaja frente a las grandes empresas. Existen varios programas de preferencia, entre ellos el Small Business Competitiveness Demonstration Program, el Small Disadvantaged Business Participation Program, Historically Underutilized Business Zone (HUBZone) Program, Service-Disabled Veteran Owned Small Business Procurement Program o el Small Business Set-Aside. Todos ellos quedan recogidos en la FAR, concretamente en la Parte 19 del Subcapítulo D sobre Programas socioeconómicos, donde se pueden consultar todos los detalles y características de los mismos. En este documento nos referiremos, a modo de ejemplo que utilizaremos para aclarar algunos conceptos, al Small Business Set Aside Program, descrito en la FAR sección 19.502-2, y según el cual, las compras con valor superior a los USD 3.000 e inferiores a USD150.0001 quedan automáticamente reservadas para las pequeñas empresas, siempre que se dé la condición de que haya dos o más pequeñas empresas capaces de presentar ofertas competitivas en términos de precio de mercado, calidad y plazo de entrega (la regla de dos). Hay que destacar que el concepto de pequeña empresa en EEUU no es único y varía según determinados factores, entre los que, el número de empleados, los ingresos anuales y el sector de actividad son determinantes. Para que una pequeña empresa pueda beneficiarse de esta preferencia, deberá tener presencia en los EEUU, contribuir significativamente a la economía del país mediante el pago de impuestos y/o el uso de 1 Estas cifras son orientativas, ya que pueden verse modificadas según los casos. Asimismo, según los casos, no siempre es posible reservar la contratación a las empresas pequeñas, y en otras ocasiones las pequeñas empresas pueden ser las únicas empresas que puedan presentar ofertas en contrataciones superiores a los USD 150.000. Para más detalles consúltese la FAR sección 19.502-2 y siguientes. 5 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON productos americanos, material y/o fuerza laboral y ser independiente, es decir no afiliada con empresa grande estadounidense o empresa extranjera. Todos estos aspectos están regulados por la US Small Business Administration, entidad federal con competencia en esta materia y en cuya página web puede encontrarse bastante información sobre este asunto: www.sba.gov. La US Small Business Administration publica una tabla en la que se establecen los requisitos en cuanto a número de empleados e ingresos para que una empresa pueda ser considerada como small business. Estos requisitos varían según la actividad, la cual se codifica siguiendo el North American Industry Classification System (NAICS). Por ejemplo una refinería de petróleo con una plantilla de 1500 empleados se considera una pequeña empresa, mientras que una empresa dedicada a la fabricación de maquinaria para jardín con 101 empleados tiene la consideración de empresa grande. Dicha tabla puede consultarse en el siguiente enlace: http://www.sba.gov/sites/default/files/files/Size_Standards_Table(1).pdf Por último indicar que en licitaciones reservadas a pequeñas empresas, aquellas empresas participantes que no fabriquen un determinado producto requerido en la contratación pública, podrán acudir a la subcontratación para abastecerse del mismo. En este caso la empresa subcontratada, también deberá tener la consideración de pequeña empresa. Existe no obstante la posibilidad de obtener un waiver según lo previsto en la sección 8(a) de la Small Business Act, que concede el Small Business Administrador en el caso de que no existan empresas pequeñas americanas fabricantes de dicho producto. En este caso podrá subcontratarse una empresa grande o extranjera. Los waivers concedidos para subcontratación pueden consultarse en: http://www.sba.gov/sites/default/files/class_waiver.pdf La Sección 5.207(e) de la FAR establece que, en cada aviso de licitación publicado vía www.fedbizopps.gov se indicará si resulta de aplicación alguna de las restricciones comentadas como consecuencia de la aplicación de un programa de preferencia (por ejemplo Set-Aside Small Business), algo que debe ser tenido en cuenta por todo aquella empresa interesada en participar en la licitación. En resumen, la aplicación de estos programas de preferencia permite que una buena parte de las compras públicas, aquellas que están por debajo de un determinado umbral, queden reservadas inicialmente a las pequeñas empresas. Este umbral es a su vez una referencia para los umbrales que EEUU ha incluido en los diferentes acuerdos que en materia de contratación pública ha suscrito con diversos socios comerciales. El más relevante de ellos, posiblemente sea el Acuerdo de Contratación Pública de la Organización Mundial del Comercio en el que se incluyen umbrales en línea con los límites previstos en los programas de preferencias para small business. Esto significa que ninguna empresa extranjera podrá, con carácter general, participar directamente en ninguno de estos6 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON procesos de contratación pública. Sólo podrá acceder a este sector del mercado a través de la subcontratación. Buy America(n): Bajo el nombre de Buy America(n) se aglutinan todo un conjunto de disposiciones legales aplicables en el área de contratación pública en EEUU, y cuyo objetivo es dar preferencia a los productos y servicios locales estadounidenses frente a los extranjeros. Sector transporte: dentro del conjunto de disposiciones Buy America(n), cabe destacar las específicas del sector transporte (Buy America), que afectan fundamentalmente al sector ferroviario y de carreteras. Todas estas disposiciones son similares y generalmente, salvo contadas excepciones, exigen que el producto ofertado sea un 100% americano. El requisito 100% americano se exigirá con carácter general, salvo que se conceda un waiver que suavice la aplicación de Buy America. Esto podrá ocurrir cuando: a) Existan motivos de interés público. b) El acero, hierro o bienes producidos en los EEUU no se producen en suficiente y razonable cantidad, o no tienen una calidad satisfactoria. c) Incorporar material doméstico en el producto, encarezca el coste del total del proyecto en más del 25%. Otros sectores: El resto de sectores, se ve afectado también por varias disposiciones Buy American, que se encuentran dispersas en la legislación americana y cuyo origen se encuentra en la Buy American Act de 1933. En aplicación de Buy American, todos los bienes de uso público deberá ser fabricados en EEUU a partir de materiales también de origen EEUU (US Product and Made in US). Esta ley establece además un precio de preferencia o “price preference” que favorece a los productos finales americanos de firmas americanas en compras públicas federales de: Productos no manufacturados, extraídos o producidos exclusivamente en EEUU Productos manufacturados con al menos un contenido local del 50%. En el caso de compras de bienes, se aplicará una penalización a aquellas ofertas que vengan de empresas extranjeras para proyectos civiles, en el caso de que la oferta presentada por algún competidor local no sea la más barata. Si el competidor local es una empresa grande, se aplicará una penalización del 6%. Si el competidor local es una pequeña empresa la penalización será del 12%. Al igual que ocurre con el sector transporte y Buy America, es posible la obtención de un waiver en la compra de bienes, siempre que se dé una de las siguientes circunstancias: a) Exista un interés público b) El acero, hierro o bienes producidos en los EEUU no se producen en suficiente y razonable cantidad, o no tienen una calidad satisfactoria. 7 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON c) La incorporación de material doméstico en el producto, encarezca el coste del total del proyecto en más del 25%. Estos waivers son concedidos, según los casos, por los responsables de los diferentes departamentos o agencias federales. Para obtener más detalles acerca de la aplicación de Buy American, se recomienda la lectura de la parte 25 del Subcapítulo de la FAR, dedicado a las compras extranjeras. También se recomienda leer la nota informativa que sobre Buy America ha elaborado esta Oficina Económica y Comercial de España en Washington DC y que puede descargarse de: http://www.icex.es/icex/cda/controller/pageICEX/0,6558,5518394_5519172_5547593_4425 418_Todos%252BPrioritarios_US_p5658362,00.html Hay que señalar, que a efectos de la aplicación de Buy America(n), y en virtud de los compromisos adquiridos por EEUU en el marco del Acuerdo de Contratación Pública de la OMC (que se verá en el siguiente apartado), las empresas de países extranjeros, como España (también firmante de este acuerdo), podrán beneficiarse, según los casos2, de la cláusula de Trato Nacional de manera que los productos y empresas españoles serán tratados como si fueran estadounidenses. En relación con el anterior párrafo, la Sección 5.207(c)(13) de la FAR establece que, en cada aviso de licitación publicado vía www.fedbizopps.gov, y siempre que resulte de aplicación Buy American, deberá incluirse una nota si existe algún producto objeto de contratación que esté cubierto por el Acuerdo de Contratación Pública de la OMC o alguno de los acuerdos de libre comercio suscrito por EEUU. Si es el caso, la nota debe decir: “One or more of the items under this acquisition is subject to the World Trade Organization Government Procurement Agreement and Free Trade Agreements.” Acuerdos de libre comercio y Acuerdo de Contratación Pública de la Organización Mundial del Comercio (ACP-OMC) Ya hemos indicado que EEUU, tiene suscritos varios acuerdos de libre comercio con en algunos de los cuales se han previsto compromisos en el área de la contratación pública, que pueden modificar sustancialmente la forma de aplicar Buy American. Por lo que se refiere a los compromisos de EEUU hacia la UE en esta materia, el acuerdo de referencia es el Acuerdo de Contratación Pública de la Organización Mundial del Comercio. En virtud de este acuerdo EEUU debe garantizar que las empresas europeas Según los compromisos adquiridos por EEUU en el ACP – OMC. Estos compromisos pueden consultarse en el Apéndice I del Acuerdo: http://www.wto.org/english/tratop_e/gproc_e/appendices_e.htm#appendixI 2 8 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON puedan concurrir en una licitación en condiciones análogas a las que enfrentaría una empresa estadounidense. En resumen, esto significa que las empresas europeas recibirán un Trato Nacional (serán tratadas como estadounidenses), siempre que el valor del contrato público, supere el umbral previsto en el citado acuerdo y se trate de un sector cubierto por el mismo. El alcance de los compromisos adquiridos por EEUU queda recogido en diferentes Anexos incluidos en el Apéndice I del ACP-OMC, los cuales pueden consultarse en: http://www.wto.org/english/tratop_e/gproc_e/appendices_e.htm#appendixI Estos anexos incluyen: Lista de US entidades firmantes del ACP-OMC (anexos I y II): en la que se incluyen la mayoría de agencias federales y varias estatales (no todos los estados han suscrito el acuerdo y para los que han firmado, la aplicación del ACP se limita a los departamentos y agencias que lo han suscrito de forma explícita). La lista puede consultarse en los anexos I y II: http://www.wto.org/english/tratop_e/gproc_e/usa1.doc Umbrales (anexos I y II): No quedan cubiertas por el ACP las compras federales de bienes y servicios por valor inferior a los 130000 SDRs 3 y 5 millones SDRs para construcción. Los límites son de 35500 SDR y 5 millones respectivamente en el caso de entidades federales. Exclusiones del acuerdo: no quedan cubiertas por el acuerdo las contrataciones de los servicios indicados en el anexo 4 y 5 y los proyectos de mass transit y carreteras según lo indicado en el anexo II. Tampoco quedan cubiertas las compras públicas dentro de uno de los programas de preferencias comentados anteriormente. 3. CÓMO PUEDEN PARTICIPAR LAS EMPRESAS EXTRANJERAS EN EL MERCADO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE EEUU Existen varias opciones para que una empresa extranjera pueda participar en el mercado de contratación pública estadounidense. Algunas de estas opciones son: 1) Como proveedor directo de las agencias que contratan. 2) Como subcontratista: Esta modalidad de participación resulta particularmente interesante para las PyMES extranjeras. Por un lado, les permite acceder indirectamente al mercado público americano, sin necesidad de cumplir con las exigencias demandadas al contratista principal y por otro lado, les permite 3 SDR: Special Drawing Rights 9 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON familiarizarse con el sistema de contratación pública del Gobierno norteamericano con vistas a participar en el futuro como proveedor directo. La mayoría de asuntos que se abordan en este documento se refieren a requisitos y aspectos que afectan a aquellas empresas que van a participar de forma directa en el proceso de licitación, no afectando en su mayoría a los subcontratistas. No obstante, se considera muy importante que también los subcontratistas tengan conocimiento de los aspectos más importantes del mercado público y también a ellos va dirigido este documento. 3) A través de Joint Ventures: Esta modalidad permite asociarse con empresas estadounidenses con experiencia en el sector de contratación pública. Las ventajas de esta opción son, por un lado un rápido conocimiento del funcionamiento del mercado público, y por otro, poder beneficiarse de la capacidad, credibilidad y experiencia acumulada de la empresa americana. 4) Presencia local: El establecimiento de una filial en Estados Unidos otorga una serie de beneficios a la empresa en cuestión, pero también requiere realizar inversiones. 4. ANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA: Tal y come hemos indicado anteriormente, el mercado de contratación pública en EEUU, es muy amplio y complejo y por ello, antes de acceder a este mercado es aconsejable: a) Tener cierto conocimiento de los principales aspectos de la contratación pública en EEUU, lo que requiere cierto conocimiento del marco legal anteriormente comentado. b) Disponer de una buena fuente de información que permita conocer posibles oportunidades de negocio. La principal fuente de información sobre oportunidades dentro del mercado de contratación pública es la página web “Federal Business Opportunities” (FBO): www.fedbizopps.gov o https://www.fbo.gov/ Antes de que se inicie un proceso de licitación, las agencias federales lo publicitan y ofrecen información acerca de su intención de compra, mediante un aviso en la página web FBO. Este aviso previo se publica unos 15 días antes del anuncio oficial con el que se inicia formalmente el proceso de contratación pública. La página del FBO, es por tanto una fuente de información clave, ya que en ella se publican todos los avisos de licitaciones públicas que superen los US $25.000 por parte de agencias federales y toda empresa interesada en hacer negocio con el gobierno federal está obligada a consultar esta página. 10 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON Debe tenerse en cuenta que la página del FBO es de alcance federal, no ofreciendo información sobre procesos de licitación de carácter estatal. Para hacer un seguimiento de los procesos de contratación iniciados por los diferentes estados, habrá que hacer un seguimiento mucho más específico, consultado las páginas web de los diferentes estados. A continuación se ofrecen a modo de ejemplo direcciones de las páginas webs que han desarrollado algunos estados para el área específica de contratación pública: California: http://www.dgs.ca.gov Texas: http://www.window.state.tx.us/procurement/ Florida: http://dms.myflorida.com/business_operations/state_purchasing Wisconsin: http://vendornet.state.wi.us/vendornet/ North Carolina: http://www.doa.state.nc.us/pandc/index.htm y http://eprocurement.nc.gov/ c) Registrarse en el System of Award Management (SAM), que en 2012 sustituyó al antiguo Central Contractor Registration (CCR): Cualquier empresa que opere en el extranjero y que desee participar directamente en un proceso de contratación pública de una agencia federal, debe registrarse previamente en SAM a través del siguiente enlace: https://www.sam.gov/portal/public/SAM/ Este requisito es obligatorio para todas las empresas extranjeras según lo previsto en el apartado 4.1102 (a)(5) de las FAR, salvo determinadas excepciones: http://farsite.hill.af.mil/reghtml/regs/far2afmcfars/fardfars/far/04.htm#P523_59151 Para poder registrarse en SAM es necesario: 1) Obtener previamente un número de identificación única de la empresa o Data Universal Numbering System (DUNS). La obtención del DUNS es un requerimiento previsto en la FAR 52.204-7, y se puede obtener a través de un formulario on-line disponible en la web FBO https://www.fbo.gov/ En esta página se puede encontrar una guía con instrucciones escritas y un video demostración de cómo registrarse cómo obtener el citado DUNS. https://www.fbo.gov/demos/vendor-registration/ 11 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON 2) Conocer, antes de registrarse, el código o códigos NAIC (North American Industry Classification System) que identifican la actividad de la empresa. NAIC es un sistema de clasificación, ampliamente empleado en EEUU con fines estadísticos, ya que permite identificar con bastante precisión la actividad de las empresas, y también facilita a la empresa la adecuada identificación de las oportunidades de negocios existentes. El sistema NAIC puede consultarse en: http://www.census.gov/eos/www/naics/ 3) Obtener el código NCAGE (NATO Commercial and Governmental Entity Code). Este código se puede obtener a través de Internet, rellenando el formulario que aparece en la siguiente página: http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_AC135.asp También se puede solicitar por teléfono llamando al +9269 9617766 (DSN 6615757) o enviando un correo electrónico a [email protected] 4) Una vez que se disponga de la información anterior, proceder al registro en SAM. Las empresas que estén localizadas en EEUU, deberán aportar además el US Tax Identification Number (TIN) y Electronic Funds Transfer (EFT). Por último señalar, que las empresas que actúen como subcontratadas, NO necesitarán registrarse, aunque sí deberán aportar información al “prime contractor” para que éste pueda transmitir esta información a la agencia contratante. 12 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON PASOS A SEGUIR PARA REGISTRARSE EN SAM Obtención del DUNS https://www.fbo.gov/ Identificar el código NAIC http://www.census.gov/eos/www/nai Obtener el código NCAGE http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_ AC135.asp Registrarse https://www.sam.gov/portal/publi c/SAM/ 5. MODALIDADES DE CONTRACIÓN PÚBLICA MÁS COMUNES Existen varias modalidades de compras y tipos de contrato, cuyas peculiaridades se describen con todo detalle en el subcapítulo C de la FAR. Por lo que se refiere a las modalidades o procedimientos de compra, pueden distinguirse: a) Procedimiento simplificado de compra (Parte 13, Subcapítulo C de la FAR): Este tipo de procedimiento está pensado especialmente para compras por debajo de $100000, y su objetivo es reducir costes administrativos, agilizar el proceso y mejorar las oportunidades de las pequeñas empresas, empresas de veteranos, de mujeres, de personas con alguna discapacidad o empresas en lo que se conoce como HUBZone (Historically Underutilized Business Zones) (Véase el apartado sobre programas de preferencias a las PYMES que se incluye en el punto 3. Marco legislativo de este13 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON documento). Por ello, la mayoría de compras que se realizan con este procedimiento está restringida o limitada a las pequeñas empresas y empresas de minorías. Una excepción son las micro compras por valor inferior a $3000 en el caso de productos y $2500 en el caso de servicios, cuyo pago suele realizarse mediante tarjeta de crédito (ver FAR 13.301), los suministradores no tienen que registrase en el CCR y tanto las pequeñas como las grandes empresas pueden participar. b) Procedimiento de oferta cerrada (sealed bidding) (Parte 14, Subcapítulo C de la FAR): Se trata de un procedimiento competitivo abierto empleado generalmente en compras por valor superior a los $100000, que se inicia con una Invitation for Bids (IBF). Las empresas interesadas deben remitir sus ofertas cerradas. Estas serán evaluadas según los criterios establecidos en las bases de licitación, siendo el precio y los factores relacionados con el precio, el factor determinante. En este procedimiento no hay discusión sobre las ofertas presentadas. Existen variantes dentro de este procedimiento, ciertamente más complejo que el anterior. Para conocer los detalles consúltese la FAR. c) Procedimiento negociado de compra (contracting by negotiation) (Parte 15, Subcapítulo C de la FAR): El procedimiento se inicia con un Request for Proposals (RFP), invitando a las compañías interesadas a que remitan sus ofertas antes de una fecha determinada. Al contrario que en el procedimiento anterior, de oferta cerrada, las ofertas recibidas no se abren públicamente, y la evaluación de las ofertas se realizan teniendo en cuenta factores y sub-factores incluidos en las bases de licitación. El procedimiento puede realizarse sin discusión, si así se ha indicado desde un principio en las bases, o con discusión, de manera que las empresas participantes puedan revisar sus ofertas (precio, requisitos técnicos…). Después de que se hayan presentado las últimas ofertas revisadas, el contrato se concede a la oferta más ventajosa para el gobierno americano, teniendo en cuenta precio y otros factores que se hayan especificado en las bases. 6. TIPOS DE CONTRATOS EMPLEADOS EN COMPRAS FEDERALES Existen diferentes tipos de contratos y las agencias emplean uno u otro según las circunstancias y determinados factores que varían. El tipo de contrato elegido va a determinar el riesgo y la responsabilidad que asumen las partes en un proceso de licitación. La FAR16 describe en detalle los diferentes tipos de contratos utilizados en los procesos de adquisiciones de contratación pública, por lo que se aconseja consultar esta sección de la FAR, no obstante de forma resumida los contratos públicos se dividen en: Contratos a precio fijo definidos (FAR16.2—Fixed-Price Contracts). 14 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON Contratos de reembolso de gastos (FAR16.3 Cost Reimbursment Contracts). Contratos de incentivo (FAR 16.4 Incentive Contracts). Contratos de entrega indefinida (FAR 16.5 Indefinite Delivery Contracts). Otros: (FAR 16.6 Time-and-Materials, Labor-Hour, and Letter Contracts). Acuerdos. Muchos de estos tipos de contratos presentan diferentes variantes, y se aconseja consultar la FAR para obtener más información. No obstante sí merece la pena destacar el hecho de que los contratos de precio fijo suelen utilizarse cuando las especificaciones son bastante definidas y precisas, y el mayor riesgo recae en el oferente o contratista. Por ejemplo, si el gobierno está comprando material con unas características estándar lo más posible es que el contrato sea de precio fijo. En los contratos de reembolso de gastos, es el gobierno el que asume mayor riesgo en tanto que no cuenta con toda la información (especificaciones técnicas) relevante, especialmente en los contratos relacionados con investigación y desarrollo o en aquellos casos en que, debido a la urgencia en la adquisición, el gobierno está dispuesto a asumir un mayor riesgo. 7. LAS ETAPAS DE UN PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA En general, en todo proceso de contratación pública pueden distinguirse las siguientes etapas: Fase de Presolicitud (Pre solicitation Phase) En una primera fase, como ya se ha indicado en el apartado 3 de esta nota el gobierno publica un aviso informando acerca de su intención de compra, con carácter previo a la licitación o cotización. Esto permite anticiparse a la demanda y proyectar la producción de los productos o servicios donde puede competir. Fase de Solicitud (Solicitation Phase) Primeramente se publica un aviso por el que se informa que se inicia una licitación y se invita a la participación (Invitation to Bid), siguiéndose las pautas establecida en la Parte 5 de la FAR (PART 5—PUBLICIZING CONTRACT ACTIONS). Este aviso suele aparecer en las correspondientes páginas web de la entidad licitante en cuestión. En el caso de agencias federales el anuncio de apertura se publica en https://www.fbo.gov/ 15 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON En los anuncios, se incluyen las Bases de Licitación o pliegos de condiciones en donde se recogen los requerimientos y exigencia técnicas del contrato. Los pliegos de condiciones se estructuran en varias secciones que se refieren a: - Información sobre el producto licitado, como por ejemplo especificaciones técnicas y plazo de entrega. - Normas o disposiciones de contratación entre las que destacan el calendario con plazos o cronograma de eventos. - Método de evaluación que se va a emplear para evaluar la oferta. - Información relacionada con la adjudicación del contrato, términos y condiciones del mismo, formas de pago, cláusulas de terminación del contrato y administración del mismo. En todas las bases de licitación siempre se incluye el nombre de la persona a cargo de la licitación y a quien contactar en caso de presentar dudas o inquietudes acerca de la licitación. Todo contacto que se produzca entre los interesados y la entidad licitante debe quedar documentado y con prueba del contacto. El tiempo que toma esta fase de solicitud difiere en cada proceso. Fase de Análisis de la Propuesta (Award Phase) En esta fase se realiza el análisis de las propuestas recibidas, empleando los criterios y el método de evaluación que se haya indicado en las bases de licitación. Después de realizar una primera selección de las propuestas más interesantes, generalmente se inicia una etapa de negociación antes de tomar la decisión final. Anuncio del Contratista elegido (Announcement of Award) Concluida la evaluación final de las ofertas, la entidad licitante anuncia al proveedor seleccionado. En esta etapa, los participantes que tengan inquietudes respecto al resultado, podrán requerir aclaraciones y, en último caso, impugnarlo. Si éste fuera el caso, se realizará un último pronunciamiento para informar la decisión final (Alternate Dispute Resolution, ADR). 16 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON Administración del Contrato Es la etapa de cumplimento del contrato, y técnicamente está fuera del proceso de compras y corresponde a la realización de pagos, revisión de avances en la tarea asignada en cuanto a cumplimiento de características (cualitativas y cuantitativas) y desempeño en las funciones del contratista. Esta última parte incluye también a la liquidación (closeout) o término del contrato. Washington DC, 16 de febrero de 2011 Revisada en febrero de 2013 Nota elaborada por: Alicia Sánchez Muñoz, Consejera Comercial Oficina Económica y Comercial de España en Washington DC [email protected] 17 EMBAJADA DE ESPAÑA OFICINA ECONÓMICA Y COMERCIAL DE ESPAÑA WASHINGTON
