facultad de sistemas mercantiles carrera de contabilidad y auditoría

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS (CPA)
TEMA:
“MÉTODOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN
DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN COTACACHI, PROVINCIA DE
IMBABURA”.
AUTORA: TONTAQUIMBA FLORES ENMA MARISOL
TUTOR: LIC. MALDONADO CARLOS, MSC
IBARRA – ECUADOR
2016
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es
“Métodos de Evaluación y Control Interno para la Asociación de Productores Apícolas del
Cantón Cotacachi”, fue elaborado por Enma Marisol Tontaquimba Flores, y cumple con los
requisitos metodológicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES” exige, por lo tanto, autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ibarra, 05 de enero del 2016
Atentamente,
CPA. CARLOS MALDONADO, MSC
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
declaro que el contenido de la tesis “Métodos de Evaluación y Control Interno para la
Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi” para la obtención del título de
Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es original, de mi autoría y
total responsabilidad.
Atentamente,
ENMA MARISOL TONTAQUIMBA FLORES
CC: 1002991543
DEDICATORIA
El presente trabajo va dedicado a Dios por brindarme la oportunidad y la dicha, los medios
necesarios para continuar mi formación profesional siendo un apoyo incondicional para lograr
mis objetivos y metas.
A mis padres, mi esposo y mis hijos quienes me apoyaron no solo económicamente si no
también con su experiencia, sabiduría y entusiasmo, ellos depositaron en mí su confianza
haciéndome una persona noble y humilde para así en un futuro poder ser útil a la sociedad y a
la patria.
A los docentes que participaron en la guía de mi proyecto proporcionando sus ideas,
conocimientos y experiencias en formarme como una persona de bien y preparada para los
retos que pone la vida, a todos y cada uno de ellos va dedicado mi tesis.
AGRADECIMIENTO.
A Dios el creador por concederme este milagro que se llama vida y de esta manera darme la
oportunidad de seguir adelante persiguiendo siempre una estabilidad espiritual.
Agradezco a mis padres, mi esposo e hijos que siempre están presentes con ideas y han jugado
un papel muy importante en la toma de decisiones, su apoyo fue de suma importancia, pues la
fe depositada en mí ha sido inagotable.
Mi eterna gratitud para quienes me apoyaron en todo momento de mi vida estudiantil, un
agradecimiento de manera muy especial a los docentes que con sus conocimientos éticos y
morales estuvieron guiándome en el inicio y final de mi proyecto como profesionales, a mis
amigas y amigos quienes fueron testigos de mis triunfos y fracasos.
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 1
Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 1
Planteamiento del problema ....................................................................................................... 1
Formulación del problema .......................................................................................................... 1
Delimitación del problema ......................................................................................................... 1
Objeto de investigación y campo de acción ............................................................................... 1
Objeto de investigación .............................................................................................................. 2
Campo de acción ........................................................................................................................ 2
Identificación de la línea de investigación ................................................................................. 2
Objetivo general ......................................................................................................................... 2
Objetivos específicos .................................................................................................................. 2
Idea defender .............................................................................................................................. 2
Justificación del tema ................................................................................................................. 3
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear ................................................... 3
Resumen de la estructura de la tesis ........................................................................................... 3
Aporte teórico, significación práctica y novedad ....................................................................... 3
CAPÍTULO I ............................................................................................................................ 4
MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 4
1.1 Origen y evolución del Control Interno............................................................................ 4
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el control interno ............................. 5
1.2.1 Primera Generación ........................................................................................................... 5
1.2.2 Segunda generación ........................................................................................................... 5
1.2.3 Tercera generación ............................................................................................................ 5
1.3 Valoración crítica de los componentes de las distintas teorías............................................ 5
1.3.1 Empresa ............................................................................................................................. 5
1.3.1.1 Concepto ......................................................................................................................... 5
1.3.1.2 Importancia ..................................................................................................................... 6
1.3.2 Recursos de la empresa...................................................................................................... 6
1.3.2.1 Concepto ......................................................................................................................... 6
1.3.2.2 Importancia ..................................................................................................................... 7
1.3.2.3 Tipos de recursos ............................................................................................................ 7
1.3.2.4 Optimización de recursos ............................................................................................... 8
1.3.3 Control ............................................................................................................................... 8
1.3.4 Control interno................................................................................................................... 8
1.3.4.1 Definición ....................................................................................................................... 8
1.3.4.2 Importancia ..................................................................................................................... 9
1.3.4.3 Beneficios ....................................................................................................................... 9
1.3.4.4 Diseño del Control Interno ............................................................................................. 9
1.3.4.5 Controles administrativos y contables .......................................................................... 10
1.3.4.6 Efectividad y Eficacia ................................................................................................... 10
1.3.4.7 Objetivos del control interno ........................................................................................ 11
1.3.4.8 Tipos de Control Interno .............................................................................................. 12
1.3.4.9 Normas de Control Interno ........................................................................................... 13
1.3.4.10 Limitaciones ............................................................................................................... 13
1.3.4.11 Instrumentos de Control Interno ................................................................................. 14
1.3.4.12 Componentes del Control Interno............................................................................... 14
1.3.5 Estados Financieros ......................................................................................................... 16
1.3.5.1 Objetivos de los estados financieros ............................................................................. 16
1.3.5.2 Estado de Situación Financiera..................................................................................... 17
1.3.5.3 Estado de Resultados .................................................................................................... 17
1.3.5.4 Estado de Cambios en el patrimonio ............................................................................ 17
1.3.5.5 Metodología de los Estados de Fuente y Uso ............................................................... 17
1.3.5.6 Estado de flujo de efectivo ........................................................................................... 18
1.3.5.7 Arqueo de caja .............................................................................................................. 18
1.3.5.8 Conciliación bancaria ................................................................................................... 18
1.3.6 Presupuesto ...................................................................................................................... 19
1.3.6.1 Ejecución Presupuestaria .............................................................................................. 19
1.3.7 Métodos de evaluación de control interno ....................................................................... 19
1.3.7.1 Método descriptivo ....................................................................................................... 20
1.3.7.2 Método de cuestionario ................................................................................................ 20
1.3.7.3 Método de flujograma .................................................................................................. 21
1.3.8 Métodos de evaluación de funciones ............................................................................... 21
1.3.9 Estructura Organizacional ............................................................................................... 22
1.4 Conclusiones parciales del capítulo................................................................................. 22
CAPÍTULO II ......................................................................................................................... 23
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ................ 23
2.1 Características de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi. ... 23
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación. 23
2.2.1 Modalidad de Investigación............................................................................................. 24
2.2.1.1 Cuali-cuantitativa.......................................................................................................... 24
2.2.2 Tipos de Investigación ..................................................................................................... 24
2.2.2.1 Investigación Bibliográfica........................................................................................... 24
2.2.2.2 Investigación Descriptiva ............................................................................................. 24
2.2.2.3 Investigación Aplicada ................................................................................................. 24
2.2.2.4 Investigación de Campo ............................................................................................... 24
2.2.2.5 Investigación de Acción ............................................................................................... 25
2.2.3 Métodos de Investigación ................................................................................................ 25
2.2.3.1 Inductivo – Deductivo .................................................................................................. 25
2.2.3.2 Analítico – Sintétic ....................................................................................................... 25
2.2.3.3 Histórico – Lógico ........................................................................................................ 25
2.2.4 Población y Muestra ........................................................................................................ 25
2.2.5 Técnicas ........................................................................................................................... 26
2.2.5.1 Encuesta ........................................................................................................................ 26
2.2.5.2 Entrevista ...................................................................................................................... 26
2.2.6 Instrumentos .................................................................................................................... 26
2.2.6.1 Cuestionario .................................................................................................................. 26
2.2.6.2 Guía de Entrevista ........................................................................................................ 26
2.2.7 Análisis de resultados ...................................................................................................... 27
2.2.7.1 Análisis de encuesta aplicado a los socios de la Asociación ........................................ 27
2.2.7.2 Análisis de entrevista aplicado al Presidente de la Asociación. ................................... 28
2.2.7.3 Entrevista dirigida al contador ..................................................................................... 29
2.2.7.4 Propuesta del investigador ............................................................................................ 30
2.3 Conclusiones parciales del capítulo................................................................................. 30
CAPÍTULO III ....................................................................................................................... 32
MARCO PROPOSITIVO...................................................................................................... 32
3.1 Control estratégico ........................................................................................................... 32
3.1.1 Introducción ..................................................................................................................... 32
3.1.2 Misión .............................................................................................................................. 32
3.1.3 Visión .............................................................................................................................. 33
3.1.4 Principios ......................................................................................................................... 33
3.1.5 Valores ............................................................................................................................. 33
3.1.7 Objetivos estratégicos ...................................................................................................... 33
3.1.8 Análisis FODA ................................................................................................................ 34
3.1.8.1 Matriz de análisis cruzado ............................................................................................ 35
3.2 Control de gestión ............................................................................................................. 37
3.2.1 Estructura Organizacional ............................................................................................... 37
3.2.1.1 Organigrama Estructural .............................................................................................. 37
3.2.2 Manual de funciones ........................................................................................................ 38
3.2.3 Manual de Procedimiento Financiero .............................................................................. 43
3.2.3.1 Descripción de Procedimientos .................................................................................... 43
3.2.4 Políticas de Control Interno ............................................................................................. 51
3.2.5 Manual de procesos contables ......................................................................................... 54
3.2.5.1 Formato de Estado de Evolución del Patrimonio ......................................................... 55
3.2.5.2 Estado de fuente y uso .................................................................................................. 55
3.2.5.3 Estado de flujo de efectivo ........................................................................................... 56
3.2.6 Arqueo de caja ................................................................................................................. 56
3.2.7 Conciliación bancaria ...................................................................................................... 57
3.3 Métodos de Evaluación .................................................................................................... 58
3.3.1 Formatos de Control de Evaluación ................................................................................ 58
3.3.2 Presupuesto ...................................................................................................................... 59
3.3.3 Modelo de ejecución presupuestaria ............................................................................... 60
3.3.4 Análisis de cumplimiento de objetivos............................................................................ 62
3.3.5 Análisis de impactos ........................................................................................................ 63
3.3.5.1 Impacto Económico ...................................................................................................... 63
3.4 Conclusiones parciales del capítulo................................................................................. 65
CONCLUSIONES GENERALES ........................................................................................ 66
RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 69
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1 Diseño del Control Interno...................................................................................... 9
Figura Nº 2 Efectividad del Control Interno ............................................................................ 10
Figura Nº 3 Eficacia ................................................................................................................. 11
Figura Nº 4 Tipos de Control Interno ....................................................................................... 13
Figura Nº 5 Instrumento de Control Interno ............................................................................. 14
Figura Nº 6 Componentes del Control Interno ......................................................................... 16
Figura Nº 7 Documentos Fuente .............................................................................................. 16
Figura Nº 8 Simbología de Flujogramas .................................................................................. 21
Figura Nº 9 Análisis de encuesta aplicado a los socios de la Asociación ................................ 27
Figura Nº 10 Esquema de la Propuesta .................................................................................... 30
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Personal de ASOPROAC ...................................................................................... 25
Tabla Nº 2 Estado de fuente y uso ........................................................................................... 55
Tabla Nº 3 Análisis de Impactos ............................................................................................. 63
Tabla Nº 4 Impacto Económico............................................................................................... 63
Tabla Nº 5 Impacto Social ....................................................................................................... 64
Tabla Nº 6 Impacto Ambiental ................................................................................................ 64
RESUMEN EJECUTIVO
La tesis se desarrolló en la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi,
Provincia de Imbabura, misma que está conformada por personas artesanas pertenecientes
Cantón, cuyo problema principal radica en la inexistencia de los manuales de funciones,
procedimientos, políticas de control interno y análisis de objetivos, razón por la que no existe
un control interno adecuado que permita la optimización de recursos de la entidad.
Mediante la aplicación de la metodología de la investigación se logró una familiarización con
la asociación mediante entrevistas al Presidente, al Contador y un cuestionario para el
personal y socios, además se utilizó los métodos deductivo, analítico y el uso de materiales
bibliográficos fundamentados en la línea de investigación que es auditoría.
Finalmente se plantea una propuesta considerando la eficiencia y eficacia que permite aplicar
un método de evaluación y control interno adecuado para el cumplimiento de objetivos
trazados por la asociación, a la vez determinando riesgos que pueden ser limitantes para
alcanzar la visión de la entidad, considerando que hoy en día las empresas apícolas cuentan
con mucha competencia.
ABSTRACT
The thesis developed in the Beekeepers Association from Cotacachi canton, Imbabura
province, it is made up by artisan persons belonging to the Canton, whose main problem is the
lack of manual functions, procedures, internal control policies and analysis of objectives, due
to there is not a suitable internal control to enable resource optimization in the entity.
By applying research methodology it got a familiarization with the association by
interviewing the President, the Accountant and a questionnaire for staff and partners also it
was necessary to apply deductive, analytical methods and the use of library materials based on
the research line of audit.
Finally a proposal is proposed considering the efficiency and effectiveness that lets to apply a
method of evaluation and internal control relevant for the fulfillment of objectives set by the
association, while identifying risks that may be limiting to achieve the vision of the
organization, considering that today beekeeping companies have much competition.
INTRODUCCIÓN
En los últimos años en el Ecuador se ha desarrollado el factor económico, comercial y
empresarial lo que ha dado lugar a una gran variedad de distribución de diferentes productos
entre ellos la producción apícola, que como todas las empresas buscan alcanzar la eficiencia
en todas sus áreas y la distribución autorizada de la miel y sus derivados no es la excepción,
pero al no contar con un método de evaluación y control interno definido, esta asociación no
ha logrado la eficacia anhelada.
De acuerdo a las experiencias de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi
“ASOPROAC”, los bosques y chaparros del cantón así como las condiciones climáticas son
propicias para el fomento de la apicultura donde los métodos de evaluación y control interno
son la parte fundamental para la toma de decisiones.
En la asociación al no contar con un método de evaluación y control interno el desarrollo de
sus actividades es deficiente ya que no se puede analizar y verificar el cumplimiento esperado
en las diferentes áreas, existiendo así un gran riesgo en las operaciones a realizarse en la
distintas actividades encomendadas al personal, socios y directivos y por ende no se tiene una
seguridad de que la información contable sea confiable y correcta de ahí surge el problema del
cómo lograr un manejo eficiente de los recursos de la Asociación.
El presente estudio investigativo establece que la mayoría de las entidades requieren de un
control interno donde se conozcan las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para
así mejorar la situación organizacional, funcional y económica de la asociación mediante la
optimización de recursos sean materiales, humanos, económicos y tecnológicos, además
garantizar un manejo eficiente en la información financiera con el fin de mejorar las
operaciones que realiza la entidad cuyo propósito es evitar fraudes, cuidar los activos de la
asociación, tener una mejor presentación de los informes contables, una buena atención al
cliente y principalmente mantener una buena imagen empresarial que es la base fundamental
de toda empresa.
Debido a la importancia que denota el método de evaluación y control interno adecuado a la
realidad de la asociación, a sus necesidades y características particulares, obliga a la misma a
un mejor manejo de sus recursos sean estos humanos, materiales, tecnológicos y económicos
mediante la aplicación adecuada de técnicas relacionados con la actividad operativa de la
organización, dejando de lado a sus métodos rudimentarios de ejecución en la administración,
1
los cuales provocaban el desconocimiento de la información dificultando un correcto y
adecuado manejo de datos, perjudicando así a la toma de decisiones por parte de los directivos
de la entidad.
La aplicación de este proyecto requiere encaminar a la utilización adecuada de todos los
recursos que la asociación tiene, con el fin de contribuir al desarrollo económico, tomando en
consideración que para la consecución de los objetivos propuestos se buscará apoyo de las
diferentes técnicas, métodos e instrumentos investigativos utilizados para esta indagación
como medios para identificar sus fortalezas y debilidades para el cual se acudió a la aplicación
de entrevistas al presidente y contador, de la misma manera al cuestionario aplicado a los
socios para corroborar el entorno organizacional que envuelve a la entidad. La finalidad de
esta investigación es permitir obtener información clara, sencilla y concreta, facilitando el
acceso de información al personal, socios y directivos de la asociación cumpliendo
estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos establecidos, considerando que la
línea de investigación es la auditoría.
El control interno comprende los métodos coordinados y medidas adaptadas por una empresa
con el fin de salvaguardar los activos y verificar la confiabilidad de los datos contables que
permita un manejo eficiente de los recursos de la asociación para lo cual se realiza una matriz
de análisis cruzado y un análisis del cumplimiento de objetivos para poder diagnosticar la
situación actual de la entidad diseñando los métodos de evaluación y control interno,
considerando los resultados obtenidos durante el proceso investigativo y finalmente validando
la propuesta a través de la opinión de expertos.
Actualmente en las empresas el control interno ha cambiado la forma de operar en las
funciones a desempeñar debido a que la toma de decisiones por parte de la administración es
muy importante, pues la existencia de un manual de funciones, procedimientos contables y
financieros detalla las actividades designadas a cada personal, socios y directivos que
conllevan a la mejora de la entidad y a una mejor imagen empresarial.
En el desarrollo investigativo se propone como idea a defender que con el método de
evaluación y control interno se logrará un manejo eficiente de los recursos ya sean humanos,
materiales, tecnológicos y financieros, ya que el control interno es la fuente de las operaciones
y actividades sean de producción, distribución, comercialización y demás entidades sujetas al
control, donde abarcan todos los lineamientos y parámetros a seguir en el desarrollo de las
2
actividades con el fin de proteger, controlar, distribuir y administrar los recursos humanos y
económicos que dispone la asociación, para de esta manera garantizar el desarrollo y
sostenibilidad empresarial, construyendo capacidades para el abordaje de un control a partir
de los métodos de evaluación y control interno.
Dentro del campo de acción el control interno da soporte al trabajo empresarial debido a que
tiene a su cargo los procesos de apoyo a la gestión empresarial, a la administración de los
recursos, el manejo del talento humano y el apoyo financiero y contable, manteniendo así la
dirección de los objetivos mediante la eficiencia y eficacia de las operaciones, de la misma
manera en el cumplimiento de las leyes, reglamentos, y políticas internas establecidas por la
entidad.
En el aporte teórico se menciona que el control interno es un instrumento que se emplea para
evitar el fraude y verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
cumpliendo así los objetivos establecidos por la entidad mediante un plan de organización,
métodos y procedimientos que en forma coordinada se adopta a un negocio para salvaguardar
sus activos, promover la eficiencia operacional y las políticas prescritas por la entidad
(Fonseca, 2011).
La significación práctica consiste en diseñar un método de evaluación y control interno cuyo
propósito es optimizar los recursos mediante el manejo y distribución de los factores humanos
y económicos, cumpliendo ciertas políticas, normas, reglas y leyes establecidas por la entidad
para el mejoramiento de las actividades a realizarse y la preparación y presentación de la
información contable – financiera y el adecuado control sobre los recursos existentes dentro
de la entidad.
La novedad científica es de mucha importancia pues mediante su aplicación se puede verificar
la información financiera, contable y administrativa estimulando el cumplimiento de las
políticas, metas y objetivos establecidos.
La elaboración de la propuesta de métodos de evaluación y control interno en la Asociación
beneficia la optimización de los recursos y el manejo óptimo de los procesos que se llevan a
cabo y de esta manera estarán más concretados, organizados y regidos en base a las normas y
políticas vigentes, además son una parte fundamental en el desarrollo y crecimiento
económico de las empresas, pues en la actualidad las que continúan operando son las que
mejor se adaptan a los cambios y toma de decisiones oportunas.
3
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1Origen y evolución del Control Interno
“Como cambian los mercados y sus actores, así también cambia o evoluciona la auditoria y su
control” (Mantilla B, 2009).
El control siempre ha ido evolucionando con el pasar de los años en base al mercado y a las
diferentes actividades comerciales que se desarrollan en las empresas tanto a nivel nacional
como internacional, para lo cual se toma en consideración tres generaciones, la primera nos
dice que el control interno se basó en las acciones empíricas a partir de los procedimientos de
error las mismas que estaban ligadas a los controles contables y administrativos, en la segunda
generación el control interno ya tuvo un sesgo legal en el que se crea un plan de organización
y un conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente
protegidos, esta generación logro ubicar al control interno en un nivel táctico y precisar la
responsabilidad de la administración, en la tercera generación se centra el control interno y
estos esfuerzos fueron iniciados por el COSO, la cual ha logrado imponerse como el estándar
internacional, es ahí que el auditor era considerado como un “Revisor de Cuentas” (Mantilla
B., 2011).
Los estándares de la auditoria y el control interno han ido evolucionando con el pasar de los
años según este autor dice que en el pasado se basaban en las Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas (NAGA), estas eran de profesión técnicamente activa y que fueron
desarrolladas a través de las declaraciones de la auditoria (SAS), en los años (1857 - 1890) en
los Estados Unidos se aplicó por primera vez dichos estándares (Sandoval, 2012).
A partir del año 1990 surge el aseguramiento, el cual cuenta con un enfoque moderno a
comparación de los anteriores porque utiliza como instrumento las cadenas de valor en las
mismas se reflejan los procesos que realizan las organizaciones, exigiendo al personal que
prepare reportes que informen el resultado de las actividades realizadas y con ello contar con
información del entorno, los clientes, el mercado y la competencia la cual ayude a la mejora
continua de las organizaciones (De La Peña, 2011).
El enfoque investigativo determina que ha existido una evolución muy grande en el ámbito de
control con el fin de evitar errores y fraudes, en la actualidad la auditoría es independiente al
momento de revisar y supervisar, ya que también ocupa una posición de asesoría (De La Peña,
4
2011).
En la actualidad las organizaciones han dado mayor importancia a los controles ya que este
método ayuda el perfeccionamiento, mejora y rendimiento de las actividades, reduciendo así
los fraudes y errores.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el control interno
1.2.1 Primera Generación
Esta etapa se basó en acciones empíricas, a partir de procedimientos de ensayo y error. Esta
generación, si bien es obsoleta aún tiene una fuerte aplicación generalizada. La principal
causa de su insistente aplicación se debe en buena parte a la carente profesionalización de
quienes tiene a su cargo el control interno (Marquez, 2011).
1.2.2 Segunda generación
Esta etapa se encuentra marcada por un sesgo legal, se logran imponer estructuras y prácticas
de control interno, especialmente en el sector público, pero desafortunadamente dio una
conciencia distorsionada de este, al hacerlo operar muy cerca de la línea de cumplimiento y
lejos de los niveles de calidad técnicos y por ende el control interno comprende el plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos y que las actividades de la entidad se
desarrollen eficazmente según las directrices señaladas por la administración.
1.2.3 Tercera generación
Actualmente se centra esfuerzos en la calidad derivada del posicionamiento en los más altos
niveles estratégicos y directivos, como requisito mínimo que garantiza la eficiencia del
control interno, es aquí donde se reconoce el fruto de los esfuerzos originados por COSO,
hacia los años 90, los cuales han sido complementados por los nuevos direccionamientos
estratégicos.
1.3 Valoración crítica de los componentes de las distintas teorías
1.3.1 Empresa
1.3.1.1 Concepto
La empresa es una organización especial creada para ofrecer bienes y servicios que satisfagan
necesidades sociales de una nación, su propósito es transformar tales elementos en
producción, servicios y su distribución en el mercado (Mora, 2010).
5
De la misma manera se establece que la empresa es una entidad legal, económica, social y
moral en la que los inversionistas, empresarios e individuos capacitados se unen con el objeto
de producir bienes y servicios que satisfacen una o varias necesidades de los individuos en el
mercado que opera (Rodriguez, 2012).
Analizando las definiciones anteriores se concluye que la empresa es un grupo social que se
forma con el fin de utilizar de forma eficiente los recursos que posee, aplicando la
administración para lograr el objetivo propuesto, pues la administración le permite al hombre
realizar sus actividades para satisfacer sus necesidades.
1.3.1.2 Importancia
En la empresa se materializa la capacidad intelectual, la responsabilidad y la organización,
condiciones o factores indispensables para la producción tales como al progreso humano al
permitir dentro de ella la autorrealización de sus integrantes, favorece directamente al avance
económico de un país y armoniza los numerosos y divergentes intereses de sus miembros:
accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores (Arbaiza Fermini, 2014).
La importancia de una empresa es solventar bienes a las familias, sociedad y comunidad en
general desarrollando de una mejor manera la producción, para así poder satisfacer las
necesidades de los clientes mediante una organización eficiente de los factores productivos.
1.3.2 Recursos de la empresa
1.3.2.1Concepto
Las empresas para funcionar en forma efectiva logrando sus objetivos requieren de un
“conjunto de elementos, recursos o materias primas que contribuyen a su eficaz
funcionamiento y poder desarrollar su trabajo, satisfaciendo así las necesidades de la
sociedad” (Gonzáles A. C., 2013, pág. 12).
Las empresas para desarrollar sus actividades necesitan de varios elementos diferentes para su
total y buen funcionamiento como son los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos (Cubillo, 2013).
Este ente económico está compuesto de recursos humanos, financieros, tecnológicos y
materiales considerando como objetivo principal la producción, comercialización y prestación
de bienes y servicios a la sociedad y de esa manera obtener una rentabilidad coordinada por
un líder encargado de tomar decisiones acertadas para el buen funcionamiento y logro de las
6
metas propuestas.
1.3.2.2 Importancia
Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa pueda lograr sus
objetivos, dando respuesta a los problemas de cómo hacer el trabajo lo mejor posible, en un
tiempo establecido, con el mínimo de esfuerzos y lo más importante al menor costo posible,
ofreciendo productos de calidad (Luna Gonzáles, 2013).
1.3.2.3 Tipos de recursos
- Recursos humanos
Es el elemento principal, fundamental y constitutivo, sin el recurso humano ninguna entidad
podría existir, está conformada por los individuos que son los colaboradores internos que
laboran y forjan el desarrollo de la empresa. Tres aspectos muy importantes consideran las
empresas que deben tener las personas que trabajen en ellas: conocimiento, comunicación y
motivación. Dentro del recurso humano tenemos a: obreros, empleados, supervisores,
técnicos, gerentes o mandos medios y la alta dirección (Gil Estallo, 2010).
- Recursos financieros
Constituye el capital interno de la empresa, recurso indispensable para el desarrollo de la
misma es decir representa el capital que necesita la empresa para poder operar, su capacidad
de liquidez y el respaldo real con el que cuenta la empresa. (Armesto, 2012).
Los recursos financieros propios son: dinero en efectivo, capital (aportaciones de los socios) y
utilidades y los recursos financieros ajenos son: préstamos bancarios de proveedores y
acreedores y emisión de valores como los bonos, cedulas, entre otros (Burbano Ruiz, 2011).
- Recursos tecnológicos
Estos recursos consisten en un conjunto de conocimientos, técnicas, procedimientos y
métodos de trabajos utilizados en las organizaciones (MUNCH, 2010).
- Recursos materiales
Son los bienes muebles e inmuebles con la que cuenta una empresa, como la infraestructura,
los útiles de oficina, los equipos de computación, maquinarias, materias primas y similares,
que permiten la realización de actividades (Robbins, 2014).
Estos recursos sirven como instrumentos en la coordinación de la organización, mismos que
7
ayudarán a la optimización de recursos dentro de la entidad permitiendo así el cumplimiento
de objetivos y metas establecidas.
1.3.2.4 Optimización de recursos
Consiste en mejorar los tiempos de respuesta en la gestión de datos mediante una acción de
optimizar recursos de la mejor manera buscando alternativas y un mejor desarrollo
empresarial (Pérez, 2013).
Consiste en la utilización y aplicación correcta de los recursos disponibles de la entidad para
lograr el objetivo propuesto y tomar decisiones oportunas para la mejora de la imagen
empresarial y cumplir con las metas propuestas con eficiencia y eficacia.
1.3.3 Control
Se define al control como la fase a través del cual se establecen estándares para medir los
resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones y mejorar continuamente desviaciones
y mejorar continuamente el desempeño de la empresa (Rodríguez J. , 2010).
Los controles aplicados a las diferentes actividades ejecutadas dentro de una empresa permite
medir los resultados anteriores y actuales en relación con lo esperado, para de esa manera
saber si se está cumpliendo a cabalidad o a que porcentaje se está aplicando los objetivos y
metas propuestas por la entidad, tomando en consideración tres elementos tales como:
establecer normas de desempeño, medir los resultados presentes de desempeño y tomar
medidas correctivas cuando no se están cumpliendo.
1.3.4 Control interno
1.3.4.1 Definición
El control interno es un proceso que implica sub- procesos de diseño, implementación,
mejoramiento, evaluación, auditoría y supervisión de control interno a partir de un mismo
criterio de control (Isaza, 2012).
El control interno es la comprobación, intervención o inspección para evitar el fraude, tanto
por malversación de activos, como por la presentación de informes financieros fraudulentos
ya que su finalidad depende de los métodos y procesos, a través del personal, manuales,
procedimientos, políticas entre otros (Estupiñán Gaitán , 2010).
En síntesis el control interno es un plan organizacional para promover la eficiencia
operacional e incentivar el cumplimiento de las nomas, políticas a través de la
8
implementación de una serie de técnicas de control y de herramientas que serán los puntos
clave para la ejecución eficiente de los objetivo que la empresa se ha propuesto.
1.3.4.2 Importancia
El control interno comprende el plan de la organización y todos los método y medidas
coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud
y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar las
adherencia a las políticas prescritas (Blanco, 2012).
El control interno es importante porque apoya la dirección y el logro de los objetivos de la
organización, como en el control e información de las operaciones administrativas y
financieras con el fin de proteger sus recursos contra pérdidas, fraudes o ineficiencias
permitiendo así el manejo adecuado de bienes, funciones e información de una empresa.
1.3.4.3 Beneficios
-
Ayuda a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales.
-
Integración y simulación del personal de las metas de la organización.
-
Ayuda al personal a medir su desempeño y por ende a mejorarlo.
-
Contribuye a evitar fraudes y corrupción interna.
-
Facilita a los directivos la información de cómo se ha aplicado los recursos y como se ha
alcanzado los objetivos.
1.3.4.4 Diseño del Control Interno
CULTURA
ORGANIZATIVA
* Sistema de valores.
* Forma de actuar la dirección.
* Estructura de responsabilidades.
EVALUAR LOS
RIESGOS
* Riesgos internos.- pueden remediarse por la propia
compania.
* Riesgos externos.- estados no controlables por la
organización.
ACTIVIDADES
DE CONTROL
Definición de procedimientos que pretenden asegurar
el cumplimiento de los objetivos.
Figura Nº 1 Diseño del Control Interno
Fuente: (H., 2013)
9
1.3.4.5 Controles administrativos y contables
En el informe COSO se llega a la conclusión de que el control interno contable es parte del
administrativo, pero como su procedimiento es muy diferente, para un mejor entendimiento
de su aplicación se divide en: (Aguirre, 2010);
- Control interno administrativo
Son aquellos que dentro del plan de organización en lo referente a los registros relacionados
con los procesos de decisión se refieren a la autorización de las transacciones por parte de la
administración, en el cual se contienen pero no se limitan (Perdomo Moreno, 2011).
Este tipo de control establece una serie de técnicas, métodos y procedimientos que cooperan
con la gerencia para el logro del objetivo y meta a través de la eficiencia operacional.
- El control interno contable
Este tipo de control comprende el plan de organización, los procedimientos y registros
contables que se refieren a la protección de los activos de la empresa o consecuentemente a la
contabilidad de los registros financiero, además se refiere a los procedimientos que afectan a
la situación financiera o al proceso informativo (Cepeda Alonso, 2010).
Este control se refiere al establecimiento o implantación de nuevas técnicas que ayudan el
buen uso de los activos de la organización, cumpliendo así con los objetivos propuestos.
1.3.4.6 Efectividad y Eficacia
Efectvidad del control
interno
Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para
proveer certeza razonable sobre el logro de una o mas de las tres
categorias de objetivo
Alcance o logro de los
objetivos de las operaciones.
Información
confiable y util
Presencia y funcionamiento conjunto de los
componentes del control interno.
Figura Nº 2 Efectividad del Control Interno
Fuente: (Cruelles, 2013)
10
Cumplimiento de leyes
y regulaciones
aplicables
La efectividad se define del cómo hacer las cosas correctas, las actividades de ejecución con
las que la organización alcanza sus objetivos y metas propuestas (Chiavenato, 2010).
Efectividad es una medida que señala el grado en que se producen los efectos deseados, el
alcance de un logro propuesto, es decir en el caso de la Asociación de Productores Apícolas
de Cantón Cotacachi, su nivel de efectividad dependerá de que tan bien se cumplan los
propósitos que han establecido la alta dirección.
- Eficacia
Finalmente, el diccionario de la Real Academia Española menciona que “eficacia es la
capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”. Por lo tanto podemos definir qué
eficacia se relaciona con el logro de metas y objetivos, es decir es hacer lo necesario para
alcanzar los objetivos propuestos (Fonseca, 2011).
Como se debe hacer?
Como se puede mejorar?
Eficacia
Figura Nº 3 Eficacia
Fuente: (Mochón & Mochón, 2014)
La eficacia implica la capacidad administrativa de producir al máximo con el mínimo de
recursos, evitando de cualquier forma que existan desperdicios y procurando usar el mínimo
de tiempo posible y energía.
1.3.4.7 Objetivos del control interno
Los objetivos que tiene el control interno son diseñados para ayudar a organizar, controlar y
mejorar las operaciones relacionando con la eficiencia de las actividades. Los objetivos
organizacionales y el control interno que las empresas aplican para asegurar los resultados
basados a objetivos, se establecen cuando los objetivos sean posibles de identificar y valorar
los eventos potenciales que impidan el alcance de los mismos (Santillana, 2013).
 Salvaguardar los activos de la organización evitando pérdida por fraudes o negligencias.
 Asegurar la razonabilidad y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales
son pilares por la dirección por la toma de decisiones.
 Promover la eficiencia de la explotación.
 Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
11
 Evaluar la seguridad, calidad, gestión y la mejora continua.
 Facilitar los trabajos departamentales.
El objetivo principal del control interno es salvaguardar los intereses de la organización y a la
vez servir como instrumento para el logro de los objetivos y metas planteadas, mediante el
adecuado desarrollo de cada uno de los procesos que se efectúan dentro de la empresa.
1.3.4.8 Tipos de Control Interno
En la práctica se utiliza los siguientes tipos de control que estudian las desviaciones, sus
causas y fijan responsabilidades en función del tipo de empresa en donde el control va a ser
aplicado (Huamán, 2010)
- Control Previo
También se determina que el control previo o preliminar es aquel que se centra en prevenir
posibles desvíos en cuanto a los recursos de la organización teniendo en cuenta las políticas
planteadas por la empresa que son las directrices que han de guiar las acciones futuras
(Martínez, 2010).
- Control Concurrente
Consiste en el seguimiento de las actividades en curso para asegurar que se procure alcanzar
los objetivos. Este control se efectúa a través de las actividades de supervisión del desempeño
del personal convirtiéndose así en un control basado en la supervisión (Snell, 2010).
El control interno concurrente consiste en la acción de los supervisores que dirigen el
desempeño de los subalternos
para asegurarse
de que las funciones que se les han
encomendado las realicen apropiadamente (Pallerola, 2013).
- Control Posterior
Es el examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúan después que
estas se han producido con el objeto de verificarlas, revisarlas y analizarlas. En general
evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas (Hosquison & Irrelans,
2010).
Hay tres tipos de control donde el control preliminar trata de evitar desvíos de los recursos
disponibles, mientras que el control concurrente se basa en la aplicación de acciones de
supervisión de las operaciones que se están ejecutando con el propósito de que estas
12
contribuyan al cumplimiento de los objetivos establecidos y el control posterior verifica que la
información final sea de fuentes seguras y establezca datos reales.
Recursos
humanos
Mientras el
personal trabaja
Después de que el
personal trabaje
Control Concurrente
Control Posterior
Financieros
Materiales
Tecnológicos
Control Previo
Figura Nº 4 Tipos de Control Interno
Fuente: (Rodríguez J. V., 2010)
1.3.4.9 Normas de Control Interno
Es el propósito de que los funcionarios responsables de la administración de las entidades
tengan la posibilidad de diseñar los controles internos observando principios, normas y
fundamentos, asegurando la correcta utilización de los fondos, la provisión continua de
información financiera y la evaluación de las actividades, la Contraloría General del Estado
emitió las Normas de Control Interno fundamentadas en disposiciones legales y debe ser
aplicado en forma previa, concurrente o posterior (Cepeda, 2010).
En síntesis el control interno es la forma de diseñar los controles sobre las diferentes áreas o
departamentos de la entidad según sus principios, normas y políticas para la correcta
utilización de recursos que dispone la empresa.
1.3.4.10 Limitaciones
El control interno es un proceso que guía la protección contra errores y fraudes que se pueden
presentar en una organización, además aporta una garantía en la confiabilidad de los datos
contables, considerando que el cometer errores en lo referente a la aplicación de controles,
puede ser por el no entendimiento en las indicaciones o instrucciones ya sean por negligencia,
distracción o agotamiento (Fierro Martínez, 2011)
13
Cabe recalcar que pueden existir errores en los métodos de evaluación y control interno al
vigilar aquellos controles que sean de forma automatizada o controles que necesiten de un
mantenimiento.
1.3.4.11 Instrumentos de Control Interno
-
ORGANIZACIÓN
-
CONTROL
INTERNO
-
POLÍTÍCAS Y
PROCEDIMIENTOS
Organigrama funcional y
jerárquico
Segregación de
responsabilidades, funciones,
departamentos
Factor humano: eficiencia
Definición y reflejo por escrito
Definición de necesidades
Registros
Organización contable
Criterios y normas
Toma de decisiones y
controles adicionales
-
SUPERVISIÓN
Políticas y procedimientos
Aprobación y autorización
Figura Nº 5 Instrumento de Control Interno
Fuente: (Isaza, 2012)
Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas basada en el cumplimiento de las
funciones, normas, políticas y leyes para cada una de las operaciones considerando
fundamentalmente la eficiencia y eficacia.
1.3.4.12 Componentes del Control Interno
Los componentes se integran a los procesos administrativos de la organización y forman parte
de las actividades de planeamiento, ejecución y monitoreo por lo tanto representa una
herramienta útil para la empresa los cuales son (Fonseca, 2011):
La correcta aplicación de estos componentes permitirá el buen funcionamiento de la empresa
cumpliendo así el objetivo establecido y el logro de las metas esperadas.
14
AMBIENTE INTERNO
Es la fundamentación para todos los componentes,es el elemento que proporciona disciplina y
estructura.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
La dirección identifica los riesgos asociados a una gama amplia de elecciones y considera sus
implicaciones.
IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS
El riesgo representa un impacto negativo y las oportunidades deben ser canalizadas hacia las
estrategias de la institución.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Se determina los diferentes riesgos que pueden afectar a la institución ya sean inherentes, de
control, entre otros.
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Una vez identificado los riesgos se determina los costos y beneficios de las respuestas al riesgo
que permiten ubicarlos dentro de los niveles de tolerancia deseados.
15
ACTIVIDADES DE CONTROL
Son aquellos que cumple la gerencia y demás personal de la administración para cumplir con
sus labores diarias, estas actividades están expresadas en políticas, sistemas y procedimientos.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se debe tomar desiciones corresctas respecto a la obtención, uso, y aplicación de los recursos.
SUPERVISIÓN
Permite observar efectivamente que los objetivos de control se esten cumpliendo y si los
riesgos se estan considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y dirección juegan un
papel importante al respecto, ya que ellos son quienes deben cumplir si el sistema de control es
efectivo.
Figura Nº 6 Componentes del Control Interno
Fuente: (Pimentel, 2011)
1.3.5 Estados Financieros
1.3.5.1 Objetivos de los estados financieros
El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación
financiera y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de
usuarios a la hora de tomar decisiones económicas (Carvalho, 2010).
Los estados financieros son un medio útil para la toma de decisiones económicas en el análisis
de alternativas para optimizar el uso adecuado de los recursos de una entidad (Oland, 2012).
Documentos
Fuente
* Libro diario
* Mayorización
* Balance de
Comprobación
* Estado de Situación Financiera
* Estado de Resultados
* Estado de Evolución del
Patrimonio
* Estado de Flujo de Efectivo
* Estados
Financieros
Figura Nº 7 Documentos Fuente
Fuente: (Rodríguez Morales, 2012)
En síntesis el objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la
situación financiera, desempeño y cambios en la situación financiera de una empresa que sea
16
útil a una amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones económicas.
1.3.5.2 Estado de Situación Financiera
Es uno de los procesos que la Contabilidad ha utilizado para detallar las operaciones antes
efectuadas, donde los activos son con los cuales cuenta la empresa para generar nuevas
operaciones, de la misma manera se cuenta con obligaciones tales como los pasivos y capital
social o contable (Sánchez M. E., 2012).
1.3.5.3 Estado de Resultados
Consiste en un informe contable donde se presenta en forma ordenada las cuentas de ingresos,
costos y gastos con el fin de detallar la situación económica de la entidad durante un periodo
determinado (Pérez Gómez, 2012).
El estado de resultados consigna los ingresos, gastos y utilidades o pérdidas de una compañía
durante un intervalo de tiempo específico por lo general un año. (Soldevila & Llorenc, 2010).
En conclusión este estado informa los ingresos, gastos y utilidades o pérdidas que presenta la
empresa por las actividades realizadas en un determinado tiempo y sea de bienes o servicios.
1.3.5.4 Estado de Cambios en el patrimonio
Es la comparación con el año anterior por aumento o disminución del capital, reservas,
donaciones y utilidades o perdidas del ejercicio (Superintendencia, 2014).
El objetivo de este estado es mostrar los cambios registrados en todos los elementos que
componen el patrimonio de una empresa, es decir muestra en forma detallada las variaciones,
aumentos y disminuciones en el valor residual de los activos (Ventura & Delgado, 2010).
Este estado financiero informa sobre los recursos de la empresa, especificando los cambios
ocurridos a nivel patrimonial reflejando así con eficacia las garantías empresariales que tiene
la entidad para tomar decisiones oportunas en beneficio de la misma.
1.3.5.5 Metodología de los Estados de Fuente y Uso
El objetivo de esta metodología es presentar información pertinente y concisa, relativa a los
recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un periodo de tiempo con
el fin de que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales (Pombo,
2014).
17
1.3.5.6 Estado de flujo de efectivo
El administrador financiero lo realiza para registrar los ingresos y gastos de los flujos reales
de entrada y salida del efectivo es decir es una adecuada y formal administración financiera de
una organización, deben ser comparados periódicamente, analizando sus variaciones para
lograr una adecuada toma de decisiones los cuales proveen información para el manejo del
efectivo recibido directamente de las operaciones y el logro de determinar las salidas de
recursos o efectivos cuando convengan de acuerdo a su liquidez (Ariman, 2010).
Este estado financiero informa si el efectivo viene de operaciones normales de la empresa de
financiamientos obtenidos, de venta de activos y hacia donde se dirigió ese efectivo
(Rodríguez Morales, 2012).
Este estado financiero muestra las recepciones y pagos de efectivo y la forma en que cambia
la posición del efectivo durante un periodo especifico.
1.3.5.7 Arqueo de caja
El arque de caja es el listado de las entradas y salidas de efectivo por un cierto periodo, en el
que se tiene en cuenta los saldos iniciales del periodo y reflejado el saldo final que debe
corresponder al saldo final de caja tomando en consideración que los totales del recuento
coinciden con los saldos finales que figuran en el saldo de caja (Operaciones de Caja , 2010,
pág. 51).
Verificación del efectivo recibido por la persona encargada el cual es un examen especial que
se realiza con el fin de verificar la idoneidad de los registros contables y constatar que los
valores monetarios físicos en poder del encargado estén en la cantidad (Valdeande, 2011).
En conclusión el arqueo de caja consiste en comprobar que la suma total existente en la caja
física, contando los billetes, monedas y cheques coincide con el saldo del libro registro de
caja.
1.3.5.8 Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un informe que explica la diferencia natural entre el saldo según el
mayor de la empresa y el saldo según el estado de cuenta del banco (Ghersi, 2015).
Otra de las definiciones es que la conciliación bancaria no es como tal un registro contable
sino una herramienta de control de la empresa donde el banco depositario envía a sus clientes
18
el extracto del movimiento de las cuentas corrientes, con el fin de mantenerlos informados
sobre sus saldos (Gonzáles B. E., 2010).
En conclusión la conciliación bancaria consiste en el extracto bancario frente a los datos
reflejados en el libro registro de bancos a efectos de determinar y corregir las diferencias
existentes.
1.3.6 Presupuesto
El presupuesto surge como una herramienta moderna de planeación y control al reflejar el
comportamiento de la competencia en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos, contables y financieros de la empresa es decir es una estimación programada,
de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un
organismo en un periodo determinado (Ruiz, 2011).
Es una forma de distribuir adecuadamente los recursos que tiene la empresa tomando en
consideración los planes y objetivos de la entidad para un futuro inmediato generalmente de
un año.
1.3.6.1 Ejecución Presupuestaria
Comprende un conjunto de acciones destinadas a una utilización eficiente sobre el talento
humano, los recursos administrativos, financieros y materiales asignados en el presupuesto
con el fin de obtener resultados esperados en los plazos establecidos (Welsch, 2010).
La ejecución presupuestaria es la fase del ciclo presupuestario que comprende el conjunto de
acciones destinadas a la utilización óptima del talento humano y los recursos materiales y
financieros asignados en el presupuesto con el propósito de obtener los bienes, servicios y
obras en la cantidad, calidad y oportunidad previstos en el mismo (Art. 113 del Código
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 2014).
En síntesis la ejecución presupuestaria es una forma del cómo utilizar los recursos que tiene la
empresa a un período establecido ya sea por la adquisición o pago de los bienes y servicios.
1.3.7 Métodos de evaluación de control interno
La evaluación del control interno se basa en el estudio de los sistemas y procedimientos que
se desarrollan de forma eficiente y suscitando el cumplimiento de las metas y objetivos
establecidos (Aguirre O. J., 2013).
Este método puede ser evaluada por un auditor como parte de su examen, la misma que se
19
realiza con el objeto de cumplir las normas de ejecución del desempeño para que le sirva de
base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad a efectuar a los procedimientos
de auditoria, sin embargo el control interno puede y debe ser realizado por la propia entidad
en presencia de todos los empleados (Santillana Gonzáles, 2013).
Todos los métodos de forma conjunta ayudan a obtener evidencias de las diferentes
operaciones tratadas dentro de los procesos en las empresas por el personal ya que constituyen
la aplicación eficiente y necesaria de los hallazgos, mismos que sirven oportunamente en la
consecución de objetivos sobre los temas, problemas y consecuencias identificadas en los
procesos aplicados en auditoria.
1.3.7.1 Método descriptivo
Este método se utiliza para estudiar, analizar y determinar si existen ventajas o desventajas
para la empresa además consiste en una descripción por escrito de las características del
control de actividades y operaciones que se desarrollan y relacionan a departamentos,
personas, operaciones, registros contables e información financiera (Heredero, 2012).
Este método es una técnica o herramienta que permite evaluar y analizar el control interno, a
través de una descripción por escrito de cada uno de los procesos a ser aplicados, con el fin de
recopilar y comunicar información importante de las actividades de control la cual será
analizada, para poder detectar si existen posibles irregularidades o fraudes.
1.3.7.2 Método de cuestionario
“Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa
bajo examen” (Estupiñán Gaitán , 2010, pág. 160)
Los cuestionarios de control interno son un método tradicional para reunir información a
través de un cuestionario estandarizado, con el fin de identificar posibles errores, debilidades
que pueden presentarse en los diferentes departamentos de la entidad (Barquero, 2013)
Los cuestionarios permiten diferenciar las debilidades importantes y menores, por ende es
necesario conocer cuáles fueron las fuentes de información para dar dichas respuestas e
incluir comentarios explicativos sobre deficiencias de control.
20
1.3.7.3 Método de flujograma
La presentación del flujograma viene indicada por una serie de símbolos gráficos que definen
cada tipo de elementos claves de los diferentes tipos de sistemas, a través de la fijación de
cada una de las fases de un proceso, dándole una secuencia lógica y ordenada (Epen, 2010).
Simbología utilizada para el desarrollo de flujogramas
Indica el inicio o fin del diagrama de flujo.
Representa la operación o actividad que se lleva a cabo en un procedimiento.
Representa una actividad predefinida expresada en otro diagrama.
La respuesta o la pregunta planteada será generalmente SI o NO y deberá
escribirse sobre las líneas de flujo, que señalan los diferentes caminos.
El conector representa la conexión o el enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo. Debe usarse este símbolo para evitar
cruces entre líneas de flujo o para llegar a una mejor distribución de símbolos.
El conector de páginas representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente, en la que continua el diagrama de flujo, de la documentación o
información del mismo procedimiento.
Símbolo de archivo que representa almacenamiento de documentos de manera
temporal.
El símbolo documento representa cualquiera que entre, se utilice, se envíe, se
reciba, se genere o salga del procedimiento, se incluirá las copias que sean
utilizadas.
Figura Nº 8 Simbología de Flujogramas
Fuente: (Jiménez, 2010).
1.3.8 Métodos de evaluación de funciones
La evaluación de puestos es un proceso que determina el valor relativo de un puesto en
relación con otro, cuyo propósito básico sobre la evaluación de puestos es eliminar las
desigualdades salariales internas que existen debido a estructuras ilógicas de pago (Mondy. R.
Wayne y Noe, 2010).
Para que una evaluación sea correcta se debe tomar en consideración una serie de
21
características las mismas que deben ser válidas para el proceso de la toma de decisiones
como la objetividad, validez, fiabilidad y operatividad (Cotanda, 2010).
Los métodos de evaluación de funciones es un aspecto que se realiza para que los empleados
sean calificados por la persona inmediatamente superior al cargo y por el gerente o propietario
de la empresa donde se considerara la calidad, cantidad, conocimiento, responsabilidad,
actitud, cuidado y seguridad en el puesto de trabajo (Anzola Rojas, 2010) .
En conclusión el análisis de puestos es el proceso sistemático que consiste en determinar las
habilidades y los conocimientos requeridos para desempeñar el trabajo. Es decir es un
documento que describe las tareas o funciones y responsabilidades que le son propias a cada
personal y que dependerán de su exactitud y claridad para lograr el objetivo esperado.
1.3.9 Estructura Organizacional
“Para diseñar una estructura organizacional que se adapte a las necesidades de una empresa
se debe considerar la dimensión de la microempresa y sus operaciones cotidianas”
(Whittington, 2009).
A través del diseño de la estructura de la organización se busca alcanzar un adecuado grado
de eficiencia y eficacia de la organización. (Robbins C. S., 2010).
La estructura organizacional es una distribución preestablecida de cargos, donde cada persona
asume una función que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
1.4 Conclusiones parciales del capítulo
 A través de la investigación, desarrollo y análisis de las bases teóricas indicadas en este
capítulo podemos describir que existen varios autores que tratan los diferentes temas y
cada uno de ellos se basan a sus estudios realizados que han sido de gran provecho para
obtener información necesaria sobre la investigación realizada.
 La diseño de un método de evaluación y control interno para la Asociación de Productores
Apícolas del Cantón Cotacachi, permite mejorar sus actividades, brindándoles la
oportunidad de realizar los correctivos a tiempo y por ende su aplicación dará beneficio al
cumplimiento de sus metas y objetivos trazados, conforme a sus planes operativos, con
eficiencia y eficacia que es lo que requieren las políticas gubernamentales, cumpliendo así
con lo esperado por la entidad.
22
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Características de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi.
La entidad de denominación o razón social Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi “ASOPROAC” constituida legalmente el 11 de Septiembre del 2002, de derecho
privado, patrimonio y fondos propios, duración indefinida y número de socios ilimitados la
cual se regirá por su Estatuto, Reglamento Interno, Reglamento para la aprobación de
estatutos, reformas y codificaciones, liquidación y disolución y registro de socios y directivas
de las organizaciones previstas en el Código Civil y en las Leyes Especiales, Ley de Fomento
Artesanal y Ley de Arbitraje y Mediación, está dedicada a la producción, comercialización y
venta de miel y sus derivados dentro y fuera de la provincia y de esa manera fomentar la
apicultura como una forma para proteger el medio ambiente.
La Asociación de Productores Apícolas es una organización que acoge a 30 productores
apícolas de la zona andina del Cantón Cotacachi, manejan 50 apiarios con aproximadamente
700 colmenas ubicadas en diferentes pisos climáticos que permiten producir miel, polen y
propóleos de diferentes colores, sabores y aromas, además cera de abejas, reinas de alta
calidad genética, colmenas de abejas e implementos apícolas, cuentan con una planta
procesadora de miel y otros productos que se derivan de las colmenas de abejas.
Dentro de la Asociación son considerados socios las personas naturales o jurídicas que
suscribieron el Acta Constitutiva y los que posteriormente solicitaren su ingreso por escrito y
fueren aceptados por el Directorio, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el
Estatuto y Reglamento Interno y que se encuentren al día en el cumplimiento de sus
obligaciones pecuniarias con la entidad.
Se formó la asociación como una estrategia para buscar la sostenibilidad económica, social y
ecológica de sus asociados y del medio ambiente, considerando que los bosques y chaparros
del cantón Cotacachi así como las condiciones climáticas son propicias para el fomento de
apicultura, existiendo además gran demanda de productos a nivel nacional e internacional.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación.
Este es un método de inferencia basado en la lógica y relacionado con el estudio de hechos
particulares, aunque es deductivo en un sentido (parte de lo general a lo particular) e inductivo
en sentido contrario (va de lo general a lo particular).
23
Se aplicó este método ya que el control interno está estructurado en base a un conjunto de
planes, métodos, principios, normas, procedimientos, medios de verificación y evaluación que
se encuentran adaptados a la asociación en base a sus necesidades y requerimientos, tomando
en cuenta todas las áreas de la organización.
2.2.1 Modalidad de Investigación
2.2.1.1 Cuali-cuantitativa
La modalidad que se aplica en la investigación es cualitativa, ya que permitió conocer los
objetivos, actividades, procesos, riesgos y demás requerimientos de cada una de las áreas y es
cuantitativa porque se tabula y se analiza la información recopilada en la entrevista aplicada
en la Asociación. Es cuantitativa ya que permitió analizar los datos sobre variables y estudiar
las propiedades y fenómenos de la causalidad y la generalización de los resultados da la
investigación.
2.2.2 Tipos de Investigación
2.2.2.1 Investigación Bibliográfica
Permite recopilar información necesaria de diversos autores y documentos para fundamentar
teóricamente las variables de la propuesta.
2.2.2.2 Investigación Descriptiva
Facilita detallar todo lo referente a métodos de evaluación y control interno para fundamentar
la investigación, mediante la recopilación de información de hechos pasados y actuales de la
Asociación de Productores Apícolas, enfocados en la descripción de los procesos que servirán
de guía para aplicar la presente propuesta.
2.2.2.3 Investigación Aplicada
Dará a conocer los métodos de evaluación, control interno y optimización de los recursos de
la Asociación de Productores Apícolas para mejorar los procesos y de esa manera tener una
Asociación más eficiente y eficaz.
2.2.2.4 Investigación de Campo
Ayudó en la recopilación de información necesaria para la estructuración de la investigación
en la Asociación, el mismo que posibilitara estudiar dicha entidad y verificar todo lo existente
en forma cualitativo y cuantitativo.
24
2.2.2.5 Investigación de Acción
La investigación está dirigida a aplicar cambios y será establecida en forma práctica, para
solucionar los problemas para la cual se considera la información directa del representante
legal.
2.2.3 Métodos de Investigación
2.2.3.1 Inductivo – Deductivo
Este método se aplica para identificar las necesidades que cada comisión de la Asociación
requiere, también se empleó en el momento del análisis del problema y sus respectivas
variables, ya que de la generalidad de este se analiza cada parte para llegar a una conclusión
final.
2.2.3.2 Analítico – Sintétic
Permite analizar diversas fuentes bibliográficas y considerar los aspectos más relevantes que
ayudan a estructurar de manera técnica el desarrollo de la propuesta.
2.2.3.3 Histórico – Lógico
Se consideran aspectos preliminares para la respectiva estructuración y observación más
aplicable a la realidad, la misma que sirvió de base esencial para las respectivas proyecciones
de evaluación y control que requiere el presente estudio.
2.2.4 Población y Muestra
Para la presente investigación se toma como población al personal que labora en la
Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura, tanto en el
área de presidencia como en contabilidad. Debido a la cantidad mínima de trabajadores no se
tomó en consideración la muestra.
PERSONAL
NIVEL JERÁRQUICO
CANTIDAD
Presidente
Administrativo
1
Contador
Administrativo
1
Cajero-vendedor
Administrativo
1
Operativo
29
Socios
Tabla Nº 1 Personal de ASOPROAC
Fuente: ASOPROAC
25
2.2.5 Técnicas
2.2.5.1 Encuesta
Mediante esta técnica el personal proporciona información acerca de la existencia de
reglamentos, funciones y políticas que existe en la Asociación para elaborar procedimientos
mediante flujogramas y establecer controles en cada área.
2.2.5.2 Entrevista
Permite recopilar información de relevancia y aspectos propios de la Asociación, la misma
que sirve de base para el análisis respectivo y la estructuración de la aplicación adecuada de
los respectivos métodos de evaluación y de control.
Se aplica la entrevista al Presidente y Contador de la Asociación, para obtener información
que permite diagnosticar la situación actual de la entidad y la necesidad de realizar los
métodos de evaluación y control interno para la Asociación de Productores Apícolas del
Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura.
2.2.6 Instrumentos
2.2.6.1 Cuestionario
Fue un instrumento útil para la investigación donde se determina preguntas sobre el control
interno de la entidad y del personal a su cargo y así establecer los métodos de evaluación,
procedimientos de control y demás actividades de la Asociación.
Dicho cuestionario se aplicó a los socios de la Asociación con el fin de obtener mayor
información sobre la aplicación y manejo de las funciones encomendados a ellos.
2.2.6.2 Guía de Entrevista
Este instrumento contribuye de manera activa dentro de la investigación ya que permite la
recopilación de información más específica, de manera ordenada, analizar procesos actuales y
la elaboración de mejoras dentro de la entidad para poder cumplir los objetivos establecidos.
Permitió planificar la temática que se abordó en la entrevista con el Sr. Luis Mesías Bonilla
Amaguaña Presidente y Julio César Guerra Pérez Contador de la Asociación para así poder
tener criterios más directos en función del nivel gerencial y el área de contabilidad.
26
2.2.7 Análisis de resultados
2.2.7.1 Análisis de encuesta aplicado a los socios de la Asociación
75
Supervision
66
Informacion y Comunicación
30
Actividades de Control
41
Respuesta a los Riesgos
38
Evaluacion de riesgos
70
Identificacion de objetivos
78
Establecimiento de Objetivos
60
Ambiente Interno
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Figura Nº 9 Análisis de encuesta aplicado a los socios de la Asociación
Fuente: Encuesta socios ASOPROAC
Análisis: En la encuesta aplicada a los socios de la asociación se puede evidenciar que el 78%
corresponde al establecimiento de objetivos, el 75% a la supervisión y el 70% a la
identificacion de, mismos que son aplicados de una menera eficiente por parte de la Asamblea
General de socios; de la misma manera se puede establecer que el 66% corresponde a la
información y comunicación y el 60% al ambiente interno, de tal manera que es el Presidente
es quien ejecuta estos dos ambientes para lograr el objetivo propuesto por la entidad; tambien
se puede determinar que el 41% corresponde a la respuesta a los riesgos, el 38% a la
evaluación de riegos y el 30% a las actividades de control, estos tres ambientes son aplicados
en un rango muy bajo, a los cuales se los debe tomar en consideracion y aplicarlos de una
manera correcta para lograr el cumplimiento del objetivo establecido por la entidad.
27
2.2.7.2 Análisis de entrevista aplicado al Presidente de la Asociación.
La entrevista fue realizada el día jueves 19 de Febrero del presente año al Sr. Mesías Bonilla
artesano calificado, Presidente de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi, Provincia de Imbabura, obteniendo la siguiente información.
Dicha Asociación es una entidad de carácter privado, la entrevista fue realizada para obtener
información que contribuya con el desarrollo de la presente investigación, mismo que supo
manifestar que la asociación se encuentra operando en el mercado desde el 11 de Agosto del
2002, ubicada en la Comunidad de Turuco, con un espacio físico de 300 m² perteneciente a la
Unión de Organizaciones Campesinas e Indígenas de Cotacachi “UNORCAC” con un horario
de atención al público de 8 am a 5 pm, desempeñando sus actividades con solo 2 trabajadores
y 30 socios con los cuales realiza la producción de miel, sus derivados, comercialización y
venta.
Además se pudo identificar que la asociación es administrada y controlada por el buen juicio
y criterio del presidente ya que no existe asignación de responsables por áreas y todas las
decisiones son personales, la empresa no tiene una estructura organizacional adecuada debido
a que no cuenta con normas, parámetros y políticas internas, no existe un manual de funciones
y procedimientos, por lo tanto hay ineficiencia en las responsabilidades asignadas.
Realiza capacitaciones a sus empleados y socios cada cuatro meses dirigidas por el MIPRO y
AGROCALIDAD en la cual debido a la inasistencia de los socios no todos tienen la
suficiente capacitación en estos temas, a pesar de que los empleados y socios disponen de
implementos para sus actividades no son aplicados adecuadamente debido a que no existen
funciones establecidas, normas o políticas que exijan el cumplimiento de los mismos,
contribuyendo de esta manera al deterioro de la imagen empresarial, y por ende no se aplican
evaluaciones al desarrollo de las diferentes actividades, al personal, y las sanciones
respectivas por parte de la asociación.
Algunos de sus trabajadores cuentan con los beneficios que la ley impone, mientras que los
socios no trabajan bajo ningún contrato, son remunerados de acuerdo a la producción
obtenida, en la entidad no existe parámetros para determinar sueldos, no cuenta con un plan
de incentivos para reconocer el desempeño laboral, el pago de las remuneraciones para
algunos empleados no es realizada con sustento de roles ni informes o egresos económicos,
todos los informes y las disposiciones se realizan verbalmente, no existen documentos
28
escritos que respalden las mismas y el desarrollo de las actividades de la asociación.
2.2.7.3 Entrevista dirigida al contador
El control de las cuentas de compras, ventas y por cobrar, el ingreso de información y su
respectiva asignación a las cuentas contables, declaraciones y pagos de impuestos, pagos de
nómina, pagos al IESS, control de ingresos y egresos, si bien es cierto se toman aspectos
estratégicos para el normal funcionamiento de la asociación, se comete el error de que todos
los procesos y procedimientos están generalizados, centralizados de forma interna, no
documentada, obviamente se puede esperar cierto tipo de control, pero esto no corresponde a
un control integral, también se identificó que la responsabilidad recae sobre la persona
responsable de la asociación, en este caso hacia el Sr presidente Mesías Bonilla.
El dinero en efectivo al tener una entrada directa es un objeto de alta susceptibilidad de
eventos perjudiciales como son el robo o el fraude por lo que el medio idóneo para eliminar
estos defectos son los constantes arqueos de caja programado y no programados, en donde se
debe tener determinado el procedimiento y los responsables de ejecución, además todos los
documentos deben estar archivados en la carpeta respectiva y diariamente se debe controlar
que todo este correcto.
Al respecto existe la iniciativa por parte del contador de que exista un método de evaluación y
control interno que permita ejercer una adecuada ejecución de actividades con la finalidad de
formalizar procedimientos y que de esta forma se evite los sesgos de interpretación del cómo
hacer las cosas, los lineamientos de control deben demarcar procedimientos estratégicos para
que la asociación pueda optimizar sus recursos y maximizar sus réditos económicos en base a
tener un manejo estricto del dinero y los documentos.
En la parte de las acciones que se realizan previamente solo se reconoció lo que corresponde a
compras y ventas por lo que es necesario incluir en este control los demás elementos que
también pueden generar gastos y que no son parte del ciclo del proceso contable, por lo que es
evidente que se necesita documentar las acciones que están institucionalizadas de forma
verbal.
29
2.2.7.4 Propuesta del investigador
Control
Estratégico
Procedimientos de control
estratégico
Identificación
de Procesos
Estratégicos









Misión
Visión
Principios
Valores
Políticas
Objetivos estratégicos
Análisis FODA
Matriz de análisis cruzado
Análisis FODA
Control operativo
Control de
Gestión
 Estructura organizacional.
 Manual de funciones.
 Manual de procedimiento
financiero.
 Políticas de Control
Interno.
 Manual de procedimientos
contables.
 Arqueo de caja.
 Conciliación bancaria.
Procesos
Operativos
Formatos de control de
evaluación
Control de
evaluación
Métodos de
evaluación
 Formatos de control.
 Ejecución de presupuesto.
 Análisis de cumplimiento
de objetivo.
 Análisis de impactos
Figura Nº 10 Esquema de la Propuesta
2.3 Conclusiones parciales del capítulo

La centralización de los problemas generados se encuentra tanto en los procesos como los
procedimientos que genera la actividad económica, es decir estos representan
vulnerabilidad al ser practicadas de forma verbal y como tal no existe una misma
30
orientación de trabajo conjunto que guie el accionar de todos los departamentos para
lograr el máximo beneficio económico por los esfuerzos realizados.

Otro aspecto que complica es la del personal, pues en los procedimientos deben estar
descritas las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo para
evitar que por efecto de rotación de empleados se pierda o se confunda el rol de cada una
de las personas que trabajan en el área, así se mantendrá un desarrollo homogéneo que
logre los objetivos.

Además es necesario realizar los métodos de evaluación y control interno que este en
capacidad de aglutinar integralmente la actividad económica de la Asociación de
Productores Apícolas del Cantón Cotacachi, que evidencie políticas claras, procesos,
procedimientos, y responsables de los aspectos estratégicos para la asociación como es el
control sobre las diferentes actividades a desarrollar, compras, ventas, y el personal con la
finalidad de rectificar, prevenir, corregir, errores y riesgos que se presenten en el manejo
de los recursos.

Los controles que se realizan son muy débiles con respecto al uso adecuado de los
recursos en el desarrollo de todas las actividades ya que todo es controlado solo mediante
la observación por parte del Presidente.
31
CAPÍTULO III
MARCO PROPOSITIVO
Título
“Métodos de evaluación y control interno para la Asociación de Productores Apícolas del
Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura”.
Objetivo de la Propuesta
Establecer acciones que permitan la optimización de recursos en la Asociación de Productores
Apícolas del Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura.
3.1 Control estratégico
3.1.1 Introducción
El diseño de los métodos de evaluación y control interno para la Asociación de Productores
Apícolas del Cantón Cotacachi tiene como propósito fundamental establecer una estructura
organizacional en donde los socios y empleados conozcan cuales son los objetivos, de la
misma manera cuales son las funciones, procedimientos y responsabilidades de cada área que
deben cumplir.
Es de mucha importancia para la Asociación el estar estructurada apropiadamente para
facilitar a los socios, empleados, administradores de la entidad a realizar sus actividades
encomendadas de una manera más eficientemente.
Dentro de la filosofía micro empresarial se encuentra definida la misión, la visión, los
objetivos, las políticas y estrategias que dirigen la acción y evaluación de los empleados para
de esa manera proyectar una imagen externa mejorada que incluyan normas y valores de
comportamientos apropiados.
La administración dentro de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi
busca lograr resultados de máxima eficiencia mediante la utilización adecuada de los recursos
y el establecimiento de normas y leyes para lograr la máxima eficiencia.
3.1.2 Misión
La Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi es un proveedor de productos y
32
servicios altamente competitivos con un fuerte compromiso en el aseguramiento de la calidad
y diversidad de derivados.
3.1.3 Visión
Para el año 2017 ser una microempresa de reconocido prestigio nacional e internacional del
mercado de productos apícolas altamente calificados, sobre la base de un crecimiento,
desarrollo organizado y competitivo desde la perspectiva económica, social y ambiental.
3.1.4 Principios
- Orientación al Cliente: El Cliente es la razón de la existencia de la asociación, y todos
los esfuerzos se orientan a satisfacer sus necesidades.
- Mejoramiento Continuo: Mantener políticas, normas y estrategias de mejora continua,
mediante la competitividad del personal y la calidad en atención al cliente.
- Trabajo en equipo: Todo el personal laborará para lograr un objetivo común.
3.1.5 Valores
- Compromiso: Cumplir y servir con lealtad al cliente siempre agradándolo.
- Responsabilidad: Cumplir oportunamente las funciones encomendadas a fin de conseguir
la eficacia y eficiencia que define ASOPROAC.
- Excelencia: Calidad, esfuerzo y desempeño para lograr resultados exitosos y mantenerse
dentro de los más altos competidores en la región norte del país.
- Respeto: Cortesía y aceptación en las relaciones interpersonales y a obedecer las normas
y políticas de la Asociación.
3.1.7 Objetivos estratégicos
 Cumplir con los reglamentos, políticas y manual de funciones que permitan el
mejoramiento de la asociación.
 Capacitar a los socios y personal de la entidad potenciando los valores éticos, calidad y
atención al cliente.
 Mejorar la posición competitiva de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi “ASOPROAC”
33
3.1.8 Análisis FODA
FORTALEZAS
1. Capacidad y liderazgo por parte de la directiva para adecuar la
Asociación ante los diversos factores que puedan afectar su imagen
sobre el área en que opera la entidad.
2. Servicio de calidad, acorde con las exigencias del mercado.
3. Cuenta con suficiente espacio físico para el desarrollo de sus
actividades administrativas y operativas.
4. Es la única entidad apícola dentro del cantón Cotacachi.
34
OPORTUNIDADES
1. Atracción de nuevos segmentos de mercado, que permiten focalizar
mejor las estrategias de la Asociación e incrementar los ingresos.
2. La innovación en tecnología, que al ser implantada reduce los
índices de pérdida y rechazo del producto.
3. Diversidad de proveedores, con el fin de disponer de la materia
prima necesaria para el desarrollo de las actividades, sin necesidad de
depender de un solo proveedor.
4. Alianzas estratégicas entre diversas microempresas, que consiste en
unir fuerzas para lograr un objetivo en común, como puede ser el
mantener un cliente satisfecho.
DEBILIDADES
AMENAZAS
1. Carencia de un Método de Evaluación y Control Interno.
1. La competencia ofrece precios más bajos a los clientes
2. No existe una definición clara de funciones y responsabilidades de 2. Ingreso de nuevos competidores al sector apícola, obligan a la
la directiva y empleados lo que dificulta la integración de las Asociación a buscar nuevas oportunidades que les permitan
personas a los procesos de la Asociación.
mantenerse dentro del mercado y competir altamente con sus servicios.
3. No se han definido controles internos para los procesos de la
microempresa, dificultando el logro de los objetivos de la misma.
4. Falta de capacitación y desarrollo del personal, que puede
provocar desmotivación en los socios y empleados al realizar las
actividades encomendadas a cada personal.
34
3.1.8.1 Matriz de análisis cruzado FA – FO - DO – DA
FACTOR
EXTERNO
FACTOR
INTERNO
FORTALEZAS
DEBLIDADES
Al brindar un servicio de calidad y oportuno,
acorde con las exigencias del mercado es
importante contar con diversos proveedores,
con el fin de disponer de los insumos y
suministros necesarios para el desarrollo de
las actividades, sin necesidad de depender de
un solo proveedor.
La asociación al no contar con un Método de
evaluación y Control Interno no permite
focalizar mejor las estrategias de la entidad e
incrementar los ingresos.
OPORTUNIDADES
35
Al poseer un espacio físico adecuado para el
desarrollo de las actividades administrativas y
operativas ayuda a focalizar mejor las
estrategias de la Asociación e incrementando
nuevos segmentos de mercado.
Al no existir una definición clara de funciones
y responsabilidades de los socios, directiva y
empleados se visualiza la deficiencia en las
actividades operativas, administrativas y
financieras, mismo que no permite tomar
decisiones con eficiencia dentro de la
asociación.
Al no tener definido controles internos para
los procesos de la Asociación por parte de los
socios y la directiva, ocasiona que no se
busquen alternativas como la diversidad de
proveedores, lo cual ayuda al normal
desarrollo de las actividades, sin necesidad de
depender de uno o dos proveedores.
La capacidad y liderazgo de la directiva
permite crear alianzas estratégicas entre
diversas organizaciones y microempresas, que
consiste en unir fuerzas para lograr un
objetivo en común, como puede ser el
mantener un cliente satisfecho.
La innovación en tecnología, que al ser
implantada reduce los índices de perdida y La falta de capacitación del personal ha
rechazo del producto y con ello permite que provocado desmotivación en los empleados al
35
AMENAZAS
36
los costos de producción continúen siendo ejecutar las actividades, es por ello que
muy competitivos.
mediante la ayuda de alianzas estratégicas
entre diversas microempresas, se podrá
generar un mejor ambiente laboral.
La Asociación de Productores Apícolas del La falta de un Método d Evaluación y Control
Cantón Cotacachi debido a la capacidad y Interno no permite un adecuado seguimiento
liderazgo de su directiva, puede adecuar a los de sus procesos y procedimientos, lo que ha
diversos factores que puedan afectar la ocasionado que no se planteen estrategias
entidad, sin embargo la existencia de muchos para competir con precios más bajos.
productores apícolas a nivel provincial y
nacional puede ocasionar la pérdida de No se han definido controles internos para los
clientes por estar dentro de un mercado procesos de la Asociación, dificultando el
altamente competitivo.
cumplimiento de los objetivos, los mismos
que deben adaptarse a la inestabilidad
El servicio de calidad que brinda a sus económica que se encuentra sometido el país.
clientes ha sido de gran ayuda, pero no es
suficiente ya que la competencia ofrece a más
de calidad en el servicio, precios más bajos.
A pesar de que la microempresa cuenta con
suficiente espacio físico para el desarrollo de
sus actividades administrativas y operativas,
el ingreso de nuevos competidores le afectaría
y esto no le permitiría mantenerse dentro del
mercado y competir altamente con sus
productos.
36
3.2 Control de gestión
3.2.1 Estructura Organizacional
Mediante el diseño de la estructura organizacional de la Asociación de Productores Apícolas
se busca alcanzar un adecuado grado de eficiencia y eficacia de la Organización, el mismo
que consiste en administrar y usar adecuadamente los recursos empresariales, tecnológicos,
financieros y sobre todo el talento humano de la Asociación
Dentro de la estructura organizacional, cada personal de la Asociación asume una función que
se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
3.2.1.1 Organigrama Estructural
ASAMBLEA GENERAL
DIRECTORIO
PRESIDENTE
SECRETARIA
SÍNDICO
CONTABILIDAD
CAJEROVENDEDOR
37
3.2.2 Manual de funciones
Dentro de la Asociación constituye una habilidad para responder favorablemente la
combinación correcta entre conocimientos y habilidades en el desempeño laboral.
Cargo. PRESIDENTE
Fecha. ……… Código PRESI 0001
Tiene como responsabilidad principal organizar, dirigir y controlar las actividades
administrativas, financieras y de recursos humanos de acuerdo a los objetivos
propuestos.
FUNCIONES.
1. Convocar y presidir las sesiones del Directorio como de la Asamblea General
2. Obtener el RUC de la organización y remitir una copia al MIP.
3. Firmar la correspondencia oficial conjuntamente con el secretario y más
documentos de la entidad, autorizar pagos, revisar vales e intervenir en todo
cuanto se refiere con la administración de los fondos de la organización.
4. Tomar decisiones en los casos de extrema urgencia, debiendo de ello informar
en las sesiones del Directorio.
5. Autorizar o negar las peticiones de los socios tendientes a la revisión de los
archivos, documentos de la Asociación y más atribuciones que le confieran el
Estatuto y el Reglamento.
COMPETENCIAS PROFESIONALES
Titulación buscada: Socio de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi.
Experiencia laboral específica: 2 años de experiencia.
Conocimientos específicos: Líder en la Asociación
Conocimientos de informática: Word.
COMPETENCIAS PERSONALES
Lideresa, persistencia, personalidad, iniciativa personal, habilidades de comunicación,
habilidades de integración en un equipo.
Realizado por:
Aprobado por:
38
Cargo. SECRETARIA
Fecha. …………… Código. SECRET 0002
Su objetivo es velar, organizar, redactar, firmar e informar la correspondencia que
deba mantener en el ejercicio de sus funciones, además certificar los acuerdos
tomados y ser responsable de la custodia de la documentación
FUNCIONES.
1. Redactar y firmar con el Presidente la correspondencia oficial.
2. Tramitar la correspondencia relacionada con el movimiento interno de la
Asociación.
3. Convocar a las sesiones de la Asamblea y el Directorio, previo aviso del
Presidente.
4. Expedir previa orden del Presidente los certificados que se soliciten.
5. Llevar con diligencia el libro de actas, así como el archivo de la organización.
COMPETENCIAS PROFESIONALES
Titulación buscada: Socio de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi.
Experiencia laboral específica: 1 año de experiencia.
Conocimientos específicos: Líder de la Asociación
Conocimientos de informáticas: Word.
COMPETENCIAS PERSONALES
Persistencia, personalidad, orientación a la calidad, iniciativa personal, habilidades de
comunicación, habilidades de integración en un equipo
Realizado por:
Aprobado por:
39
Cargo. SÍNDICO
Fecha. ……
Código. SIND 0003
El síndico tiene como responsabilidad velar por el buen funcionamiento de la
Asociación con el fin de proteger los intereses de sus representados.
FUNCIONES.
1. Remplazar al Vicepresidente en caso de ausencia temporal o definitiva.
2. Encargarse de los trámites legales y judiciales de la Asociación, para lo cual
buscara el asesoramiento de un abogado que sea autorizado por la Asamblea
General.
3. Velar para que las actuaciones y decisiones de la Asamblea y el Directorio se
ejecuten en el marco del ordenamiento jurídico vigente.
4. Estudiar y redactar informes e instrumentos jurídicos que le fueren requeridos
por el Directorio o el Presidente de la Asociación.
5. Elaborar y sugerir reformas al Estatuto y Reglamentos de la Asociación.
COMPETENCIAS PROFESIONALES
Titulación buscada: Socio de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi.
Experiencia laboral específica: 2 años de experiencia y desempeño en cargos
similares.
Conocimientos específicos. Líder en la Asociación.
Conocimientos de informáticas: Word, Excel.
COMPETENCIAS PERSONALES
Persistencia, personalidad, orientación a la calidad, iniciativa personal, habilidades de
comunicación, habilidades de integración en un equipo
Realizado por:
Aprobado por:
40
Cargo. CONTADOR
Fecha. ………….
Código. CONTA 0004
EL contador es un recurso estratégico que vincula el proceso operativo con el
administrador a través de documentos contables que hacen posible analizar
la
situación financiera de la empresa.
FUNCIONES.
1. Elaborar los Estados Financieros.
2. Preparar declaraciones de impuestos.
3. Revisar los roles de pagos.
4. Revisar las liquidaciones de las vacaciones.
5. Revisar pago de planillas en la página del IESS.
6. Controlar y administrar caja chica.
7. Elaborar las conciliaciones bancarias.
8. Consolidar los saldos contables con sus respectivos respaldos.
9. Efectuar comprobantes de pago adjuntando documentos sustentatorios y las
respectivas autorizaciones.
10. Mantener el registro contable y financiero de las diferentes transacciones.
11. Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciación.
12. Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.
COMPETENCIAS PROFESIONALES
Titulación buscada: Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, CPA
Experiencia laboral especifica: Mínimo 2 años de experiencia
Conocimientos específicos. Contabilidad yconocimiento sobre leyes tributarias.
Conocimientos de informáticas: Microsoft office, Word, Excel y Power Point
COMPETENCIAS PERSONALES
Persistencia, personalidad, orientación a la calidad, iniciativa personal, habilidades de
comunicación, habilidades de integración en un equipo
Realizado por:
Aprobado por:
41
Cargo. CAJERO-VENDEDOR
Fecha. ……. Código. CAJVENT 0005
Apoya al tesorero en la recepción, manejo y custodia del dinero o documentos
relacionados, resultantes de las transacciones diarias de ventas de producción en la
asociación.
FUNCIONES.
1. Verificar que el fondo de caja este completo al recibirlo y antes de entregarlo.
2. Mantener un adecuado fondo de monedas para dar el respectivo cambio.
3. Recibir documentos de valor, dinero en efectivo por concepto de ventas de
productos cumpliendo con los procedimientos y normas establecidas.
4. Conservar el área de trabajo limpio y ordenado.
5. Despachar entregar y empacar los artículos adquiridos por los clientes, según
las exigencias de los mismos.
6. Entregar al presidente el reporte diario de los movimientos de dinero y los
documentos por cobrar receptados en caja.
7. Apoyar en la entrega de valores a la persona encargada de depositarlos.
8. Colaborar con los arqueos de caja que se realicen.
COMPETENCIAS PROFESIONALES
Titulación buscada. Ingeniero en contabilidad
Experiencia laboral especifica: mínimo 2 años de experiencia
Conocimientos específicos: Manejo de dinero en efectivo y documentos de valor.
Conocimientos de informáticas: Microsoft office, Word, Excel y Power Point
COMPETENCIAS PERSONALES
Persistencia, personalidad, orientación a la calidad, iniciativa personal, habilidades de
comunicación, habilidades de integración en un equipo.
Realizado por:
Aprobado por:
42
3.2.3 Manual de Procedimiento Financiero
Permite un adecuado control de las actividades financieras, pues los directivos utilizan dicho
manual como un sistema de información contable que debe brindar al personal de la
Asociación para lograr o cumplir objetivos que permiten mayor eficiencia en el manejo de los
recursos económicos y control de información financiera para la toma de decisiones y de esa
manera evitar errores que pueden ser perjudiciales para la entidad.
3.2.3.1 Descripción de Procedimientos
 Compra
 Venta
 Cierre de caja
 Nómina
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COMPRAS
No
1
Responsable
Tesorero
Actividad
Determinar las necesidades de acuerdo a las existencias o
requerimientos solicitados por el cliente.
2
Presidente
Realizar el requerimiento de mercadería.
3
Presidente
Analizar la orden de requisición, toma la decisión
autorizando o negando.
4
Contador
Solicitar el pedido al proveedor.
Contador
Emitir la factura correspondiente por la mercadería
solicitada.
6
Tesorero
Recibir la mercadería, verificar la calidad y la cantidad a la
orden de compra.
7
Contador
Si la cantidad y demás especificaciones son correctas
proceder a recibirse los bienes e ingresa al kárdex.
8
Tesorero
Verificar la factura y el orden de ingreso, para los trámites
respectivos y su archivo.
9
Contador
Ingreso de datos al sistema contable.
5
43
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN
COTACACHI “ASOPROAC”
PROCEDIMIENTO COMPRAS
CONTADOR
PRESIDENTE
TESORERO
Inicio
Elaborar solicitud
de requerimiento
de productos
Requerimiento
de mercadería
1
No
Solicitar el pedido
al proveedor
Aprobación
Si
Factura
No
Producto
recibido
es correcto
Si
Recepción de
productos
Ingreso de
datos al
sistema
contable
Registro en
kardex
1
Fin
Realizado por:
Aprobado por:
44
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
VENTAS
No
1
Responsable
Cliente
Actividad
El cliente solicita la mercadería al cajero –vendedor.
2
Cliente
Solicita información sobre existencias de productos.
3
Cajero-vendedor
Emite la nota de pedido en original y copia estableciendo
el precio.
4
Bodeguero
El personal encargado revisa la orden de pedido.
5
Bodeguero
Procede a verificar las existencias para aprobar la venta
6
Bodeguero
En caso de existir falencias o algún inconveniente termina
la venta.
7
Cajero-vendedor
De no existir ningún inconveniente se ingresa nota de
pedido.
8
Cliente
Procede hacer una revisión física de los productos.
9
Cliente
Los productos cumplen con las exigencias del producto.
10
Bodeguero
De no cumplir se termina la venta.
11
Cajero-vendedor
Si no existe ningún inconveniente se aprueba la orden de
pedido.
12
Bodeguero
Registro en el kárdex.
13
Cajero-vendedor
Emitir la factura la original le entregará al cliente para que
retire su producto, una copia se quedará en caja como
documento de soporte hasta que el cajero realice el cierre
de caja.
14
Bodeguero
Se procede a despachar los productos.
15
Cliente
Recibe mercadería.
45
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN
COTACACHI “ASOPROAC”
PROCEDIMIENTO VENTAS
BODEGA
CAJERO-VENDEDOR
CLIENTE
Inicio
Solicita información de
existencias
Solicita
mercadería
Revisa la orden de
productos
Verifica
las
existencias
Emite nota de pedido
Si
Ingresa nota de
pedido
Revisión física de
los productos
No
Termina la venta
Cumple
las
exigencias
No
1
Si
Aprueba la orden
de pedido
Registro kárdex
Emite factura
Despacha
productos
Recibe
productos
1
Fin
Realizado por:
Aprobado por:
46
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CIERRE DE CAJA
No
Responsable
Actividad
1
Cajero-vendedor
Realizar la constatación del efectivo.
2
Cajero-vendedor
La persona encargada realizará el cuadre diario de caja
mediante documentos de soporte.
3
Contador
Verificar la existencia de faltantes o sobrantes.
4
Cajero-vendedor
En caso de existencia de anomalías se realizará un
descuento en el rol de pagos.
5
Cajero-vendedor
Llenar
papeleta
de
depósito
para
su
respectivo
procedimiento.
6
Cajero-vendedor
Realizar el respectivo depósito en la entidad financiera
correspondiente (Banco del Pichincha).
7
Cajero-vendedor
Entrega de comprobantes de caja y/o depósito.
8
Contador
Verificar secuencia de comprobantes.
9
Contador
Mediante los documentos entregados confirmar los
resultados.
10
Cajero - vendedor
Emite un informe final.
47
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN
COTACACHI “ASOPROAC”
PROCEDIMIENTO CIERRE DE CAJA
CAJERO-VENDEDOR
CONTADOR
Inicio
Constatará el
efectivo
Cuadre de caja
Descontará del rol
de pagos
Existen
faltantes y
sobrantes
Si
Llenar papeleta de
depósito
No
Depósito del
efectivo Banco del
Pichincha
Entrega de
comprobantes
de caja y
depósito
Verificará
secuencia de
comprobantes
Confirmar
resultados
Emite informe
final
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Fin
Realizado por:
Aprobado por:
48
PRESIDENTE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NÓMINA
No
1
Responsable
Tesorero
Actividad
Para el pago de los sueldos a los empleados el responsable
de este procedimiento deberá primeramente verificar las
hojas de control de asistencia.
2
Tesorero
Legalización de asistencias de los empleados de la
Asociación.
3
Tesorero
Reporte de asistencia de los empleados de la entidad.
4
Contador
También deberá verificar los anticipos de sueldo, que se
realizaron en el transcurso del mes.
5
Contador
Verificar descuentos de los empleados.
6
Contador
En caso de existir anticipos deberá realizarse los
respectivos cálculos.
7
Contador
Luego se procederá a realizar el rol de pagos, donde se
detalla los ingresos y egresos de los empleados.
8
Contador
Imprime el rol de pagos.
9
Presidente
Revisa el valor y legaliza los pagos.
10
Contador
Llenar la respectiva papeleta de depósito.
11
Contador
Realizar depósitos de sueldos a una Entidad Financiera
(Banco del Pichincha).
Una vez realizado el pago es necesario que cada empleado
12
Contador
firme el rol de pagos para tener el respaldo de la
transacción.
49
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN
COTACACHI “ASOPROAC”
PROCEDIMIENTO NÓMINA
TESORERO
CONTADOR
PRESIDENTE
Inicio
Control de
asistencia
Legalización
de asistencia
Reporte de
asistencia
Verifica
anticipos
Si
Cálculo
respectivo
Descuento
No
Elabora el rol de
pagos
Imprime rol de
pagos
Revisa el valor
Llena papeleta
de depósito
Legaliza
Depósito Banco
Pichincha
Firma rol de
pagos por los
trabajadores
Realizado por:
Fin
Aprobado por:
50
3.2.4 Políticas de Control Interno
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO SOBRE LAS COMPRAS
Fecha. ………………………
Código. PCICOM 0007
OBJETIVO: Controlar la gestión de compras contemplando aspectos como la
reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en la fabricación y
comercialización de los productos promocionales de ASOPROAC
Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y
recursos humanos necesarios.
Tramitar las requisiciones y solicitudes para adquisición de insumos maquinarias y
equipos y servicios que se requieren en las diversas áreas de la Asociación.
Crear un portafolio de proveedores.
Actualizar y calificar cada tres meses la base de datos de proveedores, así como
términos de pagos, beneficios adicionales por compra, incremento de precio.
Comprobar los precios, información técnica, calidad y garantía de las mercaderías y
los servicios.
Elaborar informes sobre compras, así como verificar los precios anteriores con los
existentes.
Proceder con las compras exclusivamente previa autorización del Presidente.
Proveerse solo de lo necesario en lo que respecta a materiales, insumos, maquinarias
y equipos, artículos y servicios para evitar costos adicionales por volumen de
inventarios.
Evitar compras innecesarias.
Entregar en el menor tiempo todos los productos adquiridos conforme los
requerimientos de las áreas.
Elaborar actas de entrega recepción posterior al conteo físico y la verificación del
estado de las mercaderías.
Centralizar todos los procesos de compras de ASOPROAC, incluso aquello de menor
valor que pudieran realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo
de caja chica.
Realizado por:
Aprobado por:
51
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO SOBRE LAS VENTAS
Fecha. ………………………
Código. PCIVEN 0008
OBJETIVO: lograr un adecuado y beneficioso manejo sobre las ventas realizadas
por la Asociación.
Se colocaran ventas a crédito siempre y cuando se hayan agotado todas las instancias
para ventas en efectivo.
Para realizar ventas a crédito se deben establecer las condiciones que se van a aplicar
a los clientes, periodos y fechas de pago, garantías y vigencia del cliente en el
mercado.
Todas las ventas realizadas a crédito
se deben respaldar con los respectivos
documentos financieros, cheques, letras de cambio, entre otras.
Archivar todas las facturas, incluyendo las anuladas para llevar un control de lo que
se vendió diariamente.
Quedan inválidos para ser acreedores a créditos las personas naturales y jurídicas que
hayan incumplido con compromisos financieros.
Los precios de los productos serán establecidos por la Asamblea general de socios.
El plazo máximo de pago de deuda por compra de productos de ASOPROAC, será
tres meses por clientes, y este será otorgado siempre y cuando este haya cancelado
todos los adeudos anteriores en la entidad.
Las ventas a crédito serán autorizados por el Presidente, siendo el quién acuerde con
el cliente los plazos de pago.
Las ventas realizadas a las empresas, serán autorizados por el Presidente, siendo el
quién acuerde con el cliente.
Los precios de los productos serán establecidos por la Asamblea General de Socios de
acuerdo al costo de producción.
Realizado por:
Aprobado por:
52
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO PARA CIERRE DE CAJA
Fecha. ………………………
Código. PCICCAJ 0009
OBJETIVO: Constituir los valores monetarios disponibles que la Asociación tiene a
disposición para cubrir transacciones que requieran de su uso inmediato, por lo que es
considerada una de las cuentas de mayor movimiento y afectación dentro del estado
financiero.
Efectuar arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja, por lo
menos una vez al mes, los faltantes y sobrantes detectados, deben expedirse y
registrarse inmediatamente.
Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al día siguiente en la Entidad
bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido.
Como tiempo máximo de depósito del dinero recaudado en caja será de 24 horas.
Realizar diariamente el cierre de caja.
Registrar todos los débitos.
Los faltantes de efectivo y billetes falsos es responsabilidad del cajero y se lo
considerará como anticipo de sueldo y descontado al rol de pagos.
Negar cambios de cheques personales con fondos de caja a cualquier persona, salvo la
autorización del Presidente.
Verificar la secuencia de comprobantes y la exactitud de los valores ingresados por
ventas al contado y a crédito.
Incrementar el fondo de caja de acuerdo a la autorización del Presidente de la
Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi.
Realizado por:
Aprobado por:
53
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO PARA NÓMINA
Fecha. ………………………
Código. PCINOM 0010
OBJETIVO: Presentar la garantía a la Asociación que los recursos monetarios
destinados a la administración del personal están siendo adecuadamente distribuidos.
La contratación del personal y el salario a pagar deben ser aprobadas por la directiva
de la Asociación.
Deben ser utilizados formatos u otros medios que permitan controlar la hora de
entrada y salida del personal.
El pago de la nómina debe ser aprobado por el Presidente dela Asociación.
Para el pago de la nómina debe haber una cuenta bancaria que se utilice solo con ese
objetivo.
La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona
diferente de quien prepara la nómina y de quien realiza paga.
Realizado por:
Aprobado por:
3.2.5 Manual de procesos contables
El presente manual constituye una guía de consulta permanente para el área contable, en lo
que respecta a normas y procedimientos que conducen a cumplir a cabalidad el objetivo de la
Asociación de una manera eficiente sujeto a actualización periódica de procedimientos, con el
fin de optimizar el aprovechamiento de los recursos.
Para una mejor comprensión y toma de decisiones oportunas se les sugiere a los Directivos de
la Asociación, aplicar los formatos de Estado de Evolución del Patrimonio y Estado de Flujo
de Efectivos, los otros dos estados financieros Estado de Situación Financiera y Estado de
Resultado Integral son ya aplicados dentro de la Asociación.
54
3.2.5.1 Formato de Estado de Evolución del Patrimonio
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN COTACACHI
“ASOPROAC”
ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X
CUENTAS
CAPITAL
RESERVA
UTILIDAD
UTILIDAD
RESERVA
LEGAL
RETENIDA
EJERCICIO
ESTATUTO
CONCEPTO
Saldo 1/01/20xx
(-)
Declaración
dividendo
(-) Capitalización
(=)Saldo
antes
de
utilidad
(+) Utilidades 20xx
(-) Aplicaciones
Saldo 31/12/20xx
3.2.5.2 Estado de fuente y uso
La aplicación de esta herramienta financiera permitirá definir cuál es la estructura financiera
de la Asociación permitiendo así el logro del principio de conformidad financiera.
Tiene como objetivo demostrar de donde provienen los fondos y como se utilizan los mismos,
tomando en consideración que una disminución del activo y un aumento en el pasivo será un
estado de fuente y un aumento del activo y disminución del pasivo será un estado de uso. Para
este cálculo se tomará en consideración la siguiente tabla:
FUENTE
ACTIVO
+
PASIVO
USO
+
-
Tabla Nº 2 Estado de fuente y uso
El formato de estado de fuente y uso está realizado según las necesidades y cuentas aplicadas
en la asociación. Ver anexo 2
55
3.2.5.3 Estado de flujo de efectivo
Este estado permitirá evaluar la liquidez o solvencia de la Asociación y medir la capacidad
que tiene la entidad para generar efectivo y sus equivalentes durante cierto lapso de tiempo,
de esta manera identificar la capacidad de la asociación para generar entradas de efectivo en
un futuro derivadas de sus actividades para cumplir con sus obligaciones.
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN
COTACACHI
“ASOPROAC”
ESTADO DE FLUJO DE EFCTIVO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X
Actividades de operación
Utilidad neta del ejercicio
Flujos netos
(+) Depreciación
(+) Amortización
Subtotal
(-) Cuentas por Cobrar
(-) Inventarios
(+) proveedores
(+) otros pasivos de corto plazo
(-) pago de impuestos
Flujos netos de efectivo de actividades de operación
Actividades de inversión
Adquisición de maquinaria y equipo de computo
Flujos netos de efectivo en actividades de inversión
Actividades de financiamiento
(-) Pago de pasivos bancarios
(-) Pago de dividendos
(-) Pago de gastos financieros
Flujos netos de efectivo en actividades de financiamiento
Incremento neto en efectivo
Efectivo al principio del periodo
Efectivo al final del periodo
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
….
3.2.6 Arqueo de caja
Dicho arqueo de caja será realizado por las personas responsables sea el contador o Presidente
de la Asociación, donde constará nombres y apellidos de responsable del fondo, el monto
recaudado, desglose del efectivo y se dejara constancia escrita y firmada por las personas que
intervienen en el arqueo.
56
La constatación de efectivo consiste en verificar y anotar el dinero ya sea billetes o monedas
que exista en caja al finalizar el periodo obteniendo así la suma total, además se verificará los
documentos justificativos de las anotaciones del libro de caja de tal manera que los recuentos
de caja coincidan con el saldo de los documentos de cobro y pago que se hayan anotado en el
libro auxiliar de contabilidad.
ARQUEO DE CAJA
A CARGO DE: ………………………..
AL: …………………………………….
EN EFECTIVO
CONCEPTO
PARCIAL
TOTAL
MONEDAS
……….de 0.05 ctvs.
……….
……….de 0.10 ctvs.
……….
……….de 0.25 ctvs.
……….
……….de 0.50 ctvs.
……….
……….de 1.00 dólar
……….
……………….
SUMAN
BILLETES
……….de 1.00 dólar
……….
……….de 5.00 dólares
……….
……….de 10.00 dólares
……….
……….de 20.00 dólares
……….
……….de 50.00 dólares
……….
……….de 100.00 dólares
……….
………………..
SUMAN
………………..
TOTAL ARQUEO CONSTATADO
………………...
VALOR DEL FONDO DE CAJA
. .………………
DIFERENCIA
ENCARGADO CAJA:
REALIZADO POR:
3.2.7 Conciliación bancaria
Las conciliaciones bancarias se elaborarán dentro de los primeros diez días hábiles del mes
siguiente, donde se comparará los movimientos realizados por la Entidad Financiera con los
movimientos de los registros contables, a fin de permitir la toma de decisiones y aplicación de
acciones correctivas.
57
Mediante este aplicación se explicarán las razones de la diferencia entre los registros del
efectivo del depositante y su saldo en la cuenta bancaria, cuyo fin será identificar y corregir
los errores de anotación que pudieran existir, de la misma manera se podrá detectar eventuales
usos no autorizados de los recursos monetarios de la asociación sujetas a revisión.
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN COTACACHI
DENOMINACIÓN DEL ENTE
CONCILIACIÓN BANCARIA
AL……………………….
Banco del Pichincha Cta. Cte. No…………
Saldo según libro auxiliar
(-) Notas de débito
……………………….
……………………....
(+) Notas de crédito
………………………
………………………
SALDO CONCILIADO EN LIBROS
Saldo según estado de cuentas
(+) depósitos en transito
………………………
………………………
(-) Cheques en circulación
……………………....
………………………
SALDO CONCILIADO EN BANCOS
Mes: Septiembre del 2015
……….
(………)
……….
……….
……….
……….
……….
……….
………
……….
……….
(………)
……….
……….
……….
Contador
3.3 Métodos de Evaluación
3.3.1 Formatos de Control de Evaluación
Al Presidente de la Asociación de productores Apícolas del Cantón Cotacachi “ASOPROAC”
se le recomienda aplicar estos formatos para que pueda conocer el desarrollo y cumplimiento
dentro de la entidad, donde se registrarán las actividades que deben desarrollar, el nivel de
cumplimiento y las respectivas correcciones para la solución de inconvenientes.
58
Con la aplicación de estos formatos podrá identificar cual es el personal idóneo y eficiente
para la producción y comercialización de los productos que ofrece esta entidad.
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL
CANTÓN COTACACHI
Dirección: Cotacachi - Comunidad Turuco
CONTROL POR ACTIVIDADES
Fecha:…………………….
FUNCIÓN:
RESPONSABLE:
ACTIVIDADES:
Elaborado por:
Nivel de cumplimiento
Observaciones
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Revisado por:
Aprobado por:
Los demás formatos de control de evaluación sobre control de adquisición de materia prima y
sus derivados, control de ventas, control de asistencia al personal se puede evidenciar en los
anexos 3, 4 y 5.
3.3.2 Presupuesto
Permite integrar todo lo expresado en términos financieros en lo referente a ingresos y gastos
previsto de los recursos que forman parte de la Asociación de Productores Apícolas del
Cantón Cotacachi, en un determinado periodo, con la finalidad de lograr el objetivo
propuesto.
59
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN COTACACHI “ASOPROAC”
PRESUPUESTO 2015
No
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
COSTO
COSTO
COSTO
UNITARIO
MENSUAL
ANUAL
PRESUPUESTO DE INGRESOS
1
Venta
2
-
Miel
100 Kg
10.00
1 000.00
12 000.00
-
Derivado
30
8
240.00
2 880.00
30
20.00
600.00
7 200.00
Aporte socios
Total ingresos
22 080.00
PRESUPUESTO DE GASTOS
Compra
-
materia
100 Kg
7.00
700.00
8 400.00
1
354.00
354.00
4 248.00
1
300.00
300.00
3 600.00
prima
Sueldos y salarios
-
Cajerovendedor
-
Contados
Aporte
patronal
IEES
43.00
43.00
516.13
1
354.00
354.00
354.00
1
300.00
300.00
300.00
1
354.00
354.00
354.00
1
300.00
300.00
300.00
1
354.00
354.00
354.00
1
300.00
300.00
300.00
1
25.00
25.00
300.00
12
2.10
25.20
302.40
Capacitación
31
32.26
Movilización
5
5.00
25.00
300.00
Depreciación equipo
1
950.00
26.39
316.64
Décimo tercero
-
Cajerovendedor
-
Contador
Décimo cuarto
-
Cajerovendedor
-
Contador
Vacaciones
-
Cajerovendedor
-
contador
Servicios básicos
Publicidad
y
propaganda
1 000.00
de cómputo
500.00
Gastos varios
Total gastos
21 445.17
3.3.3 Modelo de ejecución presupuestaria
Dentro de la ejecución presupuestaria se demuestra el gasto real efectuado mensualmente,
dicho gasto se genera por la adquisición y pago de bienes y servicios.
60
MODELO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
MARCO
PRESUPUESTO
EJECUCIÓN
PORCENTAJE DE
PORCENTAJE
VARIACIÓN DE
PRESUPUESTARIO
AÑO 2015
REAL AL
ESTIMACIÓN
DE EJECUCIÓN
PORCENTAJE
(a)
31/10/2015
83%
(d)
(b)
(c)
DE
ESTIMACIÓN Y
DE EJECUCIÓN
(e)
(cantidad total *
(C.T/12meses)
costo unitario)
*10 meses
(12 meses 100%
10 meses
INGRESOS PRESUPUESTARIOS
Ventas
Aporte socios
Total ingresos presupuestarios
GASTOS PRESUPUESTARIOS
Sueldos y salarios
Aporte patronal IESS
Décimo tercero
Décimo cuarto
Vacaciones
Servicios básicos
Publicidad y propaganda
Capacitación
Movilización
Depreciación
equipo
de
(C.T*33.33%)
computo
Total gastos presupuestarios
61
x)
(b * 100%)/a
(c - d)
3.3.4 Análisis de cumplimiento de objetivos
ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
OBJETIVO
62
NORMAS Y
POLÍTICAS
MANUAL DE
FUNCIONES,
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS Y
CONTABLES
CAPACITACIÓN
PRODUCCIÓN
SOCIOS
MÉTODOS
DE
EVALUACIÓN
Y
CONTROL INTERNO
CUMPLE
Cumplir con las normas, políticas internas para cada socio
y empleado.
Aplicar los manuales de funciones, procedimientos
financieros y contables para el buen funcionamiento de la
Asociación.
Capacitar a los socios y al personal de la Asociación en
temas relacionados a la producción apícola y atención al
cliente
Tecnificar la producción y comercialización a través de la
asistencia técnica en temas de competitividad,
comercialización y atención al cliente.
Asociar a los productores apícolas del Cantón Cotacachi
promoviendo la unidad, solidaridad y mutua colaboración.
Aplicar los métodos de evaluación y control interno para la
Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi.
62
NO CUMPLE
X
X
X
X
X
X
OBSERVACIÓN
No cumplen con las políticas internas por falta
de conocimiento.
La inexistencia de estas técnicas no permite
cumplir con los objetivos establecidos con
mayor eficiencia en el manejo de los recursos
económicos.
Se ejecuta cada seis meses con la participación
de los técnicos del MIPRO y expertos del Perú
en estos temas.
Se da cumplimiento mediante la asistencia
técnica obtenida de Instituciones públicas y
privadas sean nacionales o internacionales
En coordinación con el Directorio y los
diferentes grupos de trabajo se busca mejorar
las condiciones de vida para los socios, familias
y comunidad mediante el mejoramiento y
transformación de la producción apícola
Con la aplicación de esta metodología se podrá
optimizar los recursos de la Asociación y los
directivos tomarán decisiones acertadas.
3.3.5 Análisis de impactos
Para realizar el análisis individual de los impactos se utiliza la siguiente matriz.
POSITIVO
NO HAY IMPACTO
NEGATIVO
1
Bajo
0
-1
Bajo
2
Medio
0
-2
Medio
3
Alto
0
-3
Alto
Tabla Nº 3 Análisis de Impactos
3.3.5.1 Impacto Económico
Indicadores
Nivel de Impactos
3
2
1
0
-1
-2
-3
0
0
0
0
0
IMPACTO ECONÓMICO
x
Fuentes de trabajo
Mejoramiento de la productividad
x
Optimización de recursos
x
TOTAL
6
2
Tabla Nº 4 Impacto Económico
Nivel de impacto = 6+2= 8/3= 2.6 IMPACTO ALTO POSITIVO
- Fuentes de trabajo
En la asociación se cuenta con el personal necesario para ejecutar el proyecto en mención, de
esa manera se podrá ofrecer trabajo a los mismos socios de la entidad.
- Mejoramiento de la Productividad
Se aplicará los métodos de evaluación y control interno permitiendo reducir tiempo y dinero
generando eficiencia y productividad en el manejo de los recursos de la asociación.
- Optimización de recursos
Permitirá obtener mayor efectividad en los procesos, desarrollo de actividades, tareas y
funciones de los directivos, socios y personal, entre otros aspectos
63
3.3.5.2 Impacto Social
Indicadores
Nivel de Impactos
3
2
1
0
-1
-2
-3
0
0
0
0
0
IMPACTO SOCIAL
x
Ambiente laboral y externo
Capacitación al personal
x
TOTAL
3
2
Tabla Nº 5 Impacto Social
Nivel de impacto = 3+2= 5/2= 2.5 IMPACTO ALTO POSITIVO
- Ambiente laboral y externo
En el lugar de trabajo debe estar presenta las buenas relaciones laborales entre socios,
directivos, empleados y clientes, logrando un buen trabajo en equipo y cumpliendo los
objetivos propuestos y las metas a alcanzar.
- Capacitación al personal
Con la capacitación a todo el personal de la asociación se cumplirán objetivos, metas y
actividades propuestas con eficiencia y eficacia hacia una buena imagen empresarial.
3.3.5.3 Impacto ambiental
Indicadores
Nivel de Impactos
3
2
1
0
-1
-2
-3
0
0
0
0
0
IMPACTO AMBIENTAL
x
Conservación del medio ambiente
Concientización a los socios y
x
empleados
TOTAL
3
2
Tabla Nº 6 Impacto Ambiental
Nivel de impacto = 3+2= 5/2= 2.5 IMPACTO ALTO POSITIVO
64
- Conservación del medio ambiente
Al ser una asociación dedicada a la producción apícola la contaminación al medio ambiente es
mínima por lo tanto tiene medidas básicas para su conservación y protección.
- Concientización a los socios y empleados
La asociación no puede ocasionar daños al medio ambiente debido a que de ella depende la
producción de miel y por ende los directivos d la entidad están dispuestos a difundir entre los
trabajadores las medidas de protección.
3.4 Conclusiones parciales del capítulo
En el ámbito de control interno es importante determinar la dimensión de cada actividad, que
vaya de acuerdo a la naturaleza de la Asociación para regular y guiar las acciones
a
desarrollar que aseguren uniformidad de procedimientos en los controles propuestos.
Para la elaboración de la propuesta fue importante determinar las funciones y procedimientos
de las actividades a ejecutarse dentro de la Asociación, con la finalidad de contribuir a la
seguridad de los procedimientos que se realizan en la entidad.
La aplicación correcta de los métodos de evaluación y control interno será de gran beneficio
para la asociación ya que las funciones para los socios, directivos y empleados estarán
descritos dentro de esta propuesta, de la misma manera los procedimientos de las diferentes
actividades estarán descritas en este proyecto y de esa manera será factible la optimización de
los recursos de la asociación de una manera eficiente.
65
66
67
CONCLUSIONES GENERALES
La Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi es un microempresa líder en el
mercado por su calidad de productos, sin embargo existen diferencias y debilidades en su
estructura lo que ha impedido mayor eficiencia administrativa, financiera y contable.
Las bases teóricas expuestas en el capítulo II complementan el trabajo de elaboración de los
métodos de evaluación y control interno, ya que describen los conceptos básicos
sustentan la aplicación de normas, políticas, y procedimientos a la estructura
que
de la
organización, ajustada a sus necesidades, para la consecución de sus objetivos.
Mediante las entrevistas realizadas al presidente y contador de la Asociación se detecta la
falta de control en las actividades realizadas por los empleados, un desperdicio de recursos
por la falta de revisión del perfil de cada candidato.
Los métodos de evaluación y control interno están orientados a fortalecer los procesos
empresariales, financieras y atención al cliente y capital a fin de viabilizar el adecuado
funcionamiento en todas las áreas existentes.
68
RECOMENDACIONES
Es importante que la Asociación considere la aplicación inmediata de los métodos de
evaluación y control interno ya que constituye la base fundamental para la optimización de los
recursos empresariales, y así proteger la imagen de la Asociación.
Es importante que los directivos de la Asociación transmitan a través de una capacitación y
sensibilización el método de evaluación y control interno propuesto de manera que se oriente
eficientemente al personal, en la utilización de los procesos internos establecidos, a fin de
alcanzar niveles de éxito a corto, mediano y largo plazo.
Es indispensable que la Asociación cuente con un manual de funciones, procedimientos
financieros y procedimientos contables que defina responsabilidades con las que debe cumplir
cada empleado.
Es importante que se tome en consideración las funciones que han asignado, para de esa
manera reducir al máximo la duplicidad de funciones en las diferentes actividades, ya que
mediante la aplicación de la entrevista realizada al presidente y contador se detecta la
necesidad de los métodos de evaluación y control interno para optimizar los recursos y por
ende es indispensable dar una solución inmediata.
69
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ANEXOS
ANEXOS
ANEXO 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES - IBARRA”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS (CPA)
TEMA: MÉTODOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL INTERNO PARA LA
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES
APÍCOLAS
DEL CANTÓN COTACACHI,
PROVINCIA DE IMBABURA.
AUTOR: ENMA MARISOL TONTAQUIMBA FLORES
TUTOR: CPA. MALDONADO CARLOS.
IBARRA – ECUADOR
2015
1. TEMA
Métodos de evaluación y Control Interno para la Asociación de Productores Apícolas del
Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura.
2. DESARROLLO
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El Ecuador es un país rico en recursos naturales, con una diversidad de pisos climáticos y
biológicos como bosques tropicales y andinos. Específicamente el cantón Cotacachi cuenta
con dos zonas: la zona andina caracterizada por los bosques en las faldas de la mama
Cotacachi y la zona subtropical de Intag con sus respectivos bosques. Las dos zonas
mencionadas son parte de la reserva Cotacachi Cayapas.
De acuerdo a experiencias de la Asociación de Productores Apícolas de Cotacachi
“ASOPROAC”, los bosques y chaparros del cantón Cotacachi así como las condiciones
climáticas son propicias para el fomento de apicultura, existiendo a demás gran demanda de
productos a nivel nacional e internacional es por esto que la Unión de Organizaciones
Campesinas e Indígenas de Cotacachi “UNORCAC”, conjuntamente con las personas de las
comunidades aledañas que se dedicaban a la apicultura deciden unirse y crear una
microempresa con la finalidad de aplicar mejores técnicas en el manejo de esta producción,
para de esa manera ofrecer un producto de calidad.
Luego de haber revisado los repositorios de las universidades se encontró temas a fines tales,
como de la señorita Paz Noboa Lorena María (2011), quien elaboró un sistema de control
interno administrativo – financiero para los departamentos de recursos humanos, ventas y
finanzas para empresas dedicadas a la importación
y distribución de confites de la
universidad Politécnica Salesiana, la cual ejecuta un análisis interno y externo estableciendo
estrategias para la empresa y aplica un cuestionario de control interno para evaluar el riesgo
dentro de las actividades laborales.
La Tesis de Zambrano Veloz, Gladys Lucía del año 2012 denominada Propuesta de
mejoramiento del Control Interno administrativo y financiero del Departamento de Tesorería
del Municipio del Cantón Mejía, definiendo los puntos débiles del sistema de control interno
de las áreas que conforman la Tesorería, mejorará las deficiencias halladas, diseñará y
reestructurará el Organigrama estructural y de Posición del departamento de Rentas, quien
tiene una relación directa con Tesorería.
Otra de las tesis encontradas es un Diseño de Control Interno para la Asociación
Agroindustrial La Libertad del cantón Espejo de los autores Vásquez Reina Luis Arturo y
Chandi Enríquez Paola Maribel del año 2013, la misma que se enfoca en elaborar los procesos
administrativos contables, desarrollando conceptualizaciones organizativas, organigrama
estructural, definición y delimitaciones de funciones, manual orgánico funcional, manual de
procedimientos administrativos y de procedimientos contables.
2.2 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
La creación de empresas es una actividad arriesgada, como indica el reducido número de
éxitos y de supervivencia de nuevas empresas. (Veciana, 2005)
En la actualidad las empresas que permanecen son las que están sujetas al cambio, las
instituciones del sector tanto público y privado deben adoptar la misma situación, ya que las
organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto se debe comprender y atender sus
necesidades, siendo deber de la máxima autoridad de la Asociación mantener un ambiente
propicio para que el personal alcance los objetivos de la entidad, para lo cual se requiere del
conocimiento y de la capacitación permanente, ya que los resultados deseados se alcanzarán
fácilmente cuando los recursos y las actividades se gestionan como un proceso.
De esta manera se hace énfasis que a nivel mundial las herramientas de control y su
aplicación en las empresas se han convertido en un factor clave para la realización de
actividades, como para la búsqueda de información útil tanto para los administradores como
para las personas encargadas de tomar las decisiones en beneficio de la entidad.
Actualmente la situación nacional e internacional
por la fuerte competencia global y
alteraciones en el ámbito económico y financiero, generada por las fuertes variaciones en
precios de las materias primas y; ¿por qué no de los continuos cambios en los gustos y
preferencias de los consumidores?, da lugar a que exista un bajo comportamiento de la
productividad del trabajo, incumplimiento de las obligaciones contraídas por la empresa en el
desarrollo de su actividad y por ende un decrecimiento en el posicionamiento institucional.
Se mantuvo una conversación directa con el presidente de la Asociación de Productores
Apícolas de Cotacachi quien manifiesta las debilidades existentes dentro de la entidad, entre
las principales se tiene que no existen manuales administrativos definidos de manera correcta
lo que conlleva a una mala administración y guía en las funciones por parte de sus
representantes, no cuentan con una estructura organizacional ni funcional, lo que provoca que
no se cumplan a cabalidad todos los procesos, ni se cuenta con responsabilidades
encomendadas, la parte contable la llevan de manera empírica, provocando una
administración ineficiente de todos sus recursos, las funciones ejecutivas se mezclan con las
administrativas, conllevando a una capacidad de gestión inadecuada, no existen entre los
directivos una adecuada coordinación de las actividades por lo que la toma de decisiones lo
realizan en un grupo pequeño y no lo socializan a toda la asamblea, no cuentan con
planteamientos adecuados que respalden los derechos de los socios que la conforman y por
ende no permite mantener un estilo de gestión y liderazgo empresarial que responda a
lineamientos técnicos y éticos, de esta manera provocando que la empresa mantenga un
inadecuado espacio laboral, baja rentabilidad sin satisfacer las expectativas
y objetivos
empresariales.
2.3 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo optimizar los recursos de la Asociación de Productores Apícolas del Cantón
Cotacachi, Provincia de Imbabura?
2.4 OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
2.4.1 Objeto de Investigación
Procesos de Auditoría: Constituyen un medio para un fin donde abarca todos los
lineamientos y parámetros a seguir en el desarrollo de las operaciones de una entidad, con la
finalidad de proteger, controlar, distribuir y administrar adecuadamente los recursos humanos
y económicos que dispone la Asociación, para de esta manera garantizar el desarrollo y
sostenibilidad empresarial, construyendo capacidades para el abordaje de un control a partir
de los métodos de evaluación y control interno.
2.4.2 Campo de acción
Control Interno: Según Guillermo, (2009), el control interno sirve para mantener la empresa
en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de la misión. Esta área da
soporte al trabajo empresarial ya que tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a la
gestión empresarial, a la administración de los recursos, el manejo de talento humano y el
apoyo financiero y contable, garantizando la eficiencia y eficacia de las operaciones, en el
cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas con el fin de proteger los
activos, asegurando de esta forma que los registros contables muestren la fiabilidad de la
información.
2.5 IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE LA INVESTIGACIÓN
Auditoría
2.6 OBJETIVO GENERAL
Diseñar métodos de evaluación y control interno que permita la optimización de recursos de
la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura.
2.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
-
Sustentar teóricamente el control interno y los recursos empresariales.
-
Determinar la situación actual del manejo de los recursos de la Asociación de Productores
Apícolas del cantón Cotacachi.
-
Identificar los componentes más idóneos que permitan la estructuración de los métodos
de evaluación y control interno.
-
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
2.8 IDEA A DEFENDER
Con los métodos de evaluación y el control interno se logra la optimización de los recursos de
la Asociación de Productores Apícolas del Cantón Cotacachi, Provincia de Imbabura
2.9 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
2.9.1 Variable Independiente: Métodos de Evaluación y Control Interno
2.9.2 Variable Dependiente: Optimización de recursos
2.10
METODOLOGÍA A EMPLEAR
2.10.1 Modalidad de Investigación
2.10.1.1 Investigación cuali-cuantitativa.- La modalidad a emplear se denomina mixta
porque se establecerá la eficiencia y eficacia de la empresa, los mismos que tienen un alto
nivel de importancia en el desarrollo de la presente investigación ya que al mismo tiempo
permitirá determinar las características de la Asociación y su situación actual para poder
establecer estándares que ayuden al manejo adecuado de cada uno de sus recursos y
actividades.
2.10.2 Tipos de investigación
2.10.2.1 Bibliográfica.- Permitirá recopilar información necesaria de diversos autores y
documentos para fundamentar teóricamente las variables de la propuesta.
2.10.2.2 Descriptiva.- Facilitará detallar todo lo referente a métodos de evaluación y control
interno para fundamentar la investigación, mediante la recopilación de información de hechos
pasados y actuales de la Asociación de Productores Apícolas, enfocados en la descripción de
los procesos que servirán de guía para aplicar la presente propuesta.
2.10.2.3 Aplicada.- Dará a conocer los métodos de evaluación, control interno y optimización
de los recursos de la Asociación de Productores Apícolas para mejorar los procesos y de esa
manera tener una Asociación más eficiente y eficaz.
2.10.2.4 De campo.- Ayudará la recopilación de información necesaria para la estructuración
de la investigación en la Asociación, el mismo que posibilitara estudiar dicha entidad y
verificar todo lo existente en forma cualitativo y cuantitativo.
2.10.2.5 De acción.- La investigación está dirigida a aplicar cambios y será establecida en
forma práctica, para solucionar los problemas para la cual se considerara la información
directa del representante legal.
2.10.3 Métodos de investigación
2.10.3.1 Inductivo – Deductivo.- Este método se aplicará para identificar las necesidades que
cada comisión de la Asociación requiere, también se aplicará en el momento del análisis del
problema y sus respectivas variables, ya que de la generalidad de este se analizara cada parte
para llegar a una conclusión final.
2.10.3.2 Analítico – Sintético.- Permitirá analizar diversas fuentes bibliográficas y considerar
los aspectos más relevantes que ayudaran a estructurar de manera técnica el desarrollo de la
propuesta.
2.10.3.3 Histórico – Lógico.- En la investigación se consideraran aspectos preliminares para
la respectiva estructuración y observación más aplicable a la realidad, la misma que sirva de
base esencial para las respectivas proyecciones de evaluación y control que requiere el
presente estudio.
2.10.4 Técnicas de investigación
2.10.4.1 Entrevista.- Permitirá recopilar información de relevancia y aspectos propios de la
Asociación, la misma que servirá de base para el análisis respectivo y la estructuración de la
aplicación adecuada de los respectivos métodos de evaluación y de control, la misma que se
realizará al presidente y al contador de la Asociación de Productores Apícolas del cantón
Cotacachi.
2.10.5 Instrumento de investigación
2.10.5.1 Guía de entrevista.- Este instrumento contribuirá de manera activa dentro de la
investigación ya que permite la recopilación de información más específica, de manera
ordenada, analizar procesos actuales y la elaboración de mejoras dentro de la entidad para
poder cumplir los objetivos establecidos.
2.11 ESQUEMA DE CONTENIDOS
2.11.1 Empresa
2.11.1.1 Concepto
2.11.1.2 Importancia
2.11.2 Recursos de la empresa
2.11.2.1 Concepto
2.11.2.2 Importancia
2.11.3 Tipos de recursos
2.11.4 Optimización de recursos
2.11.5 Control
2.11.6 Control interno
2.11.6.1 Definición
2.11.6.2Importancia
2.11.6.3Diseño del Control Interno
2.11.6.4Controles administrativos y contables
2.11.6.5 Efectividad y eficacia
2.11.6.6 Objetivos del Control Interno
2.11.6.7 Tipos de Control Interno
2.11.6.8 Normas de Control Interno
2.11.6.9 Limitaciones
2.11.6.10 Instrumento del Control Interno
2.11.6.11 Componentes del control interno
- Ambiente de control
- Información y comunicación
- Evaluación de riesgos
- Supervisión y seguimiento
- Actividades de control
2.11.7 Estados Financieros
2.11.7.1 Objetivos de los Estados Financieros
2.11.7.2 Estado de Cambios en el Patrimonio
2.11.7.3 Estado de Flujo de Efectivo
2.11.7.4 Arqueo de Caja
2.11.7.5 Conciliación Bancaria
2.11.7.6 Presupuesto
2.11.8 Métodos de evaluación del control interno
2.11.8.1 Método descriptivo
2.11.8.2 Método de cuestionario
2.11.8.3 Método de flujograma
2.11.9 Estructura Organizacional
2.11.10 Conclusiones parciales del capitulo
2.12 APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD
2.12.1 Aporte teórico
Según: Mantilla, (2009) El control interno comprende el plan de organización y el conjunto
de métodos y procedimientos que aseguran que los activos están debidamente protegidos, que
los registros contables son fidedignos
y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcadas por la administración”.
El control interno es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión, hallada en
cualquier organización, empresa y asociación en base al análisis, decisiones y acciones
relacionadas con los medios financieros y administrativos necesarios en la actividad de dicha
organización, integrando todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de los
procesos. Los métodos de evaluación y control interno son una parte fundamental en el
desarrollo y crecimiento económico de las empresas ya que en la actualidad las que continúan
operando son las que mejor se adaptan a los cambios y toma de decisiones acertadas.
2.12.2 Significación práctica
Plantear métodos de control interno para la Asociación de Productores Apícolas que es de
vital importancia ya que ayudará a efectivizar el manejo y distribución de los recursos
humanos y económicos para de esta manera contribuir al desarrollo de la microempresa.
El control interno contribuirá a la Asociación de Productores Apícolas a mejorar su calidad
financiera con el único objetivo de lograr el crecimiento dentro de los procesos correctamente
definidos enfocados a la toma de decisiones correctas con eficiencia y eficacia.
Mediante los métodos de evaluación se detallará los procedimientos más importantes y las
características de control interno para las distintas áreas mencionando los registros y
formularios que intervienen en la asociación.
2.12.3 Novedad científica
En la Asociación de Productores Apícolas el Método de Evaluación y Control Interno es de
mucha importancia, pues mediante su aplicación se puede verificar la información financiera,
contable y administrativa estimulando al cumplimiento óptimo de las políticas, metas y
objetivos preestablecidos.
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ANEXO 2
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL CANTÓN COTACACHI
“ASOPROAC”
ESTADO DE FUENTE Y USO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X
CUEN
TA
ACTIVOS
ACTIVOS CORRIENTES
Caja – bancos
Cuentas por cobrar clientes
Inventario
Total activos corrientes
Activos no corrientes
Terreno
Edificio
Depreciación
Movilización
Total activos no corrientes
PASIVOS
Pasivos corrientes
Cuentas
por
pagar
proveedores
Impuestos por pagar
Dividendos por pagar
Total pasivos corrientes
Total pasivos
PATRIMONIO
Capital pagado
Reservas
Utilidades acumuladas
Utilidades del ejercicio
Total patrimonio
Pasivo + patrimonio
AÑO 201X
Año anterior
(a)
AÑO 201X
Año actual
(b)
VARIACIÓN
…..
…..
….
…..
…..
…..
….
…..
a–b
a–b
a–b
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
a-b
…..
…..
…..
…..
…..
…..
……
…..
a-b
a-b
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
a-b
a-b
a-b
a-b
…..
…..
Suman
…..
a-b
a-b
FUENTE
USO
…..
…..
….
…..
…..
…..
…..
…..
…..
ANEXO 3
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL
CANTÓN COTACACHI
Dirección: Cotacachi - Comunidad Turuco
CONTROL DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA
Y SUS DERIVADOS
Fecha:…………………….
SOCIO:
RESPONSABLE:
DETALLE
CANTIDAD
PRODUCTO
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Elaborado por:
………………..
Nivel
cumplimiento:
de
………………
Observaciones…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Revisado por:
Aprobado por:
ANEXO 4
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES APÍCOLAS DEL
CANTÓN COTACACHI
Dirección: Cotacachi - Comunidad Turuco
CONTROL DE VENTAS
Fecha:…………………….
CLIENTES:
DETALLE
PRODUCTO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Elaborado por:
………………..
Nivel
cumplimiento:
………………
de
Responsable:
Observaciones
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Revisado por:
Aprobado por:
ANEXO 5
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES
APÍCOLAS DEL CANTÓN COTACACHI
Dirección: Cotacachi – Comunidad Turuco
CONTROL DE ASISTENCIA AL PERSONAL
Fecha
Apellidos
nombres
y Hora de Firma
entrada
Hora de Firma
salida
Nivel de cumplimiento:
Revisado por:
Aprobado por:
Observaciones
……………...
……………...
……………...
ANEXO 6
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COSO ERM
AMBIENTE INTERNO
Filosofía de gestión de riesgos
No.
1
2
3
PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
¿Se ha establecido una filosofía de gestión de riesgos
adecuada?
¿Se consideran todas las formas de riesgo en la toma
de decisiones?
¿Se realiza seguimiento al cumplimiento de políticas
y procedimientos y del estado de gestión de riesgos
corporativos?
Integridad y valores éticos
No. PREGUNTA
4 ¿Se ha dado a conocer a los colaboradores de la
institución la importancia de la integridad y valores
éticos en la labor que realizan?
5 ¿Se está consciente de la importancia de la práctica
de valores éticos dentro de la institución?
6 ¿Se podría decir que la institución es gerenciada con
integridad?
Estructura organizativa
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
7 ¿Está definida la estructura organizativa de la
institución?
8 ¿Se establecen niveles de autoridad y
responsabilidad?
9 ¿Estos niveles están bien definidos y claros para todos
los trabajadores?
Asignación de autoridad y responsabilidad
No PREGUNTA
.
10 ¿Se asignan autoridad y responsabilidad de acuerdo
al grado de iniciativa y criterio de cada individuo?
11 ¿Se establecen tareas encaminadas al cumplimiento
de los objetivos de la institución?
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENT
E
NO
CUMPL
E
12 ¿Está consciente el personal de que sus decisiones
afectan directamente a los objetivos de la
organización?
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Objetivos estratégicos
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
13 ¿Se han implantado objetivos estratégicos dentro de
la organización?
14 ¿Se emplean técnicas de evaluación de riesgos en la
definición de estos objetivos?
Riesgo aceptado
No. PREGUNTA
15 ¿Se han determinado los principales riesgos que
afectan directamente a la organización?
16 ¿Se encuentra preparada la organización para admitir
mayor riesgo del que actualmente admite?
Metodologías y técnicas
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
17 ¿Existen metodologías y técnicas establecidas que
detecten la presencia de acontecimientos inesperados?
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Riesgo inherente y residual
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
18 ¿Se realizan las acciones necesarias para la
eliminación de la presencia de riesgos inherentes?
19 ¿Ha existido la presencia de riesgos residuales luego
de aplicadas determinadas acciones?
Técnicas de evaluación
No. PREGUNTA
20 ¿Se aplican técnicas probabilísticas en la evaluación
de riesgos?
21 ¿Se realizan análisis sobre los resultados obtenidos
de la aplicación de las técnicas?
22 ¿Se asigna capital suficiente para realizar la
evaluación de riesgos?
23 ¿Se presentan los resultados de evaluación de riesgos
en forma gráfica y comprensible?
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Evaluación de posibles respuestas
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
24 ¿Se agrupan los riesgos de acuerdo a su significancia?
25 ¿La respuesta que se da a cada riesgo está acorde a un
plan preestablecido?
ACTIVIDADES DE CONTROL
Integración de la respuesta al riesgo
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
26 ¿Se aplican actividades de control que garanticen
que las respuestas a los riesgos son las adecuadas?
27 ¿La aplicación de las actividades de control se
realiza en momentos oportunos?
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
No. PREGUNTA
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
28 ¿Se recopila y analiza la información tanto interna
como externa para identificar, evaluar y responder a
los riesgos?
29 ¿Se aplica la tecnología como medio para mejorar la
eficiencia y eficacia de los procesos de información?
SUPERVISIÓN
Actividades permanentes de supervisión
No. PREGUNTA
30 ¿Se lleva a cabo la supervisión de la eficacia de los
componentes de la gestión de riesgos corporativos?
31 ¿Se revisa diariamente la información de la gestión
del negocio?
CUMPLE
CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
ANEXO 7
Guía de entrevista
Objetivo: Conocer el proceso de control interno que se aplica desde la gerencia para el
cumplimiento de objetivos.
Fecha:…………………………………………..
Realizado por:………………………………….
Entrevista dirigida al Presidente
1. Como están establecidas las funciones que cada departamento o área de la empresa
debe desempeñar.
2. La empresa dispone de un organigrama estructural.
3. Como se maneja la información contable que se genera por la actividad económica
4. De qué forma se controla el ingreso de dinero o de documentos por cobrar
5. Como controla las deudas impagadas de la empresa
6. Como se autoriza los pagos que tiene que realizar la empresa
7. Los departamentos están obligados a entregar los informes diarios o mensuales
8. Qué tipo de falencias se le han presentado en el manejo de la empresa
9. Piensa que es necesario implementar un método de evaluación y control interno para
la empresa
Gracias por su colaboración
ANEXO 8
Guía de entrevista
Objetivo: Conocer el proceso de control interno que se aplica desde el departamento de
contabilidad para el cumplimiento de objetivos
Fecha:………………………………………………
Realizado por:……………………………………..
Entrevista dirigida al contador
1. Identifique los principales problemas o falencias que se le han presentado en su
departamento.
2. Cuáles son las funciones del departamento de contabilidad.
3. Cuál es la persona encargada de autorizar los pagos.
4. se realizan normalmente en la empresa arqueo de caja.
5. Qué tipo de controles ejecuta a nivel de documentos contables de la empresa
6. la empresa tiene un plan de cuentas.
7. Utiliza algún tipo de sistema informático para el manejo de la contabilidad.
8. Como se maneja los informes contables en la empresa
9. Cree que es necesario implementar un sistema de control interno
10. Qué tipo de evaluaciones se aplica.
11. Que hace para lograr que las actividades se apliquen de acuerdo a lo establecido
Gracias por su colaboración