Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales RESOLUCIÓN 4022

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
RESOLUCIÓN 4022 DE 1998
(Junio 12)
“Por la cual se aclara la Resolución 2002 de octubre 31 de 1997, que se
refiere al artículo 684-2 del estatuto tributario, respecto del software
aplicativo de facturación, SAF”.
El Director General de la Unidad Administrativa
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Especial
en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en
el artículo 684-2 del estatuto tributario,
RESUELVE:
ART. 1—Definiciones.a) Jornada fiscal. Para los efectos de esta
resolución se entenderá como jornada fiscal el lapso de tiempo
transcurrido entre cierres, no pudiéndose exceder entre cada cierre de
24 horas corridas.
Para casos de contingencia plenamente demostrada se autoriza que la
jornada fiscal sea hasta de setenta y dos (72) horas. De todas maneras
no se puede iniciar la jornada sin haber efectuado el cierre
correspondiente al último día del período fiscal del impuesto a las
ventas.
Cuando en el transcurso de la jornada fiscal ocurran fallas del sistema
POS o del software de computador que imposibiliten el registro de
operaciones, las ventas de bienes o prestación de servicios podrá
registrarse utilizando para tal efecto cualquier otro medio de facturación
que cumpla con los requisitos legales. El o los días en que no haya
transacciones no se requiere hacer cierre de jornada;
b) Transacción. Se define como transacción en la emisión de facturas o
documentos equivalentes, el conjunto de operaciones económicas que
realizan en la emisión de las mismas. Cada transacción tendrá un
número el cual debe ser consecutivo, si en un mismo usuario de
software existen diferentes puntos de facturación por computador
controlados por diferentes software deberán tener consecutivo con
prefijos para que en la transacción siempre se dé numeración diferente.
c) Tipo jornada.Definición de tipo jornada que forma parte de los
archivos fiscales fiscal ram y fiscal rom.
Definición de tipo jornada
— Fecha relacionada con la jornada en formato DDMMAAAA.
— Hora relacionada con la hora HHMMSS.
— Número inicial de la transacción o de la factura o del documento
equivalente.
— Número final de la transacción o de la factura o del documento
equivalente.
— Valor ventas exentas.
— Valor ventas excluidas.
— Valor ventas gravadas sin incluir el IVA.
— Valor del impuesto tarifa 1 (16%).
— Valor del impuesto tarifa 2 (20%).
— Valor del impuesto tarifa 3 (35%).
— Valor del impuesto tarifa 4 (45%).
— Valor del impuesto tarifa 5 (60%).
— Valor del impuesto tarifa 6 (otras).
— Valor total ventas.
— Valor total descuentos.
— Valor pago en efectivo.
— Valor otros medios de pago.
d)Simultaneidad con la cinta testigo magnética (CTM). La cinta
testigo magnética contiene la información necesaria para recuperar, o
generar nuevamente la factura o documento equivalente y el
comprobante de informe diario. En el caso que esta información pueda
ser obtenida a través de otros archivos propios (log, archivos históricos
de transacciones) del software aplicativo de facturación, SAF, ésta será
equivalente a la cinta testigo magnética, siempre y cuando se
proporcionen los medios para poder acceder a la misma de conformidad
a la Resolución 2002. La cinta testigo magnética podrá ser almacenada
en cualquier medio y formato.
Para la facturación realizada en lotes o en forma de preventa, se
considerará simultánea la inclusión de la transacción en la cinta testigo
magnética, al momento de la generación de la factura o documento
equivalente, actualizando los archivos fiscales, no importando su
posterior impresión.
PAR. 1—Cuando el contribuyente emplee el sistema de preventa e
implique la generación e impresión de la factura o documento
equivalente, antes de la entrega de la mercancía podrá optarse por
omitir la forma de pago y registrar en la memoria fiscal los valores
totales.
ART. 2—Comprobante informe diario. El comprobante de informe
diario podrá realizarse desde el servidor, imprimiéndose uno por
establecimiento. Sin perjuicio de lo anterior los archivos fiscal ram,
fiscal rom y memoria fis deberán seguirse conservando por cada
servidor, terminal inteligente o POS.
ART. 3—Encripción. Se debe encriptar los archivos fiscales
denominados fiscal ram y fiscal rom y el archivo que contenga los
cambios del IVA, como mecanismo de seguridad provisto por el SAF, la
información podrá ser consultada por el software pero en ningún caso
deberá permitir modificar los datos ya generados en los archivos
encriptados.
ART. 4—Historia cambios de las tarifas del IVA. Se debe registrar
en un archivo controlado por el software aplicativo de facturación, SAF,
los cambios a las tarifas asociadas a un bien o servicio, solamente
cuando se asocia a una tarifa diferente un mismo código de producto o
servicio. En igual forma los cambios de la tabla de tarifa, mostrando
como mínimo la fecha de cambios y las tarifas.
ART. 5—Manejo de valores negativos.Las devoluciones, anulaciones,
cambios de productos y demás valores negativos, pueden ser
manejadas conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Resolución
2002 de 1997 o pueden ser manejadas dentro del SAF cumpliendo las
siguientes características:
a) Se podrán anular cantidades registradas en la factura o documentos
equivalentes, o cancelar la operación, solo cuando esos actos se
efectúen antes de terminar la transacción, y
b) Las devoluciones, anulaciones, cambios de productos y demás
valores negativos que se generan después de perfeccionada la
transacción, se deben realizar en documentos independientes de las
facturas o documentos equivalentes, no afectando los valores positivos
de los archivos fiscales.
Los valores y tarifas correspondientes a las operaciones de las
devoluciones, anulaciones, cambios de productos y demás valores
negativos deberán ser grabadas en un archivo denominado Devol Fis,
debiendo cumplir con las mismas especificaciones de la definición de
tipo jornada, debiéndose reflejar en el archivo memoria fis.
ART. 6—Equipos computacionales.Aquellas empresas que utilicen
tecnología diferente a PC, POS: Como mainframe, minicomputador,
servidores multiprocesadores; podrán manejar varias empresas en un
mismo equipo, generando archivos fiscales independientes por empresa
y utilizando licencias de SAF diferentes.
Los archivos fiscales dependerán directamente del directorio donde se
genera el proceso de facturación. El archivo de memoria fiscal deberá
generarse a través del proceso de facturación, por día en el archivo
“memoria fis” y se puede renombrar de acuerdo a la fecha
correspondiente.
PAR. 1—Las plataformas operativas que permitan el uso de
procesamiento local, serán consideradas como terminales inteligentes,
para todos los efectos relacionados con el software aplicativo de
facturación, SAF, por lo tanto deberán contener los archivos fiscales.
PAR. 2—Las plataformas operativas que tengan como funcionalidad
propia el control sobre la consistencia, integridad de los datos,
recuperación ante fallas, podrán obviar la implementación de las
funciones F_CHK, F_END, F_MEM. También pueden utilizar los formatos
de variables que su sistema permita, siempre y cuando se guarde la
concordancia de los valores máximos a almacenar definidos en la
Resolución 2002 de 1997.
ART. 7—Equipos computacionales de ventas que se utilizan en la
distribución ambulante. Deberán actualizarse los archivos fiscales,
cumpliendo la Resolución 2002 en el momento, en que se realiza la
conexión en la computadora central con el objeto de actualizar el
sistema consolidador de la facturación, garantizando siempre la no
modificación del registro de las facturas emitidas.
PAR. 1—Jornada fiscal para equipos de ventas de distribución
ambulante. Se incluirá las ventas de los días anteriores, en la jornada
fiscal correspondiente a la fecha del momento de conectarse el equipo
de venta de distribución ambulante a la computadora central.
ART. 8—Software extranjero. Las personas que hayan adquirido
software aplicativo de facturación a empresas extranjeras sin domicilio
en el país, podrán pedir autorización del SAF como propietarios de uso
exclusivo, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Resolución
2002 y además adjuntando el manifiesto por escrito y en español de
que el fabricante o desarrollador extranjero no registra el SAF en
Colombia y anexando el documento que demuestre que se posee
licencia del proveedor propietario del software.
ART. 9—Plazo por cambio.En el evento de que la DIAN haya emitido
resolución de no autorización de comercialización y uso a un software
aplicativo de facturación, se dará un plazo hasta de seis meses a
aquellas personas afectadas, no siendo por consiguiente objeto de
sanción de facturación por este período.
PAR. 1—Cuando las circunstancias concretas lo justifiquen, la
subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria,
podrá conceder, a solicitud de los licenciados, términos adicionales para
la adquisición de un nuevo software aplicativo de facturación, SAF, o la
adopción de otro medio de facturación legalmente reconocido.
ART. 10.—Numeración documentos equivalentes. Las personas o
entidades que utilicen para el registro de sus ventas o servicios,
máquinas registradoras POS deben solicitar autorización de numeración
entendiéndose que deben utilizar los mismos formatos de solicitud de la
facturación por computador. Así mismo deben cumplir con todas las
obligaciones relacionadas con la solicitud de la numeración.
Quienes de acuerdo a lo dispuesto por el Gobierno Nacional estén
obligados a instalar tarjeta fiscal o adopten voluntariamente la misma,
no requerirán solicitar autorización de la numeración de la facturación o
documentos equivalentes.
ART.
11.—Suministro
de
información.Los
fabricantes
o
comercializadores de software aplicativo de facturación, SAF, deberán
comunicar dentro de los diez (10) días calendario siguientes al finalizar
cada semestre calendario a la subdirección de fiscalización para el cobro
y penalización tributario, las copias del software autorizado
automáticamente o autorizado, bien sea que hayan otorgado el derecho
de uso, a título oneroso o gratuito.
ART. 12.—Plazo de aplicación para el software aplicativo de
facturación.Las personas que utilicen el mecanismo de facturación por
computador o máquina registradora POS, deberán tener el software
autorizado por la Dirección de Impuestos; y Aduanas Nacionales, a más
tardar el 1 de octubre de 1998.
(Nota: La Resolución 6305 de 1998 artículo 1 de la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales, extiende el plazo Plazo de
aplicación para el software aplicativo de facturación, a más
tardar al 1 de enero de 1999).
(Nota: Modificado por la Resolución 8998 de de 1998 de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).