Forma juridica y obligaciones del empresario
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Forma Jurídica 2013 Forma Jurídica C Capital que vamos a aportar Clases de libros CLASES DE SOCIEDADES Contratación laboral 2 27 5 4 12 7 N 2 O Obligaciones con la Seguridad Social 3 S La contabilidad en sentido material 34 La Sociedad Limitada de Fundación Sucesiva 18 La Sociedad Limitada Nueva Empresa 18 Las Cuentas Anuales 35 Número de socios 27 50 R Responsabilidad frente a terceros L 27 4, 47 41 P PRINCIPALES OBLIGACIONES DEL EMPRESARIO Protección de datos E El Emprendedor de Responsabilidad Limitada (ERL) Empresario individual Obligaciones contables Obligaciones fiscales Obligaciones laborales 5, 45 Sociedad de Responsabilidad Limitada 12 T Tipo de actividad a desarrollar 2 TRÁMITES PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD 19 TRÁMITES PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA 23 Forma Jurídica Forma Jurídica FACTORES A TENER EN CUENTA EN LA ELECCIÓN DE LA FORMA JURÍDICA La decisión de emprender una actividad empresarial requiere una pluralidad de decisiones que influirán de manera determinante tanto en el inicio, como en el desarrollo de la vida del negocio. Hay que elegir una idea, fijar planes de empresa, de marketing, establecer los modelos de financiación y además, decidir la forma jurídica más adecuada para que la iniciativa pueda desarrollarse de la manera más efectiva para llegar a buen término. Los factores que hay que tener en cuenta son los siguientes: Número de socios. Tipo de actividad que vamos a desarrollar. Cuantía del capital que vamos a aportar. Requisitos de constitución. Responsabilidad frente a terceros. Obligaciones fiscales. Régimen de la seguridad social. FORMA JURÍDICA Contratación laboral. 1 Forma Jurídica Número de socios Si la actividad va a desarrollarse por una sola persona, podemos constituirnos en empresario individual (autónomo) o bien constituir uno de los modelos societarios unipersonales (sociedad anónima o limitada). Si hacemos lo primero, los gastos iniciales serán menores, pero no existirá la limitación de responsabilidad que si existiría si eligiéramos la segunda opción. Por el contrario, si los emprendedores son varias personas lo más recomendable es constituir una sociedad, debiendo aquí elegir entre los diversos tipos. Tipo de actividad a desarrollar Este factor determinará la elección de uno u otro tipo de sociedad ya que la legislación, ya sea estatal, autonómica o local, puede exigir determinada forma jurídica para ejercer ciertas actividades (sociedad anónima para entidades de crédito, cooperativas para ciertas actuaciones inmobiliarias, etc.). Además se pueden exigir licencias especiales para FORMA JURÍDICA algunas actividades, como son las medioambientales y las sanitarias. 2 Capital que vamos a aportar La constitución de algunas sociedades exige un capital social mínimo que hay que suscribir, y en cierta cantidad, desembolsar. Por ejemplo, la sociedad anónima exige un Forma Jurídica capital social mínimo de 60.000 € y la sociedad limitada de 3.000 €. Tendremos que fijarnos en la cantidad de que disponemos para constituir una u otra. Además, debemos tener en cuenta que la sociedad civil, la comunidad de bienes y el empresario individual no requieren unos gastos previos para constituirlos, mientras que para las demás formas sociales se requieren determinados desembolsos: escritura pública notarial, desembolso de capital mínimo y gastos del Registro Mercantil y del Registro Mercantil Central, por ejemplo. Requisitos de constitución Ya se ha indicado en el apartado anterior que la elección de uno u otro tipo de sociedad determina que se hayan de completar determinados requisitos formales para su creación. Como veremos después, algunas entidades requieren trámites más complejos (escritura pública, inscripción en el Registro Mercantil, presentación de certificación bancaria que acredite el desembolso inicial, informe de expertos independientes,...), mientras que otras no los exigen siendo más sencilla su creación (autónomos, sociedad civil y comunidad de bienes). Contrapartida del factor anterior es la responsabilidad social frente a terceros. Las sociedades civiles, es decir, la comunidad de bienes, la sociedad civil y el autónomo aunque son más sencillas y baratas de constituir, sin embargo, a la hora de responder por las deudas sociales tienen afectado todo el patrimonio personal, presente y futuro, de sus FORMA JURÍDICA Responsabilidad frente a terceros 3 Forma Jurídica componentes (incluso el de sus cónyuges), así lo indican los artículos 1911 del Código Civil y 6 al 10 del Código de Comercio. Por el contrario, las sociedades mercantiles, aunque exigen la satisfacción de ciertos gastos previos para ponerlas en marcha, a la hora de las responsabilidades sociales, éstas se limitan a la cantidad aportada como capital, sin que puedan afectar al resto de su patrimonio. Así, por ejemplo, el que dispone de 100 acciones en una sociedad anónima por un valor de 3.000 €, solo responderá, en caso de deudas de dicha sociedad, por dicha cantidad, quedando su patrimonio a salvo de cualquier otra reclamación que le pudieran dirigir los acreedores de la sociedad. Obligaciones fiscales Es también diferente la tributación de unas u otra formas jurídicas. Las entidades civiles pagarán impuestos a través del IRPF de sus socios, mientras que las mercantiles tributarán a través del Impuesto de Sociedades. Contratación laboral La forma social también puede influir en el ámbito laboral, pues determinadas FORMA JURÍDICA sociedades permiten la aportación de los socios en forma de trabajo, el llamado “socio 4 industrial” mientras que otras no, por lo que en éstas las aportaciones laborales deberán sujetarse a la normativa vigente en esta materia (principalmente el Estatuto de los Trabajadores). Forma Jurídica Obligaciones con la Seguridad Social En la relación de las sociedades y empresarios con la Seguridad Social también influye la forma que hayan decidido dar a su actividad, ya que las obligaciones de unas y otras con dicho Organismo Público no son las mismas. De esta forma los empresarios individuales y los comuneros de una Comunidad de Bienes están sujetos al Régimen Especial de Autónomos, mientras que en una Sociedad Limitada pueden los socios acogerse bien al régimen de autónomos visto, o bien al Régimen General o como asimilados, algo parecido sucederá con los socios de las cooperativas. CLASES DE SOCIEDADES Según el Código Civil, en su artículo 1665, la sociedad es un contrato por el que dos o más personas se obligan a poner en común dinero, bienes o industria, con ánimo de partir entre sí las ganancias. El Código de Comercio, en su artículo 116, indica que “el Contrato de compañía, por el cual dos o más personas se obligan a poner en fondo común bienes, industria o alguna de éstas cosas, para obtener lucro, será mercantil, cualquiera que sea su clase, Además podemos definir la Sociedad Mercantil como la asociación voluntaria de personas que crean un fondo patrimonial común para colaborar en la explotación de una empresa, con ánimo de obtener un beneficio individual participando en el reparto de ganancias que se obtengan. FORMA JURÍDICA siempre que se haya constituido con arreglo a las disposiciones de este Código”. 5 Forma Jurídica Veamos las diferentes clases de organización social. . Personalidad Forma Personas Físicas Empresario Individual Comunidad Bienes Sociedad Civil Míni mo 2 Míni mo 2 Forma Nº de socios Sociedad Colectiva Sociedad Responsab. Limitada Sociedad Limitada Nueva Empresa Sociedad Anónima Míni mo 2 Míni mo 1 Míni mo 3.000€ Personalidad FORMA JURÍDICA Personas Jurídicas (Sociedades Mercantiles) 6 Nº de socios 1 Capital Responsabilidad Régimen fiscal Il i mi tada IRPF Il i mi tada IRPF Il i mi tada IRPF Capital Responsabilidad Régimen fiscal No exi s te míni mo l ega l Il i mi tada Impues to de Soci eda des Li mi tada a l ca pi tal a portado Impues to de Soci eda des Li mi tada a l ca pi tal a portado Impues to de Soci eda des Li mi tada a l ca pi tal a portado Soci os col ectivos : Il i mi tada Soci os coma ndi tari os : Li mi tada Soci os col ectivos : Il i mi tada Soci os coma ndi tari os : Li mi tada Impues to de Soci eda des No exi s te míni mo l egal No exi s te míni mo l egal No exi s te míni mo l egal Míni mo 1 Míni mo 3.000€ Má xi mo 120.000€ Míni mo 60.000€ Sociedad Comanditaria por acciones Míni mo 2 Míni mo 60.000€ Sociedad Comanditaria Simple Míni mo 2 No exi s te míni mo l ega l Má xi mo 5 Impues to de Soci eda des Impues to de Soci eda des Forma Jurídica Personalidad Personas Jurídicas (Sociedades Mercantiles Especiales) Forma Nº de socios Capital Responsabilidad Régimen fiscal Sociedad Laboral Míni mo 3 Mi ni mo 60.000€ (SAL) Míni mo 3.000€ (SLL) Li mi tada a l ca pi tal a portado Impues to de Soci eda des Sociedad Cooperativa Míni mo 3 Míni mo fi ja do en l os es tatutos Li mi tada a l ca pi tal a portado Impues to de Soci eda des Agrupación de interés económico Míni mo 2 No exi s te míni mo l ega l Li mi tada a l ca pi tal a portado Impues to de Soci eda des Míni mo fi ja do en l os es tatutos Li mi tada Impues to de Soci eda des Sociedad de inversión mobiliaria Pese al número de sociedades vistas con anterioridad, lo más normal cuando se emprende un negocio es utilizar las figuras de Empresario Individual o Sociedad Limitada por lo que vamos a estudiar estas dos figuras. Empresario individual Concepto Según el Código de Comercio en su artículo 1º, son comerciantes individuales “los La cualidad de comerciante no se determina, por tanto, por un criterio formal (inscripción en un Registro), sino por un criterio exclusivamente real (dedicación habitual al comercio). FORMA JURÍDICA que teniendo capacidad legal para el ejercicio del comercio, se dedican a él habitualmente”. 7 Forma Jurídica La necesidad de habitualidad nos la explica el propio Código de Comercio en su artículo 3º: “existirá presunción legal de ejercicio habitual del comercio, desde que la persona que se proponga ejercerlo anunciare por circulares, periódicos, carteles, rótulos expuestos al público, o de otro modo cualquiera, un establecimiento que tenga por objeto alguna operación mercantil”. Capacidad “Tendrán capacidad para el ejercicio habitual del comercio las personas mayores de edad y que tengan la libre disposición de sus bienes” (Art. 4 C. Com.).El empresario tiene personalidad jurídica propia. Incapacidades y prohibiciones Están incapacitados para el ejercicio habitual del comercio: 1. Los menores de 18 años y ello aunque estuvieren emancipados, pues las limitaciones que les impone el art. 323 del Código Civil les impediría tomar dinero a préstamo, enajenar bienes inmuebles, etc, todo ello indispensable para ejercer el comercio. 2. Los incapacitados por sentencia judicial sometidos a tutela o curatela, FORMA JURÍDICA pues carecen de la libre disposición de sus bienes. 8 Ahora bien, tanto los menores de 18 años, como los incapacitados judicialmente podrán continuar, por medio de sus guardadores, el comercio que hubieran ejercido sus padres o causantes (Art. 5 C. Com.). Forma Jurídica 3. Las personas que hayan sido inhabilitadas conforme a la ley concursal, mientras no haya concluido el período de inhabilitación fijado en la sentencia de calificación del concurso. Se trata, por tanto, de una incapacidad temporal. Tienen prohibidos llevar a cabo actos de comercio: 1. Con carácter absoluto: miembros del Gobierno o del Tribunal Constitucional, así como los clérigos y eclesiásticos. 2. Con carácter relativo, es decir, circunscribiéndose al territorio en que ejercen sus funciones: Jefes gubernativos, recaudadores y administradores de fondos estatales. 3. En relación a un género determinado de comercio: los factores en cuanto al género de comercio de su principal, el capitán del buque, o el administrador de una Sociedad de responsabilidad limitada. Los actos mercantiles llevados a cabo por los incapaces son nulos de pleno derecho, mientras que los realizados por personas en quienes concurra alguna prohibición Inscripción en el Registro Mercantil La inscripción del empresario individual en el Registro Mercantil es potestativa, salvo para el empresario naviero que es obligatoria. En la hoja abierta a cada empresario individual se inscribirán: FORMA JURÍDICA son validos, aunque darán lugar a las correspondientes sanciones penales o reglamentarias. 9 Forma Jurídica La identificación del empresario y su empresa. Los poderes generales otorgados, así como sus modificaciones. Apertura cierre y demás circunstancias relativas a sus sucursales. Las declaraciones judiciales que afecten a la capacidad del empresario. El nombramiento de quien haya de guardar o representar al empresario por causa de incompatibilidad o incapacidad. Las capitulaciones matrimoniales, consentimiento, oposición y revocación a las que se refieren los artículos 6 al 12 del Código de Comercio, así como las resoluciones sobre separación, divorcio y nulidad matrimonial. El concurso del empresario. Los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o reglamentos. Aportaciones sociales y desembolso fundacional El empresario puede aportar capital y trabajo propio. El desembolso inicial al FORMA JURÍDICA constituirse como empresario no está fijado ni limitado. 1 0 Organización y funcionamiento La actividad comercial, al desarrollarse de forma individualizada por el titular, está sometida a su exclusivo control, tanto en la toma de acuerdos sociales como en el funcionamiento de los negocios. Forma Jurídica Responsabilidad frente a terceros El empresario responde de forma personal e ilimitada con todo su patrimonio, presente y futuro, de las deudas que contraiga en el ejercicio de su actividad comercial. El matrimonio de un comerciante puede determinar una ampliación de los bienes que pueden ser perseguidos por los deudores. De los artículos 6 al 12 del Código de Comercio se deduce lo siguiente: a) Para determinar los bienes que quedan sujetos a la responsabilidad patrimonial del comerciante casado, es necesario acudir en primer lugar a los pactos establecidos en las capitulaciones matrimoniales debidamente inscritas en el Registro Mercantil. b) En defecto de estos pactos, quedan obligados, a resultas del ejercicio del comercio por cualquiera de los cónyuges: Los bienes propios del mismo y los adquiridos por estas resultas. Los bienes comunes, siempre que preste su consentimiento el otro cónyuge, presumiéndose otorgado este consentimiento cuando ejerza el comercio con conocimiento y sin oposición del otro cónyuge, o cuando al contraer del otro. Los bienes propios del otro cónyuge, siempre que éste preste su consentimiento expreso en cada caso. FORMA JURÍDICA matrimonio se hallare ya ejercitando el comercio y lo continuare si oposición 1 1 Forma Jurídica c) Estos consentimientos podrán ser libremente revocados por el cónyuge, aunque unos y otros deberán constar en escritura pública inscrita en el Registro Mercantil. La revocación no perjudicará los derechos adquiridos con anterioridad. El Emprendedor de Responsabilidad Limitada (ERL) Está regulado en los artículos 7 a 11 de la Ley de Emprendedores. El emprendedor persona física podrá limitar su responsabilidad por las deudas que traigan causa en el ejercicio de su actividad. Tiene cabida cualquier actividad empresarial o profesional. Para adquirir la condición debe constar en el Registro Mercantil. Permite que la acción del acreedor no alcance al bien no sujeto. El bien no sujeto es la vivienda habitual del emprendedor, siempre que su valor no supere los 300.000€. La no sujeción debe inscribirse en el Registro de la Propiedad. FORMA JURÍDICA Sociedad de Responsabilidad Limitada 1 2 Personalidad jurídica. Regulación Es una sociedad de naturaleza mercantil, cuyo capital, que no ha de ser inferior a 3.000 euros, se divide en participaciones iguales, acumulables e indivisibles, que no pueden incorporarse a títulos negociables ni estar representadas por anotaciones en cuenta, ni Forma Jurídica denominarse acciones, y cuyos socio, no responden personalmente de las deudas sociales. Tiene personalidad jurídica propia independiente de la de sus socios. Puede estar constituida por un solo socio, dando lugar a la Sociedad de Responsabilidad Limitada Unipersonal. Se regula principalmente en la Ley 2/1995 de Sociedades de Responsabilidad Limitada; además, tendremos en cuenta lo dispuesto en el Código de Comercio y en el Reglamento del registro Mercantil. Escritura social. Inscripción en el Registro Mercantil Cómo toda sociedad mercantil, requiere para su constitución escritura pública e inscripción en el Registro Mercantil. Escritura social: Será otorgada por los socios fundadores, quienes habrán de asumir la totalidad de las participaciones sociales. Su contenido es: La identidad de los socios, o el socio. La voluntad de constituir la sociedad. Las aportaciones que cada uno de los socios realice (que pueden ser dinerarias o no dinerarias) y la numeración de las participaciones asignadas en pago. Los estatutos de la sociedad. La determinación del modo concreto en que inicialmente se organice la administración, en el caso de que los estatutos prevean diferentes alternativas. FORMA JURÍDICA a) 1 3 Forma Jurídica La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y representación de la sociedad. Los demás pactos lícitos que convengan. b) Estatutos sociales: En ellos constarán al menos: La denominación de la sociedad. En ella deberá constar necesariamente la indicación “Sociedad de responsabilidad limitada”, “sociedad limitada”, “SRL.” o “SL”. El objeto social, determinando las actividades que lo integran. La fecha de cierre del ejercicio social. El domicilio social. El Capital social. El modo o modos de organizar la administración de la sociedad. La modificación de los estatutos, así como la transformación, fusión o la absorción requerirán acuerdo de la Junta General, escritura pública e inscripción en el Registro Mercantil. c) Inscripción en el Registro Mercantil. La escritura social se inscribirá en el Registro FORMA JURÍDICA Mercantil en el plazo de dos meses desde su otorgamiento. 1 4 El capital social Como hemos indicado más arriba, el capital social, compuesto por las aportaciones de los socios, no puede ser inferior a 3.000 €. Es una cifra indicativa del patrimonio de la sociedad y cumple la función de ser la principal garantía de la sociedad frente a los Forma Jurídica acreedores. La LSRL regula los procedimientos para el aumento y la reducción de dicho capital. Además, ha de estar completamente desembolsado. El capital social está dividido en participaciones sociales, que además de representar la aportación realizada por cada socio, atribuye a estos los siguientes derechos: Derecho al dividendo. Derecho a la asistencia y voto en las Juntas Generales. Derecho a la cuota de liquidación. Derecho de información sobre la gestión. Estas participaciones sociales pueden transmitirse libremente entre los socios, así como entre determinados parientes y sociedades del mismo grupo. Sin embargo, cuando se vayan a transmitir fuera de este ámbito, deberá comunicarse a los administradores, los cuales tendrán un derecho de adquisición preferente. También pueden ser objeto de copropiedad y de usufructo. La administración de la sociedad se llevará a través de los siguientes órganos: La Junta General. Es el órgano deliberante soberano de la sociedad, en el que participan todos los socios, encargado de emitir, por el régimen de mayorías, establecidas en los estatutos o en su defecto en la ley, la voluntad que ha de regir la vida de la Sociedad. FORMA JURÍDICA Organización y funcionamiento 1 5 Forma Jurídica Se encarga de los asuntos de mayor trascendencia para la sociedad, tales cómo la censura de la gestión social, aprobación de las cuentas anuales, nombramiento y separación de los administradores, modificación de los estatutos, impartir instrucciones al órgano de administración, etc. Los administradores. La administración y representación de la sociedad puede encargarse a un administrador único, a varios administradores que actúen solidaria, o conjuntamente, o a un consejo de administración. Sea cual sea la forma elegida, serán nombrados por la Junta General. No se requiere ser socio para ser administrador. Su duración es indefinida, salvo que los estatutos prevean un plazo para ello. Habrán de ser diligentes y están sujetos a responsabilidad. Tanto los acuerdos de la Junta general, como los de los administradores, podrán ser impugnados judicialmente ante la jurisdicción ordinaria. En general, el régimen de funcionamiento es bastante similar al de las sociedades FORMA JURÍDICA anónimas. 1 6 Responsabilidad frente a terceros La responsabilidad de los socios por las deudas sociales queda limitada a la cuantía que represente su aportación social. Forma Jurídica Extinción Las causas de disolución establecidas en la ley son casi equivalentes a las previstas para las sociedades anónimas. Así: Por cumplimiento del término fijado en los estatutos. Por acuerdo de la Junta General adoptado con los requisitos y la mayoría establecidos para la modificación de los estatutos. Por la conclusión de la empresa que constituya su objeto, la imposibilidad manifiesta de conseguir el fin social o la paralización de los órganos sociales de forma que sea imposible su funcionamiento. Por falta de ejercicio de la actividad o actividades que constituyen el objeto social durante tres años consecutivos. Por consecuencia de pérdidas que dejen reducido el patrimonio contable a menos de la mitad del capital social, a menos que éste se aumente o reduzca suficientemente, y siempre que no sea procedente la declaración de concurso. Por reducción del capital social por debajo del mínimo legal. Por cualquier otra causa prevista en los estatutos. La declaración de concurso no constituirá por sí sola causa de disolución, pero si se Para que se produzca la disolución, se requerirá que se apruebe la causa por la Junta general y que posteriormente se inscriba en el Registro Mercantil. El siguiente paso es la liquidación de la sociedad. FORMA JURÍDICA abre la fase de liquidación se disolverá automáticamente. 1 7 Forma Jurídica La Sociedad Limitada Nueva Empresa Es un tipo especial de sociedad limitada, con el mismo régimen que ésta pero con las siguientes especialidades, dirigidas a la mayor facilidad para su constitución y funcionamiento: El capital mínimo será de 3.000€ y el máximo de 120.202€. El número de socios será de entre 1 y 5, todas personas físicas. La razón social estará formada por los dos apellidos y el nombre de uno de los fundadores, seguido de un código alfanumérico, que será facilitado por el sistema telemático STT-CIRCE. Sistema de contabilidad simplificado. Facilidad y rapidez constitutiva. Su objeto social es genérico y determinado por la ley. Su regulación corresponde a la ley 7/2003 de la Sociedad Limitada de Nueva Empresa que modifica la LSRL de 1995; además del Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil. FORMA JURÍDICA La Sociedad Limitada de Fundación Sucesiva 1 8 El artículo 7 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece la Sociedad Limitada de Fundación Sucesiva (SLFS) esta figura queda sometida a límites y obligaciones que permiten reforzar los recursos propios y crecer mediante la autofinanciación. Queda caracterizada de la siguiente manera: Forma Jurídica No tiene capital mínimo. Sigue el mismo régimen que las SRL pero con una serie de obligaciones para garantizar la adecuada protección de terceros. Debe dotar el 20% del beneficio a la reserva legal. Sólo podrá repartir dividendos a los socios si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resultase inferior al 60% del capital legal mínimo. La retribución anual de los socios y administradores no podrá exceder del 20% del beneficio del patrimonio neto. Si el patrimonio de la sociedad –en caso de liquidación- fuera insuficiente para atender al pago de sus obligaciones, los socios y los administradores responderán solidariamente del desembolso de la cifra de capital mínimo. TRÁMITES PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD Empresario individual Es la persona física que realiza, en nombre propio y como titular de una empresa, una actividad comercial, industrial y profesional. la inscripción en el Registro Mercantil, aunque si lo desea podrá inscribirse en el mismo de forma voluntaria. Sólo es obligatoria la inscripción para el empresario naval. FORMA JURÍDICA Para su constitución en empresario individual, no requiere ningún trámite previo ni 1 9 Forma Jurídica Sociedad de responsabilidad limitada La Sociedad de Responsabilidad Limitada es una sociedad capitalista, de carácter mercantil, cuyo capital, además de no poder ser inferior a 3.000 €, se divide en participaciones iguales, acumulables e indivisibles, que no podrán incorporarse a títulos negociables ni denominarse acciones, y cuyos socios no responderán personalmente de las deudas sociales. Tanto ésta como la sociedad anónima tienen personalidad jurídica. Los trámites para constituir estas sociedades son los siguientes: Certificación Negativa de Denominación. En los términos explicados anteriormente. Depósito bancario del importe del capital social. Como hemos dicho, en la Sociedad Limitada el capital mínimo es 3.000 €, que ha de estar totalmente suscrito y desembolsado. Respecto a la Sociedad Anónima, el capital social ha de estar suscrito totalmente en el momento de la constitución, pero es suficiente con que sólo se desembolse en un 25 % del total, es decir, 15.000 €; por lo tanto la certificación bancaria habrá de tener un importe mínimo de esa cantidad. Otorgamiento de escritura pública notarial de constitución. En ella constarán los FORMA JURÍDICA siguientes extremos: 2 0 o La identificación de los otorgantes. o La voluntad de los otorgantes de fundar una Sociedad Anónima 3) El metálico, bienes o derechos que cada socio aporte o se comprometa a aportar, el título en que lo hace y el número de acciones otorgadas en pago. Forma Jurídica o La cuantía total, al menos aproximada, de los gastos de constitución, tanto de los satisfechos, como de los previstos hasta que la sociedad quede constituida. o Los estatutos que hayan de regir la sociedad. o La identificación completa de las personas, físicas o jurídicas, que se encarguen inicialmente de la administración y representación social, y de los auditores de cuentas en su caso. Se acompañará la escritura del Certificado Negativo de Denominación y el certificado del depósito bancario. Obtención del CIF Provisional en los términos anteriormente expuestos. Liquidación del ITPAJD. Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil Provincial. A diferencia de la Sociedad Colectiva, aquí el plazo de presentación es de dos meses. Cabe la posibilidad de que la sociedad se constituya con un único socio, dando Agilización de trámites En los últimos años se han puesto en marcha determinadas iniciativas para facilitar la creación de las empresas. Las más importantes son: FORMA JURÍDICA lugar a la sociedad unipersonal. 2 1 Forma Jurídica Constitución de empresas telemáticamente: El Sistema de Tramitación Telemática (STT) del Centro de Información y Creación de Empresas (CIRCE) es un sistema informático de tramitación de expedientes electrónicos que, a través del Documento Único Electrónico (DUE), llevará a cabo el intercambio de la documentación necesaria para la creación de ciertas empresas. En este momento funciona para la Sociedad Limitada Nueva Empresa y en la mayoría de las Comunidades Autónomas para la Sociedad de Responsabilidad Limitada. Para utilizar este método, acudiremos a los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT) en los que nos asesorarán en todo lo relacionado con la definición del proyecto empresarial y se permitirá iniciar los trámites de constitución y puesta en marcha del mismo por medios telemáticos. https://www.circe.es/Circe.Publico.Web/pub/AccesoEmpresario.aspx Ventanilla Única Empresarial (VUE): Gracias a esta iniciativa, se pueden poner en FORMA JURÍDICA marcha actividades empresariales y profesionales en un mismo espacio físico, 2 2 dado que en su sede están presentes distintas Administraciones Públicas. Así pues, para la realización de trámites con Hacienda, la Seguridad Social, registros y autorizaciones de las distintas Consejerías de la Junta de Castilla y León y licencias municipales puede acudirse a la VUE que le prestará su ayuda desde la definición del proyecto hasta su puesta en marcha definitiva. Forma Jurídica Es una iniciativa conjunta de todas las Administraciones Públicas (Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos) y las Cámaras de Comercio. En Palencia se encuentra ubicado en la C/ Los Tintes, nº 4 Página de internet: www.vue.es TRÁMITES PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA Empresario individual Declaración Censal de Inicio de Actividad. Se lleva a cabo en la Administración o en la Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). Modelo 036 (posibilidad telemática) y 037. Documentación: DNI y fotocopia del mismo. Plazo: antes del inicio de la actividad. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE): En la AEAT con los modelos 036 Y 037. La documentación y el plazo es el mismo que el anterior requisito. Están exentos los empresarios individuales, pero hay que presentar la declaración de Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social. Lo haremos en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o la Administración de la misma en domicilio social del autónomo. Modelo TA. 0521. Documentación: Cartilla de la Seguridad FORMA JURÍDICA alta. 2 3 Forma Jurídica Social, original y fotocopia del alta en el IAE, original y fotocopia del DNI. Plazo: en los 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social (sólo en el caso de contratación de trabajadores). En la Dirección de la Tesorería General de la Seguridad Social o la Administración correspondiente al domicilio social. Modelo TA. 6. Presentará propuesta de asociación con mutua de accidente, fotocopia del DNI del empresario individual y fotocopia del alta en el IAE. Alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social. En el mismo lugar que el anterior. Modelo TA. 2/ S. Para la afiliación fotocopia del DNI del trabajador. Para el alta: fotocopia del documento de afiliación del trabajador y su DNI. Plazo: antes del inicio de la prestación de servicios del trabajador. Comunicación de apertura del Centro de Trabajo. En la Dirección General de Trabajo de la Comunidad Autónoma. Modelo de comunicación de apertura del Centro de Trabajo. Plazo: dentro de los 30 días siguientes a la apertura del centro de trabajo. Licencias municipales o autonómicas. Dependiendo de la licencia o autorización que se requiera. Solicitud y sellado del Libro de Visitas en la Inspección Provincial de Trabajo. Se FORMA JURÍDICA realiza en el Libro de Visita después del inicio de la actividad. 2 4 Sociedad Limitada Obtención del NIF definitivo en la Delegación de la AEAT del domicilio fiscal de la sociedad. Modelo 036 / 037. Deberá realizarse en los 30 días hábiles siguientes al otorgamiento de la escritura y deberá ir acompañado de la escritura de Forma Jurídica constitución sellada por el Registro Mercantil (original y fotocopia) y fotocopia del DNI del firmante del 036, que será el mismo que solicitó la certificación negativa. Declaración censal de inicio de la actividad y alta en el IAE en la Delegación de la AEAT del domicilio social de la sociedad. Se realiza con carácter previo al inicio de la actividad. Deberá ir acompañado del NIF de la empresa, DNI del apoderado habilitado para realizar este trámite. Y copia y fotocopia de la escritura de constitución. Alta en el Régimen especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social. Se realizará en la Dirección Provincial de la TGSS del domicilio social del autónomo TA 0521. En los 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. Deberá acompañar la cartilla de la Seguridad Social, Original y Copia del alta en el IAE, original y fotocopia del DNI del solicitante y copia del contrato de constitución. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. Se realizará en la Dirección Provincial de la TGSS del domicilio social de la empresa TA.6 con anterioridad al inicio de la actividad. Deberá ir acompañado de la propuesta de asociación con mutua de accidentes. Fotocopias del DNI de los socios, fotocopia del alta en el IAE y la escritura pública. Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social. En la Dirección prestación de servicios del trabajador. Deberá ir acompañado de si es afiliación: fotocopia del DNI del trabajador y si es alta: fotocopia del documento de afiliación y DNI. Comunicación de apertura del centro de trabajo. En la Dirección General de Trabajo dentro (modelo de comunicación) dentro de los 30 días siguientes a la apertura del centro de trabajo. FORMA JURÍDICA Provincial de la TGSS del domicilio social de la empresa. TA.1 TA.2/S antes de la 2 5 Forma Jurídica Licencias municipales y autonómicas. Depende de la licencia (Ayuntamiento o Consejería). Antes de la apertura, antes de realizar las obras. Solicitud y sellado del libro de visitas. Inspección Provincial de Trabajo (libro de visitas). Después del inicio de la actividad de la empresa correpondiente. El artículo 40 de la Ley de Emprendedores regula el libro de visitas electrónico de la inspección de trabajo y seguridad social. Se pondrá a disposición de las empresas, de oficio y sin necesidad de alta, un Libro de Visitas electrónico por cada uno de los centros de trabajo. Otros trámites generales a todos los tipos Aparte de los trámites arriba indicados para cada tipo de sociedad, hay determinadas actuaciones que serán necesarias para todas ellas, así: Inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles, es decir, por ejemplo: adquisición y transmisión de tales bienes y la constitución y cancelación de hipotecas sobre los mismos. Lugar: Registro de la Propiedad Inmobiliaria. FORMA JURÍDICA Inscripción del establecimiento en el Registro Industrial y autorización de la puesta 2 6 en marcha de la actividad industrial. Lugar: Registro Industrial. Inscripción de nombres y anagramas comerciales, patentes, nombres comerciales, marcas, etc., en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Forma Jurídica PRINCIPALES OBLIGACIONES DEL EMPRESARIO Obligaciones contables El artículo 25 del Código de Comercio establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrolle. La información permitirá el seguimiento de los hechos económicos por orden cronológico. Se establece así el deber de documentar formalmente las cuentas mediante libros contables. Menciona la elaboración periódica de balances e inventarios, que se plasmarán en el libro de inventarios, libro diario y las cuentas anuales. La responsabilidad de llevar correctamente la contabilidad recae directamente sobre el empresario, aunque en la práctica las cuentas las realicen personas autorizadas por él. Veamos ahora el régimen general de contabilidad previsto en el Código de Comercio en los artículos 25 a 49. Clases de libros especiales pueda ser exigida la llevanza de otros libros, indicando además que en las sociedades mercantiles se llevará además un Libro de Actas. Examinémoslos: Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, y trimestralmente, al menos, se transcribirán en él, con sumas y FORMA JURÍDICA Aparte de los ya indicados, el Código prevé que por leyes o disposiciones 2 7 Forma Jurídica saldos, los balances de comprobación. Este libro deberá recoger también anualmente el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Libro Diario: habrá de registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Pero también será válida sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. Libro de Actas: para las sociedades mercantiles. En él constarán todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad. Además de estos libros obligatorios podrán llevar los empresarios otros libros o registros que estimen convenientes, según la actividad y la contabilidad que utilicen. Requisitos a. Legalización: los empresarios presentarán los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviera el libro, y en FORMA JURÍDICA todas las hojas del mismo, el sello del Registro. Sin embargo será válida la 2 8 realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernados correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. b. Forma de llevar los libros: los libros habrán de ser llevados, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Forma Jurídica Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el Reglamento, o la práctica mercantil de general aplicación. En todo caso, las anotaciones contables se harán expresando los valores en euros. c. Persona que ha de llevar los libros: la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario. d. Conservación: el empresario tiene el deber de conservar, debidamente ordenados, los libros, correspondencia, documentos y justificantes concernientes a su negocio durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. El cese del empresario en el ejercicio de su actividad mercantil no le exime de ese deber, que incluso transmite a sus herederos en caso de fallecimiento y recae sobre los liquidadores si se trata de sociedades mercantiles disueltas. Exhibición de los libros marcha del negocio y también, en circunstancias especiales, a informar a personas que con los mismos se relacionan. El principio dominante es el secreto de la contabilidad mercantil. Como excepción podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos, a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que FORMA JURÍDICA Los libros de comercio están directamente encaminados a informarles de la 2 9 Forma Jurídica proceda la exhibición. El reconocimiento se ceñirá a puntos concretos y se hará en el establecimiento del comerciante y en su presencia o en la de la persona que comisione. Aparte de la exhibición, también se regula en el Código la comunicación, entrada o reconocimiento general de los mismos en casos de sucesión universal, concurso, liquidación, expedientes de regulación de empleo y cuando los socios o representantes legales de los trabajadores tengan derecho a ello. Fuerza probatoria de los libros El valor probatorio de los libros de comercio y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales de derecho. Es decir, que pueden ser admitidos como pruebas en los pleitos, y el juez los considerará según su entendimiento o su sana crítica. Libros específicos de cada forma jurídica Empresario individual FORMA JURÍDICA a) Empresarios acogidos al Régimen de Estimación Directa con actividad mercantil: 3 0 Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Libro Diario. Libro Registro de Ventas. Libro Registro de Compras. Libro Registro de Gastos. Forma Jurídica Libro Registro de cobros y pagos. Comunicación a la AEAT en modelo 04 en el mismo plazo que la declaración del IRPF. b) Empresarios acogidos al Régimen de Estimación Directa sin actividad mercantil: Libro Registro de compras y gastos. Libro Registro de Ventas e Ingresos. Libro Registro de Bienes de Inversión. c) Profesionales acogidos al Régimen de Estimación Directa normal: Libro Registro de Ingresos. Libro Registro de Gastos. Libro Registro de Bienes de Inversión. Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos. Comunicación a la AEAT en modelo 04 en el mismo plazo que la declaración del IRPF. Libro Registro de compras y gastos. Libro Registro de Ventas e Ingresos. Libro Registro de Bienes de Inversión. e) Empresarios que determinen su rendimiento neto mediante el método de Estimación Objetiva (Signos o módulos): FORMA JURÍDICA d) Empresarios y profesionales acogidos al Régimen de Estimación Directa Simplificada: 3 1 Forma Jurídica No estarán obligados a llevar libros o registros contables en relación con el IRPF. Deberán conservar numeradas por orden y agrupadas por trimestres las facturas emitidas y recibidas, así como los justificantes de todo tipo de recibos. Libro Registro de Bienes de Inversión si practican amortizaciones. f) Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): No necesitan diligenciamiento. Libro Registro de Facturas emitidas. Libro Registro de Facturas recibidas. Libro de Bienes de Inversión. Pueden servir los anteriores de compras y ventas siempre que se ajusten a los requisitos exigidos por el Reglamento del IVA. Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias. g) Libros laborales: Diligenciados en la Dirección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. Libro de Visitas. Libro de Matrícula. FORMA JURÍDICA Calendario laboral: no necesita diligencia. 3 2 Sociedad Limitada a) Previstos en el Código de Comercio y diligenciados en el Registro Mercantil: Forma Jurídica Libro Diario. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Libro de Actas. Libro Registro de acciones nominativas (S.A., Soc. Lab. Anónima y Soc. en Comandita por acciones). Libro Registro de Socios (S. L. y S.L. Laboral). Libro de Registro de Contratos con el Socio único (Sociedades unipersonales). b) Previstos en la Ley del Impuesto de Sociedades. No necesitan diligenciamiento: Libro Registro de Ventas. Libro Registro Mayor. Libro Registro de Compras. Libro Registro de Gastos. Libro Registro de cobros y pagos. c) Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): No necesitan diligenciamiento. Libro Registro de Facturas emitidas. Libro Registro de Facturas recibidas. Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias. d) Libros laborales: Diligenciados en la Dirección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. Libro de Visitas. Libro de Matrícula. Calendario laboral: no necesita diligencia. FORMA JURÍDICA Libro de Bienes de Inversión. 3 3 Forma Jurídica La contabilidad en sentido material Aparece regulada en el Código de Comercio, siendo aplicable tanto a los comerciantes individuales como a las sociedades, como en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, lo que origina a veces una duplicidad de preceptos. Ambos textos legales han sido objeto de varias modificaciones, generalmente para adaptarles al derecho comunitario, la última a través de la Ley 16/2007, de 4 de julio. La vida de las sociedades se divide, desde el punto de vista contable, en períodos de tiempo de igual duración, que reciben el nombre de ejercicios. La duración de los ejercicios queda al arbitrio de los estatutos, pero no podrán exceder de un año. En la práctica son períodos anuales que, de no establecer otra cosa distinta en los estatutos, se entenderá que terminan el 31 de diciembre de cada año. Pues bien cerrado el ejercicio social, los empresarios o los administradores sociales están obligados a formular en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre las cuentas anuales, que comprenderán: 1) el balance, 2) la cuenta de pérdida y ganancias, 3) el estado de cambios en el patrimonio neto, 4) el estado de flujos de efectivos (estos dos últimos desde el 1 de enero de 2008) y 5) la memoria anual. Además, las sociedades FORMA JURÍDICA mercantiles deberán formular el informe de gestión y la propuesta de aplicación del 3 4 resultado (cada tipo social con sus particularidades). La redacción de estos documentos deberá ser clara y habrán de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad. Forma Jurídica Examinaremos por separado todos estos documentos contables. Las Cuentas Anuales Las Cuentas anuales se integran por los siguientes documentos: En la siguiente página podemos encontrar información sobre este tema: http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/es/1215197983369/Estructura_P/121519832853 0/Detalle.html El balance Según el Código de Comercio, en el balance figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto (artículo 35.1 1º). El balance refleja la situación y composición exacta del patrimonio de la sociedad de forma estática y en relación con una fecha determinada. Podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: a) Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros. b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros. FORMA JURÍDICA 1. 3 5 Forma Jurídica c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta. Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. 2. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior. 3. Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de la facultad prevista en el apartado 1 de este artículo. 4. Cuando pueda formularse balance y estado de cambios en el patrimonio neto en modelo abreviado, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio. (Art. 175 LSA). Los artículos 48 y 49 de la Ley de Emprendedores flexibilizan las exigencias de contabilidad de las empresas de menor dimensión. En concreto, se eleva el umbral para la formulación del balance abreviado de la siguiente manera: FORMA JURÍDICA El total de partidas del activo no deberá superar los cuatro millones de euros. 3 6 El importe neto de la cifra de negocios no deberá superar los ocho millones de euros. El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no debe ser superior a 50. Forma Jurídica La cuenta de pérdidas y ganancias Mientras que el balance refleja la situación patrimonial de la sociedad en un momento dado, este documento recoge los resultados económicos generados por la actividad social a lo largo de un ejercicio. La cuenta de pérdidas y ganancias recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean. Para los ejercicios que comiencen a partir del 1 de enero de 2008, se podrá elaborar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada: Podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: a. Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros. b. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros. c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta. Las sociedades perderán la facultad de formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. FORMA JURÍDICA 1. 3 7 Forma Jurídica 2. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior. 3. Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán hacer uso de la facultad prevista en el apartado 1 de este artículo. (Art.176 TRLSA). El estado de cambios en el patrimonio neto Este documento tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. Se podrá formular en modelo FORMA JURÍDICA abreviado en los mismos supuestos que el balance abreviado. 3 8 Estado de flujos de efectivo Este estado pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. Este estado Forma Jurídica no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal y cuando se formule balance y estado de cambios de patrimonio neto abreviados. La memoria anual La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. El contenido de la memoria incluye, entre otras indicaciones, los criterios de valoración, el cuadro de financiación y el estado de origen y aplicación de los fondos. Las sociedades que puedan formular balance y estados de cambio en el patrimonio neto abreviados podrán asimismo formular una memoria abreviada. El Informe de Gestión Es un documento que expresa en términos literarios lo que en términos contables establece, en parte, la cuenta de pérdidas y ganancias y, en parte, la memoria. Habrá de contener, al menos, una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, debiendo incluir indicaciones sobre los acontecimientos importantes de la actividades en materia de investigación y desarrollo y las adquisiciones de acciones propias. Las sociedades que formulen balance abreviado no estarán obligados a elaborar el informe de gestión. FORMA JURÍDICA sociedad ocurridos después del cierre del ejercicio, la evolución posible de aquella, las 3 9 Forma Jurídica Aplicación del Resultado Una vez cubiertas las atenciones previstas por la ley o los estatutos, solo podrán repartirse dividendos con cargo al beneficio del ejercicio, o a reservas de libre disposición, si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resulta ser inferior al capital social. A estos efectos, los beneficios imputados directamente al patrimonio neto no podrán ser objeto de distribución, ni directa ni indirecta. Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese valor del patrimonio neto de la sociedad fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas. Una vez formuladas las cuentas, de seguirá el procedimiento establecido en cada tipo social para la aprobación de las mismas. Depósito de las cuentas Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales se presentará, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la Junta General de aprobación de las cuentas anuales y aplicación del resultado, a la FORMA JURÍDICA que se adjuntará un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como del informe de 4 0 gestión y del informe de los auditores. Calificación registral de las cuentas Dentro de los 15 días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el Registrador calificará si los documentos presentados son los exigidos por la ley. Si no Forma Jurídica apreciare defectos, tendrá por efectuado el depósito. De lo contrario denegará o suspenderá la inscripción procediéndose a la subsanación de los defectos, si fuere posible. Tras este trámite, el Boletín Oficial del Registro Mercantil publicará el anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con la obligación de depósito. Obligaciones laborales Alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social Una vez inscrita la empresa en la Seguridad Social (a través del modelo TA 6), se procederá al alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social, a través del Modelo TA.2/S en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social, o administración correspondiente, del domicilio social de la empresa. Ingreso de Cuotas de cotización Comunicación de las contrataciones a los servicios públicos de empleo Los empresarios están obligados a comunicar a los Servicios Públicos de Empleo (Ecyl en Castilla y León), en el plazo de los diez días hábiles siguientes a su concertación, el FORMA JURÍDICA En la forma que luego veremos en la seguridad social. 4 1 Forma Jurídica contenido de los contratos de trabajo que celebren o las prórrogas de los mismos, deban o no formalizarse por escrito. Dicha comunicación se realizará mediante la presentación de copia del contrato de trabajo o de sus prórrogas. También debe remitirse una copia básica de los contratos de trabajo, previamente entregados a la representación legal de los trabajadores, si la hubiese. La presentación podrá hacerse a través de medios telemáticos. El contrato laboral El empresario deberá tener presente las normas existentes en materia laboral y fundamentalmente el convenio colectivo del sector de la actividad en que la empresa vaya a actuar. Cuando no exista convenio colectivo, el empresario deberá negociar con el trabajador las condiciones del contrato, teniendo en cuenta lo que la legislación establece. El estatuto de los trabajadores, principalmente, establece tanto las obligaciones FORMA JURÍDICA como los derechos del trabajador y del empresario. 4 2 Comunicación de apertura del centro de trabajo El inicio de una nueva actividad o la reanudación de la misma después de efectuar ampliaciones o modificaciones de importancia, debe ser comunicada dentro de los 30 días siguientes a aquel en que se inicien las actividades. Esta comunicación debe ser presentada cualquiera que sea la actividad de la empresa, con independencia de que tenga o no trabajadores a su servicio. Forma Jurídica Una vez presentada la documentación de apertura, se procederá a comprobar si en el centro de trabajo se cumplen las disposiciones vigentes en materia laboral, de empleo, de seguridad e higiene. Junto al impreso oficial habrá de acompañarse el Plan de Prevención de Riesgos laborales. Las empresas con actividades calificadas de molestas, insalubres y peligrosas, deberán presentar, además, un proyecto técnico y memoria descriptiva de la actividad. Libro de Visitas Las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo, y a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los técnicos habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de riesgos laborales, un Libro de Visitas. Dicha obligación alcanza, asimismo, a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, aún cuando no empleen trabajadores por cuenta ajena, e independientemente del Régimen de la Seguridad Social aplicable. Cada ejemplar del Libro de Visitas deberá ser habilitado por el jefe de la Inspección Calendario laboral Anualmente, la empresa debe elaborar y situar en lugar visible de cada centro de trabajo el calendario laboral. El calendario estará de acuerdo con la regulación que haga el Ministerio de Trabajo de los días inhábiles, retribuidos y no recuperables, y de los FORMA JURÍDICA Provincial de Trabajo de la Provincia en que radique el centro de trabajo. 4 3 Forma Jurídica establecidos por cada Comunidad Autónoma, siendo la totalidad de estos catorce. Plan de Prevención de Riesgos Laborales Si se va a contratar personal asalariado se está obligado a realizar un Plan de Prevención de Riesgos Laborales. La organización de los recursos de este plan los realizará el empresario de alguna de estas formas: Asumiendo personalmente tal actividad. Designando uno o varios trabajadores para llevarla a cabo. Constituyendo un servicio de prevención propio. Recurriendo a un servicio de prevención ajeno. Art 39 de la Ley de Emprendedores establece la asunción de la gestión de la prevención por parte del empresario en empresas de hasta 25 trabajadores. Se prevé esta posibilidad siempre que concurran los requisitos siguientes: Desarrolle de forma habitual su actividad en el centro de trabajo. Tenga la capacidad necesaria, en función de los riesgos a que estén expuestos los trabajadores y la peligrosidad de las actividades. FORMA JURÍDICA No se trate de actividades especialmente peligrosas. 4 4 la empresa disponga de un único centro de trabajo. Forma Jurídica Obligaciones con la Seguridad Social Inscripción del Empresario El empresario que por primera vez vaya a contratar trabajadores, deberá solicitar su inscripción en la Seguridad Social, a través de las Direcciones Provinciales o de las correspondientes administraciones. Se presentará el modelo TA.6, salvo para empleadas de hogar que es el TA.1211E. El empresario, además, está obligado a comunicar, dentro de los plazos establecidos, las altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores que vayan a iniciar una actividad laboral a su servicio o que cesen en la misma, y a efectuar el ingreso de las cuotas correspondientes. Afiliación Las solicitudes de alta deberán presentarse con carácter previo al comienzo de la sesenta días naturales anteriores a la fecha prevista para la iniciación de la misma. Cotización Las empresas deben cotizar a la Seguridad Social por los siguientes conceptos: FORMA JURÍDICA prestación de servicios por el trabajador, sin que en ningún caso puedan exceder de los 4 5 Forma Jurídica Contingencias comunes. Desempleo. Formación Profesional. Fondo de Garantía Salarial. Accidentes de Trabajo y enfermedades profesionales. Horas extraordinarias. La cuota a ingresar, en concepto de cotización a la Seguridad Social, se determina aplicando a la base de cotización el tipo vigente en el ejercicio de que se trate. La base de cotización estará compuesta por las retribuciones salariales que, con carácter mensual, perciba el trabajador y la parte proporcional de las pagas extraordinarias y de aquellas otras retribuciones que tengan periodicidad en su devengo superior a la mensual o que no tengan carácter periódico. Para cada categoría profesional existen unas bases de cotización mínima y máxima, que se aplicarán, a efectos de determinar la cuota por contingencias comunes. Las empresas deben realizar el ingreso de las cuotas debidas a la Seguridad Social FORMA JURÍDICA en cualquiera de las oficinas recaudadoras de la provincia donde estén inscritas, presentando, al mismo tiempo el correspondiente documento de cotización. 4 6 Social correspondiente. Aún cuando no se ingresen las cuotas, obligatoriamente deben presentarse los documentos de cotización que integran la liquidación, dentro del plazo reglamentario de ingreso, en la Dirección Provincial de la Tesorería General o Administración de la Seguridad Forma Jurídica Salvo excepciones, las cuotas se liquidarán por mensualidades y se ingresarán dentro del mes siguiente al que corresponda su devengo, Los modelos que se han de presentar son: El Boletín de cotización TC-1. Relación Nominal de trabajadores TC-2. La presentación puede hacerse a través de medios telemáticos, electrónicos e informáticos. Obligaciones fiscales Una vez que iniciamos la actividad empresarial debemos ser conscientes de que es nuestra obligación pagar impuestos por los beneficios obtenidos, y que esto se realiza generalmente a través de tres impuestos: el Impuesto de sociedades, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y el Impuesto sobre el Valor Añadido. Con ella se ingresa en un censo de contribuyentes que pretende tener controlados a todos los sujetos pasivos que tienen obligaciones formales que cumplir. Deben realizar esta declaración las personas o entidades que desarrollen actividades empresariales o profesionales o que satisfagan rendimientos sometidos a retención. FORMA JURÍDICA Declaración Censal 4 7 Forma Jurídica Se presenta a través del modelo 036 y deberá presentarse con anterioridad al comienzo ejecutivo de la actividad bien presencialmente (en la Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que corresponda al domicilio social), bien por internet, siempre que se disponga de firma electrónica. Los datos principales que deberán hacerse constar en el modelo son: Nombre y apellidos o razón social completa. NIF. Domicilio fiscal en España. Las declaraciones o declaraciones-liquidaciones que está obligado a presentar por ser empresario o profesional, o porque satisface rentas que estén sometidas a retención o ingreso a cuenta. En el caso de la Sociedad Limitada Nueva Empresa la Declaración Censal de alta (modelo 036/037) se sustituye con el DUE (Documento Único Electrónico) que obtendremos en el PAIT (Punto de Asesoramiento e Inicio de Tramitación). Otro trámite que hay que cumplir es darse de alta en el Impuesto sobre FORMA JURÍDICA Actividades Económicas, aunque el pago de este impuesto no es obligatorio desde el año 2003. El modelo a cumplimentar es el 840 y el plazo de presentación acaba un mes después 4 8 solicitar un código de identificación fiscal. del inicio de la actividad, debiéndose presentar una declaración separada para cada actividad. Las sociedades que quieran ejercer actividad empresarial o profesional deberán Forma Jurídica Otras obligaciones Facturas Con carácter general, el empresario o profesional debe emitir facturas completas, si bien determinados empresarios podrán emitir documentos sustitutivos (Ticket) cuando el importe no exceda de 3.000 €. Los empresarios en módulos no están obligados a emitir facturas, salvo que el destinatario la pida para justificar un gasto o deducción. El contenido obligatorio de las facturas es: Número y, en su caso, serie. Fecha de expedición y, en su caso, fecha de la operación, o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si es distinta a la de la expedición de la factura. Nombre y apellidos del expedidor y del destinatario. NIF del expedidor y, en su caso, del destinatario. Domicilio de ambos. Descripción de las operaciones. Tipo o tipos impositivos aplicados. Hojas de Reclamaciones Los empresarios o profesionales que suministren o expidan, en régimen de derecho privado, bienes muebles o inmuebles, productos, servicios, actividades o funciones, comercializados directamente a los consumidores como destinatarios finales, FORMA JURÍDICA Cuota tributaria repercutida. 4 9 Forma Jurídica tendrán a disposición de estos consumidores en dichos establecimientos las hojas de reclamación reguladas. Deberá anunciarse al público con un cartel. El formato de las hojas se ajustará a lo dispuesto en los decretos y reglamentos autonómicos. La no posesión de las hojas conlleva sanción administrativa. Protección de datos El empresario deberá inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero de pacientes, fichero informes, fichero nóminas, de clientes, etc.) aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, el administrador o gerente de la empresa. No es de aplicación a: Los datos de personas jurídicas. Los datos de las personas fallecidas. A los ficheros mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas. FORMA JURÍDICA A los ficheros sometidos a la normativa sobre protección de materias clasificadas. 5 0 A los ficheros sobre terrorismo y delincuencia organizada. Forma Jurídica Sí es de aplicación a: A los datos de empresarios individuales (autónomos). A la grabación de datos de voz e imágenes, siempre que las mismas permitan la identificación de las personas que aparecen y se hallen incorporados a ficheros informáticos. A los ficheros de empresas que tengan una relación de personas físicas de contacto, como administradores, Gerentes, Directores Comerciales, comerciales, etc. Para tratar datos personales debe tenerse previamente el consentimiento (expreso FORMA JURÍDICA o tácito) inequívoco de sus titulares, salvo que se dé alguna de las excepciones previstas. 5 1 Attribution-Share Alike 3.0
