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MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO ! " # %& %" # , $ ' () ( $ + )* # . . . . 1 $ +/ ! . )0 1/ %/ ! %/ ! 3 2 1 1 2 1 4 1 " # 3 *# " # ! )* # " *# *# *# *# $ 5 Blanca Elena Quijorna Navas $ 2/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO 1. El proceso de pago Las empresas deben hacer frente con frecuencia a pagos, para satisfacer después con los proveedores, con el personal de la empresa, etc... De igual forma, tiene que atender cobros, principalmente de sus clientes, pero también de actividades accesorias como arrendamientos, derechos de explotación de patentes pertenecientes a la empresa, etc.. Estos cobros y pagos se pueden documentar y ejecutar a través de distintos documentos y procedimientos que veremos a continuación Las formas de cobro-pago Las empresas, en su actividad comercial normal de compra-venta, realizan pagos y cobros. En unas operaciones harán el papel de vendedores (se generará una corriente de cobros) y en otras, las de compradores (se generará una corriente de pagos) a) Pago anticipado: En esta forma de pago el proveedor exige al cliente el pago previo a la recepción de la mercancía o prestación del servicio. Si se suministran mercancías, la solicitación del pago se hace normalmente en el momento de hacer el pedido; y si es un servicio, en el momento del encargo del mismo o a la firma del contrato. Es frecuente esta modalidad cuando: - Se inician las relaciones comerciales por primera vez (en algunos sectores) - La solvencia y la formalidad del cliente son desconocidas por la empresa proveedora o existen dudas. - Se prestan determinados servicios profesionales, como la abogacía. b) Pago al contado: En esta forma de pago el cliente abona el importe de al factura en el momento de la recepción de la mercancía o de la prestación del servicio Es frecuente esta modalidad cuando: - Se realiza un venta directa entre empresas o de empresas a particulares - Se producen las primeras transacciones comerciales entre empresas c) Pago aplazado: También denominada a crédito, consiste en el consentimiento, por parte del proveedor, del aplazamiento del cobro de las facturas. Es la forma más extendida en las relaciones comerciales entre empresas, existiendo varias modalidades de aplazamiento: Blanca Elena Quijorna Navas 3/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO - Aplazamiento parcial. El proveedor cobra una parte de la factura al contado y el resto queda aplazado - Aplazamiento en un solo pago. El importe de la factura se aplaza a un solo pago - Aplazamiento fraccionado. La factura se abona en varios plazos previamente acordados entre proveedor y cliente 2. La letra de cambio La letra de cambio es el medio de pago que más se utiliza en las operaciones de compraventa a crédito; se expide en papel timbrado y está regulada por la Ley 19/1985, Ley Cambiaria y del Cheque (BOE de 16 de julio de 1985). El Título Primero de la citada Ley la define como: “ el título valor que obliga a pagar a su vencimiento, en un lugar determinado, una cierta cantidad de dinero a la persona primeramente indicada en el documento o, a la orden de ésta, a otra persona también designada en el mismo” 2.1 Transmisión de la letra La letra de cambio puede transmitirse normalmente con dos fines: a) Descontarla en una entidad financiera: El librador o tenedor de la letra puede llevarla a su entidad financiera para que le adelanten el dinero. El bando le ingresará el nominal menos los intereses de descuentos de efectos y las comisiones oportunas, y llegado el vencimiento de la letra quien cobrará el nominal de esta será la entidad financiera b) Paga pagar una deuda pendiente del tenedor: El librador o tenedor de la letra (si ya se ha transmitido antes) puede saldar una deuda pendiente con otra persona transmitiéndole la letra de cambio y colocándolo en esta como cobrador legítimo cuando llegue su vencimiento (se habrá producido un endoso). A su vez, la persona que recibe la letra puede hacer de nuevo lo mismo para saldar su deuda con otra y así sucesivamente. Cada una de estas personas legitimadas para cobrar en el vencimiento son los tenedores de la letra. Lógicamente estará legitimado para el cobro el último tenedor. 2.2 Elementos personales de la letra de cambio Las personas que intervienen en la letra de cambio son las siguientes: − Librador: Es la persona que emite la letra y ordena al librado su pago − Librado: Es la persona que recibe la orden de pago. Cuando el librado acepta pagar su importe se denomina aceptante − Tomador: Es la persona que tiene el derecho de cobro y a cuya orden el librado debe pagarla. Blanca Elena Quijorna Navas 4/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO − Endosantes y endosatarios: Cuando el tomador ordena que la letra se pague a otra persona transmite el derecho de cobro a un tercero. Esta cesión se denomina endoso y debe constar en el reverso de la propia letra. Con el endose el tomador se convierte en endosante y la persona que recibe los derechos se denomina endosatario. Éste, a su vez, puede endosar la letra y se convierte en endosante. − Avalista: Es la persona que garantiza el pago de la letra, si no lo hace el principal obligado al que avala − Avalado: Persona obligada al pago de la letra, y a quien el avalista garantiza el pago de la misma en caso de no hacerlo a su vencimiento. Deberá indicarse a qué persona del círculo cambiario se avala, pero si no se indica nada se entiende que se avala al aceptante, y en defecto de éste al librador. 2.3 Requisitos esenciales de la letra de cambio Podemos hablar de dos requisitos: a) Fiscales: b) Requisitos de la ley cambiaria y del Cheque a) Fiscales La letra está sujeta al Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, por lo que deberá formalizarse en papel timbrado ( se puede comprar en cualquier estanco, auqneu ahora los bancos tiene la facultad de timbrar el papel comercial). La cuantía del timbre depende del nominal de la letra según una escala oficial. Además, deberemos tener en cuenta la siguiente normativa: − Cuando el vencimiento de la letra de cambio exceda de seis meses desde la fecha de emisión, se deberá timbrar por el dupolo que le corresponda según su nominal. − Si se expiden dos o más letras en sustitución de una, y entre las fechas de vencimiento de estas median menos de 15 días, lo que origina u na disminución del timbre a pagar, habrá que sumar las dos bases respectivas Si no se cumplen las normas fiscales la letra de cambio no tendrá po der ejecutivo, aunque se conserva la vía judicial ordinaria. Blanca Elena Quijorna Navas 5/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO b) Requisitos según Ley Cambiaria y del Cheque 1. La denominación de la letra de cambio 2. El mandato incondicional de pagar una cantidad determinada. Si existe diferencia entre la cantidad expresada en número y en letra, prevalecerá esta última. 3. El nombre de la persona a la que hay que efectuar el pago. Puede ser que figure como tal el propio librador (librada a la propia orden) 4. El nombre del librado (persona que ha de pagar) podrá ser una persona tanto física como jurídica 5. Firma del que emite la letra (librador); mediante esta se da autenticidad al documento y se asumen por parte del emisor la obligaciones que crea. 6. Fecha de emisión de a letra, que es imprescindible, ya que de ella puede depender el devengo de intereses, el vencimiento del título, el plazo de tiempo para levantar protesto, etc. La falta de alguno de estos requisitos hace que el documento no se considere letra de cambio. Existen otros requisitos que en caso de no darse son suplidos con la ley con alguna hipótesis; así: − Vencimiento − Lugar de emisión − Lugar de pago ANVERSO Blanca Elena Quijorna Navas 6/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO REVERSO 2.4 Vencimiento de la letra de cambio Vencimientos de la letra de cambio A fecha fija La letra vence el día que se indica en el documento. Es el vencimiento más habitual. A un plazo contado desde Días fecha. Se cuentan los días señalados desde el la fecha siguiente del libramiento. Momento de presentación El día de su vencimiento o en uno de los 2 días siguientes Meses fecha. Se cuentan de fecha a fecha A la vista El día del vencimiento es aquel en el que el tenedor de la letra decide su presentación al pago, con un límite de un año desde la fecha de libramiento. A un plazo contado desde La letra vence al cumplirse los días, meses o años la vista indicados en ella, contados desde la fecha de aceptación dentro del año siguiente a su fecha de libramiento. Blanca Elena Quijorna Navas Dentro del año siguiente a su fecha de libramiento. 7/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO 2.5 El pago de la letra Se debe presentar el día del vencimiento o en uno de los dos días hábiles siguientes. Si la letra se ha librado contra dos o más personas, se puede dirigir el t enedor indistintamente contra cualquiera de ellas por el importe total de aquélla. La cantidad que se debe cobrar es el nominal, si bien no se pueden rechazar pagos parciales 2.6 Aceptación La aceptación es la manifestación de voluntad del girado, expresada literalmente dentro de la misma letra de cambio mediante la cual da su conformidad a la orden de pago que le envía el girador por medio de la letra y que lo convierte en el principal obligado al pago de ella, inclusive frente al girador. La aceptación no constituye un requisito ni para la constitución de la letra ni para su eficacia circulatoria, lo que explica que, como principio general, el poseedor del título no tenga la obligación. Con la aceptación de la orden contenida en la letra, el girado deviene obligado principal, en cuanto promete de modo directo el cumplimiento de la prestación, mientras que el librador y los endosantes conservan la posición de obligados de regreso, es decir, responden en caso de falta de pago por parte del aceptante 2.7 El endoso El endoso es la forma jurídica con la que se denomina la transmisión física de la letra a otra persona, a la que se le ceden todos los derechos; de este modo se amplía el círculo cambiario. El endoso requiere la forma escrita para que sea efectivo, y es elemento básico de la voluntad de endosarla de su tenedor Una posibilidad habitual en la práctica, es el endoso en blanco, es decir, aquel en el que no se especifica la persona que recibe el título (el endosatario) aunque sí el endosante. El nuevo tenedor tiene así 3 posibilidades: Al recibir el endoso en blanco, encosarla de nuevo sin alterar nada en la letra (hacer un nuevo endoso en blanco) Endosarla poniendo como endosatario el nombre del que será el nuevo tenedor Rellenar el espacio que había quedado en blanco con su nombre 2.8 Cláusulas cambiarias Son cláusulas potestativas que se pueden añadir a la letra de cambio para acomodarla a los intereses de las personas que forman el círculo cambiario. Lo más importante es que estas cláusulas nunca pueden ser contrarias a la naturaleza Blanca Elena Quijorna Navas 8/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO de la letra; así no es válida la cláusula al portador, o la que somete el pago a una condición futura, etc 2.9 Acciones cambiarias Recogen las distintas formas de actuar cuando, llegado el encimiento, el tenedor último de la letra la presenta a su cobro y el librado no parga. Se resumen en : a) Acción cambiaria directa: Consiste en exigir el pago al librado cuando la letra fué aceptada. La acción consistirá en reclamar, tanto or vía ordinaria como por vía ejecutiva (que es más rápida que la primera) el pago de la letra, intereses y gastos ocasionados. b) Acción cambiaria de regreso: Consiste en “regresar hacia atrás” y exigir a quien nos endosó la letra el pago. Esta acción se puede ejecutar: Cuando ha vencido la letra Antes del vencimiento Si paga el librador Si paga el endosante 2.10 El protesto de la letra Es la forma de justificar el impago o la negativa a la aceptación por parte del librado. Es preciso para la acción cambiaria de regreso, salvo que aparezca la cláusula “sin gastos” Existen dos tipos: Notarial: Acta levantada por un notario Declaración equivalente: Que constará en la propia letra, fechada y firmada por el librado (declarando que no la paga) 3. El pagaré Es un documento que contiene una promesa de pago realizada por la persona que lo emite (firmante) consistente en pagar una cantidad de dinero a otra denominada beneficiario o tenedor. Normalmente el compromiso de pago se hace sobre una cuenta corriente, por lo que los propios bancos suelen hacer los correspondientes documentos para uso de sus clientes. Blanca Elena Quijorna Navas 9/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO El pagaré tiene las mismas características que la letra de cambio, salvo que la letra contiene una orden incondicionada, y el pagaré manifiesta una promesa incondicionada de una persona a otra de pagar una suma determinada. Para que el pagaré sea considerado como tal ha de cumplir una serie de requisitos formales que le darán la validez legal 3.1 Requisitos 1. La denominación de pagaré inserta en el texto mismo del título y expresada en el idioma empleado para la redacción de dicho título 2. La promesa pura y simple de pagar (… me comprometo a pagar...) una cantidad determinada en moneda nacional o moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial. 3. La indicación del vencimiento. Día, mes y año que el firmante realizará el pago 4. El lugar en que el pago haya de efectuarse 5. El nombre de la persona a quien haya de hacerse el pago o a cuya orden se haya de efectuar. 6. La fecha y el lugar en que se firme el pagaré 7. La firma del que emite el título, denominado firmante ANVERSO Blanca Elena Quijorna Navas 10/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO REVERSO 4. El cheque Es un documento que contiene una orden incondicional de pago. El emisor del cheque (librador) emite esta orden al librado (que será simpre una entidad financiera en la que el librador tiene dinero) 4.1 Requisitos esenciales del cheque 1. Denominación del cheque inserta en el texto del título, expresada en el idioma empleado para la redacción del mismo. 2. El mandato puro y simple de pagar una suma determinada en euros o en moneda extranjera convertible 3. El nombre del que debe pagar, denominado librado 4. El lugar de pago 5. La fecha y el lugar de emisión del cheque 6. La firma del que expide el cheque, denominado librador (quien emite el cheque y ordena su pago) 7. Serie, tipo y número de documento, cada cheque es único siendo esta numeración la utilizada para identificarlo. Blanca Elena Quijorna Navas 11/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO 4.2 Emisión del cheque - Puede realizarse de 3 formas: Cheque al portador: Se pagará a cualquier persona que lo presente al cobro. Las expresiones más utilizadas en el título son: a) Páguese al portador b) Páguese a... nombre de una persona, seguida de la mención al portador c) Páguese a..., el espacio reservado para el tenedor aparece en blanco - Cheque a la orden: Se pagará a la persona que figura en el cheque o a otra a su orden. Las expresiones que aparecen en el documento son: a) El nombre de un persona determinada b) Las palabras “a la orden” y el nombre de una persona - Cheque nominativo: Se paga exclusivamente a la persona que figura en el documento. La expresión que se utiliza es: el nombre de la persona con la cláusula “no a la orden” 4.3 Cheques especiales - Son aquellos que por la forma de expedirlos presentan ciertas peculiaridades, entre ellos destacan los siguientes: Cheque conformado: En el reverso del cheque el banco librado presenta su conformidad, manifestando que los datos expresados en el documento son verídicos y que la cuenta del librador tiene fondos suficientes. Cheque cruzado: El anverso del cheque se cruza con dos barras paralelas en diagonal, estas líneas indican que el cheque sólo se puede cobrar mediante el ingreso en cuenta bancaria. Blanca Elena Quijorna Navas 12/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO Por la forma de expresión existen dos tipos de cheques cruzados: a) Cruzado general: Entre las dos barras aparece la expresión “banco y compañía” o termino equivalente (Bco y Cía) b) Cruzado especial: Entre las barras se inserta el nombre del banco por el cual se puede cobrar el cheque - Cheque para abonar en cuenta: En la práctica casi todos los cheques se abonan en una cuenta, ya que sólo se podrán cobrar en efectivo aquellos cheques que se presentan en la oficina del banco librado. Sin embargo, el librador o el tenedor del cheque pueden prohibir su pago en efectivo mediante la expresión “para abonar en cuenta” en el anverso del cheque y de esta forma el librado tendrá prohibido su pago en efectivo y sólo se podrá ingresar en una cuenta bancaria, quedando siempre identificado quién lo cobra. Recomendaciones en el uso de cheques 10 Medidas de seguridad recomendadas en el uso de cheques - Comprobar si el talonario contiene los - Extender los cheques, a mano o máquina, cheques numerados correlativamente con tintas indelebles, evitando rotuladores. - Proteger las cifras por barras y grafismos - Cuando se haya de enviar un cheque, anteriores y posteriores hacerlo preferentemente a través de correo certificado, como valor declarado, o por servicios especiales de mensajería - Inutilizar los espacios libres anteriores y - Guardar el talonario en lugar seguro. No posteriores al importe de la letra con una dejarlo en el automóvil ni en sitios visibles línea continua. - Evitar dar cheques al portador; pero si se hace, cruzarlos y asegurarse de que se entregan a personas conocidas o de confianza - Comprobar en el extracto de la cuenta que los cheques emitidos por ti han sido adecuados en tu cuenta y por los impotes correctos - Emitir, preferentemente, cheques - Informar inmediatamente al bando de nominativos y cruzarlos antes de robos y extravíos, así como de cualquier entregarlos al beneficiario otra incidencia sobre los mismos, incluyendo la no recepción por el beneficiario. Blanca Elena Quijorna Navas 13/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO 4.4 El pago del cheque Es un documento pagadero a la vista, que debe hacerse efectivo cuando se presente al librado (Banco). Si el cheque se presenta antes de la fecha con que el librador ha datado la emisión, también debería ser satisfecho. Existen unos plazos legales de presentación de los cheques que veremos que pueden tener efectos importantes: − El cheque emitido y pagadero en España 15 días naturales − El cheque emitido en Europa y pagadero en España 20 días naturales − El cheque emitido fuera de Europa y pagadero en España 60 días natuales En estos días se incluyen también los inhábiles, y si el día del vencimiento del plazo fuese inhábil se considerará que vence el primer día hábil siguiente. Si no se cumplen estos plazos: − El librador puede revocar la orden de pago una vez que hayan transcurrido dichos plazos − El tenedor pierde la acción de regreso contra los endosantes − Si el librado se queda sin fondos por insolvencia del librador, el tenedor pierde la acción de regreso contra él Cuando no hay fondos suficientes para satisfacer toda la cantidad consignada en el cheque, el librado está obligado a entregar la cantidad de que dispone el librador en la cuenta, consignando en el cheque esa cantidad ya satisfecha, devolviéndoselo al tenedor y recibiendo de éste un recibo que demuestre que se le ha entregado la misma (pago parcial) En caso de impago del cheque, el tenedor tiene la acción de regreso contra los endosantes o el librador, que sólo la pierde en los casos indicados anteriormente. Para ejercerla es preciso el protesto notarial o declaración equivalente, salvo que aparezca la cláusula “sin gastos” en el cheque. Blanca Elena Quijorna Navas 14/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO 5. Otros medios de pago Además de los vistos anteriormente, se utilizan otros medios de cobro o pago. Algunos de los tratados en este apartado se pueden gestionar a través de la banca electrónica, cada vez de mayor uso, pero es conveniente aprender la mecánica de funcionamiento en cualquiera de sus posibilidades Transferencia Un ordenante, titular de una cuenta bancaria, ordena que se transfiera una cantidad a otra cuenta bancaria BANCARIOS. Domiciliación Son órdenes mediante las que se autoriza el cobro en la cuenta Se pueden de recibos, tales como gas, agua, etc.. de pagos gestionar también Medio cada vez mas usado. Asociadas a una cuenta permiten a través de la disponer del saldo de la misma (tarjeta de débito) o, sin llegar banca electrónica a tener saldo, pagar a través de la misma con una futura Tarjetas reposición del saldo (tarjetas de crédito). También existe la bancarias posibilidad de usar tarjetas de empresa cuyo uso está limitado a los pagos de la empresa. CORREOS Se gestiona en las oficinas de correos Giro postal Consiste en la entrega de una cantidad en la oficina de Correos para que ésta pague al destinatario Giro telegráfico Igual que la anterior, pero en un plazo inferior por ser urgente Pago contra reembolso El proveedor suministra la mercancía al cliente a través de la oficina de correos y éste hace el pago en el momento de la recepción Blanca Elena Quijorna Navas 15/16 MEDIOS Y DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO Blanca Elena Quijorna Navas 16/16
